Plan de Direccin de Proyecto.

A. Alcance

PLAN DE GESTIN DE ALCANCE

Proceso de recopilar requisitos
Antes de determinar el alcance es necesario determinar los requisitos o necesidades de
los interesados. Requisitos:
Plan de gestin del alcance
Objetivos de la organizacin
Se aplicarn entrevistas, cuestionarios a los interesados para documentar los requisitos,
adems de crear un prototipo para una retroalimentacin temprana del producto final.
Y finalmente se realizar la matriz de trazabilidad de requisitos.
Proceso de definicin del Alcance
La definicin del alcance se realizara a alto nivel. Requisitos:
Acta de constitucin del Proyecto
Documentacin de requisitos
Se definir el alcance del Proyecto y el producto, sus entregables respectivos, y las
tareas necesarias para llevarlas a cabo, tambin es necesario definir los supuestos del
proyecto para una mejor definicin del alcance.
Proceso de elaboracin del EDT
Requisitos:
Enunciado del alcance
Documentacin de requisitos
El EDT es como la estructura jerrquica de todo el trabajo a realizar en el Proyecto, se
descompone el trabajo hasta el mnimo nivel que ser el paquete de trabajo.
Cabe resaltar que en el EDT no se definen tareas.
Proceso para validar el alcance
Este proceso debe realizarse al finalizar entregables importantes del proyecto y debe
realizarse siempre antes del proceso de cerrar proyecto o fase. Requisitos:
Entregables a validar
Documentacin de requisitos
Datos de desempeo de trabajo
Este proceso consiste en asegurar que cada entregable este cumpliendo con los
requerimientos iniciales del proyecto, el cual se valida con el cliente y sponsor. Esto se
realizara mediante inspecciones o auditorias. Tambin se determinar si es necesario
realizar acciones correctivas
Proceso de controlar el alcance
Este proceso realiza el control de cambios del alcance. Requisitos:
Lnea base del alcance
Matriz de trazabilidad de requisitos
Datos de desempeo del trabajo
Se realizaran estudios para analizar las desviaciones del alcance con la lnea base, se
determinara a partir de esto si es necesario realizar acciones correctivas.

DOCUMENTACIN DE REQUISITOS
Necesidad del negocio u oportunidad a aprovechar
La empresa tiene como objetivos, mejorar la calidad en el servicio brindado, cubriendo
todas las necesidades de sus clientes y tambin ampliar su cartera de clientes. Por otra
parte se busca la sostenibilidad financiera y lograr ser una empresa competitiva capaz
de enfrentar al mercado rgido existente.
Luego de haber identificado estos objetivos es que se genera la necesidad de la
optimizacin y automatizacin de sus procesos internos, ya que se ha identificado
deficiencias en sus procesos, como soporte tecnolgico es que se plantea la
implementacin de un Sistema de Informacin.
Ya que en la actualidad la mayora de empresas ha optado por disear un Sistema de
informacin propio ya que ven al desarrollo de sistemas como una gran herramienta
tecnolgica, con el objetivo de obtener un control total sobre los procesos y flujo de
datos dentro de su organizacin, dando soporte tambin a la toma de decisiones.
Objetivos del negocio y del proyecto
Objetivos de la Organizacin:
Incrementar la rentabilidad
Expandir la cartera de clientes.
Retencin de los clientes actuales.
Optimizar los procesos internos.
Brindar servicio de calidad.
Capacitar al personal para desarrollar competencias claves.
Desarrollar una cultura de trabajo en equipo, de cambio e innovacin en el
personal.
Objetivos del Proyecto
Objetivo General
Desarrollar e implementar un sistema que ser llamado Sistema de Soporte
Logstico que logre cumplir con los estndares y lineamientos de la empresa
y satisfacer los requerimientos, como herramienta de soporte a la gestin
logstica de la organizacin.
Objetivos Especficos
Se brindar soporte a los procesos del sistema actual, para innovar y
optimizar los procesos existentes.
Se brindar soporte tecnolgico, al implementar un sistema de informacin
capaz de automatizar y agilizar los procesos del sistema planteado.
El sistema de informacin debe administrar, procesar, almacenar y distribuir
la informacin de forma adecuada y eficiente.
El sistema debe administrar el inventario, gestionar tanto entradas como
salidas. Como consecuencia se obtendr un Kardex.
El sistema debe administrar las compras y ventas de la empresa, ya que
mediante ella se generarn las entradas y salidas del inventario.

Requisitos funcionales
Interesado

Nora Mendoza Vega

(Gerente General de
Distribuciones Hillary
EIRL)

Gabriela Fernndez
Mendoza
(Secretaria General)

Prioridad
otorgada por el
interesado

Requisitos
Cdigo

Descripcin
El sistema permitir automatizar la
Alta
R01
gestin del inventario
El sistema permitir visualizar todas
Alta
R02
aquellas salidas y entradas del
inventario, mediante un kardex
El sistema permitir gestionar la
Media
R03
informacin de los clientes
El sistema permitir gestionar las
compras y ventas, las cuales estn
Alta
R04
ligadas a las entradas y salidas del
kardex
El sistema permitir realizar
Alta
R05
reportes para el control adecuado
de los procesos realizados
Requisitos no funcionales

Interesado

Prioridad
otorgada por el
interesado

Cdigo

Descripcin

Nora Mendoza Vega

(Gerente General de
Distribuciones Hillary
EIRL)

Alta

R06

El sistema debe ser una aplicacin

de escritorio.

Cristhian Agreda
Mendoza
(Gerente de Proyecto)

Interesado

Requisitos

Se utilizar como base de datos SQL

Server Express 2008
Todos los entregables del proyecto
Alta
R08
deben completarse segn la
programacin realizada
Requisitos de calidad
Alta

Prioridad
otorgada por el
interesado

R07

Requisitos
Cdigo

Descripcin
Que el sistema cumpla con los
Equipo del Proyecto
Alta
R09
requisitos funcionales establecidos
Nora Mendoza Vega
La calidad del proyecto debe ser
(Gerente General de
ptima, para lograr la aceptacin
Alta
R10
Distribuciones Hillary
debe cumplir un 85% de los
EIRL)
objetivos trazados.
Criterios de aceptacin
Los componentes del sistema a desarrollar deben cumplir con el
Tcnicos
100% de lo trazado al inicio.
Los componentes del sistema deben cumplir con los estndares
De calidad
de calidad de definidos por la empresa
Administrativos
Todos los entregables deben ser aprobados por el cliente.

MATRIZ DE TRAZABILIDAD DE REQUISITOS

Atributos del requisito

CDI
GO

R01

R02

R03

R04

R05

DESCRIPCIN

El sistema permitir automatizar

la gestin del inventario

El sistema permitir visualizar

todas aquellas salidas y entradas
del inventario, mediante un
kardex

El sistema permitir gestionar la

informacin de los clientes

Propietario

Nora Marisol
Mendoza Vega
(Gerente General
de Distribuciones
Hillary EIRL)
Nora Marisol
Mendoza Vega
(Gerente General
de Distribuciones
Hillary EIRL)
Solicitado por el
Gerente de
Operaciones
(Cliente)

El sistema permitir gestionar

las compras y ventas, las cuales
estn ligadas a las entradas y
salidas del kardex

Gabriela Fernndez
(Secretaria
General)

El sistema permitir realizar

reportes para el control
adecuado de los procesos
realizados

Gabriela Fernndez
(Secretaria
General)

Trazabilidad hacia:

PRIORI
DAD

ESTAD
O
ACTUA
L

GRADO
DE
COMPL
EJIDAD

CRITERIO DE ACEPTACIN

Alta

AC

Permitir el registro de los

productos existentes

Alta

AC

Permitir el registro al de
entradas y salidas del
inventario

Media

AC

Es necesario se registre
toda informacin
relacionada al cliente

Es necesario registrar todas

las ventas y compras, y que
se generen
automticamente salidas y
entradas

Alta

Alta

AC

AC

El sistema permitir
realizar reportes para el
control adecuado de los
procesos realizados

OBJETIVOS
DEL
PROYECTO

REQUERIMIENTO
DE ALTO NIVEL

Optimizar los procesos

internos.
Brindar servicio de calidad

Objetivo del
alcance del
proyecto

Cumplir con lo
requerido por
el cliente

Optimizar los procesos

internos
Brindar servicio de calidad.

