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ACME

MANUEL DE PROCEDURES COMPTABLES

Dcembre 2006

INTRODUCTION

1- DEFINITION
Les prsentes procdures formalisent lensemble des rgles et pratiques qui doivent tre
respectes pour contrler, compiler et enregistrer de manire exhaustive linformation de base
dcoulant des oprations ralises par ACME et qui impactent son patrimoine dans un sens
comme dans lautre.
Le but recherch est darriver produire, sur une base rgulire et priodique, des documents de
synthse qui refltent avec fidlit et sincrit ltat de la situation financire de lentit une
date donne :

Une balance des comptes disponibles en tout temps,

Et, mensuellement, un bilan, un compte de rsultat et les documents explicatifs


constituant lannexe.

Le Service de la Comptabilit est sous la tutelle directe de la Direction Administrative et


Financire et est responsable de lenregistrement rationnel de toutes les transactions financires,
oprationnelles dACME sur une base journalire et la prparation des rapports financiers sur
une base mensuelle, annuelle ou sur requte.
ACME utilise prsentement le systme comptable et financier ACCPAC pour enregistrer toutes
les transactions comptables, le Loan Performer pour les transactions relatives au crdit, et le
Quicken pour les transactions bancaires. Les trois logiciels ne sont pas intgrs entre eux.

II- ENREGISTREMENT DES OPERATIONS QUOTIDIENNES ET


FONCTIONNEMENT DES COMPTES
1. GENERALITES
Les ressources et emplois de fonds sont enregistrs dans des comptes, au fur et mesure quils se
prsentent dans le temps.
LES PRINCIPES
Lenregistrement des oprations obit au principe de la comptabilit en partie double : dans une
mme criture, les sommes inscrites au dbit (colonne de gauche) dun ou de plusieurs comptes
doivent tre dun montant quivalent aux sommes inscrites au crdit (colonne de droite) du ou
des autres comptes qui sont la contrepartie des premiers.
LA REGLE DU JEU DES COMPTES
Les comptes qui font partie de lactif sont dbits lorsquils augmentent, et crdits lorsquils
diminuent. A linverse, Les comptes qui font partie du passif sont crdits lorsquils augmentent,
et dbits lorsquils diminuent
NATURE DU SOLDE DES COMPTES DE LACTIF ET DU PASSIF
Les comptes du passif ont normalement un solde crditeur, et ceux de lactif, un solde dbiteur.
TECHNIQUE DECRITURE DUNE OPERATION

Designer quels sont les comptes (ou les deux groupes de comptes) qui vont jouer ;

Situer chaque compte dans la catgorie ou il se trouve (compte dorigine = passif ;


compte demploi = actif) ;

Prciser pour chacun deux sil y a augmentation ou diminution ;

Enfin, en appliquant la rgle du jeu des comptes, dbiter ou crditer chacun deux
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Pour standardiser lenregistrement des oprations, le Plan Comptable dACME utilise les
comptes schmatiques en T

III-

CYCLE DES OPERATIONS


LES APPLICATIONS

Classe 1 :

Comptes de disponibilits et de valeurs ralisables

Les comptes de la classe 1 enregistrent les actifs court terme qui sont de liquidit immdiate.
On y trouve :

LA PETITE CAISSE

LES BANQUES

COMPTE RECEVOIR ET AVANCE

LES CREANCES A COURT TERME

LES AVANCES AU PERSONNEL

LES FRAIS PAYES DAVANCE

PETITE CAISSE
Le but principal de la petite caisse est de faciliter les menues dpenses pour lesquelles il ne serait
pas pratique d'mettre un chque ou encore d'utiliser le fonds de caisse. Le montant de la petite
caisse et les pices justificatives y affrentes seront gards dans un petit coffre avec scurit.
Les dbourss Cash se font par la petite caisse. Un fond renouvelable doit tre tabli hauteur
d'un montant raisonnable selon les besoins par exemple G 5000 pour le central et G 2,500 pour
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les agences. La direction pourra dcider de modifier le montant initial la hausse ou la baisse
selon l'utilisation des fonds et selon la squence des renflouements. Les dpenses individuelles de
petite caisse ne doivent pas dpasser G 250. Le fonds de petite caisse est tabli l'origine et
renflou par des chques en faveur du responsable de la petite caisse.
DEBOURS PAR PETITE CAISSE
Les diffrentes tapes suivre pour les sorties de fonds de la petite caisse sont les suivantes:

Le Prpos la petite caisse reoit la demande pour un paiement par petite caisse:
a) Si la demande dpasse G500 pour un mme bnficiaire, on met un chque;
b) Si le montant requis ne dpasse pas G250.- on passe l'tape suivante.

