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Manual de Procedimentos Operacionais

O
presente
documento,
denominado Manual de procedimentos
Operacionais tem por finalidade
orientar o cliente na correta preparao
da movimentao para os setores de
contabilidade,
conscientiz-lo
dos
prazos, das novas obrigaes impostas
pelo fisco e as adequaes do mercado
para o atendimento destas exigncias.

Recife, Setembro de 2011.

Rua da Aurora, n. 295 - Conj. 102, Edf. So Cristvo, Boa Vista, Recife/PE CEP 50.050-000
Fones: (81) 3974.2770 Fax: (81) 3974.2750 - E-mail: emc@emcconsultoria.com.br
Site: www.emcconsultoria.com

Introduo
Devido s diversas mudanas na legislao tributria e societria, o fisco est cada
dia mais prximo das operaes que esto sendo realizadas nas empresas. O avano da
tecnologia tem proporcionado o desenvolvimento de ferramentas e controles
sofisticados, sendo um verdadeiro big brother fiscal. Cabe ao contribuinte encarar esta
nova realidade e se preparar para no pagar mais caro ou ser penalizado por falta de
diligncia em suas obrigaes legais.
As mudanas na legislao societria advindas da Lei 11.638/07 deram o primeiro
passo para a nova realidade contbil e empresarial no Brasil, representando um grande
avano na atualizao da Lei das Sociedades por Aes Lei 6.404/76 e harmonizao das
normas brasileiras em direo ao IFRS (Normas Internacionais de Contabilidade). A partir
da novas medidas e leis foram sancionadas como a MP 449/08, Lei 11.941/09 e diversos
pronunciamentos tcnicos foram emitidos pelo CPC (Comit de Pronunciamento
Contbil) com a finalidade de padronizar os nossos procedimentos contbeis atuais aos
padres internacionais de contabilidade.
Neste mesmo perodo foi criado o Projeto SPED - Sistema Pblico de Escriturao
Digital, oficializado em Jan/2007, que representa um grande salto do governo na busca de
aperfeioar seus controles contra a sonegao de impostos. Trata-se de uma soluo
tecnolgica que oficializa os arquivos digitais das escrituraes fiscal e contbil dos
sistemas empresariais, dentro de um formato digital especfico e padronizado. Com isso o
governo acompanha toda a movimentao do contribuinte sem precisar ir ao seu
estabelecimento. A falta de cumprimento desta obrigao e da sua correta
operacionalizao poder acarretar multa de R$ 5.000,00 (Cinco Mil Reais) por ms ou
frao, o que pode se tornar crucial para sobrevivncia de algumas empresas.
neste cenrio que o papel do contador torna-se imprescindvel, cuja funo
orientar e preparar o empresrio para correta elaborao das informaes, em harmonia
com a legislao vigente.
Em virtude das referidas mudanas a Ativa Gesto Contbil/EMC Consultoria
Empresarial, elaborou este manual operacional com a finalidade de orientar e preparar
nosso cliente para enfrentar as mudanas advindas do fisco e das exigncias tecnolgicas
do mercado.

