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htm

Commission de la fonction publique du Canada


Rapport ministriel sur le rendement 2010-2011
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Renseignements selon les sous-activits


o

1.1.1 Lignes directrices, rglements, dcrets d'exemption

1.1.2 Pouvoirs de nomination dlgus

1.1.3 Pouvoirs non dlgus

1.1.4 Activits politiques

1.2.1 Surveillance

1.2.2 Vrifications, valuations et tudes*

1.2.3 Enqutes

1.3.1 Services de dotation

1.3.2 valuation

2.1.0 Services internes

valuation du contrle interne exerc en matire de rapports financiers pour l'exercice termin le
31 mars 2011

Rsultats attendus lis aux valeurs de la fonction publique l'appui du rsultat stratgique

*Le nom a t remplac par Vrification et services de donnes depuis l'exercice 2011-2012.

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valuation du contrle interne exerc en matire de


rapports financiers pour lexercice termin le 31
mars 2011
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1. Introduction
Le prsent document est annex la Dclaration de responsabilit de la direction englobant le
contrle interne exerc en matire de rapports financiers (CIRF) pour lexercice 2010-2011.
Comme le prvoit la Politique sur le contrle interne du Conseil du Trsor, entre en vigueur

le 1er avril 2009, le prsent document fournit des renseignements sommaires sur les mesures
prises par la Commission de la fonction publique (CFP) afin de garantir lefficacit du systme
de CIRF. Plus particulirement, il prsente de linformation sommaire sur les valuations
effectues par la CFP au 31 mars 2011, notamment des renseignements sur les progrs, les
rsultats et les plans daction connexes ainsi que les principales donnes financires
permettant de comprendre lenvironnement de contrle propre la CFP.

1.1 Pouvoirs, mandat et activits de programme


On peut trouver des renseignements dtaills sur les pouvoirs, le mandat et les activits de
programme de la CFP dans le Rapport ministriel sur le rendement et le Rapport sur les plans
et les priorits.

1.2 Points saillants en matire de finances


Il est possible de consulter les tats financiers vrifis de la CFP pour lexercice 2010-2011.
Linformation en question se trouve galement dans les Comptes publics du Canada.

Les dpenses totales ont atteint 133 millions de dollars. Les salaires et les avantages
sociaux constituent la majorit de ces dpenses (74 % ou 98 millions de dollars).

Les Services de dotation et valuation et la Surveillance de lintgrit en matire de


dotation et de la neutralit politique constituent les programmes les plus vastes et
reprsentent respectivement 48 millions et 26 millions de dollars.

On a report les 4,9 millions de dollars prvus pour la gestion des difficults financires
et des pressions lies au financement en 2010-2011.

La vente de produits et services dvaluation a gnr des revenus de 12 millions de


dollars. La CFP dispose dune autorisation de crdit net lui permettant de contrebalancer
les dpenses engages laide des revenus gnrs jusqu concurrence du montant
approuv par le Conseil du Trsor (14 millions de dollars pour lexercice 2010-2011).

Les immobilisations corporelles constituent 73 % des actifs totaux de lorganisation, qui


slvent 20,6 millions de dollars. Les indemnits de dpart reprsentent, pour leur
part, 66 % du passif total, qui slve 26 millions de dollars.

1.3 Ententes de services lies aux tats financiers


La CFP compte sur dautres organisations pour le traitement de certaines oprations
consignes dans ses tats financiers.

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) gre de faon centralise


le paiement des salaires et lacquisition de biens et services. De plus, le Secrtariat du
Conseil du Trsor du Canada (SCT) donne la CFP linformation ncessaire pour calculer
les charges payer et les provisions, par exemple les donnes lies aux indemnits de
dpart payer.

La CFP compte sur les donnes que lui fournissent les autres organisations pour les
services reus sans frais comme les services juridiques du ministre de la Justice
Canada, les services damnagement des locaux de TPSGC, les services de vrification

du Bureau du vrificateur gnral du Canada, ainsi que les services lis la portion de
lemployeur pour les indemnits daccident du travail de Ressources humaines et
Dveloppement des comptences Canada et ceux se rattachant la partie assume par
lemployeur des primes dassurance du SCT.

