ARTICULO

DEFINICIN DE UN MTODO PARA DETERMINAR LAS EXISTENCIAS DE REPUESTOS

ESTRATGICOS BASADO EN SUS CAUSAS DE FALLA

Carlos Mario Prez

Ingeniero mecnico, Especialista en Sistemas de Informacin, Especialista en Gerencia de
Mantenimiento, Especialista en Gestin Integral de Activos y Proyectos. Profesional en RCM2 de
ALADON Network.
RESUMEN
Este artculo justifica la importancia de determinar un mtodo coherente, integral, riguroso y
unificado para definir qu cantidad de repuestos es necesario almacenar en funcin de las causas
de falla en diferentes activos, partiendo de que la gestin de inventarios es un elemento fundamental
para las buenas prcticas de la gestin de activos. Para conocer la manera como est siendo
abordada la gestin y administracin de inventarios dentro de las organizaciones y el nivel de
conocimiento que tienen los responsables de mantenimiento sobre cmo se toman las decisiones
actualmente en las organizaciones, se realiz un estudio de campo, por medio de encuestas, en
empresas de diferentes sectores econmicos con el fin de obtener resultados cuantificables que
permitieran comprobar las hiptesis partiendo de los elementos bsicos de la inferencia estadstica.
La encuesta tiene como objetivos principales conocer los impactos de los costos de los repuestos en
la gestin de mantenimiento, los mtodos de elaboracin de catlogos de repuestos y materiales, las
polticas empresariales de gestin de inventarios y los mtodos para definir modelos de inventario.
Los resultados del estudio de campo hicieron evidente que, si bien las empresas son conscientes de
las diferentes variables que intervienen para tomar la decisin ms apropiada acerca de los niveles
de inventarios a mantener en una empresa, cada decisin es tomada de manera individual y sin una
metodologa dominante y reconocida, lo que impide la unificacin de los conceptos, su
sistematizacin y, por ende, su uso regular. Esto permiti vislumbrar una gran oportunidad para la
definicin de un mtodo para lograr determinar existencias de repuestos estratgicos basado en sus
causas de falla que se describe en este artculo, para el cual se realiz una clasificacin de los
repuestos en genricos y especficos segn su rotacin.

PALABRAS CLAVE:
Activo, clase de activo, repuesto genrico, repuesto especfico, refaccin, lista de partes, modelo de
inventario, causa de falla, patrn de falla, punto de re-orden, CMMS (sistema computarizado de
informacin para mantenimiento), ERP (Sistema de planeacin de recursos), punto mnimo, punto
mximo, ONIR - optimizacin de niveles de inventario de repuestos y materiales, DST: mtodo para
determinar de manera sistemtica las tareas de mantenimiento

1. INTRODUCCIN
Las prcticas de gestin de inventario impactan directamente las utilidades de las organizaciones.
ste ha sido un tema de estudio enfocado a reducir los costos de mantenimiento relacionados con
dichas prcticas, que permitan mantener los niveles de inventario adecuados a los requerimientos de
una organizacin dada.
Con el fin de analizar la existencia de un modelo para la definicin de niveles de inventario y,
consecuentemente, analizar la administracin de los inventarios de repuestos y materiales en la
gestin de mantenimiento de las empresas, se llev a cabo un estudio de campo mediante la
realizacin de una encuesta en empresas latinoamericanas, de diferentes sectores, que han sido
clientes de servicios de consultora y de sistematizacin de datos de mantenimiento de la
organizacin Soporte y Ca. SAS. por ms de cinco aos. La encuesta realizada estuvo orientada a
evaluar la participacin y el conocimiento de los responsables de mantenimiento acerca de los
niveles de inventarios y de sus modelos de definicin adecuados a los requerimientos de las
organizaciones objeto de estudio. Las dificultades para desarrollar el estudio de campo se
presentaron debido que las reas de mantenimiento de las empresas donde fue enviada la encuesta
tienen una alta carga laboral, lo cual impidi que algunos de los responsables de dichas reas
respondieran la encuesta. En otros casos, la encuesta no fue respondida por falta de informacin o
por polticas de confidencialidad. Este artculo tiene como objetivo describir de manera resumida el
estudio de campo realizado y sus resultados principales que permitieron deducir que dicho modelo
es inexistente en las empresas objeto de estudio, para destacar la importancia de determinar un
mtodo estratgico para definir la existencia de repuestos basado en sus causas de falla. Adems,
el artculo describe el mtodo propuesto con los procedimientos necesarios para su implementacin
efectiva.

