SERVICIO DE MANEJO DE CONTENIDOS

EL CONTRATISTA deber suministrar el servicio de un Gestor de Contenidos Empresariales

para archivos, imgenes, video, audio y cualquier otro tipo de documento; para
aproximadamente doscientas (200) cuentas de los funcionarios de los Programas Especiales,
con una variacin de cuentas de +/- 20%. El servicio del Sistema de Gestin de Contenidos,
debe cumplir con:
ESPECIFICACIONES TCNICAS
Usuarios

La solucin debe contar con soporte inicial

para 200 usuarios y considerar una variacin
de cuentas +/- 20%.

Cliente

Compatibilidad con navegador web Internet

Explorer, Chrome, Firefox, Safari y otros.

Colaboracin

Sitios.

Autenticacin basada
en protocolo LDAP.

Asistente
para
la
configuracin.

Conexiones
con
clientes de Ms Office.

Arquitectura de alta
disponibilidad.

Multicliente.

Comunidades.

Blog.

Wiki Empresarial.

Bsquedas
Opciones sociales.

favorito.

actividades
otros

Conectividad mvil.
Funcin marcar como
Compartir contenidos.
Seguir Usuarios
Notificaciones
de

REQUERIMIENTOS FUNCIONALES.
Caracterstica
Manejo de Archivos

Descripcin
La solucin debe permitir el manejo de
archivos en formatos de uso comn
(Ejemplos: pdf, doc, docx, ppt, xsl);
incluyendo proceso de visualizacin, y
edicin (cuando aplica), sin que ello implique
instalar componentes propietarios en la
estacin del cliente.
La solucin debe permitir asignar metadatos
a los documentos independientemente del
tipo de documento.
La solucin debe permitir
versiones de los documentos.

manejo

de

La solucin debe permitir la bsqueda,

identificacin y recuperacin de la(s)
versin(es) anteriores o posteriores de los
contenidos de cada usuario
La solucin debe permitir la definicin de
estructuras de espacios, carpetas y
subcarpetas con sus respectivos metadatos
y configurar en cada espacio los respectivos
niveles de acceso y permiso de los usuarios.
La solucin debe permitir la consulta de
documentos en dispositivos mviles, a
travs del explorador de internet o
aplicaciones mviles.
La solucin debe permitir actividades de
adicin o cargue de contenido mediante
estrategias de "arrastre y pegue" (drag and
Drop) sobre interfaces de usuario; y contar
con facilidades de adicin de contenidos en

ambiente simulado de "unidad de red

compartida". Esta actividad tambin debe
aplicarse a contenidos de correo electrnico.
La solucin debe permitir asignar roles y
permisos de usuario a diferentes niveles
dentro del sistema (espacios, carpetas,
subcarpetas y documentos)
la solucin debe permitir la gestin de
expedientes hbridos (fsicos y electrnicos)
por medio de referenciacin e inventario.
La solucin debe limitar a los usuarios las
opciones de eliminacin de documentos, la
cual se llevar a cabo bajo reglas
establecidas.
La solucin debe permitir la definicin de
reglas de carpetas, mediante una sencilla
interfaz interactiva que permita definir el
procesamiento de reglas para carpetas
individuales. Las reglas pueden ejecutar una
o ms acciones asociadas cuando se
cumplen.
Por
ejemplo,
pueden
implementarse reglas que conviertan los
contenidos a formato PDF automticamente,
de forma que estn listos para su
publicacin en Internet o en la intranet.
La solucin debe permitir definir esquemas
de nombres y cdigos estructurados de los
contenidos que se pueden asignar de forma
automtica o manual, respondiendo al
esquema de clasificacin general.
Manejo de Imagen y Audio

La solucin debe permitir el manejo de

contenidos audiovisuales en formatos de
uso comn; incluyendo proceso de
visualizacin, o reproduccin, sin que ello
implique instalar componentes propietarios
en la estacin del cliente.

La solucin debe permitir asignar una serie

de
metadatos
a
los
contenidos
audiovisuales, independientemente de su
formato.
La solucin debe permitir la consulta de los
contenidos audiovisuales en dispositivos
mviles, a travs del explorador de internet
o aplicaciones mviles.
Gestin Colaborativa de Grupo

La solucin debe permitir al usuario

compartir
y/o
visualizar
contenidos
compartidos con, o para, otros usuarios de
grupo.
El control detallado de acceso y seguridad
de los contenidos debe estar controlado
mediante el uso de Niveles de Seguridad
como Usuario, clave, rol, grupo, o sus
equivalentes (Autenticacin / Autorizacin)
La
solucin
debe
permitir
agregar
comentarios todos los contenidos dentro del
sistema, sin que esto implique directamente
la modificacin del documento.
La solucin debe permitir seguir a otros
usuarios o grupos de usuarios dentro del
sistema y recibir notificaciones de las
actividades realizadas de dichos usuarios.
la solucin debe permitir marcar como
favoritos los contenidos dentro del sistema y
que estos se visualicen en una carpeta de
acceso directo a dichos contenidos, sin que
esto implique duplicidad del contenido.
La solucin debe permitir crear espacios de
discusin y colaboracin como wikis
empresariales, blogs, foros, calendarios
colaborativos y otros.

