Vous êtes sur la page 1sur 23

Opciones de Autorelleno

Microsoft Excel dispone de numerosas herramientas y ayudas


para realizar varias tareas con los datos ingresados en las
hojas, una de estas son las opciones de autorelleno, por
ejemplo si deseamos ingresar datos con los meses del ao,
basta con escribir el primer mes enero, luego para que las
celdas se llenen con los nombres de los siguientes meses,
basta acercar el cursor a la parte inferior derecha de la celda
donde se encuentre el mes de enero y observemos que las
cruz del cursor toma una forma ms delgada, es entonces que
debemos mantener oprimido el botn izquierdo del ratn y
desplazarlo hacia abajo para que las celdas se llenen con los
nombres de los siguientes meses una vez que soltemos el
cursor, como lo podemos observar en la siguiente imagen:

De igual forma se puede hacer una prueba con los das de la


semana empezando el lunes, una vez que se haya hecho el
desplazamiento hasta que aparezca el da domingo, si se
contina con este desplazamiento vamos a observar que
aparece otra vez el da lunes, esto siempre va a suceder con
este tipo de datos.

Con los nmeros no sucede lo mismo, si ponemos uno y


deseamos que aparezcan los siguientes con el mismo
procedimiento, esto no sucede, pero si hacemos una ligera
modificacin se puede conseguir obtener relleno con nmeros
consecutivos, para esto escribimos en la primera celda el
nmero 1 y en la siguiente el nmero 2, luego marcamos las
dos celdas y continuamos con el procedimiento antes descrito,
aparecer entonces

Centrar datos en las celdas

Fundacin Foro Educacin a distancia


Psicoterapias Cognitivas y Psicologa Positiva
www.fundacionforo.comEnlaces patrocinados

Si los datos de estas celdas deseamos que se muestren


centrados, basta con hacer clic en el cono de Centrar,
obteniendo lo siguiente

Color de relleno
Tambin podemos poner color de relleno a todo el rango
seleccionado A2:A8, para esto hacemos clic en el cono
correspondiente y el resultado que se obtiene es que se
colorea el fondo de todas las celdas seleccionadas, como lo
podemos observar a continuacin

Si bien el color amarillo aparece por default, se puede


seleccionar el color que consideremos ms apropiado dando
un clic a la derecha del mismo cono y observaremos lo
siguiente:

Con un poco de prctica podremos utilizar cualquier icono o


herramienta del men INICIO o de cualquiera de los mens
que se encuentran a la derecha de este, acercando el cursor a
cualquier icono, siempre aparecer un pequeo recuadro de
texto donde se explica la funcin de cada uno de ellos, de
modo que su uso solo es cuestin de prctica.

Captulo 1:
La hoja electrnica. Filas,
columnas, celdas y modificaciones
Enlaces patrocinadosVASTEC

Equipamentos Inds.

Pontes Rolantes, Talhas Eltricas, Guindastes,As.Tcnica 11-3572-8000


www.vastec.com.br

La hoja electrnica
Desde hace varios aos, Microsoft en su afn de brindar cada
vez mejores sistemas computarizados, ha ido perfeccionando
sus programas y Microsoft Excel no es la excepcin, antes de
la aparicin de esta hoja electrnica que en la actualidad sirve
para muchas actividades, existan en el mercado, programas
de hojas electrnicas como Lotus 123 y Q-pro.
Con la aparicin de Excel en varias versiones, muchos
profesionales han acogido esta hoja electrnica como una
herramienta fundamental para sus trabajos y tareas diarias. En
lo personal me siento muy satisfecho con el desempeo de
este software, en razn de que se lo puede hacer las
adaptaciones que sean necesarias para que se adapte a los
propsitos de la Contabilidad.
Estudiaremos la versin de Microsoft Excel 2007, con el
propsito de que las personas que accedan a este curso
saquen el mximo provecho para su ptimo desempeo en el
campo laboral, vamos a incluir algunas imgenes que van a ser
de mucha utilidad para la asimilacin del conocimiento, en
primer lugar vamos a observar la siguiente pantalla:

Cuando accedemos a este software, observamos que


disponemos de un men principal conformado por: Inicio,
Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar, Vista y
Complementos. Cada una de estas opciones tiene varios
submens, ayudas, conos y herramientas que las
encontramos a continuacin del men principal y que afectan
los datos con los cuales trabajamos. En la parte inferior
encontramos que disponemos de tres hojas electrnicas con
una opcin para incrementar su nmero dependiendo del
trabajo que vayamos a desarrollar. Existen muchas ocasiones
en que solo se utiliza una hoja, mientras que hay trabajos ms
complejos que ameritan la utilizacin de varias hojas
electrnicas, en cualquier caso se las puede guardar en un solo
archivo.
Filas y Columnas
En la parte inferior vamos a encontrar filas y columnas, las filas
estn identificadas con nmeros, mientras que las columnas
estn designadas con letras, las filas van numeradas desde la
1 hasta la 1048576, mientras que las columnas inician con la

