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Un groupe de travail interministériel, issu du réseau “amélioration de la gestion publique” et animé par
la Délégation interministérielle à la réforme de l’Etat (DIRE), a rédigé entre janvier et juin 2002 cet ouvrage
méthodologique sur le contrôle de gestion. Présenté lors de la journée d’étude que la DIRE a consacrée
au contrôle de gestion le 2 juillet 2002, l’ouvrage a été diffusé à 8000 exemplaires auprès des
administrations de l’Etat.
Pour faire face à de nouvelles demandes, le centre de ressources “contrôle de gestion” de la DIRE a
décidé en février 2003 de faire graver 2400 nouveaux CD-Roms.
Ce deuxième tirage reprend le contenu de l’édition de juin 2002, en corrigeant les erreurs qui auraient pu
échapper à la vigilance du comité de rédaction. Les pratiques et outils cités dans l’ouvrage ont pu évoluer,
notamment dans le cadre de la mise en œuvre des plans de développement et de généralisation du
contrôle de gestion, que les ministères ont rédigés au printemps 2002. Les exemples n’ont pas été
modifiés pour autant, car ils conservent toute leur valeur pédagogique. Une nouvelle version de l’ouvrage
pourrait à terme contribuer à mutualiser les nouveaux outils mis en œuvre par les administrations de
l’Etat en matière de contrôle de gestion et de pilotage de la performance.
En attendant cette nouvelle version, puisse ce retirage de l’édition de juin 2002 vous être utile.
Stéphane ZUGETTA
Délégation interministérielle à la réforme de l’État
Centre de ressources “contrôle de gestion”
stephane.zugetta@dire.pm.gouv.fr
Préface
5
Fiche 22
Préface du Délégué interministériel à la réforme de l’État.
Il m’est agréable de préfacer cet ouvrage collectif, coordonné par la Délégation interministérielle à la réforme
de l’État. Il vient à son heure et est conçu, dans la droite ligne des publications de la DIRE, comme un ouvrage
pédagogique qui a vocation à être régulièrement actualisé pour tenir compte des acquis de l’expérience.
Humble dans son objet, ambitieux par les objectifs à la réalisation desquels il concourt, ce document
méthodologique est au service d’une grande cause qui passionne tous les modernisateurs : l’amélioration
de la gestion publique qui a pour but ultime d’offrir au citoyen un service public de la plus haute qualité,
et au contribuable la garantie d’une valorisation optimale de la dépense publique. Le Comité interministériel
pour la réforme de l’État (CIRE) d’octobre 2000 a choisi la généralisation du contrôle de gestion dans les
services comme moyen de cette amélioration. Les expériences menées dans ce domaine ont en effet
montré leurs effets bénéfiques ; ces expériences ont aussi prouvé qu’il ne s’agissait pas de transposer
telles quelles des techniques utilisées couramment dans l’entreprise, mais de développer une adaptation aux
besoins de l’action publique. C’est la raison pour laquelle le réseau interministériel animé par la Délégation
interministérielle à la réforme de l’État a souhaité que des référentiels méthodologiques communs aux
administrations soient établis afin d’aider les ministères à la réalisation de l’objectif fixé par le CIRE.
Le présent ouvrage, conçu par un comité de rédaction interministériel, animé par le centre de ressources
« contrôle de gestion » de la DIRE et validé par le réseau, vise à préciser ces références communes.
Destiné tant aux managers qu’aux contrôleurs de gestion, il est publié à un moment opportun pour
deux raisons. D’une part, les ministères viennent de rédiger leurs « plans pluriannuels de développement
du contrôle de gestion », comme le CIRE 2000 le leur avait demandé, et il s’agit à présent de largement
diffuser la démarche. D’autre part, la loi organique relative aux lois de finances du 1er août 2001, qui met
en place une budgétisation par objectifs, nécessite pour son application, comme l’a rappelé le CIRE du
15 novembre 2001, un mode de management des services qui s’articule sur les objectifs de performance
définis au niveau des lois de finances. C’est ce que permet précisément le contrôle de gestion. La mise
en place du contrôle de gestion pourra ainsi intervenir, j’en forme le vœu, avec une méthodologie
adaptée au service public et partagée par les acteurs publics.
Ce document, fruit d’un travail collectif, s’inscrit dans un développement continu de la réflexion inter-
ministérielle sur le sujet. Il se situe dans la continuité des travaux menés dans le passé récent : publication
du document L’amélioration de la gestion publique à partir des travaux coordonnés par Jean-Pierre Weiss
et du Guide d’auto-évaluation en 2000, celle de la circulaire interministérielle du 21 juin 2001 relative
au contrôle de gestion. Il est surtout une première édition destinée à être complétée et améliorée dans
des versions successives en fonction des leçons tirées de l’expérience. Les réflexions issues notamment
des travaux préalables à la mise en application de la loi organique contribueront aussi largement à la
mise à jour de ce document qui se veut vivant et donc évolutif.
Je voudrais ici remercier Patrick Gibert, Professeur à l’Université Paris X-Nanterre, pour son assistance
et ses précieux conseils, ainsi que tous ceux qui ont consacré, malgré une lourde charge professionnelle,
beaucoup d’énergie à la rédaction de cet ouvrage. J’appelle les lecteurs/utilisateurs à faire part au centre
de ressources de la DIRE de toutes leurs remarques et suggestions. C’est cette implication de chacun
dans le chantier collectif qui donne la valeur pratique à ces références méthodologiques.
Jacky RICHARD
Préface
15
2 5
Fiche 22
Préface du Professeur Gibert.
Le présent travail, élaboré par un groupe de modernisateurs de la gestion publique, est une pierre des
plus utiles à l’aggiornamento de celle-ci.
Le contrôle de gestion est une source de défis pour les gestionnaires de l’administration. Son identité
est difficile à cerner, son ancienneté contraste avec la modestie de la place qu’il tient actuellement,
ses adages dominants débouchent sur un dilemme difficile à dépasser et « l’entrepromorphisme » est
un danger qui menace ses metteurs en œuvre.
Le contrôle de gestion est chose curieuse. Il se trouve là où on ne l’attend pas. Son périmètre semble
à géométrie variable. Il fait peur pour de fausses raisons ; en sens inverse, il donne quelquefois des
espoirs illusoires…
Le champ du contrôle prête à discussion ; par exemple, suivant les organisations, il intègre le suivi de
l’exécution budgétaire, voire même la confection budgétaire, ou les exclut. Il est tantôt étroitement
associé à la fonction finance, tantôt assez largement déconnecté de celle-ci ou en tout cas de la direction
financière.
Le contrôle de gestion est tantôt assimilé à de l’autocontrôle - a-t-on assez dit, en particulier dans
l’administration française, que l’expression relevait de l’erreur de traduction (1) - tantôt ramené à un
simple reporting qui en est l’exact inverse.
Rapproché par d’aucuns de la stratégie, mais par d’autres davantage de la gestion de la production
ou des opérations, il est également tantôt opposé de la façon la plus nette à l’évaluation de politique,
tantôt à l’inverse rapproché d’elle.
Il apparaît parfois comme un exemple type de nominalisme (est alors système de contrôle ce qui
est formellement défini comme tel), mais parfois à l’inverse comme expression parmi d’autres,
du « jourdanisme » administratif (2).
Souvent laissé seul dans le champ des contrôles « modernes », il doit aussi de plus en plus partager
la vedette avec le contrôle interne ou encore avec le contrôle opérationnel et le contrôle stratégique.
Ces incertitudes ont toutes leurs justifications et sont sources d’intérêt pour les spécialistes, mais elles
sont aussi déroutantes pour l’action.
(1) Le « control » anglais n’ayant pas le même sens premier que le contrôle français.
(2) Le « jourdanisme » administratif consiste à énoncer à propos d’une nouvelle méthode de gestion qu’on l’a pratiquée jusque-là sans le savoir,
comme M. Jourdain…
Préface
35
Le contrôle de gestion est chose déjà ancienne dans l’administration française puisqu’il a dépassé
la trentaine. Dès le début des années soixante-dix, en rapport avec l’opération de rationalisation des choix
budgétaires (RCB) (dont il s’est avéré un élément essentiel du troisième volet intitulé « modernisation
de la gestion ») ou de façon indépendante, on a pu voir se développer des comptabilités analytiques,
des tableaux de bord, des expériences de centres de responsabilité… dans un certain nombre de
ministères (équipement en particulier) et établissements publics. À la même période étaient engagées
des réflexions sur les problèmes de transposition aux organisations publiques (3) de méthodes
conçues dans et pour l’entreprise. Ces efforts renouvelés à plusieurs reprises, et d’autant plus
méritoires qu’ils se sont inscrits dans un système global de gestion de l’administration française peu
modifié, n’ont pas eu une très grande visibilité, mais ils ont sans doute concouru à différencier assez
sensiblement avec le temps le mode de management des administrations les unes par rapport aux
autres. Les difficultés rencontrées, la marginalisation, voire la disparition de certaines démarches, sont
là pour nous rappeler qu’il ne suffit pas de souhaiter le développement des systèmes de contrôle pour
que celui-ci se réalise, et qu’il ne suffit pas que des outils existent pour qu’ils trouvent leur place dans
la boîte à outils réellement utilisée par les responsables et décideurs.
Le contrôle de gestion a ses adages. Résumés fidèles des leçons majeures de l’expérience ou expression
d’un bon sens fallacieux ? On peut toujours en discuter, mais assurément pas les ignorer. Deux de
ces adages à la mode semblent esquisser le dilemme auquel peuvent se trouver confronter les
concepteurs des systèmes de contrôle de gestion publique.
Le premier pose qu’ « on ne gère que ce que l’on mesure ». Il invite à l’évidence à l’effort d’objectivation
des performances, à la quantification des objectifs, au développement des indicateurs, à la propagation
dans l’administration de la culture des chiffres.
L’autre exprime que « l’on obtient ce que l’on mesure ». Il suggère que le caractère mobilisateur de
l’objectif quantifié - qui en est d’ailleurs la raison d’être - s’accompagne d’un éventuel effet pervers
si l’indicateur retenu n’est pas raisonnablement représentatif du phénomène qu’il représente.
Or le polymorphisme, la plasticité, la volatilité - parfois - des ambitions de l’action publique rendent
éminemment délicate la mise sur pied d’indicateurs non biaisés et non réducteurs.
Le contrôle de gestion s’est développé dans l’entreprise. Ses outils, méthodes, démarches ont été conçus
depuis le début du XXe siècle pour apporter des réponses au problème de l’entreprise. La récupération
de ces outils, méthodes et démarches par des administrations publiques ayant une finalité intrinsèquement
différente de celle de l’entreprise, même si l’on considère généralement qu’elles doivent obéir aux ardentes
obligations d’efficacité et d’efficience, est légitime. Elle demande cependant un travail d’investigation,
d’analyse sur ce qui est transposable et ne l’est pas, sur la nature et l’importance des transpositions ainsi
que sur le développement de démarches de contrôle de gestion propres aux organisations publiques
(c’est dans ce cadre-là que l’évaluation doit être raccordée au contrôle). À défaut d’effectuer ce travail,
on succomberait au péché d’ « entrepromorphisme » qui vise à faire ressembler le plus possible les
organisations publiques aux entreprises en oubliant que leur modernisation doit être au service de leur
publicitude et non la gommer.
(3) Cf. par exemple l’étude du Conseil d’État sur les centres de responsabilité et de décision.
Préface
4 5
À ces quatre défis, on ne saurait répondre de façon unique. La récupération de l’expérience des
autres, l’examen distancié mais rigoureux, critique mais constructif, des expériences déjà menées, en
un mot l’évitement de la réinvention de la roue constitue une des pistes de progrès. L’organisation de
l’apprentissage à l’intérieur des administrations ou services pionniers en est une autre. L’idée qu’un
système de contrôle nouveau ne saurait être parfait ni même très satisfaisant dès son instauration doit
être admise, et elle a pour corollaire la nécessité d’une exploitation des états du contrôle qui vise, au
moins pendant quelques années, non seulement à tirer les leçons de ces états pour le management,
mais aussi à perfectionner le système (indicateurs nouveaux ou amendés, nouvelles façons de cerner
les coûts, nouvelles procédures d’exploitation…).
La réflexion entre système de contrôle et système d’incitations, qui dépasse les prérogatives de
chaque administration mais qui est un problème commun à tous, ne saurait non plus être économisée.
Mais tout ceci demande au préalable la clarification du champ, de la nature et des instruments du
contrôle, le développement d’un minimum de langage commun. Les auteurs du présent volume ont
heureusement voulu œuvrer à cette clarification et proposer des termes pour ce langage commun.
C’était là une condition certes non suffisante mais assurément nécessaire au développement d’un
contrôle de gestion dans l’administration.
Patrick GIBERT
55
6 5
Sommaire
Note introductive à la réimpression de février 2003
Préface du Délégué interministériel à la réforme de l’Etat 1
Préface du Professeur Gibert 3
Avant-propos 9
1 re section
2 e section
75
2.4 Indicateurs et tableaux de bord ............................................ 143
Fiche 16 « Les indicateurs et la mesure de la performance
(définitions, typologie et mise en œuvre) » . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Fiche 17 « Les tableaux de bord : définition et processus d’élaboration » . . . . . . . . . 155
Fiche 18 « Rapport et information (reporting) » ................................. 173
Fiche 19 « Les tableaux de bord prospectifs (balanced scorecards) » ............ 179
Fiche 20 « L’exploitation et l’animation des tableaux de bord » .................. 189
2.5 Analyse comparative ........................................................ 195
Fiche 21 « L’analyse comparative (benchmarking) » ............................ 197
3 e section
4 e section
Annexes 243
Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245
Liste des ministères, organismes et États cités ................................. 249
Bibliographie et références .................................................... 251
Comité de rédaction .......................................................... 255
Circulaire interministérielle du 21 juin 2001 relative au contrôle de gestion ....... 259
Guide d’auto-évaluation du contrôle de gestion
à l’usage des administrations de l’État (direction du budget) ..................... 267
Bordereau documentaire ...................................................... 293
Fiche retour à l’attention du lecteur ............................................ 297
8
Fiche 22
Avant-propos.
Les objectifs de ce document se retrouvent dans la composition du comité de rédaction que vous
trouverez en annexe. L’ouvrage a été rédigé par une équipe interministérielle issue notamment du
groupe « amélioration de la gestion publique » et réunissant des agents responsables du dévelop-
pement du contrôle de gestion dans leurs ministères respectifs et des praticiens du contrôle de gestion
dans les administrations. Un représentant des services déconcentrés et le président du comité
technique de l’association nationale des directeurs financiers et contrôleurs de gestion (DFCG) ont
participé aux travaux. Le comité de rédaction a été aidé par des consultants experts du secteur
public du cabinet conseil Deloitte et Touche. L’ouvrage a enfin été relu et validé par le groupe
« amélioration de la gestion publique ».
Le document s’adresse à la fois aux agents, tant spécialistes du contrôle de gestion que non
spécialistes, qui auront à développer cet outil de pilotage dans les administrations de l’État, et aux
gestionnaires pour lesquels le contrôle de gestion est un outil de pilotage et apporte une aide à la
résolution des problématiques de gestion et à la prise de décision.
Le document a repris les acquis des publications antérieures des administrations sur le sujet.
Il s’agit notamment du rapport L’amélioration de la gestion publique, rédigé par le groupe inter-
ministériel « amélioration de la gestion publique » en 2000 (dit « rapport Weiss », du nom de son
président d’alors) (2). Ce rapport proposait notamment à l’ensemble des ministères une typologie
commune des indicateurs et une définition du contrôle de gestion. Cette définition, reprise par la
circulaire interministérielle du 21 juin 2001 sur le développement du contrôle de gestion, est intégrée
à ce guide.
(1) On désignera par « gestionnaire » un responsable, quel que soit son niveau dans la hiérarchie. Exemple : le chef d’un service déconcentré.
À noter que ce terme est également utilisé dans la circulaire interministérielle du 21 juin 2001 relative au contrôle de gestion.
On emploiera indifféremment les termes de manager, responsable opérationnel ou gestionnaire.
(2) Jean-Pierre Weiss est ingénieur général des Ponts-et-Chaussées.
Avant-propos
95
Le document tient compte aussi du guide méthodologique réalisé par la DIRE, intitulé La contrac-
tualisation dans le cadre du contrôle de gestion (septembre 2001). Cet ouvrage, consacré en
premier lieu aux démarches de contractualisation, rassemble des annexes relatives à certaines
méthodes du contrôle de gestion comme l’analyse des coûts et les indicateurs. Ces présentations
sont reprises et développées dans le présent document.
Celui-ci intègre aussi les acquis du Guide d’auto-évaluation du contrôle de gestion à l’usage des
administrations de l’État, édité par la direction du budget en août 2000. Il peut être utilisé en amont
de ce guide d’auto-évaluation, en contribuant à une meilleure compréhension du contrôle de gestion
au moment où les ministères mettent en œuvre leurs plans triennaux de développement et de
généralisation du contrôle de gestion (ces plans couvrent la période 2002-2004). Le Guide d’auto-
évaluation du contrôle de gestion à l’usage des administrations de l’État figure en annexe.
L’équipe interministérielle qui a rédigé le document a aussi tenu compte du nouveau cadre défini
par la loi organique relative aux lois de finances promulguée le 1er août 2001. À l’heure où cet ouvra-
ge est édité, des groupes de travail interministériels se mettent en place pour traduire les grandes
orientations définies dans la loi en principes opérationnels. Ces groupes traiteront dans le détail de
sujets abordés dans le présent document comme la justification de la dépense au premier euro,
l’analyse des coûts ou le reporting. Ce document n’est donc pas à proprement parler un « guide » qui
apporterait des réponses définitives sur des méthodes parfois novatrices pour les administrations ;
il se propose plus modestement d’apporter des éléments de réponse.
L’ouvrage est conçu comme un document évolutif, qui tient compte d’un environnement de la gestion
publique appelé à évoluer, notamment dans la perspective de l’entrée en vigueur progressive de la
loi organique relative aux lois de finances d’ici au 1er janvier 2006. C’est pourquoi il comprend une
fiche insérée à votre attention, où nous vous demandons de bien vouloir nous faire part de vos
remarques sur l’outil que nous vous proposons aujourd’hui. Une deuxième édition de ce document
est d’ores et déjà envisagée, notamment pour valoriser les systèmes que les ministères mettront
progressivement en place et développer des thèmes du contrôle de gestion qui ne sont qu’abordés
dans la présente édition.
Le document est constitué de quatre sections, que vous pouvez consulter indépendamment.
La première section, qu’il est conseillé de lire en premier, définit en deux fiches de forme libre les
principes généraux du contrôle de gestion dans les administrations de l’État : son positionnement
par rapport aux autres grands chantiers de modernisation de la gestion publique (et notamment
l’entrée en vigueur de la loi organique relative aux lois de finances) ; sa définition comme outil de
pilotage.
Avant-propos
10 5
Fiche 22
La deuxième section, la plus importante en volume, présente en dix-huit fiches les différentes
méthodes du contrôle de gestion utiles aux gestionnaires et aux contrôleurs de gestion, classées
selon les champs habituels du contrôle de gestion :
• les outils de programmation et de prévision ;
• les méthodes relatives à la segmentation stratégique ;
• les méthodes d’analyse des coûts ;
• les indicateurs et tableaux de bord.
Une fiche spécifique est par ailleurs consacrée à la technique de l’analyse comparative (benchmarking).
La première fiche de cette section (« Les outils du contrôle de gestion au regard des besoins du
gestionnaire »), que nous vous conseillons de lire avant les autres, met en rapport les méthodes
du contrôle de gestion et les problématiques que le gestionnaire peut avoir à régler. L’idée est de
partir de ces problématiques plutôt que des outils pour aborder le contrôle de gestion : quels
problèmes ai-je à résoudre ? en quoi les méthodes du contrôle de gestion peuvent-elles m’être utiles ?
La troisième section traite de la mise en œuvre du contrôle de gestion : comment organiser la fonction
et la positionner au sein de l’organisation ? comment mettre en œuvre effectivement le contrôle de
gestion (cette question est abordée à travers l’exemple des préfectures « globalisées ») ? Cette section
se termine par une fiche sur la question structurante du lien entre mise en œuvre effective du
contrôle de gestion et système d’information.
Avant-propos
115
1re section
12 5
1
1 re section
Positionnement et définition
du contrôle de gestion
1re section
14 5
1 re section
Positionnement et définition
du contrôle de gestion
Il est conseillé de lire cette section avant les deux suivantes.
1re section
Positionnement et définition du contrôle de gestion 155
1re section - Fiche 1
16 5
Fiche 1
Le positionnement du contrôle de gestion dans la
modernisation de la gestion publique et la réforme de l’État.
Pourquoi ce document ?
1. Les apports du contrôle de gestion à la modernisation
et à la réforme de l’État.
1.1. Pour mieux piloter les activités et accroître la performance
des administrations.
La réforme de l’État et la modernisation de la gestion publique ont notamment pour objectif
d’améliorer la performance des services publics dans l’exercice de leurs missions.
La performance de la gestion publique se définit notamment selon trois axes (cf. fiche 16
« Indicateurs et mesure de la performance ») :
• l’impact ou résultat final de l’action des administrations ;
• la qualité du service apporté à l’usager ;
• l’efficience (amélioration du rapport entre les moyens consommés et les réalisations).
Or, comme outil de pilotage et notamment de pilotage de la performance, le contrôle de
gestion aide à recentrer l’organisation sur les actions qui contribuent le plus à l’atteinte des
objectifs de performance.
Le développement et la généralisation du contrôle de gestion constituent une profonde
mutation, sachant que pour nombre d’administrations, cet aspect du management est nouveau.
Dans ce sens, le contrôle de gestion peut être considéré comme une aide à la conduite du
changement.
(1) Sénateur Lambert in Vers une nouvelle gestion publique, n° 2, décembre 2001.
Cet ouvrage est avant tout un outil de travail destiné aux praticiens du contrôle de gestion et aux
gestionnaires. Il présente, à partir du recensement des principaux besoins de gestion rencontrés par
les utilisateurs, les techniques du contrôle de gestion et les modalités de leur mise en œuvre et de leur
déploiement. Il est entendu que les outils et méthodes présentés devront être déclinés au niveau de
chaque ministère.
Pour qu’il y ait appropriation du contrôle de gestion par les agents et responsables, l’outil doit
être d’abord utile à ceux chargés de l’alimenter et de l’animer à la base (exemple : les respon-
sables de services déconcentrés). En cela, le contrôle de gestion est souvent présenté
comme un moyen d’autocontrôle.
Qu’il soit utile à l’échelon n ou aux échelons supérieurs (n+1, etc.), la mise en œuvre du
contrôle de gestion requiert donc au préalable la définition des périmètres de responsabilité
de chacun. On comprendra ainsi que le développement du contrôle de gestion est très lié
aux démarches de contractualisation (dans lesquels le gestionnaire - ou manager - s’engage
sur des objectifs en contrepartie de garanties sur les moyens) et plus généralement à ce qu’il
est convenu d’appeler la « responsabilisation » des gestionnaires publics. Le contrôle de gestion
est la contrepartie de cette autonomie accrue dans le sens où il permet à la fois au gestionnaire
« responsabilisé » de piloter son action et à l’échelon supérieur d’être informé précisément
des réalisations des échelons subordonnés ou sous tutelle.
Pour mieux comprendre cette dimension du contrôle de gestion, il est possible de faire
référence au « triangle du contrôle de gestion ». Ce schéma met en relation les moyens
alloués au gestionnaire, les objectifs qui lui sont fixés et les réalisations (1) en fin d’exercice.
La pertinence se définit comme le rapport entre les objectifs et les moyens qui leur sont
consacrés. La pertinence relève typiquement d’une décision politique. L’efficience est le
rapport entre les moyens et les réalisations. L’efficience constitue la première dimension
de la performance. L’efficacité mesure le rapport entre les objectifs initialement fixés et les
réalisations. Ces réalisations concernent notamment le résultat final de l’action des adminis-
trations (ou impact) et le niveau de qualité atteint, qui sont avec l’efficience les deux autres
dimensions de la performance (cf. fiche 16 « Indicateurs et mesure de la performance »).
Objectif
(1) Comme ceci est expliqué dans la fiche 16 sur la typologie des indicateurs, on préférera le terme « réalisation » à celui de « résultat ».
La notion de « résultat » est en effet ambiguë. Elle peut désigner soit ce qui résulte de l’action (on parlera alors de résultat intermédiaire ou de
résultat final), soit ce qui est réalisé par rapport aux objectifs fixés initialement. « Résultat » désignera dans ce document le produit de l’activité
des administrations. Il sera « intermédiaire » s’il s’agit de la production du service concerné, « final » s’il s’agit des effets sur le milieu.
Ce qu’on réalise par rapport aux objectifs (le troisième sommet du « triangle du contrôle de gestion ») est une « réalisation ».
Les techniques de planification et d’élaboration des budgets sont un autre volet essentiel du
contrôle de gestion. Elles permettent notamment de faire le lien entre les différents niveaux de
temporalité (des plans à long terme - typiquement cinq ans - aux plans annuels - les budgets -,
en passant par les plans à moyen terme) et les différents niveaux de direction de l’organisation
(niveau stratégique et niveau opérationnel).
Les indicateurs et les tableaux de bord, qui sont notamment alimentés par les données fournies
par l’analyse des coûts et les techniques budgétaires (exemple : analyse des écarts), sont
typiquement les outils de pilotage à la disposition des gestionnaires.
Le contrôle de gestion s’intéresse par ailleurs de plus en plus au pilotage des activités trans-
versales à l’organisation, comme par exemple les processus, dont les activités constitutives
sont du ressort de plusieurs responsables, ou encore les projets, qui imposent de mettre en place
des structures de direction matricielles (combinaison de l’approche verticale traditionnelle et
d’une approche transversale).
Le groupe de travail interministériel qui avait reçu pour mandat de réfléchir sur les évolutions
des contrôles a priori et a posteriori dans le cadre de la réforme budgétaire (groupe de
travail n° 4 - rapport daté de juin 2001) avait identifié cinq éléments constitutifs du contrôle
de gestion. Il est utile de les rappeler ici, d’autant plus que trois d’entre deux (les trois
premiers de la liste ci-dessous) constituent les trois référentiels cités par la circulaire inter-
ministérielle du 21 juin 2001 pour la rédaction des plans triennaux de développement et de
généralisation du contrôle de gestion des ministères. Ces cinq éléments constitutifs du
contrôle de gestion sont :
• les références. Le gestionnaire doit pouvoir comparer ses réalisations à des références,
qu’il s’agisse d’objectifs préalablement définis, des moyens qui lui étaient alloués
(cf. le « triangle du contrôle de gestion ») ou des réalisations d’autres gestionnaires placés
dans des situations comparables (analyse comparative ou benchmarking) ;
• les systèmes d’information. Il n’y a pas de contrôle de gestion sans système d’informa-
tion pour l’alimenter en données pertinentes (cf. fiche 24 « Contrôle de gestion et systèmes
d’information »).
La première des spécificités du contexte propre aux administrations de l’État que doit prendre en
compte le contrôle de gestion est que celles-ci ne sont en général pas soumises à la concurrence.
Dans ce contexte particulier, le contrôle de gestion permet néanmoins d’introduire la culture de la
performance par la définition d’objectifs à atteindre et la mesure des réalisations.
Le contrôle de gestion des administrations de l’État est aussi spécifique en ce qu’il concerne pour une
large part des activités de service, qui sont différentes des activités industrielles, pour lesquelles
le contrôle de gestion a été initialement conçu.
Ensuite, les méthodes du contrôle de gestion, issues du monde de l’entreprise en secteur concur-
rentiel, doivent être adaptées aux spécificités des administrations de l’État, parmi lesquelles :
• des finalités et des missions particulières : missions régaliennes, missions de service public ;
• une culture particulière : importance de la notion d’intérêt général et de service public ; principes
fondamentaux du droit administratif (par exemple : égalité d’accès aux services publics) ;
• des règles de gestion particulières : celles des finances publiques (élaboration du budget de l’État) ;
celles de la comptabilité publique ; celles du code des marchés publics ; celles de la gestion des
fonctionnaires ; etc.
Les spécificités du contrôle de gestion dans les administrations de l’État, qu’elles soient liées
à la nature des activités ou aux caractéristiques propres au service public, peuvent être abordées
du point de vue des trois sommets du « triangle du contrôle de gestion » que sont les objectifs,
les moyens et les réalisations.
Il est important de pouvoir mesurer régulièrement les réalisations, de les analyser et d’en déduire
les adaptations éventuelles qui en découlent. Ainsi, le décideur pourra se retrouver en situation de
mieux gérer l’événementiel.
Cet état d’esprit est à développer, ou à renforcer, voire à généraliser. Ce changement de culture
est fondamental pour assurer la qualité de service et l’optimisation de l’utilisation des ressources
économiques.
Enfin, il suppose de savoir introduire des modes de travail plus collectifs et coopératifs qui
permettent également de mieux placer une fonction, une activité à l’intérieur d’un processus
complet de production. Il s’agit d’une condition fondamentale pour faciliter les échanges entre les
acteurs, développer des liens et des relations qui sont à la base de la performance.
Le passage d’une « culture des moyens » à une « culture de la performance » consiste à intégrer cet
ensemble de préoccupations : mesurer régulièrement la performance, placer l’usager au centre de
l’offre de services, adopter des modes de fonctionnement collectifs.
Sur le positionnement du contrôle de gestion par rapport aux autres formes de contrôle :
- rapport du groupe de travail interministériel n° 4 : « Contrôles a priori et a posteriori dans le cadre
de la LOLF » (juin 2001) ;
- cahier des charges de la direction du budget sur la mise en œuvre des nouveaux contenus des
budgets ministériels dans le cadre de la LOLF (18.2.2002).
2e section
Quels outils pour quels besoins ? 375
2e section - Fiche 3
38 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 3
Les outils du contrôle de gestion au regard des besoins
du gestionnaire.
1. La logique retenue.
Le présent document se veut un outil pratique, destiné à apporter des réponses à tous ceux,
responsables d’activités ou de services ou praticiens du contrôle de gestion, qui se posent des
questions sur l’organisation, l’élaboration ou la mise en œuvre de tel ou tel aspect du contrôle
de gestion. Il privilégie une approche par les problématiques et les besoins de gestion auxquels
peuvent être confrontés les lecteurs.
Le tableau joint (ou matrice) propose une liste de problématiques de gestion (reportées dans
la 3e colonne « problématiques »), comme par exemple « élaborer et préparer un budget » ou
« mesurer la performance », et croise ces problématiques avec les outils de contrôle de gestion
présentés dans la 2e section de cet ouvrage.
Les outils sont regroupés en cinq grandes catégories, qui correspondent à une structuration classique
des outils de contrôle de gestion : préparation budgétaire et suivi budgétaire ; indicateurs et tableaux
de bord ; analyse des coûts ; analyse comparative ; segmentation des activités (1re ligne du tableau).
Dans les cellules du tableau sont indiqués les outils spécifiques de contrôle de gestion pour lesquels
l’adéquation avec le besoin exprimé semble optimale. Il s’agit de montrer ainsi que l’approche
par les besoins doit l’emporter sur l’approche par les outils afin d’éviter une vision trop
instrumentale du contrôle de gestion.
Un même outil peut répondre à plusieurs besoins. Par exemple, l’élaboration d’un « tableau de
bord prospectif » peut contribuer :
• à la définition des points-clés à mettre sous contrôle (logique de finalisation du contrôle de gestion) ;
• au pilotage de la mise en œuvre de la stratégie.
De la même façon, une problématique peut être couverte par plusieurs outils ou types d’outils,
qui peuvent être mis en perspective et utilisés de façon concomitante.
Chaque outil figurant dans les cellules de la matrice, à l’intersection d’une problématique et d’une
grande catégorie d’outils, fait l’objet d’une fiche technique détaillant :
• la définition de l’outil ;
• ses utilisations possibles ;
• les acteurs concernés ;
2e section - Fiche 3
Quels outils pour quels besoins ? 395
• comment faire (la conception et la mise en œuvre) ;
• les points de vigilance et les conditions de réussite ;
• le plus souvent un exemple concret illustrant la mise en œuvre de l’outil au sein d’une organi-
sation publique ;
• des éléments complémentaires pour poursuivre la réflexion (bibliographie, sites internet utiles…).
2e section - Fiche 3
40 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 3
Quoi qu’il en soit, la maîtrise d’un de ces outils ne doit en aucun cas influencer la détermination
des problématiques qui relèvent exclusivement du diagnostic, sauf à risquer que des besoins en
matière de contrôle de gestion demeurent insatisfaits.
