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ACTA DE VALIDACiN
DE RESULTADOS
DE LA AUDITaRlA
Cdigo: GCI-FO-140-006
~
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Ho~;:.lt-4tl
Slm6n Salivar
Apoyo
J Auditora:
Proceso
Fecha
de la Auditora:
Fecha
del Acta:
Asistentes
... ~.::.
Teraputico
Versin:
I-Iopl\a' C:Lm~n
111 "'eIC_r._h
Cl",.lw",~
J Servicio Farmacutico
01-Abrlde2014
30-Abr14
a la reunin:
Auditor:
Objetivo:
Verificar
Hip6crates
la existencia
fsica de medicamentos
y suministrado
por la Ingeniera
y dispositivos
mdicos
en la Farmacia
de Despacho
de acuerdo
a la muestra,
obtenida
por el Sistema
de Informacin
farmacutico.
Alcance:
Del Kardex suministrado
exponen
4. Los funcionarios
auditorias,
se
de 55 entre medicamentos
de los resultados
las recomendaciones
generadas
de las pruebas
producto
a discutir corresponden
de auditoras
de la auditoria,
y dispositivos
realizadas
a hallazgos
en el mes de Abril
a ser consideradas
de la Farmacia
de auditoria
de Despacho.
y/u oportunidades
de mejora detectados.
implicados
directamente
con el
por la administracin.
22/05/2014
mdicos
para prevenir
y/o corregir
las observaciones
generadas
producto
.
de las
Pgl~a 1 de 6
.....
Se revis
evidenci
Cdigo
.00001
2980
Descripcin
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841.000,00
256
los sobrantes
Criterio
Tipo de Observacin
Hallazgo
G4.W.747,oo
~.300.0<l
411.001.00
1.007.150.00
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28.912.00
2.9O.~'"Ti
1,1)92,00
de Informacin
3&4.00
30.702.34
en el Sistema
40.00
45
~.OO
J4.D07.es
7.3.20,00
9 $
8 $
31 S
250 s
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371.450,00
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2.040.00
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45 s
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FA
de Despacho
(2,84%) Y los
Hip6crates
el da 01 de
1. Se sugiere generar las acciones correctivas necesarias sobre las diferencias presentadas en el conteo fisico realizado por OGPA
2. Asegurar que se revise el 100% de los medicamentos y dispositivos mdicos de la Farmacia de Despache con la finalidad de asegurar que los valores
registrados en el sistema Hipcrates tanto del MOdulo de Almacn como de Contabilidad se presentan razonablemente.
3. Identificar y eval uar los posi bies riesgos generados por la presentacin inexacta del inventario en los estados financieros respecto a los custodiados
fisicamente.
Recomendacin
ADT-PR-370-003,
V3 donde se establecen
semanales
de inventario
con la finalidad
1. Teniendo en cuenta la Resolucion 001 de 2001 se ingresarn 105 sobrantes por valor $ 2.906.316.77 sern ingresados al sistema de informacin
faltante por valor de S 8.992 sern cancelados por los auxiliares de farmacia, copia de estos ingresos se enviarn a Gestin Pblica.
2. Realizar concacion con el area de contabilidad para verificar valores de ingreso de medicamentos
por el sistema de informacin hipocrates.
Plan de Accin
Fecha de remediacin
Responsable
se
754,00
474.7-'4,00
~G
Follllntc
6._.00
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FA
De esta revisin
68 $
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27.000,00
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12,0
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de Despacho
14
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M.
de la Farmacia
en el inventario:
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C'e'. FCO 20
mdicos
faltantes
Presentacin
de Insumo
1..,
C10101
sobrantes
00t0\
MlOO13
y dispositivos
items presentan
55.
169
Observacin
de 55 medicamentos
una muestra
de la remediacir
3. Continuar los inventarios de autogestin de manera diaria con el fin de evidenciar problemas
falta de apertura de cuentas, prestamos a otras instituciones los fines de semana, oportunidad
capacitacin por ingreso de nuevos auxiliares que generen riesgo en presentacion inexacta del
4. Revisar posterior a la actualizacin del procedimiento ADT-PR-370-003,
V3 del cumplimiento
desviaciones y solucionar antes del cierre de la cuenta del paciente.
yel
en devoluciones
por servcio, prestamos en urgencias
en la digitacin y entrega de medicamentos
en pisos.
inventario.
del inventior de autogestion con el fin de verificar
por
30 de Junio de 2014
a.F Jean Cario Machuca
Ortiz
Sanchez
22/05/2014
Cano.
