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INSTITUCIONES COLOMBIANAS
AGROPECUARIAS - CORVEICA
PRESENTACION
1
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
1.9
1.10
1.11
1.12
NORMAS GENERALES
CDIGO DE DEPENDENCIA
MRGENES BSICOS DE LA HOJA
TIPO Y TAMAO DE LETRA
ESTILO DE LOS DOCUMENTOS Y JUSTIFICACIN DE LOS MRGENES
ESPACIADO ENTRE LNEAS Y PRRAFOS
ENCABEZADO DE PRIMERA PGINA
USO DE MAYSCULAS Y MINSCULAS
DENOMINACINES FEMENINAS Y PROFESIONALES
ABREVIATURAS
FECHAS DENTRO DEL TEXTO
TRANSCRIPCIN TEXTUAL DE DOCUMENTOS
CIFRAS
2
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.8
2.9
2.10
2.11
2.12
2.13
OFICIOS
COMPONENTES DEL OFICIO
CDIGO Y CONSECUTIVO
CIUDAD Y FECHA
DATOS DEL DESTINATARIO
ASUNTO
SALUDO O VOCATIVO
TEXTO
PGINAS SUBSIGUIENTES
DESPEDIDA
REMITENTE
REGISTROS ADICIONALES
IDENTIFICACIN DE QUIENES PROYECTAN, RESPALDAN Y REVISAN:
COMUNICACIONES CORTAS
3
3.1
3.2
3.3
MEMORANDOS
COMPONENTES DEL MEMORANDO
DENOMINACIN DEL DOCUMENTO
CDIGO Y CONSECUTIVO
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
3.10
3.11
ENCABEZADO
TEXTO
DESPEDIDA
REMITENTE:
ANEXO
COPIA
IDENTIFICACI DEL TRANSCRIPTOR:
PGINAS SIGUIENTES
4
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
4.9
4.10
4.11
4.12
CIRCULARES
CLASIFICACION DE CIRCULARES
NUMERACIN
COMPONENTES DE LA CIRCULAR
DENOMINACIN DEL DOCUMENTO
CDIGO Y CONSECUTIVO
ENCABEZADO
TEXTO
DESPEDIDA
REMITENTE:
ANEXO
IDENTIFICACIN DE TRANSCRIPTORES:
PGINAS SIGUIENTES
5
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
5.8
5.9
5.10
5.11
5.12
5.13
5.14
5.15
5.16
ACTAS
COMPONENTES DE UN ACTA
TTULO
DENOMINACIN DEL DOCUMENTO Y NMERO
CIUDAD Y FECHA
HORA
LUGAR
ASISTENTES
INVITADOS
AUSENTES
ORDEN DEL DA
DESARROLLO
CONVOCATORIA
FIRMAS RESPONSABLES
ANEXOS
TRANSCRIPTOR
PGINAS SIGUIENTES
6 RESOLUCIONES
6.1 TIPOS DE RESOLUCIONES
6.2 ESTILO O FORMATO
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
6.8
6.9
6.10
COMPONENTES DE LA RESOLUCIN
DENOMINACIN DEL DOCUMENTO, NMERO Y FECHA
ENCABEZADO
CONTENIDO
PGINAS SUBSIGUIENTES
VIGENCIA Y DEROGATORIAS
FIRMA
DATOS DEL TRANSCRIPTOR Y REVISOR
7.
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
CORREO ELECTRNICO
COMPONENTES DEL CORREO
TIPO Y TAMAO DE LETRA
ESTILO DE LOS DOCUMENTOS Y JUSTIFICACIN DE LOS MRGENES
ESPACIADO ENTRE LNEAS Y PRRAFOS
FIRMA
NORMAS RELACIONADAS
PRESENTACIN
1. NORMAS GENERALES
Las siguientes son las consideraciones bsicas para la elaboracin de las comunicaciones
dirigidas al pblico interno y externo del FONDO DE EMPLEADOS DE INSTITUCIONES
COLOMBIANAS AGROPECUARIAS CORVEICA.
