Instructivo Proceso Operativo

ALERTRAN
26 de Noviembre de 2012

Objetivo

Capacitar a los colaboradores del rea de Operaciones Courier, para

que conozcan y manejen el nuevo Software de Deprisa llamado
Alertran.

Alcance

Este instructivo, describe el procedimiento que los colaboradores de

Operaciones deben seguir paso a paso para un correcto desarroll de la
operacin. Este paso a paso se encuentra habilitado por Deprisa a travs
de Alertran (Nuevo sistema de Informacin).
Este Proceso slo podr realizarse por medio del acceso a la web o
plataforma de Alertran. Si el colaborador no cuenta con un usuario
habilitado para el acceso al sistema, no podr ingresar.

Ingreso Sistema Alertran

Para ingresar debes utilizar explorador Mozilla, ya que si ingresas por otro
explorador no funciona. Recuerda al rea de sistemas de tu ciudad instalar el Java
Script para su funcionamiento correcto. De igual manera se debe habilitar los
Elementos Emergentes.

Ingreso Sistema Alertran

1. Se digita la pagina
alertran.avianca.com/padua

2. Dar clic en Aceptar

Ingreso Sistema Alertran

1. Ingresar usuario y
contrasea
2. Dar clic en
Aceptar

PROCESO DE
RECOLECCIONES

2.1 Entrada de Recogidas

Dar clic en el men 2,

submen 2.1

En entrada de recogidas se genera una solicitud de recoleccin ya sea de un

cliente B2B o Retail. Recordar que los campos en Amarillo son de
diligenciamiento obligatorio.
8

2.1 Entrada de Recogidas

2. Diligencia el resto de
los campos
obligatorios

1. Si es un cliente retail,
se digita la letra V.
Si es un cliente B2B
digitamos el nombre y
enter; si este no es
encontrado
utilizaremos la ayuda
del % seguido de las
tres primeras letras
Tener en cuenta la
del nombre y enter, en hora de corte,
ese
momento recogida despus
mostrara un listado de de
esta
hora
posibles clientes que automticamente
empiecen con estas queda para el da
letras
all
se siguiente
seleccionara el cliente
correcto

3. Dar Clic
Guardar

2.1 Entrada de Recogidas

Este es un ejemplo de solicitud de recogida de un cliente B2B (Computec):

Se

diligencia el nmero
interno de relacin del
envo, si tiene

Se asigna el horario de recogida,

teniendo en cuenta los horarios
de corte para cada producto,
puesto que si se asigna por fuera
de
este
horario,
quedara
procesado para el da siguiente

10

2.1 Entrada de Recogidas

En este mismo ejemplo, en el campo de observaciones:

Se

diligencia
el
contenido del envo
y
cualquier
informacin
adicional que sea
relevante para la
operacin

Se da Clic en
Guardar

11

2.1 Entrada de Recogidas

Al Guardar los datos anteriores se abrir este pantallazo, en el cual encontrarn los
campos para ingresar los datos del destinatario y mercanca.

Se visualiza el nmero de
la recogida (29058)
1. Se diligencian los campos del destinatario
como poblacin o ciudad, nombre, direccin,
a la atencin (persona de contacto) y
telfono.
2. Solicita datos de la mercanca; tener
en cuenta que cantidad de bultos, kilos
aproximados
y
producto
son
OBLIGATORIOS.

Si el cliente solicita el valor de su envo se da

clic en el botn Simular Tasacin, siempre y
cuando tengamos la informacin del peso y
producto.

12

2.1 Entrada de Recogidas

En este ejemplo como el cliente facilito peso y

producto, lo que permiti simular la tasacin
del envo.

Si el cliente tiene varios

bultos para diferentes
destinos se da clic en
Nuevo y se ingresan los
datos

Por ultimo
dar clic
Guardar

se
en

Ya se encuentra lista para que

Operaciones gestione la recoleccin.
13

PROCESOS DE ESTACION
ORIGEN

14

2.4 Gestin Recogidas

Clientes Corporativos (B2B), Puntos de Venta (CRR) y Recolecciones a

Domicilio (Retail)

Se da clic en el men 2 y
al submen

15

2.4 Gestin Recogidas

Clientes Corporativos (B2B), Puntos de Venta (CRR) y Recolecciones a

Domicilio (Retail)

5
2

1. Seleccionar clientes a recoger.

2. Seleccionar recogedor.
3. Verificar si ya esta creada
alguna orden de Trabajo (OT).

4. Si no esta asignada la OT, crear nueva

5. Asignar Recogida
6. Las columnas Bultos y Kilos son las que ayudan
a determinan a quien se le asigna la recoleccin, si
es a moto o vehculo.