Flujo de Actividades

La solucin debe permitir al usuario incluir, o

recuperar, contenidos que han sido

asociados a un flujo de actividades; han sido

etiquetados para su uso; o forman parte de
contenidos compartidos por un grupo
autorizado.
La solucin debe contar con plantillas de
flujos de trabajo que permitan al usuario
elegir una u otra opcin de acuerdo a la
actividad que desee ejecutar.
La solucin debe permitir que el usuario
administrador pueda modificar o crear
nuevos flujos de forma sencilla.
La solucin debe permitir al usuario la
creacin de pequeos flujos de trabajo para
sus
documentos
privados.
Esta
funcionalidad es adicional a la de creacin
de flujos de trabajo general (revisin,
aprobacin, publicacin); para el ambiente
corporativo. Los flujos de trabajo deben
permitir la transformacin de formatos, como
parte de las reglas aplicables a los
documentos finales.
La solucin debe permitir escalar los flujos
de trabajo a una instancia superior en los
casos en los que no se cumplan con los
parmetros establecidos inicialmente.
la solucin debe dejar registro (pista de
auditora) de todas las acciones que se
lleven a cabo dentro del flujo de trabajo.
La solucin debe permitir que se inicien
flujos de trabajo sin necesidad de contar con
un documento y que ste pueda ser aadido
en cualquier otra parte del flujo, si es
necesario.
La solucin debe permitir asignacin de
tareas basadas en reglas predefinidas.
Mediante la asignacin de revisores,

autorizadores, administradores
asignaciones personalizadas.

otras

Cada usuario debe tener acceso a paneles

de mando y/o resumen, en donde tenga
visualizacin en tiempo real de todos los
flujos de trabajo en curso; permitiendo al
usuario ver y priorizar las acciones
pendientes o incompletas. Tambin debe
permitir
configurar
notificaciones
personalizadas para las tareas pendientes.
Bsquedas de Contenido

La solucin debe permitir la bsqueda, por

diferentes atributos, de los contenidos
relacionados con el espacio privado o
colaborativo de cada uno de los usuarios.
Esta funcionalidad debe adicionalmente
permitir el cambio de estados de los
contenidos.
La solucin debe permitir bsquedas
simples y bsquedas avanzadas sobre los
documentos, su contenido o su metadata,
permitiendo filtrar sobre diferentes criterios.
La solucin debe permitir realizar bsquedas
por combinacin de criterios. Por ejemplo
una bsqueda en que se combine rangos de
fecha, tipo de documento y creador del
documento.
la solucin debe permitir ordenar los
resultados de bsqueda de acuerdo a
diferentes criterios. Por ejemplo relevancia,
fechas, tipo de documentos, entre otros
criterios.
La solucin debe restringir los resultados de
las bsquedas de acuerdo al rol y permisos
que tenga el usuario. Es decir que no se le
mostrarn los contenidos a los cuales no
permiso de acceder.

La solucin debe permitir que los usuarios y

administradores configuren los formatos de
visualizacin
de
los
resultados
de
bsquedas, incluyendo como mnimo las
siguientes funcionalidades:

Elegir el orden en que

se muestran los resultados,

Determinar el nmero
de resultados que se muestran cada vez
en la pantalla de visualizacin,

Determinar el nmero
mximo de resultados de una bsqueda,

Guardar los resultados

de la bsqueda,

Seleccionar
los
campos de metadatos que se muestran en
los resultados de bsqueda.
Inteligencia Empresarial

La solucin debe permitir disear

presentar mtricas, informes y reportes.

La solucin debe permitir ampliar o reducir

los reportes de acuerdo a las necesidades
de cada usuario y de acuerdo a la
informacin a la que el usuario tenga
permiso.
Seguridad

El sistema debe permitir que se restrinja el

acceso a los documentos, metadatos,
carpetas y espacios a determinados usuarios
o grupos de usuarios.
La solucin debe ser accesible nicamente
mediante autenticacin (usuario y password)
nicos para cada usuario.
La solucin debe reservar al(los) usuario(s)
administrador(es) la creacin de usuarios y la
definicin de roles y permisos.
La solucin debe permitir que los contenidos
almacenados en esta, sean accesibles
nicamente mediante la aplicacin web. Para

tal fin deber encriptar la informacin.

