AUDITORA DEL CICLO DE ADQUISICIN Y PAGO: PRUEBAS DE CONTROL,

PRUEBAS SUSTANTIVAS DE OPERACIONES Y CUENTAS POR PAGAR

Ciclo de Egresos-Compras
Egresos-Compras
Es el conjunto de actividades que desarrolla una empresa para adquirir los recursos
necesarios, principalmente de carcter material para la realizacin de sus objetivos. Una
parte significativa del esfuerzo contable en un ciclo de egresos-compras (llamado tambin
adquisicin y pago) se dedica usualmente a clasificar la adquisicin de los recursos entre
diversas cuentas de activo y de gastos. (38:35) La adquisicin de productos y servicios
est compuesta por elementos como la adquisicin de materia prima, equipo, suministros,
servicios, reparaciones y mantenimiento e investigacin y desarrollo. En este ciclo se
incluyen aquellas funciones y atributos que se necesitan para:
1. Adquisicin de bienes, mercancas y servicios.
2. Desembolsos de efectivo
3. Devoluciones de compras, descuentos y bonificaciones sobre compras.
4. Cancelacin de las adquisiciones.
5. Clasificar, resumir e informar sobre lo que se adquiri y pag.
Para realizar la operacin de compras comprende entre otras, las siguientes
actividades:
1. Proponer objetivos, polticas y metas de compras, aplicarlos y vigilarlos.
2. Formular el plan general de compras y programar las adquisiciones de acuerdo
a las necesidades de produccin, ventas, condiciones y ciclo de mercado, etc.
3. Coordinar en forma eficiente los recursos humanos, materiales y tcnicos que
integran la operacin de compras y proponer los cambios pertinentes.
4. Establecer y actualizar los registros de precios y condiciones de compra de los
diversos artculos, que de manera repetitiva, se requieren en la empresa y
mantener informacin histrica de estos artculos.
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5. Recibir y tramitar las solicitudes y requisiciones para adquirir los artculos y
servicios que las diversas reas de la empresa requieran.

6. Vigilar que los departamentos que solicitan la adquisicin de algn artculo lo

hagan cumpliendo con los requisito establecidos por la empresa, con las
especificaciones adecuadas de los artculos requeridos y con la oportunidad que
permitan su abastecimiento normal.
7. Obtener de diversos proveedores cotizaciones y otras condiciones de compra
de los artculos diversos.
8. Analizar las posibilidades y alternativas en adquisicin de cada artculo
requerido.
9. Seleccionar al proveedor por sus condiciones de venta del artculo requerido, as
como las propias de su empresa, garanticen una compra ptima al menor costo
y aseguren el abastecimiento ptimo de los artculos adecuados.
10.Vigilar que los pedidos recibidos se surtan de acuerdo con la solicitud de
cantidades, especificaciones, tiempo, precio y dems condiciones de entrega.
11.Presentar las reclamaciones o hacer la devolucin de artculos surtidos en
desacuerdo con lo pedido, aclarar las responsabilidades de la propia empresa y
atender las observaciones de cualquier tipo que presenten los proveedores.
12.Participar en el establecimiento de las polticas relativas al pago a proveedores
considerando las condiciones de tesorera de la empresa para aprovechar al
mximo las posibilidades de negociacin de las compras.
13.Coordinar sus actividades con reas relacionadas, principalmente, produccin,
ventas, almacenes, control de calidad y tesorera. (19:10)
El inters primordial es que la funcin bsica de compras debe existir a diferentes
niveles; en los niveles bajos es la eficiencia con que el personal auxiliar cumpla con
la parte que le corresponde en los procedimientos operacionales; en el nivel
intermedio, hay inters en la efectividad con que las actividades individuales
cumplan los aspectos ms importantes, como la seleccin de proveedores y la
negociacin del proceso; y en los niveles altos, hay preocupacin por el grado en

