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GUA DE APLICACIN
DE LA NORMA TCNICA
DE INTEROPERABILIDAD
Digitalizacin
de Documentos
administracin electrnica
NDICE
0.
1.
INTRODUCCIN ....................................................................................................... 6
2.
3.
4.
4.2.2.Nivel de resolucin....................................................................................................15
5.1. Definiciones..................................................................................................... 23
6.
REFERENCIAS........................................................................................................ 27
NDICE DE FIGURAS
Figura 1. Documento electrnico resultado de digitalizacin. .................................................... 1
NDICE DE TABLAS
Tabla 1. Metadatos complementarios en el proceso de digitalizacin. .................................... 19
Fecha
20110901_ENI_GuiaAplicacion_NTI
_Digitalizacin
01/09/2011
Descripcin
Primera versin.
0.
CONSIDERACIONES PREVIAS
Catlogo de estndares.
1.
INTRODUCCIN
1.
2.
b) Documento electrnico.
c) Digitalizacin de documentos.
d) Expediente electrnico.
i)
espaolas.
j)
3.
4.
Las diferentes NTIs se han desarrollado con el objetivo de cubrir las necesidades derivadas
de la normativa aplicable en un planteamiento de partida basado en mnimos, de forma que
se garantice la interoperabilidad entre las distintas administraciones favoreciendo su
implantacin y aplicacin en un corto plazo con un impacto mnimo, pero sin perder una
orientacin de desarrollo y perfeccionamiento a lo largo del tiempo, en paralelo al progreso de
los servicios de Administracin Electrnica, de las infraestructuras que los apoyan y de la
evolucin tecnolgica.
5.
Para ello los requisitos mnimos a establecer sobre las imgenes electrnicas resultantes de
las digitalizaciones se definen a travs de la normalizacin de los parmetros bsicos de
dichos procesos, permitiendo la flexibilidad necesaria para su aplicacin por parte de las
diferentes Administraciones pblicas pero siempre bajo la premisa de obtener imgenes
electrnicas ntegras y fieles a su documento original.
7.
La NTI de Digitalizacin de Documentos fue publicada en el Boletn Oficial del Estado Nmero
182 del sbado 30 de julio de 2011 (http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011
13168), y est disponible para su consulta en el Portal de Administracin electrnica
(http://administracionelectronica.gob.es/), junto al resto de normas tcnicas del ENI.
8.
9.
El texto completo de la NTI de Digitalizacin de Documentos est formado por los siguientes
cinco apartados:
NORMA TCNICA DE INTEROPERABILIDAD DE DIGITALIZACIN DE
DOCUMENTOS
ndice
I. Objeto.
II. mbito de aplicacin.
III. Documentos electrnicos digitalizados.
IV. Requisitos de la imagen electrnica.
V. Proceso de digitalizacin.
10.
2.
11.
12.
Otros soportes, como aquellos que registran sonido, vdeo o ambos, estn excluidos del
alcance de esta versin de la NTI, sin perjuicio de su posible inclusin en versiones
posteriores.
13.
10
11
3.
15.
16.
17.
Dentro del mbito de aplicacin definido anteriormente, los destinatarios del contenido de la
NTI de Digitalizacin de Documentos, y por lo tanto de la presente gua de aplicacin, son los
siguientes:
i. Responsables de procedimientos de creacin de documentos electrnicos desde soporte
papel.
ii. Responsables de sedes electrnicas y, por tanto, de garantizar los requisitos de
interoperabilidad de las mismas.
iii. Responsables de gestin, conservacin y archivo de documentos y expedientes
electrnicos.
iv. Desarrolladores de aplicaciones de digitalizacin de documentos electrnicos.
v. Desarrolladores de aplicaciones de gestin, conservacin y archivo de documentos y
expedientes electrnicos.
12
4.
DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS
4.1. Definicin
18.
En el anexo del R.D. 4/2010 ENI se define la digitalizacin como el proceso tecnolgico que
permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electrnico en uno o
varios ficheros electrnicos que contienen la imagen codificada, fiel e ntegra del documento.
19.
20.
i. Imagen electrnica.
ii. Metadatos mnimos obligatorios que tiene todo
documento electrnico y, en funcin de las
necesidades especficas de cada organizacin,
metadatos complementarios para su gestin.
iii. Si procede, firma electrnica, que avala la
integridad del resultado de la aplicacin del
proceso de digitalizacin y que se aplicara
mediante alguno de los sistemas de firma
electrnica previstos en los artculos 18 y 19 de
la Ley 11/2007, de 22 de junio.