Le responsable de la petite caisse remplit une fiche pr numrote de petite caisse, inscrit la
description de la dpense et l'initialise.

Le responsable de la petite caisse fait signer la fiche par le requrant et lui remet l'argent.

Le requrant aprs achat rapporte la facture qu'il remet au responsable de la petite caisse qui
doit inscrire sur la fiche le montant retourn (sil y a lieu) et l'initialise.

La fiche de la petite caisse doit contenir les informations suivantes:

Nom du solliciteur

Le numro de la fiche (pr numrot)

La date de la transaction

Le montant de la transaction

Le code de la dpense et le numro du compte charger

L'objet et description de la dpense

La signature du bnficiaire

La signature du responsable de la petite caisse

PROCEDURES DE RENFLOUEMENT DE LA PETITE CAISSE


Le Prpos la petite caisse :
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1-

Prpare le renflouement de la petite caisse ds que le solde de largent disponible atteint un


niveau jug insuffisant approximativement G.500 (voir copie en annexe)

2- Obtient l'enveloppe de la petite caisse


3- Runit les pices justificatives par compte, suivant la liste de codification fournie par le
comptable ou en se rfrant au plan comptable de l'entreprise.
4- Calcule les totaux pour chaque compte.
5- Remplit la forme avec les donnes suivantes :

Date;

Numro et libell de chaque compte affect;

Montant dbit chaque compte;

Total de tous les dbits. Ce total doit correspondre au total

de toutes les fiches de la priode;

Signe le rapport de la petite caisse

Attache les documents justificatifs la fiche de petite caisse

Il est noter que le montant total du chque doit correspondre au total de dbours de la priode.
L'enregistrement de ces dbours est fait au journal de banque et le compte de la petite caisse n'est
pas affect. Toute perte enregistre au niveau du fonds de petite caisse doit tre rembourse par
le prpos la petite caisse.

Quand la balance de la petite caisse atteint environ G 500, on prpare un rapport de caisse partir du
journal de petite caisse. Le montant renflouer doit correspondre exactement au montant dbours.
A tout moment, le total des fonds dans la petite caisse et des fiches dbourses doit tre gal au
montant fixe du fonds de petite caisse.
Le solde du compte petite caisse ne peut jamais tre crditeur. Il doit toujours correspondre
exactement la somme rellement disponible.

Le rapport de renflouement est transmis pour fins de comptabilisation


Le directeur de zone ou directeur dagence, ou le comptable procdera des contrles de la petite
caisse sa discrtion, sans aviser le responsable. Afin de s'assurer de la rgularit de la tenue de
la petite caisse par le Prpos.

LES BANQUES
C'est le solde des comptes courants de ACME dans les diffrentes banques.
Il y a lieu de distinguer les avoirs en monnaie nationale, les avoirs libells en devises, partir du
systme ACCPAC en application. Journellement la Comptabilit entre dans le systme le taux
en vigueur.

A la passation des critures comptables, les avoirs en devises sont convertis

automatiquement en gourdes, pour la prparation des rapports.


Les comptes bancaires accusant un solde dbiteur en fin dexercice sont inscrits au passif, sans
compensation possible avec les crditeurs.
Chaque mois, un tat de rapprochement est tabli, pour rconcilier les soldes comptables avec les
soldes bancaires.

Il est dbit quand il y a mouvement de fonds (dpts despces, de chques, virements,


emprunt bancaire, revenus intrts etc.) par le crdit des comptes intresss.
Banque

xxx

@Dpts/Emprunt, Revenus xxx


Il est crdit lors des mouvements de fonds enregistrs en sens inverse (par chque, frais
bancaires etc.)
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Prts/Dpenses

xxx

@ Banque

xxx

PRTS
Les clients sont les agents conomiques. Ce groupe de compte sert enregistrer les prts aux
clients.
Il est dbit quand on effectue les versements pour les prts et le compte de banque est crdit.
Prts

xxx
@ Banque/Prts

xxx

Il est crdit l'enregistrement du remboursement et le compte correspondant est dbit


Banque

xxx

@ Compte recevoir

xxx

FRAIS PAYES D'AVANCE


Tous les montants pays l'avance par ACME pour des services, dont on na pas encore reus
ou utiliss sont enregistrs dans ces comptes.
Il est dbit lors du paiement de la facture et le compte de banque est crdit.
Montants Pays dAvances

xxx

@ Banque

xxx

Il est crdit lorsque le service a t rendu ou la marchandise est livre.