La solucin debe tener procedimientos
automticos de generacin de copias de
seguridad y de recuperacin, que permita
generar copias de todos los contenidos del
sistema.
La solucin debe garantizar que durante los
procesos de copia de seguridad se
mantendr la integridad y autenticidad de los
contenidos.
La solucin debe permitir que el usuario
administrador defina la periodicidad con que
se llevarn a cabo los procedimientos de
copia de seguridad.
La solucin debe reservar al usuario
administrador la capacidad de restaurar o
actualizar el sistema a partir de las copias de
seguridad. La solucin debe ajustarse a los
protocolos establecidos por el SGSI para los
programas especiales.
En el momento de la implementacin de la
solucin se deber dar cumplimiento a las
polticas internas y reglamentacin del SGSI
que aplique para los Programas Especiales
-el cual se le dar a conocer nicamente al
proponente seleccionado- el cual estar
obligado a implementarlas como parte de las
obligaciones contractuales.
Pista de Auditora.
La solucin debe mantener una pista de
auditora
inalterable,
que
almacene
informacin de forma automtica sobre todas
las acciones relacionadas con:
- Los documentos, carpetas y espacios,
- El usuario que inicia o realiza la accin,
- La fecha y hora en que se realiza la accin.

La solucin debe mantener la pista de

auditora durante el tiempo que se requiera,
que en este caso corresponde al ciclo de vida
de los documentos.
La solucin debe permitir exportar la pista de
auditora como un documento de archivo.
Retencin y Disposicin

La solucin debe permitir definir tiempos de

retencin a los documentos de acuerdo a
polticas internas definidas.
La solucin debe permitir definir pasos o
procedimientos que se deben ejecutar una
vez los tiempos de retencin han surtido
efecto.
La solucin debe permitir validar los tiempos
y procedimientos, es decir que antes de
ejecutar cualquier accin solicite confirmacin
al usuario administrador.
La solucin debe permitir que los todas las
acciones que se ejecuten en los procesos de
retencin y disposicin queden registrados en
la pista de auditora.

REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES.
Facilidad de uso

La
solucin
debe
proporcionar
asistencia en lnea en todo momento.
Los mensajes de error de la solucin
deben ser significativos, de forma que
los usuarios a los que estn destinados
puedan tomar las medidas adecuadas.
la interfaz
adecuada

de usuario debe ser

para
usuarios
con

necesidades especiales, es decir, que

ha de ser compatible con el software
especializado que se pueda utilizar y
con las directrices pertinentes sobre
interfaces.
La solucin debe ofrecer al usuario final
y al administrador en todo momento
funciones de uso fcil e intuitivo.
Siempre que la solucin incluya el uso
de ventanas emergentes, se deber
permitir que el usuario las mueva,
modifique su tamao y apariencia y que
estos cambios se guarden el perfil de
usuario.
Siempre que la solucin use una
interfaz grfica de usuario, deber
permitir que sus usuarios la configuren
a su gusto. En tal sentido conviene que
los aspectos de la personalizacin
abarquen al menos los siguientes
elementos, sin que esto sea limitante:
- Los contenidos de los mens.,
- La disposicin de las pantallas,
- El uso de las teclas de funciones y
atajos de teclado,
- Los colores, las fuentes y el tamao de
las fuentes que se muestran en la
pantalla,
- Las notificaciones y alarmas sonoras.
Cuando el usuario requiera introducir
metadatos, es necesario que la solucin
ofrezca funciones que permitan recurrir
al reconocimiento ptico de caracteres
en la captura de estos metadatos
(reconocimiento ptico de caracteres)
La solucin debe incluir una funcin de
ayuda sobre todas las funcionalidades a
las que tenga acceso el usuario.

Rendimiento y escalabilidad

La solucin debe ofrecer tiempos de

respuesta adecuados para llevar a cabo
las funciones normales del sistema.
Es deseable que la solucin sea capaz
de realizar bsquedas sencillas en
menos de 3 segundos, y bsquedas
complejas con combinacin de criterios
en menos de 4 segundos, con
independencia de la capacidad de
almacenamiento y de la cantidad de
contenidos almacenados en el sistema.
En todo caso se espera que en ningn
caso sea superior a 10 segundos
La solucin debe permitir la expansin
de usuarios sobre una medida SIN
SUJETARSE A- del 20% anual, sin
afectar la continuidad y la eficiencia del
servicio.
La solucin debe permitir la expansin y
crecimiento de almacenamiento de
contenidos sin que se afecte el
rendimiento del sistema.
Es deseable que la solucin ofrecida
contemple inicialmente y sin sujetarse a
ello un espacio para 20 Teras de
almacenamiento.
Se estima que a la fecha el volumen de
informacin
a
migrar
es
aproximadamente de 750 gigas.

