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Interno y Externo
Una organizacin, pblica o privada, es una unidad social o conjunto
de personas que estn relacionadas segn cierto orden y realizan
actividades que procuran alcanzar una o varias finalidades. Ejemplos
tpicos de organizaciones privadas son las empresas , que se caracterizan
por la bsqueda de clientes y una finalidad lucrativa, aunque hay
empresas (unipersonales o familiares, muy pequeas) que no pueden
considerarse organizaciones, a causa de su estructura extremadamente
simple.
Por otra parte, existen muchas organizaciones que no son empresas,
por su origen y finalidad no lucrativa, y que actan en el mbito de la
sociedad en general (las instituciones culturales y deportivas y las ONGs,
por ejemplo) o del sistema de gobierno estatal, en cualquiera de sus
niveles (una oficina de la Administracin Pblica, por ejemplo). Son
realidades muy diversas, que tienen caractersticas peculiares, pero
tambin podemos encontrar en su estudio muchos conceptos, principios y
herramientas de validez general.
La administracin 2 es el proceso de coordinar las actividades de
varias personas, en una organizacin, para obtener resultados previstos,
en forma eficaz y eficiente. Es un proceso: o sea un conjunto de fases y
actividades ordenadas de manera secuencial. El objetivo primario es
lograr que un conjunto de personas realicen determinadas actividades en
forma coordinada; de all puede inferirse que los administradores deben
obtener resultados a partir del trabajo de otros, antes que realizar ellos
mismos esas actividades. De esa inferencia proviene la diferenciacin
entre directivos y operadores (u operarios). Un contenido fundamental de
la administracin es la idea de eficacia, o sea la medida en que se logran
o no los objetivos previstos. Finalmente, otra idea central es la eficiencia,
o sea la relacin entre los resultados y los recursos consumidos para
lograrlos.
debe
responder
dos
requerimientos
bsicos,
-Roles Interpersonales:
Cabeza visible: Consiste en detentar la representacin exterior de la
organizacin, tanto frente a clientes, proveedores y terceros, como en
actos protocolares y profesionales.
Lder: Consiste en la responsabilidad de reclutar, seleccionar, interactuar y
motivar a los empleados a su cargo, para asegurar su buen desempeo y
el logro de los objetivos de la organizacin.
Enlace: Consiste en el establecimiento de una amplia red de contactos
y fuentes de informacin, internos y externos, para asegurar la relacin
positiva de la organizacin con su contexto y entre sus reas integrantes.
-Roles Informativos:
Monitor: Consiste en la bsqueda de informacin externa e interna,
fiable, oportuna, organizada, pertinente y significativa (no accesoria) para
los fines de la organizacin en su conjunto.
Difusor: Consiste en la transmisin de informacin necesaria dentro de
la organizacin, con adecuada circulacin y llegada a las unidades de
trabajo y las personas que necesitan de ella.
Portavoz: Consiste en la transmisin de informacin hacia el exterior
de la empresa, sobre sus planes y programas, como interlocutor de los
otros actores del sector de actividad y del mercado en general.
-Roles Decisionales:
Emprendedor: Consiste en tomar la iniciativa y buscar oportunidades
para la organizacin, adelantndose a los acontecimientos, promoviendo
la innovacin en los procesos y formas de gestin.
Gestor de anomalas: Consiste en el anlisis y bsqueda de solucin de
los problemas o al menos de su reenvo a los sectores de la organizacin
que pueden encargarse de su solucin.
reconocimiento
es
reforzar
la
vigencia
social,
dentro
de
la
para
lograr
eficiencia
competitividad;
calidad
realizada
por
la
generales
de
una
organizacin.
Cabe
hacer
aqu
dos
observaciones importantes:
Los sistemas de control de desempeo siguen el diseo del
agrupamiento de las unidades de la organizacin, para las que establece
metas y controla su logro.
El control de desempeo se ocupa de los resultados generales en
perodos amplios, no de decisiones especficas en momentos puntuales.