16

2.5 Ordenes de Trabajo

Dar clic en el men 2 y

submen 2.5

Cada Courier debe tener una Orden de trabajo (OT), que es

una planilla con las recolecciones a realizar diarias.
17

2.5 Ordenes de Trabajo

1. Desplegar men de
Recogedor/Repartidor
dando clic en
2.

Se
selecciona
el
Courier en la ventana
desplegable.

Criterios de Bsqueda:
1. Por Recogedor/repartidor
2. Por estados de OT (No cerradas,
provisional, definitiva y cerradas)
3. Por fecha desde
4. Por etiqueta
5. Por punto de venta
6. Por orden de trabajo
7. Por fecha hasta
8. Por tipo (Todas, simple y agrupadora);
aplica para las bases que tienen subestaciones

3. Clic en Buscar

NOTA: Si no tiene un Courier especifico o

algn otro criterio de bsqueda, solo
va al paso 3.
18

2.4 Gestin Recogidas

Clientes Corporativos (B2B), Puntos de Venta (CRR) y Recolecciones a

Domicilio (Retail)

1. Podemos filtrar segn los

criterios de bsqueda disponibles
como por ej.: # Recogida, fecha,
estado de la recoleccin, Courier,
telfono, etc.
2. Se da clic en
Buscar.

Nota: Antes de filtrar y dar clic en buscar

verificar fechas de bsqueda. Si no tienes
ningn opcin de filtro ir directamente al
paso 2.
19

2.5 Ordenes de Trabajo Impresin Parte de Ruta

#Orden
de
trabajo
(OT)

Nombre
Courier

Estado de
la OT

Cantidad de
recolecciones

Courier

Se imprime la parte de ruta por

IP, para que el Courier
verifique sus recolecciones
antes del siguiente paso.

20

2.5 Ordenes de Trabajo

OT: # orden de trabajo.
REC/REP: Cdigo del Courier o Recolector/Repartidor.
NOMBRE: Nombre del Courier o Recolector/Repartidor.
ESTADO: Estado de la recoleccin que pueden ser:
Provisional: Cuando el Courier todava esta en estacin.
Definitiva: Cuando el Courier ya sali a su recorrido.
Cerrado: Cuando el Courier cumple con todas las recolecciones.
FECHA: Fecha de la creacin de la orden de trabajo.
REPARTOS: Cantidad de expediciones a distribuir.
RECOGIDAS: Cantidad de recolecciones asignadas.

ORDENES: Para verificacin de las ordenes cerradas, siempre debe quedar en Cero (0) al
final del da.
ACCIONES

IP: Imprimir
AS: Asignar
CT: Controlar
HO: Control Horario
DF: Definitiva
BO: Borrar
21

2.5 Ordenes de Trabajo Parte de Ruta

22

2.5 Ordenes de Trabajo Definitiva y Control Horario Salida

1. Para que la orden suba al

sistema DIANA, se debe
colocar en el estado
DEFINITIVA dando clic en
el botn DF

2. Luego se da clic en el
botn HO para asignar
fecha y hora de salida
Courier.

23

2.5 Ordenes de Trabajo Control de Horario de Salida

1.

El formato es
DD/MM/AAAA
HH:MM

2. Clic en Guardar, para

volver al cuadro de
control

24

2.5 Ordenes de Trabajo Control de Horario de Llegada

1. Se coloca el
horario de llegada
del Courier por la
accin HO (Control
Horario)

NOTA: Luego de que el Courier ha vuelto de su

recoleccin, se hace el control de horario de
llegada.

25

2.5 Ordenes de Trabajo Control de Horario de Llegada

1.

El formato es
DD/MM/AAAA
HH:MM

2. Clic en Guardar, para

volver al cuadro de
control

26

2.5 Ordenes de Trabajo Controlar Recolecciones

2.

