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Management d'entreprise

Gestion des immobilisations


Premire Partie : L'Inventaire Physique
Par Nabil BAYAHYA

Lobjectif de cet article, que nous vous prsenterons en deux parties, est de mettre la
lumire sur un aspect important mais souvent nglig de la gestion des entreprises.
Il sagit particulirement de la gestion des immobilisations qui, outre laspect
rglementaire (comptable et fiscal), apporte lentreprise, une fois matrise, un
ensemble de valeur ajoute en terme doptimisation fiscale, de suivi des cots, de
rationalisation de lutilisation des biens, de gestion conomique des infrastructures, de
maintenance, de suivi en valeur dassurance,
Cette premire partie se propose donc de vous sensibiliser sur le volet "inventaire
physique " et de vous apporter quelques lments mthodologiques pour une gestion
efficace et efficiente de vos immobilisations.
En revanche, la deuxime partie aura
pour objectif de revenir sur le cadre
rglementaire en vigueur notamment les aspects comptables et fiscaux lis aux
immobilisations.
Pourquoi un inventaire physique ?
Les normes comptables imposent des inventaires physiques priodiques des immobilisations.
En effet, la loi 9-88 relative aux obligations des commerants prcise dans son Article 5 : " La
valeur des lments actifs et passifs de lentreprise doit faire lobjet dun inventaire au moins
une fois par exercice, la fin de celui-ci ". Cette obligation confirme par le CGNC couvre
lensemble du patrimoine de lentreprise.
Cependant, dans la pratique, ces rgles sont rarement appliques. Rares sont les entreprises
qui tiennent jour leur fichier de biens. En revanche, certaines ont adopt des systmes de
gestion et de suivi de leurs immobilisations selon de multiples faons. Les plus courants sont
les suivants :
Systme manuel
Traditionnellement, une quipe ad-hoc met jour manuellement et de faon plus ou moins
priodique la liste dinventaire des immobilisations.
Gnralement, ces inventaires manuels :
sont longs mettre en uvre et raliser ;
sont efficaces pour de petits parcs de moins de 500 biens ;
doivent tre rconcilis ou rapprochs des fichiers comptables la main ;
comportent un taux derreur important. On considre que le taux d'erreur de la saisie
manuelle est de 1 pour 300 enregistrements.

BIP n92 - Juin 2000

Nabil BAYAHYA
Directeur de Mission
Masnaoui Mazars
Conseil en Management

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Services dinventaires externaliss (one -shot)
Certaines socits sous-traitent leur inventaire physique des immobilisations. Ces socits de
services sont gnralement utilises ponctuellement.
Ces services :
permettent de raliser les travaux sur une dure dfinie ;
liminent les conflits dintrts : les employs nont pas besoin dinventorier leur propre
matriel ;
permettent parfois de procder un rapprochement avec le fichier des immobilisations ;
reprsentent un cot non ngligeable et renouveler tous les 5 ans.
Offre complte de gestion dynamique des biens
Cette offre, propose par des cabinets conseils, est une offre complte de services et de
conseil qui vise fournir lentreprise un systme de gestion personnalis et cls en main, de
ses immobilisations.
Pour les plus grandes et plus performantes entreprises travers le monde, la mthodologie
standard dinventaire de larges parcs de matriels est la suivante :
Une tiquette code-barre est place sur chaque immobilisation que lon souhaite suivre. Un
terminal portable lit ltiquette et met jour automatiquement les fichiers dinventaires.
Ces inventaires code -barres :
rduisent le process dinventaire ;
rduisent le risque derreur humaine ;
permettent le partage dinformation vers dautres systmes (comptables, GPAO,...) ;
ont un cot acceptable pour de grand parc (plus de 1000 biens).
Les entreprises qui mettent en place ce type de systmes optent gnralement pour la soustraitance de linventaire et ltiquetage initial.
I. Les Objectifs et les apports dune gestion des immobilisations
Les immobilisations corporelles ou quipements durables constituent l'autre ressource des
entreprises et des collectivits. Depuis fort longtemps, les entreprises anglo-saxonnes portent
une attention particulire au "tracking" des matriels.
Au Maroc, la gestion des immobilisations volue depuis peu dannes. Domaine longtemps
laiss pour compte, les immobilisations bnficient aujourdhui de la mise en place de
nouveaux logiciels informatiques de suivi et de la mise en place d'un tiquetage code-barre.
Enfin, limpact de la fiscalit a incit de nombreuses entreprises abandonner une gestion
approximative de leurs actifs et utiliser les services et les outils professionnels disponibles
sur le march.
L'exprience prouve que le fichier des immobilisations reflte de faon imparfaite la ralit
sur site. Les services comptables et services techniques jugent souvent que ces fichiers
manquent de fiabilit, pour permettre une exploitation optimale.
Les causes de cette discordance ont bien souvent pour origine les difficults de
communication entre les services oprationnels et les services comptables.
Ses consquences sont importantes :
surimposition possible la patente ;
survaluation de l'actif immobilis ;
connaissance imparfaite du parc matriels, quipements ;
difficult dans l'imputation analytique et les cessions partielles...