letra A y terminan con la combinacin de las letras XFD, segn


podemos observar en la siguiente imagen

Celdas

Software para Pymes Gestione las Finanzas,


Ventas, Inventarios y ms, de su empresa!
www.parnet.com.mxEnlaces patrocinados

Las celdas son las intersecciones entre una fila y una columna,
son susceptibles de almacenar datos alfanumricos con
mltiples propsitos, las celdas siempre reflejan su posicin
(columna-fila) en el lado izquierdo de la barra de frmulas. Toda
informacin que maneja Microsoft Excel se encuentra en
celdas perfectamente identificadas, donde se manejan todos
los datos o informacin con los cuales se trabaja.
Como toda celda puede ser identificada con la letra y la fila,
dando su localizacin exacta, cuando tenemos ms de una
celda, este concepto se llama rango de celdas; es decir, un
rango puede ir desde la celda B3 hasta la celda B7, para una
mejor identificacin de este rango, se puede reconocerlo de la

siguiente forma B3:B7, donde aparece la seleccin de la


primera y ltima celda.
La identificacin de rangos de celdas es muy til cuando se
trata de realizar varias operaciones como sumas de algunos
valores, por ejemplo, tambin sirve para dar un nombre a un
rango, todo depende de los trabajos que estemos
desarrollando.
Modificaciones
Toda celda es susceptible de hacerle modificaciones,
normalmente tiene un alto de 15,00 (20 pixeles) y un ancho de
10,71 (80 pixeles), como observamos acontinuacin:

Para modificar el alto y ancho de una celda, en el caso de las


filas debemos acercar el cursor a la parte inferior del nmero de
la fila, una vez que aparezca

debemos mantener oprimido el botn izquierdo del ratn y


desplazarlo hasta que el alto de la celda sea el que mas ptimo
para nuestro trabajo. De igual forma para ampliar o reducir el
ancho de una columna debe acercar el cursor a la parte
derecha de la celda hasta que aparezca

e igualmente debe mantener oprimido el botn izquierdo del


ratn y desplazarlo hacia la derecha o la izquierda hasta fijar un
ancho conveniente para esa columna.

Captulo 3:
Operaciones bsicas. Suma, resta,
multiplicacin, divisin y
exponenciacin
Enlaces patrocinadosSoftware

para Pymes

Gestione las Finanzas, Ventas, Inventarios y ms, de su empresa!


www.parnet.com.mx

Operaciones bsicas
Entre las operaciones que puede realizar Microsoft Excel estn
las operaciones bsicas como son: suma, resta, multiplicacin,
divisin y exponenciacin.
Suma
Para realizar una suma, necesitamos ingresar en las celdas,
valores que sean susceptibles de sumar, es decir nicamente
nmeros, si introducimos un dato alfabtico por ejemplo, no se
puede realizar la operacin y el resultado que Excel dar es
#VALOR! indicando con esto que un valor utilizado en la
frmula es errneo.
Suma de celdas individuales
Existe mas de una forma para realizar las sumas, en el ejemplo
siguiente, vamos a realizar la suma de los valores de las celdas
B4, B5 y B6, para lo cual colocamos el cursor donde queremos
que vaya el total(B7), antecedemos el signo = y seguidamente
ponemos la primera celda B4, luego ponemos el signo + la
siguiente celda B5 otra vez el signo + y la ltima celda B6, el
resultado obtenido se muestra en la celda B7.

Suma utilizando icono de sumatoria


Esta forma para sumar es generalmente ms utilizada, ya que
solo necesitamos colocar el cursor donde queremos que se
totalice (B8) y hacer clic en el icono de sumatoria,
inmediatamente aparece en la barra de frmulas
=SUMA(B3:B7), luego que damos un enter, aparece el
resultado en la celda B8 y el cursor salta de forma automtica a
la celda B9, como lo podemos ver en la siguiente imagen

Excel, adems de sumar en forma vertical, tambin puede


hacerlo de forma horizontal como lo podemos observar a

continuacin, la grfica corresponde a la suma del rango


A3:D3.

Resta

Cursos de idiomas con EF Cursos de 2 semanas a 9 meses


para todos los niveles. Catlogo gratis!
www.ef.comEnlaces patrocinados

Se puede realizar operaciones de resta identificando en forma


individual con los signos +(mas) o (menos), los minuendos y
sustraendos, nos ubicamos en la celda donde deseamos
obtener el resultado y al igual que en el primer caso de las
sumas, es necesario anteceder el signo =(igual), en el ejemplo
siguiente sumamos dos valores C4+C5 y restamos otros dos
C6-C7, el resultado lo obtenemos en la celda C8.