Pgina 2 de 6
Cdigo
2 Observacin
XO()6:31
XOOS63
234S
L20007
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MG TABLETA
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Presentacin
Valor
Cantidad
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Vencimiento
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310.000.00
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12.440.390
Criterio
De acuerdo con el procedimiento ADT PR - 370 - 007 V4, numeral 6 Polticas Generales de Autocontrol:
a) Todo medicamento y Dispositivo medico sin excepcin deber ser sernaforizado teniendo en cuenta se fecha de Vencimiento.
b) Los medicamentos y dispositivos mdicos con carta de Compromiso debern ser enviados a los proveedores para su cambio '1/0 remisin de nota crdito
Contable.
e) Los medicamentos y dispositivos mdicos prximos a vencer debern ser los primeros en rotar enla instituCin, para lo cual debern ser formulados por
mdicos y especialistas para su consumo Hospitalario.
d) Todo medicamento o dispositivo medico vencido debe retirarse inmediatamente de los estantes y almacenarlos en productos no conformes para su
posterior destruccin.
e) Mensualmente el auxiliar debe revisar las fechas de vencimiento y reportar aquellos medicamentos con fechas de vencimiento inferior a 5 meses y de 6 a
9 meses.
Tipo de Observacin
Oportunidad de Mejora
Recomendacin
1. Asegurar que se realicen los controles preventivos necesarios para dar cumplimiento a las Politicas de Autocontrol contempladas en el procedimiento
ADT-PR-37D-OD7.
2. Identificar los riesgos que se puedan generar por la tenencia de medicamentos prximos a vencer con la finalidad de identificar los controles necesarios
para la mitigacin de este riesgo, independientemente de las actividades de envi de oficios que se realicen.
3. Se recomienda actualizar el procedimiento incluyendo los controles preventivos identificados.
Plan de Accin
1- Realizar seguiniento del cumplimiento por parte del personal de farmacia de las polticas de autocontrol que hacen parte de las actividades del contrato
de pestacion de servicio de los auxiliares de farmacia.
2 - Establecer un proceso de adquisicion de medicamentos por eventos con el fin que se minimice el riesgo de vencimientos debido a baja rotacion. Este
control aplica principalmente en aquellos medicamentos de baja rotacion yen aquellos casos en el que el medico cambia el tratamiento del paciente.
3 - Actualizar el procedimiento ADT -PR-370-0D7 estableciendo los controles preventivos establecidos.
Fecha de rernedlacin
3D de Junio de 2014
Responsable de la remediacir Q.F Jean Cario Machuca Ortiz Dra Sonia Esmeralda Sanchez - Dr. Luis Gerardo Cano.
22/05/2014
--------------------------------------------------------~----
Pgina 3 de 6
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Se observa que mediante carta dirigida a ASIFARMA, se solicita la salida de medicamentos para adecuacin en unidosis, y se entrega el formato "Orden de
produccin de medicamentos estriles cdigo M20 FO-22 indicando la frecuencia de la dosis en que se solicita se transforme el medicamento. con este
mismo formato el proveedor realizada entrega de las unidosis verificado por la Farmacia, dejando fecha y firma de recibido.
De la muestra solicitada dos casos se refieren a medicamentos
sobrante. como se describe a continuacin:
por unidosis que presentaron diferencias en el momento del conteo fsico sin soporte del
Cdi~o
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cantid~dsegn Kardex01Abril2014
ca ntldad Sgun conteo OGPA 01 Abril
Diferencia -Sobrante s
Solido rne di camentos oporta da con
iproveedor01Abril2014
Observacin
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Descri pcln
2014
corto
al
600MG X 300ML
SOLlNY INVANZ
S
16
8
12
No Hay
No Hay
No Hay
No Hay
lG
de formato
Criterio
Con el fin de dar cumplimiento a la resolucin 001 de 2001, en su numeral 4.10.1.2. "Es necesario resaltar que en la medida en que el sistema de control de
Inventarios se encuentre actualizado en movimientos y novedades de ingresos. traslados y salidas. se facilitar el levantamiento de los inventarios. sin una
base de informacin confiable y al dia, se dificulta lograr un buen resultado".
Tipo de Observacin
HalJa;::go
Recomendacin
1. Se recomienda identificar los riesgos que se pueden materializar por la salida del sistema de los medicamentos para su transformacin en unoosls y su
ingreso por aprovechamiento.
2. Se recomienda revisar el procedimiento con el fin de brindar los lineamiento especficos que debe realizar el personal que:
realiza la salida de los medicamentos para unidosis
Establecer un concepto de salida por transformacin en unidosis e igualmente un concepto para el ingreso del mismo por unidosis con el fin de tener un
control tanto de los medicamentos que salen como de las unidades ya convertidas.
3. Identificar el control realizado por el rea de Farmacia para asegurar que la base de datos de medicamentos este actualizada a diario.
Plan de Accin
1_ Establecer un procedimiento en la gestion de preparacion de unidosis parenterales estableciendo puntos de control con el fin de disminiur el riesgo de
inconsistencia en el inventario.