que se puedan percibir las oportunidades de lograr mejores compras para las dems
funciones gerenciales.
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El ciclo de egresos-compras incluye las decisiones y procesos necesarios en la
obtencin de los productos y servicios para la operacin de un negocio por lo
general, el ciclo comienza con la iniciacin de una solicitud de orden de compra por
parte de un empleado autorizado que necesita los productos o servicios, y termina
con el pago de los beneficios recibidos.
Debido a las diferencias en tiempo que existen entre la recepcin de los recursos y
el desembolso del efectivo, las cuentas a pagar y diversos pasivos acumulados,
tambin se afectan directamente por este ciclo.
2.12.2 Registros contables en el ciclo de egresos-compras
Compras
Desembolsos de efectivo
Ajustes por compra
Distribucin de cuentas
Pagos anticipados
Pago a proveedores
2.12.3 Formas y documentos del ciclo de egresos-compras
Solicitud o requisicin de compra: es una solicitud de productos o servicios que
presenta un empleado autorizado para ello. Puede tratarse de requisiciones de
adquisiciones, como materiales por parte de un jefe o un supervisor del almacn.
Las empresas tambin dependen de puntos de nuevos pedidos que procesa la
computadora para iniciar de manera automtica las requisiciones de compras
rdenes de compra: es un documento en donde se expresa la descripcin,
cantidad e informacin relacionada con los bienes y servicios que la empresa
piensa comprar. Este documento se utiliza para indicar la autorizacin para

adquirir productos y servicios. Con frecuencia, las empresas presentan rdenes

de compra en forma electrnica a proveedores que han realizado los arreglos
precisos para el intercambio de datos electrnicos (IDE).
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Documentos de recepcin: la recepcin de productos o servicios del proveedor
es un punto crtico en el ciclo, es el momento que la compaa reconocen por
primera vez la adquisicin y pasivo financiero relacionado en sus registros.
Cuando se reciben los productos, el control adecuado exige una revisin de la
descripcin, cantidad, llegada oportuna y condicin. Un informe de recepcin es
un documento de papel o electrnico que se prepara al momento que se reciben
los bienes tangibles. El informe de recepcin incluye una descripcin de los
bienes, la cantidad recibida, la fecha de recepcin y otros documentos
importantes. La recepcin de los bienes y servicios en el curso normal del
negocio representa normalmente la fecha en que las empresas reconocen el
pasivo financiero por una adquisicin.
Facturas de proveedores: es un documento legal que indica conceptos como la
descripcin de calidad de bienes recibidos, precio (incluyendo el flete), trminos
del descuento en efectivo y fecha de facturacin. Es un documento esencial que
especifica la cantidad de dinero que se debe al proveedor por una adquisicin.
Para la empresa que utiliza IDE, la factura del proveedor se transmite de manera
electrnica en lugar del papel.
Notas de dbito y de crdito: se prepara un informe llamado estado de cuenta
que indica el saldo inicial, en las adquisiciones, devoluciones y bonificaciones
para las cuales se emiten notas de dbito o crdito para emitir el pago al
proveedor y el saldo final.
Expediente: documento que las empresas utilizan con frecuencia para
establecer medios formales de registro y control de adquisiciones. Los

comprobantes constan de una portada o folder para contener los documentos y

un paquete de documentos importantes, como la orden de compra copia de la
hoja de embalaje, informe de recepcin y factura del proveedor. Despus del
pago se agrega una copia del cheque al paquete de comprobantes.
Solicitudes de cheques: es el documento por medio del cual se solicita un
desembolso para determinada fecha, gasto y proveedor.
Cheques: el documento que se utilizada para pagar la adquisicin. Despus que
la persona autorizada firma el cheque, este se convierte en un activo. Por lo
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tanto, el signatario o una persona a su cargo debe enviar por correo los cheques
firmados. Cuando el proveedor cambia el cheque por efectivo y el banco del
cliente lo cobra, se convierte en un cheque cancelado. Por medio de algunos
arreglos por medio del IDE, la empresa paga al proveedor de forma electrnica
mediante una transferencia electrnica de fondos (TEF) entre el banco de la
compaa y el banco del proveedor.
Autorizaciones para desembolsos: se debe realizar obteniendo la firma de los
cheques por parte de la persona autorizada, la separacin de la responsabilidad
de firma de la funcin de cuentas por pagar y revisin cuidadosa por parte del
liberador del cheque de los documentos de respaldo al momento de firmar.

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Fuente: Tabla 19-1 Kell, Walter; Boyton William, Auditora moderna