Elementos Fundamentales para Configuración Del SIGESP

ELEMENTOS FUNDAMENTALES PARA
CONFIGURACIN DEL SISTEMA INTEGRADO

DE GESTIN ADMINISTRATIVA PARA ENTES
DEL SECTOR PBLICO
(SIGESP)
Validado por:
Jos Zerpa
Gerente Oficina Consultora al Estado
Aprobado por:
Elizabeth Sierraalta
Gerente de Atencin al Estado
ELEMENTOS FUNDAMENTALES PARA CONFIGURACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIN ADMINISTRATIVA PARA ENTES DEL SECTOR PUBLICO
Elaborado por:
Victor Guerrero
Revisado por:
Jos Zerpa
Validado por:
Danela Gutirrez
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Av. Andrs Bello, sector Guaicaipuro, Torre BFC, piso 17 (PH), Municipio Libertador, Caracas
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Sitio Web: www.cnti.gob.ve
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Fecha
Autor
Descripcin
0.0.1
21/11/2012
Victor Guerrero
Versin inicial
0.0.2
27/11/2012
Victor Guerrero
Incorporacin de correctivos
realizados por Sonia Ramirez
0.0.3
29/11/2012
Victor Guerrero
Incorporacin de correctivos y
aportes realizados por Ana
Fernndez

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ndice de contenido
1. Introduccin....................................................................................................4
2. Objetivo General.............................................................................................4
2.1. Objetivo Especfico..............................................................................4
2.2. Alcance...............................................................................................5
2.3. Definiciones, Acrnimos y Abreviaturas..............................................5
3. Mdulos del Sistema.......................................................................................6
3.1. Clasificacin de Mdulos.....................................................................6
4. Consideraciones tcnicas y funcionales necesarias para la implantacin con
xito del SIGESP .................................................................................................7
4.1. Requerimientos institucionales mnimos para implantacin del
SIGESP.................................................................................................................7
4.1.1. Tecnolgico.............................................................................7
4.1.2. Recursos Humanos...............................................................7
4.2. Actividades Sugeridas Previas a la Implantacin................................7
4.3. Conformacin de Comit o Mesa de Implantacin..............................8
4.4. Configuracin de Mdulos.................................................................10
4.4.1. Mdulo Apertura...................................................................10
4.4.2. Mdulo Configuracin...........................................................13
4.4.3. Modulo Solicitudes de Ejecucin Presupuestaria..................15
4.4.4. Mdulo Integrador................................................................16
4.4.5. Mdulo Contabilidad Patrimonial..........................................18
4.4.6. Mdulo Contabilidad Fiscal...................................................19
4.4.7. Mdulo Contabilidad Presupuestaria de Gastos....................19
4.4.8. Mdulo Contabilidad Presupuestaria de Ingresos.................20
4.4.9. Mdulo Recursos Humanos...................................................20
4.4.10. Mdulo Formulacin de Presupuestos.................................21
4.4.11. Mdulo Nmina...................................................................22
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4.4.12. Mdulo Ordenes de Compra...............................................23

4.4.13. Mdulo Activos Fijos............................................................23
4.4.14. Mdulo Caja y Bancos.........................................................24
4.4.15. Mdulo Cuentas por Pagar..................................................25
4.4.16. Mdulo Obras.....................................................................27
4.4.17. Mdulo Proveedores y Beneficiarios...................................28
4.4.18. Mdulo Control de Viticos.................................................29
4.4.19. Mdulo Inventario..............................................................30

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1. Introduccin
La finalidad del presente documento es orientar y encaminar en una
ruta de avance y seguridad a las Instituciones en el proceso de
implantacin del Sistema Integrado de Gestin Administrativa para Entes
del Sector Pblico (SIGESP).
Se propone
una gua resumida y general de aspectos fundamentales
para la configuracin del SIGESP, las instituciones implantadoras tendrn

en sus manos una herramienta poderosa de administracin, la cual
debern moldear a su conveniencia para su efectivo funcionamiento y
posterior beneficio; configurando del modo recomendado previamente
analizado y probado.
Los esfuerzos de Centro Nacional de Tecnologas de Informacin (CNTI)
se enfocan en lograr incentivar un impulso verdadero y potencial en
cuanto a la unin y armona de la Administracin Publica
Nacional (APN)
cumpliendo con los principios de soberana nacional.
2. Objetivo General
Identificar elementos y aspectos fundamentales, esenciales y de vital
importancia para la configuracin e implantacin del
SIGESP.
2.1. Objetivos Especficos

Registrar aspectos fundamentales para conformacin del Comit
de implantacin del SIGESP
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Orientar e incentivara la APN en la adopcin del SIGESP.