Se controla orden de
trabajo por la opcin CT.

27

2.5 Ordenes de Trabajo - Controlar

1. Si los campos CR o INCIDENCIA,

FECHA
y
HORA
estn
diligenciados, se da clic en CT y
aparecer el botn como RC.
# recogida

Posibles casos por los

cuales no se realiza
la recoleccin

Clave de Reparto, puede

ser Efectuada, Fallida
y No efectuada.

Aclaracin de la posible
recoleccin fallida o
no efectuada.

Nota: Estos campos deben ser

diligenciados por el Courier , en el
sistema DIANA por unidades
mviles (handheld o celular).

Hora de la recoleccin
o incidencia

2.

Cuando
todas
la
recolecciones estn con el
botn RC, es porque ya
estn controladas, es decir
que se puede cerrar la OT.

28

2.5 Ordenes de Trabajo Cierre OT

1. A la hora de cerrar la OT, el sistema

pedir valores totales de envos al
cobro; si los hay, se entregaran a
la persona correspondiente, si no,
este campo cera 0

2. Se da clic en
Aceptar

29

2.5 Ordenes de Trabajo Cierre OT

1. Se da clic en
Aceptar

NOTA: Al cerrar la OT se desaparecer del listado inicial. El

cierre debe hacerse diariamente sin quedar ninguna OT
pendiente.
30

2.5 Ordenes de Trabajo Controlar Recolecciones

RECOGIDA: # de recoleccin asignado.

CR: Clave de Reparto, puede ser Efectuada, Fallida y No efectuada.
INCIDENCIA: Posibles casos por los cuales no se realiza la recoleccin.
OBSERVACION: Aclaracin de la posible recoleccin fallida o no efectuada.
FECHA: Fecha de la recoleccin.
HORA: Hora de la recoleccin.
ACCIONES:
CT: Controlar
RC: Re controlar
IMPORTE: Valor fijo para el transporte de mercanca por parte de un
transportista.

31

Consideraciones Gestin Recogida

Responsabilidades Courier
1. Recibir la orden de trabajo e iniciar recorrido asignado.
2. Verificar el embalaje y rotulacin de los envos a recibir.
3. Verificar que los envos tengan las etiquetas correspondientes y solo
en caso contrario solicitar formato gua al cliente con los datos del
envo.
4. Verificar la cantidad de envos recibidos al cliente.
5. Si hay diferencia en el manifiesto y los envos recibidos hacer la
anotacin manual.
6. Registrar los envos recibidos e incidencias presentadas con el
dispositivo mvil asignado.
7. Diligenciar formato de recogidas de acuerdo a la cantidad de envos.
8. Hacer firmar formato de recogidas del cliente y/o punto de venta.
9. Embarcar en el medio de transporte y Custodiar envos asignados.
10.Continuar con el recorrido programado.
11.Entregar envos y documentacin diligenciada a la persona encargada
en estacin.
32

3.2 Entrada Normal Data Entry

En el Data Entry, se ingresan datos de remitente y destinatario para la generacin de
la etiqueta; solo aplica cuando el cliente no realiza el proceso.

Nota: Para los bases que tengan

aeropuerto y estacin siempre se
debe seleccionar la estacin.

2.
1.

Se selecciona
recogedor.

Digitar
Cliente.
Automticamente
el
sistema trae los datos de
remitente. Si el call center
a diligenciado datos del
destinatario tambin los
traer.

Los campos en amarillo son obligatorios.

36

3.2 Entrada Normal Data Entry

Si el sistema no trae los datos

del destinatario, hay que
digitarlos.

3
2

2. Dar clic en
Guardar

5
Campos Obligatorios

Campos Opcionales

1. Tipo de envo
5. Kilos Calculados
2. Forma de Pago (P-prepago, D-debido) 6. Digitar Referencia
3. Seleccin de Producto
7. Valor Asegurado
4. Nmero de bultos
8. Naturaleza del envo
37

3.2 Entrada Normal Data Entry

Una vez ingresado los datos del remitente y destinatario se genera un nmero de
identificacin del envo (Gua) de 12 Dgitos para su manejo.

Se puede imprimir la etiqueta

directamente desde este
submen
o
desde
el
submen 3.8.

