ASOCIACION MEXICANA DE RESPONSABLES DE LA ESTANDARIZACION

DE LA INFORMACION ADMINISTRATIVA FINANCIERA EN LAS

INSTITUCIONES DE EDUCACION SUPERIOR
http://www.amereiaf.org.mx

LOS INDICADORES DEL SIIA: SU SIGNIFICADO

Y EFECTOS
Uniendo voluntades en beneficio de las IES
XVII Asamblea General Ordinaria de AMOCVIES

Telchac Puerto, Yuc. a 21 de Abril de 2005

AMEREIAF es una Asociacin Civil cuyo objeto, es

Coadyuvar al mejoramiento cualitativo de los procesos y
productos acadmicos de las instituciones de educaci n
superior, a travs de actualizar, perfeccionar y hacer m s
eficientes sus sistemas administrativos y financieros, en lo
conceptual, tcnico y operativo.

Persigue, entre otros, los siguientes objetivos:

Coordinar las acciones necesarias para que opere un sistema naci onal de
informacin administrativa y financiera de la educaci n superior, bajo un esquema
de coordinacin, intercambio, colaboracin y complementacin.
Favorecer el intercambio de experiencias, en los campos administ rativo y financiero,
entre instituciones de educacin superior del pas y del extranjero
Vigilar la aplicacin de la norma tcnica aprobada por los rganos de gobierno de
la Asociacin, conforme a lo que su propia normatividad establezca.
Colaborar con agrupaciones u organismos nacionales e internacion ales para la
realizacin de estudios comparativos en temas que forman parte del objeto de la
Asociacin.
Actualizar los desarrollos tcnicos de soporte al Sistema, de acuerdo con las
experiencias acumuladas y los avances en la tecnolog a utilizada.
Apoyar la capacitacin del personal responsable de las tareas relacionadas con las
reas administrativas y financieras de las instituciones de educa cin superior.

CONSEJO DIRECTIVO
PRESIDENTA
L.I. Mara Antonieta Zamora Amado

2004-2006

Directora de Informtica de la Universidad de Sonora

VICEPRESIDENTE
M. en A. Armando Miguel Valerdi y Rojas.
Secretario General de la
Benemrita Universidad Autnoma de Puebla

SECRETARIO GENERAL
Lic. Jess Nevrez Aceves

Coordinador de Sistemas Administrativos de la

Universidad Autnoma de Coahuila

SECRETARIA DE FINANZAS
C. P. Silvia Ampudia Rueda

Contralora General de la Universidad Autnoma de Cd. Jurez

CONSEJO DIRECTIVO 2004-2006

COMISIONES
COMUNICACIN
CP Guadalupe Snchez Soto
Universidad de Sonora
ESTUDIOS
LAE Rogelio A. Surez Snchez
Universidad Veracruzana
SERVICIOS
Ing. Herasmo Chavira Soto
Instituto Tecnolgico de Sonora
CAPACITACION
Ing. Dionisio Buenrostro Cervantes
Universidad Michoacana de San Nicols de Hidalgo
TECNOLOGIA E INFORMATICA
MCs. Francisco Gerardo Cullar Hernndez
Universidad de Guadalajara

36 MIEMBROS
Universidades pblicas autnomas
Benemrita Universidad Autnoma de Puebla
Instituto Tecnolgico de Sonora
Universidad Autnoma Benito Jurez de Oaxaca
Universidad Autnoma de Aguascalientes
Universidad Autnoma de Baja California
Universidad Autnoma de Baja California Sur
Universidad Autnoma de Campeche
Universidad Autnoma de Ciudad Jurez
Universidad Autnoma de Coahuila
Universidad Autnoma de Chiapas
Universidad Autnoma de Chihuahua
Universidad Autnoma de Guerrero

MIEMBROS
Universidad Autnoma de Nayarit
Universidad Autnoma de Nuevo Len
Universidad Autnoma de Quertaro
Universidad Autnoma de San Luis Potos
Universidad Autnoma de Sinaloa
Universidad Autnoma de Tamaulipas
Universidad Autnoma de Tlaxcala
Universidad Autnoma de Yucatn
Universidad Autnoma de Zacatecas
Universidad Autnoma del Carmen
Universidad Autnoma del Estado de Hidalgo
Universidad Autnoma del Estado de Mxico
Universidad de Colima

MIEMBROS
Universidad de Guadalajara
Universidad de Guanajuato
Universidad de Quintana Roo
Universidad de Sonora
Universidad Jurez Autnoma de Tabasco
Universidad Jurez del Estado de Durango
Universidad Michoacana de San Nicol s de Hidalgo
Universidad Veracruzana
Universidad Politcnica de San Luis Potos
Universidad Autnoma del Estado de Morelos
Centro de Estudios Superiores del Estado de Sonora

