Inventrio

Leonor Gaudncio
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Contedo

Tipos de inventrios......................................................................................3
Permanente................................................................................................3
Intermitente...............................................................................................3
Inventrios quanto amplitude.................................................................6
Asseres...................................................................................................6
Risco de Auditoria......................................................................................7
Objetivos e periodicidade do inventrio........................................................7
Objetivos....................................................................................................7
Nvel de quebra......................................................................................8
Mtodos de abastecimento..................................................................10
Nvel de stocks de cada referncia.......................................................11
Politica de diminuio do nvel de quebra............................................11

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Periodicidade............................................................................................17
Peridicos..............................................................................................17
Pontuais................................................................................................17
Sistemticos.........................................................................................17
A regularizao contabilstica e fiscal das existncias.............................18
Processo de inventrio................................................................................18
Planificao do processo..........................................................................18
Calendarizaro do inventrio................................................................18
Organizao prvia...............................................................................19
Preparao do material de contagem..................................................19
Controlo das contagens...........................................................................20
Contagens.............................................................................................20

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Tipos de inventrios
Nos ltimos anos tem crescido a noo do impacto que as alteraes nos
inventrios podem provocar nas organizaes. Os gestores esto cada vez
mais despertos para isso: as dificuldades econmicas, a presso dos
clientes, dos fornecedores, dos investidores para que se obtenham
resultados tem contribudo para aperfeioar mtodos de controlo. A
massificao da informao produzida pelos cada vez mais aperfeioados
sistemas informticos tem dotado os gestores de modernas ferramentas.
Isso traz novos desafios, porque dever estar melhor preparado para que o
seu servio corresponda ao pretendido. Este manual serve para fornecer
linhas orientadoras. Este no dispensa, o conhecimento da empresa, os
riscos, o controlo, so como cruzamentos num caminho, em cada um deles
preciso parar, pensar, e escolher o destino, todas as decises tem
reflexos adiante.

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Inventrio a verificao ou existncia de um

componente patrimonial
Permanente
Obrigatrio para empresas de mdia e grande dimenso.
Por cada venda registado o correspondente custo.

Intermitente

S aceite para pequenas empresas.

O custo das vendas s apurado periodicamente, aps realizao de um
inventrio fsico das mercadorias em armazm.
Saber o valor dos bens uma tarefa comum nas empresas, bem como em
outras situaes onde se queira saber com rigor o que se tem e qual o seu
valor. Nas empresas importa efetuar uma relao entre os elementos
patrimoniais com o seu valor, tal designa-se por Inventrio. Assim fazer um
inventrio consiste em analisar os elementos de um patrimnio, descrevelos e analisa-los.
Para realizar um inventrio devemos primeiro proceder a identificao dos
elementos patrimoniais existentes, posteriormente devemos descrever
cada elemento apresentado e classifica-lo pelas classes existentes, por fim
deve-se atribuir um valor a cada elemento patrimonial, ou seja, efetuar a
valorizao.
No caso das mercadorias adquiridas, este fluxo inclui:
Preo de compra + Direitos alfandegrios + Outros impostos (com exceo
daqueles que a empresa recupera) + Transportes e outros custos
suportados Descontos de natureza comercial= Custo de compra

Exemplo:

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A Empresa A comercializa telemveis e adquiriu 100 telemveis modelo

7xxxi nas seguintes condies:
Preo unitrio: 300 euros;
Desconto de quantidade: 3%;
Despesas de transporte de n/ conta: 200 euros;
Desconto de pronto pagamento 1%;
Incide IVA taxa de 20%.

Que valor atribuir entrada das 100 unidades no stock da Empresa A?

O desconto de pronto pagamento no influencia o fluxo econmico de

entrada: trata-se de um ganho que vai ser registado como Outros
Rendimentos e Ganhos Descontos de pronto pagamento obtidos;
Tambm o Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA) no influencia o fluxo
econmico de entrada) (a no ser nos casos excecionais em que a
entidade no tem direito a deduzir o IVA suportado nas aquisies. Tais
casos no so estudados no contexto desta disciplina).

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Inventrios quanto amplitude

Gerais neste caso incide sobre todos os elementos que constituem

um dado patrimnio, assim aparecem todos os elementos
patrimoniais (faz-se uma descrio completa da empresa);
Parciais j neste caso apenas abrange alguns dos elementos
patrimoniais, ou seja, figuram apenas uma parte dos elementos
patrimoniais da empresa.
Simples os elementos aparecem dispostos sem atender a qualquer
ordem, neste caso os elementos aparecem simplesmente numa
lista.
Classificados os elementos obedecem a diversas ordens, como por
exemplo: segundo a sua natureza, caracterstica ou funo.

