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ACTA DE VALIDACiN

DE RESULTADOS

DE LA AUDITORIA

Cdigo: GCI-FO-140-002

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Si~6n
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GESTiN

Proceso I Auditora:
Fecha de la Auditoria:
Fecha del Acta:
Asistentes a la reunin:
Auditor:

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,A.LC.A..L.;'I..A,
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B~~A.

PBLICA

Y AUTOCONTROL

IVersin:1

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Proceso Gestion de la Sostenibilidad Financiera - Contabilidad

Mes de Agosto de 2014
14 de abr de 15
Rafael Mauricio Sopo, Orinecer Acosta, Yolanda Salgado, Mary Luz Muoz
Yolanda Salgado

Objetivo:
El objetivos de la actividad de auditoria es evaluar si son adecuados los controles que se identifiquen en el proceso de Contabilidad, que se cumpla con lo correspondiente
respecto a la documentacin que soporta el sistema en el proceso y evaluar si son efectivos los controles respecto a la muestra seleccionada.

del SGI

Alcance:
Muestra seleccionada

del periodo comprendido

entre 01-Ene-2014

y 30-Jun-2014.

Temas a tratar en la reunin:

1. Los auditores le explican a los asistentes
2. Los auditores hacen la presentacin
auditadas.

de la reunin que las observaciones

3. Los auditores exponen la recomendaciones

generadas

producto de la auditora a ser consideradas

4. Los servidores pblicos implicados directamente identifican y se comprometen

producto de las auditorias, estableciendo las fecha limite de remediacin.

1 Observacin

a discutir corresponden

a hallazgos de auditoria y/u oportunidades

de las pruebas de auditorias realizadas en el mes de Agosto de 2014 a los servidores

de mejora detectados.

implicados directamente

con el rea/proceso/actividades

por la administracin.

a realizar los planes de accin necesarios

para prevenir y/o corregir las observaciones

generadas

1. En la pagina web http://www.esesimonbolivar.gov.co/

se evidenci que los ltimo estados de actividad financieros / econmica /social/amBiental
publicados corresponden al trimestre 1-2013. No se observa evidencia del cumplimiento de la Ley 734 de 2002, Art. 34. Num. 36.
2. Se evidenci en el sistema Hipocrates que a 18 de Septiembre de 2014 no se han generado saldos en el cierre contable del mes de Julio de
2014, por lo que es posible que la informacin no este completamente actualizada segn informa el sistema mediante mensaje de error. Esto
significa que el proceso de cierre contable tiene una duracin superior a mes y medio posterior al ltimo dia de dicho periodo.

Criterio

1. Ley 734 de 2002. Art. 34. Num. 36. Publicar mensualmente en las dependencias de la respectiva entidad, en lugar visible y pblico, los informes
de gestin, resultados, financieros y contables que se determinen por autoridad competente, para efectos del control social de que trata la Ley 489
de 1998 y dems normas vigentes.
2. Resolucin 357 de 2008. Procedimiento de Control Interno Contable CGN: Num. 2.2 Situaciones que ponen en riesgo la confiabilidad, relevancia
y comprensibilidad de la informacin. Actividad: Elaboracin de estados contables y dems informes:
Situaciones: ... Numeral 4. Elaboracin de estados contables y dems informes. Subnumeral 4. No generacin de estados, informes y reportes ...
Subnumeral 5. Generacin inoportuna delos estados, informes y reportes contables al representante legal y dems usuarios ...
Situaciones: ...Numeral 5. Anlisis, interpretacin y comunicacin de la informacin ...SubnumeraI4. No publicacin de los estados contables en
sitios visibles a la comunidad ... Subnumeral10.
Omitir la utilizacin de la informacin contable para la toma de decisiones ...

Tipo de Observacin

Hallazgo

Recomendacin

1. Se recomienda dar cumplimiento a la Ley 734 de 2002. Art. 34. Num. 36. Respeto a la publicacin mensual los informes de gestin, resultados,
financieros y contables.
2. Se recomienda identificar, analizar, avaluar y valorar los posibles riesgos que se puedan ocasionar por incumplir con la Ley 734 de 2002 Art. 43,
Num.36.

~Ian de Accin

1. Se espera poder subirlo en forma trimestral.

2. No se realiza cierre porque se hace en forma trimestral para el reporte de informes a CGNs

...

Finales mes de abril de 2015 publicacin

Lider Grupo Funcional de Contabilidad

2 Observacin

de informes.

No se obtuvo evidencia documentada de las polticas y dems prcticas contables implementadas en el Hospital Simn Bolivar en cumplimiento
con el Procedimiento de Control Interno Contable CGN adoptado mediante Resolucin 357 de 2008.

Criterio

Resolucin 357 de 2008. Procedimiento de Control Interno Contable CGN: ... Deben documentarse las politicas y dems prcticas contables que se
han implementado en el ente pblico y que estn en procura de lograr una informacin confiable, relevante y comprensible ...
Entre otras, son prcticas contables las relacionadas con las fechas de cierre o corte para la preparacin de informacin definitiva, mtodos de
depreciacin aplicados, vidas tiles aplicables, periodos de amortizacin, mtodos de provisin, porcentajes de provisin, tipos de comprobantes
utilizados, fechas de publicacin o exhibicin de informacin contable, periodos de actualizacin de valores, forma de conservar libros y dems
soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios en la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables, fechas de
presentacin de informacin contable a la Contaduria General de la Nacin (CGN), criterios de identificacin, clasificacin, medicin, registro y
ajustes, elaboracin, y anlisis e interpretacin de los estados contables y dems informes, asi como la respuesta a las consultas formuladas a la
CGN ...
Tambin deben elaborarse manuales donde se describan las diferentes formas de desarrollar las actividades contables en los entes pblicos, asi
como la correspondiente asignacin de responsabilidades y compromisos a los funcionarios que las ejecutan directamente.
Los manuales que se elaboren deben permanecer actualizados en cada una de las dependencias que corresponda, para que cumplan con el
propsito de informar adecuadamente a sus usuarios directos ...
En ningn caso las politicas internas y dems prcticas contables de las entidades pblicas estarn en contrava de lo dispuesto en el Rgimen de
Contabilidad Pblica.
Objetivos de control interno contable: ... ff. Administrar los riesgos de indole contable de la entidad a fin de preservar la confiabilidad, relevancia y
comprensibilidad de la informacin como producto del proceso contable ....

