Project Charter

de
Reserva Web de
Citas Mdicas
Versin 1.1

Preparada por Hernn Flores Luna

Clnica Stella Maris

29 de abril de 2012

Copyright 2007 by Karl E. Wiegers. Permission is granted to use and modify this template.

Project Charter de Reserva Web de Citas Mdicas (versin 1.1)

Pg. ii

Tabla de contenidos
1. Descripcin del proyecto ........................................................................................... 1
1.1 Situacin actual.................................................................................................... 1
1.2 Descripcin de la aplicacin Web ..................................................................... 1
2. Objetivos del negocio y criterios de xito ................................................................ 1
2.1 Objetivos del negocio.......................................................................................... 1
2.2 Factores crticos de xito ................................................................................... 2
3. Partes interesadas ...................................................................................................... 2
4. Visin ............................................................................................................................ 3
5. Alcance del proyecto .................................................................................................. 3
5.1 Alcance a nivel del cliente .................................................................................. 3
5.2 Alcance a nivel de supervisor ............................................................................ 4
5.3 Alcance a nivel de administrador ...................................................................... 4
6. Supuestos y dependencias ....................................................................................... 5
6.1 Supuestos ............................................................................................................. 5
6.2 Dependencias ...................................................................................................... 5
7. Restricciones ............................................................................................................... 5
8. Hitos .............................................................................................................................. 6
9. Riesgos del negocio ................................................................................................... 6
10. Recursos ...................................................................................................................... 7
Historial de revisiones ...................................................................................................... 8

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1.

Pg. 1

Descripcin del proyecto

1.1 Situacin actual

La Clnica Stella Maris es una clnica privada ampliamente reconocida en el medio.
Cuenta con servicios de atencin ambulatoria, hospitalaria, emergencia, ciruga,
maternidad y clnica de da. Para atender la reserva diaria de citas ambulatorias
cuenta con 12 cajas ubicadas en la zona de admisin, 2 cajas en el stano, 2 en
ciruga de da y 1 en el local anexo ubicado al frente del principal. Todas estas cajas
permiten la reserva y pago de citas para atencin ambulatoria en el mismo da.
Actualmente se puede reservar una cita, con das de anticipacin, va telefnica
llamando directamente al anexo del consultorio o a la central de citas y reservando
uno de los horarios disponibles de la especialidad requerida. El paciente puede
tener una historia en la clnica o ser nuevo. Como la central de citas todava no ha
sido implementada, las secretarias de consultorio ocupan buena parte de su tiempo
contestando llamadas para reserva de citas. En cualquier caso, necesita acercarse
el da de la cita al rea de Admisin para cancelar el monto de la consulta antes de
atenderse. En ese momento el personal de Admisin ubica la cita reservada y
genera el pase sobre la reserva, que tiene una hora especfica. Si el paciente llega
despus de la hora sealada, pierde su cita o es pasado al final de la atencin.

1.2 Descripcin de la aplicacin Web

Cada vez ms personas utilizan Internet como un medio para realizar transacciones
frecuentes, como hacer pagos de servicios, movimientos bancarios o compras de
libros y otros artculos. Asimismo, las personas cuentan con una serie de
dispositivos que les permiten estar conectados a Internet, ya sea en el hogar u
oficina mediante una PC, como en cualquier parte mediante el uso de smartphones.
Sin embargo, la Clnica no est explotando este nuevo canal de comunicacin.
Existe la necesidad, por ello, de permitir a los pacientes de la clnica realizar una
reserva de citas mdicas desde la Internet.
El propsito de este proyecto es el de crear una aplicacin Web que permita a los
pacientes actuales de la clnica, y tambin a pacientes nuevos, reservar una cita
mdica desde la pgina Web de la clnica de una manera rpida y segura,
facilitando diversas consultas de especialistas y horarios, e implementando los
mecanismos que permitan confirmar la cita reservada. El acceso a esta herramienta
debe estar disponible para los distintos dispositivos de acceso a Internet que
existen actualmente.

