Vous êtes sur la page 1sur 11

ASSOCIATION MAROCAINE

DAPPUI LA PROMOTION DE

ASSOCIATION MAROCAINE DE
SOLIDARIT ET DE
DVELOPPEMENT

PETITE ENTREPRISE

GUIDE PRATIQUE DINFORMATION


DES ASSOCIATIONS

FVRIER 2005

Guide dinformation pour les associations / Gestion comptable


et financire dune association
2

Introduction
Les associations ont plusieurs finalits propres ; Dabord dvelopper la dmocratie, la
capacit dautogestion de la population, la conscientisation, la citoyennet.etc.
Aussi parce que les associations prsentent en principe un caractre altruiste et
dsintress, il a souvent t admis comme allant de soi quelles navaient que faire des techniques
comptables et financires dont le but essentiel est dobtenir la meilleure rentabilit possible pour les
capitaux des socits. Certes, les associations doivent agir autrement que les socits et les
administrations, mais elles nont pas droit dchapper aux disciplines qui ont fait leurs preuves dans
les entreprises. Le fait de proposer des techniques comptables et financiers ne doit pas tre
interprt comme une tentative pour dtourner les associations de leurs objectifs premiers en les
orientant vers un but lucratif. Ce quil faut cependant, cest adapter ces techniques la ralit des
associations. Le prsent chapitre va essayer de rpondre ce souhait en prsentant aux
associations une comptabilit simplifie, des techniques danalyse et prvisions financires adaptes
leur spcificit.
I- Comptabilit associative
La bonne gestion dune association dpend la plupart du temps de la bonne organisation de
sa comptabilit.
1) Les fonctions de la comptabilit
Lassociation comme tout organisme ayant une vie propre a une activit qui implique une
circulation dargent. Elle encaisse des cotisations, facture des services aux tiers, paie des
salaires.etc. Toutes ces oprations doivent tre enregistres et contrles. Ses fonctions sont
multiples :
* Fonction juridique :
Les associations qui reoivent priodiquement des subventions publiques sont obliges de
fournir leur budget et leurs comptes aux ministres qui leur accordent les dites subventions (art.32
du dahir du 15 novembre 1958 rglementant le droit dassociation au Maroc). Il en est de mme pour
les associations dutilit publique (loi 75-00 modifiant le dahir du 15 novembre 1958 prcit). Elles
doivent justifier les fonds quelles reoivent de lEtat, des collectivits locales ou de leurs partenaires.
Elles ne seront en mesure de la faire que si la comptabilit est bien tenue pour tre crdible.
Les tats de synthses et pices justificatives des critures comptables et livres comptables
des associations dutilit publique doivent tre conservs pendant une priode de cinq ans.
* Fonctions conomiques et financires :
Un dirigeant dassociation doit veiller :
offrir les services de son association au moindre cot possible, en vue de lintrt gnral avec
une marge de risques minimum dune part.
assurer la vie de son association qui en disparaissant irait lencontre de lintrt gnral
dautre part.

AMSED / AMAPPE / Fvrier 2005

Guide dinformation pour les associations / Gestion comptable


et financire dune association
3

Celui ci exige la continuit du service assur la collectivit. Seule une comptabilit


complte bien tenue jour permettra un dirigeant dassociation de raliser cet objectif et prparer
un budget, de suivre lexcution et de sassurer que les crdits prvus ne sont pas dpasss.
En plus, il est inconcevable pour une association de raliser des analyses et prvisions
financires sans comptabilit.
* Fonction de gestion :
Ajoutons que lassociation est un groupement de personnes dont certaines sont dlgues
ladministration et doivent priodiquement rendre compte de leur gestion.
Les statuts prvoient, en gnral, entendre les rapports sur la gestion du conseil
dadministration et sur la situation comptable, financire et morale de lassociation lors de
lassemble gnrale. LAG approuve les comptes de lexercice clos, vote le budget de lexercice
suivant. Ceci implique la tenue rgulire des comptes, car il est difficile de concevoir un compte
rendu du mandant sans comptabilit.
* Fonction transparence et bonne gouvernance :
Les associations sont aujourdhui des acteurs de dveloppement qui simposent sur le terrain
en raison de leur travail efficace de proximit quelles offrent leurs populations cibles.
Lintervention des associations dans la lutte contre la pauvret, llectrification rurale,
lalphabtisation, lappui la cration des activits gnratrices de revenus et autres les
amnent grer des fonds mis leurs dispositions dans le cadre de partenariats rigoureux avec de
bailleurs de fonds marocains ou trangers de plus en plus consquents. Ceci exige de lassociation :
- une bonne gouvernance ;
- une gestion globale transparente ;
- une tenue de comptabilit rgulire ;
- de contrles des comptes ;
- des audits ;
- la certification des comptes..
Dailleurs, les pouvoirs publics ont labor un plan comptable spcifique aux associations et
qui a t adopt par le Conseil National de lOrdre des Experts Comptables dans le but de
normaliser le systme comptable des associations.
* Fonction daudit comptable :
Il ne faut pas perdre de vue que lassociation mne des activits dans un environnement en
pleine mutation et quelle a intrt de rviser en permanence ses plans stratgiques, son
organisation, son mode de gestion et son systme dinformation. Cest pourquoi, elle a besoin dtre
audite en permanence, non seulement pour assurer une transparence de ses comptes mais,
galement, pour constater et apprcier les rsultats rels, connatre les anomalies, dceler les points
forts et les points faibles. Un audit externe aide les associations mettre en vidence les
anomalies, den rechercher les causes et tenter dy remdier.

