Software Contable Uno Trans Acc

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GESTION DE TRANSACCIONES
Introduccin
Objetivos del Mdulo
El objetivo general de este mdulo es brindar a los usuarios una herramienta para registrar y controlar todas las
transacciones directas y conexas a la gestin de transacciones de compras, e inventarios. Este mdulo est
orientado tanto a las reas operativas, es decir a la actualizacin entradas de almacn, notas de compras,
acusacin de facturas, salidas de almacn, traslados, etc., como a las reas administrativas y gerenciales de la
empresa brindando informacin consolidada o detallada de la gestin y reportes de diversa ndole, que facilitan
el seguimiento de la operacin y la oportuna toma de decisiones.
Como objetivos particulares se pretende que al final de ste mdulo, los usuarios estn en capacidad de hacer
las siguientes operaciones:
-
Gestin de entradas y notas de compras

Acusacin de facturas de proveedores
Captura de movimientos entre procesos
Gestin de pedidos internos
Gestin de movimientos de inventarios
Ajustes e inventarios fsicos
Generacin del kardex
Resmenes de transacciones
Balances de inventario
Comprobante contable de compras
Comprobante contable de consumos
Comprobante contable de costos de ventas
Ajustes por inflacin
Comprobante contable de ajustes por inflacin
Presupuestos de Consumos
SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO
2
Men Monitor
En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar la ubicacin de los diferentes programas que conforman
el mdulo de Gestin de Transacciones.
La explicacin detallada de cada uno de ellos, su aplicacin y operacin en todos los elementos que los
conforman, son la razn de ser de los captulos que se presentan a continuacin:
El usuario puede desplazarse a travs de estos, con las teclas de movimiento del cursos (Flechas), o
seleccionando directamente el nmero o letra de la opcin.
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Papel del mdulo de inventarios:

El mdulo de inventarios se considera el NUCLEO DEL SISTEMA COMERCIAL CM-UNO, porque es el punto de
partida de la gestin cotidiana que conlleva el tener actualizado en todo momento las existencias y costos por
cada tem de inventario en las diferentes bodegas. Este mdulo es la base para la operacin exitosa de
compras, ventas y produccin. De ah el hecho de que en toda transaccin siempre haga referencia a la bodega
de donde entran o salen partes de inventario.
En el momento de registrar cualquier tipo de transaccin en CM-UNO ocurren tres situaciones, que son:
1. Generacin del documento soporte de la transaccin
2. Actualizacin simultnea de todos los archivos implicados en el proceso. Este hecho evita tener que ejecutar
posteriormente procesos de acumulacin sobre los archivos maestros del sistema
3. Funcionalmente el proceso de operacin de actividades de medida y costos, tiene las siguientes
caractersticas.
a) Las cantidades permiten dos posibilidades en cuanto a la unidad de medida, las cuales son totalmente
independientes pero complementarias.
-
Unidad de Inventarios que interacta mediante equivalencias con las unidades de

presentacin (Venta) y de orden (Compra).
Unidad de medida adicional sin ninguna equivalencia con la unidad de inventarios.
Los costos se actualizan simultneamente en cuanto a:

- Ultimo costo
- Costo promedio
Tiene la opcin para empresas en las que hay procesos de fabricacin de poder incluir costos estndar, cuya
determinacin se ha hecho previamente mediante estudios tcnicos..
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Diagrama explicativo de la gestin de inventarios cuando no hay

transformacin de materia prima:
Actividades preparatorias a la gestin bsica de inventarios
Crear los tipos de documentos asociados a las diferentes transacciones
Definir los conceptos asociados a la contabilizacin de cada transaccin
Crear las bodegas sobre las que se harn las operaciones de entradas, salidas y traslados
Creacin de cada una de las partes a manejar en inventarios
Actualizacin del catlogo de firmas con los nombres de las personas encargadas de autorizar o
registrar las diferentes transacciones.
Depuracin y registro de los saldos iniciales en cada una de las bodegas. Ver
numeral 4.4
no
OK en existencias y costos de saldos

iniciales?
si .....Al iniciar el registro transacciones, ya no es posible modificar

directamente los saldos
iniciales (Hacer nota interna de ajuste)
Gestin de transacciones de entradas, salidas, traslado
4.4
Entradas por compras directas o con base en una
orden de compra
4.6
Salidas por consumos internos no destinados a
ventas
4.7
Traslados entre bodegas
4.8
Notas de devolucin en compras
4.9
Notas internas de ajuste
4.10
Notas de compras por sobrecostos, para por
ejemplo
incorporar fletes al costo del
inventario.
si
Ver el mdulo de ventas. Captulo

7,8,9
Maneja salidas por

ventas?
no
Consultas y listados de inventarios. Ver captulo

5
Desea calcular la cantidad a
pedir ?
si
Aplique parmetros de control. Ver captulo 5
no
Proceso para toma de inventario fsico. Ver numeral

4.11
si
Va a obtener comprobantes de
consumos ?no
Aplique procedimiento de interfase de consumos. Ver

captulo 11
Fin
5
Entradas con base en una orden de compra:

El objetivo de estos programas es brindar la oportunidad al usuario de registrar las diferentes transacciones de
Compras, incluyendo dentro de stas las compras nacionales, las importaciones, las compras de caja menor y
las notas por devoluciones, descuentos y ajustes en compras.
Los programas de captura de entradas por compras se encuentran ubicados en el siguiente formato de pantalla
del men monitor:
Al ingresar por la opcin de Entradas con base en una orden de compra se deben diligenciar los siguientes
campos:
Encabezado del documento de entrada de almacn:
Captura de datos relativos a la orden de compra, registros y cantidades:
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Una vez seleccionado el nmero de registro correspondiente a la parte de inventarios que se est ingresando,
se procede a informar la cantidad recibida. El sistema valida las cantidades pendientes y valora el registro de
ingreso de acuerdo a las condiciones, precios y descuentos de la orden as:
Explicacin de los campos de la entrada de almacn con base en

orden de compra:
Encabezado del documento de entrada de almacn:
Ref.:
Despus de haber escogido la opcin 1 captura es posible asociar la entrada de almacn a una
REFERENCIA, que es un criterio de libre utilizacin por parte del usuario. Ej. : nombre de la persona, fecha hora de realizacin, etc. Posteriormente, en las consultas y listados es posible utilizar este campo para limitar
el anlisis a una referencia especfica.
Lapso :
Campo numrico de 4 posiciones en formato AAMM, que indica el ao - mes en que se realiza la entrada de
almacn.
Empresa :
Cdigo de identificacin de la empresa en la que se realiza la transaccin.
C.u:
Cdigo de identificacin del centro de utilidad donde se generan las transacciones.
Documento :
Tipo y nmero de documento. Corresponde al documento de entrada previamente catalogado y el nmero
consecutivo del mismo. Ejemplo : EA-00001.
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Fecha :
Campo en formato AAMMDD que corresponde a la fecha de realizacin de la transaccin .
Autorizado :
Corresponde al cdigo de firma de quien realiza la entrada.
O.C. Nro.:
Corresponde el tipo de documento y nmero de la Orden de Compra, previamente realizada en el mdulo
correspondiente sobre la cual se desea hacer la entrada de almacn.
Documento Alterno:
Campo informativo, se utiliza para registrar el nmero de remisin o factura del proveedor con la cual es
recibida la mercanca.
Observaciones:
Son 5 lneas de 60 caracteres cada una. Se utiliza para registrar los comentarios y/o observaciones que se
desee hacer al momento de realizar la recepcin de la compra.
Captura de datos relativos a la orden de compra, registros y cantidades:
Concepto:
Corresponde al cdigo de concepto previamente definido con el cual se va identificar la transaccin de compra.
Por ejemplo Entrada por Compras Nacionales
Item de O.C.:
Corresponde al nmero de registro o tem de la orden de compra que se est recibiendo.
Cant. Recibida 1:
Corresponde a la cantidad recibida en unidad de inventario de la parte seleccionada.
Can. Recibida 2:
Corresponde a la cantidad recibida en unidad de medida adicional de la parte seleccionada.
Observaciones:
Campo alfanumrico de 20 caracteres. Se utiliza para registrar un pequeo comentario referente a la parte de
inventarios que se esta ingresando.
El sistema despliega en la pantalla la informacin relativa a los valores, descuentos, existencias, costos
unitarios, cantidades pendientes en ordenes de compra, cdigo de bodega a la que ingresa el producto, cdigo
de ubicacin del producto y nuevo disponible de inventarios. En la parte superior se van registrando los valores
totales acumulados correspondientes al registro de la entrada por compras: nmero de tems registrados, % de
descuento global, valor bruto acumulado, valor descuentos acumulados, valor impuestos y valor neto.
Adems de lo anterior, se actualiza la informacin de las fuentes de compras.
Si se tienen costos por fletes en la entrada de almacn que se acaba de registrar, es necesario aumentar
o disminuir el costo unitario de cada uno de los tems recibidos, lo que implica realizar tambin una nota
de sobrecostos.
Una vez terminada la captura de registros en el documento, se debe digitar 2 veces la tecla <Esc> para
pasar al siguiente formato de pantalla donde se pregunta si se desea imprimir el documento. En caso
afirmativo se debe seleccionar el nmero de formato (el estndar es 00001) y las opciones adicionales
de impresin del documento:
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Modificacin y Retiro de Entradas con base en

Orden de compra:
El objetivo de este programa es permitir hacer las correcciones y reversiones a que diere lugar cuando en el
proceso de entrada se ha cometido algn error. El sistema permite modificar los datos relativos al encabezado
del documento de entrada. Si el error consiste en el registro de una cantidad o un tem equivocado, se debe
ingresar bajo la modalidad de Retiro, suprimir el registro y posteriormente volver a la captura de entrada con
base en orden de compra para hacer el registro correcto.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:
Al ingresar por la opcin 2 de Modificacion / Retiro el usuario deber informar el lapso, empresa, centro de
utilidad, tipo y nmero de documento a modificar o retirar:
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Entradas Directas:
El objetivo de este programa es permitir hacer el documento y registro de entrada de almacn cuando
no se tiene una orden de compra previa, o cuando no se tiene disponible el mdulo de ordenes de
compra.
Al ingresar al programa de Entradas Directas se deben diligenciar los siguientes campos:
Explicacin de los campos de Entradas Directas:

Ref.:
Despus de haber escogido la opcin 1 captura es posible asociar la entrada de almacn a una
REFERENCIA, que es un criterio de libre utilizacin por parte del usuario. Ej. : nombre de la persona, fecha hora de realizacin, etc. Posteriormente, en las consultas y listados es posible utilizar este campo para limitar
el anlisis a una referencia especfica.
Lapso :
Campo numrico de 4 posiciones en formato AAMM, que indica el ao - mes en que se realiza la entrada de
almacn.
Empresa :
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C.U. :
Documento :
consecutivo del mismo. Ejemplo : EA-00001.
Fecha :
Autorizado :
Corresponde al cdigo de firma de quien realiza la entrada.
Proveedor:
Corresponde al cdigo del proveedor de quien se est recibiendo la compra.
Sucursal:
Corresponde al cdigo de sucursal del proveedor, si ste tiene sucursales, de la cual se est recibiendo la
compra.
O.C. Nro.:
Corresponde el tipo de documento y nmero de la Orden de Compra. Estos son informativos y no se valida su
existencia previa.
Documento Alterno
Campo informativo, se utiliza para registrar el nmero de remisin o factura del proveedor con la cual es
recibida la mercanca.
Descuento global:
Corresponde al porcentaje de descuento que otorga el proveedor para la totalidad de los tems de la compra.
Cdigo de moneda:
Si el proveedor es del exterior y /o la compra se realiza en una moneda diferente de la nacional, se debe
capturar aqu el cdigo de la moneda respectiva. De lo contrario <Enter> para realizar el documento de
entrada en moneda nacional.
Observaciones:
desee hacer al momento de realizar la recepcin de la compra.
Concepto:
Corresponde al cdigo de concepto previamente definido con el cual se va identificar la transaccin de compra.
Por ejemplo Entrada por Compras Nacionales
Bodega:
Corresponde al cdigo de la bodega donde van a ingresar los tems.
Parte:
Corresponde al cdigo de la parte de inventarios a la cual se le desea reportar el ingreso de la compra.
Extensin:
Corresponde al cdigo de extensin de la parte de inventarios a la cual se desea hacer el registro de compra.
Lote:
Cuando la parte de inventarios controla existencias por lote, se debe ingresar el cdigo de cada uno de los
nmeros de lote y fecha de vencimiento de la parte de inventarios que se recibe.
Cantidad:
Cantidad en unidad de inventario, unidad de orden y/o unidad de medida adicional que se est recibiendo.
Precio Unitario:
Corresponde al valor de una unidad de inventario o unidad de compra, segn se est reportando la cantidad, de
la parte de inventario que se est ingresando.
Dscto. Lnea:
Corresponde al porcentaje de descuento que otorga el proveedor para el tem que se est reportando.
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Los campos de % de impuesto, valor descuento de lnea y valor impuesto, son calculados por el sistema con
base en los parmetros digitados, no obstante el usuario puede redigitarlos en el evento que los valores
calculados no correspondan con los valores que facture el proveedor. Esto se debe a que el sistema calcula
todas las variables sobre el precio unitario y ste por la cantidad da los valores finales. Algunos proveedores
hacen los clculos sobre valores totales, incluyendo decimales, por lo que es factible que los valores no
coincidan plenamente, en cuyo caso se hace necesario poder corregir el valor del registro de entrada.
Observaciones:
inventarios que se esta ingresando.
Cuando ya no hay ms tems para registrar se pulsa <ESC> 2 veces con el propsito de iniciar la impresin del
documento. Si se est utilizando el formato estndar se deben diligenciar adems las opciones adicionales de
impresin solicitadas por el formato
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Notas:
Esta opcin permite la realizacin y gestin de los documentos de notas de compras tanto dbito como crdito.
Normalmente se recomienda que se utilice un mismo tipo de documento para realizar las notas por los
diferentes conceptos y naturaleza que se requieran.
Al ingresar al programa de captura de Notas de compras se deben reportar los siguientes campos:
Una vez definida la naturaleza de la nota que se desea realizar, se reportan los siguientes campos:
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Explicacin de los campos en la elaboracin de Notas de

