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Guide mthodologique du

contrle interne des SFD


dans les pays de la zone
UEMOA
A destination des organes
dadministration, de contrle, de gestion et
de surveillance des SFD

Guide mthodologique de contrle interne

Dcembre 2009

Guide mthodologique de contrle interne

Le contrle interne
est laffaire de tous !

Avertissement : Le prsent guide fait de nombreuses reprises rfrence aux instructions de la


BCEAO. Au moment de la rdaction de ce projet de guide, les instructions ne sont pas encore valides.
Les auteurs de ce guide se rservent le droit damender le texte sous rserve des volutions
rglementaires quapportera la BCEAO.

Dcembre 2009

Guide mthodologique de contrle interne

Remerciements
La rdaction de ce guide est le rsultat dune collaboration intense et riche entre les consultants et de
trs nombreux intervenants, dans les huit pays de la zone UEMOA.
Nous tenons tous particulirement remercier les SFD ainsi que les cabinets dexpertise comptable qui
ont accept de se prter lexercice et qui ont nourri ce guide de leur expertise et de leur connaissance
approfondie du secteur de la microfinance.
Nos remerciements vont galement lensemble des reprsentants de la BCEAO, des ministres de
tutelle, de promotion et de surveillance, des associations professionnelles, des ordres des experts
comptables ainsi que les membres de lquipe du projet AFR/017 auprs de Lux-Development.

Dcembre 2009

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Table des matires


1.

2.

Introduction ......................................................................................................................9
1.1.

Historique du dveloppement institutionnel de la microfinance dans la zone UEMOA .......... 9

1.2.

Le cadre gnral du dispositif de supervision des SFD dans lUEMOA............................... 10

1.3.

Les objectifs de louvrage..................................................................................................... 15

1.4.

Destinataires du guide ......................................................................................................... 15

Les SFD : cadre lgal et rglementaire........................................................................17


2.1.

3.

4.

5.

6.

La loi microfinance ............................................................................................................... 17

Le contrle interne : prcision des concepts .............................................................22


3.1.

Les enjeux du contrle interne pour les SFD ....................................................................... 22

3.2.

Dfinition et objectifs du contrle interne ............................................................................. 24

3.3.

Dfinition des composantes du contrle interne .................................................................. 25

3.4.

Les principes du contrle interne ......................................................................................... 31

3.5.

Les acteurs du contrle interne............................................................................................ 32

La catgorisation des SFD............................................................................................37


4.1.

Segmentation fonctionnelle : SFD Unitaire, Intermdiaire et Art.44 ..................................... 37

4.2.

Forme juridique : S.A./S. r.l., mutuelles/coopratives, associations................................... 39

Les risques .....................................................................................................................41


5.1.

Le risque crdit .................................................................................................................... 42

5.2.

Le risque dilliquidit............................................................................................................. 45

5.3.

Le risque de fraude .............................................................................................................. 47

5.4.

Le risque de ressources humaines ...................................................................................... 48

5.5.

Le risque de transaction....................................................................................................... 49

5.6.

Le risque de scurit............................................................................................................ 50

5.7.

Le risque de non alignement................................................................................................ 51

5.8.

Le risque de taux dintrt.................................................................................................... 52

5.9.

Le risque de change ............................................................................................................ 53

Fiche de Procdures de contrle interne ....................................................................55


6.1.

Identification client / membre ............................................................................................... 55

6.2.

Crdit ................................................................................................................................... 55

6.3.

Epargne ............................................................................................................................... 55

6.4.

La gestion des liquidits....................................................................................................... 55

6.5.

Remboursement des financements ..................................................................................... 55

6.6.

Nouveaux produits ............................................................................................................... 55

6.7.

Comptabilit - Rfrentiel..................................................................................................... 55

6.8.

Rgles de passation des marchs ....................................................................................... 55

6.9.

La scurit physique ............................................................................................................ 55

6.10.

La scurit informatique....................................................................................................... 55

6.11.

Le management ................................................................................................................... 55

6.12.

Gestion des ressources humaines....................................................................................... 55

6.13.

Le contrle de gestion.......................................................................................................... 55

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7.

8.

6.14.

Communication aux organes de supervision ....................................................................... 55

6.15.

Le recouvrement .................................................................................................................. 55

La fonction audit interne, ou inspection ...................................................................244


7.1.

La fonction daudit interne dans lorganigramme................................................................ 244

7.2.

Ressources ........................................................................................................................ 247

7.3.

Nature des services ........................................................................................................... 248

7.4.

Documents daudit interne ................................................................................................. 249

7.5.

Procdures daudit interne ................................................................................................. 249

Contrle surveillance certification : relations entre acteurs.............................254

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Sigles et abrviations
AC

Agent de Crdit

AG

Assemble Gnrale

AR

Agent de Recouvrement

BCEAO

Banque Centrale des Etats de l'Afrique de l'Ouest

CA

Conseil dAdministration

CC

Comite de Crdit

CGAP

Groupe Consultatif dAssistance aux plus Pauvres

CIC

Comite interne de Crdit

CNSS

Caisse Nationale de Scurit Sociale

COOPEC

Cooprative dEpargne et Crdit

CSC

Comite de Surveillance et de Contrle

CSSF

Commission de Surveillance du Secteur Financier

DRH

Direction des Ressources Humaines

DRS/SFD

Direction de la Rglementation et de la Supervision des SFD

FCFA

Franc de la Communaut Financire Africaine

GEC

Groupement d'Epargne et de Crdit

GRH

Gestion des Ressources Humaines

II

Institutions Intermdiaires

IL

Institutions Liminaires

IM

Institutions Matures

IMF

Institution de Microfinance

ISO

Institutions Isoles

LPF

Loan Performer

MEC

Mutuelle d'Epargne et de Crdit

OHADA

Organisation pour lHarmonisation en Afrique du Droit des Affaires

ONG

Organisation Non Gouvernementale

ONU

Organisation des Nations Unies

PAR

Portefeuille A Risque

PARMEC

Projet dAppui la Rglementation sur les Mutuelles dEpargne et de Crdit

PASNAM

Programme dAppui a la Stratgie Nationale de Microfinance

PCA

Prsident du Conseil dAdministration

PED

Pays en dveloppement

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PME

Petites et Moyennes Entreprises

PMI

Petites et Moyennes Industries

PNUD

Programme des Nations Unies pour le Dveloppement

PV

Procs Verbal

SCI

Systme de Contrle Interne

SCIE

Systme de Contrle Interne et Externe

SFD

Systme Financier Dcentralis

SIG

Systme d'Information et de Gestion

SNMF

Stratgie Nationale de Microfinance

UEMOA

Union Economique et Montaire Ouest Africaine

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1.

Introduction

1.1. Historique du dveloppement institutionnel de la


microfinance dans la zone UEMOA
La situation globale du secteur de la microfinance dans la zone UEMOA rsulte dun double
mouvement :

Dune part, au cours des annes 1960-70 se sont structures dans la plupart des 8 pays des
Coopec (Coopratives dpargne et de crdit) sur le modle des grands rseaux mutualistes
existants en France (Crdit Agricole, Crdit Mutuel). Les coopratives taient rassembles au sein
de mouvements contrls par lEtat et affilis une Caisse Nationale publique. Dans la ligne de
ce modle institutionnel initial, trs orient sur la collecte de lpargne, et le financement du secteur
rural, se situent par exemple, des institutions comme les RPCB au Burkina (1972), la FUCEC au
Togo (1983), les CREP/BNDA en Cote dIvoire (1976) Ces institutions taient soumises pour
partie la loi bancaire (pour leur organe financier central) et pour partie la lgislation nationale
applicable aux coopratives.

Lchec financier de nombre des Caisses Centrales publics a

fortement mis en cause ce modle dans les annes 80-90.

Dautre part, dans la seconde moiti des annes 80 on a assist lmergence, dans la ligne
dun phnomne en cours dans nombre de PED, de nouvelles institutions aux activits clairement
orientes vers les populations urbaines ou rurales exclues de tout service financier par les
tablissements existants (banques, Caisses dEpargne postales), qui allaient incarner la
microfinance en UEMOA. Pour certaines, elles se rattachaient la philosophie mutualiste et
cooprative (le CMS au Sngal en 1988, ACEP en 1993 ou Kafo Jijinew a Mali en 1987, pour
dautres elles taient structures sur une base associative (comme les Caisses Villageoises
exemple : les CVECA du pays Dogon en 1986), pour dautres enfin, elles taient rattaches des
projets de dveloppement rural grs par des ONG opratrices avec un volet crdit.

Demble, ces IMF se sont distingues par deux approches diffrentes :

les unes, dans la logique Grameen bank se positionnant en distributrices de micro crdits
(essentiellement solidaire),

les autres axant dmarche sur la pdagogie de la logique de lpargne comme pralable laccs
au crdit (mutualistes).

Leffervescence du secteur conduisit au dbut des annes 90 les autorits montaires (la BCEAO)
mettre en place un processus de cration dune rglementation applicable au secteur, avec lappui
technique de lACDI et de la DID (coopration canadienne). Le rsultat en fut la loi PARMEC et ses
textes dapplication, transposs dans le droit des 8 pays de la sous-rgion dans les annes 94 96. Le
cadre lgal mis en place, sous forme de dcret uniforme du conseil des ministres de lUEMOA tait trs
fortement orient vers les IMF de type Coopec.
Ainsi, les IMF sont essentiellement dsigns comme SFD (Systmes Financiers Dcentraliss), par
rfrence aux dispositifs mutualistes composs de Caisses Locales regroupes en Union, Fdrations
et Confdrations. Cependant, les dbats mens autour du dispositif PARMEC lors de sa prparation
entre les autorits montaires, les ministres de finances nationaux, les Partenaires Techniques et
Financiers concerns, les structures professionnelles en mergence ont aboutit largir le concept aux

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autres formes juridiques dIMF de type para mutualiste (rseaux associatifs) socits commerciales,
institutions non mutualistes diverses de type fondations ou associations dutilit publique en leur
ouvrant la possibilit de reconnaissance et dagrment dans le contexte de la convention cadre .
Au total, sur les environ 2000 IMF ce jour, intervenant dans les 8 pays, dont une cinquantaine de
grands rseaux mutualistes, et une multitude de micro-institutions, environ 75% relvent de la logique
cooprative (IMCEC), le reste se rattachant au rgime de la convention cadre.
Les nouvelles dispositions proposes par lacte uniforme du 6 avril 2007 ont pour rsultat premier
dunifier le rgime rglementaire de lensemble des IMF de la sous-rgion, indpendamment de leur
nature juridique, exonrant donc les IMF non IMCEC de la contrainte anxiogne de la convention
cadre (qui nest valable que 5 ans, et renouvelable sous examen des AM). Dans le mme temps,
elles sont trs fortement incitatives un renforcement de la professionnalisation du secteur, obligeant
les IMF de toutes catgories obtenir un agrment en bonne et due forme des AM (suppression du
rgime de la reconnaissance simple), rapporter la tutelle et aux AM et adhrer aux Associations
professionnelles nationales. Elles devraient entraner terme une disparition des groupements de fait
dpargne et de crdit et une tendance forte la concentration du secteur.

1.2. Le cadre gnral du dispositif de supervision des


SFD dans lUEMOA
La supervision des SFD rpond aux objectifs gnraux de surveillance qui incombe aux autorits
montaires rgionales et nationales de lUEMOA :

gestion de la masse montaire ;

contrle prudentiel ;

protection de la stabilit du systme financier ;

protection de lpargne publique.

Les modalits dorganisation du dispositif supervision des SFD ont t dfinies dans le cadre de la loi
PARMEC (1993) et de ses textes dapplication. Le principe retenu a t que la supervision incombe aux
Autorits Montaires de chacun des tats membres, reprsentes par les Ministres des Finances, en
collaboration avec la Commission Bancaire de lUEMOA et la BCEAO.
La fonction de supervision sectorielle couvre les fonctions suivantes :

Agrment des institutions

Contrle sur pices et sur place

Le contrle sur pice sappuie notamment sur les obligations de transmission priodique
dtats financiers et dindicateurs standard.

Le contrle sur place porte sur la conformit du SFD avec lensemble de la rglementation
spcifique en existence et qualit et sur la rgularit de son fonctionnement

Suivi du respect des valeurs de la batterie de ratios prudentiels dfinis par la BCEAO pour le
secteur

Suivi des quilibres financiers globaux du secteur

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Autorisations et actions portant sur toute procdure de restructuration (fusion/scission) ou de mise


en administration provisoire/liquidation et retrait dagrment.

Le schma suivant dcrit larchitecture globale du dispositif mis en place pour lexercice des fonctions
de contrle, et qui est progressivement mont en puissance jusqu ce jour.

Autorits de tutelle
Ministre des Finances

BCEAO

Cellule de suivi/contrle des SFD

Commission
Bancaire

Direction de la Micro
Finance

Secrtariat de la CB

Contrle sur pice

Coordination annuelle
et suivi trimestriel
pour le contrle sur

Contrle sur pice

Rapports de
contrle internes
transmis aux
autorits de
surveillance

IM CEC

IM CEC

Fatire

Organe Financier

Contrle interne sur


pice et sur place
IM CEC
Union
SFD
sous convention cadre
GEC, Associations

IM CEC non affilis


Unions/Fdrations

Contrle sur pice

place

IM CEC

IM CEC

Institution
de Base

Institution
de Base

Contrle sur pice =


remonte priodique
dtats financiers et
dindicateurs
+ toute information requise
par les autorits

Source : Arthur GOUJON IDLO

Dans un contexte o le nombre total de SFD identifis sur la sous-rgion tait encore assez rduit (un
peu plus dune centaine) et o leur poids financier tait faible (quelque pourcents de la masse
montaire), cette organisation du dispositif de contrle prsentait deux grands avantages :

Elle permettait une approche de contrle sur pice et sur place et de suivi financier du secteur au
plus prs des ralits locales,

Elle concentrait principalement les interventions de la BCEAO, dont la Direction de la Microfinance


est situe Dakar, sur un nombre limit dentits, i.e. les fatires des IMCEC organises en
rseau. La loi leur fait en effet obligation dassurer le contrle interne de leurs units de base et sur
les rsultats de ce dernier que les travaux de contrle des autorits montaires peuvent sappuyer
dans leur mission propre.

Concernant les procdures dagrment, les dcisions de sanction vis--vis des SFD non-conformes ou
en irrgularit de gestion et les dcisions portant sur les oprations de restructuration et / ou de
redressement/liquidation, les ministres des finances, en tant quautorits montaires nationales, sont
galement en premire ligne.
Par ailleurs, au-del de la fonction de surveillance du secteur, les Ministres des Finances se sont
galement vus attribuer dans les diffrents pays la comptence de dfinition et de promotion de la
politique nationale sectorielle microfinance. Les cellules de suivi contrle mises en place ont donc pris

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en charge, en plus de leur fonction de surveillance, laccompagnement du dveloppement du secteur, le


suivi statistique de ses volutions, des actions de promotion et dappui la structuration
interprofessionnelle
Le nouveau cadre lgal introduit par la loi du 6 avril 2007 en cours de transposition dans chacun des
tats de la sous-rgion et diverses dispositions dapplication apportent des modifications non
ngligeables au dispositif de surveillance sectoriel :

La tutelle des SFD demeure attache au Ministre des Finances (art 18)

Cependant, au-del dun certain seuil de volume dactivit, le contrle choit automatiquement la
BCEAO et la Commission Bancaire (art 44 La Banque Centrale et la Commission Bancaire
procdent, aprs information du Ministre, au contrle de tout systme financier dcentralis, dont le
niveau dactivit atteint un seuil qui sera dtermin par instruction de la Banque Centrale ). La
consquence de cette disposition sera que les quelques dizaines de grands rseaux mutualistes
qui gnrent plus de 80% des encours et flux financiers seront sous tutelle et contrle direct de la
BCEAO

Au total la coopration dj trs engage entre les cellules de contrle ministrielles et la Direction
depuis plusieurs annes (formation des quipes de contrle, inspections conjointes) est en voie
de renforcement avec un effort dinvestissement trs important de la BCEAO

La sparation des activits de surveillance attribues aux Ministres des Finances de la fonction de
dfinition et dimplmentation de la politique de dveloppement sectorielle est en cours dans la
plupart des 8 pays. Ainsi cette dernire relvera dsormais de Directions Nationales de la
Microfinance au sein dun ministre autre, aux attributions orientes vers le dveloppement
conomique et social (quelle quen soit la dnomination), alors que la surveillance/contrle sera
assume par une cellule ou une agence spcialise au sein du Ministre des Finances.

Le contrle sur pice : les obligations rglementaires de


reporting des SFD
Les lments de contrle et de surveillance prvus dans la rglementation aux fins de protger
l'institution contre les risques auxquels elle est expose sont les suivants :

Contrles sur place

Contenu des Instructions Banque Centrale

Rgles ou ratios prudentiels

Normes de prparation des tats financiers et manuels de procdures

Rapports annuels, Etats financiers, rapports internes aux organes de gouvernance

Etats statistiques et indicateurs, etc.

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Les principales obligations relatives linformation produite sont confirmes dans la loi SFD du 6 avril
2007 :

Emploi des normes comptables arrtes par la Banque Centrale (art 49). Le nouveau rfrentiel
comptable en cours de dissmination sera applicable compter de lexercice 2010.

Production dun rapport annuel dactivit comportant les tats financiers tablis selon les normes
dtermines par instruction de la Banque Centrale. Les tats financiers des IMCEC en rseau sont
tablis sur une base combine (art 50)

Communication du rapport et des tats financiers dans les six mois de la fin de lexercice aux
autorits de tutelle (art 51)

Les tats financiers des SFD de lart 44 (> seuil) sont obligatoirement certifis par un Commissaire
aux Comptes agr selon les normes OHADA (art 53), et approuv par le Ministre (art 53)

Communication en cours dexercice des donnes priodiques dont la forme, le contenu et le dlai
de transmission sont prciss par instruction de la Banque Centrale (art 55)

Le dtail des composantes de reporting auxquelles sont assujettis les SFD est de fait dcrit dans les
instructions dapplication de la BCEAO.

Les normes comptables sont reprises dans linstruction 01 (Relative lobligation pour les systmes
financiers dcentraliss de produire des tats financiers).

Le nouveau rfrentiel comptable en cours de dissmination dans la sous-rgion

qui sera

applicable compter de lexercice 2010 sera vraisemblablement repris dans une nouvelle
instruction de cette nature.

Linstruction 01 prcise galement la contexture des tats financiers ainsi que le contenu de
leurs postes et leur maquettage.

Ltat descriptif de la situation patrimoniale (Bilan)

Ltat de formation du rsultat et de prsentation des SIG

Ltat des crdits en souffrance

Les tats annexes

Encours des engagements par signature court terme

Encours des engagements par signature moyen et long termes

Montant total consacre par linstitution aux oprations autres que les activits dpargne
et de crdit

Nombre total de membres ou bnficiaires de linstitution

Nombre total de membres ou bnficiaires de sexe masculin de linstitution

Nombre total de membres ou bnficiaires de sexe fminin de linstitution

Population cible de la caisse (ou son estimation)

Dpts plus dun an de la caisse auprs des institutions financires

Dpts terme plus dun an des membres ou bnficiaires auprs de la caisse

Autres dpts a plus dun an des membres ou bnficiaires auprs de la caisse

Recouvrements sur prts intervenus au cours de lexercice

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Recouvrements sur prts attendus au cours de lexercice

La liste des dix dbiteurs les plus importants de linstitution

Le tableau de dtermination de lencours total des prts aux dirigeants

Le tableau des ressources affectes et des crdits consentis sur ressources affectes

Elle est complte par les instructions 02 04 qui explicitent les rgles de regroupement des
postes de bilan, de classification des crdits sains selon la dure initiale et de dclassement des
crances en souffrance et de provisionnement.

Le contenu du rapport annuel est dtaill dans les instructions 7 et 8, qui indiquent en annexe le
tableau du jeu dindicateurs extra comptables obligatoires (donnes gnrales sur la structure et
donnes sur les oprations de la structure)

La liste et le mode de calcul des ratios prudentiels sont dtaills dans linstruction 6. Les 7 points de
surveillance sont les suivants :
1-

ratio de limitation des oprations autres que les activits d'pargne et de crdit

2-

rserve gnrale

3-

limitation des risques portes par une institution

4-

couverture des emplois moyens et longs par des ressources stables

5-

limitation des prts aux dirigeants

6-

limitation des risques pris sur un seul membre

7-

norme de liquidit

Les instructions nouvelles de la Banque Centrale en prparation apporteront quelques modifications en


contenu et en formes ces normes de transmission dinformations de surveillance.
Elles pourraient comporter pour les SFD de larticle 44 des obligations de reporting au-del de la
priodicit annuelle : tats financiers balances trimestrielles sur le modle des exigences vis--vis des
banques et tablissements financiers.

Le contrle sur place des autorits de tutelle


-

Il est conduit par le corps dinspection de chaque cellule ministrielle de contrle et/ou par celui de
la Direction de la Microfinance de la BCEAO conjointement ;

La mthodologie et le contenu du contrle sont prcisment dcomposs dans le guide ad hoc


dont disposent les intervenants.

Le but central de la procdure est de vrifier la conformit des oprations et de la gestion du SFD
avec la rglementation lgale et interne de linstitution, dvaluer la matrise des risques encourus
par les pargnants et les socitaires et de sassurer de la rgularit du fonctionnement.

Elle dbouche sur des recommandations prcises damlioration sur ces diffrents points, dont la
mise en uvre est vrifie lors de linspection suivante.

Linvestigation porte en particulier sur le respect par le SFD de son obligation lgale de dfinition et
de mise en uvre de procdures de contrle interne adaptes et sur lefficacit de ces procdures.

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Guide mthodologique de contrle interne

Les SFD ont une obligation lgale de transmettre au Ministre et/ou la Banque Centrale tous
rapport internes de vrification ou dinspection (art 40 loi SFD) ds que ces derniers sont produits. Il
appartient aux missions dinspection des autorits de tutelle de faire bon usage de ces rapports,
tels que :

Dclenchement de mission de contrle ad hoc en cas de dtection dirrgularits ou


anomalies graves par le contrle interne

Analyse cible des points soulevs dans les rapports de contrle interne lors des missions
dinspection courante.

1.3. Les objectifs de louvrage


Loptimisation du contrle interne se dfinit comme un processus continu damlioration, refltant les
objectifs et risques du SFD, ainsi que la sensibilit de la direction au risque. Ce processus a pour but
dtablir des contrles internes efficaces et efficients adapts lorganisation du SFD. Plus prcisment,
cette organisation peut seffectuer travers :
-

un processus efficace et systmatique de dfinition des risques pouvant impacter latteinte des
objectifs de lorganisation,

identification des contrles existants qui attnuent et grent efficacement ces risques,
cherchant viter les contrles redondants ou inefficaces, quantification des cots associs
aux contrles et validation de ceux-ci,

dfinition et implmentation de nouveaux contrles pour accroitre lefficacit du systme de


contrle existant,

dfinition et implmentation doutils de reporting pour la Direction afin de suivre lefficacit


du systme de contrle, son infrastructure et lidentification des amliorations des processus

Lobjectif de ce guide est donc, daccompagner le SFD dans le processus doptimisation du contrle
interne en lui fournissant des pistes suivre et des exemples de systmes de contrles qui peuvent tre
mis en place au sein dun SFD.

1.4. Destinataires du guide


Ce guide mthodologique du contrle interne sadresse principalement aux actionnaires, membres, aux
organes de contrle de gestion et aux employs des SFD de la zone UEMOA. Nanmoins, le guide
constitue galement un document de rfrence pour dautres acteurs impliqus dans le secteur tels que
les autorits de tutelle, les investisseurs extrieurs et les bailleurs.
Ce guide est aussi destin aux auditeurs externes qui y verront un outil les aidant valuer le niveau de
contrle interne dans une SFD.
En conclusion, ce guide intgre les notions de contrle interne mais na pas vocation devenir une
procdure de contrle interne applicable tout SFD : il sagira pour chaque SFD de dcliner les

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Guide mthodologique de contrle interne

principes dicts en fonction de leur environnement et de mettre en place leur propres rfrentiels et
autres manuels.
Ce guide ne vient pas en remplacement des nombreux guides existants pour le secteur mais en
complment de ceux-ci.
Enfin, lefficacit de ce guide est galement tributaire de lavancement des adoptions du projet de loi
dans la zone UEMOA et de la publication dfinitive des instructions de la BCEAO.

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Guide mthodologique de contrle interne

2.

Les SFD : cadre lgal et rglementaire

2.1. La loi microfinance


Dans cette partie est prsente la liste des nouveaux mcanismes de supervision prvu dans la
Nouvelle Loi portant rglementation des SFD dans la zone UEMOA. En fonction des objets de la
supervision, la BCEAO, la commission bancaire ou le Ministre des finances du pays sont les
organismes superviseurs.
Table 1 : Liste des mcanismes actuels de supervision de la nouvelle loi Microfinance

OBJET DE LA SUPERVISION

OBJECTIFS PAR RAPPORT AUX DISPOSITIONS DE LA REGLEMENTATION

SANCTIONS
PREVUES

FORMES JURIDIQUES DE LA
STRUCTURE
Association
Cooprative
Socit Anonyme
Socit Responsabilit Limite

-Sassurer que la forme juridique est autorise par la loi ;


-Que lobjet et les dispositions internes des statuts, rglements
intrieurs et manuels de procdures sont conformes aux dispositions
de la loi et de son dcret dapplication ;

Art 70 et
71 ,72 ,73 ,74 76
77 78 79
80 ,81 ,82 ,83 ,8
4

-Que les organes de gouvernance (AG ,CA , DG) prvus par la loi et
leurs attributions soient en adquation avec les dispositions
rglementaires.

Mutuelle
LIDENTITE ET LES REFERENCES

-Sassurer que les rfrences de publication de lagrment au journal

DE LA STRUCTURE

officiel et au greffe de la juridiction comptente sont conformes ;

-La dnomination

-Que la structure est inscrite au greffe du tribunal, dans le registre

-La nationalit
-Les rfrences et dates

- La date de dmarrage des

-Que les organes (AG ,CA ) se runissent dans les termes et dlais

activits

prvus par les dispositions des statuts et rglement intrieurs ;

-La date denregistrement des

-Que les droits et obligations des actionnaires sont respects ;

dotations en Fonds Propres


-Ladhsion lassociation

dnomination

-Que linstitution est agre ;


-Que les statuts sont enregistrs ;

-Le capital social et /ou les

Art 71 pour la

des SFD et que linscription est publie au J.O . ;

dobtention de lagrment

statuts

Art 74

-Que la dnomination rpond aux exigences requises ;


-Le dlai de convocation et de tenue des sances sont respectes ;
-Que Linstitution est membre de lassociation professionnelle ;

professionnelle dans le dlai de 3

-Que toutes les rfrences lies lidentit et lagrment figurent

mois

dans les actes et documents officiels;


-Que le capital social est libr ;

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Guide mthodologique de contrle interne


LA TAILLE ET LE NIVEAU DES

-Vrifier que le niveau dactivit peut justifier lintervention ou non

Art 70 et

ACTIVITES

de la commission bancaire ;

71 ,72 ,73 ,74 76

-Ltendue du rseau

-Que les dispositions des textes fondamentaux (Statuts, Rglement

-Le niveau daffiliation


-Le nombre de points de services
(Siges et agences/caisses)
-Principaux indicateurs de
performance

intrieur, manuels de procdures) sont conformes la ralit et sont


respectes ;

77 78 79
80 ,81 ,82 ,83 ,8
4

-Que les rgles de participation dans des filiales et /ou socits


apparentes et les quotits sont respectes ;
-Que les dlais de convocation et de tenue des sances des organes
statutaires sont respectes ;

-Le contenu des documents


fondamentaux (Statuts
Rglement Intrieur ,Manuels de
procdures
LA QUALITE ET LES REFERENCES

- Sassurer que les dossiers des dirigeants sont en conformit avec les

DES DIRIGEANTS

dispositions statutaires et ont t approuvs par les autorits lors de

-La nationalit
-La qualit des promoteurs
-Leurs nombres, les CV,
rfrences, adresses, domicile des
dirigeants (administrateurs

la dlivrance de lagrment ou du renouvellement des mandats ;


-Vrifier le paiement des droits dadhsion et des cotisations par les
dirigeants ;
-Vrifier le respect du dlai prvu pour la communication des
rapports un mois aprs la prise des dcisions ;

gestionnaires, contrleurs

-Sassurer que les dirigeants naient pas fait lobjet de condamnation

internes, grants des caisses et

ou ne remplissent pas les critres requis pour tre membres;

agences)
-Expriences, honorabilit
-Les extraits de casiers judiciaires
-Le respect des dispositions
statutaires
-Lassistance technique si cest
disponible

ART 71

-Que les prts aux dirigeants personnes morales ou physiques ont t


autoriss selon les dispositions statutaires et que le montant de leurs
encours respecte les quotits autorises ;
-Vrifier que lobligation de dpt des pices au greffe du tribunal et
de dclaration crite aux Ministres des Finances et la BCEAO est
respecte
-Sassurer de la transmission de la liste des pices au procureur dans
le dlai de 8 jours

LES PRODUITS ET SERVICES

-Vrifier si la structure a obtenu les agrments requis pour les

Art 70 et

OFFERTS A LA CLIENTELE

activits menes et sassurer que les produits et services offerts sont

71 ,72 ,73 ,74 76

agres et

77 78 79

-La collecte des dpts


-Loctroi des prts et

rpondent aux normes exiges,

engagements par signature

la catgorisation prvue par la rglementation ;

Loctroi de prts uniquement et

- Sassurer que la tarification, les taux et conditions sont conformes

engagement par signature

aux rgles dictes ;

Autres produits et services

-Vrifier les rfrences de publication de lagrment et son

80 ,81 ,82 ,83 ,8


4

enregistrement au greffe ;
- Sassurer que les conditions doffre des produits et services
rpondent aux normes fixes par la rglementation

Dcembre 2009

18

Guide mthodologique de contrle interne


LES RAPPORTS DACTIVITES ET

-Sassurer que les rapports dactivits et tats financiers sont dicts

ETATS FINANCIERS ET LEURS

conformment aux dispositions comptables et aux rgles arrtes

CONFORMITES

par la Banque Centrale ;

-Quils sont approuvs par lassemble gnrale de linstitution


-Quils sont communiqus aux autorits (Banques Centrale
Commission bancaire) dans les dlais de 6 mois aprs la clture des
exercices et sont conservs dans de bonnes conditions
LA GESTION ET LE SUIVI DU

-Vrifier que les autorisations requises ou les agrments ont t

PROCESSUS DE DECISIONS

obtenues des autorits ;

-Les dcisions affectant les statuts

-Vrifier que la filiation ou dsaffiliation ont t soumises

et les autorisations obtenues ;

lautorisation des autorits et la dcision de cration dagence/

-Les modifications des textes ;


-Le transfert du sige ;

Voir Article 71

caisse ou de guichet ait t notifie dans le dlai de 30 Jours ;


-Sassurer que les sommes engages respectent les quotits
cessibles ;

-La fusion, scission ;


-Les prises de participation ou
cession de participation ;
-Laffiliation ou dsaffiliation
- La cration dagences/caisses ou
de guichets
LA CONFORMITE DES

-Vrifier que les instruments de communication contiennent toutes

REFERENCES ET INFORMATIONS

les rfrences requises (formes juridiques, adresse, capital social

SUR LA STRUCTURE

,ndenregistrement

-Vrification des indications

n dagrment

figurant dans les documents


fondamentaux
Enttes, facturiers

Art 71 de la loi

-Sassurer que le dlai de 6 mois prvu pour la communication des


rapports aux autorits aprs la clture de lexercice social est
respect

Enseignes panneaux
- La publication des tats
financiers dans le J.O Publicit
dans les journaux locaux
-La communication des rapports
aux autorits

CRITERES DE DESIGNATION DES


COMMISSAIRES AUX COMPTES
ET AUDITEURS EXTERNES

-Qualits, comptences ;

-Approbation du choix par les autorits comptentes ;


-Sassurer que les auditeurs et commissaires aux comptes
remplissent les conditions lies la connaissance de ce secteur

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Guide mthodologique de contrle interne


LE RESPECT DES NORMES ET
RATIOS PRUDENTIELS

-Vrifier la libration du Capital Social ;

Art 73 de la loi

-La constitution de rserves gnrales et obligatoires;


-Le respect des normes et ratios prudentiels dicts par la loi et les
dcrets dapplication ;

DISPOSITIONS SPECIFIQUES AUX

-Sassurer que les dispositions relatives aux textes notamment les

Art 70 et

STRUCTURES MUTUALISTES

rgles de constitution du Capital , les statuts ,les modalits de

71 ,72 ,73 ,74 76

fonctionnement de lassemble gnrale ,du Conseil dadministration

77 78 79

,du comit de crdit ,des organes de contrle sont respectes ;

80 ,81 ,82 ,83 ,8

-Fonctionnement interne
-Fonctionnement des fdrations
et confdrations

-Sassurer du respect des principes mutualistes notamment le respect

de la souscription de parts sociales,


la limitation de la rmunration des parts sociales , le respect de la
norme de capitalisation ,la constitution de la rserve gnrale, le
respect des rgles de fonctionnement et des textes coopratives ,le
respect des rgles lies la dmission ,lexclusion, ou le dcs dun
membre, les rgles relatives lapurement des crances et des
dettes
-Sassurer que les fdrations et confdrations fonctionnent selon
les dispositions prvues par la loi

CAS DE SITUATIONS LIEES A LA

-Vrifier que les dirigeants ont t auditionns sur les mesures

RESTRUCTURATION

envisages pour permettre le redressement et que les dirigeants ont

-Cas de situations de mesures

t suspendus dans le respect des dispositions rglementaires ;

administratives, dadministration

-Sassurer que les conditions de nomination dun administrateur

provisoire ;

provisoire ou dun liquidateur


sont conformes aux dispositions rglementaires ;

-Cas daffiliation, de dsaffiliation,

-Sassurer que les appuis ncessaires ont t formuls auprs des

de fusion, de scission, de

actionnaires, socitaires, associs, ou de lassociation

dissolution et de liquidation ;

professionnelle ;
- Veiller au respect des dispositions rglementaires et les textes de
lOHADA en matire dadministration provisoire ou de liquidation ;
-Vrifier que les accords conclus avec dautres institutions similaires
et le niveau dintervention, les autorisations de participations
respectent les dispositions rglementaires

CAS DEXISTENCE DORGANES


FINANCIERS

-Sassurer que lorgane financier est agre ;

-Que les oprations effectues par lorgane respectent la lgislation


et ont t autorises ;
-Sassurer que les sommes engags nexcdent pas la fraction des
risques autoriss ;

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Guide mthodologique de contrle interne


CONTROLEURS ET INSPECTEURS

-Sassurer que les fonctions de gestion et de contrle sont spares ;

-Respect des dispositions relatives

-Que les contrleurs et inspecteurs jouissent de lautonomie

au contrle interne ,

requise ;

-Qualit des inspecteurs et

-Sassurer que les rapports respectent les dispositions lgales,

des cranciers

contrleurs internes

rglementaires et statutaires ;

sont menacs

-Priodicit de production des

-Sassurer de la transmission des rapports internes de vrification aux

rapports

autorits dans les 30 jours qui suivent leurs productions ;

RETRAIT DAGREMENT

Sassurer que les conditions de retrait dagrment sont respectes ;

Mesures de
redressement si
les intrts des
dposants et

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Guide mthodologique de contrle interne

3.

Le contrle interne : prcision des concepts


Le contrle interne est laffaire de tous !

Plus quun adage, il sagit dune ralit laquelle les SFD se doivent de souscrire si elles souhaitent
mettre en uvre un systme interne de gestion des risques efficace et conomique qui tend en
rduire leur frquence et leur impact.
La prsente section a pour objectif de prciser ce que lon entend par contrle interne, ce quil est et ce
quil nest pas. Les acteurs qui interviennent dans le processus sont galement prsents.

3.1. Les enjeux du contrle interne pour les SFD


Dfini comme tant un ensemble de scurits contribuant la bonne matrise de l'institution. Il vise
amliorer les performances de l'entit par le biais de mesures, de procdures efficientes ; le contrle
interne intgre galement les processus de dcision au sein de ces procdures, qui permettent de
dfinir les rles de chacun pour prciser qui fait quoi, quand, comment, et dans quel but.
Le contrle interne sentend comme les mesures mises en place par la direction qui ont pour but
1

dassurer que :
-

les objectifs poss par lentreprise sont atteints ;

les ressources sont utilises de faon conomique et efficiente ;

les risques sont contrls adquatement et le patrimoine est protg ;

linformation financire et linformation de gestion sont compltes et fiables ;

les lois et rglementations ainsi que les politiques, les plans, les rgles et les procdures
internes sont respects".

Pour tre efficace, le contrle interne doit thoriquement tre plutt prventif et dtectif que rpressif.
L'objectif ultime du contrle interne demeure dans la matrise des risques inhrents aux activits de
linstitution et la conduite de ses oprations de la faon la plus efficace et scurise possible.
Il est par consquent crucial que chaque SFD, quelle que soit sa taille et sa maturit, soit en mesure
d'valuer la qualit de son dispositif de contrle interne afin de pourvoir aux ventuelles faiblesses de ce
dernier et ainsi limiter ses risques tout en gagnant en efficacit, en phase avec ses objectifs et sa
stratgie.

Source : Circulaire IML 98/143 telle que modifie par la circulaire CSSF 04/155 Commission de
Surveillance du Secteur Financier Luxembourg)

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Guide mthodologique de contrle interne

Crer la confiance
De nombreuses parties sont concernes par la bonne gestion et la prennit des SFD. Lun des enjeux
de cette prennit est la cration dune atmosphre de confiance, vis--vis notamment :
-

des membres / clients / bnficiaires,

des investisseurs,

des bailleurs,

des fournisseurs,

des actionnaires,

des autorits de rglementation,

des auditeurs externes.

Dans ce contexte, les travaux daudit externe seront galement facilits, ce qui aura comme principale
consquence den diminuer le cot.

Laffaire de tous
Un systme de contrle interne ne fonctionne et nest efficace qu la seule condition que le principe de
2

gestion des risques ait t intgr la culture organisationnelle du SFD, tous les niveaux, de
lemploy de base au Conseil dAdministration.
A tous les chelons, il est ncessaire que chacun ait conscience des risques encourus par le SFD
chaque fois quune opration est effectue et quune dcision est prise ainsi que de la manire dont
chacun peut contribuer anticiper et viter les incidents.

Appliquer la bonne dose


Un des enjeux auquel est confront la Direction est de doser convenablement le niveau de contrle
interne mettre en place en fonction des risques. Lerreur classique lors de la mise en place dun
systme de contrle interne est de passer dun extrme lautre et de vouloir tout contrler. Le contrle
interne doit viser tre efficace.
En dautres termes, il sagit didentifier les risques, dvaluer leur probabilit de survenance et leur
impact (est-il faible ou non ?). Une fois lvaluation faite, la rponse apporte ces risques doit tre
adquate et efficiente, c'est--dire que le cot de la protection ne doit pas tre plus cher que le risque.

Etre remis en cause


Deux concepts sont dvelopps dans ce paragraphe : le caractre volutif du systme de contrle
interne et limplication, tous les niveaux et ds ltablissement des procdures, des personnes
participant au contrle interne.

Le contrle interne sarticule dans un environnement qui est en constante volution (lactivit du
SFD volue, il ouvre de nouvelles agences/ caisses, stend gographiquement, accueille en son
sein des SFD pralablement existantes, etc.).

Amliorer le contrle interne (2000), Anita Campion MicroFinance Network/GTZ

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Guide mthodologique de contrle interne

Ds lors, les modalits dapplication du contrle interne doivent tre remises en cause de
manire rgulire pour rester en lien avec les activits et la structure organisationnelle du SFD.

Les mesures de contrle interne mises en uvre pour attnuer les risques ont un impact sur
lactivit du SFD. Dans la plupart des cas, les politiques et les stratgies sont dfinies par la
Direction, qui peut tre loigne des ralits du terrain. Il convient donc, avant dimposer
lexcution des politiques et procdures pour attnuer les risques, que les dirigeants senquirent
auprs du personnel de terrain si elles sont pertinentes.
Il sagit de prendre la mesure des rpercussions sur lactivit des employs, sur les clients /
membres / bnficiaires et de sassurer que la mesure est en adquation avec le risque. Cette
consultation peut se faire sous forme dentretiens en groupe ou individuel, sous forme
denqutes auprs de la clientle, etc.

En tout tat de cause, le contrle interne doit tre compris comme un processus dynamique,
continuellement valu et amend le cas chant.

3.2. Dfinition et objectifs du contrle interne


Dfinition
La notion de contrle interne dsigne lensemble des activits, mthodes et mesures (mesures de
contrle) ordonnes par le conseil dadministration et la direction afin de garantir un droulement
conforme de la marche des affaires.
Les mesures organisationnelles du contrle interne sont intgres dans les flux dexploitation, en ce
sens quelles ont lieu paralllement lactivit ou sont situes en amont ou en aval de lexcution de
celles-ci.
Le contrle interne apporte un soutien pour atteindre les objectifs de la politique dentreprise par une
gestion des affaires efficace et efficiente
-

pour respecter les lois et les directives

pour protger le patrimoine commercial

pour empcher, rduire et dtecter les erreurs et les irrgularits

pour garantir la fiabilit et lintgralit de la comptabilit

pour garantir la ponctualit et la fiabilit des rapports financiers

Les objectifs du contrle interne


3

Une instruction de la BCEAO prcise les objectifs du contrle interne au sein des SFD :
Le systme de contrle porte principalement sur la :

Vrification de la conformit des oprations ralises, de lorganisation et des procdures


internes, avec
o

les dispositions lgislatives, rglementaires et prudentielles en vigueur,

Annexe Dispositions organisant le contrle au sein des SFD de lUMOA - Instruction relative la mise en
uvre du contrle dans les systmes financiers dcentraliss des tats membres de lUnion montaire
ouest africaine (UMOA), BCEAO

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Guide mthodologique de contrle interne

o
o

les normes et usages professionnels et dontologiques,


les orientations et dcisions des organes dirigeants, notamment en matire de
risques,

de pouvoirs, de signature et de taux dintrt ;

Surveillance de la qualit de linformation comptable et financire, en particulier les conditions


denregistrement, de conservation et de disponibilit ;

protection des ressources humaines de l'institution, de ses usagers ainsi que des actifs de
l'institution ;

prvention, la dtection et la gestion des risques.


Les SFD sont galement tenus de procder l'identification de leurs clients / membres /
bnficiaires, conformment aux dispositions du chapitre 2 du titre II de la loi uniforme relative
la lutte contre le blanchiment des capitaux dans les Etats membres de l'UEMOA ainsi qu' celles
de l'annexe ladite loi uniforme, relatives aux modalits d'identification des clients / membres /
bnficiaires personnes physiques. Ils doivent mettre en place un programme interne s'appuyant
sur un dispositif dfinissant les procdures et rgles internes de prvention et de dtection du
blanchiment de capitaux.

3.3. Dfinition des composantes du contrle interne


4

Le COSO est un rfrentiel international qui donne une dfinition standard du contrle interne et cr
un cadre pour valuer lefficacit de ce dernier.
Figure 1 Concept cadre dun systme de contrle interne

Les huit composants du cadre conceptuel COSO II doivent tre considrs sous deux dimensions: ils
stendent sur les diffrentes units dentreprise (les dpartements) mais se dclinent aussi, selon les
objectifs, sur des aspects de stratgie, dactivit commerciale oprationnelle, dmission de rapports et
de respect des prescriptions.

Committee Of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission

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Guide mthodologique de contrle interne

Les paragraphes suivants reprennent chaque composant du systme de contrle interne (SCI) selon
COSO II un un.

Lenvironnement de contrle
Lenvironnement gnral de contrle est dtermin par la charte de lentreprise et les qualits
individuelles des collaborateurs. Au niveau de lentreprise, le style de management et les rgles
comportementales comme le Code dthique ou le Code de conduite par exemple, jouent un rle
essentiel. Les rgles relatives la dlgation des tches et des responsabilits ainsi que les objectifs de
performance font galement partie de lenvironnement de contrle. Au niveau individuel, ce sont
lintgrit, les valeurs thiques et les comptences professionnelles des collaborateurs qui le faonnent
dans une large mesure.
Lenvironnement de contrle constitue le cadre dexploitation du SCI. De concert avec la direction, le
conseil dadministration prcise ses attentes concernant les objectifs du systme de contrle interne.
Sur cette base, il en dfinit ltendue et le degr de dveloppement. Il sagit alors non seulement de
dterminer les domaines couvrir mais aussi le niveau de qualit souhait pour le SCI.
Il est important dtablir des critres qualitatifs afin que le conseil dadministration soit en mesure
dvaluer lefficacit du SCI dans lexercice de ses fonctions de surveillance. Ce dernier peut, pour cela,
sorienter selon les critres suivants:
Optimis : Les activits du SCI sont harmonises avec dautres fonctions de contrle. La
gestion des risques et le SCI sont exploits comme un systme intgr. Les activits de
contrle sont largement automatises et lutilisation doutils permet des ajustements
rapides lorsque les conditions voluent.
Surveill : les principes dexploitation du SCI sont dcrits de manire dtaille.
Lexcution des activits de contrle est surveille rgulirement et la traabilit
assure. Les contrles sont adapts en permanence aux risques lorsque ceux-ci voluent
et la documentation est tenue jour.
Une fois par an, le Conseil dAdministration reoit un rapport sur lvaluation du SCI
selon des critres de mesure objectifs (efficacit, traabilit et efficience). Les activits
de contrle effectues sont documentes selon un procd standardis. Un responsable
du SCI coordonne et surveille les activits de contrle sur la base dchantillonnage.
Standardis : des principes simples dexploitation du SCI sont dfinis. Les procdures et
les processus commerciaux sont documents (activits et contrles). La traabilit des
contrles effectus est assure. Un change dexpriences a lieu et les contrles sont
rgulirement ajusts lorsque les risques voluent. Une formation de base a t
organise pour les collaborateurs.
Informel : des contrles internes existent mais ils ne sont pas standardiss. Les contrles
existants ne sont excuts que rarement ou ne le sont pas du tout. Ils dpendent
fortement des personnes ; il ny a ni formation, ni communication les concernant.
Peu fiable : Il nexiste pas ou pratiquement pas de contrles internes. Selon les
circonstances, les contrles existants sont peu fiables.

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Guide mthodologique de contrle interne

Pour satisfaire aux exigences poses un SCI, il faut viser au moins le niveau 3 Standardis.
Les niveaux 1 et 2 ne sont pas des options car les activits de contrle ne peuvent tre retraces. Les
critres qualitatifs peuvent galement tre dfinis diffremment pour les divers secteurs dentreprise ou
les processus afin, par exemple, de mieux tenir compte de risques individuels.

Evaluation du risque
OBJECTIF
Chaque entreprise doit avoir conscience des risques auxquels elle est expose et savoir comment les
piloter. La mthode consiste souvent identifier, analyser et valuer ces risques. La ralisation des
objectifs dentreprise, dont le conseil dadministration et la direction sont responsables, constitue
toujours le point de dpart dune valuation efficace du risque.

IDENTIFICATION DU RISQUE
Lorsque les objectifs en amont sont connus, les risques inhrents la branche, aux marchs, aux
produits et aux services, la rglementation ou au modle commercial slectionn et aux procdures,
susceptibles de compromettre les objectifs dentreprise, doivent tre traits et rpertoris
systmatiquement.

EVALUATION DU RISQUE
Les risques identifis sont valus en fonction de leur probabilit de survenance et de ltendue de
limpact du sinistre au cas o ils se concrtiseraient (risque brut).

MESURES
Selon la stratgie de lentreprise, les risques devant tre couverts par des contrles sont identifis. De
cette propension au risque dpendent les domaines dans lesquels lentreprise accepte sciemment de
prendre des risques.
Pour les risques devant tre minimiss, des objectifs de contrle seront dfinis et devront tre couverts
par des mesures de contrle. Il conviendra dvaluer si ces mesures sont appropries pour minimiser le
risque en question. Un risque rsiduel (risque net) sera galement valu selon sa probabilit de
survenance et ltendue du sinistre.
A ce stade, il faudra alors estimer si ce risque net est acceptable pour lentreprise ou si dautres
contrles sont ncessaires. Cette approche trs entrepreneuriale (considrations cots/utilit) et
dynamique implique une gestion des risques et un SCI harmoniss pouvant tre dvelopps pour
devenir un outil de gestion intgr.
Pour identifier les principaux risques dune entreprise, il est ncessaire de comprendre parfaitement les
processus mtiers les plus importants. Dans ce contexte, une importance centrale est accorde la
documentation des procdures, qui permet une prsentation claire et transparente des droulements.
Cette documentation permet en outre de rglementer clairement les responsabilits relatives aux
diffrents droulements et leurs interfaces. Elle montre aussi sur quels systmes ces droulements
sappuient, ce qui constitue la base de lidentification et de lvaluation des contrles IT.

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Guide mthodologique de contrle interne

Une rvaluation permanente des opportunits et des risques ainsi que le recentrage rigoureux des
mesures en fonction de la politique de risque permettent de dterminer chaque niveau hirarchique
des mesures de contrle appropries. Ces mesures peuvent, en outre, aider atteindre les objectifs.

Activits de contrle
Les activits de contrle permettent de garantir que les mesures prises par la direction en vue de piloter
les risques et de raliser les objectifs sont rellement mises en uvre. Pour plus defficacit, elles
devraient tre intgres le plus directement possible dans les processus mtiers. Selon leffet dans le
temps, un contrle peut tre prventif ou dtecteur. Les contrles prventifs ont pour objectif de
prvenir les erreurs. Cela peut consister notamment rglementer les comptences ou restreindre les
accs au systme par des mots de passe.
Les contrles dtecteurs sont par exemple des contrles de conformit et de concordance.
Des mesures organisationnelles peuvent dj permettre, elles seules, de runir des conditions
importantes pour crer un SCI efficace. Il peut sagir, par exemple, dune sparation approprie des
fonctions ou dune procdure dapprobation.
Les activits de contrle englobent diverses oprations, mthodes et mesures; elles peuvent tre
classes de la manire suivante:

Lefficacit, la traabilit ainsi que lefficience du SCI dpendent du dosage entre les diffrents types de
contrles. Un rapport quilibr entre les contrles prventifs et dtecteurs permet de mieux couvrir les
diffrents objectifs de contrle que les mesures dont le seul objectif est didentifier des erreurs. Les
contrles de management en amont ont un large rayon daction et permettent gnralement une
meilleure prise de conscience du contrle dans lentreprise.
Les diverses activits de contrle gnrent bien souvent des interactions. Il est ainsi possible, par
exemple, de mettre en uvre une sparation des fonctions au sein dune organisation par des
restrictions daccs au systme. Lactualit et lefficacit des restrictions daccs programmes peuvent
de plus tre vrifies par des contrles de conformit manuels.

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Guide mthodologique de contrle interne

Information et communication
Les voies dinformation et de communication doivent tre dfinies afin que les collaborateurs disposent
des informations dont ils ont besoin pour effectuer les contrles ncessaires.
Pour cela, les systmes dinformation doivent garantir que toutes les informations importantes soient
collectes de manire fable et ponctuelle et diffuses convenablement. Cest le seul moyen, pour les
personnes comptentes, dassumer leurs responsabilits. Dans ce contexte, la communication par
niveau occupe une place particulire. Pour ce qui est du SCI, les collaborateurs doivent connatre leur
rle et leur responsabilit ainsi que les imbrications avec dautres units organisationnelles.

Surveillance
La pratique montre que diverses causes par exemple de nouveaux produits et marchs, des
restructurations, des fluctuations de personnel, de nouveaux systmes dinformation ou des
modifications de cadres rglementaires peuvent avoir pour consquence que les mesures de contrle
dfinies par le pass ne suffisent plus couvrir une nouvelle situation de risque, que certains contrles
ne sont plus effectus ou que leur qualit se dgrade.

CYCLE DE VIE DE LA QUALITE DUN CONTROLE

SURVEILLANCE CONSTANTE ET RAPPORTS PERIODIQUES


Un SCI nest toutefois efficace que lorsque les mesures de contrle fonctionnent parfaitement dans la
dure. Le SCI dans sa globalit doit faire lobjet dune surveillance permanente aussi bien pour garantir
le respect des procdures dfinies que pour procder, le cas chant, des ajustements lorsque
lenvironnement connat des changements.
La surveillance du SCI seffectue diffrents niveaux. Des rgles organisationnelles au sein de
lentreprise permettent de surveiller le SCI au niveau des procdures. Les suprieurs surveillent que les
contrles sont rellement effectus, par exemple sur la base dchantillonnages ou dobservations. La

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Guide mthodologique de contrle interne

direction garantit une surveillance du SCI dans toute lentreprise en crant les conditions structurelles
ncessaires (attribution de responsabilits, cration de systmes dinformation appropris, etc.), mais
aussi en dfinissant une procdure de rapport par exemple sur la prsentation des rsultats du contrle
ou sur des constatations importantes pour le SCI. Il est recommand ce sujet de dsigner un
responsable SCI qui assume, sur mandat de la direction, une part essentielle des tches de
surveillance.
Dans lexercice de ses fonctions de surveillance, le conseil dadministration sinforme, lors dentretiens
avec la direction, sur le statut du SCI. Il devrait alors se concentrer sur les points suivants:

La surveillance permanente du SCI et les rapports sont des conditions fondamentales pour que le
conseil dadministration puisse assumer sa responsabilit gnrale du SCI. Cette forme de surveillance
constitue lun des piliers dun SCI efficace.

Evaluation du SCI
Peu fiable

Informel

Standardis

Surveill

Optimis

Processus
Crdit
Epargne
Finances et
Comptabilit
Personnel
Etc.

Exigence de qualit du conseil dadministration:


au minimum niveau 3 standardis

Dans notre exemple, le secteur Crdit est class dans le niveau de qualit 2 Informel. Le
processus appliqu ne remplit donc pas les objectifs fixs par le conseil dadministration, savoir
atteindre au minimum le niveau 3 Standardis.
Par consquent, des mesures doivent tre prises pour les procdures relatives au secteur Crdit. Sur
la base de lanalyse des diffrents critres, il est possible didentifier les domaines dans lesquels des

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Guide mthodologique de contrle interne

mesures doivent tre engages. Les exigences qualitatives concernant lefficacit des contrles ont t
remplies. En revanche, les critres traabilit et efficience ne sont pas suffisamment couverts.

3.4. Les principes du contrle interne


Le contrle interne, pour tre efficace, doit rpondre certains principes cls tels que :
-

Une culture de contrle : Il incombe au conseil dadministration et la direction gnrale de


souligner, dans les termes utiliss et les actions entreprises, limportance du contrle interne;
cela passe notamment par les valeurs thiques mises en avant par la direction dans son
comportement professionnel, tant lintrieur qu lextrieur de lorganisation.
Les termes, actes et attitudes de ces deux instances affectent lintgrit, lthique et les autres
aspects de la culture de contrle dun tablissement.
Si lexistence dune forte culture de contrle interne ne garantit pas une organisation
datteindre ses objectifs, son absence augmente les risques derreurs non dceles ou
dirrgularits.

la sgrgation des tches qui consiste assigner diffrentes personnes la responsabilit


de tches dun mme flux qui pourraient entraner des erreurs ou encourager des
comportements malhonntes si elles taient effectues par un seul employ. Prenons
lexemple dun employ recevant une facture payer, ce dernier ne peut pas mettre lordre de
paiement ni procder au paiement

lapprobation collgiale qui consiste faire approuver une opration par plusieurs personnes
diffrentes, rpartissant ainsi la responsabilit sur plusieurs personnes. Cest le cas du comit
de crdit compos de plusieurs membres prenant une dcision collgiale.

vrifications croises qui peuvent se faire par laudit interne ou par tout autre employ.
Consiste en la vrification du travail dun employ par un autre employ. Par exemple, le chef
caissier peut procder au recomptage de la caisse aprs le caissier afin de sassurer que la
procdure de contrle interne bien t respecte.

autorisations, dlgations et pouvoirs qui consistent rpartir au niveau adquat les


pouvoirs de dcision. Par exemple, une opration de dcaissement au guichet demandera
plusieurs signatures selon le montant dcaiss. Plus le montant sera lev et plus
lautorisation de la transaction devra tre faite une personne haut place dans la hirarchie.

le manuel de procdures est un des lments du cadre de rfrence interne du SFD. Les
procdures doivent tre segmentes pour plus de clart avec un systme de rfrence et
dindex qui permettent une navigation plus fluide et facilite la recherche des utilisateurs.
Chaque procdure peut reprendre les informations cls, comme la section, le sujet, la date de
rdaction, la rfrence, lapprobation, etc. Le contenu est libre et doit tre adapt au sujet de la
procdure. Il peut tre purement directif pour des oprations simples comme la procdure de
fin de journe pour les caisses avec 2 ou 3 tapes cls simples effectuer, ou plus qualitatif
comme une procdure de dcision doctroi de crdit ou de montage dun dossier de demande
de crdit.
Les procdures doivent tre accessibles tous les employs (sige, union/faitire, caisses, et
tout autres points de service) et bnvoles (comme les membres du Conseil) afin quelles

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Guide mthodologique de contrle interne

soient respectes tous les niveaux de lentit. La diffusion peut se faire informatiquement
(par rseau intranet ou par email) et physiquement (impression et distribution aux personnes)
afin de garantir laccs permanent et sans restriction tous.
-

la prvention et dtection de la fraude. En effet, dans le cadre des SFD, le risque de fraude
est important du fait mme de la prsence dargent physique en grande quantit et du nombre
importants de petites transactions non significatives.

lincidence des systmes dinformation sur le dispositif de contrle interne.

valuation du contrle interne qui consiste en une valuation de lefficacit et de lefficience


du contrle interne, i.e. savoir sil est toujours adapt la structure et lactivit du SFD et si
les procdures de contrle interne sont bien connues, appliques et respectes par lensemble
des employs.

du personnel comptent et en nombre suffisant afin de prendre des dcisions dans le


cadre de la politique fixe et sur base de pouvoirs dlgus, et afin d'excuter les dcisions
prises. Ces tches sont effectues sur base d'une description dtaille fixe par la direction et
dans le cadre d'un organigramme des fonctions arrt par elle.
L'organigramme retient pour les diffrents services ou dpartements leur structure et les liens
hirarchiques et fonctionnels entre eux et avec la direction. La description des tches remplir
par les excutants explique la fonction, les pouvoirs et la responsabilit de chaque excutant.

la documentation des oprations : Tout processus qui cre un engagement dans le chef de
l'tablissement ainsi que les dcisions y relatives doivent tre documents. La documentation
doit tre tenue jour et conserve par l'tablissement conformment la loi. Elle doit tre
organise de telle manire qu'elle puisse tre aisment consulte par un tiers autoris.