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1.1. Objectifs
Parmi les principaux objectifs viss par la mise en place dune gestion des immobilisations,
cest de :

Garantir la vision comptable fidle du patrimoine ;


Etablir une cohrence permanente entre dcoupage comptable et dcoupage technique, en
particulier au niveau des agencements et installations ;
Mettre en place un inventaire permanent ;
Formaliser les principes ncessaires la mise en place dun suivi des mouvements et des
rformes ;
Affiner les rgles standards de dcoupage et de regroupement des immobilisations ;
Diminuer les disparitions inexpliques des biens ;
Optimiser les outils de travail et moderniser le systme de gestion du patrimoine.

1.2. Apports
Les apports dun suivi physique des immobilisations sont multiples notamment dordres :
comptable, fiscal, technique, analytique, budgtaire mais aussi purement de gestion.
1.2.1. Les apports dordre comptable
Linventaire physique des immobilisations permet de :
Confirmer la vrit et la sincrit des comptes
Observer le respect de lobligation dinventaire annuel
Vrifier le respect des procdures internes
Assurer le suivi et la rgularisation des dsinvestissements
1.2.2. Les apports dordre fiscal
Au niveau fiscal, les inventaires annuels des immobilisations permettent daboutir :
Loptimisation de la patente et de la taxe urbaine
La distinction entre dpenses passer en charges ou immobiliser
Ldition des bases de dclaration de la patente
1.2.3. Les apports dordre technique
Sur le plan technique, les apports dune bonne gestion des immobilisations, donc du
patrimoine, permettent :
La mise en concordance du fichier comptable avec la gestion physique des biens
La prparation la mise en place dune gestion de parc
Le dcoupage et regroupement des immobilisations selon des principes techniques
Lharmonisation du suivi des biens avec dautres applicatifs (GMAO,...)
De rpondre aux exigences de la normalisation ISO.
1.2.4. Les apports dordre analytique
La matrise du parc des immobilisations permet :
La rpartition des charges damortissement selon des centres de cot ;
Labonnement des amortissements et des taxes ;
lamlioration de la connaissance des cots de gestion.
1.2.5. Les apports dordre budgtaire
A ce niveau, le suivi physique des immobilisations constitue un observatoire permettant
didentifier, de prvoir et danticiper le renouvellement de matriels par constat de son tat.
1.2.6. Les apports en terme de gestion
Le dploiement dun projet dinventaire des immobilisations permet dapporter des solutions
au niveau de :
llaboration des procdures denregistrement, dimmatriculation et de suivi des biens
communs aux diffrents services ;
lchange dinformations entre les services bas sur un vocabulaire commun ;
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limmatriculation commune des immobilisations aux services Techniques et Comptables ;
la gestion des localisations et le suivi des mouvements gographiques ;
loptimisation les cots dassurance : valorisation, actualisation permanente.
II. Llaboration du projet dinventaire
Llaboration du projet dinventaire est capitale. Elle a pour objectif dassurer et de garantir
