GIS

Gesto Integrada de Salas

Mdulo de
Marcaes

Ajuda On-line

Para que serve?

Como aceder?
A rea de trabalho.
Que salas usar?
Mapas de reservas
Mapa de visualizao diria

A actividade
Mapas de visualizao mensa
l
Mapa de taxa de ocupao
Mapa de actividades por sala
Horrios de disciplinas
(Sophia)

Actividades
Marcaes de disciplinas
Marcaes de outras activida
des
Marcaes com recorrncia

Marcaes em horrios (Sophia)

Outros mtodos de marcao
Desmarcao de actividades
Introduo de novas actividades
Mapas de confirmao de reservas

Equipamentos
Reserva de equipamentos

Para que serve ?

Reserva de salas para disciplinas, actividades internas ou externas

Associao de equipamentos mveis a reservas

Marcao de reservas com recursividade

ex: todas as Segundas, de 2 em 2 dias, etc.

Pesquisa de salas por local, tipos ou equipamentos disponiveis.

Visualizao mensal ou diria da ocupao das salas.

Sincronizao com o horrio das disciplinas introduzido no Sophia

Introduo de novas actividades (Congressos, Reunies, e.t.c).

Partilha de actividades criadas por utilizadores do mesmo grupo

Como aceder ? (1/2)

1.

Abrir o Internet Explorer e navegar para a pgina

https://www.ucp.pt/gis

2.

Introduzir o seu nome de utilizador e password e

pressionar o boto entrar

3.

Se for a 1 vez que estiver a aceder vai aparecer

uma janela de instalao do J2SE Runtime
Environment 6.0. Para seguir com a instalao,
pressione o boto Yes no quadro Security
Warning, em seguida escolha a opo I agree the
terms in the licence agreement e pressione o boto
Next, no ecr seguinte escolha a opo Typical e
pressione Next.

Como aceder ? (2/2)

No final da instalao do Java ir aparecer outra
janela com um Security Warning na qual devemos
responder Always.

A rea de trabalho.
Separador das
Salas

Botes de mximizao /
minimizao de separadores

Separador dos
mapas de
reservas

Botes de
mximizao
/ minimizao
de
separadores

Separador das
Actividades

Que salas usar? (1/2)

Inicialmente vai poder ver as salas que lhe foram
atribuidas pelo administrador, para reduzir as
salas com que deseja trabalhar siga os seguintes
passos:
1.
Na pgina Local dentro do separador
Salas,seleccione os locais que deseja.
2.

Na pgina Tipos, seleccione que tipos de

salas quer ver e o minimo de lugares.

3.

Na pgina Material, digite a quantidade

minima por equipamento que deseja ter nas
salas.

4.

Na pgina Salas, seleccione que salas quer

ver nos mapas (Nota: s possivel ver 25
salas de cada vez). Para actualizar os
mapas de reservas pressione o boto
.

Que salas usar? (2/2)

Quando tiver definido os filtros para as salas com
que quer trabalhar pode guard-los para os
poder utilizar da prxima vez que executar o
mdulo de marcaes:

Para gravar as suas definies pressione o

boto

Para repr as definies gravadas

pressione o boto

Nota: possivel ordenar a lista de salas bastando para isso clicar no cabealho da coluna pela qual
queremos ordenar. Clique na imagem para ver exemplo.

Mapas de reservas
Depois de ter seleccionado as salas com que quer trabalhar pode visualizar os
mapas de reservas dessas salas pressionando o boto
no separador das salas.
Na parte direita da pgina est o separador dos mapas de reservas:
Seleco do
modo de
visualizao
(Dia / Ms /
Disciplina)
Calendrio
para escolha
do dia a ver.
Ocupao das Salas
Tempos do
horrio

Mapa de visualizao
diria
Para ver o mapa de visualizao diria seleccione
a opo Dia no separador Mapa de reservas.

Pode mudar o dia visivel atravs do calendrio Dia.

Clique aqui para ver
o calendrio
Seleccione o dia
que deseja ver

Nota: Pode tambm introduzir directamente na caixa de texto do calendrio uma data no formato anoms-dia e pressionar a tecla Enter.

A actividade
O mapa de visualizao diria representa a ocupao das salas no tempo,
atravs de caixas coloridas que descrevem a actividade marcada. Para isso
foram atribuidas trs cores que indicam o tipo de actividade:
Encarnado Disciplina com sobreposio de turmas.
Amarelo Disciplina sem sobreposio de turmas.
Cor de Rosa Outro tipo de actividades.
Esta actividade uma disciplina marcada na sala 421
e que decorre das 8:30 at s 13:00
O simbolo do cadeado, informa o utilizador que esta uma
actividade preferncial para esta sala.
As actividades sem cadeado no so as mais indicadas
para ocupar a sala e devido a isso podem estar sujeitas a
alteraes.