Cumplir con
el objetivo de
alcance para
proyecto

Cumplir con lo
requerido por
el cliente

Optimizar los procesos

internos.
Retencin de los clientes
actuales.
Brindar servicio de calidad

Cumplir con
el
alcance del
proyecto

Cumplir con lo
requerido por
el cliente

Optimizar los procesos

internos
Brindar servicio de calidad.

Definido en
el
alcance del
proyecto

Cumplir con lo
requerido por
el cliente

Optimizar los procesos

internos
Brindar servicio de calidad.

Definido en
el
alcance del
proyecto

Cumplir con lo
requerido por
el cliente

NECESIDADES, OPORTUNIDADE S,
METAS Y OBJETIVOS DEL NEGOCIO

Atributos del requisito

CDI
GO

DESCRIPCIN

Propietario

R06

El sistema debe ser una

aplicacin de escritorio.

Nora Marisol
Mendoza Vega
(Gerente General
de Distribuciones
Hillary EIRL)

R07

Se utilizar como base de datos

SQL Server Express 2008

Cristhian Agreda
Mendoza
(Gerente de
Proyecto)

R08

Todos los entregables del

proyecto deben completarse
segn la programacin realizada

Cristhian Agreda
Mendoza
(Gerente de
Proyecto)

R09

Que el sistema cumpla con los

requisitos funcionales
establecidos

Equipo del
Proyecto

La calidad del proyecto debe ser

ptima, para lograr la aceptacin
debe cumplir un 85% de los
objetivos trazados.

Nora Marisol
Mendoza Vega
(Gerente General
de Distribuciones
Hillary EIRL)

R10

PRIORI
DAD

Alta

Alta

Alta

Alta

Alta

Trazabilidad hacia:
ESTAD
O
ACTUA
L

AC

AC

AC

AC

AC

GRADO
DE
COMPL
EJIDAD

CRITERIO DE ACEPTACIN

La aplicacin de software
deber ser basado en
plataforma de escritorio

Utilizar como motor de

base de datos SQL server
Express 2008

Todos los entregables

deben ser culminados
segn cronograma

El producto final debe

cumplir con todos los
requisitos definidos en el
alcance

El sistema debe lograr la

satisfaccin del cliente

NECESIDADES, OPORTUNIDADE S,
METAS Y OBJETIVOS DEL NEGOCIO

OBJETIVOS
DEL
PROYECTO

REQUERIMIENTO
DE ALTO NIVEL

Optimizar los procesos

internos

Definido en
el
alcance del
proyecto

Cumplir con lo
requerido por
el cliente

Optimizar los procesos

internos

Definido en
el
alcance del
proyecto

Cumplir con lo
requerido por
el cliente

Optimizar los procesos

internos

Definido en
el
alcance del
proyecto

Cumplir con lo
requerido por
el cliente

Optimizar los procesos

internos
Brindar servicio de calidad

Definido en
el
alcance del
proyecto

Cumplir con lo
requerido por
el cliente

Optimizar los procesos

internos
Brindar servicio de calidad

Definido en
el
alcance del
proyecto

Cumplir con lo
requerido por
el cliente

ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO

Descripcin del alcance del producto
Requisitos
Caractersticas
I. Sera posible realizar consultas, insertar
nuevos productos, actualizar stock y dar
I. El sistema permitir automatizar la
de baja a determinados productos.
gestin del inventario mediante un
II. Sera posible realizar consultas sobre
kardex.
todas las entradas y salidas del
inventario.
II. Sera posible realizar consultas, crear
II. El sistema permitir gestionar la
nuevos clientes (naturales o jurdicos),
informacin de los clientes
adjuntado sus datos y dar de baja a
determinados clientes.
III. El sistema permitir gestionar las IV. Sera posible registrar compras y ventas,
compras y ventas, las cuales estn
y para cubrir la necesidad de compras,
ligadas a las entradas y salidas del
se permitir la gestin de proveedores
kardex
(naturales o jurdicos).
V. El sistema permitir realizar reportes V. Sera posible generar diferentes reportes
para el control adecuado de los
o grficos que permitan obtener
procesos realizados
informacin relevante.
Criterios de aceptacin
Los componentes del sistema a desarrollar deben cumplir con el
Tcnicos
100% de lo trazado al inicio.
Los componentes del sistema deben cumplir con los estndares
De calidad
de calidad de definidos por la empresa
Administrativos
Todos los entregables deben ser aprobados por el cliente.
Descripcin del alcance del proyecto
Desarrollar e implementar un sistema que ser llamado Sistema de Soporte Logstico
que logre cumplir con los estndares y lineamientos de la empresa y satisfacer los
requerimientos, como herramienta de soporte a la gestin logstica de la organizacin.
Fases del proyecto
Fase
Descripcin
En esta fase se realiza el modelamiento
empresarial, para determinar el sistema
Incepcin
actual y realizar el anlisis correspondiente
para determinar los requisitos.
En esta fase se realiza un anlisis del
sistema propuesto, se documenta la
Elaboracin
arquitectura de la aplicacin y se desarrolla
algunos prototipos de la interfaz de la
aplicacin.
Esta fase se pasa a la etapa de desarrollo,
que es la construccin del sistema segn la
arquitectura ya diseada, se obtiene una
Construccin
versin beta al finalizar y realiza las
respectivas pruebas para realizar la
retroalimentacin respectiva
Transicin
Esta fase se realiza el despliegue de la

aplicacin o tambin llamada la puesta en

produccin, adems se provee asistencia y
capacitacin a los usuarios para el uso de la
herramienta.
Esta fase comprende todo el proceso de
Gestin de proyectos
gestin de proyectos, desde la iniciacin del
proyecto hasta el cierre del mismo.
Entregables del proyecto
Modelamiento empresarial
Incepcin
Lista de requisitos
Modelo de diseo
Modelo de datos
Elaboracin
Documento de arquitectura de software
Plan de desarrollo de software
Versin til Beta del sistema
Cdigo fuente
Reportes de pruebas
Construccin
Documentar defectos
Checklist
de
verificacin
de
funcionalidad del sistema.
Reporte de despliegue del sistema
Transicin
Manual de usuario
Reportes de capacitacin al usuario
Acta de Constitucin del Proyecto
Plan de Gestin del Proyecto
Acta de Reunin
Solicitudes de Cambio
Gestin de proyectos
Lista de riesgos
Plan de gestin de requerimientos
Plan de control de cambios
Acta de cierre del proyecto
Restricciones del proyecto
Ambientales o externos a la
Internos a la organizacin
organizacin
La inversin que se realice para cada Otros gastos no asociados y/o no
actividad deber ser limitada a la presupuestados afectarn en la fecha de
planeacin de costo acordada con el entrega final de la implantacin del
sponsor.
sistema.
La ejecucin del proyecto debe realizarse El no proveer facilidades al equipo del
nicamente por el equipo conformado por proyecto impactar de forma directa en el
los integrantes del proyecto y miembros desarrollo del proyecto.
que el Director de Proyecto haya
determinado.
La implantacin del sistema solo podr En caso de existir situaciones de riesgo
ser llevada a cabo en horario laboral, el externo que requieran la suspensin de
cual es de lunes a viernes de 8 a 12 pm y actividades del local y/o dictadas por ley,
de 2 a 6 pm. Se encuentran excluidos los podr afectar a la continuidad del
das no laborales designados por ley.
proyecto.
Supuestos del proyecto

Internos a la organizacin
Se cuenta con los medios de comunicacin
verbal y escrita entre los miembros del
equipo del proyecto y los integrantes de la
organizacin.
Se cuenta con personal tcnico con
experiencia para la toma de requerimientos
del proyecto
Se cuenta con personal tcnico con
experiencia suficiente para la ejecucin de
sus tareas.
Se dispondr de toda la informacin
relacionada a la organizacin para el anlisis
del sistema actual.

