Escola Tcnica Estadual

Jos Martimiano da Silva

Microsoft Access
Prof. Wagner Luiz Fernandes

Microsoft Access

O Access um SGBD (Sistema Gerenciador de Banco de Dados), ou seja,

um software que permite a criao e manipulao (inserir, alterar,
excluir e consultar informaes) de um Banco de Dados.

O que um Banco de Dados?

Banco de Dados um conjunto de informaes inter-relacionadas que atendem
s necessidades de uma organizao, como um empresa, por exemplo.
Em uma empresa so necessrios diversos cadastros e arquivos para que as
informaes do dia a dia sejam registradas, consultadas, alteradas, impressas,
como clientes, fornecedores, produtos, funcionrios, vendedores, contas a
pagar, contas a receber, controle de estoque, etc.

Por que aprender banco de dados e Access?

H pelo menos 3 motivos para aprender banco de dados e Access:
1.

O processo de informatizao de uma empresa de responsabilidade de profissionais

especficos da rea da informtica, como Analistas de Sistemas e Programadores. No entanto,
para a construo do software da empresa necessrio coletar informaes sobre o fluxo de
dados da empresa e os processos executados por cada funcionrio. Dessa forma, com noes
sobre bancos de dados, o membro da empresa pode facilitar o trabalho de coleta de
informaes e contribuindo para a elaborao de um software mais objetivo, preciso e eficaz.

2.

Atualmente existe grande integrao entre os aplicativos Windows, principalmente do Office

(Word, Excel, Power Point e Access). Cada um desses aplicativos deve ser utilizado para
tarefas especficas e algumas tarefas (como mala direta, por exemplo) podem ser executadas
utilizando dois ou mais aplicativos (no caso, o texto gerado no Word e o banco de dados no
Access).

3.

A necessidade da criao de pequenos cadastros para o dia a dia, como uma agenda de
telefones, por exemplo

Por onde comear a construo do banco de

dados?
O processo de criao de um banco de dados inicia-se com a definio das
informaes que o comporo.
Ilustraremos o processo com a construo de um cadastro de clientes.

Identificao dos campos

No formulrio de clientes so identificados os seguintes

campos:

Cada um dos detalhes

do cadastro chamado de
CDIGO
Ca
NOME
m
ENDEREO
po
BAIRRO
C
CIDADE
DI
G
UF
O
DDD
CEP
TELEFONE
FAX
E-MAIL
CNPJ
INSCRIO
ESTADUAL
CONTATO
RAMO DE ATIVIDADE
TIPO DE CLIENTE
LIMITE DE CRDITO
ATIVO

campo

Registros
O conjunto de campos, com as informaes do cadastro (no caso, cliente)
chama-se Registro.

Portanto, se existem 300 clientes cadastrados, significa dizer que existem 300
registros.

Formulrios Colunares e Formulrios Tabulares

Os formulrios so as janelas que permitem a manipulao (inserir, alterar, consultar
e excluir) registros no banco de dados. Basicamente, so utilizados 2 tipos de
formulrios: Colunares e Tabulares.

Formulrios Colunares
so semelhantes fichas. Cada
registro visualizado em uma
pgina do formulrio.

Registro
Formulrios Tabulares so semelhantes tabelas.
Cada registro visualizado em uma linha.

Registro

Navegadores so objetos que pertencem aos formulrios e que permitem

ao usurio movimentar-se (navegar) pelos diversos
registros j inseridos.

Como funcionam o s Navegadores?

Retorna para o
primeiro registro

Indica o nmero
de registros

Retorna para o
registro anterior
Indica o registro
atual

Cria novo
registro

Avana para o
prximo registro
Avana para o
ltimo registro

Tipos de dados
Cada campo armazenar um tipo de dado (ou informao), que pode ser:
Tipo de Dado

Observaes

TEXTO

Texto ou combinaes de texto e nmeros, bem como nmeros que no exijam clculos, como
nmeros de telefone.
Somente os campos deste tipo devem (obrigatoriamente) ter seus tamanhos definidos.

MEMORANDO

Texto longo ou combinaes de texto e nmeros.

NMERO

Dados numricos utilizados em clculos matemticos.

DATA/HORA

Valores de data e hora para os anos de 100 a 9999.

MOEDA

Valores monetrios e dados numricos utilizados em clculos matemticos envolvendo dados contendo
de uma a quatro casas decimais. Preciso de 15 dgitos esquerda do separador decimal e de 4 dgitos
direita.