2. DESCRIPCIN Y RESULTADOS DEL ESTUDIO DE CAMPO

El mtodo de definicin para determinar las existencias de repuestos estratgicos basado en sus
causas de falla se deriv luego de analizar los resultados de un estudio de campo realizado en
empresas de diferentes sectores econmicos, clientes de la organizacin Soporte y Ca. SAS. Se
describir el estudio de campo de manera general y sus resultados principales que justifican la
definicin del mtodo de determinacin de inventarios propuesto.
El proceso buscaba obtener resultados cuantificables para verificar la hiptesis planteada de la
necesidad de definir un mtodo de determinacin de las existencias de repuestos en empresas que
cumplieran con los criterios de pertenecer a los sectores econmicos de minera, energa, industrial
o de transporte; empresas intensivas en activos; empresas con desempeo adecuado en la gestin
de mantenimiento o con planes para mejorarlo; empresas con estructura organizacional de
mantenimiento adecuada o con funciones bien distribuidas.
A partir de estos criterios, la poblacin estimada del estudio de campo la constituyeron 45 ingenieros
de 30 empresas latinoamericanas. De las 45 personas contactadas, debido a diferentes
impedimentos para responder la encuesta tales como falta de tiempo, falta de informacin o polticas
de confidencialidad, la muestra total del estudio de campo fue de 31.
Habiendo definido la poblacin, se dise una encuesta tcnica con diferentes tipos de preguntas
para conocer informacin especfica con el fin de evaluar cuatro criterios:

impacto de los costos de repuestos en la gestin de mantenimiento

mtodo de elaboracin de catlogos de repuestos y materiales
polticas empresariales en la gestin de inventarios
mtodos usados para definir la gestin de inventarios

Los sectores econmicos en los cuales se distribuy la encuesta fueron los siguientes:
Sector minero: minas de carbn, nquel y oro
Sector industrial: fabricacin de cajas, autopartes, alimentos, papel, peridico, qumicos, vehculos
Sector energtico: generacin de energa, distribucin de energa, transmisin de energa y
transporte de gas
La encuesta estuvo constituida por 38 preguntas distribuidas de la siguiente manera en una pregunta
abierta, 19 cerradas, 14 de seleccin mltiple y 4 de seleccin mltiple con rango.

2.1

Impacto de los costos de repuestos en la gestin de mantenimiento

Los resultados relacionados con el impacto de los costos de repuestos en la gestin de

mantenimiento permitieron diagnosticar que la distribucin del porcentaje que representa los
consumos de los repuestos con respecto a los costos de mantenimiento es diferente con respecto a
cada sector.
El estudio confirm una de las hiptesis en el medio de mantenimiento, la cual dice que los
consumos de repuestos constituyen normalmente entre el 50% y el 60% de los costos de su gestin.
Este hecho sugiri la necesidad de definir acciones ms concretas y efectivas para manejar un
componente que representa la mitad del costo de la gestin.
Uno de los resultados del estudio de campo indic que el 17% de las compaas no tiene
informacin acerca de cmo cuantificar el porcentaje que representa los consumos de repuestos del
total de inventarios, que es precisamente la informacin que permite calcular indicadores de rotacin
de inventario y conocer, de manera general e intuitiva, el componente de repuestos estratgicos y
genricos en un inventario de repuestos determinado.
Figura 1. Porcentaje que representan los consumos de repuestos del total de los inventarios de
repuestos.
0 a 15 %

17%

15 a 30 %
37%

7%

30 a 45 %
45 a 60 %

6%

60 a 75 %

3%

mas de 75 %

10%
20%

No tiene
informacion

Segn un catlogo de RCS (Reliability Centered Spares) de The Asset Partnership, el 50% del valor
del inventario puede estar constituido por piezas de repuesto que se utilizan en una tasa de menos
de uno por ao. Adicionalmente, sus partes, con el valor del 10% al 30% del inventario, pueden
permanecer en la bodega toda la vida de la planta. Por otra parte, si las piezas no estn disponibles
cuando sea necesario, el negocio podra sufrir consecuencias considerables por su inactividad.
Conociendo esto y los resultados recopilados en el estudio de campo, se concluy que la gestin de
inventarios, entendida como un control integral de los repuestos desde su catalogacin, descripcin,
planeacin, utilizacin y almacenamiento requiere especial atencin con miras a lograr una gestin
de mantenimiento exitosa.