Dès lors que les problématiques sont identifiées, la matrice indique le recours possible à des outils
adaptés. Le responsable du développement du contrôle de gestion détermine ceux à mobiliser selon
les orientations de son management et les moyens dont il dispose. Le succès de ce développement
ne dépend pas du nombre d’outils utilisés, mais de leur adaptation à la problématique pointée.
Il importe que, quels que soient le ou les outils retenus, ceux-ci soient maîtrisés avant d’être utilisés,
d’où la nécessité de prévoir des formations et de vérifier l’acquisition des savoir-faire.
En résumé, le choix du ou des outils doit suivre la chronologie suivante :
• détermination des problématiques ;
• choix des outils, notamment parmi ceux indiqués dans le tableau ci-joint, correspondant à ces
problématiques ;
• maîtrise de ces outils.
3. Conclusion.
Si la matrice a vocation à présenter aussi exhaustivement que possible les problématiques
et les outils d’un système de contrôle de gestion idéal, elle ne constitue pas le programme à suivre
pour son développement, mais présente les entrées possibles en fonction des spécificités des
organisations administratives.
Rappelons sur ce sujet le recours possible et utile au Guide d’auto-évaluation du contrôle de gestion
à l’usage des administrations de l’État, dont la préparation a été coordonnée par la direction du
budget en 2000 (document joint en annexe).
2e section - Fiche 3
Quels outils pour quels besoins ? 415
TABLEAU CROISANT LES PROBLÉMATIQUES À RÉSOUDRE PAR LE GESTIONNAIRE ET LES OUTILS DU CONTRÔLE DE GESTION (FICHE 3)
Outils Préparation Indicateurs Analyse
Analyse Segmentation
Problématiques et suivi et tableaux comparative
des coûts des activités
budgétaire de bord (benchmarking)
42
• Fixer les latitudes de gestion Centres de responsabilité (7)
Finalisation
sous contrôle Tableaux de bord (17) Méthode ABC (14)
Rapport et information (18)
Tableaux de bord prospectifs (19)
• Traduire et décliner la stratégie Tableaux de bord (17) Comptabilité de gestion (9) Centres de responsabilité (7)
en programmes d’action Tableaux de bord prospectifs (19) Coûts prévisionnels (12) Segmentation stratégique (8)
Programmation
et prévision • Élaborer et préparer un budget Élaboration d’un budget (4) Indicateurs et performance (16) Comptabilité de gestion (9) Centres de responsabilité (7)
Ratios budgétaires (5) Coûts prévisionnels (12)
Budgétisation au premier euro (6)
• Piloter l’exécution budgétaire Élaboration d’un budget (4) Indicateurs et performance (16) Coûts prévisionnels (12)
Ratios budgétaires (5)
• Mesurer la performance Ratios budgétaires (5) Tableaux de bord (17, 20) Comptabilité de gestion (9) Analyse comparative (21) Centres de responsabilité (7)
Tableaux de bord prospectifs (19) Typologie des coûts (10) Segmentation stratégique (8)
Mesure Coûts complets (11)
de la performance Analyse des écarts (12)
Méthode ABC (14)
• Fixer des prix Prix de cession interne (15) Centres de responsabilité (7)
de cession interne Gestion stratégique des coûts (13)
Coûts complets (11)
Typologie des coûts (10)
Autres problématiques
• Définir une stratégie tarifaire Coûts complets (11)
pour les prestations marchandes Méthode ABC (14)
Les principes exposés dans ces trois fiches ne sauraient préjuger des
résultats des travaux en cours dans le cadre de la mise en œuvre de
la loi organique relative aux lois de finances du 1er août 2001.
2e section
Quels outils pour quels besoins ? 455
2e section - Fiche 4
46 Quels outils pour quels besoins ?
Prévision et programmation
Fiche 4
L’élaboration d’un budget dans le cadre d’une démarche
de contrôle de gestion.
Remarque liminaire :
L’élaboration des budgets dans le nouveau cadre défini par la loi organique relative aux lois
de finances (LOLF) du 1er août 2001 fait l’objet d’études et de préfigurations de la part de la
direction du budget et des différents ministères à l’heure où cet ouvrage est rédigé. L’ambition
de cette fiche n’est pas d’aborder spécifiquement le cas des programmes budgétaires au sens
de la LOLF, mais de présenter à toutes fins utiles un certain nombre de principes relatifs à la
construction budgétaire issus des pratiques du contrôle de gestion.
Le contenu de cette fiche ne saurait préjuger des décisions qui seront prises à l’issue des
travaux en cours.
1. Définition.
Le budget d’une organisation, qu’il s’agisse d’une entreprise, d’un établissement public ou d’une
administration (sans négliger les spécificités de chacune) peut être défini comme l’expression
chiffrée (comptable et financière) du plan d’action retenu pour mettre en œuvre un programme
sur le court terme (typiquement un an). Le champ budgétaire concerne à la fois l’élaboration des
budgets et le suivi budgétaire, c’est-à-dire, pour ce dernier point, la vérification en cours d’action
et en fin d’action que les objectifs fixés par le budget sont atteints (mesure des réalisations).
La loi organique relative aux lois de finances (LOLF) change la logique de la construction budgétaire
dans les administrations de l’État. Avant la LOLF, les budgets étaient construits avant tout
selon une logique de moyens qu’il s’agissait de consommer avant la fin de l’exercice budgétaire
(hors reports éventuels). La LOLF substitue à cette logique de moyens la logique du « triangle
du contrôle de gestion » (cf. fiche 2 « Définition du contrôle de gestion ») qui associe moyens,
objectifs de performance et mesure des réalisations. Un budget expose les objectifs des politiques
publiques (projet de performance) et alloue des moyens au gestionnaire responsable de la réalisation
des objectifs. En fin d’exercice, ce responsable rend compte de la réalisation des objectifs
(rapport de performance).
2e section - Fiche 4
Quels outils pour quels besoins ? 475
• durant la phase d’exécution :
le suivi budgétaire permet en cours d’exercice de mettre en évidence les écarts par rapport
aux prévisions du budget (consommation des moyens et atteinte des objectifs) et, si nécessaire,
de prendre les mesures correctives ;
la notion de suivi budgétaire dans le cadre d’une démarche de contrôle de gestion est à distinguer
de la notion de contrôle budgétaire dans le sens où l’entendent les administrations de l’État.
Il ne s’agit pas uniquement de surveiller le niveau de consommation des crédits, mais aussi de
contrôler l’atteinte des objectifs en cours d’action.
Remarque : ce que nous appelons ici « suivi budgétaire » est généralement dénommé « contrôle
budgétaire » dans les entreprises. Nous privilégions néanmoins l’usage de la première expression
afin d’éviter toute ambiguïté avec la notion de « contrôle budgétaire » telle qu’elle est habituellement
comprise dans les administrations ;
3. Acteurs concernés.
• Tout gestionnaire à qui on fixe des objectifs à atteindre en contrepartie de moyens alloués et qui
doit rendre compte en fin d’exercice de ses réalisations : le chef d’un centre de responsabilité,
le chef d’un service déconcentré, ou le responsable d’un projet, par exemple.
4. Comment faire ?
4.1. Prérequis.
• L’élaboration des budgets s’inscrit normalement dans le cadre d’un plan stratégique de
plus long terme (par exemple sur cinq ans), qui peut lui-même être décliné sur le moyen
terme en plans opérationnels (par exemple sur trois ans). En cela le budget est un des outils
de la mise en œuvre des objectifs stratégiques.
2e section - Fiche 4
48 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 4
• L’élaboration d’un budget suppose une identification préalable claire des périmètres de
responsabilité selon les deux principes suivants :
Principe de finalisation.
La LOLF préconise l’application de ce principe au niveau du budget de l’État. Elle substitue
une logique de répartition des charges par finalité à la logique de répartition des charges par
nature. Elle dispose que les budgets seront dorénavant construits à partir de la définition des
programmes correspondant aux différentes politiques publiques (de façon notamment à
pouvoir faire évoluer les budgets en fonction de la définition des priorités politiques).
Ce principe est susceptible de s’appliquer à la construction de tout budget quel que soit le
niveau hiérarchique auquel on se situe.
Principe de responsabilisation.
Il s’agit d’associer à chaque budget un responsable clairement identifié, en mesure de tirer
profit des latitudes de gestion qui lui sont accordées (exemple : la fongibilité des crédits).
Les objectifs doivent être mesurables, c’est-à-dire qu’à chaque objectif est associée une
cible de résultat, à laquelle la réalisation en fin d’exercice pourra être comparée.
Ces objectifs de performance sont déclinés de manière équilibrée en fonction des axes qui
seront retenus pour la définition de la performance, par exemple :
• le résultat final de l’action de l’État (ou impact) ;
• la qualité du service rendu à l’usager ;
• l’efficience, c’est-à-dire le rapport entre les moyens et les réalisations.
2e section - Fiche 4
Quels outils pour quels besoins ? 495
Remarques complémentaires.
Idéalement, l’élaboration des budgets doit se faire selon un processus itératif qui associe le
manager qui mettra en œuvre le budget, son autorité de tutelle et les représentants de la
direction financière (association d’une démarche ascendante et d’une démarche descendante).
Afin d’obtenir l’adhésion des responsables chargés de sa mise en œuvre, le budget doit être
négocié plutôt qu’imposé.
Le recours à la simulation permet d’envisager la construction de plusieurs budgets correspon-
dant à autant d’hypothèses relatives à l’environnement, aux moyens disponibles et aux objectifs
alternatifs (par exemple : scénario optimiste/scénario pessimiste ; scénario souhaitable/scénario
réalisable ; etc.). L’idée est de proposer aux décideurs le choix entre plusieurs options.
Il s’agit de s’assurer, au cours de la phase d’exécution budgétaire, que les objectifs de per-
formance arrêtés lors de la phase d’élaboration pourront effectivement être atteints et, dans le
cas contraire, de prendre les mesures correctives pertinentes. Le suivi budgétaire ne concerne
donc pas uniquement la surveillance des crédits consommés. Les composantes du suivi
budgétaire sont :
L’analyse des écarts.
Elle porte sur les écarts relatifs à la consommation des moyens et sur les écarts relatifs à la
réalisation des objectifs. Cette analyse est facilitée par le recours aux systèmes d’information,
et notamment aux tableaux de bord.
Les écarts peuvent être décomposés en sous-écarts pour identifier si nécessaire les mesures
correctives les plus efficaces (cf. fiche 12 « Coûts prévisionnels et analyse des écarts »).
Les mesures correctives.
Le budget n’est pas un outil de pilotage si les écarts mis en évidence par rapport aux prévisions
de début d’exercice ne font pas l’objet de mesures correctives. La contrainte de la réactivité
et des délais impose souvent dans la pratique de ne prendre des mesures correctives qu’une
fois dépassé un certain seuil de tolérance préalablement défini.
Les moyens budgétaires sont globalement limitatifs, mais le gestionnaire peut jouer sur la
fongibilité pour effectuer les redéploiements qu’il juge utiles.
Il faut aussi envisager la possibilité de redéfinir les objectifs en cours d’exercice budgétaire
(notamment quand un contrat prévoit cette possibilité).
Cette phase ne doit pas être négligée. La mesure des réalisations de l’exercice n-1 se fait
souvent alors que l’exécution budgétaire de l’année n est en cours et que s’annonce déjà
la préparation du budget de l’année n+1. Pour ce qui concerne le budget de l’État, la loi
organique relative aux lois de finances prévoit de ne pas engager la préparation du budget
de l’année n+1 tant que le budget de l’année n-1 n’a pas fait l’objet du « bouclage » de fin
de gestion et que le rapport de performance n’a pas été présenté au Parlement. Il s’agit de
vérifier dans quelle mesure les objectifs définis dans le projet de performance ont été atteints
et à quel coût et, dans le cas contraire, d’analyser les causes d’échec. Cette analyse a posteriori
permet d’affiner année après année les techniques budgétaires, et notamment d’effectuer
des prévisions plus pertinentes et de perfectionner le suivi budgétaire.
2e section - Fiche 4
50 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 4
5. Les points de vigilance - Les conditions de réussite.
La définition des périmètres de responsabilité.
Se reporter au 4.1.
Le risque de budgets irréalistes (dans la définition des objectifs ou l’allocation des moyens).
Ce biais peut notamment être évité en associant à l’élaboration des budgets les services chargés
de sa mise en œuvre et en recourant à la simulation rendue possible par les progrès des systèmes
informatiques.
Le risque est aussi d’évoluer vers une reconduction mécanique et routinière des budgets d’une année
sur l’autre. En ce qui concerne le calcul des moyens alloués, la tentation peut être par exemple de
recourir aux « coûts standards » de l’année passée, plutôt que de procéder à une réévaluation
complète du budget en base zéro.
Le bouclage en fin d’exécution budgétaire et l’apprentissage qu’il rend possible doivent contribuer
à limiter ces risques, en fournissant des informations utiles à ceux qui élaborent les budgets.
2e section - Fiche 4
Quels outils pour quels besoins ? 515
La réactivité du système budgétaire.
Pour ne pas être uniquement un système de contrôle a posteriori, mais aussi une aide au pilotage
et à la décision en cours d’exécution, le budget doit pouvoir s’appuyer sur un système d’information
qui tend à fournir les données pertinentes (relatives aux leviers d’action) en temps quasi réel.
Quelques références :
- Rapport du groupe de travail n° 2 sur la LOLF : « Définition des programmes, mesure des résultats
et démarches de performance » (printemps 2001).
- Cahier des charges de la direction du budget pour l’élaboration des nouveaux contenus des
budgets ministériels.
2e section - Fiche 4
52 Quels outils pour quels besoins ?
2e section - Fiche 4
Quels outils pour quels besoins ? 535
2e section - Fiche 5
54 Quels outils pour quels besoins ?
Prévision et programmation
Fiche 5
Les ratios budgétaires.
Remarque liminaire :
Les orientations données dans cette fiche ne sauraient préjuger des résultats des travaux en
cours au niveau interministériel sur les questions budgétaires.
1. Définition.
Un ratio budgétaire (1) se définit comme :
• la mise en perspective d’une variable financière et d’une grandeur physique (exemples : dépenses
de fonctionnement/agent ; dépenses d’entretien bâtiment/surface utile ; dépenses loyers/surface
utile de locaux loués) ;
• la mise en relation de deux grandeurs physiques (exemples : surface utile des locaux/effectifs ;
nombre de postes informatiques/agent…) ;
• la mise en relation de deux grandeurs financières (exemple : dépenses de recouvrement d’un
euro impôt correspondant aux recettes encaissées au titre de l’impôt/dépenses engagées pour
le recouvrement de l’impôt).
Un ratio budgétaire est essentiellement un indicateur dédié au contrôle opérationnel (cf. fiche 2
« Définition du contrôle de gestion »). Contrairement aux indicateurs utilisés pour le pilotage, qui
permettent principalement de suivre l’exécution des différents objectifs stratégiques et l’impact
d’une organisation sur son environnement (cf. fiche 16 « Indicateurs et mesure de la performance »),
les ratios budgétaires ont pour objectifs de faciliter la préparation budgétaire sur la base de
comparaisons pluriannuelles ou entre structures similaires et de suivre l’évolution de la situation
financière de la structure à un moment donné.
(1) Par référence à la notion de budget telle que définie dans la fiche 4 « Élaboration d’un budget dans le cadre d’une démarche de contrôle de
gestion ».
2e section - Fiche 5
Quels outils pour quels besoins ? 555
2. Les utilisations possibles.
Le calcul des ratios budgétaires permet :
• d’analyser de façon rétrospective la structure des dépenses d’une entité ou d’un service décon-
centré en fonction de l’évolution de l’activité, des variations d’effectifs, etc. ;
• d’établir des données standards permettant d’affiner la prévision budgétaire et de construire un
budget de dépenses de fonctionnement ;
• de procéder à des comparaisons entre entités et structures de problématiques de gestion
proches (exemple : services déconcentrés présentant les mêmes caractéristiques), afin de
disposer d’éléments objectifs d’arbitrage et d’allocation de ressources (exemple : allocation
d’une enveloppe globale de fonctionnement), d’analyser les écarts observés par rapport à une
moyenne nationale ou à la moyenne d’une catégorie homogène d’entités et de faire ressortir des
bonnes pratiques de gestion qui peuvent être mutualisées et/ou adaptées à d’autres entités ;
• d’éclairer les réflexions pour prendre des décisions en matière de politique immobilière
(exemple : coût des locations, de l’entretien…), d’équipement informatique, etc.
Les ratios budgétaires peuvent constituer, dans cet esprit, un des éléments du dialogue de gestion
entre les services déconcentrés et l’administration centrale, les entités d’une administration cen-
trale et la hiérarchie, etc.
3. Acteurs concernés.
2e section - Fiche 5
56 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 5
4. Comment faire ?
• Définir précisément les données à mettre « sous contrôle » (nature de dépense, grandeur
physique…), en fonction de leur importance : postes de dépenses sensibles en raison des
masses financières ou des enjeux (évolutions annuelles par exemple) qu’ils représentent.
• Évaluer les latitudes de gestion et les marges de manœuvre dont disposent les responsables
des entités (exemples : volume de crédits, nature des dépenses, fongibilité des crédits,
degré de déconcentration des achats, latitude pour le choix des fournisseurs…).
• Établir, en collaboration avec les services concernés, la proposition de ratios budgétaires
pertinents et vérifier leur disponibilité ou la difficulté de leur mesure.
• Rédiger les « fiches d’identité » des ratios en précisant pour chacun d’eux l’enjeu qu’il
couvre, sa signification, l’interprétation qui pourra en être faite, sa méthode de calcul et la
source de l’information nécessaire à son calcul.
• Arrêter le projet de maquette de dialogue de gestion avec les différents niveaux hiérar-
chiques (quelles données doivent remonter et à qui ? sous quelle forme ? avec quelle
périodicité ?…).
• Définir les modalités pratiques de calcul et de mise en forme des ratios de la manière la
plus automatique possible (application informatique, utilisation d’outils bureautiques…).
• Définir les modalités (procédures) de renseignement des données permettant le calcul des
ratios.
• Réaliser des actions d’accompagnement (formation, accompagnement des utilisateurs…)
des services qui produiront l’information.
4.2. Exploitation.
• Définir les objectifs de la comparaison et/ou de l’analyse (en fonction des marges de
manœuvre de gestion dont dispose l’entité).
• Fixer le périmètre de la comparaison (avec quelles autres structures comparer ? Définition
le cas échéant de classes « homogènes » de services déconcentrés présentant
des caractéristiques voisines, pour pouvoir confronter les résultats et permettre les auto-
comparaisons).
• Définir les modalités pratiques d’exploitation (qui doit être impliqué dans l’analyse des
résultats ? quels documents produire ? avec quelle fréquence ?…).
• Modifier certains ratios ou certains éléments de la fiche du ratio dans une phase de test
éventuelle.
2e section - Fiche 5
Quels outils pour quels besoins ? 575
5. Les points de vigilance - Les conditions de réussite.
• S’assurer que les ratios ainsi définis répondent utilement aux enjeux en termes :
- d’aide à la préparation budgétaire ;
- d’aide à la décision pour l’allocation budgétaire et l’arbitrage.
• Définir précisément les attentes, en termes d’information, des destinataires des résultats et les
réactualiser si les priorités évoluent.
• Veiller à l’implication des responsables et de l’ensemble des personnes concernées dans l’analyse
des résultats des ratios ainsi qu’à la régularité de cette analyse.
• Veiller à la concrétisation des décisions prises au regard de l’analyse qui en est faite.
6.1. Contexte.
2e section - Fiche 5
58 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 5
6.2. Résultats.
Chaque juridiction dispose, à son niveau, d’un outil informatisé qu’elle renseigne annuellement.
Cet outil permet d’éditer les résultats de ratios présentés ci-après. Les résultats font l’objet
au niveau local, chaque année, d’une analyse par les gestionnaires des crédits et, au niveau
national, d’une comparaison entre structures appartenant à une même strate (taille, activités,
effectifs comparables).
Ces ratios ont une double fonction :
• au niveau local : permettre une préparation budgétaire plus fine, fondée sur l’analyse
rétrospective de l’évolution des dépenses ; identifier des marges de manœuvre financière
possibles permettant un redéploiement des crédits sur d’autres projets ;
• au niveau national : faciliter la prise de décisions budgétaires lors de l’affectation des enve-
loppes entre juridictions ou éclairer les décisions relatives à la politique immobilière
(agrandir ou non les locaux…) ou à l’affectation des ressources humaines.
Les ratios constituent un élément complémentaire à l’analyse de l’exécution budgétaire.
2e section - Fiche 5
Quels outils pour quels besoins ? 595
6.3. Les acteurs.
• Les éléments permettant le calcul des ratios sont renseignés par les greffiers et/ou les
gestionnaires des juridictions.
• Au sein du Conseil d’État, un service est chargé de l’analyse de l’exécution budgétaire
des juridictions, des ratios, de leur consolidation, et plus généralement de la relation avec
les juridictions sur les problématiques budgétaires.
DONNÉES Chiffres
Nombre de voitures 30
Nombre de m2 45 000
2e section - Fiche 5
60 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 5
Moyenne Moyenne
Ratio
NOM DU RATIO ANNUEL de la strate nationale
(en FF)
(en FF) (en FF)
2e section - Fiche 5
Quels outils pour quels besoins ? 615
2e section - Fiche 6
62 Quels outils pour quels besoins ?
Prévision et programmation
Fiche 6
La budgétisation au premier euro (les budgets en base zéro).
Remarque liminaire :
Les orientations données dans cette fiche ne sauraient préjuger des résultats des travaux en
cours au niveau interministériel sur les questions budgétaires.
1. Définition.
« Le Budget Base Zéro est un procédé de planification et de budgétisation qui exige de la part de
chaque dirigeant d’un centre de décision qu’il justifie dans le détail et dès son origine tous les postes
du budget dont il a la responsabilité et qu’il donne la preuve de la nécessité d’effectuer une dépense »,
P. Pyhrr, Zero-Base Budgeting : a practical management tool for evaluating expenses (1973).
Le budget base zéro (BBZ) est tout d’abord une méthode logique d’analyse budgétaire.
Il doit permettre de parvenir à une meilleure maîtrise des dépenses :
• à partir d’un examen approfondi et méthodique de l’ensemble des dépenses de fonctionnement ;
• en budgétant les dépenses pour l’exercice suivant selon un classement par modules correspondant
à des scénarios d’activité différents (en quantité et/ou en qualité).
La mise en œuvre du BBZ constitue aussi un outil dynamique d’aide à la décision. En effet,
l’évaluation des conséquences d’une non-réalisation d’activités, de l’accroissement ou de la dimi-
nution du niveau d’activité et de l’amélioration ou de la diminution du niveau de qualité de service
doit conduire le service à s’interroger sur son fonctionnement et sur les priorités de l’organisation.
Le budget dit « base zéro » est établi sans référence à la période précédente (d’où l’appellation budget
base zéro) et en fonction des stricts besoins de l’exercice budgétaire. Le principe consiste à définir
le budget de base correspondant au niveau minimal d’activité, puis à chiffrer les autres compo-
santes du budget en fonction d’un niveau d’activité ou de qualité attendu afin d’aider aux choix,
selon des priorités explicitées.
La méthode repose sur une hiérarchisation des objectifs, condition préalable à la définition et à
l’élaboration du budget.
Le BBZ trouve une application dans le cadre de la nouvelle loi organique relative aux lois de finances
(LOLF) qui prévoit que les crédits ne soient plus justifiés, d’une part en services votés, d’autre part en
mesures nouvelles, mais au « premier euro ». Cette approche en « base zéro » se distingue de la
méthode différentielle d’analyse des mesures nouvelles en ce qu’elle conduit à analyser de manière
approfondie le « stock » de dépenses.
Il s’agit d’identifier un « déterminant physique » de la dépense, celui-ci étant soit le produit, soit la
charge, soit se situant à un niveau intermédiaire entre la charge et le produit (cf. § 2 et 8).
La mise en œuvre de la LOLF pourrait donc passer par une analyse détaillée du coût des actions
composant les programmes, qui nécessiterait de se référer aux facteurs explicatifs de la dépense,
centraux dans le BBZ.
2e section - Fiche 6
Quels outils pour quels besoins ? 635
2. Les utilisations possibles.
Cette méthode :
• vise à justifier les différents postes budgétaires, à en suivre l’évolution et à rendre compte de leur
emploi. Elle ne conduit pas à donner une clé de construction des dotations budgétaires, dont le
calibrage résulte de la répartition des contraintes financières globales ;
• doit conduire les décideurs publics à s’interroger sur le poids financier respectif des activités des
services, et ainsi les aider dans les affectations de ressources.
Le modèle BBZ se référant aux produits des activités est à développer aussi loin que possible dès
lors que ce produit peut être identifié et son coût de revient unitaire déterminé.
Lorsqu’une telle justification de la dépense pose problème, une justification par les charges sera
utilisée (cf. § 8).
La budgétisation au premier euro est un modèle de gestion budgétaire qui a pour objectif de
pallier les inconvénients identifiés dans les méthodes « traditionnelles », en particulier au niveau des
services fonctionnels.
3. Acteurs concernés.
• Les gestionnaires de crédits en charge d’une activité et disposant pour sa réalisation de moyens
affectés (responsables d’administration centrale, de service déconcentré ou d’établissement
public).
• Les responsables de l’allocation des ressources au plan politique, dans la mesure où le BBZ
est utilisé comme outil de finalisation d’objectifs relevant de programmes et de missions,
particulièrement dans le cadre de la mise en œuvre de la LOLF.
4. Comment faire ?
1. Il est nécessaire dans un premier temps de découper l’organisation en centres d’activités, c’est-
à-dire en unités d’analyse budgétaire.
2. Pour chaque unité d’analyse, identifier chacune des activités élémentaires qui la constituent en
prenant soin de réaliser :
• une mise à plat et une codification des activités ;
• une évaluation des coûts par activité élémentaire identifiée.
2e section - Fiche 6
64 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 6
3. Pour chacune des activités, les responsables sont amenés à déterminer le degré de priorité des
activités, c’est-à-dire à définir quelles sont les activités qui leur paraissent essentielles au regard des
missions et des objectifs stratégiques de l’organisation, et spécialement de ce centre d’activité.
4. Pour chacune des activités et au regard des priorités fixées préalablement, il est nécessaire
d’apprécier le niveau d’effort en termes d’intensité et en termes de qualité.
5. Ensuite, afin de déterminer le niveau de base d’activité (qui permettra d’élaborer le budget en
base zéro), c’est-à-dire le niveau d’effort minimal d’accomplissement des activités prioritaires ou
non en deçà duquel l’activité n’a plus de raison d’être.
6. Déterminer les variantes ou les modules (qui varient soit par l’intensité, soit par la qualité) de ce
niveau de base.
7. Chiffrer ces modules en termes budgétaires et analyser les écarts par rapport au budget base
zéro et aux autres modules.
8. Classer les différents modules en fonction de ces résultats et de l’intérêt qu’ils présentent au
regard des priorités affichées.
9. Enfin, élaborer différents scénarios budgétaires par consolidation des variantes.
Activités
Niveau des prestations
complémentaires
de base
existantes nouvelles
Minimum budget de base variante 1 variante 1 bis
Décisions stratégiques
Direction et cohérence des choix
2e section - Fiche 6
Quels outils pour quels besoins ? 655
5. Les points de vigilance - Les conditions de réussite.
La mise en œuvre du BBZ peut s’avérer délicate et assez lourde dans la mesure où elle suppose
de définir précisément l’ensemble des activités d’un service et de déterminer les facteurs explicatifs
de la dépense associés aux variables de l’activité.
La difficulté essentielle réside dans l’imputation des charges fixes, non directement proportionnelles
avec les variations d’activités dont il faudra tenir compte dans l’analyse.
On peut également choisir de ne pas engager la procédure BBZ de façon systématique et pérenne.
Dans les années suivant la mise en place du BBZ, il pourra être envisageable de revenir aux
méthodes incrémentales sur une base redéfinie.
La méthode BBZ peut être l’occasion de procéder, lors de sa mise en place, à une réflexion sur
l’opportunité ou la valeur ajoutée de tel ou tel type de dépense au regard des objectifs du service
et de déboucher sur une reconfiguration de la structure des dépenses.
Par ailleurs, l’évaluation des conséquences d’une non-réalisation d’activités ou d’un niveau d’effort,
et en particulier la mesure des économies réelles susceptibles d’être obtenues, doit être réalisée de
manière précise.
Quelques questions peuvent éclairer et aider à la décision :
• la non-budgétisation d’une activité déjà réalisée par un service induira-t-elle une économie réelle
pour la collectivité ?
• ou bien les coûts seront-ils transférés sur un autre service ?
• ou encore faudra-t-il recourir à des achats de prestations externes ?
• ou faut-il s’attendre à des surcoûts induits à terme par la suppression d’activités ?
•…
Un service d’action sociale s’interroge sur la pertinence de son budget (il s’agit de données fictives
destinées à éclairer la théorie).
Ce service réalise plusieurs types d’activités qui peuvent être classées en trois catégories :
• catégorie 1 : les activités de base qui correspondent au cœur de métier du service, à ses missions
fondamentales (activités d’accueil, d’entretiens avec les demandeurs, d’enquêtes et de préparation
des dossiers) ;
• catégorie 2 : les activités complémentaires qui sont actuellement réalisées (relations avec les
partenaires extérieurs) ;
• catégorie 3 : les activités complémentaires qui pourraient être réalisées et qui apporteraient un
niveau de qualité supplémentaire (les activités de suivi et d’évaluation des dossiers).
2e section - Fiche 6
66 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 6
Dans cette configuration, le budget du service d’action sociale s’élève à 600 000 euros pour l’année.
L’équipe municipale a choisi de préparer son budget en ayant recours à la méthode du budget
base zéro.
Il s’agit donc :
• d’évaluer le coût des activités de base (catégorie 1) ;
• de définir le niveau minimal d’activité qui est imposé par les contraintes extérieures (réception de
dossiers à traiter) ou que le service se fixe ;
• de définir en conséquence le coût qui lui est associé.
Cette première étape constitue pour les activités de catégorie 1 le niveau d’effort financier minimal.
Il est nécessaire de la réaliser pour l’ensemble des catégories d’activités.
Cette méthode (définition et chiffrage) est appliquée aux autres niveaux de qualité ou
d’intensité plus élevés, selon des hypothèses variées.
L’équipe municipale est donc amenée à se prononcer sur les choix stratégiques et sur les priorités
qu’elle souhaite mettre en œuvre.
En fonction des orientations stratégiques suivies par le service d’action sociale, il convient de
déterminer le module qui correspond le mieux aux objectifs poursuivis.
- NIVEAU DE PRESTATIONS +
3. Enquêtes 25 + 50 + 25 100
complémentaires
Le niveau d’effort minimal est la base incompressible, et les différentes options - niveau 1 et
niveau 2 - se rajoutent au budget minimal ou budget de base.
2e section - Fiche 6
Quels outils pour quels besoins ? 675
7. Pour aller plus loin…
8. Compléments.
Dans ce modèle, l’équation de base pour expliquer le montant d’une dotation budgétaire s’écrit :
Par exemple, pour justifier la dotation d’un service chargé d’une action d’accompagnement
du retour à l’emploi de chômeurs, on se fondera sur le volume de prestations d’accompa-
gnement effectué d’une part, sur le coût de revient unitaire de prise en charge d’autre part.
2e section - Fiche 6
68 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 6
8.2. Le modèle explicatif de la dépense par les charges.
Dans ce modèle, l’équation de base pour expliquer le montant d’une dotation budgétaire s’écrit :
Par exemple, pour justifier la dotation d’un programme en crédits de personnel, on expliquera
les déterminants de ses effectifs d’agents d’une part, les déterminants du coût unitaire
d’autre part (évolution de la structure des emplois, de la valeur du point d’indice…). De même,
pour justifier une dotation de fonctionnement, on expliquera les paramètres physiques
(agents en service, mètres carrés…) et financiers (dépense logistique par agent, coût des
locations, charges d’entretien…).
2e section - Fiche 6
Quels outils pour quels besoins ? 695
2e section
70 Quels outils pour quels besoins ?
2e section
2e section
Quels outils pour quels besoins ? 715
2e section - Fiche 7
72 Quels outils pour quels besoins ?
Segmentation des activités
Fiche 7
Les centres de responsabilité.
1. Définition.
Un centre de responsabilité peut être défini comme une unité organisationnelle dont le responsable
s’engage à atteindre un certain niveau de performance en contrepartie d’une mise à disposition de
moyens préalablement définis.
Évoquée dans la circulaire du Premier ministre du 23 février 1989 sur le renouveau du service
public, la notion de centre de responsabilité a été définie, pour les administrations publiques, par
une circulaire du 25 janvier 1990 : il s’agit de mettre en œuvre, de façon contractuelle, une plus
grande autonomie de la gestion des moyens par les responsables des services de l’État.
