Caso de Estudio Inventarios de Aceras del Mar

Tomado de:
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cle&id=53%3Alionel-messi-el-mejorjugador&catid=30%3Amessi&Itemid=27&lang=es
Aceras del mar es una de las aceras ms grande del norte de Latino
Amrica.
Se dedica a la explotacin de mineral de hierro y la
transformacin del acero en diferentes presentaciones (perfilara,
lmina,, entre otros).
Por la especialidad del trabajo que se maneja en este tipo de industria, se
necesita una gran diversidad de maquinaria especializada; para que estas
mquinas funcionen adecuadamente y garantizar la confiabilidad y
eficiencia de todas las lneas de produccin, la cantidad de repuestos que
se deben manejar en el almacn es significativamente alta.
Como otras empresas en este mercado global, Aceras del Mar decidi
concentrarse a su objetivo de negocio, la explotacin de mineral de hierro
y la transformacin del acero en diferentes presentaciones, descuidando
otros sectores de la compaa que son de vital importancia, como sus
polticas de inventario de repuestos para la maquinaria.
El descuido planteado, se ve reflejado en aumentos significativos en los
stocks de repuestos. En 1998 se tenan dos bodegas de 2.000 m2 y para el
2005 se destinaron cinco bodegas de la misma rea para la misma
funcin.
En el ltimo ao, debido a la cada del precio del acero, la liquidez de
Aceras del Mar se ha visto afectada; esta situacin ha detenido proyectos
expansioncitas de la compaa y ha ocasionado el despido de personal.
El Presidente de esta compaa, Federico Domnguez, decide contratar a
un Asesor Financiero que le ayude a afrontar la crisis. Para esta labor
contrata al seor Carlos Snchez, especialista en esta materia.
Carlos, antes de revisar los Estado Financieros de la compaa, decide
realizar un recorrido general por toda la empresa. Al llegar a la zona de

almacenamiento de repuestos para la maquinaria, sin conocer a

profundidad temas como logstica o mantenimiento, se percata del
exceso de inventario y le pregunta al seor Felipe Duque, encargado de
las bodegas de repuestos, cul es la poltica de inventarios que se maneja
dentro de la compaa, y el seor Duque no le sabe responder.
Al ser Carlos un asesor en temas financieros, inmediatamente asume que
el inventario de repuestos con el que cuenta Aceras del Mar es un activo
fijo no corriente, y que estos inventarios estn afectando la liquidez de la
compaa, sin mencionar los altos costos operativos que trae el
sostenimiento de cinco bodegas.
Despus de destacar este problema y comunicarlo al Presidente de la
compaa, se crea un equipo de trabajo que se encargue de la
unificacin de las bodegas con el fin de disminuir los niveles de inventario y
a su vez crear una poltica de inventarios eficiente.
El equipo de trabajo se constituy de la siguiente manera: Felipe Duque,
encargado de las bodegas de repuestos; Camilo Castro, profesional de
Logstica; Carolina Guzmn, encargada de la planeacin de inventario;
Roberto Castro Jefe de Mantenimiento, y Francisco Restrepo
Vicepresidente de Logstica (Lder del Proyecto).
En las primeras reuniones Francisco y Carolina tomaron el direccionamiento
del proyecto. La propuesta era realizar un anlisis de datos del inventario
teniendo en cuenta la recepcin, el despacho y las operaciones de
Picking; con base en los datos arrojados levantar indicadores y, a su vez,
disear una bodega centralizada utilizando mejores sistemas de
almacenamiento y manejo de materiales, para ser ms eficientes.
Camilo, difera de la propuesta, pensaba que no se estaba solucionando el
problema, la disminucin del inventario y la creacin de polticas para el
mismo.
Su posicin lo llevo a ser relegado del equipo de trabajo. Decidi hablar
con Carlos, quien lo escucho muy atentamente, y despus de la
conversacin estuvo de acuerdo con Camilo en su posicin. Decidieron
hablar con el Presidente y contarle la situacin.

Despus de plantearle sus argumentos al Presidente, este decidi que

Camilo se encargara de buscar la forma ms efectiva de disminuir el
inventario y de crear las polticas para el manejo del mismo. Gracias a la
confianza dada por el Presidente a Camilo comenz a trabajar.
Camilo, con poca experiencia profesional pero con los conocimientos
adquiridos en la universidad muy frescos, sabe que lo primero que tiene
que hacer es definir un modelo de inventario que le permita saber los
puntos de reorden, la cantidad a ordenar, el inventario medio y el
inventario mximo (el cual le va servir para dimensionar la bodega).

Lo primero que revisa son los datos de la demanda de los repuestos, para
su sorpresa, se da cuenta que no hay ningn registro de la demanda ni en
la bodega, ni en produccin, ni en mantenimiento.
Al verificar la falta de registros, salt a su mente una duda cmo se va a
aplicar un modelo de inventario sin tener informacin de la demanda?
Esto lo llev a realizar una bsqueda de los modelos de inventario
existentes, pero prestando atencin a los aplicados a los stocks de
repuestos. Encontr que un modelo simple como es el EOQ, es un modelo
con muchos casos de xito en la planificacin de los inventarios de
repuestos.
A pesar del xito del EOQ en este contexto, Camilo todava contaba con
el problema de los datos de la demanda, ya que este modelo parte de
que se tengan datos de demanda, algo que en ese momento no contaba
con l. Despus de pensar mucho tiempo, recurri a las viejas enseanzas
de su profesor de Lgica y Filosofa, siempre cuestinate de donde vienen
las cosas. Y comenz a cuestionarse sobre el proceder de la demanda
de repuestos.
Encontr la respuesta de su compaero de trabajo Roberto Castro, Jefe de
Mantenimiento de la compaa, quin le explic que la demanda de un
repuesto depende de que esa misma pieza haya fallado en la mquina
que se est utilizando.

