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CONTROL EN
EMPRESAS DE ARQ.
ADMINISTRACION DE EMPRESAS
ARQUITECTONICAS
[2015]
S.A. de C.V.
SELECCION DE AREAS
Es aceptable que todas las tareas que realiza una empresa son importantes,
pero y (De acuerdo con Pareto, debemos identificar la minora que define en
mayor y ms directa medida los resultados de la empresa.
5.120. MEDICION ESTADISTICA
S.A. de C.V.
5.140. SEGUIMIENTO
Desafortunadamente debemos aceptar el gran defecto de inconsistencia en
nuestra actuacin como ejecutivos, cuando planeamos excelentes programas
que iniciamos con gran mpetu, difcilmente continuamos y casi nunca
terminamos.
El control por excepcin, no quiere decir que excepcionalmente se realicen
actividades de control, por lo contrario, significa una constante medicin de
efectos, que fundamenten una excepcional investigacin de causas, donde la
oportunidad
debe
anteponerse
a
la
exactitud.
En otras palabras el CPE a travs de mediciones aproximadas y constantes nos
avisar de la enfermedad por acontecer, sin esperar a la autopsia que nos
detallar
sin
lugar
a
dudas
las
causas
de
la
muerte.
5.150. EVALUACION
S.A. de C.V.
El control por objetivos es un instrumento que ser tan eficiente, como lo sea la
persona que lo implante; por tanto, no podemos esperar milagros a travs de
la aplicacin de este control, pero s estamos seguros, que debidamente
implantado proporcionar ptimos resultados a la empresa que lo adopte.
En principio y para su aplicacin, tenemos que considerar:
a) Qu har el subordinado.
b) Para qu periodo de tiempo.
c) Cmo se valuar el desempeo.
5.220. CARACTERISTICAS DE LOS OBJETIVOS
S.A. de C.V.
El costo indirecto de operacin representa el cargo que la estructura tcnicoadministrativa de la oficina central de la empresa ocasiona sobre el costo de las obras
realizadas en el lapso estudiado, bajo los 5 rubros enunciados en el subcaptulo 2.500.
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2.
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6
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1
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5.410. INDUCCION
El registro por partida doble desarrollado por Paccioli en el siglo XVI, tiene como
caracterstica principal, ser un proceso inductivo de registro, que va de lo particular a lo
general en una secuencia cronolgica.
5.420. VERACIDAD
La contabilidad slo puede registrar fenmenos econmicos ocurridos, los cuales
debern estar apoyados en forma fehaciente por los documentos correspondientes.
Esta caracterstica que otorga una gran confianza hacia los datos contables, tiene
como limitante en la construccin, que una gran mayora de los fenmenos econmicos
tienen
un
largo
proceso
de
integracin
documental.
Por otra parte no hemos encontrado ningn contador que pueda aceptar el valor de
una estimacin en proceso (sin cantidades de obra, ni precios unitarios autorizados)
como
activo
real
aproximado.
Asimismo, con muchas dificultades hemos logrado convencer al contador que el dinero
entregado al residente de la obra, es un gasto de obra y que a nuestro juicio no lo
adeuda a la empresa, dado que dicho efectivo slo puede tener dos usos, o se
emple en la obra o fue robado por el tcnico. En el primer caso es costo de obra y
en el segundo, dejando fuera las consecuencias legales, tambin es costo de obra.
Por ello recomendamos, cargar la entrega a residencia directamente a la obra en
cuestin, y cuando se reciba la comprobacin, distribuirla a las cuentas del catlogo
general que sean afectadas y la suma de la comprobacin, registrarla en forma
negativa en la cuenta de residencia para no incrementar el costo.
5.430. EXACTITUD
S.A. de C.V.
5.520. APROXIMACION
Nuestro control complementario no podr ser exacto, al intervenir el activo y pasivo
probables, cuyos valores en muchos casos sern fijados en forma intuitiva, empero,
creemos que una falta de liquidez de aproximadamente $ 1OOO, OOO.OO provoca los
mismos efectos que otra determinada exacta de $ 963,225.28.
5.530. OPORTUNIDAD
La caracterstica principal del sistema complementario propuesto deber ser la
oportunidad, dado que el movimiento cclico de erogacin y de ingreso en la empresa
constructora, es semanal, nuestro sistema debe proporcionarnos la informacin
semanal tambin sobre los fenmenos ocurridos en el lapso anterior.
