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11.1 Concepto:
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de
comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y
sistemtica la informacin de una organizacin.
11.2 Otros Conceptos:
"Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fcil de manejar (manuable)
se concentran en forma sistemtica, una serie de elementos administrativos para un fin
concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en
la empresa". A. Reyes Ponce.
"El manual presenta sistemas y tcnicas especificas. Seala el procedimiento a seguir
para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo
que desempea responsabilidades especificas. Un procedimiento por escrito significa
establecer debidamente un mtodo estndar para ejecutar algn trabajo". Graham
Kellog.
"Es un registro escrito de informacin e instrucciones que conciernen al empleado y
pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa".
Terry G. R.
"Una expresin formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para
operar en un determinado sector; es una gua que permite encaminar en la direccin
adecuada los esfuerzos del personal operativo". Continolo G.
11.3 El manual como medio de comunicacin:
La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una funcin de
mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la
direccin superior, al delinear la estructura organizacional y poner las polticas y
procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente redactado
puede ser un valioso instrumento administrativo.
En esencia, los manuales administrativos representan un medio de comunicacin de las
decisiones administrativas, y por ello, que tiene como propsito sealar en forma
sistemtica la informacin administrativa.
11.4 Objetivos de los manuales:
De acuerdo con la clasificacin y grado de detalle, los manuales administrativos
permiten cumplir con los siguientes objetivos:
a) Instruir al persona, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones,
polticas, procedimientos , normas, etc.
b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar
responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
c) Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la
uniformidad en el trabajo.
d) Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo ingreso,
facilitando su incorporacin a las distintas funciones operacionales.
e) Proporcionar informacin bsica para la planeacin e implementacin de reformas
administrativas.
Manual de polticas:
Consiste en una descripcin detallada de los lineamientos a se
seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una
organizacin proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.
Una adecuada definicin de polticas y su establecimiento por escrito, permite:
a)Agilizar el proceso de toma de decisiones
b)Facilitar la descentralizacin, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.
c)Servir de base para una constante y efectiva revisin.
Puede elaborarse manuales de polticas para funciones operacionales tales como:
produccin, ventas, finanzas, personal, compras, etc.
Manual de procedimientos: Es la expresin analtica de los procedimientos
administrativos a travs de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo.
Este manual es una gua (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy
valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementacin de este manual
sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos
administrativos prescritos al realizar su trabajo.
Manual de contenido mltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o
simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboracin y utilizacin de
distintos manuales, puede ser conveniente la confeccin de este tipo de manuales. Un
ejemplo de este manual es el de "polticas y procedimientos", el de "historia y
organizacin", en si consiste en combinar dos o mas categoras que se interrelacionan
en la practica administrativa. En organismos pequeos, un manual de este tipo puede
combinar dos o mas conceptos, debindose separar en secciones.
11.6.2 POR SU FUNCION ESPECIFICA:
As pues, resulta indispensable establecer los puntos que debern contener los
siguientes documentos.
Este manual comprende en forma ordenada, secuencial y detallada los
procedimientos que se ejecutan en una unidad administrativa, los rganos que
intervienen y los formatos que se deben utilizar para la realizacin de las funciones
que se le han asignado.
El manual est integrado por los procedimientos que se dan en el mbito de accin
de la unidad de referencia o en los que participe por la naturaleza de su competencia.
11.7.1 El manual de procedimientos deber contener:
Cartula. Es la cubierta exterior del documento donde se identifica el contenido, el
logotipo, el nombre del manual y la organizacin responsable.
Portada. sta contina despus de la cartula, lleva el nombre del manual, de la
organizacin responsable de su aplicacin y el lugar y la fecha de edicin.
ndice general. Es la presentacin resumida y ordenada de los elementos
constitutivos del documento.
Presentacin. Es la explicacin clara y concisa de los objetivos del manual y la
exposicin de la estructura del documento; incluye un mensaje y la autorizacin del
titular.
11.7.2 Cada uno de los procedimientos del manual contendr:
Objetivos de procedimiento. Se plantear el propsito que se pretende lograr con la
ejecucin del procedimiento.
Base jurdica. Enumeracin de los ordenamientos o normas jurdico administrativas
que rigen la operacin de la unidad, especficamente capitulo, artculo y fraccin que
fundamentan el procedimiento.
rganos que intervienen. Enumeracin de las unidades, sub-unidades o puestos que
intervienen en el procedimiento de que se trate.
Polticas y normas de operacin. Exposicin de criterios y normas que orienten la
realizacin de las actividades sin tener que consultar los niveles jerrquicos
superiores.
11.7.3 Descripcin de las operaciones:
Presentacin secuencial de los pasos que se deben realizar dentro de un
procedimiento, al precisar los puestos o unidades responsables de su ejecucin.
Diagrama de flujo. Representacin del flujo de operaciones para mostrar las
unidades que participan, las operaciones que realizan y la secuencia de las mismas,
mediante el uso de la simbologa definida en la seccin "Metodologa para la
integracin y aplicacin del diagnstico en los procedimientos"
Formas e instrucciones. Deber presentarse un ejemplar de cada uno de los
formulariosque se utilicen en las distintas operaciones del procedimiento. Se
anexaran, adems, las instrucciones con las indicaciones especificas a las que debe
sujetarse el llenado de los formatos.
Glosarios. Como parte final, se incluir un compendio alfabtico que contenga los
conceptos referidos a acciones o mecanismos administrativos que se contemplan en
el cuerpo del manual.
Por ltimo, es conveniente, incluir la informacin referente a la duracin aproximada
y a la frecuencia del procedimiento, as como los mecanismos que se utilizan para la
revisin y actualizacin del manual.
Es necesario sealar que cuando un documento incluya un solo procedimiento
deber contener instrucciones, representacin grfica y descripcin narrativa del
conjunto de instrucciones especficas para realizar una gama de operaciones.
Al igual que en el manual de procedimientos, tambin se debern especificar