le succs de lopration.
Le projet peut se dcliner en cinq tapes importantes, pour lesquelles lquipe du projet doit
accorder une attention particulire.
2.1. Informer les salaris de lobjectif de linventaire
Lopration peut susciter des rumeurs (de rachat, de suppression de services, ) et donc
entraner une certaine mfiance des services face aux quipes dinventaire et gnrer par
consquent une absence de collaboration indispensable dans ce type dopration.
Il savre donc ncessaire dinformer et de sensibiliser tout le personnel, par notes de services
ou autres moyens appropris, de limportance que revt cet inventaire. Car lexprience
montre que beaucoup de personnes lassimilent uniquement une opration
dimmatriculation sans percevoir tout son intrt en termes dapports de gestion et de suivi.
2.2. Dfinir lquipement - les outils
Linventaire physique des immobilisations ainsi que le rapprochement Comptable - Physique
est gnralement une opration fastidieuse compte tenu de la masse importante des biens
inventorier et de la taille des fichiers manipuler.
Dans cet esprit, il convient de mettre en place :
des logiciels ddis et adaptables aux besoins identifis
un matriel de comptage automatis : terminal portable quip dun lecteur optique qui
faciliterait la prise dinventaire.
des tiquettes Codes Barres pour reprer physiquement et durablement les matriels et les
locaux
des outils de reprise, danalyse et de traitement des fichiers (Access, Excel)
2.3. Choix dun mode dimmatriculation
Nous recommandons de procder limmatriculation de toutes les localisations et tous les
biens au moyen dtiquettes (papier, polyester, mtal ) avec des qualits techniques de
rsistance adquates.
Lun des modes dimmatriculation le mieux appropri est le CAB.
Ce mode prsente plusieurs avantages savoir :
absence du risque derreur grce la lecture optique du code par lecteur ;
aucune possibilit davoir deux codes identiques ;
les tiquettes sont autocollantes et trs esthtiques ;
les matriaux de ces tiquettes sont trs rsistants (polyester ou mtal).
Les tiquettes code barres colles sur les locaux et matriels sont non significatives. Elles
ont pour but:
de reprer de faon prenne les biens ;
dautomatiser la lecture lors de linventaire de contrle qui a lieu priodiquement ;
dtre associes un ou plusieurs biens comptables lors de lopration de rconciliation.
Deux types dtiquettes peuvent tre utiliss :
support polyester pour les sites administratifs ;
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support mtallique pour certains matriels, avec des qualits techniques de rsistance aux
chocs, aux solutions acides et labrasion.
2.4. Dfinir le systme cible - Elaboration des normes
Analyse pralable du contexte (Visite des diffrents sites)
Dfinition du primtre dinventaire
Dfinition des structures et codifications des nomenclatures :
- Gographiques articules en : Sites ; Btiments ; Localisations ; Emplacements...)
- Analytiques ;
- Familles techniques structures en : Classes ; Catgories ; Familles.
Exemple :
Classe : Matriel informatique
Catgorie : Imprimantes
Famille : Imprimantes matricielles