Tipo de Observacin

Hallazgo

Recomendacin

1. Se recomienda dar cumplimiento a la Resolucin 357 de 2008, en especial respecto a la documentacin de las politicas y dems practicas
contables que se han implementado en el Hospital Simn Bolivar, con la que se asegure que sea confiable, relevante y comprensible la
informacin que se publique mensualmente, incluida en los libros de contabilidad y presentada en los Estados Financieros certificados.
2. Se recomienda que en la documentacin de Politicas y dems prcticas contables se establezca claramente una adecuada segregacin de
funciones indicando el cargo del funcionario responsable de ejecutar cada control.
3. Se recomienda identificar, analizar, avaluar y valorar los posibles riesgos que se puedan ocasionar por incumplir con lo establecido en el
Procedimiento de Control Interno Contable CGN adoptado mediante Resolucin 357 de 2008.

Plan de Accin

1. Esta en proceso de implementacin

de Salud

Fecha de remediacin
~esponsable de la remediacin

Julio de 2015
Lider Grupo Funcional de Contabilidad

r;

junto con normas internacionales,

se paso plan de accin a la Junta para ser enviado a la Superintendencia

1. En el procedimiento GSF-PR-430-002 Conciliaciones Bancarias, del proceso de Tesorera, no se establece cul es el rea encargada y los
responsables de la elaboracin y revisin de la conciliaciones bancarias de las cuentas de ahorro y corriente del Hospital Simn Bolivar. De
acuerdo con las conciliaciones bancarias observadas, se conoce que se estas son elaboradas y revisadas mensualmente por personal del rea de
Tesorera.
2. En las conciliaciones bancarias observadas se evidencia que no se utiliza el formato GSF-FO-480-001 versin 1 - Conciliacin Bancaria,
publicado en la Intranet en Mapa de Procesos - Proceso de Contabilidad.
3. Se observa que en la conciliacin bancaria de la cuenta de ahorros 450769999852 del banco Davivienda del mes de Abril de 2014 existen
partidas conciliatorias de cheques girados y no cobrados por mas de seis meses. No obstante, no se observa evidencia del seguimiento realizado
sobre estas partidas identificando la gestin adelantada para lograr su cobro o para realizar un plan de accin de depuracin de estas partidas.
3 Observacin

Fecha
22/01/13
18/04/13

Cheque
68401-0
75342-6

Valor
514,520
524
520,955

13/06/13

35064-7

14/07/13
14/08/13

35151-1
34295-6

12/09/13

68096-6

520,955
526,394
521,870

13/09/13
16110/13
08/11/13

68135-9

536,074

68247-5
68/348-6

529,040
556,400

13/05/14

34898-1

520,955

Criterio

1.GSF-PR-430-002 Conciliaciones bancarias. Actividad 1 Realizar conciliacin bancaria

2.Cdigo de comercio. Art 721 PAGO DEL CHEQUE DENTRO DE LOS SEIS MESES SIGUIENTES A SU FECHA DE EXPEDICiN. An cuando
el cheque no hubiere sido presentado en tiempo, el librado deber pagarlo si tiene fondos suficientes del librador o hacer la oferta de pago parcial,
siempre que se presente dentro de los seis meses que sigan a su fecha.
3.Cdigo de comercio Art 730 PRESCRIPCiN DE LAS ACCIONES CAMBIARlAS DERIVADAS DEL CHEQUE>. Las acciones cambiaras
derivadas del cheque prescriben: Las del ltimo tenedor, en seis meses, contados desde la presentacin; las de los endosantes y avalistas, en el
mismo trmino, contado desde el da siguiente a aquel en que paguen el cheque.
4. Estrategias para la construccin del Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano. A. Identificacin de Riesgos de Corrupcin: Concentracin
de informacin de determinadas actividades o procesos en una persona ...

Tipo de Observacin

Oportunidad

Recomendacin

1. Se recomienda actualizar el procedimiento de Conciliaciones Bancarias estableciendo una adecuada segregacin de funciones en cuanto al
encargado del realizar el control de conciliacin con respecto a las funciones propias del rea de Tesoreria, con la finalidad evitar posibles
conflictos de inters. Adicionalmente, se sugiere incluir en el procedimiento el tratamiento que se le dan a las partidas conciliatorias encontradas
acuerdo con su naturaleza y antigedad.
2. Se recomienda identificar, analizar, avaluar y valorar los posibles riesgos que se puedan ocasionar por asignar la responsabilidad de realizar
conciliaciones a personal que tambin maneja los recursos a conciliar.

Plan de Accin

1. El proceso de conciliacin se esta realizando tambin en contabilidad, donde se cuenta con el formato establecido
2. Se revisara el proceso de conciliaciones bancarias con Tesoreria, Contabilidad y Calidad.

Fecha de remediacin
~esponsable
de la remediacin

de Mejora

10' semana de mayo de 2015

Lder Grupo Funcional Tesoreria,

Lder Grupo Funcional Contabilidad

y Lider Grupo Funcional Calidad

y las firmas de revisin.

de

1. Se evidencia acta de conciliacin de la caja menor a 30-Jun-2014 sin indicar el cdigo de cuenta contable conciliada por valor de $85.035.069 de
saldo de cuenta por pagar de caja menor. La conciliacin tiene fecha de 16-Jul-2014 con firma de Nelson Prez - Aux. rea Contable, sin firma del
Contador.
2. Se evidencia la ltima conciliacin bancaria realizada a la fecha de la auditoria de la Cuenta Corriente No 450769999829 de May-2014 contra
una cuenta por pagar contable cuyo cdigo no es definido en la conciliacin realizada por la Subgerencia Administrativa (Isabel Ruiz, Ma. Victoria
Alfaro, Dra. Sonia E. Snchez - Cuentadante). Esta conciliacin fue remitida al rea de Contabilidad. Faltante por valor de $690.150 a corte mayo
de 2014, anexando copia del extracto bancario Cuenta Corriente No 450769999829 que esta a nombre del Hospital Simn Bolivar donde se refleja
un saldo en bancos de $ 48.535.859.86. No se observa evidencia de identificacin de las partidas y soportes correspondientes al valor faltante, ni
de las correspondientes medidas definidas por los responsables de la caja menor para su depuracin.
4 Observacin