CONVENIOS
Convenio de colaboracin con NACUBO (ASOCIACION NACIONAL
DE ADMINISTRADORES DE COLEGIOS Y UNIVERSIDADES DE USA)
Convenio de colaboracin con CAUBO (ASOCIACION DE
ADMINISTRADORES DE COLEGIOS Y UNIVERSIDADES
CANADIENSES)
Convenio de colaboracin con AMOCVIES (ASOCIACION
MEXICANA DE ORGANOS DE CONTROL Y VIGILENCIA DE LAS
INSTITUCIONES DE EDUCACION SUPERIOR)
Convenio de colaboracin con el CONAHEC (CONSORCIO PARA LA
COLABORACION DE LA EDUCACION SUPERIOR DE
NORTEAMERICA )
Convenio de colaboracin con el IMEF (INSTITUTO MEXICANO DE
EJECUTIVOS DE FINANZAS)

Los indicadores del

Sistema Integral de
Informacin
Administrativa y
Financiera:
Su Importancia!!!

Antecedentes .
El Sistema Integral de Informacin Administrativo y Financiero surge desde
1997 por un programa de la SEP: PRONAD
Su objetivo? La estandarizacin de la informacin en las IES para la
obtencin de indicadores institucionales y los requeridos por la SEP y otras
instancias.
Basado en el esquema de la Contabilidad por Fondosy en 4 Catlogos
normativos:
Catlogo de Fondos
Catlogo de Unidades Responsables (definidos
por cada IES)
Catlogo de Cuentas de gasto
Catlogo de Funciones y Programa
Estructura del Cdigo:
FONDO + UR + CUENTA GASTO + FUNCIN/PROGRAMA

Mdulos Bsicos del Sistema Integral de Informaci n

Explotacin
de
informacin

Financiero

Usuarios

Contabilidad
Presupuestos
Activo Fijo
Tesorera

Datos
Base de datos
institucionales
Informacin
para Nminas

Financiero
Administracin Ingreso
Escolar

Permanencia
Egreso

Recursos
Humanos

Aplicacin
normatividad
para personal
universitario

Por qu es importante la VISI N de un Sistema Integral de

Informacin para el manejo de informaci n?

1,2,3....n das

Necesidad de toma de Decisiones??

Datos

Tiempo ??

Reportes o Informacin

Excel(MAQUILLADO) CONOCIMIENTO
Parcial o Sesgado

Reporte Ejecutivo

Toma de Decisin

Ventajas con un sistema institucional integrado:

Tiempo ........x minutos

Necesidad de toma de Decisiones??

INFORMACION
INFORMACION
Datos
Datos
Base de datos
institucionales

Data
Warehouse

CONOCIMIENTO
CONOCIMIENTO
Sistema(SIIA)

Consulta de Indicadores
Prefabricados
Modelacin de Cubos

Soporta Toma
de decisiones
en Lnea
TechoFinanciero
Comparativo2001vs.2002

400,000
300,000
200,000
100,000
0
Central

Saltillo

Torreon

Norte

2001

187,457

268,675

197,156

75,140

2002

207,466

303,859

225,307

83,576

Unidades
2001

Toma de Decisin

2002

Las IES tenemos necesidad de:

Conocimiento: Para la toma de decisiones
Informacin:

Para conocer los fenmenos reales

Datos:

Generados por procesos que no

necesariamente se explotan

Los Datos existen, pero.................

No siempre se acceden fcilmente
No siempre se explotan

Cul es la prioridad?
Se necesitan sistemas orientados a soportar la
toma de decisiones. Trabajar en equipo!

Expresividad, eficiencia y eficacia en consultas sencillas hasta

las ms complejas
Datos actuales
+
histricos resumidos

Eficiencia = cmo

-- Eficacia = resultados

Qu es un Sistema de Informaci n Ejecutiva?

Estructura de informaci n slo de consulta
Diseada para facilitar el anlisis de datos de diferentes
sistemas o fuentes
Puede ser usada para eliminar suposiciones y
desconocimiento para la toma de decisiones dentro de las
mismas
Puede ser utilizada a nivel estratgico, incluye tanto datos
recientes como histricos, adems de los datos actuales que
son el centro de un sistema operacional, y la posibilidad de
analizar tendencias

BENEFICIOS UN SIE para las IES .(DW)

Acceder
a los datos de toda la institucin
Formatos y arquitecturas diferentes, fuentes de
datos diversas (txt, excel, SQL, oracle, fox etc.)

Obtener datos consistentes

Codificaciones de agrupaciones diferentes

Obtener datos requeridos en forma r pida

Diseos particulares para acelerar el proceso con grandes volmenes de
datos.

Estos beneficios aumentan cuanto m s importantes son las

decisiones a tomar y cuanto m s crtico es el factor tiempo .