compras:
Ref.:
Despus de haber escogido la opcin 1 captura es posible asociar la nota de compras a una REFERENCIA,
que es un criterio de libre utilizacin por parte del usuario. Ej. : nombre de la persona, fecha - hora de
realizacin, etc. Posteriormente, en las consultas y listados es posible utilizar este campo para limitar el
anlisis a una referencia especfica.
Lapso :
Campo numrico de 4 posiciones en formato AAMM, que indica el ao - mes en que se realiza la nota de
compras.
Empresa :
C.U. :
Documento :
consecutivo del mismo. Ejemplo : NC-00001.
Fecha :
Autorizado :
Corresponde al cdigo de firma de quien realiza la nota.
Proveedor:
Corresponde al cdigo del proveedor a quien se est elaborando la nota.
Sucursal:
Corresponde al cdigo de sucursal del proveedor, si ste tiene sucursales, a la cual se est elaborando la nota.
O.C. Nro.:
Corresponde el tipo de documento y nmero de la Orden de Compra. Estos son informativos y no se valida su
existencia previa.
Documento Alterno:
Campo informativo, se utiliza para registrar el nmero de remisin o nota del proveedor con la cual se est
soportando la transaccin.
Descuento global:
Corresponde al porcentaje de descuento que otorga el proveedor para la totalidad de los tems de la nota.
Cdigo de moneda:
Si el proveedor es del exterior y /o la nota se requiere realizar en una moneda diferente de la nacional, se debe
capturar aqu el cdigo de la moneda respectiva. De lo contrario <Enter> para realizar el documento quede en
moneda nacional.
Observaciones:
desee hacer al momento de realizar la el documento.
Concepto:
Corresponde al cdigo de concepto previamente definido con el cual se va identificar la transaccin de la nota
de compras. Por ejemplo Devolucin en Compras Nacionales
Bodega:
Corresponde al cdigo de la bodega donde van a registrar los tems.
Parte:
Corresponde al cdigo de la parte de inventarios a la cual se le desea registrar la transaccin.
Extensin:
Corresponde al cdigo de extensin de la parte de inventarios a la cual se desea hacer el registro.
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Lote:
Cuando la parte de inventarios controla existencias por lote, se debe ingresar el cdigo de cada uno de los
nmeros de lote que se desea afectar en la transaccin.
Cantidad:
Cantidad en unidad de inventario, unidad de orden y/o unidad de medida adicional que se est reportando.
Precio Unitario:
Corresponde al valor de una unidad de inventario o unidad de compra, segn se est reportando la cantidad de
la parte de inventario que se est registrando.
Dscto. Lnea:
Corresponde al porcentaje de descuento que otorga el proveedor para el tem que se est reportando.
Los campos de % de impuesto, valor descuento de lnea y valor impuesto, son calculados por el sistema con
base en los parmetros digitados, no obstante el usuario puede redigitarlos en el evento que los valores
calculados no correspondan con los valores que facture el proveedor. Esto se debe a que el sistema calcula
todas las variables sobre el precio unitario y ste por la cantidad da los valores finales. Algunos proveedores
hacen los clculos sobre valores totales, incluyendo decimales, por lo que es factible que los valores no
coincidan plenamente, en cuyo caso se hace necesario poder corregir el valor del registro.
Observaciones:
inventarios que se esta reportando.
Cuando ya no hay ms tems para registrar se pulsa <ESC> 2 veces con el propsito de iniciar la impresin del
documento. Se puede elaborar notas en slo cantidad, lo que implica que en el campo de valor unitario de
digite <Enter>.
Se pueden elaborar notas en solo valores, lo que implica que en el campo de cantidad se digite <Enter>. En
este caso el valor unitario deber ser el valor total deseado para cada tem. Ello debido a que al no existir
cantidad no se puede hacer clculo de valor total por lo que ste ser igual al unitario.
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Modificacin o Retiro de Entradas y Notas

Directas:
El objetivo de este programa es permitir hacer las correcciones y reversiones a que diere lugar cuando
en el proceso de entradas directas o notas se ha cometido algn error. El sistema permite modificar los
datos relativos al encabezado del documento. Si el error consiste en el registro de una cantidad, valor o
un tem equivocado, se debe ingresar bajo la modalidad de Retiro, suprimir el registro y posteriormente
volver a la captura para hacer el registro correcto.
Al ingresar por la opcin 6 de Modificarion / retiro el usuario podra modificar todos los datos y registros del
documento:
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Generacin automtica de notas por

Sobrecostos
El objetivo de esta opcin es permitir hacer notas de ajustes por mayor o menor valor en compras, por ejemplo
para reportar el valor de fletes, descuentos por volumen, fletes y liquidacin de aranceles de una importacin.
Al ingresar por el programa de Generacin Automtica Notas por Sobrecostos se deben diligenciar los
siguientes campos:
Una vez seleccionados los datos de lapso, empresa, centro de utilidad, tipo y nmero de documento a realizar,
fecha del documento y autorizado, se debe seleccionar el documento fuente sobre el cual se distribuir el valor
de la nota por sobrecostos.
El sistema sugiere que el proveedor de la nota sea el de la entrada de almacn capturada, pero no obstante de
no ser as, el usuario puede seleccionar el nombre del proveedor a nombre de quien desea hacer la nota.
Seguidamente se debe seleccionar la naturaleza de la nota a elaborar. D= Dbito al proveedor se utiliza por
ejemplo para reportar descuentos otorgados por volumen. C= Crdito al proveedor se utiliza para reportar
notas que aumentan el valor del inventario, por ejemplo fletes, o sobrecostos en una importacin.
Seguidamente se debe reportar la informacin relativa al detalle y valor de la nota:
El valor de la nota es el valor que se desea distribuir, por ejemplo el valor del flete o un valor de descuentos
total.
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El sistema pregunta entre 5 opciones, cual ser la base de distribucin del valor de la nota entre los tems de la
entrada seleccionada as:
Costo:
Significa que el sistema deber hallar el porcentaje de costo de cada parte de inventario del total de costo de la
entrada de almacn. Con base en este porcentaje calcular el valor a distribuir del reportado en la nota de
sobrecostos.
Cantidad (Unidad de inventario):
Significa que el sistema deber hallar el porcentaje correspondiente a las cantidades en unidad de inventario de
cada parte de inventario del total de unidades de inventario de la entrada de almacn. Con base en este
porcentaje calcular el valor a distribuir del reportado en la nota de sobrecostos
Cantidad (Unidad Adicional):
Significa que el sistema deber hallar el porcentaje correspondiente a las cantidades en unidad de medida
adicional de cada parte de inventario del total de unidades de medida adicional de la entrada de almacn. Con
base en este porcentaje calcular el valor a distribuir del reportado en la nota de sobrecostos
Peso (Kilos Tericos):
Significa que el sistema deber hallar el porcentaje correspondiente al peso en kilos de cada parte de inventario
(con base en el valor registrado al crear la parte en el campo de peso terico) del total del peso terico de la
entrada de almacn. Con base en este porcentaje calcular el valor a distribuir del reportado en la nota de
sobrecostos
Volumen (DCM3 Tericos):
Significa que el sistema deber hallar el porcentaje correspondiente al volumen terico de cada parte de
inventario (con base en el valor registrado al crear la parte en el campo de volumen terico) del total del
volumen terico de la entrada de almacn. Con base en este porcentaje calcular el valor a distribuir del
reportado en la nota de sobrecostos
Liquida Aranceles:
Este caso se da cuando se hace una entrada por importacin a precio FOB y posteriormente se desea reportar
el valor de los sobrecostos correspondientes a fletes y seguros para hallar el valor total sobre el cual se debern
liquidar los aranceles, los cuales tambin debern sumar al costo del inventario. El sistema pregunta si al valor
de la nota + la entrada (base para liquidar aranceles) se le desea sumar el valor de los aranceles. El valor de
los aranceles es calculado con base en el porcentaje definido en el catlogo de aranceles al cual fue asociada la
parte de inventarios al momento de crearla y haberla definido como procedencia I= Importada.
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Descripcin a Items No-Stock:

El objetivo de este programa es permitirle al usuario adicionar y/o modificar la descripcin y unidad de medida
de las partes de inventario creadas como tems de No-Stock.
Es necesario recordar que este tipo de partes no tienen una descripcin ni una unidad de medida especfica,
pues son un comodn. Esta se debe capturar al momento de hacer el registro en el documento de Entrada,
usualmente es necesario complementar esta descripcin con algunas lneas de detalle adicional, por ello que se
hace necesario modificar en el documento la descripcin de los registros correspondientes a No-Stocks. Se debe
diligenciar el siguiente formato de pantalla.
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Impresin de documentos de compras:

El objetivo de este programa es permitir al usuario imprimir o reimprimir los documentos de entradas y/o notas
de compras capturados en las opciones anteriores.
Al ingresar por la opcin 9 de Impresin de documentos el usuario debe diligenciar el siguiente formato de
pantalla:
20
Consultas y Listados de documentos de

Compras:
El objetivo de este grupo de programas es brindar al usuario la oportunidad de generar consultas o informes de
las transacciones de compras, representadas en los documentos de entradas y notas, desde 4 diferentes
opticas o criterios de seleccin de informacin.
Al ingresar a las opciones de consultas y/o reportes de compras por nmero de documento, el usuario deber
diligenciar los siguientes campos:
Al ingresar a las opciones de consultas y/o reportes de compras por cdigo de proveedor, el usuario deber
diligenciar los campos relativos a los parmetros de seleccin de la informacin, de manera similar a la anterior.
Un ejemplo del tipo de informacin que se presenta se puede visualizar en los siguientes formatos de pantalla
correspondientes a la consulta por nmero de documento:
21
22
Causacin de facturas de proveedor

El objetivo de este grupo de programas es permitir al usuario reportar las facturas de proveedores, hacer su
causacin y posteriormente generar el comprobante contable de Compras, para de esta forma completar el
ciclo de gestin y contabilizacin de compras.
Lo anterior implica que la informacin de la gestin de compras en trminos reales tiene tres fases a saber:
Comprende el proceso de cotizacin, elaboracin de la orden de compra y elaboracin de la entrada de
almacn al recibo de los productos.
Comprende la causacin y/o reporte de la factura del proveedor. Es cruzar la informacin registrada en la orden
de compra y/o entrada de almacn con el documento que enva el proveedor, en trminos generales puede
decirse adems que es un proceso de auditora previo a la contabilizacin final de la compra.
Comprende el proceso de interfase contable, el cual se basa en las tablas de equivalencias contables y los
documentos causados, para generar y contabilizar automticamente el comprobante de Compras.
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Consulta de Entradas y Notas Pendientes de

Causacin:
A travs de ste programa el usuario puede conocer diariamente y por proveedor, cuales son las entradas y
notas de compras que an no se han causado, es decir, no se les ha reportado la factura del proveedor. En el
siguiente formato de pantalla se puede observar los datos que se requiere diligenciar:
Al ingresar por la opcin 1 de Consulta Entradas/ Notas Pendientes Se debe digitar el cdigo del proveedor del
cual se desea conocer y el lapso a partir del cual se desea visualizar los documentos pendientes. Una vez hecha
esta seleccin, se presenta el siguiente formato de pantalla con el contenido de los documentos:
24
Listado de Entradas y Notas pendientes de

causacin, por proveedor:
En la consulta anterior el usuario puede visualizar la informacin de documentos pendientes por proveedor. Este
reporte contiene la misma informacin detallada en la consulta, con la opcin adicional de que se puede
generar para todos los proveedores o uno en particular. Se recomienda generarlo almenos una vez al mes para
conocer el estado real de la causacin de compras.
Al ingresar por la opcin 2 de Listado se deben diligenciar los campos relativos a los parmetros de seleccin
y ordenamiento de la informacin:
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Causacin de Cuentas por Pagar:

Proceso en el que se cruza la informacin de las rdenes de compra, las entradas de almacn y notas
con la factura del proveedor, para brindar una forma de trabajo acorde con el correcto manejo contable,
evitando contabilizar las compras manualmente. Se parte as de los documentos generados durante el
proceso interno para hacer la contabilizacin final.
El siguiente es el formato de pantalla se presentan los campos a diligenciar en el proceso de causacin:

Datos bsicos del comprobante de causacin:
Informacin de la Factura y/o Nota del proveedor:
Seleccin de Entradas y Notas de compras y aplicacin del valor de la factura:

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Liquidacin de retenciones:
Uso de la tecla de <ESC> para causar retenciones adicionales:
Uso de la tecla <F3> para consultar parmetros de liquidacin:
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Explicacin de los campos de la Causacin de Cuentas por Pagar:

Datos bsicos del comprobante de causacin:
Lapso:
Cdigo del lapso contable en el cual se causar la factura.
Empresa:
Cdigo de la empresa por la cual se est causando.
C.U.:
Cdigo del centro de utilidad por el cual se est causando.
Documento:
Corresponde al tipo y nmero de documento del comprobante de causacin. Normalmente se crea el tipo de
documento CC como Comprobante de Causacin, y el consecutivo lo asigna el sistema.
Fecha:
Corresponde a la fecha del comprobante de causacin.
Autorizado:
Cdigo de firma de la persona que est causando.
Proveedor:
Cdigo del proveedor al cual se est causando.
Sucursal:
Cdigo de la sucursal del proveedor de la cual se est causando.
Naturaleza de la CxP:
Campo con dos posibles valores:
D= Dbito:
Significa que se desea debitar la cuenta por pagar. Es utilizado cuando se est reportando una nota crdito del
proveedor sobre una nota dbito del sistema por concepto, por ejemplo de una devolucin en compras.
C= Crdito:
Significa que se desea acreditar la cuenta por pagar. Es utilizado cuando se est reportando una factura de
proveedor o una nota dbito y se va a cruzar con entradas de almacn o notas crdito del sistema. Por ejemplo
en una compra.
Informacin de la Factura y/o Nota del proveedor:
Factura No:
Corresponde al tipo y nmero de documento creado para las facturas y/o notas de proveedores. Normalmente
se utiliza FP.
Fecha:
Corresponde a la fecha de la factura del proveedor.
Valor Neto:
Corresponde al valor de la factura del proveedor.
Nmero de cuotas:
Corresponde al nmero de contados o cuotas en los cuales se desea pagar la factura. 01 implica que se pagar
en una sola cuota todo el valor de la factura.
Das de gracia:
Corresponde al nmero de das de gracia que otorga el proveedor para el pago de la factura. Estos se suman a
los das entre cuotas para prolongar la fecha de vencimiento real de la factura.
Das entre cuotas:
Corresponde al nmero de das del crdito. Si se digita 01 cuotas, y 030 en ste campo, significa que se pagara
en una sola cuota dentro de 30 das.
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Fecha de Vcto.:
Fecha calculada por el sistema con base en la fecha del comprobante de causacin ms los das de gracia, ms
los das entre cuotas.
Descuento Financiero:
Corresponde al porcentaje de descuento por pronto pago que otorga el proveedor por pago anticipado de su
factura.
Si cancela antes:
Corresponde al nmero de das a partir de la fecha del comprobante de causacin, en los cuales debe pagarse
la factura para hacer efectivo el descuento financiero.
C.U. Causacin:
Corresponde al centro de utilidad de la cuenta donde se desea hacer la contabilizacin de la causacin.
Observaciones:
Corresponde a la descripcin que se desea registrar en las cuentas contables como detalle de la transaccin.
Se recomienda utilizar solo la primera lnea. En el evento en que se utilicen ms, stas quedarn en el
documento impreso o formato de causacin pero no sern registradas en el detalle contable de las
transacciones.
Seleccin de Entradas y Notas de compras y aplicacin del valor de la factura:
Entradas de almacn desde el lapso:
Corresponde al lapso contable a partir del cual se desea hacer la bsqueda y/o seleccin de los documentos a
causar.
Entre nmero de (RG) a Aplicar:
Corresponde al nmero de registro que se presenta en la pantalla por cada documento. Se debe seleccionar
tantos registros como sea necesario. El usuario podr seleccionar ms de uno y hasta 999 cuyas sumatorias
algebraicas sean un valor igual al valor reportado de la factura. En la medida de que se seleccionan registros,
el sistema va sumarizando sus valores algebraicamente y muestra ste resultado en el valor aplicado. Cuando
ste valor sea igual al reportado de la factura, se podr finalizar con la seleccin y oprimir <ENTER> para
terminar. El usuario tiene la oportunidad de desplazarse por los registros en pantallas de a 20 cada uno,
utilizando las teclas <F2> y <F3>.
Liquidacin de retenciones:
El sistema liquida automticamente las retenciones a que diera lugar la transaccin, de acuerdo a los
parmetros definidos por el usuario. Se tienen en cuenta los cdigos de impuestos asociados a los grupos de
inventario a que pertenecen las partes contenidas en los documentos seleccionados, el indicador de modalidad
de retencin de los parmetros generales, los indicadores de la empresa, centro de utilidad y el beneficiario.
El sistema da la oportunidad al usuario de agregar retenciones y/o consultar los parmetros sealados a travs
de dos teclas as:
Uso de la tecla de <ESC> para causar retenciones adicionales:
Se utiliza para agregar retenciones en un comprobante de causacin. Se debe seleccionar el tipo de retencin
(1=Renta, 2=Iva, 3=Ica, 4=Gremios) y seguidamente el cdigo de tabla de impuestos a aplicar. El sistema har
la liquidacin en forma automtica.
Uso de la tecla <F3> para consultar parmetros de liquidacin:
En el formato de pantalla que se despliega al digitar <F3> se contienen los parmetros de la empresa, el centro
de utilidad y el beneficiario, los cuales segn su combinacin darn los resultados a que la transaccin diere
lugar.
29
Retiro de Comprobantes de Causacin:

El objetivo de este programa es permitir reversar las causaciones realizadas por cada uno de los comprobantes
de causacin.
Al ingresar por la opcin 4 de Retiro el usuario deber informar el lapso, la empresa, centro de utilidad, tipo y
nmero del comprobante de causacin a retirar, as:
30
Impresin de Comprobantes:
El objetivo de este programa es permitirle al usuario imprimir o reimprimir los comprobantes de causacin
generados.
Para ello deber reportar la siguiente informacin:
31
Consultas y listados de causacin:

El objetivo de este grupo de programas, es brindar la opcin al usuario de consultar y/o generar reportes del
detalle de las transacciones y documentos de proveedores causados.
En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar la ubicacin y opciones de consulta y listado de los
comprobantes de causacin:
La consulta por nmero de comprobante requiere diligenciar lo siguiente:

Una vez seleccionado el rango de informacin requerido, se despliega el encabezado y totales de los
documentos de causacin. Para ver el detalle de los registros contenidos en cada comprobante, ste se debe
seleccionar as:
Al seleccionar el comprobante deseado, se presenta el detalle de las condiciones de pago, descuentos y cuotas,
adicionalmente se presenta el detalle del comprobante, as:
32
La seleccin por cdigo de proveedor requiere un tipo de informacin previa un poco diferente, pero conducente
al mismo detalle del comprobante presentado.
La seleccin por nmero de factura es una bsqueda dentro de la informacin por proveedor, que de manera
directa conduce al detalle de los registros contenidos en el comprobante. Se utiliza para identificar si un
documento del proveedor ya ha sido causado y qu registros de entradas y notas fueron asociados a ste:
33
Movimientos entre Procesos, Ensambles y

Desensambles
El objetivo de estos programas es ofrecer una opcin para controlar el inventario y su costo de transformacin
en procesos sencillos de manufactura. El sistema permite aqu trasladar componentes para ser cargados y
convertidos en otros productos, admitiendo se incorporen costos de conversin predeterminados. Un ejemplo
de aplicacin de sta opcin es el proceso de hamburguesas en empresas que utilizan CM-UNO para el control
de las existencias de las materias primas utilizadas (Pan, tomate, carne, lechuga).
Fase 1 : Manejo de inventario Fase 2 : Traslado entre procesos.

de cada una de las partes
Fase 3 :
Operaciones de
salida
Pan
Salidas por ventas
de las
hamburguesas
obtenidas teniendo
en cuenta el costo
generado durante
el proceso
Proceso de fabricacin de las

hamburguesas teniendo en
cuenta :
Tomate
Carne
Costo de la materia prima de

los componentes utilizados
Costo de conversin ej :
Nmero
de horas
hombre.
El ciclo de actividades que debe realizar
el usuario
interesado
en aplicar esta opcin del sistema es :
Lechuga
Hacer movimientos entre

procesos para obtener el
tem manufacturado.
No
Tiene existencia del tem

Si
Hacer traslado entre procesos por

cada componente Programa
CM02051
No
Hay ms componentes ?
Si
Realice las diferentes operaciones

de salida de inventario para el
tem manufacturado.
Nota: Para el control de problemticas de produccin ms complejas, CM-UNO dispone del mdulo de control
de produccin y explosin de materiales.
Captura Movimiento Entre Procesos

El objetivo de este programa es permitir al usuario reportar las transacciones que por movimientos entre procesos de produccin se
presenten.
34
Al seleccionar la opcin 1 de Captura es posible asociar el documento a una referencia que es un criterio de
libre utilizacin por parte del usuario. Ejemplo : Nombre de la persona, fecha, hora de realizacin, etc.
Posteriormente en las consultas y listados es posible restringirlas a una referencia especfica. Como valor
sugerido por el sistema, se tiene al usuario activo al momento de realizar el documento.
Seguidamente se debe informar los campos bsicos de la transaccin a realizar, as:
Explicacin de los campos en la captura de movimientos entre

procesos:
Lapso :
Campo numrico de 4 posiciones en formato AAMM, que indica el ao - mes en que se realiza el movimiento
entre procesos.
Empresa :
C.U. :
Cdigo de identificacin del centro de utilidad.
Documento :
Campo en formato ..-xxxxx, donde las dos primeras posiciones indican el tipo de documento asociado a la
transaccin, seguido por el consecutivo de 5 dgitos. Es de anotar, que mediante la tecla <F2> es posible
consultar los tipos de documentos disponibles. Ejemplo : TP-0005.
Fecha :
Dcto Alt :
Campo opcional, que se puede utilizar para citar un documento de uso interno, que este relacionado con esta
operacin.
Autorizado :
Iniciales del nombre y apellido de la persona que realiza la operacin. Este campo debe haber sido creado
previamente en el catlogo de firmas. Con la tecla <F2> es posible consultar las firmas disponibles.
Detalle :
Campo conformado por 5 lneas de 80 caracteres cada una, mediante los cuales el usuario describe la
operacin a realizar.
Concepto:
Cdigo del concepto asociado a esta transaccin. Con la tecla <F2> se pueden consultar los conceptos
disponibles. Ej: 20= Proceso de manufactura.
35
Bodega :
Cdigo de la bodega donde se sacar las partes o componentes. Con la tecla <F2> se puede consultar el
catlogo de bodegas.
Parte :
Cdigo de tem a producir o resultante del proceso. Con la tecla <F2> se puede consultar el catlogo de partes.
Cantidad 1:
Nmero de partes tomadas en la unidad base de inventario.
Cantidad 2:
En caso de que el cdigo de parte tenga declarado el manejo de unidad de medida adicional, tambin se
indicar las unidades tomadas para el proceso en la unidad de medida adicional. A medida que se va indicando
las cantidades, el sistema va mostrando el inventario disponible que va quedando as como los costos unitarios
y totales.
Cantidad horas:
Se reporta aqu el nmero de unidades de costeo. Si en el concepto se defini que se trabajar por horas, el
pregunta por el nmero de horas. Si se defini que se trabajar con unidades equivalentes otro factor, se
pregunta en este campo la cantidad que se desea aplicar por cada unidad de factor definida.
Bodega Entrada:
Bodega donde entra la parte transformada.
Parte de Entrada:
Cdigo de parte obtenido como resultado del proceso.
Cantidad 1:
Cantidades obtenidas en las unidades de inventario.
Cantidad 2:
Cantidades obtenidas en la unidad de medida adicional, en caso de que se tenga declarada unidad de medida
adicional.
36
Modificacin / retiro de comprobantes de

causacin:
El objetivo de este programa es permitir hacer modificaciones a los documentos elaborados, cuando diere lugar
a ello. La opcin de modificacin slo permite la variacin de los datos bsicos contenidos en el encabezado del
documento. Si la modificacin deseada consiste en el cambio de alguno de los registros en cuando a cantidad o
cdigo de parte, se debe retirar el registro y posteriormente volver a capturar el documento, agregando el
registro correcto.
Al ingresar por la opcin 2 se debe diligenciar los siguientes campos:
37
Captura de Ensambles:
Cada vez es ms comn la prctica comercial de mercadear en un KIT varios productos simultneamente. Es el
caso de supermercados donde se ofrece paquetes promocionales en los que se encuentran varios productos.
Ejemplo : Dos jabones de bao, dos cremas dentales y un Shampoo de 500 c.c. en un solo paquete.
Con el fin de manejar eficientemente esta problemtica, aparecen los Ensambles, como operacin previa en la
cual se toma los elementos componentes, se descargan del inventario y simultneamente se da entrada al Kit,
como un tem ms del inventario.
Se debe tener muy presente que en los ensambles no hay costos de conversin, hecho que si ocurre en el
movimiento entre procesos, explicado en el numeral 5.2.
Diagrama para el manejo de Ensambles en CM-UNO

si
Es la primera vez
que va a ensamblar
el Kit ?
no
Crear el Kit como un

tem
manufacturado.
Ver el numeral
Aplique la opcin de ensamble (Numeral

5.3.3)
Aqu ocurre :
Salida de los componentes
Crear la frmula
(Ver numeral 5.3.2)
Realice las
diferentes
operaciones de
salida del Kit
Diagrama de la frmula:
Aqu se definen los componentes y las correspondientes cantidades que conforman un Kit. Para el ejemplo que
se est analizando tenemos :
tem
temPadre:
Padre:
PERSONAL
PERSONAL
PROMOCION
PROMOCIONDE
DEARTICULOS
ARTICULOSDE
DEASEO
ASEO
COMPONENTES
CANTIDAD
COMPONENTES
CANTIDAD
--Jabn
22
JabnRexona
Rexona
Crema
Dental
Colgate
22
- Crema
Dental
Colgate
Nota: Esta frmula debe crearse en el
sistema a
travs del
mdulo de Explosin de materiales
y Ordenes de
Shampoo
Glemo
500
cc
11
produccin, en la parte dedicada a la- creacin
y actualizacin
de cc
formulaciones.
Shampoo
Glemo 500
Procedimiento para crear frmulas de kits:

La ruta de acceso al programa de Actualizacin del Maestro de Frmulas es la siguiente:
Al seleccionar la opcin [1]= Actualizacin, [I]= Ingreso, se deben informar los siguientes campos:
38
Explicacin de los campos en la creacin de frmulas de kits:

Padre :
Cdigo de identificacin de la parte o Kit a ensamblar. Este cdigo debe ser creado como manufacturado en
catlogo de partes.
Componente:
Cdigo de identificacin de la parte componente
Cantidad Requerida:
Nmero de unidades del cdigo componente.
Tipo de Entrega:
De acuerdo a dos posibilidades U= Unidad, G= Granel. Para el ejemplo que se esta explicando seria U.
39
Captura de Ensambles:
Despus de haber creado la formulacin que regula los componentes y las cantidades, se procede a utilizar la
opcin de ensamble con el fin de actualizar los inventarios con los consumos reales que implica armar un Kits.
Se debe tener creado un documento para el reporte de este tipo de transacciones. Igualmente se debe haber
creado un concepto cuya naturaleza es tipo 3, se asocia al mdulo de inventarios, movimiento entre procesos.
Este concepto no deber manejar costos adicionales como por ejemplo reporte de horas.
Al ingresar a la opcin [3] Captura de Ensambles se debe diligenciar los siguientes campos:
Explicacin de los campos en la captura de Ensambles:

Ref.:
Es posible asociar el documento a una referencia, que es un criterio de libre utilizacin por parte del usuario.
Ejemplo : nombre de la persona, fecha y hora de realizacin, etc. Posteriormente en las consultas o listados es
posible restringirlas a una referencia especfica.
Lapso:
Campo numrico de 4 posiciones en formato AAMM, que indica el ao - mes en que se realiza la transaccin.
Empresa:
Cdigo de identificacin de la empresa que realiza la transaccin.
40
C.U.:
Documento:
consultar los tipos de documentos existentes.
Fecha :
Campo en formato AAMMDD que corresponde a la fecha de la transaccin.
Dcto Alt.:
Campo opcional para citar un documento de uso interno que est relacionado con esta operacin.
Autorizado:
previamente en el catlogo de firmas. Con la tecla <F2> es posible consultar las firmas existentes.
Detalle :
Campo conformado por 5 lneas de 80 caracteres cada una en las cuales se describe la operacin a realizar.
Concepto :
Cdigo de concepto en el que estn indicados los parmetros de funcionamiento del ensamble a realizar.
Bodega:
Cdigo de la bodega donde ingresaran los Kit ensamblados.
Parte a ensamblar:
Cdigo del tem a ensamblar.
Cantidad a ensamblar:
Cantidad de kits a ensamblar.
Bodega de componentes:
Cdigo de la bodega de donde se sacarn los componentes para la operacin de ensamble.
En caso de que los requerimientos de tems sean superiores a las existencias actuales el sistema informa sobre
la cantidad mxima que se puede ensamblar.
Por ltimo, se dan los parmetros de impresin del documento soporte de esta transaccin de ensamble.
41
Adicin de Componentes:
El objetivo de este programa es permitir al usuario adicionar componentes o elementos que estn o no en la
frmula del Kit, se utilicen o consuman en mayor proporcin o en forma adicional en un proceso de ensamble.
El usuario deber diligenciar los siguientes campos:
Explicacin de los campos en la Adicin de Componentes:

Ref.:
Lapso:
Empresa:
C.U.:
Documento:
Corresponde al tipo y nmero del documento de ensamble donde se desea agregar componentes a la
operacin. Es de anotar, que mediante la tecla <F2> es posible consultar los tipos de documentos existentes.
42
Parte ensamblada:
Cdigo del tem ensamblado al cual se desea agregar componentes.
Concepto :
Cdigo de concepto en el que estn indicados los parmetros de funcionamiento del ensamble a realizar.
Componente:
Corresponde al cdigo de parte del componente a adicionar.
Bodega de salida:
Cdigo de la bodega de donde salen los componentes a adicionar.
Cantidad:
Cantidad de unidades a adicionar.
Detalle:
Lnea de comentario adicional.
43
Retiro de Ensambles:
El objetivo de este programa es permitir retirar registros de documentos de ensamble.
Los campos que se deben diligenciar son los siguientes:
Se debe reportar el Lapso, Empresa, C.U., Tipo y Nmero de documento, y nmero de tem que se desea retirar.
Al seleccionar el tem ste reversar todas las transacciones que lo soportan, es decir todos los componentes.
44
Captura de Desensambles:
Este programa es complementario a los anteriores. Su objetivo es permitir al usuario reportar el desarme o
desensamble de kits. Se basa igualmente en la formulacin de cada elemento. Se utiliza por ejemplo cuando
se desea descomponer los kits de una oferta y retornar los elementos a su estado natural e individual.
Los campos que se deben diligenciar son los siguientes:
45
Explicacin de los campos de Desensamble de Kits:

Ref.:
Lapso:
Empresa:
C.U.:
Documento:
consultar los tipos de documentos existentes.
Fecha :
Campo en formato AAMMDD que corresponde a la fecha de la transaccin.
Dcto Alt.:
Campo opcional para citar un documento de uso interno que est relacionado con esta operacin.
Autorizado:
previamente en el catlogo de firmas. Con la tecla <F2> es posible consultar las firmas existentes.
Detalle :
Campo conformado por 5 lneas de 80 caracteres cada una en las cuales se describe la operacin a realizar.
Concepto:
Corresponde al cdigo de concepto definido para desensambles.
Bodega:
Corresponde al cdigo de bodega donde esta reportada la existencia del Kit que se desea desensamblar.
Parte a Desensamblar:
Corresponde al cdigo de parte a desensamblar.
Cantidad a Desensamblar:
Corresponde al nmero de unidades de inventario de la parte (Kit) a desensamblar.
Bodega de Componentes:
Corresponde al cdigo de bodega donde ingresarn los elementos o componentes resultantes del desensamble.
Distribuye costo total proporcional a:
1= Costo estndar de componentes: Significa que el costo de los componentes se valorar
con base en el costo estndar de las partes de inventarios.
2= Costo promedio de los componentes: Significa que el costo de los componentes se
valorar con base en el costo promedio actual de las partes de inventarios.
Detalle:
Lnea de comentarios adicional.
46
Retiro de Desensambles:
El objetivo de este programa es permitir reversar las transacciones de desensambles reportadas en el sistema.
Se debe diligenciar los siguientes campos:
Se debe seleccionar el lapso, empresa, C.u., y tipo y nmero de documento de ensamble a reversar. Este
proceso reversa la totalidad de las transacciones comprendidas en el documento reportado.
47
Consultas y Listados de Movimientos entre

Procesos, Ensambles y Desensambles:
El objetivo de estos programas es permitirle al usuario consultar y/o listar los documentos correspondientes a
los reportes de Movimientos entre Procesos, Ensambles y Desensambles; estos programas estn contenidos en
el siguiente formato de pantalla:
Al ingresar a la opcin de consulta o listado se deben diligenciar los siguientes campos relativos a los
parmetros de seleccin de la informacion:
48
Pedidos Internos
Un pedido interno es un proceso en el que una bodega hace una solicitud a otra bodega. Tambin tiene
aplicacin en las solicitudes desde diferentes departamentos o secciones a una bodega. A diferencia de los
procesos de salidas de inventarios estudiados hasta el momento, aqu hay un seguimiento a la cantidad
solicitada, y al igual que en el proceso de compras, estn disponible varias consultas sobre los pedidos internos
pendientes y cumplidos.
Bodega o
departamento
solicitante
Mercanca
Bodega proveedora
Pedido interno en vez de
solicitud directa.
Consultas sobre pedidos

internos con cantidades
pendientes
Consulta sobre pedidos ya
cumplidos
La aplicacin de esta modalidad de trabajo se da por ejemplo en bodegas remotas, donde hay una bodega
principal en la que se centraliza todo el proceso de compras o manufactura.
Es utilizado igualmente en las solicitudes al almacn para controlar la entrega de elementos por parte de ste.
Los pedidos internos pueden ser capturados directamente por el usuario, o generados en forma automtica con
base en los pedidos puntos mnimo, mximo y de pedido de los parmetros de control.
49
Generacin automtica de pedidos internos:

Para hacer uso de esta opcin se requiere tener totalmente adecuado el funcionamiento de los parmetros de
control, de tal manera que las Cantidades a pedir calculadas sean adecuadas a las condiciones de la empresa.
Al ingresar por la opcin <1> programa de Generacin Automtica se deben diligenciar los siguientes
campos:
Explicacin de los campos de Generacin Automtica:

Ordenamiento del reporte:
Este campo define la variable de ordenamiento del reporte que se genera de este proceso y tiene 3 posibles
valores:
1= Por Grupo: Significa que el reporte ser generado y ordenado por el grupo de partes.
2= Por Caracterstica: Significa que el reporte ser generado y ordenado por cdigo de caracterstica de
las partes.
3= Por Clasificacin: Significa que el reporte ser generado y ordenado de acuerdo a la clasificacin
(A,B,C,D) de las partes de inventario.
Cdigo de Bodega:
Cdigo de la bodega de la cual se tomar la informacin de existencias y estadstica para calcular el pedido
interno.
50
Ordenamiento de las partes:

Este ordenamiento es en segunda prioridad dentro del reporte. Se refiere al ordenamiento de las partes de
inventario y tiene 3 posibles valores:
1= Por cdigo de parte.
2= Por referencia
3= Alfabtico.
Discrimina ref. alternas:
Se utiliza para presentar las referencias o cdigos adicionales asociados a las partes.
Opcin del proceso:
Campo con 2 posibles valores:
1= Genera Listado: Significa que se genera un reporte mostrando la cantidad a pedir de acuerdo a
los parmetros.
2= Genera Listado y Pedido Interno: Significa que se genera el reporte y adems un pedido interno
al almacn para que ste solicite o no a compras, segn considere.
Solicitante:
Si se escoge la opcin 2, se requiere el cdigo de firma a nombre de quien saldr el pedido interno.
Detalle:
Observaciones del documento.
51
Generacin Manual de Pedidos Internos:

El objetivo de este programa es dar la posibilidad de hacer un pedido (o requisicin interna) de inventarios,
desde una bodega o departamento, a la persona o departamento encargado de entregar o distribuir los
productos.
Al ingresar por el programa de Generacin Manual se deben diligenciar los siguientes campos:
Explicacin de los campos de la generacin manual:

52
Pedido nmero:
Cdigo automtico asignado por el sistema a los pedidos internos.
Fecha:
Fecha en que es elaborado el pedido.
Solicitante:
Cdigo de firma de quien solicita.
Destino:
Campo informativo para sealar el cdigo de departamento o centro de costos que solicita.
O.P. Numero:
Campo informativo para indicar el nmero de orden de produccin en el evento en que el pedido sea
con destino a una OP.
Observaciones:
Lneas de detalle para comentarios y observaciones que se requiera hacer.
Parte:
Cdigo de la parte a pedir.
Bod._ Entrada:
Cdigo de la bodega a donde debern ingresar los productos pedidos.
Cantidad:
Cantidad pedida.
53
Generacin del archivo Interfase:

El objetivo de este programa es permitir transmitir los pedidos generados desde un lugar remoto a otro, por
ejemplo a las oficinas o almacenes centrales de la empresa. Para hacer uso de l se debe capturar inicialmente
los pedidos, sea en forma automtica o manual y posteriormente generar el archivo plano para transmitirlos a
donde se desea.
En el siguiente formato de pantalla se presenta la informacin que se requiere para hacer uso de este mdulo:
54
Captura automtica de pedidos va interfase.

El objetivo de este programa es recepcionar el archivo plano generado por alguna sucursal oficina a travs de
la opcin anterior, y transmitido por cualquier medio disponible, con la informacin detallada de los pedidos
capturados en ella.
En el siguiente formato de pantalla se explica el proceso:
Explicacin de los campos

Bodega de Captura:
Corresponde a la bodega de donde saldrn los productos una vez sea despachado el pedido.
Nmero de pedido:
Consecutivo automtico asignado por el sistema.
55
Captura manual de pedidos internos:

Este mdulo es utilizado para grabar directamente en la misma base de datos los pedidos, ya sea desde un
departamento especfico o de otra bodega.
Al ingresar al programa de Captura Manual se debe diligenciar los siguientes campos:
Explicacin de los campos de la captura manual:

Pedido nmero:
Cdigo automtico asignado por el sistema a los pedidos internos.
Fecha:
Fecha en que es elaborado el pedido.
Solicitante:
Cdigo de firma de quien solicita.
Bodega:
Cdigo de la bodega que solicita.
Destino:
Campo informativo para sealar el cdigo de departamento o centro de costos que solicita.
56
O.P. Numero:
Campo informativo para indicar el nmero de orden de produccin en el evento en que el pedido sea con
destino a una OP.
Observaciones:
Lneas de detalle para comentarios y observaciones del usuario.
Parte:
Cdigo de la parte a pedir.
Bod_ Salida:
Cdigo de la bodega de donde se despacharn los tems solicitados.
Cantidad:
Cantidad pedida.
Detalle:
Lnea de observaciones por tem.
57
Anulacin de Pedidos:
El objetivo de este programa, es permitir al usuario anular y reversar un pedido interno en particular.
Para hacer uso de ella se debe seleccionar el nmero de pedido que se desea anular, como se muestra a
continuacin:
58
Descripcin a Items No-Stock:

de las partes de inventario creadas como tems de No-Stock. Es necesario recordar que este tipo de partes no
tienen una descripcin ni una unidad de medida especfica, pues son un comodn. Estas son capturadas al
momento de hacer el registro del tem de no stock, sin embargo a menudo es necesario complementar estas
descripciones y es por ello que se hace necesario accesar y modificar o adicionar en el documento la
descripcin de los registros correspondientes a No-Stocks.
Al ingresar por la opcin 7 de Descripcin de tems de no stock se debe diligenciar los siguientes campos:
59
Dar por cumplido un pedido interno:

El objetivo de este programa es permitirle al usuario dar por cumplido, es decir, no pendientes los pedidos
internos de acuerdo a la necesidad.
Al ingresar a la opcin 8 de Dar por Cumplido un Pedido se debe seleccionar el nmero del pedido y escoger
entre 2 opciones siguiendo las instrucciones que el programa demanda as:
La tecla de funcin <F2> permite consultar y seleccionar el nmero tem del pedido interno que se
desea dar por cumplido.
La tecla de funcin <F3> da por cumplido todos los tems del pedido interno.
60
Eliminar pedidos cumplidos:

El objetivo de este programa es limpiar la base de datos de aquellos documentos ya gestionados y/o
tramitados, o simplemente dados por cumplidos que ya no se requiere.
Al ingresar por la opcin 9 de Eliminar Pedidos Cumplidos el sistema despliega el siguiente formato de
pantalla informando al usuario las caractersticas del proceso:
61
Impresin de documentos
El objetivo de este programa es permitir al usuario imprimir o reimprimir uno o varios pedidos internos.
Al ingresar por la opcin A de Impresin de Documentos se deben diligenciar los campos que se presentan en
el siguiente formato de pantalla:
62
Consultas y listados de Pedidos Internos

El objetivo de este grupo de programas es proporcionar al usuario la forma de consultar y /o generar los
diferentes informes de los pedidos o la informacin que ellos contienen, desde varios puntos de vista a saber:
por nmero de documento, por fecha, por solicitante y por cdigo de parte o grupo, etc. Estos programas se
encuentran en el siguiente formato de pantalla:
Al ingreso de cada opcin se deben diligenciar los campos bsicos para la seleccin de la informacin. El
siguiente formato de pantalla da una visin grfica de los campos solicitados:
63
Otros Movimientos de Inventarios

El objetivo de ste grupo de programas, es permitir al usuario registrar todas aquellas transacciones diferentes
de compras, ventas y produccin, como son por ejemplo los consumos de inventario, las notas de ajuste de
inventarios, las devoluciones de consumos, las transferencias o traslados de inventarios, etc.
Captura de Entradas / Salidas:

El objetivo de ste programa es permitir la captura de transacciones de entrada al inventario, por ejemplo las
entradas por devoluciones de consumos, obsequios de proveedores, ajustes dbito en cantidad o costo, o
ambos al inventario; igualmente se pueden registrar transacciones de salida del inventario, por ejemplo los
consumos internos, consumos con cargo a un centro de costos, notas de ajustes, etc.
Al ingresar a la opcin de Captura Entradas / Salidas se deben diligenciar los siguientes campos:
Datos bsicos del encabezado del documento:
Detalle de registros del documento:
64
Explicacin de los campos en la captura de Entradas / Salidas:

Ref.
Campo informativo, puede ser utilizado para seleccionar la grabacin de registros de diferentes usuarios.
Lapso:
Cdigo del lapso en el que se realiza la transaccin.
Empresa:
Cdigo de la empresa a travs de la cual se realiza la transaccin.
C.U.:
Cdigo del centro de utilidad donde se realiza la transaccin.
Documento:
Tipo y nmero de documento a realizar, por ejemplo SA-00001 para una Salida de Almacn.
Fecha:
Fecha en la que se realiza la transaccin. Esta debe pertenecer al lapso seleccionado.
Dcto_Alt.:
Campo informativo para registrar el nmero de documento fuente de la transaccin.
Autorizado:
Cdigo de firma de la persona que autoriza o realiza la transaccin.
Beneficiario:
Campo informativo. Se utiliza para registrar nmeros de nit o cdula de beneficiarios a los cuales se les enva o
de quien se recibe. Este debe estar previamente creado en el catlogo de beneficiarios.
Sucursal:
Cdigo de la sucursal del beneficiario.
Detalle:
Lneas de para registrar las observaciones o comentarios a que diere lugar la transaccin. Estas sern impresas
en el documento generado.
Concepto:
Cdigo del concepto a travs del cual se desea registrar la transaccin.
Bodega: Cdigo de la bodega de donde sale o a donde ingresan las partes de inventario que se desea registrar.
Parte:
Cdigo de la parte de inventarios sobre la cual se desea hacer el registro transaccional.
Cantidad-1:
Cantidad en unidades de inventario que se desea afectar con la transaccin.
Cantidad-2:
Cantidad en unidades de medida adicional que se desea afectar en la transaccin.
Costo Unitario:
Valor de una unidad de inventario. Este costo se solicita o se calcula de acuerdo al indicador del concepto para
el calculo del costo. Normalmente en los registros de entrada se captura, y en los registros de salidas se calcula.
Costo Total:
Valor calculado por el sistema al multiplicar el costo unitario por el total de cantidad-1.
Destino:
Cdigo del destino asociado y destino sobre el cual se desea dejar huella o cargar los costos de la
transaccin. Por ejemplo un Centro de Costos, un Vehculo, una Obra, etc. Este se solicita siempre y cuando el
indicador del concepto est activado para ello.
65
Mquina:
Cdigo del catlogo de mquinas sobre la cual se desea dejar huella o cargo de los costos de la transaccin.
Este se solicita siempre y cuando el indicador del destino est activado para ello.
Producto:
Cdigo del catlogo de productos sobre el cual se desea hacer cargo de la transaccin. Este se solicita siempre
y cuando el indicador del concepto est activado para ello.
Detalle:
Lnea adicional de observaciones por cada cdigo de parte.
Al terminar la captura de las partes, es decir de los registros, se debe digitar la tecla <ESC> para terminar el
documento y definir las opciones adicionales de impresin.
Consideraciones para las salidas:
a. El sistema no permite saldos en rojo, por lo tanto debe existir cantidad suficiente en existencia para registrar
la salida por consumo interno.
b. Tener creado previamente el concepto para la posterior contabilizacin de la transaccin.
c. Tener creado el tipo de documento asociado a esta transaccin: Ej. SA, salida de almacn.
66
Modificacin / Retiro de Entradas / Salidas

El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer modificaciones o retiro parcial o total de los
documentos y transacciones de otros movimientos correspondientes a las entradas o salidas de
inventarios.
Al ingresar al programa Modificacin/Retiro se deben diligenciar los campos que se ingresaron en la

captura, tal como se presenta en el siguiente formato de pantalla:
67
Captura de Transferencias /Traslados

El objetivo de este programa es permitir hacer en un solo documento, registros de entrada y salida
simultneamente, es decir de traslado de partes de una bodega a otra, considerando en el proceso las
variables de existencias y costos promedios unitarios.
El siguiente ejemplo nos muestra en una forma grfica el proceso de un traslado:
Disminucin de la
existencia en la unidad de
inventario.
Aumento de la
existencia en la
unidad de
inventario.
Disminucin de existencia
en la unidad adicional
(Opcional)
Mercanc
a
Bodega A
Desde donde sale
la mercanca.
Aumento de la
existencia en la
unidad adicional
(Opcional)
Actualizacin del costo promedio

Ultimo
unitario
Consumo
costo
promedio
Bodega B
Donde entra la
mercanca.
Ultimo
Consumo
Costo
promedio
Costo Total
Como consideracin especial se debe mencionar que es necesario tener previamente creado el
documento y el concepto con los cuales se va a registrar la transferencia o traslado. El sistema no
permitir hacer un traslado si la bodega de salida no tiene existencias reportadas, esto debido a que el
sistema no permite el manejo de cantidades ni costos negativos.
68
Al ingresar al programa de Captura Transferencias / Traslados el usuario deber diligenciar los campos
que se presentan en el siguiente formato de pantalla:
Explicacin de los campos del Traslado:

Ref.
Lapso:
Empresa:
C.U.:
Documento:
Tipo y nmero de documento a realizar, por ejemplo TR-00001 para una transferencia de inventarios.
Fecha:
Dcto_Alt.:
Autorizado:
Beneficiario:
Campo informativo. Se utiliza para registrar nmeros de nit o cdula de beneficiarios a los cuales se les enva o
de quien se recibe. Este debe estar previamente creado en el catlogo de beneficiarios.
Sucursal:
Cdigo de la sucursal del beneficiario.
Detalle:
Informacin del Transportador:
Cuando se desea hacer un traslado de un lugar geogrfico a otro, se puede adicionalmente capturar la
informacin del transportador:
Cdula o Nit:
Nmero de identificacin de quien transporta.
69
Nombre Transportadora:
Cuando el transporte se efecta por parte de una compaa especializada, se debe registrar aqu el nombre de
la misma.
Nombre del Conductor:
Se debe registrar aqu el nombre de la persona que conduce el vehculo de transporte.
Placa del vehculo:
Corresponde al nmero de placa del vehculo utilizado para el transporte.
Direccin de despacho:
Corresponde a la descripcin de la direccin a donde es remitido el despacho.
Ciudad de despacho:
Corresponde al nombre de la ciudad o municipio a donde se despacha.
Nmero de gua:
Corresponde al nmero de cupn o gua de transporte emitido por las compaas transportadoras.
Nro. de Cajas / Bultos:
Se utiliza para definir el nmero de paquetes, cajas, bultos, etc. que se despachan.
Peso en kilos:
Es el peso en kilos que se transporta. Este puede ser calculado por el sistema e impreso en el formato de
remisin, de acuerdo al peso terico en kilos registrado al crear las partes de inventario.
Volumen en Mt3:
Es el volumen que ocupan los productos que se transportan. Este puede ser calculado por el sistema e impreso
en el formato de remisin, de acuerdo al volumen terico registrado en el campo de Mt3 al crear las partes de
inventario.
Valor asegurado:
Corresponde al valor por el cual se desea asegurar el despacho.
Observaciones:
Lnea de observaciones o comentarios finales.
Concepto:
Cdigo del concepto a travs del cual se desea registrar la transaccin.
Bodega:
Cdigo de la bodega de donde salen las partes de inventario que se desea registrar.
Parte:
Cdigo de la parte de inventarios sobre la cual se desea hacer el registro de salida.
Bodega:
Cdigo de la bodega a donde ingresan las partes de inventario que se estn registrando.
Parte:
Cdigo de la parte de inventarios sobre la cual se desea hacer el registro de ingreso. El sistema por
default sugiere que sea la misma de salida.
Cantidad-1:
Cantidad en unidades de inventario que se desea afectar con la transaccin.
Cantidad-2:
Cantidad en unidades de medida adicional que se desea afectar en la transaccin.
Costo Unitario:
Valor de una unidad de inventario. Este costo es calculado por el sistema de acuerdo al costo promedio del
inventario existente en la bodega de salida.
Costo Total:
Valor calculado por el sistema al multiplicar el costo unitario por el total de cantidad-1.
70
Destino:
Cdigo del destino asociado y destino sobre el cual se desea dejar huella de la transaccin. Por
ejemplo un Centro de Costos, un Vehculo, una Obra, etc. Este se solicita siempre y cuando el indicador del
concepto est activado para ello.
Mquina:
Cdigo del catlogo de mquinas sobre la cual se desea dejar huella de la transaccin. Este se solicita siempre
y cuando el indicador del destino est activado para ello.
Producto:
Cdigo del catlogo de productos sobre el cual se desea dejar huella de la transaccin. Este se solicita siempre
y cuando el indicador del concepto est activado para ello.
Detalle:
Para terminar se debe digitar la tecla <ESC> hasta registrar los campos de impresin o salir del mdulo de
captura.
71
Modificacin / Retiro de Traslados

El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer modificaciones o retiro parcial o total de los
documentos y transacciones de traslados y/o transferencias registrados.
Al ingresar al programa 4 de Modificacin/Retiro se deben diligenciar los campos que se ingresaron en

la captura en el encabezado del documento, tal como se presenta en el siguiente formato de pantalla:
72
Descripcin a tems de No-Stock

de las partes de inventario creadas como tems de No-Stock.
Es necesario recordar que este tipo de partes no tienen una descripcin ni una unidad de medida especfica,
pues son un comodn. Estas se capturan en el momento de hacer el registro de las transacciones.
Eventualmente se requiere ampliar la descripcin de las mismas y es por ello que se hace necesario modificar o
agregar en el documento la descripcin de los registros correspondientes a No-Stocks. Se debe diligenciar el
siguiente formato de pantalla.
73
Salidas / Transferencias con base en pedidos

internos
El objetivo de este programa es permitir hacer las salidas con base en los documentos de pedidos
internos grabados en el sistema, de tal manera que se controle las cantidades pendientes y
despachadas por cada pedido.
Al ingresar al programa de Salidas / Transferencias se deben diligenciar los siguientes campos:
Explicacin de los campos en las salidas / transferencias de

pedidos internos:
Ref.
Lapso:
Empresa:
C.U.:
74
Documento:
Tipo y nmero de documento a realizar, por ejemplo SA-00001 para una Salida de Almacn con base en pedidos
internos.
Fecha:
Dcto_Alt.:
Autorizado:
Detalle:
Concepto:
Cdigo del concepto a travs del cual se desea registrar la transaccin. Este debe ser de salida o transferencia
de inventarios.
Pedido nmero:
Corresponde al nmero del pedido interno que se desea despachar.
Cantidad a despachar:
Cantidad en unidades de inventario que se desea despachar por cada parte de inventario del pedido interno.
Bodega de Entrada:
Cdigo de la bodega donde debern ingresar los inventarios despachados.
Detalle:
Da por cumplido este pedido:
Se puede hacer varias salidas con base en un pedido interno, sin embargo al hacer el registro de cada salida, el
sistema pregunta si se desea dar por cumplido el pedido, con el objetivo de no dejarlo pendiente. Esto
corresponder a las polticas de cada empresa.
75
Anulacin de documentos con base en pedidos

El objetivo de este programa es permitir al usuario anular y reversar las transacciones de salidas y/o
traslados efectuadas con base en pedidos internos. El efecto que se genera es que al anular los
documentos de despacho, se reviven los pedidos.
El siguiente formato de pantalla muestra los campos requeridos en este programa:
76
Impresin de documentos
El objetivo de este programa es permitir al usuario imprimir o reimprimir uno o varios documentos, en
orden consecutivo ascendente, cuando sea necesario hacerlo. Se pueden imprimir todos los
documentos de entradas, salidas y transferencias capturados en las diferentes opciones de Entradas /
Salidas, Transferencias / Traslados y Salidas / Traslados explicados en los numerales anteriores.
El siguiente formato de pantalla muestra la informacin que se debe registrar para hacer una seleccin e
impresin de documentos:
77
Ajustes por Inventario Fisico

El objetivo de este mdulo es permitir al usuario hacer con ayuda del sistema, los procesos de inventario fsico
necesarios para actualizar la informacin terica del sistema con la realidad de las existencias fsicas. Podra
decirse que este proceso es una auditora del estado de los inventarios ya que permite confrontar la realidad
con los datos de informacin resultantes de los procesos transaccionales.
Como consecuencia de este proceso se genera un archivo de variaciones, que al ser aprobado por las personas
responsables de la administracin del inventario, finalmente se actualiza igualando el dato terico con el fsico.
Entre las causales de las variaciones ms comunes se pueden citar las malas imputaciones en los cdigos al
momento de realizar las diferentes transacciones de entrada / salida, faltantes por robo, mltiples documentos
realizados para una misma transaccin y transacciones no informadas en el sistema (obsequios, donaciones,
dadas de baja, etc.).
El siguiente diagrama de ambientacin muestra el proceso desde la preparacin para la toma del inventario
fsico, hasta la parte final de ajustes:
Condiciones Preliminares
No puede haber transacciones de ventas pendientes de acumular (En la
modalidad P.O.S.).
Toda la mercanca remisionada se debe facturar
Durante la operacin de conteo no pueden haber transacciones de
Entrada /Salida, hasta tanto no terminar el registro.
Se debe tener un tipo de documento y los concepto asociados a este
proceso, uno de entrada y otro de salida.
Inicializacin al archivo maestro de conteo fsico
Generacin de listado para la toma de inventario
fsico
Hacer trabajo de campo para la realizacin del
conteo fsico
Captura del inventario fsico
Listados
paradelavariaciones
toma y/o
deldelinventario fsico:
Consultas / Listados
inventario capturado
El objetivo de estos programas es brindar al usuario diferentes alternativas para la realizacin de esta labor
Aprobacin
porgenerar
parte listados
de auditora
y/o revisora
preliminar,
permitiendo
y formatos
especiales fiscal
tanto para la mesa de control como para la toma
del
procesoEl usuario podr seleccionar entre las diferentes alternativas la que sea mas conveniente
fsica del
inventario.
para las circunstancias del negocio.
no
OK?
Hacer correcciones
La ruta de acceso a estos programas se puede visualizar en el siguiente menu:
si
Generacin automtica de ajustes.
78
Al ingresar por las opciones 1, 2, 3 o 4 se deben diligenciar los campos relativos a los parmetros de seleccin y
ordenamiento del reporte, un ejemplo de ello se puede visualizar en el siguiente formato de pantalla:
Explicacin de los campos para toma de inventario fisico