Generar
un documento sencillo
y amigable que contenga los
elementos claves para la configuracin del SIGESP

2.2. Alcance
Se clasificar este documento como el producto de una
investigacin descriptiva, la cual esta integrada por un proceso de
investigacin correlacional y un proceso de identificacin de
aspectos relevantes, en torno al tema de configuracin del SIGESP.
Su contenido refleja la agrupacin de un determinado numero de
elementos fundamentales, bsicos y de vital importancia en base
al proceso de parametrizacin e implantacin de SIGESP.
2.3. Definiciones, Acrnimos y Abreviaturas
APN: Administracin Pblica Nacional
CNTI: Centro Nacional de Tecnologas de Informacin
SIGESP: Sistema Integrado de Gestin Administrativa para Entes del

Sector Pblico
SEP: Solicitud de Ejecucin Presupuestaria
APR: Apertura
CFG: Configuracin
CIE: Cierre
CXP: Cuentas por Pagar
SAF: Sistema de Activos Fijos
RPC: Sistema de Registro de Contratista/Proveedores y Beneficiario

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SCB: Sistema de Banco
SCG: Sistema de Contabilidad General
SCF: Sistema de Contabilidad Fiscal
SPG: Sistema de Gasto
SPI: Sistema de Ingresos
SEP: Sistema de Ejecucin Presupuestaria
SIV: Sistema de Inventario
SOC: Sistema de Ordenes de Compra
SNO: Sistema de Nomina
SNR: Sistema de Nomina Recursos Humano
SOB: Sistema de Obras
SSS: Sistema de Seguridad
MIS: Mdulo Integrador Sigesp
SCV: Sistema de Control de Viticos
INS: Instala
SRH: Recursos Humanos
SFC: Sistema de Facturacin y Cobranza

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3. Mdulos del Sistema

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3.1
Clasificacin de Mdulos
Mdulos Principales
-Contabilidad Patrimonial
-Contabilidad Fiscal
-Contabilidad
Presupuestaria de Gastos
-Contabilidad
Presupuestaria de
Ingresos
-Formulacin de
Presupuesto
-Recursos Humanos
-Proveedores y
Beneficiarios
Mdulos Auxiliares Herramientas del Sistema

-Solicitudes de
-Configuracin
Ejecucin
-Mdulo Integrador
Presupuestaria
-rdenes de Compra
Interactan
-Cuentas por Pagar
con:
-Caja y Bancos
-Nmina
-Apertura
-Activos Fijos
-Seguridad
-Inventario
-Instala
-Control de Viticos
-Obras
-Prestaciones
Sociales

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4.
Consideraciones tcnicas y funcionales

implantacin con xito del SIGESP
necesarias
para
la
4.1. Requerimientos institucionales mnimos para

implantacin del sistema SIGESP
4.1.1. Tecnolgicos
4.1.1.1. Hardware
a) Servidor
4.1.1.2 Software Servidores
b) Linux Debian, Canaima
c) Servidor Web Apache 2
d) PHP 5
e) Postgres 8.1 mnimo
4.1.1.3 Software Estaciones de Trabajo
f) SO Canaima, Linux Debian
g) Navegador Web , Cunaguaro, IceWasel
c)Visor de documentos (PDF)
4.1.2. Recursos Humanos
4.1.2.1. Tcnico
a) Programacin
b) Administracin
c) Base de Datos
4.1.2.2. Funcionales
a) Contabilidad
b) Compras
c) Cuentas por pagar
d) Bienes
e) Tesorera
f) Nmina y Recursos Humanos
g) Presupuesto
4.2. Actividades sugeridas previas a la implantacin
4.2.1. Actividades previas a la Consultora
4.2.1.1Reunin de sensibilizacin personal gerencial,
tcnico y funcional
4.2.1.2Evaluacin previa a fin de determinar el grado
de preparacin institucional
a) Recursos humanos (Definiciones administrativas,
procesos, leyes, uso de recursos tecnolgicos..)
b) Plataforma tecnolgica (Red, instalacin elctrica,
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Internet, disponibilidad de servidores, ...)

4.2.2Levantamiento de la informacin requerida para la
parametrizacin
4.2.3. Instalacin del sistema
4.2.4. Induccin y acompaamiento para
parametrizacin del sistema
4.2.5. Induccin y acompaamiento para carga de
informacin inicial
4.2.5.1. Plan de partidas presupuestarias
4.2.5.2. Plan de cuentas contables
4.2.5.3. Listado de bancos
4.2.5.4. Lista de proveedores
4.2.5.5. Lista de bienes nacionales
4.2.5.6. Lista de materiales
4.2.6. Acompaamiento para revisiones administrativas
y contables, prueba
4.2.7. Acompaamiento para el arranque de los
procesos administrativos
4.3. Conformacin del Comit de Implantacin
Es imprescindible la conformacin del Comit de implantacin del
SIGESP dentro del rgano o ente, estando integrado por expertos
funcionales y tcnicos comprometidos en la implantacin del
sistema. En el aspecto funcional debe haber mnimo una (1)
persona experta en cada rea : presupuesto, contabilidad,
compras, cuentas por pagar, tesorera, bienes,
impuestos,
gestin de RRHH (nomina), procesos, programacin en
PHP,
entre otras reas; vara la conformacin del comit de acuerdo a la