Disponibilidad del Sistema

La solucin debe estar a disposicin de

los usuarios los 7 das de la semana 24
horas al da 365 das al ao sin
interrupciones graves que afecten el
desarrollo de las actividades.

El perodo de inactividad de la solucin

no debe superar las 5 horas cada mes.
El nmero de incidentes, que conlleven
a perodos de inactividad imprevistos de
la solucin no debe ser superior a 3 por
mes.
Interfaces

Se debe contemplar el diseo basado

en Web que sea acorde al portal web
de la en su versin vigente.
Los
formularios
y
dems
herramientas de apoyo deben ser
intuitivos al usuario, presentar ayudas
en lnea, su despliegue frente al
usuario debe ser rpida, permitir su
navegacin
a
travs
de
los
exploradores ms comunes como
Mozilla, e Internet Explorer, Chrome y
las diferentes plataformas (Windows,
Mac, Linux), autoajustable a cualquier
tamao y resolucin de pantalla del
usuario,
utilizar
imgenes
optimizadas y componentes de
diseo que permitan mostrar la
informacin de manera dinmica, gil
y esttica.
El navegador no debe requerir
ninguna modificacin o instalacin de
plugins, applets, o similares para que
el software funcione, ni requerir
soporte tcnico al usuario para poder
operar la aplicacin.
Se debe incluir el diseo de
interfaces para dispositivos mviles
(celulares, tablets, iphone, ipod, etc.).

Interfaces de Comunicacin

Las interfaces de comunicacin

deben contener los estndares Web y
fundamentalmente se deben basar en
protocolos HTTP, HTTPS para la
comunicacin con usuarios finales y
para desarrollo de Web Services
SOAP, WSDL, REST, Protocolo
necesarios para las interfaces entre
diferentes aplicaciones.
Indudablemente para los diferentes
niveles de red ser necesario la
utilizacin de otros protocolos que
complementan
las
diferentes
interfaces de comunicacin entre
cada uno de los componentes que
debern ser definidos en un nivel
mayor de diseo arquitectnico.

Identificacin y Autenticacin

La autenticacin se debe hacer a

nivel del aplicativo, se debe permitir
la integracin con servicios de
directorios
activos/LDAP,
especialmente
para
las
funcionalidades
que
permiten
autenticacin,
autorizacin,
administracin y almacenamiento de
datos de usuarios.
Los datos relacionados con la
identificacin de usuario y su
contrasea de acceso deben tener
una vigencia de acuerdo con las
polticas de seguridad definidas por la
entidad.

Control de accesos externos

En redes seguras en donde se

dispone de Firewalls mediante los
cuales el manejo de puertos y
protocolos son administrados desde

este punto, y no desde los sistemas

de informacin, todo esto se debe
implementar de acuerdo con las
polticas de seguridad definidas por la
entidad.

Se debe considerar aspectos de

seguridad
relacionados
a
su
utilizacin a travs de redes publicas,
garantizando la confidencialidad e
integridad, disponibilidad de la
informacin y acceso a ella.

Se debe incluir el diseo de pruebas

de
penetracin
que
permitan
identificar debilidades en el acceso al
sistema en lo relacionado con el
entorno, entrada, datos y lgica. No
se debe permitir dos o ms sesiones
simultaneas con el mismo usuario.
Auditora: Se debe implementar el
registro de acciones realizadas por
los usuarios a las principales
transacciones (usuario, fecha, hora) y
registros
del
sistema
en
lo
relacionado
con
la
creacin,
modificacin y eliminacin. De igual
forma se debe disponer de la
administracin de estos log o base de
trazabilidad
posibilitando
la
parametrizacin de las transacciones
o tipos de registros que generaran
trazas. Se deben incluir el diseo de
reportes y alertas de indicadores de
seguridad.
Administracin: Se debe disponer

de una opcin dentro del sistema que

permita el manejo y definicin de
informacin relacionada con usuarios,
roles,
accesos,
logs,
puertos,
conexiones,
opciones,
mdulos,
definiciones de Auditora y dems
elementos que permitan realizar la
administracin del componente de
seguridad del sistema. Se deben
incluir
reportes
y
consultas
necesarias para el control y
seguimiento de esta informacin.
Continuidad del Negocio

Con el fin de garantizar la continuidad

del negocio, la solucin deber contar
con sincronizacin en la nube (propia
o externa) de forma que se cuente
con un respaldo online de todas las
operaciones.
La solucin debe contar con
protocolos de alta disponibilidad que
garanticen la continuidad del negocio
en casos especficos de criticidad y
en tiempos mnimos de respuesta.

