FINES

Los fines que se pretenden conseguir con los libros registros son:
-

Cumplir con la normativa legal vigente

Tener registrada de una forma ordenada la documentacin generada y
recibida por la empresa.
Facilitar la localizacin de documentos.

CLASIFICACIN DE LOS LIBROS DE REGISTRO

Los libros de registro podemos clasificarlos en obligatorios y auxiliares.
LIBROS OBLIGATORIOS:
Libros obligatorios son aquellos que las distintas leyes vigentes exigen llevar a
comerciantes y empresarios.
LIBROS AUXILIARES:
Libros auxiliares son los comerciantes y
voluntariamente para el control de la empresa.

empresarios

pueden

llevar

Libro diario
En l se registran diariamente las operaciones relativas a la actividad econmica
de la empresa.
Libros de inventarios y cuentas anuales
Se abrirn con un balance detallado de la situacin patrimonial de la empresa.
Al menos trimestralmente se confeccionar un balance de la comprobacin de
sumas y saldos.
El libro registro de bienes de inversin
Es un libro obligatorio que registra la adquisicin de aquellos bienes de inversin
de cuya compra la empresa puede deducir el IVA posteriormente.
Libros de actas de sociedades
En el que quedarn reflejados todos los acuerdos tomados por las juntas
generales y especiales, y por los dems rganos colegiados de la sociedad.
En l quedar tambin constancia de puntos tratados, intervenciones efectuadas,
acuerdos adoptados, resultado de votaciones, etc.

El acta deber ser firmada por el secretario/a, con el visto bueno del presidente/a.
Libro de registro de acciones nominativas
Ser necesario para las sociedades annimas, cuyas acciones sean nominativas,
que debern llevar un registro del titular y de los sucesivos titulares de dichas
acciones, con datos como el nombre, el domicilio, etc.
Libro de facturas emitidas
En l registrarn las facturas emitidas por la empresa.
Libro de facturas recibidas
Los sujetos pasivos deben numerar correlativamente todas las facturas y
documentos de aduanas correspondientes a los bienes adquiridos o importados.
Se podr registrar una misma factura en varios asientos correlativos cuando este
documento tenga operaciones que tributen a diferentes tipos del impuesto.
Libros de mayor
Son las cuentas que recogen los diferentes movimientos habidos en el libro diario,
de forma individual.
Libro auxiliar de caja
Sirve para anotar el movimiento de cobros y pagos realizados en efectivo. Su
informacin debe coincidir con el libro mayor de caja.
Libro de efectos comerciales a cobrar
En l se anotarn todas aquellas letras de cambio giradas a clientes y deudores.
Libro de efectos comerciales a pagar
Se anotarn todas aquellas letras de cambio que debe pagar la empresa a sus
proveedores, acreedores, etc., con el objetivo de poder tener un mejor control de
los pagos que debe realizar.
La ficha de almacn
Se utiliza para llevar un control de las existencias que tenga la empresa.
La primera anotacin en una ficha de almacn segn este criterio puede ser
debida a:
-La continuacin de una ficha anterior.

-Una compra.
-La continuacin de un ejercicio econmico contablemente cerrado.

Transacciones comerciales
El valor patrimonial de la empresa en marcha es debido a las diversas
operaciones financieras y comerciales que se realizan a diario. A esas
operaciones, en contabilidad, se les denomina transacciones y se definen como la
ocurrencia de un acto de voluntad mediante el cual dos o ms personas celebran
un convenio que, de alguna manera, afecta los valores que integran el patrimonio.
Unas originaron cambios de un activo por otro activo; otras originan cambios tanto
en el activo como en el pasivo; o cambios en el activo y el capital.
Una transaccin comercial puede ser, por ejemplo, una venta, un pago, una
compra, una devolucin, etc.
Las transacciones comerciales deben ser apropiadamente clasificadas segn su
naturaleza, de manera que se registren en las cuentas adecuadas, esta
clasificacin se debe hacer conforme a un plan contable previamente elaborado
por el ente econmico.
En desarrollo de las normas bsicas, las normas tcnicas regulan el ciclo contable.
El ciclo contable es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos los
hechos econmicos se reconocen y se transmiten correctamente a los usuarios de
la informacin.
Por ejemplo: El seor GONZALEZ nos ha pagado $30.000 pesos. Ese pago se
puede contabilizar como un hecho contable con fundamento en comprobantes
debidamente soportados, las transacciones econmicas se deben registrar en
libros, es decir, por el sistema de partida doble.