5.540. PREVISION
Si bien es cierto que la historia de cualquier desarrollo es importante para
tomar decisiones (cuando los fenmenos futuros renan las caractersticas de
los histricos), es incuestionable que nuestro sistema complementario deber a
ms de lo anterior, fincar teoras a futuro, que nos permitan prever fenmenos
y por tanto disear acciones que los anulen o los incrementen, segn el caso
de ocurrencias no deseables o benficas.
5.550. COMPLEMENTACION
S.A. de C.V.
S.A. de C.V.
Art. 2628. Una vez pagado y recibido el precio, no hay lugar a reclamacin
S.A. de C.V.
sobre l, a menos que al pagar o recibir las partes se hayan reservado
expresamente
el
derecho
de
reclamar.
Art. 2629. El que se obliga a hacer una obra por ajuste cerrado, debe
comenzar y concluir en los trminos designados en el contrato, y en caso
contrario,
en
los
que
sean
suficientes,
a
juicio
de
peritos.
Art. 2630. El que se obligue a hacer una obra por piezas o por medida, puede
exigir que el dueo la reciba en partes y se la pague en proporcin de las que
reciba.
Art. 2631. La parte pagada se presume aprobada y recibida por el dueo;
pero no habr lugar a esa presuncin solamente porque el dueo haya hecho
adelantos a buena cuenta del precio de la obra, si no se expresa que el pago se
aplique
a
la
parte
ya
entregada.
Art. 2632. Lo dispuesto en los dos artculos anteriores no se observar cuando
las piezas que se manden construir no puedan ser tiles, sino formando
reunidas
un
todo.
Art. 2633. El empresario que se encargue de ejecutar alguna obra no puede
hacer la ejecutar por otro, a menos que se haya pactado lo contrario, o el
dueo lo consienta; en estos casos, la obra se har siempre bajo la
responsabilidad del empresario.
Art. 2634. Recibida y aprobada la obra por el que la encarg, el empresario es
responsable de los defectos que despus aparezcan y que procedan de vicios
en su construccin y hechura, mala calidad de los materiales empleados o
vicios del en que se fabric, a no ser que por disposicin expresa del dueo se
hayan empleado materiales defectuosos, despus que el empresario le haya
dado a conocer sus defectos, o que se haya edificado en terreno inapropiado
elegido por el dueo a pesar de las observaciones del empresario.
Art. 2635. El dueo de una obra ajustada por un precio fijo puede desistir de
la empresa comenzada, con tal que indemnice al empresario de todos los
gastos y trabajos y de la utilidad que pudiera haber sacado de la obra.
Art. 2636. Cuando la obra fue ajustada por peso o medida, sin designacin
del nmero de piezas o de la medida total, el contrato puede resolverse por
una y otra parte, concluidas que sean las partes designadas, pagndose la
S.A. de C.V.
parte concluida.
Art. 2637. Pagado el empresario de lo que le corresponde, segn los dos
artculos anteriores, el dueo queda en libertad de continuar la obra,
empleando a otras personas, aun cuando aqulla siga, conforme mismo plano,
diseo o presupuesto.
Art. 2638. Si el empresario muere antes de terminar la obra, podr rescindirse
el contrato; pero el dueo indemnizar a los herederos de aquel del trabajo y
gastos
hechos.
Art. 2639. La misma disposicin tendr lugar si el empresario no puede
concluir la obra por alguna causa independiente de su voluntad.
Art. 2640. Si muere el dueo de la obra, no se rescindir el contrato, y sus
herederos sern responsables del cumplimiento para con el empresario.
Art. 2641. Los que trabajen por cuenta del empresario o le suministren
material para la obra, no tendrn accin contra el dueo de ella, sino hasta la
cantidad que alcance el empresario.
S.A. de C.V.
Facturas de materiales.
Recibos de servicios profesionales.
Facturas o recibos de subcontratos.
Listas de raya.
Pagos laborales.
Pagos fiscales.
Pagos municipales.
Recibos de honorarios.
Por lo cual existirn 3 tipos fundamentales de recibos en las obras por administracin:
S.A. de C.V.
a) Documentos por contrato.
1. Por anticipo.
2. Por reembolso y honorarios.
3. De liquidacin.
S.A. de C.V.