Generacin
Nro.
identificacin
etiqueta (Gua).

de
de

38

Etiqueta
Destino
Producto
# Envo

Origen y
Remitente
# Bulto o
Pieza

Cantidad
Piezas y kilos

Destinatario

Cdigo
Postal
Destino
Total a pagar
Zona
Reparto

Fecha
Imposicin
39

3.5.3 Etiquetaje por Referencia.

Cliente B2B (Clientes Corporativos) - Manejo Rtulos (Dummys).

Rotulo1

1
2
Rotulo2

Rotulo5

Rotulo3
Rotulo4

Rtulos

Gua manual

A cada Courier se entregara cierta cantidad de rtulos, para el manejo de clientes retails o
clientes B2B que no tengan el sistema GTS para la creacin de etiquetas.
Estos rtulos sern manejados as:
1. Primero se colocara el rotulo1 a la gua manual entregada por el cliente.
2. Se colocaran los siguientes rtulos a las piezas manejadas por la gua, ejemplo, una gua
de 3 piezas, los rtulos 2, 3 y 4 sern colocados en estos.
3. El rotulo siguiente, es decir, el rotulo5 ser colocado de nuevo en la gua manual.
As se cerrara el ciclo de ese envo y si hay mas envos o guas, se iniciara de nuevo el
proceso.
40

3.5.3 Etiquetaje por Referencia.

Cliente B2B (Clientes Corporativos) - Manejo Rtulos (Dummys).

Para el ingreso de los rtulos debemos ir al submen 3.1 de Entrada Previa y
realizar los pasos de la diapositiva 33 y 34, pero NO Guardar todava.

1. Se da lectura al
rotulo Inicial

2. Se da lectura al
rotulo Final

Cuando se han diligenciado los campos, se va al paso 1 y 2

41

3.5.3 Etiquetaje por Referencia.

Cliente B2B (Clientes Corporativos) - Manejo Rtulos (Dummys).

Dar clic en el men 3 y

submen 3.5.3

42

3.5.3 Etiquetaje por Referencia.

Cliente B2B (Clientes Corporativos) - Manejo Rtulos (Dummys).

En esta opcin se puede imprimir por Dummy (impresin rtulos), Referencia
(cdigo del cliente), Envi (impresin guia), Cdigo de barras (impresin por
bulto).

000000001234

1. Desplegar men
y seleccionar por
Dummy.

2. Leer rtulos.

Slo es exitosa la operacin cuando sale de color verde.

43

3.21 Lecturas Recepcin Estacin (Pesaje Salida)

Antes de realizar la recepcin en plataforma pesamos los envos. Este proceso solo
aplica para las mercaderas de clientes B2B (Clientes Corporativos).

1. En tipo de lectura
desplegamos el men y
seleccionamos
Pesaje
Salidas.
2. Ingresamos Kilos y
medidas del envo

3. Leemos la etiqueta.

Deber aparecer
pantalla

esta

Nota: Las Estaciones que tengan

maquinas de repesaje de salida
omitirn este paso.
46

3.20 Pesaje Provisional

Esta opcin permite verificar pesos cuando no hay un equipo de pesaje automtico o cuando
el envo viene de cliente B2B

Dar clic en el men 3

y el submen 3.20

47

3.20 Pesaje Provisional

1. Se digita los 5 ltimos

nmeros de la gua.
2. Se da clic
en Buscar

NOTA: Si queremos verificar varios envos a la vez

se omite el paso 1 y se va al 2 para que muestre
la lista de los que estn pendiente para este
proceso.
Para las estaciones que tengan maquina de
repesaje, el mismo ser automtico.
48

3.20 Pesaje Provisional

1.

Se seleccionan los
envos a verificar peso.

2.

Si
tiene
alguna
variacin se modifica
y se da Guardar

3. Se da clic en
Aceptar

NOTA: Si no hay variacin en los

pesos se omite el paso 2.
49

3.21 Recepcin en Plataforma

Esta opcin permite realizar la recepcin en la estacin, para los envos
provenientes de los puntos de ventas

Dar clic en el men 3

y el submen 3.20

50

3.21 Recepcin en Plataforma

1. Se selecciona
plataforma

recepcin en

2. Se da lectura a bultos y
generara una lectura correcta en
color verde.

Despus los envos pasan a clasificacin.