Marchandises/Dpenses
@ Montants Pays dAvances

xxx
xxx
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En gnral ce compte est utilis pour les paiements l'avance de loyer, des assurances, achats de
marchandises etc. Un paiement est effectu lavance pour une priode de temps donne.
Cependant, dans le cadre des services, le montant sera amorti sur la priode en question, afin
dobtenir la charge du mois ou de la priode.
A la fin de chaque priode, les critures de rgularisation permettent de crditer le compte
montants pays dAvance pour la portion des frais effectivement engags dans la ralisation
de produits.
A la fin de chaque priode, il sera procd une analyse des comptes individuels pour en valuer
la probabilit de recouvrement ou de dfaillance afin de les catgoriser .

CLASSE 2 : LES COMPTES DIMMOBILISATIONS


Toutes les acquisitions effectues par ACME en termes de terrain, immeubles, matriel et
quipement de bureau, matriel roulant, informatique etc. ncessaire au fonctionnement de
lentreprise et qui une dure de vie plus ou moins longue.
Ils permettent denregistrer toutes les acquisitions effectues par ACME en termes de biens ou
valeurs destins rester durablement dans lorganisme. Trois critres permettent de dterminer
si un bien doit tre class dans lactif immobilis ou dans lactif circulant.
1- Son affectation ou sa destination
2- La dure de son sjour
3- Sa liquidit
On y trouve gnralement:

TERRAINS
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IMMEUBLES

EQUIPEMENTS INFORMATIQUES

MOBILIER, MATERIEL DE BUREAU

MATERIELS ROULANTS

AUTRES ACTIFS

AMORTISSEMENT ACCUMULE-IMMOBILISATIONS

IMMOBILISATIONS
Le cot dacquisition dun terrain inclut le prix dachat, les frais engags pour conclure la
transaction, les frais de viabilisation (dfrichage, drainage, irrigation, etc.) et les frais engags
pour amlioration dun terrain viabilis. Les terrains ne donnent lieu aucun amortissement
(Plan Comptable National, p. 68)
Les immeubles doivent tre repris pour leur valeur initiale, soit dacquisition, soit de
construction. Les frais dacquisition, actes notaris, enregistrement, etc. seront incorpors au
prix dachat (c/f Plan Comptable National pp. 67 & 120).
Il faut viter dimputer au dbit du compte Immeubles les dpenses dentretien qui ne
reprsentent pas une augmentation de la valeur de ces immeubles. La valeur des immeubles est
calcule sparment (hors-terrains). Est aussi compris dans la valeur des immeubles le cot de la
peinture intrieure et extrieure des btiments neufs, celui de tous les amnagements permanents
tels que conditionnement dair, climatisation, conduites deau, dlectricit etc.
Ils sont dbits lors de l'acquisition et le compte de banque ou fournisseurs est crdit.
Immobilisations

xxx

@ Banque/Compte Fournisseurs

xxx

Ils sont crdits lors de la vente, vol ou de la mise au rancart et le compte correspondant est
dbit.
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Banque/Autres Comptes

xxx

@Immobilisations

xxx

AUTRES ACTIFS
Tous les autres actifs qui ne sont pas mentionns dans les autres comptes prcdents. Ce sont les
dpts de garantie (Tlco, EDH, Loyer), des frais de Constitution etc.
Il est dbit lors de l'acquisition des biens ou services et le compte de banque est crdit.
Autres Actifs

xxx

@ Banque/Compte Fournisseurs

xxx

Il est crdit lors de la disposition de l'actif ou de l'amortissement du service.


Actif/Services

xxx

@ Autres Actifs

xxx

AMORTISSEMENT ACCUMULE-IMMOBILISATIONS
Les immobilisations ont une dure d'utilisation dtermine partir de laquelle une dprciation
est calcule sur une base rgulire (mensuelle ou annuelle) et qui s'accumule dans ce compte. Ce
compte vient rduire la valeur des Immobilisations amortissables afin davoir la valeur
comptable nette des Immobilisations
Lamortissement accumul est constitu des dpenses damortissements des priodes antrieurs.
Cest un compte de contrepartie des comptes dimmobilisations. La valeur comptable dun
lment dactif immobilis est son cot dacquisition diminu de lamortissement accumul qui
sy rapporte.
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Le compte de dpenses damortissement est dbit et celui de l'amortissement accumul est


crdit.
Dpenses Amortissement Immobilisations

xxx

@ Amortissement Accumul Immobilisations

xxx

Il est dbit lorsqu'il y a vente ou radiation de l`immobilisation.