disponibilidad de la organizacin. Dicho comit, debe tener poder
de decisin entorno a la priorizacin y atencin de incidentes o
requerimientos que surjan durante el proceso de implantacin del
sistema.
Es importante y ventajoso para la Organizacin de su comit de
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implantacin tenga claro y definido bien la permisologia que debe

tener asignado su personal en los distintos mdulos, as evitara
dificultades o modificaciones en un futuro.
El comit debe reunirse en la fase inicial mnimo dos veces
por semana y posteriormente disminuir la frecuencia de
reuniones; esto depender del grado de experiencia y efectividad
de dicho comit.
Debe haber un lder de la herramienta, el cual sera sucedido por un
lder funcional y un lder tcnico; es necesario que este lder de
herramienta
coordine
las
actividades
de
todos
los
actores
involucrados, dicho lder debe tener una visin integra sobre el

funcionamiento de la Organizacin, los procesos y el marco legal
que la rigen. El lder debe resolver cualquier necesidad que tenga el
comit implantador y ser el interlocutor con las autoridades de la
organizacin.
En el equipo tcnico debe haber por lo menos dos (2) personas con
conocimiento funcional del sistema a efectos de orientar a los
usuarios funcionales en el uso de los distintos mdulos y puedan
brindar soporte ante cualquier incidente, adems de una (1)
persona con experiencia en programacin PHP y una (1) en base de
datos.
Es necesario que la organizacin cuente con tres (3) ambientes con
SO Linux completamente separados (mquinas virtuales o fsicas)
para realizar las actividades de desarrollo o adecuacin del
sistema, pruebas y pre-produccin, estos ambientes deben ser
administrados
completamente
por
el
equipo
tcnico
de
implantacin SIGESP.
Se requiere que durante la implantacin por el mtodo estratgico
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de preferencia se documente y registre formalmente cualquier

reunin, ajuste, problema, solucin o mejora bien sea tcnica
o funcional, que sea necesaria incorporar en los procesos
internos de la institucin, adems de tener actualizados y
documentados dichos procesos.
4.4. Configuracin de Mdulos
4.4.1. Mdulo Apertura
Fases de apertura:
A continuacin describiremos el proceso a utilizar para
realizar una apertura siempre y cuando la estructura contable
y presupuestaria no tenga que sufrir modificaciones
posteriores. Existen otros dos (2) tipos de apertura
adicionales a este pero este es el mas comn. Las fases de
apertura se pueden agrupar en 3, estas son:
fase 1: Transferencia de los maestros. En esta fase se ingresa
al mdulo de apertura, se selecciona la opcin Procesos \
Traspaso de datos bsicos, all se procesarn cada uno de los
mdulos en el orden que indica el mismo, NO ES
RECOMENDABLE realizar traspaso de datos de una opcin
posterior si una anterior ha presentado fallas. Para
determinar las fallas ocurridas en el caso que se presente,
este mdulo guarda un LOG de las operaciones realizadas
que el mismo indicar en la opcin "DESCARGAR" en la
misma ventana. Estos LOG se guardan en la siguiente ruta:
/sigesp/vista/apr/resultados En el caso que se presenten
fallas, en su mayora se debe a "datos por defecto", ya que el
sistema no transfiere todos los datos por defecto. Analicen
cuales son estos datos y transfiranlos de manera manual de
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una base de datos a la otra. En el caso de las nominas el

sistema puede transferir las mismas actualizando las fechas,
indicando la fecha 01/01/2012 en el caso de la de empleados
y en el caso de los obreros se debe colocar la fecha del
domingo de la semana 1 (en el caso del 2012 el primer
domingo es 01/01/2012) Al culminar la transferencias el
sistema esta listo para iniciar operaciones en la base de datos
destino. Se sugiere ingresar a la base de datos nueva y
ejecutar el RELEASE dentro del mdulo de INSTALA y
adicionalmente realizar todos los reprocesamientos de saldos
(Contabilidad, Presupuesto de Gastos y Presupuesto de
Ingresos). Ya posterior a este paso se puede utilizar con total
normalidad
la
base
de
datos.
Fase 2: Transferencia de saldos y movimientos de banco. Para

realizar este proceso se deben haber completado TODAS las
conciliaciones bancarias en todos los bancos, aunque se
pueden transferir las cuentas de manera individual
seleccionando banco y cuenta. Para realizar esta operacin se
deben indicar los siguientes campos: BANCO = Banco origen,
CUENTA = Cuenta Origen, Movimientos en Trnsito = Se debe
selecciona esta opcin si se desea transferir los movimientos
que quedaron en trnsito del ejercicio anterior. Fecha Final
Perodo Anterior = Se debe indicar el ltimo da del ejercicio
anterior
(nuestro
ejemplo
sera
31/12/2011)
Fecha Inicial Nuevo Perodo = Se debe indicar la fecha inicial

del nuevo perodo (nuestro ejemplo sera 01/01/2012) Una
vez indicado todo sto se utiliza la opcin "PROCESAR". Al

