Ley de Archivo

Ley de Archivos
del Estado de Chihuahua

Nueva Ley P.O.E. 2013.06.26 /No.51
H. Congreso del Estado

Secretara de Servicios Jurdico Legislativos
Divisin de Documentacin y Biblioteca
Ley de Archivos del Estado de Chihuahua

Ley publicada en el Peridico Oficial del Estado No. 51 del 26 de junio del 2013
DECRETO 1207-2013 X P.E.
EL CIUDADANO LICENCIADO CSAR HORACIO DUARTE JQUEZ, GOBERNADOR
CONSTITUCIONAL DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE CHIHUAHUA, A SUS HABITANTES
SABED:
QUE EL HONORABLE CONGRESO DEL ESTADO SE HA SERVIDO EXPEDIR EL SIGUIENTE
DECRETO:
DECRETO No.
1207/2013 X P.E.
LA SEXAGSIMA TERCERA LEGISLATURA DEL HONORABLE CONGRESO DEL ESTADO DE
CHIHUAHUA, REUNIDA EN SU DCIMO PERODO EXTRAORDINARIO DE SESIONES, DENTRO
DEL TERCER AO DE EJERCICIO CONSTITUCIONAL,
DECRETA
ARTCULO PRIMERO.- Se expide la Ley de Archivos del Estado de Chihuahua, para quedar
redactada de la siguiente manera:
LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE CHIHUAHUA

TTULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALES
CAPTULO I
DEL OBJETO Y DE SU MBITO DE APLICACIN
Artculo 1. Las disposiciones contenidas en la presente Ley son de orden pblico e inters general y
tienen por objeto regular el funcionamiento, la integracin, manejo, resguardo, conservacin y
administracin de documentos y los archivos en posesin de la Administracin Pblica Estatal y
Municipal, as como establecer las bases para la coordinacin, organizacin y funcionamiento de los
Sistemas Institucionales de Archivos de los sujetos pblicos obligados conforme a esta Ley.
Artculo 2. Corresponde la aplicacin de la presente Ley al Archivo General del Estado y a su
Coordinacin Estatal de Archivos.
Artculo 3. Para efectos de esta Ley, son sujetos obligados:
I.
El Poder Ejecutivo del Estado.

Edificio Legislativo
Libertad No.9 Col. Centro
C.P. 31000 Chihuahua, Chih.
Tel: (614) 412-32-00
http://congresochihuahua.gob.mx/
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II.
El Poder Judicial del Estado.
III.
El Poder Legislativo del Estado.
IV.
Los Ayuntamientos o Concejos Municipales y la Administracin Pblica Municipal.
V.
Organismos Descentralizados y Desconcentrados de la Administracin Pblica Estatal y

Municipal, Empresas de Participacin Estatal y Municipal y Fideicomisos Pblicos.
VI.
Organismos Pblicos Autnomos del Estado.
VII.
Instituciones Pblicas de Educacin Superior en el Estado de Chihuahua.
Artculo 4. Para los efectos de esta Ley, se entiende por:

I.
Administracin de documentos:
Conjunto de mtodos y prcticas destinados a planear, dirigir y controlar la produccin,
circulacin, organizacin, conservacin, uso, seleccin y destino final de los
documentos.
II.
Archivstica:
Disciplina que trata de los aspectos tericos y prcticos de los archivos y su aplicacin.
III.
Archivo:
Conjunto orgnico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o
recibidos, en el ejercicio de sus atribuciones, por los sujetos obligados, el cual sirve de
testimonio y fuente de informacin a las personas o instituciones que los produjeron, a
los ciudadanos o para el estudio de la historia e investigacin.
IV.
Archivo de Concentracin:
Unidad responsable de la administracin de documentos cuya consulta es espordica
por parte de las unidades administrativas de las dependencias y entidades del Estado y
que permanecen en l hasta su destino final.
V.
Archivo de Trmite:
Unidad responsable de la administracin de documentos de uso cotidiano y necesario
para el ejercicio de las atribuciones de la unidad administrativa.
VI.
Archivo Histrico:
Unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la
memoria documental institucional.
VII.
Archivo General del Estado:

rgano dependiente de la Secretara General de Gobierno y encargado de custodiar y
administrar todo el sistema archivstico del Estado y sus Municipios.
VIII.
Baja documental o depuracin:

Es el proceso de eliminacin razonada y sistemtica de documentacin que haya
prescrito en sus valores primarios: administrativos, legales, fiscales o contables, y que
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no posea valores secundarios o histricos: evidenciales, testimoniales o informativos,

de conformidad con la valoracin de los documentos de archivo.
IX.
Clasificacin archivstica:
Es el proceso mediante el cual se identifican, agrupan, sistematizan y codifican los
expedientes, de acuerdo con su origen estructural y funcional.
X.
Catlogo de disposicin documental:

Registro general y sistemtico de archivos, elaborado por la Comit Tcnico de
Administracin de Documentos y Archivos y aprobado por la Direccin de Archivos de
cada sujeto obligado, en el que se establecen, en concordancia con el cuadro general
de clasificacin archivstica, los valores documentales, los plazos de conservacin, la
vigencia documental, la clasificacin, ya sea reservada o confidencial, y su destino
final.
XI.
Conservacin de archivos:
Conjunto de procedimientos, medidas y acciones destinados a la prevencin de
alteraciones fsicas y de informacin de los documentos de archivo y a garantizar su
conservacin; mediante la implementacin de programas de mantenimiento para lograr
condiciones adecuadas, tales como: ambientales, procedimientos de manejo y
almacenamiento de los documentos, exhibicin, transporte de los mismos,
establecimiento de planes para el control de plagas y planes de emergencias contra
desastres y dems que se consideren pertinentes.
XII.
Cuadro general de clasificacin archivstica:

Instrumento tcnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones
y funciones de cada sujeto obligado. De esta manera, los documentos se renen en
agrupaciones naturales llamadas fondo, seccin, serie, expediente y unidad
documental.
XIII.
Descripcin archivstica:
Es el registro sistematizado de la informacin de los documentos de archivo,
recopilado, organizado y jerarquizado de forma tal que sirva para localizar y explicar el
contexto y sistema que los ha producido.
XIV.
Destino:
Determinacin de la transferencia al rea de archivo que le corresponda de acuerdo
con el ciclo vital de los documentos o, en su caso, la baja documental de estos.
XV.
Direccin de Archivos:
rgano de cada sujeto obligado, encargado de operar el sistema archivstico
correspondiente.
XVI.
Disposicin documental:
Es el destino sucesivo inmediato de los expedientes y series documentales dentro del
Sistema Institucional de Archivos, una vez que prescriben sus valores primarios,
administrativos, legales o fiscales, dando lugar a la seleccin de los documentos de
archivo que adquieren un valor secundario o a la baja documental o depuracin de los
que no tienen valor secundario o histrico.
XVII.
Documento:
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Aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurdico, fiscal o contable, creado,
recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de los sujetos
obligados.
XVIII.
Documento electrnico:
Aquella informacin cuyo soporte durante todo su ciclo de vida se mantiene en formato
electrnico y su tratamiento es automatizado, requiere de una herramienta especfica
para leerse o recuperarse.
XIX.
Expediente:
Conjunto de documentos ordenados de acuerdo con un mtodo determinado y que
tratan de un mismo asunto, de carcter indivisible y estructura bsica de la Serie
Documental.
XX.
Fondo:
Conjunto de documentos, producidos orgnicamente o acumulados y utilizados por un
sujeto obligado o ente privado en el transcurso de sus actividades, con cuyo nombre se
identifica.
XXI.
Gestin Documental:
Sistema de procedimientos que permite conducir el flujo informativo dentro de una
institucin, mediante el cual los responsables administrativos se aseguran de que los
asuntos por ellos tratados se desahoguen con efectividad, prontitud, eficiencia y
eficacia.
XXII.
Informacin:
Todo archivo, registro o dato contenido en cualquier medio que los sujetos obligados
generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier ttulo.
XXIII.
Informacin Reservada:
La informacin restringida al acceso pblico de manera temporal.
XXIV.
Instrumentos de control archivsticos:

Son los que permiten la ejecucin de los procesos archivsticos asociados al ciclo vital
de los documentos de archivo.
XXV.
Inventarios documentales:
Instrumentos de consulta y control que describen las series y expedientes de un
archivo y que permiten su localizacin, transferencia o disposicin documental.
XXVI.
Plazo de conservacin:
Periodo de conservacin de la documentacin en las reas de archivo de gestin y
trmite, de concentracin e histrico.
XXVII.
Patrimonio documental:
Lo constituye todo archivo de trmite, de concentracin e histrico, producido, recibido
o reunido por los sujetos obligados, en el ejercicio de sus funciones y atribuciones.
XXVIII.
Procesos archivsticos:
Son el conjunto de actos concatenados, mediante los cuales el sujeto obligado le da
seguimiento al ciclo de vida de los documentos, desde su produccin o ingreso, hasta
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su transferencia al archivo histrico o su eliminacin definitiva por no contener valores

secundarios.
XXIX.
Red:
La Red de Archivos del Estado de Chihuahua.
XXX.
Seccin:
Subdivisin del fondo consistente en las divisiones administrativas del sujeto obligado
que lo origina y, cuando no es posible, con agrupaciones geogrficas, cronolgicas,
funcionales o similares del propio ente.
XXXI.
Serie:
Subdivisin de la seccin, consistente en un conjunto de documentos producidos o
acumulados y utilizados en el desarrollo de una misma atribucin general y que versan
sobre una misma materia o asunto.
XXXII.
Sujeto Obligado:
Los entes pblicos que se sealan en el artculo 3 de la presente Ley.
XXXIII.
Sistema:
El Sistema Institucional de Archivos de los Sujetos Obligados.
XXXIV.
Transferencia:
Envo controlado y sistemtico de expedientes de consulta espordica de la Unidad de
Archivo de Gestin y Trmite a la Unidad de Archivo de Concentracin; as como del
traslado controlado y sistemtico de documentos de la Unidad de Archivo de
Concentracin a la Unidad de Archivo Histrico para su conservacin permanente.
XXXV.
Valor documental:
Es la condicin de los documentos de archivo, en atencin a su naturaleza y valores
primarios de carcter administrativo, legal o fiscal en los archivos de trmite o
concentracin, en razn de sus valores secundarios evidenciales, testimoniales e
informativos, que determinan su conservacin permanente en un archivo histrico. La
valoracin de documentos permite determinar los plazos de guarda o vigencias de los
documentos dentro del Sistema, as como determinar su disposicin documental.
XXXVI.
Valores primarios:
Condicin de los documentos que les confiere caractersticas administrativas, legales,
fiscales o contables en los archivos de gestin y trmite o concentracin.
XXXVII. Valores secundarios:

Condicin de los documentos que les confiere caractersticas
testimoniales e informativas en los archivos histricos.
evidenciales,
Artculo 5. En todos los sujetos obligados existir un archivo de trmite, cuyo responsable ser el
funcionario en turno, quien en materia de archivos tendr las siguientes funciones:
I.
Integrar los expedientes de archivo.
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II.
Conservar la documentacin que se encuentre activa, as como aquella que ha sido

clasificada como reservada o confidencial, conforme al catlogo de disposicin
documental.
III.
Coadyuvar con la Coordinacin Estatal de Archivos o, en su caso, con el Archivo de

Concentracin, en la elaboracin del cuadro general de clasificacin, el catlogo de
disposicin documental y el inventario documental.
IV.
Elaborar los inventarios de transferencia primaria.
V.
Valorar y seleccionar los documentos y expedientes de las series documentales, con el

objeto de realizar las transferencias primarias al archivo de concentracin, conforme al
catlogo de disposicin documental.
Artculo 6. Los sujetos obligados contarn con un Archivo de Concentracin, adscrito al Archivo
General del Estado. El responsable de este archivo deber contar con amplios conocimientos y
experiencia en archivstica y ser designado por el titular de la dependencia o entidad de que se trate.
El responsable de este Archivo tendr las siguientes atribuciones:
I.
Recibir los archivos de trmite y la documentacin semiactiva.
II.
Conservar precautoriamente la documentacin semiactiva hasta cumplir su vigencia

documental de conformidad con el catlogo de disposicin documental, o al cumplir su
periodo de reserva.
III.
Elaborar los Inventarios de baja documental y transferencia secundaria.
IV.
Valorar en coordinacin con el Archivo Histrico, en su caso, los documentos y

expedientes de las series resguardadas conforme al catlogo de disposicin documental.
V.
Realizar las transferencias secundarias al Archivo Histrico.
Artculo 7. Los sujetos obligados establecern su Archivo Histrico el cual en todo caso ser
dependiente del Archivo General del Estado. El responsable de este archivo deber contar con amplios
conocimientos y experiencia en archivstica, ser designado por el titular de la dependencia de que se
trate, y tendr las siguientes atribuciones:
I.
Validar la documentacin que deba conservarse permanente por tener valor histrico para
el Archivo General del Estado.
II.
Recibir los documentos con valor histrico enviados por el archivo de concentracin.
III.
Organizar, conservar, describir y difundir la documentacin con valor histrico.
IV.
Estimular el uso y aprovechamiento social de la documentacin, difundiendo el acervo y

sus instrumentos de consulta.
Artculo 8. En la aplicacin e interpretacin de la presente Ley, se observarn los siguientes principios:
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I.
Principio de Orden Original: Consiste en mantener los documentos de cada fondo

documental en el orden que les fue dado de origen.
II.
Principio de Procedencia: Consiste en respetar la procedencia institucional productora de

los fondos documentales. Los documentos de archivo procedentes de los sujetos
obligados debern mantenerse agrupados sin mezclarse con otros, respetando su
organizacin y atribuciones.
III.
Principio de accesibilidad: Es responsabilidad de cada sujeto obligado, mantener

organizados los documentos para su fcil localizacin, consulta y reproduccin, haciendo
uso de mtodos y tcnicas para la sistematizacin de la informacin, as como el uso de
nuevas tecnologas aplicables en la administracin de documentos.
IV.
Principio de Preservacin: Consiste en la responsabilidad de cada sujeto obligado, a