Opcin del reporte:
79
0= Discrimina todas las partes: Significa que se generara el listado de todas las partes de inventario contenidas
en el catlogo de partes, ordenadas segn la seleccin del reporte, es decir, por cdigo de parte, por grupo o
caracterstica.
1= Discrimina partes por bodega: Significa que solamente se imprimirn en el reporte las partes que tengan o
hayan tenido movimiento en una o varias bodegas seleccionadas. Cuando se selecciona esta opcin, se debe
registrar adems los cdigos de las bodegas de las cuales se har el inventario, para que el sistema seleccione
solamente las partes que han tenido movimiento en ellas.
Ordenamiento del Reporte:
Campo con 3 posibles valores adicionalmente al rompimiento del reporte seleccionado (parte, grupo,
caracterstica).
1= Por cdigo:
2= Por referencia:
3= Alfabtico:
Opciones Adicionales:
Se brindan algunas opciones adicionales para complementar el reporte, estas son:
Discrimina referencias alternas > 0=No, 1=S.
Discrimina lotes por parte > 0=No, 1=S.
Presenta partes con existencias en cero > 0=No, 1=S.
Ordena el reporte por ubicacin > 0=No, 1=S.
Salta pgina por ubicacin > 0=No, 1=S.
Fecha de actualizacin (de la toma) > ________
Forma Especiales (Previamente diseado en labels)
Las formas especiales son usualmente formas continuas comercialmente conocidas o diseadas
especficamente por algunos usuarios.
80
Inicializacin del maestro fsico

Este proceso genera un archivo (CMMAEFIS) donde se almacenar toda la informacin de la captura y
diferencias, el cual servir como base para la generacin de los anlisis de variaciones y ajustes del
inventario. Quiere decir esto que la captura del inventario no actualiza en lnea las existencias del
sistema. Esta es una captura en u archivo intermedio de trabajo el cual, una vez realizados los procesos
de verificacin y auditora, podr actualizar los archivos maestros y de movimiento a travs del proceso
automtico de ajustes.
Este archivo deber inicializarse cada vez que se desea hacer un inventario fsico. Como caractersticas
especiales se debe considerar que no deber haber inventarios pendientes de ajuste para un nuevo
inventario fsico. Igualmente no se debe olvidar que el usuario deber preparar la informacin para que
el proceso sea exitoso. Esto quiere decir que:
No deber haber documentos pendientes de captura a la fecha del inventario
Durante el proceso de captura y reporte del inventario al sistema, no se deber hacer registro de transacciones.
Se deber reportar todas las partes seleccionadas para el inventario.
Si el fsico de una parte es 0, esta se deber reportar, de lo contrario el sistema no har ajuste para las partes
no reportadas.
Si la parte que se reporta no exista anteriormente en el sistema, se deber diligenciar adems el costo unitario.
Se recomienda generar los reportes o consulta para verificar la informacin capturada.
Se recomienda hacer el proceso de ajuste automtico y posteriormente justificar las diferencias. Esto debido
que la existencia fsica es una realidad y la bsqueda de errores o malos manejos es un proceso
administrativo. Se debe hacer el ajuste para no entorpecer el registro de las transacciones en adelante.
Al ingresar al programa de Inicializacin del Maestro Fsico se deber diligenciar los siguientes campos:
81
82
Captura del inventario fsico

Despus de haber realizado el trabajo de conteo de las partes existentes en una bodega, se deber reportar al
sistema el resultado del conteo. Este programa permite al usuario hacer el reporte de las cantidades fsicas del
inventario.
Al ingresar a la opcin 6 de Captura del Inventario Fisico el usuario deber diligenciar el siguiente formato de
pantalla:
Explicacin de los campos en la captura del fsico:

Bodega:
Cdigo de la bodega donde se desea reportar el inventario fsico.
Parte:
Cdigo de la parte inventariada.
Cantidad-1:
Cantidad fsica inventariada en la unidad de inventario de la parte.
Cantidad-2:
Cantidad fsica inventariada en la unidad de medida adicional de la parte.
83
Costo unitario:
Costo unitario en unidad de inventario de la parte. Este campo solo se solicita cuando no existe registro o
maestra de la parte en la bodega.
84
Consultas y listados del inventario fsico

reportado
El objetivo de este grupo de programas es permitir al usuario consultar o listar el inventario fsico
reportado para hacer las revisiones o verificaciones que sean necesarias.
En el siguiente formato de pantalla se presenta un ejemplo de los datos que deber diligenciar el usuario
para hacer la consulta o generar un listado del inventario reportado:
85
Generacin automtica de ajustes

Este programa tiene como finalidad hacer la actualizacin de los archivos maestros de existencias y de
movimiento, con base en el inventario fsico reportado. Para las partes de inventario que presentan
diferencias, el sistema elabora automticamente una nota interna de inventarios de tal manera que la
historia de los ajustes se refleje en las transacciones del kardex.
El siguiente formato de pantalla presenta la descripcin del proceso y los campos que deber diligenciar
el usuario:
86
Explicacin de los campos del proceso automtico de ajustes de

inventario:
Lapso:
Corresponde al cdigo del lapso contable en el cual se realiza el ajuste. Este campo lo registra el sistema con
base lapso capturado en el archivo de inventario fsico CMMAEFIS.
Fecha:
Corresponde a la fecha registrada en el archivo de inventario fsico.
Empresa:
Cdigo de la empresa en la cual se desea hacer el ajuste de inventario.
C.U.:
Cdigo del dentro de utilidad del inventario.
Tipo de Documento:
Corresponde al cdigo del documento que se utilizar para registrar los ajustes del inventario en el sistema.
Normalmente se utiliza un AJ de Ajuste de Inventario.
Autorizado por:
Cdigo de firma de la persona que autoriza la elaboracin del ajuste.
Concepto de entrada:
Cdigo del concepto con el cual se registrarn los sobrantes de inventario fsico.
Concepto de salida:
Cdigo del concepto con el cual se registrarn los faltantes del inventario fsico.
Bodega:
Cdigo de la bodega que se desea ajustar. <Enter> ajusta todas las bodegas incluidas en el archivo de
inventario fsico.
87
Proceso CMCCFAC.
Este programa tiene como finalidad hacer la actualizacin de los archivos de facturacin, movimiento,
estadsticas, y maestros de existencias, con base en el inventario fsico reportado.
Esta opcin es utilizada cuando se requiere que las diferencias generen una factura de venta. Para las
partes de inventario que presentan diferencias, el sistema elabora automticamente una factura de
venta de tal manera que la historia de los ajustes se refleje en las transacciones del kardex.
El siguiente formato de pantalla presenta la descripcin del proceso y los campos que deber diligenciar
el usuario:
88
Explicacin de los campos del proceso de ajustes CMCCFAC:

Lapso:
Corresponde al cdigo del lapso contable en el cual se realiza el ajuste. Este campo lo registra el sistema con
base lapso capturado en el archivo de inventario fsico CMMAEFIS.
Fecha:
Corresponde a la fecha registrada en el archivo de inventario fsico.
Empresa:
Cdigo de la empresa en la cual se desea hacer el ajuste de inventario.
C.U.:
Cdigo del dentro de utilidad del inventario.
Tipo de Documento:
Corresponde al cdigo del documento que se utilizar para registrar los ajustes del inventario en el sistema
como un registro de venta. Normalmente se utiliza un FV de Factura de venta.
Autorizado por:
Cdigo de firma de la persona que autoriza la elaboracin del ajuste.
Concepto de venta:
Cdigo del concepto con el cual se registrarn los faltantes de inventario fsico.
Bodega:
Cdigo de la bodega que se desea ajustar.
Cliente:
Cdigo del beneficiario a nombre de quien se desea hacer la factura.
Vendedor:
Cdigo del vendedor en nombre de quien se desea registrar la venta.
Lista de precios:
Cdigo de la lista de precios con la cual se desea valorar la venta.
89
Consulta / listado de Otros Movimientos

El objetivo de estos programas es permitir al usuario hacer una consulta o generar un listado de los
documentos y transacciones realizados en el mdulo. Se puede hacer la consulta y el reporte por
nmero de documento, entre un rango de fechas, en forma detallada o resumida.
Al ingresar a la opcin 1 o 2 el usuario deber diligenciar los campos relativos a los parmetros de
seleccin de la informacin. Los siguientes formatos de pantalla correspondientes a la consulta, dan una
vision grafica del tipo y ordenamiento de informacionde estas opciones:
90
91
Consulta de Transacciones por Parte

El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer una consulta rpida las transacciones de una parte de
inventarios, ordenadas en forma cronolgica, detallando el documento, concepto, cantidades y valores de cada
transaccin.
Al ingresar al programa de Consulta por parte se debe digitar el cdigo de la parte y la bodega respectiva. A
continuacin el sistema despliega un formato con el contenido de los diferentes campos de la maestra
bodega/parte.
El usuario puede seleccionar un cdigo de lapso a partir del cual desea consultar el kardex, y una vez
desplegada la consulta, puede conocer el detalle de cualquier transaccin registrada, seleccionando el nmero
de registro tal como se enumera en la parte izquierda del reporte.
El siguiente formato de pantalla muestra los diferentes campos mencionados y las opciones de seleccin y
consulta:
92
93
Listado de transacciones por parte

El objetivo de este programa es permitir generar un listado de kardex de una o de todas las bodegas, para una
o todas las partes de inventario.
Al ingresar al programa Listado de transacciones por parte se deben diligenciar los siguientes campos:
Explicacin de campos de Listado de Transacciones por Parte

Bodega:
Corresponde al cdigo de la bodega de la cual se desea listar. Con la tecla <Enter> se puede generar el reporte
de todas las bodegas.
Parte:
Corresponde al cdigo de parte de inventarios de la cual se desea listar. Con la tecla <Enter> se puede generar
el reporte de todas las partes.
Opcin de seleccin con tres posibles valores:
2= Por referencia principal.
3= Alfabtico.
94
Lapso Inicial:
Corresponde al cdigo de lapso contable a partir del cual se desea listar.
Fecha Inicial:
Corresponde a la fecha a partir de la cual se desea generar el reporte.
Lapso final:
Corresponde al cdigo de lapso contable hasta el cual se desea listar.
Fecha final:
Corresponde a la fecha hasta la cual se desea generar el reporte.
Presenta referencias alternas:
Se utiliza para imprimir adicionalmente los cdigos de referencia adicionales que tenga asociada la parte.
Forma de costeo:
Determina la forma en que se valorar el reporte, asi:
0= No presenta costo: Solamente se conocer en cantidades.
1= Costo Promedio: Significa que se presentara valorado el reporte al costo real del sistema, que
es el costo promedio.
2= Costo Estandar: Significa que se presentara valorado el reporte con base en el costo estandar
de cada parte.
3= Ultimo Costo: Significa que el reporte se valorara con base en el ltimo costo unitario reportado
por cada parte.
Discrimina unidad adicional:
Opcin de presentar el kardex con el movimiento en las dos unidades, la de inventarios y la unidad de medida
adicional.
Presenta partes sin movimient:
Pregunta si se desea listar aquellas partes que no tuvieron registro de transacciones en el rango de fechas
seleccionado.
95
Listado de transacciones por grupo

El objetivo de este programa es permitir generar un listado de kardex de una o de todas las bodegas, para un
cdigo de grupo o todos los grupos de inventario.
Al ingresar al programa Listado de transacciones por Grupo se deben diligenciar los siguientes campos:
Explicacion de campos en listado de transacciones por grupo

Bodega:
Grupo:
Corresponde al cdigo de grupo de inventarios del cual se desea listar. Con la tecla <Enter> se puede generar
el reporte de todos los grupos.
Nivel del grupo:
Corresponde al nivel de discriminacin y totalizacin de los grupos que se desea del reporte.
3= Alfabtico.
96
Lapso Inicial:
Fecha Inicial:
Lapso final:
Fecha final:
Salta pgina a nivel 1 de grupo:
Se utiliza para separar los listados de kardex de los grupos padres. Recordemos que normalmente el primer
nivel indica el tipo de inventario, por ejemplo Materia Prima, Repuestos, Producto terminado.
Forma de costeo:
1= Costo Promedio: Significa que se presentara valorado el reporte al costo real del sistema, que es el
costo promedio.
2= Costo Estandar: Significa que se presentara valorado el reporte con base en el costo estandar de
cada parte.
3= Ultimo Costo: Significa que el reporte se valorara con base en el ltimo costo unitario reportado por
cada parte.
Opcin de presentar el kardex con el movimiento en las dos unidades, la de inventarios y la unidad de medida
adicional.
seleccionado.
97
Listado de transacciones por caracterstica

El objetivo de este programa es permitir generar un listado de kardex de una o de todas las bodegas, para un
cdigo de caracterstica y/o grupo o todas las caractersticas de inventario.
Al ingresar al programa Listado de transacciones por caracterstica se deben diligenciar los siguientes
campos:
Explicacin de campos en listado de transacciones por

caracterstica
Bodega:
Caracterstica:
Corresponde al cdigo de caracterstica de inventarios de la cual se desea listar. Con la tecla <Enter> se puede
generar el reporte de todas
Clasifica por grupo:
Opcin adicional para combinar el reporte, seleccionando una caracterstica y uno o todos los grupos, o
viceversa.
98
Cdigo de Grupo:
Corresponde al cdigo de grupo de inventarios del cual se desea listar. Con la tecla <Enter> se puede generar
el reporte de todos los grupos.
3= Alfabtico.
Lapso Inicial:
Fecha Inicial:
Lapso final:
Fecha final:
Forma de costeo:
1= Costo Promedio: Significa que se presentara valorado el reporte al costo real del sistema, que es el
costo promedio.
2= Costo Estandar: Significa que se presentara valorado el reporte con base en el costo estandar de
cada parte.
3= Ultimo Costo: Significa que el reporte se valorara con base en el ltimo costo unitario reportado
por cada parte.
Opcion de presentar el kardex con el movimiento en las dos unidades, la de inventarios y la unidad de medida
adiccional.
seleccionado.
99
Resumen de transacciones por concepto

El objetivo de este reporte es permitir al usuario generar informes consolidados y clasificados a modo de
resumen de las transacciones ordenadas por cada uno de los conceptos de inventarios,. El usuario tiene
distintas posibilidades de combinar los reportes haciendo uso de las opciones que ofrece el sistema. Son de
mucha utilidad para los anlisis de inventarios, contabilidad y costos.
En los siguientes formatos de pantalla se pueden visualizar las diferentes opciones y posibilidades de seleccin
y generacin de estos reportes:
100
Resumen de transacciones por Destino

