BBP MM 001 Implementacion - NIIF

Proyecto de Implementacin SAP
Business Blueprint
BBP-MM-01 Implementacin NIIF
Fecha: 18/09/2013
Consulting
Proyecto de Implementacin
SAP
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Nombre Documento
BBP-MM-001 Implementacion NIIF
Creado el
02/10/2013
Ultima edicin
02/10/2013
Revisor final
Nmero de Pginas
Versin
Fecha Revisin
Descripcin de la Revisin
Autor
02/10/2013
Documento inicial
Delio Gmez
BBPFIAM-001 Implementacin NIIF
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Contenido
1
Introduccin
Objetivo
Glosario
Descripcin de requerimiento de acuerdo a la norma

4.1
NIC 2 Inventarios.................................................................................................................. 7
4.1.1
Reconocimiento inicial de los inventarios
4.1.2
Gestin de inventarios posterior a la implementacin de las NIIF 8
4.1.3
Aplicacin de descuentos condicionados
4.2
7
10
NIC 16 Propiedades, planta y equipo.................................................................................11
4.2.1
Reconocimiento de los materiales en inventario que deben ser clasificados y tratados
como Propiedad, Planta y Equipo. 11
4.3
NIC 21 Efecto de las variaciones en las tasas de cambio de la moneda extranjera...........12
4.3.1
Tratamiento de las diferencias en tasa de cambio en las compras
Reportes, Interfaces, Conversiones, Mejoras y Formularios
Gaps & Issues 15
Seguridad
Anexos 15
Firmas de aceptacin
12
13
15
15
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1 Introduccin
El presente documento de BBP Business Blue Print permite identificar los
principales lineamientos y elementos que marcan el alcance, direccin e
impacto de la implementacin de las normas NIIF en el ERP SAP en las
empresas del Grupo de Energa de Bogot incluidas en el alcance de este
proyecto: EMPRESA DE ENERGA DE BOGOT S.A. E.S.P. EEB, TRANSPORTADORA
DE GAS INTERNACIONAL S.A. E.S.P. TGI y DISTRIBUIDORA ELCTRICA DE
CUNDINAMARCA S.A. DECSA.
El documento final de la fase de Diseo, conocido como el Business Blue

Print, describe en su contenido el marco general de operaciones definido
y propuesto por el equipo del proyecto a la organizacin, como el enfoque
de solucin ms adecuado para satisfacer los requerimientos actuales del
negocio para la implementacin de normas NIIF en el GRUPO DE
ENERGA DE BOGOT.
El presente documento recopila la informacin suministrada en la fase de
Anlisis de requerimientos de Normas Internacionales y su impacto en los
procesos actualmente configurados e implementados en el Sistema SAP
que maneja actualmente GRUPO DE ENERGA DE BOGOT, mediante la
adaptacin a las Normas Internacionales NIIF para la presentacin y
Consolidacin de los Estados Financieros de acuerdo a las Normas,
enfocado particularmente a los requerimientos que impactan la
funcionalidad del Mdulo de Gestin de Materiales-MM especficamente en
los procesos de Compras y Gestin de Inventarios.
Para todos sus efectos este ser el referente a lo largo del proyecto, ya que
el mismo establece las estrategias y procedimientos contenidos en la
metodologa de implementacin aceptada por GRUPO DE ENERGA DE
BOGOT.
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Dentro de la metodologa este documento se convierte en el primer

documento oficial entregable que representa un punto de control en la fase
llamada Business Blue Print o Modelo del Negocio.
Nota: El anlisis de estas NIIF fue realizado por el equipo del proyecto, con
el apoyo del rea de contabilidad y la empresa asesora en este tema
Crowe Horwath. Se defini que el alcance de este documento ser el
implementado en SAP y si posteriormente el GRUPO DE ENERGA DE
BOGOT considera que se deben realizar ajustes o cambios en las
definiciones y/o configuraciones del sistema, se evaluarn los impactos a
nivel de proyecto en tiempo, recursos y procesos.
2 Objetivo
Identificar, definir y detallar las actividades tcnicas y procedimentales que
se deben llevar a cabo en el Proyecto de implementacin de las Normas
Internacionales NIIF, respecto de los procesos involucrados en el mdulo
de Gestin de Materiales-MM de SAP en el GRUPO DE ENERGA DE
BOGOT.
Se define el alcance del proyecto como la implementacin de las Normas
Internacionales NIIF para GRUPO DE ENERGA DE BOGOT es decir, que
una vez culminada la implementacin, el libro principal 0L reflejar la
informacin de acuerdo a Normas Internacionales NIIF, mientras los libros
secundarios Z1 y Z2 reflejarn la informacin correspondiente a COLGAAP
y Fiscal/Tributaria, respectivamente.
Se definen las siguientes responsabilidades, dentro del desarrollo del
proyecto:
Consultora Externa
Realizar las modificaciones o nuevas parametrizaciones a que
haya lugar, de acuerdo a las definiciones realizadas, para el
cumplimiento de los requerimientos establecidos.
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Entrega de las plantillas y el diseo de los programas que