21.
Figura 1. Documento electrnico
resultado de digitalizacin.
13
23.
24.
25.
26.
27.
Tal y como indica el apartado III.2 de la NTI, en el caso de que el documento resultado de la
digitalizacin requiera ser conformado como copia autntica, se contemplaran,
adicionalmente, los requisitos establecidos en la NTI de Procedimientos de copiado autntico
y conversin entre documentos electrnicos.
que otros
electrnico
segn las
aplicable a
14
30.
31.
Los formatos a aplicar, por tanto, para los ficheros de imagen en una digitalizacin se recogen
en la NTI de Catlogo de Estndares incluidos en la categora Formatos ficheros - Imagen y/o
texto1.
32.
1
A la fecha de elaboracin de esta gua, la NTI de Catlogo de estndares se encuentra pendiente de aprobacin por lo que la
denominacin y categoras en que se clasifican los formatos podran sufrir modificaciones.
15
33.
El nivel de resolucin de 200 ppp (pxeles por pulgada) se establece en la NTI como un
mnimo para garantizar que la imagen sea legible.
34.
35.
Una imagen fiel, con la integridad suficiente a efectos probatorios, de un documento papel es
un conjunto de componentes digitales que representan el contenido y aspecto del documento
original, as como las caractersticas o metadatos asociados que contribuyen a garantizar la
fidelidad de la imagen que, en cualquier caso, vendra avalada por la firma electrnica
correspondiente al proceso de digitalizacin. Por lo tanto, y segn establece el epgrafe IV.3.b
de la NTI, el proceso de digitalizacin debe respetar las proporciones del documento origen y
no aadir caracteres o grficos que no figurasen en el aqul.
36.
16
38.
La siguiente figura representa las diferentes tareas del proceso de digitalizacin, cuya
descripcin se ampla en los puntos siguientes.
39.
40.
41.
Este fichero imagen es fiel al documento original en papel, en el sentido de que representa la
apariencia y contenido de aqul, y tiende a minimizar en todo lo posible la prdida de contexto
17
En este punto habra que prestar atencin a lo mencionado en el epgrafe IV.3.b de la NTI
relativo a que la digitalizacin no debe incorporar caracteres o grficos en el fichero imagen
que no figurasen en el documento original papel objeto de digitalizacin.
43.
44.
Una vez digitalizado el documento papel, la organizacin podra optimizar la imagen obtenida.
45.
46.
Como ltima fase del proceso de digitalizacin, se conforma el documento electrnico como
objeto digital. Esta fase correspondera a las ltimas dos tareas establecidas en el apartado
V.1 de la NTI de Digitalizacin de Documentos, esto es:
V. Proceso de digitalizacin
Con el fin de satisfacer los requisitos establecidos en el apartado IV, la digitalizacin de
un documento:
1. Se realizar a travs de un proceso informtico en el que, garantizando la integridad
de cada uno de los pasos, se realizarn las siguientes tareas:
18
a)
b)
c) Asignacin de los metadatos al documento electrnico digitalizado segn lo dispuesto
en el apartado III.1.
d) Si procede, firma de la imagen electrnica.
2. .
49.
Los metadatos del proceso de digitalizacin registran las caractersticas y condiciones en que
se ha llevado a cabo la captura de la imagen electrnica. De esta forma, el proceso de
digitalizacin se podra reflejar de forma explcita en el documento electrnico digitalizado a
travs de la asignacin de los metadatos complementarios que aparecen en la Tabla 1.
Metadato
Descripcin
Resolucin
Tamao
Idioma
50.
51.
19
52.
La eleccin del momento para la asignacin completa de los metadatos mnimos obligatorios
en la conformacin del documento electrnico, quedara supeditada al criterio de cada
organizacin ya que aquellas con departamentos de digitalizacin especficos podran optar
por completar la captura del documento electrnico digitalizado en una fase posterior, por
ejemplo, para dotar de contexto al nuevo documento electrnico generado.
53.
Si una organizacin optase por completar los metadatos mnimos obligatorios en un momento
posterior, tendra en cuenta que la captura del documento electrnico digitalizado no finaliza
hasta que dicho conjunto de metadatos cumpla con lo establecido en la NTI de Documento
Electrnico.
55.
La firma electrnica del proceso se aplicara al fichero imagen obtenido, y dado que la
integracin de los metadatos de digitalizacin en dicho fichero es opcional, su inclusin en el
proceso de firmado tambin lo es.
56.
57.
58.