Consegue-se tirar uma melhor informao contabilstica dos inventrios

gerais e classificados.
Considera-se:
Erro - o ato no intencional resultante de omisso, desateno ou m
interpretao de fatos no registo e elaborao das demonstraes
financeiras.
Fraude - o ato intencional de omisso ou manipulao de transaes,
adulterao de documentos, registos e demonstraes financeiras; Ao
detetar erros relevantes ou fraudes no decorrer do seu trabalho, o revisor
tem a obrigao de os comunicar administrao da entidade e sugerir
medidas corretivas, informando sobre os possveis efeitos na sua opinio,
caso no sejam adotadas.
A responsabilidade primria na preveno e identificao de fraude e erros
da administrao, atravs da implementao e manuteno de um

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adequado sistema contabilstico e de controlo interno. O trabalho deve ser

planeado de forma a detetar erros e fraudes que conduzam a efeitos
materiais nas demonstraes financeiras. Deve obter-se prova atravs de
indagaes,
observaes,
confirmaes,
inspees,
clculos
e
procedimentos analticos, cujas concluses devem ser adequadamente
documentadas, pois suportaro a opinio. A auditoria no absoluta
porque no examinamos a 100%. O teste a recolha de prova e decidido
em funo do custo e quanto que beneficia o trabalho, sem nunca
comprometer a eficcia.

Asseres

Ao formular uma opinio sobre as demonstraes financeiras, o revisor

est a dar uma opinio sobre as asseres contidas nas mesmas. Entendase por assero o conjunto de informaes fornecidas, quer explicita, quer
implicitamente, pelos gestores atravs das demonstraes financeiras.
A segurana relativamente credibilidade das asseres assenta na
satisfao quanto prova recolhida em resultado dos procedimentos
seguidos.

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O objetivo bsico da recolha de provas, e o que estas podem provar, so,

fundamentalmente, as asseres da gesto.
Complementando tal ideia as asseres esto diretamente relacionadas
com os princpios contabilsticos geralmente aceites. Tais asseres so
parte do critrio que a gesto utiliza para registar e divulgar a informao
contabilstica no relato financeiro. De acordo com a DRA 500 (11), as
asseres compreendem:
a) Existncia - um ativo ou um passivo existe numa determinada data;
b) Direitos e obrigaes - um ativo ou um passivo configuram direitos e
obrigaes da entidade;
c) Ocorrncia - uma transao ou um acontecimento realizou-se com a
entidade e teve lugar no perodo;
d) Integralidade - no h ativos, passivos, transaes ou acontecimentos
por registar, ou elementos por divulgar;
e) Valorizao: ativos ou passivos esto registados pelo valor correto aplicvel a saldos;
f) Mensurao - registo pelos valores corretos e imputao de rditos ou
gastos no perodo respetivo aplicvel a transaes;
g) Apresentao e divulgao - um elemento divulgado, classificado e
descrito de acordo com a estrutura conceptual de relato financeiro
aplicvel.

Risco de Auditoria

O risco de auditoria (RA) varia em funo do risco de distoro material

(RDM) e do risco de deteo (RD). O RDM comporta o Risco Inerente e o
Risco de Controlo2.

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Deve-se identificar os RDM ao nvel das DFs, e ao nvel de asseres para

classes de transaes, saldos de contas e divulgaes. Esta avaliao pode
ter dois nveis:
Risco especfico de distoro material - avaliar se os riscos
identificados de distoro material se relacionam com classes especficas
de transaes, saldos de contas e divulgaes e asseres relacionadas.
(p.e. vendas no registadas na data em que acontecem).
Risco generalizado de distoro material - avaliar se os riscos
identificados de distoro material se relacionam mais influentemente com
as DFs, como um todo, e afetam potencialmente muitas asseres (este
pode derivar em particular de um ambiente de controlo fraco). A natureza
dos riscos provenientes de um ambiente de controlo fraco tal que eles
no esto provavelmente limitados a riscos especficos individuais de
distoro. Pelo contrrio, fraquezas tais como falta de competncia da
gesto podem ter um efeito mais influente nas DFs e exigir uma resposta
global da auditoria.