aseguren la conversin en SAP de la informacin para Normas
Internacionales, para esto ser creada una especificacin
funcional por cada desarrollo requerido donde se detallar el
funcionamiento y los resultados esperados en la ejecucin del
mismo.
Entrega de la documentacin de las modificaciones o adiciones
realizadas en la configuracin para el funcionamiento de las
NIIF en las compaas.
GRUPO DE ENERGA DE BOGOT

Conversin de los Rubros impactados (determinacin de los
valores de arranque para las saldos de inventario de aquellos
materiales que se defina sean susceptibles de aplicacin de la
norma), de acuerdo a las
clasificaciones definidas en el
Sistema SAP, para reflejar la informacin y los valores en
concordancia con las Normas Internacionales NIIF.
Determinacin de los valores a ajustar y/o reclasificar en los
rubros impactados, resultados de la comparacin de los Saldos
de acuerdo a las Normas locales con los valores convertidos
previamente por GRUPO DE ENERGA DE BOGOT.
Suministrar la informacin conciliada entre el mdulo de
gestin de materiales, en lo que respecta con saldos de
inventarios, y las cuentas contables (GL).
Este trabajo en Conjunto permitir, asegurar la conversin en el sistema

SAP, con respecto a los Saldos Iniciales y el adecuado registro de las
transacciones para reflejar la informacin de acuerdo a las Normas
Internacionales NIIF.
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3 Glosario
Para un mejor entendimiento del presente documento se detallan a

continuacin algunas definiciones clave:
IFRS: (International Financial Reporting Standards): (NIIF sigla en
espaol) Normas internacionales de informacin financiera.
Ledger principal: Es un libro contable utilizado para gestionar la
contabilidad y generar reportes. Est integrado con todos los libros
auxiliares y se actualiza en todas las sociedades. Es obligatorio
identificar slo un ledger como ledger principal. El Ledger principal 0L
contiene todos los enlaces para la obtencin de los detalles de
Controlling o CO.
Ledgers no principales o secundarios: Los ledgers no principales se
gestionan como libros paralelos al ledger principal. As, por ejemplo, se
pueden gestionar conforme a una norma de presentacin de cuentas
local, o una norma de presentacin internacional como son las NIIF
International Financial Reporting Standards. Por cada necesidad de
sociedad FI se puede activar un ledger no principal. Para cada ledger
que se cree, se crear automticamente un grupo de ledgers con el
mismo nombre. Adicionalmente se pueden crear grupos de ledgers que
atiendan necesidades de registro, especficas de cada cliente, con las
combinaciones que correspondan.
4 Descripcin de requerimientos de acuerdo a la norma

Las principales normas que enmarcan y regulan el proceso de
implementacin de NIIF en GRUPO DE ENERGA DE BOGOT, estn
relacionadas con el cumplimiento de la Ley 1314 del 2009 y el oficio 1200099881/JMSC 31010 del 2012 emitido por la Alta Consejera Presidencial
para la Gestin Pblica y Privada que exige a las empresas que a partir
del 1 de Enero de 2015 presenten su informacin financiera bajo la
normatividad NIIF Normas Internacionales Informacin Financiera, tambin
conocidas como normatividad IFRS International Financial Reporting
Standards, que aplicarn en Colombia, no obstante GRUPO DE ENERGA DE
BOGOT realizar la adopcin anticipada el 01 de enero del 2014.
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Cabe anotar que para la implementacin que se realizar en el GRUPO DE