On distingue généralement cinq types de centres de responsabilité, dont les latitudes du responsable
sont liées au principe de contrôlabilité (1). La typologie est établie selon la nature des responsabilités
et des latitudes de gestion définies.
L’objectif d’un tel centre est de produire la meilleure prestation dans le respect du budget
qui lui est attribué. Ce type de centre concerne généralement des entités dont la production
est difficilement quantifiable et pour lequel la mise en relation des moyens engagés avec les
réalisations n’est pas évidente. La mesure de la performance se fera notamment sur la qualité
de ses prestations et en mesurant l’écart entre les coûts réels de son fonctionnement et le
budget qui lui avait été alloué.
Un service d’accueil, de relations publiques, une direction des ressources humaines sont
souvent considérés comme des centres de coûts discrétionnaires.
(1) Principe de contrôlabilité : le couple coût/performance est contrôlable par un responsable lorsque celui-ci est le plus compétent pour agir
sur ce couple et est soumis à une obligation de performance (Lorino).
2e section - Fiche 7
Quels outils pour quels besoins ? 735
1.2. Le centre de coût.
La délégation porte sur les charges engagées pour la mise en œuvre d’un produit ou d’une
prestation. L’objectif du centre est de fournir les prestations demandées dans des conditions
définies de coût, de délai et de qualité. Les coûts devront ainsi faire l’objet de standards
devant être respectés. La mesure de la performance est essentiellement financière et se fait
sous forme d’une norme de coûts à respecter.
Il peut par exemple s’agir, dans un service déconcentré, d’un service logistique (atelier
d’imprimerie ou garage) qui est responsabilisé sur le respect d’un budget de fournitures ou
de matières premières, mais n’a pas la maîtrise de son niveau d’activité.
L’objectif réside ici dans le respect de l’objectif de recettes du centre (qu’il s’agisse de
ventes en cession interne ou externe). Le responsable dispose d’un budget de frais (ou d’une
enveloppe), mais n’a pas la possibilité de fixer les prix de cession et n’a pas la maîtrise des
dépenses de promotion.
Dans le secteur public, on peut citer l’exemple des centres de documentation en région qui
ne peuvent fixer leurs tarifs de vente et pour qui l’objectif est de maximiser les ventes sans
dépasser le budget de fonctionnement qui leur est alloué.
La mise en place de centres de profit nécessite une comptabilité analytique précise permettant
d’affecter à ceux-ci les éléments de coûts et de recettes qu’ils contrôlent. Le responsable
d’un centre de profit doit être autonome dans la détermination :
• du niveau d’activité ;
• des conditions de négociation commerciale de ses produits ;
• du montant des charges allouées à l’exploitation et au fonctionnement du centre, mais
aussi à l’action commerciale ;
• de la politique d’achat des produits vendus.
Si les centres de profit n’ont pas d’accès direct au marché, le recours à des prix de cession
interne permet de les considérer comme des centres de profit.
La mise en place d’un compte de résultat analytique permet de responsabiliser le gestionnaire
sur les résultats obtenus par rapport aux objectifs de marge à atteindre, en décentralisant et
optimisant le processus décisionnel, en motivant davantage les acteurs. La responsabilité du
dirigeant est cependant liée au contrôle qu’il exerce sur l’entité qu’il dirige. Si la mesure
2e section - Fiche 7
74 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 7
monétaire des réalisations n’est pas toujours aisée, l’existence d’interdépendances entre
centres de responsabilité se révèle également très contraignante.
Il appartient à chaque concepteur d’un système de contrôle de gestion d’identifier les centres
de responsabilité de son administration, et d’utiliser les outils de gestion les plus appropriés.
Le contrôle de gestion d’un centre de responsabilité doit en effet aider à maîtriser les quatre
composantes du cadre de gestion :
• l’élaboration du budget ;
• la détermination et le suivi des objectifs ;
• le déclenchement et la mise en œuvre des latitudes de gestion ;
• le suivi des réalisations et des résultats (objectifs et comptes).
Centre de coût Fournir les prestations demandées - Budget de coûts de matières ou - Fixation des standards de qualité
dans des conditions idéales de coût, de main-d’œuvre directe et de consommation
de délai et de qualité - Pas de maîtrise du volume de
production
Centre de chiffre Accroître le chiffre d’affaires - Budget de frais - Pas de liberté de fixation des prix
d’affaires ou les recettes de vente
- Pas de maîtrise des dépenses
de publicité ou de promotion
Centre de profit Réaliser la meilleure combinaison - Fixation des prix de vente - Pas de maîtrise
possible entre coût/chiffre d’affaires - Possibilité d’engager des coûts des investissements réalisés
en vue de maximiser le résultat
Centre Maximiser le rendement - Fixation des prix de vente - Respect du taux de risque
d’investissement des immobilisations - Possibilité d’engager des coûts imposé par la direction générale
(profit/capitaux investis) - Possibilité de réaliser
des investissements
Dans le secteur public (administration), en raison des spécificités qui lui sont propres, on rencontre
essentiellement des centres de coûts discrétionnaires, des centres de coût et parfois des
centres de chiffre d’affaires.
2e section - Fiche 7
Quels outils pour quels besoins ? 755
2. Les utilisations possibles.
Cette segmentation offre l’avantage de permettre des analyses financières plus variées et fournit,
notamment pour les administrations prestataires de services confrontées à la nécessité de fixer
des coûts ou des prix, les bases d’une comptabilité de type analytique. Elle permet d’introduire
des notions indispensables aux gestionnaires, telles que l’amortissement, les provisions ou des
éléments de comptabilité patrimoniale. Elle permet enfin les comparaisons entre centres.
Par ailleurs, la détermination des centres de responsabilité et le niveau de délégation qui leur est
affecté conditionneront le choix des outils de pilotage à mettre en œuvre.
3. Acteurs concernés.
Tous les services de l’État peuvent être concernés par la mise en œuvre de centres de responsabilité.
Les entités disposant de budgets annexes, les établissements publics et les sociétés nationales
peuvent constituer, de par leur statut, des centres de responsabilité. De la même façon, les services
déconcentrés peuvent constituer des centres de responsabilité, de même que les subdivisions de
ces services déconcentrés.
Des centres de responsabilité peuvent également être créés au sein des administrations centrales,
au niveau des différents services.
D’une manière générale, la création d’un centre de responsabilité est envisageable dès qu’il
y a délégation de pouvoir (services déconcentrés, juridictions, services à compétence nationale,
établissements publics nationaux).
2e section - Fiche 7
76 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 7
4. Comment faire ?
Déterminer des prix de cession interne (cf. fiche 15 « Fixation des prix de cession interne »).
Le prix de cession interne sensibilise le gestionnaire sur les coûts, le motive sur les réalisations et
le résultat, et permet la valorisation des flux internes.
En pratique, on se référera généralement soit à un coût standard (coût de revient complet par
exemple), soit à un prix de marché conventionnel, soit à un prix de cession interne négocié entre
centres de responsabilité.
Le choix devra prendre en compte l’optimum collectif.
Il conviendra de déterminer des indicateurs synthétiques, qu’ils soient ou non financiers, pour
mesurer la performance d’un centre de responsabilité au regard des objectifs qui lui sont fixés et
des marges de manœuvre dont il dispose.
2e section - Fiche 7
Quels outils pour quels besoins ? 775
5. Les points de vigilance - Les conditions de réussite.
• Le principe repose sur une réelle responsabilité globale du manager qui doit disposer de la libre
utilisation de ses moyens : aucune interférence ne doit intervenir en cours de gestion. À ce titre,
la globalisation des crédits peut être considérée comme un facteur-clé d’autonomie ;
• On privilégie les modes de contrôle a posteriori :
Toute responsabilité supposant « sanction », il faut prévoir un élément de bouclage des comptes
qui permette de définir pour le centre de responsabilité des modalités de retour sanctionnant
positivement ou négativement ses résultats de gestion. Par exemple, la réaffectation en N+1 d’une
partie des économies réalisées en N ou le rétablissement de crédits correspondant en partie ou
totalité aux recettes induites par le centre, l’extension de ses latitudes de gestion…
• Les ressources humaines doivent, autant que faire se peut, être gérées au plus près des niveaux
de responsabilité délégués. Toutes les possibilités offertes par les textes de la fonction publique
permettant d’optimiser les compétences et les savoir-faire et de mobiliser les agents doivent être
exploitées.
2e section - Fiche 7
78 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 7
Quelques références bibliographiques :
- Méthodes et pratiques de la performance, Philippe Lorino, éditions d’Organisation - 2001.
- Contrôle de gestion et pilotage, MM. Demeestère, Lorino & Mottis, Nathan - 1997.
- Accounting and management field study perspectives, in Bruns & Kaplan eds, Harvard business
school press - 1987.
- La gestion par centres de responsabilité : quel modèle pour le secteur public ?, R. Demeestère,
ESSEC, documents de recherche du Ceressec, 2000.
- L’ambiguïté de la notion de responsabilité en contrôle de gestion, R. Demeestère, Politiques et
Management Public, 2001.
- Responsabilisation et performance, Jean Ruffat, La lettre du management public, 1998.
- L’administration face au management : projets de services et centres de responsabilité dans
l’administration française, Lionel Chaty, L’Harmattant, 1997.
2e section - Fiche 7
Quels outils pour quels besoins ? 795
2e section - Fiche 8
80 Quels outils pour quels besoins ?
Segmentation des activités
Fiche 8
La segmentation stratégique des activités et le management
par les activités (activity based management - ABM).
Remarque liminaire :
La segmentation stratégique des activités et le management par les activités sont pratiqués par
certaines entreprises du secteur concurrentiel. C’est une méthode novatrice qui substitue une
approche transversale des organisations à « l’approche plus traditionnelle » par les centres de
responsabilité.
Compte tenu des difficultés éventuelles liées à la transposition au secteur public, ces
démarches ne sont développées ici qu’à titre d’information, pour autant qu’elles puissent
contribuer à la segmentation des activités dans les administrations de l’État.
1. Définition.
La segmentation stratégique des activités et le management par les activités (activity based
management - ABM) sont des méthodes qui cherchent à identifier les facteurs responsables de la
performance pour pouvoir agir sur eux et améliorer ainsi la performance globale de l’organisation.
Le management par les activités repose sur une vision transversale de l’organisation qui fait
abstraction de la logique structurelle des centres de responsabilité. Cette approche transversale
est fondée sur les notions d’activité, de processus et de chaîne de valeur.
Activité.
Une activité peut être définie comme un ensemble de tâches élémentaires qui sont réalisées par
un individu ou par un groupe et qui font appel à un savoir-faire spécifique. Ces tâches doivent être
homogènes du point de vue de leurs comportements de coûts et de performances et permettre
de fournir une prestation ou un produit identifié à un usager externe ou interne, et ce à partir de la
consommation d’un ensemble de ressources (heures de travail, matériels, consommables…).
Processus.
Le processus est défini comme un ensemble ou une combinaison d’activités qui sont finalisées
par un objectif global pour atteindre un résultat (ou parvenir à un niveau de réalisation) dont la
responsabilité est partagée par des secteurs ou des responsables multiples (exemple : chefs de
différents centres de responsabilité).
Les approches de type ABM considèrent que la bonne coordination des activités au sein des
processus est une source de performance.
Chaîne de valeur.
La chaîne de valeur correspond à l’ensemble des activités créatrices de valeur reliées entre elles
depuis les activités situées en amont jusqu’au produit/prestation fini livré au consommateur ou à
l’usager. Par activité créatrice de valeur, on désigne une activité qui participe aux facteurs clés de
succès (FCS) sur lesquels l’organisation ou l’administration fonde sa stratégie (exemples : délais,
qualité, performance de l’accueil…).
2e section - Fiche 8
Quels outils pour quels besoins ? 815
La méthode ABM cherche à identifier les activités qui sont créatrices de valeur, c’est-à-dire qui
contribuent à la mise en œuvre des FCS, et celles qui ne le sont pas.
Le schéma suivant essaie de montrer en quoi l’approche transversale sur laquelle repose le mana-
gement par les activités se distingue de celle par les centres de responsabilité.
Remarque :
La méthode de calcul des coûts ABC (cf. fiche 14 « Méthode ABC ») constitue un prolongement
des démarches de pilotage et de management de type ABM en privilégiant l’approche transversale
de l’organisation par rapport à l’approche «verticale» (par exemple : par les centres de responsabilité).
2e section - Fiche 8
82 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 8
• améliorer l’efficience en offrant des éléments de comparaison (analyse comparative - benchmarking);
• agir sur les facteurs explicatifs de la formation des coûts en identifiant le premier facteur déterminant
dans la structuration des coûts et des processus ;
• structurer l’organisation en fonction de ses activités, ce qui permet de « résister » aux changements
d’organisation interne. L’analyse par activités constitue une base de raisonnement plus « stable »
dans le temps que l’organigramme de l’organisation qui peut être amené à évoluer régulièrement
alors que la raison d’être de la structure (sa mission) perdure ;
• faciliter le décloisonnement des entités, la coopération des acteurs intervenant tout au long de
la chaîne de production d’une prestation.
3. Acteurs concernés.
La méthode ABM concerne l’ensemble des acteurs d’un processus, les contrôleurs de gestion,
mais aussi les chefs de projet en leur offrant une vision globale des processus qu’ils gèrent.
Elle implique en premier lieu les opérationnels, qui sont les seuls capables de décrire les activités
et qui seront les premiers utilisateurs du système.
4. Comment faire ?
3e phase : étudier les facteurs qui conditionnent la performance de ces activités critiques.
Ces facteurs sont appelés inducteurs de performance. On les identifie par une analyse causale
approfondie des processus.
Cette analyse causale, qui porte sur les activités ou les processus jugés critiques, peut être réalisée
en deux temps.
2e section - Fiche 8
Quels outils pour quels besoins ? 835
Une première série de questions peut faire porter l’analyse sur les points suivants :
• Quelle est la finalité du processus (ou de l’activité) ?
• Où est-il effectué ?
• Quand est-il effectué ?
• Qui l’effectue ?
• Comment est-il effectué ?
Phase ultérieure.
Les inducteurs de performance permettent d’identifier les actions à mener pour améliorer la
performance.
Ces inducteurs serviront de base au choix des indicateurs utiles au pilotage.
2e section - Fiche 8
84 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 8
Schéma récapitulatif de la méthode
Stratégie
Facteurs-clés de succès
Déploiement de la stratégie
Processus pertinents
Activités critiques
ANALYSE
Inducteurs de performance
Analyse de la causalité
Inducteurs de performance
Communication et animation
PILOTAGE
Sélection d’indicateurs
et d’inducteurs de performance
Indicateurs de pilotage
Action
Bibliographie :
- Ravignon, Bescos, Joalland, Le Bourgeois & Maléjac, La méthode ABC, piloter efficacement une PME,
éditions d’Organisation, 2001 ;
- Philippe Lorino, Méthode et pratiques de la performance, éditions d’Organisation, 2001 ;
- Henri Bouquin, Le contrôle de gestion : contrôle de gestion, contrôle d’entreprise, PUF, 2001 ;
- Michel Charpentier & Philippe Grandjean, Secteur public et contrôle de gestion, éditions
d’Organisation, 1998 ;
- P. Lorino, Le contrôle de gestion stratégique. La gestion par activités, Dunod, 1991.
2e section - Fiche 8
Quels outils pour quels besoins ? 855
2e section
86 Quels outils pour quels besoins ?
2e section
2e section
Quels outils pour quels besoins ? 875
2e section - Fiche 9
88 Quels outils pour quels besoins ?
Analyse des coûts
Fiche 9
La mise en place d’une comptabilité de gestion.
Remarque liminaire :
Le contenu de cette fiche ne saurait préjuger de ce qui sera défini dans le cadre des travaux en
cours relatifs à la mise en œuvre de la loi organique relative aux lois de finances du 1er août 2001.
1. Définitions.
1.1. Quelques notions-clés
Le Conseil national de la comptabilité (CNC) définit la comptabilité de gestion comme «un outil
permanent d’information permettant la mesure des performances et l’aide à la prise de décisions
au sein de l’entreprise ».
« La comptabilité générale indique quelles sont les natures des charges, la comptabilité de
gestion explique dans quel but ces charges ont été engagées et pour quelles activités de
l’organisation. C’est un modèle explicatif non pas orienté sur les échanges de l’entité avec
son environnement mais sur l’analyse des flux à l’intérieur de l’entité », in Secteur public et
contrôle de gestion, MM. Charpentier et Grandjean (1998).
2e section - Fiche 9
Quels outils pour quels besoins ? 895
• le contenu : les charges retenues en totalité ou en partie pour une période déterminée
(le coût peut être complet ou partiel) ;
• le moment du calcul : antérieur (coût préétabli) ou postérieur à la période considérée (coût
constaté).
On peut déterminer différents coûts (coût après approvisionnement, après fabrication, après
distribution…). Le dernier stade (intégrant l’ensemble des charges) est appelé coût de
revient. Il existe plusieurs méthodes de calcul des coûts (cf. fiche 10 « Typologie des coûts »).
Sont ajoutées, en revanche, aux charges de la comptabilité générale les charges supplétives,
correspondant aux consommations de biens ou services auxquelles la comptabilité générale
ne reconnaît pas le statut de charges. Elles correspondent cependant aux consommations
de biens et services nécessaires au fonctionnement de l’organisation. On peut citer les
amortissements « fictifs » (exemple : immobilisations déjà amorties et toujours en service) et
la valorisation des coûts de personnel mis à disposition mais non facturés.
Exemples :
• des dépenses de fonctionnement engagées et non mandatées pourront être des charges
non incorporables si les prestations ou les biens correspondants sont consommés au
cours de l’exercice suivant ;
• des dotations aux amortissements des véhicules, calculées de façon extrabudgétaire,
pourront être réintégrées au titre des charges supplétives.
2e section - Fiche 9
90 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 9
Charges incorporables, non incorporables et supplétives
Charges
supplétives
Charges Charges
incorporables incorporables
Charges
non incorporables
La comptabilité de gestion permet de calculer le coût d’une activité et d’expliquer les principaux
facteurs déterminants de ce coût.
Elle permet aussi d’agir sur les coûts au travers de l’influence des comportements :
• en maîtrisant leur dynamique ;
• en définissant un modèle explicatif du comportement des coûts ;
• en mettant en place des dispositifs incitatifs pour les responsables.
L’analyse des coûts contribue à la mesure de l’efficience (cf. le « triangle du contrôle de gestion »
et la définition de la performance - fiches 2 et 16).
Chaque problématique de gestion justifie le recours à une méthode de calcul des coûts (coûts
complets, coûts partiels - cf. fiche 10 « Typologie des coûts ») plutôt qu’une autre. Ce choix va
déterminer les besoins de présentation des informations déterminant l’organisation de la compta-
bilité de gestion.
2e section - Fiche 9
Quels outils pour quels besoins ? 915
3. Acteurs concernés.
Les résultats issus de la comptabilité de gestion sont utiles aussi bien pour le service responsable
du budget que pour le gestionnaire du service analysé.
4. Comment faire ?
4.1. Conception et mise en œuvre.
4.2. Exploitation.
• À partir des valeurs obtenues, établir un diagnostic partagé et formalisé entre le service
analysé et le responsable du contrôle de gestion.
• Intégrer les résultats de la comptabilité de gestion au processus de discussion budgétaire
(moyens en matériels et en personnel) entre le service budgétaire et le service concerné.
• Prendre en compte formellement les réalisations de l’année pour la fixation des objectifs
de l’année suivante.
• Améliorer le dispositif de la comptabilité de gestion en prenant en compte les préoccupations
du service analysé (dispositif itératif).
• Communiquer, au-delà du service, sur les réalisations et sur les mesures prises pour
répondre aux problèmes soulevés.
2e section - Fiche 9
92 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 9
5. Les points de vigilance - Les conditions de réussite.
• Les responsables locaux doivent disposer des moyens d’agir sur le montant des coûts qui
leur sont imputés et ce dans une perspective de maîtrise globale des coûts de la structure
(dimension « efficience » de la performance) et non de reports de ces coûts sur d’autres enti-
tés ou centres internes à l’organisation.
• L’introduction de la comptabilité de gestion doit reposer sur des systèmes d’information
adaptés aux objectifs fixés lors de la mise en œuvre de la comptabilité de gestion au sein
de l’organisation (cf. fiche 24 « Contrôle de gestion et système d’information »).
• Il est nécessaire de communiquer sur les éléments positifs que peuvent en attendre les
agents pour éviter que la comptabilité de gestion ne soit vécue comme une contrainte.
• Il est indispensable de mettre en place un plan de formation et d’accompagnement du
personnel.
• Il peut être utile de démontrer, après expérimentation, que les résultats obtenus sont pris
en compte pour la prise de décisions et de mesure de la performance.
6.1. Contexte.
6.2. Organisation.
2e section - Fiche 9
Quels outils pour quels besoins ? 935
Les imprimés (tableaux à deux entrées clients/prestations) sont distribués à tous les personnels,
qui sont tenus de les remplir par trimestre. Ils remontent alors via un logiciel à la direction
générale, avec des agrégations intermédiaires aux différents niveaux hiérarchiques.
La mise en place de ce suivi s’est accompagnée d’une information renouvelée en accompa-
gnement de chaque évolution.
6.4 Exploitation.
Bien entendu, les résultats de la comptabilité de gestion constituent des outils essentiels de
management, de pilotage de l’activité et de contrôle de gestion. Ils sont un complément
indispensable de la comptabilité générale pour rendre compte des résultats obtenus dans les
différents domaines. Ainsi, un calcul de production valorisée et de résultat économique pour
des activités non marchandes et une mesure des gains de productivité ont été mis au point
à partir des informations de la comptabilité de gestion. Pour les activités marchandes,
la comptabilité de gestion permet de rendre compte de la marge réalisée. L’objectivation des
coûts et la mesure des performances, au niveau global comme au niveau local, permet de
cibler les progrès à réaliser et de mettre en place des plans d’action adaptés. A cet effet,
et parce que l’ONF a des activités très spécifiques qui n’ont pas leur équivalent dans d’autres
entreprises de la sphère privée ou publique, l’utilisation des résultats de la comptabilité de
gestion aux différents niveaux à des fins d’analyse comparative (benchmarking) interne est
essentielle. Elle est notamment l’un des éléments de base de la négociation actuellement en
cours des contrats d’objectifs entre la direction générale et les directions territoriales,
puis des contrats de gestion entre les directions territoriales et les échelons de gestion
(agence) qui leur sont subordonnés (voir infra).
2e section - Fiche 9
94 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 9
La connaissance des coûts complets fournie par la comptabilité de gestion constitue également
une base essentielle pour la tarification des prestations.
Chaque responsable de centre d’activité peut éditer ses propres résultats, qui alimentent ainsi
le contrôle de gestion réalisé à son niveau. Ils constituent un élément essentiel du dialogue
de gestion entre les différents niveaux. Ainsi, les résultats analytiques globaux font l’objet de
retours commentés aux directeurs régionaux conjointement au bilan d’exécution de leur budget.
Exemples :
• détermination de prix (chiffre d’affaires ou subventions) pour les services rendus, vis-à-vis
de clients privés ou de l’État : la connaissance de la composition du coût complet permet
de fixer le plus correctement possible un niveau de rémunération. Exemples : diagnostic
phytosanitaire d’arbres en ville, réalisation et encadrement de travaux forestiers, conception
et réalisation d’équipements touristiques en forêt… Ce même outil permet de suivre le coût
réel de l’activité au fil de son exécution.
• suivi de l’évolution du coût d’une prestation, afin de mesurer les éventuels gains de productivité.
Exemple : temps passé pour la surveillance d’une coupe permettant de vendre 1 000 m3.
• bilan de l’activité menée par l’ONF et des coûts correspondants auprès des tutelles.
• base pour les projections financières à moyen terme dans les différents domaines d’activité.
À cet égard, la comptabilité de gestion a constitué un outil de première importance pour la
négociation du contrat État-ONF.
• la contractualisation :
Se mettent en place cette année à l’ONF des contrats d’objectifs, négociés puis signés
entre le directeur général et chaque directeur territorial, concernant la période 2003-2006.
Ils mettent en parallèle le niveau d’activité attendu au fil des ans, déterminé conformément
aux objectifs du contrat État-ONF, et les coûts complets correspondants. Ils permettent
ainsi de fixer des objectifs en termes de performance économique. Sur la base de quoi
sera décliné chaque année le budget de chacun en octroyant des moyens en fonction des
objectifs opérationnels fixés.
• le contrôle de gestion régulièrement alimenté par la comptabilité de gestion servira à suivre
la mise en œuvre de ces contrats, fournissant ainsi un outil de pilotage de l’activité essentiel
tant au niveau des services déconcentrés qu’au niveau national.
2e section - Fiche 9
Quels outils pour quels besoins ? 955
Quelques références bibliographiques :
http://www.mic.gouv.qc.ca/outils-gestion/comptabilite.html ;
http://panoramix.univ-paris1.fr/GREGOR/96-06.pdf.
2e section - Fiche 9
96 Quels outils pour quels besoins ?
2e section - Fiche 9
Quels outils pour quels besoins ? 975
2e section - Fiche 10
98 Quels outils pour quels besoins ?
Analyse des coûts
Fiche 10
Une typologie des coûts.
Remarque liminaire :
Le contenu de cette fiche ne saurait préjuger de ce qui sera défini dans le cadre des travaux en
cours relatifs à la mise en œuvre de la loi organique relative aux lois de finances du 1er août 2001.
1. Définition.
Le coût (d’un produit, d’une prestation, d’un service) se définit comme l’ensemble des charges
mobilisées pour réaliser ce produit ou cette prestation ou faire fonctionner le service au cours
d’une période donnée.
Une charge correspond à une constatation financière d’une consommation de ressource. Une charge
se distingue d’une dépense qui correspond à un décaissement de monnaie suite à l’achat d’un
bien ou d’un service.
Exemple : l’acquisition d’un bien inscrit comme une immobilisation au bilan est une dépense, mais
non une charge. À l’inverse, la constatation de la consommation de cette immobilisation, c’est-à-
dire la dotation aux amortissements, est une charge et non une dépense.
Charges
OUI NON
•… • Achats d’équipement
DÉPENSES
2e section - Fiche 10
Quels outils pour quels besoins ? 995
La comptabilité patrimoniale, c’est-à-dire la comptabilité qui mesure la variation de richesse de
l’organisation, apporte une dimension et une précision supplémentaires à l’analyse des coûts.
Une des différences essentielles entre système budgétaire et patrimonial réside dans le rattachement
des événements à une période comptable donnée.
La comptabilité budgétaire ne distingue pas un achat d’une consommation de ressource, cette
dernière, une fois payée, étant réputée consommée.
La comptabilité patrimoniale distingue plusieurs étapes dans les flux économiques : la date de
« naissance » ; la date de réalisation de la consommation ; la date d’identification du risque.
Seules les opérations intervenant pendant l’exercice sont comptabilisées. Exemple : un service
achète une palette d’imprimés-papier. Seulement les trois quarts de ces imprimés sont consommés
au 31/12. Seuls les trois quarts du montant de la livraison seront comptabilisés comme consommés.
Le reste sera comptabilisé dans les stocks.
La dotation aux amortissements des investissements ne constitue pas un flux monétaire, mais
une charge. C’est une technique comptable qui permet de constater l’usure et la dépréciation
d’un investissement et de répartir le coût de l’acquisition de ce bien sur toute la durée supposée
d’utilisation.
Dans la comptabilité budgétaire actuelle, la prise en compte de l’amortissement de l’investissement
n’apparaît pas. Dans le cadre d’une comptabilité patrimoniale, l’investisseur doit supporter chaque
année la charge d’une dotation aux amortissements, correspondant à la prise en compte de l’usure
du bien.
De la même manière, les provisions ont trait à des événements dont on ne sait s’ils se produiront.
Les risques liés à l’existence même de l’organisation sont donc « prévus ».
Ainsi, la comptabilité patrimoniale apporte des précisions dans l’analyse des coûts, en comptabilisant
les réalités économiques et non pas seulement financières.
On distingue plusieurs types de coûts - coût fixe, coût variable, coût direct, coût indirect, coût
d’opportunité, coût marginal - qui diffèrent sur leur champ d’application, sur leur contenu et sur le
moment de leur calcul et qui peuvent être comptabilisés de façon différente en fonction des objectifs
de gestion définis (exemple : coûts partiels, coûts complets…).
Le coût fixe d’un produit ou d’une prestation est l’ensemble des charges fixes qui s’y rapportent.
Très généralement, les charges fixes sont des charges indépendantes du volume d’activité,
par opposition aux charges variables. La notion de fixité doit être entendue dans un intervalle
de production donné. Lorsque le niveau de l’activité dépasse la capacité du matériel, l’ac-
quisition d’une nouvelle unité de matériel entraîne une augmentation du montant de la dota-
tion aux amortissements. La charge fixe a augmenté, c’est pourquoi on considère que les
charges fixes sont les charges qui augmentent par paliers.
Les charges variables évoluent quant à elles en fonction du niveau de l’activité. En comptabilité
analytique, on admet souvent que les charges variables sont proportionnelles aux quantités
produites ou vendues.
2e section - Fiche 10
100 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 10
Exemple de coûts variables : les coûts des denrées alimentaires entrant dans la fabrication
d’un repas sont proportionnels au nombre de repas préparés.
Exemple de coûts fixes : « les coûts immobiliers d’un restaurant scolaire sont indépendants
du nombre de repas servis. En revanche, si on décide d’augmenter fortement le nombre de
repas servis, il devient nécessaire de disposer de surfaces supplémentaires », in Le contrôle
de gestion dans le secteur public, R. Demeestère (2002).
Les coûts directs par rapport à un produit ou un service sont ceux qui peuvent être affectés
en totalité à ce produit, ce service ou cette unité, et ce sans ambiguïté, sans calcul préalable
et sans contestation possible.
Les coûts indirects sont ceux qui, a contrario, nécessitent une ventilation forfaitaire pour être
répartis entre les productions ou les structures. La méthode de répartition de l’ensemble des
charges directes et indirectes permet de calculer un coût complet par produit, service ou
structure.
De plus, la distinction entre coûts directs et coûts indirects est pour partie conventionnelle,
car elle est fonction du degré de finesse du suivi. Par exemple, le loyer est un coût direct
lorsque l’on calcule le coût d’un immeuble ; c’est un coût indirect lorsque l’on calcule le coût
complet d’une photocopie réalisée dans l’atelier de reprographie qu’abrite cet immeuble.
De même, la distinction entre charges directes et charges indirectes ne recoupe pas celle
entre charges fixes et charges variables. En effet, par exemple, une charge fixe peut être une
charge se rapportant directement à une prestation ou répartie entre plusieurs prestations.
Exemple : « dans le calcul du coût des repas, le coût des denrées est un coût direct ; il est
affectable sans ambiguïté à cet objet. En revanche, si les locaux utilisés sont partagés entre
plusieurs usages, le coût de ces locaux est un coût indirect par rapport à l’objet repas.
Il est nécessaire pour réaliser ce repas, mais la part du coût qui lui revient ne peut être
déterminée de façon non conventionnelle », in Le contrôle de gestion dans le secteur public,
R. Demeestère (op. cit.).
2e section - Fiche 10
Quels outils pour quels besoins ? 1015
1.4. Coût marginal.
Le coût marginal d’un produit est le coût qui résulte de la production d’une unité supplé-
mentaire de ce produit : c’est le coût de la dernière unité produite. Bien que la méthode soit
difficile à mettre en œuvre, l’évaluation du coût marginal constitue un élément à prendre en
compte pour faciliter la prise de certaines décisions. Il peut aider à orienter des décisions
concernant par exemple :
• l’opportunité d’une sous-traitance ;
• l’affectation des ressources entre plusieurs productions possibles ;
• etc.
Il importe de définir préalablement les objectifs attendus afin de choisir la méthode de calcul des
coûts la plus appropriée. On rappellera, pour mémoire, les deux méthodes fondamentales de la
comptabilité analytique : la méthode des coûts complets (encore appelée méthode des centres
d’analyse) et la méthode des coûts partiels (également dénommée direct costing, direct costing
évolué, coût marginal).
Méthode des coûts complets (cf. fiche 11 « La méthode de calcul des coûts complets »).
La méthode des coûts complets (méthode des centres d’analyse, anciennement dénommée
méthode des sections homogènes) est une méthode de comptabilité de gestion qui permet de
calculer le coût de revient d’un produit, d’un service ou de toute autre activité. La méthode est fondée
sur la distinction coûts directs/coûts indirects et consiste à affecter l’ensemble des coûts directs
et des coûts indirects au travers d’un processus de répartition et de déversement.