Por lo tanto, tras seguir el procedimiento descrito de digitalizacin, el resultado de ste podra
ser:
i. Un documento electrnico digitalizado, fiable e ntegro, completamente conformado: si
durante el proceso de digitalizacin se asignan, adems de todos los metadatos mnimos
obligatorios establecidos en la NTI de Documento Electrnico y en su caso los
complementarios al proceso de digitalizacin, la firma/firmas al fichero imagen obtenido.
ii. Un documento electrnico digitalizado pendiente de completar: cuando, por criterio de la
organizacin, no se ha asociado al documento la firma electrnica correspondiente.
59.
En cualquier caso, las operaciones a realizar de cara a la captura y gestin del documento
electrnico resultante del proceso de digitalizacin en un sistema de gestin de documentos
atenderan, dependiendo de la finalidad del documento generado, a lo dispuesto en las NTIs
relacionadas citadas en el punto 0 de esta gua.
20
1.
2. Contemplar la aplicacin de un conjunto de operaciones de mantenimiento
preventivo y comprobaciones rutinarias que permitirn garantizar mediante su cumplimiento
que, en todo momento, el estado de la aplicacin de digitalizacin y los dispositivos
asociados producirn imgenes fieles al documento en soporte papel.
61.
62.
Adems, aunque la NTI no menciona nada al respecto, cabra considerar que cada
organizacin dispusiera de la descripcin de las normas tcnicas en las que se basa el
procedimiento especfico de digitalizacin.
disponibilidad
de
los
63.
64.
2
En este sentido, sera de aplicacin por ejemplo, el Real Decreto 1164/2002 de 8 de noviembre, por el que se regula la
conservacin del patrimonio documental con valor histrico, el control de la eliminacin de otros documentos de la Administracin
General del Estado y sus organismos pblicos y la conservacin de documentos administrativos en soporte distinto al original y el
R.D. 1671/2009.
21
22
5.
DEFINICIONES Y ACRNIMOS
5.1. Definiciones
Aplicacin: Programa o conjunto de programas cuyo objeto es la resolucin de un problema
mediante el uso de la informtica.
Autenticacin: Acreditacin por medios electrnicos de la identidad de una persona o ente,
del contenido de la voluntad expresada en sus operaciones, transacciones y documentos, y
de la integridad y autora de estos ltimos.
Autenticidad: Referido a un documento, propiedad que puede atribursele como
consecuencia de que puede probarse que es lo que afirma ser, que ha sido creado o enviado
por la persona de la cual se afirma que lo ha creado o enviado, y que ha sido creado o
enviado en el momento en que se afirma, sin que haya sufrido ningn tipo de modificacin.
Captura: Proceso de gestin de documentos que seala la incorporacin de un documento a
un sistema de gestin de documentos. En el momento de captura se crea la relacin entre el
documento, su productor y el contexto en que se origin, que se mantiene a lo largo de su
ciclo de vida.
Ciclo de vida de un documento electrnico: Conjunto de las etapas o perodos por los que
atraviesa la vida del documento, desde su identificacin en un sistema de gestin de
documentos, hasta su seleccin para conservacin permanente, de acuerdo con la legislacin
sobre Archivos de aplicacin en cada caso, o para su destruccin reglamentaria.
Ciudadano: Cualesquiera personas fsicas, personas jurdicas y entes sin personalidad que
se relacionen, o sean susceptibles de relacionarse, con las Administraciones Pblicas.
Conservacin: Conjunto de procesos y operaciones dedicados a asegurar la permanencia
intelectual y tcnica de los documentos a lo largo del tiempo.
Conversin: Proceso de transformacin de un documento u otro objeto digital de un formato,
o versin de formato, a otro.
Copia: Duplicado de un objeto, resultante de un proceso de reproduccin.
Copia autntica: Documento expedido por un rgano con competencias atribuidas para ello,
y con un valor probatorio pleno sobre los hechos o actos que documente, equivalente al
documento original.
Creacin: Referido a un documento, momento en que se genera. No debe confundirse la
creacin con la captura de un documento (vase captura).
Dato: Una representacin de hechos, conceptos o instrucciones de un modo formalizado, y
adecuado para su comunicacin, interpretacin o procesamiento por medios automticos o
humanos.
Digitalizacin: Proceso tecnolgico que permite la obtencin de uno o varios ficheros
electrnicos que contienen la imagen codificada, fiel e ntegra de un documento papel a
travs de tcnicas fotoelctricas de escaneado.