FASES DE IMPLANTACI N DE UN SIE (DW)

Un Data Warehouse NO se puede COMPRAR, se tiene que CONSTRUIR.

SIE en las IES

Recolectar y consolidar informacin estadstica sobre el

Sistema Integral de Informacin Administrativa (SIIA) de la
Universidad y a partir de ello, brindar una estructura de
apoyo para la toma de decisiones a travs de la exploracin
de la misma, y asi poder contar con informacin consistente.
Mantener informacin histrica dentro de la base de datos
institucional que de soporte a la toma de decisiones del
Rector y funcionarios mediante aplicaciones gerenciales.

Esquema de Implementaci n
INFORMACION
INFORMACION
Datos
SIIA

Data
Warehouse

Sistema(SIIA)

Modelacin de Cubos

Soporta Toma de
decisiones en
Lnea
Experiencia del
usuario

TechoFinanciero
Comparativo2001vs.2002

400,000
300,000
200,000
100,000
0

CONOCIMIENTO
CONOCIMIENTO

Central

Saltillo

Torreon

Norte

2001

187,457

268,675

197,156

75,140

2002

207,466

303,859

225,307

83,576

Unidades
2001

2002

Cubos

Modelo Multidimensional :
integraci n de informaci n

CAMPUS
Informacin
campus

de

los
MODELOS

Ingresos

Finanzas
Escolar
Recursos humanos

Tiempos

Planeacin

Requerimientos institucionales

PIFI

Modelos de un SIE
Escolar

Finanzas

Compras
Almacn
Contabilidad
Activos Fijos
Bancos

Kardex
Carga acadmica
Alumnos
Planes de estudio

Egresos
Ingresos
Presupuestos

Maestros
Calificaciones
Inscripciones
Admisiones
Egresados

Data
Warehouse
Nmina
Planta de Maestros

Recursos
Humanos

(Almac
Almacn de
datos)
datos)

PIFI
POA

Planeacin

Podemos entonces decir que.

La informacin en un sistema integral de
informacin se encuentra detallada registro por registro,
y es la base de la informacin en un Sistema de
Informacin Ejecutiva que facilita que dicha informacin
est resumida, transformada, depurada y lista para la toma
de decisiones
Disponer de un SIE permitir a las autoridades universitarias
el manejo de INDICADORES que apoyen el anlisis de la
gestin tanto administrativa como de apoyo acadmico en
linea, evitando duplicidad de datos, pero sobre todo, errores
de informacin.

La obtencin de INDICADORES debe ser un proceso

participativo al interior de las IES:

Qu nivel de detalle queremos

Qu requerimos
Qu buscamos
Qu queremos que contenga

El valor de un SIE en tres dimensiones:

Mejorar la Entrega de Informacin: Informacin completa, correcta,
consistente, oportuna y accesible. Informacin que la gente necesita,
en el tiempo que la necesita y en el formato que la necesita.
Mejorar el Proceso de Toma de Decisiones: con un mayor soporte de
informacin se obtienen decisiones ms rpidas; as tambin, la gente
adquiere mayor confianza en sus propias decisiones y las del resto, y
logra un mayor entendimiento control y seguimiento de los impactos
de sus decisiones.
Impacto Positivo sobre los Procesos de la institucin :
Eliminar los retardos de los procesos que resultan de informacin
incorrecta, inconsistente y/o no existente.
Integrar y optimizar procesos a travs del uso compartido e integrado
de las fuentes de informacin.
Evitar Inconsistencias en reportes manuales duplicados.

Homologacin de criterios para el manejo de

INDICADORES de las IES:
AMEREIAF, entre una de sus acciones 2005 esta la de
trabajar en conjunto con la SESIC para tratar de
establecer criterios de homologacin para el manejo de
Indicadores de Gestin.
El Grupo de trabajo sera interdisciplinario abarcando
los tres componentes de un Sistema Integral de
Informacin como son Financiero, Escolar y Recursos
Humanos, adems de personal de Planeacin
El Sistema de Informacin Integral debe de ser una lnea
estratgica al interior de las IES como apoyo a la TOMA
DE DECISIONES.
Debe buscar ser INTEGRAL y contar con la participacin de
todos.

Los invitamos a nuestros prximos eventos:

1. Curso de Contabilidad de Fondos:
24 al 27 de Mayo de 2005
Lugar: Quertaro, Qro.

2. Tercer Evento Nacional de Verano

22 al 24 de Junio de 2005
Lugar: Cuernavaca, Morelos
IES sede: Universidad Autnoma del Estado de
Morelos

Uniendo Voluntades en beneficio de las IES!

Gracias,
Mara Antonieta Zamora Amado
tonyz@guaymas.uson.mx
Presidenta de AMEREIAF, A.C.
http://www.amereiaf.org.mx