3. Se evidencia en el listado de cuentas contables

Cuenta Corriente No 450769999829:

de Bancos del Hospital Simn Bolvar que no existe una cuenta contable relacionada

con la

111.10
BANCOS YCORPORAQONES
111005
CLE TA CORPJENTEBANCARJA
11100501
BANCO BBVA CTA 309- 156107
DAVIVIENDA CTA 053-99:)23-0
11100503
11100504
DAVIVIENDA HSB 4507- El399-5852
11100505
DAVIVIE DA 4507-0003-3761
11100506
DAVIVIE DA 4507-6999-9324

II

Criterio

1. Procedimiento de Control Interno Contable CGN: Numeral 3.16. Cierre Contable: De acuerdo con el Rgimen de Contabilidad Pblica, las
entidades contables pblicas deben adelantar todas las acciones de orden administrativo gue conlleven a un cierre integral de la informacin
~roducida en todas las reas gue generan hechos financieros, econmicos, sociales y. ambientales, tales como cierre de compras, tesorera y
presupuesto, recibo a satisfaccin de bienes y servicios, reconocimiento de derechos, elaboracin de inventario de bienes, legalizacin de cajas
menores, viticos y gastos de viaje, anticipos a contratistas y proveedores, conciliaciones, verificacin de operaciones reciprocas, ajustes por
provisiones, depreciaciones, amortizaciones, sentencias y conciliaciones, pasivos pensiona les y clculo actuarial, los limites establecidos para los
saldos de las cuentas otros, las cuentas de orden y la presentacin de las notas a los estados contables, entre otros aspectos, aplicando los
procedimientos contenidos en el Rgimen de Contabilidad Pblica ...
2. Libro 11 Manual de Procedimientos. Titulo I Catalogo de Cuentas. Cuenta 1110 Depsitos en Instituciones Financieras: ... Representa el valor de
los fondos disponibles depositados en instituciones financieras ...La contrapartida corresponde a las subcuentas que integran la cuenta 1105 Caja ... Cuenta 1105 Caja - Dinmica ..
3. Resolucin 0001 del2 de enero de 2014 por la cual se crea la caja menor y se reglamenta su funcionamiento para la vigencia 2014
4. Estrategias para la construccin del Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano. A. Identificacin de Riesgos de Corrupcin: Concentracin
de informacin de determinadas actividades o procesos en una persona ...

Tipo de Observacin

Hallazgo

Recomendacin

1. Se recomienda que re-evaluar la clasificacin y contabilizacin de las cuenta bancaria que contiene los fondos de la Caja Menor creada de
conformidad a la Dinmica de las cuentas definido en el Catalogo de Cuentas establecida por la CGN.
2. Se recomienda adelantar las acciones de orden administrativo necesarias para depurar del saldo sin conciliar de Caja Menor por valor de
$690.150.
3. Se recomienda que se establezca un control preventivo de conciliacin de los valores de Caja Menor de la Cuenta Bancaria por personal
diferente al que tiene funciones de administracin y/o custodia de la misma, estableciendo una adecuada segregacin de funciones.

Plan de Accin

1. Aclaracin de la partida conciliatoria pendiente segn conciliacin y se analizara el procedimiento

2. Se revisara el proceso de conciliaciones bancarias con Tesoreria, Contabilidad y Calidad.

Fecha de remediacin
Responsable de la remediacin

1er semana de mayo de 2015

Lider Grupo Funcional Tesoreria,

'1

Lider Grupo Funcional Contabilidad

para hacer el control contable de la cuenta.

y Lider Grupo Funcional Calidad

5 Observacin

Se evidencia el pantallazo del archivo Excel "Hospital Simn Bolivar Retencin Fuente Mayo del 2014" elaborado por el auxiliar de administrativo
de contabilidad segn lo informa el Sr. Luis Fajardo. Este pantallazo es el soporte de la relacin para pago de impuesto de Mayo 2014 evidenciado
en Tesorera. En este se relacona el concepto, la cuenta, el nombre de la cuenta y el valor de los impuestos por pagar, pero no se observa las
firmas de los responsables de la elaboracin, revisin y aprobacin de la orden de pago para ser remitida al rea de tesoreria para la cancelacin
de los impuestos. Adicionalmente, no se observa donde esta documentado quin debe realizar, revisar y aprobar cada pago de impuesto. Adems,
el soporte de pago de impuesto de May-2014 no cuenta con el respectivo auxiliar de Hipocrates de la Cuenta de Retencin en la Fuente ni se
evidencia el soporte del impuesto declarado ante la DIAN, para asegurar que los valores declarados sean los efectivamente pagados.

Criterio

1. Decreto 1020 de 2014 expedido por la DIAN

2. Plan general de la contabilidad publica. Numeral 126 Para el registro y comparacin en el tiempo, la informacin reportada por el SNCP debe
considerar mediciones apropiadas a las caractersticas y circunstancias que dan origen a las diferentes transacciones, hechos y operaciones de la
entidad contable pblica. El registro adecuado de los hechos permite reconocer y revelar a travs de los estados contables la situacin, los
resultados y la capacidad de servicio o generacin de flujos de fondos de la entidad contable pblica en forma confiable, durante el periodo
contable.
3. Rgimen de contabilidad publica - Manual de procedimientos. Capitulo 11. Procedimiento para la estructuracin y presentacin de los Estados
Contables basicos. Numeral 23 Consistencia y razonabilidad de las cifras
4. Procedimiento de Control Interno Contable CGN. Numeral 3.13. Actualizacin permanente y continuada ... Los funcionarios de las entidades
deben estar informados acerca de los procesos de capacitacin permanente que desarrolla la Contadura General de la Nacin, en virtud del plan
anual de capacitacin, con el objetivo de participar activamente en los eventos que se realizan.
Los responsables directos del procesamiento de la informacin contable en las entidades tienen el deber de solicitar conceptos tcnico contables a
la Contadura General de la Nacin cuando no se tenga claridad respecto de la aplicacin de normas contenidas en el Rgimen de Contabilidad
Pblica.