Disponibilidad: Referido a un documento, indica propiedad o caracterstica del mismo que
permite que ste pueda ser consultado, localizado, recuperado, presentado o interpretado. El
documento debe sealar la actividad o actuacin donde se gener, proporcionar la
23
24
25
5.2. Acrnimos
ENI: Esquema Nacional de Interoperabilidad.
ENS: Esquema Nacional de Seguridad.
HDD: Hard Disk Drive.
NTI: Norma Tcnica de Interoperabilidad.
RAM: Random-access memory.
26
6.
REFERENCIAS
6.1. Legislacin
i. Ley orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de Proteccin de Datos de Carcter Personal.
http://www.boe.es/boe/dias/1999/12/14/pdfs/A43088-43099.pdf
ii. Real Decreto 1164/2002 de 8 de noviembre, por el que se regula la conservacin del
patrimonio documental con valor histrico, el control de la eliminacin de otros
documentos de la Administracin General del Estado y sus organismos pblicos y la
conservacin de documentos administrativos en soporte distinto al original
http://www.boe.es/boe/dias/2002/11/15/pdfs/A40139-40143.pdf
iii. Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios
Pblicos.
http://www.boe.es/boe/dias/2007/06/23/pdfs/A27150-27166.pdf
iv. Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley
11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos.
http://www.boe.es/boe/dias/2009/11/18/pdfs/BOE-A-2009-18358.pdf
v. Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de
Seguridad en el mbito de la Administracin Electrnica.
http://www.boe.es/boe/dias/2010/01/29/pdfs/BOE-A-2010-1330.pdf
vi. Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de
Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica.
http://www.boe.es/boe/dias/2010/01/29/pdfs/BOE-A-2010-1331.pdf
vii. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por
la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Digitalizacin de
Documentos.
http://www.boe.es/boe/dias/2011/07/30/pdfs/BOE-A-2011-13168.pdf
viii. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por
la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-13169
ix. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por
la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado
autntico y conversin entre documentos electrnicos.
http://www.boe.es/boe/dias/2011/07/30/pdfs/BOE-A-2011-13172.pdf
x. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por
la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad Poltica de Firma Electrnica y
de certificados de la Administracin.
http://www.boe.es/boe/dias/2011/07/30/pdfs/BOE-A-2011-13171.pdf
27
28
xv. ISO 16175: Principles and functional requirements for records in electronic office
environments:
a. Part 1: Overview and statement of principles.
b. Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management
systems.
c. Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business systems.
xvi. Ministerio de Cultura. Comisin de Normas Espaolas de Descripcin Archivstica: Modelo
conceptual de descripcin archivstica y requisitos de datos bsicos de las descripciones
de documentos de archivo, agentes y funciones Parte 1: Tipos de entidad.
http://www.mcu.es/archivos/MC/CNEDA/Documentos.html
xvii. Pearce-Moses, R. A Glossary of Archival and Records Terminology. Chicago: The
Society of American Archivists, 2005.
http://www.archivists.org/glossary/index.asp
xviii. S-6 Archives New Zealands Standard for Digitising Non-Electronic Records for
Recordkeeping Purposes and Retention of Non-Electronic Records in Electronic Form
Only. Wellington: Archives New Zealand, 2007.
http://continuum.archives.govt.nz/files/file/standards/s6.pdf
xix. Stanescu, A. Assessing the Durability of Formats in a Digital Preservation Environment:
The INFORM Methodology. D-Lib Magazine, 10, no. 11 (2004).
http://www.dlib.org/dlib/november04/stanescu/11stanescu.html
xx. UNE-ISO 15489-1:2006. Informacin y documentacin. Gestin de documentos: Parte 1.
Generalidades.
xxi. UNE-ISO/TR 15489-2:2006. Informacin y documentacin. Gestin de documentos: Parte
2. Directrices.
xxii. UNE-ISO/TR
15801
IN:
Imagen
electrnica:
Informacin
almacenada
electrnicamente: Recomendaciones sobre veracidad y fiabilidad. Madrid: AENOR, 2008.
xxiii. UNE-ISO/TR 18492:2008 IN: Conservacin a largo plazo de la informacin basada en
documentos. Madrid: AENOR, 2008.
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iv. Digitisation Disposal Policy: Policy on the authorisation of the early disposal of original
paper records after digitisation. 2006. Queensland State Archives.
http://www.archives.qld.gov.au/government/ddp.asp
v. Directrices para Proyectos de Digitalizacin. Grupo de Trabajo de expertos de IFLA e ICA.