AMSED / AMAPPE / Fvrier 2005

Guide dinformation pour les associations / Gestion comptable


et financire dune association
4

* Fonction dinformation :
La tenue de la comptabilit est un support dinformation aussi bien pour les membres et les
grants dune association que pour les tiers (Etat, partenaires).
2) Les pices justificatives
Toute opration comptable doit tre consigne par une pice justificative, si non le contrleur
financier va rejeter votre comptabilit.
Si cest une opration dpense, il peut vous accuser davoir omis la somme affrente dans
vos poches. Imaginez les consquences mme si vous tes de bonne fois et vous lavait dpense
rellement pour la ralisation des activits de lassociation.
Il faut distinguer entre pices justificatives internes et celles qui sont externes.
Les pices justificatives externes : Facture, bon de commande, bon de rception, reu,
dchargeetc. ;
Les pices justificatives internes : Note de frais, dcharge, bulletin de paie, bon de
recettesetc.
Les justificatives doivent faire un lien entre engagement et son rglement. Il faut pouvoir
retrouver, tout moment, une pice et le chque correspondant. Pour cela, il convient de ranger les
pices dans un classeur en deux parties : les Recettes et les Dpenses
3) Les documents simplifis denregistrement des donnes comptables
La complexit des oprations comptables rend souvent ncessaire lintervention dun
comptable professionnel. Celui ci cote trs cher pour une petite association. Pour cela, on prfre
organiser le systme comptable pour une petite association par llaboration des documents simples
denregistrement des donnes comme par exemple : les cahiers de caisses, de banques, le registre
des partenaires.. etc. qui seront dots dun systme dimputation et dinventaire.
Llaboration de ces documents ne devront pas ncessiter une connaissance pralable mais
devront plus tre accessibles mme un grant non professionnel disposant dune formation
moyenne.
Pour tablir les documents denregistrements, il faut dabord connatre et recenser les
donnes quon juge indispensable et par lesquelles on veut enregistrer les informations. Ces
donnes sont connues dans la terminologie de la comptabilit sous le nom de comptes et
peuvent tre reprsents en comptabilit simplifie par des fiches de cahiers ou des livres.
3-1- Le livre des disponibilits et le livre des crdits
Cest un document qui comporte trois parties rassemblant les informations sur la caisse, la
banque et les crdits. On peut aussi constituer des cahiers pour chaque compte :
o Cahier de caisse :
Il sert noter tous les mouvements dargents liquides disponibles au niveau de lassociation.
Ces mouvements concernent par exemple les oprations dachats au comptant, des versements de
la banque la caisse,etc.

AMSED / AMAPPE / Fvrier 2005

Guide dinformation pour les associations / Gestion comptable


et financire dune association
5

Exemple de modle de cahier de caisse :


Date

Rf.

Nature dopration

Report de la caisse au 01/01/05


04/01/05 Fact.N01 Achat de papiers pour bureau
05/01/05 Bon N20 Cotisation annuelle 04 de M.
Zaki

Entre

Sortie
100,00

200,00

Solde
restant
500,00
400,00
600,00

o Cahier de banque :
Il enregistre toutes les oprations et les transactions de lassociation avec la banque. Il sagit
des oprations des versements la banque par les tiers, des retraits et dpts qui peuvent tre
enregistres dans un tableau sous forme dentre et sorties de banque.
Exemple de modle de cahier de banque :
Date

04/01/05
04/01/05
12/01/05

Rf.