Manual de Procedimentos Operacionais do Cliente Edio n 1

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NDICE
Pg.
1) PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS......................................................................4
1.1) Remessas e Prazos de Envio...........................................................................................4
2) NVEL ORGANIZACIONAL......................................................................................4
2.1) Organizao da Documentao ................................................................................4
2.1.1) Sequencia Padro............................................................................................4
2.1.2) Destinao por Departamento.........................................................................4
2.2) Postura da Documentao .........................................................................................5
2.2.1) Trilhos..............................................................................................................5
2.2.2) Envelopes.........................................................................................................5
2.2.3) Protocolos.........................................................................................................5
3) CONTEDO DA MOVIMENTAO........................................................................5
3.1) Setor Contbil ..........................................................................................................5
3.1.1) Caixa e Bancos ...............................................................................................5
3.1.2) Contas a Receber e a Pagar.............................................................................6
3.1.3) Estoque de Mercadorias .................................................................................6
3.1.4) Emprstimos, Financiamentos e Parcelamentos ............................................6
3.1.5) Contratos Diversos .........................................................................................6
3.1.6) Importaes ....................................................................................................7
3.1.7) Documentao Bsica ....................................................................................7
3.2) Setor Fiscal................................................................................................................9
3.2.1) Notas Fiscais.....................................................................................................9
3.2.2) XML ................................................................................................................9
3.2.3) DANFE ............................................................................................................9
3.2.4) Reduo Z e Leitura X .....................................................................................9
3.2.5) Memria Fiscal ................................................................................................9
3.2.6) Arquivos Digitais .............................................................................................9
3.2.7) DARFs .............................................................................................................9
3.2.8) Controle das Retenes...................................................................................10
3.2.9) Conhecimento de Transportes.........................................................................10
3.2.10) Documentao Bsica...................................................................................10
3.3) Setor Pessoal..........................................................................................................11
3.3.1) Documentao para Registro ..........................................................................11
3.3.2) Informaes para Admisso ...........................................................................11
3.3.3) Vale Transporte ...........................................................................................11
3.3.4) Vale Refeio ..............................................................................................12
3.3.5) Controle de Ponto ...........................................................................................12
3.3.6) Atestado Mdico .............................................................................................12
3.3.7) Frias ...............................................................................................................12
3.3.8) RPA .................................................................................................................13
3.3.9) Demisso .........................................................................................................13
3.3.10) Salrios ..........................................................................................................13
3.3.11) Alterao Salarial ..........................................................................................14
3.3.12) Folha de Pagamento ......................................................................................14
3.3.13) FGTS .............................................................................................................14
3.3.14) Reclculo .......................................................................................................14
3.3.15) Notas Fiscais de Servio.................................................................................15

Manual de Procedimentos Operacionais do Cliente Edio n 1

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1)Procedimentos Operacionais
1.1) Remessas e Prazos de Envio:
Para uma melhor conformidade e padronizao dos procedimentos relacionados com a
escriturao contbil, fiscal e pessoal do nosso cliente, listamos a seguir as datas de envio
da documentao que dever ser remetida Ativa Gesto Contbil/EMC Consultoria em
carter de rotina:
Empresas em Geral - Remeter documentao conforme programao abaixo;
Data de Encerramento dos Ciclos

Remessa 1/3

Dia 10
Dia 20
Dia 30

Dia 12

Remessa 2/3

Remessa 3/3

Dia 22
Dia 02

Obs. A documentao deve ser remetida dois dias aps o encerramento do decndio, caso no seja
em dia til poder ser enviada no dia til seguinte. Sero no total trs remessas mensais.

2) Nvel Organizacional:
2.1) Organizao da Documentao:
2.1.1) Seqncia Padro: Toda documentao dever vir organizada com capa,
espelho das operaes e ordem cronolgica crescente, conforme os passos
abaixo:
1 Passo - Inicialmente ser confeccionada a capa da movimentao
contendo as informaes do nome da empresa, contedo e perodo.
2 Passo Em seguida ser anexado o espelho das operaes
resumidamente, trazendo todos os histricos, datas, saldo inicial, saldo final
e assinatura dos responsveis pela confeco e superviso das informaes.
3 Passo - A documentao ser organizada em ordem cronolgica
crescente de acordo com o decndio.

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2.1.2) Destinao por Departamento: A documentao dever ser separada de


acordo com sua destinao para que no haja desvios para setores que no
necessitem daquela informao conforme esquema abaixo:
Setor
Contbil

Movimento

Setor
Fiscal

Movimento

Setor
Pessoal
Movimento

2.2)Postura da documentao:
2.2.1) Trilhos: A documentao dever vir fixada a um trilho para que no
se misture com os documentos de outros setores, ou venham a ser
extraviados no processo de locomoo do cliente at a empresa de
contabilidade. Segue modelo ao lado;
2.2.2) Envelopes: Depois de fixado ao trilho a documentao
dever ser arquivada em envelopes plsticos
transparentes, para que no venha ser danificada no
processo de deslocamento, garantindo assim uma maior
agilidade na conferncia e na recepo. Segue modelo ao
lado;
2.2.3) Protocolos: Os documentos devero obrigatoriamente vir acompanhados de
protocolo, para garantir a segurana e a certeza de entrega por parte do
emissrio.

3.