AUTONUMERAO

Um nmero seqencial exclusivo (incrementado em 1) ou nmero aleatrio atribudo pelo Microsoft

Access sempre que um novo registro adicionado a uma tabela. Os campos AutoNumerao no
podem ser atualizados.

SIM/NO

Valores Sim e No, e campos que contm somente um dentre dois valores (Sim/No, Verdadeiro/Falso
ou Ativado/Desativado).

OBJETO OLE

Um objeto (como uma planilha do Microsoft Excel, um documento do Microsoft Word, grficos, sons
ou outros dados binrios) vinculado ou incorporado a uma tabela do Microsoft Access.

HYPERLINK

Texto ou combinao de texto e nmeros armazenados como texto e utilizados como um endereo de
hyperlink.

Definindo os tipos dos campos da tabela CLIENTES

CLIENTES
CDIGO

NMERO

NOME

TEXTO(40)

ENDEREO

TEXTO(40)

BAIRRO

TEXTO(20)

CIDADE

TEXTO(30)

UF

TEXTO(2)

DDD

TEXTO(2)

CEP

TEXTO(9)

TELEFONE

TEXTO(20)

FAX

TEXTO(20)

E-MAIL

TEXTO(30)

CNPJ

TEXTO(18)

INSCRIO ESTADUAL

TEXTO(18)

CONTATO

TEXTO(15)

RAMO DE ATIVIDADE

TEXTO(20)

TIPO DE CLIENTE

TEXTO(15)

LIMITE DE CRDITO
ATIVO

MOEDA
SIM/NO

Este objeto, que apresenta a lista de

campos de um determinado cadastro
chama-se TABELA.
TABELA
Portanto, esta a tabela CLIENTES.
A tabela CLIENTES formada pelos
campos CDIGO, NOME,
ENDEREO, BAIRRO, CIDADE, ...,
ATIVO; e cada um dos campos tem seu
tipo definido: texto, memorando,
nmero, moeda, sim/no, data/hora,
OLE, etc.

Definir CAMPO CHAVE ou CHAVE PRIMRIA

CLIENTES
*CDIGO

NMERO

NOME

TEXTO(40)

ENDEREO

TEXTO(40)

BAIRRO

TEXTO(20)

CIDADE

TEXTO(30)

UF

TEXTO(2)

DDD

TEXTO(2)

CEP

TEXTO(9)

TELEFONE

TEXTO(20)

FAX

TEXTO(20)

E-MAIL

TEXTO(30)

CNPJ

TEXTO(18)

INSCRIO ESTADUAL

TEXTO(18)

CONTATO

TEXTO(15)

RAMO DE ATIVIDADE

TEXTO(20)

TIPO DE CLIENTE

TEXTO(15)

LIMITE DE CRDITO
ATIVO

MOEDA
SIM/NO

Campo Chave ou Chave Primria aquele

que identifica apenas um registro em cada
tabela.
Na tabela Clientes so candidatos a campo
chave ou chave primria:
CDIGO
CNPJ
INSCRIO ESTADUAL

Deve-se definir um campo chave

para cada tabela do banco de dados.
O campo chave deve ser posicionado no
topo da lista de campos da tabela e
identificado com uma marca.

Campo Autonumerao
CLIENTES
*CDIGO

AUTONUMERAO

NOME

TEXTO(40)

ENDEREO

TEXTO(40)

BAIRRO

TEXTO(20)

CIDADE

TEXTO(30)

UF

TEXTO(2)

DDD

TEXTO(2)

CEP

TEXTO(9)

TELEFONE

TEXTO(20)

FAX

TEXTO(20)

E-MAIL

TEXTO(30)

CNPJ

TEXTO(18)

INSCRIO ESTADUAL

TEXTO(18)

CONTATO

TEXTO(15)

RAMO DE ATIVIDADE

TEXTO(20)

TIPO DE CLIENTE

TEXTO(15)

LIMITE DE CRDITO
ATIVO

MOEDA
SIM/NO

Quando o campo chave escolhido for do tipo

NMERO,
pode-se
redefini-lo
como
Autonumerao.
Autonumerao um
nmero seqencial
u
exclusivo (incrementado em 1) ou nmero
aleatrio atribudo pelo Microsoft Access sempre
que um novo registro adicionado a uma tabela.
Os campos AutoNumerao no podem ser
atualizados.
Ou seja, o campo autonumerao gerado
automaticamente pelo Access sempre que um
novo registro for inserido no banco de dados.

