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FICHE DE PROCEDURE

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Traitement des avoirs
Lobjet de cette fiche de procdure est de dfinir la notion davoir et de dcrire la
procdure appliquer en laboratoire et en dlgation en fonctions des diffrents cas
rencontrs.
I-

DEFINITION DUN AVOIR


Un avoir est un document commercial mis par un fournisseur reconnaissant une dette
envers son client.
L'avoir est un document qui atteste que le client peut faire valoir un droit auprs du
fournisseur pour obtenir un bien ou un service de valeur quivalente ou un
remboursement.
A noter : le terme avoir peut galement tre utilis dans BFC et GESLAB pour dsigner
des rductions ou des corrections qui nentrent pas dans le champ de la dfinition
commerciale dun avoir.

II- LE TRAITEMENT DES AVOIRS


1- Avoir portant sur une facture paye sur lexercice antrieur :
- en laboratoire : envoi de lavoir + copie de la facture la dlgation.
- en dlgation : saisie de lavoir dans BFC par le ple comptabilit sans retour vers
GESLAB. Les crdits font lobjet dune mise en place soit sur la mme origine de
crdit que la facture, dfaut sur les ressources propres banalises.
2- Avoir partiel ou total portant sur une facture paye sur lexercice en cours :
- en laboratoire : envoi de loriginal de lavoir + copie de la facture la dlgation.
- en dlgation : saisie de lavoir dans BFC par le ple dpenses.
- en laboratoire : lavoir arrive dans les boites dintgration GESLAB dans facture en
modification . Les crdits correspondants sont rtablis.
Procdure dintgration de lavoir dans GESLAB :

lavoir partiel arrive pour le montant initial de la facture moins le montant de


lavoir.
Lintgration est effectue en crant une ligne de facture ngative.
Cliquer sur ligne puis sur ajouter , la ligne ngative se cre
automatiquement.

lavoir total arrive avec un montant 0.


- Sur commandes prvisionnelles : Cliquer sur ligne puis sur ajouter , la
ligne ngative se cre automatiquement
- Sur commandes standards : suivre la procdure dcrite au paragraphe IV.

3- Avoir portant sur une facture non paye :


- en laboratoire : la facture et lavoir doivent tre saisis par le laboratoire dans
GESLAB.
Loriginal de lavoir et de de la facture sont adresss la dlgation.
Procdure de saisie de lavoir dans GESLAB :
Il faut ajouter une ligne en rappelant le n de la ligne de facture sur laquelle porte
lavoir et saisir un montant ngatif.

III- PARTICULARITES
1- Lorsquun avoir se rapporte plusieurs factures payes :
Le laboratoire ne peut pas faire la saisie, il envoie lavoir original + les copies des
factures concernes.
La dlgation vous enverra aprs avoir fait la saisie dans BFC, la procdure
dintgration dans GESLAB.
2- Lorsquun avoir se rapporte plusieurs factures non payes :
Le laboratoire saisit la facture uniquement, il envoie lavoir original + les factures
originales concernes
La dlgation vous enverra aprs avoir fait la saisie dans BFC, la procdure
dintgration dans GESLAB.
3- En cas de rception dune facture et dun avoir total :
Aucune saisie ne doit tre effectue dans GESLAB.
Vous devez conserver les pices en laboratoire et solder la commande en ajoutant
une ligne de commentaire avoir n XX du XX .
4- Avoirs FRAM et carte achat portant sur un exercice antrieur :
Les avoirs concerns sont communiqus au laboratoire par la dlgation ainsi que la
procdure appliquer.
5- R-imputations comptables :
Les r-imputations comptables sont saisies par le ple comptabilit et portent soit :
sur le compte comptable : aucun impact dans GESLAB.
sur lorigine de crdit : La dlgation vous enverra une procdure quand vous aurez
des r-imputations effectuer.
IV- INTEGRATION DUNE FACTURE EN MODIFICATION AVEC UN MONTANT A 0
Ne concerne que les factures sur commandes standards

Lintgration dune facture en modification avec un montant 0 peut tre source dcarts
entre GESLAB et BFC si lintgration nest pas correctement effectue.
En effet, il convient de distinguer deux cas :
1er cas :

avoir total en quantit : lavoir total est gal en montant et en quantit la facture qui
a dj t paye.

annulation dune facture : il sagit dune annulation effectue dans BFC par le ple
comptabilit suite une erreur de saisie des gestionnaires SFC.

2me cas :
Dchargement ultrieur total dans BFC : la rduction ne porte que sur les montants.
Votre gestionnaire SFC vous indiquera par mail dans quel cas vous vous trouvez
afin dappliquer la procdure adquate.