2.5
%
%
%
%
%
%
%
al
15.0*
4.0
40.0*
15.0*
2.0
4.0*
8.0
5.0*
%
%
0.5
4.. 0
100.00 %
S.A. de C.V.
Lo cual nos orienta hacia dnde obtendr mejores resultados nuestro control
(*).
En adelante intentaremos delinear los controles de los integrantes principales.
1. Mano de obra.
2. Material.
3. Compra de equipo.
S.A. de C.V.
S.A. de C.V.
Ventajas
a) Suprime una parte de la sobrevigilancia.
b) Facilita la valuacin unitaria.
c) Selecciona al personal apto para cada actividad.
d) Evita tiempos perdidos.
e) Permite a mayor trabajo mayor percepcin y a menor trabajo menor
percepcin.
Desventajas
a) Incrementa las dificultades de su control.
b) Puede reducir la calidad.
e) Puede ser injusto (o bien se hace justo a travs de inventar conceptos de
pago cada semana).
3. Sistema de bonificaciones por productividad. Si aceptamos como riesgo total
de la empresa constructora, la determinacin del rendimiento, sugerimos un
control por excepcin de la mano de obra, con los pasos siguientes:
a) Bonificar al trabajador a travs del maestro de obras, cuando la
productividad
se
incremente.
b) Cumplir nicamente con el salario mnimo y mnimo profesional de oficiales
y
operarios,
cuando
la
productividad
se
mantenga
normal.
c) Investigar profundamente los rendimientos, cuando la productividad se
reduzca notablemente, sin dejar de cumplir con el pago de los salarios de ley.
Para la estimacin de la bonificacin que, en su caso, deba repercutirse al
maestro de obras y a los trabajadores, sugerimos al lector:
S.A. de C.V.
f)
5.644. Materiales
Para el control de este concepto, que llega a representar hasta el 40% del
precio de venta de la edificacin, consideramos conveniente analizarlo segn
su secuencia de adquisicin, empleo y pago en las etapas siguientes.
5.644.1 Pedido
En las empresas por nosotros investigadas, hemos encontrado dos sistemas
bsicos, sobre los cuales indicaremos sus ventajas y desventajas.
A. Centralizacin total de compras.
Ventajas.
1. Menos costo de adquisicin.
2. Mayor control.
S.A. de C.V.
Desventajas.
1.
2.
3.
4.
5.644.2 Recepcin
Para la recepcin de materiales, sugerimos al lector el uso de la forma Control
de proveedores, donde el bodeguero anotar semanalmente los recibos del
material y en forma muy especial sealando la calidad y la cantidad real
ingresada, quedndose con una copia y enviando semanariamente a la oficina
central dicho control debidamente autorizado por el residente de la obra.
S.A. de C.V.
5.645. Subcontratos
La delegacin total del control de los subcontratos al departamento contable,
tiene como inconvenientes:
1.
2.
3.
4.
S.A. de C.V.
5.646. Equipo
El equipo sugerimos controlarlo a travs de 2 enfoques: el administrativo y el
de servicio.
A. Control administrativo
El control administrativo recomendamos llevarlo a cabo a travs de un
inventario anualmente actualizado, dnde y segn la reglamentacin vigente,
registremos el valor de compra y la depreciacin permitida.
Cabe hacer notar la conveniencia de no incluir en el equipo la herramienta ni la
madera de cimbra y, en cambio, considerarlos como material de consumo.
En relacin a la clasificacin del equipo sugerimos al lector los siguientes
rubros.
1. Equipo de oficina
1.1 Mecanogrfico
1.2 Duplicador.
1.3. Dibujo.
1.4. Computacin.
1.5. Comunicacin.
1.6. Fotogrfico.
1.7. Mobiliario (figura de la tabla 54).
1.8. Decoracin.
1.9. Biblioteca.
1.10. Transporte.
2. Equipo de obra
2.1. Transporte.
2.2. Topogrfico.
2.3. Gasolina.
2.4. Elctrico.
2.5. Compactacin
2.6. Laboratorio
2.7. Varios.
S.A. de C.V.
B. Control de servicio
Este control deber ser implementado por la gerencia de construccin y tendr
por objeto.