mantener en perfecto estado de conservacin los documentos que por disposicin de esta
Ley, le han sido encomendados o le ha sido permitido el acceso a los mismos, procurando
en todo momento evitar su destruccin, deterioro o alteracin.
Artculo 9. Los sujetos obligados de la presente Ley y todo aquel que ejerza recursos pblicos o
desempee alguna funcin pblica, colaborarn en la defensa y conservacin del patrimonio
documental del Estado de Chihuahua, adoptando, en el marco de lo previsto en esta Ley y en las
normas que la desarrollen, cuantas medidas sean necesarias para evitar su deterioro, prdida o
destruccin, y notificarn al Archivo General del Estado, aquellas circunstancias que puedan implicar o
provoquen daos a tales bienes.
CAPTULO II
DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DEL ESTADO DE CHIHUAHUA
Artculo 10. Los documentos integrantes del patrimonio documental se conservarn debidamente
organizados y descritos, estando a disposicin de los sujetos obligados de la aplicacin de la presente
Ley y de cualquier persona que lo solicite, en los trminos de la Ley de Transparencia y Acceso a la
Informacin Pblica del Estado.
Artculo 11. El registro del inventario del patrimonio documental del Estado de Chihuahua correr a
cargo del Archivo General del Estado, con la informacin que le remitan los sujetos obligados.
Artculo 12. Los archivos regulados por esta Ley se consideran bienes de dominio pblico y, por lo
tanto, son inalienables, imprescriptibles, inembargables y no estn sujetos a ningn gravamen o
afectacin de dominio.
CAPTULO III
DE LOS DOCUMENTOS PBLICOS EN POSESIN
DE LOS PARTICULARES
Artculo 13. Los particulares, en cuyos archivos, bibliotecas o colecciones personales, se encuentren
resguardados documentos originales que se consideren de inters pblico o con valor histrico, sern
responsables de la custodia y conservacin de los mismos, y debern notificar de su existencia al
Archivo General del Estado, con el objeto de que se incluyan en el registro del patrimonio documental
del Estado.
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Artculo 14. En caso de deterioro, posible destruccin o prdida de un documento histrico, el

particular responsable de su custodia y conservacin, informar inmediatamente al Archivo General del
Estado, a fin de que concertadamente, se tomen las medidas necesarias para proceder a su
recuperacin, restauracin o reconstruccin, si ello fuere posible y, de serlo, una vez restaurado dicho
documento, continuar bajo la posesin, propiedad y custodia del particular.
Tratndose de robo, el responsable de la custodia del documento deber denunciarlo inmediatamente
a las autoridades competentes, para que realicen la investigacin correspondiente.
Artculo 15. Las personas fsicas y morales, que sean propietarias o posean acervos documentales y
pretendan donar, transferir y enajenar dichos bienes, de acuerdo al valor histrico y que sean de
utilidad pblica, darn preferencia para adquirirlos a los sujetos obligados o al Archivo General del
Estado. No obstante lo anterior, podrn ser requeridos o, en su caso, expropiados por causa de utilidad
pblica.
TTULO SEGUNDO
DE LA ORGANIZACIN Y FUNCIONAMIENTO DE LOS SISTEMAS INSTITUCIONALES DE
ARCHIVOS DEL ESTADO DE CHIHUAHUA
CAPTULO I
DE LA DENOMINACIN DE LOS ARCHIVOS
Artculo 16. En relacin con el ciclo vital de los documentos y de acuerdo a los valores documentales
que los conforman, los archivos se integrarn dentro de cada sujeto obligado como un Sistema
Institucional de Archivos, denominndose de la forma siguiente:
I.
Archivo de gestin y trmite, conformado por los documentos que se encuentren en

gestin y trmite. Los documentos sern resguardados en l, de conformidad con el
Catlogo de Disposicin Documental de cada sujeto obligado, por el tiempo estrictamente
indispensable para cumplir con el objetivo para el cual fue creado, debiendo ser remitidos
a la Unidad de Archivo de Concentracin para su conservacin precautoria.
II.
Archivo de Concentracin, conformado por los documentos que habiendo concluido su

trmite y luego de haber sido valorados, sean transferidos por la Unidad de Archivo de
Trmite a la Unidad de Archivo de Concentracin para su conservacin precautoria, de
conformidad con el Catlogo de Disposicin Documental de cada sujeto obligado. En esta
Unidad de Archivo se integran los documentos cuya consulta es espordica por parte de
las unidades administrativas de los sujetos obligados y cuyos valores primarios an no
prescriben.
III.
Archivo Histrico, conformado por los documentos que, dentro de la hiptesis del artculo
4, fraccin XIV, de la Ley del Patrimonio Cultural del Estado, hayan completado su
vigencia y sean transferidos a la Unidad de Archivo Histrico del sujeto obligado o a algn
otro.
Artculo 17. La informacin que generen, reciban o administren los sujetos obligados en sus
respectivos Sistemas Institucionales de Archivos, que se encuentre contenida en cualquier medio o
soporte documental, ya sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrnico, informtico, hologrfico o
cualquier otro derivado de las innovaciones tecnolgicas, se denominar genricamente documento de
archivo. Ser documentacin de archivo toda la que se encuentre en cualquier registro que documente
el ejercicio de las facultades o la actividad de los sujetos obligados. Los documentos de archivo
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debern ser organizados, inventariados, conservados y custodiados de acuerdo con lo establecido en

la presente Ley y dems normas en la materia.
CAPTULO II
DE LA ORGANIZACIN DE LOS SISTEMAS
INSTITUCIONALES DE ARCHIVOS
Artculo 18. La organizacin de los archivos deber asegurar la disponibilidad, localizacin expedita,
integridad y conservacin de los documentos de archivo que poseen los sujetos obligados.
Artculo 19. Cada sujeto obligado, de conformidad y en los trminos establecidos en el Reglamento de
la presente Ley, constituir su Sistema Institucional de Archivos adoptando las medidas pertinentes
para la proteccin de archivos, para evitar su alteracin, prdida, tratamiento, modificacin, afectacin
o acceso no autorizado, ya sea que los riesgos provengan de la accin humana, de hechos de la
naturaleza o de medios tcnicos utilizados, que les permita la correcta administracin de documentos a
lo largo de su ciclo vital, siguiendo las directrices sealadas en la presente Ley y dems normas en la
materia.
Los responsables de los archivos vigilarn la custodia y seguridad jurdica y material de los acervos
que conforman la memoria documental del Estado.
Artculo 20. La Direccin de Archivos es el rgano consultivo responsable de aprobar y vigilar la
correcta instrumentacin del Sistema Institucional de Archivos, y estar integrado por los titulares de
los Archivos de Gestin y Trmite, de Concentracin e Histrico, tambin podr participar como
integrante el Comit Tcnico de Administracin de Documentos y Archivos o, en su caso, aquellas
personas que por su experiencia y funcin dentro del ente pblico se consideren necesarias para
promover y garantizar la correcta administracin de documentos y para la gestin de los archivos de
cada dependencia.
Artculo 21. Dentro de cada sujeto obligado el Comit Tcnico de Administracin de Documentos y
Archivos ser el responsable de implementar y operar el Sistema Institucional de Archivos para su
funcionamiento estandarizado y homogneo.
Artculo 22. El Comit Tcnico de Administracin de Documentos y Archivos de cada sujeto obligado,
tendr las siguientes funciones:
I.
Proponer a la Direccin de Archivos y al Sistema Institucional de Archivos y apoyarlos en

el establecimiento de criterios especficos en materia de conservacin de archivos.
II.
Elaborar y presentar a la Direccin de Archivos los procedimientos archivsticos para

facilitar el acceso a la informacin.
III.
Elaborar, con base en los Archivos de Gestin y Trmite, de Concentracin e Histrico, el

cuadro general de clasificacin archivstica, el catlogo de disposicin documental, as
como el inventario general del sujeto obligado.
IV.
Coordinarse con el Archivo General del Estado en todo lo referente a los procedimientos
archivsticos del sujeto obligado.
V.
Informar al Archivo General del Estado de la implementacin y operacin del Sistema