EDT

Ambientales o externos a la
organizacin
La empresa Distribuciones Hillary EIRL
cuenta con la infraestructura necesaria para
generar el ambiente de prueba y el
despliegue final.
El sponsor debe participar en la revisin de
entregables segn se vayan realizando, para
realizar la validacin del alcance.
Las personas responsables de aprobar los
entregables se sujetarn a los plazos
establecidos en el Plan de Proyecto.
Las capacitaciones se realizarn de acuerdo a
un cronograma, y stas sern nicas por
implantacin.

B. Tiempo

PLAN DE GESTIN DEL TIEMPO

Proceso de definicin de actividades
Antes de determinar el cronograma es necesario definir las actividades. Requisitos:
Plan de gestin del tiempo
Lnea base del Alcance(Enunciado del alcance, EDT)
Se descompondr los paquetes de trabajos establecidos en el EDT para determinar
las actividades y adems los hitos que generalmente son entregables del proyecto.
Proceso de secuenciar, estimar las actividades
Luego de determinar las actividades es necesario secuenciarlas. Requisitos:
Plan de gestin del tiempo
Lista de actividades
Para determinar la secuencia de las actividades, se realizar un diagrama de red del
cronograma y la ruta crtica del proyecto
Proceso de desarrollar el cronograma
Requisitos:
Plan de gestin del tiempo
Diagramas de red
Duracin de actividades
Se crear el cronograma segn los datos ya obtenidos, y sern modelados en el MS
Proyect para su visualizacin respectiva.
Proceso de controlar el cronograma
Requisitos:
Cronograma
Datos de desempeo del trabajo
Se realizaran estudios para analizar las desviaciones del cronograma con la lnea
base, anlisis de desempeo, se determinara a partir de esto si es necesario realizar
acciones correctivas y predicciones del proyecto.
Lista de Hitos
Hito
Acta de Constitucin del Proyecto
Plan de Gestin del Proyecto
Plan de Ingeniera del Proyecto
Concepcin (Inicio)
Concepcin (Fin)
Elaboracin (Inicio)
Elaboracin (Fin)
Construccin (Inicio)
Construccin (Fin)
Transicin (Inicio)
Transicin (Fin)
Acta de Cierre del Proyecto

Fecha
19/08/2014
01/09/2014
25/06/2015
04/11/2014
14/11/2014
18/11/2014
05/12/2014
09/12/2014
12/03/2015
17/03/2015
25/06/2015
04/12/2015

Cronograma de actividades

C. Costos
NOMBRE DEL PROYECTO

SIGLAS DEL PROYECTO

Sistema de Soporte Logstico Distribuciones Hillary

SSL

INTRODUCCIN:

El fin de este plan de gestin de costos es definir cmo ser gestionado los costos asociados con el
Proyecto. Para completar este proyecto con xito dentro del lmite de presupuesto asignado, todos los
miembros clave del proyecto y los interesados deben cumplir con el trabajo definido dentro de este
plan de gestin de costos y del plan general del proyecto que apoya.

ALCANCE:

El plan de gestin de costos para el proyecto incluye la construccin de varios componentes de los
costos, tales como:
Gestin de proyecto de los recursos del equipo.
Reclutamiento y contratacin de personal adicional, si fuera necesario.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DENTRO DE LA GESTIN DE COSTOS:

SPONSOR DEL PROYECTO
El Sponsor del proyecto es el responsable de la aprobacin del plan del Proyecto de la gestin de costos.
Adems, el Sponsor es el responsable de aprobar el presupuesto del proyecto y es la autoridad de
aprobacin de los fondos adicionales que puedan ser necesarios.
GERENTE DE PROYECTO
El Gerente del Proyecto para el Proyecto SSL es el responsable de la gestin diaria de los fondos del
proyecto.
El Gerente de Proyecto es el responsable del desarrollo de la estructura de trabajo descomposicin
interna (EDT), que cubre todos los trabajos a realizar por el equipo de trabajo.
El Gerente de Proyecto est autorizado para ejecutar el gasto de los fondos del proyecto cuando sea
necesario de acuerdo con el plan de gestin de costos y presupuesto asignado del proyecto.
El Gerente de Proyecto no podr autorizar el uso de fondos adicionales sin la aprobacin previa del
Sponsor del proyecto.
EQUIPO DEL PROYECTO
El equipo del proyecto es el responsable de ejecutar el trabajo asignado, de acuerdo con el plan de
gestin de costos.
PLANEAMIENTO DE GESTIN DE COSTOS:
COSTO DE PLANIFICACIN Y ESTIMACIN

Una vez que las necesidades del Proyecto SSL han sido determinadas, el equipo del proyecto definir
los recursos necesarios y las necesidades de personal, si fuera necesario, para el buen fin del proyecto.
Con base en los costos laborales y la duracin prevista de cada elemento de la EDT, se har una
estimacin determinada.
Los costos de los elementos del EDT sern totalizados y sern usados para solicitar la financiacin del
proyecto.
Una vez que el presupuesto del proyecto es aprobado, el sponsor del proyecto comparar la asignacin
para cada elemento del EDT contra el presupuesto general y realizar los ajustes en las asignaciones
segn sea necesario para cumplir con el presupuesto del proyecto.
Una vez que todas las asignaciones han sido revisadas y aprobadas por el Sponsor del proyecto, se
define la lnea base del costo del proyecto.
La lnea base de costo del proyecto slo podr ser modificada con la autorizacin del Sponsor del
proyecto.

COSTO DE SEGUIMIENTO
Los trabajos realizados por los miembros del equipo del proyecto debern ser actualizados en el
cronograma de trabajo.
El Gerente del proyecto calcular los costos reales para todas las categoras de costos y elementos del
EDT y comparar estos costos con los costos reales de la lnea base proyectada sobre una base
semanal.
Estas comparaciones se utilizan para generar los datos para todas las mtricas e informes de estado.
MEDIDAS DE COSTOS Y GENERACIN DE INFORMES
A fin de medir el desempeo del proyecto, se utilizarn varias mtricas para capturar los costos y el
rendimiento del cronograma para el Proyecto SSLG.
Las siguientes mediciones sern recogidas y transmitidos por el Gerente del Proyecto:
ndice de rendimiento de costo (CPI).
ndice de Rendimiento del Cronograma (SPI).
Los umbrales de control de CPI y SPI son las siguientes:
o
Amarillo: dentro de +/- 20% deben ser reportados al Sponsor del proyecto. Si se
determina
que
no
hay
ningn
efecto
sobre
la
lnea de base del proyecto no se necesitar que se ejecute una medida necesaria.
o
Rojo: mayor de +/- 20% deben ser reportados al Sponsor del proyecto. Las medidas
correctivas
se
deben
tomar
para
mover
el
proyecto de nuevo a un nivel de rendimiento aceptable.
Valor Ganado
mtricas
CPI
SPI

Frecuencia de los
informes
Mensual
Mensual

Amarillo

Rojo

0,8 CPI 1,2

0,8 SPI 1,2

CPI <0,8 o CPI> 1.2

SPI <0,8 SPI> 1.2

Variacin de los gastos (CV).