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Objetivos e periodicidade do inventrio

Objetivos

O inventrio fsico tem dois objetivos especficos, sendo levantamento real

da situao do stock para ser levado ao balano da empresa com o
objetivo de evitar custos e consequentemente a melhoria contnua da
rentabilidade, com maior controlo dos produtos verificando os registros e a
quantidade real para que haja organizao e uma auditoria da situao do
stock. O procedimento regular do inventrio dentro de uma empresa pode
ajudar a descobrir e corrigir os altos nveis de avarias no armazm.

Nvel de quebra
um ciclo viciado. Na hora de fazer as contas, as empresas deparam-se
com menos lucros do que os esperados, face ao stock em inventrio.
Seja fruto de roubo externo, interno ou de erros de gesto, a perda
desconhecida na cadeia de abastecimento tem forte impacto nas finanas
das empresas. Identificar as fontes de risco e as causas da quebra a
tbua de salvao das empresas e constitui informao imprescindvel
para pr em marcha um plano de ataque principal dor de cabea dos
operadores.
Calcular a quebra desconhecida o primeiro passo para combater este
flagelo. Para levar a cabo esta tarefa tome notas destas cinco regras de
ouro elaboradas a partir de uma recomendao recente da Associao
Portuguesa das Empresas de Distribuio (APED).

1. Reunir informao
Para medir o alcance da quebra desconhecida, calcule a diferena de
inventrio, ou seja o diferencial entre o inventrio terico e o real. Utilize
as seguintes frmulas:

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Stock inicial sadas de produtos + entradas de produto = Stock terico

Stock terico stock real = Diferena de inventrio
Para extrapolar a diferena de inventrio para a sua rea de atividade
utilize um dos dois ndices:
Percentagem do custo das quebras relativamente ao nmero de vendas,
valorizando as quebras de produtos a preos de custo mdio
Percentagem de unidades que faltam no total das unidades vendidas

2. Tomar decises
O clculo da diferena de inventrio vai ajudar na tomada de decises a
nveis vrios:
Reviso ou estabelecimento de novos procedimentos internos
Adoo de medidas de segurana pontuais sobre determinados produtos,
reas da loja, entre outros
Aces comerciais para expor o produto em locais mais seguros

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Tenha em conta que as medidas de correo so tanto mais eficientes

quanto mais credvel for a informao. A qualidade daquela influenciada
por:
O nvel da empresa onde a informao obtida (loja, seco, categoria,
entre outros)
Frequncia temporal do clculo
A diferena de inventrio permite ainda corrigir eventuais desvios entre o
inventrio terico e a atividade real. Regra geral, as decises so tomadas
com base no inventrio terico. Se este estiver incorreto pode conduzir a:
Roturas de stock (os sistemas de informao acusam produto na loja
embora no haja)
Implantaes deficientes (o espao que o produto ocupa no linear
determinado pela rotao do mesmo, informao esta determinada pelo
inventrio terico)
Cadeias de abastecimento ineficientes

3. Erros mais frequentes

No clculo da diferena de inventrio h erros mais comuns:
Enganos nos ltimos movimentos a serem considerados pelo clculo do
inventrio terico. Como, por exemplo, durante a realizao do inventrio
so feitas vendas mas os movimentos no so includos no inventrio.
Analisar informao incorreta ou incompleta. Entre a documentao mais
suscetvel, destaca-se a que vem automaticamente das lojas: duplicao
de vendas, envios incorretos de transaes, mistura de artigos entre vrios
cdigos, notas de entrega de armazm, faturas relativas a entrega nas
lojas, devolues de produtos, regularizaes de preo, autoconsumos,
entre outros.

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Na realizao do inventrio fsico, constituem fontes de risco:

Produtos que esto localizados em mais do que um ponto da loja ou
armazm, pois podem originar quebras de produto no clculo quando na
realidade esta no existe
Produtos com vrios componentes. Na falta de um componente no
detetado pode acontecer que a contagem fsica no assuma a quebra
Armazns e lojas desarrumadas dificultam a contagem dos produtos

4. Melhores prticas
recomendado calcular a diferena de inventrio de acordo com a
frequncia proporcional ao risco de furto de cada seco, categoria ou
produto. Considere:
O que atrai mais os larpios
A disposio dos produtos na loja: estabelea pontos crticos
A rotao do produto
O seu grau de perecibilidade

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As diferenas de inventrio detetadas anteriormente

Na realizao do inventrio, devem participar os departamentos de
controlo de gesto, explorao de loja, logstica e segurana. A aes de
formao com os colaboradores envolvidos na realizao do inventrio
fsico so aconselhveis, para:
Estabelecer melhores prticas, como, por exemplo, a realizao de uma
contagem prvia sobre a localizao dos produtos, sobretudo os arrumados
em diferentes locais
Uniformizar e normalizar a metodologia da contagem e a documentao
de apoio a utilizar, como sejam formulrios e tabelas, entre outros
Caso no disponha de sistemas de informao, faa o inventrio fsico com
a atividade estanque
Aumente o nvel de preciso das categorias ou produtos que apresentem
riscos mais elevados, por exemplo, conte fisicamente duas vezes os
produtos e faa comprovaes aleatrias da integridade dos bens.