51

3.19 Gestin de Grupajes - Marbetes

Para los envos que se puedan manejar en una saca (documentos y paquetes
pequeos) es necesario crear un grupaje (marbete y precinto).

Criterios de Bsqueda:
Envo
Numero de grupaje
Fecha
Tipo (Todos, CRR->Planta, estndar,
planta->CRR)
Producto
Destino
Situacin (Ambas, Retenido,
Liberado)

Si
no
hay
grupajes se da
Clic en Nuevo.

1. Se
clic
Buscar

da
en

52

3.19 Gestin de Grupajes - Marbetes

1. Seleccionamos el destino
2. Seleccionamos tipo. Para
despacho entre estaciones
siempre ser ESTANDAR y
para despacho a puntos de
venta ser PLANTA -> CRR
3. Seleccionamos producto

4. Dar clic
en Guardar

4. Seleccionamos Situacin.
Para
despacho
entre
estaciones
siempre
ser
RETENIDO y para envos
Urbanos ser LIBERADO

53

3.19 Gestin de Grupajes Impresin Grupaje (Marbete)

Luego de ya haber creado el marbete lo imprimimos.

# Grupaje

Dar Clic en
Imprimir

54

3.19 Gestin de Grupajes Impresin Grupaje (Marbete)

Destino

Producto

# Grupaje

Origen
55

3.22 Lecturas de Salida - Clasificacin y despacho.

Para ingresar los envos en el grupaje vamos a lecturas de salida.

Dar clic en el men 3,

submen 3.22

56

3.22 Lecturas de Salida - Clasificacin y despacho.

1. Seleccionamos insercin de
grupaje.

3. Leemos los envos.

2. Leemos el cdigo del

grupaje.

NOTA: Si el proceso es correcto sale un dialogo Lectura

Correcta en color verde.

57

4.3 Gestin de Viajes

Dar clic en el men 4,

submen 4.3

58

4.3 Gestin de Viajes

Aplica para viajes Estacin Aeropuerto y/o Intermunicipales

Criterios de Bsqueda:
# Viaje
Origen
Equipo
Fecha Desde
Situacin (Pendientes de cerrar, cerradas,
ambas)
Plan de transporte (No, Si ,Ambas)
Destino
Conductor
Etc.

Dar clic en
Buscar

59

4.3 Gestin de Viajes

Si el viaje que necesita no

esta en este listado
damos clic en Nuevo

Si el viaje que necesita se

encuentra en el listado ir a la
diapositiva 61

60

4.3 Gestin de Viajes

Dar Clic
Buscar

en

61

4.3 Gestin de Viajes

En esta presentacin nos muestra el Plan de Rutas de origen parametrizadas por
Casa Matriz.

Se selecciona la ruta a utilizar

y se le da clic a GC
(generar carta porte)

62

4.3 Gestin de Viajes

1. Se selecciona el Equipo

2. Se selecciona el Conductor

3. Dar clic en
Guardar

63

4.3 Gestin de Viajes

Luego de haber creado el viaje, automticamente nos muestra
con el que vamos a ingresar los envos.

el numero del viaje

Asignacin Numero
de viaje.

Nota: Tener en cuenta numero de viaje para

posteriores
procesos,
se
recomienda
anotarlo.

64

3.22 Lecturas de Salida - Clasificacin y despacho.

Ya que tenemos el nmero de viaje, ahora vamos a lecturas de salida

Dar clic en el men 3,

submen 3.22

65

3.22 Lecturas de Salida

1. Seleccionamos Carga
Arrastre Larga Distancia.
2. Se digita el numero de
viaje terrestre.
3. Se da lectura a los
bultos y/o grupajes

66

3.22 Lectura de Salida

Ya se han cargado los envos a el viaje y ahora hay que asignar precinto

1. Seleccionar Cierre de
Precinto Salida Vehculo
2. Digitar numero de
Viaje
3. Digitar el numero de
precinto

67

4.3 Gestin de Viajes

Clic en CE
(cerrar)

68

Proceso Estacin Origen

Ya que hemos cerrado el viaje terrestre el proceso en estacin a terminado y

continua con el proceso el aeropuerto y/o la base de destino.

69