1.4 Changements importants Exercice 2010-2011


Aucun changement important na t apport aux tats financiers pendant lexercice 20102011.

2. Environnement de contrle de la Commission de la fonction


publique se rattachant au contrle interne exerc en matire de
rapports financiers
La CFP reconnat limportance pour la haute direction de donner le ton afin de sassurer que
les employs occupant des postes de tous les chelons comprennent leur rle dans le
maintien de systmes de CIRF efficaces. La priorit de la CFP est de garantir que les risques
sont bien grs en crant un environnement de contrle fond sur les risques qui soit proactif,
qui puisse sadapter, au besoin, et qui permette linnovation et lapport damliorations en
permanence.

2.1 Positions, rles et responsabilits cls


Les titulaires des postes cls et membres des comits importants de la CFP qui suivent
doivent veiller lefficacit du systme de CIRF et effectuer des tests cette fin.
Prsident (administrateur gnral) titre dagent comptable, le prsident de
la CFP assume la responsabilit gnrale et le leadership quant aux mesures visant le
maintien de lefficacit du systme de contrle interne. Dans ce contexte, le prsident dirige
les travaux du Comit de vrification interne et de la Commission.
Dirigeant principal des finances (DPF) Le DPF de la CFP relve directement du prsident
et exerce un leadership pour la coordination, la cohrence et lorientation de la conception et
du maintien dun systme de CIRF efficace et intgr, y compris son valuation annuelle. En
outre, le DPF doit grer le profil de risque de la CFP.
Cadres suprieurs de la CFP Les vice-prsidents de la CFP chargs de lexcution des
programmes doivent veiller lefficacit du systme de CIRF dans le cadre de leur mandat,
ainsi que procder des tests cette fin.
Dirigeant principal de la vrification (DPV) Le DPV de la CFP relve directement de
ladministrateur gnral et fournit une assurance au moyen de vrifications internes
priodiques, lesquelles sont essentielles au maintien de lefficacit du systme de CIRF.
Comit de vrification interne (CVI) Le CVI est un comit consultatif fournissant un point
de vue objectif sur les cadres de gestion du risque, de contrle et de gouvernance de la CFP. Il

comprend trois membres de lextrieur et a t form en 2006. Ce comit examine le profil de


risque de la CFP et fournit de la rtroaction sur le systme de CIRF de la CFP.
Comit excutif de gestion (CEG) titre dorganisme dcisionnel central de la CFP,
le CEG examine, approuve et surveille le profil de risque et le systme de contrle interne de
lorganisation; il soccupe galement de lvaluation du systme de CIRF et des plans daction
connexes.
Direction des pratiques de gestion ministrielles et de lvaluation (DPGME)
La DPGME effectue des valuations concernant les principales units charges de lexcution
des programmes afin de dterminer lefficience et lefficacit des activits et de produire des
rapports cet gard.
Division de la gestion financire (DGF) En tant quunit de la CFP soccupant de la
gestion et de lallocation des ressources, la DGFassume une fonction importante dexamen
critique du budget et de surveillance.
Division des oprations comptables (DOC) La DOC est charge de la conception et de la
mise lessai initiale du systme de CIRF de laCFP, et de la prparation de documents sur ce
systme.

2.2 Principales mesures prises par la Commission de la fonction


publique
Assorti dun ensemble de mesures de sensibilisation, dacquisition de connaissances et doutils
et de perfectionnement des comptences, lenvironnement de contrle de la CFP outille les
employs afin de leur permettre de grer efficacement les risques. Voici quelques-uns des
lments mis en place :

un bureau des valeurs et de lthique comprenant un ombudsman;

une division relevant du DPF qui se consacre aux contrles internes;


des ententes de rendement annuelles qui dfinissent clairement les responsabilits en
matire de gestion financire;

des communications et des programmes de formation abordant les principaux aspects de


la gestion financire;

des politiques organisationnelles adaptes lenvironnement de contrle de la CFP;


un tableau des pouvoirs dlgus mis jour rgulirement;

des documents sur les principaux processus oprationnels ainsi que sur les risques et les
contrles sy rattachant dont le but est de faciliter la gestion et la surveillance du
systme de CIRF;

des systmes de traitement informatiques ayant pour objet daccrotre la scurit,


lintgrit, lefficacit et lefficience des activits.

