Lean Seis Sigma e Benchmarking

Por David Vicentin e Jos Goldfreind

O Benchmarking elimina o trabalho de adivinhao observando os processos por trs dos indicadores que
conduzem s melhores prticas. Ele no limitado s informaes competitivas, pois procura inovao
observando o lado de fora do paradigma da indstria ou do processo.
Benchmarking pode ser definido como o processo de medio e comparao de nossa empresa com as
organizaes mundiais best-in-class. Este nvel de desempenho reconhecido como o padro de excelncia,
ou seja, a empresa referncia no processo escolhido. Usamos o processo de benchmarking, para aprender
como nos adaptar a esse padro de excelncia, um processo de procura e implementao das melhores
prticas. Podemos desenvolv-lo de acordo com nossos interesses, focando na filosofia, poltica ou prticas
das empresas.
O benchmarking funciona porque nos ajuda a entender como mudar nossos prprios processos, alm de
aprender com os outros. O valor do benchmarking notado quando h um genuno comprometimento com a
mudana, no propsito de melhorar continuamente os produtos e servios. Principalmente quando estas
mudanas so sentidas pelos clientes e refletem positivamente no resultado final da companhia.
Tipos genricos de benchmarking

Financeiro

a maneira menos comum de Benchmarking. Esse tipo procura determinar quais seriam as
metas financeiras, o que envolve questes de lucratividade: maximizao dos lucros, fluxo de
caixa e retorno.

Estratgico

Trata-se da anlise de empresas mundiais mais competitivas para identificar oportunidades de

mudanas estratgicas, buscam detectar tendncias tecnolgicas, lanamentos de produtos e
servios. Ex: De que meu negcio precisa para vencer?

Operacional

O tipo mais comum de benchmarking concentra-se na descoberta das melhores prticas para
conseguir a satisfao do cliente atravs da melhoria dos processos crticos internos da
organizao

Tabela 1

Na tabela 1 encontramos os tipos de benchmarking que podem ser realizados. As pessoas muitas vezes
confundem Benchmarking com anlise competitiva ou comparativa. A anlise competitiva normalmente
observa os dados inteligentes: fatos e figuras, quebra de produto (engenharia reversa) e metas estratgicas.
Trata-se de um jogo de adivinhao para alcanar a vantagem competitiva.
O Benchmarking elimina o trabalho de adivinhao observando os processos por trs dos indicadores que
conduzem s melhores prticas. Ele no limitado s informaes competitivas, pois procura inovao
observando o lado de fora do paradigma da indstria ou do processo.
Onde buscar informaes?
As informaes podem ser encontradas em diversas fontes. Na tabela 2 classificamos os locais onde podem
ser encontradas as informaes para o processo de benckmarking.

Interno

So comparados desempenhos de atividades similares em diferentes unidades organizacionais da mesma empresa.

Por exemplo, quando comparamos processos de entrega entre diversas filiais da mesma organizao.

Competitivo

A comparao efetuada com concorrentes diretos. Por exemplo, quando comparamos o processo produtivo entre
concorrentes do mesmo produto.

Funcional

A comparao feita entre empresas diferentes, porm com processos funcionais semelhantes. Por exemplo, comparar
processo de seleo de pessoal entre empresas do setor de alimentos e do setor petroqumico.

Processo
Genrico

Busca a comparao com processos de trabalhos com excelncia para observar tcnicas provadas e inovadoras que
podero trazer uma mudana excepcional na maneira de fazer a atividade. Por exemplo, comparar prticas de fabricao
da cpsula de munio com a de um batom.

Tabela 2

A verdadeira inovao vem da procura por melhores prticas fora de sua organizao. Observando o
ambiente externo para aprender com outras pessoas que j investiram tempo e dinheiro em abordagens
inovadoras, voc pode alcanar uma quantidade de mudanas no desempenho que, de outra forma, levaria
anos para alcanar.
Conduzindo o Benchmarking
A conduo do Benchmarking pode ser dividida em quatro grandes fases:

Figura 1

Estas fases respondem a cinco perguntas bsicas:

1. Em que fazer o Benchmarking?
2. Qual nossa performance?
3. Com quais parceiros realizar o benchmarking?
4. Qual a performance dos parceiros?
5. O que fazer para mudar?
Estas cinco perguntas so respondidas ao longo de 12 passos distribudos dentro das fases Planejar,
Coletar, Analisar e Transformar.