Variacin del cronograma (SV).
Una tabla se crear para cada uno de los parmetros anteriores. El Gerente del proyecto presentar
estos cuadros para el Sponsor del proyecto en de Situacin del proyecto.

MEDIDAS DE CONTROL DE COSTOS

Si el Proyecto SSL supera sus lmites definidos para los indicadores del CPI o del SPI en cualquier
momento, las medidas correctivas sern consideradas e implementadas con el fin de llevar el proyecto
de nuevo en un rango aceptable de rendimiento.
El Gerente de Proyecto y el equipo considerar todas las medidas de control que resulten de la
correccin de los resultados del proyecto.
Un anlisis detallado de todas las medidas de control se presentar al Sponsor del proyecto.
El anlisis consistir en:
Descripcin general de las medidas de control.
El personal que participa.
Lnea de tiempo a implementar.
Problemas o preocupaciones respecto a la implementacin.
Efecto esperado sobre el desempeo del proyecto.
Las medidas de control sern revisados por el Sponsor del proyecto. Tras la aprobacin del Sponsor del
proyecto, el Gerente de proyecto liderar la implementacin de la medida de control autorizado. El
Gerente del proyecto tambin deber completar todas las solicitudes de cambio requeridas de acuerdo
con el proceso del proyecto de control de cambios.
En algunos casos aislados puede ser necesario para un proyecto recalcular la lnea de base de costos.
Todos los esfuerzos se deben tomar para evitar esto. Sin embargo, si es necesario, slo el Sponsor del
proyecto puede autorizar esta accin.
TIPOS DE COSTOS CONSIDERADOS:
COSTOS DIRECTOS
:
Personal
:
COSTOS INDIRECTOS
:
Materiales
:

S/. 1500

TOTAL COSTOS
RESERVA DE CONTINGENCIA
RESERVA DE GESTIN

:
:
:

S/. 11432
S/. 2000
S/. 3000

TOTAL GENERAL

S/. 16432

S/. 9932

Estimacin de costos de las actividades del proyecto.

NOMBRE DEL PROYECTO

SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA DE SOPORTE LOGISTICO DISTRIBUCIONES HILLARY

Fase

SSL

Sub-Fase

Entregable

Iniciacin

Ejecucin

Project Charter

0.00

Alcance preliminar

0.00

Sub-Total Sub-Fase

0.00

Ingeniera de proyecto: Metodologa

Rup

0.00

Plan de Proyecto

0.00

Sub-Total Sub-Fase

0.00

Planificacin

Gestin del Proyecto

Costos (S/.)

Plan de ejecucin del proyecto

0.00

Plan para el aseguramiento de calidad

0.00

Sub-Total Sub-Fase

0.00

Plan de control de trabajo

0.00

Documento de restricciones

0.00

Acta de Aceptacin

0.00

Documente de cierre del Proyecto

0.00

Sub-Total Sub-Fase

0.00

Control

Cierre

Sub-Total Fase

0.00

Documento de identificacin de
requisitos
Incepcin

640.00

Modelamiento empresarial

Elaboracin

Sub-Total Sub-Fase

640.00

Documento de diseo y modelamiento

1152.00

Sub-Total Sub-Fase

Ingeniera de proyecto

Construccin

Transicin

1152.00

Versin beta del sistema.

6760.00

Documento de implementacin y
pruebas del sistema.

548.00

Sub-Total Sub-Fase

7308.00

Manuales de usuario y configuracin

832.00

Sub-Total Sub-Fase

832.00

Sub-Total Fase

9932.00

TOTAL GENERAL PERSONAL

9932.00

OTROS COSTOS

1500.00

RESERVA DE CONTINGENCIA

2000.00

LINEA BASE DE COSTOS

13432.00

RESERVA DE GESTIN

3000.00

PRESUPUESTO DEL PROYECTO

16432.00

D. Calidad
PLAN DE GESTIN DE LA CALIDAD

Poltica de Calidad del Proyecto:

El proyecto ser evaluado con estndares de Calidad. As mismo culminar el proyecto en el
tiempo y el presupuesto planificados previamente.
LNEA BASE DE CALIDAD DEL PROYECTO
Factor de
calidad
relevante

Objetivo de
calidad

Mtrica a
utilizar

Frecuencia y
momento de medicin

Frecuencia y
momento de
medicin

Performance
del Proyecto

SPI > = 0.90

SPI = Schedule
Performance
Index Acum.

* Frecuencia Mensual

* Frecuencia
Mensual

CPI > = 0.90

CPI = Cost
Performance
Index Acum.

* Frecuencia Mensual

* Frecuencia
Mensual

* Frecuencia quincenal

* Frecuencia
quincenal

* Frecuencia, cada vez

que haya reunin con el
Comit Ejecutivo.
* Medicin, cada vez que
haya reunin con el
Comit Ejecutivo.

* Frecuencia, cada
vez que haya
reunin con el
Comit Ejecutivo.
* Medicin, cada
vez que haya
reunin con el
Comit Ejecutivo.

Performance
del Proyecto
Cumplimient
o de los hitos

Grado de
satisfaccin

Hitos = 90%
Cumplimiento de
de
hitos.
cumplimiento.

Rango del 85%

al 100% de
satisfaccin

% de Grado de
Satisfaccin.

PLAN DE MEJORA DE PROCESOS

1. Delimitar el proceso.
2. Definir la oportunidad de mejora.
3. Obtener informacin sobre el proceso observado.
4. Analizar la informacin relevada.
5. Definir las acciones correctivas para mejorar el proceso.
6. Aplicar las acciones correctivas.
7. Verificar si las acciones correctivas han sido efectivas.
8. Estandarizar las mejoras logradas para hacerlas parte del proceso.

Proceso

Proceso de
Inventario

Proceso de
Compras
Proceso de
Ventas

LNEA BASE DE CALIDAD DEL PRODUCTO

Indicador
Descripcin
Tiempo transcurrido desde el momento
% de tiempo del ciclo total de
que un cliente interno pone pedido hasta
un pedido
que es entregado.
Cantidad de pedidos realizados/ Pedidos
% de pedidos entregados
solicitados
Pedidos generados sin problemas/ Total
% de la calidad en los pedidos
de pedidos
% de tiempo del ciclo de la
Tiempo de respuesta y entrega por parte
orden de compra
de los proveedores
% de tiempo del ciclo de las
Tiempo transcurrido cuando se realiza
devoluciones
devoluciones a los proveedores
Tiempo transcurrido durante la venta,
% de tiempo del ciclo de una
desde que un cliente solicita un insumo
venta
hasta que se entrega, factura.