Nature dopration

Entre

Sortie

Solde
restant
100 000,00

Report de la banque au
01/01/05
Fact.N10 Acquisition dun ordinateur
10000,00 90.000,00
Projet AID Contribution du bailleur de 20.000,00
110.000,00
N02/05 fonds FDI projet AID N02/05
Chque Alimentation de la caisse
2000,00 108.000,00
N00213

o Cahier des Oprations diverses : O sont enregistres toutes les oprations de


prt et de Crdit.
o Cahier de Crdit
Il sert connatre la situation des crdits que lassociation a reue. Il donne des
renseignements sur le montant du crdit, taux dintrt, annuit ou montant de versement annuel et
le montant restant payer.
Exemple de modle de cahier de crdit : Soit la Banque X vous a accord au 01/01/04 un
crdit de 150.000,00 sur trois ans avec un taux dintrt (0 %) et un remboursement en annuits
constantes la fin de chaque priode :
Date

Montant Dure
de crdit
de la
priode
01/02/04 150.000,00 3 ans
01/01/05

Taux

0%

Annuits

Montant
vers

Solde
restant

50.000,00
150.000,00
50.000,00 50.000,00 100.000,00
50.000,00
150.000,00
5

AMSED / AMAPPE / Fvrier 2005

Guide dinformation pour les associations / Gestion comptable


et financire dune association
6

o Cahier dinventaire
Il sert enregistrer les informations sur les quipements de lassociation. Ces informations
sont donnes sous forme dun tableau :
Date

Dsignation Quantit

01/01/04

Ordinateur
Accent
Rf.001

Prix
unitaire

Montant
Taux Dotation Valeur
brut
damort.
aux
nette
amorti comptable
10.000,00 10.000,00
20%
2500,00 7500,00

3 - 2- Les autres cahiers, livres ou registres


Ils sont dtermins en fonction de la nature des activits de lassociation et ses besoins de
gestion savoir : La fiche de stocks, le registre des cotisations et le registre de paie du personnel.
4) Etablissement des documents de synthse et danalyse des donnes
Les documents denregistrement des donnes ne permettent pas dexpliquer la situation de
patrimoine et les rsultats de fonctionnement de lassociation. Ils doivent tre complts par les
documents de synthse et danalyse des donnes. Ces derniers peuvent rendre compte de la
richesse que possde lassociation, ses dettes et largent quon lui doit, dune part et du rsultat de
chaque exercice partir de la connaissance des charges et des produits, dautre part
A ce niveau, le recours un professionnel est ncessaire pour ltablissement dune bilan et
dun compte de produits et charges aprs travaux dinventaire et de rgularisation et ventuellement
la tenue de la comptabilit partie double.
a) Le bilan
Chaque agent conomique (association, socit,.) possde un patrimoine qui est
lensemble de ses droits et obligations.
Il est intressant dtudier la structure de ce patrimoine pour pouvoir rechercher ses origines.
Cest ce quon appelle les Ressources ou Passif et comment ces ressources ont t
utilises ou employes ce quon appelle Actif .
Exemple : Au 31/12/04 le bilan simplifi de lAssociation Attadamoun se prsente comme
suit :
Actif ou Emplois
Mobilier
matriel
dadministration
Disponible
banque

Valeur Amorti. Valeur


Passif
ou Montant
brut
nette
Ressources
(dh)
(dh)
comptable
50 000 Fonds associatif
0
et 60 000 10 000
90 000

90 000

en

Excdent

30.000

Subvention
dquipement des

11 000

AMSED / AMAPPE / Fvrier 2005

Guide dinformation pour les associations / Gestion comptable


et financire dune association
7

collectivits locales
1 000
Disponible
caisse
Total

1 000

en
151 000 10 000

141 100

Subvention
dquipement des
partenaires
Total

110 000

151 000

Le principe retenir, cest que le total bilan doit toujours tre quilibr Total Actif = Total
Passif
Lorsque les Ressources (Passif) sont suprieurs aux Emplois (Actif). On dit que lAssociation
a ralis un Excdent qui sera inscrit au Passif (le cas de lassociation Attadamoun : excdent =
30.000,00 dh). Dans le cas contraire, si le Total Passif est infrieur au Total Actif. On dit que
linstitution a enregistr un Dficit.
b) Compte de Produits et Charges :
Au cours de lexercice (en gnral lanne civile) et dans le cadre de son activit principale,
lassociation vend les produits de ses services la population cible, peroit des cotisations de ses
membres, des contributions de fonctionnement ou dactivits de ses partenaires, paye son personnel
salari, llectricit, loyeretc. Toutes ces oprations comptables donnent lieu deux catgories :
- Les Rentres de fonds
- Les Sorties de fonds