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igual que la transferencia de los datos bsicos, el sistema

guarda un LOG en la misma ruta mostrando todos los
registros transferidos y en el caso de existir error all sern
indicados.
Fase 3: Solicitudes de pago pendientes, Asiento de Apertura y
existencias iniciales de inventario.
NOTA: Para realizar esta fase ya se debi haber realizado el
cierre presupuestario y el cierre contable (Cada uno en su
respectivo mdulo).
a) Las solicitudes de pago que se van a transferir de dos (2)
maneras: slo contables y con afectacin Presupuestaria. El
tipo es determinado por la institucin de acuerdo a su
naturaleza.
i) Para transferir las slo contables se deben realizar los
siguientes pasos:
- Indicar la fecha del primer da del nuevo ejercicio (nuestro
ejemplo sera 01/01/2012)
- En la seccin del criterio de bsqueda se debe colocar el
intervalo de bsqueda de las solicitudes pendientes (nuestro
ejemplo seria del 01/01/2012 al 31/12/2012)
- Se debe indicar un prefijo (nuestro ejemplo seria 2012)
- Se debe seleccionar el tipo de solicitudes: pago parcial o
contabilizada, en el primer caso es que una solicitud de pago
aun posea una fraccin por cancelar y en la segunda es que
no se ha cancelado nada.
- Se procede a buscar y a seleccionar aquellas solicitudes que
van a ser transferidas al nuevo ejercicio.
ii) Para transferir las compromete y causa (afectacin
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presupuestaria) y se debe crear un contenedor de la base de

datos y tener solamente la estructura de las tablas, sin
informacin alguna. Posteriormente se debe modificar el
siguiente archivo
"(rutaSIGESP)/base/xml/sigesp_xml_configuracion_apr.xml".
All al igual que el archivo de "sigesp_config.php" se
establecen los criterios de conexin de la base de datos
destino,El siguiente paso es configurar el directorio virtual,
esto es indicado de la siguiente manera:
http://localhost/dirvirtual/sigesp_conexion.php
La palabra "dirvirtual" es la ruta posterior a la indicada
posterior a la direccin del equipo, aqu se indico "dirvirtual"
pero esta depender de la institucin:
EJEMPLO: http://servidor/sigesp_v1/sigesp_conexion.php, Aqu
el directorio virtual es "sigesp_v1". Ya determinada la
direccin virtual, se debe actualizar un campo llamado
"dirvirtual" ubicado en la tabla sigesp_empresa, esto se
puede hacer de manera manual (query browser con mysql o
pgadmin3 con postgres o cualquier otro frontend para su
gestor de base de datos) o ejecutando el siguiente SCRIPT:
update sigesp_empresa set dirvirtual='DIRECTORIO_VIRTUAL';
Utilizando el ejemplo anterior seria la siguiente consulta:
update sigesp_empresa set dirvirtual='sigesp_v1';
Ya una vez realizado esto se puede utilizar el modulo de
apertura. con la variante que se debe indicar la estructura
presupuestaria la cual afectar.
b) Asiento de Apertura.
Este es un proceso que se encarga de transferir un balance
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general (cuentas activo, pasivo y patrimonio/capital) con

fecha del fin de ao del ejercicio anterior en la base de datos
destino, y se realiza de esta manera para no alterar los
movimientos del ejercicio actual (nuestro ejemplo del
asiento sera de fecha 31/12/2011)
c) Existencias iniciales de Inventario.
Este proceso transfiere las existencias remanentes de los
artculos de los almacenes Se sugiere realizar una
actualizacin de existencias en el mdulo de INSTALA antes
de transferir las existencias.
4.4.1. Modulo Configuracin
El sistema administrativo SIGESP es integrado, y cuenta con
un mdulo de Configuracin, en donde se debe realizar el
registro de datos y configuraciones bsicas para dar inicio a
los procesos que conforman el sistema. Por otra parte,
tambin deben realizarse configuraciones previas que son de
vital importancia para el resto de los mdulos del sistema.
A travs de este mdulo podemos especificar los diversos
parmetros operativos que permiten el buen funcionamiento
de cada uno de
los sistemas que conforman el SIGESP,
entre los cuales tenemos:

-Definicin de Empresa
-Definicin de Procedencia
-Ubicacin Geogrfica.
-Definicin de plan de cuentas patrimoniales
-Catlogo de Recursos y egresos
-Definicin de estructura presupuestaria