Contedo da Movimentao:
3.1) Setor Contbil: Movimentao Financeira
3.1.1) Caixa e Banco(s):
1 Passo: As despesas e os recebimentos atravs do caixa e
do banco devero constar em um fluxo financeiro,
controlado eletronicamente ou atravs de planilhas.
2 Passo: Todas as operaes devero vir descriminadas, segregadas por
banco, capa de identificao, histrico, datas, saldo inicial, saldo final
do perodo e a assinatura dos responsveis pela confeco e superviso
da informao. (Deliberao CVM n 641/2010, Resoluo CFC n 1.296/2010 e
CPC 03 - DFC).

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3 Passo: Os extratos de aplicao devero vir anexados aos extratos bancrios


das suas respectivas contas.
3.1.2) Contas a receber e a pagar:
1 Passo: A posio do contas a receber e a do contas a pagar,
devem ser controladas eletronicamente ou atravs de
planilhas, onde a cada decndio dever ser emitido um
relatrio com a posio consolidada do perodo e enviado
para contabilidade.
2 Passo: necessrio identificar logo na origem do crdito ou do dbito, a
forma de pagamento do cliente e do fornecedor, principalmente quando se
tratar de operaes com carto de crdito.
A) Clientes vista e a prazo Devem constar no espelho dos recebimentos
as operaes segregadas por forma de pagamento, ou seja, evidenciando
sempre as origens e os prazos dos recursos recebidos.
B) Fornecedores vista e a prazo Devem constar no espelho dos
pagamentos, a relao dos dbitos em aberto analiticamente, a
quantidade das parcelas negociadas por operao, os adiantamentos a
fornecedores.
3.1.3) Estoque de Mercadorias:
1 Passo: O controle com a posio mensal do estoque de mercadorias dever
ser enviado no segundo dia til do ms seguinte para a contabilidade.
Sugerimos que o mtodo de apurao do custo das mercadorias deva ser
atravs do custo mdio conforme regulamenta os arts. 293 e 295 do RIR/99 e
parecer normativo CST n 6/1979.
2 Passo: O controle do estoque deve ser em meio
eletrnico ou atravs de planilhas.
Dica: Salientamos que um bom controle de estoque pode prevenir a
paralisao da linha de produo por falta de material.

3.1.4) Emprstimos, Financiamentos e Parcelamentos: Os contratos


de emprstimos, financiamentos e parcelamentos devero ser enviados assim
que efetivados.
1 Passo: Os espelhos das operaes devero ser alocados
dentro da movimentao financeira, para facilitar o
reconhecimento e a correta escriturao dos encargos
financeiros por parte da contabilidade. (Deliberao CVM n 577,
de 5.06.2009 - DOU 09.06.2009 e CPC 20).

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2 Passo: Os controles paralelos da posio de emprstimos,


financiamentos e parcelamentos devem ser feitos em meio eletrnico ou
em planilhas, com as seguintes informaes: valor principal, juros,
correes e multas.
3.1.5) Contratos Diversos: Contratos de Aluguel, Mtuo e outros devero ser
copiados e enviados para o setor contbil no ms em que ocorrer a
transao.
3.1.5.1)

Os recibos de aluguel devero constar dentro da movimentao


financeira.

3.1.6) Importaes: Quando realizadas as operaes de importao ou


exportao, toda documentao relacionada operao dever ser
copiada e enviada para contabilidade, juntamente com os custos e
despesas de desembarao aduaneiro anexados. Este controle deve ser
realizado em meio eletrnico ou planilhas.
OBS. Toda informao desta operao serve para que possamos aferir os reais
custos e despesas dessas operaes, segregando o que vai direto para o
resultado ou estoque de mercadorias.

Abaixo relao da documentao que deve ser enviada contabilidade em


carter de rotina:

Comprovantes dos Pagamentos de Despesas, tais como:


Aluguel e Condomnio, se houver;
gua (se houver), Energia Eltrica e Telefone;
IPTU, CIM, demais Taxas da Prefeitura e Taxas do Corpo de Bombeiros;
Combustveis (se a empresa dispe de veculo prprio ou alugado);
Aquisio de Materiais de Consumo (material de limpeza, copa e cozinha,
material de escritrio, etc.);
Despesas com Viagens, se houver;
Despesas com Manuteno das Instalaes e dos Bens da empresa;
Recibos de Pagamentos a Autnomos (efetuar as retenes de impostos no
momento do pagamento), se houver;
Guias de pagamento das retenes de impostos decorrentes de servios
tomados;
Notas Fiscais relativas a servios tomados de outras pessoas jurdicas,
acompanhadas da documentao hbil de quitao (recibo, boleto bancrio
pago, ou promissria/duplicata quitada, guias de retenes de impostos
Darfs, GPS, DAMs);

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Despesas diversas, tais como: cpias, refeies, internet, assinatura de


jornais e revistas, etc.