Institucional de Archivos.
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VI.
Establecer y desarrollar un programa de capacitacin y asesora archivstica para la

dependencia o entidad.
VII.
Elaborar y actualizar el registro de los titulares de los archivos de la dependencia o entidad

y remitirlo al Archivo General del Estado.
VIII.
Coordinar los procedimientos de valoracin y destino final de la documentacin, con base

en esta Ley y dems normas aplicables.
IX.
Coordinar con el rea de tecnologas de la informacin o su similar de la dependencia o

entidad, las actividades destinadas a la automatizacin de los archivos y a la gestin de
documentos electrnicos.
X.
Coordinar a los titulares de las Unidades de Archivos de Gestin y Trmite, de

Concentracin e Histrico del Sistema Institucional de Archivos.
XI.
Las dems que establezcan las disposiciones aplicables.

CAPTULO III
DE LAS FUNCIONES Y COMPONENTES DEL SISTEMA
Artculo 23. Cada sujeto obligado deber contar, en la medida de sus posibilidades, con los siguientes
componentes operativos del Sistema Institucional de Archivos, cuyas funciones genricas son:
I.
La Unidad Central de Correspondencia, Oficiala de Partes o su equivalente, se encargar

de brindar los servicios centralizados de recepcin y despacho de la correspondencia
oficial dentro de los sujetos obligados.
II.
La Unidad de Documentacin en Trmite es la responsable de brindar integralmente los

servicios de correspondencia y control de gestin en cada una de las reas.
III.
La Unidad de Archivo de Trmite es la responsable de la administracin de los

documentos de archivo en gestin, de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las
atribuciones y funciones de cada rea.
IV.
La Unidad de Archivo de Concentracin es la responsable de la administracin de

documentos cuya frecuencia de consulta ha disminuido y que permanecen en l hasta que
concluye su plazo de conservacin en razn de sus valores primarios de carcter
administrativo, legal y fiscal.
V.
La Unidad de Archivo Histrico o equivalente es la responsable de organizar, describir,

conservar, preservar, administrar y divulgar la memoria documental institucional.
Artculo 24. El Comit Tcnico de Administracin de Documentos y Archivos ser el encargado de

coordinar los componentes operativos del Sistema Institucional de Archivos.
Artculo 25. Las funciones especficas de los componentes operativos del Sistema Institucional de
Archivos debern describirse en sus respectivos manuales de organizacin y procedimientos que sean
integrados por el Comit Tcnico de Administracin de Documentos y Archivos y aprobados por la
Direccin de Archivos del ente pblico.
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CAPTULO IV
DE LOS PROCESOS DOCUMENTALES Y ARCHIVSTICOS
Artculo 26. La Direccin de Archivos aprobar los instrumentos de control necesarios para la
regulacin de los procesos archivsticos que se llevan a cabo durante el ciclo vital de los documentos,
que le proponga el Comit Tcnico de Administracin de Documentos y Archivos.
Artculo 27. Los procesos documentales y archivsticos bsicos son los siguientes:
I.
Manejo de la correspondencia de entrada, control de correspondencia en trmite y

correspondencia de salida.
II.
Integracin de expedientes y series documentales.
III.
Clasificacin y ordenacin de expedientes.
IV.
Descripcin documental.
V.
Valoracin primaria y secundaria.
VI.
Disposicin documental.
VII.
Acceso a la informacin archivstica.
VIII.
Transferencias primarias y secundarias.
IX.
Conservacin y restauracin.
X.
Difusin.
Artculo 28. Los documentos de archivo deben integrarse y obrar en expedientes, o unidades de
documentacin compuesta, constituidos por uno o varios documentos de archivo, ordenados lgica y
cronolgicamente relacionndolos por un mismo asunto, materia, actividad o trmite.
Artculo 29. Los expedientes que se relacionen con el ejercicio de una funcin o atribucin genrica,
formarn parte de una Serie Documental. Los expedientes debern siempre asociarse a la serie
documental o funcin de la que derive su creacin y organizarse de conformidad con el Sistema de
Clasificacin que se establezca dentro del sujeto obligado.
Artculo 30. Todos los expedientes de los sujetos obligados estarn correctamente clasificados
mediante la utilizacin de cdigos clasificadores que los identifiquen plenamente, mismos que debern
contener sin menoscabo de niveles intermedios que el sujeto obligado establezca, al menos los
siguientes aspectos:
I.
Cdigo o clave de la Unidad Administrativa o rea productora del expediente.
II.
Cdigo de la Serie a la que pertenece el expediente que se clasifica.
III.
Ttulo del tema, asunto o materia a la que se refiere el expediente.

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IV.
Nmero consecutivo del expediente dentro de la Serie a la que pertenece.
V.
Ao de apertura y, en su caso, cierre del expediente.
VI.
Los datos de valoracin y disposicin documental que se asocien al expediente.
VII.
Los datos asociados a la informacin de acceso restringido y, en su caso, versin pblica

del expediente, de conformidad con lo previsto por la Ley de Transparencia y Acceso a la
Informacin Pblica del Estado de Chihuahua.
CAPTULO V
DE LA VALORACIN DOCUMENTAL
Artculo 31. Con base en los procesos de valoracin y disposicin documental, que invariablemente
debern efectuarse dentro de los sujetos obligados por grupos de valoracin integrados al seno de su
Comit Tcnico de Administracin de Documentos y Archivos, se integrarn los catlogos de
disposicin documental y sus instrumentos auxiliares, tales como el calendario de caducidades o
plazos de conservacin, periodos de reserva de los expedientes, los inventarios de transferencia
primaria y secundaria, as como los inventarios de baja o depuracin de archivos, con los cuales se
proceder a la seleccin de documentos con valor secundario o histrico, o bien, a la ejecucin de los
procesos de baja o depuracin documental.
Los sujetos obligados enviarn al Archivo General del Estado, para su registro, su cuadro general de
descripcin archivstica y el catlogo de disposicin documental actualizado en soporte electrnico, a
ms tardar el ltimo da del mes de marzo de cada ao.
Artculo 32. La temporalidad y los procesos de baja o depuracin documental, se determinarn en el
catlogo de disposicin documental que cada sujeto obligado genere.
Los documentos con informacin reservada no sern sometidos al proceso de depuracin hasta que
finalice el plazo de su reserva. En cuyo caso el periodo mnimo de conservacin ser por un periodo
igual al de reserva.
Artculo 33. Los sujetos obligados debern remitir al Archivo General del Estado y hacer del
conocimiento pblico a travs de los portales de Internet y en el Peridico Oficial del Estado, la
descripcin archivstica de los documentos que vayan a someter al proceso de baja documental o
depuracin, con una anticipacin de sesenta das.
Tratndose de documentos que pudieran ser de inters nacional, se debe dar aviso al Archivo General
de la Nacin y al Instituto Nacional de Antropologa e Historia; de igual forma, deber hacerse del
conocimiento pblico a travs de peridicos de circulacin nacional.
Los sujetos obligados integrarn comisiones dictaminadoras que autorizarn en su caso, la baja
documental o depuracin, con personas especializadas en la materia. Un representante del Archivo
General del Estado formar parte de dichas comisiones.
Los sujetos obligados levantarn un acta pormenorizada de los expedientes y documentos a destruir,
misma que se deber conservar ad perptuam.
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CAPTULO VI
DE LOS INSTRUMENTOS DE CONTROL ARCHIVSTICO
Artculo 34. Los archivos de los sujetos obligados contarn, al menos, con los siguientes instrumentos
archivsticos:
I.
Cuadro General de Clasificacin Archivstica.
II.
Inventarios de archivo de gestin y trmite, de concentracin e histrico.
III.
Gua General de Fondos de los Archivos Histricos.
IV.
Inventarios de Transferencia primaria y secundaria.
V.
Inventarios de baja documental.
VI.
Controles de correspondencia de entrada, en trmite (control de gestin) y salida.
VII.
Control de prstamos de expedientes.
VIII.
El Catlogo de Disposicin Documental y expedientes clasificados conforme a la Ley de

Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica.
IX.
Controles de conservacin y restauracin de documentos.
Artculo 35. Para la elaboracin de los instrumentos mencionados en el artculo anterior, los sujetos
obligados aplicarn, en su caso, los elementos de estandarizacin correspondientes a la utilizacin de
normas nacionales e internacionales y dems que se emitan en la materia.
CAPTULO VII
DE LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS
Artculo 36. Los sujetos obligados, en el marco de su Sistema Institucional de Archivos, establecern
las medidas para la administracin, uso, control y conservacin de los documentos de archivo
electrnicos, generados o recibidos, garantizando los aspectos siguientes:
I.
Incorporar y usar ordenadamente las tecnologas de la informacin en la generacin y

recepcin de documentos de archivo electrnicos asociados a los procesos de gestin
institucional.
II.
Establecer programas informticos para la gestin de documentos de archivo electrnicos.
III.
Incorporar medidas, normas y especificaciones tcnicas nacionales e internacionales, para

asegurar la autenticidad, seguridad, integridad y disponibilidad de los documentos de
archivo electrnicos y su control archivstico.
IV.
Garantizar el uso y conservacin de la documentacin electrnica sustantiva como

informacin de largo plazo.
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Ley de Archivos
Nueva Ley P.O.E. 2013.06.26 /No.51

V.
Propiciar la incorporacin de procesos, instrumentos y nuevas tecnologas para la

clasificacin, descripcin, as como para la valoracin y disposicin de documentacin
electrnica.
VI.
Generar los vnculos informticos necesarios con la Red, para el intercambio de

informacin.
Artculo 37. Los sujetos obligados propiciarn, con la participacin de las instancias competentes en
sus respectivas instituciones y en el marco de su Sistema, el desarrollo ordenado de programas para la
automatizacin de archivos, la digitalizacin de imgenes y, en su caso, programas de microfilmacin,
auspiciando medidas de racionalidad y eficiencia en la aplicacin y adquisicin de tecnologas
incorporadas para la administracin de documentos de archivo, la gestin y la conservacin de
archivos, en los diversos soportes documentales.
Artculo 38. El documento electrnico deber contener todos los elementos necesarios para su debida
identificacin de conformidad a los procesos documentales y archivsticos; as como las dems
caractersticas que determine cada sujeto obligado.
Artculo 39. Los documentos en soporte electrnico debern contener informacin debidamente
ordenada y completa, a fin de garantizar su manejo como informacin archivstica y su conservacin a
largo plazo como memoria histrica, cuando as lo determinen sus valores.
CAPTULO VIII
DE LOS PROGRAMAS DE DESARROLLO ARCHIVSTICO
Artculo 40. Los sujetos obligados debern integrar anualmente, un Programa Institucional de
Desarrollo Archivstico en el que se contemplen los objetivos, estrategias, proyectos y actividades que
se llevarn a cabo para dar cumplimiento a lo previsto en la presente Ley y dems normas en la
materia.
Artculo 41. Los Programas Institucionales de Desarrollo Archivstico debern incluir, entre otros
aspectos, los siguientes:
I.
Proyectos y acciones de desarrollo e instrumentacin de normatividad tcnica.
II.
Proyectos de capacitacin, especializacin y desarrollo profesional de personal

archivstico.
III.
Proyectos para la adquisicin, con base en las condiciones presupuestales de cada sujeto
obligado, de los recursos materiales de mayor urgencia que requieran los archivos de la
institucin.
IV.
Estudios e investigaciones para la incorporacin ordenada de tecnologas de informacin

en el campo de los archivos.
V.
Acciones de difusin y divulgacin archivstica y para el fomento de una nueva cultura

institucional en la materia.
VI.
Proyectos para la conservacin y preservacin de la informacin archivstica.
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Ley de Archivos
Nueva Ley P.O.E. 2013.06.26 /No.51

VII.
Proyectos y planes preventivos que permitan enfrentar situaciones de emergencia, riesgo

o catstrofes.
VIII.
Acciones y medidas tendientes a la digitalizacin, respaldo, conservacin y migracin de

archivos electrnicos.
Artculo 42. Para la ejecucin, control y evaluacin del Programa Institucional de Desarrollo
Archivstico, los sujetos obligados establecern las medidas que se estimen necesarias para su
cumplimiento.
Los sujetos obligados debern de informar anualmente al Archivo General del Estado, sobre su
desempeo y avances a ms tardar el 30 de septiembre.
CAPTULO IX
DEL MANEJO DE ARCHIVOS DE ENTES PBLICOS EXTINGUIDOS
Artculo 43. En caso de fusin o extincin de instituciones, sus fondos documentales sern entregados
a la institucin que le sustituya en el ejercicio de sus atribuciones, de acuerdo a su ciclo vital, a travs
de inventarios archivsticos normalizados, con todas y cada una de las series que conformaron el ente
pblico que se extingue o se fusiona.
Artculo 44. En el caso de que un ente pblico se extinga, y no exista otro que lo sustituya o que est
vinculado con sus atribuciones, remitir su documentacin al Archivo Histrico correspondiente o, en su
defecto, al Archivo General del Estado.
Artculo 45. Cuando un servidor pblico deje de desempear su empleo, cargo o comisin, deber
hacer entrega a quien corresponda, de toda la documentacin que obre en su poder, conforme a lo
establecido en la presente Ley, sus reglamentos y dems disposiciones aplicables.
TTULO TERCERO
DE LOS RECURSOS ARCHIVSTICOS
CAPTULO I
DE LOS RECURSOS HUMANOS
Artculo 46. Los sujetos obligados contarn, de acuerdo a sus necesidades, con titulares de las
Unidades de Archivos de Gestin y Trmite, de Concentracin e Histrico del Sistema Institucional de
Archivos, mismos que tendrn las siguientes atribuciones y obligaciones:
I.
Planificar y coordinar las actividades de su rea de archivo en materia de administracin

de documentos.
II.
Formar parte de la Comisin Dictaminadora de baja documental y depuracin.
III.
Promover y gestionar el enriquecimiento del patrimonio documental.
IV.
Participar en los programas de difusin para hacer extensivo a la sociedad el conocimiento

y aprovechamiento de los acervos pblicos.
V.
Intervenir en el destino de los documentos de archivo de su rea de adscripcin.