PROCESOS DE GESTIN DE LA CALIDAD:

Para asegurar la calidad se realizar un monitoreo constante acerca de los
indicadores del proyecto y las mtricas respectivas.
Estos resultados se analizarn y se remitirn al responsable para que coordine las
Enfoque de acciones respectivas las cuales tambin ser monitoreada va los informes
aseguramient semanales en las reuniones de calidad. Las cuales derivaran en Solicitudes de
o de
cambio.
la calidad
De esta manera lograremos un control efectivo y acciones tempranas ante
cualquier
necesidad
de
mejora
de
procesos.
Verificando que las solicitudes de cambio realizadas se han cumplido con las
recomendaciones entregadas.
Las acciones sobre el Control de Calidad de los entregables se efectuarn a manera
Enfoque de de control, si los mismos estn conformes a las especificaciones realizadas y ante
control de la situaciones de desviaciones detectadas se realizar las acciones para establecer la
calidad
causa raz y as eliminar las fuentes de error y los resultados sern formalizados
con acciones necesarias.
Cada vez que se requiera mejorar un proceso realizaremos los siguientes pasos:
1. Delimitar el proceso
Enfoque de
mejora de
procesos

2. Definir la oportunidad de mejora

3. Obtener informacin sobre el proceso observado
4. Analizar la informacin levantada
5. Definir las acciones correctivas para mejorar el proceso
6. Aplicar las acciones correctivas
7. Verificar si las acciones correctivas han sido efectivas
8. Estandarizar las mejoras logradas para hacerlas parte del proceso

E. Recursos Humanos
NOMBRE DEL PROYECTO
Sistema de Soporte Logstico Distribuciones Hillary

SIGLAS DEL PROYECTO

SSL

Introduccin
El plan de gestin de recursos humanos es una herramienta que ayudar en la gestin de las actividades
de los recursos humanos a lo largo de todo el proyecto hasta el cierre.
El plan de gestin de recursos humanos incluye:
- Funciones y responsabilidades de los miembros del equipo durante el proyecto
- Organigrama del Proyecto
- Cuntos recursos se adquirirn

Organigrama del Proyecto:

Nota: Adjuntar Organigrama del Proyecto.

Roles y Responsabilidades:
ROLES /
PERSONAS
SP: Sponsor

GP: Gerente
de Proyecto

Programador

DBA: DataBase
Administrator

1.1.1 Project
Charter

1.1.2 Alcance
Preliminar

1.2.1
Enunciado
Ingenieria de
proyecto

1.2.2 Plan de
proyecto

1.3.1 Plan de
ejecucion
delproyecto

1.3.2 Plan de
aseguramiento
de calidad

1.4.1 Plan de
control de
trabajo

1.4.2
Documento de
restricciones

1.5.1 Acta
de aceptacin

1.5.2
Documento de
cierre del
proyecto

Analista

ENTREGABLES
1.0 Gestin del
Proyecto
1.1 Iniciacin

1.2
Planificacin

1.3 Ejecucin

1.4 Control

1.5 Cierre

2.0 Ingenieria
de proyecto
2.1 Incepcin
2.1.1
Documento de
identificacion de
requisitos
2.1.2
Modelamiento
empresarial

2.2
Elaboracion
2.2.1
Documentos de
diseo y
modelamiento

2.3
Construccion
2.3.1
Versin beta del
sistema
3.2.2
Documento de
implementacin
y pruebas del
sistema

2.4 Transicion
2.3.1
Manual de
usuario y
configuracion

Leyenda
R = Responsable
P = Participa
V = Revisa
A = Aprueba
Nota: Adjuntar matriz ram.

Descripcin de Roles:
Ver Descripcin de Roles versin 1.0
Nota: Adjuntar formatos de descripcin de roles.

Adquisicin del Personal del Proyecto:

Ver Cuadro de Adquisicin del Personal versin 1.0
Nota: Adjuntar Cuadro de Adquisicin de Personal.

Criterios de Liberacin del Personal del Proyecto:

Rol

Sponsor

Criterio de Liberacin

cmo?

Destino de
Asignacin

Al trmino del
proyecto
Al trmino del
proyecto
Al trmino de
contrato

Comunicacin del
Otros proyectos
Sponsor
Comunicacin del Project Otros proyectos
Manager

Al trmino del
contrato

Comunicacin del Project Otros proyectos

Manager

Administrador de base de Al trmino del

datos
contrato

Comunicacin del Project Otros proyectos

Manager

Gerente del Proyecto

Analista

Programador

Otros proyectos

Capacitacin, Entrenamiento, Mentoring requerido:

Siempre se deben aprovechar los proyectos para que los Project Manager ms experimentados
hagan mentoring a los menos experimentados, en este caso el Sponsor har mentoring al
Project Manager para ayudarlo a desarrollar sus habilidades de gestin de proyectos; asimismo
el Project Manager har mentoring a los especialistas que estn bajo su cargo.
La empresa deber capacitar y entrenar al personal que participa en el proyecto, segn lo
requiera ste.
Sistema de Reconocimiento y Recompensas:
El Project Manager tiene un Sistema de Incentivo por cumplimiento de las lneas base del proyecto:
1. CPI y SPI al final del proyecto, no menores de 1.0, 20% de bono sobre su remuneracin mensual
durante el plazo del proyecto.
2. CPI y SPI al final del proyecto, entre 0.95 y 1.0, 5% de bono sobre su remuneracin mensual durante el
plazo del proyecto.
3. Cualquier combinacin de los logros anteriores promedia los bonos correspondientes, cualquier
resultado por debajo de 0.95 anula cualquier bono.
Los Miembros del equipo tienen un Sistema de Compensacin con 70% de remuneracin fija y 30% de
remuneracin variable, la cual vara segn la siguiente tabla:
1. Entrega de asignaciones: Entregar las asignaciones a tiempo, con peso 50.
2. Calidad de entregables: entregar las asignaciones con las pruebas unitarias realizadas con el mnimo
de errores y fallos, con peso 50.
Cumplimiento de Regulaciones, Pactos, y Polticas:
1.
2.

Slo se deben contratar Ingenieros y personal especialista que cuenten con una acreditacin y
que pertenezcan al personal interno de la empresa.
Todo el personal de la empresa que participa del proyecto pasar por una Evaluacin de
Desempeo al final del proyecto, y dicha evaluacin se guardar en su file personal.

Requerimientos de Seguridad:
El traslado de equipos (Laptop, Discos Duros, Cd`s) hacia los locales DISTRIBUCIONES HILLARY EIRL,
genera riesgo de robo o asalto para el personal que traslada el equipo, por tanto se fija como
requerimiento de seguridad que cualquier traslado de equipos debe ser hecho con movilidad (taxi)
pagada por la empresa, para bienestar del personal y de los activos de la empresa.

Descripcin de roles:
NOMBRE DEL PROYECTO
SISTEMA DE SOPORTE LOGISTICO

SIGLAS DEL PROYECTO

SSL

Nombre del Rol

SPONSOR
Objetivos del Rol:
Es la persona que patrocina el proyecto, es el principal interesado en el xito del proyecto, y
por tanto la persona que apoya, soporta, y defiende el proyecto.
Responsabilidades: Temas puntuales por los cuales es responsable (de qu es responsable?).
Aprobar el Project Charter.
Aprobar el Scope Statement.
Aprobar el Plan de Proyecto.
Aprobar el Cierre del proyecto.
Funciones:
Firmar el Contrato del Proyecto.
Iniciar el proyecto.
Aprobar la planificacin del proyecto.
Cerrar el proyecto y el Contrato del Servicio.
Gestionar el Control de Cambios del proyecto.
Gestionar los temas contractuales con el Cliente.
Asignar recursos al proyecto.
Designar y empoderar al Project Manager.
Ayudar en la solucin de problemas y superacin de obstculos del proyecto.
Niveles de Autoridad:
Decide sobre recursos humanos y materiales asignados al proyecto.
Decide sobre modificaciones a las lneas base del proyecto.
Decide sobre planes del proyecto.
Reporta a:
A Directorio
Supervisa a:
Gerente de Proyecto
Requisitos del Rol:
Conocimientos:
Gestin Estratgica.
Liderazgo.
Comunicacin.
Habilidades:.
Solucin de conflictos.
Inteligencia emocional.
Experiencia:
Experiencia en proyectos de Tecnologas de informacin.
Otros:
Gestin de Portafolios.