2.

Objetivos del negocio y criterios de xito

2.1

Objetivos del negocio

Los objetivos de la aplicacin para la Reserva Web de Citas Mdicas son los
siguientes:
1)

2)

Facilitar al paciente la reserva de citas mdicas desde la pgina Web de la

Clnica, a fin de descongestionar la central telefnica y disminuir la carga de
trabajo de las secretarias de consultorio.
Organizar la atencin de los mdicos para permitir la planificacin de horarios,
flujo de pacientes y disponibilidad de consultorios.

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3)

4)
5)

Pg. 2

Permitir el registro de consultas con pacientes potenciales que, debido a la

congestin de la central telefnica o a la disponibilidad horaria, no pueden
registrar su reserva en las horas habituales, permitiendo reservas incluso en
horas de la madrugada.
Asegurar la disponibilidad a tiempo de la historia fsica del paciente a travs de
la conexin con el sistema de seguimiento de historias clnicas.
Establecer un nuevo canal de comunicacin con el paciente que permita
mantenerlo informado de ofertas y promociones.

2.2 Factores crticos de xito

Existen diversos factores crticos que nos permitirn medir el xito de la aplicacin
para la Reserva Web de Citas Mdicas que se detallan a continuacin:
1)

2)

3)
4)

5)

3.

Cuantificar la cantidad de personas que registran una cita y dicha cita que llega
a concretarse con una atencin mdica en la clnica, as como cuantificar las
citas abandonadas y medir el cumplimiento por paciente.
Disear una aplicacin sencilla de usar e intuitiva, ya que el pblico objetivo es
en su mayora mayor de 40 aos, y se asume que en muchos casos no est
acostumbrado al uso de este tipo de aplicaciones.
Usar un lenguaje coloquial en la interfaz para que la pgina sea de fcil
entendimiento.
Desarrollar una interfaz ligera que permita la conexin de los pacientes en la
mayor cantidad de dispositivos que se conectan a Internet, incluyendo los
dispositivos mviles.
Desarrollar una etapa de prueba con la aplicacin antes de lanzarla
definitivamente a produccin, a fin de evitar descontentos en el pblico durante
su lanzamiento.

Partes interesadas

Parte
interesada

Principales
beneficios

Dr. Jorge Ruiz

(Patrocinador
del proyecto)

Optimizacin del
uso de los
recursos.

Promotor del
proyecto y el
principal interesado
de su pronta puesta
en marcha.

Aumento de
pacientes.

Dr. Otoniel
Osso (Gerente
de Salud)

Control de la
programacin de
citas y uso de
consultorios.

Interesado en el
mejoramiento del
servicio al paciente.

Disminucin de la
carga de la central
telefnica y
aumento de
pacientes.

Kathia Mercado
(Coordinadora
de
Consultorios)

Control de la
programacin de
citas y uso de
consultorios.

Preocupada por el
funcionamiento de
los consultorios y la
atencin eficiente a
los pacientes.

Uso eficiente de los

consultorios.

Celinda Tahua
(Archivo de
Historias
Clnicas)

Reparto
programado de
historias para los
citados

Busca brindar un
servicio de reparto
de historias
eficiente.

Disminucin de las
quejas por demoras
en el reparto de
historias.

Actitudes

Condiciones de
xito

Restricciones
La aprobacin de
presupuestos
requiere de firmas
adicionales de las
promotoras de la
Clnica.
No tiene la decisin
final para la
ejecucin de
proyectos
relacionados con
los mdicos.
Los mdicos tienen
horarios que se
adecuan a su
disponibilidad por
trabajos en otras
clnicas
El archivo de
historias est
alejado del local
central

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Parte
interesada
Hernn Flores
(Director del
proyecto)

Pacientes piloto
(cliente)

Dr. Ivn Ugarte

(Supervisor)

Central de citas
(Supervisor)

Dra. Yvette
Prraga
(Administrador)

4.