2.2

Mtodos de elaboracin de catlogos de repuestos y materiales

Con relacin a los mtodos de elaboracin de catlogos de repuestos y materiales, segn los
resultados del estudio de campo todas las compaas dicen tener alguno que permita la codificacin,
descripcin, clasificacin y registro de los repuestos. Para que tal codificacin fuese efectiva, dichos
mtodos deberan obedecer a estndares internacionales, evitando duplicaciones y confusiones.
Segn el estudio, un tercio de las compaas presenta codificaciones duplicadas de repuestos por la
ausencia de un criterio que unifique sus descripciones, lo cual constituye uno de los ms grandes
errores en la administracin de los repuestos.
Existe un alto grado de dificultad para realizar seguimiento de consumo, variacin de precios,
demanda planeada, bsqueda en bases de datos internacionales y seguimiento de costos de
utilizacin si los repuestos no estn catalogados. Del estudio se dedujo que existe una gran
diferencia en las respuestas relacionadas con los porcentajes de listas de repuestos por catalogar
que ameritan, por lo tanto, un anlisis particular con el fin de conocer porqu algunas de las
empresas afirman que el porcentaje de repuestos a catalogar es menor que el 80% de las listas de
los mismos por activo, como lo evidenci el resultado mostrado en la figura 2.
Se puede afirmar entonces que no todas las compaas tienen claro cmo, cunto y cundo deben
catalogar. Lo ms interesante es que los despieces o listas de partes no han sido,
desafortunadamente, un procedimiento prioritario, lo que sugiere oportunidades de mejora
considerables a partir de la catalogacin apropiada y con las listas de repuestos adecuadas para los
equipos y las actividades.
Figura 2. Porcentaje de listas de repuestos catalogados.
7%

14%

0 a 10 %

4%

10 a 20 %

7%

20 a 30 %
7%

7%
4%
29%

7%
14%

30 a 40 %
40 a 50 %
50 a 60 %
60 a 70 %
70 a 80 %
80 a 90 %
90 a 100 %

2.3 Los despieces o listados de repuestos requeridos para actividades correctivas

De manera desafortunada muchas empresas y sus gestores de mantenimiento consideran que
los correctivos planeados y no planeados son actividades que se pueden dejar a la deriva; la
gran mayora de actividades correctivas pueden estar pre-planeadas con el fin de reducir los
tiempos de afectacin de los procesos, por ello, sin informacin adecuada para cada actividad
de este tipo, la definicin de la existencia de repuestos es cada vez mas difcil, ya que se
ignoran las necesidades de elementos fundamentales para garantizar el funcionamiento
oportuno de los activos. La figura 3 muestra dentro de la muestra, qu porcentaje de empresas
tienen sus listados de repuestos para trabajos correctivos.
Figura 3. Porcentaje de compaas que tienen listados de repuestos para actividades
correctivas.

40%
Si
No
60%

2.4

Planes de mantenimiento y gestin de inventarios

El estudio indic que el 50% de las organizaciones no tiene planes de mantenimiento que incluyan la
planeacin de recursos apropiados, haciendo importante mencionar que un plan de mantenimiento
solamente enfocado en las actividades genera un re-trabajo cclico a la hora de programar y planear
su ejecucin. Sin la informacin adecuada para cada actividad del plan de mantenimiento, la
definicin de las necesidades de existencia de repuestos es muy compleja ya que se ignoran las
demandas globales de elementos, dificultando la toma de decisiones apropiada en el proceso de
abastecimientos. En el estudio de campo qued demostrado que ms de la mitad de las empresas y
sus gestores de mantenimiento consideran que los correctivos planeados y no planeados son
actividades que actualmente estn a la deriva en lo que se refiere a repuestos y materiales
requeridos para el ejecucin de los trabajos, desconociendo que las actividades preventivas deben
estar pre-planeadas con el fin de optimizar los tiempos de afectacin de los procesos. Tal como lo
muestra la figura 4.

Figura 4. Porcentaje de compaas que tienen listados de repuestos para actividades proactivas.