PLANEJAR coleta de informao

A Fase de Planejamento do Benchmarking envolve a determinao do escopo do estudo. Tem como principal
sada a lista de processos crticos A flexibilidade crucial na Fase de Planejamento, a qual geralmente toma
mais do que 30% do tempo do estudo. A tabela 3 trata de um direcionador para o planejamento de seu
estudo de Bechmarking.

Etapas - Planejar
1. Estabelecer o escopo do estudo de
benchmarking

2. Desenvolver o plano do projeto

3. Selecionar as variveis-chave de
desempenho para realizar o
benchmarking

Perguntas serem respondidas

Onde est a maior oportunidade de melhoria?
Onde est a sua maior porcentagem de custo e de tempo?
Qual rea gera diferenciao significativa?
Onde voc pode realmente realizar uma mudana?
Quem sero as pessoas envolvidas no estudo de benchmarking?
As pessoas envolvidas tm competncia tcnica sobre o processo que ser realizado o Benchmarking?
As pessoas possuem habilidades analticas, so comprometidas e sabem ouvir?
A equipe possui autoridade e autonomia para realizar o processo de Benchmarking?
Qual a disponibilidade de cada membro da equipe?
O cronograma para execuo foi elaborado?
O processo j foi mapeado? Qual a lista dos processos crticos?
Quais so os requisitos do cliente ou do processo?
Quais indicadores devem ser monitorados?
H alguma expectativa especfica sobre o processo que ser avaliado?
Os processos crticos esto alinhados as necessidades de seus clientes?

Tabela 3

COLETAR os dados
A reunio de informaes eficientes a chave para diferenciar o benchmarking de uma simples visita. Quanto
mais especfica e completa sua pesquisa, mais informaes valiosas sero adquiridas para a melhoria do
processo. Refere-se, normalmente, essa parte do benchmarking como fazendo o dever de casa. A tabela 4
nos mostra direcionadores para esta fase

Etapas - Coletar

Perguntas a serem respondidas

4. Identificar os possveis
participantes de Benchmarking

Quais so seus concorrentes diretos?

Quais empresas de diferentes setores possuem seu processo em estudo?
Existem processos internos de sua empresa que podem servir de referncia?

5. Medir seu prprio desempenho

Voc sabe qual o seu desempenho?

necessrio criar novos indicadores para medir o que voc deseja?

6. Medir o desempenho dos

participantes do benchmarking

Foram coletadas todas as informaes necessrias?

O que permite seus parceiros de benchmarking atingirem este resultado?

Tabela 4

ANALISAR os dados
Nesta etapa de anlise muitos cuidados devem ser tomados. Os dados coletados devem ser organizados e
analisados a fim de identificar todas as prticas e capacitadores da melhoria. muito importante que seja
compreendido o porqu, a fim de planejar uma estratgia eficiente para a realizao de melhorias. A tabela 5
nos mostra direcionadores para esta fase.

Etapas - Analisar

Perguntas serem respondidas

7. Compare dados atuais de

desempenho

Todos os dados foram selecionados e compilados?

Os dados coletados se seus parceiros podem ser comparados com o de sua empresa?
possvel identificar a diferena entre as empresas com base na informao coletada?

8. Identifique melhores prticas e

capacitadores

O que os participantes esto fazendo e voc no est?

Como eles o fazem?

9. Formule sua estratgia para

transformar sua operao

Quais prticas podem ser implementadas em sua empresa?

Os patrocinadores deste evento de benchmarking j foram comunicados?

Tabela 5

TRANSFORMAR a empresa
Atravs da identificao dos elementos capacitadores do processo, ser possvel estabelecer um plano
adequado para a implementao. Se a equipe que realizou o estudo de Benchmarking no a mesma que
implementar as melhorias, ser necessrio envolver novos integrantes nesta equipe.
Esta uma das etapas mais difceis para algumas empresas, pois precisam efetivamente implementar as
aes. Entretanto certamente traro resultados quando implementadas. A tabela 6 nos mostra direcionadores
para esta fase.