3.5. Les acteurs du contrle interne


Trs souvent le contrle interne est assimil la seule fonction de lauditeur interne, dont le rle est vu
comme le contrleur ex-post des oprations effectues pas les personnels du SFD.
Le concept de contrle interne dpasse cette seule fonction et doit tre vu comme lenvironnement que
met en place linstitution en vue de la dtection des erreurs et de la prvention de la fraude. Dans cette
optique, chaque employ, chaque organe de gestion ou de contrle participe, son niveau, la mise en
uvre de cet environnement.
Il ne sagit pas de vrifier a posteriori les oprations. Le contrle interne se conoit deux niveaux :
passif et actif.
Au niveau passif, lorganisation labore un ensemble de rfrentiels qui permettent chacun de savoir
quelles sont ses tches, comment et dans quelles limites doivent-elles tre effectues.
Au niveau actif : le contrle interne se dcline en auto-contrle, contrle du suprieur hirarchique,
contrle de gestion, et finalement inspection par les auditeurs internes.
Cette section prsente les acteurs du contrle interne ainsi que les moyens de le mettre en uvre.

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Guide mthodologique de contrle interne

Lassemble Gnrale (AG)


Lassemble Gnrale est linstance suprme de linstitution. Elle est constitue de lensemble des
5

membres ou de leurs reprsentants, convoqus et runis cette fin conformment aux statuts.

Lart 9 du Projet de Dcret dapplication de la loi portant rglementation sur les SFD numre les
comptences-cls de lAG :
Sans que la prsente numration soit limitative, lassemble gnrale a comptence pour :
1) sassurer de la saine administration et du bon fonctionnement de linstitution
2) modifier les statuts et le rglement
3) lire les membres des organes de linstitution et fixer leurs pouvoirs
4) crer des rserves facultatives ou tous fonds spcifiques, notamment un fonds de garantie
5) approuver les comptes et statuer sur laffectation du rsultat
6) adopter le projet de budget
7) fixer, sil y a lieu, le taux de rmunration des parts sociales
8) dfinir et adopter la politique de crdit et de collecte de lpargne de linstitution
9) crer toute structure quelle juge utile
10) traiter de toutes autres questions relatives ladministration et au bon fonctionnement de
linstitution

Le Conseil dAdministration (CA)


Le conseil dadministration est lorgane directeur du SFD. Il est responsable de diriger, dinfluencer et de
contrler les affaires du SFD. La gouvernance est la faon dont le conseil dadministration exerce son
autorit, son contrle et sa direction du SFD.

ROLE ET RESPONSABILITE
Les rles et responsabilits du CA sont les suivantes :

Le CA labore les politiques qui dictent l'orientation gnrale du SFD

Le CA prend des mesures et des dcisions visant faire en sorte que l'organisation dispose des
ressources humaines et financires suffisantes et appropries pour accomplir son travail

Pour des raisons de ressources limites, certains CA dcident de participer au fonctionnement du


SFD. Il ne sagit pas dun rle obligatoire.

INSTRUCTION DE LA BCEAO
5

Art 7 du Projet de Dcret dapplication de la loi portant rglementation sur les SFD

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Guide mthodologique de contrle interne

Le Conseil dAdministration ou lorgane assimil est tenu de veiller la mise en place et la mise
jour des politiques et procdures crites de contrle favorisant une saine et prudente gestion des
activits du SFD. Pour chacun des principaux risques quantifiables auquel est expos le SFD, le
Conseil dAdministration ou lorgane quivalent fixe des limites globales, dont le caractre adquat est
rvis priodiquement. Celles-ci sont dclines en limites oprationnelles par la Direction ou la grance,
qui sassure en permanence de leur respect. En outre, le Conseil d'Administration ou l'organe quivalent
veille la sparation des tches incompatibles notamment la manipulation des valeurs,
6

lenregistrement, lautorisation des oprations, leur vrification et linspection.


Cette disposition est commune aux SFD.

Le Directeur ou le Grant
Dot des ressources ncessaires (financires et humaines), le Directeur ou le Grant assure la conduite
des oprations du SFD en accord avec la stratgique gnrale dfinie par le Conseil dAdministration.

ROLE ET RESPONSABILITE
La direction gnrale devrait tre charge de

mettre en uvre les stratgies et politiques approuves par le conseil,

laborer des processus permettant didentifier, de mesurer, de surveiller et de contrler les


risques encourus,

mettre en place une structure organisationnelle fixant clairement les rapports de responsabilit,
dautorit et de notification,

garantir lexercice effectif des responsabilits dlgues,

dfinir des politiques de contrle interne appropries et de surveiller ladquation et lefficacit du


systme de contrle interne.

Identifier et valuer les besoins en formation ou en matriel ncessaires pour la bonne marche
des oprations.

INSTRUCTION DE LA BCEAO
Le Directeur ou le Grant met en place un dispositif de contrle interne couvrant toutes les structures
du SFD et lensemble des risques auxquels linstitution de microfinance est expose. Il sassure en
permanence de la cohrence et de lefficacit du systme de contrle interne. Il est tenu galement de
sensibiliser lensemble du personnel, sur limportance et lintrt des contrles, notamment travers
7

une formation adapte et un enrichissement des tches.


Cette disposition est commune aux SFD.

Annexe Dispositions organisant le contrle au sein des SFD de lUMOA - Instruction relative la mise en
uvre du contrle dans les systmes financiers dcentraliss des tats membres de lUnion montaire
ouest africaine (UMOA), 2.1. Dispositions communes aux SFD, BCEAO

Annexe Dispositions organisant le contrle au sein des SFD de lUMOA - Instruction relative la mise en
uvre du contrle dans les systmes financiers dcentraliss des tats membres de lUnion montaire
ouest africaine (UMOA), 2.1. Dispositions communes aux SFD, BCEAO

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Guide mthodologique de contrle interne

Le conseil de surveillance
La fonction de contrle doit tre confie une personne ou un service spcialement constitu cet
effet, disposant d'une indpendance fonctionnelle et jouissant de prrogatives tendues quant au
champ de ses interventions et la communication des donnes des autres structures du SFD.

Cette disposition est commune aux SFD.


Les instructions de la BCEAO prcisent les dispositions spcifiques pour les mutuelles et les
coopratives :
Le Conseil de Surveillance est tenu de se doter, pour lexercice de son contrle, de procdures crites
et jour, relatives lvaluation des aspects suivants du fonctionnement de linstitution :

lefficacit du contrle interne ;

les politiques et pratiques financires (pargne, crdit, gestion financire et budgtaire, politiques
de placement et d'investissement) ;

la comptabilit ;

la caisse ;

les aspects de gestion administrative ;

les politiques et pratiques coopratives.

En outre, les rapports de vrification internes, quelle que soit leur nature ainsi que des contrles
externes sont communiqus au Conseil de Surveillance qui est tenu dvaluer le suivi de la mise en
uvre des recommandations qui en sont issues et den rendre compte, au moins une fois lan,
9

lAssemble Gnrale.

En outre, les instructions prcisent les dispositions spcifiques aux structures fatires
Le Conseil de surveillance sassure que les services de la structure fatire sont galement contrls
au mme titre que les entits affilies. Par ailleurs, le contrle interne porte galement sur la vrification
10

des tats financiers combins du rseau.

Lauditeur interne
La fonction daudit interne constitue un lment majeur de la surveillance en continu du systme de
contrle interne, parce quelle fournit une valuation indpendante du caractre adquat des politiques
et procdures tablies et du respect de la conformit ces dernires. Il est essentiel que la fonction

Annexe Dispositions organisant le contrle au sein des SFD de lUMOA - Instruction relative la mise en
uvre du contrle dans les systmes financiers dcentraliss des tats membres de lUnion montaire
ouest africaine (UMOA), 2.1. Dispositions communes aux SFD, BCEAO
9
Annexe Dispositions organisant le contrle au sein des SFD de lUMOA - Instruction relative la mise en
uvre du contrle dans les systmes financiers dcentraliss des tats membres de lUnion montaire
ouest africaine (UMOA), 2.2. Dispositions spcifiques aux institutions mutualistes ou coopratives
dpargne et de crdit, BCEAO
10
Annexe Dispositions organisant le contrle au sein des SFD de lUMOA - Instruction relative la mise en
uvre du contrle dans les systmes financiers dcentraliss des tats membres de lUnion montaire
ouest africaine (UMOA), 2.2. Dispositions spcifiques aux institutions mutualistes ou coopratives
dpargne et de crdit, BCEAO

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Guide mthodologique de contrle interne

daudit interne soit indpendante du fonctionnement du SFD au quotidien et quelle ait accs
11

lensemble des activits conduites par lorganisation .

ROLE ET RESPONSABILITE
Le rle de lauditeur interne est double :

il vrifie le bon fonctionnement du contrle interne.

il aide lorganisation maintenir un dispositif de contrle appropri en valuant son efficacit et


son efficience et en encourageant son amlioration continue.

La mission de lauditeur interne est dfinie plus prcisment dans le chapitre 7 du prsent ouvrage.

Les oprants
Les oprants contrlent eux-mmes, sur une base quotidienne les oprations quils excutent, ceci afin
de dtecter le plus rapidement possible des erreurs et omissions survenues dans le traitement des
12

transactions courantes .
Des contrles critiques continus, assurs par les personnes charges du traitement administratif des
oprations qui incluent notamment :

11
12

le contrle hirarchique (agents de crdit par responsable dagence/de caisse par exemple)

les contrles rciproques (entre caissiers par exemple)

la rconciliation et la confirmation des comptes

le contrle du respect des limites internes imposes (notamment en matire de crdits)

Source : Basle Committee on Banking Supervision , Famework for internal control systems in banks
Source : Circulaire IML 98/143 telle que modifie par la circulaire CSSF 04/155

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Guide mthodologique de contrle interne

4.

La catgorisation des SFD

Les SFD prsentes en Afrique de lOuest dans la zone UEMOA sont de tailles et de nature diverses. De
la caisse unique au plus grand rseau, toutes nanmoins se doivent dappliquer des principes gnraux
de contrle interne. Lhypothse dune solution universelle, applicable quel que soit le systme financier
dcentralis semble peu raliste.
Pour tre en ligne avec la ralit du terrain, ce guide propose de tenir compte du facteur de taille, repris
13

dans trois catgories de SFD : les SFD isoles, intermdiaires et art.44 .


Lensemble des lments contenus dans le prsent guide sarticulent autour de ces catgories.
Par ailleurs, la nature juridique du SFD donne un cadre la structure des organes de gouvernance de
celui-ci SFD. La Nouvelle Loi Microfinance portant rglementation des Systmes Financiers
Dcentraliss dicte par la BCEAO prcise la forme juridique que peut prendre tout SFD.

Association
S.A. ou S. r.l. (ou leur quivalent pour les pays ou ces formes ne portent pas les mmes noms)
Institution mutualiste ou cooprative dpargne et de crdit

4.1. Segmentation fonctionnelle : SFD Unitaire,


Intermdiaire et Art.44
Les caractristiques de la segmentation fonctionnelle sont les suivantes :

Le niveau de couverture du territoire ;


la taille et le volume dactivit (encours des crdits et des dpts).

Lensemble des SFD de la zone UEMOA peuvent tre rattaches lune des trois catgories
prsentes dans le tableau ci-aprs (les valeurs en italique sont donnes titre indicatif et ne servent
pas directement la classification).

Critres

Encours des dpts


(en FCFA)

Encours de crdits
(en FCFA)

Nombre dagences et/ou de


structures de base (Mutuelles
dEpargne et de crdit ou
cooprative)
Nombre de clients / membres /
bnficiaires

Catgorie I

Catgorie II

Catgorie III

Institutions

Institutions

Institutions

unitaires

intermdiaires

art.44

< ou =

> 250 000 000 et

= > 2.000.000.000

250 000 000

< 2.000.000.000

OU

< ou =

> 250 000 000 et

250.000.000

< 2.000.000.000

= > 2.000.000.000

Plus de 1

N/a

Plus de 5.000

N/a

ET
< = 5.000

13

En rfrence lArticle 44 du Projet de loi portant rglementation des Systmes Financiers Dcentraliss, dict
par la BCEAO et dcide le 06 avril 2007.

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Guide mthodologique de contrle interne

La cl de lecture du tableau est la suivante


1.

Critres 1 & 2 Encours des dpts ou des crdits : Tout SFD dont les encours de dpts OU de
crdits atteignent au moins deux milliards (2.000.000.000) de FCFA appartient doffice la
catgorie III Institutions art. 44 , quelles que soient les valeurs des autres indicateurs.
Les SFD qui nappartiennent pas cette catgorie poursuivent leur auto-positionnement.

2.

Critre 3 Nombre dagences et ou de structures de base & Critre 4 Nombre de


clients/membres/bnficiaires: Tout SFD, qui ne rpond pas positivement aux critres 1 & 2, qui ne
possderait

quune

agence

ou

structure

de

base

ET

qui

moins

de

5.000

clients/membres/bnficiaires appartient doffice la catgorie I Institutions unitaires .


3.

Par dfaut, les SFD qui nont pu se positionner en catgorie III ou en catgorie I appartiennent la
catgorie II.

Exemple 1
1

Encours des dpts (en F CFA)

Encours de crdits (en F CFA)

Nombre dagences et/ou de structures de base

Nombre de clients/membres/bnficiaires

40.968.883.000

Art 44 ?

930.992.020

Art 44 ?

14

Critres cat. I ?

N/a

243.987

Critres cat. I ?

N/a

Catgorie Identifie : III - Institutions art.44


Exemple 2
1

Encours des dpts (en F CFA)

579.239.381

Art 44 ?

Encours de crdits (en F CFA)

718.007.245

Art 44 ?

Nombre dagences et/ou de structures de base

Critres cat. I ?

Nombre de clients/membres/bnficiaires

12.487

Critres cat. I ?

Catgorie Identifie : II - Institutions intermdiaires


Exemple 3
1

Encours des dpts (en F CFA)

168.660.461

Art 44 ?

Encours de crdits (en F CFA)

185.037.728

Art 44 ?

Nombre dagences et/ou de structures de base

Critres cat. I ?

Nombre de clients/membres/bnficiaires

2.370

Critres cat. I ?

Catgorie Identifie : I Institution unitaire

Les fiches dtaillant les lments prcis de contrle interne (cf. chapitre 6) ont t tablies en partant du
postulat que les SFD appartenant la catgorie de type unitaire ne disposaient pas, au sein de leur
systme de contrle interne, dune personne remplissant la fonction daudit interne. A contrario, en
raison de leur plus grande taille, lhypothse est prise que les SFD de type art. 44 disposent dun
systme de contrle interne plus labor ainsi que dun dpartement sot daudit interne, soit
dinspection. Aucune hypothse particulire nest tablie par rapport aux SFD intermdiaires.

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Guide mthodologique de contrle interne

Les fiches reprises dans le chapitre 6 mentionnent le rle de lauditeur interne. Dans lhypothse o le
SFD naurait pas dploy cette fonction, il lui est demand de se rfrer la fiche 6.16 qui reprend les
tches effectuer par un ou plusieurs reprsentants de lorgane de contrle ou du Conseil
dAdministration.

4.2. Forme juridique : S.A./S. r.l.,


mutuelles/coopratives, associations
Dans la Nouvelle Loi Microfinance portant rglementation sur les systmes financiers dcentraliss
dicte par la BCEAO, trois formes juridiques sont possibles (art 15):

association

socit anonyme (S.A.) ou socit responsabilit limite (S. r.l.)

socit cooprative ou mutualiste

Les associations
Les SFD peuvent adopter le statut associatif, plus souple en matire dorganisation interne que la
socit cooprative dpargne et de crdit. Le SFD peut ainsi tre plus proche du milieu social
environnant, notamment en intgrant les autorits coutumires dans le fonctionnement de la caisse ou
peut, au contraire, opter pour une professionnalisation complte des fonctions techniques (comme la
gestion du crdit et le contrle interne).
La Nouvelle Loi sur la Microfinance dfinit larticle premier ce quil faut entendre par association :
Groupement de personnes qui rpond la dfinition donne par la loi nationale y affrente .

Les institutions mutualistes ou coopratives dpargne et de crdit


La dfinition prcise larticle premier de la Nouvelle Loi Microfinance prcise quil sagit dun
groupement de personnes, dot de la personnalit morale, sans but lucratif et capital variable, fond
sur les principes dunion, de solidarit et dentraide mutuelle et ayant principalement pour objet de
collecter lpargne de ses membres et de leur consentir du crdit .

Les S.A. ou S. r.l.


Enfin, les SFD qui ont choisi la forme de socits commerciales : elles rpondent alors galement aux
dispositions du droit OHADA.

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Guide mthodologique de contrle interne

Un certain nombre daspects du guide sappliquant spcifiquement la situation de linstitution seront


proposs lorsque la loi ou la rglementation fait mention de dispositions particulires.
Pour la plupart, les fiches sont communes plusieurs catgories. Dans certains cas cependant, des
fiches du guide de contrle interne sadressent une catgorie fonctionnelle en particulier (unitaire,
intermdiaire ou art. 44). Les dispositions particulires en fonction de la forme juridique sont mises en
exergue dans la fiche. Le guide prsente alors au moins deux fiches traitant du mme sujet, avec des
propositions adaptes aux catgories de SFD auxquels elles sadressent.
Avant toute lecture additionnelle de ce guide, il convient donc didentifier la catgorie fonctionnelle qui
correspond votre institution.

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Guide mthodologique de contrle interne

5.

Les risques

Les risques auxquelles les SFD sont confronts sont de deux types : les risques exognes et les
risques endognes.
Les risques exognes ou risques externes sont relatifs lenvironnement externe dans lequel le SFD
opre : le climat, les catastrophes naturelles, les guerres, les crises conomiques ou politiques, etc.
Bien que ces risques ne soient pas spcifiquement traits dans ce guide, nous pouvons citer quelques
mesures de gestion de ces risques telles que la diversification gographique du portefeuille client (afin
de diminuer limpact dune catastrophe naturelle par exemple), la diversification de la nature du
portefeuille crdit (le portefeuille est rparti entre des crdits aux agriculteurs, aux pcheurs, au petit
14

commerce urbain, lembouche, etc.), la cration dun fonds de scurit ou de solidarit . La liste des
risques ci-aprs reprend les risques endognes, inhrents aux oprations internes dun SFD.
Les risques financiers regroupent les vnements pouvant remettre en cause la bonne sant
financire du SFD. Citons les risques de crdit, les risques de change, les risques dilliquidit et les
risques de taux dintrt.
Les risques oprationnels regroupent les vnements pouvant empcher la ralisation des objectifs
oprationnels du SFD tels que les risques de fraude, de ressources humaines, de scurit physique et
informatique et les risques de transaction.
Les risques rglementaires et stratgiques regroupent les vnements pouvant remettre en cause
lexistence du SFD tels que des risques de non alignement du SFD une srie dobligations lgales,
rglementaires ou morales.
Face un risque, quatre possibilits soffrent au management pour le grer :

Eviter loccurrence du risque ; par exemple, respecter la loi sur la lutte contre le blanchiment afin de
ne pas subir dinterdiction de pratiquer ;

Limiter la probabilit doccurrence ou limpact ; par exemple, mettre en place des limites sur le
nombre demprunteurs et la taille des emprunts par client afin de ne pas dpasser la taille critique
du business ;

Transfrer le risque sur des tierces parties ; par exemple, externaliser le risque de dfaillance de
paiement un assureur ;

Accepter en connaissance de cause de supporter limpact dun vnement qui surviendrait ; par
exemple, ne pas mettre en place de contrle afin de suivre le niveau des stocks de papier.

Il convient didentifier les risques du SFD et de les documenter, dans une matrice par exemple. Pour
chaque risque clairement tabli dans la matrice, il conviendra de mettre en place un ou plusieurs
contrles afin de minorer la probabilit de survenance de ce risque et son impact ventuel. Une liste de
contrles spcifiques doit par consquent tre labore. Il est vident que la liste de contrles mettre
en place sera adapter en fonction de la taille du SFD et de lexistence de contrles pralables cette
analyse.

14

Instruction relative la mise en place dun fonds de scurit ou de solidarit au sein des rseaux
dinstitutions mutualistes ou coopratives dpargne et de crdit des tats membres de lUMOA, BCEAO

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Guide mthodologique de contrle interne

5.1. Le risque crdit


Le risque crdit
Les risques crdit sentendent de diverses manires : ils peuvent tre inhrents lactivit de crdit
(dfaut de paiement ou impays), lis certain type de public (activit conomique reposant sur une
personne ou une famille) ou lactivit finance (risque conomique ou climatique).
Les impays (le dfaut de paiement)
15

La vritable garantie de ce risque est la viabilit de lactivit finance . Plusieurs moyens (pas toujours
exclusifs) peuvent tre mis en application pour rduire les risques :
La diversification du

La diversification de portefeuille crdit est un moyen efficace pour mitiger le

portefeuille crdit

risque. Elle porte sur deux niveaux :


-

la varit du type dactivits finances par le SFD (crdits accords


des emprunteurs appartenant diverses filires agricoles, des
activits commerciales de diffrentes natures, au secteur de la pche,
etc.)

la taille et la dure des crdits financs. Le fait dimposer des limites de


crdit aux clients/membres/bnficiaires permet de limiter limpact dun
ventuel dfaut.

La diversification des

La diversification des emprunteurs consiste limiter les liens entre les

emprunteurs

emprunteurs afin dviter un effet domino en cas de premier dfaut. Par


exemple, le SFD prte deux poux qui tiennent un commerce familial (un
prt chacun des poux). Il faut ds lors tenir compte du fait que si lun
des deux poux dcde, le survivant se trouvera dans lincapacit de
continuer lactivit crant une situation o les deux prts ne pourront tre
rembourss.

La connaissance des

La bonne connaissance de lactivit finance permet au SFD de

activits finances et des

dimensionner les crdits de manire ad hoc, tant au niveau des montants

emprunteurs

prts quau niveau de lvaluation de la priode ncessaire pour le


rembourser tenant compte des flux de trsorerie gnrs par lactivit
conomique.
Llaboration dune typologie demprunteurs permet de faciliter
lidentification des emprunteurs insolvables. Llaboration dun dossier de
crdit et la vrification si possible du non cumul des crdits sont autant
de moyens pour connatre son emprunteur.
Cette connaissance, souvent empirique, peut nanmoins tre affine au fil
du temps par lanalyse de donnes historiques sous la forme de
statistiques.

Lobjet du crdit

La vrification, le cas chant, de lexistence physique de lobjet du crdit


est un moyen de sassurer que le crdit nest pas fictif.

15

Risque et scurisation du crdit rural, 2000, Franois Doligez, IRAM

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Guide mthodologique de contrle interne

Le risque crdit
Nanmoins dautres facteurs interviennent tels que la capacit de lemprunteur dvelopper son
activit conomique. Etant donn la difficult du SFD obtenir linformation suffisante pour dterminer
son degr dexposition au risque, diffrentes formes de garanties sont utilises pour couvrir le risque.
Lpargne obligatoire

Lpargne obligatoire est bloque sur un compte dtenu auprs du SFD.


Lpargne, pralable tout emprunt, permet la fois au SFD de mesurer la
capacit de lemprunteur gnrer des flux financiers et est directement
prleve en cas de retard de paiement. Un ratio de 1 3 constitue une
pratique courante en Afrique de lOuest.

Les garanties matrielles

Ces garanties prennent alors la forme dhypothque, de nantissement dun


bien (voiture, parcelle, habitation, quipement, etc.), dune dlgation de
salaire, dun warrant sur les rcoltes stockes, etc.
Avant daccepter ce type de garantie, le SFD portera nanmoins une
attention particulire :
-

Lvaluation montaire de la garantie


Le degr de liquidit de la garantie : peut-on facilement aliner le bien,
existe-t-il un march pour le vendre ?

Le cot pour mettre en uvre la garantie (cot relatif au processus de


saisie, de vente, de mobilisation des autorits coutumires, de la
justice, etc.).

Les garanties de nature

Cette garantie sapplique dans le cas o le SFD connait de manire directe

morale

son membre ou son client. Ainsi la capacit de remboursement est value


laune de la situation conomique de lemprunteur mais aussi de sa
rputation vis vis des engagements pris.
La garantie morale peut galement se traduire par la pression sociale que
peut exercer la communaut laquelle appartient lemprunteur.

Les garanties de type

La socit laquelle appartient lemprunteur se porte garante, soit par aval

social

ou parrainage, soit par lorganisation de groupes de caution solidaire.

Le risque de contrepartie

Le risque de contrepartie bancaire se pose lorsque la banque dans laquelle

bancaire

le SFD a placs ses fonds fait faillite. Le SFD sera ds lors dans
lincapacit de rcuprer ses fonds.

La maladie ou le dcs
Dans la mesure o le crdit sappuie sur une conomie familiale, la perte momentane ou dfinitive
dun membre facteur de production peut tre lourde de consquences. Outre limpact sur la capacit
productive, une telle situation engendre des cots levs pour la famille (mdicaments, soins, etc.).
Parmi les rponses que le SFD peut mettre en place pour couvrir ces risques, citons :
La micro-assurance

Cette garantie prend des formes diverses et varies :


-

Cration dun fonds de solidarit (principalement dapplication dans le

Dcembre 2009

43

Guide mthodologique de contrle interne

Le risque crdit
cadre de crdit aux groupements) qui permet de couvrir un
pourcentage du dfaut de paiement dun de ses membres
-

Recours, par le SFD, une assurance pour garantir une partie du


dfaut de paiement de ses membres/clients/bnficiaires, lorsque
celui-ci est induit par des causes dtermines (maladie, dcs par
exemple).

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44

Guide mthodologique de contrle interne

5.2. Le risque dilliquidit


Le risque dilliquidit
La survenance de ce risque empche le SFD de faire face ses obligations de dcaissement
lchance. Ce risque dpend du comportement des pargnants et de la structure des actifs de
linstitution.
Le risque dilliquidit existe quand linstitution prte long terme des ressources (actif de long terme)
disponibles sur le court terme uniquement (passifs de court et moyen termes). Ce risque existe
galement dans le cas o des restrictions plus exigeantes ont t mises en place par les socits de
refinancement afin dobtenir largent ncessaire la poursuite normale de lactivit (nombre minimum
de clients/membres/bnficiaires, notorit, garantie exige), qui rendent les avoirs moins liquides.
De moindre importance, mais pouvant ptir la rputation dun SFD, le risque dilliquidit peut
sentendre au niveau des oprations courantes dune agence/caisse: si l'institution accepte les dpts
d'pargne, les avoirs en caisse de l'agence/caisse doivent tre suffisants pour couvrir les retraits.
Comment couvrir le risque ?
Le SFD doit mettre en place des moyens pour que le financement de la socit soit assur en toute
circonstance au travers dune gestion des liquidits efficace.
Dans le cadre de SFD qui agissent en tant quintermdiaires financiers, c'est--dire qui collectent
lpargne pour lutiliser dans des oprations de crdit, lorganisation doit sassurer davoir des rserves
de liquidits suffisantes pour rpondre une demande de retrait dargent massive.
Cration dun fonds de

Une instruction de la BCEAO rend cette mesure obligatoire pour les

scurit ou de solidarit

rseaux

16

des SFD. Lart. 2 prcise quil sagit dune [] rserve

collective, en sus de la rserve gnrale, dote obligatoirement par


lensemble des entits ou institutions membres dun rseau [] .
Respect des ratios

Il existe de nombreux ratio qui permettent au SFD de veiller lvolution de

prudentiels

ses stocks de liquidit :


-

Le ratio de liquidit aide les institutions dterminer sil y a assez


despce (trsorerie) disponible pour les dboursements venir
court terme (dans le mois) et aussi sil y a de la trsorerie improductive
17

en trop. Il devra toujours dpasser 1 .


-

le ratio de liquidit immdiate. Actif liquide (directement disponible) /


Dettes court terme. Ce ratio permet de dterminer la part de
trsorerie disponible immdiatement en cas de demande de
dcaissement.

16

17

Instruction relative la mise en place dun fonds de scurit ou de solidarit au sein des rseaux
dinstitutions mutualistes ou coopratives dpargne et de crdit des tats membres de lUMOA, BCEAO
Manuel de gestion des risques en microfinance, Greg Churchill et Dan Coster (2001)

Dcembre 2009

45

Guide mthodologique de contrle interne

Le risque dilliquidit
Plan de trsorerie

Le SFD tablit et met rgulirement jour un plan de trsorerie qui permet


de veiller que le montant des encaissements est, tout moment, gal ou
suprieur au montant des dcaissements.
On note galement que les SFD peuvent ngocier leur avantage des
lignes de crdit avec les contreparties bancaires: les montants ngocis ne
sont alors utiliss quen cas de besoin de liquidit du SFD.

Dfinition dune politique

Dans la mesure o ce risque dilliquidit peut survenir dun dfaut de

de crdit

paiement massif de la part de clients, membres ou de ses bnficiaires, la


mise en place dune politique de crdit prcise permet de couvrir
galement le risque dilliquidit. Dans le cadre de cette politique de crdit,
le choix des clients/membres/bnficiaires, de la nature des crdits qui leur
sont accords prend toute son importance.
Nous invitons le lecteur se rfrer aux fiches Risque crdit, risque de taux
et risque de change.

Le risque de contrepartie

Dans la mesure o le SFD place son surplus de liquidits dans un

bancaire

organisme bancaire, il doit slectionner une contrepartie prsentant des


garanties suffisantes par rapport sa propre liquidit. Le SFD doit pouvoir
bnficier la demande de son surplus de liquidit auprs de la banque.

Effets induits :
En l'absence de garanties matrielles, la motivation des clients/membres/bnficiaires des institutions
de microfinance rembourser leurs crdits, est troitement lie leur espoir que de bonnes
performances de remboursement seront rcompenses par un accs facilit au renouvellement de
crdits. Lorsqu'une crise d'illiquidit oblige une institution diffrer le renouvellement de crdits,
l'information circule vite, et cela aboutit souvent d'importants impays en srie sur l'encours de crdits
18

des autres clients/membres/bnficiaires.

18

Audit externe des institutions de microfinance : Guide pratique, volume 2, CGAP (1998)

Dcembre 2009

46

Guide mthodologique de contrle interne

5.3. Le risque de fraude


Le risque de fraude
La fraude interne et externe constitue lun des risques majeurs pour les SFD. Par fraude, on entend
tout acte illgal caractris par la tromperie, la dissimulation ou la violation de la confiance sans quil y
ait eu violence ou menace de violence. Les fraudes sont perptues par des personnes et des
organisations afin dobtenir de largent, des biens ou des services, ou de sassurer un avantage
19

personnel ou commercial . La fraude interne peut tre commise tous les niveaux de lorganisation
et sur toutes les oprations. La fraude externe sentend comme une fraude commise par une personne
externe au SFD. Par exemple, une personne usurpe lidentit dun client pour effectuer un retrait.
Parmi les fraudes internes, citons les principales : les vols directs dargent, les surfacturations, la
manipulation de donnes informatiques, les prts fictifs, la falsification des documents, des rapports
financiers par le management, les pots de vin et autres manuvres de corruption, et le nonenregistrement de remboursements effectus par les clients / membres / bnficiaires.
Le SFD est dautant plus vulnrable la fraude sil dispose dun dispositif de contrle interne peu
efficace, dun systme d'Information de Gestion (SIG) peu fiable ou peu cohrent. On notera galement
que le recours des systmes informatiques scuriss rend la fraude plus difficile.
La gestion des dpts d'pargne, particulirement des pargnes libres augmente la vulnrabilit dans
la mesure o toute dfaillance dans la dtection de fraude interne pourrait conduire la perte d'actifs
liquides circulant de la clientle, et la rapide dtrioration de la notorit de l'institution. En cas de
dtection de fraude interne, il est crucial de circonscrire et de rsoudre le plus tt possible le problme
la source, en prenant les mesures et sanctions subsquentes en direction du personnel concern avant
20

qu'il ne soit trop tard.

Remarque :
Un environnement de contrle interne laxiste expose de manire importante le SFD au risque de fraude
et de vol. De plus, lexprience montre quil y a une forte propension imiter/multiplier les fraudes ds
lors quune brche dans les dispositifs de contrle interne a t identifie par une ou plusieurs
personnes.

19

Institut franais de laudit et du contrle internes (avril 2009)

20

Manuel de gestion des risques en microfinance, Greg Churchill et Dan Coster (2001)

Dcembre 2009

47

Guide mthodologique de contrle interne

5.4. Le risque de ressources humaines


Le risque de ressources humaines
De nombreuses organisations se concentrent soit sur les aspects techniques du processus de
dveloppement du produit soit sur les aspects dirigeants du march, en ignorant jusqu ce quil soit
trop tard les questions de ressources humaines. Cette pratique gnre une pression extraordinaire sur
les budgets et le service de formation. Des exemples de risques associs la gestion des ressources
humaines incluent :
Risque lgal

Il correspond au risque de non-conformit au droit social, de problmes


de sant au travail, de conflits sociaux, etc.

Risque concurrentiel

Il correspond au risque dun manque dattractivit du SFD, un


recrutement inefficace, une dmotivation des employs lie une
rmunration insuffisante ou mal rpartie (fixe/variable), un besoin en
comptences particulires non pourvu, un excs de nouvelles recrues
qui peuvent apporter avec elles des cultures et des mthodologies
incompatibles et/ou indsirables, etc.

Risque li aux comptences

Il correspond au risque davoir des ressources en personnel


insuffisantes ou mal gres, du personnel ne possdant pas
suffisamment de comptences ou ne bnficiant pas de mise jour
rgulire des comptences et connaissances des employs, dun
encadrement intermdiaire mal form

Risque dmographique

Il correspond un risque de centralisation des comptences vers des


employs plus expriments, un risque de dpart massif, de perte
demploys cls, de dgradation du climat social, etc.

Risque socital

Il correspond au risque dimage, de responsabilit sociale des SFD

Risque financier

Il correspond au risque de pilotage insatisfaisant de la masse salariale,


et dune gestion sociale inefficace.

Comment couvrir le risque ?


Le dpartement des ressources humaines doit:

mettre en place un rglement intrieur et un manuel de procdures de ressources humaines


dtaill incluant la gestion des comptences et des carrires, la mobilisation et le recrutement, la
gestion de congs et absences, la gestion de la paie, les prts et avances aux employs, les
licenciements, dmissions et dparts en retraite, la gestion des sanctions, etc.

sassurer que ces documents sont bien compris et utiliss,

sassurer quil conserve une connaissance complte et jour des lois et rglements applicables
en matire de droit du travail et de droit social,

Sassurer de lexistence de la relation de travail avec lemploy par le biais dun contrat de travail

Dcembre 2009

48

Guide mthodologique de contrle interne

5.5. Le risque de transaction


Le risque de transaction
Le risque de transaction correspond au risque de perte financire rsultant de la ngligence dun
21

employ, dune mauvaise gestion, derreurs lies aux systmes ou derreurs humaines .
Un des moyens pour se prmunir ou mitiger ce risque est la mise en place de politiques et de
procdures de gestion efficaces et respectes par les employs. Linformatisation des transactions et la
mise en place de contrles automatiss constituent un autre moyen.

21

Amliorer le contrle interne, MicroFinance Network / GTZ (2000)

Dcembre 2009

49

Guide mthodologique de contrle interne

5.6. Le risque de scurit


Le risque de scurit
Laspect scurit doit sentendre plusieurs niveaux : scurit physique des personnes, des locaux,
des biens (liquidits, documents) et scurit lectronique des donnes.
Scurit des personnes

Dans un contexte de pauvret, voire dextrme pauvret, la tentation peut


tre forte de voler / dtourner de largent. Ainsi le montant total de
remboursements quotidiens collects peut aisment excder le revenu
moyen annuel des mnages dans une communaut donne.
Outre le risque de perte financire, le risque est surtout humain : agression
des employs du SFD.
La mise en place de procdures qui limitent les montants transports ou
dtenus dans les points de service, le changement dans lorganisation des
tournes (pas toujours le mme parcours, pas toujours le mme agent)
sont autant de possibilits pour limiter le risque.

Scurit des biens

Par bien, il faut considrer non seulement largent liquide mais galement
les documents papier qui constituent des pices justificatives (livre de
compte, carnet individuel dpargne et de crdit, carnet de reus, etc.
A nouveau, outre la mise en place de limite la disponibilit de ces biens
(un agent de crdit ne possde quun carnet de reu la fois, etc.) le SFD
prend des mesures pour mettre les biens labri : existence de coffre-fort,
scuriss par deux types daccs (cl et code) dtenus par deux personnes
distinctes, etc.).

Scurit des locaux

Parmi les moyens la disposition du SFD pour restreindre loccurrence de


ce risque, citons les suivants :
-

Le SFD met en place des procdures pour restreindre laccs des


locaux aux seules personnes autorises.

Des vigiles et/ou des camras de scurit sont placs dans les
agences/caisses.

Scurit informatique

Afin de minimiser le risque li la scurit informatique, le SFD


pourra mettre en uvre des moyens:
-

assurant la sauvegarde des donnes et leur intgrit via une dfinition


claire des droits daccs des employs et un suivi des modifications
faites dans le systme, de lutilisation dantivirus et de logiciels sains,
de lutilisation de mot de passe, etc.

assurant la scurit physique des postes de travail et des serveurs


rseau par le biais de procdures adquates et claires et de rgles de
prudence dans lutilisation des ressources informatiques.

Dcembre 2009

50

Guide mthodologique de contrle interne

5.7. Le risque de non alignement


Le risque de non alignement
Nous avons souhait regrouper dans cette catgorie tous les risques quencoure le SFD sil nest pas
en conformit avec des obligations lgales, rglementaires ou morales.
Loccurrence de ces risques divers ne porte bien entendu pas les mmes consquences.
Mission sociale

Deux aspects sont envisags :


-

le non alignement avec lobjet du SFD : les oprations effectues par


le SFD ne sont plus en ligne avec lobjet social dfini dans sa mission.
Le risque pour le SFD est alors de voir ses actionnaires / membres se
retourner vers les organes de gestion et de remettre en question
lexistence mme du SFD. Un autre risque consiste au retrait de
lagrment.

La mission sociale dfinie par le SFD lexpose des risques levs si


les groupes cibles ou leur rpartition dans le portefeuille client du SFD
ne sont pas correctement dfinis et si le SFD na pas mis en uvre
des mcanismes pour assurer la bonne adquation des services
financiers fournis aux besoins rels de leur clientle actuelle et
potentielle.

Mission commerciale

On notera quun des dfis du SFD consiste concilier la mission sociale


avec la mission commerciale. Il peut arriver que le SFD soit tent
doublier sa mission sociale pour des raisons de meilleure rentabilit
commerciale.

Lgislation et

Ces risques regroupent le risque de non-respect de la lgislation et des

rglementation

rglements en vigueur sur le territoire. Par exemple, on pourra citer :


-

La non-conformit avec lenvironnement lgal et rglementaire : il


sagit dapprcier la lgalit des prts accords avec la rglementation
locale en vigueur ou encore il convient de sassurer si la socit de
microcrdit a le droit dexiger une caution, une garantie ; peut-elle
prter une personne mineure ?

Le non respect des rgles du code du Travail : la dure du temps de


travail lgale est-elle respecte ? Le salaire minimum est-il appliqu ?
Les congs annuels sont-ils accords aux salaris dans la bonne
priode ?

Lactivit du SFD respecte telle sa forme juridique ?

Dcembre 2009

51

Guide mthodologique de contrle interne

5.8. Le risque de taux dintrt


Le risque de taux dintrt
Le risque de taux d'intrt est le risque que fait courir au porteur d'une crance ou d'une dette, taux
fixe ou variable, l'volution des taux entre la date de l'engagement et la date du rglement :
Ce risque prend plusieurs formes :
Un risque dadossement

Le taux dintrt des ressources (dettes) nest pas couvert par les taux
dintrt gnrs par les emplois (actifs).

Un risque de marge

correspondant des placements de ressources dans des emplois de


mmes caractristiques avec une marge lorsque les oprations adosses
sont taux variables. Cest le cas du SFD qui emprunte taux variable
mais prte ses clients/membres/ bnficiaires taux fixe. En cas de
hausse des taux dintrt sur le march, le SFD subira une croissance des
charges financires alors que les produits financiers resteront stables,
ayant pour effet de diminuer la marge.

Un risque de rvision des

Il existe un dlai significatif entre une augmentation du taux sur les dettes

taux

court terme du SFD et lajustement des taux pratiqus par le SFD pour ses
crdits. Le profit gnr par la diffrence entre les taux samoindrit pendant
une priode donne, voire est ngatif, ce qui peut impacter la profitabilit
du SFD.

Comment couvrir le risque ?


Les SFD doivent suivre le risque de taux dintrt en prenant les mesures suivantes :

Sassurer que les revenus gnrs par les crdits octroys couvrent le cot de largent. Pour ce
faire, le SFD a besoin de connatre les composantes de ces cots et la part de chacun dans le
taux dintrt quil pratique pour ses crdits.

Evaluer le montant risque quand il y a un changement dans les taux dintrt

Evaluer les variations priodiques des flux financiers dans un contexte particulier de
changement de taux d'intrts.

Dcembre 2009

52

Guide mthodologique de contrle interne

5.9. Le risque de change


Le risque de change
Le risque de change comprend au moins trois lments: 1) risque de dvaluation ou de dprciation; 2)
risque de convertibilit ; et 3) risque de transfert.
Le risque de dvaluation

La dvaluation ou la dprciation sopre lorsque le SFD possde des

ou de dprciation

dettes en devises, tandis quil prte ses fonds sur son march local en
devise nationale. En dautre terme, le passif est valu par rapport une
monnaie forte, tandis que ses actifs sont en units montaires nationales.
On parle de position de change dfavorable dans le bilan du SFD.
Les fluctuations de change entre les deux devises peuvent crer des pertes
importantes pour le SFD.

Le risque de convertibilit

Le risque de convertibilit sentend comme le risque que le

et le risque de transfert

gouvernement ne vende pas de devises aux emprunteurs ou autres


dtenteurs dobligations libelles en monnaie forte. Le risque de transfert
est le risque que le gouvernement ne permette pas aux devises de quitter
22

le pays, quelle quen soit la source .


Exemple :

23

Supposons quune IMF emprunte 500 000 dollars. Il sagit dun prt in fine 3 ans , au taux dintrt
fixe de 10 % par an, les paiements dintrt seffectuant tous les 6 mois. la date du prt, le taux de
change est de 1 dollar pour 10 units de monnaie nationale (MN). Le prt de lIMF quivaut au dbut
5 millions de MN.
Si la monnaie nationale perd de sa valeur au rythme rgulier de 5 % tous les 6 mois, la date
dchance du prt lIMF aura besoin de 6,7 millions de MN pour rembourser le principal en dollars. Du
fait de cette dprciation, le taux fixe initial de 10 % lan a, en fait, grimp 21 %. La dprciation elle
seule augmente le taux dintrt de 11 %, soit plus de 100 % par rapport au taux dintrt nominal fixe
initial. Si la valeur de la monnaie nationale du pays en dveloppement seffondrait 1 dollar pour 30 MN
au cours de la premire anne du prt, leffet serait pire. LIMF aurait besoin de 15 millions de MN pour
rembourser le principal en dollars lchance du prtsoit une augmentation de 300 % du montant
en MN. Le taux dintrt effectif serait de 59 %, soit 400 % de plus par rapport au taux annuel fixe de 10
% initial.
Comment couvrir le risque ?
Il existe plusieurs rponses cette question. Toutes ne sont pas toujours applicables compte tenu de
leur cot ou de labsence de telle rponse offerte par le march financier des pays des SFD. Nous
24

prsentons ci-aprs brivement les quelques rponses que peut apporter le SFD ce risque .

22

Risque de change en microfinance : dfinition et modes de gestion, CGAP, 2006

23

Un prt in fine est un prt dont les paiements dintrt seffectuent pendant toute sa dure de vie, le
principal ntant rembours qu lchance du prt.

24

Risque de change en microfinance : dfinition et modes de gestion, CGAP, 2006

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Guide mthodologique de contrle interne

Le risque de change
1.

Ne rien faire et daccepter les consquences des variations de la valeur des monnaies ou la
possibilit que le gouvernement impose des restrictions la disponibilit ou au transfert de
devises (stratgie de lacceptation du risque).

2.

Proposer au bailleur de fonds que tous les fonds reus soient libells en monnaie locale. Le
risque de change est ainsi port au bailleur de fonds. (stratgie du transfert du risque)

3.

Acheter un instrument financier qui protgera contre les consquences des mouvements
dfavorables des taux de change (stratgie de la limitation du risque). Citons ce titre :
a.

Contrats terme de gr gr : Contrat conclus entre deux parties qui sengagent


changer ou vendre des devises un certain prix dans le futur.

b.

Swaps : Accords par lesquels les parties sengagent changer (ou vendre)
simultanment un montant de devises maintenant et revendre (ou racheter) cette
devise dans le futur.

c.

Options : Instruments qui donnent le droit, mais sans obligation, dacheter (option
dachat) ou de vendre (option de vente) une devise dans le futur, une fois que la
valeur de cette devise atteint un prix convenu lavance, le prix dexercice.

d.

Les prts adosss : En rgle gnrale, le SFD contracte un prt en devises et le


dpose dans une banque locale. Le SFD utilise ce dpt comme garantie en espces
ou comme une forme de caution donnant la banque locale un droit contractuel sur
le dpt, pour contracter un emprunt libell en MN en vue de financer son portefeuille
de prts. Le prt en MN nest normalement pas considr comme une dette.
Autrement dit, le dpt en devises offre une garantie totale la banque locale. Une
fois que le SFD rembourse le prt en MN, la banque locale libre le dpt en devises,
qui est alors utilis pour rembourser le prt initial libell en devises.

Dcembre 2009

54

Guide mthodologique de contrle interne

6.

Fiche de Procdures de contrle interne

6.1. Identification client / membre


6.2. Crdit
6.3. Epargne
6.4. La gestion des liquidits
6.5. Remboursement des financements
6.6. Nouveaux produits
6.7. Comptabilit - Rfrentiel
6.8. Rgles de passation des marchs
6.9. La scurit physique
6.10.La scurit informatique
6.11.Le management
6.12.Gestion des ressources humaines
6.13.Le contrle de gestion
6.14.Communication aux organes de supervision
6.15.Le recouvrement
6.16.Le rle de lorgane de contrle et du Conseil
dAdministration

Dcembre 2009

55

Chapitre 6-0 Utilisation des fiches


Champs dApplication

Sujet

4
4
4

SFD unitaire
SFD Intermdiaire
SFD art 44

Dtail
Les fiches du prsent guide mthodologique de contrle interne se veulent pratiques et
utilisables par tous. Elles se dclinent en trois tapes distinctes :

1ere tape : le descriptif


Ce symbole fait rfrence la dfinition des concepts et du cadre gnral traits dans la
fiche.

2me tape : les contrles


Nous avons distingu ici trois niveaux de contrles pouvant tre implments selon la
situation :
Le contrle oprationnel par les oprants. Ce niveau inclut les contrles
effectus par le personnel directement impliqus dans les oprations
journalires (caissier, agent de crdit, comptable, etc)
Le contrle oprationnel par les responsables. Ce niveau inclut les contrles fait
par les suprieurs hirarchiques (chef caissier, superviseur, chef dagence ou
encore direction gnrale)
Au niveau du dpartement daudit interne, le contrle oprationnel par
lauditeur interne qui inclut les contrles effectus par le dpartement daudit
interne. Ces contrles ne sont pas quotidiens mais sont effectus a posteriori au
minimum une fois par an.

1/2

3me tape : les moyens


Cette tape liste les moyens que le SFD peut utiliser pour effectuer les contrles cits
dans la 2me tape.

Une attention particulire sera porte :


Ces encadrs font rfrence des points dattention spcifiques, des exemples, des
cas particuliers, etc.

S M O

Risque(s)
Dans cette colonne
sont rpertoris les
risques couverts
par les contrles
proposs
.

Chapitre 6-0 Utilisation des fiches


Champs dApplication

4
4
4

Sujet

SFD unitaire
SFD Intermdiaire
SFD art 44

Dtail

Remarque 1
Nous attirons lattention du lecteur sur le caractre pdagogique des fiches. En effet,
ces dernires, mme si elles proposent des contrles prcis, doivent tre considres
individuellement comme un guide et non comme une procdure directement
applicable linstitution.
Lobjectif premier de ce guide mthodologique est dinciter les organes de direction
de linstitution engager une rflexion, sur base du guide, leur permettant de
comprendre, laborer ou amliorer un systme de contrles internes en lien avec les
particularits et les besoins de linstitution.
Ainsi, sur base de la mme fiche, la direction sera amene laborer une procdure
de contrle interne applicable aux particularits du SFD (sa taille, sa structure, sa
forme juridique, son niveau dinformatisation, son organisation, ses ressources
matrielles et humaines).

Remarque 2
De mme, prenant en compte le facteur taille, certaines fiches ont t allges pour
tre plus en phase avec les moyens matriels et humains des SFD unitaires. Ainsi, les
fiches suivantes ont t spcialement adaptes :

La scurit physique

La scurit informatique

2/2

Les colonnes de droite


La mention faite dans les colonnes de droite renseignent le type denvironnement de
contrle auquel se rapporte la mise en uvre des lments de contrle mentionns dans
la colonne dtail: standardis (S), monitor (M) ou optimis (O). Pour de plus amples
information, veuillez vous rfrer au chapitre 3.3. du guide.

S M O

Risque(s)

Chapitre 6.1 Identification client

1/3

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail
Le client est la base de lactivit dun SFD. Il peut tre extrieur la structure ou tre
membre de la structure comme dans le cas des mutuelles et coopratives. Dans le
premier cas il sera consommateur, dans le second il participe effectivement, par son vote,
aux dcisions dorientations du SFD. Quelque soit le cas, lidentification de cette personne
constitue une tape incontournable en prlude tout type doprations ou de services
offerts par le SFD.
Par convention, nous appellerons client toute personne bnficiant des services et
produits dun SFD quel que soit le type de structure juridique du SFD.

Premier cas: le demandeur est membre du SFD.

S MO

Risque(s)
Risques de clients
fictifs
Risque dusurpation
didentit
Risque de donnes
obsoltes
Risque de donnes
incompltes
Risque de clients
fictifs
Risque de
blanchiment
dargent

Dans ce cas particulier, propre aux SFD mutualistes et coopratives, le demandeur est
gnralement bien connu car son affiliation a fait lobjet dune procdure dacceptation
par les instances de base du SFD.
La connaissance du demandeur est plus aise en milieu rural et dans certaines petites
agglomrations quen milieu urbain. Les informations relatives la notorit du
demandeur, son historique bancaire , tous SFD confondus, sont connus.
Ce systme de contrle social de lidentit et de la moralit des clients est renforc dans le
cas de crdits collectifs solidaires.

Deuxime cas: le demandeur nest pas membre du SFD.


En labsence dantcdents, le SFD sinformera par diffrents moyens sur lidentit relle
et lhistorique du demandeur et procdera au croisement de ces donnes.
Chaque SFD dispose de sa propre procdure didentification du client qui peut, en
fonction de la localisation gographique et de la disponibilit de technologie, comporter
les lments suivants:
Demande de pice didentit
Demande de photo rcente
Demande de preuve de rsidence: cette preuve peut tre donne par un courrier
administratif adress la personne, une dclaration de responsable administratif de
quartier, une attestation de la prfecture, une dclaration de jouissance dun bien
immobilier, etc.
Demande dun contact tlphonique
Demande de signatures. Dans le cas dun client analphabtes, ces derniers pourront
apposer leurs empreintes qui vaudront signature
Justification de lorigine des fonds
Demande de parrainage par un client connus du SFD

Chapitre 6.1 Identification client

2/3

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

S MO

Quand la personne est identifie et accepte comme client potentiel, elle pourra
formaliser sa demande (ouverture de compte dpt, dpargne, demande de crdit ou
autres services) au moyen des documents administratifs du SFD qui comprennent au
minimum:
Louverture dun dossier individuel comprenant lensemble des documents
didentit demands ainsi que les formulaires spcifiques lis aux services
demands
Une demande douverture de compte signe par le demandeur et par le
bnficiaire conomique ultime ou dfaut avec leurs empreintes digitales

Au niveau du contrle oprationnel


Les oprants :
Effectuent la vrification sur le terrain par le croisement des donnes entre les
registres et la ralit (appels tlphoniques, visites sur place, etc.)
Effectuent une revue priodique du dossier afin de sassurer quune modification
significative dans la situation du client nait eu lieu sans que le SFD en ait t
averti

4
4

Rapportent aux autorits comptentes en cas didentification dun cas


suspicieux dirrgularit affectant lopration (fraude, blanchiment, etc.)

Le responsable (chef dagence, par exemple)


Reoit la liste des nouveaux clients/membres de manire priodique

Procde la vrification des inscriptions effectues par la personne en charge de


linscription des nouveaux clients. Lorsque ces inscriptions sont saisies sur
support informatique, il sassurera de lexactitude et de lexhaustivit des
donnes saisies par un rapprochement des donnes physiques et des donnes
informatiques

Il procdera des sondages priodiques en choisissant, de manire alatoire,


des nouveaux clients mentionns dans la liste, et vrifiera
les pices justificatives (demande douverture de dossier, lments
compris dans le dossier, etc.)
la conformit des informations reportes dans le dossier du client avec
les documents.

Risque(s)

Chapitre 6.1 Identification client

3/3

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

S MO

Au niveau du dpartement daudit interne


Lauditeur interne vrifiera si les procdures didentification des clients telles que
figurant dans les procdures du SFD ont t respectes.
Lauditeur interne recherchera plus particulirement :
les clients fictifs,

Sur base dun chantillon, il vrifiera la compltude de la documentation requise


dans le dossier client

les volutions dans les situations familiales (dcs, mariages, enfants, etc.)
susceptibles de modifier le profil de risque et de potentiel li au client.

Il vrifiera que les volutions et mises jour ont bien t inscrites dans le dossier
personnel du client et que ces donnes sont accessibles aux personnes qui en
ont besoin au sein du SFD.
Dans le cas de SFD mutualistes ou coopratives, le contrle interne vrifiera que les
procdures dacceptation des nouveaux membres ont bien t suivies.
En labsence dun dpartement daudit interne, veuillez vous rfrer au Chapitre 6.16.

Comment effectuer cette vrification?


Les registres clients et membres du SFD
La vrification sur le terrain par le croisement des donnes entre les registres et
la ralit (appels tlphoniques, visites sur place, etc.)
Ces vrifications se font sur base dun chantillon choisi en fonction de critres
laisss lapprciation du contrle interne en fonction de ce quil contrle
particulirement, dfini par le plan daudit interne.

Une attention particulire pourrait tre porte aux:


clients en retard de remboursement,
aux clients effectuant des dpts en dehors des normes et des moyennes du SFD,
Aux comptes dormants
clients portant les mmes noms,
clients ayant quitt momentanment ou dfinitivement la rgion ou le pays, etc.

Risque(s)

Chapitre 6.2 Crdit Expression du besoin

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Sujet

S MO

Dtail

Risque(s)

Le processus crdit peut tre schmatis de la manire suivante:


Les principaux risques
lis au processus crdit
sont les suivants:
Risque de fraude
Risque de solvabilit

Expression du besoin

Risque de taux
dintrt
Risque de liquidit
Risque de paiements

Elaboration du dossier
de demande de crdit

Risque de blanchiment
dargent
Risque de clients fictifs
Risque commercial
Etc.

Linstruction

Dcision doctroi du crdit

Formalits administratives et
services de soutien

Dcaissement

Suivi aprs dblocage

Remboursement

Suivi des paiements

Clture du dossier

Constatation de la
dfaillance

Chapitre 6.2 Crdit Expression du besoin

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Sujet

Dtail

S MO

Lexpression du besoin est la premire tape dans la chane de crdit. Un besoin mal
exprim ou inadapt au besoin rel peut conduire des dboires.

Risque de collusion
entre lemprunteur et
le prteur

De la mme manire, lentourage peut influencer le demandeur qui pourrait avoir


tendance survaluer sa demande ou exprimer des besoins visant rpondre des
demandes de tiers.

Risque de fraude
Risque dusurpation
didentit

Le contrle interne vrifiera donc que le besoin a t correctement exprim par le


vritable demandeur et destinataire du crdit au travers de :

Risque de solvabilit

La vrification du besoin
La vrification de lidentit du demandeur

Vrification de lidentit du demandeur


Lagent de crdit vrifiera:
Lidentit du demandeur

Que le demandeur est bien celui qui exprime le besoin et quil nagit pas pour un
tiers

Ladquation entre le besoin et la nature de lactivit et les perspectives de


dveloppement de cette activit

Que le besoin existe vraiment et quil ny a pas eu survaluation.

Le responsable du dpartement crdit vrifiera :


Que le demandeur est bien inscrit dans les registres du SFD

Que la procdure didentification a t scrupuleusement suivie

La cohrence des informations recueillies par lagent de crdit

Vrification du besoin
Vrification de la procdure dexpression du besoin: Le client exprime son besoin de
financement auprs du caissier / agent de crdit, i.e. le montant souhait et lobjet du
crdit. Il sagit de sassurer que le besoin existe et quil est en lien avec lactivit du
demandeur et la politique de crdit du SFD.
Pour un paysan cela peut tre un besoin dinvestissement sur le long terme, ou un
besoin de fonds de roulement court terme; pour un artisan, il sagira par exemple dun
investissement en machines outils sur le long terme ou en matires premires sur le
court terme, ou un fonds de roulement, etc.
Lanalyse dtaille du besoin seffectue lors de la phase dinstruction.
Remarque: la vrification du besoin est parfois difficilement applicable, e.g.. vrification
du besoin lors dans le cas dune demande de crdit pour des fonds de roulement de
petit commerce.

Risque(s)

Chapitre 6.2 Crdit Expression du besoin

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Sujet

Dtail

S MO

Risque(s)

Exemple 1 Les semences


Alors que le besoin du paysan en semences est de 50 kg, lagent de crdit
survalue le besoin et russit, sur la masse subtiliser 10 % de la
commande

Exemple 2 Les poulets


Un commerant propose un SFD de mettre des poussins en dpt auprs de
paysans.
Les paysans achtent les poussins via un crdit auprs du SFD. Ils reoivent des
rations alimentaires du commerant qui rachtera les poulets arrivs maturit un
prix convenu lavance, charge pour eux de nourrir les poulets sur la priode.
Quelques semaines plus tard, les rsultats sont catastrophiques: moins de 10% des
poulets sont arrivs maturit.
Explication: Cela ne rpondait pas un besoin des paysans qui soit navaient pas les
comptences ou les capacits pour nourrir rgulirement les poulets ou veiller
lhygine, soit taient dans le besoin ou ne faisaient pas la diffrence entre les
poulets levs et leurs poulets et ont donc mang tous les poulets.
Il ny a pas de vritable besoin exprim, donc pas de demande de crdit fonde.
Celle-ci est gnre par lintrt du commerant qui agit la place du paysan.