52%

2.5

48%

Si
No

Polticas empresariales en la gestin de inventarios

Segn los resultados generales de las polticas empresariales de gestin de inventarios, las reas de
mantenimiento cada vez tienen un mayor peso en la toma de decisiones relacionadas con la compra
de repuestos. La tendencia general es mantener niveles mesurados y controlados de repuestos
originales, teniendo en cuenta que la cobertura de proveedores locales es mayor.
2.6

Mtodos para definir niveles de inventario

Con relacin a los mtodos para definir niveles de inventario, los resultados evidenciaron que no hay
un modelo de definicin de inventarios predominante.
De una u otra manera, los mtodos ms usados estn relacionados con algoritmos de sistemas de
administracin de inventarios por computador, hecho que, en algunos casos, puede inducir a error
ya que los repuestos de consumo continuo constituyen slo el 20% de las existencias. El 80%
restante corresponde normalmente a repuestos estratgicos, con patrn de falla aleatorio y con
diversas maneras de fallar. Este hecho exige sistemas de toma de decisiones ms relacionados con
los fenmenos fsicos que son causa de falla, lo que exige una orientacin en los estudios
respectivos diferente a la orientacin de modelos deterministas, estos ltimos que, segn los autores
Juan A. ngel y Rafael Garca Martn, son modelos de optimizacin que manejan un conjunto de
variables cuyo comportamiento o valor en el futuro se supone cierto, es decir, que no estn sujetos a
variacin, lo cual no es aplicable a los repuestos estratgicos.
Una de las debilidades ms grandes en la gestin de mantenimiento es el hecho de que se dedica
una gran cantidad de tiempo a la definicin y control de la mano de obra en detalle y no se presta
mucha atencin a la gestin de inventarios que, como este mismo estudio demuestra, constituye la
mayor parte de los costos de mantenimiento. Desafortunadamente, mucha de la gestin de
repuestos se hace como una accin a falta de sin los recursos, mtodos y personas adecuados.
Es importante reconocer que a cada manera de fallar debe asignarse una estrategia correspondiente
con respecto a los inventarios involucrados. Segn el estudio, el 58% de las compaas no toma
decisiones independientes por cada manera de fallar, lo cual justifica la oportunidad para crear un

mtodo estructurado y formal para asociar la manera de fallar con los niveles de inventario. A pesar
de que la mayora de las empresas encuestadas analizan el comportamiento del consumo histrico
para definir los niveles de inventario y las cantidades por pedir, esta prctica, si bien es
generalizada, no es necesariamente la mejor en todos los casos porque se est partiendo del hecho
de que las fallas son cclicas, aunque est demostrado que la distribucin es totalmente inversa.
Con relacin a la independencia de decisin por activo en el que est instalado, el 67% de las
compaas encuestadas dice tomar las decisiones con respecto al elemento en funcin del activo
donde se encuentra instalado, lo que permite escoger el mejor de los escenarios para un repuesto
que est en varios activos. Cuando las respuestas son dismiles se debe escoger un criterio
unificador.
Con relacin a la unificacin de decisiones independientes de un mismo elemento instalado en
activos diferentes, el 83% de las compaas dice no hacer dicha unificacin. Para generar esta
unificacin es necesario determinar, de manera coherente, integral, ponderada y unificada un
mtodo para definir qu cantidad de repuestos es necesario almacenar cuando tiene mltiples
maneras de fallar en diferentes activos.
2.7

Conclusiones generales del estudio de campo

A pesar de que las empresas tienen conciencia de las diferentes variables que intervienen para
tomar la decisin ms apropiada acerca de los niveles de inventarios que se deben mantener, los
resultados del estudio de campo demuestran que cada decisin es tomada de manera individual y
sin una metodologa. Esto impide la unificacin de los conceptos, su sistematizacin y, por ende, su
uso regular.
Esta afirmacin, sustentada por el estudio de campo, permite justificar el desarrollo de un mtodo
slido que unifique las decisiones para determinar la existencia de repuestos estratgicos.
Para desarrollar dicho mtodo de manera eficiente y eficaz, segn el estudio de campo realizado,
ste debe fundamentarse en el anlisis de causas de fallas de los elementos con el fin de definir los
niveles de inventarios.