2e section - Fiche 10
102 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 10
Méthodes des coûts partiels (direct costing).
Les méthodes des coûts partiels sont fondées sur la distinction coûts variables/fixes. Elles permettent
de réaliser de façon simple des études de coûts pertinentes sur des services ou des activités, sans
les biaiser par des éléments liés à l’ensemble de la structure.
Il s’agit d’une famille de méthodes ayant en commun :
• la critique de l’approche des coûts complets qui ne permet pas d’orienter de façon rationnelle la
gestion de l’organisation ;
• l’adoption d’un raisonnement en termes différentiels ;
• l’orientation du raisonnement vers le « coût de la décision » et non vers le « coût de produit » (coût
marginal).
Connaissance Préparation
Méthodes Tarification Optimisation Décision Suivi
des coûts budgétaire
Coûts complets
✗✗✗ ✗✗✗ ✗✗✗
Méthode activity
based costing ✗✗✗ ✗✗✗ ✗ ✗✗
(ABC)
Coûts standards
(écarts) ✗✗ ✗✗✗ ✗✗✗
Coûts partiels
✗ ✗✗✗ ✗✗✗ ✗✗ ✗✗✗
On peut aussi citer la méthode d’imputation rationnelle des frais fixes qui peut être considérée
comme une variante de la méthode des coûts complets (cf. § 6).
3. Acteurs concernés.
La loi organique relative aux lois de finances prévoit le développement de l’analyse des coûts.
S’interroger sur les coûts d’un programme ou d’une mission constitue l’un des axes de la mise en
œuvre de la LOLF, notamment pour la mesure de l’efficience. En ce sens, les acteurs intervenant
2e section - Fiche 10
Quels outils pour quels besoins ? 1035
dans le cadre de ces programmes pourront être amenés à définir le type de coûts qui leur semble
le plus pertinent au regard du programme dont ils ont la charge.
Par ailleurs, ce calcul des coûts peut s’avérer indispensable dans le cas où l’administration vend
ses prestations, dans un cadre concurrentiel ou non.
4. Comment faire ?
Qu’il s’agisse d’une étude ponctuelle ou de la mise en place d’une comptabilité de gestion
permanente, il faut choisir la méthode de calcul des coûts (coûts complets, coûts directs...) adaptée
à la question à résoudre, puis :
• pour chaque poste de charge, classer les charges en fonction de la typologie retenue ;
• si la méthode implique une répartition des coûts indirects, examiner la sensibilité des résultats
aux hypothèses retenues en matière d’unités d’œuvre et de clés de répartition.
Une méthode d’analyse des coûts volontairement simplifiée, voire non exhaustive, sera souvent
préférable à une méthode trop complexe à mettre en œuvre (et coûteuse), au moins dans un premier
temps.
2e section - Fiche 10
104 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 10
6. Les éléments complémentaires…
2e section - Fiche 10
Quels outils pour quels besoins ? 1055
2e section - Fiche 11
106 Quels outils pour quels besoins ?
Analyse des coûts
Fiche 11
La méthode de calcul des coûts complets.
Remarque liminaire :
Le contenu de cette fiche ne saurait préjuger de ce qui sera défini dans le cadre des travaux en
cours relatifs à la mise en œuvre de la loi organique relative aux lois de finances du 1er août 2001.
1. Définition.
La méthode des coûts complets (méthode des centres d’analyse, anciennement dénommée
méthode des sections homogènes) est une méthode de comptabilité de gestion qui permet
d’aboutir au calcul des coûts de revient d’un produit, d’une prestation, d’un service ou de toute
activité. Il s’agit de l’ensemble des coûts directs affectables et des coûts indirects répartis et imputés
au travers d’un processus de répartition et de déversement.
Les coûts indirects sont ventilés entre les produits, prestations ou activités selon les étapes
suivantes (remarque importante : cette ventilation est conventionnelle) :
• l’organisation est découpée en centres d’analyse (à distinguer de la notion de « centre de
responsabilité » : cf. fiche 7) qui doivent s’approcher autant que possible d’une division réelle de
l’organisation ou de l’exercice d’une responsabilité et, tout à la fois, tenir compte de la logique
du processus de production. En pratique, la notion de centre d’analyse peut correspondre
à un centre de responsabilité ou à une subdivision de centre de responsabilité. On distingue
deux types de centres d’analyse : les centres principaux qui font partie intégrante du cycle
approvisionnement/production/distribution et les centres auxiliaires qui gèrent les facteurs de
production et contribuent à l’organisation interne de la structure (services fonctionnels) ;
• les charges incorporables en comptabilité de gestion sont affectées aux centres d’analyse auxiliaires
et principaux (répartition primaire des charges) ;
• les coûts des centres auxiliaires sont répartis entre les centres principaux au moyen d’unités
d’œuvre ou de clés de répartition (répartition secondaire des charges, qui consiste à ventiler
l’ensemble des charges des centres d’analyse auxiliaires sur les centres principaux) :
- une unité d’œuvre est un critère de ventilation des charges d’un centre d’analyse, qui doit
permettre à la fois de mesurer l’activité du centre d’analyse et d’imputer les charges
(exemple : nombre de journées de formation pour répartir les coûts d’un centre d’analyse service
formation) ;
- une clé de répartition est un procédé permettant de répartir forfaitairement les charges
indirectes entre les différents centres d’analyse (exemple : ventilation des charges de chauffa-
ge d’un immeuble au prorata des surfaces occupées par les services) ;
• à l’issue de la répartition des coûts sur les centres d’analyse, les coûts définitifs des centres
principaux (charges directes issues de la répartition primaire et charges indirectes reventilées)
sont imputés aux différents produits/prestations/activités. La répartition est réalisée sur la base
des unités d’œuvre consommées par ces produits (processus d’imputation des charges).
2e section - Fiche 11
Quels outils pour quels besoins ? 1075
Ainsi, la méthode d’analyse des coûts complets revient à l’analyse et à la répartition suivantes :
Part de la
Coûts Part de la prestation Part de la prestation Part de la prestation
prestation
indirects ou du produit 1 ou du produit 3 ou du produit 4
ou du produit 2
Elle permet de mieux connaître la réalité des coûts, de sensibiliser les gestionnaires ou les
consommateurs à la réalité de certaines charges, en prenant en compte l’intégralité des coûts
afférents à une production donnée.
Son objectif premier, dans un service public, peut être la fixation de prix, de tarif ou de prix de
cession interne.
Par ailleurs, même s’il convient d’être prudent dans ce cas, cette méthode peut être utile dans les
problématiques du « faire ou faire faire ». Elle permet de déterminer un coût qui puisse servir de
comparaison avec le prix proposé par un prestataire, même si ce dernier incorpore une notion de
bénéfice que la méthode du coût complet dans le secteur public ne prend pas en compte.
Il convient toutefois d’être prudent dans la comparaison et de faire ressortir les charges irréversibles
(charges qui ne disparaîtront pas même si l’activité est sous-traitée et externalisée, comme par
exemple certaines charges de personnel).
3. Acteurs concernés.
Ce sont, pour l’essentiel, les services vendant en interne ou en externe leurs productions ou leurs
prestations, ou plus généralement ceux ayant besoin d’une répartition fine de leurs coûts entre
différentes productions relativement récurrentes.
La LOLF prévoit également la possibilité de calculer des coûts complets par gestionnaire, par activité
et par programme.
2e section - Fiche 11
108 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 11
4. Comment faire ?
Quelques étapes essentielles peuvent être identifiées pour mettre en œuvre la méthode du coût
complet :
• définir les produits ou prestations dont on veut calculer le coût ;
• inventorier les coûts du périmètre à analyser ;
• établir le plan de comptes analytiques (découpage en centres d’analyse, définition des comptes
de produits…) ;
• affecter les charges directes par rapport aux centres d’analyse ;
• affecter les charges directes aux coûts des prestations ou des produits ;
• choisir les unités d’œuvre ou les clés de répartition représentatives pour chaque type de charges
indirectes entre centres d’analyse (principal et/ou auxiliaire) ;
• allouer les coûts indirects aux produits et prestations ;
• calculer le coût de revient complet pour chacun des produits ou prestations ;
• il peut être utile de réaliser une étude de sensibilité des résultats aux hypothèses de calcul
(clé de répartition, répartition des charges…).
2e section - Fiche 11
Quels outils pour quels besoins ? 1095
6. Exemple : description du système analytique du budget annexe de
l’aviation civile (BAAC).
6.1. Une méthode d’analyse (méthode des coûts complets et suivi des coûts
par centre d’analyse) répondant aux objectifs assignés à la comptabilité
de gestion du BAAC lors de sa mise en place en 1995.
L’objectif est de reconstituer le coût complet des différentes missions de la direction générale de
l’aviation civile (DGAC) retracées dans le BAAC, dont la plus lourde en termes économiques,
la mission « navigation aérienne », donne lieu à perception de redevances pour services rendus.
Pour ce faire, la méthode des coûts complets doit être appliquée. Pour répondre à un objectif
de pilotage interne et donc de suivi des coûts directs des entités, des équipements et des
projets, la DGAC a également mis en place un suivi des coûts par centres d’analyse, c’est-
à-dire par entités organisationnelles (établissements et centres de coûts) et par installations
(équipements, matériels ou projets).
La DGAC a fait le choix d’un système d’information de gestion financière intégré (SIGEF),
couvrant les comptabilités budgétaire, générale et analytique.
L’outil est constitué de différents applicatifs, un premier pour la comptabilité budgétaire, un
deuxième pour les comptabilités générale et analytique, un troisième pour la gestion des immo-
bilisations, un quatrième pour la gestion des achats et des stocks. En revanche, les dépenses de
personnel sont traitées hors SIGEF, mais un interfaçage permet d’alimenter le système analytique.
2e section - Fiche 11
110 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 11
Huit missions, qui sont des agrégats d’activités, sont distinguées par le système analytique
de la DGAC : navigation aérienne, outre-mer, sécurité aéronautique, formation aéronautique,
sûreté, infrastructures, transport aérien et divers. Le coût complet de chacune des missions
est calculé en additionnant les coûts des activités opérationnelles la concernant, en incluant
la part des coûts issus des deux activités relais après ventilation.
NIVEAU 1
Clés A 100 % 100 %
Niveau élémentaire
NIVEAU 2
Centre de coûts Installation
Niveau intermédiaire
100 %
Clés C
Clés B
NIVEAU 3 Installation
Installation
Niveau installations «via activité »
100 % Clés D
NIVEAU 4 Activités
Niveau activités de l’établissement
Le niveau 1 (niveau d’affectation des charges) est alimenté directement par les mandats ou
ordonnances.
Les niveaux suivants sont alimentés par déversement des coûts à l’aide des clés.
Le niveau 2 intègre les charges à répartir (pour le fonctionnement courant) qui concernent
plusieurs centres de coûts d’un établissement. Les charges à répartir sont regroupées par
familles et se répartissent, en fonction des familles, selon des clés fondées sur les effectifs,
le réalisé de l’année n-1 ou les surfaces occupées (clés A) ;
Le niveau 3 permet de déterminer le coût des installations à partir des coûts directs (déjà
imputés sur l’installation) et, le cas échéant, du déversement de centres de coûts (clés B) ;
2e section - Fiche 11
Quels outils pour quels besoins ? 1115
Le niveau 4 permet de déterminer le coût des activités par établissement, soit par le déver-
sement des centres de coûts (clés C), soit par le déversement des installations (clés D).
Bibliographie :
- Comptabilité analytique et contrôle de gestion. 1 : calcul des coûts complets. Analyse des coûts
et des marges, C. Goujet, Christiane et Christian Raulet, Dunod (2001) ;
- Comptabilité de gestion : détermination et analyse des coûts : processus 7, P. Nikita, J. Tuszynski,
Nathan Technique (2001).
2e section - Fiche 11
112 Quels outils pour quels besoins ?
2e section - Fiche 11
Quels outils pour quels besoins ? 1135
2e section - Fiche 12
114 Quels outils pour quels besoins ?
Analyse des coûts
Fiche 12
Les coûts prévisionnels et l’analyse des écarts.
1. Définition.
1.1. Coût prévisionnel ou coût préétabli.
Un coût prévisionnel (ou coût préétabli) est un coût calculé à partir des charges estimées à
l’avance. La comparaison des coûts prévisionnels et des coûts historiques ou réels permet
de mettre en évidence un écart, qui peut être ensuite décomposé en écarts élémentaires de
diverses natures. Les coûts préétablis peuvent être de simples prévisions mais ils peuvent
également constituer des coûts de référence, des objectifs à atteindre. Ils auront alors valeur
de norme et constitueront des coûts standards.
Il s’agit donc d’un outil de pilotage permettant de repérer des anomalies, afin d’aider, le cas
échéant, à choisir les actions correctives appropriées.
L’analyse des écarts est réalisée en mettant en évidence la différence entre un budget exécuté
et un budget prévisionnel. L’élaboration du budget prévisionnel et, par la suite, l’analyse
des écarts éventuellement constatés avec le budget exécuté nécessitent préalablement
l’établissement de standards et de coûts standards. Ainsi, un budget annuel de frais directs
et variables (exemple : budget de personnel vacataire rémunéré à l’heure pour traiter des
dossiers d’aide) sera établi de la façon suivante :
• nombre d’heures de travail standard pour traiter un dossier ;
• coût de l’heure de main-d’œuvre ;
• nombre total de dossiers à traiter au cours de la période de référence (année).
Dans le cadre d’un budget de coûts variables et directs (exemples : matières premières,
consommables, main-d’œuvre rémunérée en fonction du volume horaire ou de la prestation…),
l’écart total constaté entre les dépenses réelles et le budget prévisionnel peut avoir trois
causes principales que la méthode d’analyse des écarts permet d’isoler :
• les écarts liés au volume ou à la quantité ;
2e section - Fiche 12
Quels outils pour quels besoins ? 1155
• les écarts de valeur ou de prix ;
• les écarts de réalisation d’activité.
Dans ce cadre, plusieurs types d’écarts peuvent être dégagés puis analysés :
• écarts d’exécution budgétaire : différence entre les dépenses réelles constatées et le
budget prévisionnel ;
• écarts de réalisation d’activité : cet écart valorise la part de l’écart d’exécution budgétaire
due à la seule différence entre l’activité réelle et l’activité standard ;
• écart global sur coûts standards : c’est la différence entre les dépenses réelles et le budget
qui aurait dû être dépensé si le niveau d’activité avait été conforme aux prévisions. Cet écart
peut lui-même ensuite être décomposé en deux sous-écarts, l’un lié aux différences de prix,
l’autre aux différences de quantité (cet écart est également appelé écart sur temps lorsqu’il
s’agit de temps passé et non de volume ou quantité consommés).
Les coûts standards et l’analyse des écarts constituent un élément du système de suivi budgétaire.
En effet, un des objectifs du suivi budgétaire est de s’assurer de la maîtrise des coûts de l’entité,
d’expliquer le cas échéant pourquoi les dépenses réelles ne sont pas conformes aux prévisions
et de déboucher sur des décisions correctives (cf. fiche 4 « Élaboration d’un budget dans le cadre
d’une démarche de contrôle de gestion »).
Analyse des écarts élargie au suivi budgétaire dans le cas d’un budget de coûts variables et
directs (exemples : budget de main-d’œuvre, budget de consommables…)
Écart d’exécution
budgétaire
Écart Écart
sur prix sur quantité
2e section - Fiche 12
116 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 12
La méthode de l’analyse des écarts sur coûts préétablis et/ou coûts standards permet de répondre
aux objectifs suivants :
• parvenir à une gestion contrôlée par la détermination et l’interprétation des écarts pour prendre
des mesures correctives ;
• aider le cas échéant à la fixation des prix ;
• fournir une incitation directe à la recherche de meilleures performances ;
• rapprocher l’analyse de coûts de la démarche budgétaire.
3. Acteurs concernés.
• Les responsables d’un budget ou d’un service à qui reviendra la charge d’expliquer les écarts
observés entre les objectifs fixés et les réalisations.
• La hiérarchie et les responsables de la préparation et de l’exécution budgétaire.
4. Comment faire ?
Trois phases sont nécessaires à la mise en œuvre de la méthode des coûts standards :
• détermination des standards physiques (exemple : nombre d’heures de main-d’œuvre pour traiter
un dossier) ;
• détermination des standards de prix (exemple : coût de l’heure de main-d’œuvre) ;
• détermination des niveaux d’activité prévisionnels (exemple : nombre de dossiers traités).
Les standards utilisables au cours d’une période future peuvent être fondés sur les observations
réelles effectuées au cours des périodes passées :
• derniers coûts réels connus ;
• coûts réels moyens calculés sur une période plus ou moins longue.
Cela suppose que l’activité ne soit pas nouvellement créée et qu’un référentiel ait pu être
constitué.
2e section - Fiche 12
Quels outils pour quels besoins ? 1175
4.2. Coûts idéaux (coûts standards théoriques).
Ces coûts sont calculés à partir de l’analyse théorique de l’objet et du travail nécessaire.
Par exemple, le coût standard de personnel peut être établi à partir de l’évaluation du temps
de travail standard ou jugé acceptable pour remplir une tâche.
Ces coûts sont, à l’instar des coûts idéaux, fondés sur des analyses techniques dont les
résultats sont corrigés pour tenir compte des variations qui résulteront vraisemblablement
des conditions réelles de travail. Les standards ainsi calculés sont des objectifs à atteindre.
• L’activité concernée doit être suffisamment homogène et répétitive pour que la mise en place de
standards puisse s’appliquer.
• Le consensus sur les standards : les standards doivent être négociés, motivés, expliqués et argu-
mentés pour être acceptés par tous les acteurs.
• Les standards doivent être représentatifs de la réalité : ils ne doivent pas être trop ambitieux.
• La relation à une responsabilité et la clarté des causes d’écart : les responsabilités des écarts
doivent être finement déterminées et analysées. Pour cela, la définition des centres de responsabi-
lité et des latitudes des gestionnaires doit être très claire (distinction des écarts contrôlables,
c’est-à-dire pour lesquels la responsabilisation est clairement établie, des écarts non contrôlables).
• La réactivité et la rapidité d’intervention : l’écart n’a d’intérêt que si son constat débouche sur
une action possible dans des délais raisonnables.
6. Exemple.
2e section - Fiche 12
118 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 12
Il peut être décomposé en :
• écart de réalisation d’activité : (800 – 1 000) x 5 heures x 20 e = – 20 000 e ;
• écart global : 96 800 e – (800 x 5 heures x 20 e) = 16 800 e.
Conclusions.
• L’écart d’exécution budgétaire est négatif, ce qui signifie que les dépenses réelles ont été
inférieures au budget prévu. En première analyse, on pourrait conclure que la situation est
donc favorable. Toutefois, une étude plus poussée fait apparaître des sous-écarts défavorables ;
ainsi, le surcoût horaire de rémunération du personnel (800 e) et surtout la productivité moindre
(surcoût de 16 000 e), alors que l’économie par rapport au budget prévu aurait dû s’élever à
20 000 e si les standards de temps et de coût horaire avaient été respectés.
• Cet exemple montre donc l’intérêt d’une décomposition fine des écarts en écarts élémentaires
afin d’en faire ressortir les causes essentielles, leur importance respective, pour pouvoir ensuite
engager un dialogue avec les différents acteurs concernés et en déduire un plan d’action si
nécessaire.
Cette fiche n’a illustré qu’une partie de la problématique de l’analyse des écarts, qui semble être
la plus aisée à mettre en œuvre et la plus directement utilisable pour le secteur public. D’autres
méthodes sont applicables (cf. par exemple l’ouvrage de Claude Cossu ci-dessous référencé).
2e section - Fiche 12
Quels outils pour quels besoins ? 1195
2e section - Fiche 13
120 Quels outils pour quels besoins ?
Analyse des coûts
Fiche 13
La gestion stratégique des coûts.
Remarque liminaire :
La gestion stratégique des coûts est pratiquée par certaines entreprises du secteur concurrentiel.
Compte tenu des difficultés liées à sa transposition aux administrations de l’État, la démarche
n’est donc développée ici qu’à titre d’information, pour autant qu’elle puisse contribuer à l’analyse
des coûts dans le secteur public.
1. Définition.
La gestion stratégique des coûts est essentiellement utilisée dans le secteur concurrentiel, notamment
dans les grandes entreprises privées internationales. Cependant, elle peut trouver un champ
d’application dans le secteur public. En effet, la valeur que l’usager accorde à un service rendu par
une administration de l’État est susceptible de contribuer à la détermination du coût de cette pres-
tation en décidant d’y affecter plus ou moins de ressources. Plus spécifiquement, la démarche est
utile pour certaines décisions stratégiques, comme par exemple la cessation partielle ou complète
d’activités ou l’externalisation.
La gestion stratégique des coûts, qui renvoie à une famille de méthodes, est fondée sur les trois
notions suivantes (1) :
(1) La gestion stratégique des coûts, John K. Shank & Vijay Govindarajan (1995).
2e section - Fiche 13
Quels outils pour quels besoins ? 1215
1.2. Les déterminants des coûts.
Les facteurs qui déterminent les coûts peuvent être d’origine différente :
• le volume de production n’est pas le seul moyen d’expliquer le comportement des coûts
(exemple d’autre facteur : nombre de séries ou de lots) ;
• les coûts doivent être expliqués au regard des choix structurels et des capacités d’exécution
qui déterminent la position concurrentielle de l’organisation.
Une organisation peut parvenir à un avantage concurrentiel durable sur les autres organi-
sations, fondé sur une stratégie de coûts et/ou une stratégie de différenciation, ou les deux
à la fois (2). Le principal objectif de la stratégie de coût est de parvenir à des coûts réduits
par rapport à ceux pratiqués par la concurrence. La stratégie de la différenciation consiste
principalement à différencier le produit/prestation proposé (et ainsi à en augmenter la valeur
réelle ou perçue), afin qu’il soit considéré comme unique par le consommateur.
Ainsi, la capacité d’une organisation à créer un avantage concurrentiel dépend principalement
de sa façon de gérer sa chaîne de valeur par rapport aux chaînes de valeur des autres structures.
L’avantage concurrentiel sur le marché résulte d’une qualité supérieure proposée au client
pour un prix équivalent (la différenciation) ou d’une qualité équivalente pour un prix moins
élevé (avantage en termes de coûts).
L’analyse de la chaîne de la valeur débouche sur des actions stratégiques qui portent sur la
transformation de ces chaînes de valeur. Elles peuvent s’attacher aussi bien à la maîtrise des
coûts des différentes activités constituant cette chaîne qu’à la maîtrise de la valeur qu’elle
apporte au client final (gestion du couple coût-valeur).
Cette analyse de la chaîne est indispensable pour déterminer les leviers d’amélioration de la
qualité ou de la réduction des coûts.
Elle est par ailleurs une première étape essentielle pour comprendre la façon dont une
organisation se positionne dans son secteur. Une fois la chaîne de valeur établie, des choix
stratégiques critiques - comme par exemple faire soi-même ou sous-traiter - se présentent
plus clairement pour chaque activité créatrice de valeur.
2e section - Fiche 13
122 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 13
2. Les utilisations possibles.
La gestion stratégique des coûts peut permettre d’éclairer un certain nombre de décisions
stratégiques qui auront des conséquences directes dans le processus de création d’un produit ou
d’une prestation, selon que l’on choisira de s’intéresser aux processus clés qui « apportent » de la
valeur ou aux coûts engendrés par ce niveau de valeur.
L’analyse de la chaîne de valeur et l’identification des variables essentielles à maîtriser constituent
des notions structurantes pour organiser la démarche de pilotage d’une organisation. Elles seront
présentes dans la définition du système de pilotage : pilotage des centres de responsabilité, des
processus, des produits. Ainsi défini, le système de pilotage facilitera l’élaboration et le suivi de la
stratégie de l’organisation.
L’analyse de la chaîne de valeur nécessite que les systèmes comptables et d’information soient
bien adaptés à cette logique : souvent les systèmes de comptabilité de gestion ne correspondent
ni aux découpages stratégiques (unités stratégiques) ni aux activités identifiées dans le cadre de
l’analyse de la valeur.
En effet, le rôle du système de comptabilité analytique dans une organisation devrait contribuer à
faciliter la formulation et la mise en œuvre de la stratégie suivant un processus cyclique :
• formuler des stratégies avec des données comptables ;
• les diffuser dans toute l’organisation ;
• définir les tactiques et les mises en œuvre ;
• créer et appliquer des systèmes de contrôle.
3. Acteurs concernés.
Les gestionnaires des services concernés qui devront prendre des décisions relatives aux coûts,
notamment, et qui sont responsables et autonomes quant au fonctionnement de leur structure.
2e section - Fiche 13
Quels outils pour quels besoins ? 1235
4. Comment faire ?
• Définir précisément le degré de finesse attendu de l’analyse de la chaîne de valeur (quel degré
d’analyse ? jusqu’à quel niveau ? quels coûts ?).
• Cette méthode est relativement complexe à mettre en œuvre et nécessite surtout d’être réalisée
effectivement dans un contexte concurrentiel ou tout au moins de disposer de structures qui réalisent
les mêmes tâches ou qui ont des chaînes de valeur dont les problématiques et les produits finis
sont relativement proches.
Dans le secteur public, il est difficile de déterminer un prix de marché. En revanche, il est possible
de définir les coûts qui sont liés à chacune des activités de la structure. De ce fait, la gestion
stratégique des coûts se conçoit plus facilement dans une optique d’analyse comparative
(benchmarking) par rapport à des organisations nationales ou internationales produisant les
mêmes prestations.
2e section - Fiche 13
124 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 13
6. Pour aller plus loin…
Dans le secteur marchand, la démarche part des prix du marché pour arriver à mettre en
évidence les coûts à ne pas dépasser dans la réalisation d’un produit ou d’une prestation en
raison d’une contrainte extérieure (le marché). Ce prix du marché permet de déterminer le
prix de vente concurrentiel. Ce prix de vente est une prévision que l’entité ne contrôle pas,
mais qui s’impose à elle. Le coût cible est la différence entre le prix de vente concurrentiel et
la marge attendue. Le coût cible est donc une contrainte imposée aux concepteurs par le
management.
2e section - Fiche 13
Quels outils pour quels besoins ? 1255
L’adaptation de cette démarche au contexte particulier des administrations de l’État pose le
problème de la fixation d’un «prix» de référence, à défaut de disposer d’un prix fixé par le marché.
Ce prix de référence pourrait être déterminé à partir du prix que les usagers sont susceptibles
de payer pour la prestation considérée (avec ou sans contribution de la collectivité) ou d’une
référence fournie par l’analyse comparative d’organisations semblables ou d’une contrainte
imposée par l’allocation budgétaire. La marge pourrait être considérée comme nulle.
Au-delà des difficultés liées à la transposition d’une méthode issue du secteur concurrentiel, la
démarche du « coût cible » peut contribuer à l’analyse des coûts dans les administrations de
l’État. Son intérêt réside aussi dans les démarches de management associées (questionnement
sur les coûts, recherche d’améliorations, etc.).
• Définir le prix de « vente » cible : dans le secteur marchand et sauf monopole, ce prix est
imposé par le marché. Dans le cas des administrations, il pourrait s’agir du prix que les
usagers sont susceptibles de payer ou qu’ils peuvent payer (en tenant compte de la part que
la collectivité est prête à prendre à sa charge), ou d’une référence fournie par l’analyse
comparative d’organisations semblables ou d’une contrainte imposée par l’allocation budgétaire.
• Fixer une marge : cette marge n’a pas d’objet dans le cadre des administrations de l’État.
• En déduire le coût cible : en l’absence de marge, ce coût cible tend vers le prix de référence
retenu.
• Calculer le coût estimé du produit ou de la prestation : ce coût est calculé à partir des
gammes et des nomenclatures en additionnant les coûts variables de production (matières,
machines, main-d’œuvre) et un certain nombre de frais indirects. N’inclure que les coûts
indirects influencés par les choix de conception, par exemple les frais de logistique qui
augmentent avec la complexité des produits.
• Réduire l’écart entre coût cible et coût estimé : recourir à l’analyse comparative, à l’analyse
de la valeur, à la comptabilité par activité (pour identifier les coûts cachés ou ignorés
jusqu’alors).
• Définir les différentes hypothèses permettant de calculer le coût moyen (volumes prévi-
sionnels, règles d’amortissement des dépenses non récurrentes).
• Définir le contenu du coût cible, c’est-à-dire des éléments de charges qui sont pris en
compte (notamment, problème des coûts indirects).
2e section - Fiche 13
126 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 13
Schéma résumant la démarche du « coût cible »
?
Quel coût assuré pour atteindre un seuil précis
de profitabilité (3), compte tenu de l’état du marché
et de la concurrence ?
2e section - Fiche 13
Quels outils pour quels besoins ? 1275
2e section - Fiche 14
128 Quels outils pour quels besoins ?
Analyse des coûts
Fiche 14
Le calcul des coûts fondé sur les activités
(activity based costing- ABC).
1. Définition.
Piloter la performance implique de disposer des éléments les plus pertinents sur les coûts.
La méthode d’analyse des coûts fondée sur les activités (activity based costing - ABC) considère l’entre-
prise ou la structure sous l’angle des processus mis en œuvre qui concourent à la réalisation et à la
distribution des produits et services. On appelle processus un ensemble d’activités concourant à un
même objectif et relevant généralement de responsables différents (exemple : les chefs de plusieurs
centres de responsabilité). Pour cette raison, les processus sont qualifiés de transverses. La méthode ABC
repose donc sur une vision transversale qui fait abstraction des fonctions et des centres de respon-
sabilité, plusieurs centres de responsabilité pouvant contribuer à la réalisation d’un même processus.
La méthode ABC permet une meilleure allocation des coûts aux produits en affectant des charges
aux activités et pallie les dérives observées dans le cadre de mise en œuvre de comptabilité
analytique « classique » (cf. méthodes de calcul des coûts exposées dans les fiches précédentes).
Elle permet en outre d’analyser les processus transverses difficilement identifiables dans le cadre
des centres de responsabilité.
Aux notions de coûts complets et coûts directs, elle substitue celle de coût traçable. On appelle
coûts traçables aux produits des coûts que l’on sait soit affecter directement aux produits, soit
imputer aux produits sur la base d’une unité d’œuvre non arbitraire (Lorino, 1997).
La méthode ABC permet en outre de mieux refléter la composition des coûts. Elle propose
notamment une répartition plus pertinente des coûts indirects que ne le permet la méthode des
centres d’analyse (cf. fiche 11 « Méthode des coûts complets »), alors que ces coûts indirects
représentent une part importante des coûts totaux.
La méthode ABC met à disposition des décideurs les informations adaptées à une nouvelle forme de
pilotage et de management par les activités, l’activity based management (cf. fiche 8 « Segmentation
stratégique des activités et management par les activités »).
La méthode ABC n’a pas comme finalité la simple détermination des coûts des activités. Elle permet
également :
• d’identifier la valeur ajoutée dans les processus en confrontant le coût d’une activité avec la
valeur qu’elle contribue à créer (au sens de la gestion stratégique des coûts). Elle apporte par
conséquent des éléments d’analyse pour les choix d’externalisation ou de réduction d’activités ;
• d’améliorer l’efficience en offrant des éléments de comparaison (analyse comparative - bench-
marking) ;
• d’agir sur les facteurs explicatifs de la formation des coûts.
2e section - Fiche 14
Quels outils pour quels besoins ? 1295
La méthode ABC est plus particulièrement utilisée lorsque la part des charges indirectes est élevée,
lorsque les coûts de développement des produits ou prestations sont importants alors que leur
durée de vie est courte, car elle apporte une vision plus réaliste des coûts.
En effet :
• les charges indirectes par rapport aux produits seront imputées sur les activités. Or la plupart
des charges indirectes par rapport aux produits sont directes par rapport aux activités ;
• les coûts des activités seront imputés sur les processus sur la base d’inducteurs clairs et pertinents
(un inducteur pouvant être défini comme un facteur causal et explicatif de la formation des coûts) ;
• la méthode ABC supporte mieux les changements d’organigramme puisqu’elle s’appuie sur les
processus, par nature plus stables que les structures organisationnelles ;
• elle facilite la communication interne puisqu’elle utilise le langage et la logique des opérationnels.
Enfin, son usage n’est pas exclusif de celui des autres systèmes de calcul des coûts.
3. Acteurs concernés.
Les administrations doivent disposer de moyens d’évaluer les coûts de leurs activités dans le cadre
de la loi organique relative aux lois de finances (rapport annuel de performance, etc.) et d’éléments
fiables pour le pilotage stratégique.
La méthode ABC concerne d’abord les contrôleurs de gestion, mais aussi les chefs de projet en
leur offrant une vision globale des processus qu’ils gèrent. Elle implique aussi les opérationnels,
qui sont les seuls capables de décrire les activités et qui seront les premiers utilisateurs du système.
