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CONTROLE DE REVISO
Data
Verso
Descrio
Autor
11/03/2013
1.0
Elaborao do documento
13/05/2013
1.1
Atualizao do documento
12/09/2013
1.2
Complementao do documento
30/09/2013
1.3
Complementao do documento
04/04/2014
2.0
Reestruturao do Documento
Haylla Balzani
SUMRIO
O ESCRITRIO DE PROCESSOS.................................................................................................5
1.1
PRINCIPAIS OBJETIVOS:.........................................................................................................5
1.2
COMPETNCIAS....................................................................................................................6
2.2
PROCESSOS .........................................................................................................................8
2.3
2.4
HIERARQUIA DE PROCESSOS.............................................................................................. 10
2.5
2.6
2.7
2.8
2.9
MODELAGEM DE PROCESSOS............................................................................................. 13
2.10
2.11
3.2
MTODO .......................................................................................................................... 16
3.2.1
3.2.2
3.2.3
3.2.4
3.2.5
3.2.6
3.2.7
4.2
5.1
5.2
5.2.1
5.2.2
5.2.3
5.2.4
5.3
5.3.1
Na Ferramenta: .................................................................................................... 47
5.3.2
REFERNCIAS ............................................................................................................................... 51
GLOSSRIO.................................................................................................................................... 53
NDICE DE TABELAS
TABELA 1 - ELEMENTOS DA NOTAO BPMN ..................................................................................... 35
TABELA 2 - NOTAO BSICA DO TIPO DE EVENTOS ....................................................................... 36
TABELA 3 - NOTAO BPMN - EVENTOS .............................................................................................. 38
TABELA 4 NOTAO BPMN - TAREFAS.............................................................................................. 40
TABELA 5 - NOTAO BPMN SUBPROCESSO .................................................................................. 40
TABELA 6 - NOTAO BPMN - GATEWAYS........................................................................................... 45
TABELA 7 - NOTAO BPMN - SWIMLANES ......................................................................................... 46
NDICE DE FIGURAS
FIGURA 1 - ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS........................................................................................8
FIGURA 2 - HIERARQUIA DOS PROCESSOS......................................................................................... 11
FIGURA 3 - CADEIA DE VALOR - EXEMPLO .......................................................................................... 12
FIGURA 4 - MGPROC ................................................................................................................................ 16
FIGURA 5 - 1 PASSO DA MGPROC ........................................................................................................ 17
FIGURA 6 - ELEMENTOS ESSENCIAIS DO PROCESSO ....................................................................... 18
FIGURA 7 - 2 PASSO DA MGPROC ........................................................................................................ 19
FIGURA 8 - 3 PASSO DA MGPROC ........................................................................................................ 21
FIGURA 9 - 4 PASSO DA MGPROC ........................................................................................................ 23
FIGURA 10 - 5 PASSO DA MGPROC ...................................................................................................... 24
FIGURA 11 - 6 PASSO DA MGPROC ...................................................................................................... 25
FIGURA 12 - 7 PASSO DA MGPROC ...................................................................................................... 26
FIGURA 13 - EXEMPLO DE MODELO SIMPLES BPMN ......................................................................... 30
FIGURA 14 - EXEMPLO DE DIAGRAMA DE PROCESSO DE NEGCIOS PRIVADO .......................... 32
APRESENTAO DO DOCUMENTO
O documento tem por intuito a orientao e disseminao do
conhecimento sobre a Gesto de Processos no Ministrio da Fazenda,
apresentando os principais conceitos norteadores da matria, descrevendo as
etapas da metodologia utilizada pelo Escritrio de Inovao (com foco em
processos) da Subsecretaria de Gesto Estratgica, da Secretaria Executiva
do Ministrio da Fazenda (SGE/SE/MF) e aprimorando os conhecimentos
necessrios modelagem de processos com a utilizao da notao padro
de desenho BPMN Business Process Modeling Notation.
As orientaes constantes neste documento tm o objetivo de dar
suporte, orientar e padronizar os projetos da iniciativa de Gesto de
Processos orientados e/ou executados no contexto dos servios prestados
pelo referido Escritrio.
PBLICO ALVO
Gestores, analistas, consultores envolvidos no processo de tomada de
deciso estratgica e na Gesto de Processos, analistas de negcio e
profissionais que almejam aprimorar seus conhecimentos e aperfeioar o
desempenho do seu negcio envolvendo a gesto de processos.