Exemple 3 Les motoculteurs


Un groupe de paysans a besoin de 4 motoculteurs pour prparer la terre. La
demande est survalue par lagent de crdit, qui tablit la demande pour 5
motoculteurs. Le crdit est donc survalu de 20 %. Lagent de crdit peut, soit
toucher une commission du vendeur de motoculteurs, soit rcuprer lquivalent
dun motoculteur.

Risque commercial
car inadquation du
produit propos par
rapport au besoin du
client

Une fois le besoin dtermin et valid, son expression, sa formulation et sa justification


qui prcdent la formulation de la demande sont essentielles.

Au niveau oprationnel,
Lagent de crdit vrifiera:
Ladquation entre le besoin et la nature de lactivit et les perspectives de
dveloppement de cette activit

Que le besoin existe vraiment et quil ny a pas eu survaluation

Chapitre 6.2 Crdit Expression du besoin

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Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

S MO

Le responsable du dpartement crdit :


Vrifiera que le besoin dfini et valid correspond la demande formule et
quil ny a pas surestimation du besoin.

Vrifiera la priode du besoin et la rapprochera de lobjet du besoin (par


exemple dans le domaine agricole)

Effectuera des sondages parmi les demandeurs de crdit pour vrifier que le
besoin a t correctement transmis et que le demandeur exprime bien le besoin
tel que rapport par lagent de crdit (montant, dure, etc.). Ces sondages se
feront sur base des listes transmises par lagent de crdit au dpartement crdit.

Au niveau du dpartement daudit interne,


Le rle de lauditeur interne sera de vrifier auprs de lchantillon quil aura constitu
que:
Lagent de crdit a bien effectu les diffrentes dmarches lies la vrification
du besoin par le demandeur de crdit.

le besoin est bien exprim par le bnficiaire du crdit et non par un membre de
la famille, un autre membre du groupe dans lhypothse de demandes
collectives, un voisin, un notable, etc.

le besoin a t analys par lagent ou le comit de crdit et na pas t influenc


par lagent de crdit.

Lauditeur interne pourra procder des comparaisons entre des besoins semblables
(grandeur, nature, localisation gographique, etc.)
En labsence dun dpartement daudit interne, veuillez vous rfrer au Chapitre 6.16.

Les vrifications seffectueront par:


Des visites de terrain auprs de lemprunteur
Lexamen des rapports des agents de crdit
Lexamen des dossiers de demande de crdit

Risque(s)

Chapitre 6.2 Crdit Le dossier de demande

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Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

S MO

Dtail

Expression du besoin

Elaboration du dossier
de demande de crdit

Linstruction

Dcision doctroi du crdit

Formalits administratives et
services de soutien

Dcaissement

Suivi aprs dblocage

Remboursement

Suivi des paiements

Clture du dossier

Constatation de la
dfaillance

Risque(s)

Chapitre 6.2 Crdit Le dossier de demande

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Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

S MO

Risque(s)

Cette fiche porte sur les lments relatifs au montage dun dossier de crdit.
Un fois le besoin est correctement dfini, calibr et valid, il peut faire lobjet dune
demande de crdit formelle auprs du SFD, dans le cadre des rglementations en
vigueur.

Au niveau oprationnel
Lagent de crdit est responsable de raliser les vrifications suivantes:

Les antcdents du client ainsi que sa situation dendettement globale

La demande est complte et signe, tous les lments figurent dans le dossier
de crdit, y compris toutes les pices justificatives et annexes

La demande correspond bien au besoin dfini

La demande financire est en adquation avec le besoin exprim et valid

La demande respecte les critres dligibilit

Principe de
compltude du dossier

Lagent de crdit fait un rapport quotidien sur ces vrifications.


Le responsable du dpartement crdit vrifiera que:

La demande a t correctement rdige, les formats de prsentation ont t


respects, le dossier est complet pour tre prsent lorgane charg
dmettre un avis sur la demande.

Les lments du crdit sont en ligne avec la Politique de crdit du SFD et


respectent les plafonds imposs par la Direction

Les annexes au dossier sont compltes.

Au niveau du dpartement audit interne,


Le rle de lauditeur interne sera de vrifier auprs de lchantillon quil aura constitu
que:

La procdure de demande a t correctement suivie, il ny a pas eu de


favoritisme, de passe-droits, etc.

Les demandes ont bien t remplies et dment signes, et que lensemble de


la documentation se trouve dans le dossier

En labsence dun dpartement daudit interne, veuillez vous rfrer au Chapitre 6.16.

Comment effectuer ces vrifications?

Analyse du dossier de demande

Visites au domicile de lemprunteur ou du demandeur. La visite des


demandeurs qui ont vu leurs dossiers refuss peut tre aussi enrichissante que
celles des emprunteurs

Rapports des runions

Rapports des agents de crdit

Chapitre 6.2 Crdit Linstruction

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Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

S MO

Dtail

Expression du besoin

Elaboration du dossier
de demande de crdit

Linstruction

Dcision doctroi du crdit

Formalits administratives et
services de soutien

Dcaissement

Suivi aprs dblocage

Remboursement

Suivi des paiements

Clture du dossier

Constatation de la
dfaillance

Risque(s)

Chapitre 6.2 Crdit Linstruction

8/34

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail
Une fois le dossier de crdit labor, il sagit de linstruire. Par instruction, nous
entendons lensemble des actions mises en uvre pour le montage complet du dossier
de demande avant sa soumission au Comit de Crdit.
Linstruction de la demande implique plusieurs intervenants:
Lagent de crdit qui fait une instruction prliminaire au moment de
llaboration du dossier de demande
Des techniciens en charge des tudes dans le cas de dossiers avec une
composante technique dpassant les comptences du SFD, par exemple,
outillages, constructions spcifiques, etc.
Le responsable dagence/caisse qui valide et complte le dossier avant de le
prsenter au Comit de Crdit. Il sassure en quelque sorte que le dossier est
prsentable, cest--dire quil tient compte du respect des planchers, plafonds,
dure et toutes conditions prvues aux rglements du SFD ainsi que le dossier
est labor dans le respect des normes lgales et rglements des organes de
contrle et de tutelle des SFD.
Selon le montant du crdit demand, la visite et la contre-visite se feront par :
Lagent de crdit et le superviseur
Le superviseur et le coordinateur
Le coordinateur et la direction

Linstruction porte sur plusieurs lments :


Lanalyse de la demande:
Ultime vrification du besoin : existe-t-il rellement ?
La nature du besoin : sagit-il dun besoin li la production, dun besoin li la
consommation, dun besoin conjoncturel, etc.
Lvaluation du besoin est en concordance avec la capacit financire du
demandeur
Analyse technique du dossier et analyse financire de la demande: montant
demand par rapport la capacit de remboursement du demandeur, au secteur
dactivit, etc.
Vrification de lobjet, de lligibilit, du respect des conditions pralables, de
ladquation avec les services offerts et la politique de crdit.

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.2 Crdit Linstruction

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Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

S MO

Dtail
Lanalyse du demandeur:
Vrification des garanties du demandeur (existence physique, valuation
correcte en units montaires, etc.) et des avals du demandeur
Vrification de lhistorique pargne / crdit du demandeur. Dans le cas des
crdits solidaires, ils vrifiera la situation de chaque membre du groupe.
Vrification des dpts du demandeur
Vrification auprs dautres entits financires des encours du demandeur
Etude de moralit du demandeur
Renseigner les
professionnelle).

revenus

du

demandeur

(existence

dune

situation

La mission du SFD:
Il sagit de sassurer que le portefeuille crdit quivaut la traduction oprationnelle de
la mission dfinie par le SFD. (Ex: le SFD, dans le cadre de sa mission, a pour public cible
les femmes de la zone ctire).

Tout cart par rapport la mission doit tre justifi et document.

La comparaison avec dautres crdits obtenus par le demandeur et des crdits de mme
nature par dautres demandeurs

Lagent de crdit vrifiera que lenveloppe financire sa disposition permet dinitier de


nouvelles demandes de crdit.

La scurit
Des critres de scurit de la zone o se droule lactivit: une zone o rgne une
grande inscurit pourrait empcher les agents de crdit de collecter les
remboursements.
Lagent de crdit vrifiera que la zone dans laquelle le demandeur de crdit souhaite
dvelopper son activit est une zone scurise

Le responsable du dpartement crdit vrifiera que lagent de crdit a bien respect les
instructions lies aux zones risque du point de vue de la scurit des biens et des
personnes.

Lauditeur interne vrifiera que les lments lis la scurit invoqus dans le cas dun
refus doctroi de crdit sont fonds, et linverse en cas daccord si la zone dactivit
correspond bien aux critres dfinissant une zone scurise.

Risque(s)

Chapitre 6.2 Crdit Linstruction

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Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

S MO

Le cadre lgal et rglementaire et les perspectives de son volution


Dans lattente des instructions de la Banque centrale, certains SFD ont une politique de
prudence, dautres une politique de dveloppement rapide. Ces tendances sont
indpendantes de la nature des dossiers de demande de crdit.

Cas particulier des crdits octroys sur base des tontines


collectes
Dans le cadre des crdits octroys sur la base des tontines collectes, le comit
technique dtude des dossiers joue un rle important. Ce comit rassemble les
tontinires des zones et les techniciens dtude de dossiers. Ce comit statue sur :
Les lments figurants dans le dossier
Le comportement des clients sur le terrain. Ex : cas dun client qui vend un buf
pour recycler la totalit du fonds en tontine afin davoir le crdit. La tontinire de
zone pris connaissance que ce dernier na pas une activit gnratrice de
revenu et avisa le plus tt possible le comit technique dtude de dossiers sur ce
fait.
Les dcisions des tontinires et leur visa par rapport au dossier

Le responsable oprationnel du dpartement crdit qui intervient en dernier recours:


Vrifiera que la procdure a t correctement suivie, soit:

Que la demande a t introduite dans les formes et quelle est complte

Que la demande a t introduite dans les dlais

Que la demande sinscrit dans la politique de crdit du SFD

Que les analyses techniques et financires ont t ralises


correctement

Que lagent de crdit a bien respect les instructions lies aux zones
risque du point de vue de la scurit des biens et des personnes.

Vrifiera que lanalyse du demandeur a t correctement ralise soit:

Son identit et son lieu de vie et dhabitation

Sa moralit

Ses antcdents comme membre et/ou client du SFD

Ses garanties et avals

Sa capacit de remboursement

Ses antcdents ventuels auprs dautres institutions financires

Risque(s)

Chapitre 6.2 Crdit Linstruction

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Sujet

Dtail

S MO

Vrifiera la disponibilit de la trsorerie et des ressources


Elaborera des recommandations au Comit de Crdit, sur base de son analyse du
dossier et des changes avec lagent de crdit
Vrifiera que le dossier est complet et prt tre remis au comit de crdit

Au niveau du dpartement daudit interne


Le rle de lauditeur interne sera de vrifier auprs de lchantillon quil aura constitu :
Qu chaque tape, les oprants et les contrleurs ont correctement document
leur travail

Que linstruction du dossier a t effectue en conformit avec les procdures


en vigueur dans linstitution.

Le bien fond et la validit des arguments mis en avant par les organes
dcisionnels du SFD pour justifier de ladquation du type de prt la mission du
SFD.

Que les lments lis la scurit invoqus dans le cas dun refus doctroi de
crdit sont fonds, et linverse en cas daccord si la zone dactivit correspond
bien aux critres dfinissant une zone scurise.

En labsence dun dpartement daudit interne, veuillez vous rfrer au Chapitre 6.16.

Comment effectuer cette vrification?


Analyse du dossier dinstruction
Par des visites de terrain dans la zone concerne par les crdits
Visites au domicile de lemprunteur ou du demandeur. La visite des demandeurs
qui ont vu leurs dossiers refuss peut tre aussi enrichissante que celles des
emprunteurs
Rapports des agents de crdit
Par la rvision des livres de trsorerie, tableaux de bord, comptabilit
Par la revue des documents de politique de crdit
Par la revue des rapports des CA et Comits de crdit
Fin du processus dinstruction
La fin du processus dinstruction dbouche sur une prsentation commente du
dossier au Comit de Crdit.

Risque(s)

Chapitre 6.2 Crdit La dcision doctroi

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Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

S MO

Dtail

Expression du besoin

Elaboration du dossier
de demande de crdit

Linstruction

Dcision doctroi du crdit

Formalits administratives et
services de soutien

Dcaissement

Suivi aprs dblocage

Remboursement

Suivi des paiements

Clture du dossier

Constatation de la
dfaillance

Risque(s)

Chapitre 6.2 Crdit La dcision doctroi

13/34

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

S MO

Risque(s)

A lissue de linstruction, le dossier de demande est transmis lorgane en charge de


loctroi des crdits, le plus gnralement quivalent au Comit de Crdit.
Cet organe doit statuer sur la recevabilit de la demande la lumire de deux critres:
Analyse individuelle: il sagit danalyser la demande en tant que telle
Analyse globale: il sagit de prendre en considration limpact de cette demande sur
lactivit de crdit en particulier et sur le SFD de manire gnrale.
Au sortir du processus, le comit donne un avis motiv sur le dossier la lumire des deux
recommandations. La rponse peut tre lacceptation du crdit, lajournement en cas
dinformations manquantes ou dossier incomplet, ou le rejet.

Le cas des SFD unitaires et intermdiaires


Dans la plupart des SFD de moindre taille, il ny a souvent pas danalyse globale du
crdit: le Comit de crdit qui se runit statue uniquement sur base de lanalyse
individuelle de la demande.
Cet tat de fait est dautant plus vrai que les Comits de Crdit nont pas les
informations financires ncessaires pour dterminer si le SFD est en mesure
daccepter un crdit supplmentaire.

La pratique montre que les Comits de crdit ne sont pas toujours centraliss au sein de la
fatire ou du sige.
Dans ce cas l, le SFD doit dterminer les limites (en montant par crdit, et par priode)
que le Comit de Crdit dcentralis est autoris accorder.

Risque de liquidit
Risque de taux

Chapitre 6.2 Crdit La dcision doctroi

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Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

S MO

Analyse individuelle du dossier de crdit


Cette analyse, proche de celle effectue au pralable par le responsable oprationnel du
dpartement crdit porte sur des lments tels que :

Montant demand et mise en perspective par rapport au secteur dactivits

Prsence de garanties et avals suffisants

Capacit de remboursement du demandeur et antcdents au niveau du SFD


et/ou autres SFD / institutions financires

Moralit du demandeur (le cas chant)

Analyse globale de la demande de crdit


Toute demande de crdit supplmentaire a un impact additionnel sur lorganisation. Il
sagit de dterminer :
(1) si le SFD est en mesure doctroyer des crdits supplmentaires (cash suffisant, les
taux dintrt des crdits permettent de couvrir le cot de largent)
(2) si la demande est en conformit avec la mission du SFD (ex: prt aux femmes
uniquement, aux agriculteurs appartenant la filire rizicole, etc.)
(3) Limpact de toute autre considration sur la viabilit oprationnelle et financire
du SFD.
Citons titre dexemple:

Revue de lavis motiv / recommandations de lagent de crdit et du superviseur.

La trsorerie du SFD et ses liquidits court et moyen termes, les prvisions


tablies qui garantissent que le SFD peut faire face au paiement de ses obligations
lchance (remboursement des pargnants, paiements des salaires, des
factures, des remboursements de crdits contracts auprs dorganismes de
financement, etc.).
A noter quil est impratif dlaborer des tableaux pour supporter le processus
dcisionnel.

Au niveau oprationnel
Le responsable du dpartement crdit vrifiera lenveloppe crdit totale sa disposition
et que les agents de crdit travaillent dans le cadre des enveloppes spcifiques qui leur
ont t octroyes.

Il vrifiera que les dossiers prsents le sont dans les limites des disponibilits et apposera
sa signature comme approbation pralable de loctroi dengagement.

Au niveau du dpartement daudit interne


Lauditeur interne vrifiera que les lments lis la trsorerie mis en avant par les
instances dcisionnelles taient bien valides au moment de la prise de dcision doctroi ou
de refus dun crdit.
En labsence dun dpartement daudit interne, veuillez vous rfrer au Chapitre 6.16.

Risque(s)

Chapitre 6.2 Crdit La dcision doctroi

15/34

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

S MO

De manire globale par rapport au processus doctroi de crdit:


Le rle de lauditeur interne sera de vrifier auprs de lchantillon quil aura constitu :
Que les dcisions prises par les organes du SFD ont t correctement
enregistres dans les registres et transmises aux diffrents dpartements du SFD
(Contrle interne, comptabilit, crdit, etc.).

La validit des runions des organes en charge de linstruction et de loctroi des


crdits, plus particulirement:

La composition de lorgane : Vrification des normes lgales lies aux


statuts des personnes (Membres des diffrents organes du SFD. Les
prsences aux runions lors de linstruction et de la prise de dcisions,
plus particulirement lors de la prsentation des demandes de crdit des
membres des organes du SFD.)

La rgularit des convocations, de lordre du jour, des rapports et de leur


transmission aux diffrents organes du SFD

Que les dcisions ont t correctement transmises aux demandeurs de crdit


ainsi que les termes et conditions de loctroi.

Que la dcision a bien t prise et valide par le Comit de Crdit o sigeaient


la majorit de ses reprsentants au moment du vote.

En labsence dun dpartement daudit interne, veuillez vous rfrer au Chapitre 6.16.

Cette vrification seffectuera par:


La revue du dossier de demande de crdit et du dossier dinstruction
La revue des convocations et des ordres du jour des runions
Lexamen des rapports de runions des comits de crdit et des listes de
participants
La revue des documents dfinissant la politique de crdit du SFD
Des visites au demandeur et dans son environnement

Risque(s)

Chapitre 6.2 Crdit Formalits administratives

16/34

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

S MO

Dtail

Expression du besoin

Elaboration du dossier
de demande de crdit

Linstruction

Dcision doctroi du crdit

Formalits administratives et
services de soutien

Dcaissement

Suivi aprs dblocage

Remboursement

Suivi des paiements

Clture du dossier

Constatation de la
dfaillance

Risque(s)

Chapitre 6.2 Crdit Formalits administratives

17/34

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail
Formalits administratives et services de soutien
En cas dapprobation de la part du comit de crdit, lagent de crdit doit prendre sa
charge toutes les formalits administratives mettre en place, savoir:

Informer le client sur la dcision du comit de crdit

Accomplir les formalits denregistrement

Elaborer le contrat de prt

Faire signer le contrat de prt

Accomplir les formalits lies llaboration du contrat de prt (laboration de


lchancier et calcul des intrts tels que mentionns dans la dcision)

Effectuer les formalits de prise de garanties

Mettre en place les outils de suivi du prts. Lemprunteur reoit gnralement un


carnet dans lequel figurent les modalits de remboursement (chance unique ou
priodique, montants du principal et des intrts).

De mme, dans le cadre de loctroi du crdit, le SFD peut proposer divers services non
financiers. Lobjectif de ces services est double :

Sensibiliser le client sur la culture, le fonctionnement et les valeurs du SFD.

Former sur le processus doctroi de crdit, la ncessit de rembourser le crdit, le


respect des engagements, la possibilit offerte de capter lpargne, les produits
offerts par le SFD.

Aider le client dans la bonne ralisation de son projet. Ces services consistent en
diverses formations lies la gestion de projet, la gestion oprationnelle, ou
encore des sensibilisations au risque de mal nutritions ou de maladies, etc.

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.2 Crdit Formalits administratives

18/34

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

S MO

Au niveau oprationnel
Lagent de crdit devra:

Vrifier la bonne laboration du contrat en comparant le dossier de crdit, le PV


du comit et les lments mentionns dans le contrat.

Vrifier que tous les documents sont labors

Vrifier les signatures autorises et si le quorum tait atteint au moment de la


dcision du comit de crdit

Sassurer que les formations de sensibilisation sont dispenses aux nouveaux


emprunteurs

Au niveau du dpartement daudit interne


Le rle de lauditeur interne sera de vrifier auprs de lchantillon quil aura constitu :

Que le contrat est sign par une personne autorise reprsenter le SFD et le
client

Les modalits de prise de garanties

Les formalits denregistrement

La bonne laboration des chanciers de paiement

4
4

La conformit du montant par rapport au dossier de crdit et la dcision du


comit de crdit

Visites sur le terrain

En labsence dun dpartement daudit interne, veuillez vous rfrer au Chapitre 6.16.

Comment effectuer ces vrifications?

Revue des dossiers de crdits

Revue des procs verbaux de runion des comits de crdit

Risque(s)

Chapitre 6.2 Crdit Le dcaissement

19/34

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

S MO

Dtail

Expression du besoin

Elaboration du dossier
de demande de crdit

Linstruction

Dcision doctroi du crdit

Formalits administratives et
services de soutien

Dcaissement

Suivi aprs dblocage

Remboursement

Suivi des paiements

Clture du dossier

Constatation de la
dfaillance

Risque(s)

Chapitre 6.2 Crdit Le dcaissement

20/34

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

S MO

Aprs la dcision formelle doctroi de crdit et si le client a accept la proposition du SFD,


ce dernier dcaisse la valeur du crdit en faveur du bnficiaire. Ce dcaissement peut se
faire de diffrentes manires:
Sous forme montaire
Sous forme de chque
En nature
Sous forme de transfert sur le compte pargne du membre

Cas particulier
Les dcaissements peuvent tre effectus en plusieurs tranches chacune dpendante
de la ralisation dun objectif intermdiaire atteindre par le client. Cette dmarche
implique un suivi trs proche de la part du SFD de lactivit de lemprunteur afin
dvaluer la possibilit ou non de dcaisser la tranche suivante.

Au niveau oprationnel,
Lagent de crdit est responsable de la prparation des documents, de leur validation par
les autorits comptentes et de la conservation des documents internes pour le suivi.
Le responsable vrifiera dans tous les cas lexactitude et la compltude des documents
constitutifs du dossier et du contrat, ainsi que :
Dans le cas de dcaissement montaire:
La correspondance entre les donnes figurant dans le carnet de lemprunteur et
les donnes figurant dans les registres du SFD, en comparant les critures

La correspondance entre les montants figurant dans le contrat liant le SFD


lemprunteur et celles reportes dans le carnet de lemprunteur

Les signatures apposes par le caissier / responsable de caisse ou dagence de la


remise du crdit lemprunteur, le cas chant

Laccus de rception sign des espces par lemprunteur

Linscription de la sortie despces dans les livres du SFD

Dans le cas de remise de chque lemprunteur:


En plus des vrifications prsentes dans la cas du dcaissement montaire,
La validit des signatures

Linscription des chques dans les livres du SFD

4
4
4

Lencaissement et le dpt du chque auprs dune institution bancaire.

La validit des montants et la devise

Risque(s)

Chapitre 6.2 Crdit Le dcaissement

21/34

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

S MO

Dans le cas dun dcaissement en nature:


La remise effective du bien lemprunteur
Laccus de rception du bien par lemprunteur
Linscription du dcaissement en nature dans les livres du SFD.

4
4
4

Dans le cas dun dcaissement sous forme de transfert sur le compte


pargne du membre:
La correspondance entre les donnes figurant dans les carnets de crdit et
dpargne de lemprunteur et les donnes figurant dans les registres du SFD, en
comparant les critures

Au niveau du dpartement daudit interne,


Le rle de lauditeur interne sera de vrifier auprs de lchantillon quil aura constitu :
La validit des signatures sur le contrat ainsi que dans le carnet de lemprunteur
Le dcaissement effectif du crdit en faveur du bnficiaire indiqu.
Le dcaissement effectif du crdit correspond au montant du crdit dcid par le
comit de crdit
Lusage effectif du bien par lemprunteur (la destination des fonds)
Les bordereaux dachat des biens par le SFD, lappel doffre ventuel dans les cas
dachats groups, ltude et la comparaison des prix, les bons de commande, les
bons de livraison, les factures, les inscriptions des achats dans la comptabilit du
SFD

4
4
4
4
4

La correspondance effective entre le besoin de lemprunteur, la demande de


lemprunteur et le bien qui lui est remis

Le dcaissement est fait en accord avec le plan de dcaissement dans le cas dun
dcaissement par tranches

En labsence dun dpartement daudit interne, veuillez vous rfrer au Chapitre 6.16.

Risque(s)

Chapitre 6.2 Crdit Le dcaissement

22/34

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail
Comment effectuer ces vrifications?
Elaboration dun chantillon de mouvements de trsorerie en sortie
Rvision du carnet de lemprunteur
Croisement entre le carnet de lemprunteur et les livres et tableaux de bord du
SFD
Liste des signatures autorises du SFD
Visites au domicile de lemprunteur
Revue des rapports des comits de crdit

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.2 Crdit Suivi aprs dblocage

23/34

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

S MO

Dtail

Expression du besoin

Elaboration du dossier
de demande de crdit

Linstruction

Dcision doctroi du crdit

Formalits administratives et
services de soutien

Dcaissement

Suivi aprs dblocage

Remboursement

Suivi des paiements

Clture du dossier

Constatation de la
dfaillance

Risque(s)

Chapitre 6.2 Crdit Suivi aprs dblocage

24/34

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

S MO

Une fois le dcaissement effectu, il sagit de raliser le suivi du prt afin de sassurer que
les fonds octroys ont t utiliss dans le cadre de lobjet du prt et dans les modalits
fixes avec le SFD.

Au niveau oprationnel,
Lagent de crdit devra:

Vrifier que le client a obtenu lintgralit du montant octroy

Vrifier au respect de lobjet du crdit

4
4

Vrifier la nature du bien acquis et le cot dacquisition

Vrifier que le plan tabli par le client en vu de lacquisition des biens et services a
t respect

Procder au suivi de lactivit du client (amlioration de la situation conomique


du client)

Sassurer du respect du contrat de prt

En cas de non respect des dispositions mentionnes dans le contrat et conclues avec le
SFD, ce dernier pourra demander le remboursement intgral et immdiat du crdit.

Au niveau du dpartement daudit interne,


Le rle de lauditeur interne sera de vrifier auprs de lchantillon quil aura constitu :

Le respect des dispositions mentionnes dans le contrat

Le respect de lobjet du crdit

4
4

La nature du bien acquis et le cot dacquisition

En labsence dun dpartement daudit interne, veuillez vous rfrer au Chapitre 6.16.

Comment effectuer ces vrifications?

Revue des dossiers de crdits

Visite sur le terrain

Revue des carnets de crdit

Revue des rapports de visite sur le terrain de la part des agents de crdit

Risque(s)

Chapitre 6.2 Crdit Le remboursement

25/34

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

S MO

Dtail

Expression du besoin

Elaboration du dossier
de demande de crdit

Linstruction

Dcision doctroi du crdit

Formalits administratives et
services de soutien

Dcaissement

Suivi aprs dblocage

Remboursement

Suivi des paiements

Clture du dossier

Constatation de la
dfaillance

Risque(s)

Chapitre 6.2 Crdit Le remboursement

26/34

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

S MO

Les remboursements des crdits, du principal et des intrts peuvent tre faits de
diffrentes manires:
Par des dpts de lemprunteur au guichet dune agence du SFD
Par la collecte des remboursements par les agents de crdit du SFD
Par prlvement sur le compte dpargne de lemprunteur chaque chance
Par prcomptes effectus sur salaires

Remarque
Le SFD, afin de rduire les risques de fraude et de vol et daccrotre la scurit des
agents de crdits, essayera autant que possible de limiter les collectes dargent sur le
terrain par les agents de crdits.

Au niveau oprationnel
Le caissier vrifiera : (voir le chapitre 6.4 relatif la gestion des liquidits).
Le responsable vrifiera:
Dans le cas des dpts aux guichets :
Linscription correcte de la valeur du remboursement dans le carnet de
lemprunteur, avec les signatures de lagent du SFD pour accus de rception,

Linscription du remboursement par lemprunteur dans les livres du SFD.

Le visa quotidien du superviseur, inspecteur ayant vrifi la caisse et les


inscriptions dans les livres (vrification croise).

Dans le cas des collectes des remboursements auprs des emprunteurs:


Linscription des remboursements dans le carnet de lemprunteur avec la
signature de lagent de crdit accompagn dun reu provisoire dlivr confirmant
le montant inscrit au carnet de lemprunteur

Le dpt effectif des montants collects par lagent de crdit sur un compte
bancaire du SFD ou dune institution bancaire, avec les preuves du dpt.

Linscription effective des remboursements dans les livres du SFD.

Au niveau du dpartement daudit interne,


Lauditeur interne vrifiera:
Lexistence matrielle des reus remis par lagent de crdit lemprunteur.

Le dpt effectif des montants collects par lagent de crdit sur un compte
bancaire du SFD ou dune institution bancaire, avec les preuves du dpt.

En labsence dun dpartement daudit interne, veuillez vous rfrer au Chapitre 6.16.

Risque(s)

Chapitre 6.2 Crdit Le remboursement

27/34

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail
Comment effectuer ces vrifications?
Par lexamen du livre de caisse
Par le croisement entre le livre de caisse et le carnet de lemprunteur
Par des visites au domicile de lemprunteur
Par des visites aux agences bancaires
Par la vrification des reus bancaires et leur croisement avec les inscriptions dans
le livre de caisse et les dpts bancaires.
Par lexamen des extraits de comptes bancaires du SFD

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.2 Crdit Le suivi des paiements 28/34


Champs dApplication : Tous les types de SFD
Sujet

S MO

Dtail

Expression du besoin

Elaboration du dossier
de demande de crdit

Linstruction

Dcision doctroi du crdit

Formalits administratives et
services de soutien

Dcaissement

Suivi aprs dblocage

Remboursement

Suivi des paiements

Clture du dossier

Constatation de la
dfaillance

Risque(s)

Chapitre 6.2 Crdit Le suivi des paiements 29/34


Champs dApplication : Tous les types de SFD
Sujet

Dtail

S MO

Le dpartement crdit du SFD ainsi que les agents de crdit suivent les remboursements
des emprunteurs. Ils disposent doutils leur permettant dtre alerts lors dun retard de
remboursement par lemprunteur.
Parmi les outils disposition du SFD, notons:
-

La tenue dun chancier de paiements

La liste des crdits en souffrance (avec identification du client, les garanties


associes aux prts)

Une balance ge

La liste des garanties mobilises

Au niveau oprationnel
Lagent de crdit :
Identifiera ponctuellement dventuel signes de dgradations

Vrifiera quen cas de retard, lemprunteur est effectivement en situation


dimpossibilit, pour raison majeure, de rembourser son chance.

Vrifiera quaprs analyse de la situation au sein du SFD, les mesures ont t


prises pour garantir le remboursement de lemprunt, en activant les garanties ou
les avals ou encore en rchelonnant les remboursements.

Le contrle interne vrifiera que les procdures ont t respectes visant


protger les avoirs du SFD.
Effectuera un contrle sur les remboursements anticips

Effectuera un contrle priodique des prts qui devraient tre solds mais pour
lesquels un solde rsiduel existe

Effectuera des visites priodiques du suivi des activits et tablira un rapport


rgulier son responsable hirarchique

Le responsable vrifiera:
Le cas chant, que lagent de crdit a t inform du retard de remboursement.

Quil a ragi dans les dlais et contact lemprunteur pour que celui-ci effectue le
remboursement.

Quen cas dimpossibilit pour lemprunteur deffectuer le remboursement, que


lagent de crdit a analys les causes de cette situation et propos des
alternatives, dans le cadre contractuel.

Ractualisera la fiche client lors du suivi priodique du dossier

4
4

Tiendra un journal des engagements douteux ou litigieux

Risque(s)

Chapitre 6.2 Crdit Le suivi des paiements 30/34


Champs dApplication : Tous les types de SFD
Sujet

Dtail

S MO

Au niveau du dpartement daudit interne,


Le rle de lauditeur interne sera de vrifier auprs de lchantillon quil aura constitu :
Que les retards de remboursement ont t inscrits dans les livres du SFD ainsi que
les ventuels plans de rchelonnement.

La fiabilit des crances en retard.

Les visites sont faites et les rapports sont disponibles

4
4

Lhistorique des oprations de relance effectues


En labsence dun dpartement daudit interne, veuillez vous rfrer au Chapitre 6.16.

Comment effectuer ces vrifications?


Par la production de tableaux de bord de suivi (balance ges, liste des crances
en souffrance, etc.)
Par la rvision des documents internes
Par la revues des injonctions et courriers de mise en demeure
Par les rencontres avec les avals, le cas chant
Par lanalyse et la vrification des propositions de vente des biens mis en garantie
Par lexamen de la vente et des reus de la vente des biens mis en garantie
(Vrification de la correspondance entre la valeur estime du bien au moment de
loctroi du crdit et la valeur de la ralisation de la vente du bien).
Par la rvision du carnet de crdit de lemprunteur.
Par lexamen des livres internes et tableaux de bord et de suivi des crdits du SFD
Par des visites aux emprunteurs. Ces visites permettent de voir les signes de
dgradation

Risque(s)

Chapitre 6.2 Crdit La clture du dossier

31/34

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

S MO

Dtail

Expression du besoin

Elaboration du dossier
de demande de crdit

Linstruction

Dcision doctroi du crdit

Formalits administratives et
services de soutien

Dcaissement

Suivi aprs dblocage

Remboursement

Suivi des paiements

Clture du dossier

Constatation de la
dfaillance

Risque(s)

Chapitre 6.2 Crdit La clture du dossier

32/34

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

S MO

Une fois le crdit intgralement rembours, lagent de crdit et le superviseur pourront


clore le dossier de crdit et procder son archivage. Afin dofficialiser la fin du crdit, le
client se verra remettre un certificat de clture sign par lui-mme, lagent de crdit et le
superviseur.

Au niveau oprationnel,
Lagent de crdit :
Vrifiera que le client et le SFD sont dgags de toute obligation contractuelle et
financire

Emettra le certificat de clture quil signera

Remettra le certificat de clture au client contre signature

Un double de ce certificat sera conserv dans le dossier crdit clos

Le superviseur :
Vrifiera lui aussi que le client et le SFD sont dgags de toute obligation
contractuelle et financire

Signera le certificat de clture

Au niveau du dpartement daudit interne,


Le rle de lauditeur interne sera de vrifier auprs de lchantillon quil aura constitu
que:
Les procdures ont t correctement effectues par lagent de crdit et son
responsable

Le systme informatique ou la base de donnes que le crdit a bien t clos

En labsence dun dpartement daudit interne, veuillez vous rfrer au Chapitre 6.16.

Comment effectuer ces vrifications?


Par la revue mensuelle des dossiers de crdit clos

Risque(s)

Chapitre 6.2 Crdit La constatation de la dfaillance 33/34


Champs dApplication : Tous les types de SFD
Sujet

S MO

Dtail

Expression du besoin

Elaboration du dossier
de demande de crdit

Linstruction

Dcision doctroi du crdit

Formalits administratives et
services de soutien

Dcaissement

Suivi aprs dblocage

Remboursement

Suivi des paiements

Clture du dossier

Constatation de la
dfaillance

Risque(s)

Chapitre 6.2 Crdit La constatation de la dfaillance 34/34


Champs dApplication : Tous les types de SFD
Sujet

Dtail

S MO

Lorsque le client fait lobjet de retard de paiements, le SFD se doit de ragir rapidement
afin de ne pas laisser la situation se dgrader et prendre les mesures ncessaires en lien
avec la situation du client.
Le SFD doit en premier lieu rencontrer le client en retard de paiement loccasion dun
entretien afin de comprendre les raisons inhrentes ce retard de paiement. Le SFD
tentera en premier lieu de trouver un rglement amiable permettant de rgulariser la
situation du dbiteur via un refinancement ou un rchelonnement du prt. Cette
dcision devra faire lobjet dun nouveau dossier de crdit qui suivra lensemble des
phases prcdemment cites.
Dans le cas o le SFD et le client ne sentendrait pas sur un accord amiable, il conviendra
dappliquer la procdure de recouvrement dcrire au chapitre 6-15 : recouvrement

Au niveau oprationnel
Lagent de crdit :
Vrifiera la situation financire et conomique du client

Sentretiendra avec le client afin de comprendre les raisons inhrentes au retard


de paiement

Soumettra un rapport son superviseur

Dans le cas dun rchelonnement ou refinancement, il appliquera nouveau le


processus de crdit dcrit dans les tapes prcdentes

Le superviseur :
Vrifiera le rapport de lagent de crdit et pourra si ncessaire demander de plus
amples informations

Dans le cas dun rchelonnement ou refinancement, il appliquera nouveau le


processus de crdit dcrit dans les tapes prcdentes

Au niveau du dpartement daudit interne,


Le rle de lauditeur interne sera de vrifier auprs de lchantillon quil aura constitu
que:
Les procdures ont t correctement effectues par lagent de crdit et son
responsable

Le bien fond de cette dcision, dans le cas dun rchelonnement ou


refinancement et quune demande a t introduite en bonne et due forme

En labsence dun dpartement daudit interne, veuillez vous rfrer au Chapitre 6.16.

Comment effectuer ces vrifications?


Par la revue des dossiers de clients en retards de paiement
Par le revue des rapports de lagent de crdit et de son superviseur
Par des visites sur le terrain

Risque(s)

Chapitre 6.3 Epargne

1/3

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

S MO

Risque(s)

Lpargne est importante pour de nombreux SFD, tant du point de vue de la captation et
mise disposition de capitaux que lorganisation pourra par la suite prter, que pour
mesurer le degr de confiance de ses membres.
Les SFD, en gnral, ont des activits dpargne et des activits de crdit, les deux tant
souvent lies. Cest ainsi que les crdits que le SFD octroie sont en relation avec le niveau
dpargne: plus le client pargne plus il pourra bnficier de crdits. Certains SFD exigent
une relation de 1/3 ou 2/3 entre lpargne et le crdit.
Lpargne est un facteur de dveloppement conomique quand elle permet de mobiliser
des capitaux dormants, de les scuriser pour ensuite les rinjecter dans lactivit
conomique, productive ou de consommation, sous forme de crdits.
Il est important que lpargne soit scurise et que son utilisation corresponde des
ratios de prudence garantissant la liquidit du SFD pour faire face toute demande de
retrait.

Risque de liquidit

Enfin, dans certaines rgions de la zone UEMOA, la pratique religieuse ne permet pas la
capitalisation de l'intrt. Donc l'intrt doit tre crdit sur un compte spar au nom du
client et non affect. Il appartient au client de l'affecter ce qu'il souhaite.

Risque derreurs de
calcul prjudiciable
tant au client quau
SFD

Au niveau oprationnel
Le caissier ou lagent charg de collecter lpargne vrifiera:
Le dlai entre le dpt et le retrait de fonds

Le solde minimum

Lorigine des fonds dposs: contrle de lidentit du client et contrle sur


lorigine des fonds

La concordance des enregistrements entre le carnet dpargne du client et le livre


du SFD.

La concordance entre la valeur du reu dlivr au client et linscription dans le livre


du SFD.

La signature du bordereau de dpt par le client, valant le cas chant accord sur
le taux de rmunration

En cas de dpt de lpargne collecte auprs dune agence bancaire, lagent de


crdit vrifiera que le montant du reu bancaire correspond au montant remis la
banque

Risque de fraude, vol


Risque de
dtournements, de
favoritisme, passedroits
Blanchiment
dargent,
dtournements

Cette vrification ne peut pas tre faite par lagent de crdit du fait quil monte les
dossiers de crdit (problme de sparation de tches)
Principe de
sgrgation des
tches

Chapitre 6.3 Epargne

2/3

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

S MO

Risque(s)

Le responsable dagence vrifiera:.


Le contrle de la concordance des enregistrements entre le carnet dpargne du
client et le livre du SFD doit tre confi au suprieur hirarchique de lagent.

A noter, que dans certaines rgions ou dans certains villages, le membre de la caisse
villageoise n'a pas avec lui son carnet d'pargne car cela supposerait qu'il a de l'argent.
Le contrle de la concordance entre la valeur du reu dlivr au client et
linscription dans le livre du SFD doit aussi tre confi au suprieur hirarchique de
lAgent.

La capitalisation correcte des intrts sur lpargne, le cas chant

Que les enregistrements ont bien t faits tant dans le carnet dpargne du client
que dans les livres du SFD et quil y a concordance.

Les reus dlivrs au client lors de chaque retrait (existence de copies au sige)

Les conditions de calcul de lintrt et les conditions de paiement et de retrait en


cas de clture de compte en dehors de la priode convenue ou en cas de dcs du
client.

Lhistorique client (corrlations entre lpargne et le crdit).

4
4

Au niveau du dpartement daudit interne

Lauditeur interne vrifiera:


Lexistence de lautorisation de collecter de lpargne octroye par les autorits
comptentes et sa validit

La clart de linformation transmise au client (calcul de lintrt, conditions de


dpt, conditions de retrait, dure totale, accroissements, etc.)

Le respect des obligations liant lpargne et loctroi de crdits

La rgularit des dpts dpargne

4
4

Lexistence de dpts anormaux sur le compte dpargne (frquences et valeurs)


Les comptes dormants (aucun mouvement effectu par le client pendant une
dure suprieure ou gale 1 an)
En labsence dun dpartement daudit interne, veuillez vous rfrer au Chapitre 6.16.

Chapitre 6.3 Epargne

3/3

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail
Comment effectuer ces vrifications?
Par des visites au client
Par lexamen des carnets dpargne
Par lexamen des bordereaux de caisse
Par lexamen des relevs bancaires
Par lexamen des livres du SFD et de la comptabilit
Par lexamen des documents de politique de crdit du SFD (Rapports et publicits)

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.4 La gestion des liquidits

1/28

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

Pr-requis

Ouverture en dbut de journe

Procdures dencaissement

Procdures de dcaissement

Gestion de la petite caisse

Approvisionnement et
transferts

Vrification de caisse

Gestion du coffre

Transfert vers la caisse principale et


versement banque

Dcaissement et rconciliation
bancaires

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.4 Cash Pr-requis

2/28

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

S MO

Risque(s)

Pr-requis lutilisation de la caisse


Afin dassurer au mieux le bon droulement des oprations de caisse, il convient de
mettre en place un certain nombre de pr-requis au niveau installations telles que :

Sur le plan matriel


des cages ou bureaux scuriss
un guichet spcifique pour les encaissements et dcaissements importants
permettant le comptage deux et une plus grande discrtion
des caissettes, armoires ou tiroirs de rangement cl
des coffres forts dots de cls et de combinaisons et encastrs dans le mur
des dtecteurs de faux-billets

Permet de garantir la
scurit des employs,
des fonds, et le bon
droulement des
oprations
journalires de caisse.

des supports doprations de caisse


des encreurs et cachets ainsi que tout matriel de bureau ncessaire la bonne
excution des tches quotidiennes du caissier

Sur le plan du personnel pour une sparation des tches effective et une hirarchisation
des dcisions :
dun caissier ayant pour mission daccueillir la clientle, de rpondre aux
demandes de versements et de retraits, de sassurer de la rgularit des
oprations et de rpondre de ltat de sa caisse
dun chef caissier ayant pour mission dassurer le fonctionnement rgulier des
caisses et de coordonner la gestion des flux montaires, de veiller la mise en
application des procdures en vigueur, de superviser les caissiers et de sassurer
que les besoins des clients sont satisfaits. Il agit aussi en tant quintermdiaire
entre les caissiers, la clientle et la hirarchie (services administratifs et
financiers).

Permet dassurer une


sparation des tches
effective et une
hirarchisation des
dcisions

Chapitre 6.4 Cash Ouverture de caisse

3/28

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

Pr-requis

Ouverture en dbut de journe

Procdures dencaissement

Procdures de dcaissement

Gestion de la petite caisse

Approvisionnement et
transferts

Vrification de caisse

Gestion du coffre

Transfert vers la caisse principale et


versement banque

Dcaissement et rconciliation
bancaires

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.4 Cash Ouverture de caisse

4/28

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

S MO

Risque(s)

Ouverture en dbut de journe


Chaque matin, le caissier reoit son fonds caisse.

Lors du contrle oprationnel


Le caissier doit :
Recevoir du Responsable dagence son fonds de caisse dont le montant t
pralablement recompt et valid. Le solde en caisse en dbut de journe doit
correspondre au solde de la veille

Enregistrer le montant dans son cahier de caisse, quil fait signer par le
Responsable dagence

Faire signer le cahier de transmission au Responsable dagence et le contresigner


en guide dacceptation

La remise despces
importantes peut
inciter au
dtournement

Permet de mieux
dterminer la
responsabilit des
ventuels manquants
de caisse

Au niveau du dpartement daudit interne,


Laudit interne vrifiera que:
Le fonds de caisse reu par le caissier est bien celui autoris
Le fonds de caisse ne dpasse jamais le plafond autoris
Le cahier de caisse et le cahier de transmission sont signs
Une copie du cahier de caisse (certifie conforme) existe cfr section sur la
scurit
En labsence dun dpartement daudit interne, veuillez vous rfrer au Chapitre 6.16.

Comment effectuer cette vrification?


Contrle limproviste en dbut de journe
Revue des cahiers de caisse et du cahier de transmission

4
4
4
4

Chapitre 6.4 Cash Encaissement

5/28

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

Pr-requis

Ouverture en dbut de journe

Procdures dencaissement

Procdures de dcaissement

Gestion de la petite caisse

Approvisionnement et
transferts

Vrification de caisse

Gestion du coffre

Transfert vers la caisse principale et


versement banque

Dcaissement et rconciliation
bancaires

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.4 Cash Encaissement

6/28

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

S MO

Procdures dencaissement

Risque(s)

Risque derreur
Risque de fraude

Les procdures mises en place doivent donner lassurance que :


- Les encaissements sont enregistrs rapidement et de manire exhaustive,
- Les encaissements sont autoriss,
- Les risques de dtournements de recettes sont nuls ou minimes.

Lors du contrle oprationnel,


Le caissier doit :
sassurer de lidentit du client et demander au client le montant exact quil
souhaite dposer

se faire remettre les fonds accompagns obligatoirement de la fiche de


versement, incluant la dcomposition exacte des pices et billets remis par le
client, dment remplie et signe.

compter les fonds en prsence du client, vrifier la dcomposition des billets,


vrifier laddition de la dcomposition

solliciter lattention du client tout au long de lopration afin dviter toute


contestation sur le montant encaiss et sur lauthenticit des billets

passer systmatiquement les billets au dtecteur de faux billets. Les faux billets
dcels sont systmatiquement envoys la banque centrale. En cas de panne
dlectricit, le caissier notera le numro du client au crayon sur les billets de
5,000 et 10,000 FCFA

lorsque le montant total inscrit sur la fiche de versement ou dclar par le client
nest pas conforme au total des fonds compts par le caissier, le caissier doit
recompter et sassurer quil a bien compt les fonds avant dinterpeler le client sur
la diffrence. En cas de dsaccord, les fonds doivent tre retourns au client pour
vrification

obtenir du client les rfrences ncessaires pour la validation de lopration


(numro de compte, numro de prt ou du compte pargne, nom, prnom de
lindividu ou nom de lassociation)

ranger les espces dans le tiroir caisse

le caissier devra systmatiquement poser lopration dans le carnet dpargne ou


de prts du client

enregistrer lopration dans le cahier de caisse, lequel sera par la suite report
dans les comptes du SFD

Diminution du risque
de fraude

Diminution du risque
de contestation
ventuelle du client
(de bonne au
mauvaise foi)

Les faux-billets
encaisss
constituent une
perte directe
Diminution du risque
de fraude

Permet la bonne
imputation puis
comptabilisation de
lopration

Diminution risque de
fraude/vol

Pice justificative de
lopration

Chapitre 6.4 Cash Encaissement

7/28

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

S MO

Permet de diminuer
le risque de fraude
en falsifiant le
document aprs
dpart du client

Remarque
Dans le cas particulier de lencaissement de chque. Le chque doit tre remis au caissier au
minimum 4 jours avant lchance du prt. Le client se verra remettre un reu de dpt qui ne
vaut pas encaissement. Le SFD prendra toutes les mesures lui permettant de sassurer que les
fonds sont disponibles auprs de la banque du client. Dans le cas contraire, le SFD se
retournera vers le client afin de comprendre les raisons de limpossibilit dencaisser le
chque. Le SFD mettra un reu dencaissement quil remettra au client.

Diminue le risque de
fraude/vol

Le caissier ne doit pas :


faire des corrections, des ratures ou des rgularisations dans les carnets et sur les
cartons pargne des clients. Toute erreur commise lors des oprations doit tre
signale la hirarchie et rectifie en prsence et avec laval du responsable

quitter son poste sans avoir scuris sa caisse

encaisser les fonds dun client sans lui dlivrer un reu sign par lui-mme et
comprenant obligatoirement le nom et la signature du client. Loriginal est remis
au client tandis que le caissier conserve la copie. Les clients qui ne souhaitent pas
signer les fiches et les reus doivent obligatoirement apposer leurs empreintes
digitales.

Le chef dagence/caisse doit approuver ou valider les oprations, leur rgularit, leur
sincrit et la chronologie des enregistrements.

Au niveau du dpartement daudit interne,


Le rle de lauditeur interne sera de vrifier auprs de lchantillon quil aura constitu
que:
Tous les encaissements ont t saisis et de manire complte

Aucun faux billet na t encaiss

Les bordereaux de remise despces sont dment signs

En labsence dun dpartement daudit interne, veuillez vous rfrer au Chapitre 6.16.

Comment effectuer cette vrification?


Confirmation par sondage des soldes des clients
Revue des relevs de comptes clients
Contrle des documents du caissier
Contrle des billets

Risque(s)

Chapitre 6.4 Cash Encaissement

8/28

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

S MO

Risque(s)

Cas particulier de lpargne tontine


Les adhrents lpargne tontine ne sont pas autoriss effectuer directement des
oprations de dpts. Seuls les collecteurs sont autoriss collecter les fonds auprs des
clients contre reus officiels du SFD.
Dans ce cas particulier, le caissier devra :
conserver les bordereaux de reus (1 exemplaire),

faire la somme des bordereaux et comparer le rsultat au montant dclar par le


collecteur,

interpeller le collecteur en cas de non-conformit,

parapher systmatiquement le reu suivant qui doit tre utilis par le collecteur le
lendemain et lui retourner le bordereau

Encaisser les fonds

Attention
Afin de rduire le risque de fraude, le caissier nest pas autoris mettre en circulation les
documents de correspondance avec la clientle (notamment les carnets dpargne). Seul le
charg de louverture de compte est autoris le faire sous le regard attentif de son
superviseur. Le chef caissier et le superviseur doivent faire un inventaire mensuel dtaill
pout chaque catgorie de documents retirs et vendus. Les carnets tontine ne sont vendus
quaux collecteurs dpargne qui appose son nom et signature sur le reu pour des besoins de
vrification.
De plus, les documents utiliss pour liaison avec le client doivent suivre une numrotation
croissante de telle sorte quun reu manquant ou supplmentaire soit directement identifi
lors de la revue par le chef caissier et lauditeur interne et investigu.

Permet de diminuer le
risque de fraude

Permet de limiter le
risque de fraude par
ajout doprations de
dcaissement ou non
saisie doprations
dencaissement dans
un but de
dtournement.

Chapitre 6.4 Cash Dcaissement

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Sujet

Dtail

Pr-requis

Ouverture en dbut de journe

Procdures dencaissement

Procdures de dcaissement

Gestion de la petite caisse

Approvisionnement et
transferts

Vrification de caisse

Gestion du coffre

Transfert vers la caisse principale et


versement banque

Dcaissement et rconciliation
bancaires

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.4 Cash Dcaissement

10/28

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Sujet

Dtail

S MO

Risque(s)

Procdures de dcaissement
Les procdures appliques par le SFD doivent donner lassurance que :
- Les paiements sont enregistrs rapidement et de manire exhaustive,
- Les paiements sont autoriss,
- Les risques de dtournement (majoration frauduleuse de paiements ou cration de
documents de paiement ou de dpenses fictives) sont nuls ou minimes

Lors du contrle oprationnel,


Le caissier doit :
Enregistrer un bordereau manuel (ou informatique)
Solliciter lattention du client pour viter toute contestation relative au montant
dcaiss

4
4

Compter les fonds en prsence du client, lui faire signer le reu avant de lui
remettre les fonds et, aprs les lui avoir remis, exiger quil les recompte avant de
quitter le guichet

Les retraits importants doivent tre servis un endroit prvu cet effet.

Le caissier ne doit pas changer certains billets avec le client aprs lui avoir remis
les fonds.

Le caissier doit toujours inscrire sur le reu la dcomposition exacte des pices et
billets remis au client et vrifier laddition de la dcomposition

Le caissier met un reu quil oblitre et signe et comportant les nom et signature
du client. Une copie est remise au client.

Mise jour du registre de caisse

Le chef dagence doit approuver ou valider les oprations, leur rgularit, leur sincrit et
la chronologie des enregistrements.

Diminution du risque
de contestation
ventuelle du client
(de bonne au
mauvaise foi)
Risque de vol
Diminution du risque
de fraude

Permet de sassurer de
la validit du retrait.

Diminution du risque
de fraude

Chapitre 6.4 Cash Dcaissement

11/28

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Sujet

Dtail

S MO

Risque(s)

Cas particulier des retraits sur compte pargne association


Le retrait doit toujours se faire sur demande introduite par lassociation. Le formulaire de
demande est rempli et sign par les membres du comit de gestion de lassociation et est
rceptionn par le charg dpargne et de crdit responsable de cette association qui le
signe et le fait approuver par les diffrents responsables habilits avant de le transfrer en
caisse.
Ds rception de la demande de retrait dument approuve, le caissier devra vrifier dans
limmdiat les mentions obligatoires suivantes :
Permet de diminuer le
risque de fraude

Noms et signatures des membres du comit de gestion de lassociation


Nom, prnoms et signature du charg dpargne et de crdit
Date de prparation de la demande
Signatures des responsables autoriss
Nom et prnoms de la personne mandate par lassociation pour retirer les fonds
Lorsquun lment manque, le caissier devra saisir son suprieur pour la rgularisation. Le
retrait ne peut tre autoris que si la demande est rgularise.
Lorsque la personne mandate pour rcuprer les fonds ne dispose pas de pice
didentit, le caissier doit exiger la prsence du charg dpargne et crdit qui gre
lassociation ou son superviseur. Ce dernier doit obligatoirement contresigner le reu et le
registre de retrait. La signature du charg ou de son superviseur confirme dans ce cas
lidentit du client, qui devra signer ou apposer son emprunte digitale sur le bordereau
destin lagence.

Cas particulier sur compte pargne individuelle


Le caissier devra dans ce cas :
Complter systmatiquement le carnet pargne et la fiche de retrait sil y a lieu,

Sassurer que la personne prsente est effectivement le titulaire du compte en


vrifiant surtout sa photo et son identit

Vrifier le nom, le numro de compte et comparer les soldes (carnet, fiche et


solde informatique si applicable) avec le montant inscrit dans les livres du SFD
(papier ou systme informatique)

Vrifier si la signature du carnet est conforme celle du carton spcimen de


signature fait lors de louverture du compte

Remplir systmatiquement le carnet du client

Remplir systmatiquement la fiche individuelle pargne et la faire signer par le


client.

Dcaisser les fonds

Chapitre 6.4 Cash Dcaissement

12/28

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

S MO

Risque(s)

Attention
Au cas ou le retrait est effectu par une tierce personne autre que le titulaire du
compte, le caissier doit exiger une procuration signe du titulaire du compte avec
pices didentit originales et en cours de validit du titulaire du compte et de celui
qui a la procuration. Le caissier transmet la procuration son superviseur qui vrifie
sa rgularit et soumet son visa.
Au sige, la procuration est autorise par le chef Service pargne et crdit tandis que
dans les agences, elle est vise par le chef dagence.
Les fonds ne peuvent tre dcaisss quune fois la procuration valide tous les
niveaux.

Cas particulier des retraits sur tontine


Permet de diminuer le
risque de fraude

Le retrait est alors effectu par le collecteur pour le compte du client. Tout retrait
important ncessite la prsence dun client au moins qui retire lui-mme les fonds sauf si
le client dlivre une procuration au collecteur.
Le collecteur dtient les bordereaux de demande de retrait quil fait remplir et signer par
le client. La demande est remise la caisse aprs approbation du demandeur et du
responsable habilit.
Ds rception, le caissier vrifie :

Les nom, prnoms et signature du demandeur

4
4

La date de prparation de la demande

La signature du collecteur

Lapprobation du responsable habilit

La rgularit du bordereau de retrait

Chapitre 6.4 Cash Dcaissement

13/28

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

S MO

Risque(s)

Attention
Pour la scurit des retraits, il convient de mettre en place des seuils autoriss. Par
exemple :

Permet de diminuer le
risque de fraude

Le caissier pourra effectuer tout retrait infrieur 300,000 FCFA


Entre 300,000 et 500,000 FCFA, le visa du chef caissier est requis
Entre 500,000 et 1,500,000 FCFA, les visas conjoints du chef caissier et du
responsable administratif et financier sont requis
Si le montant est suprieur 1,500,000 FCFA, la signature de 2 responsables
(directeur et un de ses collaborateurs directs) est ncessaire
Les montants ci-dessus sont fournis titre dillustration.
Il est videmment interdit de la part du caissier deffectuer un retrait dpassant son
seuil de responsabilit en plusieurs tranches. Par exemple, un caissier retire trois fois
100,000 FCFA au lieu dune fois 300,000 FCFA, lui permettant ainsi deffectuer son
opration sans le visa du chef caissier.

Au niveau du dpartement audit interne


Le rle de lauditeur interne sera de vrifier auprs de lchantillon quil aura constitu
que:
Tous les dcaissements ont t saisis et de manire complte
Sassurer que les dcaissements lis aux prts correspondent bien des crdits
approuvs
Les bordereaux sont dment signs, en conformit avec les exigences relatives au
montant de la transaction

Les critures du livre de caisse peuvent tre rconcilies avec la comptabilit

En labsence dun dpartement daudit interne, veuillez vous rfrer au Chapitre 6.16.

4
4

Comment effectuer cette vrification?


Confirmation par sondage des soldes des clients
Contrle des documents du caissier
Rapprochement avec dossier de crdits approuvs
Revue des relevs de comptes clients

Chapitre 6.4 Cash Petite caisse

14/28

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

Pr-requis

Ouverture en dbut de journe

Procdures dencaissement

Procdures de dcaissement

Gestion de la petite caisse

Approvisionnement et
transferts

Vrification de caisse

Gestion du coffre

Transfert vers la caisse principale et


versement banque

Dcaissement et rconciliation
bancaires

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.4 Cash Petite caisse

15/28

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

S MO

Risque(s)

Gestion de la petite caisse


La petite caisse est une caisse utilise dans le cadre du paiement de petites dpenses
relative au fonctionnement courant. Les dpenses ne peuvent dpasser un certain
montant fix par la direction et mentionn dans le manuel de procdures.
Dans certains SFD, la petite caisse nest pas diffrencie de la caisse oprationnelle.
Cependant, les procdures mentionnes ci-dessous sont applicables.