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Ley de Archivos
Nueva Ley P.O.E. 2013.06.26 /No.51

VI.
Proponer al Comit Tcnico de Administracin de Documentos y Archivos, la celebracin

de convenios y acuerdos con instituciones pblicas y privadas, nacionales e
internacionales, para la capacitacin del personal en materia de administracin de
documentos e intercambio de conocimientos tcnicos y operativos archivsticos.
VII.
Realizar anualmente un diagnstico archivstico de los fondos documentales de su rea de

adscripcin.
VIII.
Organizar, proteger y defender el patrimonio documental del sujeto obligado al que

pertenecen.
IX.
Participar en los programas de modernizacin archivstica integral con el fin de posibilitar

la calidad del servicio a la sociedad civil en el acceso a la informacin.
X.
Elaborar y difundir guas, inventarios, catlogos, ndices, registros, censos y otros

instrumentos de descripcin, que faciliten la organizacin, consulta y acceso de sus
Fondos de acuerdo al tipo de archivo de su titularidad o responsabilidad.
XI.
Realizar todas las acciones tendientes a la conservacin del acervo documental que se
encuentra bajo su resguardo.
XII.
Las dems que le seale esta Ley, el reglamento y otras disposiciones legales que
resulten aplicables.
Artculo 47. Los sujetos obligados, por s o en colaboracin con otras entidades, promovern la gestin
de apoyos econmicos para la mejora de las instalaciones y el equipamiento de los archivos integrados
al Sistema, as como para el desarrollo de programas de ordenacin, descripcin, restauracin y
difusin de dichos archivos.
CAPTULO II
DE LOS EDIFICIOS E INFRAESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS
Artculo 48. Los sujetos obligados debern contar con espacios fsicos determinados para resguardar
sus archivos.
Artculo 49. Para el desempeo de sus funciones, los sujetos obligados debern adecuar las
instalaciones de archivo siguiendo en todo momento las especificaciones tcnicas que el Archivo
General del Estado establezca para la edificacin o adaptacin de espacios y mobiliario de archivo.
Para el resguardo de archivos, los sujetos obligados debern contar con:
I.
Instalaciones y mobiliario adecuados para resguardar los fondos documentales bajo su

custodia.
II.
La infraestructura adecuada para la conservacin preventiva de los documentos.
III.
Sin perjuicio de lo dispuesto en la Ley de Proteccin Civil del Estado de Chihuahua, las
medidas preventivas y de seguridad que garanticen la proteccin de los depsitos
documentales, tales como:
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Ley de Archivos
Nueva Ley P.O.E. 2013.06.26 /No.51

a)
Sistemas contra incendios.
b)
Materiales de archivo retardantes.
c)
Salas de desinfeccin.
d)
Salas de desinsectacin.
e)
Vigilancia.
f)
Plan de emergencia.
TTULO CUARTO
DE LOS MECANISMOS DE COORDINACIN Y
COMUNICACIN ARCHIVSTICA EN EL ESTADO DE CHIHUAHUA
CAPTULO I
DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO
Artculo 50. El Archivo General del Estado, adems de las atribuciones que le correspondan conforme
al Reglamento que regula su estructura, organizacin y funcionamiento u otras disposiciones
aplicables, deber garantizar la aplicacin de la presente Ley.
De igual forma, supervisar y evaluar tcnicamente las actividades de los sujetos obligados, por
conducto de las Direcciones de Archivos y Comits Tcnicos de Administracin de Documentos y
Archivos que administren los archivos que integran el Sistema Institucional de Archivos.
El Archivo General del Estado, para estos efectos, se auxiliar en todo momento de la Coordinacin
Estatal de Archivos, como rea especializada en la materia.
Artculo 51. El Archivo General del Estado, se integrar de la siguiente forma:
I.
Un Consejo Estatal de Archivos.
II.
Un Comit Tcnico.
III.
Una Coordinacin Estatal de Archivos.
IV.
Un Departamento Jurdico y de Transparencia.
V.
Por los responsables de los Archivos de cada sujeto obligado.
Artculo 52. El Consejo Estatal de Archivos, ser la Autoridad mxima del Archivo General del Estado
y estar integrada en cargos honorficos por:
I.
Un Consejero Presidente, que ser el Secretario General de Gobierno.
II.
Un Consejero Secretario Tcnico, que ser el responsable del Archivo General del Poder
Ejecutivo.
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Ley de Archivos
Nueva Ley P.O.E. 2013.06.26 /No.51

III.
Un Consejero designado por el Poder Legislativo.
IV.
Un Consejero designado por el Poder Judicial.
V.
Un Consejero designado por el Instituto de Transparencia y Acceso a la Informacin

Pblica del Estado y un representante del Instituto Chihuahuense de la Cultura.
Artculo 53. El Archivo General del Estado, para los efectos de esta Ley, tendr las atribuciones
siguientes:
I.
Elaborar lineamientos y dems normas tendientes a la conservacin, preservacin e

implementacin de instrumentos de control archivstico, as como establecer y evaluar las
polticas y normas tcnicas a que se sujetarn los sujetos obligados que integren el
Sistema Institucional de Archivos y vigilar su exacto cumplimiento.
II.
Brindar asesora, regular y supervisar a los sujetos obligados respecto a la organizacin y

funcionamiento de sus archivos bibliogrficos, hemerogrficos o de cualquier otra ndole.
III.
Desarrollar y promover programas y acciones de prevencin, conservacin y restauracin

requeridas para el mantenimiento fsico de los acervos.
IV.
Publicar informacin destinada a dar a conocer y facilitar el acceso a los fondos que
conserva, a estimular y difundir la investigacin histrica y social sobre el Estado de
Chihuahua, y a propiciar el desarrollo tcnico y organizativo de la administracin de
documentos y la archivstica en el Estado.
V.
Organizar y llevar a cabo exposiciones de los documentos y materiales que custodia, as

como otros eventos y actividades de difusin til para fines educativos o para propiciar el
conocimiento y aprovechamiento de sus acervos y servicios por parte de los diversos
sectores de la sociedad.
VI.
Desarrollar programas y acciones para impulsar la modernizacin de los sistemas,

recursos y servicios archivsticos de los sujetos obligados.
VII.
Difundir las metodologas y estudios que coadyuven al anlisis, identificacin, ordenacin,

clasificacin, descripcin, conservacin, valoracin y difusin de los archivos, para el
correcto ejercicio de la administracin de documentos en los archivos de los sujetos
obligados.
VIII.
Coordinar y supervisar el ptimo funcionamiento de la Red de Archivos del Estado de