INTRODUO
O Programa de Modernizao Integrada do Ministrio da Fazenda
PMIMF, elaborado e coordenado pela Subsecretaria de Gesto Estratgica,
consiste em um conjunto de aes voltadas construo de solues
coletivas e desafios gerenciais comuns a diversos rgos da estrutura do
Ministrio, modernizao da gesto e busca por maior eficincia e eficcia
das aes do Ministrio da Fazenda no exerccio de suas funes regimentais,
sempre em prol da sociedade. Prev, em uma de suas frentes de atuao, a
estruturao e implantao de Escritrios de Processos e Projetos no mbito
do Ministrio da Fazenda.
A frente de Gesto por Processos foi concebida como premissa bsica
para a implementao da qualidade em servios prestados e produtos
oferecidos pelo Ministrio da Fazenda, uma ao sistmica associada
melhoria contnua da organizao. Uma organizao orientada processos ,
antes de tudo, uma organizao consciente de seus objetivos, e que atua
alinhada ao seu planejamento estratgico.
Assim a Gesto de Processos no Ministrio da Fazenda tem como
objetivo
agregar
valor
aos
processos
de
trabalho
possibilitando
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
1 O Escritrio de Processos
O Escritrio de Projetos/Processos da SGE, uma das frentes de atuao
do PMIMF, responsvel por propor revises e evolues nas metodologias de
projetos e processos constantes no Modelo de Governana, responsvel
tambm por disseminar o uso destas metodologias, consolidar e reportar
informaes
do
portflio
dos
projetos
estratgicos
dos
processos
ii.
iii.
iv.
Apontar
as
estratgias
organizacionais,
partir
de
seus
vi.
vii.
Dar
publicidade,
respeitando
as
premissas
de
sigilo
1.2 Competncias
i.
diretrizes
estratgicas
da
organizao
em
seu
ambiente
iii.
iv.
v.
2 ALINHAMENTO CONCEITUAL
Com o propsito de contribuir para uma cultura uniforme de
Gerenciamento de Processos no Ministrio da Fazenda, foram adotados
alguns conceitos para a criao de um entendimento comum de todos os
envolvidos nas iniciativas de Gesto de Processos.
2.1 Estrutura Organizacional
O modo como as organizaes se estruturam entendido como
estrutura organizacional, assim
Estrutura
organizacional
instrumento
decisrios,
visando
ao
alcance
dos
objetivos
organizao
funcional,
intercmbio
entre
funes
tendenciosamente
passaria
por
processos.
Vertical
Funcional
Funcional
Com processos
em segundo plano
Processual
Processos
Com funcional
Horizontais
em segundo plano
Gesto Funcional
Estrutura orientada
Tradicional
Por processo
2.2 Processos
No BPM CBOK2, processo definido como um conjunto definido de
atividades ou comportamentos executados por humanos ou mquinas para
alcanar uma ou mais metas.
Processo pode ser descrito, tambm, como qualquer atividade que
recebe uma entrada (input), agrega-lhe valor e gera uma sada (output) para
um cliente interno ou externo, fazendo uso dos recursos da organizao para
gerar resultados concretos (RUMMLER, 1994). Gonalves (2000), trouxe o
conceito de que um processo integra pessoas, ferramentas e mtodos para
1
BPM CBOK - BPM CBOK a sigla de Business Process Management Commom Body
(gerenciamento);
bem definidos;
frequentemente
gerenciando
recursos
ou
infraestrutura
necessrias.
grandes conjuntos de
Correspondem s
10
11
12
tecnologias habilitadoras;
frequentemente
introduz
novos
papis,
responsabilidades
modelagem,
simulao,
automao,
integrao,
controle
13
entendimento
interpretao
dos
processos,
14
3 METODOLOGIA
DE
GESTO
DE
PROCESSOS
NO
MINISTRIO DA FAZENDA
Conceitualmente uma metodologia constitui-se de uma abordagem
organizada para atingir um objetivo, atravs de passos pr-estabelecidos.
um roteiro para o desenvolvimento estruturado de projetos, sistemas ou
software, visando a qualidade e produtividade destes4. A metodologia serve
como guia definindo por onde comear, que passos seguir, possibilitando
consistncia na prtica. Pelo fato do gerenciamento de processos de negcios
ser uma disciplina que possibilite adaptaes s realidades das organizaes,
o Ministrio da Fazenda adotou as etapas que mais lhe asseguram o resultado
rpido, objetivo e coeso esperado.