Deben tenerse en cuenta al redactar y presentar las comunicaciones contempladas en esta
norma.
1.1
CDIGO DE DEPENDENCIA
Los siguientes mrgenes se aplicarn para todas las comunicaciones y actos administrativos
que no indiquen una medida diferente en el presente manual.
1.3
1.4
Se utiliza el estilo denominado bloque extremo, es decir que todas las lneas de
escritura parten del margen izquierdo de la hoja.
El texto del documento se justifica tanto a la derecha como a la izquierda.
1.5
1.6
1.7
Ejemplos:
Nombre propio
Cooperativa de Recicladores
Gerente General
Departamento de Compras
1.8
Trmino genrico
Estamos requiriendo a la cooperativa
Habr reunin de gerentes
Se le enviar a dicho departamento.
TITULOS
Alcaldesa
Asistente
Decana
Gerenta
Gobernadora
Jefa
Ministra
Presidente
Revisora Fiscal
Secretaria General
Sub - gerenta
Tesorera
Vicepresidenta
Vicerrectora
Abogada
Administradora
Arquitecta
Bacteriloga
Comunicadora Social
Contadora Pblica
Diseadora Textil
1.9
ABREVIATURAS
Ejemplos:
Industrias Pelcano Ltda.
Copia: Dr. Humberto Prez Prado
Oscar de J. Vargas Porto
1.10
Ejemplo:
Conforme a su comunicacin del 12 de enero de 2014, le informamos...
En forma numrica abreviada se colocan en este orden: Ao, mes y da. El ao puede
ir en cuatro o dos dgitos.
Ejemplos:
2014-01-25
14-02-26
1.11
Ejemplos:
Transcripcin de un texto completo.
As se inicia la informacin periodstica publicada en el El Tiempo el pasado 15 de marzo.
El Ministerio de Proteccin Social inform que la Unidad Especial de Inspeccin Vigilancia y
Control del Trabajo, realiz durante el ao 2013, 1.067 visitas a Empresas de Servicios
Temporales para inspeccionar el cumplimiento de su funcin. Se investigaron a 961 y se
sancionaron 118.
De acuerdo con el informe del Ministerio en el operativo 1.011 CTA entregaron informacin,
961 fueron investigadas y 118 sancionadas. Por tal motivo la cartera de trabajo expidi multas
por ms de 419 millones de pesos. Estos recursos se destinan al Sena.
En este contexto es vlido recordar que el Ministerio de la Proteccin Social a travs del
Decreto 1433 de 1983, busca que las Empresas de servicios temporales contrate la
prestacin de servicios con terceros beneficiarios, para el desarrollo de sus actividades
ordinarias, inherentes o conexas, mediante la labor desarrollada por personas naturales,
contratadas directamente por la empresa de servicios temporales, la cual asume con respecto
de stas el carcter de empleador o patrono.
Transcripcin parcial de un primer prrafo.
El Ministerio de Proteccin Social inform que la Unidad Especial de Inspeccin Vigilancia y Control del Trabajo, realiz
durante el ao 2006, 1.067 visitas a Cooperativas de Trabajo Asociado (CTA) para inspeccionar...
1.12
CIFRAS
Los decimales para cifras enteras se escriben con ceros y no con la letra o minscula ni
el signo igual (=).
Ejemplo: $4534.000,00
1.12.2
$3.456534.000,87
Cifras en letras
Se escribe la cantidad en letras
Ejemplo: Cuatro millones de pesos
Ejemplos:
$4500.000,50 (cuatro millones quinientos mil pesos con cincuenta centavos)
Cuatro millones quinientos mil pesos con cincuenta centavos ($4500.000,50)
1.12.4 Aos
Se utilizan nmeros
Ejemplos: 8, 5%, escala 1:1000
1.12.9 Nmeros telefnicos
2. OFICIOS
Los oficios son comunicaciones internas o externas que se generan para solicitar o transmitir
informacin entre las diferentes dependencias de CORVEICA o entre sta y los usuarios
externos en ejercicio de sus funciones institucionales.
