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O
presente
documento,
denominado Manual de procedimentos
Operacionais tem por finalidade
orientar o cliente na correta preparao
da movimentao para os setores de
contabilidade,
conscientiz-lo
dos
prazos, das novas obrigaes impostas
pelo fisco e as adequaes do mercado
para o atendimento destas exigncias.
Rua da Aurora, n. 295 - Conj. 102, Edf. So Cristvo, Boa Vista, Recife/PE CEP 50.050-000
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Introduo
Devido s diversas mudanas na legislao tributria e societria, o fisco est cada
dia mais prximo das operaes que esto sendo realizadas nas empresas. O avano da
tecnologia tem proporcionado o desenvolvimento de ferramentas e controles
sofisticados, sendo um verdadeiro big brother fiscal. Cabe ao contribuinte encarar esta
nova realidade e se preparar para no pagar mais caro ou ser penalizado por falta de
diligncia em suas obrigaes legais.
As mudanas na legislao societria advindas da Lei 11.638/07 deram o primeiro
passo para a nova realidade contbil e empresarial no Brasil, representando um grande
avano na atualizao da Lei das Sociedades por Aes Lei 6.404/76 e harmonizao das
normas brasileiras em direo ao IFRS (Normas Internacionais de Contabilidade). A partir
da novas medidas e leis foram sancionadas como a MP 449/08, Lei 11.941/09 e diversos
pronunciamentos tcnicos foram emitidos pelo CPC (Comit de Pronunciamento
Contbil) com a finalidade de padronizar os nossos procedimentos contbeis atuais aos
padres internacionais de contabilidade.
Neste mesmo perodo foi criado o Projeto SPED - Sistema Pblico de Escriturao
Digital, oficializado em Jan/2007, que representa um grande salto do governo na busca de
aperfeioar seus controles contra a sonegao de impostos. Trata-se de uma soluo
tecnolgica que oficializa os arquivos digitais das escrituraes fiscal e contbil dos
sistemas empresariais, dentro de um formato digital especfico e padronizado. Com isso o
governo acompanha toda a movimentao do contribuinte sem precisar ir ao seu
estabelecimento. A falta de cumprimento desta obrigao e da sua correta
operacionalizao poder acarretar multa de R$ 5.000,00 (Cinco Mil Reais) por ms ou
frao, o que pode se tornar crucial para sobrevivncia de algumas empresas.
neste cenrio que o papel do contador torna-se imprescindvel, cuja funo
orientar e preparar o empresrio para correta elaborao das informaes, em harmonia
com a legislao vigente.
Em virtude das referidas mudanas a Ativa Gesto Contbil/EMC Consultoria
Empresarial, elaborou este manual operacional com a finalidade de orientar e preparar
nosso cliente para enfrentar as mudanas advindas do fisco e das exigncias tecnolgicas
do mercado.
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NDICE
Pg.
1) PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS......................................................................4
1.1) Remessas e Prazos de Envio...........................................................................................4
2) NVEL ORGANIZACIONAL......................................................................................4
2.1) Organizao da Documentao ................................................................................4
2.1.1) Sequencia Padro............................................................................................4
2.1.2) Destinao por Departamento.........................................................................4
2.2) Postura da Documentao .........................................................................................5
2.2.1) Trilhos..............................................................................................................5
2.2.2) Envelopes.........................................................................................................5
2.2.3) Protocolos.........................................................................................................5
3) CONTEDO DA MOVIMENTAO........................................................................5
3.1) Setor Contbil ..........................................................................................................5
3.1.1) Caixa e Bancos ...............................................................................................5
3.1.2) Contas a Receber e a Pagar.............................................................................6
3.1.3) Estoque de Mercadorias .................................................................................6
3.1.4) Emprstimos, Financiamentos e Parcelamentos ............................................6
3.1.5) Contratos Diversos .........................................................................................6
3.1.6) Importaes ....................................................................................................7
3.1.7) Documentao Bsica ....................................................................................7
3.2) Setor Fiscal................................................................................................................9
3.2.1) Notas Fiscais.....................................................................................................9
3.2.2) XML ................................................................................................................9
3.2.3) DANFE ............................................................................................................9
3.2.4) Reduo Z e Leitura X .....................................................................................9
3.2.5) Memria Fiscal ................................................................................................9
3.2.6) Arquivos Digitais .............................................................................................9
3.2.7) DARFs .............................................................................................................9
3.2.8) Controle das Retenes...................................................................................10