1. Distribuir el equipo en la forma ms conveniente.
2. Conocer el estado de cada equipo.
3. Conocer la ubicacin de cada equipo.
4. Conocer la fecha de desocupacin del equipo.
El financiamiento obtenido en forma especfica para una obra hace muy simple
su control, pero, el financiamiento obtenido en forma global, hace laborioso su
control, por lo que sugerimos en forma primaria, registrarlo en un estado de
cuenta global (figura 56) y anualmente repercutirlo (en forma aproximada) a
las obras ejecutadas en el perodo en cuestin. Cabe hacer notar que el
financiamiento con capital propio, puede inducir una falta de liquidez muy
costosa para la empresa y su control recomendamos llevarlo a cabo segn lo
indicado en la seccin 5.700 subseccin 5.730.
S.A. de C.V.
5.662. Materiales
En la edificacin, los materiales estructurales son los de mayor trascendencia,
por tanto:
a) Concretos,
b) aceros de refuerzo,
e) compactaciones
Sern los materiales sobre los que se debe incidir.
c) Compactaciones
Para pruebas de compactaciones sugerimos:
1. Numerar las muestras cronolgicamente.
2. Realizar 2 pruebas porter de correlacin.
3. Definir el lugar de la prueba.
S.A. de C.V.
S.A. de C.V.
S.A. de C.V.
Las columnas que integran este reporte adicional son quince; las columnas de
importes se dividen en dos grupos empleando dos signos claves, stas son:
C: Informacin real proporcionada por el departamento de contabilidad con base en la
Figura 64.
R: Informacin proporcionada por el residente de la obra de un estimativo del avanceS.A. de C.V.
de la construccin (revisado por la gerencia).
Columnas:
C. 1. Nmero de obra.
C. 2. Acumulado anterior mensual (de reporte de control semanal).
C. 3. Erogado este mes (resumen mensual del reporte de control semanal).
R. 4. Pasivo del mes (importe de facturas por compra de materiales para la obra
respectiva y de los materiales solicitados que se encuentran en trnsito).
C. 5. Acumulado del mes (suma de las columnas 2, 3 y 4).
C. 6. Cobrado anterior (importe acumulado de entradas en efectivo de la obra
tratada, con base en el reporte de control semanal, abarcando el mes inmediato
anterior).
C. 7. Cobrado este mes (acumulado de los ingresos recibidos durante ese mes).
C. 8. Estimaciones presentadas (importe de las estimaciones de avance de obra ya
aprobadas por el cliente para su cobro).
R. 9. Estimaciones por presentar (importe aproximado del avance de obra, para su
presentacin al cherite).
10. Acumulado actual (suma de las columnas 6,7,8 y 9).
C.11. Utilidad bruta anterior (importe aproximado de utilidad o prdida bruta
obtenida en el mes anterior).
C.12. Utilidad bruta actual (1mpore aproximado de utilidad o prdida del mes
tratado).
Todo sistema de control tiende al ideal de constancia absoluta. En muchas ocasiones la
constancia absoluta es impracticable empero y por lo menos se trata de lograr que la
accin de estos mtodos de control sea absolutamente permanente.
5.770. ARCHIVOS.
El control complementario deductivo requiere un apoyo importante del archivo,
por lo cual en adelante mencionaremos las carpetas que como mnimo son
necesarias para apoyo al sistema.
S.A. de C.V.
de
las
operaciones
normales
contables
en
la
empresa
S.A. de C.V.
CONCLUSION.
El control debe ser una parte bsica de cualquier empresa incluida la
empresa constructora y es el hecho de que sea bsica lo que le hace
igual de importante, el control por excepcin por ejemplo que deja lo
ms importante para los altos mandos y los problemas comunes a los
mandos de primera linea,
basndose ellos en la evaluacin del
problema, dndole un seguimiento y aplicando las acciones correctivas
necesarias.
Pero a mi gusto es mejor el control por objetivos en el que te basas en
metas para avanzar pero siendo conscientes de los verdaderos alcances
de la empresa, no pidiendo ms o imposibles, buscando e los errores,
las causas y las soluciones. Tambin son importantes los controles de la
oficina es decir, costos indirectos y de los gastos dentro de la obra, as
como el control de gastos de ingresos y egresos a la obra, tales de los
proveedores o de nuestros clientes, adems de los tipos de cobros de la
obra, ya sea precio alzado, precios unitarios o por administracin.
El control en obra es mas amplio de lo que a primera vista se puede
creer ya que existe control de mano de obra, de gastos indirectos de
obra, el control del personal de obra, de los materiales etc.