Importante: Somente o CAMPO

CHAVE pode ser Autonumerao.

Definindo Caixas de Combinao

Para facilitar a entrada de dados, pode-se definir que alguns campos sero
preenchidos com a utilizao de caixas de combinao.
Caixas de Combinao so recursos inseridos no formulrio que permitem a
seleo de alguma informao j pertencente ao banco de dados.

Observe que com a caixa de

combinao, o campo CIDADE
pode ser preenchido
selecionando-se uma das Cidades
apresentadas na listagem.

Definindo os tipos dos campos da tabela CIDADES

CLIENTES
*CDIGO

AUTONUMERAO

NOME

TEXTO(40)

ENDEREO

TEXTO(40)

BAIRRO

TEXTO(20)

CIDADE

TEXTO(30)

UF

TEXTO(2)

DDD

TEXTO(2)

CEP

TEXTO(9)

TELEFONE

TEXTO(20)

FAX

TEXTO(20)

E-MAIL

TEXTO(30)

CNPJ

TEXTO(18)

INSCRIO ESTADUAL

TEXTO(18)

CONTATO

TEXTO(15)

RAMO DE ATIVIDADE

TEXTO(20)

TIPO DE CLIENTE

TEXTO(15)

LIMITE DE CRDITO
ATIVO

MOEDA
SIM/NO

Faz parte do projeto do banco de dados no s a tabela

CLIENTES como tambm a tabela CIDADES.
CIDADES Os campos da
tabela Cidades devem tambm ser definidos.
CDIGO foi escolhido como campo chave da tabela
CIDADES.

CIDADES
*CDIGO
NOME

AUTONUMERAO
TEXTO(30)

UF

TEXTO(2)

DDD

TEXTO(2)

Definindo o RELACIONAMENTO entre as tabelas

CLIENTES
*CDIGO

AUTONUMERAO

NOME

TEXTO(40)

ENDEREO

TEXTO(40)

BAIRRO

TEXTO(20)

CIDADE

TEXTO(30)

UF

TEXTO(2)

DDD

TEXTO(2)

CEP

TEXTO(9)

O campo CIDADE da tabela CLIENTES ser

preenchido a partir de uma consulta (utilizando uma
caixa de combinao) listagem de Cidades.
Portanto, o campo CIDADE da tabela CLIENTES dever
armazenar o campo chave da tabela CIDADES, ou seja, o
CDIGO.

CIDADES
*CDIGO

AUTONUMERAO

TELEFONE

TEXTO(20)

NOME

FAX

TEXTO(20)

UF

TEXTO(2)

E-MAIL

TEXTO(30)

DDD

TEXTO(2)

CNPJ

TEXTO(18)

INSCRIO ESTADUAL

TEXTO(18)

CONTATO

TEXTO(15)

RAMO DE ATIVIDADE

TEXTO(20)

TIPO DE CLIENTE

TEXTO(15)

LIMITE DE CRDITO
ATIVO

MOEDA
SIM/NO

TEXTO(30)

A seta vermelha chama-se

RELACIONAMENTO e indica que o

campo CIDADE da tabela CLIENTES ser preenchido
com o campo CDIGO da tabela CIDADES.

Ajustar tipo de campo

CLIENTES
*CDIGO

AUTONUMERAO

NOME

TEXTO(40)

ENDEREO

TEXTO(40)

BAIRRO

TEXTO(20)

CIDADE

NMERO

UF

TEXTO(2)

DDD

TEXTO(2)

CEP

TEXTO(9)

Como o campo CIDADE armazenar o CDIGO da Cidade,

deve ser feita a redefinio do tipo do campo CIDADE, que
agora passa a ser NMERO

CIDADES
*CDIGO

AUTONUMERAO

TELEFONE

TEXTO(20)

NOME

FAX

TEXTO(20)

UF

TEXTO(2)

E-MAIL

TEXTO(30)

DDD

TEXTO(2)

CNPJ

TEXTO(18)

INSCRIO ESTADUAL

TEXTO(18)

CONTATO

TEXTO(15)

RAMO DE ATIVIDADE

TEXTO(20)

TIPO DE CLIENTE

TEXTO(15)

LIMITE DE CRDITO
ATIVO

MOEDA
SIM/NO

TEXTO(30)

Importante: o campo CIDADE no pode ser definido

como Autonumerao, pois ele no campo chave.