Tipo de Observacin

Hallazgo / Oportunidad

Recomendacin

1. Se recomienda establecer un control preventivo de revisin y seguimiento de los soportes contables minimos de impuestos que deben haber
segn lo definido previamente por el HSB, para proceder a su pago.
2. Se recomienda identificar, analizar, avaluar y valorar los posibles riesgos que se puedan ocasionar por declaracin y pago inexacta y/o
inoportuna de impuestos.
3. Se recomienda documentar los controles preventivos que se definan estableciendo una adecuada segregacin de funciones en cuanto a la
elaboracin de las declaraciones de impuestos, su revisin, su aprobacin, su declaracin oportuna y su respectivo pago.

Plan de Accin

1. Se observ la documentacin que soporta el pago del impuesto para este mes, donde contaba con la orden de pago con sus respectivas firmas
y soportes de presentacin ante la DIAN. Para el pago de los impuestos es indispensable contar con orden de pago y dems documentacin
soporte, de lo contrario el pago no es aprobado.

Fecha de remediacin
Responsable de la remediacin

N/A
N/A

6 Observacin

de Mejora

No se evidencia cronograma de capacitacin 2013-2014 de actualizacin normativa sobre los cambios establecidos por la Direccin de Impuestos
y Aduanas Nacionales DIAN sobre retenciones en la fuente donde se involucre a todas las reas responsables del proceso.

Criterio

Procedimiento de Control Interno Contable CGN. Numeral 3.13. Actualizacin permanente y continuada ... Los funcionarios de las entidades deben
estar informados acerca de los procesos de capacitacin permanente que desarrolla la Contadura General de la Nacin, en virtud del plan anual
de capacitacin, con el objetivo de participar activamente en los eventos que se realizan.
Los responsables directos del procesamiento de la informacin contable en las entidades tienen el deber de solicitar conceptos tcnico contables a
la Contaduria General de la Nacin cuando no se tenga claridad respecto de la aplicacin de normas contenidas en el Rgimen de Contabilidad
Pblica.

Ti~

Oportunidad

'f

de Observacin

de Mejora

Recomendacin

1. Se recomienda establecer un control preventivo de capacitacin al personal de las reas de la Subgerencia Financiera que se capitalice en el
desarrollo de las actividades diarias y que mitigue en parte los riesgos que se identifiquen en el proceso de gestin de la sostenibilidad financiera
del HSB. Estas actividades de capacnacon deben responder al anlisis realizado para la realizacin del Plan Anual de Capacitacin por parte del
dueo del proceso y de Gestin del Talento Humano.
2. Se recomienda identificar, analizar, avaluar y valorar los posibles riesgos que se puedan ocasionar por contar con personal no capacitado o no
actualizado.

Plan de Accin

1. El rea se capacita con las invitaciones

temas tributarios.

Fecha de remediacin
Responsable de la remediacin

N/A
N/A

realizadas por la DIAN y se realiza constante revisin de la pagina de la DIAN para actualizarse

en

1. De los servidores pblicos inasistentes a la reunin del la Subgerencia Administrativa del 14-Nov-2013, no se dej tarea o compromiso
correspondiente a Plan de Salvamento 2013. No se obtuvo actas adicionales correspondientes a Plan de Salvamento 2013.
2. Se observa que las actas de conciliacin elaboradas por el rea de Contabilidad de los meses de marzo y mayo de 2014 no se encuentran
firmadas por los lideres de las reas involucradas en el proceso de gestin de la sostenibilidad financiera. No obstante, en algunos casos estn
firmadas por el Contador y auxiliar de contabilidad del proceso contable que se relaciona a continuacin:
ACTA DE CONClLlACION
Ultimo
mes
conciliacin

AClIVOS

FIJOS

~bril

de .014

AlMACEN

Mayo

d@2014

FACTURACION

Mar70

d. 201'

FARMI\RCII\

Mayo

de 201.

de
F~ch.1

de-l acta

I=irma Contador-

yptner Acosta
ty~oif'e.r I\cO$to
Sin fecha Giflna i\8~i'era
010614 r,oiQ~( acosra

ENTRES

lAS ARrAS

Auxihar
Firma
Admini$H.ltivo
de
cada ,rp.1
Firma

31-05-14

faony

200614

No

ROlnNO

esta firmada

Nelson Prcz

lider del rea

iGabriel
on('~~Q

No

t1e_rJt)o

Medin.}

esta firmada

~~fl Cario Machuca

Nelson
Peree/Carlos

CARTERA

OSTOS

Marzo

d. 2014

27-03-1.

No esta firmada

Isnchel

No esta firrnada

Mar

de 201.