Nombre del Rol

GERENTE DE PROYECTO
Objetivos del Rol:

Es la persona que gestiona el proyecto, es el principal responsable por el xito del proyecto, y
por tanto la persona que asume el liderazgo y la administracin de los recursos del proyecto
para lograr los objetivos fijados por el Sponsor.
Responsabilidades:
Elaborar el Project Charter.
Elaborar el Registro de Stakeholders.
Elaborar el Plan de Proyecto.
Elaborar el Informe de Performance del Proyecto, Realizar la Reunin y generar las
actas.
Elaborar el Informe de Cierre de componentes y Elaborar el Informe de Cierre del
proyecto.
Funciones:
Ayudar al Sponsor a iniciar el proyecto.
Planificar el proyecto.
Ejecutar el proyecto.
Controlar el proyecto.
Cerrar el proyecto.
Ayudar a Gestionar el Control de Cambios del proyecto.
Gestionar los recursos del proyecto.
Solucionar problemas y superar los obstculos del proyecto.
Niveles de Autoridad:
Decide sobre la programacin detallada de los recursos humanos y materiales
asignados al proyecto.
Decide sobre la informacin y los entregables del proyecto.
Reporta a:
Sponsor
Supervisa a:
Arquitecto de tecnologa
Consultor Modulo seguridad, Admisin y Consumos
Consultor Modulo de Caja y Facturacin
Capacitador Mdulos de Caja y Facturacin
Capacitador Mdulos de Admisin y Consumos
Requisitos del Rol:
Conocimientos:
Gestin de Proyectos segn
Qu temas, materias, o especialidades debe conocer, manejar o el PMBOK.
dominar.
MS Project.
Liderazgo.
Comunicacin.
Habilidades:
Negociacin.
Qu habilidades especficas debe poseer y en qu grado.
Solucin de Conflictos.
Motivacin.
Gestin de Proyectos.
Experiencia:
Procesos de desarrollo de
Qu experiencia debe tener, sobre qu temas o situaciones, y de
productos.
qu nivel.
Aplicaciones ERP.
Otros:
Otros requisitos especiales tales como gnero, edad,
No aplica.
nacionalidad, estado de salud, condiciones fsicas, etc.
Nombre del Rol

Analista
Objetivos del Rol:
Es la persona que se encargar del desarrollo de aplicaciones en lo que respecta a su diseo y
obtencin de los algoritmos, as como de analizar las posibles utilidades y modificaciones
necesarias de los sistemas operativos para una mayor eficacia de un sistema informtico. Otra
misin de estas personas es dar apoyo tcnico a los usuarios de las aplicaciones existentes
Responsabilidades:
Analizar las condiciones del negocio.
Generar el modelo de negocio.
Generar el modelamiento de los procesos.
Generar diagramas en UML.
Funciones:
Reportar al Gerente del Proyecto las actividades asignadas.
Planificar el comportamiento del negocio.
Control del diseo del sistema SSPL.
Niveles de Autoridad:
Decide sobre el anlisis necesario para cumplir con lo asignad.
Determina los recursos o requisitos necesarios para la preparacin del sistema SSPL.
Decide sobre la informacin y los entregables asignados.
Reporta a:
Gerente de Proyecto
Supervisa a:
Ninguno
Requisitos del Rol:
Modelamiento empresarial.
Conocimientos:
Sistemas Operativos
Qu temas, materias, o especialidades debe
Base de Datos.
conocer, manejar o dominar.
Configuracin de Sistema SSPL
Ms Project
Comunicacin
Habilidades:
Proactividad
Qu habilidades especficas debe poseer y en qu
Confiabilidad
grado.
Trabajo bajo presin
Experiencia:
Analista de sistemas (3 aos)
Qu experiencia debe tener, sobre qu temas o
situaciones, y de qu nivel.
Otros:
Otros requisitos especiales tales como gnero,
No aplica.
edad, nacionalidad, estado de salud, condiciones
fsicas, etc.
Nombre del Rol
Programador
Objetivos del Rol:
Es la persona que se encargar escribir, depurar y mantener el cdigo fuente del programa
informtico SSPL
Responsabilidades:
Generar cdigo fuente del sistema.
Depurar el sistema.
Funciones:

Elaboracin de la versin Beta del sistema SSL.

Niveles de Autoridad:
Decide sobre la estructura del cdigo fuente del sistema.
Determina los recursos o requisitos necesarios para la preparacin del software.
Decide sobre la informacin y los entregables asignados.
Reporta a:
Gerente de Proyecto
Supervisa a:
Ninguno
Requisitos del Rol:
Desarrollo de aplicaciones en Visual Studio
Conocimientos:
2010
Qu temas, materias, o especialidades debe
Herramientas de Consulta a Base de datos
conocer, manejar o dominar.
Sistema SSL
Comunicacin
Habilidades:
Proactividad
Qu habilidades especficas debe poseer y en qu
Confiabilidad
grado.
Trabajo bajo presin
Experiencia:
Qu experiencia debe tener, sobre qu temas o
Programador (4aos)
situaciones, y de qu nivel.
Trabajo en equipo (2 aos)
Otros:
No aplica.
Otros requisitos especiales tales como gnero,
edad, nacionalidad, estado de salud, condiciones
fsicas, etc.
Nombre del Rol
Administrador de Base de Datos
Objetivos del Rol:
Es la persona que se encargar de administrar las tecnologas de la informacin y la
comunicacin, siendo responsable de los aspectos tcnicos, tecnolgicos, cientficos,
inteligencia de negocios y legales de bases de datos.
Responsabilidades:
Implementar, dar soporte y gestionar bases de datos corporativas
Crear y configurar bases de datos relacionales
Ser responsables de la integridad de los datos y la disponibilidad
Disear, desplegar y monitorizar servidores de bases de datos
Disear la distribucin de los datos y las soluciones de almacenamiento
Garantizar la seguridad de las bases de datos, incluyendo backups y recuperacin de
desastres
Planificar e implementar el aprovisionamiento de los datos y aplicaciones
Disear planes de contingencia
Disear y crear las bases de datos corporativas de soluciones avanzadas
Analizar y reportar datos corporativos que ayuden a la toma de decisiones en la
inteligencia de negocios
Producir diagramas de entidades relacionales y diagramas de flujos de datos,
normalizacin esquemtica, localizacin lgica y fsica de bases de datos y parmetros
de tablas
Funciones:
Reportar al Gerente del Proyecto las actividades asignadas.

Elaborar diseo de la base de datos.

Elaborar diagramas sobre la estructura de la base de datos.
Niveles de Autoridad:
Decide la estructura de la base de datos.
Determina los recursos o requisitos necesarios para la preparacin del software.
Decide sobre la informacin y los entregables asignados.
Reporta a:
Gerente de Proyecto
Supervisa a:
Ninguno
Requisitos del Rol:
Anlisis de Sistemas.
Conocimientos:
Desarrollo de Software.
Qu temas, materias, o especialidades debe
Herramientas de Consulta a Base de datos
conocer, manejar o dominar.
Mdulos del Sistema SSPL
Comunicacin.
Proactividad
Habilidades:
Confiabilidad
Qu habilidades especficas debe poseer y en qu
Trabajo bajo presin.
grado.
Oratoria
Dominio de escena
Documentacin de procesos (1 ao)
Experiencia:
Analista (2 aos)
Qu experiencia debe tener, sobre qu temas o
Administrador de BD (1 ao)
situaciones, y de qu nivel.
Trabajo en equipo (2 aos)
Otros:
No aplica.
Otros requisitos especiales tales como gnero,
edad, nacionalidad, estado de salud, condiciones
fsicas, etc.