A Metodologia de Gesto de Processos do MF foi criada no contexto
dos trabalhos da Rede de Inovao, grupo formado por representantes e
tcnicos dos rgos e conselhos do Ministrio (Gabinete do Ministro, PGFN,
RFB, SEAE, SAIN, SPE, STN, SE, ESAF, CARF, COAF e CONFAZ), que participam
do PMIMF Programa de Modernizao Integrada do MF.
O trabalho de Suporte em mapeamento de processos do Escritrio
de Inovao da SGE/SE, com foco em processos, ser realizado considerando
as diretrizes e a Metodologia de Gesto de Processos (MGProc), constantes do
Modelo de Governana e Operacionalizao da Inovao de Gesto no
Ministrio da Fazenda, aprovado pelo Comit Estratgico de Gesto do MF
(CEG) por meio da Resoluo CEG n 02/2012.
REZENDE, 2001
15
Figura 4 - MGProc
3.2 Mtodo
Considerando as atividades necessrias aos resultados esperados com
as iniciativas de gesto de processos o Escritrio de Processos detalhou a
16
17
A construo
da
Cadeia de
Valor parte
do entendimento
da
os
elementos
essenciais
desses
processos
denominados
envia/fornece/disponibiliza
pessoa/rea/instrumento
o
insumo
necessrio
de
para
trabalho,
a
realizao
que
de
determinada etapa.
Entrada/Insumo: a informao/documento/material necessrio para
que se desenvolva a etapa, sem o qual no possvel realiz-la.
Produto/Servio: a informao/documento/material produzido pelo
executor da etapa. o resultado do trabalho.
Cliente/Usurio: a pessoa/rea/instrumento de trabalho a quem se
destina o resultado do trabalho. Aquele (aquilo) que receber o que foi gerado
pelo executor da etapa.
Para a construo da cadeia de macroprocesso utilizado como apoio
o Instrumento I - Construo da Cadeia de Macroprocessos da Metodologia de
Gesto de Processos do MF contido no anexo I deste documento.
18
19
Executantes;
Prazo de concluso;
julgar necessrio; e
20
Pontos de alerta;
grupo de pessoas se rena e utilize seus pensamentos e ideias para que possam chegar a um denominador comum.
6
A Anlise SWOT uma ferramenta utilizada para anlise de cenrio. Consiste no levantamento das
21
preenchido
utiliza
informaes
dos
seguintes
documentos:
Esta matriz utilizada para priorizao. Leva em conta a gravidade, a urgncia e a tendncia, de cada
problema.
Gravidade: impacto do problema sobre coisas, pessoas, resultados, processos ou organizaes e efeitos que
surgiro a longo prazo, caso o problema no seja resolvido.
Urgncia: relao com o tempo disponvel ou necessrio para resolver o problema.
Tendncia: potencial de crescimento do problema, avaliao da tendncia de crescimento, reduo ou
desaparecimento do problema.
A pontuao de 1 a 5, para cada dimenso da matriz, permite classificar em ordem decrescente de pontos
os problemas a serem atacados na melhoria do processo.
Este tipo de anlise deve ser feito pelo grupo de melhoria com donos do processo, de forma a estabelecer
a melhor priorizao dos problemas.
22
23
24
refinamento
trata
aspectos
de
ajustes
melhorias
ps-
25
26
27
capazes
de
integrar
as
trs
funes
utilizando-se
28
Publicao
Os modelos que j esto na validados podero ser publicados, desde
que haja autorizao prvia do Gestor da rea.
A publicao ser realizada pelo administrador do ARIS, atravs do
mdulo Publisher, e o acesso se d pela intranet.
29
5 Notao BPMN
BPMN a sigla correspondente a Business Process Model and Notation,
ou seja, Notao de Modelagem de Processos de Negcio, compreendendo a
notao adotada para representar graficamente os processos de negcio de
qualquer empresa. uma forma padronizada de modelar os processos e
promover o entendimento geral sobre o mesmo.
Atravs de elementos simples e de fcil comunicao, o BPMN surgiu,
para padronizar os desenhos de processos e para facilitar toda a conversa
entre Negcios Tecnologia da Informao. Fez se necessria a criao de uma
padronizao para que TI e negcios fossem aproximadas e trabalhassem de
uma forma mais produtiva e transparente.