Sin fecha

lvoiner Acosta

An_li<:. s,;nclle,

No esta [ir molda

lO

S~

7 Observacin

3. En el acta del 14 de noviembre de 2013 del Comit Tcnico de Sostenibilidad Financiera con Tema "Plan de Salvamento vigencia 2013", Martha
Cecilia Mora - Lder de cartera- informa que las actividades de este grupo estn encaminadas
a la depuracin y conciliacin del 100% de los
terceros que conforman el universo de los Deudores de servicios de Salud que esta directamente relacionadas con los ingresos por identificar y
con las cuentas de anticipos. Se manifiesta que este proceso deber trabajarse conjuntamente con los grupos funcionales de Facturacin, Glosas,
central de cuentas, tesoreria y contabilidad.
4. No se observa conciliaciones mensuales entre el rea de cartera y contabilidad. No obstante, al mes de marzo se evidencia el acta de
conciliacin donde se refleja una partida conciliatoria de $ 5,375,413,860 sin dejar soporte de la trazabilidad del anlisis de esta partida
conciliatoria y sus respectivos ajustes. El da 19 de agosto de 2014 en reunin entre Yoiner Acosta - Contador- y Martha Mora,Cesar Alfonso y
Una Baquero - rea de Cartera -, se estableci un plan de trabajo donde el asunto a tratar fue "Diagnostico Depuracin saldo contables plan de
trabajo" donde se determin que el valor de total de cartera "modulo contable" a Jul-2014 era $158.051.275.422 y el saldo "modulo de cartera" era
de $ 163.036.204.513 con una diferencia por conciliar de $ 4.984.929.091.
5. La cuenta anticipos y avances recibidos pas de $-16,801,508,886.00
en 31-Dic-2013 a $-22,564,901,999.42
en 30-Jun-2014, de los que las
cuentas 24500115 y 24500116 "Ingresos por Identificar 2013" pas del 32% en 2013 al 52% en 2014, y en general los rubros de ingresos por
identificar pasaron de 83% en 2013 al 88% en 2014. Estas estadisticas demuestran la falta de avance en la depuracin y la conciliacin de la
cuenta. Por otro lado, la cuenta 24500106 "Abono Paciente Hospitalizacin" tiene saldo dbito por $551,810.
En el Plan de Salvamento 2013 se informa que son varias las actividades que se deben adelantar en el proceso de Facturacin - Lidera Marcela
Snchez - por concepto de anticipos de pacientes, anulacin de facturas, facturas sin correlacin con los costos de produccin, etc.
6. No obtuvo evidencia de conciliacin de la cuenta 2450 Anticipo y Avances Recibidos.
7. En el informe Cierre a Junio de 2014, enviado a Alfonso Roa - Revisor Fiscal - por Yoiner Acosta - Contador -, se reporta que se presenta una
diferencia en los libros contables de $4.000 millones contra lo reportados a la CGN. Adems, presenta saldos iniciales en las cuentas de resultado
en 2014. Adicionalmente, se informa que se abri el mes 13 de 2014 para realizar los ajustes necesarios para aplicar la tcnica contable adecuada
para el proceso de cierre 2013.
8. Ningn servidor publico se envo a disciplinarios (del HSB o Procuradura) por incumplimiento con el Plan de Salvamento 2013 y/o 2012.

Criterio

1. Plan de salvamento vigencia 2013. En el desarrollo del acta reunin/comit del 14/11/2013, el Dr. Sopo informa que el propsito del plan de
salvamento es depurar, conciliar y ajustar las cifras registradas en los estados financieros de la entidad de tal manera que los saldos reflejen la
realidad econmica, cuya fecha limite de cumplimiento del Plan de Salvamento es del 31-Mar-2014, con seguimiento mensual del rea de
Contabilidad, en la que debern intervenir todas las reas administrativas y financieras que interactuan en el proceso financiero, dejando como
salvedad que aquellos responsables de la informacin financiera que no cumplan con el plan de salvamento se enviarn para disciplinarios.
2. Resolucin 357 de 2008. Procedimiento de Control Interno Contable CGN: ... Deben documentarse las politicas y dems prcticas contables que
se han implementado en el ente pblico y que estn en procura de lograr una informacin confiable, relevante y comprensible.
3. Libro 11 Manual de Procedimientos. Titulo I Catalogo de Cuentas.

Tipo de Observacin

Hallazgo

Recomendacin

1. Se recomienda establecer y documentar la metodologia para realizar las conciliaciones entre mdulos financieros, cuya fuente de informacin
sea Hipocrates o Excel utilizado por cada rea para asegurar que su informacin sea completa y exacta, estableciendo una adecuada segregacin
de funciones que garantice la ausencia de conflicto de inters en la identificacin, seguimiento y depuracin de partidas conciliatorias.
2. Se recomienda definir y documentar el control preventivo de revisin y anlisis de todas las cuentas previo al cierre. Uno de los temas a incluir
en este control es el cumplimiento de la dinmica de las cuentas contables establecido en el Libro 11 Manual de Procedimientos. Titulo I Catalogo
de Cuentas.
3. Se recomienda identificar, analizar, avaluar y valorar los posibles riesgos que se puedan ocasionar por definir Planes de Salvamento incompletos
o inadecuados, por incumplimiento de los planes de salvamento, por inadecuada aplicacin de normatividad contable, por registro de transacciones
sin estar adecuadamente soportada, por ajustes contables a final de ao sin contar con documentacin soporte. - En general, posibles riesgos de
fraude y riesgos relacionados con error o irregularidades en las cifras presentadas en los estados financieros.
4. Se sugiere revisar la pertinencia y oportunidad respecto a adelantar actuaciones disciplinarias sobre los servidores pblicos que incumplan los
planes de salvamento de la entidad, cuya finalidad es depurar, conciliar y ajustar las cifras registradas en los estados financieros de la entidad de
tal manera que los saldos reflejen la realidad econmica del HSB.

Plan de Accin

El acta de salvamento finalmente se aprobo el17 de marzo de 2014, por lo que en el mismo quedraron resueltos los temas pendientes.
El proceso de conciliacin entre reas esta en proceso de creacin donde se incluira los requisitos de presentacin deben cumplir los documentos
de conciliacin.