3.2.9) Conhecimento de Transportes.........................................................................10
3.2.10) Documentao Bsica...................................................................................10
3.3) Setor Pessoal..........................................................................................................11
3.3.1) Documentao para Registro ..........................................................................11
3.3.2) Informaes para Admisso ...........................................................................11
3.3.3) Vale Transporte ...........................................................................................11
3.3.4) Vale Refeio ..............................................................................................12
3.3.5) Controle de Ponto ...........................................................................................12
3.3.6) Atestado Mdico .............................................................................................12
3.3.7) Frias ...............................................................................................................12
3.3.8) RPA .................................................................................................................13
3.3.9) Demisso .........................................................................................................13
3.3.10) Salrios ..........................................................................................................13
3.3.11) Alterao Salarial ..........................................................................................14
3.3.12) Folha de Pagamento ......................................................................................14
3.3.13) FGTS .............................................................................................................14
3.3.14) Reclculo .......................................................................................................14
3.3.15) Notas Fiscais de Servio.................................................................................15
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1)Procedimentos Operacionais
1.1) Remessas e Prazos de Envio:
Para uma melhor conformidade e padronizao dos procedimentos relacionados com a
escriturao contbil, fiscal e pessoal do nosso cliente, listamos a seguir as datas de envio
da documentao que dever ser remetida Ativa Gesto Contbil/EMC Consultoria em
carter de rotina:
Empresas em Geral - Remeter documentao conforme programao abaixo;
Data de Encerramento dos Ciclos
Remessa 1/3
Dia 10
Dia 20
Dia 30
Dia 12
Remessa 2/3
Remessa 3/3
Dia 22
Dia 02
Obs. A documentao deve ser remetida dois dias aps o encerramento do decndio, caso no seja
em dia til poder ser enviada no dia til seguinte. Sero no total trs remessas mensais.
2) Nvel Organizacional:
2.1) Organizao da Documentao:
2.1.1) Seqncia Padro: Toda documentao dever vir organizada com capa,
espelho das operaes e ordem cronolgica crescente, conforme os passos
abaixo:
1 Passo - Inicialmente ser confeccionada a capa da movimentao
contendo as informaes do nome da empresa, contedo e perodo.
2 Passo Em seguida ser anexado o espelho das operaes
resumidamente, trazendo todos os histricos, datas, saldo inicial, saldo final
e assinatura dos responsveis pela confeco e superviso das informaes.
3 Passo - A documentao ser organizada em ordem cronolgica
crescente de acordo com o decndio.
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Movimento
Setor
Fiscal
Movimento
Setor
Pessoal
Movimento
2.2)Postura da documentao:
2.2.1) Trilhos: A documentao dever vir fixada a um trilho para que no
se misture com os documentos de outros setores, ou venham a ser
extraviados no processo de locomoo do cliente at a empresa de
contabilidade. Segue modelo ao lado;
2.2.2) Envelopes: Depois de fixado ao trilho a documentao
dever ser arquivada em envelopes plsticos
transparentes, para que no venha ser danificada no
processo de deslocamento, garantindo assim uma maior
agilidade na conferncia e na recepo. Segue modelo ao
lado;
2.2.3) Protocolos: Os documentos devero obrigatoriamente vir acompanhados de
protocolo, para garantir a segurana e a certeza de entrega por parte do
emissrio.
3.
Contedo da Movimentao:
3.1) Setor Contbil: Movimentao Financeira
3.1.1) Caixa e Banco(s):
1 Passo: As despesas e os recebimentos atravs do caixa e
do banco devero constar em um fluxo financeiro,
controlado eletronicamente ou atravs de planilhas.
2 Passo: Todas as operaes devero vir descriminadas, segregadas por
banco, capa de identificao, histrico, datas, saldo inicial, saldo final
do perodo e a assinatura dos responsveis pela confeco e superviso
da informao. (Deliberao CVM n 641/2010, Resoluo CFC n 1.296/2010 e
CPC 03 - DFC).
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OBS.: Para os pagamentos que forem realizados mediante a utilizao de cheques indispensvel
que os mesmos sejam emitidos com cpias, os quais devero ser anexadas aos respectivos
comprovantes quitados.
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3.3.7) Frias:
A Ativa Gesto Contbil/EMC Consultoria envia anualmente
o relatrio de vencimento de frias s empresas a fim de que
elas programem as frias de seus colaboradores;
A empresa dever comunicar por escrito ao empregado 30 dias antes de suas
frias e encaminhar esta informao Ativa Gesto Contbil/EMC Consultoria
para que seja providenciada a documentao pertinente.
Enviar a carteira de trabalho, para que sejam feitas as devidas anotaes;
Efetuar o pagamento do provento at 02 (dois) dias antes do incio de gozo das
frias.
3.3.8) Recibo de Profissional Autnomo:
Todo pagamento efetuado Profissional Autnomo dever ser realizado
mediante Recibos de pagamento a Autnomos - (RPAS) ou nota fiscal de
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3.3.13) Reclculo:
O prazo para solicitao a Ativa Gesto Contbil/EMC Consultoria de
reclculo dos encargos sociais de no mnimo 48 horas antes da data
prevista para o pagamento.
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