Amortissement Accumul
@ Compte Correspondant

Classe 3

xxx
xxx

LES COMPTES DU PASSIF EXIGIBLE

On y trouve :

COMPTE PAYER FOURNISSEURS ET COMPTES RATTACHS

EMPRUNT

IMPOT ET TAXES ET ASSURANCES A PAYER

AUTRES CHARGES PAYER

DETTE A LONG TERME

PERCU DAVANCE

COMPTE PAYER
Ces comptes enregistrent le passif court terme comprenant toutes les sommes payer par ACME
durant priode qui suit la date du bilan. Le passif court terme doit galement inclure le solde
crditeur des rapports dimpts court terme.
Seule la tranche de la dette long terme dont lchance tombe dans lexercice suivant doit figurer
dans le passif court terme. En font galement partie, les sommes verses par les clients comme
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avaloir sur services, les avances sur consommation, etc., fournir au cours de lexercice qui suit
la date du bilan. Il nest permis aucune compensation entre les soldes du passif court terme et
ceux de lactif court terme.
Ce sont toutes les transactions effectues crdit, sur une priode de temps limit et ne dpassant
pas une priode de plus de deux ans.
Il est crdit lors des achats de marchandises ou l'obtention de services.
Marchandises/Services

xxx

@ Compte Payer

xxx

Il est dbit lors des paiements et le compte de banque est crdit.


Compte Payer

xxx

@ Banque

xxx

AUTRES CHARGES A PAYER


Ce sont toutes les autres transactions effectues crdit, sur une priode de temps limit et ne
dpassant pas une priode de plus de deux ans. Par exemple, en fin de priode les intrts sur
prts libells en devises sont rvalus au dernier cours officiel du change de la BRH (taux de
rfrence) la date du bilan. Dautres parts, il existe un revenu report si ACME reoit de
largent pour des services quelle na pas encore rendu
Il est crdit lors des achats de marchandises ou l'obtention de services.
Marchandises/Services
@ Autres charges Payer

xxx
xxx

Il est dbit lors des paiements ou lorsque le service nest pas encore compltement rendu et le
compte de banque est crdit.
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Autres charges Payer

xxx

@ Banque

xxx

DETTES A LONG TERME


Ce sont des emprunts effectus sur une priode de plus de cinq ans.
Les emprunts ventuels contracts par ACME doivent tre classs par catgorie de prteurs. A la
clture de lexercice officiel, le montant des sommes chant moins dun an sera isol de la
masse des dettes moyen et long termes, et reclass dans le passif exigible (dettes court terme.)
Il est crdit lors de l'octroi du prt, et le compte de banque est dbit.
Banque

xxx

@ Prts long Terme

xxx

Il est dbit lors du remboursement et le compte de banque est crdit.


Prts long Terme

xxx

@ Banque

xxx

FRAIS PERCUS D'AVANCE


Tous les montants reus des clients ou autres effectues dont ACME a reu paiement sans que la
marchandise ou le service nait pas encore t fourni.
Il est crdit lors du paiement et le compte de banque est dbit.
Banque

xxx

@ Montants Perus dAvance

xxx

Il est dbit lorsque la marchandise ou le service a t fourni.


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Marchandises/Services

xxx

@ Montants Perus dAvance

xxx

CLASSE 4 : LES COMPTES DE CAPITAUX


Les comptes de cette classe enregistrent les capitaux moyen et long terme mis la disposition
de ACME de faon durable et permanente :

Capital,

Surplus dapport,

bnfices non rpartis

le rsultat de lexercice.

Le capital est le montant initial investi ainsi que les augmentations (ou diminutions) de ce capital
provenant de l'exploitation de lentreprise.
Il est crdit lors de la constitution ou de l'augmentation et le compte de banque ou tout autre
actif apport la socit est dbit.
Banque

xxx

@ Capital

xxx

Il est dbit lorsqu'il y a diminution du capital.


Pour les Bnfices non rpartis (BNR). Il est crdit ou dbit en fin de priode lorsqu'il y a des
profits ou pertes et les comptes de revenus et de dpenses sont fermes ce compte.
Profits et Pertes
@ BNR

xxx
xxx

14

Le rsultat de la priode est le profit ou la perte rsultant des diffrentes transactions effectues
par linstitution au cours de la priode.