Para su elaboracin se utiliza papel tamao carta con logotipo y pie de pgina, de acuerdo
con los formatos establecidos para el efecto. Para la primera hoja de los oficios se utiliza
logotipo y pie de pgina, y para la segunda y siguientes, pie de pgina.
Cada oficio consta de original para el destinatario y una copia para control almacenada
electrnicamente o en el archivo pertinente.
2.1
2.2
CDIGO Y CONSECUTIVO
2.3
CIUDAD Y FECHA
Ejemplo:
Bogot, D.C.
2.4
2.4.1 Ttulo
Tratamiento que se da al destinatario de acuerdo con sus calidades o profesin.
En caso de ser mujer, se utiliza el gnero femenino: Contadora Pblica, Ingeniera, etc.
2.4.2 Nombre
Corresponde a la persona a quien va dirigida la carta
2.4.3 Cargo
Identifica el cargo que desarrolla el destinatario
En caso de utilizar el nombre completo, se escribe con mayscula inicial respetando las
DENOMINACION Ltda., S.A. y otras que pueda contener la razn social.
En caso de utilizar la sigla, se escriben en mayscula sostenida. Con punto o no, segn
lo haya registrado la institucin.
Se utiliza la abreviatura No. No se utiliza el signo #. Entre las dos series finales de
nmeros se utiliza el guion seguido sin dejar espacio (-).
b) Con apartado
Doctor
JUAN PEREZ CRUZ
Gerente
Fondo de Empleados Cruz
Carrera 40 No. 40-40
Bogot D.C.
Ingeniera
ALICIA SOTO DIAZ
Gerenta
Fondo de Empleados Cruz
Apartado 50456
Bucaramanga, Santander
2.5
ASUNTO
Se escribe a tres renglones de los datos del destinatario cuando no hay saludo
personal.
Se escribe a dos renglones de los datos del destinatario cuando hay saludo personal.
Ejemplo:
Asunto: Requerimiento de informacin
2.6
SALUDO O VOCATIVO
Para las damas se acostumbre usar el nombre y para los caballeros, el apellido.
Se puede escoger entre dos opciones.
Como saludo independiente, se escribe a tres renglones de los datos del destinatario
cuando no hay asunto y a dos, cuando lo hay.
Como parte inicial del texto se escribe de cuatro a seis renglones de los datos del
destinatario, o a tres del asunto, si lo hay.
Ejemplos:
a) Saludo independiente
Respetado seor Martnez:
Seora Ministra:
TEXTO
Se inicia a tres renglones del asunto o del saludo, cuando los hay.
2.8
PGINAS SUBSIGUIENTES
En caso que se requiera(n) otra(s) pgina(s) para continuar la comunicacin, se debe tener en
cuenta lo siguiente:
Ejemplo:
GG 2014XXXXXX
2.9
DESPEDIDA
REMITENTE
Pgina 2 de 3
Ejemplo:
ENRIQUE VALLEJO DERRO
Director General
2.11
REGISTROS ADICIONALES
Se anota la palabra Anexo o Anexos en mayscula inicial, seguida de dos puntos (:)
2.12
Ejemplos:
Patricia M.
ABCD
2.13
Patricia M.
ABCD
JACR/Mara I.
ABCD
MLGL/Martha G.
COMUNICACIONES CORTAS
Se pueden dejar tres renglones entre el margen superior y el cdigo o nmero; otros
tres entre el cdigo y la ciudad.
Se pueden dejar hasta seis renglones para iniciar los datos del destinatario.
Los registros adicionales se pueden separar con tres renglones.
3. MEMORANDOS
Los memorandos son las comunicaciones internas que se producen entre funcionarios de
distintas dependencias de CORVEICA, por razones del servicio y en desarrollo de las
funciones a ellos asignada.
Son competentes para la expedicin de memorandos los funcionarios que desempean
cargos de Direccin, Jefaturas o Coordinaciones.
En un sentido ms amplio, los memorandos forman parte de la memoria institucional y se
constituyen en elementos de juicio para recordar lo necesario, apoyar consultas, actividades y
decisiones. Este es el nico formato que se emplea para la comunicacin escrita entre las
dependencias de CORVEICA.