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-Definicin de Unidad Ejecutora

-Definicin de Unidad Administradora
-Deducciones
-Otros crditos
-Documentos
-Clasificador
-Concepto y tipo de solicitud de ejecucin presupuestaria.
-rdenes de Compras (Tipos, clusulas, tipo de servicios,
servicios, modalidad de clusulas)
-Banco (Definiciones de banco, tipo de cuenta, cuenta banco,
chequera, tipo de colocacin,
-colocacin, conceptos de movimientos, agencias).
-Presupuesto de Ingreso (Plan de cuenta).
Al ingresar por primera vez al sistema SIGESP no existe
ninguna empresa. Es por sto que debemos llenar todos los
campos. Seleccione el icono, EMPRESA e inicie el registro .
Empresa: Esta opcin permite colocar los datos de la
empresa, as como tambin el funcionamiento del sistema
SIGESP, estableciendo parmetros de configuracin para el
resto de los mdulos que lo conforman.
-Cargar los Proveedores y Beneficiarios.
-Cargar los Productos y Servicios.
En el mdulo de configuracin - Sub mdulo cuentas por
pagar. Se deben configurar las Deducciones (Tipos de
servicios a retener impuestos), Otros crditos
(Parametrizacin de las formulas de impuestos), Documentos (Tipos de
documentos "compromete - causa" ) y Clasificador de conceptos.

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4.4.2. Modulo Solicitudes de

Ejecucin Presupuestaria
Registra los pre-compromisos referentes a la adquisicin de
bienes y servicios y asignaciones de obras o servicios que as
lo requieran por la complejidad de los casos. De igual
maneraregistra los compromisos en aquellos casos de actos
con contraprestacin cumplida o por el envo de
transferencias. Adicional realiza registros de solicitudes sin
afectacin presupuestaria .
Ventajas: Integracin con el mdulo de cuentas por pagar en
los casos de compromisos directos.
Integracin con el mdulo de inventarios y compra en los
casos de pre-compromisos.
Reportes Generados: - Ejecucin presupuestaria
4.4.3. Modulo Integrador

En el mdulo integrador se realizan todos los compromisos
causados y pagados desde los distintos sub-mdulos del
sistema como:
-Solicitud de Ejecucin presupuestarias
-Compras
-Cuentas por Pagar

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-Caja y Bancos
-Obras
-Nmina
-Activos Fijos
-Contabilidad Presupuestaria de Gastos
-Contabilidad Presupuestaria de Ingresos
-Inventario
Adems en Mantenimiento-Configuracin se obtiene la
estabilizacin de los depsitos con la fecha del sistema y la
estabilizacin de los contratos con la fecha del sistema

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4.4.4. Mdulo Contabilidad

Patrimonial
Formaliza el registro de datos y proporciona informacin
acerca de la gestin financiera del sector pblico atendiendo
las normas establecidas en el reglamento nmero 4, LOAFSP,
ONCOP y dems publicaciones de la Contralora General de la
Repblica.
Las operaciones se pueden registrar de forma directa y a
travs de los mdulos auxiliares. Las funcionalidades del
mdulo se basan en revisar, chequear, verificar y examinar
todos los movimientos y registros contables, generar
comprobantes contables, cierre de ejercicio, reportes de
mayor analtico, balance de comprobacin, estado de
resultado comparados, programacin de reportes
OAF(Mensual y trimestral).

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4.4.5. Mdulo Contabilidad Fiscal

Este mdulo fue diseado para registrar datos e informar
sobre la gestin financiera de las organizaciones pblicas,
atendiendo a las normas establecidas en el Reglamento N 4
sobre la contabilidad del sector pblico y dems
publicaciones de la Contralora General de la Repblica
(CGR), la Oficina Nacional de Contabilidad Pblica (ONCOP) y
Superintendencia Nacional de Auditora Interna (SUNAI).
Se pueden registrar operaciones en forma directa a travs de
los mdulos auxiliares. En este ltimo caso, la unidad de
contabilidad centra sus actividades en revisar, chequear,
verificar y examinar todos los movimientos y registros.
Presupuestaria de Gastos
El mdulo fue desarrollado considerando las normas legales
que rigen la materia presupuestaria establecidas en la Oficina
Nacional de Presupuesto (ONAPRE), para las instituciones
pblicas. De ah que proporciona informacin general,
detallada y oportuna sobre la ejecucin fsica financiera del
presupuesto atendiendo a las normas establecidas tanto en la
Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Pblico,
como en las dems leyes que rigen la materia administrativa
y financiera de las diversas instituciones pblicas. En dicho
sistema se registran las operaciones en forma directa o
tambin alimentndose a travs de los mdulos auxiliares.
El sistema est integrado con los mdulos de: contabilidad
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general, compras, rdenes de pago, caja y bancos, obras y

solicitud de ejecucin presupuestaria.