Boletos Bancrios relativos aos pagamentos realizados, relacionados com as


notas fiscais de compras e outros compromissos da empresa;
Recebimentos de duplicatas e promissrias, se for o caso;
Relao de duplicatas a pagar e a receber (valores em aberto), tomando como
base o ltimo dia do ms, se for o caso;
Extratos bancrios (c/corrente em nome da empresa), contratos de emprstimos
e financiamentos, avisos bancrios de dbito e/ou crdito, conforme o caso,
alm de extratos de aplicaes financeiras, em nome da empresa, se houver;
Extratos de cartes de crdito (vendas a receber), caso a empresa trabalhe com
essa modalidade de transao comercial;
Posio de vendas com carto de crdito;
Todos os comprovantes dos recolhimentos de impostos e contribuies,
inclusive, de eventuais parcelamentos (INSS, FGTS, FGTS s/Rescises, PIS,
COFINS, SIMPLES NACIONAL, IRPJ, CSLL, IR-Fonte, ICMS, ISS,
CONTRIBUIO SINDICAL, entre outros);
Pagamentos de Seguros, acompanhados de cpia da respectiva aplice (seguros
das instalaes, veculos, mquinas, etc.);
Contrato de aluguel de imveis e outros realizados no ms;
Contratos de Mtuos firmados dentro do ms;
Rescises de Contratos de Trabalho (contemplando a assinatura da empresa e
do ex-funcionrio);
Recibos de aquisio de vale-refeio, se houver;
Recibos do pagamento de seguro-sade, se houver;
Recibos de Frias, devidamente assinados;
Folha de Pagamento acompanhada dos respectivos contracheques e recibos de
pr-labore, devidamente assinados;
Recibos relativos aquisio de Vale-Transporte, no ms;

OBS.: Para os pagamentos que forem realizados mediante a utilizao de cheques indispensvel
que os mesmos sejam emitidos com cpias, os quais devero ser anexadas aos respectivos
comprovantes quitados.

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3.2) Setor Fiscal: Documentos Fiscais


3.2.1) Notas Fiscais:
1 Passo: As notas fiscais de compra, venda, servios
prestados e tomados devero estar acompanhadas de
suas respectivas capas, separadas em ordem cronolgica
e acompanhadas com o espelho de movimentao.
2 As notas fiscais devem ser copiadas para que possam
ser alocadas no setor contbil e pessoal.
3.2.2) XML: O arquivo eletrnico das notas fiscais XML deve estar
disponvel na mesma freqncia da programao de envio das
remessas, garantindo assim uma maior diligncia e eficcia nos
trabalhos de anlise e composio das contas no setor fiscal e
contbil.
3.2.3) DANFE: O documento auxiliar da nota fiscal eletrnica deve ser enviado
na mesma freqncia e padro dos demais documentos mencionados acima;
(Notas fiscais).
3.2.4) Reduo Z e Leitura X: Os cupons fiscais devem ser enviados na mesma
freqncia e padro dos demais documentos mencionados acima, (Notas
Fiscais).
3.2.5) Memria Fiscal: O resumo do ms deve seguir com ultima remessa,
anexo a Reduo z e a Leitura x.
3.2.6) Arquivos Digitais: Os arquivos digitais tais como SEF, Notas fiscais de
prefeitura (TXT) e outros devem estar disponveis na mesma freqncia da
programao de envio das remessas.
3.2.7) Impostos e Contribuies pagos: As guias originais de impostos pagos
devem vir acompanhadas de controle fornecido pela Extenso &
Consultoria Empresarial, exceto as guias de impostos e contribuies
retidos, os quais devero ser anexados ao controle de retenes citado
abaixo. Cpias devem ser alocadas no movimento contbil.
3.2.8) Controle das Retenes:
1 Passo: As notas fiscais dos prestadores de servio devero vir
acompanhadas do controle das retenes, de acordo como o modelo
fornecido pela Extenso Assessoria & Consultoria Empresarial.