Permet de diminuer le
risque de vol / fraude

Lors du contrle oprationnel dans le cadre dun dcaissement,


Le caissier doit :
Recevoir le demandeur muni dune fiche de dcaissement valide par le
responsable hirarchique de ce dernier

Enregistrer un bordereau manuel (ou informatique)

Vrifier la rgularit de la pice de petite caisse et des pices justificatives (les


reus)

La pice de petite caisse doit toujours tre accompagne de pice(s)


justificative(s); dfaut, elle doit tre soumise au contrle du chef caissier qui
devra interpeler le superviseur du demandeur avec dcaissement

Vrifier la description de la dpense

Contrler le montant en chiffres et en lettres

Contrler la somme des montants

4
4

Vrifier les signatures autorises


Oblitrer la pice et les reus qui devront tre conservs dans les archives
comptables

Sassurer que le bnficiaire signe la partie montant reu et mettre son nom et
date

Dcaisser les fonds

Le responsable hirarchique procdera au contrle inopin de la caisse.

Au niveau du dpartement daudit interne


Le rle de lauditeur interne sera de vrifier auprs de lchantillon quil aura constitu
que:
Vrifier que tous les dcaissements ont t saisis et de manire complte

Sassurer que les dcaissements ont t autoriss

4
4

Vrifier que les fonds ont t utiliss pour lobjet mentionn sur la demande
Sassurer que tous les documents sont joints et signs. Pour ce faire. il pourra
procder une revue des documents sur base dun chantillon de dpenses
slectionn dans le grand livre des charges

Chapitre 6.4 Cash Petite caisse

16/28

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail
Comment effectuer cette vrification?
Revue des documents justificatifs des transactions
Rconciliation de la caisse (comptage)
Revue de la comptabilit

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.4 Cash Approvisionnements et transferts 17/28


Champs dApplication : Tous les types de SFD
Sujet

Dtail

Pr-requis

Ouverture en dbut de journe

Procdures dencaissement

Procdures de dcaissement

Gestion de la petite caisse

Approvisionnement et
transferts

Vrification de caisse

Gestion du coffre

Transfert vers la caisse principale et


versement banque

Dcaissement et rconciliation
bancaires

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.4 Cash Approvisionnements et transferts 18/28


Champs dApplication : Tous les types de SFD
Sujet

S MO

Dtail
Lapprovisionnement de la caisse et les transferts

Le seuil minimum
permet de sassurer
dun ventuel manque
de liquidit.
Le seuil maximum
permet de limiter la
perte en cas de
cambriolage.

Diffrents seuils doivent tre fixs pour le bon fonctionnement de la caisse.


Tout dabord, un seuil minimum en dessous duquel le caissier doit demander un
rapprovisionnement de sa caisse afin dviter dtre en manque de liquidit. Le seuil
peut tre variable et donc adapt, selon les jours ou les priodes.
Ensuite, un seuil maximum au dessus duquel le caissier doit demander un transfert vers la
caisse principale, limitant ainsi le risque en cas de sinistre ou de vol. Ce montant peut tre
fix par la direction ou mentionn dans le manuel de procdures et/ou dans le contrat
dassurance du SFD si applicable.

Permet de justifier le
besoin
dapprovisionnement
et diminuer le risque
de fraude potentiel.

Lors du contrle oprationnel


Dans le cas o le minimum requis en caisse est atteint,
le caissier doit :
faire la demande dapprovisionnement auprs du responsable hirarchique

produire un tat rcapitulatif des mouvements quil soumet au chef caissier

4
4

mettre jour le livre de caisse


le chef caissier doit :
vrifier la rgularit de toutes les pices (y compris pices justificatives), les
imputations comptables, et approuver ltat rcapitulatif

aprs vrification, effectuer un transfert de la caisse centrale vers la caisse


secondaire

signer le reu ou la fiche de transfert utilis cet effet et faire cosigner par le
caissier

Au niveau du dpartement daudit interne,


Le rle de lauditeur interne sera de vrifier que:

Lapprovisionnement est justifi et approuv


Le seuil maximum
lapprovisionnement

autoris

en

caisse

nest

pas

dpass

La somme verse en caisse correspond bien au montant approuv

Comment effectuer cette vrification?


Revue des documents justificatifs des transactions
Contrle sur place du suivi de la procdure
Procde un recomptage priodique de la caisse

suite

Risque(s)

4
4

Chapitre 6.4 Cash Vrification de caisse

19/28

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

Pr-requis

Ouverture en dbut de journe

Procdures dencaissement

Procdures de dcaissement

Gestion de la petite caisse

Approvisionnement et
transferts

Vrification de caisse

Gestion du coffre

Transfert vers la caisse principale et


versement banque

Dcaissement et rconciliation
bancaires

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.4 Cash Vrification de caisse

20/28

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

S MO

Risque(s)

Vrification de caisse
Cette vrification peut se faire mi journe afin de rduire la priode de recherche en cas
dincident de caisse et tous les soirs obligatoirement.

Permet de conclure
sur la bonne mise en
application des
procdures
prcdemment cites,
donc dune bonne
couverture des risques
lis la manipulation
despces, notamment
le risque de fraude

Lors du contrle oprationnel dans le cas o le minimum requis en caisse est atteint,
Le caissier doit effectuer le comptage des espces par coupure et communiquer le
montant son superviseur

Le superviseur compare le solde thorique (selon le livre de caisse) et le solde


physique et communique le rsultat

Exemples
Cas 1 : parfaite concordance entre les soldes. Les reus sont alors revus en dtail par
le caissier et le chef comptable avant dtre transfrs au service comptable et
financier.
Cas 2 : diffrence non justifie. Il sagit dun incident de caisse. Celui-ci peut-tre
positif ou ngatif. Un excdent de caisse sera constat et comptabilis en compte
dattente avant dtre enregistr en produits exceptionnels aprs une certaine
priode. Un dficit de caisse sera rembours par le caissier.

Risque de fraude

Tout incident de caisse doit tre dclar par crit la hirarchie et comptabilis, ceci
permet au caissier en difficult de rembourser et de pouvoir rcuprer son argent
lorsque lerreur sera rtracte. Lincident de caisse doit faire lobjet de recherches
afin de retrouver les causes du surplus ou du manquant, identifier les personnes
concernes et rgulariser lincident

Au niveau du dpartement audit interne


Le rle de lauditeur interne sera de vrifier auprs de lchantillon quil aura constitu
que:

Tous les incidents de caisse ont t investigus

Tous les incidents de caisse ont t rapports la hirarchie


La prochaine ouverture de caisse se fait sur le montant rgularis

4
4

Vrifier les comptes dattentes

Comment effectuer cette vrification?


Vrification de caisse limproviste
Contrle sur place du suivi des procdures
Vrification de la documentation existante
Vrification que les bordereaux sont dment signs

Chapitre 6.4 Cash Gestion du coffre

21/28

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

Pr-requis

Ouverture en dbut de journe

Procdures dencaissement

Procdures de dcaissement

Gestion de la petite caisse

Approvisionnement et
transferts

Vrification de caisse

Gestion du coffre

Transfert vers la caisse principale et


versement banque

Dcaissement et rconciliation
bancaires

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.4 Cash Gestion du coffre

22/28

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

S MO

Risque(s)

Gestion du coffre
Le principal risque
couvert est le risque
de vol et de
dtournement des
fonds

Comme mentionn dans cette fiche en page 2/27, le coffre doit tre dot de cl et de
combinaison. Afin de diminuer tout risque de fraude, une mme personne ne doit pas
conserver la fois la cl du coffre et la combinaison.

Lors du contrle oprationnel :


Au moment de louverture, le caissier et chef caissier sont prsents

Le chef caissier entre la combinaison en prsence du caissier. Le caissier doit se


situer en retrait du chef caissier pour ne pas voir la combinaison

Le caissier ouvre le coffre cl et dpose ou collecte les fonds

Le caissier referme systmatiquement cl et le chef caissier bloque la


combinaison

Le caissier doit essayer douvrir le coffre pour vrifier sil est bien ferm

La cl du coffre fort ne peut tre emporte et est conserve dans un endroit


connu uniquement du responsable administratif et financier

Il est prfrable de changer rgulirement le code des coffres au moins deux fois
par an et au dpart de tout employ.

Laccs au coffre doit se faire principalement quand lagence est ferme (en dbut de
journe ou en fin de journe).
Les entres et sorties de fonds du coffre sont enregistres sur un registre sign du caissier
et du chef caissier et transmis au directeur financier.
En cas dabsence momentane du caissier, le Directeur garde la cl du coffre, pour assurer
la continuit des oprations ; si labsence est temporaire, le Directeur dsigne un
Comptable pour assurer son intrim.

Attention
En cas de perte de la cl du coffre, le Directeur fait procder au changement de la
serrure du coffre ; il prendra soin de changer la cl mise sous scelle. Au cas o cette
option est impossible, le caissier fait un double, partir de la cl dpose sous
scelle. Sil y a lieu, le code devra tre, sans dlai, systmatiquement modifi. Par
ailleurs, le Directeur devra diligenter une enqute, si les conditions de pertes de la cl
paraissent suspectes. Le responsable dagence procdera, avec le chef caissier au
recomptage des montants en coffre.

Chapitre 6.4 Cash Transfert vers la caisse principale


Versement la banque

23/28

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

S MO

Le double des cls et la combinaison ainsi que les noms des responsables et leurs
signatures sont conservs sous enveloppes celes par le responsable du service audit et
contrle interne. Un registre des dtentions de cls et combinaisons est tenu au niveau du
service audit et contrle interne.

La maintenance du coffre doit tre assure par le fournisseur du coffre ou un spcialiste


confirm dans le domaine et jouissant dune bonne moralit. Un contrat dentretien et de
maintenance, en bonne et due forme, doit tre sign avec ce dernier.

Risque(s)

Chapitre 6.4 Cash Transfert vers la caisse principale


Versement la banque

24/28

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

Pr-requis

Ouverture en dbut de journe

Procdures dencaissement

Procdures de dcaissement

Gestion de la petite caisse

Approvisionnement et
transferts

Vrification de caisse

Gestion du coffre

Transfert vers la caisse principale et


versement banque

Dcaissement et rconciliation
bancaires

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.4 Cash Transfert vers la caisse principale


Versement la banque

25/28

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

S MO

Risque(s)

Transfert vers la Caisse principale et versement banque


Si le montant en caisse dpasse lencaisse maximum fixe, le surplus est transfr en
caisse principale avant dtre convoy la banque.
Les fonds transfrs sont obligatoirement compts en prsence du caissier.

Une fiche de transfert est prpare et signe par les deux parties.

Le chef caissier devra sassurer que tous les fonds transfrs de la caisse principale
soient totalement verss la banque.

Permet de diminuer le
risque de fraude et de
dtournement de
fonds lors du transfert

Avant le dpart pour la banque, le chef de caisse labore une fiche de versement incluant
les mentions suivantes :
Le solde de dbut de journe

Les mouvements de la journe

Le solde disponible

Le retrait pour versement la banque

Le dtail des pices et billets verser

La fiche de versement est signe par le chef de caisse qui la prpare, par le caissier
charg deffectuer le versement, et est soumise lapprobation du directeur financier. Le
directeur financier choisit la banque o les fonds seront dposs et donne les instructions
prcises au caissier et aux autres membres du convoi.

Permet daccrotre la
scurit du convoi et
de rduire le risque de
vol

Les personnes du convoi doivent remplir le registre des convois prvus cet effet qui
mentionne :
La date

Le montant verser

La banque choisie

Lidentit exacte des convoyeurs

Les signatures

4
4

Lheure de dpart et lheure darrive

Les fonds sont transfrs la banque contre bordereau remis la comptabilit pour
enregistrement.

Chapitre 6.4 Cash Transfert vers la caisse principale


Versement la banque

26/28

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

Attention
Pour des raison de scurit, limportance de lquipe de convoi sera condition de
limportance du montant dposer. Par exemple :
Pour des montants infrieurs 2,000,000 FCFA, le convoi peut se faire avec le
caissier et le chauffeur.
Pour des montants infrieurs 5,000,000 FCFA, il conviendra dajouter un agent
de scurit.
Au-del, un deuxime caissier ou un comptable devra prend place dans le
convoi.
Pour les convois en moto, les fonds doivent tre rpartis entre les membres du
convoi.

Le convoi se fait de prfrence avec le vhicule de linstitution.


Les convois doivent se faire des heures diffrentes.
Les convois contiennent idalement un agent de scurit

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.4 Cash Dcaissement et rconciliation


bancaire

27/28

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

Pr-requis

Ouverture en dbut de journe

Procdures dencaissement

Procdures de dcaissement

Gestion de la petite caisse

Approvisionnement et
transferts

Vrification de caisse

Gestion du coffre

Transfert vers la caisse principale et


versement banque

Dcaissement et rconciliation
bancaires

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.4 Cash Dcaissement et rconciliation


bancaire

28/28

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

S MO

Risque(s)

Dcaissements bancaires
Lmission des chques peut tre effectue pour le dblocage des crdits liquider, le
rglement des factures fournisseurs, le paiement au comptant pour les urgences, les
alimentations de caisse, le rglement des salaires, etc.

Pour un montant infrieur un plafond prdfini, les chques doivent tre signs par :
le Directeur ou le Grant et
le chef service comptable et financier.

En cas dune mission de chque dun montant suprieur ce plafond prdfini, les
signatures suivantes sont requises :
le Directeur ou le Grant,
le chef service comptable et financier,
le prsident du conseil dadministration.

Les originaux des factures fournisseurs payes doivent tre joints aux ordres de virement
ou aux copies des chques mis pour classement.

Attention
Chacun avant de signer doit vrifier si les autres signatures sont correctes pour viter
les falsifications de signatures.

Rconciliation bancaire
A la fin du mois, le comptable dresse les tats de rapprochements bancaires pour
confirmation des remises et retraits de chques effectues et des soldes des comptes
bancaire. Il les soumet au contrle du chef de service comptable et financier. Le
rapprochement bancaire entre les soldes des divers comptes bancaires (extrait ou relev
de banque) doit se faire obligatoirement avec les soldes thoriques des grands livres de la
comptabilit.
Les anomalies doivent tre signales la banque et un suivi doit se faire jusqu ce que
lanomalie soit corrige.

Permet de diminuer le
risque de fraude et de
dtournement de
fonds

Chapitre 6.5 Remboursement des financements 1/3


Champs dApplication : Tous les types de SFD
Sujet

Dtail

S MO

Risque(s)

Cette fiche concerne le remboursement des financements reus sous forme de prts en
provenance dinstitutions bancaires, dorganismes de coopration au dveloppement ou
dinvestisseurs privs.
Les remboursements peuvent galement tre lis des clauses de contrat de donation
dorganismes de coopration privs ou publics non respectes par le SFD.

Exemple
Un SFD a reu sous forme de donation un financement qui doit tre imprativement
utilis, contractuellement, en faveur des femmes paysannes dune zone gographique
dtermine.
Le SFD, pour de multiples raisons, dont certaines trs valables, na pas respect ces
conditions et utilis la ligne de crdit pour dautres bnficiaires, des hommes artisans
en milieu urbain.
LONG du Nord ayant mis cette ligne de crdit disposition du SFD exige laffectation
immdiate de sa ligne de crdit pour les bnficiaires originaux, ce qui met le SFD en
difficult.
Devant limpossibilit de raliser cette exigence, lONG exige le remboursement de la
ligne de crdit dpose auprs du SFD, ce que ce dernier nest pas capable de faire.
Comme lONG du Nord na pas les moyens dexiger par voie judiciaire ou autre ce
remboursement, elle informe lensemble des partenaires du SFD et les autorits locales
et lensemble des milieux de la coopration sur la non fiabilit du SFD ce qui porte
gravement atteinte son image et met celui-ci en grande difficult.

Afin dviter cette situation, une collaboration proche entre SFD et bailleurs est
importante. Elle inclut, outre la ngociation des contrats, une discussion relative
lutilisation particulire des fonds octroys, un suivi rgulier de la part du bailleur afin de
corriger dventuels carts par rapport au respect des obligations contractuelles, une
communication entre le SFD et le bailleur pour revoir les termes du contrat sils remettent
en cause la continuit dexploitation de linstitution. Le bailleur peut aussi entrevoir la
possibilit daccompagner le SFD par des formations. Ces formations permettent une plus
grande professionnalisation des acteurs et une meilleure gestion des SFD par ces derniers
afin de rpondre au mieux aux attentes du bailleur.

Les prteurs (ou donateurs) peuvent tre:


Des institutions financires: Banques prives nationales (capitalises par les SFD
ou non), des banques publiques, des banques de dveloppement nationales ou
rgionales ou internationales (BAD, BM, etc.)
Des agences de coopration: Publiques (gouvernements, multilatrales, et
fondations, etc..), Prives (ONG nationales, du Nord, du Nord avec sige au Sud,
Fondations, etc.)
Des investisseurs privs
Des membres ou cooprateurs, etc.

Risque li la
mission sociale
Risque dimage et de
notorit en cas de
dfaillance de
remboursement

Chapitre 6.5 Remboursement des financements 2/3


Champs dApplication : Tous les types de SFD
Sujet

Dtail

S MO

Risque de liquidit.

Au niveau oprationnel
Le responsable comptable et financier vrifiera que les conditions du financement ou
du refinancement dans le cas dune mise disposition dune ligne de crdit par une
institution financire sont respectes, les chanciers des remboursements sont bien
tenus, des tableaux de bord qui prvoient la liquidit suffisante pour faire face aux
chances existent.

Risque de
dcouvert
Risque de
variations de taux
Risque de
dvaluation

Plus particulirement, il vrifiera:

Pour les prts des institutions financires:

Risque(s)

Que les termes du contrat de financement ont t correctement ngocis

Risque de
programmation
Risque de
dcapitalisation

Dans le cas de refinancement du SFD, que les taux sont acceptables par rapport
aux taux du march

Risque de
dfaillance

Que le contrat est libell dans des devises acceptables par le SFD

Risque de notorit

Que les chances sont fixes et sont respectes par le SFD

Pour les donations ou prts des agences de coopration

Que les termes des contrats avec les cooprations sont intgrs dans la
comptabilit du SFD (Montants prts, chances de remboursement)
Que les obligations lies au contrat de coopration (donation ou prt) comme
lobligation de rapports priodiques sont intgres la gestion du SFD
Que les obligations contractuelles sont respectes par le SFD, plus
particulirement celles qui concernent les bnficiaires, les taux dintrts, les
montants plafonds et planchers des crdits

Risque de
dfaillance

Que les rapports sont bien envoys dans les dlais aux organismes de
coopration dans les formats recommands, que ces rapports sont complets tant
au niveau narratif que financier et quils reprennent les indicateurs exigs par le
contrat

Risque juridique
lgal
Risque de prise de
participation
excessive

Que les tranches ventuelles de financement prvues dans le cadre des contrats
signs font bien lobjet dune demande formelle de paiement

Pour les investisseurs privs

Que les montants des prts sont bien enregistrs dans les livres du SFD
Que les intrts sont calculs selon les termes du contrat
Que les paiements sont effectus selon les termes du contrat et dans les dlais.

Pour les membres ou cooprateurs


Que les fonds dposs par les membres ou cooprateurs ne dpassent pas les
montants imposs par la loi
Que les montants dposs ou prts par les membres ne sont pas gnrateurs
de dsquilibres entre les socitaires ou cooprateurs et ne peuvent tre
assimils des prises de participation donnant un poids dmesur certains.

Chapitre 6.5 Remboursement des financements 3/3


Champs dApplication : Tous les types de SFD
Sujet

Dtail

S MO

Au niveau du dpartement audit interne


Lauditeur interne procdera la vrification par chantillonnage du respect des termes
et conditions des financements (objet, taux dintrt, modalits daudit si impos par le
bailleur, suivi de lchancier, etc.) et vrifiera lorigine des financements mis
disposition du SFD.

Comment effectuer ces vrifications ?


Par la prise de connaissance des termes et conditions du financement octroy
Par le rapprochement des documents contractuels signs avec les institutions
avec les livres du SFD et la comptabilit
Par lexamen des livres du SFD et la comptabilit
Par la vrification des donnes des rapports et demandes de financement et
rapprochements avec la comptabilit et les budgets.
Par la comptabilit

Risque(s)

Chapitre 6.6 Autres produits

1/14

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Sujet

Dtail

Introduction
Les autres produits peuvent tre une source de diversification des revenus pour le
SFD. Ils comportent toutefois de nouveaux risques spcifiques et ncessitent que le SFD
ait obtenu les agrments et autorisations pralablement lexercice de certaines activits.

Le crdit warrantage

La microassurance

Le transfert dargent

Le crdit bail

Le change

Lengagement par signature

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.6 Autres produits

2/14

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Sujet

Dtail

Introduction

Le crdit warrantage

La microassurance

Le transfert dargent

Le crdit bail

Le change

Lengagement par signature

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.6 Autres produits - Crdit warrantage

3/14

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Sujet

Dtail

S MO

Risque(s)

Le crdit warrantage
Le crdit warrantage est un prt garanti par un stock de produit agricole dont la valeur
augmente sur une priode donne. Cette technique est aussi appele systme de
certificat dentrept, crdit sur nantissement de stocks, crdit stockage, warrant agricole,
crdit.
Le crdit warrantage est donc un prt garanti par un stock de produits agricoles et il est
pertinent surtout au moment de la rcolte car les prix sont bas et vont augmenter de
faon saisonnire jusqu la priode de soudure.

La procdure seffectue en 3 temps

Risque de crdit
fictif

1. A la rcolte, le producteur dpose les produits auprs dun entreposeur agr par le
SFD. Lentreposeur dlivre un certificat de dpt au producteur qui le transmet au SFD en
change de loctroi dun crdit dun montant gal au prix de la rcolte stocke.

Risque de garantie
fictive

2. Avec le crdit obtenu, les producteurs excutent une activit gnratrice de revenu
(embouche, marachage, transformation, commercialisation)

Risque sur la
qualit de
l entreposeur

3. A la soudure, le producteur et lacheteur dpose le prix du stock au SFD. Le SFD remet


lacheteur le certificat de dpt pour quil puisse rcuprer la marchandise auprs de
lentreposeur. Le SFD fait le dcompte final au producteur et lui remet le solde.

Risque sur la
spculation
mondiale

Source : Food and Agriculture Organisation of the United Nations www.fao.org

Remarque
Remarque : En labsence dun entreposeur agr, le producteur stocke sa rcolte dans
un magasin sain et sr. La quantit des stocks est vrifie par le SFD et le magasin est
ferm laide de deux cadenas dont lun est remis lorganisation de producteur et
lautre au SFD

Les bnfices de cette technique sont triples. Elle permet aux producteurs de rester
maitre du meilleur moment de la commercialisation de leur production en spculant sur la
variation annuelle des cours. Elle les incite crer une activit gnratrice de revenu grce
au crdit sans brader leur rcolte. Elle permet aux producteurs dobtenir un bon prix pour
les engrais grce une demande prvisible et groupe.
Lobjectif ultime de cette technique est dinciter le producteur dvelopper une activit
secondaire lui permettant de rembourser le crdit et garder sa rcolte pour ses besoins
personnels et se dvelopper.

Le contrle oprationnel au niveau des oprants


Des connaissances agricoles spcifiques sont requises notamment sur la qualit des
produits agricoles concerns et leurs contraintes de stockage. Normalement, le SFD se
limite la gestion administrative et se repose donc sur la qualit de lentreposeur.

Chapitre 6.6 Autres produits - Crdit warrantage

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Sujet

Dtail

S MO

Le contrle oprationnel au niveau du management


Le management doit garder un il sur les cours mondiaux pour sassurer que la
spculation locale entre la priode de rcolte et de soudure ne soit pas annihile
par une spculation mondiale.

Doit fixer avec lentreposeur sa rmunration

Doit sassurer des normes de scurit en place au niveau de lentreposeur pour la


bonne conservation des rcoltes (incendies, inondations, intempries, insectes)

Elaborer un registre des entreposeurs agrs

Au niveau du dpartement daudit interne,


Le rle de lauditeur interne sera de vrifier auprs de lchantillon quil aura constitu :
Les comptences du personnel du SFD et de lentreposeur sur les catgories de
produit concerns.

Le respect des procdures de nantissement et de stockage, la qualit des


btiments dentreposage et de la marchandise, ltiquetage des stocks pour tre
sr que le mme sac nest pas mis deux fois en garantie.

Lexistence physique du stock au moyen dinventaires priodiques

En labsence dun dpartement daudit interne, veuillez vous rfrer au Chapitre 6.16.

Risque(s)

Chapitre 6.6 Autres produits

5/14

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Sujet

Dtail

Introduction

Le crdit warrantage

La microassurance

Le transfert dargent

Le crdit bail

Le change

Lengagement par signature

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.6 Autres produits Micro-assurance

6/14

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Sujet

Dtail

S MO

Risque(s)

La microassurance
La microassurance est la protection de personnes a faibles revenus contre des dangers
spcifiques en change de paiements rguliers (primes) proportionnels la probabilit et
au cot du risque induit.
Voir les sites du CGAP et du BIT pour plus dinformations.

Des domaines trs varis dapprciation des risques

Risque de fraude
spcifique
lassurance sur la
ralit de la cause du
sinistre

Des crdits simples et parfois obligatoires comme lassurance dcs sur crdit ou
alors lassurance vie qui verse une prime aux bnficiaires en cas de dcs

Des crdits complexes et risqus comme lassurance sur les rcoltes agricoles ou
sur la sant et linvalidit

Risque de sinistre
gnralis, sur les
rcoltes ou en cas de
catastrophe naturelle

Le contrle oprationnel
Au niveau des oprants
Le personnel en charge du placement de ces produits doit sassurer de la bonne
comprhension des cots et bnfices du produits.

Au niveau du management
La mutualisation des risques ncessite un programme grande chelle et souvent une
rassurance des risques.

Au niveau du dpartement daudit interne,


Le rle de lauditeur interne sera de vrifier auprs de lchantillon quil aura constitu :
Lexistence de la couverture des risques majeurs par un mcanisme de
rassurance

Linformation faite aux bnficiaires

Le respect des procdures

En labsence dun dpartement daudit interne, veuillez vous rfrer au Chapitre 6.16.

Chapitre 6.6 Autres produits

7/14

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Sujet

Dtail

Introduction

Le crdit warrantage

La microassurance

Le transfert dargent

Le crdit bail

Le change

Lengagement par signature

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.6 Autres produits Transfert dargent

8/14

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Sujet

Dtail

S MO

Risque(s)

Le transfert dargent
Le transfert dargent des migrants reprsente annuellement des montants suprieurs
300 milliards de US dollars.
Les banques ont t supplantes sur ce march par des oprateurs qui allient une plus
grande transparence sur les cots et les dlais. Ces oprateurs utilisent le plus souvent les
rseaux postaux en Europe et de plus en plus les SFD dans le Sud.

Le contrle oprationnel
Au niveau des oprants
Conformit aux rgles de contrle anti blanchiment (KYC Know Your customer.
Connatre votre client).

Le guichetier doit connatre son client et la nature de la transaction partir dun


certain montant

Risque de servir la
mauvaise personne
(usurpation didentit)
Risque de faciliter une
opration de
blanchiment ou de
terrorisme

Au niveau du management
Formation des agents au contrle didentit

Contrle strict sur le respect des procdures

Problmes de gestion des liquidits

Au niveau du dpartement daudit interne,


Le rle de lauditeur interne sera de vrifier auprs de lchantillon quil aura constitu :
Le respect des procdures didentification et de gestion des risques spcifiques
lactivit

Les dclarations des oprations faites lautorit de contrle partir dun certain
montant

Que les montant reus sont bien dlivrs et les commissions bien perues

Que la concentration des virements vers un mme point gnre des alertes

Le caractre quitable du contrat souvent impos aux SFD par les grands
oprateurs

En labsence dun dpartement daudit interne, veuillez vous rfrer au Chapitre 6.16.

Pour plus dinfos, lire la brochure du CGAP : http://www.cgap.org/gm/document1.9.8901/Making_Money_FR.pdf

Chapitre 6.6 Autres produits

9/14

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Sujet

Dtail

Introduction

Le crdit warrantage

La microassurance

Le transfert dargent

Le crdit bail

Le change

Lengagement par signature

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.6 Autres produits Crdit bail

10/14

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Sujet

Dtail

S MO

Le crdit bail
Le crdit bail (ou leasing) est un crdit qui permet dacqurir un bien en changes de
redevances avec option dun droit de proprit lchance.
Le contrat oprationnel (operating lease) permet au loueur de rcuprer le bien lissue
de la priode contractuelle pendant que le contrat financier inclut la vente du bien un
montant symbolique lchance.
Lavantage mais aussi le risque pour la SFD est de rester propritaire du bien pendant la
dure du crdit.

Le contrle oprationnel
Au niveau des oprants
Chaque agent de crdit doit tre form sur le produit, moins que le contrle de
la prsence et lutilisation du matriel soit dlgu une tierce partie

Lagent doit sassurer que le client dispose de revenus supplmentaires ou de


lpargne ncessaire pour assurer le versement des loyers

Lagent doit sassurer de la capacit technique du client utiliser et grer


lquipement lou

Lagent doit sassurer du bon entretien ou de lutilisation du bien en locationvente qui conduirait sa dtrioration

Au niveau du management
Fixation dun dpt de garantie raisonnable (15-20%).
Choix de la qualit et de la comptence de la tierce partie ventuelle

Dtecter la personne en mesure dassurer la maintenance

4
4

Effectuer un contrle suffisant de la valeur lachat (mauvais tat ou


survaluation des biens acquis par le SFD) via une procdure dappel doffre

Au niveau du dpartement daudit interne,


Le rle de lauditeur interne sera de vrifier auprs de lchantillon quil aura constitu :
Respect des rgles prudentielles

Assurance sur les risques lis lactivit

4
4

Examen du partenariat avec la socit de leasing


Respect de lintrt du SFD dans les procdures de rengociation pour viter de
devenir propritaire du matriel
En labsence dun dpartement daudit interne, veuillez vous rfrer au Chapitre 6.16.

Risque(s)

Chapitre 6.6 Autres produits

11/14

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Sujet

Dtail

Introduction

Le crdit warrantage

La microassurance

Le transfert dargent

Le crdit bail

Le change

Lengagement par signature

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.6 Autres produits Le change

12/14

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Sujet

Dtail

S MO

Risque(s)

Le change
Risque de variation du
taux de change

Les oprations de change consistent en lchange de monnaie physique libelle dans une
devise contre ce mme montant libell dans une autre devise. Souvent, lune des devises
est le FCFA et lautre est une devise trangre telle que leuro ou le US dollar. Le change
est fait en fonction des cours de change applicables le jour de lopration et est sujet
lajout de commissions en faveur du SFD.

Risque dinconvertibilit
des devises
Risque de liquidit

Le contrle oprationnel
Au niveau des oprants
Encaisser largent dans une devise et dcaisser largent dans une autre devise en
respectant les procdures mentionnes dans le chapitre 6.4 relatif la gestion des
liquidits

Sassurer quaucun mlange de monnaies libelles dans des devises diffrentes


nest fait. Pour cela, lutilisation de deux caisses spares est recommande

Sassurer des devises changes

Sassurer de lapplication du bon taux de change

Au niveau du management
Sassurer que loprant a utilis le taux de change relatif aux monnaies changes
et au jour de lchange

Sassurer que les fonds ont bien t encaisss et dcaisss par le comptage des
caisses

Sassurer que les commissions ont bien t calcules et enregistres

Au niveau du dpartement daudit interne,


Le rle de lauditeur interne sera de vrifier auprs de lchantillon quil aura constitu :
Le respect des procdures didentification et de gestion des risques spcifiques
lactivit

Les dclarations des oprations faites lautorit de contrle a partir dun certain
montant

Que les commissions aient bien t perues

Que les taux de change appliqus soient bien issus dune source fiable et valide
au pralable par la direction des oprations et la direction financire

En labsence dun dpartement daudit interne, veuillez vous rfrer au Chapitre 6.16.

Chapitre 6.6 Autres produits

13/14

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

Introduction

Le crdit warrantage

La microassurance

Le transfert dargent

Le crdit bail

Le change

Lengagement par signature

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.6 Autres produits engagement par signature 14/14


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Sujet

Dtail

S MO

Risque(s)

Lengagement par signature


Selon larticle 4 du projet de loi portant rglementation des systmes financiers
dcentraliss, lengagement par signature est considr comme tout acte par lequel un
systme financier dcentralis prend, dans l'intrt d'un membre ou d'un client, un aval,
une caution ou une autre garantie.

Risque crdit
Risque dengagement
excessif du SFD
Risque comptable

Il sagit donc dun produit par lequel le SFD sengage intervenir en cas de dfaillance du
client/membre vis--vis dune tierce partie. Ce procd intervient principalement dans les
situations o le client exerce une activit commerciale.

Risque de transaction
Risque de change (si
engagement en devises
trangres)

Lengagement par signature se diffrencie principalement du crdit par le fait quil


nengendre aucune sortie de trsorerie, sauf en cas dfaillance du client. Il sagit donc
dun engagement hors bilan pour le SFD dont les risques doivent tre clairement identifis
afin dvaluer la probabilit de dfaillance du client et le montant qui sera
potentiellement dcaiss dans lhypothse de cette dfaillance.

Risque de taux dintrt


Risque de liquidit

Le contrle oprationnel
Au niveau des oprants
Vrifier lactivit du client, sa situation financire et son historique

Sassurer davoir une bonne comprhension de lopration et valuer sa viabilit

4
4

Evaluer la capacit du client tenir ses engagements vis--vis du tiers

Au niveau du management
Discuter avec loprant les informations rcoltes sur le projet du client, son
activit, les parties impliques, etc.

Vrifier le bien fond de la demande

Evaluer le risque pris par le SFD, savoir la probabilit de dfaillance du client et


les montants engags dans lhypothse de cette dfaillance

Sassurer que le SFD a les moyens de faire face ces engagements tout moment
en cas de dfaillance

Au niveau du dpartement daudit interne,


Le rle de lauditeur interne sera de vrifier auprs de lchantillon quil aura constitu :
Le respect des procdures didentification et de gestion des risques spcifiques
lactivit

Les dclarations des oprations faites lautorit de contrle a partir dun certain
montant

Que les commissions aient bien t perues

4
4

Que lopration apparaisse bien en engagement hors bilan dans les comptes du
SFD
En labsence dun dpartement daudit interne, veuillez vous rfrer au Chapitre 6.16.

Chapitre 6.7 Comptabilit Rfrentiel

1/8

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Sujet

S MO

Dtail

Risque(s)

Spcificits du nouveau rfrentiel comptable


Les principes comptables suivants restent inchangs :
Continuit de lexploitation: le SFD est prsum poursuivre ses activits sur un
horizon temporel prvisible. Dans le cas contraire, les actifs, les passifs et le hors
bilan sont valus sur la base de leur valeur liquidative.
Indpendance des exercices (dautonomie, de sparation, de spcialisation ou
de cut-off): le rfrentiel repose sur une logique de comptabilit dengagement.
Cot historique: les biens acquis titre onreux sont enregistrs leur cot
dacquisition, exprim en units montaires courantes.
Prudence: ce principe revient apprcier raisonnablement les faits et les
oprations enregistrer, afin dviter le transfert sur lavenir des risques actuels
qui peuvent affecter le patrimoine et le rsultat du SFD.
Permanence des mthodes (ou de fixit): les mthodes dvaluation et de
prsentation utilises pour ltablissement des tats financiers doivent tre
constantes dun exercice lautre pour en faciliter la comparabilit, sauf
changements exceptionnels dans la situation du SFD.

Risque li limage
fidle des situations
financires
Matrialit des
oprations,
enregistrements
Risque lgal
Risque de fraude
(altration des
informations
comptables, )
Risque de valorisation
Risque dexhaustivit

Importance relative ou importance significative: est significative toute


information dont lomission est susceptible dinfluencer les jugements et/ou les
dcisions conomiques prises par les destinataires des tats financiers. Les
comptes dimportance significative doivent tre prsents sparment dans les
tats financiers.
Non compensation: aucune compensation ne peut tre faite entre les actifs et les
passifs, entre les charges et les produits, ni entre les engagements hors bilan.
Intangibilit des bilans ou la correspondance bilan de clture bilan
douverture: le bilan douverture doit correspondre au bilan de clture prcdent.
Toutes les oprations intervenues aprs l'arrt des tats financiers sont
considres comme faisant partie de l'exploitation de l'exercice suivant et
n'affectent pas les soldes de dpart.

Les ratios prudentiels


font rfrence des
postes spcifiques du
rfrentiel comptable.
Sil nest mis en place
correctement dans la
comptabilit, il y a
risque un derreur
significatif dans le
calcul des ratios

A tous les niveaux de lorganisation


Le comptable, son responsable et lauditeur interne vrifieront
comptables sont bien appliqus et respects.

que ces principes

Si un changement de principe comptable est intervenu pendant lanne, le comptable et


son responsable documenteront les raisons qui ont conduit ce changement. Lauditeur
interne approuvera le changement avant sa mise en place.
Risque de fraude sil il
nest possible de
retracer le
cheminement dune
opration

Risque de fraude,
Principe des 4 yeux

Chapitre 6.7 Comptabilit Rfrentiel

2/8

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

S MO

Dtail

Risque(s)

Cependant, le rfrentiel comptable spcifique des SFD de lUEOMA, mis par la BCEOA,
fait intervenir dans louverture des comptes plusieurs facteurs :

la nature des oprations ;

lordre de liquidit des actifs et dexigibilit du passif ;

les distinctions lies aux caractristiques des oprations et aux contreparties avec
lesquelles sont effectues ces oprations (notion dattributs, comme dtaill cidessous)

Prsentation du plan comptable


1. Nature des oprations

Les ratios prudentiels


font rfrence des
postes spcifiques du
rfrentiel comptable.
Sil nest mis en place
correctement dans la
comptabilit, il y a
risque un derreur
significatif dans le
calcul des ratios

Les propositions douverture de comptes privilgiant la nature des oprations, les


comptes sont rpartis dans huit (8) classes (cf. Annexe 1).
Chaque compte est dsign dans le plan par un numro et un intitul.
Le premier chiffre ou compte reprsente le numro attribu la classe laquelle il
appartient. Les autres chiffres constitus de gauche droite dcrivent de faon plus
dtaille la nature des oprations.
CLASSE

POSTE

COMPTE
GENERAL

COMPTE

SOUSCOMPTE

20

202

2022

20221

Au niveau oprationnel,
Le comptable
Sassure, pour tout nouveau compte ouvrir, que le numro choisi dans la
nomenclature du plan comptable correspond bien la nature des oprations quil
souhaite enregistrer

Risque de fraude si il
nest pas possible de
retracer le
cheminement dune
opration

Le responsable
Validera toute demande de cration de compte formul par le comptable: (viter
la confusion avec ouverture de compte - bancaire, d'pargne, etc.)

Vrifiera la justesse de la classification et lunicit du compte crer.

Si le responsable souhaite quune nouvelle rfrence de compte soit ouverte, il


devra le faire excuter par une tierce personne

Risque de fraude,
Principe des 4 yeux

Au niveau du dpartement daudit interne,


Le rle de lauditeur interne sera de vrifier auprs de lchantillon quil aura constitu
que:
Les crations de compte ont bien t effectues comme indiqu ci-dessus et que
la procdure dcrit tel quel le processus.
En labsence dun dpartement daudit interne, veuillez vous rfrer au Chapitre 6.16.

Chapitre 6.7 Comptabilit Rfrentiel

3/8

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

S MO

2. Attributs
Un attribut donne pour chaque solde dun compte gnral une particularit relative
lagent conomique acteur de lopration vise ou la nature mme de lopration
effectue. Cet attribut apparat au niveau de lintitul du compte. Les attributs pris en
compte dans llaboration du nouveau rfrentiel comptable sont :

Dure initiale;

Dure rsiduelle;

Catgories dagents conomiques;

Pays de rsidence des contreparties;

Dpts et emprunts affects ou non affectes;

Crdits mobilisables ou non mobilisables;

Crdits sur ressources affectes;

Objets des financements;

Garanties affectes aux crdits aux membres, bnficiaires ou clients;

Secteurs dactivit.

Le dtail des attributs est prsent en Annexe 3.

Au niveau oprationnel,
Le comptable et son responsable vrifieront que le plan comptable utilis inclut 8 classes
et tous les attributs correspondants

Au niveau du dpartement daudit interne,


Lauditeur interne vrifiera donc que le plan comptable utilis correspond en tout point
au rfrentiel dapplication.
En labsence dun dpartement daudit interne, veuillez vous rfrer au Chapitre 6.16.

Risque(s)

Chapitre 6.7 Comptabilit Rfrentiel

4/8

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

S MO

Risque(s)

Le cycle comptable
1. Dfinition
Le cycle comptable peut se dfinir comme une srie d'tapes selon un ordre routinier et
systmatique ou bien le cheminement d'une opration depuis sa naissance jusqu'
l'tablissement des tats financiers en respectant les rgles et procdures comptables.

Les objectifs sont :


de tenir jour les diffrents documents comptables et ainsi d'avoir la situation
financire exacte de la structure tout moment ;
de permettre la prsentation des tats financiers se rapportant l'exercice.

Sur le cycle comptable certaines tches sont quotidiennes alors que d'autres sont
priodiques.

Risque de fraude sil


il nest pas possible
de retracer le
cheminement dune
opration

2. Les tapes du cycle de comptabilit


Quotidiennement
1. La prparation des pices comptables de base (reu d'entre, reu de sortie,
oprations diverses, factures, quittances...).
2. L'enregistrement des pices comptables aux journaux auxiliaires du systme
informatique partir desquels sont tablis le(s) grand(s) livre(s) auxiliaires et
gnral des diffrents comptes.
3. Lexcution des processus de clture journalire pour lapplication de ces critures
afin quelles puissent affecter la comptabilit et par consquent les tats
financiers.
Ex: Le responsable de la comptabilit vrifiera que larrt de caisse est fait
quotidiennement et quil est dment document, sign, rfrenc puis class.

Priodiquement
Mensuellement
La balance est produit par lexcution de simples commandes partir des soldes
prsents par le grand livre gnral issu des journaux auxiliaires du systme informatique.
Celle-ci sobtient tout moment si le droit de lavoir est donn lexcutant.
Lexcution des processus de clture mensuelle permet au systme de fermer le mois en
faisant le report des soldes comptables et auxiliaires sur le mois suivant.
Ex: Le responsable de la comptabilit vrifiera que les rapprochements bancaires sont
faits mensuellement.

Chapitre 6.7 Comptabilit Rfrentiel

5/8

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

S MO

Trimestriellement (Idem que mensuellement)

Risque de non
exhaustivit des
critures si la
comptabilit nest pas
faite
quotidiennement.

En rsum, le comptable tiendra jour les documents comptables suivants:


les journaux auxiliaires qui permettent de mouvementer tout compte concern
par une opration comptable

le reu dentre de fonds (bordereau de versement): pice justificative dite en 2


exemplaires signe par le caissier et le membre aprs lexcution de toutes
oprations de versement

le reu de sortie des fonds qui porte les mmes informations que celui dentre de
fonds et est gnr lors des oprations de sorties de fonds

le registre des intrts dpts et des dividendes sur parts sociales: permet de
recenser les soldes minima des pargnes des membres pendant les priodes
prfixes. Ils servent de base de calcul des intrts sur dpts en fin dexercice.

Le responsable de la comptabilit vrifiera que la comptabilit analytique est faite


trimestriellement.

Annuellement
A chaque fin d'exercice on procde l'laboration des tats financiers annuels. Avant leur
laboration, il faudra satisfaire aux pralables suivants :
s'assurer que lenregistrement de toutes les pices est exhaustif et effectif tous
les niveaux de la comptabilit;

diter une balance avant inventaire partir du module comptabilit aprs


application des transactions du jour et suivant les procdures dutilisation du
systme.

procder aux travaux d'inventaire (rapprochements, inventaire physique des


lments d'actif du bilan, les amortissements et provisions et les rgularisations)
passer les critures de rgularisation ;

excuter les processus de fin danne.

Les processus de clture de lanne sont effectuer avec beaucoup plus de rigueur en
respectant toutes les dispositions en la matire pour viter de se confronter des
surprises louverture du nouvel exercice.
Il est conseill de faire des sauvegardes intermdiaires lors de lexcution des processus
de fin du mois ou danne. Ceci pour se mettre labri des alas de linformatique et/ ou
derreurs de processus.

Risque(s)

Chapitre 6.7 Comptabilit Rfrentiel

6/8

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail
Tandis que le comptable doit obtenir et conserver une pice justificative avant toute
entre dune criture dans le systme informatique, lcriture ne pourra tre confirme
que aprs la validation par une personne diffrente (principe des 4 yeux).

S MO
4

Risque derreur ou
de fraude

Exemple
Le comptable signe chaque pice justificative et tablit pour chacune dentre elle un
numro dentre dans le systme informatique. Lors le sa revue, le responsable de la
comptabilit signe une deuxime fois la pice justificative et vrifie que le numro
dentre appos correspond au numro dentre dans le systme informatique.

Lauditeur interne vrifiera que le principe des 4 yeux est bien mis en place (1 qui fait et 1
qui revoit).
En labsence dun dpartement daudit interne, veuillez vous rfrer au Chapitre 6.16.

3. Prsentation schmatique du cycle comptable


Cfr. Annexes 2

Utilisation et conservation dune pice justificative lie chaque enregistrement


comptable
Le systme dinformation des SFD doit permettre la production des documents de
synthse (comptes priodiques et tats rglementaires) selon les dispositions du
rfrentiel comptable.
Chaque montant figurant dans les documents de synthse et rsultant de lutilisation de
soldes de comptes gnraux (cest--dire regroupant le solde de comptes et souscomptes) doit pouvoir tre reconstitu par lexistence dune piste de contrle
permettant :
de reclasser dans un ordre chronologique les oprations;
de justifier toute information par une pice dorigine partir de laquelle il doit
tre possible de remonter, par un cheminement ininterrompu, au document de
synthse et rciproquement;
de dterminer au moins les soldes des classes, des postes et des comptes
gnraux au niveau des tats financiers;
dexpliquer lvolution des soldes des comptes gnraux, dun arrt lautre, par
la conservation des mouvements ayant affect ces comptes.
Chaque montant figurant dans les documents de synthse et rsultant de lutilisation des
attributs doit pouvoir tre restitu partir du dtail des lments composant ce montant.
Afin dassurer une meilleure traabilit, le comptable attribuera chaque pice
justificative un numro dentre qui correspondra au numro dentre dans le systme
informatique. Le responsable de la comptabilit vrifiera la cohrence des pices
justificatives avec les critures passes.

Risque(s)

Chapitre 6.7 Comptabilit Rfrentiel

7/8

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail
Lors de lenregistrement dune pice, le comptable note dans la rfrence de lcriture le
numro ou le descriptif de la pice enregistre, puis la classe par ordre chronologique.

S MO
4

Risque derreur ou de
fraude

Par revue des pices comptables disponibles, lauditeur interne vrifiera quil est possible
de retracer le cheminement dune opration (pice justificative correspondant une
entre comptable et inversement).

Dlai dimputation en fonction des critures


1. Manuel des procdures administratives, comptables et financires
Un systme de contrle interne assure la protection des actifs, amliore la qualit du
service financier offert aux clients et garantit la fiabilit des informations financires et
ladhsion du personnel aux politiques et directives du SFD.
Le manuel de procdures est un des lments cl constitutifs dun systme de contrle
interne efficace. Le contrle interne se dfinit comme lensemble des rgles de
fonctionnement des SFD qui contribuent la ralisation des objectifs en termes de
rentabilit et de fiabilit de linformation financire diffuse la direction des tiers.
A cet gard et pour permettre lAutorit de contrle de facilement accomplir son rle,
les SFD doivent se doter dun document retraant lensemble des procdures
administratives, comptables et financires. Ce manuel doit tre actualis rgulirement
pour reflter au mieux les rgles dorganisation du SFD.

Le comptable veillera respecter les procdures dcrites dans le manuel.


Le responsable de la comptabilit sassurera que le comptable connait les procdures et
les appliquent correctement.

4
4

Le rle de lauditeur interne sera de vrifier auprs de lchantillon quil aura constitu
que:
Le manuel de procdures est cohrent avec les procdures effectivement mises en
place. A chaque changement, le manuel de procdures devra tre mis jour et
une nouvelle copie de celui-ci devra tre transmise aux autorits de contrle. Le
contrle interne peut mettre en place des revues de contrle mensuelles ou
trimestrielles pour sassurer de la cohrence du manuel de procdures.
En labsence dun dpartement daudit interne, veuillez vous rfrer au Chapitre 6.16.

Risque(s)

Chapitre 6.7 Comptabilit Rfrentiel

8/8

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

S MO

2. Enregistrement des oprations


Le systme dinformation des SFD sert produire des donnes utiles la prise de dcision.
Dans ce sens, il doit fournir une information concise et exhaustive qui puisse permettre
lidentification et lenregistrement des oprations conformment aux instructions de la
Banque Centrale.
Les oprations doivent tre enregistres en comptabilit le jour mme o elles sont
ordonnances dans tous les SFD, automatiss ou non. Toutefois, au cas o un SFD serait
dan limpossibilit matrielle de passer temps toutes les critures affrentes un arrt,
il devrait rtablir la vrit de sa situation par lusage de journes comptables
supplmentaires et renseigner la date de valeur correcte. Le logiciel utilis ne doit pas
permettre de revenir sur une journe comptable clture.
Les oprations qualifies de hors bilan doivent tre comptabilises obligatoirement
en partie double dans les conditions dfinies par le prsent rfrentiel comptable.

Le rle de lauditeur interne sera de vrifier auprs de lchantillon quil aura constitu
que:
les accs au systme sont diffrents selon les responsabilits. Par exemple, la
personne qui encode ne peut pas avoir un accs validation . Le systme doit
pouvoir gnrer des rapports dexception que le contrle interne devra vrifier
lors de sa revue.
En labsence dun dpartement daudit interne, veuillez vous rfrer au Chapitre 6.16.

Risque(s)

Chapitre 6.8 Passation des marches

1/2

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

S MO

Risque(s)

Lorsque le SFD a besoin de raliser un investissement matriel consquent (exemple :


travaux dans une agence, achats de mobilier de bureau, achat dun important volume de
consommables, achat dordinateurs, mise en place dun rseau, etc.), il doit tre en
mesure de dfinir ce besoin et le communiquer avec prcision. Une fois ce besoin dfini et
valid, il sagit de considrer les moyens de rpondre ce besoin.
Si le SFD possde un fournisseur avec lequel il a dj eu affaire et dont il tait pleinement
satisfait et que le cot propos lui convient, il ny a aucune raison darrter de travailler
avec ce fournisseur.
Dans le cas contraire, la SFD devra se tourner vers un fournisseur inconnu.
Ds lors, afin garantir efficacement le meilleur prix, le SFD peut lancer un appel doffres,
de manire restreinte ou ouverte afin de mettre en concurrence les fournisseurs
potentiels.
Dans certains cas, si le SFD nest pas en mesure de financer son investissement par luimme, le fournisseur peut tre impos par le bailleur de fonds qui financera le projet.
De plus, afin de garantir au mieux le respect du besoin, il convient de prciser les termes
du besoin au fournisseur. Pour ce faire, lutilisation dun cahier des charges est ncessaire.
Bien entendu, ces diffrentes options sont sujettes au jugement de la direction concerne.
Il sagit de considrer lapport de la procdure choisie par rapport limportance de
linvestissement. En effet, ltablissement dun cahier des charges ainsi que lutilisation de
lappel doffre augmentent le cot et la longueur du processus doctroi de biens et par
consquent de rponse au besoin.

Le contrle oprationnel opr par les oprants et les responsables:


Le chef du service demandeur doit laborer un dossier de demande incluant une
description prcise du besoin et motiver le choix du fournisseur

Il doit le faire approuver par sa hirarchie voire le directeur

Il doit contacter le fournisseur slectionn (la slection du fournisseur peut se faire


directement ou via appel doffre)

Il doit passer la commande

Il doit annexer le bon de commande et le devis signs du fournisseur au dossier de


demande

A la livraison du bien, il doit annexer le bon de livraison et une copie de la facture


signs du fournisseur au dossier et mentionner lemplacement et lutilisation de ce
bien

Le dossier complet de demande doit tre approuv en dernier lieu par la hirarchie et
conserv selon les rgles/procdures en vigueur

Mise jour du registre pour les biens non consommables

Une mauvaise
dfinition des besoins
ou un fournisseur trop
cher
La demande nest pas
justifie ou la
demande nest pas en
lien avec la ralit du
besoin
La demande est faite
directement auprs
dune partie lie
(amis, famille,
proches)
Le bien est dtourn
au profit dune tierce
personne non
identifie

Chapitre 6.8 Passation des marches

2/2

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

S MO

Au niveau du dpartement daudit interne


Le rle de lauditeur interne sera de vrifier auprs de lchantillon quil aura constitu
que:
La demande correspond un rel besoin
La demande est inscrite au budget
La demande a t valide par un membre de la direction
La demande est suffisamment documente et le besoin dcrit avec prcision
Les procdures permettant de rpondre au besoin au meilleur cot ont t suivies
Le dossier de demande inclut toutes les pices justificatives ncessaires
En labsence dun dpartement daudit interne, veuillez vous rfrer au Chapitre 6.16.

Comment effectuer cette vrification?


Lutilisation dun dossier de demande incluant la description du besoin, le
demandeur, les pices justificatives et laval de la direction
Rvision des lments pris en compte pour le choix du fournisseur
La vrification que le matriel fourni et le prix factur in fine correspondent bien
aux besoins
Inventaire physique des biens a posteriori

Risque(s)

Chapitre 6.9 La scurit physique - Introduction

1/11

Champs dApplication : Les SFD intermdiaires et art. 44


Sujet

Dtail

Introduction

Personnes et locaux

La scurit des documents

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.9 La scurit physique - Introduction

2/11

Champs dApplication : Les SFD intermdiaires et art. 44


Sujet

Dtail

S MO

Risque(s)

La gestion de la scurit des personnes et des biens


La scurit physique concerne
les personnes, les clients, le capital humain tant le plus prcieux actif de toute
entreprise.
les locaux et quipements, dans la mesure o ils protgent un contenu et/ou les
personnes.
les documents administratifs et comptables et les liquidits.
La scurit informatique est traite dans une fiche spare.

La gestion de la scurit est une approche pragmatique, base sur ltude des risques
spcifiques lis lenvironnement. Les normes de scurit ne sont pas les mmes dun
pays (voire dune rgion) lautre de lUEMOA, du fait des diffrences en termes de climat
(chaleur, inondations), dinscurit (prsence darmes, proximit de la frontire), etc. Un
SFD doit intgrer ces dclinaisons rgionales dans sa politique de scurit.

Identifier les risques


En matire de scurit, les risques dun SFD et les exemples de mesures habituelles pour
les contrer sont :
Attaque dun agent de terrain transportant les fonds Ex: rduction des encaisses,
horaires ou itinraires alternatifs et non rguliers,
Attaque dune agence Ex: agent de scurit, amnagement du guichet, accs au
coffre travers 2 agents,
Corruption dun employ Ex: Sparation des tches, traabilit des oprations,
contrle et supervision par la hirarchie, rgularit du contrle interne ou de
linspection
Vol ou perte de donnes Ex: copie des documents pour viter de manipuler les
originaux, rfrencement des archives, protection des accs aux documents
contractuels et de garantie
Destruction partielle ou totale des locaux par calamit (incendie, inondation) Ex:
Contracter une assurance.

Grer les risques


Lanticipation du risque permet de rduire son impact, en adoptant des mesures de
protection. Ces mesures passent par llaboration de normes de scurit efficaces ou par
lexternalisation du risque via la souscription des polices dassurance (incendie, vol,
dgradation, etc).

Les risques
encourus sont
linterruption du
service client, et
les pertes
financires pour
linstitution.

Chapitre 6.9 La scurit physique - Introduction

3/11

Champs dApplication : Les SFD intermdiaires et art. 44


Sujet

Dtail

S MO

Il faut galement tenir compte du risque de mauvaise rputation pour le SFD en cas de
survenance dun incident mal matris ou qui porterait un prjudice physique ou financier
des clients.
Le cot de la gestion de la scurit doit tre proportionnel lestimation du cot du
sinistre et la probabilit de son occurrence.

Sauvegarder le donnes et les documents essentiels


Pour se prmunir des consquences de sinistres, le SFD veillera mettre en lieu sr les
documents originaux de linstitution (originaux des statuts, des principaux titres de
proprits, les contrats importants et tout document stratgique fondamental de
linstitution. Ces documents pourront tre logs dans un coffre dune institution bancaire
locale et une copie garde au domicile du Prsident ou dun administrateur responsable
ainsi quune copie au domicile du Directeur Gnral.
Le SFD veillera galement, selon une procdure formelle, faire des sauvegardes
rgulires des donnes essentielles se trouvant sur les diffrents ordinateurs, lesquelles
seront conserves dans un local scuris, idalement en dehors de linstitution.

La continuit du service au client


La continuit du service sappuie sur
au minimum le doublement des comptences des personnes: aucune personne ne
doit tre irremplaable.
la mise disposition rapide de locaux et dquipements
la protection ou la duplication des documents administratifs et comptables et les
liquidits.
(la scurit informatique sera trait dans la fiche 6.10)

Le contrle oprationnel
Au niveau des oprants
Le personnel dexcution doit recevoir et avoir sign une charte de scurit (fiche, guide)
qui facilite la prise de conscience, les bons rflexes et la remonte dinformations afin que
des parades soient rapidement trouves.

Au niveau du management
Vrifier que les oprations de sauvegarde quotidiennes sont bien effectues et que les
documents sont en lieu sr.

Il sagit galement dlaborer un plan de back up pour les comptences-cls de


linstitution.

Risque(s)

Chapitre 6.9 La scurit physique - Introduction

4/11

Champs dApplication : Les SFD intermdiaires et art. 44


Sujet

Dtail

S MO

Au niveau du dpartement daudit interne


Le rle de lauditeur interne sera de vrifier auprs de lchantillon quil aura constitu
Lexistence dun responsable de la scurit des personnes et des biens (pas
ncessairement plein temps dans le cas dune SFD isole)

Lexistence de procdures de scurit et de formations adquates (protection des


clients, employs et biens)

Lexistence dun plan de secours et de sauvegardes

Ladquation des mesures de protection des personnes et des biens par rapport
aux conditions relles observes lors de sa mission.