ENERGA DE BOGOT, se ha definido como ledger principal el 0L que
corresponde a las contabilizaciones bajo norma IFRS. Tambin es preciso
aclarar que las contabilizaciones que se generen desde el mdulo MM
afectan siempre los tres ledgers definidos: 0L, Z1 y Z2.
4.1
NIC 2 Inventarios
4.1.1 Reconocimiento inicial de los inventarios
La aplicacin de NIIF en GRUPO DE ENERGA DE BOGOT

requiere, para el reconocimiento inicial de los inventarios, la
valoracin de los materiales que se gestionan en inventarios, al
menor de los valores entre el valor neto de realizacin (VNR) o
valor razonable, y el costo promedio. Una vez el GRUPO DE
ENERGA DE BOGOT disponga de estos valores, se debe contar
con un programa de carga inicial que efecte los respectivos
asientos contables solo en el libro 0L (IFRS) por el valor de las
diferencias que se presenten entre el nuevo valor reconocido y el
costo promedio que se tiene registrado en el mdulo MM para los
materiales respectivos. Estas contabilizaciones no deben afectar
los costos promedio que vienen en la maestra de materiales, por
lo tanto deben realizarse directamente en el mdulo financiero,
guardando dentro del detalle del documento financiero tanto el
material como el centro y la clase de valoracin cuyo valor se
afectar. Para el efecto de estas contabilizaciones y las
posteriores a que haya lugar como resultado de nuevas
mediciones del inventario, el GRUPO DE ENERGA DE BOGOT
debe definir las cuentas contables a imputar. Este mismo
programa de carga deber calcular el valor promedio IFRS para
los inventarios como el resultado del valor total en el mdulo de
materiales (valor histrico) ms el valor del asiento realizado en el
libro IFRS y dividido entre la cantidad en existencias, el valor
resultante deber almacenarse en el campo Precio Contable 3
de la maestra de materiales a nivel de Material, Centro y Clase de
Valoracin. Este campo servir para determinar, en cualquier
momento, el valor IFRS del inventario. Respecto a la afectacin
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del valor de los materiales, vale la pena mencionar que el GRUPO

DE ENERGA DE BOGOT definir como poltica que cuando se
detecten deterioros en los inventarios, estos no constituirn un
cambio en la valoracin de los mismos si no que se proceder a
darles de baja directamente y con esta premisa se definir el
correspondiente procedimiento de gestin de inventarios.
El reconocimiento inicial de los valores netos de realizacin o

valores razonables de los materiales en stock, se har como parte
del proceso de migracin, es decir una vez se cuente con estados
financieros de cierre del ejercicio 2013.
4.1.2 Gestin de inventarios posterior a la implementacin de las NIIF
Dado que se defini que para los Repuestos que han de

gestionarse contablemente como Activos Fijos, se dejar
configurada como cuenta de inventarios una cuenta 16XX,
pero para efectos de los libros COLGAAP y Fiscal/Tributario, la
cuenta apropiada para la gestin de los stocks, debe ser una
cuenta 15XX, cada vez que se realice un movimiento de
inventarios en el mdulo MM con afectacin a una cuenta 16XX
se deber hacer una reclasificacin contable, para sustituir esta
cuenta por una 15XX en los libros COLGAAP y Fiscal/Tributario.
Para esta reclasificacin de cuentas se implementar un
desarrollo que, para cada movimiento realizado en el mdulo MM
correspondiente a la situacin descrita, se cree un documento
financiero con la respectiva reclasificacin, registrando el detalle
del material, centro y clase de valoracin a los que corresponde
el movimiento.
Cuando se realicen contabilizaciones directas al ledger IFRS,

como consecuencia de nuevas mediciones del inventario que
resulten en la determinacin de un nuevo valor neto de
realizacin o valor razonable, se requiere que estos valores se
actualicen en el campo Precio Contable 3, para el materialcentro y clase de valoracin correspondientes, esto con el fin de
que en este campo siempre se mantenga el valor IFRS
actualizado. Si es que en este campo ya hubiera un valor, el
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asiento en el libro IFRS correspondiente al nuevo valor neto de

realizacin o valor razonable, se debe realizar por la diferencia
entre el valor IFRS anterior y el nuevo y el valor final del campo
Precio Contable 3 debe reflejar el nuevo valor neto de
realizacin o valor razonable.
Cuando se realicen movimientos de stocks en el mdulo MM, se