Eliminar campos redundantes

CLIENTES
*CDIGO

AUTONUMERAO

NOME

TEXTO(40)

ENDEREO

TEXTO(40)

BAIRRO

TEXTO(20)

CIDADE

NMERO

UF

TEXTO(2)

DDD

TEXTO(2)

CEP

TEXTO(9)

Observe que ao selecionar uma Cidade, o usurio estar

indicando seu
CDIGO, NOME, UF e DDD.
Dessa forma, depois de identificar a cidade na caixa de
combinao, no h necessidade de preencher os campos UF e
DDD.

CIDADES
*CDIGO

AUTONUMERAO

TELEFONE

TEXTO(20)

NOME

FAX

TEXTO(20)

UF

TEXTO(2)

E-MAIL

TEXTO(30)

DDD

TEXTO(2)

CNPJ

TEXTO(18)

INSCRIO ESTADUAL

TEXTO(18)

CONTATO

TEXTO(15)

RAMO DE ATIVIDADE

TEXTO(20)

TIPO DE CLIENTE

TEXTO(15)

LIMITE DE CRDITO
ATIVO

MOEDA
SIM/NO

TEXTO(30)

Portanto, os campos UF e DDD devem ser eliminados

da estrutura da tabela CLIENTES

Nova estrutura da tabela CLIENTES

CLIENTES
*CDIGO

Os campos UF e DDD da tabela CLIENTES so eliminados.

AUTONUMERAO

NOME

TEXTO(40)

ENDEREO

TEXTO(40)

BAIRRO

TEXTO(20)

CIDADE

NMERO

CEP

TEXTO(9)

CIDADES

TELEFONE

TEXTO(20)

FAX

TEXTO(20)

*CDIGO

E-MAIL

TEXTO(30)

NOME

CNPJ

TEXTO(18)

UF

TEXTO(2)

INSCRIO ESTADUAL

TEXTO(18)

DDD

TEXTO(2)

CONTATO

TEXTO(15)

RAMO DE ATIVIDADE

TEXTO(20)

TIPO DE CLIENTE

TEXTO(15)

LIMITE DE CRDITO
ATIVO

MOEDA
SIM/NO

AUTONUMERAO
TEXTO(30)

Definindo todas as caixas de combinao

Alm do campo Cidade, podem ser preenchidos tambm com o uso de

Caixas de Combinao os campos Ramo de Atividade e Tipo de

Cliente.

Definio do projeto completo do Banco de Dados

CLIENTES
*CDIGO

AUTONUMERAO

CIDADES
*CDIGO

AUTONUMERAO

NOME

TEXTO(40)

NOME

ENDEREO

TEXTO(40)

UF

TEXTO(2)

BAIRRO

TEXTO(20)

DDD

TEXTO(2)

CIDADE

NMERO

CEP

TEXTO(9)

TELEFONE

TEXTO(20)

FAX

TEXTO(20)

E-MAIL

TEXTO(30)

CNPJ

TEXTO(18)

INSCRIO ESTADUAL

TEXTO(18)

CONTATO

TEXTO(15)

RAMO DE ATIVIDADE

NMERO

TIPO DE CLIENTE

NMERO

LIMITE DE CRDITO
ATIVO

MOEDA

TEXTO(30)

RAMOS DE ATIVIDADES
*CDIGO
NOME

Este banco de
dados formado
por 4 tabelas
relacionadas
entre si.
Por isso, bancos
de dados com
essas
caractersticas
so chamados de

AUTONUMERAO
TEXTO(30)

TIPOS DE CLIENTES
*CDIGO
NOME

AUTONUMERAO
TEXTO(30)

SIM/NO

Observe as redefinies de tipos de campos relacionados.

Banco de
Dados
Relacionais.

Implementando o Banco de Dados com Microsoft Access

Para a implementao do banco de dados em Access sugerimos que
seja executado o seguinte roteiro de operaes:

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Criar Tabelas
Definir Relacionamentos
Criar Formulrios
Criar Listagens em Ordem Alfabtica
Criar Caixas de Combinao
Criar Macros e Botes de Comando

7. Inserir Registros
8. Criar Relatrios

Observe que a etapa

para insero de
registros a penltima.
Cabe ao desenvolvedor
do banco de dados a
cincia de que o
objetivo principal deste
trabalho a construo
do BD e no a sua
utilizao.
utilizao

Criando o Banco de Dados com Microsoft Access

Quando iniciamos o Access apresentada uma caixa de dilogo.
Identifique a opo Banco de Dados vazio e em seguida clique
em OK.