Ministerio de Cultura, 2002.
http://archive.ifla.org/VII/s19/pubs/digit-guide-es.pdf
vi. Directrices para proyectos de digitalizacin de colecciones y fondos de dominio pblico, en
particular para aquellos custodiados en bibliotecas y archivos, marzo de 2002.
http://travesia.mcu.es/portalnb/jspui/handle/10421/827
vii. Documentos electrnicos: Manual para archiveros. ICA, 2005.
http://www.mcu.es/archivos/docs/documentosElectronicos.pdf
viii. EAG (Encoded Archival Guide).
http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/proyecto.htm
ix. Glossary of Recordkeeping Terms.
http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeeping
manual/introduction/glossary-of-recordkeeping-terms/glossary-of-recordkeeping
terms/?searchterm=glossary
http://www.santboi.cat:8080/Publi077.nsf/9DF3D858FB9B5E36C125754500420D3B/$FIL
E/Ordenanza.pdf
30
xviii. Study on electronic documents and electronic delivery for the purpose of the
implementation of Art. 8 of the Services Directive.
http://ec.europa.eu/idabc/servlets/Doc?id=32145
xix. Technical Guidelines for Digitizing Archival Materials for Electronic Access. National
Archives and Records Administration (US), 2004.
http://www.archives.gov/research_room/arc/arc_info/techguide_raster_june2004.pdf
xx. University of Pittsburgh. School of Information Sciences: Functional Requirements for
Evidence in Recordkeeping.
http://web.archive.org/web/20000818163633/www.sis.pitt.edu/~nhprc/
31
Grupo de expertos:
Administracin General del Estado
Agurruza Mutuberra, Jokin
Alburquerque Pernas,
Francisco
lvarez-Cienfuegos Rico,
Carmen
MINISTERIO DE DEFENSA
MINISTERIO DE DEFENSA
MINISTERIO DE JUSTICIA
MINISTERIO DE CULTURA
MINISTERIO DE PRESIDENCIA
MINISTERIO DE EDUCACIN
MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA
Fernndez, Luis
MINISTERIO DE CULTURA
MINISTERIO DE CULTURA
MINISTERIO DE PRESIDENCIA
32
MINISTERIO DE FOMENTO
MINISTERIO DE CULTURA
MINISTERIO DE JUSTICIA
MINISTERIO DE DEFENSA
MINISTERIO DE CULTURA
MINISTERIO DE JUSTICIA
MINISTERIO DE JUSTICIA
MINISTERIO DE DEFENSA
MINISTERIO DE DEFENSA
MINISTERIO DE JUSTICIA
MINISTERIO DE DEFENSA
MINISTERIO DE DEFENSA
MINISTERIO DE CULTURA
33
MINISTERIO DE CULTURA
MINISTERIO DE JUSTICIA
MINISTERIO DE JUSTICIA
Comunidades Autnomas
XUNTA DE GALICIA
XUNTA DE GALICIA
JUNTA DE ANDALUCA
JUNTA DE ANDALUCA
JUNTA DE ANDALUCA
JUNTA DE ANDALUCA
JUNTA DE ANDALUCA
JUNTA DE ANDALUCA
JUNTA DE ANDALUCA
GOBIERNO DEL PRINCIPADO DE ASTURIAS
GOBIERNO DE CANTABRIA
GOBIERNO DE CANTABRIA
Gonzlez, Elena
GENERALITAT VALENCIANA
GENERALITAT VALENCIANA
GENERALITAT VALENCIANA
GOBIERNO DE ARAGN
GOBIERNO DE ARAGN
GOBIERNO DE ARAGN
34
GOBIERNO DE ARAGN
GOBIERNO DE CANARIAS
GOBIERNO DE CANARIAS
GOBIERNO DE CANARIAS
GOBIERNO DE CANARIAS
GOBIERNO DE CANARIAS
GOBIERNO DE CANARIAS
GOBIERNO DE NAVARRA
GOBIERNO DE NAVARRA
JUNTA DE EXTREMADURA
JUNTA DE EXTREMADURA
Marn, Pepa
Lpez-Manzanares Beltrn,
Nicols
Snchez Melero, Arturo
Corporaciones Locales
Gonzalo Muoz, Javier
Universidades
Ario, Luis Alfons
Otras Instituciones
de Ocaa Lacal, Daniel
TRIBUNAL CONSTITUCIONAL
AYUNTAMIENTO DE CARTAGENA
Consultor externo
Instituto Nacional de Tecnologas de la Comunicacin S.A. (INTECO)
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