F. Adquisiciones:
NOMBRE DEL PROYECTO

SIGLAS DEL PROYECTO

SISTEMA DE SOPORTE LOGISTICO

Rol

Tipo de Adquisicin

Fuente de
adquisicin

Contratacin

Modalidad de
Adquisicin

Contratacin
Analista

Directa

Contratacin
Programador

Contratacin

SSL
Local de trabajo
asignado

Fecha de inicio
de
Reclutamiento

Fecha requerida
de disponibilidad
de personal

Costo de
Reclutamiento

DISTRIBUCIONES
HILLARY EIRL

01/09/2013

02/09/2013

Ninguno

DISTRIBUCIONES
HILLARY EIRL

18/09/2013

19/09/2013

Ninguno

DISTRIBUCIONES
HILLARY EIRL

18/09/2013

19/09/2013

Ninguno

Directa
Administrador
de Base de
datos

Contratacin

Contratacin

G. Comunicaciones
NOMBRE DEL PROYECTO

SIGLAS DEL PROYECTO

Sistema de Soporte Logstico

SSL

Comunicaciones del Proyecto:

Ver Matriz de Comunicaciones del Proyecto versin 1.0.
Nota: Adjuntar Matriz de Comunicaciones del Proyecto
Procedimiento para tratar Polmicas:
1. Se captan las polmicas a travs de la observacin y conversacin, o de alguna persona o grupo que los
exprese formalmente.
2. Se codifican y registran las polmicas en el Log de Control de Polmicas:
LOG DE CONTROL DE
POLEMICAS
Cdigo de
Descripcin Involucrados
Polmicas

Enfoque de
Solucin

Acciones de
Responsable
Solucin
Fecha

Resultado
obtenido

3. Se revisa el Log de Control de Polmicas en la reunin semanal de coordinacin con el fin de:
Determinar las soluciones a aplicar a las polmicas pendientes por analizar, designar un responsable
por su solucin, un plazo de solucin, y registrar la programacin de estas soluciones en el Log de
Control.
Revisar si las soluciones programadas se estn aplicando, de no ser as se tomarn acciones correctivas
al respecto.

Revisar si las soluciones aplicadas han sido efectivas y si la polmica ha sido resuelta, de no ser as se
disearn nuevas soluciones.

4. En caso que una polmica no pueda ser resuelta o en caso que haya evolucionado hasta convertirse en un
problema, deber ser abordada con el siguiente mtodo de escalamiento:
1.
2.
3.
4.

En primera instancia ser tratada de resolver por el Project Manager, utilizando el mtodo estndar de
resolucin de problemas.
En segunda instancia ser tratada de resolver por el Project Manager, y los miembros pertinentes del
Equipo de Proyecto, utilizando el mtodo estndar de resolucin de problemas.
En tercera instancia ser tratada de resolver por el Sponsor, el Project Manager, y los miembros
pertinentes del proyecto, utilizando la negociacin y/o solucin de conflictos.
En ltima instancia ser resuelta por el Sponsor o por el Sponsor y el Comit de Control de Cambios si
el primero lo cree conveniente y necesario.

Procedimiento para actualizar el Plan de Gestin de Comunicaciones:

El Plan de Gestin de las Comunicaciones deber ser revisado y/o actualizado cada vez que:
a.
b.
c.
d.
e.

Se apruebe una Solicitud de Cambio que impacte el Plan de Proyecto.

Se genere una accin correctiva que impacte los requerimientos o necesidades de informacin de los
stakeholders.
Existan cambios de personal en el equipo de proyecto.
Se generen cambios en las asignaciones de personas a roles del proyecto.
Existan cambios en la matriz autoridad versus influencia de los stakeholders.

f.
g.
h.

Se generen solicitudes especiales de informes o reportes adicionales.

Existan quejas, sugerencias, comentarios o evidencias de requerimientos de informacin no
satisfechos.
Existan evidencias de deficiencias de comunicacin interna y con involucrados externos.

La actualizacin del Plan de Gestin de las Comunicaciones deber seguir los siguientes pasos:
Identificacin y clasificacin de stakeholders.
Determinacin de requerimientos de informacin.
Elaboracin de la Matriz de Comunicaciones del Proyecto.
Actualizacin del Plan de Gestin de las Comunicaciones.
Aprobacin del Plan de Gestin de las Comunicaciones.
Difusin del nuevo Plan de Gestin de las Comunicaciones.
Guas para Eventos de Comunicacin:
GUIA PARA REUNIONES:
Se debe fijar la agenda con anterioridad.
Se debe coordinar e informar fecha, hora y lugar con los participantes.
Se debe empezar puntual.
Se deben fijar los objetivos de la reunin, los roles (por lo menos el facilitador y el anotador), los
procesos grupales de trabajo, y los mtodos de solucin de controversias.
Se debe cumplir a cabalidad los roles de facilitador (dirige el proceso grupal de trabajo) y de anotador
(toma nota de los resultados formales de la reunin).
Se debe terminar puntual.
Se debe emitir un Acta de Reunin, la cual se debe repartir a los participantes (previa revisin por parte
de ellos).
GUIA PARA CORREO ELECTRONICO:
Los correos electrnicos entre el Equipo de Proyecto de SSL y el Cliente debern ser enviados por el
Project Manager con copia al Sponsor, para establecer una sola va formal de comunicacin con el
Cliente.
Los enviados por el Cliente y recibidos por cualquier persona del Equipo de Proyecto de SSL debern
ser copiados al Gerente de Proyecto y al Sponsor (si es que stos no han sido considerados en el
reparto), para que todas las comunicaciones con el Cliente estn en conocimiento de los responsables
de la parte contractual.
Los correos internos entre miembros del Equipo de Proyecto de PMI, debern ser copiados a la lista
Equipo SSL, que contiene las direcciones de los miembros, para que todos estn permanentemente
informados de lo que sucede en el proyecto.

Guas para Documentacin del Proyecto:

Guas para Codificacin de Documentos.- La codificacin de los documentos del proyecto ser la siguiente:
AAAA_BBB_CCC.DDD
Donde: AAAA = Cdigo del Proyecto= PROD
BBB = Abreviatura del Tipo de Documento= pch, sst, wbs, dwbs, org, ram, etc.
CCC = Versin del Documento=v1.0, v2.0, etc.
DDD = Formato del Archivo=doc, exe, pdf, mpp, etc.
Guas para Almacenamiento de Documentos.- El almacenamiento de los documentos del proyecto deber
seguir las siguientes pautas:

Durante la ejecucin del proyecto cada miembro del equipo mantendr en su mquina una carpeta con
la misma estructura que el WBS del proyecto, donde guardar en las sub-carpetas correspondientes las
versiones de los documentos que vaya generando.
Al cierre de una fase o al cierre del proyecto cada miembro del equipo deber eliminar los archivos

temporales de trabajo de los documentos y se quedar con las versiones controladas y numeradas (ver
seccin Guas para el control de versiones), las cuales se enviarn al Project Manager.
El Project Manager consolidar todas las versiones controladas y numeradas de los documentos, en un
archivo final del proyecto, el cual ser una carpeta con la misma estructura del WBS, donde se
almacenarn en el lugar correspondiente los documentos finales del proyecto. Esta carpeta se
archivar en la Biblioteca de Proyectos de Consultores PMI, y se guardar protegida contra escritura.
Se publicar una Relacin de Documentos del Proyecto y la ruta de acceso para consulta.
Los miembros de equipo borrarn sus carpetas de trabajo para eliminar redundancias de informacin y
multiplicidad de versiones.