4. Comment faire ?
La méthode ABC repose sur le principe selon lequel « les produits consomment des activités et les
activités consomment des ressources ». Des inducteurs de coût (ou de ressource) permettent
de ventiler les ressources vers les activités. Des inducteurs d’activité répartissent le coût des
activités entre les produits.
Inducteurs Inducteurs
de ressource d’activité
PRODUITS
RESSOURCES ACTIVITÉS
SERVICES
2e section - Fiche 14
130 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 14
La compréhension du fonctionnement interne de l’entreprise ou de l’administration est le préalable
à la mise en place du contrôle de gestion. Dans le cas de l’adoption d’un système ABC, elle doit
être complétée par une analyse fine des activités et des processus de production.
Direction générale
5. Points de vigilance.
La mise en place d’un système d’analyse de type ABC doit être guidée par le pragmatisme,
en rapprochant les enjeux pour l’administration concernée du coût de la méthode. L’ABC est
en effet coûteuse, car plus complexe à mettre en œuvre que la comptabilité analytique classique,
en raison notamment de l’analyse approfondie qu’elle requiert. Le recours à la méthode ABC doit
apporter une véritable plus-value et ne pas répondre à un simple effet de mode. Elle doit s’appuyer
sur des systèmes d’information fiables et performants.
D’un point de vue méthodologique, la mise en place de l’ABC peut être expérimentée sur un site
pilote qui bénéficie d’une certaine autonomie, en s’appuyant sur l’organisation existante.
2e section - Fiche 14
Quels outils pour quels besoins ? 1315
6. Exemple : élaboration d’un tableau de bord de suivi de gestion
des établissements publics nationaux - Ministère de la jeunesse
et des sports.
6.1. Contexte.
6.2. Dispositif.
La mise en œuvre de ces tableaux de bord concerne les établissements publics suivants :
• 23 centres d’éducation populaire et de sport (CREPS) :
- ils dispensent des formations relatives aux métiers du sport et de l’animation ;
- ils contribuent à la promotion du sport de haut niveau ;
2e section - Fiche 14
132 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 14
• 5 écoles et instituts nationaux :
- ils constituent les établissements de formation et de promotion du ministère.
Ressources
Inducteurs de ressource
Activités accomplies
par l’organisation
Connaissance des
Amélioration
coûts des prestations
des performances
de service public
2e section - Fiche 14
Quels outils pour quels besoins ? 1335
Un exemple de processus : former et délivrer des diplômes d’État
Agréer les
Analyser les Organiser
formations Participer aux
besoins de les épreuves
professionnelles formations
formation et les jurys
diplômantes
Résultat
Processus
Tâche
Bibliographie :
- Ravignon, Bescos, Joalland, Le Bourgeois & Maléjac, La méthode ABC, piloter efficacement
une PME, éditions d’Organisation, 2001 ;
- Philippe Lorino, Méthode et pratiques de la performance, éditions d’Organisation, 2001 ;
- Henri Bouquin, Le contrôle de gestion : contrôle de gestion, contrôle d’entreprise, PUF, 2001 ;
- Michel Charpentier & Philippe Grandjean, Secteur public et contrôle de gestion,
éditions d’Organisation, 1998.
2e section - Fiche 14
134 Quels outils pour quels besoins ?
2e section - Fiche 14
Quels outils pour quels besoins ? 1355
2e section - Fiche 15
136 Quels outils pour quels besoins ?
Analyse des coûts
Fiche 15
Le système des prix de cession interne.
1. Définition.
Les orientations actuelles ou récentes de la gestion publique (par exemple, le développement des
centres de responsabilité ou la pratique des budgets globalisés) et plus généralement le nouveau
cadre défini par la loi organique relative aux lois de finances (LOLF) visent à accroître la responsa-
bilisation et l’autonomie des gestionnaires en contrepartie d’une transparence sur les coûts et les
performances.
Or un centre de responsabilité (cf. fiche 7) peut bénéficier d’une prestation fournie par
un autre centre. Par ailleurs, les principes d’autonomie et de transparence imposent de connaître
le coût de toutes les prestations dont peut bénéficier le chef d’un centre de responsabilité ou
un responsable quel qu’il soit. Les prix de cession interne permettent précisément de valoriser
les échanges de prestations ou de produits au sein de l’administration (exemple : valorisation des
prestations fournies par un service informatique ou un service logistique, d’entretien des véhicules
ou des bâtiments…).
On appellera donc ici « prix de cession interne » (PCI) la valorisation d’une transaction (fourniture
de produit, de prestation de services, etc.) entre deux entités de l’administration ou entre deux
centres de responsabilité.
La mise en œuvre d’un système de prix de cession interne intègre la définition préalable des
centres de responsabilité et de leur degré d’autonomie, ainsi que la détermination des prix eux-mêmes
et des modalités de la régulation du système en conformité avec la stratégie globale de l’organisation.
Un système de prix de cession interne doit contribuer à la réalisation de deux objectifs qui sont en
tension permanente l’un par rapport à l’autre :
• la motivation des responsables des centres (mesure de la performance) ;
• l’optimisation et la cohérence des décisions stratégiques et économiques.
• Valoriser une transaction entre deux services de l’administration (exemple : entre deux centres
de responsabilité).
Cette transaction peut porter sur la fourniture de produits, de prestations de services, mais aussi
sur la mise à disposition de personnel.
• Facturer une prestation fournie par un service « soutien » à une direction opérationnelle.
• Dans l’hypothèse d’une externalisation, fournir des éléments d’appréciation (comparaison du
coût d’une solution interne à l’administration et du coût d’un « approvisionnement » sur le marché).
2e section - Fiche 15
Quels outils pour quels besoins ? 1375
Par ailleurs et indirectement, l’utilisation et la mise en œuvre d’un système de PCI auront pour
conséquences :
• la mesure d’un type de performance des centres de responsabilité ;
• la motivation des acteurs au sein des centres par l’appropriation d’un résultat dont ils seront
responsables ;
• etc.
3. Acteurs concernés.
Toutes les administrations dans le cadre de leurs échanges de produits, de prestations et de moyens.
4. Comment faire ?
La détermination d’un système de prix de cession interne nécessite de s’interroger en amont sur
les points suivants :
• quel modèle de prix de cession interne adopter ?
• quels prix de cession adopter ?
• qui détermine les prix de cession interne ?
• quel est le degré d’autonomie des centres de responsabilité concernés (exemple : centre de
coûts ou de profit ?) ?
• comment anime-t-on le système pour préserver l’organisation d’un certain nombre de risques
identifiés plus loin ?
Plusieurs techniques sont possibles pour déterminer un prix de cession interne. Ne sont présentées
ici que les méthodes qui semblent exploitables dans le contexte particulier des administrations de
l’État. On distingue traditionnellement deux méthodes :
• la détermination du PCI en référence à des coûts ;
• le calcul du PCI en référence à des prix du marché.
2e section - Fiche 15
138 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 15
4.1. Fixation du PCI en référence à des coûts.
Il s’agit de déterminer quels sont les coûts à intégrer dans le calcul du PCI. Autrement dit, quels
coûts du centre prestataire doivent être reportés et supportés par le centre client via le PCI ?
• On peut incorporer au PCI uniquement les coûts directs, rattachables sans contestation à
la prestation fournie (exemple : le coût d’une pièce détachée quand le service prestataire
est un centre d’entretien automobile).
• Il peut aussi sembler cohérent d’incorporer au PCI une partie des frais fixes supportés par le
centre prestataire. Pour poursuivre avec l’exemple du centre d’entretien, il faudra incorporer
au PCI une part des charges d’électricité, des charges de chauffage et des coûts de personnel.
• La solution peut être finalement de fixer le PCI en fonction d’un coût standard, qui se
rapproche du coût complet, afin de respecter le principe de transparence des coûts.
On comprendra que la fixation d’un PCI n’est ni évidente ni neutre. Concrètement, elle
nécessite le plus souvent des négociations et l’arbitrage de la direction générale coiffant les
deux centres, de façon que les intérêts particuliers de chaque centre n’entrent pas en contra-
diction avec l’intérêt général de l’administration et du service public.
Il s’agit de calculer le PCI à partir du prix pratiqué dans le secteur concurrentiel pour une
prestation de nature équivalente. Cette solution n’est pas, par définition, envisageable dans
tous les cas. Par ailleurs, les prix du marché incluent une marge qui assure la rentabilité de
l’entreprise. Néanmoins, la comparaison entre le prix du marché et les coûts annoncés par
2e section - Fiche 15
Quels outils pour quels besoins ? 1395
le centre prestataire, lorsqu’elle est pertinente et possible, fournit des éléments intéressants,
par exemple dans l’hypothèse d’une externalisation.
Quelle que soit la méthode retenue, il est utile de garder à l’esprit que la fixation des PCI
reflète souvent les intentions stratégiques de la direction générale, à commencer par la
volonté de préserver certaines activités (« faire » plutôt que « faire faire »).
La mise en place d’un système de PCI comporte des risques que l’organisation doit anticiper
et gérer.
• Risque d’incohérence entre l’intérêt général de l’administration (prise dans son ensemble) et des
différentes entités qui la constituent.
Il faut notamment éviter que la fixation des PCI ne débouche sur des conflits internes qui mono-
polisent l’attention des centres de responsabilité et celui de la direction générale.
2e section - Fiche 15
140 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 15
6. Exemple : mise en place d’un système de prix de cession interne
par les secrétariats généraux de l’administration de la police (SGAP).
6.1. Contexte.
Système de refacturation interne utilisé par le SGAP de Versailles pour les prestations fournies
par ses ateliers d’entretien automobile aux services de police des quatre départements de
son ressort (chap. 34-41).
Remarque : les budgets des services locaux de la police nationale sont globalisés depuis 1992.
6.2. Dispositif.
2e section - Fiche 15
Quels outils pour quels besoins ? 1415
2e section
142 Quels outils pour quels besoins ?
2e section
2e section
Quels outils pour quels besoins ? 1435
2e section - Fiche 16
144 Quels outils pour quels besoins ?
Indicateurs et tableaux de bord
Fiche 16
Les indicateurs et la mesure de la performance
(définition, typologie et mise en œuvre).
1. Définition.
Un indicateur est une représentation chiffrée d’un phénomène qu’on veut mettre sous contrôle.
Plus spécifiquement en matière de gestion publique, un indicateur est une donnée (nombre, cotation,
évaluation…) permettant d’objectiver une situation, d’en rendre les caractéristiques lisibles et
interprétables. Un indicateur est nécessairement quantitatif : il l’est soit naturellement parce que
rendant compte d’une donnée directement mesurable, soit s’il rend compte d’une donnée qualitative
parce qu’il repère cette donnée sur une échelle de valeur.
2. Les apports.
2e section - Fiche 16
Quels outils pour quels besoins ? 1455
Terminologie : efficience et efficacité ; résultat et réalisation.
L’usage a progressivement répandu une terminologie approximative dans laquelle un même terme
peut désigner deux concepts différents ou une même idée être traduite par deux termes différents,
ce qui introduit des confusions et des malentendus. Ainsi dans le premier cas se trouve le terme
de résultat, qui dans le langage commun désigne tantôt la résultante de l’action (production, ou
impact sur le milieu), tantôt la valeur prise par un indicateur par rapport à la cible qu’on s’était fixée
(la réalisation), tantôt même tout simplement la performance dans l’expression « la budgétisation
par les résultats ». Ainsi encore dans le second cas se trouve l’idée d’utilisation optimale des
moyens par rapport aux réalisations obtenues, rendue tantôt par efficience, tantôt par efficacité de
gestion, alors que les sciences de la gestion ont défini l’efficacité comme la mesure de l’atteinte
des cibles par les réalisations.
La terminologie retenue sur le plan interministériel élimine ces ambiguïtés en faisant correspondre
à un terme un concept et un seul : « résultat » désignera dans ce document le produit de l’activité
des administrations. Il sera « intermédiaire » s’il s’agit de la production du service concerné,
« final » s’il s’agit des effets sur le milieu. Ce qu’on réalise par rapport aux objectifs (le troisième
sommet du « triangle du contrôle de gestion ». Cf. fiche 2 « Définition du contrôle de gestion ») est
une « réalisation ».
2e section - Fiche 16
146 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 16
2.3. Les indicateurs d’activité ou de production.
Ils sont destinés à mesurer le résultat direct du processus productif du service, ce qu’on
nomme résultat intermédiaire par rapport au résultat final. On distingue à cet égard les
indicateurs d’activité (nombre d’heures de cours dispensées, par exemple dans le domaine
de l’éducation) des indicateurs de production (nombre de diplômés sortis du système éducatif,
pour reprendre le même domaine). C’est ce que les Anglo-Saxons nomment « output ».
• Le résultat final. Quel est le bénéfice final de l’action de l’État ? Il s’agit d’appréhender la
conséquence finale des actions sur l’environnement économique et social, la mesure des
bénéfices servant à éclairer la valeur de la politique menée. C’est la comparaison de la situation
de la société avec les objectifs que l’on s’est fixés en la matière, qui permet d’apprécier ce
résultat final. Se rapproche-t-on ou non (et pourquoi) des situations que l’on voulait
atteindre ? Cette approche de la performance est celle qui cherche à répondre aux questions
du citoyen et du législateur en rendant compte de l’aptitude des politiques publiques à
atteindre leurs finalités (pour tant est qu’on en ait fixées explicitement, comme il convient dans
une démarche de performance). On voit bien que les indicateurs d’activité ou de production
(résultat intermédiaire) étaient insuffisants pour savoir si le service travaille « bien » : il ne suffit
pas de beaucoup travailler, il faut travailler utilement. C’est ce que les Anglo-Saxons nomment
« impact » ou « outcome ».
L’activité d’un service peut être totalement ou seulement partiellement à l’origine de l’évolution
du milieu sur lequel il agit. Cette question est très importante dans la perspective du dialogue
de gestion entre niveaux hiérarchiques, de la contractualisation et de la responsabilisation
que ces démarches entraînent : si la contractualisation doit se fonder sur la performance
et non sur les seuls résultats intermédiaires, elle ne doit pas aboutir à rendre un service
responsable de résultats finaux qu’il ne pourrait maîtriser ; il s’agit bien en l’occurrence
d’un choix stratégique des managers, que de déterminer ce dont ils seront comptables.
On distingue donc les caractéristiques de milieu qui résultent principalement de l’activité du
service - indicateurs d’impact - de celles qui ne sont qu’en partie imputables à l’activité du
service - indicateurs d’effet.
Ces indicateurs de résultat final peuvent être : niveau de richesse, niveau de connaissances
des élèves, taux de chômage… Selon le cas, ils relèveront de l’impact ou de l’effet :
par exemple le nombre de morts sur les routes ne résulte certainement pas seulement de
l’entretien routier, mais aussi de la présence policière, de l’éducation des conducteurs,
des pratiques de consommation d’alcool et de drogue… pour une DDE, cet indicateur
typiquement de résultat final ne sera probablement pas un impact mais un effet (terme qui a
été choisi en l’absence de référence évidente pour ce concept nouveau, mais qui évoque
l’effet donné à une balle au tennis, dont le trajet est infléchi et non totalement déterminé par
le fait de la « couper ») ; en revanche, pour l’ensemble du gouvernement, l’indicateur sera bien
un impact de sa politique de sécurité routière. Cela étant, la décision d’être comptable ou
non d’un indicateur de ce type relève bien d’une décision stratégique : lorsque la direction
générale des impôts accepte de s’engager dans sa contractualisation avec la direction
du budget sur le taux de déclaration spontanée des contribuables, alors qu’à l’évidence
la politique de contrôle fiscal ne détermine pas complètement cette donnée, il donne à cet
indicateur, conformément à sa stratégie, le statut d’indicateur d’impact.
2e section - Fiche 16
Quels outils pour quels besoins ? 1475
• La qualité du service rendu : quel que soit le degré de proximité entre le service prestataire
et l’usager (client interne ou externe), la qualité doit être un objectif en soi dans la perspective
de la généralisation des engagements de service décidée par le comité interministériel à la
réforme de l’État (CIRE) de 2000 et en cours de réalisation. La qualité se mesure sous l’angle
de la satisfaction exprimée par les usagers et dans l’optique du respect de procédures
préalablement déterminées : d’où les deux types d’indicateurs correspondants, ceux de
satisfaction des usagers et ceux de la qualité des process, les seconds n’étant en fait
qu’un intermédiaire pour que les premiers soient optimaux.
L’utilité de consacrer au sein de la performance un développement propre à la qualité tient
au fait que les progrès dans ce domaine résultent de démarches spécifiques, dont il doit être
tenu compte : analyse des besoins conduisant à la définition de critères de qualité, fixation
de standards ou de cibles, déploiement d’outils de mesure. Si toutes les attentes des usagers
ne doivent pas être forcément et systématiquement prises en compte - elles peuvent être
parfois contradictoires entre elles ou avec les contraintes éditées par le législateur -, il est
indispensable de les prendre en considération afin de se prémunir contre le risque d’un
niveau de service qui serait jugé inacceptable par son destinataire. En outre, redonner sa
place au citoyen qu’est aussi en général l’usager fait partie des éléments centraux de la
réforme de l’État et contribue à renforcer la motivation des agents du service public.
Ces indicateurs peuvent être par exemple : délai d’attente, temps de réponse, taux d’erreur,
niveau de satisfaction de l’usager, etc.
Ces indicateurs ressortissent à une notion proche de celle de performance et sont souvent
classés avec les précédents, mais leur nature est néanmoins très différente et ils relèvent par
essence du pilotage. Dans la mesure où l’efficacité est bien dans le triangle de la gestion le
rapport entre les réalisations et les cibles d’objectif qui ont été définies, ils mesurent le taux
d’atteinte des cibles (ce sont donc par nature des ratios). En ce sens, on peut avoir la mesure
de l’efficacité en matière de qualité, tout aussi bien qu’en matière d’efficience ou d’impact,
ou de n’importe quoi pour lequel on fixerait des objectifs. On voit bien qu’à la limite l’efficacité
de la gestion pourrait être la manière dont globalement la conduite du service permet
d’atteindre les objectifs définis, en mesurant cela par exemple avec un indicateur synthétique
pondérant les divers indicateurs de performance, mais pas l’efficience en soi, même s’il existe
une efficacité en matière d’efficience.
2e section - Fiche 16
148 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 16
3. Acteurs concernés.
L’ensemble de la chaîne hiérarchique est concerné, bien que chaque acteur ait un rôle propre.
Tout responsable a une fonction pour le choix de la stratégie et des orientations qui en résultent
pour les échelons subordonnés, dans le respect des orientations reçues de l’échelon supérieur :
• déclinaison et traduction des missions en actions ;
• construction après concertation de la stratégie et des politiques à mettre en œuvre ;
• fixation des objectifs d’action et des cibles associées ;
• allocation des moyens en fonction de ces objectifs ;
• suivi et analyse.
Les gestionnaires ont la responsabilité de la mise en œuvre des actions. Cela recouvre :
• la collaboration à la fixation d’objectifs réalistes, ce qui signifie une capacité d’analyse de leur
service (forces et faiblesses, compétences, ressources…) ;
• la mise en place des outils de recueil de l’information destinée à alimenter le système de mesure,
à partir de la base de données de gestion ;
• le suivi régulier de l’activité et des performances ;
• la sensibilisation dans le service à l’importance de la mesure des performances et la diffusion de
la culture de performance ;
• l’analyse et la mise en perspective des réalisations.
L’ensemble des acteurs doit s’être approprié les outils afin de participer activement au retour
d’information vers le gestionnaire et vers les responsables de niveau supérieur.
4. Comment faire ?
• La direction détermine la stratégie ainsi que les orientations à donner aux missions.
• En premier lieu, un dialogue entre tous les niveaux hiérarchiques sur la traduction des missions
doit s’instaurer au sein de la structure ou du service pour prendre la mesure des différentes
actions qui découlent des missions.
• Ce dialogue est essentiel pour faciliter l’appropriation par tous les agents de la structure ou du
service des enjeux que recouvrent les actions et de l’intérêt d’améliorer les performances.
• La fixation des objectifs est la conséquence du dialogue qui doit se nourrir des informations
collectées (le système d’information sur lequel reposent les discussions est primordial).
• Les indicateurs de performance sont alors définis en fonction des objectifs à atteindre ; ils doi-
vent permettre la mesure des performances atteintes.
• Le suivi et l’analyse de ces réalisations, alimentés par les informations recueillies, permettent
à la direction et aux gestionnaires de mettre en regard objectifs et réalisations pour mesurer
l’efficacité et de redéfinir, recentrer au besoin, les objectifs et cibles d’un programme.
2e section - Fiche 16
Quels outils pour quels besoins ? 1495
Les indicateurs doivent respecter un certain nombre de critères (cf. « rapport Weiss ») :
• être lisibles, compréhensibles, clairs, immédiatement interprétables ;
• être pertinents ;
• être disponibles à un coût compatible avec les bénéfices attendus de leur usage ;
• être fiables, précis, contrôlables ou « auditables » ;
• être disponibles au cours du temps dans les mêmes conditions ;
• être synthétiques et sélectifs.
• Dans la mesure de la performance, l’un des points-clés est le cheminement qui mène jusqu’au
choix d’un indicateur : définition de la mission, de la stratégie, des objectifs, et enfin identification
des indicateurs significatifs.
• Il n’y a pas d’indicateurs en soi, pas plus qu’il n’y a de mesure ou d’analyse d’une performance
en soi. Les indicateurs ne répondront aux attentes que si, en amont, une réflexion a été menée
en termes de stratégie, d’orientations et d’objectifs à atteindre, et si les actions ont été identifiées
et réparties selon leur priorité. En ce sens, un indicateur n’a de sens que s’il est l’illustration d’un
objectif et s’il permet de documenter celui-ci par des cibles (valeur cible de l’indicateur).
• Le mode de collecte des informations destinées à faire vivre les indicateurs, ainsi que les modalités
de compte rendu (fréquence, destinataires…), sont également essentiels pour la fiabilité et
l’accessibilité des données de pilotage.
• Enfin, il ne faut pas perdre de vue que l’établissement des indicateurs est lié à l’exercice de
planification stratégique auquel doivent se livrer les centres de responsabilité et les ministères.
2e section - Fiche 16
150 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 16
- Revue « Politiques et management public », Numéro spécial « Le management public et la mesure
des lettres aux chiffres », volume 18, n° 4, décembre 2000 ;
- H. Guillaume, G. Dureau, F. Silvent, Inspection générale des finances, «Mission d’analyse comparative
des systèmes de gestion de la performance et de leur articulation avec le budget de l’État »,
Rapport de synthèse, ministère de l’économie, des finances et de l’industrie, février 2000 ;
- L’utilisation d’indicateurs de performance dans l’Union européenne, perspectives d’une comparaison
internationale des performances, ministère des finances, Autriche, 1998 ;
- P. Knoepfel, F. Varone, «Mesurer la performance publique: méfions-nous des terribles simplificateurs»,
in la Revue « Politiques et management public », volume 17, n° 2, juin 1999 ;
- Journée d’étude « Mesurer la performance dans le dialogue au citoyen », Colloque de l’Institut de
management public ;
- Pierre Voyer, « Un regard critique sur l’utilisation d’indicateurs pour mesurer la performance et la
proposition d’une approche instrumentale des tableaux de bord », dans Michèle Guay,
Performance et secteur public, Presses de l’Université du Québec, 1997 ;
- S. Helgason, PUMA Committee, OCDE, « Performance management Practices in OECD countries »,
1997.
Par ailleurs, et c’est un point essentiel, les indicateurs de performance sont trop peu souvent
considérés comme un moyen de communication de l’administration vers l’usager et le citoyen.
Certains indicateurs peuvent aussi aider à préciser les engagements de service.
2e section - Fiche 16
Quels outils pour quels besoins ? 1515
Or deux articles de la Déclaration des droits de l’homme et du citoyen de 1789 (articles 14 et 15)
instituaient déjà la notion de transparence de la gestion publique et la nécessité pour l’adminis-
tration de rendre des comptes aux citoyens.
« Les citoyens ont le droit de constater, par eux-mêmes ou par leurs représentants, la nécessité
de la contribution publique, de la consentir librement, d’en suivre l’emploi et d’en déterminer
la quotité, l’assiette, le recouvrement et la durée. »
« La société a le droit de demander compte à tout agent public de son administration ».
Aujourd’hui, cette nécessité de rendre compte et de mesurer les réalisations par rapport aux
objectifs tient en partie à l’obligation d’expliciter des choix de politiques publiques à l’intention de
citoyens plus exigeants dans un contexte budgétaire moins favorable et un environnement plus
concurrentiel. Dans le contexte actuel, les administrations publiques doivent donc être plus
performantes. Cette exigence s’inscrit parfaitement dans le principe de transparence réaffirmé
dans la loi organique relative aux lois de finances du 1er août 2001.
La présente typologie est ordonnée sur le fondement des éléments de contexte, qui
s’imposent au service utilisateur d’indicateurs, pour aller jusqu’aux conséquences de
l’action de celui-ci, en passant par l’analyse de son activité propre. Elle part des attentes de
l’usager et aboutit à la mesure de sa satisfaction. Les indicateurs se construisent dans le
cadre d’une démarche de pilotage (cibles/moyens/mesures de réalisation) constitutive du
contrôle de gestion ; ils puisent les éléments de mesure dans un système d’information. Les
indicateurs à partir des indicateurs d’impact dans la liste ci-dessous sont des indicateurs
de performance.
1 - Indicateurs d’environnement :
Caractérisent le contexte d’action du service.
- Indicateurs de préférences :
Expriment les attentes de l’usager du service.
- Indicateurs de situation :
Caractérisent le milieu physique, humain et socio-économique du service.
2e section - Fiche 16
152 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 16
2 - Indicateurs de moyens :
Traduisent la disponibilité, l’affectation ou la consommation de moyens humains, matériels ou
financiers pour une activité du service ; peuvent par ratio mesurer l’allocation des moyens aux
agents ou au milieu.
5 - Indicateurs d’efficience :
Traduisent le rapport entre les réalisations obtenues et les moyens consacrés à l’action du
service.
6 - Indicateurs d’efficacité :
Les indicateurs de résultats intermédiaires ou finals, de qualité, voire d’efficience, doivent
dans une démarche de contrôle de gestion recevoir une valeur cible qui décline l’objectif
recherché. Le rapport entre les réalisations obtenues et la cible fixée mesure l’efficacité.
7 - Indicateurs de qualité :
Traduisent les conditions dans lesquelles a lieu l’action du service.
- Indicateurs de process :
Mesurent la conformité des modes de fonctionnement du service à son référentiel d’action,
ce qui renvoie à la notion de norme distinguée de la cible.
- Indicateurs de satisfaction :
Mesurent vis-à-vis de l’action du service la satisfaction du destinataire de la production, ou
celle du personnel, ou celle du fournisseur.
L’affectation d’un indicateur à un type donné dépend essentiellement des objectifs stratégiques
du service utilisateur, un même indicateur pouvant pour un autre service relever d’un autre type.
La mesure d’un indicateur peut être directement quantitative ou résulter d’un classement
qualitatif ; elle peut être une valeur absolue ou un ratio.
2e section - Fiche 16
Quels outils pour quels besoins ? 1535
2e section - Fiche 17
154 Quels outils pour quels besoins ?
Indicateurs et tableaux de bord
Fiche 17
Les tableaux de bord : définition et processus d’élaboration.
1. Définition.
Un tableau de bord est un ensemble d’indicateurs, à un niveau suffisamment agrégé, à destination
des responsables quel que soit leur niveau hiérarchique (directeurs et sous-directeurs d’adminis-
tration centrale ; chefs de services déconcentrés ; etc.), en vue de leur permettre de connaître l’état
d’avancement des programmes ou des orientations dont ils doivent assurer la mise en œuvre et
pour lesquels ils doivent atteindre un objectif spécifique. C’est un outil d’aide à la gestion, conçu
pour analyser la performance.
Le tableau de bord est centré sur les points-clés de gestion, c’est-à-dire sur les objectifs majeurs,
prioritaires, stratégiques et/ou sur les risques liés à l’activité de la structure à un instant donné,
et qu’il est nécessaire de suivre de près, de placer sous le contrôle de l’unité ou du service
afin d’éviter d’éventuels dérapages. Comme il est axé sur les points clés de gestion, le tableau de
bord n’a pas vocation à couvrir tous les champs de l’activité d’un service ou d’une entité.
Le tableau de bord, en tant qu’outil de pilotage, présente plusieurs intérêts. Il permet en effet de :
Le tableau de bord doit être distingué du suivi opérationnel de l’entité et de ses états de comptes
rendus (cf. 8. Les éléments complémentaires).
2e section - Fiche 17
Quels outils pour quels besoins ? 1555
2. Les utilisations possibles.
Outre la connaissance de l’état d’avancement des programmes ou des orientations de l’entité, les
tableaux de bord doivent permettre :
Autorité hiérarchique
Tableau de bord
États de
Autres
comptes
indicateurs
rendus
Indicateurs
utilisés pour
le reporting
Unité Indicateurs
Un tableau de bord est utilisé pour voir, comprendre, apprécier les situations, évaluer l’importance
des variations et des écarts et en faire le suivi, localiser les problèmes, décider et agir. En outre, il permet
de vérifier la conformité des réalisations aux objectifs (stratégiques, de gestion, ou opérationnels),
de déclencher des actions correctives sur les moyens, de réorienter les objectifs, voire de recibler
l’action. Il constitue aussi un outil pédagogique permettant de sensibiliser les responsables aux
facteurs-clés de succès pour l’organisation ou le service.
Le tableau de bord peut être aussi utilisé comme un outil de dialogue au sein d’un niveau de
responsabilité et également entre les niveaux de responsabilité.
2e section - Fiche 17
156 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 17
Dans ce cadre, il est souhaitable :
• de l’analyser régulièrement et systématiquement lors de réunions de service, de comités de direction,
de séquences collectives de réflexion et de décision ;
• de formuler à destination de ses émetteurs des appréciations, commentaires, évaluations ou décisions
prises par le niveau hiérarchique supérieur.
Ainsi, les tableaux de bord doivent permettre de concilier les différents enjeux de la gestion et du
pilotage de l’organisation : analyser et agir, observer le passé et anticiper le futur, être à la fois
synthétiques et suffisamment complets pour traiter l’ensemble des points-clés de gestion.
3. Acteurs concernés.
4. Comment faire ?
Pour les directions d’administration centrale, ce tableau de bord pourra par exemple permettre le suivi
des directives nationales d’orientations (DNO), de l’avancement des plans d’action stratégiques,
mais également le dialogue de gestion avec les services déconcentrés. De plus, dans les domaines non
traités par les directives nationales d’orientations, un suivi des moyens affectés devra être possible.
2e section - Fiche 17
Quels outils pour quels besoins ? 1575
Pour les services déconcentrés, ces tableaux de bord devront permettre le suivi des orientations
stratégiques définies au niveau local, mais également le dialogue de gestion avec les directions
d’administration centrale (cf. fiche 18 « Rapport et information - reporting »).
La conception des tableaux de bord sur le principe “gigogne impose” une démarche structurée,
à savoir :
• une réflexion sur les objectifs et les variables d’action à chaque niveau de responsabilité ;
• le choix des indicateurs pour chacune des variables d’action ;
• la confrontation des données disponibles en fonction des systèmes d’information ;
• le maquettage du format de présentation des tableaux de bord.
La conception d’un tableau de bord est souvent itérative, afin de sélectionner les indicateurs les
plus pertinents.
2e section - Fiche 17
158 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 17
Souvent, le tableau de pilotage peut utilement s’appuyer sur les données issues du suivi
opérationnel. Si la base de données n’existe pas, sa création peut être un préalable (par exemple,
dans le cadre du décompte du temps de travail en fonction des différentes activités).
Il est nécessaire de disposer, au sein de l’unité, d’une cellule de gestion chargée de collecter les
données, d’en assurer la cohérence interne et de proposer les modalités d’extraction des infor-
mations nécessaires aux indicateurs ainsi que la fréquence de leur mise à jour.
• Une bonne connaissance préalable des objectifs de l’entité et de son mode de fonctionnement
(missions, orientations nationales ou locales, bases de données) est une condition nécessaire
pour mettre en place des tableaux de bord. Les indicateurs retenus dans le tableau de bord d’un
responsable doivent être pertinents, en cohérence avec les objectifs assignés et significatifs de la
stratégie déployée à tous les niveaux de responsabilité.
• Le tableau de bord ne doit pas miser sur la quantité d’informations, mais doit viser la qualité
des données qu’il sélectionne au sein de systèmes d’information de plus en plus nombreux et
sophistiqués. Il ne doit pas être confondu avec un rapport statistique, un rapport d’inspection ou
un rapport comptable.
