TECNOLOGO EN CONTABILIDAD Y FINANZAS

PROYECTO
Ejecucin de procesos contables con la aplicacin de tcnicas y
normatividad vigente para las MYPIMES en Santander.

Fecha:
Febrero de
2014

MATERIAL DE APOYO
DOCUMENTOS COMERCIALES
GENERALIDADES

1. CONCEPTO:
Los documentos comerciales son los comprobantes o constancias de los hechos econmicos
llevados a cabo por las empresas, son comprobantes de transacciones comerciales y/o
financieras, emitidos por los comerciantes o las empresas.

OTROS CONCEPTOS
Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en
los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad
mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizados y las disposiciones de
la ley
Los documentos comerciales son constancias escritas originadas por una transaccin
mercantil tendientes a establecer las relaciones que existen entre las partes
intervinientes, en sus fases, y las obligaciones emergentes de las mismas, y que
desde el punto de vista contable sirven en base para la anotacin en los libros o
requisitos de contabilidad.

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OBLIGADOS A EMITIR DOCUMENTOS COMERCIALES:

A. Quienes comercializan cosas muebles.
B. Quienes comercializan o prestan servicios.
C. Quienes se dedican a la locacin de bienes.

2. IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS COMERCIALES

Su misin es importante ya que en ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes
que intervienen en una determinada operacin. Tambin ayudan a demostrar la realizacin
de alguna accin comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilizacin
de tales acciones.
Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa
o el comerciante y la comprobacin de los asientos de contabilidad
La misin que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme
surge de lo siguiente:
En ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que intervienen en una
determinada operacin, o sea sus derechos y obligaciones.
Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realizacin de los actos
de comercio
Constituyen tambin el elemento fundamental para la contabilizacin de dichas
operaciones.
Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la
comprobacin de los asientos de contabilidad.
La importancia de los documentos radica en la funcin que cumple:
Funcin contable: proporciona a la Tenedura de Libros los datos necesarios para
efectuar las registraciones contables.
Funcin de control: permite individualizar a las personas que intervienen en las
negociaciones, estableciendo sus responsabilidades.
Funcin jurdica: es un medio de prueba escrita de las transacciones efectuadas y de
sus correspondientes registraciones en los libros de Contabilidad
Funcin impositiva: los comprobantes contables cumplen la funcin no solo de
demostrar lo que expresan los libros, sino tambin la de justificar lo manifestado en las
declaraciones juradas, y al mismo tiempo para facilitar la fiscalizacin que se realiza
mediante las inspecciones.

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3. CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS COMERCIALES

Los Documentos comerciales se clasifican en tres (3) grupos:

1. SOPORTES CONTABLES
Los que generan un hecho econmico
2. SOPORTES NO CONTABLES
Los que no generan un hecho econmico

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3. TITULOS VALORES
Son los documentos que certifican un derecho

SOPORTES CONTABLES
Son los documentos que se generan a partir de una transaccin por lo cual genera un
hecho contable del que se debe tener registro. (Factura, comprobante de ingreso,
comprobante de egreso, nota debito, nota crdito, recibo de caja, etc)
Se dividen en

Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden
entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos
por cobranzas, presupuestos, vales.

Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego

recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos
efectuados, etc.
SOPORTES NO CONTABLES
No se genera un hecho econmico puesto que no hay movimiento de dinero, son los
documentos que se generan en la empresa a manera de informacin.
.
TITULOS VALORES
Son documentos en los que consta una obligacin o un derecho que se pueden convertir
en dinero efectivo.
Los ttulos valores son una creacin propia del derecho mercantil, de enorme
trascendencia en el mundo de los negocios y la vida diaria de las personas.
Constituyen el instrumento eficaz y perfecto de movilizacin de la riqueza y de circulacin
de los crditos y, como tales, encuentran general aplicacin en el campo de las relaciones
privadas, asumiendo cada vez mayor importancia.
Articulo 619 co.co. Los ttulos valores son documentos necesarios para legitimar el
ejercicio del derecho literal y autnomo que en ellos se incorpora, pueden ser de
contenido crediticio, corporativo o de participacin y de tradicin o representativo de
mercancas.
Los ttulos valores debern llenar los siguientes requisitos:
La mencin del derecho que en el ttulo se incorpora.
La firma de quin lo crea.