Fecha de remediacin
Responsable de la remediacin

t" semana de mayo de 2015

Lider Grupo Funcional de Contabilidad

8 Observacin

1. De acuerdo con comunicacin de auto-control emitida por el rea de Contabilidad mediante correo electrnico del martes 19-Ago-2014 enviado
por Nelson Prez, en donde se informa que se estn pagando planillas de contratistas de la vigencia 2013 y 2014 por un total consolidado de
$152.609.820 sin la respectiva causacin (contabilizacin).
No obstante, se evidencia en las planillas de contratistas pagadas que se incluye la firma del Contador en seal de conocimiento de este valor y de
revisin de los valores liquidados en la planilla por parte del rea de contratacin. Adicionalmente, no se evidencia procedimiento documentado en
el que se establezca cmo, quin, cundo debe realizarse el trmite y control de revisin y aprobacin de la adecuada liquidacin, costeo,
contabilizacin y pago de las planillas de contratistas causadas mensualmente. Por indagacin realizado a las reas de Contratacin, Costos,
Contabilidad y Tesoreria, se encuentra que cada rea tiene un conocimiento diferente respecto a los pasos a seguir para realizar finalmente el
pago de las planillas de contratistas.
2. En el acta de conciliacin Contratistas pendientes de Pago vigencia 2014 (a 30-Jun-2014) firmado el 18-Jun-2014 por Yoiner Acosta y Nelson
Prez - rea de Contabilidad-, no se evidencia el cdigo de cuenta contable revisado, ni se deja soporte de los reportes con la informacin
independiente por conciliar (Hipocrates, Contratacin, etc). Sin embargo, en esta acta se observa una diferencia de $103.703.208 entre el saldo de
contabilidad y el saldo de pendientes de pago.
3.En el informe rcomay "550 4.4.2 Libro mayor" generado por el programa Hipcrates al dia 30 de junio de 2014 se observa que en la cuenta
24255307 Contratistas 2013 tiene el valor S 48.906.612 de naturaleza dbito.

Criterio

1.Plan de salvamento vigencia 2013. En el desarrollo del acta reunin/comit del 14/11/2013, el Dr. Sopo informa que el propsito del plan de
salvamento es depurar, conciliar y ajustar las cifras registradas en los estados financieros de la entidad de tal manera que los saldos reflejen la
realidad econmica, cuya fecha limite de cumplimiento del Plan de Salvamento es del 31-Mar-2014, con seguimiento mensual del rea de
Contabilidad, en la que debern intervenir todas las reas administrativas y financieras que interactuan en el proceso financiero, dejando como
salvedad que aquellos responsables de la informacin financiera que no cumplan con el plan de salvamento se enviarn para disciplinarios.
2. Plan general de la contabilidad publica. Numeral 126 Para el registro y comparacin en el tiempo, la informacin reportada por el SNCP debe
considerar mediciones apropiadas a las caracteristicas y circunstancias que dan origen a las diferentes transacciones, hechos y operaciones de la
entidad contable pblica. El registro adecuado de los hechos permite reconocer y revelar a travs de los estados contables la situacin, los
resultados y la capacidad de servicio o generacin de flujos de fondos de la entidad contable pblica en forma confiable, durante el periodo
contable.
3. Plan general de la contabilidad publica. Numeral 9.1.2 Normas Tcnicas relativas a los pasivos Numero 202. Nocin los pasivos corresponden a
las obligaciones ciertas o estimadas de la entidad contable pblica, derivadas de hechos pasados, de las cuales se prev que representarn para
la entidad un flujo de salida de recursos que incorporan un potencial de servicios o beneficios econmicos, en desarrollo de las funciones de
cometido estatal. 203. Las normas tcnicas relativas a los pasivos estn orientadas a definir criterios para el reconocimiento y revelacin de las
obligaciones de la entidad contable pblica.
4. Libro 11 Manual de Procedimientos. Titulo I Catalogo de Cuentas.
5. Plan General de Contabilidad Pblica, Num. 8. Principios de Contabilidad Publica: ...116. Registro: Los hechos financieros, econmicos,
sociales y ambientales deben contabilizarse de manera cronolgica y conceptual observando la etapa de proceso contable relativa al
reconocimiento, con independencia de los niveles tecnolgicos de que disponga la entidad contable pblica, con base en la unidad de medida .,"

}jpo de Observacin

Hallazgo

o')

Recomendacin

1. Se sugiere fortalecer los canales de comunicacin entre las reas financieras con la finalidad de lograr que la informacin que emite este
articulada oportunamente, posibilitando la entrega de informacin financiera oportuna para la toma de decisiones de la gerencia.
2. Se recomienda que desde la Subgerencia Financiera se lidere, defina e implemente un cronograma institucional mensual donde se incluya por lo
menos lo siguiente:
2.1. Definir el Responsable de la consolidacin del 100% de la informacin necesaria para asegurar un completo y oportuno cierre contable
mensual (Cargo y rea).
2.2. Listado de actividades necesarias para asegurar un cierre contable mensual exitoso.
2.3. Responsable (cargo y rea) de la entrega de la informacin por cada actividad identificada.
2.4. Fecha lmite de la entrega de la informacin por cada actividad identificada.
2.5. Fechas limite para la realizacin de las actividades de cierre contable mensual identificando el respectivo responsable. Ejemplo: Ajustes,
comprobantes automticos, etc.
2.6. Identificacin de las conciliaciones entre mdulos/reas que se realizan precierre y/o poscierre contable, identificando las fecha limite de
presentacin.
2.7. Anlisis de cifras, identificando las fecha limite de realizacin y responsable.
2.8. Actividades de reporte de informacin (Interno - Externo), identificando las fecha limite de presentacin y responsable.
2.9. Fecha de cierre definitivo del periodo contable mensual.
3. Se recomienda identificar, analizar, evaluar y valorar los posibles riesgos que se puedan ocasionar por tener ingresos no registrados y pago
menor de impuestos.