Mapas de visualizao
mensal
Para poder ter uma perspectiva mais alargada da ocupao das salas existem
dois mapas de visualizao mensal, o mapa de taxa de ocupao e o mapa de
actividades por sala.
Para poder ver esses mapas seleccione a pgina Ms do
separador Mapa de Reservas.
Aqui pode seleccionar o ano e ms a visualizar e o modo de visualizao:

Mapa de taxa de
ocupao
O mapa de taxa de ocupao permite rpidamente ver os dias e tempos em que
temos mais ou menos salas livres. Se por exemplo o que nos interessa
encontrar uma sala livre num determinado dia ou dias do ms basta visualizar
este mapa, e imediatamente podemos fazer uma marcao numa das salas
livres no tempo escolhido.
Este mapa apresenta um calendrio mensal em que cada dia mostra a taxa de
ocupao por tempo.
Dia da semana
Dia do ms
Taxa de ocupao por tempo:
Vazio Todas as salas livres
Parte preta Salas ocupadas
Parte verde Salas Livres
Nota: se fizer um duplo clique na clula do dia do ms, ser encaminhado
para a visualizao diria

Encarnado Todas as salas

ocupadas

Mapa de actividades
por sala
Este o mapa que permite consultar mais
informao de uma s vez, para isso representa
o ms numa forma tabular em que cada linha
pertence a uma sala e cada coluna a um dia do
ms.
Cada clula do mapa representa desta maneira
todo um dia de uma sala, podendo ver a
ocupao dos tempos atravs de uma
representao cromtica do tipo de actividade.
Um rectngulo encarnado representa uma
disciplina com sobreposio de turmas, amarelo
uma disciplina sem sobreposies e cor de
rosa outro tipo de actividade.
Para mais informaes basta deslocar o rato
sobre o dia, e visualizada uma caixa flutuante
que lista textualmente todas as actividades que
decorrem no dia para aquela sala.

Horrios de disciplinas
(Sophia)
Para auxiliar na reserva de salas para horrios de disciplinas est disponivl a
pgina Disciplina no separador Mapa de reservas.
Para visualizar o horrio
tm que escolher a
disciplina na pgina
Disciplinas do separador
Actividades e de seguida
seleccionar a turma na
tabela das turmas da
disciplina.

Actividades
Existem no GIS dois tipos de actividades para as quais podemos fazer marcaes,
disciplinas e outras. Para isso temos disponivel o separador de actividades:
Separador de
actividades

Boto de
desmarcao

Escolha por
disciplinas ou
por outras
actividades

Marcaes
- Disciplinas (1/3)

Para fazer marcaes de disciplinas basta seguir os

seguintes passos:
1.

Seleccione a opo Disciplinas no separador

Actividades.

2.

Escolha a faculdade ou instituio na caixa de

seleo Faculdade.

3.

Escolha o curso na caixa de seleo Curso.

4.

Automticamente seleccionado o plano de

estudo activo para o curso escolhido, se desejar
pode escolher outro na caixa de seleo Plano
de Estudo

5.

O passo seguinte escolher a disciplina a partir

da lista de disciplinas do plano de estudo do
curso.

Nota: Pode pesquisar disciplinas por qualquer um dos campos visualizados (ex: ano,
disciplina, cdigo) clicando no cabealho do campo a filtrar tal como podemos ver se
clicar na imagem direita.

Marcaes
- Disciplinas (2/3)
6.

Para marcar basta arrastar, com o rato, a disciplina desejada at clula do

mapa de visualizao diria, correspondente ao tempo e sala em que
queremos fazer a marcao e largar o boto do rato.

7.

De seguida ir aparecer uma janela com as opes de marcao.

Marcaes
- Disciplinas (3/3)
Dados da marcao
e da actividade

Equipamentos
disponiveis na
sala

Seleco do tipo
de marcao

Tempo (Hora)
final da
marcao

Liga/desliga as
opes de
marcaes com
vrios dias,
clique aqui para
ver mais
informaes

Seleco
da turma

Seleco do
docente
Confirmar a
marcao

Cancelar a
marcao

Marcaes
Outras (1/2)
Para fazer marcaes de outras actividades basta
seguir os seguintes passos:
1.