5. Furto interno, externo ou erro?

Agora que j conhece o valor da quebra que a empresa sofreu, como
determinar a sua origem (furto externo, interno e erros)? A nica forma
reunir informao das ocorrncias e tirar concluses que permitam
ponderar o peso de cada uma das trs causas. As informaes mais teis
so:
Tentativas de furto detetadas
As provas que demonstrem furto: etiquetas eletrnicas encontradas na
loja e etiquetas de preo violadas, entre outras
Discrepncia detetada nas encomendas

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Erros de fixao de preos

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Definio
A quebra desconhecida consiste na parte dos lucros esperados que, de
acordo com o nvel de stocks nos inventrios, no chegam a ser
realizados.
A quebra desconhecida a diferena entre os stocks tericos, de acordo
com a atividade da empresa, e os stocks reais

As trs causas
Furto externo pessoas alheias empresa
Furto interno empregados da prpria empresa ou pessoas com
atividades ligadas empresa
Erros de gesto resultado de falhas de gesto no intencionadas, como
por exemplo registo de vendas com preos errados.

Mtodos de abastecimento

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O aprovisionamento peridico implica uma rotina de encomendas, ou

seja, no so feitas encomendas por baixa do stock mas sim por timings
definidos.
O aprovisionamento por ponto de encomenda o mais utilizado
atualmente onde os sistemas informticos tm um nmero de stock
mnimo associado ao produto e quando o mesmo atinge esse valor
efetuada uma encomenda automtica ao fornecedor.
Entende-se por Safety Stock ou Stock de Segurana, uma determinada
quantidade de materiais (Matria-Prima, Componentes ou at mesmo
Produto Acabado) que visa de alguma forma combater as incertezas e o
risco aliado a determinado elo da cadeia de abastecimento. Note-se que
um tipo de stock de carcter administrativo e , partida definido ao nvel
da gesto de topo pois implica custos adicionais, nomeadamente custos de
posse.
As incertezas do sistema resumem-se a duas variveis e normalmente
com base nessas duas variveis que calculado o volume de Safety Stock
a adoptar. Uma das variveis tem a ver com a variabilidade dos tempos de
entrega, pois como de certo se compreende os atrasos na entrega das
encomendas so um risco que tem que ser levado em conta, a outra
varivel que entra no clculo do stock de segurana a prpria
variabilidade da procura, uma vez que so raros os produtos para os quais
a procura constante ao longo do tempo. Tal como referido anteriormente
e uma vez compreendidas estas duas variveis facilmente se calcula o
volume de stock de segurana a adotar. Aliado ao conceito de Stock de
Segurana est, ainda que de forma implcita, o conceito de Nvel de
Servio no que toca disponibilidade de Stock, pois quanto maior for o
nvel de servio maior ser o volume de Stock de Segurana e por lgica
maior o seu custo. Note-se que para Nveis de Servio acima dos 90%
(nvel de servio considerado quase perfeito) o custo de posse do stock de
segurana aumenta exponencialmente.

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O Cycle Stock ou o Stock de Rotao pura e simplesmente a quantidade

de materiais que visa satisfazer as necessidades de consumo existentes
entre os intervalos de abastecimento. calculado tendo como base a
procura mdia entre os referidos intervalos.

Nvel de stocks de cada referncia

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Os nveis de stock devem ser definidos segundo mdias de vendas, custos

de posse, tamanho do armazm, capital da empresa, etc.
Existem vrias frmulas para calcular nmeros mas so sempre valores de
referncia tendo de ser adaptados ao contexto real da empresa.

