SESSION II

Diseo de tablas

En este Sesin trataremos los siguientes temas:

1.
2.
3.
4.

Formas de crear una tabla

Uso de la vista diseo para crear una tabla
Tipos de datos
Propiedades de una tabla
a) Mascara de entrada.

Prof.: Lic. Richard Perez Vega

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1. Formas de crear una tabla de datos

Existen 3 formas diferentes de crear una tabla:
1.1. Tabla.- Crea directamente una tabla y luego se define directamente los campos.
1.2. Diseo de tabla.- Abre el diseador de tablas donde puede agregar campos, establecer
opciones de indice y realizar otras tareas de diseo de tabla avanzado.
1.3. Lista de sharepoint.- Consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el
que podrs compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personas con acceso
al mismo sitio.

2. Uso de la vista diseo para crear una tabla

Continuamos con muestra base de datos colegio que se cre la sesin anterior. (sin no est
abierto la base de datos bralo)
Ahora ingresa a la vista diseo da tabla (diseador de tablas), siga los siguientes pasos:
1.

2.

Clic en la ficha
crear

Clic en diseo
de tabla

Prof.: Lic. Richard Perez Vega

2

4.
5.
6.
7.

Guarda la tabla (Ctrl + G)

Escribir el nombre (profesor)
Clic en aceptar
Clic en no

3.

Asigna los campos para la

tabla (los 6 campos)

Ahora para crear nuestras tablas vamos usar los

diferentes tipos de datos y sus propiedades.
2.1. DISEADOR DE TABLAS

2.2. Tipos de datos

Al crear una tabla en Access primero debemos establecer los campos y el tipo de datos que
usara dicho campo. Access 2010 usa los siguientes tipos de datos:
2.3. Texto: Permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dgitos y
caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su
longitud mxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos
como nombres, direcciones o cualquier nmero que no se utilice en clculos, como
nmeros de telfono o cdigos postales.
2.4. Memo: Se utiliza para textos de ms de 255 caracteres como comentarios o
explicaciones. Tiene una longitud mxima de 65.536 caracteres. Access recomienda
para almacenar texto con formato o documentos largos, crear un campo Objeto OLE
en lugar de un campo Memo.
2.5. Nmero: para datos numricos utilizados en clculos matemticos. Dentro del tipo
nmero la propiedad tamao del campo nos permite concretar ms. En resumen los
tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar nmeros sin decimales; los tipos
Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de rplica se utiliza para
claves autonumricas en bases rplicas.

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2.6. Fecha/Hora: Permite la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao 9999,

usando diferentes formatos de fecha y hora.
2.7. Moneda: Para valores de dinero y datos numricos utilizados en clculos
matemticos en los que estn implicados datos que contengan entre uno y cuatro
decimales. La precisin es de hasta 15 dgitos a la izquierda del separador decimal y
hasta 4 dgitos a la derecha del mismo.
Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los
clculos. Un campo Moneda tiene una precisin de hasta 15 dgitos a la izquierda de
la coma decimal y 4 dgitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio
en disco.
2.8. Autonumrico: Nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero
aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una
tabla. Los campos Autonumrico no se pueden actualizar.
2.9. S/No: valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (S/No,
Verdadero/Falso o Activado/desactivado).
2.10. Objeto OLE: Permite almacenar objetos OLE de otras aplicaciones Windows, como
por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft
Word, grficos, imgenes, sonidos u otros datos binarios. A partir de la versin 2007
es mejor usar el tipo de dato datos adjuntos
2.11. Hipervnculo: Se utiliza para almacenar hipervnculos y proporcionar acceso con un
solo clic a pginas web atreves de una direccin URL. Puede ser texto o combinacin
de texto y nmeros almacenada como texto y utilizada como direccin de
hipervnculo. Una direccin de hipervnculo puede tener hasta tres partes:
2.12. Datos adjuntos: Permite almacenar cualquier tipo de archivo, puede ser imagen,
texto, etc. Este tipo de dato se prefiere usar para almacenar imgenes digitales y
cualquier tipo de archivo binario. Ofrece mayor flexibilidad que los campos OLE
2.13. Asistente para bsqueda: En realidad no es un tipo de dato; inicia el asistente para
bsqueda. Permite crear un cuadro combinado (combobox), una lista desplegable
donde podemos buscar y extraer datos desde otra tabla o podemos escribir los datos
directamente en la propia lista.

Por ejemplo:
Si escribe:
Juan Carlos
http://google.com
10
10/03/84

MS Access crea un campo con el tipo de dato

Texto
Hipervnculo
Numero
Fecha/hora

Actividad 02

Crear una nueva tabla llamado nota

Asignar los siguientes campos, tipo de dato y sus propiedades correspondientes.