Principales
beneficios

Pg. 3

Actitudes

Condiciones de
xito

Desarrollo en
nuevas
plataformas,
impulso hacia la
migracin a nuevos
entornos de
desarrollo.
Reserva de citas
mdicas va Web

Busca siempre la
innovacin y el uso
de nuevas
tecnologas.

Comunicacin
exitosa entre
nuestro sistema y la
aplicacin Web.

Es la primera
experiencia
desarrollando
aplicaciones Web
de alto uso.

Solicita nuevas
alternativas para la
comunicacin con
la Clnica.

Supervisin del uso

correcto de la Web
de citas mdicas, y
obtencin de
estadsticas.
Necesitan que las
reservas telefnicas
estn sincronizadas
con las que los
pacientes realizan
en la Web.
Administrar de los
datos de la Web de
manera rpida,
publicar la
inasistencia o
cambio de mdicos.

Capacidad de
anlisis para tomar
decisiones sobre la
informacin
generada.
Ordenado,
responsable,
metdico.

Convertir a la
Internet en la
primera alternativa
para la separacin
de una cita mdica.
Tener herramientas
que permitan
analizar el impacto
de la aplicacin.

Pueden tener
pocos
conocimientos en el
uso del Internet e
inclusive no usarlo.
Conocimientos
limitados de
anlisis estadstico.

Impedir que dos

pacientes puedan
sacar una cita en el
mismo horario.

Lentitud en la
confirmacin de los
datos de los
pacientes.

Tener herramientas
que permitan la
actualizacin rpida
de la informacin
en la Web.

Puede mantener
desactualizada la
informacin y con
ello posibilitar
reservas sobre
informacin
incorrecta.

Ordenado,
responsable,
metdico.

Restricciones

Visin
Para
Quienes
La
Es una
Que
A diferencia de

Nuestro producto

los pacientes de la Clnica

necesitan registrar citas mdicas por Internet
Reserva Web de Citas Mdicas
aplicacin Web
permite registrar citas mdicas de forma amigable y segura
las aplicaciones Web de otras clnicas que no completan la
reserva, o la necesidad de asistir a la Clnica sin la
seguridad de conseguir un cupo
permite reservar una cita en cualquier momento del da
confirmando la reserva al final del proceso

5.

Alcance del proyecto

5.1

Alcance a nivel del cliente

1)

2)

Para poder usar el servicio de Reserva Web de Citas Mdicas, el paciente

deber registrarse. Este registro se realizar con su correo electrnico, a donde
se enviar un correo de confirmacin para validar la cuenta.
El paciente ingresar por nica vez sus datos personales. A partir de ah, para
generar una nueva cita, solo tendr que ingresar su correo electrnico y

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Pg. 4

contrasea y acceder directamente a sus citas reservadas. En cualquier

momento podr modificar sus datos personales o su contrasea.
3) El paciente tambin puede registrar nombres de familiares bajo su cuenta
personal. Esto ayudar a las personas que tengan hijos o padres para los
cuales quieran generar una cita. Por cada uno de ellos deber ingresar tambin
sus datos personales. Esta opcin solo estar disponible cuando la central de
citas haya confirmado los datos del paciente.
4) Por cada persona registrada el paciente solo podr registrar un mximo de dos
reservas por da, y en total no podr tener ms de cinco citas mdicas
pendientes de atencin antes de registrar una nueva.
5) El paciente podr realizar una reserva de citas mdicas de dos maneras: la
primera es seleccionando la especialidad y el mdico y la segunda es
seleccionando solo la especialidad sin importar el mdico que lo atienda.
6) En ambos casos, el sistema muestra un calendario con las fechas y horas
disponibles de acuerdo al horario del mdico. El paciente podr elegir una cita
entre un bloque de horas (por ejemplo, de 3:00 a 4:00 p.m.).
7) El sistema colocar siempre las citas hacia el final del horario seleccionado.
8) El sistema solo permitir la reserva de citas mdicas hasta 24 horas antes de la
fecha solicitada. No hay reserva Web de citas mdicas para el mismo da de
atencin.
9) La cita quedar reservada y el usuario podr verla en la pgina de citas
reservadas que l tiene disponible, y donde tambin puede ver el historial de
sus citas y si asisti o no a las mismas.
10) El paciente podr ver la lista de mdicos disponibles por mdico y por
especialidad, con los horarios y ubicacin de los consultorios.