Para su elaboracin se utiliza papel tamao carta con logotipo y pie de pgina, de acuerdo
con el formato preestablecido. Para la primera hoja de los memorandos se utilizar logotipo y
orla como pie de pgina, y para la segunda y siguientes hojas en blanco con orla como pie de
pgina.
Cada Memorando consta de original para el destinatario y una copia para control almacenada
electrnicamente o en fsico.
En la elaboracin de memorandos se tendrn en cuenta las siguientes consideraciones:
3.1
3.2
3.3
CDIGO Y CONSECUTIVO
ENCABEZADO
Consta de los datos del destinatario, remitente, asunto y fecha del memorando
3.4.1 Datos del destinatario
3.4.3 Asunto
Ejemplo:
MEMORANDO
2014 10 12 3
PARA:ANA MARIA RESTREPO
Secretaria de Gerencia
DE:
Agente Especial
ASUNTO:
FECHA:
3.5
TEXTO
Ejemplo:
Con motivo del plan de mercadeo que adelantar la entidad a los asociados y entidades
potenciales para la prestacin de servicios, se requiere elaborar un cronograma de visitas....
3.6
DESPEDIDA
REMITENTE:
de dos y el nmero es impar, el ltimo se centra. Se tendr especial cuidado para que
el cdigo de la dependencia de origen del memorando corresponda con la dependencia
de la persona que firma como de mayor jerarqua.
3.8
ANEXO
Ejemplos:
Anexo: Acta comit de capacitacin y bienestar (2 folios)
Anexo: Informe de presupuestales (50 folios)
3.9
COPIA
Si lleva copia se escribe a dos renglones del firmante o de la lnea de anexo (si la hay)
Se escribe la palabra Copia seguida de dos puntos (:)
A continuacin se relacionan los destinatarios de la copia as: tratamiento, nombre y
cargo.
Ejemplo:
Copia: Seora Ada Garca Lpez, Coordinadora Grupo de Talento Humano.
3.10
Ejemplos:
Maritza C.
3.11
MLM/ Maritza C.
MLM/Gustavoo T. GHH/Jorge P.
MALM
PGINAS SIGUIENTES
En caso que se requiera(n) otra(s) pgina(s) para continuar el memorando, se debe tener en
cuenta lo siguiente:
Usar pginas en blanco sin logo en la parte superior, con orla en pie de pgina.
Iniciar la pgina desde el margen ya preestablecido.
La pgina de continuacin debe tener por lo menos un prrafo completo de
informacin.
No se deben usar pginas de continuacin para escribir slo una o dos lneas sueltas.
Si esto ocurre, es conveniente ampliar los renglones en la primera pgina para que el
texto corra a la segunda pgina. En este caso, aumente un espacio entre:
El cdigo y el destinatario
La fecha y el inicio del texto del memorando.
Debe llevar un encabezado que permita identificar a qu documento principal
pertenece. Se repetir el cdigo del rea y el nmero de consecutivo y se colocar el
nmero de la pgina respectiva. Todo en letra arial itlica de 9 puntos.
Ejemplo:
GG 20141023
Pgina 2 de 3
4. CIRCULARES
Las circulares son comunicaciones internas o externas, de carcter general o normativo, con
el mismo texto o contenido, dirigido a varios destinatarios. La expedicin de circulares
externas de carcter general y normativo radica en el Agente Especial o a quin delegue con
carcter directivo, mientras que las de carcter interno y general, adems del Agente Especial
o su delegado ejecutivo, pueden ser expedidas por los Directores de rea.
Mediante circulares no podrn aprobarse normas o reglamentos, ni tomarse determinacin
alguna que modifique acuerdos, actas, etc. Su nico fin es el de comunicar y aclarar
decisiones aprobadas por otro medio. La numeracin de las circulares externas e internas
ser independiente.