1er cas : avoir total en quantit du fournisseur ou annulation de facture.


Retour de la facture en modification dans GESLAB avec un montant zro
A lintgration, dcocher la case cumul quantit de la facture afin davoir les quantits
entre parenthses sur les lignes facture GESLAB (qt)
Les services faits sont en attente de facturation ou sont annuler.
Exemple :
La commande L52640 a t saisie dans GESLAB ainsi que les services faits et la facture
du fournisseur n 70517.
La facture est paye dans BFC.
Un avoir papier total du fournisseur est transmis au SFC de la dlgation.
Lavoir saisi dans bfc arrive dans le menu change en Intgration/Facture/Modification
dans GESLAB avec un montant zro.
En cliquant sur diffrence, nous voyons les quantits et les montants zro dans BFC. Il
faut donc ramener les quantits et les montants zro dans GESLAB.

Procdure dtaille :
Dans Dossier/gestion courante, je cherche ma commande et je la d-solde.

Pour info : fentre services faits avant lintgration de lavoir dans GESLAB

Pour info : fentre facture avant lintgration de lavoir dans GESLAB

Je retourne dans menu Echange avec la dlgation/Intgration/Facture/Modification .


Je choisis ma facture dans la liste et je clique sur Intgrer

La facture modifier apparait lcran. Cliquer ensuite sur Ligne .


Puis sur modifier et dcocher la case cumul quantit et cliquer sur OK .

Faire la mme chose pour la ligne suivante de la facture. Les quantits sont maintenant
entre parenthses

Pour amener la facture zro il faut maintenant cliquer sur ajouter . Une ligne avec un
montant ngatif se cre automatiquement
Dcocher la case cumul quantit
Dans la case dsignation notez le numro de lavoir du fournisseur, et renseignez
ventuellement le taux de TVA applicable

Cliquer sur OK pour valider votre saisie


Une ligne apparait maintenant avec des quantits entre parenthses

Vous pouvez fermer la fentre ligne facture . GESLAB retourne dans la fentre facture.
Vous devez valider votre saisie en cliquant sur OK
Le message suivant apparait.

A la question la dlgation a solde la commande. Confirmez-vous le solde ?


Rpondre NON.
Vous pouvez ensuite fermer la fentre facture et ensuite fermer la fentre intgrer les
factures
Les services faits sont maintenant en attente de facturation ou sont annuler.
Dans notre exemple il faut les annuler
Dernire tape : dans le menu gestion courante/dpenses/commande/trouver la
commande L52640
Puis sur service faits

Cliquer ensuite sur dtruire .


Deux messages davertissement apparaissent auxquels il faut rpondre OUI.
Rpter lopration pour la deuxime ligne de service fait.

GESLAB a cr automatiquement des lignes de services faits ngatives.

Vous pouvez maintenant solder la commande en cochant la case solde

2me cas : Dchargement ultrieur total dans BFC.


Retour de la facture en modification dans GESLAB avec un montant zro.
Les services faits sont facturs.
La commande peut tre solde. Je ne peux plus crer de facture.
Si nouvelle facture sur la commande : procder un chargement ultrieur dans BFC
Exemple :
La commande L52874 a t saisie dans GESLAB ainsi que les services faits et la facture
du fournisseur.
Le service financier de la dlgation a t contraint dannuler la facture par un
dchargement ultrieur total.
La facture arrive dans GESLAB dans le menu Echange avec la dlgation en Intgration
/Facture/Modification avec un montant zro
En cliquant sur diffrence, nous voyons les montants zro dans BFC. Il faut donc
ramener les montants seulement zro dans GESLAB (ne pas toucher aux quantits).

Procdure pour rtablir la situation dans BFC et dans GESLAB :


Pour info : copie dcran de la commande avant lintgration

Pour info : copie dcran de la fentre des services faits

Pour info : copie dcran de la facture avant lintgration.

Je retourne sur le menu Echange avec la dlgation/Intgration/Facture/Modification .


Je choisis ma facture dans la liste et je clique sur Intgrer

La facture modifier apparait lcran

Cliquer ensuite sur Ligne puis sur Ajouter


Dcocher la case cumul quantit
Indiquer par exemple dchargement ultrieur dans la case dsignation
Le PU HT factur apparait automatiquement en ngatif pour le montant total de la facture
Renseignez si besoin la case taux de TVA

Cliquer sur OK pour valider votre saisie


Une ligne apparait maintenant avec des quantits entre parenthses

Fermer la fentre lignes de facture

Cliquer sur OK pour valider votre saisie. Fermer ensuite la fentre facture
La facture en modification avec montant zro a disparu de la boite dintgration
Vous pouvez fermer la boite dintgration

Mise jour : 23/01/2013