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ACESSE
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PARTE 1
INTRODUÇÃO
A ADMINISTRAÇÃO
DO TEMPO
Uma das principais reclamações do ser humano nos dias de hoje é sem dúvida alguma a
falta de tempo para fazer tudo que gostaríamos. Muitas pessoas têm a nítida sensação de
que a vida está passando rápido demais e que acabam literalmente correndo sobre as coisas
realmente importantes na vida.
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77%
três elementos e por aí vai. Se você come-
çar a reparar e pesquisar, o número 3 é de
grande importância para o tempo e para a
humanidade.
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está evoluindo e não simplesmente agindo, lar sua duração em horas e priorizá-las no
está fazendo com que seu tempo o ajude a dia certo. Cada dia precisa ter uma lista de
conquistar seus sonhos importantes. prioridades que contemple tudo que deve
ser feito (incluindo as atividades de sentido
Na metodologia Tríade, utilizamos o co- e realização), e a soma de horas dessas ati-
nhecido conceito de definição de metas do vidades que dará o tempo previsto de tra-
Peter Drucker, SMART, pois é um dos mais balho.
orientados para ação com produtividade que
já conheci. Smart é um acróstico que sigi- No Neotriad, cada atividade poderá ter a
nifca: eSpecificar seus objetivos (detalhar sua duração especificada (em horas ou mi-
ao máximo aquilo que você quer); Mensu- nutos). Esse pequeno dado é vital para você
rar (especificar o esforço monetário ou de manter o controle do seu dia. Administra-
tempo), definir Ações (que permitem criar ção de tempo é basicamente matemática:
tarefas e compromissos em dias específicos, um dia de trabalho tem em média 8 horas,
que farão seus objetivos saírem do lugar aos se você tiver tarefas que ultrapassem essa
poucos e de forma consistente), Realização medida, nunca será produtivo. A recomen-
(dar o verdadeiro sentido do porque execu- dação (e o que acontecerá quando você ti-
tar o objetivo, ao invés de ter muitas metas ver bons hábitos de planejamento) é que
e poucas conclusões) e por último, o Tempo- você planeje no máximo 70% das horas de
ral (meta sem data de término nunca sairá trabalho previstas no seu dia e deixe o res-
da fase do sonho). tante reservado para coisas não previstas
ou eventuais urgências. Se sobrar tempo,
No Neotriad você poderá criar metas se- aproveite com você mesmo!
guindo esse modelo e poderá acompanhá-
las através dos gráficos de execução dos A boa gestão do tempo consiste em alo-
seus objetivos de acordo com o volume de car para cada dia de trabalho apenas o que
atividades realizadas. deve ser feito naquele dia. Se não é para
ser feita hoje, a atividade não deve estar
Mais vale uma boa na lista de prioridades do dia. Foque em au-
3 Execução do que mentar o volume de atividades Importan-
uma ótima Estratégia tes, manter as urgências sob controle e di-
zer não para as atividades circunstanciais.
Não adianta nada gastar seu tempo com
planos mirabolantes se você não tiver exe- A metodologia Tríade é composta por 5
cução, que é o nosso ultimo princípio e a fases que foram resumidamente comenta-
prática do sentido e da realização nas ho- das acima. Para complementar, veja algu-
ras do seu dia. mas dicas essenciais para você administrar
bem seu tempo:
Isso significa criar atividades, estipu-
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planeje sua semana, pois dessa forma será informações para pastas e transformando
mais fácil evitar as urgências, colocar o que e-mails em tarefas ou reuniões. Caixa de
você deseja no seu tempo e não se tornar Entrada deve conter apenas e-mails em que
escravo dele. você está trabalhando ou que estão pen-
dentes com terceiros. Ela é uma extensão
4 – Aprenda com suas urgências da sua lista de prioridades!