En labsence dun dpartement daudit interne, veuillez vous rfrer au Chapitre 6.16.

Comment effectuer ces vrifications?


3 Vrifications sur place (coffre banque, copies aux domiciles)
3 Tests de scurit
3 Mise jour de la documentation et du matriel de scurit
3 Imaginer le pire pour anticiper et prvenir

Risque(s)

Chapitre 6.9 La scurit physique : personnes et

5/11

locaux

Champs dApplication : Les SFD intermdiaires et art. 44


Sujet

Dtail

Introduction

Personnes et locaux

La scurit des documents

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.9 La scurit physique : personnes et

6/11

locaux

Champs dApplication : Les SFD intermdiaires et art. 44


Sujet

Dtail
La scurit des personnes
Les procdures de scurit lies aux personnes sont peu dveloppes au sein des SFD. Des
mesures simples et peu coteuses peuvent rduire significativement le risque.
Les rgles sont diffrentes selon la localisation: visites terrain, agence guichet, sige
central.

Lenvironnement et les locaux


Le SFD sassurera de ne pas installer dagences ou points de services dans des quartiers ou
zones rputs dangereux. Elle sassurera aussi dy construire des locaux en matriaux
dfinitifs munis des lments essentiels leur prservation (grille de scurit, serrures,
etc). Les cls des locaux seront remis au chef dagence ou points de services. En cas de
perte de la cl, le Directeur fera procder au changement de la serrure ; il prendra soin de
changer la cl mise sous scelle la direction. Au cas o cette option est impossible, le
caissier fait un double, partir de la cl dpose sous scelle. Par ailleurs, le Directeur
devra diligenter une enqute, si les conditions de pertes de la cl paraissent suspectes.

Les visites terrain


Une des grandes forces de la SFD est davoir su aller la rencontre de ses clients,
difficilement accessibles, dans les villages ou sur les marchs.
Le SFD sorganisera pour:
Fournir aux agents un quipement adquat et fiable (vrifier ltat gnral des
vhicules, le niveau de carburant, etc)
Eviter les visites tardives en milieu rural (aprs 18h)
Limiter le montant dencaisse maximum autoris par agent sur le terrain
Savoir o se trouvent les employs sur le terrain tout en veillant ce que le
planning des dplacements ne soit connu que du suprieur hirarchique direct de
lagent de crdit.
Pouvoir communiquer avec le personnel de terrain: la liste de contacts durgence
avec numros de portables est dtenue par le suprieur hirarchique direct.
viter autant que possible les remises de liquide hors agence, viter le transport
de fonds par les agents de crdit et lorsque ce nest pas possible, disposer
ditinraires alternatifs lors des transports de fonds par les agents de crdit
Rotation du personnel sur les zones gographiques pour viter les malversations
Le SFD pourra aussi considrer la possibilit dutiliser les services de police et de
gendarmerie pour les dplacements dans des rgions de forte inscurit.

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.9 La scurit physique : personnes et

7/11

locaux

Champs dApplication : Les SFD intermdiaires et art. 44


Sujet

Dtail
Lagence
En cas dattaque main arme, les employs respecteront la consigne
confidentielle de rpondre aux demandes des agresseurs.
Les clients ne sont pas autoriss entrer en masquant leur visage (casque moto,
foulards,)
Le coffre doit tre ouvert ensemble par deux employs, dont lun ventuellement
itinrant
Un plan prvisionnel de trsorerie permet de dterminer les besoins en liquidits
des agences en fonction des dcaissements et des remboursement prvisionnels
et dautres facteurs cycliques sur lpargne en fonction du jour du mois (salaris
en zone urbaine) ou des rcoltes (en zone rurale)

Le sige
Pour les employs, les badges professionnels avec photo ne se justifient que pour
les SFD au del dune certaine taille (intermdiaire ou art.44).
Un agent de scurit vrifiera lidentit des visiteurs et sassurera que ces derniers
seront effectivement sorti de lenceinte du SFD lissue de leur visite.

Autres mesures de protection


Contre lincendie
Coffre ignifuge pour les garanties et les contrats importants, seau de sable, lance
incendie, extincteur, ventuellement des dtecteurs de fume, peu couteux.
Les salles informatiques ont des mesures de protection spcifiques (chapitre 6.10)

La gestion des encaisses


Pour garantir la scurit des employs et des clients en cas dagression, les encaisses aux
agences seront les plus limites possibles.
Les lments visibles dencaisse nuisent la scurit des employs; le coffre et les liasses
de billets ne doivent pas tre visibles depuis la zone client.
Les dblocages doivent se faire individuellement (ou avec le groupe solidaire) dans un
bureau spar aprs la runion collective ventuelle de formation des futurs emprunteurs

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.9 La scurit physique : personnes et

8/11

locaux

Champs dApplication : Les SFD intermdiaires et art. 44


Sujet

Dtail

S MO

Lencaisse
Les liquidits ne doivent pas rester en liasses sur la table.
La caisse doit pouvoir tre ouverte sans laisser les espces visibles ct clients.
La caisse doit pouvoir tre approvisionne plusieurs fois dans la journe.
Les gros montants peuvent demander lattente de louverture du coffre.
Les dblocages sont grs part, hors guichet, dans un bureau spar.
La caisse sera inaccessible pour toute personne se trouvant en zone clientle.

La technologie au service de la scurit


Une simple webcam peut constituer un matriel de vidosurveillance moindre cot
en agence

Le contrle oprationnel
Au niveau des oprants

Le caissier ne doit jamais quitter son poste sans avoir scuris les espces. Il doit observer
les procdures lies lamnagement de son guichet.
Lagent de terrain doit faire sa propre analyse des risques en respectant les rgles.

Au niveau du management

Le personnel dencadrement doit veiller la formation et la sensibilisation des employs


concernant les procdures relatives la scurit. Elle sassurera aussi de ladaptation des
procdures son environnement spcifique qui peut changer dagence en agence en
fonction de contraintes internes (amnagements des locaux) et externes (inscurit,
proximit de la frontire,...).

Au niveau du dpartement daudit interne,


Le rle de lauditeur interne sera de vrifier auprs de lchantillon quil aura constitu :
Le montant des encaisses lors des visites inopines (cest la premire vrification
de laudit), le respect des rgles daccs et de scurisation des locaux (fermeture
des accs secondaires).
En labsence dun dpartement daudit interne, veuillez vous rfrer au Chapitre 6.16.

Comment effectuer cette vrification?


Contrles inopins
Vrification de lattitude des employs
Vrification de la mise jour et de la pertinence des procdures de scurit

Risque(s)

Chapitre 6.9 La scurit physique Documents

9/11

Champs dApplication : Les SFD intermdiaires et art. 44


Sujet

Dtail

Introduction

Personnes et locaux

La scurit des documents

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.9 La scurit physique - Documents

10/11

Champs dApplication : Les SFD intermdiaires et art. 44


Sujet

Dtail
La scurit des documents
Plusieurs mesures existent pour garantir la scurit des documents parmi lesquelles:

Classification par degr de confidentialit:


Les documents de garantie (copie en agence pour viter de manipuler loriginal
conserv dans un coffre ignifuge centralis au niveau du sige)
Les documents confidentiels (non consultables par tous les employs ou rservs
un dpartement comme les rapports daudit)
Les documents internes (non accessibles aux clients comme la majorit des
rapports du SIG)
Les documents clients (confidentiels vis--vis des autres clients), consultables
uniquement par les employs en charge de la relation.
Il est ncessaire deffectuer lexercice de classification et dans un deuxime temps
dlaborer les mesures de protection adaptes.

Conservation des documents


Dlai lgal de conservation des documents comptables est fix 10 ans.

GED: Gestion lectronique Documentaire


La scannerisation dun document permet de larchiver une fois pour toutes et dobtenir
ensuite le document par une recherche en ligne au lieu de manipuler les archives. Un
scanner cote moins de 35 000 XOF mais les images doivent tre optimises en taille pour
viter les cots de stockage des donnes numrises qui encombreraient le rseau.
Lutilisation de cet outil nempche pas la conservation des originaux, mais pour
principal objectif de faciliter la consultation.

Stockage des archives


Les archives seront stockes dans un espace ddi sous la responsabilit dune personne.
Un historique appropri, par ex, les donnes de lanne n-1 restera dans les agences.
Lespace darchivage sera protg de lhumidit, du feu et des insectes.
.

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.9 La scurit physique - Documents

11/11

Champs dApplication : Les SFD intermdiaires et art. 44


Sujet

Dtail

S MO

Risque(s)

Le contrle oprationnel
Au niveau des oprants
Les agents veilleront au classement des pices comptables et la protection des garanties,
ainsi qu la numrotation des carnets grs par un inventaire.

Les anciens carnets doivent tre dtruits car ils peuvent permettre la fraude. Avant la
destruction, le comptable veillera reporter le solde de fin de lancien sur le nouveau
carnet.

Les carnets de membre ne doivent pas rester en agence mais auprs du client.

Les vieux carnets


risquent de
permettre
denregistrer des
dpts qui ne seront
jamais comptabiliss

Au niveau du management
Le personnel dencadrement doit veiller au respect des procdures de classement en
agence avant leur centralisation.

Au niveau du dpartement daudit interne,


Le rle de lauditeur interne sera de vrifier auprs de lchantillon quil aura constitu :
Le bon classement des archives tant en agence que sur le site central
Lexistence de carnets issus danciennes numrotations (hors inventaire officiel)
Ladquation des mesures de scurit (confidentialit) par rapport la catgorie
de documents (voir classification).
En labsence dun dpartement daudit interne, veuillez vous rfrer au Chapitre 6.16.

Comment effectuer cette vrification?


3

Visites inopines

test par chantillonnage pour retrouver une pice

recherche systmatique des annes et des agences sur le site darchives

4
4
4

Chapitre 6.9 La scurit physique - Introduction

1/11

Champs dApplication : Les SFD de type unitaire


Sujet

Dtail

Introduction

Personnes et locaux

La scurit des documents

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.9 La scurit physique - Introduction

2/11

Champs dApplication : Les SFD de type unitaire


Sujet

Dtail

S MO

Risque(s)

La gestion de la scurit des personnes et des biens


La scurit physique concerne
les personnes, les clients, le capital humain tant le plus prcieux actif de toute
entreprise.
les locaux et quipements, dans la mesure o ils protgent un contenu et/ou les
personnes.
les documents administratifs et comptables et les liquidits.
La scurit informatique est traite dans une fiche spare.

La gestion de la scurit est une approche pragmatique, base sur ltude des risques
spcifiques lis lenvironnement. Les normes de scurit ne sont pas les mmes dun
pays (voire dune rgion) lautre de lUEMOA, du fait des diffrences en termes de climat
(chaleur, inondations), dinscurit (prsence darmes, proximit de la frontire), etc. Un
SFD doit intgrer ces dclinaisons rgionales dans sa politique de scurit.

Identifier les risques:


En matire de scurit, les risques dun SFD et les exemples de mesures habituelles pour
les contrer sont :
Attaque dun agent de terrain transportant les fonds Ex: rduction des encaisses,
horaires ou itinraires alternatifs et non rguliers,
Attaque dune agence Ex: agent de scurit, amnagement du guichet, accs au
coffre travers 2 agents,
Corruption dun employ Ex: Sparation des tches, traabilit des oprations,
contrle et supervision par la hirarchie, rgularit du contrle interne ou de
linspection
Vol ou perte de donnes Ex: copie des documents pour viter de manipuler les
originaux, rfrencement des archives, protection des accs aux documents
contractuels et de garantie
Destruction partielle ou totale des locaux par calamit (incendie, inondation) Ex:
Contracter une assurance.

Grer les risques


Lanticipation du risque permet de rduire son impact, en adoptant des mesures de
protection. Ces mesures passent par llaboration de normes de scurit efficaces ou par
lexternalisation du risque via la souscription des polices dassurance (incendie, vol,
dgradation, etc).

Les risques
encourus sont
linterruption du
service client, et
les pertes
financires pour
linstitution.

Chapitre 6.9 La scurit physique - Introduction

3/11

Champs dApplication : Les SFD de type unitaire


Sujet

Dtail

S MO

Il faut galement tenir compte du risque de mauvaise rputation pour le SFD en cas de
survenance dun incident mal matris ou qui porterait un prjudice physique ou financier
des clients.
Le cot de la gestion de la scurit doit tre proportionnel lestimation du cot du
sinistre et la probabilit de son occurrence.

Sauvegarder le donnes et les documents essentiels


Pour se prmunir des consquences de sinistres, le SFD veillera mettre en lieu sr les
documents originaux de linstitution (originaux des statuts, des principaux titres de
proprits, les contrats importants et tout document stratgique fondamental de
linstitution). Ces documents pourront tre logs dans un coffre dune institution bancaire
locale et une copie garde au domicile du Prsident ou dun administrateur responsable
ainsi quune copie au domicile du Directeur Gnral.

La continuit du service au client


La continuit du service sappuie sur
la mise disposition rapide de locaux et dquipements
la protection ou la duplication des documents administratifs et comptables et les
liquidits.
(la scurit informatique sera trait dans la fiche 6.10)

Le contrle oprationnel
Au niveau des oprants

Le personnel dexcution doit recevoir et avoir sign une charte de scurit (fiche, guide)
qui facilite la prise de conscience, les bons rflexes et la remonte dinformations afin que
des parades soient rapidement trouves.

Au niveau du management
Vrifier que les documents sont en lieu sr.

Risque(s)

Chapitre 6.9 La scurit physique - Introduction

4/11

Champs dApplication : Les SFD de type unitaire


Sujet

Dtail

S MO

Au niveau du dpartement daudit interne


Le rle de lauditeur interne sera de vrifier auprs de lchantillon quil aura constitu
Lexistence dun responsable de la scurit des personnes et des biens (pas
ncessairement plein temps)

Lexistence de procdures de scurit et de formations adquates (protection des


clients, employs et biens)

Lexistence dun plan de secours et de sauvegardes

Ladquation des mesures de protection des personnes et des biens par rapport
aux conditions relles observes lors de sa mission.

En labsence dun dpartement daudit interne, veuillez vous rfrer au Chapitre 6.16.

Comment effectuer ces vrifications?


Vrifications sur place (coffre banque, copies aux domiciles)
Tests de scurit
Mise jour de la documentation et du matriel de scurit
Imaginer le pire pour anticiper et prvenir

Risque(s)

Chapitre 6.9 La scurit physique : personnes et


locaux

5/11

Champs dApplication : Les SFD de type unitaire


Sujet

Dtail

Introduction

Personnes et locaux

La scurit des documents

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.9 La scurit physique : personnes et


locaux

6/11

Champs dApplication : Les SFD de type unitaire


Sujet

Dtail
La scurit des personnes
Les procdures de scurit lies aux personnes sont peu dveloppes au sein des SFD. Des
mesures simples et peu coteuses peuvent rduire significativement le risque.
Les rgles sont diffrentes selon la localisation: visites terrain, agence guichet, sige
central.

Lenvironnement et les locaux


Le SFD sassurera de ne pas installer son agence dans des quartiers ou zones rputs
dangereux. Il sassurera aussi dy construire des locaux en matriaux dfinitifs munis des
lments essentiels leur prservation (grille de scurit, serrures, etc.). Les cls des
locaux seront remis au chef dagence. En cas de perte de la cl, le Directeur fera procder
au changement de la serrure ; il prendra soin de changer la cl mise sous scelle la
direction. Au cas o cette option est impossible, le caissier fait un double, partir de la cl
dpose sous scelle. Par ailleurs, le Directeur devra diligenter une enqute, si les
conditions de pertes de la cl paraissent suspectes.

Les visites terrain


Une des grandes forces du SFD est davoir su aller la rencontre de ses clients,
difficilement accessibles, dans les villages ou sur les marchs.
Le SFD sorganisera pour:
Fournir aux agents un quipement adquat et fiable (vrifier ltat gnral des
vhicules, le niveau de carburant, etc.)
Eviter les visites tardives en milieu rural (aprs 18h)
Limiter le montant dencaisse maximum autoris par agent sur le terrain
Savoir o se trouvent les employs sur le terrain tout en veillant ce que le
planning des dplacements ne soit connu que du suprieur hirarchique direct de
lagent de crdit.
Pouvoir communiquer avec le personnel de terrain: la liste de contacts durgence
avec numros de portables est dtenue par le suprieur hirarchique direct.
viter autant que possible les remises de liquide hors agence, viter le transport
de fonds par les agents de crdit et lorsque ce nest pas possible, disposer
ditinraires alternatifs lors des transports de fonds par les agents de crdit
Rotation du personnel sur les zones gographiques pour viter les malversations
Le SFD pourra aussi considrer la possibilit dutiliser les services de police et de
gendarmerie pour les dplacements dans des rgions de forte inscurit.

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.9 La scurit physique : personnes et


locaux

7/11

Champs dApplication : Les SFD de type unitaire


Sujet

Dtail
Lagence / Sige
En cas dattaque main arme, les employs respecteront la consigne
confidentielle de rpondre aux demandes des agresseurs.
Les clients ne sont pas autoriss entrer en masquant leur visage (casque moto,
foulards,)
Le coffre doit tre ouvert ensemble par deux employs, dont lun ventuellement
itinrant

Un plan prvisionnel de trsorerie permet de dterminer les besoins


en liquidits des agences en fonction des dcaissements et des remboursement
prvisionnels et dautres facteurs cycliques sur lpargne en fonction du jour du
mois (salaris en zone urbaine) ou des rcoltes (en zone rurale)

Un agent de scurit vrifiera lidentit des visiteurs et sassurera que ces derniers
seront effectivement sorti de lenceinte du SFD lissue de leur visite.

Autres mesures de protection


Contre lincendie
Coffre ignifuge pour les garanties et les contrats importants, seau de sable, lance
incendie, extincteur, ventuellement des dtecteurs de fume, peu couteux.
Les salles informatiques ont des mesures de protection spcifiques (chapitre 6.10)

La gestion des encaisses


Pour garantir la scurit des employs et des clients en cas dagression, les encaisses
seront les plus limites possibles.
Les lments visibles dencaisse nuisent la scurit des employs; le coffre et les liasses
de billets ne doivent pas tre visibles depuis la zone client.
Les dblocages doivent se faire individuellement (ou avec le groupe solidaire) dans un
bureau spar aprs la runion collective ventuelle de formation des futurs
emprunteurs.

Lencaisse
Les liquidits ne doivent pas rester en liasses sur la table.
La caisse doit pouvoir tre ouverte sans laisser les espces visibles ct clients.
La caisse doit pouvoir tre approvisionne plusieurs fois dans la journe.
Les gros montants peuvent demander lattente de louverture du coffre.
Les dblocages sont grs part, hors guichet, dans un bureau spar.
La caisse sera inaccessible pour toute personne se trouvant en zone clientle.

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.9 La scurit physique : personnes et


locaux

8/11

Champs dApplication : Les SFD de type unitaire


Sujet

Dtail

S MO

Le contrle oprationnel
Au niveau des oprants

Le caissier ne doit jamais quitter son poste sans avoir scuris les espces. Il doit observer
les procdures lies lamnagement de son guichet.
Lagent de terrain doit faire sa propre analyse des risques en respectant les rgles.

Au niveau du management
Le personnel dencadrement doit veiller la formation et la sensibilisation des employs
concernant les procdures relatives la scurit. Elle sassurera aussi de ladaptation des
procdures son environnement spcifique qui peut changer dagence en agence en
fonction de contraintes internes (amnagements des locaux) et externes (inscurit,
proximit de la frontire,...).

Au niveau du dpartement daudit interne,


Le rle de lauditeur interne sera de vrifier auprs de lchantillon quil aura constitu :
Le montant des encaisses lors des visites inopines (cest la premire vrification
de laudit), le respect des rgles daccs et de scurisation des locaux (fermeture
des accs secondaires).
En labsence dun dpartement daudit interne, veuillez vous rfrer au Chapitre 6.16.

Comment effectuer cette vrification?


Contrles inopins
Vrification de lattitude des employs
Vrification de la mise jour et de la pertinence des procdures de scurit

Risque(s)

Chapitre 6.9 La scurit physique Documents

9/11

Champs dApplication : Les SFD de type unitaire


Sujet

Dtail

Introduction

Personnes et locaux

La scurit des documents

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.9 La scurit physique - Documents

10/11

Champs dApplication : Les SFD de type unitaire


Sujet

Dtail

S MO

Risque(s)

La scurit des documents


Plusieurs mesures existent pour garantir la scurit des documents parmi lesquelles:

Classification par degr de confidentialit:


Les documents de garantie (copie en agence pour viter de manipuler loriginal
conserv dans un coffre ignifuge centralis au niveau du sige)
Les documents confidentiels (non consultables par tous les employs ou rservs
un dpartement comme les rapports daudit)
Les documents internes (non accessibles aux clients comme la majorit des
rapports du SIG)
Les documents clients (confidentiels vis--vis des autres clients), consultables
uniquement par les employs en charge de la relation.
Il est ncessaire deffectuer lexercice de classification et dans un deuxime temps
dlaborer les mesures de protection adaptes.

Conservation des documents


Dlai lgal de conservation des documents comptables est fix 10 ans.

Stockage des archives


Les archives seront stockes dans un espace ddi sous la responsabilit dune personne.
Un historique appropri, par ex, les donnes de lanne n-1 restera dans les agences.
Lespace darchivage sera protg de lhumidit, du feu et des insectes.

Le contrle oprationnel
Au niveau des oprants
Les agents veilleront au classement des pices comptables et la protection des garanties,
ainsi qu la numrotation des carnets grs par un inventaire.

Les anciens carnets doivent tre dtruits car ils peuvent permettre la fraude. Avant la
destruction, le comptable veillera reporter le solde de fin de lancien sur le nouveau
carnet.

Les carnets de membre ne doivent pas rester en agence mais auprs du client.

Au niveau du management
Le personnel dencadrement doit veiller au respect des procdures de classement en
agence avant leur centralisation..

Les vieux carnets


risquent de
permettre
denregistrer des
dpts qui ne seront
jamais comptabiliss

Chapitre 6.9 La scurit physique - Documents

11/11

Champs dApplication : Les SFD de type unitaire


Sujet

Dtail

S MO

Au niveau du dpartement daudit interne,


Le rle de lauditeur interne sera de vrifier auprs de lchantillon quil aura constitu :
Le bon classement des archives tant en agence que sur le site central
Lexistence de carnets issus danciennes numrotations (hors inventaire officiel)
Ladquation des mesures de scurit (confidentialit) par rapport la catgorie
de documents (voir classification).
En labsence dun dpartement daudit interne, veuillez vous rfrer au Chapitre 6.16.

Comment effectuer cette vrification?


3 Visites inopines
3 Test par chantillonnage pour retrouver une pice
3 Recherche systmatique des annes et des agences sur le site darchives

4
4
4

Risque(s)

Chapitre 6.10 Scurit informatique

1/17

Champs dApplication : Les SFD intermdiaires et art. 44


Sujet

Dtail

Introduction

La scurit du SIG

Poste de travail

Matriel informatique

Rseau

Donnes informatiques

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.10 Scurit informatique

2/17

Champs dApplication : Les SFD intermdiaires et art. 44


Sujet

Dtail
La scurit informatique concerne diffrents lments:
Scurit du Systme dInformation et de Gestion
Scurit du poste de travail
Scurit du matriel informatique
Scurit du rseau
Scurit des donnes informatiques

La scurit informatique concerne lanticipation des problmes potentiels pour permettre


le dveloppement de solutions de rcupration rapides et efficaces.
Le sauvetage des donnes est conditionn par la sauvegarde pralable de celles-ci et
lintgrit du matriel informatique.

Pour tous ces lments, le management devra :


dfinir une politique claire de scurit du systme dinformation qui prcisera les
manires dont la scurit sera faite chaque niveau et le rle de chaque
intervenant
mettre sur pied une charte informatique pour rglementer lutilisation des
ressources informatiques
Organiser des sessions dinformation et de sensibilisation du personnel aux risques
informatiques

Le Chef Service Informatique veillera la mise sur pied de ces deux lments en accord
avec le management.
Lauditeur interne veillera au respect des procdures en matire de sauvegarde et au
respect de la charte informatique, de la politique de scurit et la bonne excution des
contrats de maintenance.

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.10 Scurit informatique

3/17

Champs dApplication : Les SFD intermdiaires et art. 44


Sujet

Dtail

Introduction

La scurit du SIG

Poste de travail

Matriel informatique

Rseau

Donnes informatiques

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.10 Scurit IT : sc. du SIG

4/17

Champs dApplication : Les SFD intermdiaires et art. 44


Sujet

Dtail

S MO

Risque(s)

Les 4 dimensions de la scurit du SIG correspondent aux critres DICP:


Disponibilit du systme
Intgrit des donnes
Confidentialit
Preuve (non rpudiation des transactions)

Disponibilit du systme
Pour permettre un redmarrage rapide du SIG en cas de panne ou de destruction, des
sauvegardes quotidiennes si possible externalises hors du point de service seront
ralises au moins une fois par semaine.
Les donnes ne doivent pas pouvoir tre altres sur le support de sauvegarde; par
exemple, si les donnes sont stockes sur une cl USB, il peut tre utile de la garder
dans un endroit scuris.
Une restauration complte du systme partir des sauvegardes est souhaitable
annuellement.
La sauvegarde quotidienne peut tre partielle tandis qu'une sauvegarde totale (full
backup: logiciel, systme et donnes) peut tre ralise mensuellement. Des systmes
de backup automatiques peuvent tre programms sur certains systmes
informatiques.

Si les sauvegardes
sont stockes au
mme endroit que
les donnes, elles
courent le risque
dtre dtruites
simultanment.
Tester les
sauvegardes est
impratif pour
s'assurer de leur
validit.

Intgrit des donnes


Seul l'administrateur de la base de donnes peut avoir un accs direct la base de
donnes. Normalement, le fournisseur logiciel ne donne pas accs la base en
modification mais seulement en consultation pour ventuellement crer des rapports
personnaliss.
Le responsable des donnes ne doit pas tre impliqu dans la ralisation des
transactions (principe de sparation des taches); il est normalement responsable
informatique.

Toute modification
des donnes hors
logiciel (par accs
direct la base)
risque de porter
atteinte la
cohrence des
donnes.

Confidentialit et transparence
L'informatisation ne doit pas opacifier l'accs l'information au seul bnfice des
informaticiens et un accs en consultation devrait tre offert l'ensemble du
personnel (la scurit et la lutte contre la fraude sont l'affaire de tous)
Si des donnes sensibles devaient tre caches une partie du personnel, cela devrait
tre avalis par la direction et notifi l'audit.

Vis vis de
l'extrieur, les
priphriques de
sortie USB ne
peuvent plus tre
scuriss comme les
lecteurs avec des
verrous alors qu'ils
permettent de faire
sortir des donnes
rapidement tout en
introduisant virus et
logiciels malveillants
de faon
intentionnelle ou
non.

Chapitre 6.10 Scurit IT : sc. du SIG

5/17

Champs dApplication : Les SFD intermdiaires et art. 44


Sujet

Dtail

S MO

Risque(s)

Preuve
Chaque transaction (financire ou non) doit tre imputable un employ avec l'heure
et le poste.
Les oprations inhabituelles de la piste d'audit doivent gnrer des alertes
automatiques auprs de l'audit interne (ex: opration en dehors des heures
habituelles sur un autre poste de travail).

Ainsi, le cot en
scurit d'un
sinistre important
ayant peu de
chances d'arriver
peut tre
identique a celui
d'un sinistre
faible qui
survient
rgulirement

Chapitre 6.10 Scurit informatique

6/17

Champs dApplication : Les SFD intermdiaires et art. 44


Sujet

Dtail

Introduction

La scurit du SIG

Poste de travail

Matriel informatique

Rseau

Donnes informatiques

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.10 Scurit IT Poste de travail

7/17

Champs dApplication : Les SFD intermdiaires et art. 44


Sujet

Dtail

S MO

Risque(s)

Scurit du poste de travail


Mot de passe

Il est personnel et confidentiel

Le mot de passe temporaire donn en clair par le gestionnaire de mot de passe ne


doit permettre aucune transaction avant d'avoir t chang la premire
utilisation, sinon le SIG n'assure pas la non rpudiation des transactions

Il doit tre chang rgulirement et doit obir des rgles (longueur, caractres &
chiffres,...)

Il est strictement interdit de l'crire en clair

Ne partagez pas
vos mots de
passe avec vos
collgues: 70% de
la fraude
informatique
vient de l'interne!
Mme dans vos
effets personnels,
un mot de passe
crit peut tre
drob et utilis
votre insu.

Timeout de session
Le timeout de session est la dure d'inactivit ncessaire au verrouillage
automatique de la station de travail. Il ne doit pas dpasser 15 minutes.

S'il n'est pas bloqu par l'administrateur du systme, vous pouvez le paramtrer
dans les options d'cran du panneau de configuration.

Scurit des donnes


Toute installation de logiciel doit tre valide par le service informatique.
Les postes connects sur Internet doivent disposer des logiciels de scurits
adapts (anti-phishing, anti spyware, pare-feu...).

Antivirus
Quelle soit connecte ou pas l'Internet, la station de travail doit tre protge
par un antivirus car une simple cl USB peut mettre en danger non seulement la
dite station mais l'ensemble du SIG
La protection antivirus doit tre mise jour trs rgulirement (plus d'une fois par
semaine). Des versions gratuites existent tlchargeables en ligne. Des systmes
de gestion automatique de lantivirus peuvent tre programms.

Utilisation de l'adresse du courriel professionnel


Tout email utilisant l'adresse professionnelle engage l'image de l'organisation; il est
recommand d'utiliser des adresses emails prives pour une utilisation prive.
Les mails qui vous proposent d'tre renvoys votre liste d'amis sont une forme de virus
car ils inondent les boites aux lettres.

Lorsque vous
ouvrez une
session de travail
sur Windows, si
vous passez la
main un
collgue, les
oprations qu'il
fera seront
enregistres
comme tant les
vtres pour une
srie de logiciels
utilisant l'active
directory.

Plus grave, des


services
professionnels de
rseau social de
type Facebook,
MySpace vous
demandent
l'identifiant et le
mot de passe de
votre messagerie
pour aller choisir
les amis que vous
voulez inviter; rien
ne vous garantit
l'utilisation qui
sera faite de votre
carnet d'adresses
ultrieurement.

Chapitre 6.10 Scurit IT Poste de travail

8/17

Champs dApplication : Les SFD intermdiaires et art. 44


Sujet

Dtail

S MO

Le contrle oprationnel
Au niveau des oprants
Chaque utilisateur doit se sentir responsable de la bonne sant de son poste de travail.
Scanner une clef USB avant de la connecter, ne pas cliquer sur des mails suspects.

Il doit aussi respecter la rgle qui le responsabilise vis--vis de son identifiant en ne


laissant pas un autre usager travailler sur sa session Windows.

Il doit tre attentif aux signes suspects dutilisation du systme informatique: un


utilisateur inconnu, un employ au comportement inhabituel, des messages derreur
inquitants lcran doivent inciter lemploy vigilant en discuter avec le responsable du
systme informatique.

Au niveau du management
Lusage dInternet au bureau entraine des pertes de productivit et des risques importants
en terme de scurit. Il est conseill disoler le PC Internet du reste du rseau dentreprise
avec des procdures limitant son usage. Le service informatique peut restreindre certaines
fonctionnalits comme les messageries instantanes.

Au niveau du dpartement daudit interne,


Le rle de lauditeur interne sera de vrifier auprs de lchantillon quil aura constitu :
Lexistence de rgles de gestion du poste de travail et son information au
personnel

La sauvegarde des donnes sensibles non mises en commun sur un serveur

La mise jour des antivirus


Les synthses des tentatives dintrusion sur les postes.
En labsence dun dpartement daudit interne, veuillez vous rfrer au Chapitre 6.16.

Risque(s)

Chapitre 6.10 Scurit informatique

9/17

Champs dApplication : Les SFD intermdiaires et art. 44


Sujet

Dtail

Introduction

La scurit du SIG

Poste de travail

Matriel informatique

Rseau

Donnes informatiques

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.10 Scurit IT - Matriel

10/17

Champs dApplication : Les SFD intermdiaires et art. 44


Sujet

Dtail
Scurit du matriel informatique
Protection du serveur et des postes de travail
Dans la mesure du possible, le serveur sera dans un local spar, protg de la poussire,
voire climatis, ferm clef (voire avec un systme de badge).

Site de secours
Un site doit tre identifi pour redmarrer avec les sauvegardes; il doit tre test
annuellement et disposer de la connectivit adquate.
Le site de secours doit, comme le site de production, tre protg contre lincendie, les
inondations et autres risques naturels.
Ce site peut-tre sous-trait en extrieur, pour viter de payer un local et du matriel
redondant. Des sous-traitants informatique proposent des salles avec du matriel
quivalent et une connectivit adquate pour relier les agences entre elles. Des exercices
rguliers de doublage du systme peuvent tre raliss pour garantir le bon
fonctionnement de la scurit extrieure. Etant donn la nature sensible et confidentielle
des donnes traites par le sous-traitant, un contrle de scurit sera ralis par laudit
interne de manire rgulire.
Les SFD les plus exigeants peuvent acheter du matriel redondant et basculer en quelques
minutes sur le site de secours si par exemple la connectivit du quartier du sige est
temporairement inexistante.

Processus d'escalade en cas de panne


Lorsqu'un guichet tombe en panne, le personnel passera aux procdures manuelles avec
accord pralable du directeur des oprations en accord avec le directeur financiers et le
directeur de laudit interne (certaines transactions sont rendues impossibles comme un
gros retrait).
Un premier diagnostic sera ralis sur place avec laide du rfrent informatique du SFD.
Si la panne est irrparable sur place, le matriel sera remplac et rinitialis avec les
dernires sauvegardes existantes. les pices comptables jusqu' l'heure de la panne seront
encodes.
Le PC pourra alors tre rpar sans bloquer le service.

Protection anti-poussire
Il est d'usage de couvrir le matriel informatique pour le protger de la poussire.

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.10 Scurit IT - Matriel

11/17

Champs dApplication : Les SFD intermdiaires et art. 44


Sujet

Dtail

S MO

Risque(s)

Maintenance informatique
Le SFD possde le personnel et les comptences ncessaires la bonne gestion du
matriel informatique et sa maintenance
Dans le cas contraire, le SFD devra faire appel un prestataire de service extrieur.
Considrant le caractre confidentiel et sensible des donnes, le SFD devra porter
une attention particulire la rputation du prestataire tant au niveau de ses
comptences techniques que de sa moralit. Le SFD tablira un contrat de
maintenance en bonne et due forme

Panne lectrique
Permet de se couvrir
contre le risque
dorage ou de
rayonnement
lectromagntique

La qualit de linstallation lectrique sera vrifie et les moyens de protection usuels


seront mis en uvre, comme des disjoncteurs et stabilisateurs lectriques pour protger
les postes de travail des trop grandes variations.
Dans la mesure du possible un systme de batterie permettra de ne pas interrompre les
activits en cas de panne du rseau lectrique.

Le contrle oprationnel
Au niveau des oprants
Chaque utilisateur doit veiller au bon fonctionnement de son matriel, la protection
contre la chaleur excessive, contre les chocs et la poussire.

Au niveau du management
Lencadrement vrifiera que le matriel est bien protg et que les investissements
adquats ont t programms par le responsable informatique du SFD. Il responsabilisera
lutilisateur du matriel qui deviendra responsable du bon fonctionnement du matriel
informatique et mettra en uvre toutes les diligences ncessaires la sauvegarde de ce
dernier.

Au niveau de laudit interne,


Le rle de lauditeur interne sera de vrifier auprs de lchantillon quil aura constitu :
Lexistence de procdures en cas de panne.
La pertinence et le bon fonctionnement du plan de sauvegarde et rcupration
des donnes au moyen de tests annuels.
En labsence dun dpartement daudit interne, veuillez vous rfrer au Chapitre 6.16.

4
4

Chapitre 6.10 Scurit informatique

12/17

Champs dApplication : Les SFD intermdiaires et art. 44


Sujet

Dtail

Introduction

La scurit du SIG

Poste de travail

Matriel informatique

Rseau

Donnes informatiques

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.10 Scurit IT - Rseau

13/17

Champs dApplication : Les SFD intermdiaires et art. 44


Sujet

Dtail
La scurit du rseau
Cest la panne la plus frquente et la connectivit reprsente un combat permanent pour
le gestionnaire de rseau, surtout si les agences travaillent sur une base centralise.
Pour connecter les agences, le gestionnaire rseau dispose de:
liaisons spcialises pour les courtes distances (trs coteuses: il sagit dun cble
tir entre le sige et lagence)
liaisons par infra rouge (pour quelques centaines de mtres quelques
kilomtres)
liaisons par satellites (longues distances)
liaisons par ADSL (zones couvertes souvent en zone urbaine uniquement)

Module offline
Dans le cas de systmes interconnects, certains SIG disposent de modules permettant de
travailler hors connexion sur une base locale en attendant le retour la normale en cas de
panne du rseau.

Procdures dgrades manuelles


En cas de travail en mode dconnect (offline) ou de panne totale du systme, lagent de
guichet doit grer diffremment le client avec des procdures appropries souvent
rduites:
certaines transactions sont interdites ou rduites (ex: retraits hors agence)
des carnets manuels peuvent tre utiliss pour tre ressaisis ensuite
Lensemble des procdures de guichet doivent considrer au moins deux cas: labsence de
connectivit et la panne totale.

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.10 Scurit IT - Rseau

14/17

Champs dApplication : Les SFD intermdiaires et art. 44


Sujet

Dtail

S MO

Le contrle oprationnel
Au niveau des oprants
Chaque utilisateur doit connatre les procdures manuelles pour savoir comment servir le
client en mode dconnect.

Au niveau du management
Lencadrement veillera informer le sige des problmes rencontrs lors de labsence de
rseau.

Au niveau du dpartement daudit interne,


Le rle de lauditeur interne sera de vrifier auprs de lchantillon quil aura constitu :
Le caractre oprationnel des procdures en cas dabsence de rseau
La bonne protection du rseau contre les intrusions
En labsence dun dpartement daudit interne, veuillez vous rfrer au Chapitre 6.16.

Comment effectuer cette vrification?


3 Tests dintrusion du rseau
3 Examen des procdures et entretiens avec ceux qui les ont utilises

4
4

Risque(s)

Chapitre 6.10 Scurit informatique

15/17

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Sujet

Dtail

Introduction

La scurit du SIG

Poste de travail

Matriel informatique

Rseau

Donnes informatiques

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.10 Scurit IT - Donnes

16/17

Champs dApplication : Les SFD intermdiaires et art. 44


Sujet

Dtail
La scurit des donnes informatiques
Les donnes informatiques ont aujourdhui plus de valeur que les espces qui ne
reprsentent quun faible pourcentage des actifs de lentreprise et leur valeur vient de la
fiabilit de cette information. Si les donnes sont corrompues, le papier devient une
valeur refuge avec les pices comptables qui constituent la preuve de la transaction.
Le grand avantage de linformatique est davoir supprim les diffrences entre les
diffrents livres comptables: journal, grand livre, pice comptable, registre des prts,
registre des dpts, carnet de membre. Auparavant, la recopie dune mme transaction
jusqu 5 fois gnrait des diffrences et lessentiel du travail de contrle interne
consistait sassurer de la cohrence entre les diffrents livres comptables.

Le serveur bureautique
Aussi bien en agence quau sige des SFD, des donnes importantes sont stockes
localement (par exemple des tableaux Excel) car lutilisateur les considre comme
personnelles mais il y a peu de chances quil sauvegarde quotidiennement son travail et
encore moins quil externalise la sauvegarde.
La solution consiste crer un serveur bureautique ou les utilisateurs disposent dun
rpertoire personnel dans lequel sont stocks leurs fichiers sans quaucun autre utilisateur
ne soit habilit y accder. Dautres rpertoires partags permettent au contraire
dchanger des fichiers importants sans passer par une clef USB.
Ce serveur partag entre les utilisateurs sera sauvegard quotidiennement et les
sauvegardes seront si possible externalises priodiquement.
Il est donc recommand de ne pas permettre la sauvegarde des donnes professionnelles
sur les postes de travail individuels sil existe un serveur bureautique ou de donnes.

Le plan de sauvegarde
Les principes du plan de sauvegardes sont les suivants:
Sassurer que les donnes sont exhaustives, en sauvegardant aussi les donnes
importantes stockes sur les postes de travail, en labsence de serveur de donnes
Raliser quotidiennement les sauvegardes sur des supports qui garantissent la
confidentialit des documents (stockage au coffre, encryptage des donnes, etc.
Externaliser priodiquement les sauvegardes dans un lieu scuris
Graver priodiquement les donnes sur un support non modifiable (la fin
dexercice doit tre grav sur DVD pour avoir une photo des donnes un instant
donn)
Tester rgulirement les sauvegardes en restaurant les diffrentes parties du
systme dinformations

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.10 Scurit IT - Donnes

17/17

Champs dApplication : Les SFD intermdiaires et art. 44


Sujet

Dtail

S MO

Laccs direct la base du SIG


Quand une transaction est effectue avec le SIG, le logiciel modifie plusieurs tables la
fois et il est trs difficile pour le responsable informatique de connatre lensemble des
modifications ncessaires pour assurer la cohrence des tables de la base du SIG. Il est
dconseill daccder la base du SIG sans accord de lditeur du logiciel.

Le contrle oprationnel
Au niveau des oprants

Les utilisateurs doivent veiller au bon remplissage des crans du SIG, la bonne excution
des sauvegardes et dclarer les donnes qui pourraient chapper au plan de
sauvegardes.

Au niveau du management

Le personnel dencadrement doit veiller au respect de lexternalisation des sauvegardes,


la qualit des donnes saisies, au rappel des procdures de sauvegarde.

Au niveau du dpartement daudit interne,


Le rle de lauditeur interne sera de vrifier auprs de lchantillon quil aura constitu :
Lexistence de rgles de sauvegardes et leur observation (date des dernires
sauvegardes, date des derniers tests)

Contrle sur la cohrence des donnes et leur intgrit

Contrle des accs la base de donnes et leur justification

Contrle sur la scurit des donnes sauvegardes (sur le plan du stockage et de


lencryptage avant et aprs lexternalisation)

En labsence dun dpartement daudit interne, veuillez vous rfrer au Chapitre 6.16.

Comment effectuer cette vrification?


3 Examen des supports de sauvegarde et leur registre
3 Impression des logs daccs la base de donnes
3 Examen de la scurit des donnes depuis leur cration jusqu leur archivage

Risque(s)

Chapitre 6.10 Scurit informatique

1/13

Champs dApplication : Les SFD de type unitaire


Sujet

Dtail

Introduction

La scurit du SIG

Poste de travail

Matriel informatique

Donnes informatiques

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.10 Scurit informatique

2/13

Champs dApplication : Les SFD de type unitaire


Sujet

Dtail
La scurit informatique concerne diffrents lments:
Scurit du Systme dInformation et de Gestion
Scurit du poste de travail
Scurit du matriel informatique
Scurit des donnes informatiques

La scurit informatique concerne lanticipation des problmes potentiels pour permettre


le dveloppement de solutions de rcupration rapides et efficaces.
Le sauvetage des donnes est conditionn par la sauvegarde pralable de celles-ci et
lintgrit du matriel informatique.

Pour tous ces lments, le management devra :


dfinir une politique claire de scurit du systme dinformation qui prcisera les
manires dont la scurit sera faite chaque niveau et le rle de chaque
intervenant
mettre sur pied une charte informatique pour rglementer lutilisation des
ressources informatiques
Organiser des sessions dinformation et de sensibilisation du personnel aux risques
informatiques
Le Chef Service Informatique veillera la mise sur pied de ces deux lments en accord
avec le management.
Lauditeur interne veillera au respect des procdures en matire de sauvegarde et au
respect de la charte informatique, de la politique de scurit et la bonne excution des
contrats de maintenance.

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.10 Scurit informatique

3/13

Champs dApplication : Les SFD de type unitaire


Sujet

Dtail

Introduction

La scurit du SIG

Poste de travail

Matriel informatique

Donnes informatiques

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.10 Scurit IT : sc. du SIG

4/13

Champs dApplication : Les SFD de type unitaire


Sujet

Dtail

S MO

Risque(s)

Les 4 dimensions de la scurit du SIG correspondent aux critres DICP:


Disponibilit du systme
Intgrit des donnes
Confidentialit
Preuve (non rpudiation des transactions)

Disponibilit du systme
Pour permettre un redmarrage rapide du SIG en cas de panne ou de destruction, des
sauvegardes quotidiennes si possible externalises hors du point de service seront
ralises au moins une fois par semaine.
Les donnes ne doivent pas pouvoir tre altres sur le support de sauvegarde; par
exemple, si les donnes sont stockes sur une cl USB, il peut tre utile de la garder
dans un endroit scuris.
Une restauration complte du systme partir des sauvegardes est souhaitable
annuellement.

Si les sauvegardes
sont stockes au
mme endroit que
les donnes, elles
courent le risque
dtre dtruites
simultanment.
Tester les
sauvegardes est
impratif pour
s'assurer de leur
validit.

La sauvegarde quotidienne peut tre partielle tandis qu'une sauvegarde totale (full
backup: logiciel, systme et donnes) peut tre ralise mensuellement. Des systmes
de backup automatiques peuvent tre programms sur certains systmes
informatiques.

Intgrit des donnes


Seul l'administrateur de la base de donnes peut avoir un accs direct la base de
donnes. Normalement, le fournisseur logiciel ne donne pas accs la base en
modification mais seulement en consultation pour ventuellement crer des rapports
personnaliss.
Le responsable des donnes ne doit pas tre impliqu dans la ralisation des
transactions (principe de sparation des taches); il est normalement responsable
informatique.

Toute modification
des donnes hors
logiciel (par accs
direct la base)
risque de porter
atteinte la
cohrence des
donnes.

Confidentialit et transparence
L'informatisation ne doit pas opacifier l'accs l'information au seul bnfice des
informaticiens et un accs en consultation devrait tre offert l'ensemble du
personnel (la scurit et la lutte contre la fraude sont l'affaire de tous)
Si des donnes sensibles devaient tre caches une partie du personnel, cela devrait
tre avalis par la direction et notifi l'audit.

Vis vis de
l'extrieur, les
priphriques de
sortie USB ne
peuvent plus tre
scuriss comme les
lecteurs avec des
verrous alors qu'ils
permettent de faire
sortir des donnes
rapidement tout en
introduisant virus et
logiciels malveillants
de faon
intentionnelle ou
non. => possibilit de
supprimer le pilote

Chapitre 6.10 Scurit IT : sc. du SIG

5/13

Champs dApplication : Les SFD de type unitaire


Sujet

Dtail

S MO

Risque(s)

Preuve
Chaque transaction (financire ou non) doit tre imputable un employ avec l'heure
et le poste.
Les oprations inhabituelles de la piste d'audit doivent gnrer des alertes
automatiques auprs de l'audit interne (ex: opration en dehors des heures
habituelles sur un autre poste de travail).

Ainsi, le cot en
scurit d'un
sinistre important
ayant peu de
chances d'arriver
peut tre identique
a celui d'un sinistre
faible qui survient
rgulirement

Chapitre 6.10 Scurit informatique

6/13

Champs dApplication : Les SFD de type unitaire


Sujet

Dtail

Introduction

La scurit du SIG

Poste de travail

Matriel informatique

Donnes informatiques

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.10 Scurit informatique Poste de travail

7/13

Champs dApplication : Les SFD de type unitaire


Sujet

Dtail

S MO

Scurit du poste de travail

Ne partagez pas vos


mots de passe avec
vos collgues: 70%
de la fraude
informatique vient
de l'interne!

Mot de passe

Il est personnel et confidentiel

Le mot de passe temporaire donn en clair par le gestionnaire de mot de passe ne


doit permettre aucune transaction avant d'avoir t chang la premire
utilisation, sinon le SIG n'assure pas la non rpudiation des transactions

Il doit tre chang rgulirement et doit obir des rgles (longueur, caractres &
chiffres,...)

Il est strictement interdit de l'crire en clair

Risque(s)

Mme dans vos


effets personnels, un
mot de passe crit
peut tre drob et
utilis votre insu.

Timeout de session
Le timeout de session est la dure d'inactivit ncessaire au verrouillage
automatique de la station de travail. Il ne doit pas dpasser 15 minutes.

S'il n'est pas bloqu par l'administrateur du systme, vous pouvez le paramtrer
dans les options d'cran du panneau de configuration.

Scurit des donnes


Toute installation de logiciel doit tre valide par le service informatique.

Lorsque vous ouvrez


une session de
travail sur Windows,
si vous passez la
main un collgue,
les oprations qu'il
fera seront
enregistres comme
tant les vtres pour
une srie de logiciels
utilisant l'active
directory.

Les postes connects sur Internet doivent disposer des logiciels de scurits
adapts (anti-phishing, anti spyware, pare-feu...).

Antivirus
Quelle soit connecte ou pas l'Internet, la station de travail doit tre protge
par un antivirus car une simple cl USB peut mettre en danger non seulement la
dite station mais l'ensemble du SIG
La protection antivirus doit tre mise jour trs rgulirement (plus d'une fois par
semaine). Des versions gratuites existent tlchargeables en ligne. Des systmes
de gestion automatique de lantivirus peuvent tre programms.

Utilisation de l'adresse du courriel professionnel


Tout email utilisant l'adresse professionnelle engage l'image de l'organisation; il est
recommand d'utiliser des adresses emails prives pour une utilisation prive.
Les mails qui vous proposent d'tre renvoys votre liste d'amis sont une forme de virus
car ils inondent les boites aux lettres.

Plus grave, des


services
professionnels de
rseau social de type
Facebook, MySpace
vous demandent
l'identifiant et le mot
de passe de votre
messagerie pour aller
choisir les amis que
vous voulez inviter;
rien ne vous garantit
l'utilisation qui sera
faite de votre carnet
d'adresses
ultrieurement.

Chapitre 6.10 Scurit IT Poste de travail

8/13

Champs dApplication : Les SFD de type unitaire


Sujet

Dtail

S MO

Le contrle oprationnel
Au niveau des oprants
Chaque utilisateur doit se sentir responsable de la bonne sant de son poste de travail.
Scanner une clef USB avant de la connecter, ne pas cliquer sur des mails suspects.

Il doit aussi respecter la rgle qui le responsabilise vis--vis de son identifiant en ne


laissant pas un autre usager travailler sur sa session Windows.

Il doit tre attentif aux signes suspects dutilisation du systme informatique: un


utilisateur inconnu, un employ au comportement inhabituel, des messages derreur
inquitants lcran doivent inciter lemploy vigilant en discuter avec le responsable du
systme informatique.

Au niveau du management
Lusage dInternet au bureau entraine des pertes de productivit et des risques importants
en terme de scurit. Il est conseill disoler le PC Internet du reste du rseau dentreprise
avec des procdures limitant son usage. Le service informatique peut restreindre certaines
fonctionnalits comme les messageries instantanes.

Au niveau du dpartement daudit interne,


Lauditeur interne vrifiera:
Lexistence de rgles de gestion du poste de travail et son information au
personnel

La sauvegarde des donnes sensibles non mises en commun sur un serveur

La mise jour des antivirus


Les synthses des tentatives dintrusion sur les postes.

Risque(s)

Chapitre 6.10 Scurit informatique

9/13

Champs dApplication : Les SFD de type unitaire


Sujet

Dtail

Introduction

La scurit du SIG

Poste de travail

Matriel informatique

Donnes informatiques

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.10 Scurit IT - Matriel

10/13

Champs dApplication : Les SFD de type unitaire


Sujet

Dtail

S MO

Risque(s)

Scurit du matriel informatique

Protection du serveur et des postes de travail


Dans la mesure du possible, le serveur sera dans un local spar, protg de la poussire,
voire climatis, ferm clef.

Protection anti-poussire
Il est d'usage de couvrir le matriel informatique pour le protger de la poussire.

Maintenance informatique
Le SFD possde le personnel et les comptences ncessaires la bonne gestion du
matriel informatique et sa maintenance
Dans le cas contraire, le SFD devra faire appel un prestataire de service extrieur.
Considrant le caractre confidentiel et sensible des donnes, le SFD devra porter
une attention particulire la rputation du prestataire tant au niveau de ses
comptences techniques que de sa moralit. Le SFD tablira un contrat de
maintenance en bonne et due forme

Panne lectrique
La qualit de linstallation lectrique sera vrifie et les moyens de protection usuels
seront mis en uvre, comme des disjoncteurs et stabilisateurs lectriques pour protger
les postes de travail des trop grandes variations.

Permet de se couvrir
contre le risque
dorage ou de
rayonnement
lectromagntique

Dans la mesure du possible un systme de batterie permettra de ne pas interrompre les


activits en cas de panne du rseau lectrique.

Le contrle oprationnel
Au niveau des oprants
Chaque utilisateur doit veiller au bon fonctionnement de son matriel, la protection
contre la chaleur excessive, contre les chocs et la poussire.

Au niveau du management
Lencadrement vrifiera que le matriel est bien protg et que les investissements
adquats ont t programms par le responsable informatique du SFD. Il responsabilisera
lutilisateur du matriel qui deviendra responsable du bon fonctionnement du matriel
informatique et mettra en uvre toutes les diligences ncessaires la sauvegarde de ce
dernier.

Au niveau du dpartement daudit interne, lauditeur interne vrifiera:


Lexistence de procdures en cas de panne.
La pertinence et le bon fonctionnement du plan de sauvegarde et rcupration
des donnes au moyen de tests annuels.

4
4

Chapitre 6.10 Scurit informatique

11/13

Champs dApplication : Les SFD de type unitaire


Sujet

Dtail

Introduction

La scurit du SIG

Poste de travail

Matriel informatique

Donnes informatiques

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.10 Scurit IT - Donnes

12/13

Champs dApplication : Les SFD de type unitaire


Sujet

Dtail
La scurit des donnes informatiques
Les donnes informatiques ont aujourdhui plus de valeur que les espces qui ne
reprsentent quun faible pourcentage des actifs de lentreprise et leur valeur vient de la
fiabilit de cette information. Si les donnes sont corrompues, le papier devient une
valeur refuge avec les pices comptables qui constituent la preuve de la transaction.
Le grand avantage de linformatique est davoir supprim les diffrences entre les
diffrents livres comptables: journal, grand livre, pice comptable, registre des prts,
registre des dpts, carnet de membre. Auparavant, la recopie dune mme transaction
jusqu 5 fois gnrait des diffrences et lessentiel du travail de contrle interne
consistait sassurer de la cohrence entre les diffrents livres comptables.

Le plan de sauvegarde
Les principes du plan de sauvegardes sont les suivants:
Sassurer que les donnes sont exhaustives, en sauvegardant aussi les donnes
importantes stockes sur les postes de travail, en labsence de serveur de donnes
Raliser quotidiennement les sauvegardes sur des supports qui garantissent la
confidentialit des documents (stockage au coffre, encryptage des donnes, etc.
Externaliser priodiquement les sauvegardes dans un lieu scuris
Graver priodiquement les donnes sur un support non modifiable (la fin
dexercice doit tre grav sur DVD pour avoir une photo des donnes un instant
donn)
Tester rgulirement les sauvegardes en restaurant les diffrentes parties du
systme dinformations

Laccs direct la base du SIG


Quand une transaction est effectue avec le SIG, le logiciel modifie plusieurs tables la
fois et il est trs difficile pour le responsable informatique de connatre lensemble des
modifications ncessaires pour assurer la cohrence des tables de la base du SIG. Il est
dconseill daccder la base du SIG sans accord de lditeur du logiciel.

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.10 Scurit IT - Donnes

13/13

Champs dApplication : Les SFD de type unitaire


Sujet

Dtail

S MO

Le contrle oprationnel
Au niveau des oprants
Les utilisateurs doivent veiller au bon remplissage des crans du SIG, la bonne excution
des sauvegardes et dclarer les donnes qui pourraient chapper au plan de
sauvegardes.

Au niveau du management
Le personnel dencadrement doit veiller au respect de lexternalisation des sauvegardes,
la qualit des donnes saisies, au rappel des procdures de sauvegarde.

Au niveau du dpartement daudit interne,


Lauditeur interne vrifiera:
Lexistence de rgles de sauvegardes et leur observation (date des dernires
sauvegardes, date des derniers tests)

Contrle sur la cohrence des donnes et leur intgrit

4
4

Contrle des accs la base de donnes et leur justification


Contrle sur la scurit des donnes sauvegardes (sur le plan du stockage et de
lencryptage avant et aprs lexternalisation)

Comment effectuer cette vrification?

Examen des supports de sauvegarde et leur registre

Impression des logs daccs la base de donnes

Examen de la scurit des donnes depuis leur cration jusqu leur archivage

Risque(s)

Chapitre 6.11 Le management Introduction 1/7


Champs dApplication : Tous les types de SFD
Sujet

Dtail
Le management dsigne l'ensemble des techniques d'organisation et de gestion des
ressources qui sont mises en uvre dans le cadre de l'administration d'un SFD. C'est aussi
l'art de diriger des hommes. Afin de prendre en compte les contraintes de temps, de
risque et d'information sur les dcisions, on peut distinguer :

Le management stratgique, tourn vers lextrieur et le long terme, prend en compte la


concurrence. Le management stratgique travaille sur les flux (financiers, de ressources
humaines, de produits, etc.).

Le management oprationnel, tourn vers lintrieur du SFD, concerne la gestion des


processus propres l'entreprise. Il est ax sur les harmonisations, les arbitrages de
ressources, notamment entre spcialisation et coordination. Le management oprationnel
traite des structures physiques (immeubles, patrimoines, etc.), des modalits et systmes
de dcision et dinformation ainsi que des modalits danimation des ressources
humaines.

Le contrle interne de gestion sattache faire les liens entre ces deux types de
management.

Exemple
Un SFD veut installer une nouvelle agence dans un quartier de la capitale. Le terrain est
relativement cher car central et les conditions de scurit prcaires, car au centre des
activits commerciales de la ville. Le management devra arbitrer entre un management
stratgique li son dveloppement long terme et la ncessit dune prsence dans
ce quartier au potentiel lev et le management oprationnel qui devra tenir compte
des impratifs de cots de location, de la qualit de limmeuble, des conditions de
scurisation de limmeuble pour y dvelopper une activit de type bancaire, de la
scurit des membres de son personnel qui travailleront dans un environnement peu
stable et peu scuris.

S MO

Risque(s)
Les risques lis au
management sont
parmi les plus
importants car ils
sont influencs par
les dcisions de la DG
et du CA et quils
concernent les
grandes volutions
du SFD (le cap
suivre) aux
consquences
immdiates sur
laffectation court
terme des ressources
humaines et
financires.