Politica de diminuio do nvel de quebra

Furto interno na cadeia de abastecimento
Causas / Pontos de risco - A gesto dos recursos humanos da empresa.
Os seguintes fatores tm influncia no comportamento dos colaboradores
e portanto tambm podem agir como inibidores ou potenciadores de certos
comportamentos desonestos:
Ambiente laboral: Nvel de implicao, motivao, etc.
Poltica de recursos humanos e de contratao: Durao dos contratos,
rotao do pessoal, polticas de retribuio, etc.
O produto.
O risco de um artigo poder ser furtado aumentar em funo da sua
atratividade para o potencial ladro. Os parmetros que determinam esta
atratividade so:
O valor.
A novidade.
A facilidade de venda.
A facilidade de ser furtado (tamanho, etc.).
Localizao nas instalaes (existem partes das instalaes onde mais
simples agir).

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Os procedimentos.
A forma como so concebidos ou sejam executados os procedimentos ser
determinante para inibir ou facilitar os comportamentos desonestos. Neste
sentido os maiores riscos na cadeia de abastecimento so:
As encomendas em que no possvel controlar o contedo no momento
da entrega.
As entregas em que se desconhece o seu contedo exacto.
As entregas cegas (no controlado o contedo dos envios no acto da
receo da mercadoria).

Melhores prticas na preveno e controlo do Furto interno

Antes de mais, recomendvel estabelecer:

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- Normas de funcionamento interno, tanto para o funcionamento geral da

empresa, como para os procedimentos mais crticos, e fazer uma avaliao
e o acompanhamento constante da aplicao destas normas.
- Medidas de preveno e controlo dos produtos e nomear responsveis
encarregados de aplicar estas medidas. recomendado valorizar e
analisar, ao nvel em que seja necessrio e possvel (empresa,
departamento, organizao, empregado...) uma srie de factores que
atuam como potenciadores ou inibidores de comportamentos desonestos.
Os fatores em concreto so:
A tentao.
Esta variar em funo:
- Da necessidade do empregado.
- Da cupidez do empregado.
O nvel de tolerncia entre os quadros relativamente s aces
desonestas contra a prpria empresa.
A facilidade de cometer furto interno em cada
empregado... Esta variar em funo de trs factores:

departamento,

- Acesso mercadoria.
- Tempo disponvel.
- Posio que ocupa.
A perceo do empregado sobre as possveis repercusses que possa ter
um comportamento desonesto. Esta depender:
- Do medo de ser apanhado.
- Do medo de ser castigado.
- De se sentir culpado.
A valorizao destes fatores ir permitir que sejam tomadas medidas de
preveno e controlo mais adequadas a cada caso. Em concreto trata-se
de:

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Evitar que sejam criadas percees entre os empregados:

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A empresa j ganha dinheiro suficiente

Neste caso existe um elevado nvel de tolerncia relativamente s pessoas

que cometem aes desonestas.
Aqui roubar muito fcil

Os empregados no tm medo nem de serem apanhados nem de serem

castigados.
E de trabalhar de forma eficiente o conceito de:
A empresa a minha casa

- Fatores como a cultura empresarial, a integrao do empregado e

a poltica de recursos humanos, atuam como inibidores das
tentaes que os empregados possam ter.
- De notar que a aplicao de determinadas medidas de controlo
sobre os empregados pode ter efeitos contrrios sobre o facto de
que os trabalhadores verem a empresa como a sua casa.

Furto externo na cadeia de abastecimento

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Causas / Pontos de risco

Tal como se viu no captulo anterior, o risco de um artigo ser furtado aumentar em
funo do seu grau de atractividade para o possvel ladro. Os parmetros que
determinam esse grau de atractividade so:

O valor
A novidade
A facilidade de venda
Facilidade de ser furtado (tamanho, etc.)
Localizao nas instalaes
O transporte. As operaes de transporte esto sujeitas a uma srie de
procedimentos de elevado risco (carga, descarga, entregas...). Alm disso,
deve ter-se em conta que as aces de furto costumam acontecer com a
cumplicidade das pessoas que tm acesso mercadoria, quer sejam
externas como internas organizao.

Melhores prticas na preveno e controlo do furto externo

recomendado que sejam tomadas medidas de controlo e preveno nos seguintes
mbitos:

Controlo de edifcios
- Controlar o acesso s instalaes de pessoas e veculos alheios.
- Atribuir acreditaes s pessoas alheias organizao e colocar
distintivos nos veculos externos para que sejam identificados no interior.
- Atribuir cartes de identificao a todos os empregados que tenham
acesso s instalaes.
- Reduzir na medida do possvel o nmero de entradas e sadas s
instalaes.