2.3 Innovation concernant le contrle interne exerc en matire de


rapports financiers
La CFP a adopt une approche de leadership pour la mise en uvre de la Politique sur le
contrle interne. ce jour, elle a install un logiciel intgr de CIRF et a transmis les rsultats
de ce projet 25 ministres et organismes. Dailleurs, la CFP a remport le Prix dexcellence
dans la fonction de contrle secteur public de 2011, commandit par Comptables en
management accrdits Canada et The Chartered Institute of Public Finance & Accountancy,
pour linstallation de ce logiciel.

3. valuation du systme de contrle interne en matire de


rapports financiers de la Commission de la fonction publique
3.1 valuation Donnes de rfrence
En 2005, la CFP a commenc prparer des tats financiers vrifis. Pour appuyer cette
initiative et permettre la ralisation de vrifications axes sur le contrle, au lieu de tests de
corroboration, la CFP a entrepris un programme de documentation des processus
oprationnels, du cheminement de linformation et des contrles internes. En 2009, le Conseil
du Trsor a approuv la Politique sur le contrle interne, ce qui a amen la CFP officialiser
son approche de gestion des systmes de CIRF.
Un systme efficace de CIRF satisfait aux exigences lies aux vrifications axes sur le
contrle ou celles de la Politique sur le contrle interne, et a pour objectif de fournir une
assurance raisonnable que :

les oprations sont dment autorises;

les dossiers financiers sont adquatement tenus;

les biens sont protgs;

les politiques, les lois et les rglements applicables sont respects.

Au fil du temps, il sagit dvaluer lefficacit de la conception et lefficacit


oprationnelle du systme de CIRF, ce qui mne unesurveillance permanente et une
amlioration continue du systme de CIRF de la CFP.
Lefficacit de la conception caractrise un systme dont les principaux points de contrle
sont prciss, consigns dans des documents, mis en place et adapts aux risques (c.--d. les
contrles sont conus en fonction des risques quils visent attnuer), et auquel tous les
correctifs ncessaires ont t apports. Cela comprend, au besoin, la mise en correspondance
des processus et des systmes informatiques cls avec les principaux comptes, par
emplacement.
Lefficacit oprationnelle caractrise un systme dont les contrles cls ont fait lobjet
dessais au cours dune priode dfinie et auquel tous les correctifs ncessaires ont t
apports.

Ces essais englobent tous les types de contrle, notamment les contrles
dorganisations et de processus oprationnels, et les contrles gnraux
informatiss.

3.2 Mthode dvaluation en vigueur la Commission de la fonction


publique
Grce sa taille plutt modeste, la nature de ses activits, aux risques quelle doit grer et
ses contrles internes et cycles oprationnels dj documents pour les tats financiers
vrifis, la CFP a t en mesure dexaminer les cinq principaux cycles oprationnels qui
alimentent les comptes des tats financiers :

les salaires

les dpenses

les revenus gnrs par la vente de services dvaluation

les immobilisations

les rapports financiers

Pour chaque cycle, la CFP a suivi les tapes suivantes :

Elle a recueilli linformation pertinente aux processus et emplacements, ainsi quaux


risques et contrles lis au CIRF, y compris aux procdures et politiques appropries.

Elle a tabli les grandes lignes des principaux processus en cernant les principaux risques
sy rattachant et les points de contrle pertinents, et en prparant des documents les
concernant et portant sur limportance relative, le volume, le lien avec les documents de
conformit, la complexit et les risques de perte ou de fraude.

En 2010-2011, la CFP a effectu des travaux supplmentaires afin de documenter son


cycle des salaires, notamment les liens dinterdpendance des systmes dinformation.