En la elaboracin de circulares, se utilizar papel tamao carta y, sin importar el medio a
travs del cual se enven (papel o correo electrnico), se tendrn en cuenta las siguientes
consideraciones:
4.1
CLASIFICACION DE CIRCULARES
NUMERACIN
COMPONENTES DE LA CIRCULAR
Remitente
Anexo
Transcriptor
4.4
4.5
CDIGO Y CONSECUTIVO
4.6
ENCABEZADO
Consta de los datos del destinatario, remitente, asunto y fecha del memorando
4.6.1 Datos del destinatario
4.6.2
4.6.3 Asunto
Sntesis del contenido de la circular
TODO EL PERSONAL
DE:
AGENTE ESPECIAL
ASUNTO:
Elaboracin de informes
FECHA:
4.7
TEXTO
DESPEDIDA
REMITENTE:
4.10
ANEXO
Ejemplos:
Anexo: Formato reporte informacin (un folio)
4.11
IDENTIFICACIN DE TRANSCRIPTORES:
Ejemplos:
DG Mara H.
ADES
4.12
DF MLFR/Sandra S.
ADES
DA MALM/Fernando S.
ADES
PGINAS SIGUIENTES
En caso que se requiera(n) otra(s) pgina(s) para continuar la comunicacin, se debe tener en
cuenta lo siguiente:
Usar pginas en blanco sin logo en la parte superior pero con el pie de pgina
institucional.
Iniciar la pgina desde el margen ya preestablecido.
La pgina de continuacin debe tener por lo menos un prrafo completo de
informacin.
No se deben usar pginas de continuacin para escribir slo una o dos lneas sueltas.
Si esto ocurre, es conveniente ampliar los renglones en la primera pgina para que el
texto corra a la segunda pgina. En este caso, aumente un espacio entre:
El cdigo y el destinatario.
La fecha y el inicio del texto de la circular.
Debe llevar un encabezado que permita identificar a qu documento principal
pertenece. Se repetir el cdigo, tipo de documento con su consecutivo y se colocar
el nmero de la pgina respectiva. Todo en letra Arial itlica de 9 puntos
Ejemplos:
DG - Circular Interna No. 001
DF - Circular Externa No. 001
DA Carta Circular No. 001
Pgina 2 de 2
Pgina 2 de 2
Pgina 2 de 2
5. ACTAS
Se entiende por actas los documentos en los que consta lo sucedido, tratado y acordado en
las reuniones celebradas por las comisiones y comits constituidos legalmente en
CORVEICA, as como los comits que funcionen para labores tcnicas, administrativas,
operativas o de asesora, donde se consignan los principales temas tratados y acuerdos
establecidos en la sesin.
La facultad para suscribirlas radica en los rganos asesores y de coordinacin de CORVEICA
y en los dems comits existentes.
Para la elaboracin de actas se utiliza papel con logotipo de tamao carta, para la primera
hoja y papel con leyenda de pie de pgina para la segunda y siguientes. El encabezado de la
segunda hoja y subsiguientes se sita entre 2 y 3 cm. del margen superior, contra el margen
izquierdo y se compone del nombre de la reunin y el nmero de la misma. Contra el margen
derecho se ubica el nmero de la pgina correspondiente.
De cada acta se elaborar un original y tantas copias como miembros tenga el comit en
cuestin. Todas deben estar firmadas y se distribuirn as: el original, junto con los anexos que
se relacionan en el acta, para el archivo en la dependencia que acta como secretara del
comit y las copias para los diferentes miembros que lo integran y su archivo en la
dependencia donde stos laboran.
COMPONENTES DE UN ACTA
Las actas son documentos que contienen informacin que debe ser consultada con alguna
frecuencia, sobre la cual se deben tomar decisiones en desarrollo de programas o proyectos
especficos, y que involucran responsabilidades claramente definidas. En su elaboracin se
tendrn en cuenta los siguientes elementos:
Ttulo
Denominacin del documento y nmero
Ciudad y fecha
Hora
Lugar
Asistentes - Invitados - Ausentes
Orden del da
Desarrollo
Convocatoria
Firmas responsables
Anexos
Transcriptor
5.2
TTULO
5.3
Se escribe a dos renglones del ttulo la palabra ACTA en negrita y mayscula sostenida
y centrada.