De forma diferente dos outros

aplicativos (Word, Excel, Power
Point, etc), o Access solicita o
nome do novo arquivo logo na
sua criao. Isso se deve ao fato
de que todos os elementos do
banco
de
dados
(tabelas,
consultas, formulrios, relatrios,
macros, etc) sero armazenados
em um nico arquivo. Assim,
identifique o local e nome do seu
arquivo e clique em CRIAR.

Janela do Banco de Dados do Microsoft Access

Na janela de trabalho do Access

encontraremos os objetos que
compem o banco de dados:
Tabelas, Consultas, Formulrios,
Relatrios, Pginas, Macros e
Mdulos.
Em nossos estudos,
desenvolveremos atividades at o
item Macros. O objeto Mdulos
envolve conceitos avanados de
programao e de bancos de
dados e no fazem parte do nosso
objetivo

Etapa 1 Criar Tabelas

Criar as tabelas a primeira etapa para a construo do
banco de dados. Se voc no tem em mos as estruturas
das tabelas e os relacionamentos clique aqui para
visualiz-las novamente.
Todas as tabelas devem ser criadas, individualmente. No
entanto, no se esquea que tudo o que for feito formar
um nico arquivo (que j tem nome, lembra-se?
Clique aqui para recordar).

Etapa 1 Criar Tabelas

As tabelas devem ser criadas no modo estrutura. Para tal:
1-Selecione o objeto Tabelas;
2-Execute clique duplo na opo Criar Tabela no Modo Estrutura.

2
1

Etapa 1 Criar Tabelas

A janela com a estrutura da tabela ser apresentada, conforme a figura a seguir. A janela formada por:
a) trs colunas (Nome do campo, Tipo de dados e Descrio)
b) um painel (parte de baixo da janela) chamado Propriedades do Campo.

Etapa 1 Criar Tabelas

Deve-se digitar em cada linha um dos campos da tabela na coluna Nome do Campo, indicar o tipo do
campo na coluna Tipo de Dados.

Etapa 1 Criar Tabelas

Note que as propriedades dos campos variam de acordo com o

tipo de campo e que todos os campos tm diversas propriedades.
No entanto, nossos objetivos quanto ao estudo do Access esto
bem definidos e utilizaremos somente a propriedade Tamanho
do Campo para os campos do tipo Texto,
Texto ou seja, quando voc
inserir um campo do tipo Texto altere a propriedade Tamanho do
Campo de acordo com a Estrutura da Tabela definida
preliminarmente.

Etapa 1 Criar Tabelas

Aps a definio de todos os campos da tabela e a

identificao dos respectivos tipos e descries
(se necessrio), deve-se indicar o campo chave
(ou chave primria). Para tal:
1)posicione o cursor na linha onde est o campo a
ser considerado como campo chave e clique
2) na barra de ferramentas no boto Chave
Primria, conforme a ilustrao
O
O campo
campo chave ou a chave
chave primria
primria identificada
por
por um
um pequeno
pequeno smbolo
smbolo em
em forma de chave
inserido
inserido no lado esquerdo do Nome do Campo.

Etapa 1 Criar Tabelas

Finalizado o processo, resta salvar a tabela. Clique no boto
Salvar, na Barra de Ferramentas e defina o nome de sua tabela
(como CLIENTES, por exemplo).

Estes procedimentos devem ser

repetidos para a criao de todas as
tabelas do banco de dados.
No final desta etapa,
na janela principal do banco de dados,
no objeto Tabelas,
sero visualizadas
todas as tabelas criadas.

Etapa 1 Criar Tabelas

Aps a criao de todas as tabelas que compem o banco de dados a primeira etapa estar cumprida.
importante observar que a criao de um banco de dados um processo seqencial, onde cada etapa
suporte para as etapas posteriores. Dessa forma, qualquer erro no corrigido implicar em conseqncia
provavelmente desastrosas numa prxima etapa.

3
Para retornar janela da estrutura da
tabela:
1)Selecione o objeto Tabelas;
2)Selecione a Tabela;
3)Clique no boto Estrutura.