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2 Passo: Sempre providenciar as guias de impostos no momento do


pagamento ao fornecedor, de acordo com as orientaes contidas no manual
de retenes de impostos e contribuies.
3.2.9) CT Conhecimento de Transporte: O conhecimento de transporte deve
ser anexado a nota fiscal que originou a operao e o seu pagamento deve
ser alocado no movimento contbil.
Abaixo relao da documentao fsica e eletrnica que deve ser enviada ao
setor fiscal em carter de rotina:

Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A;


Reduo Z e Leitura X;
Memria Fiscal;
Arquivos XML;
Arquivos Digitais: Prefeitura, SEF e outros.
Guias de Impostos e Contribuies Pagas;
Nota Fiscal de Servios de Transporte, modelo 7;
Conhecimento de Transporte Rodovirio de Cargas, modelo 8;
Conhecimento de Transporte Aquavirio de Cargas, modelo 9;
Conhecimento Areo, modelo 10;
Conhecimento de Transporte Ferrovirio de Cargas, modelo 11;
Nota Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 2;
Nota Fiscal de Produtor, modelo 4.

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3.3) Setor de Pessoal: Documentao Operacional


A admisso de empregados dever ser realizada no prazo mximo de 48
(quarenta e oito) horas do recebimento da documentao, no podendo ser aps o
dia 20 de cada ms, em virtude dos prazos de fechamento de folha de pagamentos.
Para isso so necessrios todos os documentos e informaes abaixo, sem os quais
no ser possvel realizar a admisso.
3.3.1) Documentos necessrios para o registro:
Carteira de Trabalho (CTPS);
01 (uma) foto 3x4;
Atestado de Sade Ocupacional (ASO);
Cpia de Carteira de Identidade;
Cpia do CIC (CPF);
Cpia de Certificado militar;
Cpia do Ttulo de Eleitor;
Cpia do Carto do PIS - exceto se for o primeiro emprego;
Cpia da Certido de Nascimento ou Casamento;
Cpia da Certido de Nascimento dos filhos menores de 14 anos;
3.3.2) Informaes complementares para admisso:
A Ativa Gesto Contbil/EMC Consultoria dispe de ficha especfica para
admisses que dever ser preenchida pela empresa e enviada junto com a
documentao;
Endereo completo (inclusive CEP) Estado Civil Nome do Cnjuge
Grau de Instruo Data de Admisso Funo Salrio Horrio Opo
Vale Transporte Perodo do Contrato de Experincia N da Carteira de
Habilitao e Categoria.
3.3.3) Vale Transporte:
proibido por lei o pagamento em dinheiro;
Uso exclusivo para o deslocamento ao trabalho;
Somente entregar ao empregado mediante recibo;
No caso de no-utilizao do vale-transporte, solicitar ao empregado a
declarao de dispensa;
O vale-transporte dever ser adquirido por meio de pagamento nas agncias
bancrias credenciadas ou nos postos do Grande Recife.

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3.3.4) Vale Refeio:


Fornecer somente mediante convnio com o Ministrio do Trabalho (PAT);
Entregar ao funcionrio por meio de recibo.
3.3.5) Controle de Ponto:
A presena dos funcionrios dever ser controlada por meio de livro de
ponto, fichas individuais de presena ou relgio de ponto;
Controle de ponto obrigatrio para empresas com mais de 10 funcionrios;
no entanto, recomendado a todas as empresas.
3.3.6) Atestados Mdicos:
Caso haja um funcionrio com atestado mdico superior a 15 dias,
comunicar o fato, imediatamente, ao coordenador do setor pessoal da
Ativa Gesto Contbil/EMC Consultoria;
Em caso de acidente de trabalho, comunicar ao INSS no prazo de at 24
(vinte e quatro) horas aps o ocorrido;
Caso uma funcionria apresente atestado de licena-maternidade, enviar,
imediatamente, ao coordenador do setor pessoal da Ativa Gesto
Contbil/EMC Consultoria;
Solicitar atestado mdico no momento da admisso, a cada 12 meses e na
demisso;