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u Procdures dinventaire
Il est opportun de rdiger en premier lieu, les procdures de suivi ncessaires linventaire et
de tester ainsi le modle dorganisation propos avant de le gnraliser et de le diffuser.
Ces procdures couvriront lenregistrement, limmatriculation, la rception et le suivi des
biens pendant linventaire.
Cette dmarche de test permettra dajuster lorganisation avec les groupes de travail et
dintgrer les modifications ou complments ncessaires, avant de dmarrer les travaux tels
que prvus ltape ci-aprs.
u Procdures permanentes
En parallle avec les travaux dinventaire, il est ncessaire dlaborer les procdures
permanentes et dy apporter le cas chant dventuelles modifications ou adaptations.
Elles seront rdiges selon les squences chronologiques suivantes, afin dassurer une parfaite
cohsion densemble dun inventaire un autre :
Dfinition des rgles de gestion et des codifications applicables aux nouveaux
investissements ds le dbut de linventaire.
Dmarrage des nouvelles procdures denregistrement de rception dimmatriculation avant
le dbut de linventaire.
Rdaction des procdures transitoires destines grer les mouvements pendant linventaire.
Rdaction des procdures dfinitives.
Ces travaux doivent aboutir :
Une proposition de documents supports (fiche de mouvement, bon de rception...) lis :
- lenregistrement des biens comptables et de biens physiques
- la rception et limmatriculation aux mouvements (sortie, transfert) intervenant
pendant linventaire.
Llaboration de procdures dimmatriculation et de suivi des mouvements.
Les procdures ainsi dcrites pourront tre implantes dans chaque unit oprationnelle en
prcisant les fonctions qui remplissent les rles types.
u Mise au point des procdures denregistrement des biens nouveaux
Il sagit de dfinir le mode denregistrement des biens nouveaux ou des mouvements pendant
la dure de linventaire et au-del :
Qui procde limmatriculation des biens nouveaux, quel moment ?
Comment les biens sont dcoups
comptablement ?
Quelles informations sont saisies, sous quelle forme, sur quel support ?
Quels sont les liens avec les achats, comment grer les en-cours ?
Qui gre le rfrentiel des familles ?
Qui procde aux inventaires de contrle et comment ?
Qui gre les crations de nouvelles localisations, les dmnagements, et transmet
linformation ?

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III. Prennisation des inventaires physiques
3.1. Inventaire de Contrle tournant
Linventaire tournant a pour objet de valider linventaire thorique dun lieu ou dune
zone par une prise dinventaire par Codes Barres (CAB).
Il ny a pas de priodicit particulire pour ce type dinventaire, qui nest pas forcment
exhaustif et peut se drouler sur plusieurs mois avec du personnel interne lentreprise, avec
loutil de gestion des immobilisations. Il permet de valider aussi le taux dapplication des
procdures denregistrement des biens nouveaux (biens non tiquets ) ou des mouvements.
Il prpare de ce fait linventaire de contrle gnral, nanmoins ce contrle, nest pas
obligatoire.
Il peut senvisager par domaine dinventaire, correspondant au primtre dun responsable
gographique (site).
Cependant, ntant pas forcment exhaustif et se droulant sur une priode longue, cet
inventaire ne permet pas de statuer comptablement et analytiquement sur les biens "non
retrouvs " qui peuvent soit :
avoir t mis au rebut ou vendus ;
avoir t mouvements dans un autre lieu ou zone.
Il ne peut donc pas faire office dinventaire gnral de contrle.
3.2. Inventaire ponctuel
Ces inventaires correspondent des vnements particuliers tels les dmnagements dun
service, le ramnagement dun secteur avec rutilisation dune partie du matriel
Lors dun dmnagement par exemple, il nest pas ncessaire de complter des fiches de suivi
pour lensemble des biens dplacs. Il est plus simple, plus rapide et plus fiable de procder
un inventaire posteriori dans le nouveau local avec loutil de relev des C.A.B.
Il nest pas non plus impratif de procder linventaire des biens dmnager avant le
mouvement sauf si lon souhaite reprer dventuelles "dispersions " pendant le
dmnagement.
En revanche, cette procdure est fiable si lensemble des biens est immatricul. Dans le cas
contraire, des immatriculations sont prvoir et une saisie descriptive complte devra tre
effectue (voir inventaire initial).
IV. La prise dinventaire physique
Tous les sites doivent faire lobjet dun recensement exhaustif des biens appartenant aux
familles incluses dans la nomenclature et selon la nature des immobilisations inventorier :
biens inventoriables immatriculer ou dnombrer et biens analysables valider.
Cas des biens inventoriables :
Deux catgories de biens vont tre recenses :
Biens ou articles uniques immatriculs laide dtiquettes " Codes barres " (exemple :
bureaux, imprimantes). ;
Biens ou articles dnombrables en quantit gale ou suprieure 1 et non immatriculs
(exemple : tapis, stores, petit outillage).
Le recensement sera ralis soit par comptage au sein dune famille pour les biens non
immatriculs et grs en lot, soit par description et immatriculation individuelle pour les
autres biens.