Exemplo de modelo BPMN:
30
processos.
padronizada.
31
32
33
Artefatos (Artifacts)
Descrio
Notao
(Gatilho)
ou
um
impacto
(resultado).
trs
tipos
eventos:
incio,
Intermedirio e Final.
designao para o trabalho executado.
Os tipos de atividades que fazem parte de
um
processo
Subprocessos
Atividades
(Activities)
de
e
negcio
Tarefas.
so:
Tarefas
arredondado.
Os
processos
34
Fluxo
de
sequncia
(Sequence
Flow)
Fluxo
de
mensagem
(Message
Fluxo)
Associao
(Association)
Conjunto
Pool
(piscina)
sendo modelado.
Uma Lane (raia), no ARIS chamada de
pista, uma subpartio dentro de um
Lane (raia)
Pista
Raia de piscina
(Swimlanes)
de
Dados
(Data
Object)
so
Artefatos (Artifacts)
de
mais
podem
fornecer
Grupo
(Group)
afeta
sequncia
do
fluxo.
Grupo
Anotao
(Annotation)
para
facilitar
leitura
do
Anotao de texto
diagrama.
Tabela 1 - Elementos da Notao BPMN
35
5.2.1.1
Eventos (Events)
Atividades (Activities)
Decises (Gateways)
Eventos (Events)
Evento Intermedirio
Evento de Fim
(Start Events)
(Intermedate Events)
(End Events)
Acontece
Inicia
um
durante
processo
curso de um
processo
Finaliza
fluxo
o
do
processo
mais
complexos
tais
como
mensagens,
cronmetros
ou
36
Evento de
Evento
Evento de
Incio
Intermedirio
Fim
Mensagem de
Mensagem
Mensagem de
incio
fim
Descrio
Representa
recebimento
de
uma
de
uma
mensagem;
Cronometro
O cronometro
no pode ser
um evento de
fim
Condio de
incio
A condio
Condio
Ocorre
quando
necessrio
no pode ser
um evento de
Exemplo:
processo
inicia
fim
cadastro
do
usurio;
ou
com
quando
Link
O Link no
ser um evento
pode ser um
de Incio
evento de fim
Mltiplo Incio
Mltiplo
um
evento
de
mltiplo
incio,
somente
uma
delas
necessria.
Para
Mltiplo
Fim,
consequncias
na
existem
mltiplas
finalizao
do
37
Evento de
Evento
Evento de
Incio
Intermedirio
Fim
Sinal de Incio
Sinal
Sinal no fim
Descrio
usado para gerar comunicao dentro
ou por meio de nveis de processos,
Pools e entre diagramas de processos.
Terminar
No se aplica
No se aplica
devero
ser
imediatamente
38
5.2.1.2
Descrio
vez
recebida
completada
tarefa.
Sua
39
Subprocesso
Estado Contrado
Estado Expandido
5.2.1.3
Gateways
40
Gateways - Definies
Gateway Baseado em Dados uso em divergncia (Split)
41
Gateways - Definies
42
Gateways - Definies
Gateway Paralelo uso em convergncia
43
Gateways - Definies
Gateway Inclusivo uso em divergncia
44
Gateways - Definies
Gateway complexo uso em divergncia
A expresso determina a sada que o processo ir escolher para continuar. A
expresso se refere ao dado do processo e ao status para fluxo de sequncia de sada.
Uma expresso talvez avalie o dado do processo e ento selecione um conjunto de
sada do fluxo de sequncia, baseados sobre os resultados da avaliao. Porm, a expresso
dever ser projetada para que ao menos uma das sadas do fluxo de sequncia seja
escolhida.
No indicado o uso em convergncia, j que determinada uma condio para
que uma das alternativas seja executada e a expresso dessa condio j deve ser
sinalizada no prprio diagrama na oportunidade da modelagem do processo.
45
Associao
Pool (piscina/conjunto)
Lane (raia/pista)
Uma pista uma subpartio dentro do conjunto e estendese por todo comprimento do mesmo.
A pista representa os departamentos que executam o
processo dentro da organizao
Tabela 7 - Notao BPMN - Swimlanes
46
Grupos (Group)
Anotao (Annotation)
5.3.1 Na Ferramenta:
So somente na horizontal.