Tambin se puede realizar resta con una suma previa, a la que


se le resta dos valores, en el siguiente ejemplo observamos
que a la suma del rango B4:B5 (250), restamos los valores de
las celdas B6(10) y B7(20)

Multiplicacin
Para obtener la multiplicacin entre dos o ms valores,
antecedemos el signo = colocamos la celda del primer valor,
luego utilizamos *(asterisco), otra celda para ingresar un
segundo valor y enter, en el siguiente ejemplo vamos a obtener
en A5, el resultado de multiplicar =A3*A4.

Divisin
Para la divisin, antecedemos el signo =, ponemos la celda del
primer valor, luego utilizamos el signo / y la celda del segundo
valor, en el ejemplo siguiente en la celda C6 dividimos C4 para
C5, luego entonces en la barra de frmulas aparece =C4/C5.

Exponenciacin
Aunque estas operaciones son poco frecuentes, vale conocer
que Excel tambin puede elevar a cualquier potencia un
nmero dado, en el siguiente ejemplo utilizamos la frmula
=2^3, esto equivale a multiplicar =2*2*2 o lo que es lo mismo
elevar 2 al exponente 3, el resultado lo podemos observar en la
celda B4.

Captulo 4:
Software contable educativo
desarrollado en Microsoft Excel
Enlaces patrocinadosSoftware

para Pymes

Gestione las Finanzas, Ventas, Inventarios y ms, de su empresa!


www.parnet.com.mx

Antecedentes
El avance tecnolgico constante de Microsoft Excel a travs de
sus varias versiones, ha dado como resultado que se pueda
desarrollar un Software contable con fines educativos, es decir
que al igual que otros sistemas contables computarizados, se
puede obtener los principales libros y reportes de la
Contabilidad, esto a pesar del excepticismo de ciertos
profesionales que consideran que Excel fue creado con otros
propsitos.
La editorial Libros en Red, en cooperacin con el autor del
presente curso, lanzaron al mercado en el ao 2003, el libro
Excel y Contabilidad cuyo objetivo es disear un software de
Contabilidad bajo Excel adaptndolo a las necesidades del
usuario, vamos a utilizar algunas imgenes de este trabajo
para entender como funciona el sistema.[1]
Introduccin al Software Contable
Como hemos observado en captulos anteriores, Excel
contiene 3 hojas de forma standard, pero pueden incluirse ms,
dependiendo del trabajo a realizar, en este caso nuestro
sistema contiene 5 hojas, para los siguientes propsitos:
Hoja 1 DIARIO, para registrar las transacciones en Diario
General
Hoja 2 MAYOR, para revisar el libro mayor de cualquier cuenta

Hoja 3 BALANCE, para disponer de un Balance de


Comprobacin
Hoja 4 GENERAL, para obtener el Balance General
Hoja 5 RESULTADOS, para el Estado de Resultados o
Prdidas y Ganancias
Para ingresar a este software y por motivos de seguridad, es
importante dotar al sistema de una clave de seguridad, la cual
puede ser incluida cuando se construye el programa.
Diario General
En esta hoja se puede registrar con asientos de diario cualquier
transaccin de la entidad para la cual se realiza la Contabilidad,
contiene en la parte superior izquierda un Plan de Cuentas, el
cual se muestra en un cuadro de lista entre el rango A1:D6
que lo veremos con ms detenimiento en el prximo captulo,
este recuadro es bsicamente de consulta para ver las cuentas
que podemos utilizar en nuestra Contabilidad, dispone de una
barra de desplazamiento que permite consultar desde la
primera hasta la ltima cuenta.
En la celda E2, podemos observar que se muestra la fecha,
ms abajo en la celda A7 debemos poner el nombre de la
entidad, para este caso en particular la empresa se llamar
MODELO S.A., en el resto del documento, el libro diario
aparece con las columnas necesarias para registrar la
informacin de las transacciones con son: fecha, comprobante,
cdigos que al momento de digitarlos aparece en forma
automtica el nombre de la cuenta, descripcin para colocar las
referencias para cada cuenta que interviene en el asiento,
dbito y crdito.
Es necesario indicar que en el rango E3:E4, aparece un botn
con el nombre de Nuevo Diario que sirve para dejar en blanco
todo el contenido del libro diario, este botn contiene una
macro que se debe usar con cuidado, nicamente cuando ya
se ha terminado un perodo contable y se va a iniciar un nuevo
diario general. Para que este botn se pueda activar, primero,

hay que considerar la advertencia de seguridad que se


encuentra sobre la barra de frmulas, haciendo clic en
Opciones, escogiendo luego Habilitar este contenido y por
ltimo dando un clic en Aceptar como lo vemos en las
siguientes imgenes:

En la celda F8, aparece en forma automtica un mensaje de


advertencia, como medida de prevencin para que los asientos
registrados siempre se mantengan cuadrados, es decir los
valores de los dbitos deben ser iguales a los valores de los
crditos en cada asiento contable.
Se debe dejar una fila en blanco para diferenciar entre un
asiento y otro; cada asiento debe tener su propio nmero de
comprobante ya sea de ingreso(CI #), egreso(CE #) o diario(AD
#).
Una vez registradas todas las transacciones en la hoja de
DIARIO, se puede imprimir todas las pginas que se hayan
utilizado en el perodo contable, cabe anotar que en ocasiones
no se utilizan todas las pginas del Diario, en ese caso solo se
imprimir las pginas utilizadas.
Macro

VASTEC Equipamentos Inds. Pontes Rolantes, Talhas


Eltricas, Guindastes,As.Tcnica 11-3572-8000
www.vastec.com.brEnlaces patrocinados

Es una secuencia de acciones previamente definidas y


grabadas, que pueden accionarse con un botn o la tecla ctrl.+
una letra. Estas grabaciones se realizan con el objeto de
resumir en una sola tecla, varias acciones de carcter
repetitivo.
Libro Mayor
Esta hoja sirve para reflejar los dbitos y crditos de cada
cuenta, contiene los siguientes elementos: un cuadro de lista,
donde se puede consultar directamente el saldo en cualquier
momento del perodo contable, haciendo clic en la cuenta que
se desee y que se refleja en las celdas E5 o F5, dependiendo
si el saldo es deudor o acreedor. Consta tambin de una celda
para la fecha en la celda E2.
Para seleccionar y ver el mayor de una determinada cuenta, se
debe acceder a travs del filtro que se encuentra ubicado en la
celda D12 y seleccionar un solo cdigo.

En el caso del ejemplo que vamos a ilustrar, primero


consultamos la cuenta 1.1.1.21 BANCO DEL PICHINCHA C.C.

434542 y vamos a observar que obtenemos en la celda E5 un


saldo de $ 1.530, luego en el filtro de la celda D12 escogemos
el cdigo 1.1.1.21, que corresponde a la misma cuenta,
finalmente oprimimos el botn Presentar Mayor y vamos a
observar lo siguiente:

Como vemos el saldo del Mayor coincide con el valor que


previamente consultamos en la celda E5, esta consulta
aparece a manera de Vista preliminar, si deseamos podemos
imprimirla, haciendo clic en imprimir y escogiendo desde la
pgina 1 hasta la pgina 1, en razn de que no son muchos
movimientos y no es necesario imprimir todas las pginas,
pues sera algo innecesario.
Balance de Comprobacin
Esta tercera hoja del software permite entre otras cosas,
verificar que tanto las sumas como los saldos se encuentren
cuadrados, tambin nos permiten hacer una clasificacin de los
grupos y subgrupos de cuentas para obtener la informacin
necesaria para estructurar el Balance General y el Estado de
Resultados.

Balance General
Es la cuarta hoja donde se recoge la informacin
exclusivamente de las cuentas de activo, pasivo y patrimonio,
esta informacin la recupera el sistema de la hoja BALANCE,
una vez verificados las cuentas y valores, se lo puede imprimir
para un mejor anlisis o para guardarlo en el archivo
correspondiente.

Estado de Resultados
Tambin conocido como Estado de Prdidas y Ganancias, esta
quinta hoja sirve para determinar la utilidad o prdida obtenida
durante el perodo o ejercicio contable, en base a la
informacin de las cuentas de gastos e ingresos que se obtiene
de la hoja BALANCE, la utilidad o prdida obtenida es
trasladada de forma automtica al patrimonio del Balance
General.
Una vez ejecutado el cierre de un ejercicio contable, es decir
cerrando las cuentas de resultados, se le puede dar

continuidad a la Contabilidad con los saldos del Balance


General, que se lo registra como el primer asiento del siguiente
ejercicio.

Es necesario indicar que todo este software contable est


diseado con frmulas, cdigos y ms facilidades que brinda
Microsoft Excel, el usuario no tiene que ser un programador
para desarrollar este sistema, solo debe tener algo de
experiencia en el manejo de Excel y desde luego saber las
bases de la Contabilidad.
Cuando ya est listo el software, el usuario solamente debe
realizar los asientos con un buen criterio contable, todo lo
dems puede hacerlo el sistema como cualquier otro software
contable como comprender el lector del presente curso, no
podemos ahondar ms en el tema, pero si anotar que el libro
Excel y Contabilidad est al alcance de cualquier persona
interesada en este software y se lo puede ver en el portal de
Libros en red. El libro indica paso a paso como se debe
proceder para concluir con xito el sistema.

[1] http://www.librosenred.com/libros/excelycontabilidad.html

Vous aimerez peut-être aussi