debe verificar si el material-centro-clase de valoracin para los
que se hace el movimiento son relevantes para IFRS, es decir, si
en el campo Precio Contable 3 se tiene algn valor, de ser as
debe existir un desarrollo, que calcule el valor IFRS
correspondiente al movimiento de inventarios que se est
realizando, con base en la diferencia entre el valor del campo
Precio Contable 3 (valor IFRS) y el costo promedio histrico
(valor COLGAAP). Una vez establecido este valor proporcional, el
mismo desarrollo debe realizar un asiento contable en el libro
IFRS afectando la cuenta de inventarios que aplique: 15XX para
materiales de stock o 16XX para materiales que se tratan como
Activos Fijos y como contrapartida una cuenta o cuentas que
deben definirse para este propsito.
Ej.: Para el material-centro-clase de valoracin
MA01-A se tienen los siguientes datos:
2010000062-
Existencias: 18 Unidades
Costo promedio histrico: 5.792
Valor total histrico: 104.256
Costo promedio IFRS en el campo Precio Contable 3: 6.200

Valor total IFRS: 111.600
Se requiere realizar un consumo a una orden de mantenimiento
por 5 unidades. El valor de este consumo generado en el mdulo
MM y que se reflejara en todos los ledgers sera: 5.792 (costo
histrico) * 5 Unidades = 28.960
El valor del asiento que debe hacerse en el libro IFRS sera:
(6.200 (costo promedio IFRS) - 5.792 (costo histrico) ) * 5
unidades = 2.040
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4.1.3 Aplicacin de descuentos condicionados
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De acuerdo a las NIIF, los descuentos condicionados, es decir

aquellos cuya obtencin est sujeta al cumplimiento de unas
condiciones en el futuro (pronto pago, volumen de compras),
se pueden reconocer desde el momento de la compra,
disminuyendo el precio se los materiales comprados, lo cual
deriva en una disminucin del valor de los inventarios, una vez
se registren las respectivas entradas de estas compras. La
adopcin de este procedimiento se har bajo las siguientes
premisas:
Al momento de la elaboracin del documento de
compras ya se reconoce la existencia de los descuentos
condicionados y por tanto se pueden estimar e incluir en
el mismo.
Las sociedades del GRUPO DE ENERGA DE BOGOT,
tienen el inters de acceder a estos descuentos y una
historia que permita soportar adecuadamente la
estimacin de los mismos.
4.2
Para el cumplimiento de este requisito se debe implementar un

desarrollo para que al momento del ingreso de las facturas de
compra se verifique si en la condicin de pago del documento
se incluye la opcin de descuentos pronto pago y de ser as,
efectuar un asiento contable en el libro IFRS imputando el valor
del descuento a una cuenta de inventario y actualizar
consecuentemente el precio IFRS del material que se registra
en el campo Precio contable 3 de la maestra de materiales.
NIC 16 Propiedades, planta y equipo

4.2.1 Reconocimiento de los materiales en inventario que deben ser
clasificados y tratados como Propiedad, Planta y Equipo.
La aplicacin de NIIF en GRUPO DE ENERGA DE BOGOT,

requerir
de la
identificacin
de aquellos
materiales,
especficamente repuestos, cuyas existencias actualmente se
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gestionan en el submdulo de inventarios MM-IM (Gestin de

materiales-Gestin de inventarios) y que por sus caractersticas
(vida til superior a un ao, no destinados a la venta, destinados
a garantizar la continuidad en la prestacin de un servicio), deben
ser clasificados y gestionados como Propiedad, Planta y Equipo,
segn la directriz de la NIC 16.
La gestin de las existencias de estos materiales se continuar

realizando en el submdulo MM-IM pero haciendo el respectivo
cambio de cuenta contable de la actual cuenta de existencias
(15XXXX) a una cuenta de Propiedad, Planta y Equipo (16XXXX).
Este cambio de cuenta implica el cambio de la categora de
valoracin, en los datos maestros de estos materiales a nivel de:
Material, Centro y Clase de valoracin.
Para poder realizar el cambio de Categora de valoracin

mencionado en el punto anterior, es necesario cerrar los pedidos
abiertos que existan para estos materiales, as como dar de baja
las existencias de los mismos, y una vez efectuado el cambio de
la categora de valoracin, volver a darle de alta a las existencias
respectivas. Para realizar estos movimientos se sugiere utilizar las
clases de movimiento 562 (anulacin entrada inicial de stocks) y
561 (entrada inicial de stocks) respectivamente, para lo cual es
preciso definir las cuentas contables que deben afectarse con los
mismos.
La gran mayora de estos materiales actualmente se gestionan