3. DEFINICIN DEL MTODO PARA DETERMINAR LAS EXISTENCIAS DE REPUESTOS

ESTRATGICOS BASADO EN SUS CAUSAS DE FALLA
A partir de los resultados recopilados en el estudio de campo y de su anlisis, se define el mtodo
para determinar las existencias de repuestos estratgicos que se base en sus causas de falla.
El objetivo del mtodo es determinar el nivel ptimo de inventario de un repuesto basado en su costo
de compra, costo de tenencia, sus modos y patrones de falla. Esta determinacin permitir tomar
mejores decisiones acerca de las cantidades adecuadas a adquirir, con objetivos tales como
optimizar los tiempos de entrega de repuestos y materiales, minimizar los repuestos duplicados y
reducir el impacto de la ausencia de repuestos para manejar todo tipo fallas, entre ellas las de tipo
repentino y aleatorio. Para esto es necesario definir y revisar modelos de inventarios para cada
artculo y definir los lotes adecuados de pedido apropiados cuando sea necesario.
Para el cumplimiento de estos objetivos es necesario definir roles y responsabilidades del personal
analista de inventarios, de los planeadores de mantenimiento, de los ingenieros de mantenimiento o
confiabilidad como suelen ser llamados en algunas empresas y de los jefes de almacn y de
compras. Adems, deben realizarse cinco actividades previas a la definicin:
Definir y documentar un mtodo para la codificar, describir, clasificar y registrar los materiales y
las refacciones
Elaborar un catlogo de repuestos y materiales, recopilando informacin funcional y estructural y
registrarlo en el sistema de informacin ERP o en sistema de informacin para mantenimiento
CMMS
Elaborar un listado de repuestos como parte de la taxonoma de los activos, actividad conocida
como el despiece de los activos
Unificar las descripciones de los repuestos mediante expresiones acordadas y convenidas
Estructurar los modelos de inventarios como: estratgicos, de consumo, obsoletos, entre otras
descripciones posibles
Mantener un adecuado nivel de servicio al cliente en abastecimientos (mantenimiento y operacin),
en lo que tiene que ver con los niveles de inventario, se alcanza si se logra asegurar la continuidad
del proceso productivo o de la prestacin de servicios en cuanto a la disponibilidad, la rentabilidad, la
seguridad, la calidad y la integridad ambiental de los activos; no si se orienta a manejar solamente
consideraciones tradicionales como el nivel de inventarios, los ndices de rotacin, el valor del
inventarios, entre otros. La gestin de inventarios se debe a un entorno predominantemente tcnico
en donde los fenmenos fsicos causan deterioro, esfuerzos fluctuantes y adems estn sometidos
a diferentes exigencias que dependen en gran parte de las destrezas y capacidades de las
personas. Esto lleva a combinar herramientas y mtodos tcnicos, administrativos y de pronstico
que para ser efectivos requieren que se verifiquen y se evalen unos datos fundamentales
relacionados con la gestin de inventarios, tales como:

10

Antes de comenzar con el anlisis de optimizacin de niveles de inventario se debe verificar,

recopilar construir una informacin previa:

3.1

Informacin del repuesto a ser analizado: cdigo, descripcin, nmero de parte y referencia.
Activos donde est instalado, (Taxonoma) con esta informacin se determina el tipo de
repuesto a ser analizado: especifico o genrico
Catlogo del activo y listados de partes
Cantidad de repuestos instalados en el activo y en la clase de activo.
Consumo en el activo y en la clase de activo.
Modelo de inventario actual
Existencia total en diversos periodos previos al estudio
Tipo y tiempo de abastecimiento
Costo unitario del repuesto y costo del inventario total
Consumo estimado en actividades del plan de mantenimiento actual
Costo de tener y costo de comprar
Cantidad de salidas entradas de repuestos
Proceso general de optimizacin de niveles de inventario

El mtodo desarrollado para determinar la cantidad de repuestos que debe mantenerse para un
activo de acuerdo al tipo de modelo de inventario y a los modos y patrones de falla de un repuesto
difiere si el mismo es genrico o especifico, ya que en el primer caso es un elemento que comparten
varios activos y que normalmente se consume en cantidades similares en periodos de tiempo de
igual manera similares, en el segundo caso son repuestos de muy bajo nivel de movimiento y que se
usan en activos o familias de activos particulares y casi exclusivos; dicho mtodo consiste en un
proceso sistemtico en el que se llega a una decisin ptima resolviendo una serie de preguntas
establecidas dependiendo de la naturaleza del repuesto (genrico o especfico), de listas de
verificacin previas, de condiciones previas y aplicando los procesos prestablecidos a efectuar.
El primer paso es preguntarse si el material o el repuesto se requiere mantener en inventario, en la
decisin se incluye como aspecto principal el conocer los modos de falla del componente y si las
consecuencias de estas fallas pueden afectar la seguridad o el medio ambiente. Tambin se
considera que tan factible es la reparacin del repuesto a evaluar. En la siguiente figura se muestra
un diagrama de decisin para determinar si un repuesto se mantiene o no en inventario.