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- Manter permanentemente vigiadas as portas por onde entram e saem

veculos e pessoal.
- Construir cercas volta do edifcio. recomendado:
- Fazer inspees dirias.

- Evitar armazenar materiais ao p das cercas.

- Relativamente ao estacionamento de veculos, recomendado:
- Sinalizar as zonas e os lugares.
- Localizar o estacionamento dos empregados longe dos edifcios.
- Prever lugares para as visitas.
- Potenciar iluminao uma vez que:
- Constitui um elemento de segurana para o vigia.
- um elemento dissuasivo de grande importncia.

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Controlo de mercadoria
- No permitir que estacionem veculos particulares nas zonas de carga e
descarga, ou em zonas adjacentes aos edifcios onde armazenado
produto.
- Manter vigiadas zonas crticas como o acesso dos vesturios zona onde
est a mercadoria, o acesso aos cais...
- Guardar as mercadorias de mais valor em zonas especialmente vigiadas e
registar os movimentos de entrada e sada a essas zonas: data, hora,
nmero do selo...
Sobre o papel e as funes que o camionista deve desempenhar
recomendado
- Que esteja presente durante a carga e a descarga.
- Que assuma a responsabilidade de que a mercadoria que figura na nota
de entrega seja a que carregou e descarregou ao nvel da unidade de
expedio.
- Contingncias: recomendado que o camionista possua um documento
que certifique que se viu obrigado a retirar o selo do veculo por exigncia
das foras da ordem. Caso esta circunstncia acontea, o documento
tambm deve certificar que o veculo foi de novo selado na presena das
foras da ordem. Para isso, logicamente, o camionista dever receber selos
de reserva.
Tecnologia aplicada ao controlo e preveno durante o transporte de
mercadorias e s funes associadas a este
- Global Positioning Systems (GPS): Esta tecnologia permite fazer um
acompanhamento do movimento das cargas. Alm disso, graas a ela
tambm possvel disponibilizar informaes precisas sobre o local, a
situao dos envios e se so utilizados alarmes para detectar se a carga do
veculo foi violada.

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- Selagem da carga ou do camio: Deixar registo que o contedo da carga

ou do camio foi violado.
- Caso receba cargas seladas certifique-se que os selos no foram
manipulados e que os nmeros do selo esto corretos.
Tecnologia aplicada ao controlo e preveno na cadeia de abastecimento
- Alarmes de deteo nas entradas e nas sadas.
- Circuito Fechado de Televiso.

Erros de gesto na cadeia de abastecimento

Os erros so falhas na gesto, no detetadas, que fazem com que as
contas dos resultados apresentem valores inferiores. Alguns exemplos
seriam a anotao de vendas com preos incorretos, a no contabilizao
de Quebras de produtos, elaborao de encomendas incorretas...
Os erros na cadeia de abastecimento costumam originar:
- Dissonncia entre os fluxos fsicos de mercadoria e o fluxo de informao
associada, levando a diferenas no inventrio por:
- Quantidades de produto incorrectas.

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- Produtos incorrectos (referncia, formato...).

- Deteriorao dos produtos.

Causas / Pontos de risco de erros na cadeia de abastecimento

As principais causas de dissonncia entre o fluxo fsico de mercadoria e o
fluxo de informao so:
- Falta de formao e de meios materiais adequados para o tratamento da
informao.
- Falta de Alinhamento de Ficheiros Mestres (A.F.M): Por isto entende-se que
os agentes que intervm na cadeia de abastecimento manuseiam a
mesma informao actualizada de produto (formato promocional,
dimenses, preo...).
Os seguintes procedimentos acarretam maior risco para a dissonncia
entre o fluxo fsico de mercadoria e o fluxo de informao:
- A preparao das encomendas.
- Os processos de entrega e a recepo da mercadoria, especialmente as
entregas que se fazem directamente na loja.
- A gesto das devolues e os produtos estragados. A deteriorao dos
produtos acontece por no existirem instalaes adequadas que permitam:
- Manter uma temperatura adequada para a conservao dos produtos.
- Execuo de uma paletizao correcta.

3.3.2

Melhores prticas na preveno e no controlo dos erros

recomendado basear a preveno e o controlo dos erros na cadeia de
abastecimento:

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- Numa definio eficiente dos procedimentos mais crticos.

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- No controlo sobre a execuo dos mesmos.