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- Informations pouvant tre saisies lors de linventaire
Code localisation (saisie ou lecture),
Code famille selon la nomenclature dfinie,
Marque et modle du matriel, et ventuellement le fournisseur,
Caractristiques du bien,
Etat du bien ( rformer, rform, Hors service,),
Affectation analytique ou administrative,
Responsable ou personne utilisatrice,
Toutes informations souhaites par la socit.
Les informations recueillies doivent tre suffisamment pertinentes pour permettre la
rconciliation avec les donnes comptables.
Cas des biens analysables :
Ce sont les matriels complexes et les agencements qui les constituent ; leur " inventaire " se
fera comme suit :
Validation du fichier sur le terrain
Classement par ensemble ou corps de mtier, anne dacquisition, dans le mme lieu
gographique
Remise des listes comptables enrichies aux services techniques pour mise en vidence des
biens absents, hors service ou disponibles, et validation de lexistant.
V. Lenrichissement
5.1. Dfinition
Lenrichissement consiste remettre le fichier historique en phase avec les nouvelles normes
comptables, fiscales, analytiques et physiques denregistrement.
5.2. Enrichissement de lexistant comptable
Il se droulera en deux phases principales :
Une phase dclatement de certains biens visant obtenir un dcoupage correspondant la
ralit physique ;
Une phase dajout dinformation aboutissant complter chaque enregistrement des
informations indispensables au rapprochement (telles que la famille, la notion de biens
immatriculable ou non) ainsi que les paramtres fiscaux facilitant lobtention des bases brutes
de la patente.
Lenrichissement permettra notamment de procder aux modifications suivantes :
uniformisation des codifications antrieures (Gographique, analytique) ;
clatement des lots comptables en biens unitaires ou en groupe de biens homognes partir
des lignes comptables ou des pices comptables ;
affectation des familles techniques ;
affectation des natures de bien avec la notion dimmatriculation (prsence dun CAB) ;
actualisation des sections analytiques et des codes localisation ;
mise en conformit du fichier avec les paramtres fiscaux.
VI. Le rapprochement, la synthse et le rapport de lopration
6.1. Dfinition
Le rapprochement consiste tablir une relation entre le fichier des biens physiques
inventoris et le fichier des immobilisations remis niveau et entretenu par des procdures.

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6.2. Diaporama du rapprochement sur le primtre Inventaire Physique
6.2. Diaporama du rapprochement sur le primtre Inventaire Physique

Inventaire Physique

Fichier Comptable

- Matriels
- Mobiliers
- Informatiques

(Hors agencements et
constructions)

Biens comptables
non rapprochs

Biens physiques
non rapprochs
Biens comptables et
Biens physiques
rapprochs

Rconciliation des carts

6.3. Principe de rapprochement


Le rapprochement entre les fichiers comptables et physiques peut tre ralis grce aux
principes de rapprochement suivants :
Deux fichiers seront rapprochs :
Le fichier d'inventaire contenant des articles uniques immatriculs avec un code barres
et des articles dnombrables en quantit gale ou suprieure 1 et non immatriculs ;
La partie du fichier comptable contenant des immobilisations immatriculables ou
dnombrables en fonction de leur famille.
Les deux fichiers possdent 2 catgories de critres communs :
u

Critres codifis :
la famille
le lieu gographique
la notion de biens immatriculables ou dnombrables

u Critres non codifis :


Informations relatives l'ancien numro d'inventaire, la description, la marque, au type
et au modle des
Le principe du rapprochement rside dans la mise en correspondance d'un ou plusieurs de
ces critres par itrations successives. Ces itrations sont ralises soit par traitement
automatique soit par pointage manuel.