Elle a vrifi lefficacit de la conception et lefficacit oprationnelle.

Enfin, la CFP a tenu compte des donnes tires des derniers rapports de vrification.

4. Rsultats dvaluation de la Commission de la fonction


publique
laide de lapproche dcrite prcdemment, la CFP a tabli une architecture de base pour
tous les principaux points de contrle, par comptes, emplacements, processus et principaux
systmes financiers.
Les contrles qui remplissaient un ou plusieurs des critres suivants ont t examins :

les contrles cls

le contrle prvu par la Loi sur la gestion des finances publiques

le contrle antifraude

En valuant ses contrles cls, la CFP a abord la question de lefficacit de la


conception. Au cours du processus de documentation, dautres contrles ont t
rpertoris, tout comme des contrles superflus. Les changements ncessaires ont t
prciss et effectus, ou inscrits au calendrier pour une mise en place ou un examen
ultrieur en 2011-2012.

Les figures qui suivent portent respectivement sur l-propos du contrle de la CFP, les
rsultats des tests et les divers types de lacunes devant tre corriges. Des dtails sont
donns aux sections 4.1, 4.2 et 4.3.
Diagramme 1a - propos du contrle

Diagramme 1a - description longue

Diagramme 1b - Rsultats des tests

Diagramme 1b - description longue

Diagramme 1c - Types de lacunes

Diagramme 1c - description longue

4.1 Efficacit de la conception des contrles cls


Lors de ses tests defficacit de la conception, la CFP a consign toutes les donnes
ncessaires dans ses documents. Elle a vrifi si les contrles dorganisations et de processus
oprationnels et les contrles gnraux informatiss avaient t mis en place. Elle a ensuite
vrifi si ces contrles correspondaient aux pratiques actuelles. La vrification de lefficacit
de la conception comprenait galement la vrification de lharmonisation approprie de chacun
des contrles cls avec les risques.
la suite de ces valuations, la CFP a recommand les amliorations qui suivent :

Rpartition des tches et approbations

La modification dune des classes de poste technique du systme financier simpose afin
de garantir une rpartition approprie des droits daccs, ce qui touche notamment la
rception des chques et la consignation des donnes sy rattachant dans le systme
financier de la CFP. La question a t rgle en interdisant laccs au module de revenus.

Lapport damliorations la vrification est recommand avant lapprobation prvue


larticle 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques pour le traitement simultan
dun volume lev doprations supplmentaires lies la paie. Un outil
dchantillonnage rtrospectif permet la ralisation dune vrification souple avant et
aprs lapprobation prvue larticle 33.

4.2 Efficacit de la documentation des contrles cls

Plus de prcisions au sujet des documents et procdures lappui des oprations lies
aux revenus, tout particulirement ceux des centres rgionaux de la CFP qui gnrent
des revenus

Meilleure comprhension du rle jou par linterface de paie de PeopleSoft dans le cycle
des salaires

Regroupement et documentation plus complets des diffrentes mthodes comptables


informatises

Communication plus efficace entre la Division de ladministration et les Services


de technologie de linformation (TI) pour ce qui est denregistrer, didentifier et de
reprer les immobilisations

4.3 Efficacit oprationnelle des contrles cls


En 2010-2011, la CFP a valu lefficacit oprationnelle de ses contrles cls.
Elle a relev les lacunes corriger et les points amliorer suivants :

Les responsables de certaines immobilisations ne sont pas en mesure de dterminer


lemplacement de certains biens. De plus, les biens de grande valeur (surtout
lquipement de TI) ne comportent pas tous un code barre appropri et facile reprer
dans le systme dinventaire de lorganisation.

Il existe des lacunes sur le plan de la gestion : un examen supplmentaire des sorties de
fonds importantes devrait tre effectu.

Lvaluation, aux termes de larticle 32 (engagement des fonds), a signal un cas o


lapprobation prvue cet article a t donne aprs lopration.