Chapitre 6.11 Le management Introduction 2/7


Champs dApplication : Tous les types de SFD
Sujet

Dtail
Le management repose sur trois axes principaux: linformation, le temps et le risque.

La disponibilit de linformation
Linformation, son contenu, sa facilit dutilisation, la rapidit de circulation sont des
facteurs dcisifs du management. Une direction bien informe temps des lments cls
et synthtiques dont elle a besoin optimisera sa prise de dcision, au bon moment.

Le temps
Le temps est dterminant dans un SFD. Sa prise en compte est quotidienne car il influence
directement les rentres financires de lentit par la dure des prts, des emprunts, les
rchelonnements, les encours, les dfauts de remboursements, etc.
Une gestion optimale du temps au sein dun SFD permettra par exemple une rotation plus
rapide des capitaux, un nombre de crdits plus levs, des dpts plus importants sur des
priodes plus longues. Cette gestion permettra galement la gestion des dettes du SFD et
leur talement dans le temps pour optimiser les rsultats.

S MO

Risque(s)
Une mauvaise
information ou une
information confuse
ou trop
dinformations
inutiles, ou une
informations en
retard, font courir
des risques
importants sur la
prise de dcisions du
management.
Les risques lis une
mauvaise gestion du
temps sont
essentiellement:
Des risques de
manque de liquidits
ou de surliquidits,
Des risques de dfaut
de remboursement,

Le risque
Le risque est une variable dterminante dans la gestion, et sa mesure est fondamentale
pour pouvoir prendre les meilleures dcisions possibles.
Cest la raison pour laquelle lexistence dun contrle interne au sein des SFD est
primordiale car celui-ci mesurera en permanence le niveau des risques dans le cadre que
le SFD sest fix en interne, ainsi que par rapport aux contraintes imposes de lextrieur
par le cadre lgal et rglementaire.
Considrant ces 3 axes, parmi ses rles le management est responsable des tches
suivantes :
Existence et respect dun systme de contrle interne adquat et performant,
Approbation et revue priodique
des grandes stratgies
des principales politiques de linstitution
apprciation des risques (risques de crdit, de taux dintrt, de change, de
march, pour les principaux) substantiels encourus
fixation des limites acceptables pour ces risques
Vrification que le manuel de procdures :
couvre lentiret des activits de lentit,
comprend la frquence des contrles effectus,
est conforme aux dispositions lgales / rglementaires en vigueur,

Des risques de pertes


dopportunits
stratgiques face
la concurrence

Chapitre 6.11 Le management

3/7

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail
Apprciation, sur une base annuelle, du contrle interne au sein des diffrents
dpartements,
Suivi des recommandations formules par laudit interne et laudit externe et
dlgation aux diffrents dpartements de linstitution,
Transmission :
Dune copie des manuels de procdures,
du rapport annuel de contrle interne aux autorits de surveillance.

Les lments prendre en considration lors de lexcution de la fonction de


management sont les suivants:
La concurrence,
Lart de diriger les hommes,
La matrise des flux,
Les structures physiques, la gestion du patrimoine,
Le contrle interne du management,
Les outils disposition du management,

Tous ces lments sont dtaills ci-aprs.

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.11 Le management

4/7

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

S MO

La concurrence
Le management devra positionner le SFD par rapport la concurrence pour prendre les
meilleures dcisions pour lvolution de linstitution et la satisfaction de ses membres /
clients / fournisseurs / actionnaires / bailleurs.

Le rle du contrle interne sera de vrifier que le management:


Etudie de prs les volutions de la concurrence,

Anticipe des volutions par rapport aux produits disponibles sur le march,

Mesure les risques de se lancer dans des stratgies alternatives par rapport la
concurrence, etc.

Lart de diriger les hommes


Une des composantes importantes du management est lart de diriger les hommes, de
faire en sorte que lensemble des ressources, quelques soient leurs comptences,
travaillent harmonieusement pour atteindre les objectifs du SFD qui devraient tre
connus, approuvs et partags par tous. Quelque soit la modalit spcifique du
management (dirigiste, communicatif, hirarchique, participatif, collectif, etc.) il est
fondamental que la fonction du contrle interne soit partage par lensemble des
travailleurs quelle que soit leur position dans le SFD.
Le rle du contrle interne sera de vrifier que:
Les membres du personnel ont pris connaissance du code de conduite de
linstitution ainsi que les chapitres du manuel de procdures concernant leur
fonction,

Les employs ont reu les formations adquates leur permettant de russir dans
lexercice de leurs fonctions,

Le management a communiqu ses salaris les principes et lintrt du contrle


interne au sein de lentit.

La matrise des flux


Le management doit en permanence tre attentif aux volutions des flux pour pouvoir
anticiper les dcisions dans lintrt du SFD. Les principaux flux considrer concernent
les produits financiers (volutions de lpargne, des crdits, des dpts, des dcouverts,
des emprunts, etc.).
Pour cela, il dispose idalement dun ensemble de tableaux de bord qui lui donne les
positions journalires ainsi que les projections court, moyen et long termes. Il peut sagir
galement des flux des ressources humaines, par exemple des absences (pour vacances,
pour maladie, pour missions, en identifiant les absences problmatiques du fait de la
difficult de remplacer temporairement une comptence).

Risque(s)

Chapitre 6.11 Le management

5/7

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

S MO

Le rle du contrle interne sera de vrifier que:

Des tableaux de bord existent,

Quils sont effectivement utiliss comme aide la dcision,

Que les employs sont organiss en binme afin que personne ne soit indispensable
au bon fonctionnement de linstitution en cas dabsence non anticipe.

Les structures physiques, la gestion du patrimoine


La gestion du patrimoine oprationnel du SFD est dterminante pour son bon
dveloppement.
Le choix du lieu dtablissement du sige, des conditions de scurit des locaux, ceux des
agences et guichets, les conditions de travail, etc. vont avoir une influence sur: limage du
SFD, le degr de satisfaction du personnel, sa motivation, le degr de satisfaction de la
clientle et des membres, la capacit dadhsion et de motivation des bnvoles.

Le rle du contrle interne sera de vrifier que:

Les dcisions concernant les structures physiques tiennent compte des dcisions du
Conseil dAdministration et des recommandations formules dans les rapports daudit
interne,

Sont prises dans lintrt de lentit, aprs que tous les lments aient t pris en
compte.

Le contrle interne du management


Le contrle interne du management est particulirement dlicat car il touche aux
instances dcisionnelles du SFD et touche les centres les plus vulnrables pour la solidit
du SFD.
Deux lments rendent lexercice du contrle interne sur le management difficile:
(1) la difficult du contrle interne de sexercer si la fonction CI nest pas mise dans une
position indpendante de la Direction et dautre part
(2) la difficult pour le CI de juger de la pertinence dune dcision dans un environnement
dont il ne matrise pas toutes les dimensions : Une dcision stratgique correcte
propulsera une entit vers lavant alors quune dcision errone risque de ralentir
dangereusement son dveloppement jusqu compromettre sa survie dans un
environnement de forte concurrence.

Risque(s)

Chapitre 6.11 Le management

6/7

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

S MO

Le management est un des lments cls de lorganisation du SFD. Il se situe entre le


Conseil dAdministration et lquipe technique. Les modalits de prises de dcisions et
leur transparence pour les membres du personnel et vis--vis des tiers sont
fondamentales, principalement pour le bon fonctionnement et le dynamisme de
linstitution.
Un management non transparent nest pas propice au dveloppement de motivations,
surtout dans de petites structures. La publicit donne aux dcisions et la manire dont
elles ont t prises, sil y a eu consultations ou tudes pralables, etc. sont des lments
importants, gnrateurs de confiance au sein du SFD, en interne ainsi que vers lextrieur
par le contact entre le personnel et les clients.

Le rle du contrle interne sera de vrifier que:


La direction du SFD a bien analys lensemble des lments qui ont prcd sa
dcision,

Il sest bien entour de tous les avis techniques disponibles et quil a pris en
compte tous les lments,

Les dcisions tiennent compte des dcisions du Conseil dAdministration, qui


dlgue certaines fonctions au Comit de Surveillance,

Sa dcision a t valide par les organes comptents du SFD,

Les dcisions ne mettent en danger, court, moyen ou long terme ni les actifs
propres du SFD ni les actifs de ses clients,

les chanes de dcisions, le respect des lois en matire de publication des


dcisions, le respect des rglements internes, la transparence et les rgles de
gouvernance ventuellement dictes par les organes comptents du SFD.

Risque(s)

Chapitre 6.11 Le management les outils

7/7

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

S MO

Modalits et systmes dinformation


Les systmes dinformation internes permettent au management dtre inform en temps
rel et en permanence sur les lments essentiels indispensables la prise efficace de
dcisions (stratgiques et oprationnelles).
Les employs des diffrents dpartements du SFD doivent avoir une connaissance
suffisante du fonctionnement de leur organisation afin doptimiser les changes
dinformations et le temps ncessaire au traitement de celles-ci, verticalement (cest-dire chaque niveau hirarchique) et horizontalement ( travers tous les dpartements).

Le rle du contrle interne sera de vrifier la pertinence des flux dinformations, depuis
leur production (valeur de linformation, quantit, qualit, etc.) jusqu leur utilisation et
leur synthse.

Comment effectuer cette vrification ?


Pour le management stratgique:
3 Rapports des Conseils dAdministration, Comit de gestion, et des principaux
organes du SFD,
3 Notes de stratgie,
3 tudes ventuelles,
3 Existence de tableaux de bord et leur utilisation,
3 Documents danalyse du secteur des SFD et positionnement du management sur
le march, par rapport la concurrence,
3 Programmes de formations du personnel (ponctuelles et continues)

Pour le management oprationnel:


3 Programmes de formation,
3 Rapports des Conseils dAdministration, comits de gestion,
3 Notes de la DG au personnel,
3 Rapports des runions internes,
3 Rglement dordre intrieur,
3 Rglement du travail interne,
3 Communications au personnel,
3 Rapports de gestion du patrimoine,
3 Procdures internes.

Risque(s)

Chapitre 6.12 Gestion des ressources humaines

1/7

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

La fonction ressources humaines

Les grands processus associs la fonction

La documentation au sein de ressources


humaines

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.12 GRH La fonction RH

2/7

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

S MO

Risque(s)

Le systme de ressources humaines doit contenir des outils essentiels son bon
fonctionnement:
Politique de lemploi : Quelle est la politique de lemploi ? Quel type de ressources
vise-t-on ? Comment nous allons les recruter ? Temporaires ? Stagiaires ?
Intrimaires ? Volontaires ?

Risque de recrutement
inadquats avec la
stratgie du SFD

Exemple de politique de lemploi


Sassurer que les conditions salariales sont lies aux comptences et aux
responsabilits et non lge ou au sexe de lemploy
Dvelopper la formation du personnel pour lamlioration de leur comptences, etc.

Code de conduite : Quelles sont les rgles de comportement ? Dhabillement ?


Risque dimage du SFD

Manuel de lemploy : Que doit savoir lemploy ds son premier jour de travail ?
(la mission du SFD, visites des locaux, prsentations des collgues, type de
clientle, etc)?
La charte de lemploy : Quels sont les engagements de chaque employ?
Rglement intrieur : Quelles sont les rgles internes du SFD?
Convention collective : Selon le pays, une convention collective lie au secteur des
SFD peut exister.
Manuel de Procdures ddi au Ressource Humaine (RH): Rgles pour lutilisation
des moyens de transport, les perdiems, les frais de missions, les congs, les rgles
de scurit, les primes et bonus?
Grilles de salaires : Quelles sont les familles, les grades ? Les volutions ? La
politique des avantages?

Risque li au manque
de cohrence des
salaires et statuts

Modle de contrat : Quel est le contrat de travail type ? Est-il conforme la loi?
Risque juridique et
lgal

Plan de carrire : Quelles sont les connaissances que lemploy doit dvelopper ?
Quelles formations devra-t-il suivre ?

Au niveau du dpartement daudit interne


Le rle de lauditeur interne sera de vrifier auprs de lchantillon quil aura constitu
que:
Le dispositif de Gestion des RH intgre tous ces outils et ces systmes

Ces rglements / outils soient bien appliqus. Par exemple, il devra sassurer que
le personnel en a connaissance, a sign sa propre copie, etc.

La conformit avec le cadre rglementaire et juridique

L'inspection du travail est prvue


En labsence dun dpartement daudit interne, veuillez vous rfrer au Chapitre 6.16.

Chapitre 6.12 Gestion des ressources humaines

3/7

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

La fonction ressources humaines

Les grands processus associs la fonction

La documentation au sein de ressources


humaines

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.12 GRH Les processus associs la fonction 4/7


Champs dApplication : Tous les types de SFD
Sujet

Dtail

S MO

Risque(s)

Gnralits
Les Ressources Humaines sont composes dun certain nombre de processus quils
convient de connatre et de contrler. Chacun des processus de ressources humaines doit
tre formalis dans un Manuel des Ressources Humaines; ce manuel intgre par exemple
la procdure de vrification de la moralit du candidat au recrutement ou encore la
vrification de ses comptences.

Spcificits
La liste des processus que doit intgrer le systme des RH est :
La gestion des comptences, des formations professionnelles et des carrires:
inclut tous les sujets lis la reconnaissance et au suivi des comptences dun
employ en relation avec son plan de carrire, ses valuations et son plan de
formation
La mobilisation et le recrutement des collaborateurs: inclut tous les lments
relatifs au recrutement de nouveaux collaborateurs

Risque lis aux


comptences :
inadaptes
qualitativement et
quantitativement,
encadrement
intermdiaire mal
form

La gestion des congs et des absences (y compris lintrim): inclut le calcul et le


suivi des congs pris et restants dus de lemploy, des absences motives ou non,
des absences maladies, etc.
Cas de lintrim et du travail temporaire
Un SFD ouest-africain dassez grande taille a tent une fois lexprience du personnel
intrimaire et temporaire dans le but de raliser des conomies intressantes sur le
cot de son personnel. Les rsultats furent catastrophiques : En effet, ce personnel ne se
sentait jamais membre part entire de la structure et par consquent, il y avait
souvent un sentiment dimpunit dans leur esprits d au caractre temporaire de leur
statut. Le SFD a du faire face une multiplication des cas fraudes, erreurs comptables et
au manque dexprience.

La gestion et le calcul de la paie, lattribution des primes: inclut tous les points
relatifs la paie, salaire en lien avec la grille de salaire, calcul de limpt sur le
revenu des personnes physiques dans le respect du droit fiscal, etc.
Le licenciement, les dmissions, le dpart la retraite: inclut tous les vnements
lis la rupture de la relation de travail avec lemploy
La gestion administratives des indemnits: inclut le calcul et le paiement des
indemnits perues dans le cadre professionnel
La gestion des sanctions: inclut tout type de sanction prise la suite de
manquement professionnel
La gestion de la sant: inclut les sujets relatifs la scurit, assurances maladie, Etc
La gestion des promotions: inclut lvaluation du personnel et sa promotion

Risque li au travail
temporaire ou
intrimaire dans un
SFD

Risque Financier :
pilotage insatisfaisant
de la masse salariale,
gestion sociale
inefficace
Risque de non respect
des dispositions
fiscales

Chapitre 6.12 GRH Les processus associs la fonction 5/7


Champs dApplication : Tous les types de SFD
Sujet

Dtail

S MO

Au niveau du contrle interne, ces processus doivent faire lobjet dune procdure
formelle et de rgles approuves par la Direction.

Au niveau du dpartement daudit interne,


Le rle de lauditeur interne sera de vrifier auprs de lchantillon quil aura constitu
que:
Le dispositif de Gestion des RH intgre tous ces processus et surtout que ceux-ci soient
bien appliqus et rgulirement mis jour

La bonne application du Manuel de RH et des procdures inscrites dans ce Manuel,


notamment en matire de recrutement, de fixation du salaire

Ces rglements sont bien appliqus

En labsence dun dpartement daudit interne, veuillez vous rfrer au Chapitre 6.16.

Risque(s)

Chapitre 6.12 Gestion des ressources humaines

6/7

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

La fonction ressources humaines

Les grands processus associs la fonction

La documentation au sein de ressources humaines

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.12 GRH La documentation

7/7

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

S MO

Risque(s)

Au vu du caractre trs sensible des ressources humaines, la documentation et la scurit


de celle-ci est cruciale. Les ressources humaines doivent sassurer que :
Chaque personne prsente physiquement dans les locaux est clairement identifie
Chaque employ a un contrat de travail formalis, dat, sign et gard sous cl. Ce
contrat pourra contenir certaines clauses spcifiques relatives son activit telles
quune clause de mobilit ou une clause de non concurrence

Risque lgal

Le dossier de chaque employ contient les lments dvaluation de sa


candidature
Le contrat de travail respecte la lgislation en vigueur (visa, signature, etc)
Chaque employ a accept le rglement intrieur
Chaque fiche de paie est mise dans les dlais rglementaires et que la paye
mensuelle est inscrite en comptabilit

Risque financier

Tous les change de courriers entre lemploy et le SFD sont documents et


classs et ont fait lobjet dune rponse, le cas chant.

Risque social

Quun suivi adquat est effectu au niveau de la paie et des absences


(documentes), des congs, etc.

Risque de Fraude ou
de dtournement

Cas de lintrim et du travail temporaire


Un SFD bninois fut victime dun cas de fraude avr dans une de ses agences: Tous les
employs de lAgence avaient orchestrs des dtournements massifs dargent. Lors des
enqutes, lInspection gnrale a constat quaucun des employs de cette agence
navait pris de cong depuis plus de trois ans, par peur que lon ne dcouvre laffaire en
cas dabsence. Un bon suivi des congs de chacun aurait pu viter ce dtournement.

Au niveau du dpartement daudit interne,


Le rle de lauditeur interne sera de vrifier auprs de lchantillon quil aura constitu
que:
Les dossiers de tous les employs sont complets et exhaustifs

Tous les travailleurs mme stagiaires sont rpertoris dans la liste des employs
(les stagiaires doivent avoir un contrat de stage ou dure dtermine)

Tous les dossiers de recrutement incluent les mmos, listes de candidatures,


curriculum vitae, notes du jury

Le SFD a sign un contrat avec lagence dintrim dans le cas des travailleurs
intrimaires

La procdure de paie (incluant les bonus) est bien respecte et correspond aux
dispositions des contrats de travail

Les congs sont bien appliqus et rgulirement pris, que les courriers ou
demandes de chacun des employs sont bien suivis.

La somme des montants renseigns sur les bulletins de salaire correspond au


montant total entr en comptabilit

Les documents sensibles sont bien scuriss et que leur accs est restreint.
En labsence dun dpartement daudit interne, veuillez vous rfrer au Chapitre 6.16.

Chapitre 6.13 Contrle de gestion

1/3

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail
Le contrle de gestion propose et labore des outils au service de la direction visant
dfinir au mieux les orientations que doit suivre le SFD. Il permet de procder des
valuations de la performance, de l'efficience, de l'efficacit de la politique de gestion. Le
contrle de gestion permet galement la matrise de lorganisation par la mise en place
doutils de prvision et de comparaison entre les performances et les objectifs.

Plusieurs outils peuvent tre utiliss par le contrle de gestion :


Loutil de gestion budgtaire
Loutil de gestion de trsorerie
Lutilisation de ratios cls

La gestion budgtaire
Pour quune gestion budgtaire soit efficace, les budgets doivent fixer des objectifs prcis
et ralisables afin que le SFD puisse les atteindre. Ces objectifs doivent tre associs un
programme daction. Les budgets relatifs lanne N+1 doivent tre prpars au plus tard
durant le mois de dcembre.

La gestion budgtaire passe par cinq tapes :

1. la communication des objectifs gnraux et des grandes orientations souhaites par le


conseil dadministration aux diffrents responsables du SFD pour quils puisent tablir leur
budget spcifique.

2. les budgets sont compils et peuvent tre prsents sous les formes suivantes
-

Le budget des revenus financiers et recettes

Le budget des frais oprationnels et dexploitation

Le budget dinvestissement

3. La validation des budgets par le directeur puis son approbation par lassemble
gnrale sur proposition du conseil dadministration.

4. Le suivi de lexcution du budget. Durant cette tape, les ralisations sont


priodiquement rapproches des prvisions et les carts ventuels (de volume et/ou de
prix) dgags et expliqus. En cas dcarts importants, un nouveau budget ractualis sera
tabli et soumis avec commentaires pour approbation aux instances de gestion du SFD.

5. Lanalyse des carts. A la fin de chaque priode de rfrence fixe, le service


comptabilit finance analyse les carts constats par catgories dactivits. Les
conclusions sont consignes dans un rapport qui sera prsent la direction gnrale.

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.13 Contrle de gestion

2/3

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail
La gestion de trsorerie
La gestion de trsorerie concerne les liquidits et permet de faire des prvisions et
scnarios sur les encaisses et les dpenses dun SFD. Afin dassurer au suivi de la trsorerie
toute son efficacit, il est essentiel que celui-ci soit ralis rgulirement pour permettre
la prise de mesures correctives permettant dviter les risques dimpasses de trsorerie.
Le processus dlaboration et de suivi se rapproche fortement de celui de la gestion
budgtaire.
La gestion de trsorerie doit tre exhaustive et prendre en compte les diffrents niveaux
du SFD en commenant par les agences qui transmettront au sige leurs prvisions bases
sur les encours de crdit et les chanciers de remboursements. Lagence transmettra
galement les prvisions de crdits potentiels pour chaque priode. Une consolidation
sopre ensuite au niveau du sige qui sera scinde par priode. Les priodes seront
ponctues en fonction des activits principales lies lobjet du crdit, plus
particulirement dans le cas du crdit agricole fortement dpendant des cycles des
rcoltes.
La priodisation permettra de mesurer les besoins en trsorerie et de grer les appels aux
emprunts sur le march financier (refinancement auprs dinstitutions bancaires).

Lutilisation des ratios cls


Il existe une multitude de ratios cls que le conseil dadministration peut utiliser dans le
cadre de la gestion de lactivit de linstitution. Ces ratios sont poss pour la plupart par
les exigences du ministre des finances et de la BCEAO en terme de communication sur
lactivit des institutions de microfinance via des ratios prudentiels. Ces ratios son
analyss en dtail dans le chapitre 6-14 relatif la communication aux organes de
supervision.

La comptabilit analytique
La comptabilit analytique permet de visualiser les situations par dpartement ou par
activit et donnera des informations utiles pour la gestion oprationnelle du SFD.

Tableaux de bord
Diffrents tableaux de bord peuvent tre labors qui constituent une aide la gestion
pour la direction. Cela peut tre des tableaux de bord lis aux ressources humaines, la
gestion des projets spcifiques, aux lignes de crdits, aux volutions de la clientle, aux
volutions et suivi de produits spcifiques, etc.

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.13 Contrle de gestion

3/3

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

S MO

Le contrle oprationnel
Au niveau des oprants:
Le service comptable et financier sassurera de lexhaustivit des informations
centralises et de leur fiabilit

Le service comptable et financier sassurera de la bonne laboration des outils de


gestion (rconciliation et consolidation des informations financires)

Le service comptable et financier procdera des synthses lattention de la


direction

Au niveau des responsables:


Le DG sappuiera sur ces donnes pour proposer des actions stratgiques au
Conseil dadministration. Le DG vrifiera que les donnes ont bien t
synthtises.

Au niveau de laudit interne,


Le rle de lauditeur interne sera de vrifier auprs de lchantillon quil aura constitu
que:
Les documents ont t remis dans les dlais

Les documents ont t revus et approuvs par les responsables

4
4

Les documents ont t approuvs par le conseil dadministration


Les dcisions du conseil dadministration tiennent compte des informations
reprises dans les tableaux de bord.
En labsence dun dpartement daudit interne, veuillez vous rfrer au Chapitre 6.16.

Comment effectuer cette vrification?


Revue des documents fournis au conseil dadministration et des minutes de ce
conseil incluant les dcisions stratgiques prises.

Risque(s)

Chapitre 6.14 Communication aux organes de supervision 1/5


Champs dApplication : Tous les types de SFD
Sujet

S MO

Dtail
Llaboration du rfrentiel comptable spcifique des SFD rpond divers besoins
exprims par les acteurs de la microfinance, et notamment une collecte de linformation
financire plus exhaustive et plus fiable en vue damliorer la surveillance des SFD et
doffrir une base de donnes tangible pour apprcier leur situation financire.
Les SFD sont soumis des obligations de communications auprs des institutions. Ces
obligations sont rsumes dans le tableau ci-dessous :

Intitul

Comptes

Dtail

SFD viss larticle 44

SFD non viss larticle 44

Base :

Mensuelle

Trimestrielle

Dlai maximum :

30 jours calendaires compter

30 jours calendaires compter de la

de la fin du mois concern

fin du trimestre concern

Support :

Electronique

Electronique / Papier

Envoy :

Banque Centrale ou Commission

Ministre

priodiques

Bancaire
Comptes
annuels*

Dlai

Communication : 6 mois

Communication : 6 mois

Maximum :

Publication : 6 mois

Non applicable

Support :

Electronique / Papier

Papier

Envoy :

Banque Centrale et Commission

Ministre

Bancaire
Commissaire

Nomination :

Obligatoire

Facultative

aux comptes

Les comptes priodiques sont constitus du bilan, du compte de rsultat et des soldes
intermdiaires de gestion ainsi que des annexes (notamment ltat des ratios prudentiels).
Le rapport annuel, destin la publication, contient, outre les informations sur les
activits de linstitution, les tats financiers approuvs par lassemble gnrale
constitus du bilan, du hors bilan, du compte de rsultat, des soldes intermdiaires de
gestion ainsi que des annexes (notamment ltat des ratios prudentiels).

Risque(s)

Chapitre 6.14 Communication aux organes de supervision 2/5


Champs dApplication : Tous les types de SFD
Sujet

Dtail
Les rseaux (unions, fdrations et confdrations des SFD) sont tenus d'laborer un
rapport annuel sur une base combine tandis que les SFD non constitus sous forme
mutualiste ou cooprative les prsentent sur une base consolide.
Les SFD constitus en rseau doivent transmettre en sus du rapport annuel sur une base
combine, les rapports de chacune des entits membres du rseau.
Il est galement requis des statistiques sur les affiliations et dsaffiliations d'institutions
membres relatives la priode sous revue ainsi que la liste des autres institutions
financires auprs desquelles l'institution effectue des placements ou qui lui octroient des
financements.
L'tat rcapitulatif du calcul des ratios prudentiels est communiqu sur support
lectronique en complment du support papier au Ministre charg des Finances, la
Banque Centrale et la Commission Bancaire. Les tats rcapitulatifs sous support papier
doivent tre revtus de la signature d'une personne dment habilite engager la
responsabilit du SFD ou de celle d'un commissaire aux comptes, le cas chant.

La slection du commissaire aux comptes


Le choix du commissaire aux comptes est soumis l'approbation du Ministre charg des
Finances, et, dans le cas des SFD viss l'article 44, celle de la Banque Centrale ou de la
Commission Bancaire de l'UMOA.
Le commissaire aux comptes est dsign obligatoirement sur la liste des experts agrs
par les ordres nationaux d'experts comptables ou de comptables agrs. Afin de favoriser
lindpendance des commissaires aux comptes, leur slection est ralise par appel
d'offres sur la base de procdures adoptes par les organes dirigeants.

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.14 Communication aux organes de supervision 3/5


Champs dApplication : Tous les types de SFD
Sujet

Dtail
Obligations de communication relatif au contrle interne
Au plus tard dans les 6 mois suivant la fin de lanne civile, lentit adresse au ministre
charg des finances, la BCEAO et la commission bancaire pour les SFD viss larticle
44, un rapport comportant les lments suivants :
une description de lorganisation et du fonctionnement du contrle interne au cours
de la priode sous revue, faisant notamment ressortir les moyens mis en uvre, les
travaux raliss et les modifications ventuellement intervenues dans les mthodes et
lactivit
un inventaire des contrles effectus par le Conseil dadministration/de surveillance,
lunit charge de linspection, celle responsable de la vrification et, le cas chant
des principales observations releves et des mesures correctrices entreprises.
De plus, les SFD dont les tats financiers sont labors sur une base combine ou
consolide, prcisent, dans un rapport annuel, les conditions dans lesquelles a t assur
le contrle interne avec, en annexe, les normes de gestion dtermines par la caisse pour
lensemble du rseau. Ce rapport est communiqu au ministre charg des finances, la
BCEAO et la commission bancaire dans un dlai maximum de six mois suivant la fin de
lanne civile.
Enfin, le 31 mars de chaque anne, un rapport de contrle global est transmis aux
autorits de contrle. Ce rapport portent au minimum sur les points suivants : le mandat
des contrleurs, les informations gnrales sur le SFD, les principales observations des
contrleurs, les manquements aux dispositions rglementaires, les constats relatifs au
non-respect des politiques et procdures internes des SFD par les dirigeants, employs et
personnes assimiles, lapprciation de la gestion des crdits (instruction, suivi et
recouvrement), de lpargne. Le rapport gnral motive chacune des anomalies releves,
prconise un dlai pour sa rgularisation et mentionne le risque auquel est expos le SFD.
Dans le cadre particulier des structures faitires, chaque rseau communique, au plus tard
le 30 novembre de chaque anne, sur support lectronique, au ministre chargs des
finances, la banque centrale et la commission bancaire son programme annuel
dinspection de lanne venir. Au plus tard le 15 janvier suivant la fin de lexercice,
linstitution transmet galement, par voie lectronique, au ministre charg des finances,
la banque centrale et la commission bancaire de lUMOA, un rapport global sur le bilan
du programme dinspection de lanne prcdente faisant ressortir les diligences
accomplies, les difficults rencontres, les principaux constats relevs, ainsi que les carts
entre les prvisions et les ralisations.

S MO

Risque(s)

Chapitre 6.14 Communication aux organes de supervision 4/5


Champs dApplication : Tous les types de SFD
Sujet

Dtail

S MO

Le contrle oprationnel
Au niveau des oprants:
Le service comptable et financier tablira les divers documents ncessaires pour le
respect des obligations de communications de linformation aux organismes de
supervision et ce conformment aux obligations poses par la BCEAO

Le service comptable veillera faire remonter les informations en provenance des


agences dans les dlais lui permettant de consolider lensemble des informations et
dtablir les rapports par le biais de notes de services.

Le service comptable calculera avec toutes les diligences ncessaires les ratios
prudentiels

Au niveau des responsables:


Le DG sassurera du format, du contenu et de lexhaustivit des informations
communiquer aux organes de surveillance

Le DG sassurera de la fiabilit des informations en par le biais de tests de cohrence,


comparaison au dernier rapport mis

Le DG sassurera du respect des dlais pour fournir les documents ncessaires

Le prsident du conseil dadministration signera les documents remettre aux


organes de supervision

Au niveau du dpartement daudit interne,


Lauditeur interne vrifiera:
Que les documents ont t mis dans le respect des dlais
Que les documents respectent les obligations reprises dans les instructions de la
BCEAO
Que les documents ont t approuvs par le prsident du conseil dadministration

Comment effectuer cette vrification?


Par la connaissance du cadre rglementaire impos par la BCEAO en terme de
communication auprs des organes de supervision
Par la revue des rapports remis aux organes de surveillance
Par la revue des rapports du Conseil dAdministration

4
4
4

Risque(s)

Chapitre 6.14 Communication aux organes de supervision 5/5


Champs dApplication : Tous les types de SFD
Sujet

S MO

Dtail
Schma rcapitulatif du contenu des comptes priodiques et des
comptes annuels
Contenu
Comptes
priodiques

SFD viss larticle 44

SFD non viss larticle 44 (autres)

Indicateurs financiers incluant les Indicateurs de Rentabilit, de Qualit du Portefeuille,


dEfficacit/Productivit, de Gestion du Bilan et dActivits.
Indicateurs non financiers incluant les Tableaux n1 (Nombre de membres, bnficiaires ou
clients), n2 (Effectif des dirigeants et du personnel employ), n3 (Nombre de dposants), n4
(Nombre de crdits en cours), n5 (Rpartition des crdits selon leur objet) et n6 (Indicateurs sur la
surveillance).
Ratios supplmentaires[1] : Limitation des
Risques auxquels est expose une institution,
Limitation des Prts aux Dirigeants et aux
Personnels ainsi quaux Personnes Lies,
Limitation des Risques pris sur une Seule
Signature, Norme de Liquidit et Limitation des
Oprations Autres que les Activits dEpargne
et de Crdit.

Comptes
annuels

Donnes gnrales incluant les Tableaux n1.1 (Nombre de membres, bnficiaires ou clients),
n1.2 (Effectif des dirigeants et du personnel employ).
Donnes sur les points de service
Donnes sur les oprations de collecte de dpts incluant les Tableaux n3.1 (Evolution du
montant des dpts), n3.2 (Evolution du nombre de dposants) et pour les socits de capitaux
seulement n 3.3 (Evolution du capital social et sa rpartition).
Donnes sur les crdits incluant les Tableaux n4.1 (Evolution du montant des crdits
accords), n4.2 (Evolution du nombre de prts accords), n4.3 (Engagement par signature),
n4.4 (Encours de crdits), n4.5 (Nombre de crdits en cours), n4.6 (Oprations de crdit sur
ressources affectes), n4.7 (Gestion du portefeuille de crdit).
Donnes sur les autres activits incluant les activits de transfert rapides dargent et de micro
assurance.
Autres informations sur les oprations avec la clientle incluant les Tableaux n6.1
(Tarification des oprations avec la clientle), n 6.2 (Rpartition des crdits selon leurs objets) et
n6.3 (Rpartition sectorielle des crdits accords).
Oprations avec les autres institutions financires
Donnes sur la performance des membres des rseaux
Fonctionnement et vie des organes

Contenu (suite)
Comptes
annuels

SFD viss larticle 44

SFD non viss larticle 44 (autres)

Ratios prudentiels : Limitation des Risques auxquels est expose une institution, Couverture des
Emplois a Moyen et Long Terme par des Ressources Stable, Limitation des Prts aux Dirigeants et
aux Personnels ainsi quaux Personnes Lies, Limitation des Risques pris sur une Seule Signature,
Norme de Liquidit, Limitation des Oprations Autres que les Activits dEpargne et de Crdit,
Constitution de la Rserve Gnrale, Norme de Capitalisation et Limitation des Prises de
Participation.

Ces ratios supplmentaires ne font pas partie intgrante des comptes priodiques mais
doivent tre aussi transmis sur une base trimestrielle pour les SFD non vises par lArticle
44.
[1]

Risque(s)

Chapitre 6.15 Le recouvrement

1/2

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

S MO

Le recouvrement concerne le remboursement forc des crdits lorsque le client ou le


membre est en dfaut de paiement et que les procdures prvues, entre autres de
rchelonnement nont pas port leurs fruits.
Le client est considr comme insolvable et les garanties et avals doivent donc tre
activs.
Attention:
Le SFD devra, avant dengager des procdures de recouvrement, sassurer quil a mis
tous les moyens en uvre afin de rgler la situation avec le dbiteur lamiable.
En effet, certaines actions de recouvrement sont susceptibles de ternir limage du SFD
impliquant la perte de certains membres et/ou la rticence de nouveaux membres
adhrer.

Le recouvrement ou remboursement forc comprend plusieurs tapes:


1. Visite du client pour une mise en demeure officielle
2. Visite des avals, le cas chant
3. Procdure de ralisation des garanties

Les objectifs du recouvrement


Le recouvrement consiste rcuprer les dettes dun client en dfaut de remboursement
de crdit par tous les moyens lgaux et rglementaires.

Au niveau du contrle oprationnel,


Les personnes en charge du recouvrement vrifieront:
Que les crdits en retard ont t rpertoris et quil y a concordance sur les
montants entre le SFD et le client.

Que les relances ont t ralises conformment au rglement du SFD et au


contrat de crdit qui le lie au client.

Que toutes les pistes pour un rchelonnement des dettes ont t tentes.

4
4

Le cas chant, que les garanties existent ainsi que les avals.
Lagent de recouvrement:
Suivra les membres en dfaut de remboursement de manire individuelle

Proposera la direction des alternatives pour la rcupration

Initialisera la procdure de recouvrement

4
4

Vrifiera la situation financire gnrale du membre en dfaut (concernant le SFD


et dventuels autres SFD ou banques)

Risque(s)

Chapitre 6.15 Le recouvrement

2/2

Champs dApplication : Tous les types de SFD


Sujet

Dtail

S MO

La Direction du crdit
Aprs que toutes les tentatives rglementaires aient t puises (rappels formels, visites
au client, etc.), la direction du crdit mettra en uvre la procdure de recouvrement qui
comprendra, le cas chant:
La saisie sur salaire dans le cas de crdit aux salaris (courrier adress
lemployeur conformment aux termes du contrat de crdit).

La mise en demeure de paiement adresse aux avals

La vente des biens mis en garantie, aprs quune valuation de leur valeur relle
ait t ralise

La bonne excution de toutes les procdures de recouvrement avant de


considrer le crdit comme irrcouvrable et le porter en perte

Au niveau du dpartement daudit interne,


Lauditeur interne:
Suivra les dossiers de recouvrement de manire exhaustive

Sassurera quil ny a aucune suspicion de corruption de lagent de recouvrement


par le dbiteur dfaillant par la revue du dossier et entretiens avec lagent

Sassurera de la rception des fonds par lagent de recouvrement et le dpt la


caisse du SFD en procdant la vrification des reus manuels et leur
certification auprs de linformatique puis la visite certains clients.

Vrifiera les imputations comptables dans le cas des dossiers radis

Avant tout transfert dun dossier en pertes et profits, vrifiera par une visite au
client, si possible, la situation relle de celui-ci

En labsence dun dpartement daudit interne, veuillez vous rfrer au Chapitre 6.16.

Comment seffectue ces vrifications?


Par lexamen des documents: courriers de mise en demeure, rappels, fiches
didentit et de suivi client, cahier denregistrement des remboursements, reus
manuels signs du client, comptabilit, cahier spcifique pour les recouvrements
Par des visites aux clients

Risque(s)

Chapitre 6.16 Le rle de lorgane de contrle ou

du Conseil dAdministration (CA)

1/15

Champs dApplication : SFD unitaires et intermdiaires


Sujet

Dtail
Lapprciation de la qualit du contrle interne tabli au sein du SFD, incombe lOrgane
de contrle et en ultime ressort au Conseil dadministration.
En labsence dun auditeur interne, lOrgane de contrle devra mettre en uvre des
moyens alternatifs.
Son intervention couvrira lensemble des activits du SFD, se focalisant sur les domaines
les plus risqus.
Lorgane de contrle ou le Conseil dadministration dsignera un ou plusieurs personnes
qui devront effectuer leur activit de contrle de manire rgulire. Ils pourront rpartir
lensemble de leurs contrles sur plusieurs interventions, sachant que chaque domaines
devra tre couvert au minimum une fois tous les 3 ans.

Porte de la revue
La prsente fiche prsente lensemble des domaines o ces personnes doivent exercer
leur revue. La prsentation respecte lordre des fiches 1 15 du guide.

Les risques sont classs en deux catgories :


Elev : ce domaine devra tre investigu lors de chaque revue annuelle effectue par le
membre (ou la personne dsigne) du Conseil dAdministration ou de lorgane de
surveillance.
Moyen: Ce domaine devra faire lobjet dune revue 1 fois tous les 3 ans.
RMQ: Les degrs de risque sont donns titre indicatif. Ils doivent tre examins par
lorgane de contrle ou le CA en fonction de lenvironnement de contrle interne propre au
SFD sous revue.

Comment effectuer cette vrification?


En fonction du type de risque et de son importance relative par rapport lenvironnement
de contrle en place au sein du SFD, les modes opratoires dinvestigation varient de
lentretien avec un responsable jusqu la vrification de transaction sur pice.
Linvestigation pourra se faire sur base dun chantillon dont la taille dpendra du volume
de transactions et du degr de risque estim (une large population et / ou un risque lev
ncessiteront un chantillon plus vaste).

Documentation du travail effectu


A lissue de lanalyse, un rapport devra tre prpar afin de dcrire la priode, le
primtre, les travaux effectus et les conclusions.

Risque(s)

Chapitre 6.16 Le rle de lorgane de contrle ou

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Sujet

Dtail

Risque(s)

1. Crdit
Crdit : linstruction

Risque lev

Les membres dsigns de lorgane de contrle ou du Conseil dadministration vrifieront :


Qu chaque tape, les oprants et les contrleurs ont correctement document
leur travail
Que linstruction du dossier a t effectue en conformit avec les procdures en
vigueur dans linstitution
Le bien fond et la validit des arguments mis en avant par les organes dcisionnels
du SFD pour justifier de ladquation du type de prt la mission du SFD
Que les lments lis la scurit invoqus dans le cas dun refus doctroi de crdit
sont fonds, et linverse en cas daccord si la zone dactivit correspond bien aux
critres dfinissant une zone scurise
Les demandes ont bien t remplies et dment signes, et que lensemble de la
documentation se trouve dans le dossier.

Comment seffectue ces vrifications?


Entretien avec un responsable Crdit et/ou
Revue physique exhaustive du respect de la procdure dinstruction au travers de
lanalyse dun chantillon de dossier et des rapports des agents de crdit

Crdit : la dcision doctroi


Les membres dsigns de lorgane de contrle ou du Conseil dadministration vrifieront :
Que les dcisions prises par les organes du SFD ont t correctement enregistres
dans les registres et transmises aux diffrents dpartements du SFD (Contrle
interne, comptabilit, crdit, etc.).
La validit des runions des organes en charge de linstruction et de loctroi des
crdits, plus particulirement:
-

La composition de lorgane : Vrification des normes lgales lies aux statuts


des personnes (Membres des diffrents organes du SFD. Les prsences aux
runions lors de linstruction et de la prise de dcisions, plus particulirement
lors de la prsentation des demandes de crdit des membres des organes du
SFD.)

La rgularit des convocations, de lordre du jour, des rapports et de leur


transmission aux diffrents organes du SFD

Que les dcisions ont t correctement transmises aux demandeurs de crdit ainsi
que les termes et conditions de loctroi.
Que la dcision a bien t prise et valide par le Comit de Crdit o sigeaient la
majorit de ses reprsentants au moment du vote.

Risque lev

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Sujet

Dtail

Risque(s)

Comment seffectue ces vrifications?


Un entretien avec un responsable Crdit et/ou
Revue dun chantillon des dossiers de demandes de crdits.

Crdit: formalit administrative


Les membres dsigns de lorgane de contrle ou du Conseil dadministration vrifieront :

Risque lev

Que le contrat est sign par une personne autorise reprsenter le SFD et le client;
Les modalits de prise de garanties;
Les formalits denregistrement;
La bonne laboration des chanciers de paiement;
La conformit du montant par rapport au dossier de crdit et la dcision du comit
de crdit.

Comment seffectue ces vrifications?


Un entretien avec un responsable Crdit et/ou
Revue dun chantillon de dossiers de crdits accords.

Crdit: le dcaissement
Les membres dsigns de lorgane de contrle ou du Conseil dadministration vrifieront :
Que le contrat est sign par une personne autorise reprsenter le SFD et le client;
La validit des signatures sur le contrat ainsi que dans le carnet de lemprunteur
Le dcaissement effectif du crdit en faveur du bnficiaire indiqu
Le dcaissement effectif du crdit correspond au montant du crdit dcid par le
comit de crdit
Lusage effectif du bien par lemprunteur (la destination des fonds)
Les bordereaux dachat des biens par le SFD, lappel doffre ventuel dans les cas
dachats groups, ltude et la comparaison des prix, les bons de commande, les
bons de livraison, les factures, les inscriptions des achats dans la comptabilit du SFD
La correspondance effective entre le besoin de lemprunteur, la demande de
lemprunteur et le bien qui lui est remis
Le dcaissement est fait en accord avec le plan de dcaissement dans le cas dun
dcaissement par tranches

Risque lev

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Sujet

Dtail

Risque(s)

Comment seffectue ces vrifications?


Un entretien avec un responsable Crdit et / ou le Caissier et/ou
Revue de la liste de signatures autorises
Revue dun chantillon de mouvements de trsorerie en sortie et validation la
pice

Crdit: le remboursement

Risque lev

Les membres dsigns de lorgane de contrle ou du Conseil dadministration vrifieront :


Lexistence matrielle des reus remis par lagent de crdit lemprunteur;
Le dpt effectif des montants collects par lagent de crdit sur un compte
bancaire du SFD ou dune institution bancaire, avec les preuves du dpt.

Comment seffectue ces vrifications?


Un entretien avec un responsable Crdit et/ou
Examen du livre de caisse,
Rapprochement entre un chantillon de carnets demprunteurs et le livre de caisse.

Crdit: le suivi des paiements


Les membres dsigns de lorgane de contrle ou du Conseil dadministration vrifieront :
Que les retards de remboursement ont t inscrits dans les livres du SFD ainsi que
les ventuels plans de rchelonnement;
La fiabilit des crances en retard;
Les visites sont faites et les rapports sont disponibles;
Lhistorique des oprations de relance effectues.

Comment seffectue ces vrifications?

Un entretien avec un responsable Crdit et/ou


Revue de tableaux de bord (balance ge, liste des crances en souffrance,),
Revue des injonctions et courriers de mise en demeure.

Risque lev

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Sujet

Dtail

Crdit: clture du dossier

Risque(s)
Risque lev

Les membres dsigns de lorgane de contrle ou du Conseil dadministration vrifieront :


Vrifiera que les procdures ont t correctement effectues par lagent de crdit et
son responsable
Vrifiera dans le systme informatique ou la base de donnes que le crdit a bien
t clos.

Comment seffectue ces vrifications?


Un entretien avec un responsable Crdit et/ou
Revue des dossiers de crdits clos.

Crdit : constatation de la dfaillance


Les membres dsigns de lorgane de contrle ou du Conseil dadministration vrifieront :
Que les procdures ont t correctement effectues par lagent de crdit et son
responsable
Dans le cas dun rchelonnement ou refinancement, le bien fond de cette
dcision et quune demande a t introduite en bonne et due forme

Comment seffectue ces vrifications?


Un entretien avec un responsable Crdit et/ou
Revue dun chantillon des dossiers de clients en retard.

Risque lev

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Sujet

Dtail

2. Epargne

Risque(s)
Risque lev

Les membres dsigns de lorgane de contrle ou du Conseil dadministration vrifieront :


Lexistence de lautorisation de collecter de lpargne octroye par les autorits
comptentes et sa validit
La clart de linformation transmise au client (calcul de lintrt, conditions de
dpt, conditions de retrait, dure totale, accroissements, etc.)
Le respect des obligations liant lpargne et loctroi de crdits
La rgularit des dpts dpargne
Lexistence de dpts anormaux sur le compte dpargne (frquences et valeurs)
Les comptes dormants (aucun mouvement effectu par le client pendant une dure
suprieure ou gale 1 an).

Comment seffectue ces vrifications?


Un entretien avec un responsable Epargne et/ou
Examen des bordereaux de caisses,
Revue dun chantillon de carnets dpargne.

3. Cash
Cash: ouverture de caisse
Les membres dsigns de lorgane de contrle ou du Conseil dadministration vrifieront :
Que les procdures ont t correctement effectues par lagent de crdit et son
responsable
Le fonds de caisse reu par le caissier est bien celui autoris
Le fonds de caisse ne dpasse jamais le plafond autoris
Le cahier de caisse et le cahier de transmission sont signs
Une copie du cahier de caisse (certifie conforme) existe cfr section sur la scurit

Comment seffectue ces vrifications?


Un entretien avec un responsable Caisse et/ou
Contrle limproviste de la caisse en dbut de journe.

Risque lev

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Sujet

Dtail

Cash: encaissement / dcaissement

Risque(s)
Risque lev

Les membres dsigns de lorgane de contrle ou du Conseil dadministration vrifieront :


Tous les encaissements / dcaissements ont t saisis et de manire complte;
Aucun faux billets na t encaiss;
Les bordereaux de remise despces sont dment signs;
Sassurer que les dcaissements lis aux prts correspondent bien des crdits
approuvs
Les bordereaux sont dment signs, en conformit avec les exigences relatives au
montant de la transaction
Les critures du livre de caisse peuvent tre rconcilies avec la comptabilit

Comment seffectue ces vrifications?


Un entretien avec un responsable Caisse et/ou
Confirmation par sondage des soldes clients
Revue dun chantillon de documents du caissier

Cash: gestion de la petite caisse


Les membres dsigns de lorgane de contrle ou du Conseil dadministration vrifieront :
Tous les dcaissements ont t saisis et de manire complte
Les dcaissements ont t autoriss
Les fonds ont t utiliss pour lobjet mentionn sur la demande;
Tous les documents sont joints et signs. Pour ce faire. il pourra procder une
revue des documents sur base dun chantillon de dpenses slectionn dans le
grand livre des charges.

Comment seffectue ces vrifications?


Un entretien avec un responsable Caisse et/ou
Entretien avec un responsable Caisse (comptage)

Risque lev

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Sujet

Dtail

Cash: approvisionnement et transfert

Risque(s)
Risque lev

Les membres dsigns de lorgane de contrle ou du Conseil dadministration vrifieront :


Lapprovisionnement est justifi et approuv
Le seuil maximum autoris en caisse nest pas dpass suite lapprovisionnement;
La somme verse en caisse correspond bien au montant approuv.

Comment seffectue ces vrifications?


Un entretien avec un responsable Caisse et/ou
Observation sur place du suivi de la procdure.

Cash: vrification de caisse

Risque lev

Les membres dsigns de lorgane de contrle ou du Conseil dadministration vrifieront :


Tous les incidents de caisse ont t investigus;
Tous les incidents de caisse ont t rapports la hirarchie;
La prochaine ouverture de caisse se fait sur le montant rgularis;
Les comptes dattentes

Comment seffectue ces vrifications?


Un entretien avec un responsable Caisse et/ou
Vrification de la documentation existante,
Vrification de caisse limproviste.

Cash: rconciliation bancaire


Les membres dsigns de lorgane de contrle ou du Conseil dadministration vrifieront :
Le membre du Conseil dadministration vrifiera que les rapprochements bancaires
sont effectus mensuellement et que tous les carts ont t identifis et expliqus.

Comment seffectue ces vrifications?


Un entretien avec un responsable et/ou
Ritration (reperformance) du rapprochement bancaire et vrification aux pices
de toutes les critures dcart.

Risque moyen

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Sujet

Dtail

4. Remboursement des financements

Risque(s)
Risque lev

Les membres dsigns de lorgane de contrle ou du Conseil dadministration


procderont la vrification par chantillonnage du respect des termes et conditions des
financements (objet, taux dintrt, modalits daudit si impos par le bailleur, suivi de
lchancier, etc.) et vrifiera lorigine des financements mis disposition du SFD.

Comment seffectue ces vrifications?


Entretien avec un responsable Financement et/ou
Prise de connaissance des termes et conditions du financement octroy,
Revue des livres et de la comptabilit du SFD.

5. Nouveaux produits
Pour les nouvelles activits spcifiques dveloppes par le SFD, les membres dsigns de
lorgane de contrle ou du Conseil dadministration vrifieront :

Crdit warrantage
Les comptences du personnel du SFD et de lentreposeur sur les catgories de
produit concerns
Le respect des procdures de nantissement et de stockage, la qualit des btiments
dentreposage et de la marchandise, ltiquetage des stocks pour tre sr que le
mme sac nest pas mis deux fois en garantie
Lexistence physique du stock au moyen dinventaires priodiques

Micro-assurances
Lexistence de la couverture des risques majeurs par un mcanisme de rassurance;
Linformation faite aux bnficiaire;
Le respect des procdures.

Transfert dargent
Le respect des procdures didentification et de gestion des risques spcifiques
lactivit
Les dclarations des oprations faites lautorit de contrle a partir dun certain
montant
Que les montant reus sont bien dlivrs et les commissions bien perues
Que la concentration des virements vers un mme point gnre des alertes
Le caractre quitable du contrat souvent impos aux SFD par les grands oprateurs

Risque moyen

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Sujet

Dtail

Crdit bail:
Le respect des rgles prudentielles
Lassurance sur les risques lis lactivit
Lexamen du partenariat avec la socit de leasing
Le respect de lintrt du SFD dans les procdures de rengociation pour viter de
devenir propritaire du matriel.

Change:
Le respect des procdures didentification et de gestion des risques spcifiques
lactivit
Les dclarations des oprations faites lautorit de contrle partir dun certain
montant
Que les commissions ont bien t perues;
Que les taux de change appliqus sont bien issus dune source fiable et valide au
pralable par la direction des oprations et la direction financire.

Engagement par signature:


Le respect des procdures didentification et de gestion des risques spcifiques
lactivit
Les dclarations des oprations faites lautorit de contrle partir dun certain
montant
Que les commissions ont bien t perues
Que lopration apparait bien en engagement hors bilan dans les comptes du SFD.

Comment seffectue ces vrifications?


Entretien avec le responsable de chaque produit et/ou
Revue par sondage de transactions et validation aux pices.

Risque(s)
Risque moyen

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Sujet

Dtail

6. Comptabilit : rfrentiel

Risque(s)
Risque moyen

Les membres dsigns de lorgane de contrle ou du Conseil dadministration vrifieront :


Le plan comptable utilis correspond en tout point au rfrentiel dapplication;
Le principe des 4 yeux est bien mis en place (1 qui fait et 1 qui revoit);
Le manuel de procdures est cohrent avec les procdures effectivement mises en
place. A chaque changement, le manuel de procdures devra tre mis jour et une
nouvelle copie de celui-ci devra tre transmise aux autorits de contrle. Le contrle
interne peut mettre en place des revues de contrle mensuelles ou trimestrielles
pour sassurer de la cohrence du manuel de procdures;
Les accs au systme sont diffrents selon le responsabilits. Par exemple, la
personne qui encode ne peut pas avoir un accs validation . Le systme doit
pouvoir gnrer des rapports dexception que le contrle interne devra vrifier lors
de sa revue.

Comment seffectue ces vrifications?


Entretien avec un responsable Comptable et/ou
Constater physiquement que les droits daccs logiques thoriques des employs
sont en lignes avec la ralit,

7. Passation des marchs


Les membres dsigns de lorgane de contrle ou du Conseil dadministration vrifieront :
La demande correspond un rel besoin
La demande est inscrite au budget
La demande a t valide par un membre de la direction
La demande est suffisamment documente et le besoin dcrit avec prcision
Les procdures permettant de rpondre au besoin au meilleur cot ont t suivies
Le dossier de demande inclut toutes les pices justificatives ncessaires.

Comment seffectue ces vrifications?


Entretien avec un responsable Achats et/ou
Revue dun chantillon de dossier de demande dachats et du respect des
procdures (identification du besoin, autorisation de la direction, mise en
concurrence des fournisseurs, ).

Risque moyen

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Sujet

Dtail

8. Scurit physique

Risque(s)
Risque moyen

Les membres dsigns de lorgane de contrle ou du Conseil dadministration vrifieront :


Lexistence dun responsable de la scurit des personnes et des biens (pas
ncessairement plein temps);
Lexistence de procdures de scurit et de formations adquates (protection des
clients, employs et biens);
Lexistence dun plan de secours et de sauvegardes;
Ladquation des mesures de protection des personnes et des biens par rapport aux
conditions relles observes lors de sa mission;
Le montant des encaisses lors des visites inopines (cest la premire vrification de
la revue), le respect des rgles daccs et de scurisation des locaux (fermeture des
accs secondaires);
Le bon classement des archives tant en agence que sur le site central
Lexistence de carnets issus danciennes numrotations (hors inventaire officiel);
Ladquation des mesures de scurit (confidentialit) par rapport la catgorie de
documents (voir classification).

Comment seffectue ces vrifications?


Entretien avec le responsable scurit et/ou
Visiter les lieux et effectuer des tests de scurit.

9. Scurit IT: poste de travail / matriel /


donnes
Les membres dsigns de lorgane de contrle ou du Conseil dadministration vrifieront :
Lexistence de rgles de gestion du poste de travail et son information au personnel;
La sauvegarde des donnes sensibles non mises en commun sur un serveur;
La mise jour des antivirus;
Les synthses des tentatives dintrusion sur les postes;
Lexistence de procdures en cas de panne;
La pertinence et le bon fonctionnement du plan de sauvegarde et rcupration des
donnes au moyen de tests annuels;

Risque moyen

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Sujet

Dtail
Lexistence de rgles de sauvegardes et leur observation (date des dernires
sauvegardes, date des derniers tests);

Risque(s)
Risque moyen

Le contrle sur la cohrence des donnes et leur intgrit;


Le contrle des accs la base de donnes et leur justification;
Le contrle sur la scurit des donnes sauvegardes (sur le plan du stockage et de
lencryptage avant et aprs lexternalisation).

Comment seffectue ces vrifications?


Entretien avec un responsable informatique et/ou
Examen des supports de sauvegarde et leur registre
Revue des logs daccs aux bases de donnes.

10. Le management
Les membres dsigns de lorgane de contrle ou du Conseil dadministration vrifieront :
Les membres du personnel ont pris connaissance du code de conduite de
linstitution ainsi que les chapitres du manuel de procdures concernant leur
fonction;
Les employs ont reu les formations adquates leur permettant de russir dans
lexercice de leurs fonctions;
Le management a communiqu ses salaris les principes et lintrt du contrle
interne au sein de lentit;
Des tableaux de bord existent et sont utiliss comme aide la dcision;
Les employs sont organiss en binme afin que personne ne soit indispensable au
bon fonctionnement de linstitution en cas dabsence non anticipe;
Les dcisions concernant les structures physiques tiennent compte des dcisions du
Conseil dAdministration et des recommandations formules dans les rapports
daudit. Ces dcisions doivent tre prises dans lintrt de lentit, aprs que tous les
lments aient t pris en compte.
La direction du SFD a bien analys lensemble des lments qui ont prcd toute
dcision.
Les dcisions ont t valides par les organes comptents du SFD,
Les dcisions ne mettent en danger, court, moyen ou long terme ni les actifs
propres du SFD ni les actifs de ses clients,
Les chanes de dcisions, le respect des lois en matire de publication des dcisions,
le respect des rglements internes, la transparence et les rgles de gouvernance
ventuellement dictes par les organes comptents du SFD.

Risque moyen

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Sujet

Dtail

Risque(s)

Comment seffectue ces vrifications?


Entretien avec un responsable du management et/ou
Entretien avec un membre
Revue des procs verbaux des comits.

11. Gestion des ressources humaines

Risque moyen

GRH: la fonction RH
Les membres dsigns de lorgane de contrle ou du Conseil dadministration vrifieront
que:
Le dispositif de Gestion des RH intgre tous les outils et les systmes
Les rglements / outils soient bien appliqus. Par exemple, il devra sassurer que le
personnel en a connaissance, a sign sa propre copie, etc.
La conformit avec le cadre rglementaire et juridique;
Linspection du travail est prvue.