Presupuestaria de Ingreso
Proporciona informacin general detallada y oportuna sobre
la ejecucin financiera del presupuesto, atendiendo a las
normas contempladas tanto en la Ley Orgnica de
Administracin Financiera del Sector Pblico, as como en las
dems leyes que rigen la materia administrativa y financiera
de las diversas instituciones pblicas. Registra las
operaciones, bien en forma directa o alimentndose a travs
de los mdulos auxiliares. A travs de este modulo se
pueden observar todos los comprobantes que tengan
afectacin presupuestaria con el gasto.
4.4.8. Mdulo Recursos Humanos

El mdulo de Recursos Humanos comprende toda la
informacin relacionada con el personal, Registra los datos y
movimientos relacionados con el manejo del personal. Se
integra con los mdulos de cuentas por pagar, contabilidad
presupuestaria, contabilidad patrimonial, caja y banco. .
Debe realizarse migracin de informacin del sistema activo
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al SIGESP
Estar asociado a los conceptos las cuentas presupuestarias y

contables
Tener en claro las formulas para asignaciones y descuentos

(trabajar conjuntamente con los desarrollares y personal de
Talento Humano para poder definir la frmula correcta
adaptada a cada organismo).
Tomar en cuenta que cada frmula tiene un concepto variable

asociado; el mismo deber ser definido, para que pueda ser
modificada en caso de que se requiera, ya que una vez
definida la frmula, est no podr ser modificada.
Se deben realizar los egresos tanto en la nmina como del

sistema de RRHH en general, en primera instancia se retira el
egreso de la nomina y posterior al calculo de beneficios
asociados se procede a retirar completamente del SIGESP
Los descuentos no deben superar 30% establecido por la

LOTTT.
Se deben cargar los prstamos manualmente, aquellos

prstamos cuyo descuento sea slo las segunda quincena se
debe indicar la quincena mensual que le corresponda.

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4.4.9. Mdulo Formulacin de

Presupuesto
Definir Estructura Presupuestaria de la Institucin, categoras,

cdigos, denominacin, unidad ejecutora local y fuentes de
financiamiento.
Disponer del Clasificador Presupuestario Vigente ONAPRE en

formato digital en hoja de clculo.
Realizar configuracin mdulo de Presupuesto Ingreso y

Gastos.
Realizar el casamiento entre las cuentas de Ingreso y Gastos

presupuestarias con las contables.
Establecer la carga inicial de Presupuesto Aprobado.
Determinar y configurar la parte impositiva segn ley.
Ajustar formatos de seguimiento
Se requiere que durante la implantacin se documenten

formalmente cualquier ajuste o mejora que sea necesaria
incorporar en los procesos internos de la institucin.
Definir niveles de aprobacin de criterio de pre-compromiso y

compromiso.
4.4.10. Mdulo Nmina
Registra los datos y movimientos relacionados con el manejo
del personal. Se integra con los mdulos de cuentas por
pagar, contabilidad presupuestaria, contabilidad patrimonial,
caja y banco.
Se integra con los mdulos de cuentas por pagar,
contabilidad presupuestaria, contabilidad general, caja y

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banco.
Resultados :
-Registro del Personal
-Recibo de Pago
-Nmina
-Prestacin de antigedad
-Vacaciones
-Cesta ticket
-Constancia de Trabajo
-Aporte Patronal.
4.4.11. Mdulo Ordenes de

Compra
Este mdulo tiene como objeto fundamental facilitar el
trmite para las adquisiciones. Incluye opciones el anlisis de
cotizaciones, emisin de rdenes de compras, verifica de
manera automtica la existencia o no de la disponibilidad
presupuestaria en forma automtica, imprime y emite la
orden de compra de acuerdo con las exigencias de la
institucin.
Reportes Generados: - Orden de compra
- Solicitud de cotizaciones
- Registro de cotizaciones
- Anlisis de cotizaciones

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4.4.12. Mdulo Activos Fijos

Tiene como finalidad registrar los bienes muebles e
inmuebles, tanto de la Repblica, como de los estados y
municipios. Adems, permite el registro de los activos fijos de
los entes descentralizados con o sin fines empresariales, y
calcula la depreciacin de los mismos a travs de los
diferentes mtodos.
Reportes Generados:
- Activos
- Incorporacin
- Desincorporacin
- Reasignacin
- Modificacin
- Depreciacin
- Depreciacin mensual
- Listado de catlogo SIGECOF
- Listado de activos
- Comprobante de incorporacin
- Comprobante de desincorporacin
- Comprobante de reasignacin

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4.4.13. Mdulo Caja y Banco

Registrar todas las transacciones y movimientos realizados en
las diferentes cuentas bancarias que tiene la Institucin y
proporciona informacin general y detallada de las mismas.
4.4.14. Cuentas por Pagar