1
2

Portanto, antes de prosseguir, tenha certeza de que as tabelas foram criadas

corretamente. Verifique se os campos foram definidos com exatido, principalmente
aqueles que esto relacionados com campos de outras tabelas.

Etapa 1 Criar Tabelas

Para criar tabelas:

1. Selecione o objeto Tabelas;
2. Execute clique-duplo na opo Criar Tabela no Modo Estrutura;
3. Digite todos os campos e identifique seus tipos;

Definir a propriedade Tamanho do Campo para os campos do tipo Texto;

4. Identificar o Campo Chave ou Chave Primria;

5. Salvar a Tabela.

Etapa 2 Definir Relacionamentos

Uma vez concluda a etapa inicial, Criar Tabelas, devem ser definidos os relacionamentos.
Para tal,:
1.
Acesse o menu Ferramentas,
2.
opo Relacionamentos.
1

Ou
Clique no boto Relacionamentos na barra de tarefas.

Etapa 2 Definir Relacionamentos

Automaticamente ser apresentada a janela relacionamentos
e, sua frente, a caixa de dilogo Adicionar Tabela. Adicione
todas as tabelas que compem o banco de dados e clique o
boto fechar.

Voc ver que as tabelas esto sendo

apresentada na rea de trabalho da janela
relacionamentos. No entanto esto
desorganizadas. Organize-as, movimentando
cada uma das tabelas como se fosse uma janela
individual, clicando na barra de ttulo da tabela
e arrastando, e redimensione-as da mesma
forma, clique na borda e arraste. Procure dispor
as janelas de forma a visualizar todas. Isso
facilitar a criao dos relacionamentos. Veja a
ilustrao ao lado.

Etapa 2 Definir Relacionamentos

De acordo com as estruturas das tabelas e os
relacionamentos definidos no incio dos trabalhos h
um relacionamento entre o campo CIDADE da tabela
de Clientes e o campo CDIGO da tabela de
Cidades. Para definir o relacionamento clique no
campo CIDADE e, mantendo o boto do mouse
pressionado, arraste-o at o campo CDIGO.
Ser apresentada a caixa de dilogo Editar
Relacionamentos indicando o relacionamento que
est para ser criado. Clique no boto criar se os
campos estiverem sido corretamente identificados.

Repita o procedimento para definir todos os

relacionamentos.

Etapa 2 Definir Relacionamentos

Aps a definio de todos os relacionamentos voc visualizar na rea de trabalho da janela
Relacionamentos a cpia exata das estruturas das tabelas e relacionamentos definidas antes do incio das
atividades prticas.

Clique aqui para visualizar o slide com a definio do projeto de banco de dados.

Etapa 2 Definir Relacionamentos

Clique no boto Salvar (no necessrio identificar nome e local) e feche a janela relacionamentos.

Etapa 3 Criar Formulrios

Os formulrios so as janelas que permitem a manipulao (inserir, alterar, consultar
e excluir) registros no banco de dados. Basicamente, so utilizados 2 tipos de
formulrios: Colunares e Tabulares.
Deve ser criado um formulrio para cada tabela do banco de dados.
Para criar um formulrio:
1.
2.

Selecione o objeto Formulrios

Clique no boto Novo

Etapa 3 Criar Formulrios

Ser apresentada a caixa de dilogo Novo Formulrio.

2
1.
2.
3.

Escolha a opo Autoformulrio Colunar ou Tabular

Identifique a tabela
Clique no boto OK

Etapa 3 Criar Formulrios

Aps alguns segundos o Access
apresentar o formulrio.
No insira registros ainda.

Clique no boto Salvar

e, na caixa de dilogo,
indique o nome do
formulrio.

Repita o procedimento e crie um

formulrio (tabular ou colunar) para
cada uma das tabelas do banco de
dados.

Etapa 4 Criar Listagens em Ordem Alfabtica

Como j dissemos, os formulrios so apenas janelas com layout agradvel para que o usurio possa inserir os
registros, ou seja, cadastrar clientes, cidades, vendedores, etc, e que as informaes so armazenadas nas tabelas. Dessa
forma, se voc excluir um formulrio no perder as informaes.
Todas as tabelas tm um campo chave, e os registros normalmente so ordenados de acordo com o campo chave.

Observe o banco de dados modelo utilizado neste manual

O campo Cidade da tabela Clientes

ser preenchido com o Cdigo da
tabela Cidades.