A maioria das urgências da sua equipe e
da sua rotina poderia ser evitada! Da próxi- 8 – Aprenda como Administrar
ma vez que algo urgente acontecer, pare e seu Tempo
pense como esta situação poderia ter sido Encaro a gestão de tempo como uma ci-
evitada, para que ela não se repita. Em ge- ência, exata e humana simultaneamente.
ral, com antecipação e planejamento, você Você precisa de uma metodologia que o
conseguirá reduzir as urgências. ajude a realmente ganhar mais tempo no
seu dia-a-dia. Consulte nosso site e veja
5 – Domingos são pessoais nossas opções de cursos presenciais, online
Sua família e sua vida precisam de você! e literatura.
Evite ao máximo utilizar seu domingo para
trabalhar. Desligue seu notebook, celular,
esqueça a empresa. Faça passeios com a
família, aproveite seu tempo com as pes-
soas importantes de sua vida. Recomendo
que no final do domingo você planeje a sua
semana, de modo a priorizar atividades im-
portantes para seus dias e prevenir eventu-
ais urgências.
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Primeiros passos e dá uma visão geral sobre projetos, etc. Estas opções são exclusiva-
o sistema, com vídeos e com o Teste inicial mente suas e permitem fazer toda a gestão
da Tríade para analisar o uso do seu tem- das suas principais demandas.
po. O próximo passo é a criação de Papéis
(funções que você exerce como profissio- A opção Equipes abre uma página com a
nal, amigo, pai, esportista, etc) e por último possibilidade de criar novas Equipes e com
o preenchimento do seu cartão pessoal, que a lista das que já foram criadas. Ao entrar
irá cadastrar seus dados pessoais e sua foto em uma equipe você terá uma área exclusi-
no sistema. va do sistema, independente da sua agenda
pessoal, com acesso restrito aos membros
A tela de trabalho do Neotriad, chama- que você convidar, para compartilhamento
da de “Meu Dia” possui ao lado de sua foto de tarefas, agenda, contatos, metas, pro-
um menu que fica permanente em todas as jetos, fórum, chat, blog, arquivos, etc. Ao
áreas do sistema e permite rápido acesso acessar uma equipe você poderá visualizar
para a criação de compromissos, tarefas, apenas os dados da equipe selecionada.
contatos ou informações.
A opção Compartilhar permite que você
compartilhe seus dados pessoais de tarefas,
agenda, contatos, informações e arquivos
com outras pessoas, através da inclusão do
Nome e e-mail da pessoa a quem você dará
esta permissão, conforme a definição de
suas restrições de acesso.
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será notificado. Para visualizar suas tarefas dos (lado direito), os dados de quem você
delegadas utilize a opção Tarefas no menu poderá acessar (lado esquerdo) e acrescen-
Pessoal. tar novas pessoas na sua lista de compar-
tilhamento. Se você clicar na foto ou nome
Caso você esteja dentro de uma equipe e da pessoa que compartilhou os dados com
tente delegar uma tarefa, haverá uma op- você, automaticamente poderá “passear”
ção adicional para que você possa escolher pelas opções do Neotriad que a pessoa li-
algum dos membros da equipe, neste caso berou para você acessar. Para retornar aos
o controle será ainda maior, você receberá seus dados clique em Compartilhar, Meus
um e-mail sobre as ações da tarefa e po- Dados.
derá controlar sua execução pelos gráficos
da equipe. A pessoa que receber a tarefa
poderá adicioná-la a suas tarefas pessoais
e priorizá-la junto com as demais.
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site www.neotriad.com com os dados forne- equipe para cada cliente que você possui,
cidos e poderá visualizar suas informações. convidá-lo a participar e colocar seu time
Caso a pessoa seja também um usuário do de trabalho atualizando os dados do proje-
Neotriad, a sua foto aparecerá automatica- to, ou criar uma equipe interna para gestão
mente na lista de pessoas que ela poderá de um projeto qualquer, de forma que com-
ter acesso. partilhem dados e informações. Você pode-
rá criar quantas equipes desejar e convidar
quantos membros forem necessários. Caso
o membro seja um usuário do Neotriad ele
Trabalhando em conjunto
4 através de Equipes
poderá acessar a equipe pelo próprio Neo-
triad, mas caso ele não seja, poderá aces-
sar os dados da equipe pelo endereço de
Já passou a época em que administração
internet (http://suaequipe.neotriad.com),
do tempo era algo exclusivamente pessoal,
que você configurar através da opção Pu-
apesar de algumas teorias ainda insistirem
blicação.