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CLASSES (5 ET 6) : LES COMPTES DE PRODUITS


On y trouve :

LES REVENUS DINTERETS

LES AUTRES REVENUS

1. LES REVENUS DINTERETS


Les revenus dintrts proviennent des prts effectus dans les diffrentes succursales dACME.
Les montants reus
doivent tre
dposs
intgralement la
banque, ceci afin
d'exercer un
contrle

Banque

xxx

@ Revenus dintrts

xxx

CLASSE 7 : LES DEBOURSES


Tous les dbourss selon leur importance se font de deux faons:
A-

Chque ou

B-

Cash.

A) CHEQUES
La majeure partie des dbourss se fait par chque. Il est ncessaire que des procdures efficaces
soient mises en place pour contrler ces sorties de fonds.
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Les chques doivent tre pr numrot.

Les chques doivent toujours tres faits l'ordre du bnficiaire ou du fournisseur et jamais
l'ordre de "cash".

Les chques doivent tre signs par les personnes autorises.

B) CASH
Les achats cash sont effectus seulement travers la petite caisse. Le but principal est de faciliter les
dbours de moindre valeur pour lesquels il ne serait pas pratique de passer par le procd normal de
paiement par chque. Le montant est fix G 5,000 pour le Central et G2, 500 pour les agences.

DEPENSES ADMINISTRATIVES ET GENERALES


Ce sont des dpenses effectues afin de mener terme les activits de la socit.
Il est dbit pour la dpense en question et le compte de banque est crdit.
Dpenses

xxx

@ Banque

xxx

Il est crdit seulement pour les ajustements.


Banque ou autres

xxx

@ Ajustement compte de dpenses

xxx

DEPENSES D'AMMORTISSEMENT
Ce compte comprend toutes les dpenses d'amortissement calcul sur la dure de vie des
immobilisations.
Il est dbit et le compte d'amortissement accumul est crdit.
Amortissement

xxx
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@Amortissement-accumul

xxx

Il est crdit seulement pour les ajustements


Amortissement-accumul

xxx

Amortissement

xxx

AUTRES REVENUS ET DEPENSES


Toutes les autres dpenses et revenus qui ne sont pas mentionnes dans les autres catgories de
compte prcdentes.
Il est dbit quand on effectue un dbours et le compte Banque est crdit.
Dbours

xxx

@ Banque

xxx

Il crdit lorsquon peroit un revenu et le compte Banque est dbit


Banque
@ Revenu

xxx
xxx

LES OPERATIONS COMPTABLES DE FIN DE PRIODE


Les critures de fin dexercice doivent tre supervises par le Comptable en chef. A la fin du
douzime mois de lexercice, dans le cas dACME 30 juin, il faut tablir le bilan qui est un
inventaire de lactif et du passif partir du solde de chacun des comptes.
Les comptes de produits et de charges doivent tre solds avant ltablissement du bilan. Les
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critures enregistres dans ces comptes seront regroupes dans le compte rsultat , lequel sera
son tour regroup dans le compte gnral de Pertes et Profits
Les critures dinventaire doivent incorporer les ajustements de comptes pralablement tout
virement au compte Pertes et Profits . La liste de ces critures stablit comme suit :

Rgularisation des immobilisations et des amortissements

Provisions pour dprciation et risques

Rgularisation des comptes de gestion, et les comptes de rgularisation de lactif et du passif

Rapprochement des comptes de banque

Inventaire extracomptable et dprciation des stocks

Etablissement du compte de rsultat

Etablissement du compte gnral Pertes et Profits

Lamortissement est destin constater et compenser la dprciation, lusure ou la moins value de


certains postes dactif, ou chelonner sur un nombre dtermine dannes une dpense quil serait
arbitraire de faire supporter par lexercice au cours duquel elle se produit.
Lamortissement normal est obligatoire et doit tre effectu quels que soient les rsultats. Il
constitue en ralit une charge dexploitation et seffectue suivant un coefficient dtermine applique
aux valeurs des postes amortir. (Dcret du 29 septembre 1986 relatif limpt sur le revenu).

REGISTRES COMPTABLES
Pour satisfaire aux normes minimales de la comptabilit et faciliter la prparation des rapports
mensuels, la tenue des journaux et du grand livre gnral est exigible.

Journal des Dbourss


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Journal des Recettes

Journal Gnral

Un Grand Livre Gnral

ACME utilise un logiciel comptable informatis qui effectue la gestion de ces journaux et celui
du Grand livre Gnral. Ce logiciel comprend les modules suivants :

Compte Recevoir

Compte Payer

Grand Livre

Cependant pour ses besoins, ACME utilise seulement le module de Grand Livre

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