Comment seffectue ces vrifications?


Entretien avec le responsable RH et/ou
Revue des conclusions de linspection du travail.

GRH: les processus associs la fonction


Les membres dsigns de lorgane de contrle ou du Conseil dadministration vrifieront
que:
Le dispositif de Gestion des RH intgre tous ces processus et surtout que ceux-ci
soient bien appliqus et rgulirement mis jour
La bonne application du Manuel de RH et des procdures inscrites dans ce Manuel,
notamment en matire de recrutement, de fixation du salaire
Les rglements soient bien appliqus

Comment seffectue ces vrifications?


Entretien avec le responsable RH et/ou
Slection de rglements et vrification physique de leur correct application

Risque moyen

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Sujet

Dtail

GRH: La documentation

Risque(s)
Risque moyen

Les membres dsigns de lorgane de contrle ou du Conseil dadministration vrifieront :


Les dossiers de tous les employs sont complets et exhaustifs
Tous les travailleurs mme stagiaires sont rpertoris dans la liste des employs (les
stagiaires doivent avoir un contrat de stage ou dure dtermine)
Le SFD a sign un contrat avec lagence dintrim le cas chant
La procdure de paie (incluant les bonus) est bien respecte et correspond aux
dispositions des contrats de travail
Les congs sont bien appliqus et rgulirement pris, que les courriers ou demandes
de chacun des employs sont bien suivis
La somme des montants renseigns sur les bulletins de salaire correspond au
montant total entr en comptabilit;
Les documents sensibles sont bien scuriss et que leur accs est restreint.

Comment seffectue ces vrifications?


Entretien avec le responsable RH et/ou
Recalculer des fiches de paie en fonction des donnes relles (fiche de prsence,
contrat de travail ).

11. Le recouvrement
Les membres dsigns de lorgane de contrle ou du Conseil dadministration vrifieront :
Lexhaustivit des dossiers de recouvrement
Il ny a aucune suspicion de corruption de lagent de recouvrement par le dbiteur
dfaillant par la revue du dossier et entretiens avec lagent
La rception des fonds par lagent de recouvrement et le dpt la caisse du SFD en
procdant la vrification des reus manuels et leur certification auprs de
linformatique puis la visite certains clients
Les imputations comptables dans le cas des dossiers radis
Avant tout transfert dun dossier en pertes et profits, vrifiera par une visite au
client, si possible, la situation relle de celui-ci

Comment seffectue ces vrifications?


Entretien avec le responsable Recouvrement et/ou
Examen par sondage des documents: courriers de mise en demeure, rappels, fiches
didentit et de suivi client, cahier denregistrement des remboursements, reus
manuels signs du client, comptabilit, cahier spcifique pour les recouvrements

Risque lev

Guide mthodologique de contrle interne

7.

La fonction audit interne, ou inspection

Laudit interne vrifie le bon fonctionnement du contrle interne. Il constitue lintrieur dune
organisation une fonction indpendante dvaluation priodique des oprations afin dassister la
direction et les responsables de lorganisation et leur permettre davoir la meilleure matrise de leurs
activits.
Laudit interne doit tre une fonction indpendante de tout autre dpartement de lorganisation et au
service de lentiret de celle-ci, qui laide atteindre ses objectifs en valuant ses processus de
gestion des risques et de contrle, et en lui faisant des recommandations en vue de la conduire
renforcer son efficacit.
Laudit interne est exerc dans diffrents environnements juridiques et culturels ainsi que dans des
organisations dont l'objet, la taille, la complexit et la structure sont divers. Il peut tre en outre exerc
par des professionnels de l'audit, internes ou externes l'organisation.
Comme ces diffrences peuvent influencer la pratique de l'audit interne dans chaque environnement, il
est essentiel de se conformer aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit
interne de lIIA (ci-aprs Les Normes ) pour que les auditeurs internes et laudit interne s'acquittent
25

de leurs responsabilits .
Les Normes ont pour objet :
1.

de dfinir les principes fondamentaux de la pratique de l'audit interne ;

2.

de fournir un cadre de rfrence pour la ralisation et la promotion d'un large champ


dintervention d'audit interne valeur ajoute ;

3.

d'tablir les critres d'apprciation du fonctionnement de l'audit interne ;

4.

de favoriser l'amlioration des processus organisationnels et des oprations.

Les Normes sont disponibles sur le site internet de lIFACI.


Nous prsentons ci-aprs les lments cls de la fonction daudit interne.

7.1. La fonction daudit interne dans lorganigramme


La fonction de contrle doit tre confie une personne ou un service spcialement constitu cet
effet, disposant d'une indpendance fonctionnelle et jouissant de prrogatives tendues quant au
champ de ses interventions et la communication des donnes des autres structures du SFD.

26

Cette disposition est commune aux SFD. Nanmoins lorganigramme diffre en fonction de la forme
juridique de lentit.

25

IFACI, commentaires sur les Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne de lIIA, avril
2009

26

Annexe Dispositions organisant le contrle au sein des SFD de lUMOA - Instruction relative la mise en
uvre du contrle dans les systmes financiers dcentraliss des tats membres de lUnion montaire ouest
africaine (UMOA), 2.1. Dispositions communes aux SFD, BCEAO

Dcembre 2009

244

Guide mthodologique de contrle interne

Notre comprhension de la loi


Lobjectif de ce chapitre est de reprsenter graphiquement la position des organes de contrle et de
gestion, sur base de notre comprhension du Projet de Loi portant rglementation des SFD ainsi que du
Projet de Dcret dapplication de la loi portant rglementation des SFD et des instructions relatives aux
dispositions organisant le contrle interne dans les SFD des tats membres de lUEMOA dictes par la
BCEAO.
Deux cas de figures se prsentent :
-

le cas des institutions mutualistes ou coopratives dpargne et de crdit

les SFD qui ne sont pas constitus sous cette forme

En ce qui concerne ces derniers, lart. 2 du Projet de dcret dapplication de la loi portant rglementation
des SFD prcise : Les systmes financiers dcentraliss non constitus sous forme mutualiste ou
cooprative demeurent soumis aux lgislations spcifiques qui rgissent leur constitution, organisation
et fonctionnement.

Par ailleurs, les participants latelier rgional de validation des projets

dinstructions de la BCEAO ont propos que les SFD constitus sous forme de socit sorientent vers
la mise en place dun Comit dAudit. A cet gard, la BCEAO a t invite formuler des propositions
en vue de fournir des orientations sur les attributions ventuelles du Comit dAudit.
Nous traiterons plus particulirement dans ce chapitre des dispositions particulires relatives aux
institutions mutualistes ou coopratives dpargne et de crdit telles que mentionnes dans le
projet de Dcret dapplication de la loi portant rglementation des SFD.
Art 2. Chaque institution est dote des organes suivants :
-

lassemble gnrale,

le conseil dadministration,

le comit de crdit,

lorgane de contrle

constituent les organes dadministration et de gestion (art.13).

27

Lorganigramme prsente les liens entre les diffrents organes

Institutions mutualistes ou coopratives dpargne et de


crdit (IMCEC)

Autres structures

Assemble Gnrale

Conseil
dadministration

Comit de crdit

Organes dadministration et de gestion

Direction
Gnrale

Dpartement 1

Dpartement

Assemble Gnrale

Conseil de
surveillance

Conseil
dadministration

Organe de contrle

Lien administratif

Direction
Gnrale

Lien administratif

Dpartement
audit interne

Dpartement
audit interne
Dpartement 1

Dpartement

27

Atelier rgional de validation des projets dinstructions de la BCEAO la mise en uvre de la loi portant
rglementation des SFD dans lUMOA Lom 30 octobre 2009

Dcembre 2009

245

Guide mthodologique de contrle interne

Sur base des informations contenues dans le projet de dcret dapplication de la loi portant
rglementation des SFD 2009, lorgane de contrle, dont les membres sont lus par lAG parmi ses
membres (art. 16), prsente chaque anne lassemble gnrale un rapport sur la rgularit et la
sincrit des comptes et des oprations (art. 18).
Le rattachement fonctionnel lAG permet de conforter lorgane de contrle dans la ralisation de
dmarches objectives et daffirmer lindpendance dont il a besoin pour exercer ses activits.
De faon administrative, laudit interne pourrait tre rattach la Direction Gnrale.
Enfin pour garantir lindpendance et viter les conflits dintrts, la loi prcise qu une mme
personne ne peut tre membre dorganes dadministration et de gestion ou dun organe de contrle de
plusieurs institutions de mme niveau ou dorganes financiers dun mme rseau, lexception du
28

comit de crdit.

Les standards internationaux


Selon lIFACI, la fonction daudit interne est plutt rattache au Conseil dAdministration. Nanmoins, les
principes qui gouvernent cette disposition peuvent aisment tre transposs au cas des coopratives ou
des mutuelles.
Ainsi, lIFACI recommande :

que laudit interne soit rattach au plus haut niveau de lorganisation afin de conforter lobjectivit
de ses dmarches et affirmer lindpendance dont il a besoin pour exercer ses activits ; que ce
rattachement soit situ idalement au niveau de la direction gnrale, ultime responsable du
contrle interne comme de la bonne marche des organisations

quun lien troit et continu soit tabli avec le conseil dadministration pour :
o

permettre ce dernier de bnficier dune vision de synthse sur le dispositif de


contrle interne et obtenir des rponses directes et prcises sur certains de ses
lments cls ;

garantir lindpendance de laudit interne .

Ajoutons encore que, selon les Normes, le responsable de laudit interne confirmera au Conseil, au
moins annuellement, lindpendance de laudit interne au sein de lorganisation.

Conflits dintrts
Les auditeurs internes doivent avoir une attitude impartiale et dpourvue de prjugs, et viter tout
conflit d'intrt.
Est considr comme un conflit dintrt, un cas dans lequel un auditeur interne, qui jouit dune position
de confiance, a un intrt personnel ou professionnel venant en concurrence avec ses devoirs et
responsabilits, comme un membre de sa famille ou un ami qui travaille dans lentit et quil veut
protger ou encore un client avec lesquels il a des relations particulires (partenaire daffaires,
propritaire immobilier, etc.)

28

Projet de dcret dapplication de la loi portant rglementation des SFD 2009 - Article 21, chapitre 2.

Dcembre 2009

246

Guide mthodologique de contrle interne

Remarquons quun conflit dintrt peut exister mme si aucun acte contraire lthique ou malhonnte
na t commis, le conflit existe ds que la possibilit existe.
Il est entendu que les auditeurs internes doivent galement s'abstenir d'auditer des oprations
particulires dont ils taient auparavant responsables (par exemple, un agent de crdit de la caisse
A devenu auditeur ne peux pas participer laudit des crdits de cette caisse pour lanne venir).
L'objectivit d'un auditeur interne est en effet compromise lorsqu'il ralise une mission d'assurance pour
une activit dont il a eu la responsabilit au cours de l'anne prcdente.

Externalisation
Laudit interne peut tre considr en interne ou externalis/mutualis entre diffrents SFD de taille plus
modeste afin de doter lentit ou le groupe dun dpartement daudit interne permanent de qualit et de
supporter des cots raisonnables.

7.2. Ressources
Organisation de lquipe daudit interne
Le nombre de personnes au sein du dpartement daudit interne est fonction de la complexit et de la
taille de lentit. Bien sr, un plus grand nombre permet une rpartition des tches et un travail plus
appuy pour chaque tape, mais la qualit et une coordination efficace des ressources priment.
Afin dassurer une couverture efficiente des risques de lorganisation et dviter les doubles emplois, le
responsable de l'audit interne devrait partager des informations et coordonner les activits entre les
acteurs.

Connaissances techniques requises


Afin dassurer au mieux la qualit des audits internes raliss, il faut sassurer que tous les membres de
lquipe daudit interne possdent les connaissances requises, i.e. les comptences techniques, les
connaissances des procdures, et toute autre comptence utile lexercice de leur fonction.
Les auditeurs et lquipe daudit interne doivent possder des comptences comptables (nouveau plan
comptable), informatiques (logiciels de bureautique et autres logiciels comptables gnralement utiliss
dans le SFD) et oprationnelles (mcanismes de crdit, gestion ressources humaines, etc.) ncessaires
l'exercice de leur mission.
Les auditeurs internes sont notamment encourags dmontrer leurs comptences en obtenant des
certifications et qualifications professionnelles appropries telles que le CIA (Certified Internal Auditor)
et tout autre diplme promu par lIIA (Institute of Internal Auditors) ou par dautres organisations
professionnelles appropries.

29

Il appartient au responsable daudit interne de veiller ce que la constitution de lquipe soit cohrente
avec les objectifs de la mission et obtenir l'avis et l'assistance de personnes qualifies extrieures si la

29

IFACI Avril 2009 - Norme de fonctionnement 1210

Dcembre 2009

247

Guide mthodologique de contrle interne


30

comptence ncessaire nest pas disponible en interne

(expert logiciels, avocat pour les garanties des

contrats de crdits, expert comptable pour la consolidation, etc.)

Formations
Selon la situation, lauditeur peut suivre diverses formations lui permettant daccroitre son efficacit. La
formation permet de pallier un manque de comptence ou de rpondre un besoin nouveau
(changement de rglementation, changement des procdures, etc.).
Les formations peuvent tre dispenses en interne pour les nouveaux employs ou obtenues auprs de
lassociation professionnelle (APIM ou AISFD) qui dispense les cours du CGAP ou auprs des
ministres de tutelle, selon les pays.
Enfin la formation peut tre utile et efficace tous les niveaux de lentit (conseil dadministration,
direction, techniciens, etc.) et que laudit interne peut tre un vecteur et un facilitateur de cette formation
continue et transversale.

7.3. Nature des services


La fonction du dpartement daudit interne est double :

il vrifie le bon fonctionnement du contrle interne tel que dfini au chapitre 3 de ce guide.

il aide lorganisation maintenir un dispositif de contrle appropri en valuant son efficacit et son
efficience et en encourageant son amlioration continue.
31

Les auditeurs internes valuent lefficacit des procdures de contrle et gestion des risques par :

la cohrence avec les objectifs de lorganisation (par exemple le suivi et lamlioration du taux de
recouvrement des crdits) ;

lidentification et lvaluation des risques significatifs (entre autres le risque de liquidit dans le
financement de nouveaux crdits) ;

ladquation des modalits de traitement des risques retenus avec laversion au risque de
lorganisation (notamment les octrois de crdit selon la politique de crdit tablie) ;

le dlai de production et de communication des informations relatives aux risques au sein de


lorganisation (comme les rapports de contrle la direction ou le reporting lgal aux autorits de
tutelle). Les processus de management des risques sont surveills par des activits de gestion
permanente, par des valuations spcifiques ou par ces deux moyens.

30
31

IFACI Avril 2009 - Norme de fonctionnement 1210


IFACI Avril 2009 - Norme de fonctionnement 2120

Dcembre 2009

248

Guide mthodologique de contrle interne

7.4. Documents daudit interne


La charte
La charte daudit interne dfinis formellement :

la mission,

les pouvoirs et

les responsabilits de l'audit interne.

Ainsi, elle reconnait son caractre obligatoire, dfinit le champ et la nature de ses activits (notamment
les types de tests (observation, revue analytique, recalcul, etc.) inclure dans laudit), autorise l'accs
tous les documents, personnes et biens, ncessaires la ralisation des missions et indique les tches
que laudit interne (telles que le respect de la confidentialit lors de ces travaux, la production dun
rapport, ou encore la mise en place dun suivi des recommandations, etc.)
Quel que soit son niveau de rattachement, le responsable de laudit interne devra prsenter le contenu
de la charte la direction gnrale afin dassurer la cohrence entre les responsabilits et les pouvoirs
attribus laudit interne.
Lapprobation finale de la charte daudit interne ( sa cration et lors de sa revue priodique) relve de
la responsabilit du Conseil dAdministration qui confirme son indpendance.
Un exemple de charte se trouve en annexe 4

Code de Dontologie
Le code de dontologie de lIIA, tel que comment par lIFACI en avril 2009 (attach en Annexe 3)
comprend les principes applicables et les rgles de conduite dcrivant le comportement attendu des
auditeurs internes ( la fois aux personnes et aux organismes) et qui a pour but de promouvoir une
culture de l'thique au sein de la profession d'audit interne.

7.5. Procdures daudit interne


Les travaux de laudit interne sarticulent principalement de la faon suivante :

Etablissement et mise jour du plan d'audit interne


Lensemble des missions daudit internes est excut selon un plan tabli par le service daudit interne.
Ce plan vise couvrir lensemble des activits et des fonctions dans un espace de temps raisonnable.
Laudit interne vrifiera entre autre que la sparation des tches est adquate, que lexcution et
lenregistrement des oprations est exacte et en accord avec le plan comptable, mais aussi que les
rapports consolids sur lesquels se base la direction sont fiables et rapidement disponibles.

Dcembre 2009

249

Guide mthodologique de contrle interne

Le plan tient compte la fois :

des diffrents niveaux de risque que prsentent les activits ou les fonctions de lentit selon une
valuation documente et ralise au moins une fois par an,

de lefficacit du contrle interne en vigueur de lorganisation,

des dveloppements et innovations prvus,

aprs consultation de la direction gnrale et du Conseil dadministration.

Le plan est discut avec la Direction et approuv formellement par le Conseil dAdministration et le
Conseil de surveillance. Il est revoir sur une base annuelle et adapter le cas chant.
Le plan suffisamment document dfinit pour chaque mission :

les objectifs (risques, validations des contrles exceptions, etc.) de chaque mission,

ltendue des travaux (les chantillonnages et les types de tests, etc.) raliser,

une estimation du temps et des ressources humaines et matrielles ncessaires (cots budgts
en fonction des journes-hommes, transports vers les caisses et points de service, etc.) et

une frquence de rcurrence (mensuelle, trimestrielle, etc.)

Organisation des missions (prparation, communication)


Cette phase comprend la planification concrte et la collecte des documents ncessaires de l'audit. Le
chef de dpartement est charg de convenir de la date relle de l'audit avec le collaborateur qui doit le
subir. Il veille ce que l'audit soit planifi au cours du mois indiqu sur le plan d'audit.
L'auditeur interne rassemble au pralable un certain nombre de documents afin que l'audit se droule le
plus efficacement possible. Ces documents peuvent galement tre demands pendant l'audit mme.
Ces documents sont :

les objectifs de qualit du dpartement qui doit subir l'audit

l'organigramme du dpartement qui doit subir l'audit (si ncessaire)

fonctions et responsabilits (descriptions des fonctions)

procdures et instructions d'application

le rapport d'audit prcdent

les rapports de non-conformit tablis depuis l'audit prcdent.

De plus, lauditeur pourra crer les divers documents quil utilisera durant laudit, savoir :

les questionnaires de contrle interne qui consistent en une liste de questions tablies partir
des manuels de procdures. Ils permettent de sassurer que toutes les procdures sont
respectes

les programmes daudit, cest--dire lensemble des procdures dtailles suivies par lauditeur
lorsquil ralise laudit dun domaine donn

les listes de vrification qui couvrent des domaines oprationnels autres que ceux couverts par
les questionnaires de contrle interne et les programmes daudit

Dcembre 2009

250

Guide mthodologique de contrle interne

Excution et documentation des travaux


Lors de lexcution des travaux daudit interne, lauditeur est tenu dans un premier temps dexaminer les
procdures et politiques relatives au contrle interne afin de juger si :

elles correspondent encore aux activits de linstitution

elles sont encore jour, galement du point de vue de la documentation

elles sont susceptibles dtre amliores

Si un manquement ou une dficience est constat, lauditeur le note.


Dans un second temps, lauditeur procde une valuation de la situation en pratique. Le but est de
chercher les manquements du systme par rapport aux accords crits (procdures, instructions,
politiques, etc.) afin de remdier la situation et ainsi, amliorer la qualit des contrles internes au sein
de linstitution. Lquipement et les moyens matriels sont galement examins.
Enfin, lauditeur profite de loccasion pour chercher des points dans le dpartement qui pourraient tre
amliors.
Au cours de l'audit, l'auditeur interne examinera si les mesures correctives prises qui sont mentionnes
dans le rapport d'audit prcdent ou dans les rapports de non-conformit sont efficaces ou non.
Un rapport doit tre tabli pour chaque audit. Il faut y mentionner :

quelle partie du systme de qualit l'audit a trait

quand et par qui l'audit a t ralis

les anomalies et les manquements qui ont t constats

la cause de ces manquements et leur impact

les recommandations concernant les mesures correctives apporter, pour autant que ceci soit
possible sans enqute supplmentaire

les constatations concernant l'excution et l'efficacit des mesures correctives prises


prcdemment

Communication et reporting
Une fois lintervention finalise, les auditeurs internes rencontrent le responsable du dpartement
concern par lintervention pour revoir les constatations et clarifier linformation inclure dans le rapport
daudit. Les auditeurs doivent se prparer cet entretien et apporter toutes les rfrences utiles pour
tayer leur point de vue. Ils doivent commencer leur prsentation par les principaux problmes
identifis, puis poursuivre avec les observations plus mineures tout en mettant laccent sur les
conclusions positives de laudit. Les auditeurs doivent rester justes et objectifs et faire rfrence aux
politiques et procdures que les employs nappliquent pas de faon systmatique.
Chaque mission doit faire lobjet dun rapport crit du service daudit interne destin, en rgle gnrale,
aux personnes contrles ainsi qu la direction.
Le rapport comprend non seulement une description des insuffisances et anomalies constates, mais
galement des recommandations et des propositions sur les mesures correctrices prendre, de mme
quen rgle gnrale une prise de position des personnes contrles. Le service daudit interne donne

Dcembre 2009

251

Guide mthodologique de contrle interne

une indication de limportance relative des anomalies et dficiences constates ainsi que des
recommandations et des mesures correctrices.
Le dpartement daudit interne tabli rgulirement, lattention du Comit dAudit, un rapport
prsentant un inventaire des missions et contrles effectus, les principales insuffisances constates,
les mesures correctrices dcides et le suivi effectif de ces mesures.

Suivi des recommandations


Laudit interne effectue de faon rgulire le suivi des recommandations souleves afin de sassurer
que les mesures correctrices qui avaient t proposes sont effectivement misent en place dans les
dlais qui avait t convenu. Laudit interne rapporte la Direction et au Comit dAudit sur ce suivi.

Archivage des dossiers


Le rapport de lauditeur interne et tout document de support utilis dans le cadre du processus
dlaboration de ce rapport et justifiant les conclusions de lauditeur doivent tre conservs.
Ils sont conservs dans un premier temps pour le suivi des recommandations faites par lauditeur
interne puis archivs.

Revue de la qualit
Le rapport de lauditeur interne ainsi que lensemble des documents utiliss pour appuyer ses
conclusions doivent tre soumises une revue de la qualit. Cette tape consiste en une revue des
documents de travail de lauditeur, des moyens et techniques mis en uvre par ce dernier, du respect
du calendrier fix, de lindpendance des auditeurs internes, etc. Lobjectif premier est de sassurer que
lauditeur interne a t exhaustif dans sa revue des contrles en place et ses conclusions sont bases
sur des observations faites en toute indpendance et justifies. Les Normes dfinissent diffrent types
de revue qualit.

Relation avec l'auditeur externe


Le travail de lauditeur externe comporte une phase de comprhension des systmes comptables et de
contrle interne de linstitution au travers des discussions avec les dirigeants et le personnel diffrents
niveaux, lexamen de documents tels que les manuels de procdures, les descriptions de postes et les
organigrammes, lexamen des rapports produits par le service comptable ou lobservation des activits
de linstitution.
Pour ce faire, lauditeur externe doit considrer le travail des auditeurs internes qui valuent et
supervisent les systmes comptables et de contrle interne. Laudit interne est un lment essentiel
pour garantir un systme de contrle interne solide, et galement un outil important de rduction, de
dtection et dinvestigation de la fraude. Par consquent, il est dans lintrt de lauditeur externe
dvaluer laudit interne car un audit interne efficace apporte une assurance sur les contrles internes et
les auditeurs internes peuvent aids lauditeur externe mener laudit.

Dcembre 2009

252

Guide mthodologique de contrle interne

Relation avec les autorits de contrle


Les instructions de la BCEAO prcisent les modalits opratoires de la communication faire aux
autorits :
Chaque rseau communique, au plus tard le 30 novembre de chaque anne, sur support
lectronique, au Ministre charg des Finances, la Banque Centrale et la Commission Bancaire son
programme annuel d'inspection de l'anne venir. Ce document fait ressortir le nombre total d'entits
du rseau (caisses de base, Unions, Fdration), l'effectif des agents participant aux contrles, les
dates prvues pour le contrle de chaque entit, la dure estime des missions, les thmes couvrir,
les dates de production et de communication la Tutelle des rapports d'inspection. Toute modification
majeure ultrieure apporte ce programme est communique aux Autorits susvises. Au plus tard le
15 janvier suivant la fin de l'exercice, l'institution transmet galement au Ministre charg des Finances,
la Banque Centrale et la Commission Bancaire de l'UMOA, en un exemplaire chacun, un rapport
global sur le bilan du programme d'inspection de l'anne prcdente faisant ressortir les diligences
accomplies, les difficults rencontres, les principaux constats relevs, ainsi que les carts entre les
prvisions et les ralisations. Le rapport devra tre produit sur la base d'un format prdtermin et d'une
structure harmonise pour faciliter la synthse et l'agrgation des donnes par voie lectronique. Les
services chargs du contrle interne des rseaux doivent identifier des indicateurs de prvention et de
32

dtection des risques des SFD qui doivent servir alimenter leur tableau de bord.

32

Annexe Dispositions organisant le contrle au sein des SFD de lUMOA - Instruction relative la mise en
uvre du contrle dans les systmes financiers dcentraliss des tats membres de lUnion montaire
ouest africaine (UMOA), 2.2. Dispositions spcifiques aux institutions mutualistes ou coopratives
dpargne et de crdit, BCEAO

Dcembre 2009

253

Guide mthodologique de contrle interne

8.

Contrle surveillance certification :


relations entre acteurs

Les SFD, de par leurs origines, se trouvent entre le monde du dveloppement et celui de la finance. Ils
ont des objectifs en termes de dveloppement et en termes de performances financires.
LUMOA, dans le cadre de ses nouvelles rglementations, permet laccs du secteur aux socits
anonymes, alors que les coopratives et mutuelles ralisent plus de 80 % des activits de microfinance.
Les coopratives et mutuelles ont toujours eu une double proccupation : tre lexpression de leurs
membres et dvelopper, pour eux, des instruments permettant de capter lpargne et de faire du crdit.
Lvolution du secteur voulu par les Etats membres de lUMOA vise :

renforcer le secteur en le prennisant en renforant les contrles sur celui-ci

permettre son dveloppement par laccs de nouveaux acteurs, plus particulirement les
investisseurs privs ou institutionnels

Les SFD se trouvent donc redevables vis--vis dun nombre important dacteurs, institutionnels
(externes) ou internes tels que prsent dans le schma ci-dessous :

Bailleur

Commission
bancaire

BCEAO

ONG

SMS

Fonds de
dveloppe
-ment

Auditeur
externe

SFD

Banques
prives

Commissaire aux
comptes

Ministres
Assemble
gnrale

Conseil
dadministration

Conseil de
surveillance

Les relations en rouge (

) reprsentent des obligations ou contraintes lgales

Les relations en vert

) reprsentent des obligations statutaires

Les relations en bleu (

) reprsentent des obligations contractuelles

Dcembre 2009

254

Guide mthodologique de contrle interne

Une bonne connaissance des obligations qui rsultent de ces relations est un lment dterminant pour
les SFD, plus particulirement leurs organes statutaires (Assemble gnrale, Conseil dadministration
et Conseil de surveillance) et leur direction gnrale, inspection gnrale ou audit interne.
Le schma suivant prsente les diffrents acteurs avec lesquels un SFD peut tre en relation et vis-vis desquels il peut tre redevable.

Espace public

NORD

BEI

Espace priv

CE
Institutions
microfinance

Etats

ONG

Banque
Mondiale
BS

Assemble
Nationale

BOAD
Etats

SUD

Ministres
Agriculture
Artisanat
Emploi, travail

BRS

SFD

BCEAO
Commission
bancaire

ONG

Banques
prives

Auditeurs

SMS
Ministre
Finances

Promotion
SFD

Associations de
Producteurs et
artisans
Associations
Jeunes
femmes

Fonds dappui

Les relations en rouge sont des relations de surveillance ou de contrle obligatoire


Les relations en vert sont des relations fonctionnelles
Les relations en bleu sont des relations dappui

Les acteurs de lespace public du Nord sont :


Les institutions internationales telles que la Commission europenne (CE), les Etats du Nord et leurs
Ministres de Coopration et agences de dveloppement, la Banque europenne de Dveloppement,
etc.
La Banque Mondiale se trouve sur la ligne dmarquant le Nord du Sud tant donn sa composition.

Dcembre 2009

255

Guide mthodologique de contrle interne

Les acteurs de lespace public Sud sont :


Les Assembles Nationales des diffrents pays de lUEMOA, charges de voter les lois consensuelles
entre les diffrents chefs dEtat membres de la BCEAO et qui ont approuv les nouvelles orientations
pour les SFD. Lapprobation de ces nouvelles lois est en cours par les Assembles Nationales. Leur
marge de manuvre pour faire modifier certains aspects de la loi est trs rduite.
Les gouvernements des pays de lUEMOA et leurs diffrents ministres plus particulirement les
ministres concerns par le secteur de la microfinance comme le ministre des finances, le ministre de
lagriculture qui, dans certains pays, mets la disposition des SFD ou dorganismes publics des lignes
de crdit spcifiques pour le secteur agricole. Il en est de mme pour des ministres tels que le
ministre en charge de lartisanat, des PME ou encore le ministre de lemploi et du travail. Lorsquils
reoivent des financements, quelle quen soit la forme, les SFD ont des obligations de rapport
spcifiques vis--vis de ces ministres.
Le ministre des finances est un cas part tant donn quil sagit du ministre de tutelle des SFD. Il
dispose de diffrents dpartements dont le lien avec les SFD est la surveillance (ce sont les systmes
ministriels de surveillance - SMS), la promotion (structures ministrielles dappui et de promotion du
secteur), ou encore lappui financier via des fonds de dveloppement conomique ou la prise de
participation financire au sein dentits financires publiques ou semi-publiques.
Les banques de solidarit que ce soit au niveau rgional, la BRS, ou au niveau national (BS) charge
entre autres de financer le secteur. La BS se trouve cheval entre lespace priv et lespace public
tant donn que dans certains pays les SFD participent au capital et sont membres du Conseil
dAdministration.
La BOAD, en tant quinstrument financier de dveloppement conomique rgional.
La commission bancaire, organe de contrle de la BCEAO : la Commission Bancaire exerce sa mission
travers les instruments suivants :

contrle sur pice et sur place auprs des banques et tablissements financiers ;

avis sur les demandes d'agrment des banques et tablissements financiers ;

prise de mesures administratives en cas de non respect des dispositions applicables (mise en
garde, injonction, procdure disciplinaire) ;

sanctions disciplinaires selon la gravit des infractions constates (avertissement, blme,


suspension ou interdiction de tout ou partie des oprations, limitations dans l'exercice de la
profession, suspension ou dmission d'office des dirigeants responsables, retrait d'agrment).

La Banque Centrale des Etats de l'Afrique de l'Ouest (BCEAO) est l'Institut d'mission commun aux huit
Etats membres de l'Union Montaire Ouest Africaine (UMOA). La BCEAO est un tablissement public
international dont le sige est fix Dakar. Outre l'mission des signes montaires dans les Etats
membres de l'Union dont elle a le privilge exclusif, la BCEAO a en charge:

la centralisation des rserves de devises de l'Union

la gestion de la politique montaire des Etats membres de l'Union

la tenue des comptes des Trsors des Etats de l'Union

Dcembre 2009

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Guide mthodologique de contrle interne

la dfinition de la loi bancaire applicable aux banques et aux tablissements


financiers

La BCEAO dispose en son sein dune structure dnomme Direction des Systmes Financiers
Dcentraliss (DSFD) rattache au Dpartement des Etudes Economiques et de la Monnaie. La
Direction des Systmes Financiers Dcentraliss (DSFD) est subdivise en deux services :

Service de la Rglementation et du Dveloppement de la Microfinance

Service de la Supervision des Systmes Financiers Dcentraliss

Les acteurs de lespace priv au Nord


Les institutions de microfinance, telles que lAKAM (Aga Khan Agency for Microfinance), Microcred
PlaNet Finance, Advans, Opportunity, etc. Ces institutions sont appuyes financirement par les
systmes de coopration et des capitaux privs via une participation au capital et la mise disposition
de lignes de crdit.
Les ONG du Nord continuent dtre un acteur de la microfinance, soit par le financement direct de
programmes de crdit au niveau local, soit par le financement des projets ou des structures des SFD.

Les acteurs de lespace priv au Sud


Les SFD, sous les formes statutaires prvues par la loi et disposant dun agrment de lautorit de
tutelle nationale.
Les ONG du Sud prsentes dans les projets de dveloppement sont souvent en relation avec des
programmes dappui aux politiques de crdit et dpargne. Leurs programmes dappui institutionnel et
de formation entre autres constituent des apports aux SFD.
Les associations de base, de jeunes, de femmes, de producteurs, dagriculteurs, etc. sont des acteurs
importants de dveloppement aux diffrents niveaux, local, rgional et national. La composition de ces
associations est parfois identique celle des SFD. Elles jouent un rle important comme acteur de
dveloppement et ont une influence politique sur les dcideurs, de par leur grand niveau de
reprsentativit.
Les banques prives intgrent de plus en plus lespace de la microfinance en dveloppant des produits
spcifiques pour ce secteur. Elles financent galement les SFD.
Les cabinets daudits dont des acteurs sont incontournables dans la mesure o leur intervention est
obligatoire pour la certification des comptes des SFD.

Dcembre 2009

257

Guide mthodologique de contrle interne

APPENDIX

Dcembre 2009

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Guide mthodologique de contrle interne

ANNEXE 1 Bibliographie
Ouvrages
-

Amliorer le contrle interne, Anita Campion ; MicroFinance Network/GTZ (2000)

Risque et scurisation du crdit rural, Franois Doligez ; IRAM (2000)

Risque de change en microfinance : dfinition et modes de gestion, CGAP (2006)

Audit externe des institutions de microfinance : Guide pratique, Volume 1, CGAP (1998)

Audit externe des institutions de microfinance : Guide pratique, Volume 2, CGAP (1998)

Manuel de gestion des risques en microfinance, Greg Churchill et Dan Coster (2001)

Guide-type de contrle interne des institutions de microfinance, Auditcom-Togo ; PNUD-FENUPASNAM (2007)

Manuel de procdures, WAGES (2006)

Normes ISA, traduction ralise par lInstitut des Reviseurs d'Entreprises (Belgique) en
coopration avec la Compagnie Nationale des Commissaires aux Comptes (France), IFAC
(2009) - http://www.ibr-ire.be/fra/documentatie_vertalingen_ISA.aspx

Normes de contrle interne, Institute of Internal Auditors (janvier 2008) http://www.theiia.org/guidance/standards-and-guidance/ippf/standards/

COSO Cube, Committee of sponsoring organizationsof the treadway commission


http://www.coso.org/

Projet de loi portant rglementation des Systmes Financiers Dcentraliss, dict par la
BCEAO et dcide le 06 avril 2007

Rfrentiel comptable spcifique des systmes financiers dcentraliss de lUEMOA, BCEAO.

Projet de dcret dapplication de la loi portant rglementation des SFD, BCEAO (2009)

Dispositions organisant le contrle au sein des SFD de lUMOA - Instruction relative la mise
en uvre du contrle dans les systmes financiers dcentraliss des tats membres de
lUnion montaire ouest africaine (UMOA), BCEAO

Instruction relative la mise en place dun fonds de scurit ou de solidarit au sein des
rseaux dinstitutions mutualistes ou coopratives dpargne et de crdit des tats membres de
lUMOA, BCEAO

Guide d'Inspection BCEAO, BCEAO

Modele de manuel de contrle interne ralis par l'Association, ALAFIA

Formation la gestion des risques oprationnels, ALAFIA

Modle de Manuel des procdures Administratives ralis par l'Association professionnelle,


ALAFIA

Modle de Manuel des procdures Comptables ralis par l'Association professionnelle,


ALAFIA

Module Formation. Consortium.alafia.Ralisation mission audit .inspectiondoc.doc, ALAFIA

Rponse au questionnaire PwC par le Cabinet, BENAUDIT

Approche et questionnaire du Cabinet aux MFI, BENAUDIT

Dcembre 2009

259

Guide mthodologique de contrle interne

Manuel de Contrle interne, FECECAM

Manuel de l'inspecteur, FECECAM

Rponse au Questionnaire, FECECAM

Rponse au Questionnaire, VITAL FINANCE

Manuel des procdures de contrle, VITAL FINANCE

Manuel de procdure, PAPME

Manuel de Contrle interne, PAPME

Guide des procdures des produits l'ACFB, DANIDA

Guide des procdures des produits du RENACA, DANIDA

Plan de mise en uvre du dveloppement des produits ACFB, DANIDA

Plan de mise en uvre du dveloppement des produits RENACA, DANIDA

Rapport sur le Dveloppement des produits, DANIDA

Document de stratgie MF pour le BENIN, Internet

Liste des SFD, Internet

Questionnaire PwC rempli, SAFECO

Renforcement des Capacits des Auditeurs Externes dInstitutions de Microfinance, APIM

Rponse au questionnaire PwC, ASJD

MANUEL DORGANISATION ADMINISTRATIVE ET DE CONTROLE INTERNE , ASJD

MANUEL DE PROCEDURES, ASJD

Politique de crdit, ASJD

Guide de Contrle interne, AUDITCOM

Description des postes, COCEC

Rponse au questionnaire PwC, COCEC

Manuel de procdures comptables, COCEC

Manuel de Contrle interne MOT DE PASSE A OBTENIR, COCEC

Politique de crdit, COCEC

Prsentation de la COCEC, COCEC

Procdures oprationnelles (2eme partie du MDP), COCEC

Rglement intrieur, COCEC

Rponse au questionnaire, Mutuelle Akwaba

Rapport de la structure de surveillance 1er Trimestre 2009, CASIMEC

Rapport de la structure de surveillance 2e Trimestre 2009, CASIMEC

Rponse au Questionnaire PwC, KEKAR AMASE

Mthodologie d'audit du portefeuille, KEKAR AMASE

Guide daudit et de contrle interne, WAGES

Manuel de procdures comptables, WAGES

Organisation du dpartement inspection, WAGES

Procdure de recouvrement des crances, WAGES

Statuts, WAGES

Dcembre 2009

260

Guide mthodologique de contrle interne

Avenant aux Procdures de gestion de crdit et d'pargne, WAGES

Avenant2 aux Procdures de gestion de crdit et depargen, WAGES

Procdures de convoyage des fonds, WAGES

Procdures de gestion de crdit et depargen, WAGES

Rglement intrieur, WAGES

Procdures d'utilisation de la chambre forte, WAGES

Manuel de fonctionnement de la caisse, WAGES

Guide d'inspection avec identification des risques d'une cooprative et des ratios, FUCEC

Manuel de procdures Administratives, FUCEC

Manuel de procdures oprationnelles, FUCEC

Rglement intrieur de la FUCEC, FUCEC

Statuts de la Fatires FUCEC, FUCEC

Rponse au Questionnaire PwC, CPEC

Procdures d'audit pour les dpts de garantie, FIDEXCA

Procdures d'audit pour les dpots court terme, FIDEXCA

Procdures d'audit pour les disponibilits et comptes assimils, FIDEXCA

Procdures d'audit pour les emprunts long et moyen terme, FIDEXCA

Procdures d'audit pour les tats de formation du rsultat, FIDEXCA

Procdures d'audit pour les portefeuilles de crdit, FIDEXCA

Procdures d'audit pour les fonds propres, FIDEXCA

Procdures d'audit pour les grands quilibres vrifier, FIDEXCA

Procdures d'audit pour Les produits et les charges, FIDEXCA

Procdures d'audit pour L'obtention de la preuve d'audit, FIDEXCA

Procdures d'audit pour la planification de l'audit, FIDEXCA

Procdures d'audit pour Les provisions pour crances douteuses, FIDEXCA

Questionnaire de contrle internet pour les auditeurs externes, FIDEXCA

Rponse au questionnaire PwC, PADME

MANUEL DE PROCEDURE - POLITIQUE CREDIT ET APUREMENT DE CREDIT, PADME

Organigramme du PADME, PADME

Organisation des comits de crdit, PADME

Prsentation du service d'audit interne, PADME

Rglement intrieur, PADME

Fiche de poste dInspecteur/Auditeur Interne ACEP, ACEP

Manuel daudit des systmes dinformation, de gestion et de contrles du rseau dace,


ACEP

Questionnaire daudit du dpartement Ressources humaines et moyens gnraux, ACEP

Plan d'action de la DRS SFD (cellule de surveillance), DRS SFD

Manuel de procdures complet, PAMECAS

Rapport d'activits de la DRS SFD 2008 vers finale-1.pdf, DRS SFD

Rapport sur les SIG de la Microfinance, DRS SFD

Dcembre 2009

261

Guide mthodologique de contrle interne

Rapport sur le niveau de ralisation des activits du Plan d'Action de la Lettre de Politique
Sectorielle de la MF, CNM

Rglementation sngalaise, DRS SFD

Statistiques du secteur, DRS SFD

Rapport sur la mobilisation de fonds au 30 juin 2009, DRS SFD

Rapport sur la situation globale du secteur au 31 dcembre 2008, DRS SFD

Rapport sur le niveau de ralisation des activits du Plan d'Action de la Lettre de Politique
Sectorielle de la Microfinance (PA-LPS/MF) au 30 juin 2009, DRS SFD

Document actualise de politique sectorielle de la microfinance et plan daction (2008 2013),


DRS SFD

Rglementation sngalaise sur les SFD.pdf, DRS SFD

Dcrets d'applications de la loi SFD au Sngal, DRS SFD

Manuel de procdures DIVITEC, DIVITEC

PLANO DE ENDEREITAMENTO , DIVITEC

Livres de caisses de NIMBA, NIMBA

Diagnostic du secteur de la Microfinance, PNUD/FENU

ANALYSE DU DISPOSITIF DU CONTROLE INTERNE DES SFD, ANIP-MF

Code de dontologie, ANIP-MF

Liste des documents de travail du controleur interne, ANIP-MF

Donnes statistiques de l'ANIP-MF, ANIP-MF

Rapport de formation controle interne dans les imfs , ANIP-MF

Description des postes, ASUSU

Plan d'affaire ASUSU, ASUSU

Plan de formation, ASUSU

Plan des activits Service Contrle Interne 2009, ASUSU

Rapport de contrle inopin 1, ASUSU

Rapport de contrle inopin 2, ASUSU

Manuel de procdures comptables et financires, KOKARI

Manuel de controle du controleur interne, KOKARI

Manuel de procedures des operations de credit a lusage des agents de credit, KOKARI

Procedure de gestion des operations administratives(achats, courriers, ect.), KOKARI

Procedures budgetaires, KOKARI

Tous les documents transmis par les SFD rencontrs au Mali, en Cte dIvoire et au Burkina
Faso

Stratgie Nationale de la microfinance, ANIP-MF

Monographie des Exceptions et dfaillances notes dans le Contrle interne des IMF dans la
zone UEMOA, BENAUDIT

Nouveau Rfrentiel Comptable, BCEAO

Decrets d'applications de la loi PARMEC, BCEAO

Loi SFD, BCEAO

Dcembre 2009

262

Guide mthodologique de contrle interne

Parutions dans le WORT, Wort

Prcis de reglementation des IMF, description interessante de la microfinance inclue, Internet

EVOLUTION DU SECTEUR DE LA MICROFINANCE DANS L'UEMOA ET IMPLICATIONS


POUR LA MISE EN OEUVRE DE LA NOUVELLE REGLEMENTATION, BCEAO

Compte rendu du seminaire regional sur la supervision basee sur Les risques dans les
institutions de microfinance, BCEAO

Description PRAFIDE, BCEAO

Programme Regional d'appui a la Miccrofinance, BCEAO

Liste non exhaustive des documents utiles pour la conduite des tudes , LuxDevelopment

Document de projet AFR017, LuxDevelopment

MixMarket Database of all MFI in the world, Jean Pouit

Comments Jean Pouit, Jean Pouit

Analyse transversale des Performances des imf Africaines, Internet

Benchmarking et Analyse du Secteur de la Microfinance en Zone UEMOA 2008, MixMarket

Viabilit et impact de la microfin. 2001.pdf, IRAM

Materiality Template 2007 Documentation, PwC

Global ICO Methodology Expanded View, PwC

Dcembre 2009

263

Guide mthodologique de contrle interne

Annexe 2 Normes de laudit interne


commentes par lIFACI (version avril 2009)

Dcembre 2009

264

Normes

INTRODUCTION

IFACI - avril 2009

21

22

IFACI - avril 2009

Normes

Introduction
Laudit interne est exerc dans diffrents environnements juridiques et culturels ainsi que dans
des organisations dont l'objet, la taille, la complexit et la structure sont divers. Il peut tre en
outre exerc par des professionnels de l'audit, internes ou externes l'organisation.
Comme ces diffrences peuvent influencer la pratique de l'audit interne dans chaque environnement, il est essentiel de se conformer aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne de lIIA (ci-aprs les Normes ) pour que les auditeurs internes et
laudit interne s'acquittent de leurs responsabilits.
Lorsque la lgislation ou la rglementation empchent les auditeurs internes ou laudit interne
de respecter certaines dispositions des Normes, il est ncessaire den respecter les autres dispositions et de procder une communication approprie.
Si les Normes sont conjointement utilises avec des dispositions dautres organes de rfrence,
les communications de laudit interne peuvent le cas chant, citer lutilisation dautres normes.
Sil y a des contradictions entre les Normes et ces autres dispositions, les auditeurs internes et
laudit interne doivent se conformer aux Normes et peuvent respecter les autres dispositions si
celles-ci sont plus exigeantes.
Les Normes ont pour objet :
1. de dfinir les principes fondamentaux de la pratique de l'audit interne ;
2. de fournir un cadre de rfrence pour la ralisation et la promotion d'un large champ
dintervention d'audit interne valeur ajoute ;
3. d'tablir les critres d'apprciation du fonctionnement de l'audit interne ;
4. de favoriser l'amlioration des processus organisationnels et des oprations.
Les Normes sont des principes obligatoires constitues :
de dclarations sur les conditions fondamentales pour la pratique professionnelle de
laudit interne et pour lvaluation de sa performance. Elles sont internationales et applicables tant au niveau du service quau niveau individuel ;
dinterprtations clarifiant les termes et les concepts utiliss dans les dclarations.
Les Normes utilisent des termes ayant un sens spcifique qui est prcis dans le Glossaire. En
particulier les Normes utilisent le mot must pour spcifier une exigence imprative et le mot
should lorsque le respect de la disposition est recommand sauf si, en faisant preuve de
jugement professionnel, des adaptations sont justifies par les circonstances.
Il est indispensable de prendre en considration les dclarations et les interprtations ainsi que
les significations spcifiques du Glossaire pour comprendre et appliquer correctement les
Normes.

IFACI - avril 2009

23

Les Normes se composent des Normes de qualification, des Normes de fonctionnement et


des Normes de mise en uvre. Les Normes de qualification noncent les caractristiques que
doivent prsenter les organisations et les personnes accomplissant des missions d'audit interne.
Les Normes de fonctionnement dcrivent la nature des missions d'audit interne et dfinissent
des critres de qualit permettant de mesurer la performance des services fournis. Les Normes
de qualification et les Normes de fonctionnement sappliquent tous les services daudit. Les
Normes de mise en uvre prcisent les Normes de qualification et les Normes de fonctionnement en indiquant les exigences applicables dans les activits dassurance (A) ou de conseil
(C).
Dans le cadre de missions d'assurance, l'auditeur interne procde une valuation objective
en vue de formuler en toute indpendance une opinion ou des conclusions sur une entit, une
opration, une fonction, un processus, un systme ou tout autre sujet. Lauditeur interne dtermine la nature et l'tendue des missions dassurance. Elles comportent gnralement trois types
d'intervenants : (1) la personne ou le groupe directement impliqu dans lentit, lopration, la
fonction, le processus, le systme ou le sujet examin autrement dit le propritaire du processus, (2) la personne ou le groupe ralisant l'valuation l'auditeur interne, et (3) la personne
ou le groupe qui utilise les rsultats de l'valuation l'utilisateur.
Les missions de conseil sont gnralement entreprises la demande d'un client. Leur nature et
leur primtre font l'objet d'un accord avec ce dernier. Elles comportent gnralement deux
intervenants : (1) la personne ou le groupe qui fournit les conseils en l'occurrence l'auditeur
interne, et (2) la personne ou le groupe donneur d'ordre auquel ils sont destins le client.
Lors de la ralisation de missions de conseil, l'auditeur interne doit faire preuve d'objectivit et
n'assumer aucune fonction de management.
La revue et la mise jour des Normes est un processus continu. The Internal Audit Standards
Board mne une large consultation et des discussions avant de publier les Normes.
Pour cela, des avant-projets sont soumis au plan international pour commentaires publics. Ils
sont consultables sur le site internet de l'IIA et sont distribus tous les instituts affilis.
Les suggestions et commentaires concernant les Normes peuvent tre adresss :
The Institute of Internal Auditors
Standards and Guidance
247, Maitland Avenue.
Altamonte Springs, Florida 32701-4201 USA
Courrier lectronique: guidance@theiia.org
Site web : www.theiia.org

24

IFACI - avril 2009

Normes de qualification

NORMES

DE

QUALIFICATION

IFACI - avril 2009

25

26

IFACI - avril 2009

Normes de qualification

Normes de qualification
1000 Mission, pouvoirs et responsabilits

MPA 1000-1 :
Charte daudit interne

La mission, les pouvoirs et les responsabilits de l'audit interne doivent tre formellement dfinis
dans une charte daudit interne, tre cohrents avec la dfinition de laudit interne, le Code
de Dontologie ainsi quavec les Normes. Le responsable de laudit interne doit revoir priodiquement la charte daudit interne et la soumettre lapprobation de la direction gnrale
et du Conseil.
Interprtation :
La charte d'audit interne est un document officiel qui prcise la mission, les pouvoirs
et les responsabilits de cette activit. La charte dfinit la position de l'audit interne
dans l'organisation ; autorise l'accs aux documents, aux personnes et aux biens,
ncessaires la ralisation des missions ; dfinit le champ des activits d'audit interne.
Lapprobation finale de la charte daudit interne relve de la responsabilit du Conseil.
Commentaire IFACI
Quel que soit son niveau de rattachement, le responsable de laudit interne devra prsenter le contenu de la charte la
direction gnrale afin dassurer la cohrence entre les responsabilits et les pouvoirs attribus laudit interne.
Lindpendance est confirme par lapprobation du Conseil.
La revue priodique de la charte garantit ladquation permanente de la capacit dintervention de laudit interne avec
les missions qui lui sont assignes.

1000.A1 La nature des missions d'assurance ralises pour l'organisation doit


tre dfinie dans la charte d'audit interne. S'il est prvu d'effectuer des missions
d'assurance l'extrieur de l'organisation, leur nature doit tre galement dfinie
dans la charte d'audit interne.
1000.C1 La nature des missions de conseil doit tre dfinie dans la charte
d'audit interne.

IFACI - avril 2009

27

u
Nouvea

1010 Reconnaissance de la dfinition de laudit interne, du Code


de Dontologie ainsi que des Normes dans la charte d'audit interne
Le caractre obligatoire de la dfinition de laudit interne, du Code de Dontologie
ainsi que des Normes doit tre reconnu dans la charte d'audit interne.
Le responsable de laudit interne prsente la dfinition de laudit interne, le Code de
Dontologie ainsi que les Normes la direction gnrale et au Conseil.

Commentaire IFACI
Lorsque le responsable de laudit interne soumet la charte pour approbation la direction gnrale et au Conseil (cf.
Norme 1000), il prsente en particulier la dfinition de laudit interne, le Code de Dontologie et les Normes. Ces
dispositions obligatoires ont fait leur preuve dans les diffrents contextes o laudit interne est pratiqu. Elles constituent
le niveau minimal de professionnalisme requis.
Commentaire IFACI
Une bonne connaissance du CRIPP est ncessaire pour donner du sens la prsentation qui est faite aux instances
dirigeantes. Elle permet dillustrer, de faon pertinente, en quoi la ralisation des objectifs de lorganisation et sa
structuration permettent lapplication des principes du CRIPP.

1100 Indpendance et objectivit


L'audit interne doit tre indpendant et les auditeurs internes doivent effectuer leurs travaux
avec objectivit.
Interprtation :
Lindpendance cest la capacit de laudit interne et de son responsable assumer,
de manire impartiale, leurs responsabilits. Afin datteindre un degr dindpendance
ncessaire et suffisant lexercice de ses responsabilits, le responsable de laudit
interne doit avoir un accs direct et non restreint la direction gnrale et au Conseil.
Cet objectif peut tre atteint grce un double rattachement. Les atteintes lindpendance doivent tre apprhendes diffrents niveaux :
au niveau de lauditeur interne ;
au niveau de la conduite de la mission ;
au niveau de laudit interne et de son positionnement dans lorganisation.
Lobjectivit est une attitude impartiale qui permet aux auditeurs internes daccomplir
leurs missions de telle sorte quils soient certains de la qualit de leurs travaux, mens
sans le moindre compromis. Lobjectivit implique que les auditeurs internes ne subordonnent pas leur propre jugement celui dautres personnes. Les atteintes lobjectivit doivent tre apprhendes diffrents niveaux :

28

IFACI - avril 2009

Normes de qualification

au niveau de lauditeur interne ;


au niveau de la conduite de la mission ;
au niveau de laudit interne et de son positionnement dans lorganisation.
Commentaire IFACI
Au niveau individuel, labsence de subordination au jugement dautres personnes concerne en premier lieu les opinions
qui seraient formules en dehors du service daudit interne. Lauditeur interne doit galement tre attentif maintenir
son objectivit individuelle vis--vis de son responsable ou dautres auditeurs internes.
Commentaire IFACI
Lobjectivit dcoule en partie de lapproche systmatique et mthodique prvue dans la dfinition de laudit interne.

1110 Indpendance dans l'organisation

MPA 1110-1 :
Indpendance dans
lorganisation

Le responsable de l'audit interne doit relever dun niveau hirarchique suffisant au sein de lorganisation pour permettre au
service daudit interne dexercer ses responsabilits. Le responsable de laudit interne
doit confirmer au Conseil, au moins annuellement, lindpendance de laudit interne
au sein de lorganisation.
Commentaire IFACI
Dans sa prise de position sur lurbanisme du contrle interne, lIFACI recommande :
que laudit interne soit rattach au plus haut niveau de lorganisation afin de conforter lobjectivit de ses dmarches
et affirmer lindpendance dont il a besoin pour exercer ses activits ; que ce rattachement soit situ idalement au
niveau de la direction gnrale, ultime responsable du contrle interne comme de la bonne marche des
organisations ;
quun lien troit et continu soit tabli avec le comit daudit pour :
- permettre ce dernier de bnficier dune vision de synthse sur le dispositif de contrle interne et obtenir des
rponses directes et prcises sur certains de ses lments cls ;
- garantir lindpendance de laudit interne.
Commentaire IFACI
Pour dmontrer lindpendance de laudit interne, il convient notamment de prendre en considration les lments
figurant dans la MPA 1130-1.
1110.A1 L'audit interne ne doit subir aucune ingrence lors de la dfinition de
son champ d'intervention, de la ralisation du travail et de la communication
des rsultats.

IFACI - avril 2009

29

u
Nouvea

1111 Relation directe avec le Conseil


Le responsable de laudit interne doit pouvoir communiquer et
dialoguer directement avec le Conseil.

MPA 1111-1 :
Relation avec le
conseil

Commentaire IFACI
Le responsable de laudit interne doit instaurer des relations rgulires avec le Conseil ou ses comits spcialiss. Il
organise une communication adapte aux besoins de ces instances et aux exigences de sa mission. Il dmontre,
notamment lors de runions dchanges directes, la contribution de laudit interne lexercice de leur responsabilit.

1120 Objectivit individuelle


Les auditeurs internes doivent avoir une attitude impartiale et
dpourvue de prjugs, et viter tout conflit d'intrt.

MPA 1120-1 :
Objectivit individuelle

Interprtation :
Est considre comme un conflit dintrt, une situation dans laquelle un auditeur
interne, qui jouit dune position de confiance, a un intrt personnel ou professionnel
venant en concurrence avec ses devoirs et responsabilits. De tels intrts peuvent
empcher lauditeur dexercer ses responsabilits de faon impartiale. Un conflit dintrt peut exister mme si aucun acte contraire lthique ou malhonnte na t
commis. Un conflit dintrt peut crer une situation susceptible dentamer la confiance
en lauditeur interne, au service daudit interne et en la profession. Un conflit dintrt
peut compromettre la capacit dun individu conduire ses activits et exercer ses
responsabilits de manire objective.

1130 Atteinte l'indpendance ou l'objectivit


Si l'indpendance ou l'objectivit des auditeurs internes sont
compromises dans les faits ou mme en apparence, les parties
concernes doivent en tre informes de manire prcise. La
forme de cette communication dpendra de la nature de l'atteinte

MPA 1130-1 :
Atteintes
lindpendance ou
lobjectivit
l'indpendance.

Interprtation :
Parmi les atteintes l'indpendance du service daudit interne et l'objectivit individuelle, peuvent figurer les conflits d'intrts personnels, les limitations du champ d'un
audit, les restrictions d'accs aux dossiers, aux personnes et aux biens, ainsi que les
limitations de ressources telles que des limitations financires.
Lidentification des parties qui devraient tre informes dune atteinte l'objectivit et
l'indpendance dpend dune part des attentes de la direction gnrale et du
Conseil, telles que dcrites dans la charte d'audit interne, en termes de responsabilits
de laudit interne et du responsable daudit interne, et dautre part de la nature de
cette atteinte.
30

IFACI - avril 2009

Normes de qualification

Commentaire IFACI
La mise en uvre de cette norme doit sappuyer sur la charte daudit interne et le Code de Dontologie.
1130.A1 Les auditeurs internes doivent s'abstenir d'auditer des oprations particulires dont ils taient auparavant responsables. L'objectivit d'un auditeur interne est
prsume altre lorsqu'il ralise une mission d'assurance
pour une activit dont il a eu la responsabilit au cours de
l'anne prcdente.

MPA 1130.A1-1 :
Audit des oprations
dont les auditeurs
internes ont t
auparavant
responsables

1130.A2 Les missions d'assurance concernant des fonctions dont le responsable de l'audit a la charge doivent
tre supervises par une personne ne relevant pas de l'audit interne.