El objetivo de este reporte es poder generar un resumen de las transacciones clasificadas por cada uno de los
tipos de destinos asociados y sus respectivos destinos, por ejemplo CC para centros de costos y cada uno de los
departamentos que lo componen.. El usuario tiene distintas posibilidades de combinar los reportes haciendo
uso de las opciones que ofrece el sistema.
101
Resmenes de transacciones por O.P, mquina o

producto
El objetivo de este reporte es poder generar resmenes de las transacciones clasificadas por Orden de
produccin, mquinas, Cdigos de Productos, o combinacin de Orden de Produccin / Producto. El usuario
tiene distintas posibilidades de combinar los reportes haciendo uso de las opciones que ofrece el sistema.
Estos reportes se basan en los indicadores opcionales de los catlogos de conceptos, lo que implica que no se
presentan todos los conceptos sino solamente aquellos que cumplan con los parmetros de seleccin del
reporte.
102
103
Resumen de transacciones por Firma Autorizada

El objetivo de este reporte es poder generar un resumen de las transacciones clasificadas por cada uno de los
cdigos de firma registrados en las diferentes transacciones de inventarios. El usuario tiene distintas
posibilidades de combinar los reportes haciendo uso de las opciones que ofrece el sistema.
104
Resumen de transacciones por concepto /

beneficiario
El objetivo de este reporte es poder generar un resumen de las transacciones de uno o todos los beneficiarios
clasificadas adicionalmente por cdigo de concepto. El usuario tiene distintas posibilidades de combinar los
reportes haciendo uso de las opciones que ofrece el sistema.
En los siguientes formatos de pantalla se puede visualizar los campos correspondientes a los parmetros de
seleccin y ordenamiento del reporte que se deben diligenciar:
105
Resumen de transacciones por beneficiario

El objetivo de este reporte es poder generar un resumen de las transacciones de uno o todos los beneficiarios.
El usuario tiene distintas posibilidades de combinar los reportes haciendo uso de las opciones que ofrece el
sistema.
En los siguientes formatos de pantalla se puede visualizar los campos correspondientes a los parmetros de
seleccin y ordenamiento del reporte que se deben diligenciar:
106
Balances de inventario
El objetivo principal de estos reportes, es brindar al usuario la posibilidad de generar su estado de balance de
inventario, desde diferentes pticas y opciones de seleccin. En trminos generales, la presentacin de un
reporte de balance de inventario comprende una columna de saldo inicial, una de entradas, otra de salidas y
una ultima columna con el saldo final. El reporte tiene la opcin de generarse en cantidades, o en cantidades y
costos; igualmente ofrece diferentes alternativas de seleccin, por ejemplo de una o todas las bodegas, todas
las bodegas de un centro de utilidad, o un grupo de bodegas. Finalmente tiene opciones adicionales para
presentar los movimientos entre rangos de fechas y presentar o no los totales por concepto.
Estos programas se pueden encontrar en el men principal del sistema comercial, como se muestra en el
siguiente formato de pantalla:
Las tres primeras opciones dan la posibilidad de generar los reportes en forma separada bodega a bodega, y
dentro de stas el detalle de los totales por cada parte de inventarios.
Las siguientes tres opciones presentan la informacin consolidada, sumarizando los totales de las bodegas y
partes seleccionadas y confeccionando un solo listado global de inventarios.
107
Balances de inventario por cdigo de parte

Al ingresar por las opciones de Balance de inventario por bodega / parte o consolidado por parte, el
ordenamiento de los reportes se hara por cada uno de los items o partes de inventario con la posibilidad de
generar cantidades o cantidades y valores.
El usuario deber diligenciar los campos relativos al ordenamiento y nivel de detalle de la informacin, como se
muestran en el siguiente formato de pantalla:
108
Balances de inventario por grupo / parte

Al ingresar por las opciones de Balance de inventario por bodega / grupo o consolidado por grupo, el
ordenamiento de los reportes se hara por cada uno de los grupos de inventario y dentro de estos los items o
partes asociadas. Se permite seleccionar el nivel de grupo y detalle del reporte de los balances de inventario,
con la posibilidad de generar cantidades o cantidades y valores.
Al ingresar por las opciones de seleccin por grupo / parte, se deber diligenciar adems de la seleccin de
bodegas, los siguientes campos:
109
Balances de inventario por caracterstica / parte

Al ingresar por las opciones de Balance de inventario por bodega / caracterstica o consolidado por
caracterstica, el ordenamiento de los reportes se hara por cada uno de las caractersticas de inventario y
dentro de estas los items o partes asociadas. Se permite seleccionar el nivel de detalle del reporte de los
balances de inventario, con la posibilidad de generar cantidades o cantidades y valores.
Al ingresar por las opciones de caracterstica, el usuario adems de hacer la seleccin de las bodegas deseadas
en el reporte, deber diligenciar los siguientes campos:
110
Interfase Contable Diagrama Explicativo del proceso

Es la primera vez que si
no
Tiene acceso
directo a los datos
si
hace interfase ?
Copiar el archivo
CGCUENTA.DAT al directorio de
Configure la
direccin de acceso
si
no en CGLos destinos
UNO y CM-UNO son
Aplique procedimiento de
equivalencia de destinos.
Definir las equivalencias de :

- Compras
- Consumos
- Ventas
- Costo de Venta
- Ingresos
Hay comprobante de si
compras ?
Aplique proceso de reportes de

facturas.
(Cruce entre orden de compra,
entrada de almacn y factura de
proveedor)
no
Aplique procedimientos rutinarios

de generacin de comprobantes
(Solo listado)
Hay inconsistencias ?
no
si
si
Tiene acceso directo a los datos del
CG-UNO ?
no
Aplique procedimientos
rutinarios de generacin a CGBATCH
Hacer las correcciones del

caso
Aplique procedimientos
rutinarios de Interfase
Directa
FIN
111
Definicin de las caractersticas fiscales de beneficiarios

Como se estudi en los anteriores captulos la gestin de documentos relacionados con compras e inventarios
generan automticamente el I.V.A., retefuente, retefuente por I.V.A., retefuente por ICA, de acuerdo a
parmetros dados en el momento de implementar el sistema.
Por lo tanto, a la hora de obtener los comprobantes contables, toda la base de informacin generada mediante
la gestin directa de los documentos en el sistema, es aprovechada totalmente para generar los siguientes
asientos contables.
Asientos contables que el Sistema Comercial genera.

Con el esquema de parametrizacin que se acaba de presentar es posible manejar los diferentes casos en el
manejo de I.V.A., retefuente, retefuente por I.V.A, retefuente por ICA y algunos impuestos adicionales, de
aplicacin exclusiva en algunas regiones del pas. Para efectos de simplificar esta explicacin, se presentan
los asientos bsicos que genera el sistema en el proceso de interfase.
Comprobante:
Nombre de la Cuenta
Cdigo
Dbitos
Compras
Materia Prima Nacional

Materia Prima Nacional
I.V.A.
Retencin fuente
Retencin de ICA
Retencin I.V.A.
Cuentas por Pagar
140505
240810
236540
2368xx
236570
220505
xxxxx
xxxxx
Inventarios
Gastos
7?xxxx
Xxxx
x
I.V.A.
Inventarios
240805
14xxxx
Costo de Ventas
Costo de venta o prestacin del
servicio
Producto Terminado
61xxxx
1430xx
Consumos:
Costo :
Crditos
Xxxxx
Xxxxx
Xxxxx
Xxxxx
Xxxxx
Xxxxx
xxxxx
x
x
x
x
x
112
Equivalencias de cuentas de inventarios

El objetivo de este programa es permitir al usuario definir equivalencias
entre las estructuras de grupos y conceptos de inventario, y las cuentas
contables definidas en CGUNO.
Lo primero que se debe hacer es analizar el manejo de las cuentas de
inventario en la contabilidad, que dependen del sistema de
contabilizacin empleado. A continuacin se muestra un ejemplo de
utilizacin del mtodo de costeo permanente:
CODIGO
DESCRIPCION
TIPO
NIVEL
14
INVENTARIO
14.1
MATERIA PRIMA
14.1.1
14.1.1.1
14.1.1.2
14.1.2..
14.1.2.1
14.1.2.2
M.P. GRAVADAS
T
D
D
T
D
D
6
7
7
6
7
7
GRAVADAS DEL 16%

GRAVADAS DEL 20%
M.P. EXCLUIDAS
EXCLUIDAS
EXENTAS
TASA
(I/R)
BENF
DOC
DES
MON
CHE
AMO
CAN
PTO
2
2
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
2
2
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
CU
ANEXO
NAT
D
D
D
D
D
D
Analizar la forma como est estructurado el catlogo de grupos en el

sistema comercial. A continuacin se presenta el siguiente ejemplo:
Comparando los ejemplo mostrados en el punto 1 y en el punto 2, se pueden establecer las siguientes
relaciones:
113
Cuenta contable
14.1.1.1
14.1.1.2
14.1.2.1
14.1.2.2
Grupo de inventarios
05.05
05.10
A la hora de grabar las equivalencias se debe tener en cuenta que el sistema trabaja por exclusin, esto
quiere decir que en el primer rengln se indica la cuenta a la cual se imputarn los casos generales que no se
contemplen en las siguientes lneas de equivalencia. Tomando lo anterior como base, el CM-UNO empieza a
barrer el archivo de equivalencias desde las equivalencias especificas particulares hasta las generales.
Creacin de equivalencias de Inventarios:

Todas las transacciones de compras, consumos y/o costos en forma dbito o crdito afectan las cuentas e
inventario. El propsito de esta equivalencia es definir una relacin entre las estructuras de grupos del CMUNO
y las cuentas contables de CGUNO para todos los casos.
Al escoger la opcin [1] de Actualiza Equivalencia Cta_Inv. se deben informar los siguientes campos:
114
Actualizacin de Equivalencias de Destinos

El objetivo de este programa es permitir crear equivalencias entre las estructuras de Destinos Asociados y
Destinos del CMUNO y el CGUNO, en el evento en que se hubieran creado diferentes.
Los campos que el usuario debe diligenciar se muestran en el siguiente formato de pantalla:
115
Interfase de Compras
Actualizacion de equivalencias para cuentas por
pagar
El objetivo de este programa es crear por cada concepto de compras, una equivalencia a la cuenta por acreditar
o pagar respectiva en la contabilidad:
Al escoger la opcin [1]= Actualizacin Equivalencia CxP, se deben informar los siguientes campos:
116
Contabilizacin va CGBATCH
El objetivo de este programa es permitir al usuario generar el comprobante contable de compras partiendo de
los documentos causados y las equivalencias contables. Esta opcin se escoge cuando el directorio donde est
la contabilidad se encuentra en un equipo con el que no hay posibilidad de comunicacin, bien sea porque no
esta en red o porque se encuentra en un sitio remoto. Esta opcin implica el paso adicional de copiar
posteriormente archivos CGBATCH1.DAT y CGBATCH2.DAT, al directorio contable. Una vez se tiene la
informacin all, se ejecuta desde el programa contable el proceso de alimentacin de estos archivos.
Al ingresar por la opcin 4 de Actualizacin va CGBATCH se debe diligenciar los siguientes campos:
117
Para efectos de poder manejar simultneamente la generacin de varios archivos CGBATCH de interfase, el CMUNO, permite que el usuario de acuerdo a su criterio defina las terminaciones a manejar. Por ejemplo: .ROL,
.NEO.
118
Contabilizacin Directa
El objetivo de este programa es permitir al usuario generar y contabilizar en un solo proceso el comprobante
contable de compras, partiendo de los documentos causados en el CMUNO y las equivalencias entre este y
CGUNO.
Esta es la alternativa ms rpida, debido a que es posible aprovechar los recursos de la mquina para ubicar de
una vez en los datos del directorio contable el nuevo archivo de interfase, sin necesidad de aplicar ningn paso
intermedio. Se utiliza cuando ambos directorios estan en un mismo equipo.
Al ingresar a la opcin 5 de Contabilizacin Directa el usuario deber diligenciar los siguientes campos:
119
Lapso:
Ao - Mes, del lote de grabacin donde quedar la informacin en la contabilidad.
Empresa:
Cdigo de la empresa, a la cual pertenecer la informacin en la contabilidad.
T. Comprobante:
Cdigo de identificacin del comprobante de acuerdo a la codificacin establecida en la contabilidad.
Nmero :
Consecutivo del lote de grabacin dentro del comprobante. Es importante tener en cuenta, que a la hora de
actualizar no este creado este nmero de lote.
Para definir el dispositivo donde se ubicarn los mensajes de posibles inconsistencias, el usuario tiene dos
posibilidades: D= Disco, I= Impresora
En el caso de haber escogido I, estas salen de una vez por la impresora. En el caso de elegir D, se informa el
nombre del archivo de impresin cuya terminacin puede ser definida por el mismo usuario.
Por ltimo, se solicita la confirmacin para dar inicio al proceso de interfase. En caso de respuesta negativa,
todos los parmetros informados son olvidados y se vuelve al men anterior.
En caso de problemas, el sistema despliega el mensaje : se presentaron inconsistencias, las cuales se
encuentran en el nombre del listado informado y deben ser corregidas antes de intentar nuevamente, la
ejecucin del proceso de interfase.
120
Actualizacion de equivalencias para Consumos y

Costos
Este comprobante es utilizado cuando el mtodo de costeo de los inventarios es permanente. El objetivo
especfico es estos programas es darle la posibilidad al usuario de definir, por cada concepto de inventarios,
cmo ser la contabilizacin y afectacin del mismo. En trminos generales lo que se busca es definir la forma
como se afectarn las cuentas de costos gastos, cuando se registra un consumo:
Cuenta Inventarios
Cuenta de Gastos o Costos
xxxx
xxxx
Al escoger la opcin [1] = Actualizacin Equi. Consumos/Costos, se debe informar los siguientes campos:
Interfase de Consumos / Costos Contabilizacion