Guas para Recuperacin y Reparto de Documentos.1. La recuperacin de documentos a partir de la Biblioteca de Proyectos de Consultores PMI es libre para
todos los integrantes del Equipo de Proyecto de SSPL.
2. La recuperacin de documentos a partir de la Biblioteca de Proyectos de Consultores PMI para otros
miembros de SSPL que no sean del Proyecto requiere autorizacin del Project Manager.
3. El acceso a la informacin del proyecto por parte de personas que no son de Consultores PMI requiere
autorizacin de Gerencia General, pues esta informacin se considera confidencial, tanto para
Consultores PMI como para el Cliente.
4. El reparto de documentos digitales e impresos es responsabilidad del Project Manager.
5. El reparto de documentos impresos no contempla el control de copias numeradas.

Guas para el Control de Versiones:

1.

Todos los documentos de Gestin de Proyectos estn sujetos al control de versiones, el cual se hace
insertando una cabecera estndar con el siguiente diseo:

CONTROL DE VERSIONES
Versin

2.

3.

Hecha por

Revisada por

Aprobada por

Fecha

Motivo

Cada vez que se emite una versin del documento se llena una fila en la cabecera, anotando la versin,
quien emiti el documento, quin lo revis, quin lo aprob, a que fecha corresponde la versin, y por
qu motivo se emiti dicha versin.
Debe haber correspondencia entre el cdigo de versin del documento que figura en esta cabecera de
Control de Versiones y el cdigo de versin del documento que figura en el nombre del archivo (ver
seccin Gua para Codificacin de Documentos), segn:
AAAA_BBB_CCC.DDD
Donde: AAAA= Cdigo del Proyecto= PROD
BBB= Abreviatura del Tipo de Documento= pch, sst, wbs, dwbs,org,ram,etc.
CCC= Versin del Documento=v1.0, v2.0, etc.
DDD= Formato del Archivo=doc, exe, pdf,mpp,etc.

Informacin

Contenido

Datos y
comunicacin
Iniciacin sobre la iniciacin
del Proyecto del
proyecto
Datos preliminares

Formato

Project
Charter

Nivel Responsable
de
de
Detalle Comunicar

Alto

Datos preliminares
Statement
Iniciacin sobre el alcance
Scope
Alto
del Proyecto del
proyecto
Planificacin
detallada
del Proyecto:
Alcance,
Planificacin Tiempo, Costo,
Calidad, RRHH,
Comunicaciones,
Riesgos y
Adquisiciones
Actividad
Detallada del
Planificacin proyecto,
Tiempos, Hitos,
RRHH, Costos.

Plan del
Proyecto

Muy
Alto

Gantt del Muy

Proyecto Alto

Acta de
Aceptacin de
Cierre del
Aceptacin Muy
Proyecto por parte
Proyecto
de
Alto
del Cliente
Entregable
Aceptacin de
Cierre del
Cierre de
ambas partes de
Alto
Proyecto
Proyecto
cierre de proyecto

Project
Manager

Project
Manager

Project
Manager

Project
Manager

Grupo
Receptor

Metodologa Frecuencia de
Cdigo de
o Tecnologa Comunicacin elemento WBS

Documento
digital
Sponsor,
(PDF) va
1.1.1 Project
Equipo de
Una sola vez
correo
charter
Proyecto
electrnico
Documento
digital
Sponsor,
(PDF) va
1.1.2 Alcance
Equipo de
Una sola vez
correo
Preliminar
Proyecto
electrnico

Documento
digital
Sponsor,
(PDF) va
Equipo de
Una sola vez
correo
Proyecto
electrnico

Sponsor,
Equipo de
Proyecto

1.2.1
Enunciado
Alcance

Documento
digital
1.2.2
(PDF) va Una sola vez
Cronograma
correo
electrnico

Informe
Project PM/ Cliente
1.4.1 Acta de
impreso y Una sola vez
Manager / Sponsor
Aceptacin
Digital
Project
Manager

Cliente

Informe
1.4.2 Cierre
impreso y Una sola vez
del Proyecto
digital

H. Riesgos

PLAN DE GESTIN DE RIESGOS

Metodologa de gestion de riesgos
Descripcin
Herramientas
Fuentes de informacion
Sponsor, lderes funcionales y
Planificar la
Elaborar Plan de Gestin
Analistas Funcionales.
Gestin del
PMBOK
de Riesgos.
Gerente de Proyectos y equipo
Riesgo.
de Proyecto.
Identificar qu riesgos
Sponsor, lderes funcionales y
Identificacin
pueden afectar el
Checklist de
Analistas Funcionales.
de los
Proyecto y documentar
riesgos.
Gerente de Proyectos y equipo
Riesgos.
sus caractersticas.
de Proyecto.
Definicin de
Sponsor, lderes funcionales y
Anlisis
probabilidad de
Evaluar probabilidad e
Analistas Funcionales.
Cualitativo de
Impacto Matriz
impacto.
Gerente de Proyectos y equipo
Riesgos.
de Probabilidad
de Proyecto.
de Impacto.
Sponsor, lderes funcionales y
Planificacin de
Planificar la ejecucin de
Analistas Funcionales.
Respuesta a los
PMBOK
respuestas a los riesgos.
Gerente de Proyectos y equipo
Riesgos.
de Proyecto.
Sponsor, lderes funcionales y
Seguimiento y
Verificar continuamente
Analistas Funcionales.
Control
PMBOK
la ocurrencia de riesgos.
Gerente de Proyectos y equipo
de Riesgos.
de Proyecto.
Proceso

Listado de Riesgos
Descripcin

Herramientas

Deficiente comunicacin

Mejorar relacin con el sponsor e

interesados

Bajo conocimiento de la metodologa por parte del

equipo de desarrollo

Verificacin de los equipos

Bajo confianza sobre el rendimiento de los hardware Continua supervisin de los software
Sistema desfasado de los requerimientos y polticas
de la empresa

Continua comunicacin con el equipo del

proyecto

Variacin en los costos en la etapa de ejecucin del

proyecto

Constante revisin de los precios en el

mercado

Identificacin, Estimacin y Priorizacin de Riesgos

Riesgos
Deficiente comunicacin
Bajo conocimiento de la metodologa por parte del equipo de
desarrollo
Bajo confianza sobre el rendimiento de los hardware

Impacto

Influencia

Alto

Alto

Alto

Alto

Medio

Alto

Variacin en los costos en la etapa de ejecucin del proyecto

Sistema desfasado de los requerimientos y polticas de la
empresa

Bajo

Alto

Alto

Alto

I.

Interesados
Registro de interesados
Evaluacin

Identificacin
Nro. NOMBRE

Mendoza
1
Vega Nora

INFLUENCIA
POTENCIAL

INTERESADO
CLAVE

Que el proyecto se
DISTRIBUCIONES HILLARY
Sponsor del concluya exitosamente
EIRL
proyecto
Que el producto optimice
Gerente General
los procesos internos

Fuerte

Todo el
proyecto

SI

Interno

Apoyo

Alta
Direccin

Que el proyecto se
concluya exitosamente
Que el producto optimice
su trabajo

Fuerte

Todo el
proyecto

SI

Interno

Neutral

Director de
Proyecto

Que el proyecto se
concluya exitosamente
Que el producto se
termine exitosamente.

Fuerte

Todo el
proyecto

NO

Externo

Apoyo

Equipo de
proyecto

Que se termine el
proyecto exitosamente.
Que se desarrolle se
cumpla con los
requerimientos
establecidos.

Fuerte

Todo el
Proyecto

SI

Externo

Apoyo

EMPRESA Y PUESTO

Gabriela DISTRIBUCIONES HILLARY

2 Fernndez
EIRL
Mendoza
Secretaria General

Cristhian
Agreda
Mendoza

Equipo de
proyecto

Clasificacin
FASE DE
MAYOR
INTERS

Director de proyecto

Integrantes del proyecto

ROL EN EL
PROYECTO

REQUERIMIENTOS
PRIMORDIALES

INTERNO Apoyo /
/
Neutral /
EXTERNO OPOSITOR