5.2 Alcance a nivel de supervisor

1)
2)

3)
4)

5)

El supervisor podr visualizar los datos de los pacientes registrados en la

aplicacin web de reserva de citas mdicas.
El supervisor podr visualizar la cantidad de pacientes que han realizado una
reserva Web de una cita mdica, aquellos que concretaron una cita y aquellos
que faltaron a una cita confirmada.
El supervisor puede obtener estadsticas del uso de la aplicacin Web por
especialidad, mdico, distrito, da preferido, hora preferida, edad y sexo.
El supervisor validar que el paciente inscrito corresponda a uno que ya tiene
una historia en la clnica y lo relacionar (por motivos de seguridad, no est
disponible toda la lista de historias en la base de datos Web).
El supervisor puede bloquear a aquellos pacientes que considere no estn
haciendo uso correcto del servicio, o a los que reportan un nmero alto de
inasistencias a las citas.

5.3 Alcance a nivel de administrador

1)
2)
3)
4)
5)

El supervisor puede obtener estadsticas del uso de la aplicacin Web por

especialidad, mdico, distrito, da preferido, hora preferida, edad y sexo.
El administrador podr ingresar la lista de mdicos, asociarlos a una
especialidad o retirarlos del sistema.
El administrador podr ingresar la lista de especialidades o retirar aquellas en
desuso.
El administrador podr ingresar la lista de consultorios, anexos y ubicacin
dentro de la clnica.
El administrador podr ingresar los horarios de los mdicos, y hacer cambios
en los ya existentes.

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6.

Pg. 5

Supuestos y dependencias

6.1 Supuestos
SU-1 Se cuenta con el proveedor de la aplicacin Web que la alojar en la pgina
Web de la clnica, junto a los servicios y la base de datos.
SU-2 Se dispone de los recursos econmicos necesarios para ejecutar el
proyecto.
SU-3 Se cuenta con un programador Web en el staff para realizar las
modificaciones importantes de forma rpida.
SU-4 El ancho de banda contratado para el alojamiento de la Web soportar el
trfico generado o en su defecto se ampliar sin cortar el servicio.

6.2 Dependencias
DE-1 Los horarios de los mdicos deben mantenerse al da para garantizar una
seleccin correcta de los calendarios de citas disponibles.
DE-2 Los cambios de horario deben coordinarse con la central de citas para
informar a los pacientes.

7.

Restricciones

Dimensin
Caractersticas

Calidad

Costo

Programacin

Personal

Restriccin
(estados lmite)

Objetivos
(estados objetivo)

Las caractersticas
debern quedar
definidas luego de la
presentacin del ltimo
prototipo. Luego no hay
ms modificaciones.
Facilidad de uso.
Soporte de cualquier
navegador.
Soporte de dispositivos
mviles
La obtencin de la
buena pro ha durado
cerca de 6 meses.

Prototipos: 20/05/2012

La aplicacin debe
integrarse a los
principales sistemas
existentes.
La base de datos actual
no ofrece herramientas
giles de exportacin.
Tamao mximo del
equipo es 1 analista, 1
desarrollador y 2
usuarios de prueba

Versin 1: 01/07/2012
Versin 1.1: 15/07/2012

La aplicacin debe
funcionar en IE, Firefox
y Chrome, en un Ipad,
un Iphone y un Galaxy.