Nombre del campo

Id_alumno
ID_aprofesor
Nota1
Nota2
Nota3

Tipo de dato propiedades

Texto
Tamao=6
Texto
Tamao=6
Nmero
Nmero
Nmero

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2. Claves principales
La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de
registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningn tipo de equivocacin el registro al
cual identifica. No podemos definir ms de una clave principal por tabla.
Caractersticas de una clave principal
1.
2.

La clave principal es nica

La clave principal no acepta valores Nulos

Una clave principal se puede asignar al momento de disear la tabla o despus cuando ya est
creada.
Pasos para asignar una clave principal cuando la tabla ya est creada. (Tabla Profesor)
Se tiene que ingresar a la vista diseo:
1.

Clic derecho en la
tabla (profesor)

2.

3.

Clic en Vista Diseo

Clic derecho en el
campo ID_Profesor
4.

5.

Clic en clave
principal.

Guardar la tabla (Ctrl + G)

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Cuando ya est asignado la

clave principal a la izquierda
del campo aparece el icono
de una llave.

Otra forma de activar desactivar la

clave principal es haciendo clic el
icono clave principal que est en las
herramientas de tabla/diseo.

3. Trabajando con tablas

4.1. Guardar una tabla
Para guardar una tabla, podemos:

Ir al Men Archivo y elegir la opcin Guardar.

O bien hacer clic sobre el botn Guardar de la barra de Acceso Rpido.
Escribir el nombre de la tabla.
Hacer clic sobre el botn Aceptar.

Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de
dilogo avisndonos de ello, y preguntndonos si queremos que Access cree una, si le decimos
que S nos aade un campo de tipo autonumrico y lo define como clave principal. Si le decimos
que No se guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es
conveniente pero no obligatoria.
4.2. Cerrar una tabla
Para cerrar una tabla, seguir los siguientes pasos:
Hacer clic derecho sobre la pestaa con el nombre de la tabla y seleccionar Cerrar en el
men emergente.
O bien hacer clic sobre el botn Cerrar que se encuentra en la parte derecha al mismo nivel
que la pestaa.

4.3. Modificar una tabla de datos

1. Modificar usando el diseador de tabla

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Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definicin (por ejemplo, aadir
una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc...)
tendremos que realizar una modificacin en su diseo:
Para modificar la tabla realizar los siguientes procedimientos:
1.

Ingresar al diseador de tablas (tabla Profesor)

a. Clic derecho en la profesor
b. Clic en vista diseo
Ahora en la vista diseo se puede modificar los campos.

Nota: Al crear un nuevo campo, si dicho campo est formado por 2 palabras es
recomendable separar las palabras usando un guion(-) o sub guion(_) y no usando
un espacio.
2.

Modificar los campos que se desea

a.

Seleccionar el campo que se

desea modificar (ID_Profesor).

b.

Seleccionar la propiedad que se

desea modificar, en nuestro
caso es.
Mscara de entrada = Prof##

Aadir un nuevo campo al final

Ir al final de la tabla y escribir la definicin del nuevo campo,
El nuevo campo se llamara DNI, tipo texto, tamao =8

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Insertar una nueva fila (debajo del campo distrito)

a) Clic derecho en el campo

fecha_nac

b) Clic en insertar filas

c) Se inserta una fila en blanco, escribir

Provincia, tipo texto y establecer como
tamao de campo 20.

3.

2.

3.

Guardar la Tabla
a. Ctrl + G
4. Cerrar la tabla
Eliminar un campo y registros
En la vista Hoja de datos: Posicionarse en el campo o el registro que se desea eliminar
y hacer clic derecho luego clic en eliminar columna o registro.
En la vista diseo: Seleccionar toda la fila o campo haciendo clic en su extremo
izquierdo o superior y cuando est remarcada pulsar la tecla Supr o Del, o clic derecho
en el registro o campo y clic en eliminar .
Introducir y modificar datos en una tabla
Para introducir datos en una tabla, seguir los siguientes pasos:
a.
b.

Haz doble clic en la tabla Profesor o clic derecho abrir

Ingresar los datos

Cada fila nos sirve

introducir un registro.

para

Hacer clic sobre el botn Cerrar

para terminar con dicha tabla.
Haz un clic para seleccionar
un registro.

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c.

Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro.

Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTRO
para introducir los datos del segundo registro.

4.