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OTRAS FORMAS DE CLASIFICAR LOS DOCUMENTOS COMERCIALES

Segn su funcin econmica
Negociables
No negociables
Contables
No contables
Documentos Comerciales Negociables
Son aquellos que poseen un valor comercial dado que se atribuye un derecho o un
deber ante un tercer ente.
Son bsicamente los ttulos valores y estos se dividen en:
Instrumentos: Son documentos titulo valor en los que se da constancia de un
derecho o un deber adquirido, normalmente para soportar deudas. (Pagar,
letra de cambio, factura cambiaria, cheque)
Valores: Son documentos que acreditan inversiones en propiedades tanto
pblicas como privadas. (Bonos, acciones, certificados de depsito, etc
Documentos Comerciales No Negociables
Sirven de informacin sobre cualquier transaccin comercial y suministran los datos
para su registro contable no tienen carcter negociable. Entre estos tenemos:
Documentos informativos: cotizacin, pedidos, remisin, tarjeta kardex,
Documentos soportes : Factura comercial, recibos de caja menor,
comprobantes de ingreso, comprobantes de consignacin, nota debito, nota
crdito.
.
Segn su funcin Administrativa
Informativos
Son aquellos cuya funcin es administrativa y sirven para informar sobre las
condiciones de una transaccin comercial y son: la cotizacin, pedido, remisin, krdex
Segn la naturaleza de las operaciones a que se refieren
Compra/venta
Pago /cobros
Depsitos
Segn el momento
Definitivos
Previos
Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos
pblicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de arrendamiento, depsito) y cualquier
comprobante que sea respaldo de una registracin contable, es fuente de informacin
(planillas de sueldos, informes).

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4. CONSERVACIN DE LOS DOCUMENTOS COMERCIALES

Los documentos comerciales deben ser conservados por diez aos contados desde la fecha
de emisin del documento.
Los documentos comerciales obligatorios (facturas, remisiones, notas de dbito y de crdito)
deben ser conservados por 10 aos contados a partir de su fecha de emisin en orden
preestablecido, incluso los anulados.
Los usos y costumbres hacen que una de las formas ms usuales sea archivarlos por orden
cronolgico decreciente.
Para el resto de los documentos de utilizacin optativa no hay normas al respecto, con lo
cual queda la decisin a cargo de cada empresa, quienes en general los conservan durante
un tiempo prudencial por cuestiones de responsabilidad jurdica entre las partes
intervinientes y de orden y transparencia en la gestin.
Los documentos comerciales deben conservarse, obligatoriamente durante 10 aos. Los
mtodos ms utilizados son:
Bibliratos o carpetas
Archivos metlicos
Diskettes o CD
Computadora
Filmaciones
El Decreto 2649 de 1993 por el cual se expidieron las normas y principios de contabilidad
generalmente aceptados en Colombia, establece en el artculo 134 referente a la
conservacin y destruccin de los libros que, los entes econmicos deben conservar
debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los
comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada
con sus operaciones.
Salvo lo dispuesto en las normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden
destruirse despus de veinte (20) aos contados desde el cierre de aquellos o la fecha del
ltimo asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproduccin
por cualquier medio tcnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) aos. El liquidador de
las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el trmino de cinco (5)
aos, contados a partir de la aprobacin de la cuenta final de liquidacin.
Tratndose de comerciantes, para diligenciar el acta de destruccin de los libros y papeles de
que trata el artculo 60 del Cdigo de Comercio, debe acreditarse ante la Cmara de
Comercio, por cualquier medio de prueba, la exactitud de la reproduccin de las copias de los
libros y papeles destruidos.

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El Cdigo de Comercio, en relacin con el tema de los documentos y papeles del comerciante
establece entre otros aspectos, los siguientes:
a) Artculo 48 Todo comerciante conformar su contabilidad, libros, registros contables,
inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este cdigo y dems
normas sobre la materia. Dichas normas podrn autorizar el uso de sistemas que, como la
microfilmacin, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. As mismo ser permitida
la utilizacin de otros procedimientos de reconocido valor tcnico-contable, con el fin de
asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara,
completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.
b) Artculo 55 El comerciante conservar archivados y ordenados los comprobantes de los
asientos de sus libros de contabilidad de manera que en cualquier momento se facilite
verificar su exactitud
c) Artculo 60 Los libros y papeles debern ser conservados cuando menos por diez aos,
contados desde el cierre de aquellos o la fecha del ltimo asiento, documento o comprobante.
Transcurrido este lapso podrn ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier
medio tcnico adecuado garantice su reproduccin exacta. Adems, ante la cmara de
comercio donde fueron registrados los libros se verificar la exactitud de la produccin de la
copia, y el secretario de la misma firmar acta en la que anotarn los libros y papeles que se
destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproduccin. Cuando se expida copia de un
documento conservado como se prev en este artculo, se har constar el cumplimiento de
las formalidades anteriores.
d) Artculo 68 Los libros y papeles de comercio constituirn plena prueba en las cuestiones
mercantiles que los comerciantes debatan entre s, judicial o extrajudicialmente. En materia
civil, aun entre comerciantes, dichos libros y papeles slo tendrn valor contra su propietario,
en lo que en ellos conste de manera clara y completa siempre que su contraparte no los
rechace en lo que le sea desfavorable.
La Ley 527 de 1999, por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los
mensajes de datos, del comercio electrnico y de las firmas digitales, y se establecen las
entidades de certificacin y se dictan otras disposiciones, en su artculo 12 referente a la
conservacin de los mensajes de datos y documentos, seala que, cuando la ley requiera que
ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedar
satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
Que la informacin que contengan sea accesible para su posterior consulta.
Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya
generado, enviado o recibido o en algn formato que permita demostrar que reproduce
con exactitud la informacin generada, enviada o recibida, y
Que se conserve, de haber alguna, toda informacin que permita determinar el origen,
el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o
producido el documento.