Etapas - Transformar

10. Implementar Mudanas

11. Monitorar Resultados

12. Planejar Melhoria Contnua

Perguntas serem respondidas

Os objetivos do estudo esto alinhados com a estratgia da empresa?
O plano de implementao foi definido?
H apoio para implementao das melhorias?
As pessoas acreditam ser possvel implementar esta mudana?
A melhoria est sendo monitorada?
Percebeu-se melhoria desde a implementao?
necessrio implementar algo mais para atingir ou superar os resultados esperados?
Quem ser o responsvel por este monitoramento?
Os indicadores apropriados mudaram?
O best-in-class mudou?
Os concorrentes realizaram melhorias mais rpido que ns?
Nossa abordagem foi correta?
Nossa implementao foi adequada?
O que pode ser melhorado para o prximo Bechmarking?

Tabela 6

Qual a relao Benchmarking e Lean Seis Sigma?

A aplicao do estudo de Bechmarking bastante ampla, podendo ser aplicado dentro dos projetos ou na
gesto do Lean Seis Sigma. Dentro dos projetos de Seis Sigma a metodologia propicia a identificao das
melhores prticas, que permitir incrementar os ganhos esperados. Na tabela 7 apresentamos a relao fase
a fase entre Benchamarking e DMAIC/DMADV

Fases do Benchmarking

Fases do DMADV e DMAIC

Comentrios

Medir

Nesta fase temos condio de responder: quais so

nossos processos crticos, qual o desempenho destes
processos e qual o desempenho dos nossos parceiros de
Benchmarking.

Analisar

Nesta fase comparamos nosso desempenho com os dos

parceiros de benchmarking e estabelecemos as prticas
e capacitadores que sero implementados

Planejar

Coletar

Analisar

Implementar(DMAIC)/ Projetar(DMADV)
Transformar
Controlar(DMAIC)/ Validar(DMADV)

Nesta fase implementamos as melhores prticas.

Aps implementao devemos controlar a performance
estabelecida e continuar a atualizar as prticas de
trabalho permanentemente para mantermos atualizados
nas mudanas do setor

Tabela 7
Outra abordagem possvel do Benchmarking dentro do DMADV no momento da construo das primeiras
casas do QFD (Desdobramento da Funo Qualidade). Realizamos as etapas Planejar e Coletar do
Benchmarking com o objetivo de alinharmos as informaes aos CTQs (Crtico para a Qualidade)
pesquisados com os clientes.
E por fim, quando aplicamos o Benchmarking na gesto do Lean Seis Sigma, itens como conduo dos
projetos, formao das equipes, validao dos ganhos e acompanhamentos dos projetos podem ser
analisados para diagnosticar como sua empresa est em relao s melhores prticas do mercado e elev-la
a uma condio superior.

Conscientizao
A utilizao do benchmarking uma escolha de cada companhia. Voc dever decidir se deseja usar o
Benchmarking para fechar a oportunidade entre sua empresa e seu concorrente, ou se deseja ser best-inclass. Mas importante saber que a realizao desta estratgia fornecer a oportunidade de melhorar
significativamente o desempenho de seu negcio com maior eficincia, velocidade e economia.

David Vicentin consultor do Setec Consulting Group na rea de Lean Six Sigma, atuando h 10 anos nos
setores Automobilstico, Alimentcio, Tintas e Telecomunicaes. Possui formao em Engenharia de
Produo pela Escola Politcnica da Universidade de So Paulo. Como Master Black Belt, lidera Projetos de
Lean Six Sigma com foco em reduo de custos, aumento da qualidade e produtividade em diversos pases
da Amrica do Norte, Amrica Latina, Europa e sia - dvicentin@setecnet.com.br; e Jos Goldfreind
diretor do Setec Consulting Group, na rea de Lean Six Sigma, atua h mais de 20 anos em Sistemas de
Gesto (Qualidade e Ambiental), Ferramentas da Qualidade, Seis Sigma e Produtividade. Engenheiro
Mecnico pela Escola de Engenharia Mau, trabalhou no Centro de Pesquisa do Instituto Mau de
Tecnologia (IMT). Foi professor da Escola de Engenharia Mau e da Universidade Santa Ceclia dos
Bandeirantes - jgoldfreind@setecnet.com.br