con valoracin separada, donde las diferentes clases de
valoracin representan los posibles estados del material, a saber:
Nuevo, usado, reparado, daado, por reparar, etc. El cambio de
categora de valoracin ya mencionado se debe hacer a nivel de
cada clase de valoracin y slo para aquellas clases de valoracin
que el GRUPO DE ENERGA DE BOGOT considere que deben
ser tratados como Propiedad, Planta y Equipo.
Para aquellos materiales para los que se defina que tienen un

valor neto de reposicin o un valor razonable diferente al costo
promedio histrico que se tiene registrado en la maestra de
materiales, se deben generar los respectivos asientos contables,
solo en el libro IFRS, por el valor de esta diferencia y afectando las
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cuentas contables de Inventarios especficas para IFRS que deben

ser definidas por el GRUPO DE ENERGA DE BOGOT.
4.3
Se definirn nuevos almacenes para la gestin exclusiva de las

existencias de los Repuestos que se tratarn contablemente como
Activos Fijos. De esta forma se tendrn individualizadas estas
existencias.
NIC 21 Efecto de las variaciones en las tasas de cambio de la moneda

extranjera.
4.3.1 Tratamiento de las diferencias en tasa de cambio en las compras
De acuerdo con la norma, las diferencias en tasa de cambio no

deben capitalizarse, es decir, no deben afectar el costo de los
inventarios, por lo tanto es necesario implementar un
desarrollo para que las diferencias por tasa de cambio que se
generen en el proceso de compras sean contabilizadas siempre
a cuentas contables de diferencia en tasa de cambio, solo en el
libro IFRS, y como contrapartida se debe disminuir el valor del
inventario.
Las diferencias en tasa en lo que respecta al proceso de

compras, se presentan entre la tasa de cambio al momento de
la entrada de mercanca y la tasa de cambio al momento del
ingreso de la respectiva factura, independientemente de cul
evento se presente primero.
Para la contabilizacin de las diferencias en tasas de cambio,

en el proceso de compras, es preciso definir la o las cuentas
contables a las que se harn estas imputaciones.
5 Reportes, Interfaces, Conversiones, Mejoras y Formularios

Reportes
TTULO
PRIORIDAD
COMPLEJIDAD
Alta/Media/Baja
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Stock valorado a costo IFRS
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Baja
Interfaces
TTULO
PRIORIDAD
COMPLEJIDAD
Alta/Media/Baja
Conversiones
TTULO
PRIORIDAD
COMPLEJIDAD
Alta/Media/Baja
Mejoras
TTULO
PRIORIDAD
COMPLEJIDAD
Alta/Media/Baja
Desarrollos
TTULO
PRIORIDAD
COMPLEJIDAD
Alta/Media/Baja
Carga inicial de Valores netos

realizacin o Valores Razonables
de
Media
Generacin de asientos IFRS a partir

de movimientos de inventarios
Media
Actualizacin
del
campo
Precio
contable 3 de la maestra de
materiales con los valores de los
asientos que se hagan directamente
en el libro IFRS
Media
Descarga y carga de saldos de

materiales a gestionar como Activos
Fijos para cambio de Categora de
Valoracin
Media
Realizar asientos contables a cuenta
Media
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de inventarios, en el libro IFRS,

reflejando el valor de los descuentos
condicionados.
Asientos contables en el libro IFRS, por
el valor de las diferencias en tasa de
cambio generadas en el proceso de
compra, actualizando el valor del
inventario.
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Alta
Formularios
TTULO
PRIORIDAD
COMPLEJIDAD
Alta/Media/Baja
Prioridad:
* Prioridad 1: Crtico para el Go-Live
Significa que el objeto debe estar totalmente operativo antes de la fecha de Go-Live.
* Prioridad 2: Alto impacto para la operacin o Requerido para el primer cierre
* Prioridad 3: Medio o Bajo impacto en la Operacin
* Prioridad 0: Funcionalidad deseable (Nice to have)
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6 Gaps & Issues
Gaps
TTULO
DESCRIPCIN
RESPONSABLE
DESCRIPCIN
RESPONSABLE
Issues
TTULO
7 Seguridad
8 Anexos
9 Firmas de validacin/aceptacin
Validado EEB
Firma
Observaciones
Firma
Observaciones
Firma
Observaciones
Firma
Observaciones
Miguel Terreros
Ricardo Tusso
Aceptado EEB
Julio Alarcn
Validado TGI
Elayne Alfonso
Aceptado TGI
Martn Maldonado
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