A continuacin el nmero consecutivo que le corresponda de acuerdo con la reunin de
que se trate, precedido de la abreviatura No.
CIUDAD Y FECHA
5.5
HORA
5.6
LUGAR
5.7
ASISTENTES
Se entiende por asistentes las personas que integran el comit de acuerdo con la norma que
lo crea u organiza.
Ejemplo 1:
ASISTENTES:
Ejemplo 2:
ASISTENTES:
5.8
INVITADOS
Como su nombre lo indica, se refiere a las personas que asisten a la reunin porque se les
invita por considerar que su presencia es necesaria en virtud del tema de la misma.
5.9
AUSENTES
5.10
ORDEN DEL DA
Ejemplo:
ORDEN DEL DIA:
1 Verificacin de Qurum
2 Lectura, discusin y aprobacin del Acta anterior
3 Estudio solicitud de apoyo educativo
5.11 DESARROLLO
5.12
CONVOCATORIA
5.13
FIRMAS RESPONSABLES
Las actas deben ser firmadas por todos los asistentes a cada reunin, encabezadas
por el presidente y el secretario que se ubican uno frente al otro.
Los nombres se escriben a cuatro renglones del ltimo prrafo, en mayscula
sostenida y el cargo debajo con mayscula inicial.
Si la lista es numerosa se tendr especial cuidado que al menos dos firmas aparezcan
en la pgina donde finaliza el texto del desarrollo. Para anunciar las firmas faltantes,
sobre el margen inferior derecho se escribe la expresin Pasan firmas:
5.14
ANEXOS
Cuando en una reunin se presenten documentos que sustenten la informacin tratada o las
decisiones y acciones a seguir, stos se anuncian en el texto del desarrollo y se anexan al
acta correspondiente.
5.15
TRANSCRIPTOR
5.16
PGINAS SIGUIENTES
En caso que se requiera(n) otra(s) pgina(s) para continuar el acta, se debe tener en cuenta
lo siguiente:
Si esto ocurre, es conveniente ampliar los renglones en la primera pgina para que el
texto corra a la segunda pgina.
En este caso, aumente un espacio entre:
Ejemplo:
Comit de Capacitacin y Bienestar Social, Acta No. 001-2014
Pgina 2 de 2
6. RESOLUCIONES
Las resoluciones son actos administrativos que expresan la voluntad de la entidad, en el
desarrollo tanto de sus funciones misionales como administrativas. Para su elaboracin se
utilizar la plantilla bsica disponible ajustada a las normas vigentes.
6.1
TIPOS DE RESOLUCIONES
6.1.1 Externas:
Con ellas se reglamenta y desarrolla la aplicacin de normas sustantivas y procedimentales
relacionadas con aspectos tcnicos, interpretacin y reglamentacin de normas y aquellas
que afectan a los clientes y usuarios de CORVEICA.
6.1.2 Internas:
Implementan operativamente funciones de carcter administrativo. Al igual que las anteriores
reglamentan y desarrollan la aplicacin de las disposiciones sustantivas y de procedimiento, al
interior de CORVEICA.
6.1.3 Particulares Administrativas:
Se utilizan para otorgar autorizaciones y en general, para crear, modificar o extinguir
situaciones jurdicas de inters particular atinentes a resolver situaciones de carcter
administrativo de los funcionarios de la entidad. Pueden producirse de oficio o a solicitud de
parte.
6.2
ESTILO O FORMATO
Las resoluciones se presentarn en estilo bloque izquierdo o bloque extremo, donde todas las
lneas parten del margen izquierdo. A excepcin del encabezado, las facultades legales y las
palabras Considerando y Resuelve, que irn centrados sobre los mrgenes izquierdo y
derecho.
6.3
COMPONENTES DE LA RESOLUCIN
Logotipo
Denominacin del documento, nmero y fecha
Encabezado
Contenido
Pginas subsiguientes
Vigencia y derogatorias
Firma
Datos del transcriptor
6.4
6.5
ENCABEZADO
Constituido por el epgrafe, la descripcin del cargo del funcionario que firma, y la indicacin
de las facultades legales del firmante para la expedicin de la resolucin. Se considerarn las
siguientes directrices:
A dos renglones del cargo del firmante, se mencionan las facultades legales,
precedidas de la frase En uso de sus facultades legales en especial, Este prrafo
va en minscula y centrado.