TRANSACCIONES PERMUTATIVAS.
Son aquellos hechos contables que no afectan el capital de la empresa y slo
constituyen cambios de valores dentro de la igualdad patrimonial. Es el caso
cuando se adquieren bienes al contado; por ejemplo, mobiliario; aqu ocurre una
disminucin del activo "Efectivo" y un aumento del activo "Mobiliario", sin afectar el
valor del capital. A este hecho contable se le puede denominar transaccin
permutativa dentro de un mismo elemento, puesto que los cambios se sucedieron
dentro del activo mismo.

Existen otros hechos permutativos, tales como la adquisicin de bienes a crdito;

por ejemplo, equipo de oficina; este hecho origina un aumento del activo "Equipo
de oficina" y un aumento del pasivo "Cuentas por pagar", sin alterar el valor del
capital. A este hecho contable se le denomina transaccin permutativa entre
diferentes elementos, ya que aqu ocurre un cambio de valor en el activo y el
pasivo.

TRANSACCIONES MODIFICATIVAS:
Son aquellos hechos contables que afectan en alguna forma el capital de la
empresa. Estos hechos pueden ser de dos tipos: modificativos propios o de origen
operacional; y modificativos impropios, originados por el dueo del patrimonio.

Las transacciones modificativas propias provienen de las operaciones regulares

realizadas por la empresa; por ejemplo, los ingresos por servicios prestados; esta
operacin origina un aumento del capital; por lo tanto, es un hecho modificativo
propio aumentativo. Por el contrario, todo gasto en que se incurra disminuir el
capital y se tendr entonces un hecho modificativo propio disminutivo.
Las transacciones modificativas impropias tambin afectan el capital, pero en este
caso son producidas por el propietario del patrimonio de la empresa. Cuando el
dueo del negocio hace aportes adicionales se origina una transaccin
modificativa impropia aumentativa; y, por el contrario, cuando efecta retiros se
origina una transaccin modificativa impropia disminutiva.
TRANSACCIONES MIXTAS:
Son aquellas operaciones que originan una permutacin de valores y un
incremento o disminucin de capital, es decir, transacciones que son permutativas
y modificativas a la vez; por ejemplo, una venta de mercanca al contado. Esta
operacin origina un hecho permutativo: disminuye el activo "Mercancas" y
aumenta en el activo "Caja", pero si hubo una utilidad en la venta habr un hecho
modificativo aumentativo, aumentar el capital; si, por el, contraro, hubo prdida
en la venta, habr un hecho modificativo disminutivo, disminuir el capital.
Transaccin comercial es el intercambio de valores, por compra, venta, permuta,
pagos, cobros, prstamos, depsitos, descuentos, etc. que efectan los
comerciantes.

Teora del cargo y del abono

La teora del cargo y del abono se refiere al efecto que tienen las transacciones
comerciales sobre la ecuacin patrimonial. cada transaccin afecta el balance,
cambia los valores en el patrimonio sin alterar el equilibrio de la ecuacin.
La teora del cargo y del abono es el conjunto de reglas que basada en las leyes
del equilibrio patrimonial, permiten el registro de las transacciones y dems
hechos contables a travs de un sistema de cuentas. En cada una de esas
transacciones, actan por lo menos dos cuentas.

Existen seis tipos de transacciones que siguen la teora del cargo y del abono.
*1) Aumento de un activo; aumento de un pasivo
Este tipo de transaccin es muy frecuente, ya que se origina con todas las
compras a crdito realizadas y prstamos obtenidos. O no despreciable (terreno);
pero aumenta un pasivo que sera "Cuentas por pagar", cuenta que indica la
obligacin que tiene la empresa.