MPA 1130.A2-1 :
Responsabilits
exerces par laudit
interne au titre
dautres fonctions

1130.C1 Les auditeurs internes peuvent tre amens raliser des missions de
conseil lies des oprations dont ils ont t auparavant responsables.
1130.C2 Si l'indpendance ou l'objectivit des auditeurs internes sont susceptibles d'tre compromises lors des missions de conseil qui leur sont proposes,
ils doivent en informer le client donneur d'ordre avant de les accepter.

1200 Comptence et conscience


professionnelle

MPA 1200-1 :
Comptence et
conscience
professionnelle

Les missions doivent tre conduites avec comptence et conscience professionnelle.


1210 Comptence

MPA 1210-1 :
Comptence

Les auditeurs internes doivent possder les connaissances, le


savoir-faire et les autres comptences ncessaires l'exercice de leurs responsabilits
individuelles. Lquipe daudit interne doit collectivement possder ou acqurir les
connaissances, le savoir-faire et les autres comptences ncessaires l'exercice de ses
responsabilits.
Commentaire IFACI
La connaissance des Normes est indispensable pour mettre en uvre une approche mthodique. Pour une pratique
professionnelle de laudit interne il faut galement mobiliser dautres comptences en termes de savoir-tre et de
savoir-faire (connaissance des mtiers de lorganisation, de sa culture), ce qui permet de renforcer lobjectivit et
lindpendance des auditeurs internes.

IFACI - avril 2009

31

Interprtation :
Les connaissances, le savoir-faire et les autres comptences sont une expression gnrique utilise pour dcrire la capacit professionnelle dont les auditeurs internes
doivent disposer pour pouvoir exercer efficacement leurs responsabilits professionnelles. Les auditeurs internes sont encourags dmontrer leurs comptences en obtenant des certifications et qualifications professionnelles appropries telles que le CIA
(Certified Internal Auditor) et tout autre diplme promu par lIIA ou par dautres organisations professionnelles appropries.
Commentaire IFACI
LIFACI a dvelopp le Diplme Professionnel dAudit Interne (DPAI) qui sappuie sur les comptences fondamentales
(les bases de laudit interne, la mthodologie de conduite dune mission daudit, les outils et techniques daudit, la
communication orale, communication crite, systme dinformation, finance et comptabilit,) de lauditeur interne et
atteste de la capacit de ses titulaires conduire une mission daudit de manire autonome et professionnelle, en
sappuyant sur la dmarche prconise par les Normes.

MPA 1210.A1-1 :
1210.A1 Le responsable de l'audit interne doit obtenir Recours des
l'avis et l'assistance de personnes qualifies si les auditeurs prestataires externes
internes ne possdent pas les connaissances, le savoir-faire
et les autres comptences ncessaires pour s'acquitter de tout ou partie de leur
mission.
1210.A2 Les auditeurs internes doivent possder des connaissances suffisantes
pour valuer le risque de fraude et la faon dont ce risque est gr par lorganisation. Toutefois, ils ne sont pas censs possder l'expertise d'une personne
dont la responsabilit premire est la dtection et l'investigation des fraudes.
Commentaire IFACI
La nouvelle formulation est plus cohrente avec le rle de laudit interne en ce qui concerne le management des
risques. La Norme nexige plus des connaissances pour identifier les indices de fraude et distingue ainsi lauditeur
interne dun spcialiste de linvestigation de fraude.
Lvolution figurant dans cette Norme doit tre corrle avec la nouvelle version des Normes 1220.A1 et 2060 et
lintroduction de la nouvelle Norme 2120. A2.
1210.A3 Les auditeurs internes doivent possder une connaissance suffisante
des principaux risques et contrles relatifs aux technologies de l'information, et
des techniques d'audit informatises susceptibles d'tre mises en uvre dans le
cadre des travaux qui leur sont confis. Toutefois, tous les auditeurs internes, ne
sont pas censs possder l'expertise d'un auditeur dont la responsabilit premire
est l'audit informatique.
32

IFACI - avril 2009

Normes de qualification

1210.C1 Le responsable de l'audit interne doit dcliner une mission de conseil


ou obtenir l'avis et l'assistance de personnes qualifies si les auditeurs internes
ne possdent pas les connaissances, le savoir-faire et les autres comptences
ncessaires pour s'acquitter de tout ou partie de la mission.
Commentaire IFACI
Chaque auditeur pris individuellement na pas besoin davoir toutes les connaissances ncessaires la conduite de la
mission. Ces comptences doivent tre disponibles collectivement. Quil sagisse de mission dassurance ou de conseil,
cest au responsable daudit interne de veiller ce que la constitution de lquipe soit cohrente avec les objectifs de la
mission.
1220 Conscience professionnelle

MPA 1220-1 :
Conscience
professionnelle

Les auditeurs internes doivent apporter leur travail la diligence


et le savoir-faire que l'on peut attendre d'un auditeur interne raisonnablement averti et comptent. La conscience professionnelle n'implique pas l'infaillibilit.
1220.A1 Les auditeurs internes doivent apporter tout le soin ncessaire leur
pratique professionnelle en prenant en considration les lments suivants :
l'tendue du travail ncessaire pour atteindre les objectifs de la mission ;
la complexit relative, la matrialit ou le caractre significatif des
domaines auxquels sont appliques les procdures propres aux missions
d'assurance ;
ladquation et l'efficacit des processus de gouvernement dentreprise,
de management des risques et de contrle ;
la probabilit d'erreurs significatives, de fraudes ou de non-conformit;
le cot de la mise en place des contrles par rapport aux avantages
escompts.
1220.A2 Pour remplir ses fonctions avec conscience professionnelle, l'auditeur
interne doit envisager l'utilisation de techniques informatiques daudit et danalyse des donnes.
1220.A3 Les auditeurs internes doivent exercer une vigilance particulire
l'gard des risques significatifs susceptibles d'affecter les objectifs, les oprations
ou les ressources. Toutefois, les procdures d'audit seules, mme lorsqu'elles sont
menes avec la conscience professionnelle requise, ne garantissent pas que tous
les risques significatifs seront dtects.
1220.C1 Les auditeurs internes doivent apporter une mission de conseil
toute leur conscience professionnelle, en prenant en considration les lments
suivants :
IFACI - avril 2009

33

les besoins et attentes des clients, y compris sur la nature, le calendrier et


la communication des rsultats de la mission ;
la complexit de celle-ci et l'tendue du travail ncessaire pour atteindre
les objectifs fixs ;
son cot par rapport aux avantages escompts.

1230 Formation professionnelle continue


Les auditeurs internes doivent amliorer leurs connaissances,
savoir-faire et autres comptences par une formation professionnelle continue.

MPA 1230-1 :
Formation
professionnelle
continue

Commentaire IFACI
La valeur cre par un service d'audit interne repose d'abord sur les connaissances et le savoir-faire des auditeurs
internes. Le dveloppement et le maintien des comptences doivent tre une priorit et faire l'objet de toute l'attention
ncessaire.

1300 Programme d'assurance et


d'amlioration qualit

MPA 1300-1 :
Programme
dassurance et
damlioration qualit

Le responsable de l'audit interne doit laborer et tenir jour un


programme d'assurance et d'amlioration qualit portant sur tous les aspects de l'audit interne.
Interprtation :
Un programme d'assurance et d'amlioration qualit est conu de faon valuer :
la conformit de laudit interne avec la dfinition de laudit interne et les Normes ;
le respect du Code de Dontologie par les auditeurs internes.
Ce programme permet galement de sassurer de lefficacit et de lefficience de lactivit daudit interne et didentifier toutes opportunits damlioration.

1310 Exigences du programme d'assurance et


d'amlioration qualit
Le programme d'assurance et d'amlioration qualit doit
comporter des valuations tant internes quexternes.

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MPA 1310-1 :
Exigences du
programme
dassurance et
damlioration qualit

IFACI - avril 2009

Normes de qualification

1311 valuations internes

MPA 1311-1 :
Evaluations internes
Les valuations internes doivent comporter :
une surveillance continue de la performance de l'audit
interne ;
des revues priodiques, effectues par auto-valuation ou par d'autres personnes
de l'organisation possdant une connaissance suffisante des pratiques d'audit
interne.
Interprtation :
La surveillance continue fait partie intgrante de la supervision quotidienne, de la
revue et du suivi de lactivit daudit interne. La surveillance continue est intgre dans
les procdures et les pratiques courantes de gestion du service daudit interne. Ce
contrle utilise les processus, les outils et les informations ncessaires lvaluation
du service daudit interne en termes de conformit la dfinition de laudit interne,
au Code de Dontologie et aux Normes.
Les revues priodiques sont conduites pour valuer la conformit du service daudit
interne la dfinition de laudit interne au Code de Dontologie et aux Normes.
Une connaissance suffisante des pratiques daudit interne suppose au moins la comprhension de lensemble des lments du cadre de rfrence international des pratiques
professionnelles.

1312 valuations externes


Des valuations externes doivent tre ralises au moins tous les
cinq ans par un valuateur ou une quipe qualifis, indpendants
et extrieurs l'organisation. Le responsable de l'audit interne
doit s'entretenir avec le Conseil au sujet :
du besoin d'augmenter la frquence de ces valuations
externes ;
des qualifications de l'valuateur ou de l'quipe d'valuation externes ainsi que de leur indpendance y compris au
regard de tout conflit d'intrt potentiel.

MPA 1312-1 :
Evaluations externes
MPA 1312-2 :
Evaluations externes :
auto-valuation avec
validation
indpendante
MPA 1312-3 :
Certification des
directions daudit
interne

Interprtation :
Sont considrs comme valuateur(s) ( titre individuel ou en tant que membre dune
quipe), toute(s) personne(s) ayant des comptences en audit interne ainsi quen
valuation externe. Lors de la slection de lvaluateur ou de l'quipe dvaluation
qui seront charg(e)s de conduire la revue, lexamen de leur comptence individuelle
tient compte de leur exprience en audit interne ainsi que de leurs rfrences professionnelles.

IFACI - avril 2009

35

Lvaluation des qualifications tient galement compte :


des revues dj ralises par ces valuateurs et de la taille et de la complexit
des organisations revues ;
des connaissances spcifiques de ces valuateurs (secteur dactivit, industries
connaissances techniques, ).
La personne ou lquipe qui procdent lvaluation doivent tre indpendantes de
lorganisation dont le service daudit interne fait partie et ne pas se trouver en situation
de conflit dintrt rel ou apparent.
1320 Rapports relatifs au programme d'assurance et d'amlioration qualit
Le responsable de l'audit interne doit communiquer les rsultats du programme d'assurance et d'amlioration qualit la direction gnrale ainsi quau Conseil.
Commentaire IFACI
La conformit la dfinition de laudit interne, au Code de Dontologie et aux Normes ncessite une dclinaison
concrte de ces principes dans les procdures du service daudit interne qui faciliteront leur appropriation par les
auditeurs. Lutilisation du Rfrentiel Professionnel de lAudit Interne (RPAI) dvelopp par IFACI Certification peut
aider mettre en uvre le Programme dassurance et damlioration qualit.

Interprtation :
La forme, le contenu ainsi que la frquence des communications relatives aux rsultats
du programme d'assurance et d'amlioration qualit sont dfinies lors de discussions
avec la direction gnrale et le Conseil et tiennent compte des responsabilits de laudit interne et de celles du responsable de laudit interne comme dfinies dans la charte
daudit interne. Pour dmontrer la conformit la dfinition de laudit interne, au Code
de Dontologie et aux Normes, les rsultats des valuations internes priodiques et
des valuations externes doivent tre communiqus ds lachvement de ces valuations. Les rsultats de la surveillance continue sont quant eux communiqus au moins
une fois par an. Ces rsultats incluent lapprciation des valuateurs sur le degr de
conformit de lactivit daudit interne.

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IFACI - avril 2009

Normes de qualification

1321 Utilisation de la mention conforme aux


Normes internationales pour la pratique professionnelle de laudit interne
Le responsable de laudit interne peut indiquer que lactivit
daudit interne est conduite conformment aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne seulement si, les rsultats du programme d'assurance et
d'amlioration qualit lont dmontr.

MPA 1321-1 :
Utilisation de la
mention conforme
aux Normes
internationales pour la
pratique
professionnelle de
laudit interne

Commentaire IFACI
Comme indiqu dans le 3 de la MPA 1321-1, seule une valuation externe, indpendante et concluante permet
dutiliser la mention conforme aux Normes.
La mise en uvre de cette Norme doit tre cohrente avec la Norme 1322.
Ces indications de conformit ou de non-conformit au niveau du service sont dclines pour les missions avec les
Normes 2430 et 2431.

1322 Indication de non-conformit


Quand la non-conformit de lactivit daudit interne avec la dfinition de laudit interne,
le Code de Dontologie ou encore les Normes a une incidence sur le champ d'intervention ou sur le fonctionnement de l'audit interne, le responsable de laudit interne
doit informer la direction gnrale et le Conseil de cette non-conformit et de ses consquences.
Commentaire IFACI
Lindication de non-conformit ne se limite pas au positionnement de laudit interne ou son pilotage, cette dclaration
concerne lensemble du processus daudit :
les activits transversales telles que llaboration de procdures, la gestion des ressources, la coordination avec les
autres acteurs du contrle ou la communication ;
le cur du mtier avec la planification, la ralisation des missions et le suivi des recommandations.
La mise en uvre de cette Norme doit tre cohrente avec la Norme 2431. Plusieurs non-conformits lors des missions
devraient poser la question de la conformit de lactivit daudit interne.

IFACI - avril 2009

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IFACI - avril 2009

Normes de fonctionnement

NORMES

DE

FONCTIONNEMENT

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IFACI - avril 2009

Normes de fonctionnement

Normes de Fonctionnement
2000 Gestion de l'audit interne
Le responsable de laudit interne doit grer efficacement cette activit de faon garantir
quelle apporte une valeur ajoute lorganisation.
Interprtation :
Lactivit daudit interne est gre efficacement quand :
les rsultats des travaux de laudit interne rpondent aux objectifs et responsabilits dfinis dans la charte daudit interne ;
laudit interne est exerc conformment la dfinition de laudit interne et aux
Normes ;
les membres de lquipe daudit agissent en respectant le Code de Dontologie
et les Normes.
2010 Planification
Le responsable de l'audit interne doit tablir une planification
fonde sur les risques afin de dfinir des priorits cohrentes avec
les objectifs de l'organisation.

MPA 2010-1 :
La prise en compte des
risques et des menaces
pour llaboration du
plan daudit

Interprtation :
Il incombe au responsable de laudit interne de dvelopper un plan daudit fond sur
les risques. Pour ce faire, le responsable de laudit interne prend en compte le systme
de management des risques dfini au sein de lorganisation, il tient notamment compte
de lapptence pour le risque dfinie par le management pour les diffrentes activits
ou branches de lorganisation. Si ce systme de management des risques nexiste pas,
le responsable de laudit interne doit se baser sur sa propre analyse des risques aprs
consultation de la direction gnrale et du Conseil.
Commentaire IFACI
Le systme de management des risques est lun des lments prendre en considration pour ltablissement de lordre
de priorits des missions. Au pralable, le responsable de laudit interne doit valuer lefficacit du processus de
management des risques de lorganisation pour sassurer que le primtre de ce processus recouvre lunivers daudit et
que les informations fournies sont fiables et utiles pour lanalyse des risques quil ralise.
Par ailleurs, le responsable de laudit interne prend en compte dautres donnes :
la date et les rsultats des prcdentes missions ;
les demandes de la direction gnrale, du comit daudit et dautres organes de direction ;
les changements importants intervenus (ou envisags) dans les processus et les activits de lorganisation ;
la composition de lquipe daudit interne, ses comptences et les modifications envisages au niveau des
ressources

IFACI - avril 2009

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2010.A1 Le plan d'audit interne doit s'appuyer sur une valuation des risques
documente et ralise au moins une fois par an. Les points de vue de la direction gnrale et du Conseil doivent tre pris en compte dans ce processus.
Commentaire IFACI
Le plan daudit ne doit pas rsulter dun simple recensement des activits et des entits de lorganisation.
Le responsable de laudit interne doit avoir une approche mthodique fonde sur des informations factuelles pour
dfinir le contour des missions et hirarchiser les diffrents sujets. Il veille conserver la trace des lments qui ont
permis daboutir aux priorits quil dfinit.

2010.C1 Lorsqu'on lui propose une mission de conseil, le responsable de l'audit interne, avant de l'accepter, devrait considrer dans quelle mesure elle est
susceptible de crer de la valeur ajoute, d'amliorer le management des risques
et le fonctionnement de l'organisation. Les missions de conseil qui ont t acceptes doivent tre intgres dans le plan d'audit.

2020 Communication et approbation

MPA 2020-1 :
Communication et
approbation

Le responsable de l'audit interne doit communiquer la direction


gnrale et au Conseil son plan d'audit et ses besoins, pour
examen et approbation, ainsi que tout changement important susceptible d'intervenir
en cours d'exercice. Le responsable de l'audit interne doit galement signaler l'impact
de toute limitation de ses ressources.

2030 Gestion des ressources

MPA 2030-1 :
Gestion des ressources

Le responsable de l'audit interne doit veiller ce que les


ressources affectes cette activit soient adquates, suffisantes et
mises en uvre de manire efficace pour raliser le plan d'audit approuv.

Interprtation :
On entend par ressources adquates, la combinaison de connaissances, savoir-faire
et autres comptences ncessaires la ralisation du plan daudit. On entend par
ressources suffisantes, la quantit de ressources ncessaires la ralisation du plan
daudit. Les ressources sont mises en uvre efficacement quand elles sont utilises de
manire optimiser la ralisation du plan daudit.

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IFACI - avril 2009

Normes de fonctionnement

2040 Rgles et procdures


Le responsable de l'audit interne doit tablir des rgles et procdures fournissant un cadre l'activit d'audit interne.

MPA 2040-1 :
Rgles et procdures

Interprtation :
La forme et le contenu des rgles et procdures dpendent de la taille, de la manire
dont est structur laudit interne et de la complexit de ses travaux.
Commentaire IFACI
La complexit des travaux dpend du contexte de la mission (environnement plus ou moins stable, activits rcurrentes
ou non, caractre transverse, novateur). Elle peut galement varier en fonction de la qualit du dispositif de contrle
interne sous-jacent, du niveau de dtail des tests envisags, de la technicit des oprations audites...

2050 Coordination

MPA 2050-1 :
Afin dassurer une couverture adquate et dviter les doubles Coordination
emplois, le responsable de l'audit interne devrait partager des
informations et coordonner les activits avec les autres prestataires internes et externes
d'assurance et de conseil.
Commentaire IFACI
La coordination des acteurs permet une couverture efficiente des risques de lorganisation. En ayant un rle actif dans
cette concertation, le responsable daudit interne se donne les moyens de mieux atteindre les objectifs qui lui sont
assigns.

2060 Rapports la direction gnrale et au


Conseil

MPA 2060-1 :
Rapports la direction
gnrale et au conseil

Le responsable de l'audit interne doit rendre compte priodiquement la direction gnrale et au Conseil des missions, des
pouvoirs et des responsabilits de l'audit interne, ainsi que du degr de ralisation du
plan daudit. Il doit plus particulirement rendre compte :
de lexposition aux risques significatifs (y compris des risques de fraude) et des
contrles correspondants ;
des sujets relatifs au gouvernement dentreprise et ;
de tout autre problme rpondant un besoin ou une demande de la direction gnrale ou du Conseil.

IFACI - avril 2009

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Interprtation :
La frquence et le contenu de ces rapports sont dtermins lors de discussions avec la
direction gnrale et le Conseil et dpendent de limportance des informations
communiquer et de lurgence des actions correctives devant tre entreprises par la
direction gnrale et le Conseil.

2100 Nature du travail


L'audit interne doit valuer les processus de gouvernement d'entreprise, de management des
risques et de contrle et contribuer leur amlioration sur la base dune approche systmatique
et mthodique.
Commentaire IFACI
Le service daudit labore sa propre mthode dvaluation des processus de gouvernement dentreprise, de management
des risques et de contrle en utilisant des bonnes pratiques identifies dans le Cadre de Rfrence International des
Pratiques Professionnelles de laudit interne (en particulier les Modalits Pratiques dApplication, les guides dapplication
et les prises de position), les publications de lIFACI (cahiers de la recherche, actes de colloques), les changes avec
les pairs, la veille
Le processus de contrle vise lensemble du dispositif de contrle interne. Il ne faut pas le restreindre aux procdures ou
aux activits de contrle, mais galement prendre en compte lorganisation, le pilotage et la surveillance du processus
qui se fondent sur une approche par les risques et une diffusion fiable de linformation.
2110 Gouvernement d'entreprise
L'audit interne doit valuer le processus de gouvernement d'entreprise et formuler des
recommandations appropries en vue de son amlioration. cet effet, il dtermine si
le processus rpond aux objectifs suivants :
promouvoir des rgles d'thique et des valeurs appropries au sein de l'organisation ;
garantir une gestion efficace des performances de l'organisation, assortie d'une
obligation de rendre compte ;
communiquer aux services concerns de l'organisation les informations relatives
aux risques et aux contrles ;
fournir une information adquate au Conseil, aux auditeurs internes et externes
et au management, et assurer une coordination de leurs activits.
Commentaire IFACI
Les recommandations du groupe de travail IFACI/IFA constituent de bonnes pratiques pour lapplication de cette Norme.

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IFACI - avril 2009

Normes de fonctionnement

2110.A1 L'audit interne doit valuer la conception, la mise en uvre et l'efficacit des objectifs, des programmes et des activits de l'organisation lis
l'thique.
u
Nouvea

2110.A2 Laudit interne doit valuer si la gouvernance des systmes dinformation de lorganisation soutient et supporte la stratgie et les objectifs de
lorganisation.

Commentaire IFACI
Cette nouvelle Norme concerne un domaine incontournable pour toutes les organisations. En effet, les systmes
dinformation doivent supporter les objectifs actuels et futurs de lorganisation et contribuer la qualit du contrle
interne (gestion du portefeuille des investissements SI, matrise de la fiabilit et de la disponibilit des informations...).

2110.C1 Les objectifs de la mission de conseil doivent tre en cohrence avec


les valeurs et objectifs gnraux de l'organisation.

2120 Management des risques


L'audit interne doit valuer lefficacit des processus de management des risques et contribuer leur amlioration.

MPA 2120-1 :
Evaluer la pertinence
des processus de
management des
risques

Interprtation :
Afin de dterminer si les processus de management des risques sont efficaces, les
auditeurs internes doivent sassurer que :
les objectifs de lorganisation sont cohrents avec sa mission et y contribuent ;
les risques significatifs sont identifis et valus ;
les modalits de traitement des risques retenues sont appropries et en adquation avec lapptence pour le risque de lorganisation ;
les informations relatives aux risques sont recenses et communiques en temps
opportun au sein de lorganisation pour permettre aux collaborateurs, leur
hirarchie et au Conseil dexercer leurs responsabilits.
Les processus de management des risques sont surveills par des activits de gestion
permanente, par des valuations spcifiques ou par ces deux moyens.
2120.A1 L'audit interne doit valuer les risques affrents au gouvernement d'entreprise, aux oprations et aux systmes d'information de l'organisation au regard
de :
la fiabilit et l'intgrit des informations financires et oprationnelles ;
l'efficacit et l'efficience des oprations ;
la protection des actifs ;
le respect des lois, rglements et contrats.
IFACI - avril 2009

45

u
Nouvea

2120.A2 Laudit interne doit valuer la possibilit de fraude et la manire


dont ce risque est gr par lorganisation.

Commentaire IFACI
Lvaluation de la possibilit doccurrence de fraude ncessite la vrification de la qualit de lenvironnement de
contrle, de la bonne gestion des aspects thiques et de lexistence dune culture dexemplarit.
Nanmoins, il ne faut pas oublier quune situation faible probabilit doccurrence peut avoir des consquences
dramatiques. Mme si cela nest pas toujours vident, lauditeur interne doit galement essayer de rpondre la
question du caractre significatif (cf. glossaire) du risque de fraude.
Commentaire IFACI
Sans forcment attendre la planification dune mission spcifique sur le risque de fraude, les auditeurs internes doivent,
lors de leurs missions habituelles, avoir une forte sensibilit sur les problmes de fraude.
2120.C1 Au cours des missions de conseil, les auditeurs internes doivent
couvrir les risques lis aux objectifs de la mission et demeurer vigilant vis--vis
de lexistence de tout autre risque susceptible dtre significatif.
2120.C2 Les auditeurs internes doivent utiliser leurs connaissances des risques
acquises lors de missions de conseil pour valuer les processus de management
des risques de l'organisation.
u
Nouvea

2120.C3 Lorsque les auditeurs internes aident le management dans la


conception et lamlioration des processus de management des risques, ils
doivent sabstenir dassumer une responsabilit oprationnelle en la matire.

2130 Contrle
Laudit interne doit aider lorganisation maintenir un dispositif
de contrle appropri en valuant son efficacit et son efficience
et en encourageant son amlioration continue.

MPA 2130-1 :
Evaluer les pertinence
des processus contrle

Commentaire IFACI
Le dispositif de contrle sentend au sens large de contrle interne. Il ne se limite pas aux activits de contrle (cf.
commentaire de la Norme 2100).

46

IFACI - avril 2009

Normes de fonctionnement

2130.A1 L'audit interne doit valuer la pertinence et l'efficacit du dispositif de contrle choisi pour faire face aux
risques relatifs au gouvernement d'entreprise, aux oprations et systmes d'information de l'organisation. Cette
valuation doit porter sur les aspects suivants :
la fiabilit et l'intgrit des informations financires
et oprationnelles ;
l'efficacit et l'efficience des oprations ;
la protection des actifs ;
le respect des lois, rglements et contrats.

MPA 2130.A1-1 :
Fiabilit et intgrit de
linformation
MPA 2130.A1-2 :
Lvaluation du
dispositif mis en place
par lorganisation pour
protger la vie prive

2130.A2 Les auditeurs internes devraient dterminer dans quelle mesure des
buts et objectifs concernant les oprations et les programmes ont t dfinis et
si ces buts et objectifs sont conformes ceux de l'organisation.
2130.A3 Les auditeurs internes devraient passer en revue les oprations et les
programmes afin de dterminer dans quelle mesure les rsultats suivent les buts
et objectifs tablis et si ces oprations et programmes sont mis en uvre ou
raliss comme prvu.
2130.C1 Au cours des missions de conseil, les auditeurs internes doivent examiner les dispositifs de contrle relatifs aux objectifs de la mission et tre attentifs
l'existence de tout problme de contrle significatif.
2130.C2 Les auditeurs internes doivent utiliser leurs connaissances des dispositifs de contrle acquises lors de missions de conseil lorsquils valuent les
processus de contrle de lorganisation.

2200 Planification de la mission

MPA 2200-1 :
Planification de la
mission

Les auditeurs internes doivent concevoir et documenter un plan pour


chaque mission. Ce plan de mission prcise les objectifs, le champ d'intervention, la date et la dure de la mission, ainsi que les ressources alloues.

2201 Considrations relatives la planification


Lors de la planification de la mission, les auditeurs internes doivent prendre en compte :
les objectifs de l'activit soumise l'audit et la manire dont elle est matrise ;

IFACI - avril 2009

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les risques significatifs lis l'activit, ses objectifs, les ressources mises en uvre
et ses tches oprationnelles, ainsi que les moyens par lesquels l'impact potentiel
du risque est maintenu un niveau acceptable ;
la pertinence et l'efficacit des processus de management des risques et de
contrle de l'activit, en rfrence un cadre ou modle de contrle appropri ;
les opportunits d'amliorer de manire significative les processus de management des risques et de contrle de l'activit.
2201.A1 Lorsqu'ils planifient une mission pour des tiers extrieurs l'organisation, les auditeurs internes doivent laborer avec eux un accord crit sur les objectifs et le champ de la mission, les responsabilits et les attentes respectives, et
prciser les restrictions observer en matire de diffusion des rsultats de la
mission et d'accs aux dossiers.
2201.C1 Les auditeurs internes doivent tablir avec le client donneur d'ordre
un accord sur les objectifs et le champ de la mission de conseil, les responsabilits de chacun et plus gnralement sur les attentes du client donneur d'ordre.
Pour les missions importantes, cet accord doit tre formalis.

2210 Objectifs de la mission

MPA 2210-1 :
Objectifs de la mission

Les objectifs doivent tre prciss pour chaque mission.


2210.A1 L'auditeur interne doit procder une valuation prliminaire des risques lis l'activit soumise l'audit. Les objectifs de la mission doivent tre dtermins en
fonction des rsultats de cette valuation.

MPA 2210.A1-1 :
Evaluation des risques
dans la planification
de la mission

2210.A2 En dtaillant les objectifs de la mission, les auditeurs internes doivent


tenir compte de la probabilit qu'il existe des erreurs significatives, des cas de
fraudes ou de non-conformit et dautres risques importants.
2210.A3 Des critres adquats sont ncessaires pour valuer le dispositif de
contrle. Les auditeurs internes doivent dterminer dans quelle mesure le management a dfini des critres adquats pour apprcier si les objectifs et les buts
ont t atteints. Si ces critres sont adquats, les auditeurs internes doivent les
utiliser dans leur valuation. S'ils sont inadquats, les auditeurs internes doivent
travailler avec le management pour laborer des critres d'valuation appropris.
2210.C1 Les objectifs d'une mission de conseil doivent porter sur les processus
de gouvernement d'entreprise, de management des risques et de contrle dans
la limite convenue avec le client.
48

IFACI - avril 2009

Normes de fonctionnement

2220 Champ de la mission


Le champ doit tre suffisant pour rpondre aux objectifs de la mission.
2220.A1 Le champ de la mission doit couvrir les systmes, les documents, le
personnel et les biens concerns, y compris ceux qui se trouvent sous le contrle
de tiers.
2220.A2 Lorsqu'au cours d'une mission d'assurance apparaissent d'importantes
opportunits en termes de conseil, un accord crit devrait tre conclu pour prciser les objectifs et le champ de la mission de conseil, les responsabilits et les
attentes respectives. Les rsultats de la mission de conseil sont communiqus
conformment aux normes applicables ces missions.
2220.C1 Quand ils effectuent une mission de conseil, les auditeurs internes
doivent s'assurer que le champ d'intervention permet de rpondre aux objectifs
convenus. Si, en cours de mission, les auditeurs internes mettent des rserves
sur ce primtre, ils doivent en discuter avec le client donneur d'ordre afin de
dcider s'il y a lieu de poursuivre la mission.

2230 Ressources affectes la mission

MPA 2230-1 :
Les auditeurs internes doivent dterminer les ressources appro- Ressources affectes
la mission
pries et suffisantes pour atteindre les objectifs de la mission. Ils
s'appuient sur une valuation de la nature et de la complexit de chaque mission, des
contraintes de temps et des ressources disponibles.

2240 Programme de travail de la mission


Les auditeurs internes doivent laborer et documenter un
programme de travail permettant d'atteindre les objectifs de la
mission.

MPA 2240-1 :
Programme de travail
de la mission

2240.A1 Le programme de travail doit faire rfrence aux procdures appliquer pour identifier, analyser, valuer et documenter les informations lors de la
mission. Le programme de travail doit tre approuv avant sa mise en uvre.
Les ajustements ventuels doivent tre approuvs rapidement.
2240.C1 Le programme de travail d'une mission de conseil peut varier, dans
sa forme et son contenu, selon la nature de la mission.

IFACI - avril 2009

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2300 Accomplissement de la mission


Les auditeurs internes doivent identifier, analyser, valuer et documenter les informations
ncessaires pour atteindre les objectifs de la mission.

2310 Identification des informations


Les auditeurs internes doivent identifier les informations suffisantes, fiables, pertinentes
et utiles pour atteindre les objectifs de la mission.
Interprtation :
Une information suffisante est factuelle, adquate et probante, de sorte quune
personne prudente et informe, pourrait parvenir aux mmes conclusions que lauditeur. Une information fiable est une information concluante et facilement accessible
par lutilisation de techniques daudit appropries. Une information pertinente conforte
les constatations et recommandations de laudit, et rpond aux objectifs de la mission.
Une information utile aide lorganisation atteindre ses objectifs.
Commentaire IFACI
Pour dfinir la fiabilit dune information, l'interprtation met laccent sur son accessibilit. En effet, une information
difficilement accessible est une information qu'il va falloir reconstituer partir de calculs, d'algorithmes ou dautres
raisonnements reposant souvent sur des hypothses, d'o une grande difficult valuer une information de ce type
sur des critres comme lexactitude ou lexhaustivit. De plus, le rapport cot-avantage peut limiter de telles recherches.
Nanmoins, la facilit daccs nest pas un critre suffisant. Si une information est accessible, il restera prouver sa
fiabilit en sassurant quelle peut tre vrifie par dautres personnes et en validant lintgrit de la source
dinformation.

2320 Analyse et valuation


Les auditeurs internes doivent fonder leurs conclusions et les rsultats de leur mission sur
des analyses et valuations appropries.

2330 Documentation des informations


Les auditeurs internes doivent documenter les informations pertinentes pour tayer les conclusions et les rsultats de la mission.
2330.A1 Le responsable de l'audit interne doit contrler
l'accs aux dossiers de la mission. Il doit, si ncessaire,
obtenir l'accord de la direction gnrale et/ou l'avis d'un
juriste avant de communiquer ces dossiers des parties
extrieures.
50

MPA 2330-1 :
Documentation des
informations

MPA 2330.A1-1 :
Contrle des dossiers
daudit

IFACI - avril 2009

Normes de fonctionnement

2330.A2 Le responsable de l'audit interne doit arrter MPA 2330.A2-1 :


des rgles en matire de conservation des dossiers de la Conservation des
mission et ce, quelque soit le support darchivage utilis. dossiers
Ces rgles doivent tre cohrentes avec les orientations
dfinies par l'organisation et avec toute exigence rglementaire ou autre.
2330.C1 Le responsable de l'audit interne doit dfinir des procdures concernant la protection et la conservation des dossiers de la mission de conseil ainsi
que leur diffusion l'intrieur et l'extrieur de l'organisation. Ces procdures
doivent tre cohrentes avec les orientations dfinies par l'organisation et avec
toute exigence rglementaire ou autre approprie.

2340 Supervision de la mission


Les missions doivent faire l'objet d'une supervision approprie afin
de garantir que les objectifs sont atteints, la qualit assure et le
dveloppement professionnel du personnel effectu.

MPA 2340-1 :
Supervision de la
mission

Interprtation :
Ltendue de la supervision est fonction de la comptence et de lexprience des auditeurs internes, ainsi que de la complexit de la mission. Le responsable de l'audit
interne a lentire responsabilit de la supervision des missions qui sont ralises par
ou pour le compte du service daudit interne, mais il peut dsigner dautres membres
de lquipe daudit interne possdant lexprience et la comptence ncessaires pour
raliser cette supervision. La preuve de la supervision doit tre documente et conserve dans les papiers de travail.

2400 Communication des rsultats


Les auditeurs internes doivent communiquer les rsultats de la mission.

2410 Contenu de la communication


La communication doit inclure les objectifs et le champ de la
mission, ainsi que les conclusions, recommandations et plans
d'actions.

MPA 2410-1 :
Contenu de la
communication

2410.A1 La communication finale des rsultats de la mission doit, lorsqu'il y a


lieu, contenir l'opinion globale des auditeurs internes et/ou leurs conclusions.

IFACI - avril 2009

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2410.A2 Les auditeurs internes sont encourags faire tat des forces releves,
lors de la communication des rsultats de la mission.
2410.A3 Lorsque les rsultats de la mission sont communiqus des destinataires ne faisant pas partie de l'organisation, les documents communiqus doivent
prciser les restrictions observer en matire de diffusion et d'exploitation des
rsultats.
2410.C1 La communication sur l'avancement et les rsultats d'une mission de
conseil variera dans sa forme et son contenu en fonction de la nature de la
mission et des besoins du client donneur d'ordre.

2420 Qualit de la communication


La communication doit tre exacte, objective, claire, concise,
constructive, complte et mise en temps utile.

MPA 2420-1 :
Qualit de la
communication

Interprtation :
Une communication exacte ne contient pas derreurs ou de dformations, et est fidle
aux faits sous-jacents. Une communication objective est juste, impartiale, non biaise
et rsulte dune valuation quitable et mesure de tous les faits et circonstances pertinents. Une communication claire est facilement comprhensible et logique. Elle vite
lutilisation dun langage excessivement technique et fournit toute linformation significative et pertinente. Une communication concise va droit lessentiel et vite tout dtail
superflu, tout dveloppement non ncessaire, toute redondance ou verbiage. Une
communication constructive aide laudit et lorganisation, et conduit des amliorations lorsquelles sont ncessaires. Une communication complte n'omet rien qui soit
essentiel aux destinataires cibles. Elle intgre toute linformation significative et pertinente, ainsi que les observations permettant dtayer les recommandations et conclusions. Une communication mise en temps utile est opportune et propos, elle permet
au management de prendre les actions correctives appropries en fonction du caractre significatif de la problmatique.

2421 Erreurs et omissions


Si une communication finale contient une erreur ou une omission significative, le responsable de l'audit interne doit faire parvenir les informations corriges tous les destinataires de la version initiale.

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Normes de fonctionnement

u
Nouvea

2430 Utilisation de la mention conduit conformment aux


Normes internationales pour la pratique professionnelle de laudit
interne
Les auditeurs internes peuvent indiquer dans leur rapport que leurs missions sont
conduites conformment aux Normes internationales pour la pratique professionnelle
de laudit interne seulement si les rsultats du programme dassurance et damlioration qualit le dmontrent.

Commentaire IFACI
Mme si la mention de la conformit concerne une mission, les auditeurs internes devront au pralable sassurer de la
conformit de lensemble de lactivit daudit interne.

2431 Indication de non-conformit


Lorsqu'une mission donne n'a pas t conduite conformment au Code de Dontologie
ou aux Normes, la communication des rsultats doit indiquer :
les principes ou les rgles de conduite du Code de Dontologie, ou les Normes
avec lesquelles la mission na pas t en conformit ;
la ou les raisons de la non-conformit ;
l'incidence de la non-conformit sur la mission et sur les rsultats communiqus.
Commentaire IFACI
Cette nouvelle version met laccent sur le respect du Code de Dontologie. Le responsable daudit interne doit encourager
linstauration dchanges rguliers avec les auditeurs internes pour quils puissent exprimer les risques de nonconformit pendant le droulement de la mission.

2440 Diffusion des rsultats


Le responsable de l'audit interne doit diffuser les rsultats aux destinataires appropris.

MPA 2440-1 :
Diffusion des rsultats
de la mission

Interprtation :
Le responsable de l'audit interne ou son dlgu revoient et approuvent le rapport
dfinitif avant quil ne soit mis, et dcident qui et de quelle manire il sera diffus.
2440-A1 Le responsable de l'audit interne est charg de communiquer les
rsultats dfinitifs aux destinataires mme de garantir que ces rsultats recevront
l'attention ncessaire.

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2440-A2 Sauf indication contraire de la loi, de la rglementation ou des


statuts, le responsable de l'audit doit accomplir les tches suivantes avant de
diffuser les rsultats des destinataires ne faisant pas partie de l'organisation :
valuer les risques potentiels pour l'organisation ;
consulter la direction gnrale et/ou, selon les cas, un conseil juridique ;
matriser la diffusion en imposant des restrictions quant l'utilisation des
rsultats.
2440-C1 Le responsable de l'audit interne est charg de communiquer les
rsultats dfinitifs des missions de conseil son client donneur d'ordre.
2440-C2 Au cours des missions de conseil, il peut arriver que des problmes
relatifs aux processus de gouvernement d'entreprise, de management des
risques et de contrle soient identifis. Chaque fois que ces problmes sont significatifs pour l'organisation, ils doivent tre communiqus la direction gnrale
et au Conseil.

2500 Surveillance des actions de progrs


Le responsable de l'audit interne doit mettre en place et tenir jour un
systme permettant de surveiller la suite donne aux rsultats communiqus au management.
2500-A1 Le responsable de l'audit interne doit mettre en
place un processus de suivi permettant de surveiller et de
garantir que des mesures ont t effectivement mises en
uvre par le management ou que la direction gnrale a
accept de prendre le risque de ne rien faire.

MPA 2500-1 :
Surveillance des
actions de progrs

MPA 2500.A1-1 :
Processus de suivi de
la mission

2500-C1 L'audit interne doit surveiller la suite donne aux rsultats des missions
de conseil conformment l'accord pass avec le client donneur d'ordre.

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IFACI - avril 2009

Normes de fonctionnement

2600 Acceptation des risques par la direction gnrale


Lorsque le responsable de l'audit interne estime que la direction gnrale a accept un niveau
de risque rsiduel qui pourrait s'avrer inacceptable pour l'organisation, il doit examiner la
question avec elle. Si aucune dcision concernant le risque rsiduel nest prise, le responsable
de laudit interne doit soumettre la question au Conseil aux fins de rsolution.
Commentaire IFACI
Cette Norme devra tre applique avec sagesse et prudence. Sa mise en uvre devrait tre facilite si le responsable de
laudit interne entretient une relation forte et suivie avec le comit daudit interne et son Prsident. Mais les rgles du
jeu devront tre trs claires pour tous les acteurs et tre explicites tant dans la charte daudit interne que dans celle du
comit daudit.

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Glossaire

GLOSSAIRE

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Glossaire

Glossaire
Activits d'assurance
II s'agit d'un examen objectif d'lments probants, effectu en vue de fournir l'organisation
une valuation indpendante des processus de gouvernement d'entreprise, de management
des risques et de contrle. Par exemple, des audits financiers, de performance, de conformit,
de scurit des systmes et de due diligence.

Activit d'audit interne


Assure par un service, une division, une quipe de consultants ou tout autre praticien, c'est
une activit indpendante et objective qui donne une organisation une assurance sur le
degr de matrise de ses oprations, lui apporte ses conseils pour les amliorer, et contribue
crer de la valeur ajoute. L'activit d'audit interne aide cette organisation atteindre ses
objectifs en valuant, par une approche systmatique et mthodique, ses processus de gouvernement d'entreprise, de management des risques et de contrle, en faisant des propositions
pour renforcer leur efficacit.

Activits de conseil
Conseils et services y affrents rendus au client donneur d'ordre, dont la nature et le champ
sont convenus au pralable avec lui. Ces activits ont pour objectifs de crer de la valeur
ajoute et d'amliorer les processus de gouvernement d'entreprise, de management des risques
et de contrle d'une organisation sans que l'auditeur interne n'assume aucune responsabilit
de management. Quelques exemples : avis, conseil, assistance et formation.

Apptence pour le risque


Niveau de risque quune organisation est prte accepter.

Atteinte
Parmi les atteintes lindpendance du service daudit interne et l'objectivit individuelle
peuvent figurer le conflit d'intrts personnel, les limitations du champ d'un audit, les restrictions
d'accs aux dossiers, aux personnes, et aux biens, ainsi que les limitations de ressources telles
que les limitations financires.

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Cadre de rfrence international des pratiques professionnelles (CRIPP)


Cadre de rfrence qui structure les lignes directrices dictes par lIIA. Ces lignes directrices
sont soient (1) obligatoires soient (2) approuves et fortement recommandes.

Caractre significatif
Niveau dimportance relative dun vnement, dans un contexte donn et selon des facteurs
dapprciation qualitatifs et quantitatifs tels que lampleur, la nature, leffet, la pertinence et
limpact de cet vnement. Les auditeurs internes font preuve de jugement professionnel
lorsquils apprcient le caractre significatif des vnements selon des objectifs pertinents.

Charte
La charte d'audit interne est un document officiel qui prcise la mission, les pouvoirs et les
responsabilits de cette activit. La charte dfinit la position de l'audit interne dans l'organisation; autorise l'accs aux documents, aux personnes et aux biens, ncessaires la ralisation
des missions; dfinit le champ des activits d'audit interne. Lapprobation finale de la charte
daudit interne relve de la responsabilit du Conseil.

Code de Dontologie
Le Code de Dontologie de l'Institut comprend les principes applicables la profession et
la pratique de l'audit interne, ainsi que les rgles de conduite dcrivant le comportement
attendu des auditeurs internes. Le Code de Dontologie s'applique la fois aux personnes et
aux organismes qui fournissent des services d'audit interne. Il a pour but de promouvoir une
culture de l'thique au sein de la profession d'audit interne.

Conflit d'intrts
Toute relation qui n'est pas ou ne semble pas tre dans l'intrt de l'organisation. Un conflit
d'intrts peut nuire la capacit d'une personne assumer de faon objective ses devoirs et
responsabilits.

Conformit
L'adhsion aux rgles, plans, procdures, lois, rglements, contrats ou autres exigences.

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Glossaire

Conseil
Le Conseil est un organe de gouvernance dune organisation. Il peut sagir dun Conseil dadministration, dun Conseil de surveillance, de lorgane dlibrant dun organisme public ou
dune association ou de tout autre organe y compris le Comit daudit auquel le responsable
de laudit interne peut tre rattach sur le plan fonctionnel.

Contrle (dispositifs de contrle)


Toute mesure prise par le management, le Conseil et d'autres parties afin de grer les risques
et d'accrotre la probabilit que les buts et objectifs fixs seront atteints. Les managers planifient,
organisent et dirigent la mise en uvre de mesures suffisantes pour donner une assurance
raisonnable que les buts et objectifs seront atteints.
Commentaire IFACI
Cette dfinition montre que le terme contrle ne doit pas tre restreint la notion dactivits de contrle. Il concerne
lensemble du dispositif de contrle interne qui comprend un ensemble de moyens, de comportements, de procdures
et dactions adapts aux caractristiques propres de chaque socit qui :
contribue la matrise des activits, lefficacit de ses oprations et lutilisation efficiente de ses ressources, et
doit lui permettre de prendre en compte de manire approprie les risques significatifs, quils soient oprationnels,
financiers ou de conformit. .
Cette dfinition du cadre de rfrence de lAMF prcise galement que le contrle interne ne se limite donc pas
lensemble des procdures ni aux seuls processus comptables et financiers .

Contrle des technologies de linformation


Contrles qui viennent en appui de la gestion et de la gouvernance de lorganisation et qui
comportent des contrles gnraux et des contrles techniques sur les infrastructures des technologies de linformation dans lesquelles on retrouve les applications, les informations, les
installations et les personnes.

Contrle satisfaisant
C'est le cas lorsque le management s'est organis de manire apporter une assurance raisonnable que les risques que court l'organisation, ont t grs efficacement et que les buts et
objectifs de l'organisation seront atteints d'une manire efficace et conomique.

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Devrait
Traduction de Should, utilise dans les normes lorsque le respect de la disposition est recommand sauf si, en faisant preuve de jugement professionnel, des adaptations sont justifies
par les circonstances.

Doit
Traduction de must, utilise dans les Normes pour indiquer une exigence imprative.

Environnement de contrle
L'attitude et les actions du Conseil et du management au regard de l'importance du (dispositif
de) contrle dans l'organisation. L'environnement de contrle constitue le cadre et la structure
ncessaires la ralisation des objectifs primordiaux du systme de contrle interne. L'environnement de contrle englobe les lments suivants :
intgrit et valeurs thiques ;
philosophie et style de direction ;
structure organisationnelle ;
attribution des pouvoirs et responsabilits ;
politiques et pratiques relatives aux ressources humaines ;
comptence du personnel.

Fraude
Tout acte illgal caractris par la tromperie, la dissimulation ou la violation de la confiance
sans quil y ait eu violence ou menace de violence. Les fraudes sont perptres par des
personnes et des organisations afin d'obtenir de l'argent, des biens ou des services, ou de
s'assurer un avantage personnel ou commercial.

Gouvernance des technologies de linformation


La gouvernance des technologies de linformation consiste diriger et dfinir lorganisation
et les processus qui permettent de soutenir et supporter la stratgie et les objectifs de lorganisation.

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Glossaire

Gouvernement d'entreprise
Le dispositif comprenant les processus et les structures mis en place par le Conseil afin d'informer, de diriger, de grer et de piloter les activits de l'organisation en vue de raliser ses
objectifs.
Commentaire IFACI
Cette dfinition est diffrente dautres approches communment admises. Par exemple, selon les principes de lOCDE, le
gouvernement dentreprise :
concerne lensemble des relations entre la direction dune entreprise, son conseil dadministration, ses actionnaires
et autres parties prenantes ;
fournit le cadre au sein duquel les objectifs de lentreprise sont fixs ;
dfinit les moyens de les atteindre et de surveiller les performances.
Ces principes proposent une vision plus large des diffrents acteurs et parties prenantes concernes (direction gnrale,
conseil, actionnaires, rgulateurs, associations).
Par ailleurs, le rle confr au Conseil nest pas universel. Par exemple, en France, le Conseil na pas la responsabilit
directe de mettre en place les processus et les structures ; il a un rle de surveillance des dispositifs dont la mise en
uvre est du ressort de la direction gnrale.

Indpendance
Le fait de n'tre expos aucune situation susceptible d'altrer l'objectivit, en ralit ou en
apparence. Cette situation doit tre gre diffrents niveaux :
au niveau de lauditeur interne ;
au niveau de la conduite de la mission ;
au niveau de laudit interne et de son positionnement dans lorganisation.

Management des risques


Processus visant identifier, valuer, grer et piloter les vnements ventuels et les situations
pour fournir une assurance raisonnable quant la ralisation des objectifs de l'organisation.

Mission
Une mission, tche ou activit de rvision particulires telles qu'un audit interne, une revue
dauto-valuation, l'investigation d'une fraude ou une mission de conseil. Une mission peut
englober de multiples tches ou activits menes pour atteindre un ensemble dtermin d'objectifs qui s'y rapportent.

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Norme
Document d'ordre professionnel promulgu par the Internal Auditing Standards Board
(Comit interne l'IIA charg d'laborer les Normes) afin de dfinir les rgles applicables
un large ventail d'activits d'audit interne et utilisables pour l'valuation de ses performances.

Objectifs de la mission
Enoncs gnraux labors par les auditeurs internes et dfinissant ce qu'il est prvu de raliser
pendant la mission.

Objectivit
Attitude intellectuelle impartiale qui permet une indpendance d'esprit et de jugement et
implique que les auditeurs internes ne subordonnent pas leur propre jugement celui d'autres
personnes. Leurs apprciations doivent tre fondes sur les faits ou preuves indiscutables et
s'appuyer sur des travaux incontestables exempts de tout prjug.

Prestataire externe
Une personne ou une entreprise, extrieures lorganisation, qui possdent des connaissances,
un savoir-faire et une exprience spcifiques dans une discipline donne.

Processus de contrle
Les rgles, procdures et activits faisant partie d'un cadre de contrle interne, conues pour
assurer que les risques sont contenus dans les limites de tolrance fixes par le processus de
management des risques.

Programme de travail de la mission


Un document numrant les procdures mettre en uvre, conu pour raliser le plan de
mission.

Responsable de l'audit interne


Le responsable de laudit interne occupe un poste hirarchique de haut niveau au sein de
l'organisation. En principe, dans une activit d'audit interne organise de manire classique,
ce serait le Directeur de l'audit interne. Lorsque, les activits d'audit interne sont confies des

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Glossaire

prestataires externes, le responsable de l'audit interne est la personne charge de surveiller


l'excution du contrat de services et l'assurance de la qualit de ces activits, et qui rend
compte la direction gnrale et au Conseil des activits d'audit interne et du suivi des rsultats
des missions. Le titulaire de ce poste peut galement porter le titre d'auditeur gnral, de chef
de l'audit interne, de directeur daudit interne ou d'inspecteur gnral.

Risque
Possibilit que se produise un vnement qui aura un impact sur la ralisation des objectifs. Le
risque se mesure en termes de consquences et de probabilit.

Risques rsiduels
Les risques qui subsistent aprs les mesures prises par le management pour rduire l'impact et
la probabilit d'occurrence d'un vnement dfavorable et, notamment, les dispositifs de
contrle mis en place en rponse un risque.

Techniques daudit informatises


Tout outil daudit automatis tel que les logiciels daudit gnraliss, les gnrateurs de
donnes de test, les programmes daudit informatiss et les utilitaires daudit spcialiss et
les techniques daudit assistes par ordinateur (CAATs).

Valeur ajoute
Les missions d'assurance comme les missions de conseil apportent de la valeur ajoute en
augmentant les chances de raliser les objectifs de l'organisation, en identifiant les amliorations possibles sur le plan oprationnel, et/ou en rduisant l'exposition aux risques.

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Guide mthodologique de contrle interne

Annexe 3 Charte daudit interne


Cet annexe prsente un exemple type de charte daudit interne.

Dpartement daudit interne


Charte daudit
Date : <Date>

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Guide mthodologique de contrle interne

Introduction:
L'audit interne est une activit de conseil et dassurance indpendante et objective, qui est guide par
une philosophie de la valeur ajoute pour amliorer le fonctionnement de lentit. Il assiste lentit dans
la ralisation de ses objectifs en adoptant une approche systmatique et discipline pour valuer et
amliorer l'efficacit de la gestion des risques de l'organisation, de contrle et de gouvernance.
Rle:
Le Dpartement de l'audit interne est tabli par le Conseil d'administration / conseil de surveillance, et
ses responsabilits sont dfinies par le comit de vrification du conseil d'administration dans le cadre
de leur fonction de surveillance.
Normes professionnelles:
L'audit interne doit tre gouvern par l'adhsion au code de dontologie de l'Institut des vrificateurs
internes. Les Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne (Normes) de
lInstitut doivent constituer les modalits de fonctionnement du dpartement. Ces deux documents
constituent un addendum leur charte. Les "recommandations pratiques" de lInstitut des Auditeurs
Internes seront respectes selon le cas. En outre, l'audit interne se conformera aux politiques, aux
procdures et au manuel de procdures oprationnelles sur les normes daudit interne. Le manuel de
procdures oprationnelles sur les normes daudit interne doit inclure l'attribut, les performances et la
mise en uvre des normes pour guider le dpartement.
Autorit:
L'autorit est accorde pour un accs complet, libre et sans restriction la totalit des documents,
proprits physiques, et le personnel concern. Tous les employs sont pris d'aider l'audit interne dans
l'accomplissement de leur mission. L'audit interne doit galement avoir un accs libre et illimit au
prsident du conseil d'administration et au comit de vrification du conseil d'administration.
Les documents et les informations fournies l'audit interne au cours d'un examen priodique seront
traits de la mme manire prudente et confidentielle que par les employs normalement responsable.
Organisation:
Lauditeur interne responsable doit rapporter administrativement au directeur de lexcutif et
fonctionnellement au Comit d'audit.
Indpendance:
Toutes les activits d'audit interne doivent demeurer libre de l'influence de tout lment dans
l'organisation, y compris dans les problmatiques de slection, la porte, les procdures, la frquence,
le calendrier ou signaler des contenus afin de permettre le maintien d'un tat d'esprit indpendant et
objectif

ncessaire

dans

le

rendu

des

rapports.

Les auditeurs internes ne doivent avoir aucune responsabilit oprationnelle directe ou autorit sur
aucune des activits qu'ils examinent. En consquence, ils ne doivent pas dvelopper ni installer des

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Guide mthodologique de contrle interne


systmes ou procdures, ni prparer des dossiers, ou se livrer toute autre activit qui devrait
normalement tre audites.
La porte de laudit:
L'audit interne examine et value l'adquation et l'efficacit de la gouvernance de l'organisation, des
processus de gestion des risques, de la structure de contrle interne, et de la qualit de la ralisation
des objectifs de lorganisation dans lexercice des responsabilits alloues. Elle comprend:

Revoir la fiabilit et l'intgrit des informations financires et oprationnelles et les moyens


utiliss pour identifier, valuer, classer et rapporter ces informations.

Examiner les systmes mis en place pour assurer la conformit avec les politiques, plans,
procdures, lois et rglements qui pourraient avoir un impact significatif sur les oprations et
les rapports et si l'organisme est en conformit.

Examiner les moyens de protection des actifs et, le cas chant, de vrifier l'existence de ces
actifs.

Examiner et valuer l'efficience et l'efficacit avec laquelle les ressources sont utilises.

Revoir les oprations ou les programmes pour dterminer si les rsultats sont cohrents avec
les objectifs et buts fixs et si les oprations ou les programmes sont excuts comme prvu.

Examiner les oprations spcifiques la demande du Comit d'audit ou de gestion, le cas


chant.

Suivi et valuation de l'efficacit du systme de gestion des risques de l'organisation.

Examen de la qualit de la performance des vrificateurs externes et le degr de coordination


avec l'audit interne.

Examen de la dclaration de contrle interne par la direction gnrale et l'avis de lauditeur


pour le calendrier de laudit.

Audit Planning:
Chaque anne, le chef de la vrification soumet la direction et au comit de vrification un rsum du
calendrier de laudit, des effectifs et du budget pour l'exercice financier suivant. Le calendrier d'audit doit
tre dvelopp sur base dune hirarchisation de l'audit en utilisant une mthodologie fonde sur les
risques. Tout cart important par rapport au calendrier approuv formellement doit tre communiqu
la direction et au comit daudit au moyen de rapports d'activits priodiques.
Communication:
Un rapport crit sera tabli et publi par le chef de la vrification ou la personne dsigne l'issue de
chaque audit et sera distribu selon le cas. Une copie de chaque rapport daudit et un rsum seront
transmis

au

chef

de

la

direction

et

au

Prsident

du

Comit

d'audit.

Le chef de la vrification ou la personne dsigne pourra inclure dans le rapport daudit la rponse de
l'audit et les mesures correctives prises ou prendre en ce qui concerne les conclusions et
recommandations spcifiques. La rponse de la direction devrait inclure un calendrier pour
l'achvement prvu des mesures prendre et une explication pour toutes les recommandations quils
n'ont

pas

pris

en

compte.

Dans les cas o une rponse n'est pas inclus dans le rapport d'audit, la direction de la section contrle
devra rpondre, par crit, dans les trente jours de la publication, l'audit interne et ceux de la liste de

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Guide mthodologique de contrle interne


distribution.
L'audit interne est responsable dun suivi appropri des conclusions des audits et des
recommandations. Toutes les exceptions significatives seront incorpores dans un fichier actif jusqu'
tre rsolues par le chef de la vrification ou le comit de vrification.
Evaluation priodique
Le responsable de la vrification devrait valuer priodiquement si le but, l'autorit et la responsabilit,
telle que dfinie dans cette charte, continuent d'tre suffisantes pour permettre l'activit d'audit interne
de raliser ses objectifs. Le rsultat de cette valuation priodique doit tre communiqu la direction
et au conseil d'administration.

Chartre
Dpartement daudit interne
Approuv le ________
Directeur financier

Directeur gnral

Prsident du conseil dadministration

Prsident du comit daudit

Auditeur interne

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Guide mthodologique de contrle interne

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