Los sistemas de control de desempeo son ms efectivos en
organizaciones cuyas unidades estn agrupadas con criterios de mercado.
pero
solamente
para
sus
actividades
rutinarias.
El
sub.-objetivos,
presupuestos,
planes
operativos,
que
que
se
hace
desde
el
control
del
desempeo hacia el
planeamiento de la accin.
Los sistemas de planeamiento y control en relacin con las diversas
partes de la organizacin.
En las diversas partes de la organizacin se encuentran varias formas
de estos sistemas. El planeamiento estratgico predomina en la cumbre
estratgica; la programacin en la lnea media; los programas de
produccin en el ncleo operativo. El control de desempeo, en cambio,
se aplica en unidades de todo nivel.
El control de desempeo se aplica ms a unidades que a personas;
sobre
todo
cuando
ms
globales
son
sus
responsabilidades.
La
en
general.
Tambin
se
encarga
de
la
ejecucin
de
la
capacidades,
estructura
organizacional,
habilidades,
destrezas,
teniendo
en
competencias,
cuenta
carcter
sus
y
personalidad.
Toma decisiones y dirige el rumbo de la empresa hacia sus objetivos,
para lo cual efecta anlisis de la situacin y evala y sopesa las acciones
por adoptar y elige las ms conveniente, estas generalmente son en
condiciones de incertidumbre.
Controla el desempeo de las personas, verifica los logros de la
organizacin, evala la produccin y la productividad, mide las ventas, la
rentabilidad
las
medidas
ante
los
proveedores,
clientes,
grupos
de
presin,
servicios
que
presta
la
sociedad,
asi
omo
en
los
procesos
organizacionales.
Crea climas organizacionales adecuados que permitan el desarrollo de
la creatividad, la motivacin y el desarrollo de las personas en la empresa.
Fomenta la creacin de una filosofa de trabajo que se convierta en la
cultura organizacional acorde a las tendencias de la sociedad.
Fomenta la responsabilidad social de la empresa, para cuidar el medio
ambiente, respetar los derechos humanos y contribuir con el desarrollo de
la sociedad.
Definicin y Caractersticas de los Indicadores de Gestin
Empresarial
Se conoce como indicador de gestin a aquel dato que refleja cules
fueron las consecuencias de acciones tomadas en el pasado en el marco
de una organizacin. La idea es que estos indicadores sienten las bases
para acciones a tomar en el presente y en el futuro.
Es importante que los indicadores de gestin reflejen datos veraces y
fiables, ya que el anlisis de la situacin, de otra manera, no ser
correcto. Por otra parte, si los indicadores son ambiguos, la interpretacin
ser complicada.
Lo que permite un indicador de gestin es determinar si un proyecto o
una organizacin estn siendo exitosos o si estn cumpliendo con los
objetivos. El lder de la organizacin es quien suele establecer los
indicadores de gestin, que son utilizados de manera frecuente para
evaluar desempeo y resultados.
Indicadores de Gestin
Medios, instrumentos o mecanismos para evaluar hasta que punto o en
que medida se estn logrando los objetivos estratgicos.
Representan una unidad de medida gerencial que permite evaluar el
desempeo de una organizacin frente a sus metas, objetivos y
responsabilidades con los grupos de referencia.
Producen informacin para analizar el desempeo de cualquier rea de la
organizacin y verificar el cumplimiento de los objetivos en trminos de
resultados.
Detectan y prevn desviaciones en el logro de los objetivos.
EL anlisis de los indicadores conlleva a generar Alertas Sobre La
Accin, no perder la direccin, bajo el supuesto de que la organizacin
est perfectamente alineada con el plan.
de
competitivos.
proteccin
Esta
regulada
situacin,
de
entornos
abiertos
transformaciones
altamente
constantes
del
recursos
utilizados
por
un
proceso.
Tienen
que
ver
con
la
productividad.
-Categoras de los indicadores
Se debe saber discernir entre indicadores de cumplimiento, de
evaluacin, de eficiencia, de eficacia e indicadores de gestin. Como un
ejemplo vale ms que mil palabras este se realizar teniendo en cuenta
los indicadores que se pueden encontrar en la gestin de un pedido.