Este Mdulo registra las obligaciones vlidamente contradas,
as como la preparacin de la solicitud de pago y el registro
de los asientos contables y presupuestarios correspondientes.
Para realizar este registro es importante cumplir con las
exigencias determinadas por el SENIAT en la Providencia
Administrativa 0592, siendo este el caso que la factura a
registrar cumpla con los requisitos formales dispuestos para
tales efectos.
Entre los procesos que conforman este mdulo se encuentra:
generar
el
registro
de
documentos
pagar,
emitir
comprobantes de Retenciones de I.S.L.R, IVA, Impuestos

Municipal, Libro de Compras, generar Declaracin Informativa
con el respectivo archivo txt; todo sto de acuerdo a lo
estipulado en las leyes, reglamentos, providencia nacionales
y ordenanzas municipales en cuanto a la recaudacin de los
tributos para los contribuyentes especiales segn providencia
0056A que se acopla a las Instituciones Pblicas. Tambin
dentro del mdulo se encuentra la opcin para realizar Notas
de Dbito y Crditos, verifica la existencia de un compromiso
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previo.
Reportes Generados:
Listados
- Deducciones
- Otros crditos
- Documentos
Recepciones de documentos
Cuentas por pagar
Solicitudes
- Formato 1
- Formato 2
Retenciones
- I.S.L.R
- General
- Especfico
- I.V.A
- Declaracin informativa
- Municipales
- Relacin de facturas
- Relacin consecutiva de solicitudes
- CXP resumido
- Relacin de saldos por solicitud
- Relacin de notas dbitos/crditos
- AR-C
- Libro de compra
-General
-Resumido

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4.4.15. Mdulo Obras

Permite el registro de la ejecucin, control y seguimiento de
obras ejecutadas directamente o por contratos, con nfasis
en los aspectos financieros. Este mdulo se integra con la
contabilidad presupuestaria de gastos, contabilidad
financiera, caja y bancos y rdenes de pago.
Reportes Generados:
- Obras
- Lista de obras
- Partidas por obras
- Asignaciones por obras
- Seguimiento de obra
- Valuacin
Detallado
Resumido
Ejecucin de obras
- Resumen de control de obras
- Relacin obras por contrato
- Relacin de valuaciones y anticipos
- Ejecucin de contratos
- Relaciones de valuaciones

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4.4.16. Mdulo Proveedores y

Beneficiarios
Este mdulo permite registrar va Internet, los proveedores y
contratistas que trabajan para el Estado, agilizando tanto el
registro de los mismos, como la actualizacin de sus datos.
Adems, verifica y valida el RIF con el portal del SENIAT.
Esta aplicacin tiene como finalidad, llevar un registro de
contratistas, proveedores y beneficiarios, a fin
de ser utilizados por las dems aplicaciones o mdulos del
sistema en los cuales se haga llamado de estos registros.
Para determinar la utilidad de este mdulo en particular, es
importante que el usuario tenga una definicin clara en cuanto a
los trminos proveedores y beneficiarios, con el objeto de
delimitarlos en las reas que correspondan y crear las fichas
apropiadamente de acuerdo a su clasificacin. El Proveedor es
aquella persona o sociedad que vende la materia prima o
materiales utilizados para el funcionamiento de la institucin,
tambin se refiere a suministradores de servicio. Es importante
destacar que pueden existir aquellos tipos de proveedores que
sean tambin contratistas para estos casos el sistema presenta
una opcin para clasificarlos de esta manera. Por su parte el
Beneficiario es aquella persona a cuyo favor se expide o cede un
ttulo de crdito; el que adquiere una utilidad, beneficio o
ventaja que se origina en un contrato. Podra definirse tambin
como aquella persona, agrupacin o entidad que es favorecida
con cualquier tipo de transferencias, sean stas explcitas o
implcitas.

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En relacin con las definiciones anteriores, este mdulo permite

al usuario llevar un control y registro de
cada uno de los proveedores y beneficiarios asociados a la
institucin El usuario podr generar reportes
respecto a las fichas; pero el objetivo principal de este mdulo
es permitir al usuario cargar a los
proveedores que sern utilizados desde cualquiera de los
mdulos (SEP, SOC, CXP, SCB, SIV, SCV),
donde sea necesario cargar los datos del proveedor. Toda esta
interactividad debido a la modalidad de
sistema integral que caracteriza a el SIGESP.
Reporte Generados:
-Proveedores
-Beneficiarios
-Fichas de proveedor
4.4.17 Mdulo Control de Viticos

Permite el clculo, registro y control de los viticos. Est
integrado con el mdulo de cuentas por pagar, caja y banco,
contabilidad presupuestaria y contabilidad patrimonial. Este
mdulo ha sido diseado atendiendo a la matriz del Marco
Lgico y dems orientaciones dadas por el Ministerio de
Planificacin y Desarrollo para los niveles programticos del

