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I
1.- GENERALIDADES DE LA AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
1.1. SIGNIFICADO
En nuestro medio se recurre, casi siempre, al trmino con el cual se
caracteriza la primitiva rea de actuacin, con la adicin del concepto que
trata de precisar la novedad producida. De esta manera al trmino
auditora se ha adicionado la palabra administrativa, para denotar la
expansin de las actividades de examen y evaluacin a ciertas reas o
funciones operacionales, no relacionadas directamente con los aspectos
cubiertos por la auditora financiera (tradicional).
El American Institute of Management (Instituto Americano de Direccin)
aplica la expresin auditora administrativa (Management audit) a tareas que
se realizan para la evaluacin de la gestin administrativa de ciertos
organizamos.
A continuacin se presentan las definiciones de Auditora
Administrativa expresadas por algunos autores:
William P. Leonard
Es un examen comprensivo y constructivo de la estructura de una
empresa, de una institucin o de cualquier parte de un organismo, en cuanto
a los planes y objetivos, sus mtodos y controles, su forma de operacin y
sus equipos humanos y fsicos.
E. Hefferon
Es el arte de evaluar independientemente las polticas, planes,
procedimientos, controles y prcticas de una entidad, con el objeto de
localizar los campos que necesitan mejorarse y formular recomendaciones
para el logro de esas mejoras.
Chapman y Alonso.
Es una funcin tcnica, realizada por un experto en la materia, que
consiste en la aplicacin de diversos procedimientos, encaminados a
permitirle emitir un juicio tcnico.
Fernndez Arena J.A.
Es la revisin objetiva, metdica y completa, de la satisfaccin de los
objetivos institucionales, con base en los niveles jerrquicos de la empresa,
1
Sobre este aspecto J.C. Burton dice que pueden establecerse tres
premisas:
a)
La auditora debe tratar con lo objetivo y apreciable. Se
define lo objetivo como desprendido, imparcial, y sin
prejuicios. Dos auditores diferentes podran obtener de
una auditora resultados levemente distintos; pero la
variacin no debe exceder a los errores normales en el
muestreo, si se ejecuta un correcto cuidado profesional.
b)
La auditora debe tener relacin con el presente y con el
futuro. El auditor debe examinar y evaluar aquello que
existe actualmente. Respecto a la relacin con el futuro,
una auditora no puede hacer un pronstico, sin embargo
esto no quiere decir que el futuro se ignore totalmente.
La auditora administrativa es constructiva. La
perspectiva actual de la administracin est orientada
bsicamente hacia el futuro y, por lo tanto, al evaluar a
la administracin del presente, debe tomarse en cuenta
implcitamente el futuro.
c)
La auditora debe producir un resultado que sea fcil de
entender y de usar. La auditora administrativa debe
generar un resultado final que sea fcil de comprender y
utilizar por los diferentes interesados: los usuarios de la
informacin que arroje el informe.
2) Establecer normas de desempeo.
Para desarrollar una auditora administrativa, un pre-requisito
importante es la formulacin de normas de desempeo administrativo que
pueden expresarse en trminos especficos. Estas normas son necesarias
para evaluar tanto los procedimientos como los resultados. El propsito
principal que la direccin superior busca, es lograr el efectivo control
administrativo sobre las operaciones del organismo.
3) Elaborar informes de auditora administrativa.
Es necesario establecer un mtodo de informes de auditora
administrativa con el propsito de que el auditor pueda contar con un medio
de informacin estructurado para dar a conocer los resultados de su anlisis.
El informe debe ser elaborado de manera sistemtica, para ello
conviene considerar los aspectos siguientes:
Planeacin del informe. En primer lugar debe decidirse acerca de
qu se va a escribir, para lo cual se debern determinar dos cosas:
Quin lo va a leer.
Qu uso va a tener.
Organizacin del informe. Los informes deben dividirse y ordenarse
en determinadas partes: la seccin inicial, el estudio principal y las
conclusiones; sin embargo, el nmero de secciones o partes depende de su
dimensin y de su complejidad.
3
Sumario
2.- GENERALIDADES
INTERNO
2.1. DEFINICIN DE CONTROL.
DEL
CONTROL
Establecer Normas
Tomar medidas
correctivas
Medir el desempeo
Comparar lo
realizado con las
normas
c)
d)
DE
LA
UNIDAD
DE
AUDITORIA
Gerente
Financiero
Auditora
Administrativa
Auditoria
Interna
Gerente de
Planeacin y control
Gerente
Financiero
Auditora
Administrativa
Auditora
Interna
Gerente
General
Gerente de
Planeacin y control
Gerente
Financiero
15
Auditora
Administrativa
Auditora Interna
Consejo de
Administracin
Auditora
Administrativa
Gerente
General
Produccin
Comercializacin
Finanzas
para
la
elaboracin
del
proyecto
se
cita
18
4.- ENFOQUES
ADMINISTRATIVA.