Indicadores de cumplimiento: con base en que el cumplimiento tiene
que ver con la conclusin de una tarea. Los indicadores de cumplimiento
estn relacionados con las razones que indican el grado de consecucin
de tareas y/o trabajos. Ejemplo: cumplimiento del programa de pedidos.
Indicadores de evaluacin: la evaluacin tiene que ver con el
rendimiento que se obtiene de una tarea, trabajo o proceso. Los
indicadores de evaluacin estn relacionados con las razones y/o los
mtodos que ayudan a identificar nuestras fortalezas, debilidades y
oportunidades de mejora. Ejemplo: evaluacin del proceso de gestin de
pedidos.
Indicadores de eficiencia: teniendo en cuenta que eficiencia tiene que
ver con la actitud y la capacidad para llevar a cabo un trabajo o una tarea
con
el
mnimo
de
recursos.
Los
indicadores
de
eficiencia
estn
Presupuesto
(asignacin
de
recursos),
Informacin,
procesos
es
gerenciado
por
organizaciones
distintas,
por
buen
sistema
de
medicin
debe
considerar
las
dimensiones
no
siempre
mayor
control
seguimiento
de
la
gestin
es
econmicamente deseable.
Qu debo esperar de un sistema de indicadores?
Que se convierta en un sistema de alertas tempranas Pre-alarmas
Que determine las tendencias y la causa raz del comportamiento
productivo.
Que establezca la relacin entre el valor agregado y el costo laboral
para definir el tamao y el valor ptimo del equipo humano.
Que relacione la productividad del capital humano, la del capital fsico,
la rentabilidad, el endeudamiento y la liquidez con el fin de garantizar
equilibrio.
Que facilite la toma de decisiones, que permita construir
conocimiento, que oriente a las personas, que alimente las polticas, que
permita operar procesos productivos,
Los indicadores para un rea tienen su base en los procesos en los
cuales ella interviene, y tiene que ver con procesos, estructura,
desempeo y clientes.
-Indicadores de gestin
-Funciones: La funcin del rea es, en resumen, la razn de ser. Es el
fundamento del rea y constituye la gua primordial para comprender el
papel del rea en la gestin global de la organizacin.
-Procesos: muestran la manera como el rea transforma las entradas
(datos, informacin, materiales, mano de obra, energa, capital y otros
recursos) en salidas (resultados, conocimientos, productos y servicios
tiles), los puntos de contacto con los clientes, la interaccin entre los
elementos o sub componentes del rea.
El
indicador
es
adecuado
lo
que
se
pretende
medir
un indicador, que debe construirse con una calidad tal, que permita
automticamente identificar cambios en la bondad de los datos.
A su vez, el indicador debe ser preciso: su margen de error debe ser
aceptable. A estas cualidades debe aadirse la accesibilidad: su obtencin
tiene un costo aceptable (que el costo de la obtencin sea superados por
los beneficios que reporta la informacin extrada) y es fcil de calcular e
interpretar.
En resumen, el indicador debe proporcionar una calidad y una cantidad
razonables
de
informacin
(relevancia)
para
no
distorsionar
las
eficaz
de
una
batera
de
indicadores.
Asimismo,
el
2. Qu se hace?
A continuacin debe realizarse la seleccin de aquellas actividades que
se consideren prioritarias. Para ello se trata de establecer una relacin
valorada (por ejemplo, de 0 a 10) segn el criterio que se establezca, que
permita priorizar todas las actividades. En esta reflexin puede incluirse
una columna en la que conste el porcentaje de tiempo dedicado por el
personal de la organizacin en cada actividad, dado que resulta
recomendable centrarse en las tareas que consuman la mayor parte del
esfuerzo de la plantilla.
3. Qu se desea medir?
Una vez descritas y valoradas las actividades se deben seleccionar los
destinatarios
de
la
informacin,
ya
que
los
indicadores
diferirn