Caso de las compras a crdito: Se adquiere una compra de un activo fijo

despreciable (mobiliario, vehculo, equipos, edificios entre otros).
Caso del prstamo: Un prstamo es una cantidad de dinero que pide la empresa a
algn prestamista o tambin como un crdito cedido por un banco, aumentando la
cuenta "Caja" o tambin la cuenta "Banco" y que debe ser pagado por la empresa
en un plazo determinado, esta cuenta sera "Prstamos por pagar". Esta cuenta
normalmente es pagada con garantas.

*2) Aumento de un activo; aumento de capital

Este tipo de transaccin se da slo cuando el dueo o pluto da a algunos de los
socios de la empresa cosas de la empresa abajo precio pero a cambio hacen un
aporte inicial o algn aporte adicional a la empresa. Aquel aporte, generalmente,
es depositado en un banco, aumentando la cuenta del mismo nombre ("Banco")
por el monto del aporte y aumentando el capital de la empresa.

*3) Aumento de un activo, disminucin de otro activo

Una transaccin de este tipo se produce cuando hay una permuta de activos, es
decir un cambio de un activo por otro activo de igual valor que el anterior. Ocurre
cuando hay cobros a clientes, compras al contado y depsito de dinero en una
cuenta corriente bancaria.
Cobros a clientes
Al cobrar a un cliente una determinada cantidad de dinero, aumenta la cuenta
"Caja" u ocasionalmente "Banco", pero la cuenta "Cuentas por cobrar" se ver
disminuida o eliminada totalmente ya que los cobros fueron realizados.

Compras al contado
Es cuando la empresa paga al contado sea en efectivo o en cheque, la compra de
otro activo del mismo valor que la cantidad pagada. En este caso, puede disminuir
la cuenta "Caja" o "Banco", depende como fue comprado el activo que aumenta
por el precio pagado. Este activo puede ser una activo fijo despreciable o no
despreciable.
Depsito bancario
Simplemente es el traslado de un monto en efectivo a una cuenta corriente
bancaria. En una transaccin donde haya un depsito bancario, disminuye la
cantidad de dinero de la cuenta "Caja", pero aumenta la cantidad de dinero en la
cuenta corriente ("Banco").

*4) Disminucin de un pasivo; disminucin de un activo

Este tipo de transaccin ocurre cuando es pagada una obligacin o un
compromiso, tales como deudas con un proveedor o el pago de un prstamo.

*5) Disminucin de un pasivo, aumento de otro pasivo

Liquidamos el saldo a uno de nuestros proveedores, firmndole un pagar a 90
das.
- P Proveedores
+ P Documentos por pagar

Pagamos el saldo a uno de nuestros acreedores, firmndole un pagar a 180 das.

- P Acreedores diversos
+ P Documentos por pagar
Renovamos documento a nuestro cargo y a favor de uno de nuestros
proveedores, firmando otro documento con vencimiento a 90 das.
- P Documentos por pagar
+ P Documentos por pagar

*6) Disminucin de capital; disminucin de un activo

Ocurre cuando hay que pagar de imprevisto una cuenta pendiente de pago y
cuando el dueo de la empresa desea retirar dinero para su cuenta personal y
para sus propios gastos personales

Ciclo contable
Un ciclo contable es el periodo de tiempo en el que una sociedad realiza de forma
sistemtica y cronolgica el registro contable de una forma fiable y reflejando la
imagen fiel de la actividad. Normalmente un ciclo contable es de un ao.
En cuanto a registros, hacemos referencia a entradas en el libro diario,
comprobantes financieros, hasta la preparacin de los Estados financieros.
Etapas de un ciclo contable
La vida de un negocio se divide en ciclos o aos contables y estos a su vez, se
dividen en tres estapas:

- Apertura: Al comenzar la actividad, la empresa abre su ao contable y comienza

a realizar transacciones econmicas que van siendo recogidas en sus libros
contables, tanto los obligatorios como en los auxiliares.
- Movimiento: Registro de las transacciones.
- Cierre: Al finalizar un periodo contable, se procede a cerrar las cuentas para
determinar el resultado econmico del ejercicio

Tipos de Asientos.
Las transacciones financieras producen documentos fuentes de informacin, los
cuales constituyen la base de la contabilidad; entre estos documentos cabe
destacar los cheques de banco, las facturas extendidas y las facturas pagadas. La
informacin contenida en estos documentos es trasladada a los libros contables, el
diario y el mayor. En el libro diario se reflejan todas las transacciones realizadas
por la empresa, mientras que en el mayor se reflejan las transacciones que
afectan a las distintas partidas contables, por ejemplo, caja, bancos, clientes,
proveedores, entre otros; esto es lo que llamamos asientos contables, por medio
del cual registramos todas las operaciones mercantiles en los comprobantes y
libros de contabilidad.
En el Registro Contable se Pueden Presentar dos Tipos de Asientos:
ASIENTO SIMPLE: Cuando solamente se afectan dos cuentas correspondientes a
un dbito y a un crdito. Ejemplo: se compra al contado, un computador para uso
de la empresa por $2'800.000. Las cuentas efectuadas son dos EQUIPOS DE
COMPUTACION Y COMUNICACIN, cuenta de Activo que por aumentar, se
debita; y BANCOS, cuenta de Activo que por disminuir, se acredita.

ASIENTO COMPUESTO: Cuando en el registro se afectan ms de dos cuentas,

pueden ser una cuenta deudora y dos o ms cuentas acreedoras, o dos o ms
cuentas deudoras y una acreedora.

DIARIO AUXILIAR DE ENTRADAS DE EFECTIVO

Como todo libro de registro contables, el auxiliar de entradas efectivo presenta al
lado izquierdo una columna para anotar la fecha de la operacin; contiene adems
cuatro columnas para asentar el monto de las transacciones ms frecuentes, tales
como venta al contado, descuentos otorgados en ventas, cobros a clientes y otros
ingresos por servicios. Para aquellas entradas de efectivo por operaciones menos
frecuentes o espordicas, se reserva una seccin con dos columnas: una para
notar el nombre de la cuenta que se acredita, y otra para asentar el respectivo
monto de la operacin. Finalmente, y al lado derecho, se agrega una columna
para registrar el total del efectivo que entr en cada transaccin realizada.

DIARIO AUXILIAR DE SALIDAS DE EFECTIVO

El libro auxiliar de salidas de efectivo es un diario especial elaborado para registrar
los pagos de efectivo. Tambin este diario auxiliar presenta al lado izquierdo una
columna para anotar la fecha de las operaciones; contiene adems cuatro
columnas para asentar el monto de las transacciones ms frecuentes de salidas
de efectivo, tales como compras al contado, descuentos obtenidos en compras,
pagos a proveedores, comisiones de vendedores, entre otros.
Para aquellas salidas de efectivo por operaciones menos frecuentes
espordicas, se reserva una seccin con dos columnas: una para anotar
nombre de la cuenta que se debita, y otra para asentar el respectivo monto de
operacin. Finalmente, y al lado derecho, se agrega una columna para registrar
total del efectivo que que sali en cada transaccin realizada.

o
el
la
el

AJUSTES CONTABLES:
Los ajustes contables son una transaccin u operacin contable, conocidos
tambin como transacciones internas, y las utilizamos bsicamente para realizar
cuatro tipos de operaciones:
1. Ajustes para contabilizacin de gastos pagados por anticipado
2. Ajustes para contabilizacin de provisiones
3. Ajustes para contabilizacin de ingresos financieros (Intereses devengados
sobre cuentas en bancos)
4. Ajustes para correccin de errores
Los ajustes contables, en la contabilidad, los realizamos por dos razones:
1. Al cierre del ejercicio contable (Cada vez que elaboramos los estados
financieros) debemos hacer los respectivos asientos de ajustes, para las
cuentas mencionadas anteriormente.
2. Cuando en los registros del libro diario o libro mayor cometemos errores,
utilizamos los ajustes para revertir la operacin que hayamos registrado de
forma incorrecta.