DE
LA
AUDITORIA
4.3. NORBECK
La auditora administrativa es un mtodo constructivo para ayudar a la
gerencia a mejorar las operaciones de la empresa de la siguiente manera:
Llamando la atencin de la gerencia hacia el rompimiento de los
controles operativos.
Sealando reas en las que se puedan reducir costos.
Sugiriendo mejoras potenciales de operacin.
Sealando los casos en los que la falta de cumplimiento de las
responsabilidades funcionales en diversos reas las hayan afectado
significativamente.
Norbeck, recomienda el siguiente esquema para una auditora
administrativa:
1.- Estudio preliminar y revisin de la naturaleza general de la
operacin o de los problemas.
2.- Anlisis de los resultados del estudio inicial; se presupuesta el
tiempo y dinero necesarios para una auditora subsecuente realizada con
ms profundidad.
3.- Se inicia entonces una auditora a fondo.
25
6.- TCNICAS
ADMINISTRATIVA
DE
LA
AUDITORIA
verdicas, pues es muy difcil externar por completo los factores personales
del analista.
La tcnica de observacin es la siguiente: existe la necesidad de definir
el objeto de la observacin, anotar sus caractersticas, clasificarlas,
analizarlas y criticarlas y conservar las notas producto de la observacin para
su consulta posterior.
6.3. ENCUESTAS
1.- Cuestionario.
Es una forma de reunir datos; su contenido tiene por objeto descubrir
hechos u opiniones, reunir datos objetivos y cuantitativos. Por lo tanto el
cuestionario est compuesto por preguntas que tienden a aclarar el objetivo
previamente sealado.
Toda informacin obtenida a travs de cuestionarios deber ser
completada y verificada por medio de la observacin, ya sea de hechos o de
registros.
La aplicacin del cuestionario slo se justifica cuando:
El tiempo para la observacin directa o la entrevista es demasiado
corto.
La informacin buscada se encuentra dispersa entre diferentes
grupos.
Las fuentes son muy variadas o la informacin a obtener exige una
larga bsqueda.
2.- Muestreo
El paso ms importante en la planeacin de una encuesta es la decisin
que se toma sobre la muestra que se va a emplear, es decir, el nmero y
clase de gente a entrevistar.
a) Formulacin del cuestionario
Estos normalmente consisten en varias secciones independientes
dedicadas a diversos factores. Consecuentemente, el cuestionario puede ser
dividido en varias secciones y terminado por diferentes auditores; y
posteriormente unido para ser revisado por el auditor supervisor.
b) Obtencin de datos
Consiste en la aplicacin del cuestionario respectivo en el rea de
revisin. El auditor debe hacer uso de los cuestionarios, como mtodo para
su evaluacin. Las fuentes de informacin y los mtodos de verificacin
adecuados varan, obviamente, de acuerdo con las dimensiones del plan de
auditora y naturaleza de cada empresa en particular.
c) Tabulacin de datos.
El auditor tiene la alternativa de analizar las respuestas y tabular los
datos con base en una escala de apreciacin, como por ejemplo, la siguiente:
27
Apreciacin
Excelente
Buena
Regular
Deficiente
Mala
5o
3o
2o
1o
Grados
50
4 o 40
30
20
10
CIERRE DE LA ENTREVISTA.
Faltando 5 o 10 minutos para terminar la entrevista, es conveniente
anunciar que se acerca el final con frases como: antes de terminar voy a
hacerle 2 preguntas ms, nos estamos acercando al final; pero antes
quisiera que me diga..., etc., esto ayuda al interrogado a prepararse para
terminar con xito la entrevista.
LA REDACCIN DEL INFORME
Las conclusiones y resultados de la entrevista deben ser redactados en
un lenguaje sencillo y claro, de manera tal que cualquier persona (de un nivel
similar por lo menos al entrevistador), pueda entenderlo y formarse una
imagen clara. Hay una serie de formas y de guas para redactar el informe
final, las cuales pretenden ayudar a comunicar claramente la imagen del
entrevistado.
FASE DE
PLANEACION
.
.
.
.
FASE DE
DESARROLLO
FASE DE
SEGUIMIENTO
Estudio
preliminar
Diagnstico
in
-
Planeac
datos
datos
Obtencin de
Progra
Anlisis de
Implantaci
n de
recomendaciones
9.-INFORME
ADMINISTRATIVA
DE
AUDITORIA
auditor
que ha
con los
de ser
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