• Le tableau de bord doit se limiter à l’essentiel. En revanche, il est nécessaire de bien faire com-
prendre aux personnes concernées qu’une activité qui ne fait pas l’objet d’un suivi n’est pas pour
autant sans intérêt.
• La présentation visuelle des indicateurs doit être simple, conviviale et soignée : il s’agit de pouvoir
prendre connaissance, très rapidement, « en un coup d’œil », de l’information présentée à un
instant donné ou sur une période déterminée (les résultats significatifs, les exceptions, les écarts,
les tendances). Le tableau doit faire apparaître simultanément la valeur cible (objectif), le niveau
de réalisation, l’écart par rapport à l’objectif et l’évolution dans le temps des réalisations.
De même, il est important de privilégier une présentation standard des tableaux de bord avec la
même configuration des données, et d’adapter leur fréquence.
• Le tableau de bord doit être facilement accessible à ses destinataires (consultations, simulations,
visualisations rapides).
• Il doit donc être :
- court (peu de pages) ;
- clair (qualité de mise en page, visualisation) ;
- parlant (significatif/message) ;
- pertinent (problématique/enjeux).
2e section - Fiche 17
Quels outils pour quels besoins ? 1595
• Le tableau de bord doit être évolutif. Il s’agit en effet de pouvoir prendre en compte les possibles
évolutions de priorités ou des points-clés à mettre sous contrôle au cours du temps. Il est donc
nécessaire de prévoir dès la phase d’élaboration les modalités d’actualisation du tableau de bord
(par exemple : ajout d’un indicateur entraînant obligatoirement la suppression d’un autre).
6.2. La démarche.
6.2.1. Année 2000 : essai de conception d’un tableau de bord à structure pyramidale.
La première idée consistait à élaborer un tableau de bord général de la DDE où la partie
« direction » représentait une synthèse des tableaux de bord des services, eux-mêmes issus
d’une agrégation des tableaux de bord des unités et des subdivisions.
Ce concept a connu un début de réalisation en 2000 avec la mise en œuvre concrète de deux
groupes de travail, ADS et ingénierie.
2e section - Fiche 17
160 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 17
Cependant, l’échec de cette démarche est apparu assez rapidement, avec pour principales
raisons :
• une lourdeur du dispositif envisagé, peu compatible avec un rythme de mise à jour fréquent ;
• une logique pyramidale prise en défaut du fait de besoins différents entre le niveau «direction»
et les niveaux « services » et « unités ou subdivisions ».
Un projet a été élaboré en collaboration étroite avec la direction en début d’année 2001.
Une maquette a été produite en mars et le tableau de bord définitif mis au point au début du
mois de mai.
2e section - Fiche 17
Quels outils pour quels besoins ? 1615
section « actions pour le compte des collectivités locales » déclinée en :
• ADS où figurent des informations sur chaque site instructeur ;
• ingénierie publique et demandes de concours du service ;
• suivi des travaux en régie pour les communes et objectifs de main-d’œuvre.
Les principaux thèmes décrits ci-dessus sont représentés sous une forme graphique ou à
défaut par un tableau avec, le plus souvent, l’historique depuis le début de l’année ou d’autres
éléments permettant d’apprécier la situation du domaine représenté, soit :
• rappels des réalisations de l’année précédente ou du bimestre précédent ;
• objectifs annuels fixés pour le domaine ;
• comparaison entre différents sites de production ;
• évolution de la charge de travail à l’agent.
Jusqu’à présent, la fonction « alerte » n’a pas joué. Cependant, chaque nouvelle édition du
tableau de bord a permis un tour d’horizon des principales activités de la DDE.
On constate également une certaine réactivité des services et des subdivisions sensibles
au jugement susceptible d’être porté au travers du tableau de bord qui repose sur un nombre
limité d’indicateurs, qui ne sont pas forcément représentatifs de l’ensemble de leurs résultats.
Il importe, à ce stade, de rappeler que le tableau de bord de la direction n’est pas un outil
d’évaluation.
Enfin, quelques domaines n’apparaissent pas dans le tableau de bord et restent « orphelins »,
il s’agit notamment de :
• la communication - documentation ;
• le secteur « environnement » ;
• l’informatique.
2e section - Fiche 17
162 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 17
2e section - Fiche 17
Quels outils pour quels besoins ? 1635
FONCTIONNEMENT DE LA DDE
Effectifs
Catégories Effectif taux de Taux de vacance de postes par catégorie
auto budget vacance
A+ 8.0 6.0 25.0% 16%
Budget de fonctionnement
5 000 8 000
4 500 7 000
4 000
6 000
3 500
3 000 5 000
2 500 4 000
2 000 3 000
1 500 2 000
1 000
1 000
500
0 0
jan/fév mars/avr mai/juin juil/août sept/oct nov/déc jan/fév mars/avr mai/juin juil/août sept/oct nov/déc
Régime indemnitaire
Suivi des indemnités de la DDE hors SMAD (en kF) Service mis à disposition (en kF)
2 500
1 800
1 600
2 000
1 400
1 500 1 200
1 000
1 000 800
600
500
400
200
0
nov déc janv févr mars avr mai juin juil août sept oct 0
2e section - Fiche 17
164 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 17
FONCTIONNEMENT DE LA DDE
Formation
4000
3500
3000
2500
2000
1500
1000
500
0
Jan/Fév Mar/Avr Mai/Jun jul/Aoû Sep/Oct Nov/Déc
Nombre de jours en MOL 2001 Nombre de jours 2001 hors MOL Réalisé en 2000 Objectif annuel
3000
40
2500
2000 30
1500
20
1000
10
500
0 0
Jan/Fév Mar/Avr Mai/Jun jul/Aoû Sep/Oct Nov/Déc Jan/Fév Mar/Avr Mai/Jun jul/Aoû Sep/Oct Nov/Déc
2e section - Fiche 17
Quels outils pour quels besoins ? 1655
INTERVENTIONS POUR LE COMPTE DES COLLECTIVITÉS LOCALES
10 000
8 000
6 000
4 000
2 000
0
Jan fév mar avr mai jun jul aoû sep oct nov déc
6 000
5 000
4 000
3 000
2 000
1 000
0
Beaug Briare Châtf Court Gien Malesh. M. Centre M. Ouest O. Centre O. Nord Pithiviers SO SGEI
40
35
30
25
20
15
10
0
Trim 3 - 2001 Trim 4 - 2001 Trim 1 - 2002 Trim 2 - 2002 Trim 3 - 2002 Trim 4 - 2002 Trim 1 - 2003
Programmes et choix du maître d'œuvre Etudes et appels d'offres Travaux, hors lévées des réserves
2e section - Fiche 17
166 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 17
A.D.S.
Etat des flux en ADS (PC-DT-CU)
500
450
400
350
300
250
200
150
100
50
0
Beaugency Briare Châteauneuf Courtenay Gien Malesherbes Montargis Pithiviers SAURA
Nombre de dossiers proposés durant le bimestre passé État des stocks en début de bimestre précédent
État des stocks en début de bimestre
120
100
80
60
40
20
0
Beaugency Briare Châteauneuf Courtenay Gien Malesherbes Montargis Pithiviers SAURA
Nb de dossiers proposés par agent durant le bimestre passé Nb de dossiers en stock par agent instructeur en début de bimestre
5 000
4 500
4 000
3 500
En nombre d'heures
3 000
2 500
2 000
1 500
1 000
500
0
Beaugency Briare Châteauneuf Courtenay Gien Malesherbes Montargis Montargis Orléans Orléans nord Pithiviers
centre ouest centre
réalisé 2001 Objectif 2001 annuel objectif 01 intermédiaire
2e section - Fiche 17
Quels outils pour quels besoins ? 1675
ACTIONS POUR LE COMPTE DE L'ÉTAT
RN
Crédits d'investissements du contrat de plan - situation en fin de bimestre
pr évision en CP pour
Montant des AP ouverts CP déjà consommés sur AP Crédits ouverts crédits consommés
l'année en cours
Loire
Crédits d'investissements Loire - situation en fin de bimestre
prévision en CP pour
Montant des AP ouverts CP déjà consommés sur AP Crédits ouverts crédits consommés
l'année en cours
76 MF 48 MF 6 MF 6 MF 3 MF
Bricy
Crédits d'investissements du ministère de la défense - situation en fin de bimestre
CP demandés pour l'année
Montant des AP ouvertes CP déjà consommés sur AP Crédits ouverts crédits consommés
en cours
12 000
10 000
10 000
8 000
8 000
6 000
6 000
4 000
4 000
2 000
2 000
0
0
jan/fev mar/avr mai/jun jul/aou sep/oct nov/déc
jan/fev mar/avr mai/jun jul/aou sep/oct nov/déc
VH acquisition parc entretien courant
dépenses Programmation dépenses 2000 Programmation dépenses 2000
Activité du parc
Chiffre d'affaires du parc en kF
Etat (convention) département (convention) communes Total Objectif
objectif réalisation taux objectif réalisation taux réalisation réalisation 2001
11 000 12 100 110% 6 350 4 300 68% 6 500 22 900 29 330
Sécurité routière
période Entre le 01/01 et le 31/12 en année entière glissante (situation à fin octobre)
année 1999 2000 évolution N-2 N-1 évolution
nombre de tués 147 121 -17.7% 120 123 2.5%
2e section - Fiche 17
168 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 17
1200
1000
800
Nb de logements
600
400
200
0
Jan/Fév Mar/Avr Mai/Jun jul/Aoû Sep/Oct Nov/Déc
Réalisé 2001 Prévisions DDE 2001 Programmation 2001 Réalisé 2000 Prévisions DDE 2000
40.0
30.0
montant en MF
20.0
10.0
0.0
Fév Avr Jun Aoû Oct Déc
consommé PALULOS consommé PLUS et PLAI
crédits disponibles Enveloppe annuelle y compris reports 2000 (8,6 MF)
Max PALULOS (30% de l'enveloppe totale)
Documents d'urbanisme
2e section - Fiche 17
Quels outils pour quels besoins ? 1695
7. Pour aller plus loin…
Bibliographie :
- Tableaux de bord pour managers, C. Mendoza, F. Giraud, M.H. Delmond, H. Löning, Revue
Fiduciaire (1999) ;
- Concevoir le tableau de bord : outil de contrôle, de pilotage et d’aide à la décision, Caroline Selmer,
Dunod (1998).
8. Éléments complémentaires.
Un noyau dur peut par exemple concerner l’aspect ressources humaines (effectifs avec divers
ratios de production… qualification des effectifs pour assurer les missions) et l’aspect fonctionnement
(crédits de fonctionnement, recettes éventuelles générées). Pour les unités gérant des crédits
d’investissement en titre V ou titre VI, le suivi particulier des autorisations de programme (AP)
(engagements juridiques et comptables) et des crédits de paiement (CP) devra être impérativement
intégré dans le tableau de bord. Dans certains cas, un indicateur de quantité ne sera pas suffisant,
et il devra lui être associé un indicateur qualitatif ; ceci concerne aussi bien l’échelon central que
l’échelon local.
Les indicateurs doivent être accompagnés de clignotants qui alertent sur les écarts par rapport à un
objectif, une moyenne ou une norme, et dont le dépassement implique une action corrective.
2e section - Fiche 17
170 Quels outils pour quels besoins ?
2e section - Fiche 17
Quels outils pour quels besoins ? 1715
2e section - Fiche 18
172 Quels outils pour quels besoins ?
Indicateurs et tableaux de bord
Fiche 18
Rapport et information (reporting).
1. Définition.
Le reporting est le processus par lequel des informations relatives à l’activité et/ou au niveau
d’atteinte des objectifs d’une entité remontent à la hiérarchie.
L’état de compte rendu, issu du reporting, constitue un ensemble de documents informatifs,
destinés à présenter une information synthétique à la hiérarchie et/ou à un autre service, reprenant
les indicateurs nécessaires au suivi d’un budget, d’une action ou d’un projet au regard des objectifs
qui ont été fixés.
Le reporting fait l’objet d’une périodicité de remontée d’information prédéterminée.
Le reporting et les états de comptes rendus permettent au niveau hiérarchique supérieur concerné
et/ou à d’autres services aux problématiques de gestion proches :
• de réaliser un suivi de synthèse, commun et partagé, des réalisations ;
• de procéder à leur analyse ;
• de coordonner les éventuelles actions correctives à entreprendre pour atteindre les objectifs visés ;
• de mesurer la performance.
L’état de compte rendu constitue un support du dialogue de gestion entre les services (centres de
responsabilité) et leur hiérarchie ou entre services à qui des objectifs de gestion similaires ont été
fixés et qui ont des structures qui peuvent se prêter à la comparaison dans l’objectif de réaliser
une analyse comparative (benchmarking).
3. Acteurs concernés.
• Le service responsable du budget, de l’action du programme (au sens de la loi organique relative
aux lois de finances), du projet ou de la politique qui a fait l’objet d’une fixation d’objectifs à
atteindre ou à respecter. C’est à lui qu’il reviendra de détailler et d’expliquer les écarts observés
entre les objectifs fixés et leur niveau d’atteinte (réalisation).
• Le niveau hiérarchique supérieur au service, qui fixe les objectifs : sur cette base, il peut engager le
processus de dialogue de gestion (exemple : administration centrale vis-à-vis des services décon-
centrés).
• Les autres services et/ou structures aux problématiques proches qui peuvent être intéressés par
les réalisations de ce service.
2e section - Fiche 18
Quels outils pour quels besoins ? 1735
4. Comment faire ?
• Définir précisément les attentes des destinataires du reporting et des états de comptes
rendus (contenu, périodicité d’édition…).
• Établir en collaboration avec les services opérationnels la proposition d’indicateurs
susceptibles d’apporter l’information demandée par le destinataire principal et vérifier sa
disponibilité ou la difficulté de sa mesure. Il faut noter que les états de comptes rendus sont
souvent des extraits d’indicateurs qu’utilisent déjà les services.
• Rédiger les fiches relatives aux indicateurs, précisant pour chacun d’eux sa signification,
l’interprétation qui pourra en être faite, sa méthode de calcul et la source de l’information
nécessaire à l’alimentation de l’indicateur.
• Arrêter le projet de maquette de l’état de compte rendu.
• Définir l’outil informatique qui permettra d’automatiser la production des états de comptes
rendus.
• Définir les modalités (procédures) de renseignement des données, c’est-à-dire le reporting
en tant que tel.
• Réaliser des actions d’accompagnement (formation…) des services qui produiront l’infor-
mation.
4.2. Exploitation.
• Définir les objectifs de l’entretien de gestion, qu’il est recommandé de programmer pour
analyser les documents (types de décisions pouvant être prises…).
• Définir les modalités pratiques d’exploitation (acteurs participant ; documents supplémen-
taires à produire ; fréquence…).
• Définir les modalités de communication des réalisations et des remarques et/ou décisions
prises à l’ensemble des acteurs susceptibles d’intervenir sur la réalisation des actions
étudiées.
• Modifier certains paramètres de l’état de compte rendu dans une phase de test éventuelle.
2e section - Fiche 18
174 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 18
• Veiller à l’implication forte des dirigeants dans l’analyse des réalisations rapportées dans les
états de comptes rendus et la régularité de cette analyse.
• Veiller à la concrétisation des décisions prises au regard de l’analyse qui en est faite.
• Dans les premiers temps, accompagner la mise en œuvre par des formations et/ou de l’assistance
à la production des états de comptes rendus.
• L’état de compte rendu issu du reporting constitue une des composantes du tableau de bord
du niveau supérieur (cf. fiche 17 « Tableaux de bord : définition et élaboration »). En effet,
le tableau de bord d’un service comprendra des indicateurs de pilotage de son activité.
Une partie de ces indicateurs fera l’objet, sous une forme plus ou moins agrégée et selon une
périodicité qui pourra être moins rapprochée, d’une remontée au niveau supérieur (processus
de reporting). Les éléments correspondants constituent l’état de compte rendu, qui va lui-même
alimenter une partie du tableau de bord du niveau supérieur (cf. exemple ci-dessous).
6.1. Contexte.
6.2. Résultats.
2e section - Fiche 18
Quels outils pour quels besoins ? 1755
vérifications administratives et financières des structures financées…) ;
• une sélection des indicateurs communs aux différents bureaux (exemples : délai moyen de
réponse aux demandes du cabinet ; taux de présence effective moyen par agent ; taux de
réalisation des formations prévues…).
La définition des modalités du reporting et de l’exploitation des états de comptes rendus à la DGS.
La fréquence des réunions d’analyse des résultats, mais aussi l’objectif de ces analyses et
le type de décisions qui peuvent y être associées ont été définis. Les modalités de commu-
nication des remarques et/ou décisions prises ont également fait l’objet d’une formalisation.
Indicateurs
(réglementaires, Indicateurs spécifiques
courriers signalés, de pilotage des actions
qualité de gestion)
Délai moyen de
réponse aux Part des délégations
Taux de vérifications
demandes du cabinet réalisées avant juin
administratives
Sous-direction et financières des
sur des mesures
Taux de présence hors base ou
structures financées
effective moyen sur des appels d'offres
par agent
Délai moyen
de réponse aux
demandes du cabinet Taux de vérifications
Taux de départements
administratives Part des délégations
ayant effectué une
Taux de présence et financières des réalisées avant juin
remontée d’information
Bureau effective moyen par structures financées sur des mesures
conforme à la procédure
agent définie hors base ou
sur des appels d’offres
Taux de réalisation
des formations
prévues
2e section - Fiche 18
176 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 18
7. Pour aller plus loin…
2e section - Fiche 18
Quels outils pour quels besoins ? 1775
2e section - Fiche 19
178 Quels outils pour quels besoins ?
Indicateurs et tableaux de bord
Fiche 19
Les tableaux de bord prospectifs
(balanced scorecards).
1. Définition.
Les tableaux de bord prospectifs (balanced scorecards) ont été conçus initialement par
Robert S. Kaplan et David P. Norton pour les entreprises du secteur concurrentiel. Leur souci
est de rééquilibrer l’approche traditionnelle de la performance en ajoutant à l’axe habituel de la
performance financière (rentabilité, valeur ajoutée, etc.) trois autres axes qui rendent compte des
autres dimensions de la performance :
• un axe « clients » (exemple : satisfaction et fidélité des clients) ;
• un axe « processus internes » (processus-clés à mettre sous contrôle ; par exemple, les proces-
sus d’innovation) ;
• un axe « apprentissage organisationnel » (potentiel des salariés, capacités des systèmes d’infor-
mation, motivation et responsabilisation).
Le rééquilibrage s’effectue aussi entre indicateurs de résultat et indicateurs « avancés ». Alors que
les premiers mesurent a posteriori le résultat d’une action, une réalisation par rapport à un objectif,
les seconds permettent de suivre les variables d’action-clés afin d’influer sur la performance finale,
au lieu de simplement la constater.
Enfin, les tableaux de bord proposés par MM. Kaplan et Norton se veulent prospectifs. Ils rééquilibrent
l’importance relative des objectifs à court terme (comme la performance financière) et celle des
objectifs à long terme, centrés sur ce que les dirigeants veulent faire de leur organisation.
Ils sont aussi prospectifs parce qu’en remontant des effets aux causes, ils font l’hypothèse qu’en
s’attaquant aux causes (exemple : l’organisation interne), on améliore les effets de demain
(exemples : les résultats financiers dans le cas d’une entreprise ; l’impact pour une administration).
Pour les administrations, le tableau de bord prospectif est un outil permettant de traduire les
missions et la stratégie en un ensemble d’objectifs concrets et d’indicateurs de performance qui
constituent la base du système de pilotage (management stratégique). Il précise et communique
le projet de l’administration à l’ensemble des agents, en proposant un modèle de performance
commun et une démarche générale qui permettent d’articuler les efforts et les résultats individuels
avec les objectifs généraux.
Ce système est très utilisé dans l’administration publique des pays nordiques, mais aussi au
Canada ou aux États-Unis où près de 60 % de l’administration est concernée. Cette méthode
reflète en effet parfaitement les relations qui existent entre les ministères (niveau central) et les
agences ou services déconcentrés, puisqu’il permet la diffusion de la vision stratégique depuis
l’administration centrale jusqu’aux services.
2e section - Fiche 19
Quels outils pour quels besoins ? 1795
La stratégie de l’organisation
Mission, vision,
Choix
direction Déclinaison Mise en œuvre Contrôle
stratégiques
des choix
Qui sommes-nous ? Comment s’assurer Comment suivre
Quelle voie
Où voulons-nous Comment faire ? de la réalisation ? et mesurer ?
emprunter ?
aller ?
• clarifier le projet et la stratégie et les traduire en objectifs (en fonction des quatre piliers décrits
au § 4) : le fait d’utiliser des indicateurs pour communiquer permet d’exprimer des concepts
parfois complexes sous une forme plus précise qui favorise le consensus au sein de la structure ;
• communiquer et articuler les objectifs avec les indicateurs stratégiques : il s’agit de mobiliser
tous les acteurs sur les actions à mettre en œuvre pour atteindre les objectifs d’ensemble.
L’accent est mis sur l’identification des relations de cause à effet dans un raisonnement dyna-
mique qui permet aux acteurs, disséminés dans la structure, de comprendre le fonctionnement
de l’ensemble et l’influence de leur action sur celles des autres individus et sur la structure entière ;
• planifier, fixer des objectifs et harmoniser les initiatives stratégiques : la comparaison des niveaux
de performance attendus et des réalisations met en lumière le déficit de performance que les
initiatives stratégiques veulent combler ;
• renforcer le retour d’expérience et le suivi stratégique : l’accent est mis sur la notion de bouclage
du système. Dans un premier temps, les dirigeants doivent s’assurer que la stratégie a été
exécutée comme prévu et, dans un second temps, ils doivent réexaminer leurs hypothèses afin
de s’assurer que la théorie qui guidait leur action reste pertinente au regard des réalisations,
des observations et de l’expérience acquise par la structure.
2e section - Fiche 19
180 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 19
3. Acteurs concernés.
• C’est sur les dirigeants que repose entièrement l’élaboration des tableaux de bord prospectifs,
puisqu’ils sont porteurs de la vision de la structure qu’ils dirigent et sont donc les mieux à même
de traduire cette vision en stratégie.
• Cet outil requiert néanmoins une motivation et une mobilisation de tout le personnel dont
l’adhésion à la stratégie de l’organisation est essentielle pour l’amélioration des processus
internes et l’apprentissage organisationnel.
4. Comment faire ?
L’appréciation de la performance s’appuie sur quatre piliers dont l’équilibre permet à la structure
de mener à bien sa stratégie :
• la gestion des ressources financières : comment gérer au mieux, vis-à-vis des citoyens et des
décideurs politiques, le budget alloué ?
• la relation au citoyen : si dans le secteur privé, l’axe-client se traduit par des indicateurs de prix et de
qualité des services et des produits, les expériences recensées dans le secteur public mettent l’accent
sur l’efficacité sociale de l’organisation et sur la satisfaction du citoyen et des dirigeants politiques ;
• l’amélioration des processus internes : pour satisfaire les usagers, quels processus de production
ou de fourniture de service doit-on améliorer ?
• l’apprentissage organisationnel et la gestion des ressources humaines : pour réaliser nos ambitions,
quelles compétences faut-il développer et comment devenir une organisation « apprenante » ?
Ces éléments doivent être déclinés, pour chacun des piliers, en objectifs, indicateurs et actions.
L’amélioration
La relation au citoyen Vision - Stratégie
des processus internes
L’apprentissage organisationnel
et la GRH
2e section - Fiche 19
Quels outils pour quels besoins ? 1815
À l’issue de cette première étape, définir les facteurs-clés de succès est l’un des éléments les
plus décisifs dans la démarche de construction d’un tableau de bord prospectif.
L’ambition est de définir les variables d’action primordiales que la structure doit suivre de près car
leur évolution conditionne l’atteinte des objectifs.
Les facteurs-clés de succès constituent les déterminants essentiels de l’atteinte des objectifs que
la structure s’est assignée. L’identification de ces facteurs-clés doit donc se faire à partir d’une
démarche pragmatique et doit s’appuyer sur l’expérience du dirigeant qui est le mieux à même de
contribuer efficacement à la mise en évidence des paramètres-clés de la performance.
La réflexion sur les facteurs-clés invite à une mise à plat des relations de cause à effet entre les
paramètres conditionnant la performance de la structure et les réalisations. Une fois ces facteurs
clés identifiés, la phase de mise en place des indicateurs peut débuter.
Comment
Vision
doit évoluer
Mission
mon organisation ?
Quels sont
les facteurs-clés
de succès ?
2e section - Fiche 19
182 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 19
5. Les points de vigilance - Les conditions de réussite.
Un tableau de bord prospectif n’est pas fait uniquement par et pour les dirigeants ; il doit permettre
de communiquer sur la stratégie de la structure et de montrer comment, à chaque niveau, chaque
unité, structure ou service peut mener à bien cette stratégie.
C’est un outil qui permet de bien préciser les objectifs stratégiques de la structure et qui sert de
base à la mise en place d’un nouveau système de management.
Dans la mesure où la vision doit être porteuse des valeurs de la structure, elle ne peut en aucun
cas être imposée. Elle réclame donc un consensus au sein de chacune des unités ou entités qui
composent la structure.
Dans le même ordre d’idée, la traduction de la mission en objectifs communs ou en perspectives
communes implique une coopération entre toutes les unités qui composent la structure.
La Finlande a opté pour le pilotage de l’ensemble de ses services publics selon la logique des
tableaux de bord prospectifs. Ce choix a eu pour effet de l’obliger à repositionner l’ensemble de
l’action publique.
L’enjeu est bien de faire coïncider deux logiques, deux pôles :
• l’un, politique, où se déterminent les choix stratégiques en matière économique et sociale (budget)
et les politiques à mettre en œuvre. Ce domaine est soumis à la pression des citoyens, des élec-
teurs ou des acteurs internationaux ;
• l’autre, administratif, qui doit, sur la base des orientations données par le politique, piloter les
actions du gouvernement au mieux (politiques de sécurité, infrastructures, éducation, santé…)
tout en satisfaisant le citoyen-contribuable.
Efficacité.
Quels sont les mesures, les actions et les services
qui peuvent produire les effets et les résultats les plus
positifs pour la société ?
Dépenser raisonnablement.
L’apprentissage organisationnel.
Quelles sont les améliorations à apporter et les
compétences nécessaires pour :
Dépenser moins, mieux et plus raisonnablement.
2e section - Fiche 19
Quels outils pour quels besoins ? 1835
Ce choix de pilotage selon une logique de tableaux de bord prospectifs peut se décliner au sein
de chaque ministère ou agence, ce qui illustre parfaitement ce que l’on pourrait appeler la cascade
de la performance à différents niveaux de l’administration.
Au niveau d’un ministère, on retrouve les étapes successives de construction des tableaux de
bord que sont :
• la définition des missions : le ministère des finances finlandais a pour mission de proposer les
orientations et fournir des services concernant le budget et les politiques économiques, en ayant
la charge d’assurer une gestion équilibrée des finances publiques, une politique économique
compatible avec la croissance durable ;
• la projection de la structure dans le temps : le ministère s’engage à sauvegarder la bonne
gestion des finances publiques et à offrir aux générations futures une large palette d’options et
d’opportunités économiques ;
• les facteurs-clés de succès : pour chacun des piliers (définis plus haut), le ministère s’attache
à déterminer les variables d’action primordiales ou les déterminants essentiels de l’atteinte des
objectifs. Il peut s’agir, pour l’amélioration des processus et des structures, de la contractualisation
entre ministère et agence, du processus d’élaboration du budget, de l’intégration économique
ou de redessiner la politique économique dans le contexte du passage à l’euro. Pour ce qui
concerne l’efficacité, ces variables-clés peuvent être le potentiel de croissance, la compétitivité
du secteur public…
Au sein même d’un ministère, les relations avec les agences sont formalisées sous forme de
« contrats ». Par exemple, le ministère des finances finlandais a négocié un contrat de performance
avec la « direction nationale des impôts », qui elle-même a négocié des contrats de performance
avec ses bureaux régionaux.
Ces contrats annuels de performance définissent des objectifs, établis sur la base de la stratégie
à long terme des priorités financières. Parmi ces objectifs, on peut trouver la qualité et l’efficacité
des services fournis, l’investissement sur les ressources humaines (connaissances et compé-
tences), l’investissement technologique, les opportunités de coopération et de synergie entre les
bureaux, etc.
À ces objectifs correspondent des indicateurs :
• du point de vue du consommateur : uniformité et pertinence du montant des impôts, enquête
de satisfaction du consommateur, somme des impôts recouvrés ;
• du point de vue des structures et des processus : contrôle de l’économie informelle, passage à
l’euro, réorganisation du système d’imposition ;
• du point de vue des fonctionnaires : enquête de satisfaction des fonctionnaires, programme
de formation continue ;
• du point de vue financier : productivité du système, investissement dans les technologies de
l’information, etc.
Pour conclure, inscrire le pilotage de l’administration dans la logique des tableaux de bord
prospectifs suppose :
• une compréhension commune de ce qu’implique la coexistence des deux logiques (politique
et administrative) pour le service public ;
• une vision intégrée des perspectives multiples que recouvre ce type de pilotage : vision de ce qui
s’est passé et de ce qui va se passer, performance à court terme inscrite dans une stratégie à long
terme, perspectives à la fois interne et externe, objectifs à la fois financiers et non financiers ;
2e section - Fiche 19
184 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 19
• implication des différents acteurs, politiques, fonctionnaires, citoyens, entreprises dans la définition
de la stratégie.
« La carte stratégique d’un tableau de bord prospectif explicite les hypothèses de la stratégie,
au sens de M. Porter. Chaque indicateur du tableau de bord est intégré dans une chaîne de
relations de cause à effet qui relie les résultats souhaités de la stratégie aux éléments qui induisent
les résultats stratégiques. La carte stratégique décrit le processus par lequel les actifs immatériels
sont transformés en résultats matériels sur l’axe financier ou sur l’axe client. Elle procure aux
responsables un cadre pour décrire et gérer la stratégie dans une économie du savoir. »,
in Comment utiliser le tableau de bord prospectif ?, R.S. Kaplan et David P. Norton.
2e section - Fiche 19
Quels outils pour quels besoins ? 1855
La carte stratégique fournit les bases pour structurer un tableau de bord prospectif qui est l’élément
indispensable du système de management stratégique. Cette carte constitue un point de référence
commun et compréhensible pour l’ensemble du personnel d’une organisation.
• permet de visualiser de façon synthétique les objectifs stratégiques définis au niveau d’un
ministère ;
• facilite la réflexion sur les interactions éventuelles entre les différents objectifs de niveau ministériel,
l’articulation entre le plan ministériel de contrôle de gestion et les dispositifs éventuellement mis
en place au niveau des directions ;
• et peut aussi faciliter l’articulation des politiques ministérielles dans les domaines impliquant
plusieurs ministères (exemples : aménagement du territoire, politique de la ville, sécurité, etc.).
À titre d’illustration, on pourra consulter l’exemple de la ville de Charlotte, aux États-Unis, proposé
dans l’ouvrage de R.S. Kaplan et D.P. Norton, Comment utiliser le tableau de bord prospectif ?,
éditions d’Organisation, page 146.
2e section - Fiche 19
186 Quels outils pour quels besoins ?
2e section - Fiche 19
Quels outils pour quels besoins ? 1875
2e section - Fiche 20
188 Quels outils pour quels besoins ?
Indicateurs et tableaux de bord
Fiche 20
L’exploitation et l’animation des tableaux de bord.
1. Définition.
La mise en place de tableaux de bord n’a d’intérêt que si ces derniers sont réellement utilisés et
de façon pertinente par leurs destinataires. Pour cela, le processus d’animation et d’exploitation
est une étape essentielle dans l’appropriation des tableaux de bord par les agents et responsables
qui doivent les renseigner.
Les tableaux de bord sont utilement exploités quand ils permettent de mettre en évidence les
écarts entre les objectifs initiaux et leur niveau de réalisation, et que ce constat débouche sur les
mesures correctives appropriées.
Cette démarche d’analyse et d’animation s’inscrit dans une double perspective : le reporting d’une
part et de pilotage de l’activité d’autre part.
Au titre du reporting (cf. fiche 18 « Rapport et information - reporting »), un ensemble d’indicateurs
consolidés et regroupés au sein de tableaux de bord permet :
• au niveau hiérarchique supérieur d’apprécier la performance des services sur tout ou partie de
leurs activités ;
• à l’ensemble des services de connaître les niveaux de réalisation (niveau d’atteinte des objectifs)
des autres services équivalents ou concernés par ces informations afin de mutualiser les bonnes
pratiques (benchmarking).