Pour ce qui est des activits lies aux revenus ayant t menes par la Direction
gnrale des services de dotation et dvaluation, plus particulirement la Division des
services en matire dexamens et la Division des services intgrs, il nexiste aucune
procdure officielle pour rapprocher les demandes de facturation et les factures
produites. Des progrs ont t raliss, mais les contrles ont t mis en uvre aprs
le 31 mars 2011.

Surveillance de la direction

Excution dune vrification mensuelle, par un agent financier, des sorties de fonds
importantes de plus de 100 000 $ pour sassurer quelles ont t examines par la
directrice de la Division des oprations comptables

Conduite dun examen priodique des engagements financiers prsentant des soldes
ngatifs en vue de favoriser la discipline financire.

En rsum, la CFP a jug quaucun processus ne comportait de lacunes majeures ou un


nombre excessif de lacunes mineures. ce jour, les exigences de redressement fixes ont t
documentes. Des correctifs doivent tre apports pour les lacunes et points amliorer qui
ont t relevs, dici dcembre 2011. Lors de la vrification de lefficacit oprationnelle des
contrles cls, la CFP sest assure que ces contrles avaient t efficaces pendant tout
lexercice financier.

5. Plan daction de la Commission de la fonction publique


5.1 Progrs raliss au 31 mars 2011
Pendant lexercice 2010-2011, la CFP a continu de raliser dimportants progrs au chapitre
de lvaluation et de lamlioration de ses contrles cls. Voici un rsum des principaux
progrs de la CFP.

La Commission de la fonction publique a achev les travaux suivants :

Elle a schmatis de faon dtaille et officielle les processus oprationnels lis aux
salaires.

Elle a pass en revue toutes les immobilisations de linventaire qui taient entirement
amorties pour reprer celles qui ne servaient plus. Elle a ainsi retir de son bilan
lquivalent de 1,7 million de dollars dimmobilisations (vrification effectue par le
Bureau du vrificateur gnral du Canada).

La Commission de la fonction publique a apport les changements ncessaires


suivants :

Elle a normalis et rationalis le cycle li aux revenus affects aux dpenses (vente de
services dvaluation). Une valuation de mi-parcours des contrles internes a permis de
reprer des lacunes importantes quant au Systme de contrle de linventaire des
examens et la documentation lappui de la facturation des services dexamen. La
situation a t corrige au moyen de la vrification de toutes les factures envoyes aux
fins de paiement. Cependant, nous recommandons de porter une attention particulire
lamlioration des contrles en matire de processus oprationnels avant ltape de la
facturation. Cette dmarche permettra ainsi doffrir une meilleure assurance et de
rduire le nombre de vrifications effectuer.

Plan daction pour le prochain exercice financier et les suivants


Dici la fin de lexercice 2011-2012, la Commission de la fonction publique compte
accomplir ce qui suit :

Continuer incorporer, dans le cadre du systme de CIRF, de nouveaux systmes et


processus touchant le cycle des salaires, ce qui comprend notamment la mise en place
de linterface de paie de PeopleSoft laide du Systme rgional de paie et lapport de
tout changement li aux processus en cours dexercice.

Poursuivre les travaux de normalisation et de rationalisation du cycle des revenus,


notamment officialiser les exigences en matire de documentation de faon faciliter la
vrification du cycle li aux revenus.

Dfinir les limites des comptes inscrits aux tats financiers pour cerner les sousprocessus requrant la prise de mesures supplmentaires.

Continuer de dployer un systme amlior de gestion des revenus (SGR 1.0) afin de
rationaliser le processus li aux revenus et de rendre les contrles internes plus
rigoureux. Pour ce faire, intgrer davantage de systmes satellites de la CFP directement
dans le SGRpour rduire le nombre dinterventions manuelles et le risque derreurs
attribuables aux multiples points dentre des donnes.

Dici la fin de lexercice 2012-2013, la Commission de la fonction publique compte


accomplir ce qui suit :

Mettre en place un systme dattestation officielle sur lefficacit des CIRF au sein des
directions gnrales de la CFP et du bureau de chaque vice-prsident.