appeles Produits ou recettes


appeles Charges ou dpenses

Exemple de compte de Produits et Charges simplifi de lAssociation Attadamoun du


01/01/04 au 31/12/04 :
Charges
Location
Frais du personnel

Montant Produits
10 000,00 Cotisation des membres

Montant
1 000,00

40 000,00 Facturation des services

9 000,00

Transport et dplacement 10 000,00 Contribution


fonctionnement
30 000,00
des partenaires
Excdent
Total

90 000,00 Total

au

80 000,00

90 000,00

Lorsque les produits sont suprieurs aux charges comme cest le cas de lAssociation
Attadamoun, On dit quelle a ralis un Excdent de 30 000,00 dh. Dans le cas contraire, si les
produits sont infrieurs aux charges, on dit quelle a enregistr un Dficit ou une Perte.
NB : Lassociation dans la majorit des cas ralise des oprations bnvoles savoir :
- De(s) contribution(s) dun ou des partenaires en nature ;
- Des prises en charges directes de certains frais de fonctionnement ou dactivits ou
dquipements par un ou des membres de lassociation.

AMSED / AMAPPE / Fvrier 2005

Guide dinformation pour les associations / Gestion comptable


et financire dune association
8

Il convient, donc, de valoriser et denregistrer ces oprations bnvoles dans un Registre


Spcial Bnvolat. Les soldes de ces oprations seront ports, par la suite, soit au Bilan soit au
Compte de Produits et Charges la fin danne ou annexs au tableau des informations
complmentaires.
Egalement, la lgislation en vigueur (dahir du 15 novembre 1958) limite le champ daction
des associations pour prserver les particularits des associations.
A titre dexemple et au vu de larticle premier du Dahir du 15 novembre 1958, lassociation est
une convention par laquelle deux ou plus de personnes mettent en commun leur connaissance et
leur activit dans le but autre que de partager le bnfice. De ce fait, lassociation ne peut constituer
de capital social, les bnfices ou excdents accumuls sont reports dans le compte dit Fonds
associatif.
En tout tat de cause, et en attendant la promulgation du dcret du Ministre des Finances
relatif au projet du plan comptable des associations qui a t approuv en 2003, les associations
doivent sinspirer du plan comptable normalis des entreprises pour adapter leur comptabilit aux
spcificits des associations.
I-Les techniques danalyses et prvisions financires
1) Techniques danalyses financires :
Il ne suffit pas de procurer lassociation les fonds dont elle a besoin. Encore faut-il :
o assurer sa solvabilit : seule garantie de continuit de fonctionnement de cette
institution ;
o tirer la meilleure partie des fonds dont elle dispose.
Lanalyse financire va vous permettre de raliser ces objectifs.
La 1re mission de lanalyse financire cest la connaissance de la situation financire de
lassociation qui est la base de toute action.
Parmi les techniques danalyses financires :
Le fonds de roulement : qui se dfinit dans une entreprise comme lexcdent des capitaux
permanents sur lactif immobilis ou excdent de lactif circulant sur lexigible court terme.
Etant donn, les spcificits des associations (interdiction de constituer un capital, objectif
non ax sur la rentabilit financire et rmunration des actions comme cest le cas dans une
socit), il nous semble pas trs utile de dvelopper ce point car la majorit des associations au
Maroc sont des petites tailles et le cadre juridique actuel ne permet pas le recours aux emprunts
extrieurs.
Les Ratios : le mot Ratio est dorigine Latine et signifie rapport . La mthode des Ratios consiste
calculer et tudier les rapports entre postes ou groupes de postes significatifs de lActif, du
Passif, du bilan, des comptes charges et des comptes produits. Il prsente lavantage de permettre
une analyse systmatique de la gestion ou de la structure dun organisme quelconque quil sagisse
dune association ou dune entreprise dans un moment donn ou dans son volution au cours
dexercices successifs. Il permet, galement, deffectuer des comparaisons entre associations ayant
les mmes activits.

AMSED / AMAPPE / Fvrier 2005

Guide dinformation pour les associations / Gestion comptable


et financire dune association
9

Lassociation doit choisir les ratios qui rpondent ses besoins et tiennent compte de ses
spcificits. Elle peut recourir aux ratios pour raliser un rapport financier prsenter lAssemble
Gnrale.
Prsentation de quelques de Ratios :
Ratio (1)

Charges fixes (frais personnel + loyer)


= -------------------; indique le poids des charges fixes par rapport au
Total des charges
total charges

Excdent accumul
Ratio (2) = ------------------------ = 2 ; signifie que lexcdent accumul permettra
Charges fixes
une double couverture des charges fixes
Ressources internes (facturation de services + cotisations + produits financiers)
Ratio (3) = -------------------- ;
Il nous renseigne sur les efforts dploys par
Total des Produits
lassociation pour mobiliser les moyens financiers
Internes