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Victor Guerrero
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Aprobado por:
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Plan Operativo Anual, y a las normas e instructivos de la

ONAPRE para la formulacin de presupuestos.
Reportes Generados:
- Solicitudes de viticos
- Solicitudes de pago de viticos
- Listado de solicitudes
4.4.18. Mdulo Inventario

SIGESP presenta a sus usuarios el mdulo de inventario, que
permite llevar un registro sistematizado de los artculos y
bienes de la entidad, los cuales constituyen las existencias
que se destinan al proceso productivo interno del organismo.
Estas existencias estarn constituidas de acuerdo a la
actividad propia del ente, en algunos casos por productos
inacabados, materiales de embalaje, utensilios de oficina,
materiales de limpieza, entre otros, que son consumidos o
utilizados durante el ciclo de operaciones del ente; y por otra
parte permite agregar los bienes nacionales o activos fijos de
la empresa.
Reportes Generados:
- Existencia de artculos
- Movimientos
- Artculos por solicitar
- Listado de artculos por almacn
- rdenes de despacho
- Entradas de suministros a almacenes
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- Transferencia entre almacenes

- Resumen de inventario
- Listado de almacenes
- Valoracin de inventario
- Cierre de rdenes de compra
- Valoracin de toma de inventario
- Valoracin de ajuste de inventario
- Acta de recepcin de bienes

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ELEMENTOS FUNDAMENTALES PARA

CONFIGURACIN DEL SISTEMA INTEGRADO

ELEMENTOS FUNDAMENTALES PARA CONFIGURACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE

ELEMENTOS FUNDAMENTALES PARA CONFIGURACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE

4.4.12. Mdulo Ordenes de Compra...............................................23

ELEMENTOS FUNDAMENTALES PARA CONFIGURACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE

una gua resumida y general de aspectos fundamentales

para la configuracin del SIGESP, las instituciones implantadoras tendrn

cumpliendo con los principios de soberana nacional.

2.1. Objetivos Especficos

Orientar e incentivara la APN en la adopcin del SIGESP.

y amigable que contenga los

elementos claves para la configuracin del SIGESP

APN: Administracin Pblica Nacional

CNTI: Centro Nacional de Tecnologas de Informacin

SIGESP: Sistema Integrado de Gestin Administrativa para Entes del

SEP: Solicitud de Ejecucin Presupuestaria

CXP: Cuentas por Pagar

SAF: Sistema de Activos Fijos

RPC: Sistema de Registro de Contratista/Proveedores y Beneficiario

ELEMENTOS FUNDAMENTALES PARA CONFIGURACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE

SCB: Sistema de Banco

SCG: Sistema de Contabilidad General

SCF: Sistema de Contabilidad Fiscal

SPG: Sistema de Gasto

SPI: Sistema de Ingresos

SEP: Sistema de Ejecucin Presupuestaria

SIV: Sistema de Inventario

SOC: Sistema de Ordenes de Compra

SNO: Sistema de Nomina

SNR: Sistema de Nomina Recursos Humano

SOB: Sistema de Obras

SSS: Sistema de Seguridad

MIS: Mdulo Integrador Sigesp

SCV: Sistema de Control de Viticos

SRH: Recursos Humanos

SFC: Sistema de Facturacin y Cobranza

ELEMENTOS FUNDAMENTALES PARA CONFIGURACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE

3. Mdulos del Sistema

ELEMENTOS FUNDAMENTALES PARA CONFIGURACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE

Mdulos Auxiliares Herramientas del Sistema

ELEMENTOS FUNDAMENTALES PARA CONFIGURACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE

Consideraciones tcnicas y funcionales

4.1. Requerimientos institucionales mnimos para

Internet, disponibilidad de servidores, ...)

gestin de RRHH (nomina), procesos, programacin en

entre otras reas; vara la conformacin del comit de acuerdo a la

implantacin tenga claro y definido bien la permisologia que debe

involucrados, dicho lder debe tener una visin integra sobre el

de preferencia se documente y registre formalmente cualquier

una base de datos a la otra. En el caso de las nominas el

Fase 2: Transferencia de saldos y movimientos de banco. Para

Fecha Inicial Nuevo Perodo = Se debe indicar la fecha inicial

ELEMENTOS FUNDAMENTALES PARA CONFIGURACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE

igual que la transferencia de los datos bsicos, el sistema

presupuestaria) y se debe crear un contenedor de la base de

general (cuentas activo, pasivo y patrimonio/capital) con

los sistemas que conforman el SIGESP,

entre los cuales tenemos:

ELEMENTOS FUNDAMENTALES PARA CONFIGURACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE

-Definicin de Unidad Ejecutora

ELEMENTOS FUNDAMENTALES PARA CONFIGURACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE

4.4.2. Modulo Solicitudes de