Grado de libertad
(rango permisible del
estado)
100% de las caractersticas
para el cliente estarn
disponibles en la versin 1.0.
Las caractersticas para el
supervisor y administrador
para la versin 1.1.
90-95% de las pruebas de
aceptacin de los usuarios
deben pasar de la versin 1.0,
el 95-98% para la versin 1.1
Es posible excederse en el
presupuesto hasta en un 25%
sin revisin ejecutiva, pero
siempre que sean gastos de
compra de equipos o pago de
programadores.
Se dispone de dos meses para
desarrollar la aplicacin hasta
tenerla en funcionamiento.

Es posible aadir un analista

en caso existan puntos
pendientes por definir.

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8.

Pg. 6

Hitos
Evento o Entregable

Fecha lmite

Responsabilidad

Acta de Constitucin del Proyecto

(Project Charter)
Estructura desplegable del trabajo
(EDT/WBS)
Plan de proyecto aprobado

29/04/2012

Director del proyecto

06/05/2012

Inicio de la ejecucin del proyecto

Prototipos terminados y aprobados

13/05/2012
20/05/2012

Diseo de la base de datos

Inicio de la programacin de la aplicacin Web
Pruebas y revisin

26/05/2012
27/05/2012
17/06/2012

Ejecucin del proyecto completada

Presentacin de la aplicacin Web

24/06/2012
01/07/2012

Proyecto cerrado

15/07/2012

Patrocinador del proyecto

Director del proyecto
Patrocinador del proyecto
Director del proyecto
Director del proyecto
Director del proyecto
Clase de usuario #1
Clase de usuario #2
Clase de usuario #3
Clase de usuario #4
Director del proyecto
Director del proyecto
Director del proyecto
Clase de usuario #1
Clase de usuario #2
Clase de usuario #3
Clase de usuario #4
Director del proyecto
Patrocinador del proyecto
Director del proyecto
Patrocinador del proyecto
Director del proyecto

9.

07/05/2012

Riesgos del negocio

Riesgo

Probabilidad

Impacto

Mitigacin

Uso reducido de la
aplicacin

15%

Leve

Confiabilidad de la cita
mdica reservada.
Vandalismo.

25%

Medio

Programacin incorrecta
de las citas mdicas
(para una especialidad
que no corresponde)
Aumento de la desercin

25%

Medio

40%

Medio

Se requiere una campaa que explique a los

pacientes los beneficios de obtener una cita va
Web o telefnica en lugar de hacerlo el mismo
da de la atencin.
La implementacin de mecanismos de
confirmacin de la cita asegurar que la
persona que reserva la cita existe y los datos
son vlidos. El nmero IP de la computadora
quedar guardado para evitar ataques de un
mismo punto.
Algunas especialidades podran requerir de
una confirmacin telefnica o de que el
paciente tenga necesariamente una historia en
la clnica con antecedentes similares.
El porcentaje manejado es el promedio del
mercado. Estos espacios se utilizan para la
atencin de entre citas. El control de la
desercin de las citas (Web y telefnicas)
podra hacer que el paciente quede bloqueado
para sacar citas de este tipo y solo poder
hacerlo en persona.

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Pg. 7

10. Recursos
Recurso
Presupuesto aprobado
Analista de Sistemas

Programador Web freelance

Ancho de banda mejorado

Entorno de prueba

Descripcin y origen
El presupuesto para este proyecto ha sido aprobado por la
Gerencia General
Ingeniero de Sistemas con amplia experiencia en el desarrollo de
interfaces amigables y fciles de usar, as como en la simplificacin
de procesos informticos.
Programador con amplia experiencia en el desarrollo de
aplicaciones con PHP, MySQL, CSS y JavaScript, y uso de MVC
Se requiere una mejora en el lmite de ancho de banda contratado
en el alojamiento de la pgina web ya que la aplicacin generar
un aumento de las transacciones.
La disponibilidad del entorno de prueba en el rea de Sistemas
debe estar garantizada durante el desarrollo del proyecto.

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Historial de revisiones
Nombre

Fecha

Razn de los cambios

Versin

Hernn Flores Luna

29/04/2012

Presentacin del documento

1.0

Hernn Flores Luna

29/04/2012

Mejoramiento luego de la revisin del

profesor Daz

1.1