11

Figura 5. Proceso general de optimizacin de niveles de inventario

3.2 Anlisis de repuestos genricos

Debido a que los equipos tienen algunas caractersticas constructivas similares Los repuestos genricos
pueden ser usados en varios activos. Como consecuencia de esto, existe una cantidad considerable de estos
repuestos instalada en mltiples equipos, lo cual aumenta su probabilidad de fallar. Esto implica que su
consumo, generalmente, sea continuo y el manejo requerido sea similar al de materias primas. El mtodo de
clculo para repuestos genricos es muy conocido y se basa en el concepto del equilibrio.
De esta manera, el formato para analizar este tipo de repuestos consta de una clasificacin en seis aspectos:

12

Habiendo recopilado la informacin de las seis secciones descritas anteriormente, se genera y recopila un
formato establecido que permite incluir esta informacin en un solo documento.
En la tabla 1 se muestran el contenido completo del formato para el anlisis de un repuesto genrico.

13

Tabla 1. Anlisis de un repuesto genrico.

ANLISIS DE UN REPUESTO GENRICO

Cdigo del repuesto

Descripcin del repuesto

Modelo de inventarios actual

Activo con el
repuesto
instalado

Cdigo del
activo

Descripcin del activo

Existencia total

Cantidad
disponible

Costo unitario

Punto minimo - Punto

de re-orden actual
(Si no aplica se
registra NA)

Cantidad de re-orden
actual
(Si no aplica se
registra NA)

Tiempo de
reabastecimiento
promedio (en das)

% de tener en el
almacn

Costo de
comprar en la
empresa

Referencia en el
activo

Nmero de parte en
el activo

Catlogo de partes
(taxonomia)

Usado
actualmente en
plan de
mantenimiento?

Cantidad
instalada

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
TOTAL DE REPUESTOS INSTALADOS

Mes

Entradas

Salidas
(Consumo)

Desviacin
absoluta de salidas

Cantidad estimada
para plan de
mantenimiento

Formulacin

Enero
Febrero
Marzo

Punto de reorden = Punto Mnimo + Inventario de seguridad

Punto mnimo = Consumo promedio x Tiempo de reabastecimiento
promedio

Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre

Punto mnimo para el plan = Cantidad estimada para el P.M

promedio x Tiempo de reabastecimiento promedio
Inventario de seguridad = (Punto minimo x Promedio de desviacin
de salidas) / Promedio de salidas mensuales
EOQ= [(2*Consumo anual*Costo de comprar) / (% de tener*Costo
unitario)]1/2

Diciembre
Total
Promedio
Punto mnimo

Punto mximo = Punto de re-orden + EOQ

Punto mnimo
para el plan

Inventario de
seguridad

Punto de reorden
Clculado

EOQ

Punto mximo

Fecha:
________________________________
Realizado por:
____________________________

Seleccionado

14

3.3 Anlisis de repuestos especficos

Los repuestos especficos pueden ser usados solamente en activos idnticos o activos de la misma clase, por
lo cual estn sujetos a estrategias de mantenimiento proactivas o no proactivas especficas para su cambio,
reparacin o inspeccin. Su consumo, puesto que son repuestos especficos, es muy espordico y su rotacin
es baja, aunque tambin tienen consecuencias adversas de diversas magnitudes de o al fallar, a veces
catastrficas. Debido a que las condiciones de consumo de estos repuestos son particulares, el modelo de
anlisis debe considerar las fallas, su comportamiento, sus caractersticas y sus consecuencias. Por esto,
este mtodo no implica una formulacin matemtica como en el anlisis de repuestos genricos, sino que
depende del criterio del analista.
El formato para analizar este tipo de repuestos consta de una clasificacin de nueve aspectos:

Figura 6. Proceso de anlisis repuestos especficos.

(*) El tiempo de paro, si existe es calculado como: Tparo= Td+Tc+Te+Tr+Tp, donde,

Td= Tiempo que transcurre entre el paro, el reporte a mantenimiento y el diagnstico.
Tc= Tiempo que se tarda comprar el repuesto.
Te= Tiempo que se tarda entregar el repuesto.
15

Tr= Tiempo de reparacin.