Seleccione a opo Outras no separador

Actividades.

2.

Pode escolher se que ver as actividades de todos

os utilizadores (do seu grupo) ou apenas as de um
deles (ex: as suas).

3.

Seleccione a actividade que deseja marcar.

Nota :Pode pesquisar por qualquer um dos campos
visualizados bastando clicar no cabealho do campo
desejado e introduzir o texto a procurar

4.

Para marcar basta arrastar com o rato a actividade

desejada at clula correspondente ao
tempo/sala em que queremos fazer a marcao e
largar o boto do rato.

5.

Em seguida ir aparecer uma janela com as

opes de marcao

Marcaes
Outras (2/2)
Dados da marcao
e da actividade

Equipamentos
disponiveis na
sala

Confirmar a
marcao

Seleo do tipo de
marcao

Tempo (Hora)
final da
marcao

Liga/desliga as
opes de
marcaes com
vrios dias,
clique aqui para
ver mais
informaes

Cancelar a
marcao

Marcaes com
recorrncias
Sempre que for necessrio fazer vrias marcaes da mesma actividade (disciplinas ou
outras actividades) que se distribuam por vrios dias, pode ser til usar a opo de
recorrncia da janela de marcao. Numa marcao com recorrncia o primeiro dia
marcado sempre o dia escolhido nos mapas de reservas, os seguintes dias sero todos
aqueles que verificarem as opes da recorrncia at ao dia final da recorrncia.
Nota: Uma marcao com recorrncia cria N marcaes independentes, pelo que ao desmarcar um dos
dias da marcao os outros no so afectados.

Liga / Desliga a
opo de marcao
com recorrncia
Opes da
recorrncia

Tipo de
recorrncia

Data do fim da
recorrncia

Se for uma
marcao de
disciplina, ento
pode escolher se a
recorrncia decorre
dentro do calendrio
escolar.
Esta opo
mutualmente
exclusiva com a
data do fim da
recorrncia

Recorrncia diria
Quando for necessrio fazer uma marcao que tenha um padro de distribuio de N
em N dias (ex: uma conferncia que vai decorrer todos os dias da semana na mesma
sala) pode usar uma recorrncia diria.
Nota: preciso notar que a unica varivel numa recorrncia a data, a sala e os tempos de inicio e de
fim mantm-se iguais.

Seleco do intervalo
de dias entre as
marcaes.

Recorrncia semanal
Quando for necessrio fazer uma marcao que ocorra sempre em determinados dias
da semana dentro de um determinado intervalo de dias (ex: as disciplinas) pode usar
uma marcao com recorrncia semanal.

Indicao dos dias da semana

em que a actividade vai decorrer

Recorrncia mensal
Se fr necessrio marcar uma actividade que ocorra uma vez no inicio de cada ms, a
recorrncia mensal permite-nos seleccionar se queremos que seja num determinado
dia do ms, ou na primeira ocorrncia de um dia da semana nesse ms
(ex: pode-se marcar uma manuteno de equipamentos da sala na primeira sexta de
cada ms)

Por dia do ms

Por dia da semana

Marcaes em horrios
(Sophia) (1/2)
Para efectuar reservas de salas para blocos do horrio de uma disciplina, escolha
a disciplina na pgina Disciplinas do separador Actividades, seleccione a pgina
Disciplina no separador Mapa de reservas e escolha a respectiva turma na tabela
de turmas da disciplina.
Para marcar, arraste com o rato, uma sala do separador Salas at ao
bloco desejado.
Na janela de marcao de reserva pode preencher o campo Docente e de seguida
pressionar o boto Marcar.
A marcao em horrios tm como beneficio a actualizao no Sophia da sala
reservada no GIS, permitindo assim aceder atravs do Sophia a vrias
funcionalidades indisponiveis no GIS (ex:Horrio da sala).
Nota: Se utilizar o GIS para marcaes em horrios do Sophia, no poder voltar a usar o
Sophia para a funo de reserva de Salas.

Marcaes em horrios
(Sophia) (2/2)
Quando se faz uma reserva pelo GIS no
horrio de uma disciplina/turma, o
utilizador ter que configurar o
calendrio do curso no GIS, caso no o
tenha feito prviamente.

Perodos definidos para o curso

Dados do periodo.
Nota: Um perodo (ex: 1 Semestre)
pode ser composto por vrios
intervalos de datas, bastando
adicionar novos periodos com o
mesmo nome e ano lectivo, mas
com ordem diferente.