2. Implementar una base de datos por medicamento que relacione la orden de produccion y las cantidades ingresadas por aprovechamiento con el fin de
disminuir los sobrantes de antibioticos y otros medicamentos relacionados. en relacion a la creacion del concepto se revisara con la subgerencia
administrativa la creacin de los conceptos pertinentes.
3. Realiar seguimiento al control establecido para los antibiticos enviados a preparar por unidcsis y el kardex diario.
Fecha de remediacin
30 de Junio de 2014
Responsable de la rerneciacir Q.F Jean Cario Machuca Ortiz Dra. Sonia Esmeralda Sanchez - Dr. Luis Gerardo Cano.
22/05/2014
Pgina 4 de 6
1. Observando
el movimiento por concepto del articulo XOO189 Ertapenen Sdico que ingreso de las 1G. SOl.1NY lnvanz, se registra una salida por
concepto 435 Consumo Interno Articules FAR del 28Mar-2014
por 4 FC. Na obstante, el ingreso por concepto 305 Devolucin' de Consumo interno a
soportar con el formato Orden de produccin de medicamentos
estriles no es identificable en reporte movimiento por concepto de Articulo.
2. Para las salidas por Transformacin
del medicamento
al proveedor observadas.
no se evidencio la respectiva entrada por devolucin de Consumo
4 Observacin
Criterio
por unidosis.
ADTPR-
370-012
V3. "Elaboracin
reenvase
de preparaciones
extemporneas
para administracin
oral en undosls'';
No se evidencia
Tipo de Observacin
'.
Hallaz;go
1. Se recomienda
revisar la cantidad
de las entradas
de medicamentos
por unidosis
del medicamento
coincida en el1 00% de los medicamentos
de la Farmacia.
2. Asegurar que todos los ingresos de medicamento
por unidosis este soportada
Recomendacin
(Devolucin
con el Formato
un procedimiento
en la gestion
de prerparacion
de unidosis
por Consumo
Orden de produccin
de los medicamentos
parenterales
Interno)
estableciendo
por producto.
revisando
de medicamentos
por Unidosis
que la dosis
estriles
sea registrado
donde se
en el cdigo
de
el riesgo de
inconsistencia
en el inventario.
2. Implementar una base de datos por medicamento que relacione la orden de produccin y las cantidades ingresadas por aprovechamiento
con el fin de
disminuir los sobrantes de antibiticos y otros medicamentos
relacionados. en relacion a la creacon del concepto se revisara con la subgerencia
Plan de Accin
administrativa
la creacion de los conceptos pertinentes.
3. Por no ser dosis estndar no se puede crear un codigo para el ingreso
aprovechamiento.
Fecha de remediacin
30 de Junio de 2014
Responsable
de la remediacir
Sanchez
de las preparaciones
por el concepto
de
Cano.
Pgina
22/05/2014
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de 6
~--
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Se observo que mediante oficio de fecha 25 de Marzo de 2014 a ASISFARMA se entrego el medicamento Linezolid (lYVOXID) 600 mg x 300 mi lote
13K13U14, cantidad 10 unidades, para su adecuaccn en dosis unitaria por ASISFARMA. Sin embargo, en el movimiento por concepto observado de este
articulo no se refleja esta salida, presentandose como ultima salida del inventario el 20 de Marzo de 2014.
5 Observacin
Criterio
y reenvase de preparaciones
extemporaneas
Tipo de Observacin
Oportunidad de Mejora
Recomendacin
1. Se recomienda revisar la cantidad de las entradas de medicamentos por unidosis (Devolucin por Consumo Intemo) por producto, revisando que la dosis
del medicamento coincida en el 100% de los medicamentos de la Farmacia.
2. Asegurar que todos los ingresos de medicamento por unidosis este soportada con el Formato Orden de produccion de medicamentos esteriles donde se
indique la dosis del medicamento.
3. Identificar el control realizado en Farmacia para asegurar que las entradas de los medicamentos por Unidosis sea registrado en el cdigo de
medicamento de la dosis apropiada segun la transformacin del producto.
Plan de Accin
1. Establecer un procedimiento en la gestion de preparacion de unidosis parenterales estableciendo puntos de control con el fin de disminiur el riesgo de
inconsistencia en el inventario.
2. Implementar una base de datos por medicamento que relacione la orden de produccion y las cantidades ingresadas por aprovechamiento con el fin de
dism inuir los sobrantes de antibioticos y otros medicamentos reaclonados. en relacion a la creacion del concepto se revisara con la sUbgerencia
administrativa la creacion de los conceptos pertinentes.
3. Por no ser dosis estandar no se puede crear un codigo para el ing reso de las preparaciones por lo tanto el ing reso se realizara por el concepto de
aprovechamiento.
Fecha de remediacin
30 de Junio de 2014
Responsable
Q.F Jean Carla Machuca Ortiz - Dra. Sonia Esmeralda Sa chez - Dr. Luis Gerardo Cano.
de la remediaci
para administracion
Firma de Auditores
22/05/2014
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