Ejemplo 1:
EL DIRECTOR ADMINISTRATIVO
En uso de sus facultades legales, en especial,
Ejemplo 2:
EL AGENTE ESPECIAL Y REPRESENTANTE LEGAL
En uso de sus facultades legales, en especial,
6.6
CONTENIDO
Se considerarn las
Ejemplo:
Artculo 6. Horario de Atencin. La ventanilla de pagadura atender solicitudes en el horario
de 8:30 a.m. a 2:00 p.m. en jornada continua.
Artculo 10. Vigencia. La presente resolucin rige a partir del 1 de febrero de 2014.
6.7
PGINAS SUBSIGUIENTES
Para la segunda hoja y siguientes de las resoluciones se tendrn en cuenta las siguientes
consideraciones:
Ejemplo:
Resolucin No. de..
Hoja 5 de 10
VIGENCIA Y DEROGATORIAS
A dos o tres renglones del ltimo artculo se escribe en mayscula sostenida, centrada y
en negrita, la frase: publquese, comunquese y cmplase, o se coloca la parte de la
misma que aplique al contexto de la resolucin.
Ejemplo:
PUBLQUESE Y CMPLASE
Dada en Bogot D.C., a los
COMUNQUESE Y CMPLASE
Dada en Bogot, a los
PUBLQUESE, COMUNQUESE Y CMPLASE
Dada en Medelln, a los
6.9
FIRMA
6.10
A dos renglones del cargo del funcionario que firma sobre el margen izquierdo, se anotarn el
cdigo de la dependencia y las iniciales de las personas que proyectan y transcriben la
resolucin, separadas entre s por el signo / (barra), utilizando para ello tamao de fuente de 9
puntos.
En segundo lugar, se escribe el nombre con mayscula inicial y la inicial del apellido de la
persona que elabora la comunicacin.
Al lado izquierdo de los datos del transcriptor debe aparecer la firma abreviada de quien
proyect el documento o acta como responsable del mismo.
Si se requiere que otra instancia revise y apruebe el documento antes de ser firmado por
el remitente, se colocar a un rengln de los datos del transcriptor la identificacin del
revisor con las iniciales de su nombre y de sus dos apellidos. Igualmente el revisor deber
colocar su firma abreviada al lado izquierdo de sus iniciales.
Ejemplo:
2005 CLBR
ADES
2005 JAGR/Car J.
ADES
6. CORREO ELECTRNICO
Las siguientes son las consideraciones bsicas para la redaccin de correos electrnicos de
carcter institucional.
6.1
Para:
CC:
CCO:
Asunto:
Datos adjuntos:
6.2
Para los textos del correo se utiliza letra Arial sencilla de 10 puntos color negro.
6.3
Se utiliza el estilo denominado bloque extremo, es decir que todas las lneas de
escritura parten del margen izquierdo de la hoja.
El texto se justifica tanto a la derecha como a la izquierda.
El texto se escribe slo en mayscula inicial. No utilizar la mayscula sostenida en el
texto o cuerpo del mensaje.
La plantilla base del Out Look debe ser de color blanco, sin fondos decorativos.
6.4
6.5
FIRMA
(Comunicaciones formales)
(Comunicaciones formales)
(Comunicaciones formales)
(Todas las comunicaciones)
(Todas las comunicaciones)
(Todas las comunicaciones)
(Cuando se requieran)
Ejemplo
ANA LUCA PREZ HERNNDEZ
Comunicaciones Direccin Administrativa
Carrera 13 No. 37-37 Piso 8
Telfono: (57-1) 1234587 - Extensin 133
Celular: (57) 315 298 6660 (opcional)
crer@corveica.org
www.corveica.org
Bogot D.C., Colombia
7. NORMAS RELACIONADAS