Tp= Tiempo de pruebas y puesta en marcha.
Los costos de paro se calculan de la siguiente forma:
Costo de Paro = [Capacidad actual (Unidades producidas por hora)* Tiempo de paro]+ Costo de la
reparacin + Costos asociados con la reparacin + Otros costos relacionados con el paro (Compra de
energa, alquiler de equipos)
(**) El proceso de toma de decisiones para cada manera de fallar se muestra en la figura 10, en
donde se puede apreciar que lo que define la estrategia proactiva de mantenimiento o la accin
correspondiente para estar bien preparados por si ocurre la falla, depende de la manera como falla,
de manera muy resumida se reconocen 4 maneras de fallar:

Cclicas: producirn estrategias de reparacin o cambio peridico

Aleatorias progresivas: producirn estrategias de inspeccin para detectar fallas potenciales
Aleatorias repentinas: producirn estrategias tales como entrenamientos al personal que opera y
mantiene, mejoras en procedimientos, modificaciones a los activos y la decisin de mantener
repuestos en inventarios
Causadas por mortalidad infantil: generarn cambios en las estrategias de concepcin, instalacin,
entrenamiento y montajes de los activos

Los patrones mostrados en la figura 7 son explicados ms adelante.

Figura 7. Definicin de la estrategia de mantenimiento con base en el patrn de falla

16

3.3.1

Informacin de fallas y consecuencias

Causas de falla

Una causa de falla es cualquier evento que puede causar que un componente deje de funcionar. Es
importante que se listen todas las causas de falla ocurridas, las que estn siendo prevenidas por el plan
actual de mantenimiento y aquellas a las que se les haya identificado una probabilidad de ocurrir en el
contexto operacional de la empresa. Este listado debe incluir cualquier evento que haya causado fallas
funcionales por deterioro, errores de diseo y errores humanos del operador o mantenedor. La informacin de
las causas de falla puede obtenerse de historiales de fallas, experiencias de los mantenedores y operadores,
datos suministrados por los fabricantes, datos externos y anlisis de fallas previas (RCA), anlisis de RCM,
anlisis de modos de falla y efectos (AMFE)

Patrones de falla

En la figura 8 se observan los 6 diferentes patrones de falla. En cada grfico se muestra la probabilidad
condicional de falla vs edad.

Figura 8. Patrones de falla.

En un anlisis de inventarios es importante definir el patrn de cada modo o causa de falla para conocer si las
fallas son aleatorias sbitas, aleatorias progresivas o cclicas e identificar si puede realizarse una tarea
proactiva. Los patrones A, B y C generalmente corresponden a elementos simples equipos complejos en los
cuales las fallas tienen una causa dominante: fatiga, corrosin, friccin, abrasin, aplicadas con esfuerzos y
resistencias similares entre otras. Los Patrones D, E y F (patrones de falla aleatorios) estn asociados con
equipos complejos que tienen elementos electrnicos, hidrulicos y neumticos o sometidos a esfuerzos
diferentes con contextos operacionales cambiantes

Consecuencias de las fallas

Cuando ocurre una falla siempre aparece una consecuencia que, segn su calificacin, permite evaluar el
impacto de dicha falla. Las consecuencias pueden ser: riesgo de accidentes o lesiones, incumplimiento de
17

normativas ambientales, ineficiencia o prdida de produccin, aumento de costos de reparacin o prdida de

dispositivos de proteccin o seguridad.
Conociendo la informacin de fallas y consecuencias se completa la informacin de los nueve aspectos del
formato de anlisis de repuestos especficos incluyendo la informacin en un solo documento. En la tabla 2 se
muestra el formato que debe ser completado para el anlisis de repuestos especficos.

18

Tabla 2. Anlisis de un repuesto especfico.

ANLISIS DE UN REPUESTO ESPECFICO
Cdigo del repuesto

Descripcin del repuesto

Existencia total

Local

Nacional

Modelo de inventarios actual

Cdigo del activo

Referencia

Salidas en el
activo(Consumo)

Mes

Continental

Transcontinental

Punto mnimo Punto de re-orden

actual. (Si no aplica
se registra NA)

Cantidad de re-orden
actual. (Si no aplica se
registra NA)

Costo de tener en el
almacn

Costo de comprar en
la empresa

Repuesto usado en plan

de mantenimiento
actualmente?