- No manuseamento e no fluxo da informao adequada na cadeia da
oferta.
- Na utilizao eficiente das ferramentas adequadas.
recomendado realizar aces de formao dos empregados sobre:
- Aplicao dos procedimentos estabelecidos.
- Utilizao e manuseamento das ferramentas necessrias. Mais
concretamente, indicaremos de seguida um conjunto de melhores prticas
e ferramentas cuja aplicao contribui para melhoramentos significativos
na eficincia do fluxo de mercadoria e de informao na cadeia de
abastecimento:
Preparao de encomendas, manipulao, carga, transporte, descarga e
recepo da mercadoria.

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(Intercmbio Electrnico de Dados) EDI: Atravs de mensagens de

linguagem standard EANCOM para EDI, as empresas podem, entre outras
questes, de uma forma standard e integrada e automaticamente nos
sistemas das empresas:
- Comunicar com antecedncia o contedo exacto dosenvios.
- Confirmar a recepo da mercadoria e informar de possveis
ocorrncias no processo de recepo.
- Informar sobre a situao concreta das encomendas.
Codificao EAN.UCC 128: um sistema de identificao criado para
ambientes no retalhistas (armazm), para ligar o fluxo fsico de
mercadorias ao fluxo de informao e facilitar a integrao dos fluxos de
informao entre as empresas. A codificao EAN.UCC 128, entre outras
questes, permite:
- Automatizar a gesto dos armazns (Ex: A leitura do cdigo
permite colocar a mercadoria no armazm em funo da data de
validade do produto, informao includa no cdigo EAN.UCC 128).
- Agilizar os processos de recepo de mercadoria. Com a leitura do
SSCC (Cdigo Seriado de Unidade de Envio ou Nmero de Matrcula)
que possui a etiqueta EAN. UCC 128, possvel relacionar o
contedo do envio com o aviso de expedio que se fez
previamente com a mensagem DESADV da linguagem EANCOM do
EDI.
Em suma, estas ferramentas aliadas s melhores prticas permitem reduzir
as ocorrncias e controlar os pontos de risco que constituem uma fonte de
erros na cadeia logstica:
Agilizam e aumentam a qualidade da informao para os fluxos
administrativos e operacionais.

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Reduzem ocorrncias nas entregas e no processo de facturao.

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Aumentam os nveis de informao e localizao dos produtos.

Periodicidade
Peridicos

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Peridicos ou Ordinrios so efetuados periodicamente, ou seja, so

regulares e previsveis;

Pontuais
Pontuais ou Extraordinrios apenas so elaborados em consequncia de
condies excecionais, ou seja, so imprevisveis (Exemplo: por sada de
um scio, por venda do capital a terceiros, entre outros).

Sistemticos
Sistemtico ou permanente O stock est sempre a ser inventariado, ou
seja, existe sempre uma quantidade disponvel em sistema informtico.
Este tipo de inventrio sempre complementado com o inventrio
peridico para confirmao fsica dos valores do sistema.

A regularizao contabilstica e fiscal das existncias

Como comummente sabido, a maior parte das PMEs, especialmente as
que apresentam estruturas organizativas precrias, tm dado preferncia
utilizao do designado sistema de inventrio intermitente (ou
peridico).
Ora, no fugindo questo, porque no assim que se resolvem os
problemas, tambm do conhecimento dos profissionais de contabilidade
que, no raras vezes, esses inventrios so elaborados com alguma
criatividade, de forma a apresentarem-se os resultados contabilsticos e
fiscais numa perspetiva de economia fiscal dos impostos sobre o
rendimento.
Ora, no fugindo questo, porque no assim que se resolvem os
problemas, tambm do conhecimento dos profissionais de contabilidade
que, no raras vezes, esses inventrios so elaborados com alguma
criatividade, de forma a apresentarem-se os resultados contabilsticos e

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fiscais numa perspetiva de economia fiscal dos impostos sobre o

rendimento.

Processo de inventrio
Para desenvolver o inventrio em uma empresa e conseguir resultados
satisfatrios, deve haver planeamento minucioso consistente de reunies
prvias, com designaes de tarefas, escolha de pessoas qualificadas,
inclusive os materiais a serem usados no inventrio como etiquetas,
papis, impressos, etc. Mantendo sempre o sistema atualizado e
otimizando o nvel de stock.

Planificao do processo

Os trabalhos so realizados dentro de padres tcnicos, normas e

procedimentos para execuo de inventrios de stock, observados as
diretrizes da Instituio e as melhores prticas administrativas requeridas
para esse servio.