Plan de Accin

1. El proceso de conciliacin entre reas esta en proceso de creacin.

2. Se realizara conciliacin y ajuste de acuerdo a las situaciones que se identifiquen.

Fecha de remediacin
Responsable de la remediacin

2da semana de mayo de 2015

Lider Grupo Funcional de Contabilidad
1. No se evidencia acta de conciliacin de la depreciacin acumulada de los Activos Fijos calculado por el sistema Hipcrates en el Modulo de
Activos Fijos respecto a las respectivas cifras registradas en el Mdulo de Contabilidad, correspondiente a las siguientes cuentas:
16850301 -Depreciacin Redes, lineas y cables, 16850401- Depreciacin Otras maquinas y equipos, 168505-Depreciacin
Equipo Medico,
168506-Depreciacin
muebles y enseres, 16850701-Depreciacin
Equipo de comunicacin, 16850702-Depreciacin,
168508-Depreciacin
equipo
de transporte, 168509-Depreciacin
Equipo de comedor, 19750801-Depreciacin
Software.
2. El profesional de Contabilidad - Yoiner Acosta - informa que la conciliacin de Activos Fijos es realizada con el rea de activos Fijos.
3. De acuerdo con el listado de controles realizados en el proceso de Activos Fijos, observamos que las siguientes actividades de control a cargo
del Lder del Proceso de Activos Fijos (Profesional de Activos Fijos):

9 Observacin

1. Revlslon,codificacion
costos, responsa ble

de los bienes e ingreso de la inforrrocion

2. Crea cuenta de depreoacon,

en el ssterra Hlpocrates, datos del activo, ubkaon, centro de

generar ITOvlniento del activo, actualizar rrovtmentos

- notas contables

3. Ejecutar interface
4. Recibe cormrobante,

connrrra flsicarrente

actualiza nueva depreclacion

6. Soportar asientos contables,

archivar soportes

7. Recibe corrorobante,
8. Consolidar reporte,
10. Confronta

generar reporte contable,

conrrre flsicarrente
presentar

9. Autoriza realizar rrovmentos

e identifica el activo y verifica el estado

5. Grava nueva ubicacin, centro de costos, responsable,

e Identifica el activo y recibe concepto tecnico dao del equipo.

para aprobacon de retiro de los bienes

- se proyecta

y actualiza rrovjrnentos

necesidad de retiro de los bienes

acoon de retiro y gestiona el perniso de retiro flsico

Criterio

1. Procedimiento de Control Interno Contable CGN. Numeral 4.1. Controles asociados a las actividades del proceso contable. Actividad: 3.
Registros yajustes
Subnumeral 7. Implementar un sistema que permita verificar peridicamente la elaboracin y clculo de los ajustes que sean
necesarios, para revelar razonablemente la informacin contable, especialmente los relacionados con depreciaciones, provisiones y
amortizaciones, entre otros.
2. Resolucin 001 de 2001, manual de procedimientos administrativos y contables para el manejo y control de los bienes en los entes pblicos del
Distrito Capital. Pg .. 121. Nm. 5.1.3. Depreciacin mensual: determinada mediante la aplicacin, al cost ajustado de una tasa, porcentaje o
calculo, en funcin de la vida til. Pg .. 88. Nm. 4.11.5. Costo histrico: los saldos deben estar actualizados de tal forma que permitan una
permanente comparacin con los asientos del estado diario de bienes o el registro de las novedades en el inventario a cargo de los responsables.
3. Ley 87 de 1993 Art. 12 Literal g. Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de informacin de la
entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios.
4. Guia de Auditora para entidades Pblica (DAFP): Como actividad de control clave esta: "Segregar: Separar las responsabilidades incompatibles
que puedan crear la posibilidad para una accin no deseada".
5. Mapa de Riesgos Institucional: Retencin de informacin para el manejo de bienes: Se presenta cuando los funcionarios de la entidad retienen
informacin vital para el manejo de los bienes de la institucin.

Tipo de Observacin

Oportunidad

Recomendacin

1. Se recomienda definir, documentar y ejecutar los controles preventivos de conciliacin de las cuentas relacionadas con activos fijos y de revisin
y aprobacin de los clculos de depreciacin de activos fijos mensuales, definiendo claramente la adecuada segregacin de funciones en cuanto a
la custodia, administracin, kardex de activos fijos y contabilizacin/registro
de activos fijos, considerando la informacin de los dos ltimos se
deberia manejar de manera independiente.
2. Se recomienda identificar, analizar, avaluar y valorar los posibles riesgos que se puedan ocasionar por inadecuada segregacin de funciones en
cuanto a:
2.1. Funciones de aprobacin de las adquisiciones y retiros de activos vs funcin de los registros de contabilidad.
2.2. Funciones de registro y control del movimiento de los activos vs funcin de los registros de contabilidad.
2.3. Funciones de registro y control del movimiento de los activos vs funcin de los registros de contabilidad.

Plan de Accin

1. No se ha realizado, sin embargo se empezara a incluir dentro del proceso de conciliacin

2. El proceso de conciliacin entre reas esta en proceso de creacin.

Fecha de remediacin
Responsable de la remediacin

3ra semana de mayo de 2015

Lider Grupo Funcional de Contabilidad

10 Observacin

de Mejora

de activos fijos.

Considerando que el Registro nico tributario de fecha de expedicin 05/12/2012

en el numeral 45 tiene como actividad principal el cdigo 8511, se
evidencia que no se encuentra actualizada esta actividad principal de acuerdo con la Resolucin 139 de 2012.

Criterio

1. Resolucin Numero 000139 de Noviembre 21 de 2012 por la cual la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN adopta la clasificacin
de Actividades Econmicas CIIU
2. El articulo 658-3 del estatuto tributario, adicionado por el articulo 49 de la ley 1111, contempla las siguientes sanciones relacionadas con el
Rut:Se impondr la clausura del establecimiento, sede, local, negocio u oficina, por el trmino de tres (3) dias.
a. Sancin por no actualizar la informacin dentro del mes siguiente al hecho que genera la actualizacin, por parte de las personas o entidades
inscritas en el Registro nico Tributario, RUT.
Se impondr una multa equivalente a una (1) UVT por cada dia de retraso en la actualizacin de la informacin. Cuando la desactualizacin del
RUT se refiera a la direccin o a la actividad econmica del obligado, la sancin ser de dos (2) UVT por cada da de retraso en la actualizacin de
la informacin.

Tipo de Observacin

Hallazgo

Recomendacin

1. Se recomienda que se actualice inmediatamente el Registro nico Tributario del Hospital Simn Bolivar.
2. Se recomienda identificar, analizar, avaluar y valorar los posibles riesgos que se puedan ocasionar por falta de actualizacin
documentacin de la entidad por lo que generen sanciones por incumplimiento.