3.3.7) Frias:
A Ativa Gesto Contbil/EMC Consultoria envia anualmente
o relatrio de vencimento de frias s empresas a fim de que
elas programem as frias de seus colaboradores;
A empresa dever comunicar por escrito ao empregado 30 dias antes de suas
frias e encaminhar esta informao Ativa Gesto Contbil/EMC Consultoria
para que seja providenciada a documentao pertinente.
Enviar a carteira de trabalho, para que sejam feitas as devidas anotaes;
Efetuar o pagamento do provento at 02 (dois) dias antes do incio de gozo das
frias.
3.3.8) Recibo de Profissional Autnomo:
Todo pagamento efetuado Profissional Autnomo dever ser realizado
mediante Recibos de pagamento a Autnomos - (RPAS) ou nota fiscal de

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prestao de servios, ambos com as respectivas retenes de impostos e


contribuies.
No momento do pagamento, providenciar as guias para recolhimento das
retenes. Mensalmente a empresa dever enviar ao setor pessoal (at o dia 02
do ms subseqente) planilha contendo as informaes dos pagamentos e
realizados aos profissionais, com as respectivas retenes e demais
informaes para serem informados na GFIP.
A guia deve constar Nome, CPF e NIT/PIS;
Sobre os servios prestados incidem: INSS, ISS e IRRF.
Para melhor entendimento, observar as informaes detalhadas no manual de
retenes.
3.3.9) Demisso de Empregados:
As demisses de empregados, aviso prvio trabalhado e
termino de contrato de experincia devero ser avisadas
com antecedncia mnima de 48 horas ao encarregado do
setor pessoal da Ativa Gesto Contabil/EMC Consultoria, a
fim de que a documentao seja preparada em tempo hbil
para o pagamento dos direitos trabalhistas;
As rescises de contrato de empregados com mais de 01 (um) ano de
registro devero ser homologadas no Sindicato Laboral, obedecendo aos
prazos legais, conforme abaixo:
1. Aviso Indenizado - 10 dias;
2. Aviso Trabalhado (cumprido) - 30 dias, ao final;
3. Contrato de Experincia (30 dias) - Ao final.
4. Estabilidade:
a) Gravidez Desde a confirmao at 05 meses aps a data do
parto;
b) Acidente de trabalho 01 ano aps o retorno do acidente;
c) CIPA Participante eleito como membro durante o mandato;
d) Sindicato Empregado Eleito, durante o mandato;
e) Conveno Observar conveno coletiva da categoria.
3.3.10) Salrios:
O pagamento dos empregados mensalistas, dever ser efetuado at o 5 dia
til do ms subseqente prestao do servio. Nesses casos, o sbado
tambm considerado dia til para a contagem do prazo.
No pagamento do 13 salrio, levar-se-o em conta os seguintes prazos:
1 parcela - at o dia 30 de novembro
2 parcela - at o dia 20 de dezembro

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3.3.11) Alterao no Contrato de Trabalho:


Qualquer alterao no contrato de trabalho (mudana de funo, alterao
de salrio, frias etc.) dever ser comunicada ao coordenador do setor
pessoal da Ativa Gesto Contbil/EMC Consultoria, juntamente com a
carteira de trabalho.
Nas datas-base, obrigatoriamente, devero ser encaminhados o livro de
registro dos empregados e as carteiras de trabalho para serem registradas as
devidas anotaes.

3.3.12) Folha de Pagamento:


Todas as informaes e alteraes na folha de pagamento, inclusive horas
extras, faltas e comisses, devero ser enviados a Ativa Gesto
Contbil/EMC Consultoria at o dia 20 (Vinte) de cada ms. Havendo
outras alteraes, aps o prazo, devero ser informados no ms seguinte.
Qualquer alterao no contrato do colaborador ou na folha de pagamento
no ser aceita atravs de comunicao verbal, mas exclusivamente por
escrito atravs de documento, e-mail ou fax.

3.3.13) Reclculo:
O prazo para solicitao a Ativa Gesto Contbil/EMC Consultoria de
reclculo dos encargos sociais de no mnimo 48 horas antes da data
prevista para o pagamento.

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