Leonor Gaudncio

So adotados os seguintes passos para a execuo dos servios:

Comunicaes internas - So efetuadas as comunicaes internas
necessrias, visando dar conhecimento sobre a execuo dos trabalhos,
sua importncia e os cuidados que devero ser adotados por todos para
garantir a maior qualidade dos resultados;
Apresentao de cronograma de execuo dos trabalhos - O cronograma
apresentado e ajustado conforme a necessidade da empresa, antes do
inicio da execuo dos servios.
Cut-off - Procedimento de grande importncia para garantir a preciso e a
confiabilidade do inventrio, consiste no marco de interrupo temporria
do fluxo de entrada e sada de materiais, enquanto realizada a
contagem.
Deve ser determinado que, durante a contagem de um item de estoque,
nenhuma movimentao deve ser realizada, at que se conclua a
contagem.
Verificao da organizao do item a ser contado, com segregao e
classificao de eventuais itens no pertencentes espcie objeto de
inventrio.

Calendarizaro do inventrio
A calendarizao deve ser efetuada tendo em conta os meios disponveis
(fsicos, tecnolgicos e humanos) para que possa tudo correr de forma
ordenada. Para isso ter de se alocar os recursos necessrios para as datas
possveis. Isto nem sempre fcil visto que os recursos so sempre
limitados.

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Organizao prvia

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Recursos Humanos Envolvidos

Para a contagem, necessria
inventrio, encarregados do
encarregados da conferncia e
organizao de horrios para que

uma equipe de tcnicos auxiliares de

levantamento fsico e supervisores
recontagem. Para isso necessria a
os mesmos possam estar presentes.

Preparao do material de contagem

Tecnologias Envolvidas
Para obtermos o resultado esperado, dentro de padres tcnicos e
altamente qualificado, utilizamos, alm de softwares prprios, os seguintes
recursos tecnolgicos:

Leonor Gaudncio

Handhelds e coletores de dados - A contagem fsica realizada atravs

desses equipamentos que apresentam a vantagem de assegurar maior
rapidez na execuo e aumentar a confiabilidade.

Balanas contadoras de alta preciso - Para contagem de peas que

apresentam tecnicamente, tamanhos e pesos homogneos, como
parafusos, arruelas, porcas pequenas e outras.

Etiquetas autocolantes com cdigo de barras - So utilizadas como

Ficha de Inventrio de stock, sendo seu uso necessrio para garantir
melhor controle e confiabilidade ao inventrio.
Computadores e Notebooks - Equipamentos necessrios para ajustes e
incluso de dados.
Impressoras wireless - utilizado para emisso imediata de relatrios
de conferncia, que antecedem aos ajustes e incluso de dados.
Transceptores de mdia distncia - So utilizados para comunicao
constante entre os auxiliares e o supervisor durante o inventrio.
Cmara digital - utilizado para documentar situaes que sero
circunstanciadas no relatrio final.

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Controlo das contagens

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O cut-off um dos procedimentos mais importante do inventrio, se a sua

organizao no for bem feita, corre-se o risco de o inventrio no
corresponder a realidade. Poder consistir em um mapa com todos os
detalhes dos trs ltimos documentos emitidos antes da contagem, no se
recomenda que haja movimentao de materiais na data da contagem e
que o departamento de compras oriente os fornecedores para que no
sejam entregues materiais nesta data, que haja planeamento na rea de
produo referente aos produtos acabados para a receo de mercadorias
e a expedio dever tambm separar os produtos faturados e no
entregues dos demais itens que sero inventariados.

Contagens

Leonor Gaudncio

Todo item do stock dever ser contado por duas vezes e duas equipas
diferentes, feito as anotaes das duas contagens e entregando para o
coordenador do inventrio ser analisado se a primeira contagem est
alinhada com a segunda, no caso de no estar, ser necessrio que haja
uma terceira contagem por outra equipa diferente das que contaram
anteriormente. Aps o trmino haver uma etiqueta identificadora do lote
que permanecer afixado ao material como prova de que ele foi contado,
somente poder ser retirado aps o trmino do inventrio.
Hoje existe um programa Planeamento Colaborativo (CPFR), considerando
a possibilidade de uso do planeamento, previso e reabastecimento
colaborativo, o objetivo do programa a combinao do planeamento com
a previso, controlando a eficincia atravs do reabastecimento
independente de qualquer exceo, reduzindo os nveis de stock, em
decorrncia torna-se possvel obteno de altos nveis de servio, o que
por sua vez tende a resultar em um aumento nas vendas.