CIERRES CONTABLES
El cierre contable es el proceso que consiste en cancelar las cuentas de
resultados (compuestas por las cuentas de ingresos, gastos, costos de venta y
costos
de
produccin)
y
trasladar
dichas
cifras
a
las cuentas
de balance respectivas (activo, pasivo y patrimonio). Este cierre permite conocer
el resultado econmico del periodo y cuantificar las ganancias o las prdidas.
El resultado del cierre de las cuentas de resultados se debe incluir en la cuenta de
patrimonio. Esto quiere decir que, si los resultados son positivos (utilidades), la
cuenta de patrimonio aumenta, mientras que si los resultados son negativos
(prdidas), la cuenta disminuye.
Para cancelar o cerrar las cuentas de resultados, es necesario
realizar ajustes (depreciacin de los activos fijos, amortizacin de los activos
intangibles, etc.) y conciliaciones (de cuentas bancarias).
En resumen, el cierre contable implica, como primer paso, la regularizacin de las
cuentas de gastos e ingresos para obtener el resultado del ejercicio. Esto permite
saber cunto se ha ganado o perdido en el periodo. Luego se debe regularizar las
cuentas de patrimonio neto (si aument o disminuy segn las ganancias o
prdidas) y, finalmente, cerrar todas las cuentas con saldo para que el mismo sea
igual a cero.
Es posible que surjan diversos problemas con el cierre contable a partir
de errores en los registros de los movimientos. Entre los ms comunes se
encuentran las anotaciones con valores equivocados, las anotaciones en cuentas
errneas (anotar gastos como ingresos o viceversa) y las operaciones no
documentadas (como una compra sin factura).

BALANCE DE COMPROBACION
Un balance de comprobacin es un instrumento financiero que se utiliza para
visualizar la lista del total de los dbitos y de los crditos de las cuentas, junto
al saldo de cada una de ellas (ya sea deudor o acreedor). De esta forma, permite
establecer un resumen bsico de un estado financiero.
No obstante, tenemos que resaltar que dentro del mbito de la contabilidad y
gestin financiera de cualquier empresa se hace necesaria la existencia de otra
serie de balances, adems del citado de comprobacin. En concreto, tambin se
tiene que llevar a cabo la elaboracin de los balances de situacin, de prdidas y
ganancias o el abreviado.

De estos tres nuevos balances, el primero citado es el que tiene como claro
objetivo mostrar en todo momento la situacin econmica por la que est
atravesando la empresa en cuestin. El segundo, como su propio nombre indica,
es con el que se conoce si aquella tiene bien prdidas o bien beneficios. Y
finalmente, el abreviado, que es el balance que presenta las mencionadas
prdidas y ganancias de una PYME (Pequea y Mediana Empresa).
El
balance
de
comprobacin
refleja
la contabilidad de
una empresa u organizacin en un determinado periodo. Por eso, este balance
acta como base a la hora de preparar las cuentas anuales.

El balance de comprobacin tambin permite confirmar que la contabilidad de la

empresa est bien organizada. Es posible que el balance de sumas y saldos sea
correcto y que, sin embargo, incluya una contabilidad defectuosa. Ese sera el
caso, por ejemplo, de alguien que ha pagado a un proveedor pero le anot dicho
pago a otro. El balance sera correcto desde los nmeros, pero no en la prctica.
Adems de todo lo expuesto no podemos pasar por alto el hecho de que todo
balance de comprobacin tiene que contar con una estructura clara, concisa y
fcilmente comprensible. De esta manera, se establece que siempre aquel tiene
que contar con los siguientes apartados en pro de su claridad: cuenta, sumas
debe, sumas haber, saldo debe y saldo haber.
Asimismo, una vez tenidos en cuenta todos estos elementos que dan estructura al
balance que nos ocupa, se debe proceder a su elaboracin que se compone de
dos pasos bsicamente: el realizar todas las sumas para cada cuenta de las
anotaciones, tanto las del deber como las del haber, y lograr el correspondiente
saldo para los dos mencionados apartados tambin.
Es decir, la elaboracin de un balance de comprobacin comienza con la
realizacin de las sumas de las anotaciones de cada cuenta, tanto en el debe
como en el haber. En el paso siguiente, se obtiene el saldo de cada cuenta (la
diferencia entre l debe y el haber). Por ltimo, las sumas y los saldos obtenidos
se trasladan al balance.
Por lo general, el balance de comprobacin es un documento voluntario para el
empresario, aunque recomendable para que ste pueda conocer con precisin el
estado financiero de su empresa sin necesidad de arrastrar errores hasta la
elaboracin de las cuentas anuales.