47
48
As
trocas
de
mensagens
so
linhas
tracejadas
entre
os
participantes;
So representadas na vertical;
49
As
transies
partem
dos
limites
inferior
superior
prioritariamente.
50
6 REFERNCIAS
ABPMP BPM CBOK, V3.0. Guide to the Business Process Management
Common Body of Knowledge. 2013.
ANEEL. Manual de Gesto de Processos da ANEEL. 3 Ed. Braslia, 2010.
CAPOTE, Gart. BPM para todos. Rio de Janeiro: Bookes, 2012.
CAPOTE, Gart. Guia de formao para analistas de processos. Rio de
Janeiro: Bookes, 2011.
CAPOTE, Gart. Medio de valor de processos para BPM. Rio de Janeiro:
Bookes, 2013.
DAVENPORT, Thomas H. Reengenharia de processos. Rio de Janeiro:
Campus, 1994.
DRUCKER, Peter F. A organizao do futuro: como preparar hoje as
empresas de amanh.
EGPP Escritrio de Gesto de Projetos e Processos Guia de Referncia
em Modelagem de Processos - Ministrio da Sade. Braslia, maio, 2009.
EGPP Escritrio de Gesto de Projetos e Processos Padro de Trabalho
de Modelagem de Processos - Ministrio da Sade. Braslia, maro, 2009.
Escritrio
de
Processos.
Padro
de
Trabalho
de
Modelagem
de
51
OMG Available
52
7 GLOSSRIO
AS-IS: Situao Atual representao dos processos tal qual so executados
hoje. Fotografia esttica da situao atual. Representao da realidade.
BPMN (Business Process Modeling Notation): notao para modelagem
visual de processos com objetivo de prover uma interface simples, mas
poderosa que possa ser utilizada tanto por profissionais de processos e
sistemas, como por usurios.
Cadeia de Valor: Conjunto de macroprocessos executados de forma interrelacionada que criam valor para o usurio final.
Diagrama de Causa e Efeito: (Diagrama Espinha de Peixe ou Diagrama de
Ishikawa), tcnica que pode ser utilizada para buscar a causa-raiz de um
problema.
Diagrama:
Representaes
determinada
realidade,
de
grficas
forma
elaboradas
simplificada,
para
visualizar
possibilitando
uma
melhor
entendimento.
Escritrio de processos: Estrutura necessria para que as aes em
gerenciamento de processos da organizao sejam executadas de forma
alinhada, aperfeioadas e com foco do cliente.
Fluxograma: Notao simples que utiliza alguns smbolos grficos tais como
retngulo, losango, flechas para indicar um passo de processamento.
Gargalos: restrio no processo que cria um acmulo de trabalho a ser feito,
enquanto outras atividades que dependem desse resultado permanecem
ociosas.
Handoffs: Qualquer ponto em um processo onde trabalho ou informao
passa de um sistema, pessoa ou grupo para outro (transferncia de controle).
Mapeamento de processos: Descrio grfica atravs de fluxos do
funcionamento de um processo. O mapeamento auxilia na visualizao do
53
54
8 NDICE REMISSIVO
1
Etapas da metodologia 2, 15
Eventos 36
Gateways 40
Hierarquia de processos 2, 10
I
Indicadores de desempenho 9
6
6 Passo - Implementao do processo 2, 24
7
7 Passo Monitoramento e refinamento do
processo 2, 25
A
M
Macroprocesso 10
METODOLOGIA DE GESTO DE PROCESSOS 2,
15
Modelagem de processos 2, 13, 54
N
Atividades 11
Organizacionais 10
Boas prticas 47
BPMN - Business Process Modeling Notation 2,
13
P
Processo 9, 11
Cadeia de valor 2, 11
Subprocesso 1, 11, 40
Swimlanes 46
Tarefas 11
Estrutura Organizacional 2, 7
55
9 DOCUMENTOS DE APOIO
Artefato I - Construo da Cadeia de Macroprocessos;
Artefato II Detalhamento do processo;
Artefato III - Documentao de Processos;
Artefato IV - Planilha de Pontos de Alerta;
Artefato V - Relatrio de Anlise e Diagnstico;
Artefato VI Termo de Aceite do Produto;
Artefato VII - Relatrio de Redesenho e Plano de Implantao.
56