Chihuahua.
IX.
Las dems que le confiera esta Ley, sus reglamentos u otras disposiciones aplicables.
CAPTULO II
DE LA RED DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE CHIHUAHUA
Artculo 54. Con la finalidad de optimizar los Recursos de Informacin, garantizar el Acceso a la
Informacin y la eficacia Administrativa, se conformar la Red de Archivos del Estado de Chihuahua,
como un conjunto de mecanismos y dispositivos de intercambio y consulta telemtica de informacin
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Nueva Ley P.O.E. 2013.06.26 /No.51

entre los sujetos obligados, de acuerdo con sus funciones y atribuciones, la cual estar a cargo del
Archivo General del Estado.
Artculo 55. Los titulares de los Comits Tcnicos de Administracin de Documentos y Archivos de los
sujetos obligados, garantizarn que los instrumentos de control archivstico, observen los siguientes
principios:
I.
La seguridad de la informacin, mediante el establecimiento de niveles de acceso de

acuerdo con las funciones, atribuciones y derechos de los interesados y los usuarios.
II.
La compatibilidad de los lenguajes de intercambio de datos y formatos de los instrumentos

de control archivstico.
III.
La accesibilidad permanente.
Artculo 56. El Archivo General del Estado como entidad coordinadora de la Red de Archivos, tendr
las siguientes responsabilidades:
I.
Contar con un registro o ndice de la informacin que anualmente le enven los sujetos
obligados relativa a sus archivos.
II.
Difundir el cuadro general de clasificacin archivstica de los sujetos obligados.
III.
Proporcionar, en la medida de sus posibilidades, orientacin sobre la identificacin,

ubicacin y descripcin de los archivos de los sujetos obligados.
IV.
Coadyuvar en el intercambio de informacin con otros entes pblicos y promover el

establecimiento de mecanismos de coordinacin entre las unidades documentales
existentes en el Estado y de estas con la Federacin y otras Entidades Federativas.
TTULO QUINTO
DE LAS INFRACCIONES
CAPTULO NICO
Artculo 57. Constituyen infracciones a la presente Ley:
I.
Enajenar los documentos de archivo que obren en los archivos de los entes pblicos.
II.
Sustraer, sin autorizacin de quien pueda concederla, los documentos que obren en los
archivos de los entes pblicos.
III.
Extraviar o deteriorar los documentos de archivo.
IV.
Alterar, adaptar, modificar, marcar textos o hacer sealamientos en la informacin

contenida en los documentos de un archivo.
V.
Poseer ilegtimamente algn documento una vez separado del empleo, cargo o comisin.
VI.
Manejar en forma indebida un documento de archivo provocando con ello su mutilacin,

destruccin o extravo.
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VII.
Restaurar documentos sin autorizacin de quien pueda concederla, o encargados

debidamente de esta actividad, o alterar la informacin contenida en los mismos, para
beneficio o perjuicio del restaurador o de un tercero.
VIII.
Eliminar documentos, sin apegarse a lo establecido por la presente Ley y sus reglamentos.
Artculo 58. Sin perjuicio de la responsabilidad penal o civil en que se pueda incurrir, las infracciones
en los trminos de esta Ley, se sancionarn de conformidad con lo lineamientos y parmetros de la Ley
de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado de Chihuahua.
ARTCULO SEGUNDO.- Se reforma el segundo prrafo de la fraccin IX del artculo 7, y el inciso i) de
la fraccin III del artculo 50; Y se deroga el inciso e) de la fraccin IV del 50, ambos de la Ley de
Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Estado de Chihuahua, para quedar redactados de
la siguiente manera:
ARTCULO 7. Son obligaciones generales de los entes pblicos, las siguientes:
I. a la VIII. ...
IX. Contar con espacios fsicos determinados para resguardar sus archivos, siguiendo en todo
momento las especificaciones tcnicas que el Instituto establezca.
Los responsables de los archivos vigilarn la custodia y seguridad jurdica y material de los acervos
que conforman la memoria documental del Estado, debiendo conservar los documentos que contengan
informacin pblica, en los trminos de la Ley de Archivos del Estado de Chihuahua.
X. a la XIV. ...
ARTCULO 50. El Consejo General, sesionar en pblico y tendr las siguientes atribuciones:
I...
II...
III. En materia de cultura de transparencia, acceso a la informacin pblica y proteccin de datos
personales:
a) al h) ...
i) Participar, en conjunto con el Archivo General del Estado, en el establecimiento de las
polticas de creacin, clasificacin, tratamiento, conservacin y resguardo de la informacin contenida
en todos y cada uno de los archivos pblicos e histricos.
j) ...
IV. En materia normativa:
a) al d)
e) Derogado.
V y VI. ...
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Ley de Archivos
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ARTCULO TERCERO.- Se REFORMA el artculo 1, y se DEROGAN los artculos 3, en sus

fracciones I, II, III; incisos b), c), d), e) y j) de la IV y V; 4 al 20 y del 23 al 31; 32, en su inciso A), las
fracciones I, II, IV, V, X y XI, y del inciso B), la fraccin III; 34, fraccin VI, y 37, fraccin IX, todos de la
Ley General del Sistema de Documentacin e Informacin Pblica del Estado de Chihuahua, para
quedar redactados de la siguiente manera:
ARTCULO 1o. La presente Ley es de inters general y orden pblico, y tiene por objeto normar,
regular y coordinar las bibliotecas pblicas y la administracin de los documentos histricos del
Estado de Chihuahua.
ARTCULO 3o. .
I. DEROGADA
II. DEROGADA
III. DEROGADA
IV.
a)
b) DEROGADO
c) DEROGADO
d) DEROGADO
e) DEROGADO
f) al i)
j) DEROGADO
k) al n)
V. DEROGADA
ARTCULO 4o.- DEROGADO
ARTCULO 10.- DEROGADO
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Nueva Ley P.O.E. 2013.06.26 /No.51


ARTCULO 32.
A.
I. DEROGADA
II. DEROGADA
III.
IV. DEROGADA
V. DEROGADA
VI. a la IX
X. DEROGADA
XI. DEROGADA
XII a la XV
B.
I y II
III. DEROGADA
IV a la XII
ARTCULO 34.
I. a la V
VI. DEROGADA
VII. a la IX
ARTCULO 37.
I. a la VIII
IX. DEROGADA
X y XI
TRANSITORIOS
ARTCULO PRIMERO.- La presente Ley entrar en vigor 180 das despus de la fecha de su
publicacin en el Peridico Oficial del Estado.
ARTCULO SEGUNDO.- Hasta en tanto se expidan el catlogo de Disposicin Documental y dems
normas para determinar los procedimientos para la disposicin documental, no se permitir la
eliminacin de ningn documento.
ARTCULO TERCERO.- El presupuesto de egresos del Estado para el ao 2014 deber establecer la
previsin presupuestal correspondiente para permitir la integracin y funcionamiento presupuestal de la
presente Ley.
ARTCULO CUARTO.- Los entes pblicos debern designar a los titulares de las Direcciones de
Archivos y Comits Tcnicos de Administracin de Documentos y Archivos, a ms tardar 90 das
naturales despus de la entrada en vigor de la presente Ley.
ARTCULO QUINTO.- Se derogan todas aquellas disposiciones que se opongan a la presente Ley.
ARTCULO SEXTO.- El Poder Ejecutivo del Estado, por conducto de la Secretara General de
Gobierno, en un plazo de 90 das posteriores a la publicacin de la presente Ley, instituir el Archivo
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General del Estado; asimismo, crear el Reglamento que disponga la estructura, organizacin y
funcionamiento del rgano.
ARTCULO SPTIMO.- Una vez publicado el presente Decreto, se deroga el Decreto No. 1147/2010
XIII P.E., aprobado el da nueve de septiembre del dos mil diez.
D A D O en el Saln de Sesiones del Poder Legislativo, en la ciudad de Chihuahua, Chih., a los treinta
y un das del mes de enero del ao dos mil trece.
PRESIDENTE. DIP. FRANCISCO GONZLEZ CARRASCO. Rbrica. SECRETARIO. DIP.
ALEJANDRO PREZ CUALLAR. Rbrica. SECRETARIA. DIP. MARA DE LOS NGELES BAYLN
PEINADO. Rbrica.
Por tanto mando se imprima, publique, circule y se le d el debido cumplimiento.
En la Ciudad de Chihuahua, Palacio de Gobierno del Estado, a los seis das del mes de junio del ao
dos mil trece.
EL GOBERNADOR CONSTITUCIONAL DEL ESTADO. LIC. CSAR HORACIO DUARTE JQUEZ.
Rbrica. EL SECRETARIO GENERAL DE GOBIERNO. RAYMUNDO ROMERO MALDONADO.
Rbrica.
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Ley de Archivos
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INDICE POR ARTCULOS