Prparation et prsentation du Rapport financier :


Une bonne prparation du Rapport financier et sa prsentation devant lAssemble Gnrale
dune faon comprhensible prsente plusieurs avantages :
+ Il renseigne les adhrents sur la situation financire et les incitent participer dans les
discussions et formuler des propositions pour surmonter les difficults de financement ;
+ Cest un outil indispensable la porte des gestionnaires pour grer au mieux les finances
de lassociation.
Lorsque les membres du CA le prparent, ils doivent, dabord, dterminer leurs objectifs. En
effet, le rapport financier et les dlibrations de lAssemble Gnrale peuvent dboucher sur la
mise en vidence des constatations, des recommandations, des problmes de financement et la
prise des dcisions adquates.
Un bon rapport financier doit permettre le contrle par les adhrents. Il faut, donc, quil soit
compris par tous et quil permette une participation effective et efficace de tous.
Il faut que les adhrents soient informs de la situation financire de leur association et en
mesure de faire des choix et propositions claires.
Le premier point prsenter est celui des donnes comptables et hors comptables
(bnvolat,). Les donnes doivent tre prsentes dune faon claire et simple tout en vitant les
mots comptables incomprhensibles par tous ; tels que effets recevoir, compte de
rgularisationetc.
La prsentation peut porter sur des analyses ponctuelles savoir :
o Comment volue le matriel de lassociation ;
o Part des ressources mobilises au sein de lassociation par rapport aux produits, aux
contributions des partenaires.

AMSED / AMAPPE / Fvrier 2005

Guide dinformation pour les associations / Gestion comptable


et financire dune association
10

Lanalyse doit dbaucher sur des propositions. Il est inacceptable de prsenter les problmes
sans formuler des solutions. Cet aspect du rapport est indispensable. Il serait souhaitable que
plusieurs solutions soient proposes afin que lassemble dlibrante puisse facilement reprer le
choix adquat.
2) Techniques des prvisions financires :
Il ne suffit pas de procurer lassociation, les fonds dont elle a besoin. Encore faut-il assurer
sa solvabilit et tirer la meilleure partie des fonds en pratiquant les techniques de prvisions.
Le budget est parmi, les outils de prvisions dont a besoin le plus lassociation. Il se dfinit
comme lexpression en terme financier dun programme dactivit annuel, dun projetetc. Cest la
prvision des charges (dpenses) et des produits (recettes) pour un exercice venir. Il se prsente
avec une colonne de charges et une colonne de produits. Gnralement, le budget est fait pour un
an et prsent lassemble gnrale et qui doit tre approuv par la majorit des adhrents pour
permettre au Conseil dadministration de le mettre en uvre.
Les fonctions dun budget :
On peut les rsumer en trois fonctions :
o Cest quand on sait ce que lon veut faire quil devient possible de rflchir sur les
moyens. Lune des premires fonctions du budget est la mobilisation des
ressources ncessaires pour raliser le programme dactivit ;
o Le budget cest aussi le moyen par lequel on rpartit les ressources dont on
dispose. Il permet donc de dcider des sommes quon mettra dans chacune de ces
parties numres ci-dessus, donc de limiter ou rduire certaines dpenses den
augmenter dautres.
o Le budget constitue, galement, un garde fou . Il dtermine les limites autorises
dans les dpenses et les minimes quil faut atteindre dans recettes.
Tout ceci, montre que le budget est outil indispensable dont personne ne peut sen passer.
Les dmarches pour laborer un budget :
+ Le point de dpart, cest videment de faire la prvision des recettes et les
dpenses pour chaque partie du budget partir du programme dactivit :
investissements ;
quipements ;
personnel ;
organisation et administration etc.
Parmi les difficults rencontres :
la certitude de ne pas oublier les dpenses et recettes importantes ;
la ncessit de disposer des donnes sres .
+ Lestimation des recettes et dpenses doit tenir compte de lexprience des annes
prcdentes, lenvironnement,etc. Un budget doit vivre. Il doit tre rgulirement
suivi et rajust durant lanne en fonction des vnements : Plus dentres que
prvus un spectacle, annulation dune animation en raison dintempries. Plus le

10

AMSED / AMAPPE / Fvrier 2005

Guide dinformation pour les associations / Gestion comptable


et financire dune association
11

budget aurait t prpar avec soin, plus il servirait daide la gestion en cours
dexercice.

11

AMSED / AMAPPE / Fvrier 2005