Cantidad anual actual

para el plan de
mantenimiento

Cantidad instalada

Cantidad de activos
idnticos

Cantidad de este
repuesto instalado en
la empresa

Descripcin del activo

Catalogo de partes

Nmero de parte

Cantidad estimada
para plan de
mantenimiento del
activo

Salidas en todos los

activos idnticos
(Consumo)

Costo unitario

Tiempo de reabastecimiento promedio (en

das)

Tipo de abastecimiento
Fabricado en sitio

Cantidad disponible

Cantidad estimada para

plan de mantenimiento
todos los activos
idnticos

Tipo de inventario segn la informacin

Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre
Total
Promedio

Alta rotacin

Baja rotacin

Obsoleto

Exceso de inventario
Sin informacin

Causa de falla

Patrn de falla

Consecuencia
Incumplimiento
Prdidas de produccin o
normativas
ineficiencia
ambientales

Riesgo de accidentes y
lesiones

Aumento en los
costos de reparacin

Nmero de das de
paro si el repuesto no
se encuentra en
inventario

Costo de Paro

Cantidad de fallas
esperadas/ao/equipo

Cantidad total de
fallas esperadas

Motor desgastado
Motor sucio
Motor golpeado

Tareas a condicin

Causa de falla

Tarea

Causa de falla

Fecha:
Realizado por:

Intervalo P-F

Costo de la
consecuencia mas
grave

Frecuencia de tarea

Tcnica

Tareas cclicas
Frecuencia
Cantidad de cambios por equipo por ao

Tarea

Causa de falla

Das de paro de la
consecuencia mas
grave

El tiempo estimado
desde que se detecta el
sntoma hasta la falla
funcional, es mayor
que el tiempo de reabastecimiento?

Tarea

Tareas para fallas sbitas

Cantidad de fallas esperadas/ao/equipo

Nuevo modelo de inventario

Punto de re-orden

Cantidad total de cambios por ao

Cantidad total de fallas

Cantidad de re-orden

Punto mximo

Soporte y Cia SAS

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4. CONCLUSIONES

La clasificacin de repuestos en genricos y especficos es muy conveniente a la hora de

iniciar un programa para optimizar los niveles de inventario debido a que aclara el panorama
del uso de repuestos en los diferentes equipos y las posibilidades de que ocurran fallas
habiendo identificado cundo es necesario usar un tipo u otro.

En funcin de la naturaleza de los repuestos se sigue un modelo diferente de anlisis que

facilita la seleccin de la mejor decisin de inventario para ellos. La metodologa que se
propone recopila informacin referente al historial del repuesto analizado que permite
realizar procedimientos para definir el tratamiento que se le dar a cada repuesto del
inventario a partir del criterio, de la experiencia y de los conocimientos tcnicos del analista.
Para los repuestos genricos el procedimiento se basa en un modelo matemtico para
calcular el punto mximo de inventario, mientras que para los repuestos especficos, cuya
rotacin es baja y espordica, el procedimiento se basa en la informacin, el patrn y las
consecuencias de fallas.

La realizacin y el anlisis del estudio de campo permitieron justificar la importancia de la

definicin del mtodo descrito debido a la ausencia de un mtodo de determinacin de
existencias de repuestos. El mtodo descrito permite determinar el nivel ptimo de inventario
de un repuesto basado en sus costos de compra, de tenencia y en sus modos y patrones de
falla, lo cual permite optimizar sus tiempos de entrega.

Si bien los mtodos matemticos son tiles en algunos casos, como en el de los repuestos
genricos, las decisiones acerca de cuntos repuestos mantener de repuestos estratgicos
depende ms de la manera como fallan y del impacto de las mismas fallas,
desafortunadamente la falta de argumentos slidos por parte de los responsables de
mantenimiento y las decisiones generales, basadas slo en porcentajes generales que se
aplican como una regla universal a todo un almacn de repuestos; aunada a la falta de
gestin con los repuestos, ya que la ausencia de un trabajo consistente, permanente y
dedicado para definir los despieces, los tipos de repuestos, los modelos de inventarios y
tomar las mejores decisiones son hechos que en su conjunto explican porque es un rea de
tantas oportunidades para hacer la gestin de inventarios un elemento primordial en la
gestin de activos.

El mtodo planteado ofrece a los analistas de materiales y repuestos un proceso

estructurado y replicable, de sencilla aplicacin que parte de la manera como fallan los
repuestos y no se basa en una nica opcin sino que considera todas las posibles opciones
de falla para ofrecer un panorama ms amplio para la toma de decisiones.
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5. BIBLIOGRAFA

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