Por ejemplo, un tipo de pin que se utiliza en una roladora, su tiempo de

vida es en promedio de siete (7) meses, lo cual se puede interpretar como
que en un ao se va a demandar 1,71 unidades de esa pieza. Ahora la
compaa tiene cinco roladoras, por lo tanto, la demanda total de esa
pieza ser de 8,57 unidades / ao.
Conociendo estos antecedentes, Camilo comenz a indagar sobre el
nmero de fallas de una pieza en un rango de tiempo o por el tiempo de
vida de las mismas. Descubri que el tiempo de vida de una pieza sigue
una distribucin Weibull y encontr, en los catlogos de cada pieza, los
parmetros de esta distribucin Weibull para la pieza en particular.
Con esta informacin Camilo conoca la distribucin de probabilidad del
tiempo de vida de todas las piezas almacenadas en las bodegas. La
distribucin Weibull se encuentra descrita de la siguiente manera:

Donde K y

son los parmetros de la distribucin Weibull.

Esta informacin debe ser convertida por Camilo en trminos de

demanda.
Como vimos en el ejemplo anterior, conociendo el tiempo de vida de las
piezas podemos saber el nmero de fallos en el ao, ahora el punto es que
el tiempo de vida es una distribucin aleatoria, no un valor constante
como vimos en el ejemplo.
Conociendo el tiempo de vida de cada pieza, Camilo pudo identificar el
nmero de fallos en el ao, pero debe tener en cuenta que el tiempo de
vida de las piezas es una distribucin aleatoria y no un valor constante.
Camilo, otra vez recordando lo aprendido en la universidad, record que si
conoca la distribucin de probabilidad de una funcin aleatoria poda
conocer su esperanza matemtica o tambin llamada la media, revis
cmo se estimaba la media de una distribucin Weibull, encontrando que
est en trminos de una funcin gamma, presentndole un inconveniente,

que la solucin que l iba a dar deba quedar programada en el VBA del
Excel, el cual no contaba con esa funcin gamma y adems entrar a
programar un mtodo numrico para estimar el valor,
poda tomar
tiempo computacional al programa.
Entonces acudi a sus conocimientos, muy frescos de la simulacin, l
saba que si se conoca la funcin de distribucin de probabilidad, podra
generar nmeros aleatorios con esa distribucin y con ello estimar la media
del tiempo de vida de las piezas.
Antes de comenzar, Camilo verifica que la distribucin de probabilidad
que da cuenta del tiempo de vida de la pieza, en que unidades se
encuentra (das, meses, aos). Ya que en el momento de generar nmeros
aleatorios con esa distribucin esos nmeros tendrn esa unidad. En el
caso de Camilo estos dan en das.
Para comenzar verific las unidades (das, meses, aos) de la distribucin
de probabilidad, que da cuenta del tiempo de vida de la pieza, en qu
unidades se encuentra, ya que al generar nmeros aleatorios, con esa
distribucin, esos nmeros tendrn esa unidad. Descubriendo que en su
caso se encontraban en das.
Posterior a esto, revisa cmo se generan nmeros aleatorios de una
distribucin Weibull:

Donde U es una variable aleatoria uniforme (0,1) y K y

(los cuales encontr en el catlogo).

son los parmetros

Con toda la informacin obtenida Camilo:

Realiza un programa que genera 1.000 tiempos de vida aleatorios
Estima el promedio de los tiempos de vida
Con el promedio, estima el nmero de fallas de esa pieza en el ao
Ese nmero de fallas lo multiplica por el nmero de usos que tiene
esa pieza en diferentes mquinas y guarda ese valor
Ese procedimiento lo hace 1.000 veces.

Por lo tanto, se tiene 1.000 datos del nmeros de fallos, con esos datos se
estima su promedio y la desviacin, estos datos siguen una distribucin
normal por el teorema del lmite central. Esta media y desviacin del
nmero de fallos puede ser traducida como los estadsticos de la
demanda de ese repuesto.
Ahora, Camilo se debe enfrentar a una exhaustiva organizacin de los
datos, ya que son muchos repuestos, y por cada repuesto debe hacerse el
procedimiento anterior.
Conociendo la media y la desviacin estndar de la demanda de cada
repuesto, el problema est casi resuelto, slo falta tomar los valores y
aplicarlos al modelo EOQ. Es importante aclarar que, los otros valores de
entrada que se necesitan para aplicar este modelo como el Lead Time, el
costo de ordenar y el costo de almacenar, son los valores suministrados por
Felipe, el Jefe de Bodega.
Despus de aplicar el modelo E0Q para cada repuesto, Camilo estima el
inventario mximo que va tener ese repuesto, esto sirve para dimensionar
la capacidad de la nueva bodega.
Al comparar este estimado del nivel de inventario mximo, con el
inventario mximo histrico de los repuestos, encontr que el estimado por
el modelo EOQ es mucho menor al histrico, lo cual muestra un inventario
innecesario, como lo presenta el Asesor Financiero de la compaa Carlos
Snchez.
Adems, el punto de reorden y la cantidad a ordenar que se estimaran
con el modelo de inventario, va servir como una poltica clara de
inventarios en los repuestos y va a garantizar que se maneje el inventario
con los menores costos posibles.
De esa manera, la empresa Aceras del Mar pudo disminuir el inventario en
su bodega de repuestos, y trasladar esos activos no corrientes a unos
activos lquidos en el banco, algo que buscaba el Presidente por la
situacin que viva la empresa.