Via CGBATCH
El objetivo de este programa es permitir al usuario obtener los comprobantes contables de consumos y costos
de venta, a partir de las transacciones y documentos de inventarios y ventas registrados, ms las equivalencias
contables previamente definidas.
Esta opcin se escoge cuando el directorio donde esta la contabilidad se encuentra en un equipo con el que no
hay posibilidad de comunicacin, bien sea porque no esta en red o porque se encuentra en un sitio remoto.
Esta opcin implica el paso adicional de copiar posteriormente archivos CGBATCH1.DAT y CGBATCH2.DAT, al
directorio contable y una vez se tiene la informacin all, se ejecuta desde el programa contable el proceso de
alimentacin de estos archivos.
121
Al ingresar por la opcin 4 de Contabilizacion via CGBATCH se deben diligenciar los siguientes campos:
122
El objetivo de este programa es permitir al usuario obtener los comprobantes contables de consumos y costos
de venta, a partir de las transacciones y documentos de inventarios y ventas registrados, ms las equivalencias
contables previamente definidas.
una vez, en los datos del directorio contable, el nuevo archivo de interfase, sin necesidad de aplicar ningn paso
intermedio.
Al ingresar a la opcin 5 el usuario deber diligenciar los siguientes campos:
123
Lapso:
Empresa:
T. Comprobante:
Nmero:
nombre del archivo de impresin y cuya terminacin puede ser definida por el mismo usuario.
En caso de problemas, el sistema saca el mensaje : se presentaron inconsistencias, las cuales se encuentran
en el nombre del listado informado en el punto 8 y deben ser corregidas antes de intentar nuevamente, la
124
Aspectos a tener en cuenta cuando se ha hecho interfases y se

requiere retirar o anular documentos
Hay una estrecha relacin en todos los estados que va tomando la informacin, desde que se origina como
documento en el sistema comercial, hasta quedar finalmente registrada en los libros oficiales de la contabilidad.
Documento
Contabilizacin
Generacin de
generado en la
libros oficiales de
por
medio
del
parte
proceso
de
contabilidad
transaccional de
interfase
inventarios,
Por lo
tanto un documento que ya se ha tenido en cuenta para los libros oficiales de cmara de comercio ; de
acuerdo
a las normas
contables, no se debe retirar, y si un documento ya ha sido contabilizado, y no registrado
compras
y ventas
en los libros de cmara de comercio, en caso de ser necesario su retiro, se puede empezar el proceso de
reversar de todas las fases por las que paso tanto el sistema contable como en el sistema comercial.
Si un documento todava no ha salido del entorno del programa del sistema comercial, su proceso de retiro
tiene menos implicaciones que los casos anteriores. La recomendacin es que todos los documentos y
transacciones que se desee reversar, se haga en otro documento.
125
Ajustes por Inflacin - Generacin automtica de

Saldos Iniciales:
El objetivo de este programa es facilitar al usuario la captura de los saldos iniciales en cantidad, costo y paag de
los ajustes por inflacin a un lapso determinado. Se debe reportar el valor total del ajuste a distribuir por
bodega / grupo. El sistema distribuir con base en los costos de los inventarios.
Al ingresar por el programa de Generacin Automtica de S.I. se deben diligenciar los siguientes campos:
126
Explicacin de campos de generacin automtica de Saldos

Iniciales
Saldos al final del lapso:
Corresponde al periodo contable al cierre del cual se tomarn los valores de saldo inicial por cuenta (grupo)
para ser reportados .
Cdigo de bodega:
Corresponde al cdigo de la bodega a la cual se desea cargar los saldos iniciales.
Cdigo de grupo:
Corresponde al cdigo del grupo sobre los cuales se reportaran los valores de saldos iniciales de ajustes por
inflacin.
Valor paag a distribuir:
Corresponde al valor paag acumulado por cada cuenta (grupo) de inventarios.
127
Generacin manual de saldos iniciales:

El propsito de este programa es permitir modificar y/o registrar los saldos iniciales de ajustes por inflacin por
cada bodega / parte del inventario.
En el siguiente formato de pantalla se presentan los campos que el usuario deber diligenciar para utilizar este
programa:
Explicacin de los campos en la captura manual de saldos

iniciales:
Saldos al final del lapso:
Corresponde al periodo contable al cierre del cual se tomarn los valores de saldo inicial por bodega / parte de
inventarios para ser reportados y/o modificados.
Cdigo de bodega:
Corresponde al cdigo de la bodega en la cual se desea modificar y/o actualizar el valor de los saldos iniciales
de ajustes por inflacin.
Cdigo de parte:
Corresponde al cdigo de la parte de inventarios a la cual se desea actualizar el saldo inicial.
Valor Paag:
Corresponde al valor acumulado de paag para la bodega / parte que se est actualizando.
128
Saldo en costo:
Valor que despliega informativamente el sistema para el usuario. No es modificable.
Saldo en cantidad:
Valor que despliega informativamente el sistema para el usuario. No es modificable
129
Generacin Ajuste mensual:

El objetivo de este programa, es permitir al usuario calcular el valor de ajuste paag mensual con base en el
porcentaje decretado y los saldos de los inventarios.
En el siguiente formato de pantalla se presentan los campos que se deben diligenciar al ingresar al programa de
Generacin Ajuste Mensual:
130
Consulta de ajustes por inflacin por lapso

El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer una consulta de los valores acumulados por cada
parte / bodega de costos y ajustes en un lapso determinado.
En el siguiente formato de pantalla se presentan los campos que el usuario debe diligenciar y el contenido de la
consulta que presenta el sistema:
131
Listados resumido y detallado:

El propsito de estos programas es permitir al usuario obtener un reporte resumido o detallado, de los costos y
saldos de ajustes desde diferentes puntos de vista, dependiendo de las opciones de seleccin que se utilicen:
El siguiente formato de pantalla muestra un ejemplo de las variables de seleccin y campos que deber
diligenciar el usuario para hacer uso de este reporte:
132
Captura Ajuste Paag

El propsito de este programa es permitir al usuario crear las equivalencias de ajuste paag entre las estructuras
de CMUNO y las cuentas de CGUNO que ser utilizadas para los procesos de generacin y contabilizacin del
ajuste por inflacin de los inventarios y la correccin monetaria.
Al ingresar por la opcin de Captura Ajuste Paag se deben diligenciar los siguientes campos:
133
Captura ajuste costo consumo.

El propsito de este programa es permitir al usuario crear las equivalencias de ajuste paag entre las estructuras
de CMUNO y las cuentas de CGUNO que ser utilizadas para los procesos de generacin y contabilizacin del
ajuste por inflacin de los movimientos de inventarios, como por ejemplo los costos y consumos, y la correccin
monetaria.
Al ingresar por la opcin de Captura Ajuste costo - consumo se deben diligenciar los siguientes campos:
134
Consultas / listados de equivalencias

El objetivo de estos programas es permitir al usuario consultar y/o listar las equivalencias creadas para la
contabilizacin de los ajustes por inflacin.
Se deber diligenciar el siguiente formato de pantalla:
135
Comprobante de Ajustes por Inflacin

Contabilizacion via CGBATCH
El objetivo de este programa es permitir generar y contabilizar el comprobante automtico de Ajustes por
Inflacin a partir de las equivalencias de cuentas y las transacciones del inventario.
Esta opcin se escoge cuando el directorio donde est la contabilidad se encuentra en un equipo con el que no
hay posibilidad de comunicacin, bien sea porque no esta en red o porque se encuentra en un sitio remoto.
Esta opcin implica el paso adicional de copiar posteriormente archivos CGBATCH1.DAT y CGBATCH2.DAT, al
directorio contable. Una vez se tiene la informacin all, se ejecuta desde el programa contable el proceso de
alimentacin de estos archivos.
Al ingresar por la opcin 9 de Contabilizacion via CGBATCH se deben diligenciar los siguientes campos:
136
Para efectos de poder manejar simultneamente la generacin de varios archivos CGBATCH de interfase, el CMUNO, permite que el usuario de acuerdo a su criterio defina las terminaciones a manejar. Por ejemplo: .RO,
NEO.
137
El objetivo de este programa es permitir generar y contabilizar el comprobante automtico de Ajustes por
Inflacin a partir de las equivalencias de cuentas y las transacciones del inventario.
una vez en los datos del directorio contable el nuevo archivo de interfase, sin necesidad de aplicar ningn paso
intermedio.
Dependiendo de la opcin escogida, se invoca una pantalla en donde estn los indicadores generales del
proceso.
A continuacin es necesario informar los parmetros que determinan la informacin del sistema comercial CMUNO, que se tendr en cuenta para el proceso:
138
Seguidamente, se definen los parmetros que determinan el lote de grabacin donde quedar la informacin en
el sistema contable:
Lapso:
Empresa:
T. Comprobante:
Nmero :
nombre del archivo de impresin cuya terminacin puede ser definida por el mismo usuario.
En caso de problemas, el sistema despliega el mensaje : se presentaron inconsistencias, las cuales se
encuentran en el nombre del listado informado y deben ser corregidas antes de intentar nuevamente, la
139
140
Actualizacion de Presupuesto global de

consumos
El objetivo de esta opcin es brindar al usuario una herramienta que le permita presupuestar los consumos y
hacer el seguimiento peridicamente de las variaciones que se presentan entre lo presupuestado y lo real.
Este mdulo es de mucha utilidad cuando se tienen obras o proyectos en curso. En la aplicacin este tipo de
eventos son manejables con los catlogos de destinos asociados y destinos y se puede hacer un presupuesto
global para todo el proyecto o por cada lapso contable.
La condicin previa para aplicar el presupuesto de consumos, es que tenga activado el indicador de Actualiza
Presupuesto de Consumo, en los parmetros de configuracin del sistema.
En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar la ubicacin de este programa:
Al ingresar por la opcin de Actualizacin Ppto. De Consumos el usuario deber diligenciar los siguientes
campos:
141
Explicacin de los campos del Presupuesto Global

C.U.:
Corresponde al cdigo de Centro de Utilidad que se desea presupuestar.
Destino Asociado:
Corresponde al cdigo de destino asociado o tipo de destino que se desea presupuestar. Por ejemplo OB de
obras.
Destino:
Corresponde al cdigo de destino que se desea presupuestar.
Parte:
Corresponde al cdigo de la parte de inventarios que se desea presupuestar.
Cantidad:
Corresponde a la cantidad total medida en unidades de inventario de la parte que se desea presupuestar.
Costo Unitario:
Corresponde al costo unitario presupuestado por cada parte.
Costo Total:
Corresponde al clculo de multiplicar la cantidad por el costo unitario.
142
Consulta / Listado del presupuesto global

El objetivo de estos programas es brindar al usuario la posibilidad de consultar y/o listar los registros capturados
en el presupuesto global de consumos. El usuario deber seleccionar el cdigo de centro de utilidad y
opcionalmente visualizar todos los destinos asociados y destinos o seleccionar uno en particular.
En el siguiente formato de pantalla se visualizan los campos de la consulta:
143
Consulta / Listado de Ejecucin Presupuestal

Global
El objetivo de estos programas es brindar al usuario la posibilidad de consultar y/o listar la ejecucin del
presupuesto global de consumos. El usuario deber seleccionar el cdigo de centro de utilidad y opcionalmente
visualizar todos los destinos asociados y destinos o seleccionar uno en particular.
144
Presupuesto de Consumos por Lapso

El objetivo de este programa es permitir capturar, consultar y obtener los reportes de seguimiento de un
presupuesto por lapso contable, bodega, destino y parte de inventarios.
En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar la ubicacin de este programa:
Al ingresar por la opcin de Actualizacin Ppto. De Consumos el usuario deber diligenciar los siguientes
campos:
Explicacin de los campos del Presupuesto por Lapso

Ao:
Corresponde al ao en el cual se desea capturar el presupuesto.
Mes:
Corresponde al mes en el cual se desea capturar el presupuesto.
Bodega:
Corresponde al cdigo de bodega sobre la cual se desea presupuestar.
Destino:
Corresponde al cdigo de destino asociado o tipo de destino, y destino que se desea presupuestar. Por ejemplo
OB de obras.
Parte:
Corresponde al cdigo de la parte de inventarios que se desea presupuestar.
145
Extensin:
Cuando la parte de inventario tiene extensiones, se debe capturar el cdigo de la extensin sobre la cual se
desea presupuestar.
Cantidad:
Corresponde a la cantidad total medida en unidades de inventario de la parte que se desea presupuestar.
Costo Unitario:
Corresponde al costo unitario presupuestado por cada parte.
146
Consulta / Listado del presupuesto por Lapso

El objetivo de estos programas es brindar al usuario la posibilidad de consultar y/o listar los registros capturados
en el presupuesto de consumos por lapsos. El usuario deber seleccionar el cdigo de lapso, bodega y
opcionalmente visualizar todos los destinos asociados y destinos o seleccionar uno en particular.
147
Listado de Ejecucin Presupuestal por lapso

El objetivo de este programa es brindar al usuario la posibilidad de listar la ejecucin del presupuesto de
consumos por lapsos. El usuario deber seleccionar el cdigo de lapso, bodega y opcionalmente generar todos
los destinos asociados y destinos o seleccionar uno en particular.
En el siguiente formato de pantalla se visualizan los de seleccin campos del reporte:

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1

Gestin de entradas y notas de compras

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SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

Papel del mdulo de inventarios:

Unidad de Inventarios que interacta mediante equivalencias con las unidades de

Unidad de medida adicional sin ninguna equivalencia con la unidad de inventarios.

Los costos se actualizan simultneamente en cuanto a:

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Diagrama explicativo de la gestin de inventarios cuando no hay

OK en existencias y costos de saldos

si .....Al iniciar el registro transacciones, ya no es posible modificar

Ver el mdulo de ventas. Captulo

Maneja salidas por

Consultas y listados de inventarios. Ver captulo

Aplique parmetros de control. Ver captulo 5

Proceso para toma de inventario fsico. Ver numeral

Aplique procedimiento de interfase de consumos. Ver

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Entradas con base en una orden de compra:

Captura de datos relativos a la orden de compra, registros y cantidades:

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Explicacin de los campos de la entrada de almacn con base en

SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

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Modificacin y Retiro de Entradas con base en

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Al ingresar al programa de Entradas Directas se deben diligenciar los siguientes campos:

Explicacin de los campos de Entradas Directas:

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Explicacin de los campos en la elaboracin de Notas de

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Modificacin o Retiro de Entradas y Notas

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Generacin automtica de notas por

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Descripcin a Items No-Stock:

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Impresin de documentos de compras:

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Consultas y Listados de documentos de

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Causacin de facturas de proveedor

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Consulta de Entradas y Notas Pendientes de

SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

Listado de Entradas y Notas pendientes de

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Causacin de Cuentas por Pagar:

El siguiente es el formato de pantalla se presentan los campos a diligenciar en el proceso de causacin:

Informacin de la Factura y/o Nota del proveedor:

Seleccin de Entradas y Notas de compras y aplicacin del valor de la factura:

Uso de la tecla de <ESC> para causar retenciones adicionales:

Uso de la tecla <F3> para consultar parmetros de liquidacin:

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Explicacin de los campos de la Causacin de Cuentas por Pagar:

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