Adicional a la funcionalidad bsica, EL CONTRATISTA debe suministrar el servicio de Gestin

de Contenidos Empresariales, que permita las tareas bsicas de: almacenamiento, manejo
compartido y recuperacin de contenidos. Estos contenidos deben permitir el manejo privado a
nivel de usuario, manejo compartido en espacio de trabajo empresarial, y control de acceso a
nivel de usuario o grupo. El servicio de contenidos empresariales debe ofrecer la funcionalidad
de recuperacin, edicin en lnea, bloqueo, visualizacin, y asignacin de contenidos a un flujo
de trabajo. Tambin debe ofrecer funcionalidad para la creacin y manejo de las plantillas
predefinidas para los espacios de contenido. El sistema deber contar con la posibilidad de
conectarse con el cliente de correo electrnico, de forma que el usuario pueda copiar o mover
sus correos a un espacio determinado dentro del gestor de contenidos.
El usuario debe tener disponible en la interface del gestor de contenidos, los contenidos
asignados en su espacio de trabajo, los espacios privados, las plantillas predefinidas, y la
informacin del estado de actividad y privacidad de cada elemento.

El contenido de un espacio de usuario debe permitir la creacin de un mapa tipo "drive" para
acceso local simulado. El servicio debe permitir al usuario realizar invitacin por EMail a otros
usuarios que requieran compartir espacios de trabajo.
El servicio ECM debe permitir la ejecucin de tareas masivas como copia, cambio de
propiedades, o envo a espacios compartidos; y permitir la creacin de ciclos de vida de
contenidos, para los procesos de negocio que se definan en cada Programa Especial. Este
servicio debe tener una disponibilidad del 99,5%.
El sistema debe permitir eliminar usuarios sin que se eliminen los contenidos asociados al
mismo.
El CONTRATISTA deber ejecutar un plan de capacitaciones orientado a los usuarios de los
Programas Especiales, con el fin de precisar las capacidades y utilidades de los equipos
ofimticos multifuncionales. Estas capacitaciones debern concretarse con el supervisor del
contrato en cuanto a su claridad, precisin y alcance.
Teniendo en cuenta que el contratista prestar este servicio a los Programas Especiales como
un servicio en Nube, EL CONTRATISTA debe garantizar que este servicio est implementado
cumpliendo con los requerimientos de servicios en Nube, como lo son estar implementado
sobre un Data Center con las condiciones mnimas de operacin que garanticen ofrecer la
disponibilidad mnima del 99,5%, servicios de alta disponibilidad y replicacin as como un
horario continuo de operacin de 7x24.
Adicionalmente EL CONTRATISTA debe asumir todos los costos de Hosting, Aplicaciones,
Bases de datos, Actualizacin de aplicaciones, Soporte, Conectividad, Internet y Seguridad
Informtica y Fsica entre otros que sean necesarios para mantener operativo el servicio.
Si se presentan inconvenientes con los equipos que prestan el servicio o con el servicio en
general, EL CONTRATISTA debe atenderlos a travs de la mesa de ayuda en una modalidad
de 7x24 y haciendo solucin del inconveniente de acuerdo a su clasificacin de criticidad y
respetando los tiempos de respuesta establecidos en los ANS especificados en el tem de la
Mesa de Ayuda de este pliego.
Migracin
Se deber garantizar la migracin de la actual plataforma a la nueva solucin y a soluciones
futuras, sin que esto signifique contratiempos en el desarrollo de las actividades de negocio y
sin que se pierdan propiedades de los documentos.
La migracin podr llevarse a cabo de forma masiva o por paquetes. Sin que se afecten las
actividades de negocio o se pierdan propiedades de los documentos.

La migracin podr llevarse a cabo en segundo plano, de forma que dicho proceso no afecte el
desarrollo de las actividades de negocio.

Reportes e informes detallados

EL CONTRATISTA deber contemplar dentro de su servicio, la generacin de reportes
e informes detallados segn la necesidad de informacin y periodicidad que el
contratante estime.
Acuerdos de Nivel de Servicio
PRIORIDAD

TIEMPO DE RESPUESTA

TIEMPO DE RESOLUCIN

Crtico

Inmediata

< 2 horas

Alto

30 minutos

< 4 horas

Medio

4 horas

< 8 horas

Bajo

1 da

< 2 das