Au titre du pilotage, l’exploitation des indicateurs (au regard des objectifs du niveau hiérarchique
supérieur et au regard des réalisations des autres services) doit permettre à un manager :
• de hiérarchiser ses priorités et donc de définir/modifier ses objectifs en accord avec la hiérarchie
et les autres services ;
• de retenir les indicateurs associés à ces objectifs ;
• de mettre en place une démarche de contrôle de gestion pour faciliter l’appropriation par
l’ensemble des agents concourant à la mission des objectifs ainsi définis par le manager.
2e section - Fiche 20
Quels outils pour quels besoins ? 1895
L’exploitation des tableaux de bord facilite aussi le dialogue de gestion entre une direction et les
différents centres de responsabilité. Elle permet d’apprécier :
• l’efficacité d’une organisation : les objectifs sont-ils atteints ?
• la pertinence des objectifs par rapport aux moyens disponibles ;
• l’efficience de l’organisation : quelles sont les ressources engagées pour atteindre ces objectifs ?
3. Acteurs concernés.
Tous les acteurs sont impliqués peu ou prou dans cette démarche. Elle nécessite en effet de faire
intervenir :
• les responsables qui ont fixé les objectifs des services et qui pourront décider de les revoir en
fonction des priorités de l’organisation ;
• les gestionnaires des services qui seront à même d’expliquer les écarts observés ;
• éventuellement d’autres acteurs qui interviennent directement dans le niveau de performance.
Dans le cadre des administrations, une direction intégrant des services déconcentrés fera intervenir :
Au niveau central :
• un directeur et son sous-directeur ;
• une cellule de pilotage au niveau du directeur, qui suivra régulièrement l’évolution des
performances et qui proposera des solutions aux difficultés rencontrées ;
• un praticien du contrôle de gestion au niveau de la sous-direction.
Au niveau déconcentré :
• un chef de service déconcentré responsable localement de la mise en œuvre des tableaux de
bord ;
• un praticien du contrôle de gestion ;
• les responsables sectoriels.
2e section - Fiche 20
190 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 20
4. Comment faire ?
2e section - Fiche 20
Quels outils pour quels besoins ? 1915
L’implantation d’indicateurs et de tableaux de bord au sein d’une organisation présente un double
risque :
• d’une part, celui d’une utilisation passive des documents ;
• d’autre part, celui d’engendrer certains effets pervers tels que :
- les responsables d’entités se concentrent sur l’obtention de bonnes performances sur les seuls
points-clés retenus,
- les responsables manipulent les procédures de gestion et/ou les instruments de mesure de
manière à ne jamais présenter d’écarts négatifs entre le réalisé et l’objectif.
Un autre risque est que davantage de temps soit consacré à renseigner les tableaux de bord avec
les données pertinentes plutôt qu’à analyser les renseignements fournis par ces tableaux de bord.
L’automatisation de la phase de renseignement des tableaux de bord à partir d’une base de données
unique commune à l’ensemble de l’administration concernée (saisie unique, données partagées)
permet de résoudre au moins partiellement ce problème.
2e section - Fiche 20
192 Quels outils pour quels besoins ?
2e section - Fiche 20
Quels outils pour quels besoins ? 1935
2e section
194 Quels outils pour quels besoins ?
2e section
2e section
Quels outils pour quels besoins ? 1955
2e section - Fiche 21
196 Quels outils pour quels besoins ?
Analyse comparative
Fiche 21
L’analyse comparative (benchmarking).
1. Définition.
Cela suppose, dans la plupart des cas, de s’être assuré de l’homogénéité des groupes de compa-
raison et des modes de collecte de données.
En fonction des objectifs que la structure s’est assignés, du temps, des ressources disponibles et
des sources probables d’information sur les bonnes pratiques, la nature du benchmarking réalisé
peut être différente.
On distingue :
• le benchmarking stratégique qui, comme son nom l’indique, est pratiqué lorsqu’une organisation
cherche à améliorer ses performances d’ensemble en se fondant sur sa stratégie à long terme et sur
celle que développent ceux dont les performances sont meilleures. Ce type de benchmarking
implique d’analyser les missions et compétences principales de la structure, d’envisager
d’autres formes de répartition des activités et suppose une forte mobilisation en faveur du chan-
gement ;
• le benchmarking compétitif. Dans ce cadre, les organisations considèrent leurs performances
non pas au regard de leur stratégie, mais au regard de leurs produits et/ou services-clés.
L’analyse des performances et la comparaison se font avec des partenaires œuvrant dans le
même secteur d’activités ;
• le benchmarking des processus s’attache non pas à la stratégie, aux produits ou aux services,
mais au processus mis en œuvre pour fournir ces produits ou services. Le benchmarking
s’effectue dans ce cas auprès de partenaires délivrant les mêmes services, réalisant de
meilleures performances et bénéficiant de « meilleures » pratiques ;
• le benchmarking fonctionnel. Il consiste à faire des comparaisons avec des organisations
opérant dans des secteurs différents dans le but d’améliorer les processus organisationnels
de la structure. Dans ce cas, les innovations réalisées sont souvent importantes ;
• le benchmarking interne se pratique au sein de l’organisation elle-même dans des unités
aux activités comparables. L’accès aux informations et aux données est alors facilité, et le coût
en temps et en ressources est moindre. La mise en place de ce benchmarking offre moins
de résistance puisqu’il s’agit de la même organisation, et l’apprentissage de « meilleures »
pratiques peut s’avérer plus facile. Cela étant, les innovations seront sans doute beaucoup
moins marquantes ;
• le benchmarking externe suppose la comparaison avec des organisations réputées être
les meilleures dans le même secteur. Ce type d’exercice est consommateur de temps et de
ressources pour s’assurer de la comparabilité des données récoltées et pour la mise en œuvre
2e section - Fiche 21
Quels outils pour quels besoins ? 1975
des améliorations nécessaires. En conséquence, l’apprentissage externe est souvent plus long
et le transfert des « bonnes » pratiques difficile ;
• le benchmarking international offre la possibilité de comparaison avec les organisations
d’autres pays. La mondialisation et les progrès technologiques ont grandement facilité ce type
de benchmarking. Coûteux en temps et en ressources, les résultats sont à prendre en compte
prudemment du fait des contextes nationaux qui peuvent peser sur les performances des
organisations et rendre difficile la mise en place d’innovations.
Dans la pratique, bien que cette typologie existe, aucune structure n’a recours à un seul type de
benchmarking et mêle souvent des éléments de l’une ou l’autre catégorie.
Une analyse comparative bien menée permet de résorber les écarts de performance et se traduit
par des effets bénéfiques pour l’organisation. On peut citer par exemple :
• des innovations dans les processus de production ou de fourniture de services ;
• une amélioration de la qualité des services et de la productivité ;
• l’amélioration de la mesure de la performance.
Par ailleurs, l’analyse comparative a un effet positif sur la structure dans laquelle elle est mise en
place, structure qui devient « apprenante » (learning organisation) : elle permet de mettre l’accent
sur les forces et faiblesses de l’organisation, d’impliquer plus fortement les agents aux nécessités
de changement, d’obtenir un consensus autour des évolutions souhaitables pour améliorer la
performance.
Dans les cinq dernières années, partout dans le monde, les secteurs publics ont eu recours au
benchmarking pour évaluer leurs propres services. Être confronté aux « meilleures » pratiques s’est
avéré être un puissant levier de changement incitant les pouvoirs publics à améliorer la qualité des
services fournis.
L’analyse comparative est donc un outil de gestion à part entière dans le secteur public. Il pallie
l’absence de « mise sous tension » du fait de la concurrence et contribue, avec d’autres démarches
comme la mesure de la satisfaction des usagers, à l’amélioration de la performance.
3. Acteurs concernés.
Tous les échelons de la hiérarchie sont impliqués dans une démarche d’analyse comparative, et
au premier chef le responsable de la structure.
Ces études peuvent en effet être menées au niveau national (exemple : l’étude comparative sur
les technologies de l’information et de la communication réalisée par Cap Gemini à l’initiative
des directeurs généraux de l’administration des pays européens) ou au niveau de n’importe
quels structure, service ou unité des administrations centrales ou déconcentrées (hôpitaux, écoles,
services départementaux, collectivités…).
À titre d’exemple, le site www.eubenchmarking.net leur permet de se connecter pour se comparer
avec leurs homologues des pays de l’Union européenne.
2e section - Fiche 21
198 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 21
4. Comment faire ?
Ces points nécessitent donc de planifier l’étude, de collecter les données, d’analyser les informations,
d’identifier les mesures à prendre et de les mettre en œuvre :
• planifier l’étude : identifier les domaines à évaluer, définir les objectifs et les critères à utiliser,
sélectionner le type de benchmarking approprié, sélectionner les partenaires de l’étude, définir
un projet, obtenir les moyens financiers et humains nécessaires à l’étude, rechercher le consensus
et l’engagement des parties prenantes à cette étude ;
• collecter les données : rassembler les données et les informations sur la performance de son
organisation, sélectionner les partenaires, développer avec eux une compréhension commune
des procédures à mettre en œuvre, s’entendre sur la terminologie et sur les mesures de la
performance choisies, définir un questionnaire, distribuer ce questionnaire à tous les partenaires,
entreprendre la collecte des différentes données ;
• analyser les informations : évaluer les informations et procéder à leur analyse (graphique,
tableau, etc.), repérer les écarts de performance avec les « meilleurs » praticiens, rechercher
les raisons de ces écarts, s’assurer que les explications sont crédibles (normaliser si nécessaire
les mesures effectuées pour gommer des écarts dus à d’autres facteurs que l’inefficacité…),
identifier les moyens d’amélioration possibles ;
• identifier les mesures à prendre et les mettre en œuvre : examiner la faisabilité des recomman-
dations, s’assurer de la possibilité de les mettre en œuvre pour réduire les écarts de performance.
Le benchmarking doit être compris comme une pratique faisant partie intégrante d’un processus
d’amélioration permanente dont le but est d’accroître ses performances. Il est par ailleurs
un mécanisme d’apprentissage qui permet aux organisations de s’acheminer vers les « meilleures »
pratiques.
2e section - Fiche 21
Quels outils pour quels besoins ? 1995
• une étude menée une fois pour toutes : ces études peuvent être menées sur plusieurs mois, et il
est essentiel de les reproduire dans le temps afin de ne pas en perdre le bénéfice lorsque le
contexte change ;
• du plagiat : les bonnes pratiques sont rapidement obsolètes dans un monde en perpétuel chan-
gement. Par ailleurs, le fait que certaines organisations procèdent différemment n’implique pas
nécessairement qu’elles fassent mieux ;
• de l’espionnage : la pratique du benchmarking nécessite à la fois ouverture et coopération.
Sur la base de réflexions menées sur la qualité de la justice et du rapport de M. Hubert Dalle
sur la mise en place d’indicateurs de résultats dans les juridictions, publié par le comité d’enquête
sur les services publics («Étude sur les indicateurs de résultat de trois ministères: éducation nationale,
intérieur et justice », printemps 2001), le ministère de la justice a engagé une démarche dépassant
la simple publication de moyennes nationales et de données quantitatives d’activité. Les premières
pistes de travail ont été diffusées sous forme de cartographies comparatives dans le rapport
d’activités 2000 du ministère.
Par exemple, l’examen de la répartition des divorces pour faute, dont la part est très variable suivant
les régions, développe une approche qualitative des résultats des tribunaux de grande instance
(TGI). L’idée est de prendre en compte la difficulté des affaires que reçoivent les juridictions, et pas
seulement leur nombre, de la même façon que l’éducation nationale tient compte de la sociologie
et du niveau initial des élèves pour mesurer ses résultats en fin de cycle. Une proportion impor-
tante de divorces pour faute pénalise a priori un TGI en termes de délai de traitement des affaires :
il faut donc corriger cet effet pour chaque juridiction avant de les comparer entre elles.
Il s’agit là d’une première tentative de présentation de résultats comparés, qui prend place dans
une réflexion plus générale en cours sur l’appréciation de la performance des juridictions.
2e section - Fiche 21
200 Quels outils pour quels besoins ?
Fiche 21
Quelques références bibliographiques :
- Délégation interministérielle à la réforme de l’État (DIRE), ministère de la fonction publique et de
la réforme de l’État, « Comparer les performances pour améliorer le service public », Comptes
rendus de journées d’études, 27 juin 2000 ;
- Benchmarking facts, a European perspective, Edited by Richard Keegan, European benchmarking
Forum, European Commission, DG III, 1998 ;
- Benchmarking in Europe, Working together to build competitiveness, European benchmarking
Forum, European Commission, Enterprise directorate, 2000.
Les administrations publiques se tournent de plus en plus vers des modèles de « qualité totale »
(à l’image du modèle EFQM, European foundation quality management), véritables outils
de management. Outre que ces outils sont des baromètres internes de la qualité des produits et
services fournis par l’administration, ils permettent d’harmoniser les critères retenus dans la mesure
de la performance et favorisent donc le benchmarking.
Parmi ces modèles, on peut citer le cadre d’autoévaluation des fonctions publiques (CAF: common
assessment framework), résultat d’une coopération effectuée sous les présidences successives de
l’Union européenne et qui a été présentée lors de la conférence de Lisbonne sur la qualité (2000).
Ce modèle va permettre aux structures administratives européennes de se comparer dans leur
globalité. Une base de données gérée par l’Institut européen d’administration publique - IEAP - de
Maastricht est déjà active en ce sens.
Cf. schéma ci-après.
2e section - Fiche 21
Quels outils pour quels besoins ? 2015
Commentaire sur le schéma ci-après.
Chacun des neuf sous-ensembles est constitué de critères qui vont être appréciés par une note
équivalente au niveau de réalisation. Cette évaluation permet de faire émerger les bonnes pra-
tiques et d’échanger sur les méthodologies.
a. des processus
1. Leadership
c. de l’orientation et
de l’implication des
« clients-citoyens »
Facteurs Résultats
2e section - Fiche 21
202 Quels outils pour quels besoins ?
2e section - Fiche 21
Quels outils pour quels besoins ? 2035
3e section
204 La mise en place du contrôle de gestion
3 e section
La mise en place
du contrôle de gestion
3
3e section
206 La mise en place du contrôle de gestion
3 e section
3e section
La mise en place du contrôle de gestion 2075
3e section - Fiche 22
208 La mise en place du contrôle de gestion
Fiche 22
L’organisation de la fonction contrôle de gestion.
Remarque liminaire :
Les recommandations présentées dans cette fiche sont notamment fondées sur l’expérience
acquise par le ministère de l’intérieur dans le cadre du développement du contrôle de gestion
dans les préfectures qui disposent d’un budget dit « globalisé ».
1. 1. Principes et organisation.
1.1. Les principes.
Une fois admis ce point de vue, il est possible de retenir les préconisations présentées dans
ce document.
Tout responsable qui dispose d’une autonomie de gestion doit disposer d’une cellule de
contrôle de gestion dont l’effectif et les compétences dépendront :
• du champ de compétence du responsable ;
• de la liberté de gestion dont il dispose.
À ce titre, un responsable qui délègue une autonomie de gestion à des échelons déconcentrés
doit disposer :
• d’une cellule de contrôle de gestion au niveau central ;
• d’un réseau de correspondants (ou praticiens) du contrôle de gestion au niveau décon-
centré pour aider le responsable local et pour assurer un lien avec la cellule de contrôle de
gestion.
(1) Tableaux de bord pour managers, Carla Mendoza, Marie-Hélène Delmond, Françoise Giraud, Hélène Löning, éditions Groupe Revue
Fiduciaire (1999).
3e section - Fiche 22
La mise en place du contrôle de gestion 2095
Responsable
central
Cellule CdeG
Responsable Responsable
local local
Correspondant Correspondant
Correspondant
Contrôleur de gestion
du contrôle de gestion
3e section - Fiche 22
210 La mise en place du contrôle de gestion
Fiche 22
2. Modalités opérationnelles.
3. Comment faire ?
3e section - Fiche 22
La mise en place du contrôle de gestion 2115
centrale ou attachés principaux) alterneront des postes de contrôleur de gestion en admi-
nistration centrale et des postes traditionnels offerts à l’ensemble de l’encadrement.
Ces allers-retours permettent aux contrôleurs de gestion de rester en phase avec les
problématiques de terrain.
Evolutions
• Le contrôleur de gestion va être amené à animer un réseau de correspondants des préfectures ;
• Le rôle du contrôleur de gestion s’orientera davantage vers du conseil méthodologique et
pratique auprès de l’administration territoriale ;
• Le contrôleur de gestion participera à l’élaboration d’une politique de mutualisation des bonnes
pratiques au sein des préfectures ;
• Un suivi attentif des données INDIGO (2) et BALINGO lui permettra d’assurer leur fiabilité.
Interrelations
Le contrôleur de gestion entretient des contacts fréquents avec les contrôleurs de gestion des
préfectures et de la sous-direction du contrôle de gestion et des études.
Profil
Formation :
Bac + 4/5, école de comptabilité/finances, DESS contrôle de gestion.
Expérience :
2/3 ans d’expérience dans le domaine du contrôle de gestion, de la comptabilité analytique,
ou stages significatifs dans ce domaine auprès d’établissements publics ou d’établissements de
services.
Outils informatiques :
Maîtrise EXCEL, WORD, BUSINESS OBJECT, ACCESS, FRONT PAGE.
Particularités du poste :
• être mobile ;
• contrat à durée déterminée.
(1) BALINGO : Contraction de BALISE - Base locale d’information des services de l’État - et d’INDIGO.
(2) INDIGO : indicateurs de gestion optimisés.
3e section - Fiche 22
212 La mise en place du contrôle de gestion
Fiche 22
Compétences du contrôleur de gestion en administration centrale (exemple)
Compétences 1 2 3
Savoirs :
Savoir-faire :
Savoir-être :
3e section - Fiche 22
La mise en place du contrôle de gestion 2135
3.2. Créer la filière des correspondants.
Il semble difficile de former des contrôleurs de gestion en quelques jours pour l’ensemble des
services déconcentrés. En revanche, il faut pouvoir mettre en place des formations pour aider
les agents volontaires et désignés par leur responsable. Ces personnes doivent posséder les bases
requises pour mettre en place un système de contrôle de gestion, l’alimenter en données et
l’exploiter, notamment dans le cadre de la mise en place d’un système de tableaux de bord.
Bien évidemment, il faut aussi prendre en compte le chiffre d’affaires de l’entreprise. Par ailleurs,
quand il n’existe pas de contrôleur de gestion en titre, un cadre est chargé de cette fonction.
3e section - Fiche 22
214 La mise en place du contrôle de gestion
Fiche 22
Les qualifications souhaitables sont de niveaux BAC +5, école supérieure de commerce, maîtrise
de sciences économiques plus formation spécialisée, DEA, DESS.
Avec un niveau de qualification inférieur, le contrôleur de gestion ne sera pas en mesure de donner
au contrôle de gestion toute sa dimension. Le contrôle de gestion ne se limite pas en effet à la saisie
de données sur des tableaux Excel. Ce niveau de qualification pose bien évidemment le problème
de son positionnement et de sa rémunération d’autant plus que la demande sur le marché du travail
est forte.
3. Les aptitudes.
Savoirs :
• Connaître les principes du contrôle de gestion ;
• Connaître les principes des démarches qualité ;
• Connaître les principes et les différentes étapes de la gestion d’un projet ;
• Connaître les outils de programmation ;
• Connaître les principes de la comptabilité analytique ;
• Connaître les principes d’organisation et de conduite d’un groupe ;
• Connaître les principes de la comptabilité générale (ceux de la comptabilité publique sont
rarement connus des contrôleurs de gestion du privé) ;
• Connaître les principes essentiels des statistiques.
Savoir-faire :
• Savoir mettre en œuvre les méthodes de contrôle de gestion ;
• Savoir mettre en œuvre les techniques de calcul des coûts ;
• Savoir analyser et présenter les situations de synthèse ;
• Savoir mettre en œuvre les techniques d’interview et de questionnement ;
• Savoir mettre en œuvre les techniques d’audit ;
• Savoir calculer et interpréter les ratios de gestion ;
• Savoir utiliser les outils de pilotage et de gestion de projet : étude de coûts, planification
(PERT, GANTT) ;
• Savoir mettre en œuvre les techniques de repérage et d’analyse des facteurs d’évolution.
Savoir-être :
Les qualités humaines du contrôleur de gestion peuvent varier en fonction du contexte, selon qu’il
travaille seul ou qu’il est intégré dans une équipe. S’il doit travailler seul, il est évident qu’il faudra
apprécier sa force de persuasion et sa curiosité intellectuelle.
Le contrôleur de gestion doit être :
• imaginatif et créatif ;
• capable d’analyser une situation de façon objective, sans se laisser influencer par des préjugés ;
• capable de se projeter dans l’avenir et de prendre du champ par rapport au quotidien ;
• capable de travailler en équipe ;
• pragmatique ;
• à l’écoute de ses interlocuteurs et ouvert sur son environnement.
3e section - Fiche 22
La mise en place du contrôle de gestion 2155
4. Les missions et activités au sein de la préfecture.
L’action du contrôleur de gestion s’inscrit dans une triple perspective :
• Il est le contrôleur de gestion de la préfecture stricto sensu ;
• Il est le contrôleur de gestion de la préfecture dans le département ;
• Il est le contrôleur de gestion de la préfecture vis-à-vis de l’administration centrale.
3e section - Fiche 22
216 La mise en place du contrôle de gestion
Fiche 22
4. Les facteurs-clés de succès.
3e section - Fiche 22
La mise en place du contrôle de gestion 2175
3e section - Fiche 23
218 La mise en place du contrôle de gestion
Fiche 23
La mise en œuvre du contrôle de gestion.
L’exemple des « préfectures globalisées ».
Remarque liminaire :
Certaines préfectures bénéficient depuis quelques années d’un budget globalisé. L’expérience
est un puissant levier de développement du contrôle de gestion. Cette fiche en expose les
grandes lignes à titre d’exemple.
Attente
OBJECTIFS PUBLIC
MOYENS RÉALISATIONS
Efficience
3e section - Fiche 23
La mise en place du contrôle de gestion 2195
Il s’agit d’une évolution du « triangle de gestion » défini dans la fiche 2 « Définition du contrôle de
gestion » (1). On propose d’ajouter aux trois sommets habituels du triangle de gestion un quatrième
sommet pour constituer un rectangle. Ce quatrième sommet est celui du public ; il permet de
mieux prendre en compte les attentes et les satisfactions des usagers dans le développement du
contrôle de gestion (2).
La mise en œuvre du contrôle de gestion au sein de l’administration territoriale du ministère de
l’intérieur s’inscrit dans cette perspective selon des modalités présentées dans cette fiche. Le succès
d’une telle entreprise suppose un effort de formation et un changement « culturel » qui s’inscrivent
obligatoirement dans la durée. L’appropriation par l’ensemble des acteurs de cet horizon pluriannuel
conditionne la réussite de la démarche.
Pour l’administration territoriale, il s’agit d’aboutir à la meilleure adéquation possible entre les
objectifs, qui caractérisent l’ensemble de ses missions, et les moyens dont elle dispose, afin d’at-
teindre les meilleures réalisations possibles pour répondre aux attentes du public (pris ici dans son
acception large : communes, citoyens et agents de cette administration).
On entend par moyens l’ensemble des ressources qui concourent à la réalisation des objectifs.
Les moyens regroupent notamment :
• les ressources humaines ;
• les ressources techniques ;
• les ressources financières.
(1) D’après Le contrôle de gestion dans les organisations publiques, Jérôme Dupuis (PUF, 1991).
(2) Le modèle du «triangle du contrôle de gestion» reste néanmoins pertinent. Comme il est expliqué dans la fiche «Définition du contrôle de gestion»,
le troisième sommet du triangle fait référence aux réalisations, c’est-à-dire au niveau d’atteinte des objectifs, quel que soit l’axe considéré de la
performance : l’efficience ; le résultat final ; la qualité du service rendu (qui prend notamment en compte la satisfaction des usagers). Le « triangle
du contrôle de gestion », tel que présenté dans la fiche 2 de ce document, prend donc déjà en compte le niveau de satisfaction des usagers.
3e section - Fiche 23
220 La mise en place du contrôle de gestion
Fiche 23
Pour que la démarche soit cohérente, il importe que ces moyens soient garantis sur un horizon
pluriannuel afin de permettre à la préfecture de disposer d’une meilleure visibilité sur l’avenir.
Pour les préfectures « globalisées », les moyens sont ainsi garantis pendant toute la durée de
l’expérimentation (entre deux et quatre ans selon les préfectures).
1.4. Le public.
À chacun des axes définis dans le rectangle ci-dessus (pertinence, efficience, efficacité,
attente et satisfaction) correspond une méthode appropriée du contrôle de gestion (3).
Des systèmes d’information facilitent bien souvent la mise en œuvre de ces démarches, mais
(3) À noter que la définition de la performance retenue ici est plus large que celle proposée dans la fiche « Indicateurs et mesure de la performance ».
Cette dernière retenait trois axes de la performance :
- l’efficience (comme ici) ;
- la qualité du service (qui correspond ici à l’attente et à la satisfaction) ;
- l’impact (ou résultat final), que recouvre en partie ici la notion d’efficacité.
3e section - Fiche 23
La mise en place du contrôle de gestion 2215
ne doivent en aucun cas occulter les finalités poursuivies (attention aux applications compli-
quées et trop précises qui fournissent les informations trop tardivement, attention aux coûts
d’obtention de l’information, etc.).
Aujourd’hui, les axes et les outils à mettre en place pour l’administration territoriale ont été
identifiés.
Cependant, la démarche n’est pas entièrement aboutie car tous les outils n’ont pas encore
atteint un stade de développement suffisant, comme l’indique le tableau ci-dessous.
La mise en œuvre d’une telle démarche suppose la mise en place d’une filière de praticiens
pour animer le contrôle de gestion dans les préfectures et de contrôleurs de gestion en
centrale pour les assister (cf. fiche 22 « Organisation de la fonction contrôle de gestion »).
3e section - Fiche 23
222 La mise en place du contrôle de gestion
Fiche 23
financier un projet de budget sous forme analytique en répartissant les crédits entre les
différentes missions et fonctions logistiques. Ce projet fait apparaître la part respective des
dépenses de personnel et de fonctionnement.
Le développement du contrôle de gestion pour l’ensemble des préfectures se traduit par la mise
en place d’un dispositif d’indicateurs de gestion optimisés, INDIGO. Ces quarante-six indica-
teurs, communs à l’ensemble des préfectures « globalisées » et « non globalisées », doivent per-
mettre à l’administration centrale d’apprécier l’évolution de la performance des préfectures
et aux préfectures de mutualiser les bonnes pratiques en utilisant un référentiel d’indicateurs
communs.
Les lignes qui suivent ont pour objet de rappeler les deux étapes qui conditionnent la réussite de
la mise en place et de l’exploitation par la préfecture de ce dispositif d’indicateurs. Avant d’évo-
quer l’utilisation de l’outil INDIGO, il importe d’en rappeler les principales caractéristiques.
(4) Les préfectures « de fin de carrière » ont un coût plus élevé que les préfectures de la région parisienne, où les agents en début de carrière
sont généralement majoritaires.
3e section - Fiche 23
La mise en place du contrôle de gestion 2235
2.3.1. La segmentation des activités en sections homogènes.
Ce dispositif se caractérise par un regroupement par thèmes de l’activité des préfectures,
regroupement qui est repris dans le projet de loi de finances au titre de l’agrégat 11 de
l’administration territoriale.
L’activité des préfectures et des sous-préfectures a été regroupée en cinq groupes théma-
tiques. Les missions dans le tableau ci-dessous correspondent aux sections homogènes
(pour le détail, se reporter à l’annexe de cette fiche).
Les outils mis en place pour le pilotage de la performance au sein des préfectures
« globalisées »
Situation au 1er semestre 2002
Missions Nombre
Groupe thématique Fonction
(sections homogènes) d’indicateurs
Sécurité 9
Réglementation et Réglementation 3
délivrance de titres
Délivrance de titres 9
SGAR 4
Fonctions Informatique 2
logistiques
Administration 5
générale
3e section - Fiche 23
224 La mise en place du contrôle de gestion
Fiche 23
2.3.2. La phase amont : l’organisation de l’alimentation des indicateurs.
L’organisation de la collecte est indispensable et primordiale. C’est un facteur déterminant
pour la bonne exploitation des données qui alimentent le système INDIGO. La désignation
d’un correspondant « contrôle de gestion » au sein de la préfecture conditionne la réussite
de la mise en place de cette démarche. Ce correspondant, interlocuteur privilégié de l’admi-
nistration centrale, s’assurera de la cohérence des informations transmises par les services
avant de les remonter à l’administration centrale.
3e section - Fiche 23
La mise en place du contrôle de gestion 2255
s’assurer d’une part de la cohérence des remontées d’informations de la préfecture, et d’autre
part déterminer un premier objectif qui peut être par exemple la moyenne obtenue par les
préfectures de la même strate.
Quand l’administration centrale aura procédé à la définition des objectifs, la préfecture pourra
suivre la démarche suivante :
Cas 1.
La préfecture observe qu’aucune des préfectures n’atteint l’objectif national de la strate.
Dans ce cas, elle doit s’attribuer un objectif par rapport aux réalisations de l’ensemble de la
strate : se caler soit sur l’objectif le plus élevé de la strate, soit sur l’objectif moyen de la strate.
Cas 2.
La préfecture constate à l’inverse que la majorité des préfectures de la strate ont atteint
l’objectif national. Dans ce cas, la préfecture doit se caler sur l’objectif national de la strate.
Cette première phase doit donc permettre à la préfecture de valider son dispositif et
d’apprécier ses réalisations au regard de celles des autres préfectures.
À l’issue de chaque réunion plénière, un point doit permettre d’apprécier la situation par rapport
à la réalisation des objectifs-phares et présenter si nécessaire les révisions ou aménage-
ments décidés.
b) Planification des travaux (donnée à titre indicatif pour un dispositif de collecte organisé
lors du dernier semestre 2001 et opérationnel à compter du 1er janvier 2002).
3e section - Fiche 23
226 La mise en place du contrôle de gestion
Fiche 23
La première remontée trimestrielle est réalisée le 1er avril 2002
Date Objet
(5) L’écart d’ensemble est l’écart observé sur l’ensemble des indicateurs. Dans la pratique, on s’intéresse principalement à analyser et à réduire
les écarts les plus importants.
3e section - Fiche 23
La mise en place du contrôle de gestion 2275
Annexe
Cette présentation de l’activité des préfectures et des sous-préfectures précise la définition des
missions et des fonctions vues au § 2.3.1 (segmentation des activités en sections homogènes).
2. Sécurité.
La catégorie regroupe l’ensemble des activités de la préfecture liées à la sécurité des
personnes et des biens dans le département (mise en œuvre et mise à jour des plans de
secours et coordination des forces de police et de gendarmerie, par exemple).
3e section - Fiche 23
228 La mise en place du contrôle de gestion
Fiche 23
8. Fonctions logistiques.
Il s’agit de l’ensemble des activités concourant à l’exercice des missions des préfectures :
• immobilier des services et services techniques (entretien et maintenance du patrimoine) ;
• garage et parc automobile ;
• administration générale ;
• informatique ;
• formation ;
• résidences du corps préfectoral.
3e section - Fiche 23
La mise en place du contrôle de gestion 2295
3e section - Fiche 24
230 La mise en place du contrôle de gestion
Fiche 24
Le contrôle de gestion et les systèmes d’information.
1. Définition.
On entend ici par système d’information toute organisation s’appuyant sur des moyens humains
et informatiques dont la finalité est de recueillir et de stocker dans la durée les données relatives
aux activités des services et de restituer périodiquement ou ponctuellement cette information sous
une forme répondant aux besoins de l’organisme pour lequel il est mis en place.
Dans le cadre d’une démarche de contrôle de gestion, le système d’information doit fournir des
données fidèles relatives à :
• l’activité des services (production, relations avec les usagers, la clientèle ou les fournisseurs…) ;
• leur environnement (physique, social ou économique) ;
• les moyens physiques et financiers engagés (personnel, patrimoine, recettes, dépenses…) ;
• leur performance (l’efficience de la gestion, la qualité de ces services, l’impact envers les usagers
ou envers les citoyens en général).
Les produits du système d’information sont des indicateurs plus ou moins élaborés, qui peuvent
être des résultats statistiques ou des ratios, et dont le but est de rendre compte d’une façon
synthétique et systématique de la réalité des activités des services, de leur environnement et de la
performance de ces services (cf. fiche 16 « Indicateurs et mesure de la performance »).
Le système d’information est indispensable au contrôle de gestion. Il fournit aux décideurs les
données nécessaires à la prise de décision.