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Le rsultat du rapprochement permettra,
correspondance avec un bien physique, de :

pour

chaque

immobilisation

mise

en

Confirmer la prsence, la localisation et d'affecter un code barres lieu et un code


barres bien (pour les biens immatriculables).
Confirmer la prsence et raffecter la localisation (pour les biens non immatriculables).

Le rapprochement entre le fichier des biens physiques inventoris et le fichier des biens
comptables mettra en vidence deux catgories d'carts :
u Biens comptables non rapprochs :
Ces biens reprsentent ceux tant de nature inventoriable mais dont la quantit prsente en
comptabilit excde celle releve sur le terrain. Cet cart peut tre caus par plusieurs
vnements :
mises au rebut non signales au service gestionnaire
utilisation dans des locaux externes...
transfert sur d'autres sites.
u Biens physiques non rapprochs :
Cet cart est constitu par les biens inventoris dont la quantit releve sur le terrain excde
celle prsente en comptabilit et peut tre cause par plusieurs vnements :
non enregistrement en immobilisation d'investissements passs en charge
indication lors des relevs d'inventaire d'un mode erron de dtention (proprit au lieu de
location)
non respect du marquage impos par la procdure transitoire
biens indment sortis
biens reus titre gracieux
biens appartenant d'autres entits, prts lentreprise
biens identifis l'unit, faisant partie l'origine d'un ensemble comptable.
Les carts mis en vidence par la phase de rapprochement (biens comptables inventoriables
non "retrouvs" sur le terrain, biens physiques sans correspondance comptable) seront
proposs au service comptable pour qu'une solution dfinitive soit retenue leur gard
(dsinvestissement, suppression du fichier des biens physiques).
L'ensemble des donnes du rapprochement sera regroup et comment dans un rapport de
synthse qui servira de document de rfrence pour les dsinvestissements et rgularisations
effectuer.
VII. La conduite du projet
7.1. Structure de projet
Une structure de projet doit tre mise en place en vue dassurer une cohrence de
lintervention et de garantir un travail efficace et bien adapt de lquipe.
La structure du projet peut tre compose :
dun comit de projet charg de la validation dfinitive des travaux. Ce comit sera
compos de la Direction Gnrale et du management concern par les immobilisations. Ce
comit pourra galement sadjoindre le commissaire aux comptes de la
socit ;
dun responsable de projet charg du suivi et de lanimation de lopration, de la
dfinition des priorits et de la validation provisoire des diffrentes tapes ;
de lquipe dinventaire, compose de prfrence de personnels oprationnels et de
personnels comptables.

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7.2. Conduite de projet
La mthode de conduite de projet doit rpondre deux objectifs principaux :
Matriser la qualit
Matriser les cots
La matrise de la qualit se conoit dans le cadre de ce type dopration par :

La cration dune structure dencadrement scinde en deux afin dassurer lindpendance


du personnel de contrle vis--vis du personnel oprationnel.
Un contrle qualit plusieurs niveaux.
La dfinition des procdures dinventaire ;
La vrification de lapplication des procdures et corrections ventuelles ;
Un reporting rgulier et pertinent (Etat davancement, TDB, Rapport) ;
Un suivi de lavancement et de la ralisation des objectifs.

La matrise des cots suppose que lon sache lvaluer correctement, ce qui passe par une
certaine formalisation.
Le contrle qualit, la mthode de reporting ainsi que les suivis de lopration permettront de
contribuer, tout au long du projet, la matrise des cots.

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