BALANCE GENERAL E IMPORTANCIA

El balance general, balance de situacin o estado de situacin patrimonial es un
informe financiero contable que refleja la situacin econmica y financiera de una
empresa en un momento determinado.
El estado de situacin financiera se estructura a travs de tres conceptos
patrimoniales, el activo, el pasivo y el patrimonio neto, desarrollados cada uno de
ellos en grupos de cuentas que representan los diferentes elementos
patrimoniales.
El activo incluye todas aquellas cuentas que reflejan los valores de los que
dispone la entidad. Todos los elementos del activo son susceptibles de traer dinero
a la empresa en el futuro, bien sea mediante su uso, su venta o su cambio. Por el
contrario, el pasivo: muestra todas las obligaciones ciertas del ente y las
contingencias que deben registrarse. Estas obligaciones son, naturalmente,
econmicas: prstamos, compras con pago diferido, etc.
El patrimonio neto puede calcularse como el activo menos el pasivo y representa
los aportes de los propietarios o accionistas ms los resultados no distribuidos. Del
mismo modo, cuando se producen resultados negativos (prdidas), harn
disminuir el Patrimonio Neto. El patrimonio neto o capital contable muestra
tambin la capacidad que tiene la empresa de autofinanciarse.
La ecuacin bsica de la contabilidad relaciona estos tres conceptos:
Patrimonio neto = Activo - Pasivo
Que dicho de manera sencilla es:
Lo que se es = Lo que se tiene - Lo que se debe
Cabe destacar que el balance general tambin se conoce como estado de
situacin patrimonial. El documento suele presentar distintas columnas, que
organizan los valores segn sean activos o pasivos. La diferencia entre estos es el
patrimonio neto, es decir, la diferencia entre lo que la compaa tiene y lo que
debe.
Ms all de que los balances son tiles para los dueos de las empresas, su
elaboracin suele estar a cargo de especialistas en contabilidad. Los contadores

se encargan de analizar los nmeros y volcarlos al balance. Una vez cerrado el

balance, es presentado al empresario o al directivo pertinente, quien es el tomar
las decisiones correspondientes para la gestin de la empresa.

CUENTAS DEL ACTIVO

Las cuentas de activo como se ha mencionado representan los bienes y derechos
que son propiedad del negocio. Por lo tanto, siempre comenzarn con un dbito o
cargo y sus saldos deben ser deudores.
CUENTAS DEL PASIVO
Las cuentas de pasivo representan las deudas y obligaciones a cargo del ente
econmico. Por lo tanto, siempre comenzarn por un crdito o abono, y sus saldos
deben ser acreedores.
CUENTAS DE PATRIMONIO
Son todas las obligaciones a cargo del ente econmico y a favor de sus dueos,
propietarios o socios exigibles cuando se liquide el mismo. El concepto
generalizado es que las cuentas de patrimonio representan lo que queda despus
de deducir los pasivos, pero consideramos que este es un concepto muy corto y
que podra tener aplicacin para conceptuar el patrimonio de una persona natural,
no el patrimonio de una empresa, pues en realidad la actividad econmica o
empresa no posee nada en absoluto, ya que todo lo que tiene lo adeuda a
terceros o a sus dueos.