Para borrar un registro entero:

a. Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del
registro.
El registro quedar seleccionado.
b. Pulsar la tecla SUPR del teclado o haz clic en el botn Eliminar que se encuentra en el
panel Registros de la pestaa Inicio.
Si lo que queremos es modificar algn valor introducido no tenemos ms que situarnos
sobre el valor a modificar y volverlo a escribir.

5.

Desplazarse dentro de una tabla

Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de
desplazamiento:
La barra nos indica en qu registro estamos situados y el nmero total de registros de la
tabla.
El recuadro en blanco nos est diciendo el registro actual.
Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a
continuacin:

Para avanzar un registro de la tabla

Para ir al ltimo registro de la tabla
Para insertar un nuevo registro.

Para buscar un dato dentro

de un registro de la tabla
Para ir a un N de registro especifico
Para retroceder un registro de la tabla
Para ir al primer registro de la tabla

Tambin podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando las teclas
FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del teclado.

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Actividad 03

Modificar la tabla nota:

Cambiar el ID_profesor por ID_Curso, tipo texto, tamao=6
Crear la tabla curso:

Asignar los siguientes campos, tipo de dato y

correspondientes.

Nombre del campo

ID_curso
ID_profesor
Descripcin

sus propiedades

Tipo de dato propiedades

Texto
Tamao=6
Texto
Tamao=6
Indexado: Si sin duplicados
texto
Tamao =30

5. Pasos esenciales para realizar un buen diseo y modelo de una base de datos.
1.

Identificar las tablas

De acuerdo a los requerimientos que tengamos para la creacin de nuestra base de datos,
debemos identificar adecuadamente los elementos de informacin y dividirlos en entidades
(temas principales) como pueden ser las sucursales, los productos, los clientes, etc.

2.

Para cada uno de los objetos identificados crearemos una tabla. Si en una base de datos los
objetos principales son los empleados y los departamentos de la empresa entonces tendremos
una tabla para cada uno de ellos. Si en otra base de datos los objetos principales son los libros,
autores y editores entonces necesitaremos tres tablas en nuestra base de datos.
Determinar los campos
Cada entidad representada por una tabla posee caractersticas propias que lo describen y que
lo hacen diferente de los dems objetos. Esas caractersticas de cada entidad sern nuestros
campos de la tabla los cuales describirn adecuadamente a cada registro. Por ejemplo, una
tabla de libros impresos tendr los campos ISBN, ttulo, pginas, autor, etc.

3.

Determinar las llaves primarias

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Una llave o clave primaria es un identificador nico para cada registro (fila) de una tabla. La
llave primaria es un campo de la tabla cuyo valor ser diferente para todos los registros. Por
ejemplo, para una tabla de libros, la llave primaria bien podra ser el ISBN el cual es nico para
cada libro. Para una tabla de productos se tendra una clave de producto que los identifique de
manera nica.

4.

Determinar las relaciones entre tablas

Examina las tablas creadas y revisa si existe alguna relacin entre ellas. Cuando encontramos
que existe una relacin entre dos tablas debemos identificar el campo de relacin. Por ejemplo,
en una base de datos de productos y categoras existir una relacin entre las dos tablas
porque una categora puede tener varios productos asignados. Por lo tanto el campo con el
cdigo de la categora ser el campo que establezca la relacin entre ambas tablas.

5.

Identificar y remover datos repetidos

Finalmente examina cada una de las tablas y verifica que no exista informacin repetida. El
tener informacin repetida puede causar problemas de consistencia en los datos adems de
ocupar ms espacio de almacenamiento.
Por ejemplo, una tabla de empleados que contiene el cdigo del departamento y el nombre del
departamento comenzar a repetir la informacin para los empleados que pertenezcan al
mismo departamento.

Qu pasara si el nombre del departamento cambiara de Informtica a Tecnologa?

Tendramos que ir registro por registro modificando el nombre correspondiente y podramos
dejar alguna incongruencia en los datos. Una mejor solucin es tener una tabla exclusiva de
departamentos y solamente incluir la clave del departamento en la tabla de empleados.

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De esta manera dejamos de repetir el nombre del departamento en la tabla de empleados y

ahorramos espacios de almacenamiento. Y en caso de un cambio de nombre de departamento
solamente debemos realizar la actualizacin en un solo lugar.
El diseo de bases de datos es un tema muy extenso y es difcil considerar todos sus aspectos
en un solo artculo. Sin embargo, al seguir estas 5 reglas bsicas del diseo de bases de datos
estaremos dando un paso hacia adelante en las buenas prcticas de creacin y gestin de bases
de datos.

Actividad 04
Crear la una base de datos para una tienda, farmacia o colegio o cualquier empresa.

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