S’agissant des moyens engagés, il recueille et restitue les éléments de la comptabilité générale,
des comptabilités auxiliaires, de la comptabilité analytique, de la comptabilité de gestion, ou de la
comptabilité matière. Il fournit aussi les éléments relatifs aux ressources humaines.
S’agissant de la mesure de la performance, il fournit les indicateurs et les informations qui figurent
dans les tableaux de bord et les ratios de gestion en vue du pilotage et du reporting.
3. Acteurs concernés.
Les acteurs concernés sont ceux qui alimentent le système, ceux qui utilisent les informations qu’il
fournit, ceux qui le conçoivent et assurent la maintenance de son fonctionnement :
3e section - Fiche 24
La mise en place du contrôle de gestion 2315
• les agents en charge des activités, qui fournissent les informations de base requises par le système
d’information : agents administratifs ou techniques, comptables…
• les agents chargés de la conception, du suivi, de la maintenance des outils du contrôle de gestion
(contrôleurs de gestion, comptables) ;
• les informaticiens et les agents chargés de la conception, de l’évolution et de la maintenance des
systèmes informatiques.
Les responsables sont concernés à tous les niveaux de décision de la hiérarchie administrative,
depuis le ministre jusqu’au responsable d’activité élémentaire :
• les responsables d’activité, de projet, de programme et leurs délégués, en tant qu’utilisateurs
des informations produites par les systèmes ;
• le ministre et son cabinet, qui ont besoin d’un système d’information unique et correspondant à
leurs préoccupations de pilotage et de direction stratégique.
4. Comment faire ?
Il faut concevoir un système d’information capable de rendre compte de l’ensemble des dimensions
d’une activité, d’un groupe d’activités constituant une action et d’un ensemble d’actions rassemblées
dans un programme.
Il faut en particulier définir soigneusement et en tout premier lieu le cadre stratégique dont il doit
rendre compte. La qualité du système dépend de la précision avec laquelle les activités, les actions
ou les programmes auxquels il s’applique ont été définis.
Cet inventaire des capacités des systèmes d’information existants doit inclure les systèmes
d’information comptable d’une part, lesquels traitent les informations comptables relatives à la
plupart des activités des services, ainsi que les systèmes d’information dédiés à la gestion
des données physiques et à la gestion du personnel. Par ailleurs, les passerelles entre systèmes
d’information dédiés à la comptabilité, à la gestion de certains types de moyens, au suivi des
activités, doivent être organisées de telle sorte que chaque activité puisse être décrite sous ces
différents aspects en mobilisant les systèmes existants. Il peut être nécessaire dans certaines
situations de créer un système nouveau, dont il s’agira de prévoir l’interface avec les systèmes
d’information comptable.
3e section - Fiche 24
232 La mise en place du contrôle de gestion
Fiche 24
5. Les points de vigilance - Les conditions de réussite.
Pour bien concevoir un système d’information utile au contrôle de gestion, dont la qualité et la
fiabilité des indicateurs soient indiscutables, quelques conditions indispensables sont à réunir,
parmi lesquelles :
• la sincérité et l’intégrité des données sont mieux garanties lorsqu’elles sont décrites dans un
référentiel commun, partagé par tous les utilisateurs du système. Celui-ci peut avantageusement
prendre la forme d’un dictionnaire de données (voir § 8). Ce référentiel doit pouvoir renseigner
sur l’origine des données, leur mode de validation et leur mode d’entrée dans le système ;
• il faut éviter les redondances (deux systèmes produisant les mêmes données) ou les ruptures
dans la chaîne de l’information ;
• chaque donnée du système d’information entrant dans la composition d’un indicateur doit pouvoir
faire l’objet d’un audit interne ou externe à tout moment. Il est indispensable que les règles d’éla-
boration et de gestion qui portent sur une donnée soient explicites et connues.
3e section - Fiche 24
La mise en place du contrôle de gestion 2335
6. Exemples : la conception du logiciel PRESAGE de gestion des
programmes européens de développement régional ; le système
d’information ACCORD.
6.1. Contexte de la mise en place de PRESAGE et d’ACCORD.
6.1.1. PRESAGE.
La Communauté européenne met en place, entre 1998 et 2006, des programmes régionaux de
développement dont la gestion a été confiée en France aux préfets de région. Ces programmes
régionaux comportent des objectifs stratégiques consignés dans une stratégie de développement
déclinée en quelques axes. Les trois ou quatre objectifs opérationnels retenus par axe donnent
lieu chacun à une « mesure ». Une « mesure » associe donc un objectif opérationnel, les modalités
de l’action des services de l’État retenues pour l’atteindre (procédures de subvention essentielle-
ment), les moyens financiers mis à disposition de la mesure, les indicateurs d’activité, d’impact et
d’environnement qui s’attachent à la mesure.
Par ailleurs, le programme est doté d’une mesure de soutien, dite « d’assistance technique »,
qui précise l’ensemble des moyens mis en œuvre par l’administration de l’État en région pour
mener à bien le programme, en sus des moyens financiers attribués aux mesures elles-mêmes.
Cette mesure comptabilise l’ensemble des moyens matériels mobilisés, qu’il s’agisse de la
location des locaux administratifs, du temps de personnel titulaire ou non titulaire de l’État
engagé dans la gestion du programme, des moyens de travail au quotidien mis à la disposition
de ce personnel (frais de déplacement, bureautique, etc.), des dépenses de communication sur le
programme, ainsi que des dépenses relatives à l’évaluation de la performance. Elle est
cofinancée par la Communauté européenne.
On trouve dans la manière de concevoir ces programmes et les modalités de leur gestion beaucoup
de points communs avec la conception des programmes telle qu’elle ressort de la loi organique
relative aux lois de finances du 1er août 2001.
Les bénéficiaires de ces programmes sont des personnes physiques ou le plus souvent morales
(collectivités locales, entreprises, associations, établissements publics, voire l’État lui-même), et
l’appréciation de la satisfaction de ces usagers entre dans l’évaluation du programme.
Pour gérer ces programmes, la DATAR et le Centre national d’aménagement des structures des
exploitations agricoles (CNASEA) sont respectivement maître d’ouvrage et maître d’œuvre d’un
logiciel qui intègre l’essentiel des fonctions utiles au contrôle de gestion pour ces programmes :
PRESAGE.
PRESAGE a pour finalité de fournir les éléments de décision indispensables à la gestion des pro-
grammes par les comités de suivi régionaux, lesquels rassemblent au cours de deux à trois réunions
annuelles l’ensemble des décideurs : représentants de l’État aux niveaux régional et national, repré-
sentants des conseils généraux et du conseil régional, représentants de la Commission européenne.
Ce logiciel est conçu pour fournir aux décideurs des indicateurs d’environnement, de moyens,
d’activité, de résultat final et d’efficience à l’échelle de l’axe et de la mesure. Il assure également
des fonctions comptables.
3e section - Fiche 24
234 La mise en place du contrôle de gestion
Fiche 24
6.1.2. ACCORD.
En 1996, le ministère chargé de la réforme de l’État et le secrétariat d’État au budget (direction du
budget, direction générale de la comptabilité publique - DGCP) ont décidé de lancer la conception
et la réalisation d’une nouvelle application informatique de gestion et de comptabilisation de la
dépense de l’État susceptible :
• de remplacer les diverses applications existant au niveau central chez les ordonnateurs (SIGMA,
SICAM, SYCOMORE, etc.) ou chez les comptables (DEP) par une application commune constituant
un référentiel partagé par tous les acteurs de la dépense et offrant de nouvelles fonctionnalités
aux gestionnaires ;
• de permettre une évolution de la gestion budgétaire et comptable selon les décisions attendues
des pouvoirs publics (gestion des dépenses par programme et par acteur, évolution vers la
comptabilité d’exercice, etc.), telles qu’elles pouvaient être esquissées en 1996-97 et ont ensuite
été stipulées par la LOLF du 1er août 2001 ;
• d’être étendue au niveau déconcentré à l’horizon 2005, une fois achevée la couverture des
administrations centrales. À ce terme, ACCORD remplacera donc NDL (Nouvelle dépense locale)
et deviendra le système d’information général de l’État pour l’exécution et le suivi de la loi de
finances.
6.2.1. PRESAGE.
Ce logiciel est l’aboutissement d’une longue démarche de mise au point dont les origines remontent
à 1994, au moment de la mise en place de la deuxième génération de programmes européens.
Il est le résultat de plusieurs exigences :
• la volonté de la Commission européenne d’être informée dans le détail du déroulement des
programmes, du coût de cette politique, et la volonté de participer aux décisions dans le cadre
d’un partenariat régional ;
• la volonté de comparer les effets des programmes entre les régions bénéficiaires et entre les
États membres ;
• la nécessité de rendre compte précisément des dépenses réalisées au Parlement européen.
Ce logiciel est en cours de déploiement aujourd’hui dans les préfectures de région, les services
déconcentrés des États concernés et ponctuellement dans les services des collectivités locales
(conseils généraux, conseils régionaux).
3e section - Fiche 24
La mise en place du contrôle de gestion 2355
6.2.2. ACCORD.
Les orientations ont été suivies et mises en œuvre parce que :
• l’administration s’est dotée d’une maîtrise d’ouvrage interministérielle forte et permanente,
impulsée par la délégation interministérielle à la réforme de l’État, le secrétariat d’État au budget
et les ministères pilotes (notamment le ministère de l’intérieur) et reposant sur une structure de
projet permanente (la mission interministérielle ACCORD de 1997 à 2001, transformée en service
à compétence nationale début 2002) ;
• le projet ACCORD a été dès 1997 inscrit au PAGSI (programme gouvernemental pour l’entrée de
la France dans la société de l’information) ;
• le projet a intégré au fur et à mesure les exigences gouvernementales pour la modernisation de la
gestion financière publique et permis dans ce domaine la mutualisation des efforts des différents
ministères ;
• sa réalisation technique s’est appuyée sur une expertise technique de haut niveau (notamment
celle de la DGCP) ;
• l’implantation d’ACCORD dans chaque ministère a été organisée par des équipes ministérielles de
projet.
Ainsi, ACCORD n’est pas seulement une application informatique, mais c’est aussi une action impor-
tante de réforme de l’État et un système d’information partagé essentiel pour la modernisation de la
gestion financière publique. Il est donc un projet structurant pour les administrations de l’État.
Dans le cas de PRESAGE, le système d’information ne se réduit pas au logiciel. Il est composé
également de tous les agents des services déconcentrés de l’État qui saisissent les données
au moment de l’instruction des demandes de financement ou pour prendre acte des décisions
d’utilisation des moyens physiques et financiers mis à la disposition de la gestion du programme.
Actuellement, ces agents effectuent une double saisie, voire une triple saisie d’information pour une
même opération : saisie dans le logiciel comptable (NDL), saisie dans le logiciel PRESAGE, saisie
éventuelle dans une application « métier » non « interfacée ».
Par ailleurs, il faut comptabiliser parmi les acteurs les utilisateurs des données précitées, qu’il s’agisse
du comité de suivi ou des comités dits de « programmation » qui proposent au préfet de région envi-
ron tous les deux mois les décisions d’attribution des aides, qui sont autant de décisions de gestion.
3e section - Fiche 24
236 La mise en place du contrôle de gestion
Fiche 24
6.3.2 Les acteurs et correspondants d’ACCORD.
Les acteurs.
ACCORD est alimenté par les acteurs successifs de la dépense :
• les ordonnateurs et leurs gestionnaires (chargés d’une action ou d’un domaine à l’intérieur du
ministère) ;
• les contrôleurs financiers ;
• les comptables assignataires.
Chaque ministère est responsable de définir dans son workflow (processus d’enchaînement
des tâches et de transmission des données) qui sont les gestionnaires, quelles sont leurs
responsabilités dans la préparation et le suivi de la dépense et quel est leur rôle dans le circuit
de la dépense de l’État. Ainsi, le processus technique de constitution du workflow correspond
à l’organisation de la dépense au sein du ministère : cela témoigne du caractère structurant du
système d’information ACCORD.
Les correspondants.
Le système d’information ACCORD est le référentiel unique pour la dépense budgétaire, c’est-à-dire
que toute donnée concernant une dépense budgétaire et sa répercussion dans la comptabilité
générale de l’État provient nécessairement d’ACCORD (condition nécessaire de l’intégrité du système).
Pour autant, ACCORD ne gère pas toutes les données particulières utilisables par les services (données
physiques associées, éléments de comptabilité analytique extérieurs à la comptabilité budgétaire,
dépenses assurées par d’autres acteurs que l’État, etc.).
Il convient donc d’organiser si nécessaire les échanges de données avec les applications spécifiques
gérant ces données particulières. La contrainte de non-redondance (la donnée budgétaire de référence
provenant nécessairement d’ACCORD) fait que cette circulation se fait essentiellement d’ACCORD
vers ces applications spécifiques.
Les caractéristiques des programmes européens et de leur logiciel de gestion sont telles qu’elles se
rapprochent de la notion de « programme » au sens de la loi organique relative aux lois de finances.
Le logiciel PRESAGE est assez voisin de ce que peut être un dispositif de contrôle de gestion associé.
Le service à compétence national (SCN) ACCORD a vocation à concevoir et mettre en œuvre d’ici
à la fin 2005 un nouveau système d’information, « ACCORD 2 », appelé à remplacer l’application
Nouvelle dépense locale (NDL), dont les fonctionnalités devraient tenir compte de tout ou partie des
besoins du contrôle de gestion. Le suivi des travaux relatifs à la conception d’ACCORD 2 est donc
utile à tous ceux qui veulent concevoir et mettre en place un système d’information en vue du déve-
loppement du contrôle de gestion.
3e section - Fiche 24
La mise en place du contrôle de gestion 2375
8. Les éléments complémentaires.
• Liste des systèmes d’information qui concourent au contrôle de gestion existant dans les ministères:
en cours au moment de la publication de cet ouvrage.
9.1 GEODE.
Définition.
Geode (Gestion opérationnelle des directions départementales de l’équipement - DDE) a été créé
en 1988. Il s’agit d’un référentiel qui avait pour vocation de donner une structure commune à
tout le ministère de l’équipement pour l’ensemble des activités de ses services déconcentrés
(les DDE dans un premier temps, et par la suite les services maritimes et de navigation), la mesure
des activités selon le référentiel GEODE s’effectuant ensuite au moyen d’autres outils tels
qu’ISOARD, CORAIL +…
Historique et architecture.
Jusqu’à fin 2000, le référentiel GEODE était structuré en trente et un domaines (regroupés en douze
associations telles que « routes », « habitat et urbanisme », « maritime » …) et quatre bénéficiaires
(État, département, communes et tiers, et voies navigables fluviales - VNF).
Âgée de plus de dix ans, cette nomenclature se devait d’évoluer pour prendre en compte les nouvelles
politiques du ministère : la directive nationale d’orientation (DNO), la réforme de l’ingénierie
publique, les agrégats budgétaires…
À partir de l’année 2001, une nouvelle segmentation a été adoptée, avec pour objectif d’obtenir la
couverture de l’ensemble des services et des activités du ministère : « l’activité » d’un service a été
définie comme étant le croisement d’un domaine avec une prestation et un commanditaire :
• trois familles de services ont été identifiées (services centraux, services déconcentrés, réseau
scientifique et formation), avec pour chacun d’entre eux des types de prestations différents (pour
les SD, treize prestations ont par exemple été ciblées) ;
3e section - Fiche 24
238 La mise en place du contrôle de gestion
Fiche 24
• treize domaines (pour certains divisés en sous-domaines) ont été créés ;
• enfin, onze commanditaires ont été identifiés.
9.2 ISOARD.
Chaque année, une enquête est réalisée sur les activités des services. Chaque domaine est
caractérisé par une série d’indicateurs (d’environnement ou de production) et de moyens (humains
et financiers). Une base de données est ainsi alimentée. Les exploitations du système portent sur :
• la production de fiches ISOARD permettant de situer chaque service au regard des indicateurs
d’activités ;
• l’étude sur l’évolution des moyens humains et financiers ;
• la production d’études particulières.
Tous les services ayant accès à la base de données ont la possibilité de procéder à leurs propres
analyses et donc d’en faire un véritable outil de management interne.
3e section - Fiche 24
La mise en place du contrôle de gestion 2395
4e section - Annexes
240 Ministères, organismes et États cité
4 e section
Annexes
4
4e section - Annexes
242
4 e section
Annexes
Cette dernière section regroupe :
• un index qui permet de retrouver rapidement les mots et concepts
clés auxquels fait référence ce document ;
• la liste des ministères, organismes et États dont les « bonnes pra-
tiques » dans le domaine du contrôle de gestion ont servi
d’exemples aux méthodes exposées dans le document ;
• une bibliographie et une liste des références jugées parmi les plus
pertinentes ;
• la liste des rédacteurs de ce document, qui est le produit d’un travail
interministériel ;
• la circulaire interministérielle relative au contrôle de gestion du
21 juin 2001, qui rappelle notamment les termes retenus pour la
définition du contrôle de gestion dans les administrations de l’État ;
• Le guide d’auto-évaluation du contrôle de gestion dans les administra-
tions de l’État, rédigé par la direction du budget en 2000 et dont l’uti-
lité a été rappelée notamment dans la fiche 3 ;
• un bordereau documentaire qui résume les principales caractéris-
tiques de cet ouvrage ;
• une fiche retour à l’attention des lecteurs qui voudront bien faire part
de leurs observations sur le présent document, dans la perspective
notamment d’une deuxième édition.
• Index
• Liste des ministères, organismes et États cités
• Bibliographie et références
• Comité de rédaction
• Circulaire interministérielle du 21 juin 2001 relative au contrôle de
gestion
• Guide d’auto-évaluation du contrôle de gestion à l’usage des
administrations de l’État (direction du budget)
• Bordereau documentaire
• Fiche retour à l’attention du lecteur
4e section - Annexes
2435
4e section - Annexes
244 Index
Annexes
Index.
Activité 81 ; 131
Activity based management (ABM) 81-85
Amortissement 100
Analyse comparative 156 ; 173 ; 189 ; 197-202
Balanced scorecard : voir tableau de bord prospectif
Benchmarking : voir analyse comparative
Budget 47-51
Budget base zéro 63-69
Budgétisation au premier euro 63-69
Cadre d’autoévaluation des fonctions publiques (CAF) 201-202
Carte stratégique 185
Centre :
• d’analyse 107
• de chiffre d’affaires 74
• de coût 74
• de coûts discrétionnaires 73
• d’exploitation 74
• d’investissement 75
• de profit 74
• de responsabilité 73-79
Chaîne de valeur 81 ; 121
Charge 89 ; 99
• incorporable 90
• irreversible 108
• non incorporable 90
• supplétive 90
Comptabilité :
• analytique 222
• de gestion 89-96
• patrimoniale 100
Contrôle :
• de gestion 23-27
• interne 29
• opérationnel 25 ; 55
Coût 89 ; 99
• budgété 118
• cible 125-127
• complet 102
• direct 101
• discrétionnaire 73
• fixe 100
• historique 117
• idéal 118
• indirect 101
4e section - Annexes
Index 5
245
• irréversible 108
• marginal 102
• d’opportunité 101
• partiel 103
• préétabli (ou prévisionnel) 115
• standard 118
• stratégique 121-125
• traçable 129
• variable 100
Dictionnaire de données 238
Écart 115-119
Efficacité 24 ; 148
Efficience 24 ; 148
État de compte rendu 173
Évaluation (des politiques publiques) 30
Facteur-clé de succès 81 ; 121 ; 182
Fiche de poste (contrôleur de gestion) 212-216
Finalisation 49
Fonction « contrôle de gestion » 209-217
Gestionnaire 9
Imputation rationnelle 105
Indicateur 145 ; 155 ; 225
• d’activité 147
• d’effet 147
• d’environnement 146
• d’impact 147
• de moyen 145
• de performance 147
• de préférence 145
• de production 147
• de résultat final 147
• de situation 145
Inducteur :
• d’activité 130
• de coût (ou de ressource) 130
• de performance 83-84
Loi organique relative aux lois de finances (LOLF) 18
Moyens 49 ; 220
Objectif 27 ; 49 ; 220 ; 226
Performance 17-18
Pertinence 24
Pilotage 17 ; 23
Plan ministériel de développement et de généralisation du contrôle de gestion 19
4e section - Annexes
246 Index
Annexes
Prix de cession interne 137-141
Processus 81 ; 129
Programme pluriannuel de modernisation 19
Provision 100
Qualité 148
Rapport et information 156 ; 173-177
Ratio budgétaire 55-61
Réalisation 24 ; 28 ; 146
Recrutement (de contrôleurs de gestion) 211-216
Reporting : voir rapport et information
Responsabilisation 49
Résultat 24 ; 146
Segmentation des activités 26 ; 71-85 ; 223 ; 228 ; 238
Segmentation stratégique des activités 81-85
Stratégie 25 ; 180 ; 197
Suivi :
• budgétaire 48
• opérationnel 170
Système d’information 231-239
Tableau de bord 155-170 ; 189-192
• prospectif 179-186
« Triangle » du contrôle de gestion 24
Unité d’œuvre 107
Variable d’action 179 ; 182
4e section - Annexes
Index 5
247
4e section - Annexes
248 Ministères, organismes et États cités
Annexes
Liste des ministères, organismes et États cités.
Les ministères, organismes et États suivants sont cités dans le présent ouvrage (ordre alphabétique) :
Ministères, organismes et États cités Thème de la fiche où la référence est citée (1)
Ministère de l’Intérieur.
• Préfectures Ratios budgétaires (5).
(et notamment « préfectures globalisées »). L’organisation de la fonction contrôle de gestion (22).
La mise en œuvre du contrôle de gestion (23).
Office national des forêts (ONF). Mise en place d’une comptabilité de gestion (9).
4e section - Annexes
Ministères, organismes et États cités 2495
4e section - Annexes
250 Bibliographie et références
Annexes
Bibliographie et références.
• Circulaire interministérielle du 21 juin 2001 signée par le ministre de l’économie, des finances et de
l’industrie, le ministre de la fonction publique et de la réforme de l’État et la secrétaire d’État au budget.
Reprend notamment la définition du contrôle de gestion dans les administrations de l’État proposée
par le Rapport du groupe de travail sur l’amélioration de la gestion publique (cf. ci-dessus).
• La mise en place d’indicateurs de résultats dans trois ministères. Rapport d’enquête et conclusions
du comité (juin 2001), La Documentation française.
4e section - Annexes
Bibliographie et références 2515
• Rapport de la mission d’analyse comparative des systèmes de gestion de la performance et de leur
articulation avec le budget de l’État (communément appelé « rapport Guillaume »), Inspection générale
des finances, février 2000. Etudie notamment le rapport entre performance et allocations budgétaires
à travers plusieurs exemples étrangers.
• Rapports des groupes de travail sur les conséquences de la proposition de loi organique relative
aux lois de finances (2000). Rapports téléchargeables sur le site du SCN ACCORD
(http://accord.finances.ader.gouv.fr).
• Circulaire du ministère de l’économie, des finances et de l’industrie sur la mise en œuvre de la loi
organique relative aux lois de finances du 1er août 2001. Cahier des charges pour l’élaboration des
nouveaux contenus des budgets ministériels (18 février 2002).
• Secteur public et contrôle de gestion, Michel Charpentier et Philippe Grandjean, éditions d’Organisation,
1998.
• Le contrôle de gestion dans le secteur public, René Demeestère, Librairie générale de droit et de
jurisprudence, 2002.
Un livre à la fois complet, synthétique et récent sur le sujet.
• Le contrôle de gestion à l’épreuve du DECF, Claude Alazard et Sabine Separi, Dunod (4e édition,
1998).
Un manuel à l’attention des étudiants, qui a l’avantage de présenter dans le détail les outils du
contrôle de gestion (notamment les différentes méthodes d’analyse des coûts).
• Performance measurement and control systems for implementing strategy : text and cases, Robert
Simons, Prentice Hall (2000).
• Tableaux de bord pour managers, C. Mendoza, F. Giraud, M.H. Delmond, H. Löning, Revue Fiduciaire
(1999).
Un ouvrage de référence sur le sujet des tableaux de bord. Met notamment en perspective tableaux
de bord « à la française » et tableaux de bord prospectifs (balanced scorecards).
4e section - Annexes
252 Bibliographie et références
Annexes
Ouvrages sur les évolutions actuelles de la gestion publique.
• La nouvelle gestion publique, Bernard Abate, LGDJ (2000).
Un livre particulièrement clair et synthétique sur les expériences du passé et les orientations actuelles.
• Association nationale des directeurs financiers et contrôleurs de gestion (DFCG). Troisièmes assises
des services publics : « Quel modèle de contrôle de gestion pour les services publics ? ». Synthèse
des travaux du groupe « services publics » (2 octobre 2001).
• Actes de la journée d’étude organisée par la direction du budget sur la loi organique relative aux lois
de finances le 10 octobre 2001.
• Actes de la journée d’étude organisée par la délégation interministérielle à la réforme de l’État sur la loi
organique relative aux lois de finances le 20 novembre 2001. Téléchargeable sur www.vitamin.gouv.fr.
• Actes du IIIe Forum international de la gestion publique, Les Échos, 17 et 18 décembre 2001.
Articles :
• « Réflexions sur l’utilisation du contrôle interne à des fins de contrôle externe », dans Politiques et
management public, volume 3 - 2002.
• « Mesure sur mesure », Patrick Gibert, dans Politiques et management public, volume 18, n° 4 - 2000.
Périodiques :
• Politique et management public (PMP), revue dirigée par Patrick Gibert et éditée par l’Institut de
management public.
Lettre du management public (LMP), distribuée par l’Institut de management public.
• Échanges : revue mensuelle de l’association nationale des directeurs financiers et des contrôleurs de
gestion (DFCG - 1, rue Alfred de Vigny, 75008 Paris).
Pour se tenir informé des évolutions actuelles du contrôle de gestion.
4e section - Annexes
Bibliographie et références 2535
4e section - Annexes
254 Comité de rédaction
Annexes
Comité de rédaction.
Le présent document a été rédigé par une équipe interministérielle, dont les membres sont issus
notamment du groupe de travail interministériel « amélioration de la gestion publique ». Le comité de
rédaction a été aidé par une équipe du cabinet-conseil Deloitte et Touche.
Par ailleurs, Philippe Baron, président du comité technique de l’association nationale des directeurs
financiers et contrôleurs de gestion (DFCG), a bien voulu participer à nos travaux.
4e section - Annexes
Comité de rédaction 2555
Lucette Lasserre Ministère de l’équipement, lucette.lasserre@equipement.gouv.fr
des transports et du logement/
Direction des affaires financières
et de l’administration générale (DAFAG)
4e section - Annexes
256 Comité de rédaction
4e section - Annexes
Comité de rédaction 2575
4e section - Annexes
258 Circulaire interministérielle du 21 juin 2001
Annexes
Circulaire interministérielle du 21 juin 2001
relative au contrôle de gestion.
4e section - Annexes
Circulaire interministérielle du 21 juin 2001 2595
4e section - Annexes
260 Circulaire interministérielle du 21 juin 2001
Annexes
4e section - Annexes
Circulaire interministérielle du 21 juin 2001 2615
4e section - Annexes
262 Circulaire interministérielle du 21 juin 2001
Annexes
4e section - Annexes
Circulaire interministérielle du 21 juin 2001 2635
4e section - Annexes
264 Circulaire interministérielle du 21 juin 2001
Annexes
4e section - Annexes
Circulaire interministérielle du 21 juin 2001 2655
4e section - Annexes
266 Guide d’auto-évaluation
Annexes
Guide d’auto-évaluation du contrôle de gestion à l’usage
des administrations de l’État (direction du budget).
4e section - Annexes
Guide d’auto-évaluation 2675
4e section - Annexes
268 Guide d’auto-évaluation
Annexes
4e section - Annexes
Guide d’auto-évaluation 2695
4e section - Annexes
270 Guide d’auto-évaluation
Annexes
4e section - Annexes
Guide d’auto-évaluation 2715
4e section - Annexes
272 Guide d’auto-évaluation
Annexes
4e section - Annexes
Guide d’auto-évaluation 2735
4e section - Annexes
274 Guide d’auto-évaluation
Annexes
4e section - Annexes
Guide d’auto-évaluation 2755
4e section - Annexes
276 Guide d’auto-évaluation
Annexes
4e section - Annexes
Guide d’auto-évaluation 2775
4e section - Annexes
278 Guide d’auto-évaluation
Annexes
4e section - Annexes
Guide d’auto-évaluation 2795
4e section - Annexes
280 Guide d’auto-évaluation
Annexes
4e section - Annexes
Guide d’auto-évaluation 2815
4e section - Annexes
282 Guide d’auto-évaluation
Annexes
4e section - Annexes
Guide d’auto-évaluation 2835
4e section - Annexes
284 Guide d’auto-évaluation
Annexes
4e section - Annexes
Guide d’auto-évaluation 2855
4e section - Annexes
286 Guide d’auto-évaluation
Annexes
4e section - Annexes
Guide d’auto-évaluation 2875
4e section - Annexes
288 Guide d’auto-évaluation
Annexes
4e section - Annexes
Guide d’auto-évaluation 2895
4e section - Annexes
290 Guide d’auto-évaluation
Annexes
4e section - Annexes
Guide d’auto-évaluation 2915
4e section - Annexes
292 Bordereau documentaire
Annexes
Bordereau documentaire.
Commanditaire :
Ministère de la fonction publique, de la réforme de l’État et de l’aménagement du territoire/ délé-
gation interministérielle à la réforme de l’État.
Bureau responsable :
Mission « service à l’usager et management public » (DIRE 1).
Adresse postale :
DIRE 1
32, rue de Babylone, 75700 Paris SP 07
Contact :
Stéphane Zugetta, chargé de mission (stephane.zugetta@dire.pm.gouv.fr).
Organisme auteur :
Ministère de la fonction publique, de la réforme de l’État et de l’aménagement du territoire/délégation
interministérielle à la réforme de l’État en collaboration avec le cabinet-conseil Deloitte et Touche
(185, av. Charles de Gaulle, 95254 Neuilly-sur-Seine Cedex).
Rédacteurs :
A. Andres ; I. Antoine ; P. Baron ; F. Beck ; F. Boubertekh ; C. Chol ; F. Goguenheim ; E. Hachmanian ;
C. Henuin ; L. Lasserre ; C. Libert ; A. Mangeol ; D. Ménaouine ; R. Ozwald ; J.-P. Peretti ; R. Poli ;
D. Simonnet ; A. Turc ; F. Waintrop ; S. Zugetta.
Avec la participation de P. Gibert et P. Séguin.
Illustrateur :
TROCADERO (30, rue Saint-Augustin, 75002 Paris).
Conception graphique :
TROCADERO.
Imprimeur :
JOUVE.
4e section - Annexes
Bordereau documentaire 2935
Titre et sous-titre du document.
Le contrôle de gestion dans les administrations de l’État. Éléments de méthodologie.
Diffusion.
Administrations centrales et services déconcentrés.
Disponible sur le site du ministère de la fonction publique, de la réforme de l’État et de l’aménagement
du territoire (www.fonction-publique.gouv.fr).
Également disponible en CD-Rom.
Propositions de mots-clés.
Contrôle de gestion ; pilotage ; performance.
Contenu.
Ce document est destiné principalement à accompagner les ministères dans la mise en œuvre de
leurs plans triennaux de développement et de généralisation du contrôle de gestion. Sur la base
des bonnes pratiques déjà en usage dans les administrations de l’État, il propose pour cela des
référentiels communs sur les outils du contrôle de gestion et les conditions de leur mise en œuvre.
4e section - Annexes
294 Bordereau documentaire
4e section - Annexes
Bordereau documentaire 2955
4e section - Annexes
296 Fiche retour à l’attention du lecteur
Annexes
Fiche retour à l’attention du lecteur.
Vos remarques et suggestions sur ce document nous intéressent, notamment dans la perspective
d’une deuxième édition. Merci de renseigner ce bref questionnaire et de le retourner à l’adresse
indiquée en dernière page.
Autre ? Précisez.
4e section - Annexes
Fiche retour à l’attention du lecteur 2975
Oui, Oui, Non, Non,
Positionnement du document
tout à fait plutôt pas tout à fait pas du tout
(1) Notamment : Rapport sur l’amélioration de la gestion publique, octobre 2000 ; Guide d’auto-évaluation du contrôle de gestion à l’usage
des administrations de l’État, direction du budget (2000) ; circulaire interministérielle du 21 juin 2001 ; La contractualisation dans le cadre
du contrôle de gestion, DIRE (2001).
4e section - Annexes
298 Fiche retour à l’attention du lecteur
Annexes
4e section - Annexes
Fiche retour à l’attention du lecteur 2995
Réalisation TROCADÉRO
Jouve Imprimeurs
Paris
ISBN 2-11-093524-3
Dépôt légal : 2-11-092817-4
Imprimé en France