Etapa 4 Criar Listagens em Ordem Alfabtica

O preenchimento do campo Cidade ser feito com a utilizao de uma caixa de combinao.

A listagem de cidades apresentada na caixa de combinao seria mais til se fosse apresentada em ordem alfabtica,
organizada pelo nome da cidade.
O campo chave da tabela Cidades Cdigo e, por isso, normalmente a listagem seria apresentada em ordem numrica,
organizada pelo cdigo.
Para resolver este problema ser criada uma listagem em ordem alfabtica das cidades.

Etapa 4 Criar Listagens em Ordem Alfabtica

Para criar uma listagem em ordem alfabtica:
1)Selecione o objeto Consultas
2)Execute clique duplo na opo Criar Consulta no Modo Estrutura

2
2
1

Ser apresentada a caixa de dilogo Mostrar Tabela.

1)Selecione a tabela Cidades;
2)Clique no boto Adicionar;
3)Clique no boto Fechar.

Etapa 4 Criar Listagens em Ordem Alfabtica

Na janela Consulta ser apresentada a tabela adicionada (Cidades).
Execute clique-duplo em cada um dos campos da tabela.
Observe que os campos sero apresentados na linha Campo.

Como o objetivo criar uma

listagem em ordem alfabtica,
deve-se classificar o campo NOME
como crescente.

Etapa 4 Criar Listagens em Ordem Alfabtica

Para finalizar o processo preciso salvar a consulta. Para tal:
1)Clique no boto Salvar;;
2)Na caixa de dilogo Salvar Como indique o nome da consulta;
3)Clique no boto OK.
Obs: a consulta no pode ter o mesmo nome da tabela.

Etapa 4 Criar Listagens em Ordem Alfabtica

Repita este procedimento para criar listagens em ordem alfabtica para todas as tabelas que sero utilizadas em caixas
de combinao.
Neste projeto sero necessrias as consultas:
CIDADES AZ
TIPOS DE CLIENTES AZ
RAMOS DE ATIVIDADES AZ

Etapa 5 Criar Caixas de Combinao

As caixas de combinao devem ser criadas e algumas propriedades devem ser definidas de acordo com o projeto.
No formulrio Clientes sero criadas trs caixas de combinao, para preencher os campos:
CIDADE
RAMO DE ATIVIDADE
TIPO DE CLIENTE

Cada uma das caixas de combinao deve ser criada individualmente, de acordo com os procedimentos descritos a
seguir.

Etapa 5 Criar Caixas de Combinao

Para criar a caixa de combinao execute:
1.
Selecione o objeto Formulrios;
2.
Selecione o formulrio Clientes;
3.
Clique no boto Abrir.

Com o formulrio aberto:

1.
Acione o menu Exibir;
2.
Clique na opo Modo Estrutura.

No modo de exibio Estrutura o usurio pode trabalhar

com a aparncia do formulrio, alterando o
posicionamento dos objetos que o compem, cores,
inserindo rtulos, botes, etc.

Etapa 5 Criar Caixas de Combinao

No modo estrutura execute:
1.
Clique-direito no campo CIDADE;
2.
No menu suspenso, indique a opo Alterar para;
3.
No sub-menu indique a opo Caixa de Combinao.

Etapa 5 Criar Caixas de Combinao

Observe que o campo Cidade apresenta uma
caixa de combinao.

No entanto, para que a caixa de combinao funcione

adequadamente necessrio alterar algumas de suas propriedades.
De acordo com o projeto do banco de dados, o campo CIDADE
da tabela Clientes armazenar o CDIGO da tabela Cidades.

A seleo da cidade ser feita a partir de uma caixa de

combinao, ou seja, de uma listagem de cidades.

Portanto, preciso informar ao Access que para

preencher o campo CIDADE o usurio DEVE:
Selecionar a cidade de uma listagem formada pelas colunas NOME, UF e CDIGO (observe a estrutura da tabela
Cidades).
Como conveniente que essa listagem seja apresentada em ordem alfabtica, preciso informar tambm que ela
provm de CIDADES-AZ, consulta criada na etapa 4.

Etapa 5 Criar Caixas de Combinao

Para inserir essas informaes necessrio alterar algumas
propriedades da caixa de combinao. Par tal:
1.
Execute Clique-direito na caixa de combinao do campo
CIDADE;
2.
No menu suspenso indique a opo Propriedades;

Na janela Propriedades selecione a guia Todas.

Etapa 5 Criar Caixas de Combinao