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No estar sujeta a la obligacin de conservacin, la informacin que tenga por nica

finalidad facilitar el envo o recepcin de los mensajes de datos.
Los libros y papeles del comerciante podrn ser conservados en cualquier medio
tcnico que garantice su reproduccin exacta.
Con la Expedicin de la Ley 962 de 2005, y por virtud de lo dispuesto en su artculo 28, fue
derogado el artculo 60 del Cdigo de Comercio y con ste el artculo 134 del Decreto 2649
de 1993, en la medida en que se modific el trmino durante el cual el comerciante debe
conservar su informacin comercial y contable, reduciendo ste de veinte (20) a diez (10)
aos, con la posibilidad de utilizar para el efecto a eleccin del comerciante su conservacin
en papel o cualquier medio tcnico o electrnico que garantice su reproduccin.

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TTITULOS VALORES
CLASIFICACION:
Segn su derecho incorporado :
Ttulos jurdico-obligacionales o cambiarios:
Se definen como aquellos que incorporan un derecho de crdito. Ej. Cheque, letra de
cambio etc.
Ttulos jurdico-personales o de participacin:
Estos se definen como aquellos que atribuyen a su titular una determinada posicin en
el mbito de una entidad organizada. Ej. Las acciones de una S.A.
Ttulos jurdico-reales o de tradicin:
Vienen definidos como aquellos que incorporan la posesin y en muchos casos la
disponibilidad de unas determinadas mercancas. Ej. Un resguardo de depsito en
almacenes generales.
Segn la circulacin:
Ttulos nominativos:
Se definen como aquellos que designan como titular a una persona determinada,
persona cuya titularidad se recoge en el propio ttulo valor. El ejemplo ms claro lo
constituye el cheque nominativo. Estn sometidos a un rgimen de transmisin
restrictivo ostentando un grado de transmisibilidad de grado mnimo. La principal
restriccin operativa que se impone a la transmisibilidad es la que se concreta en el
deber de comunicacin de la transmisin ya que para que surta efectos deben
cumplirse ciertos deberes de comunicacin.
S el ttulo valor nominativo est emitido individualmente, la comunicacin debe
dirigirse al deudor, s no, este puede negarse a pagar al nuevo acreedor. S por el
contrario el ttulo valor nominativo est emitido en serie, la comunicacin deber
emitirse al emisor.
Ttulos valores a la orden: Son aquellos que designan como titular a una persona
determinada pero permiten la designacin de otros titulares en el propio documento.
Ej. Letra de cambio: aqu aparece un titular originario llamado librador si bien este
puede transmitir a travs del endoso a un nuevo tomador. Esto representa una
transmisibilidad de grado medio.
Ttulos valores al portador: Son aquellos que legitiman como titular al mero poseedor
siempre que exista justa causa determinante de la transferencia posesoria (legtima
al poseedor causal). Los ttulos valores se transmiten a travs de la mera transferencia
posesoria siempre que esta obedezca a una causa lcita.

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Existe otra forma de clasificar los documentos comerciales

Negociables:
Son los que sirven de informacin sobre las condiciones de una transaccin comercial por
seguridad y comodidad. Con ellos se paga o se respalda una deuda.
Entre estos tenemos el cheque, la letra de cambio, el pagar, la libranza, factura cambiaria,
certificado de depsito o CDT.
No negociables:
Brindan los datos necesarios para el registro contable y no tiene carcter negociable y son:
comprobante de ingreso, comprobante de contabilidad, nota dbito, nota a crdito,
consignacin bancaria, entre otras.
Informativos:
Son aquellos cuya funcin es administrativa y sirven para informar sobre las condiciones de
una transaccin comercial y son: la cotizacin, pedido, remisin, krdex