NDICE
TTULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALES
CAPTULO I
DEL OBJETO Y DE SU MBITO DE APLICACIN
CAPTULO II
DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DEL ESTADO DE CHIHUAHUA
CAPTULO III
DE LOS DOCUMENTOS PBLICOS EN POSESIN DE LOS
PARTICULARES
TTULO SEGUNDO
DE LA ORGANIZACIN Y FUNCIONAMIENTO DE LOS SISTEMAS
INSTITUCIONALES DE ARCHIVOS DEL ESTADO
CAPTULO I
DE LA DENOMINACIN DE LOS ARCHIVOS
CAPTULO II
DE LA ORGANIZACIN DE LOS SISTEMAS INSTITUCIONALES DE
ARCHIVOS
CAPTULO III
DE LAS FUNCIONES Y COMPONENTES DEL SISTEMA
CAPTULO IV
DE LOS PROCESOS DOCUMENTALES Y ARCHIVSTICOS
CAPTULO V
DE LA VALORACIN DOCUMENTAL
CAPTULO VI
DE LOS INSTRUMENTOS DE CONTROL ARCHIVSTICO
CAPTULO VII
DE LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS
CAPTULO VIII
DE LOS PROGRAMAS DE DESARROLLO ARCHIVSTICO
CAPTULO IX
DEL MANEJO DE ARCHIVOS DE ENTES PBLICOS EXTINGUIDOS
TTULO TERCERO
DE LOS RECURSOS ARCHIVSTICOS
CAPTULO I
DE LOS RECURSOS HUMANOS
CAPTULO II
DE LOS EDIFICIOS E INFRAESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS
TTULO CUARTO
DE LOS MECANISMOS DE COORDINACIN Y COMUNICACIN
ARCHIVSTICA EN EL ESTADO DE CHIHAUHUA
CAPTULO I
DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO
CAPTULO II
DE LA RED DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE CHIHUAHUA
TTULO QUINTO
DE LAS INFRACCIONES
CAPTULO NICO
TRANSITORIOS
24 de 25
ARTCULOS
DEL 1 AL 9
DEL 10 AL 12
DEL 13 AL 15
16 Y 17
DEL 18 AL 22
DEL 23 AL 25
DEL 26 AL 30
DEL 31 AL 33
34 Y 35
DEL 36 AL 39
DEL 40 AL 42
DEL 43 AL 45
46 Y 47
48 Y 49
DEL 50 AL 53
54 AL 56
57 Y 58
DEL PRIMERO AL SPTIMO
Ley de Archivos
Nueva Ley P.O.E. 2013.06.26 /No.51

ARTCULO SEGUNDO
REFORMA A LA LEY DE
TRANSPARENCIA Y ACCESO
A LA INFORMACIN PBLICA
REFORMA A LA LEY
GENERAL DEL SISTEMA DE
DOCUMENTACIN E
INFORMACIN PBLICA DEL
ESTADO
ARTCULO TERCERO
25 de 25

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del Estado de Chihuahua

H. Congreso del Estado

Ley de Archivos del Estado de Chihuahua

LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE CHIHUAHUA

El Poder Ejecutivo del Estado.

H. Congreso del Estado

El Poder Judicial del Estado.

El Poder Legislativo del Estado.

Los Ayuntamientos o Concejos Municipales y la Administracin Pblica Municipal.

Organismos Descentralizados y Desconcentrados de la Administracin Pblica Estatal y

Organismos Pblicos Autnomos del Estado.

Instituciones Pblicas de Educacin Superior en el Estado de Chihuahua.

Artculo 4. Para los efectos de esta Ley, se entiende por:

Archivo General del Estado:

Baja documental o depuracin:

H. Congreso del Estado

no posea valores secundarios o histricos: evidenciales, testimoniales o informativos,

Catlogo de disposicin documental:

Cuadro general de clasificacin archivstica:

H. Congreso del Estado

Instrumentos de control archivsticos:

H. Congreso del Estado

su transferencia al archivo histrico o su eliminacin definitiva por no contener valores

XXXVII. Valores secundarios:

Integrar los expedientes de archivo.

H. Congreso del Estado

Conservar la documentacin que se encuentre activa, as como aquella que ha sido

Coadyuvar con la Coordinacin Estatal de Archivos o, en su caso, con el Archivo de

Elaborar los inventarios de transferencia primaria.

Valorar y seleccionar los documentos y expedientes de las series documentales, con el

Recibir los archivos de trmite y la documentacin semiactiva.

Conservar precautoriamente la documentacin semiactiva hasta cumplir su vigencia

Elaborar los Inventarios de baja documental y transferencia secundaria.

Valorar en coordinacin con el Archivo Histrico, en su caso, los documentos y

Realizar las transferencias secundarias al Archivo Histrico.

Organizar, conservar, describir y difundir la documentacin con valor histrico.

Estimular el uso y aprovechamiento social de la documentacin, difundiendo el acervo y

Artculo 8. En la aplicacin e interpretacin de la presente Ley, se observarn los siguientes principios:

H. Congreso del Estado

Principio de Orden Original: Consiste en mantener los documentos de cada fondo

Principio de Procedencia: Consiste en respetar la procedencia institucional productora de

Principio de accesibilidad: Es responsabilidad de cada sujeto obligado, mantener

Principio de Preservacin: Consiste en la responsabilidad de cada sujeto obligado, a

H. Congreso del Estado

Artculo 14. En caso de deterioro, posible destruccin o prdida de un documento histrico, el

Archivo de gestin y trmite, conformado por los documentos que se encuentren en

Archivo de Concentracin, conformado por los documentos que habiendo concluido su

H. Congreso del Estado

debern ser organizados, inventariados, conservados y custodiados de acuerdo con lo establecido en

Proponer a la Direccin de Archivos y al Sistema Institucional de Archivos y apoyarlos en

Elaborar y presentar a la Direccin de Archivos los procedimientos archivsticos para

Elaborar, con base en los Archivos de Gestin y Trmite, de Concentracin e Histrico, el

Informar al Archivo General del Estado de la implementacin y operacin del Sistema

H. Congreso del Estado

Establecer y desarrollar un programa de capacitacin y asesora archivstica para la

Elaborar y actualizar el registro de los titulares de los archivos de la dependencia o entidad

Coordinar los procedimientos de valoracin y destino final de la documentacin, con base

Coordinar con el rea de tecnologas de la informacin o su similar de la dependencia o

Coordinar a los titulares de las Unidades de Archivos de Gestin y Trmite, de

Las dems que establezcan las disposiciones aplicables.

La Unidad Central de Correspondencia, Oficiala de Partes o su equivalente, se encargar

La Unidad de Documentacin en Trmite es la responsable de brindar integralmente los

La Unidad de Archivo de Trmite es la responsable de la administracin de los