nisso, é inviável nos tempos atuais achar-
mos que nosso tempo depende exclusiva-
Ao criar uma nova equipe digite os da-
mente de nós.
dos do seu time de trabalho, escolha um
ícone ou envie o logotipo da equipe. Após
Cada vez mais estamos vivendo em uma
detalhar os dados, convide os membros que
sociedade colaborativa, na qual depende-
deverão fazer parte utilizando seus e-mails,
mos de terceiros para executarmos tarefas,
para que recebam o convite para participa-
concluirmos projetos, tomarmos decisões.
rem da equipe. Caso eles sejam usuários do
A tecnologia através da Internet e de re-
Neotriad e o e-mail do convite for o mesmo
des colaborativas, nos conectou, mas infe-
com o qual ele entra no sistema, o convite
lizmente não estamos sabendo utilizar bem
aparecerá automaticamente na tela “Meu
seus recursos e perdemos tempo com algo
Dia”, assim como eventuais avisos e tarefas
que deveria nos ajudar.
delegadas para esse membro.
A área de Equipes do Neotriad, permite
que você crie ilimitados grupos de trabalho
e convide membros para trabalharem em
conjunto nessa área. Os dados da equipe só
são visualizados pelos membros da equipe
(seus dados pessoais são totalmente pre-
servados, apenas os dados da equipe são
exibidos).
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Caso ele não seja assinante, poderá se cial da sua equipe poderá ser customizada e
cadastrar gratuitamente ou acessar através configurada de acordo com suas necessida-
do seu endereço público que for configurado des, bastando “arrastar” as opções que de-
na opção de publicação da equipe. Caso de- seja ter na página. Este acesso poderá ser
seje, consulte nossa equipe comercial para público ou privativo, exigindo login e senha
pacotes de acesso corporativos. para que os membros da equipe consigam
acessar.
Ao acessar a equipe você terá um menu
de acesso com diversas opções como agen-
da, arquivos, tarefas, projetos, blog, fórum,
chat, publicação entre outros. A primeira
5 Como sincronizar
seus Dados
página de acesso a Equipe dá uma visão
geral do andamento das atividades, com- O Neotriad permite que você sincronize
promisso para o dia, execução de metas, seus dados com o Microsoft Outlook 2000
em conjunto com suas outras demandas Outlook são: tarefas, contatos e agenda de
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Neotriad para ajudá-lo a ter mais tempo. 5 – A primeira ação da manha – Todos
Seguindo os passos abaixo e usando o Ne- os dias quando chegar ao escritório, acesse
otriad pelos próximos 30 dias consecutivos, o Neotriad, veja sua lista de tarefas na pá-
podemos garantir que você terá perceptíveis gina Meu Dia, adicione qualquer atividade
melhoras na sua produtividade e no equilí- que deva ser feita no dia de hoje, revise
brio da sua vida pessoal e profissional. seus e-mails. Depois que as atividades es-
tiverem definidas, clique na opção Prioriza-
1 – Teste Tríade - Realize o teste inicial ção Diária e defina uma ordem de execução
da Tríade do Tempo (menu Pessoal, Tríade, das suas tarefas, siga essa ordem ao longo
Realizar Composição) para que possa criar do dia, ao finalizar uma tarefa clique no []
um indicador do seu status inicial de uso de para concluí-la. Mantenha a janela do Ne-
tempo e monitore sua melhora. otriad aberta, qualquer nova demanda ou
urgência deve ser anotada na ferramenta
2 – Dê sentido ao seu tempo – Defi-
(para coisas rápidas não há necessidade) e
na que papéis você tem na sua vida (menu
seu tempo de duração deve ser calculado
Pessoal, Identidade, Novo Papel), pois eles
– lembre-se que o total de horas é um indi-
serão a base da distribuição do seu tempo e
cador fundamental da capacidade de execu-
da classificação das suas atividades.
ção no seu dia.
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Christian
Christian Barbosa é o maior especialista em
de.
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