Outros mtodos de
marcao
O GIS permite fazer marcaes no s arrastando a actividade para o mapa de visualizao diria como
tambm para os outros mapas.
Se arrastarmos para o mapa de taxa de ocupao, a janela de marcao vai nos mostrar quais as salas
disponiveis para o tempo seleccionado.
Se arrastarmos para o mapa de actividades por sala a marcao feita da mesma maneira que vimos
para o mapa de visualizao diria.
Mapa de taxa de ocupao

Mapa de actividades por sala

Desmarcao de
actividades (1/2)
Na situao de haver alteraes a reservas j feitas no GIS possivel (se o utilizador tiver
permisso no sistema) anular essas marcaes, embora essa aco fique resgistada e seja
visivel pelos administradores do sistema.
O GIS permite entrar no modo de desmarcao,
selecionando a opo Desmarcar no separador
das Actividades.
Nesse modo, possivl desmarcar as actividades
clicando em cima delas nos mapas de
visualizao diria, horrio da disciplina e no
mapa mensal de actividades por sala, tal como
pode ver no video direita.
No se esquea de sair do modo de
desmarcao quando j no quiser fazer
anulaes de reservas.

Entar/Sair do modo de
desmarcao

Desmarcao de
actividades (2/2)
No ecr de desmarcao pode remover as reservas da hora, dia, semana, ms ou todas
as reservas da actividade e sala escolhida.
Quando o tempo seleccionado estiver ocupado com sobreposio de turmas, no caso
das disciplinas, ter que escolher qual delas quer desmarcar.
Seleco do intervalo
a remover

Confirmar a
desmarcao

Cancelar a operao

Nota: Ao remover uma actividade de um intervalo temporal, o GIS remove TODAS as marcaes DESSA
ACTIVIDADE dentro do INTERVALO seleccionado na SALA escolhida.

Introduo de novas
actividades (1/3)
O mdulo de marcaes do GIS permite a introduo e edio de actividades que no sejam
disciplinas, como por exemplo, congressos, seminrios, apresentaes, etc.
Para isso existem na pgina Outras do separador Actividades botes que permitem
introduzir, apagar e editar actividades.

Criar uma nova

actividade
Editar uma actividade
Remover uma
actividade

Introduo de novas
actividades (2/3)
Ao clicar no boto para introduzir uma nova actividade nos apresentada uma janela para
preenchermos com os dados necessrios.
Seleco do
tipo de
actividade

Campo de texto
para
observaes

Nome da
actividade
Campo
obrigatrio de
seleco da
entidade
associada a
este evento.
Confirmar a
introduo da
nova actividade

Cancelar a
operao

Introduo de novas
actividades (3/3)
A escolha de uma entidade requerente obrigatria e feita pressionando no boto
Aparece ento uma janela que permite fazer a seleco de uma entidade interna ou
externa j existente, ou criar uma nova entidade externa.

Seleco da
entidade.
Se fizer um duplo
clique numa
entidade externa
poder alterar os
seus dados.

Associar a
entidade
seleccionada
actividade.

Seleco de
entidades
internas ou
externas
Introduzir uma
nova entidade
externa
Remover a
entidade
externa
selecionada

Mapas de confirmao de
reservas
Para permitir imprimir um relatrio
das reservas para uma actividade
num intervalo de datas, possivel
aceder aos mapas de confirmao
de reservas, atravs do boto
existente nas pginas Disciplinas e
Outras do separador Actividades.

Boto para emisso dos mapas de

confirmao de reservas

Equipamentos

Visualizao dos equipamentos fixos associados s salas

Associao de equipamentos mveis disponibilizados pela DSI a novas
reservas de salas.
Alterao de reservas de equipamentos associadas a reservas de salas
Visualizao das caracteristicas dos equipamentos

Reserva de equipamentos
Na janela de marcao de reserva, pode visualizar os equipamentos prviamente
associados sala, e tambm pode adicionar outros equipamentos que tenham sido
disponiblizados pela DSI para reservas.
Pgina dos equipamentos
associados reserva

Pgina dos equipamentos

no associados reserva

Quantidade disponvel

Tipo do equipamento

Abre uma janela para

seleco do equipamento
a adicionar reserva

Actualizar a lista de
equipamentos disponveis
Visualizar as caracteristicas
dos equipamentos.

Nota: Aps efectuar uma reserva de sala com incluso de outros equipamentos , verifique
as observaes da reserva no mapa de confirmao ou no mapa de reservas para verificar
se existm mensagens do sistema (ex: Tcnico indisponvel)