1)

de la

Plan de Accin

1. Ya se realiz actualizacin del RUT en la misma fecha de actualizacin del Revisor Fiscal
2. Se incluir dentro del procedimiento del rea contable la actualizacin periodica con el objeto de garantizar la actualizacin
documentacin.

Fecha de remediacin
Responsable de la remediacin

1"' semana de mavo de 2015

Lider Grupo Funcional de Contabilidad

11 Observacin

de dicha

Se observa que las siguientes cuentas del patrimonio tienen saldo dbito:
32080103 Otros Activos se encuentra con saldo de 5317.782.376.
32080108 Amortizacin Software por valor de $ 6.698.589.67.

Criterio

1. Plan General de la contabilidad Publica Numeral 417 Clase 3 Esta integrada por las cuentas representativas de bienes y derechos, deducidas
las obligaciones, para cumplir las funciones de cometido estatal. Las cuentas que integran esta clase son de naturaleza crdito.
2. Libro 11 Manual de Procedimientos. Titulo I Catalogo de Cuentas.

Tipo de Observacin

Oportunidad

Recomendacin

Se recomienda definir y documentar el control preventivo de revisin y anlisis de todas las cuentas previo al cierre. Uno de los temas a incluir en
este control es el cumplimiento de la dinmica de las cuentas contables establecido en el Libro 11 Manual de Procedimientos. Titulo I Catalogo de
Cuentas.

Plan de Accin
Fecha de remediacin
Responsable de la remediacin

12 Observacin

de Mejora

1. Se analizara el origen de estos registros y se determinara

si hay lugar a ajuste.

1' sema na de junio de 2015

Lider Grupo Funcional de Contabilidad
No se observa acta, informe o notas de las cuentas de orden acreedoras y deudoras donde se refleje la composicin
terceros), as como la clasificacin y la depuracin de las cuentas.

de cada cuenta (detalle,

Criterio

Plan General de la contabilidad Publica CGN:

Numeral 2.9.1. Normas tcnicas relativas a las etapas de reconocimiento y revelacin de los hechos financieros, econmicos, sociales y
ambientales. 128. Que puedan asociar claramente los elementos de los estados contables (activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, costos y
cuentas de orden), que son afectados por los hechos.
Numeral 2.9.1.5 Normas tcnicas relativas a las cuentas de orden. 307. Nocin Las cuentas de orden deudoras y acreedoras representan la
estimacin de hechos o circunstancias que pueden afectar la situacin financiera, econmica, social y ambiental de la entidad contable publica,
asi como el valor de los bienes, derechos y obligaciones que requieren ser controlados. Tambin incluye el valor originado en las diferencias
presentadas entre la informacin contable publica y la utilizada para propsitos tributarios.

Tipo de Observacin

Hallazgo

Recomendacin

Se recomienda que se deje documentado el anlisis y detalle explicativo de los registrado en las cuentas de orden registrados
acorde con el Plan General de la Contabilidad Pblica.

Plan de Accin
Fecha de remediacin
Responsable de la remediacin

En los Estados Financieros a 31 de diciembre

N/A
N/A

13 Observacin

de 2013 y 2014 se observa el detalle de la composicin

contablemente

de las cuentas de orden.

Se evidenciaron los estados financieros con corte a 30 de junio de 2013, a 31 de diciembre de 2013 y a 30 de junio de 2014, sin embargo no se
incluyen las notas a los estados contables bsicos, los cuales forman parte integral a los mismos.

Criterio

1. Plan General de la Contabilidad Publica Numeral 2.9.3.1.5 Notas a los Estados Financieros.
Numero 375. Nocionales notas a los estados financieros bsicos corresponden a la informacin adicional de carcter general y especifico, que
contemplan los estados bsicos y forman parte integral de los mismos. Tiene por objeto revelar la informacin adicional necesaria sobre las
transacciones, hechos y operaciones financiera, econmicas, sociales y ambientales que sean materiales; la disgregacin de valores contables en
trminos precios y cantidades, as como aspectos que presenten dificultad para su medicin monetaria que puedan evidenciarse en trminos
cualitativos y cuantitativos fisicos, los cuales han afectado o pueden afectar la situacin dela entidad contable publica. Las notas alas estados
contables bsicos son de carcter general y de carcter especifico.
Nmero 376. Las notas a los estados contables de carcter general se refieren a las caractersticas, polticas y practicas contables de la entidad
de la contable publica as como alas aspectos que afectan o pueden afectar la informacin contable, de modo que permitan revelar una visin
global de la entidad contable publica y del proceso contable como tales como; 1) Naturaleza juridica y funciones de cometido estatal, 2) Polfticas y
practicas contables, 3)lnformacin referida de proceso de agregacin de la informacin contable publica, 4)Limitaciones y deficiencias generales
del tipo operativo o administrativo
que inciden en el normal desarrollo del proceso contable y/o afectan la consistencia y razonabilidad de las
cifras y 5)Efectos y cambios significativos en la informacin contable.
2. Ley 734 de 2002, Art. 34 Deberes. Son deberes de todo servidor pblico: Numeral 36. Publicar mensualmente en las dependencias de la
respectiva entidad, en lugar visible y pblico, los informes de gestin, resultados, financieros y contables que se determinen por autoridad
competente, para efectos del control social de que trata la Ley 489 de 1998 y dems normas vigentes.

Tipo de Observacin

Hallazgo

Recomendacin

Se recomienda que sean elaboradas y publicadas

Contabilidad Pblica y a la Ley 734 de 2002.

las notas a los estados contables / financieros

1. Se observaron las notas de los estados financieros

trimestrales no estn obligados a llevar notas.
N/A
N/A

Plan de Accin
Fecha de remediacin
Responsable de la remediacin

Los siguientes firman en seal de revisin, compromiso

y aprobacin

de 2013.

Es un proceso que se realiza anualmente.

de lo contenido en el acta:

Firma del Dueo del Proceso

Firma de los responsables

de remediac",io:::_'
n'-'-----

-i-

Los siguientes firman en seal de entrega de los res Itados de la auditoria:

Firma de Auditores

Firma de Jefe OGPA

de conformidad

con el Plan General de la

Los Estados Financieros

semestrales