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Dfinitions : note dinformation / note de service

Toute note prcde une action future. Elle doit rpondre deux exigences :

informer un destinataire, quil soit collectif ou individuel ;

donner un ordre.

Lobjectif est de mettre excution une dcision dont les consquences relvent
de la pratique. Deux types principaux de notes peuvent tre distingus et
dfinis :
Type de note

Caractristiques et exemples

LA NOTE DE SERVICE

Il sagit dun document interne un service, une


administration ou une entreprise par lequel un suprieur
adresse ses subordonns des instructions sur un
problme particulier relavant des activits ou du
fonctionnement du service.
Elle peut tre permanente ou temporaire, selon les
indications donnes. Sa dure de validit est souvent
limite la priode qui la spare de la suivante sur le
mme sujet.
Elle est frquemment utilise dans les relations
hirarchiques et suit la voie hirarchique
descendante.
Exemples de situation pouvant donner lieu une note de
service : Conduite suivre en cas dincendie
Rgles de scurit observer dans la conduite du travail
Ncessit de se rendre une visite mdicale dans le cadre
de la mdecine du travail

LA NOTE
DINFORMATION

Comme son nom lindique, elle se borne informer, cest-dire quelle est un type de communication crite qui
fait circuler linformation entre un destinataire inform et
un destinataire qui manque linformation.
La note dinformation peut rpondre diffrents
objectifs :
Donner une information :Cest le cas le plus frquent et
le plus simple. Exemple : annoncer au personnel dune
entreprise des changements horaires, des consignes sur
lorganisation des pauses dans le travail, les modalits
dorganisation des repas au restaurant dentreprise, la
mise en service dun systme de transport collectif des
personnels.
Demander une information : Exemples : demander
quelles sont les modifications intervenues dans la situation
familiale des employs, faire appel au volontariat pour
participer une formation.
Formuler des propositions : On suscite des propositions
en vue dune concertation au sein de lentreprise sur une

question donne.
La rdaction dune note
Tout dabord, la rdaction dune note demande un esprit de finesse. Ainsi, il est
impratif que la note ne donne lieu aucune hsitation ou erreur. Sadressant
un public donn, elle doit tenir compte des caractristiques de ce public (niveau
de comprhension, aspects psychologiques et humains). Le signataire de la
note doit donc respecter les exigences de la communication crite :
comprhension aise du message,
niveau de langue employ,
prcision de linformation,
nature du destinataire,
modalits dapplication,
erreurs susceptibles dentraver le bon droulement du processus.
Ensuite, il convient de faire preuve desprit de synthse. Par dfinition, une
note doit tre claire, simple et prcise. Il faut donc :
viter de multiplier les sujets dans la mme note,
viter demployer une syntaxe lourde et confuse.
Il est prfrable :
de limiter la note un seul sujet,
demployer un style impersonnel,
de rdiger dans une langue comprhensible par tous,
de hirarchiser avec soin et rigueur les informations (titres, sous-titres,
alinas),
dviter toute fioriture inutile.
La prsentation de la note ne sinscrit pas dans un cadre rigide et normalis.
Elle est dactylographie car cela facilite la lisibilit et marque un
professionnalisme certain. Elle peut se faire sur papier simple ou en-tte. Elle
peut utiliser un imprim pralablement compos cet effet. Le format reste libre
(A3, A4 ou A5) mais il faut laisser une marge dau moins 2 cm. Les paragraphes
doivent tre clairement spars. Enfin, il ne faut crire quau recto ; si le texte
ncessite plusieurs feuillets, il convient de les numroter soigneusement et
dagrafer toutes les feuilles composant la note.
Une note doit comporter diffrentes mentions :

Lmetteur ou destinateur : Il est ncessaire de connatre la source du


message et la fonction de celui qui signe la note.

La date et le lieu : Une note nest pas ternelle, elle sinscrit dans un cadre
spatio-temporel prcis. Une formule finale comme : La prsente note est
applicable compter de ce jour rend videmment indispensable la
mention de la date. Il est de surcrot prfrable de rappeler dans la formule
injonctive la date dentre en application. La date et le lieu
denregistrement de la note peuvent tre ports au-dessus de la signature,
comme pour la prsentation des actes rglementaires, ou en haut droite
de la premire page, comme pour une lettre.

Le titre : Il doit prciser la nature de la note (de service, dinformation). Il


est inscrit au milieu de la ligne, en lettres majuscules. Le titre est souvent
accompagn dun numro denregistrement.

Le ou les destinataire(s) :Deux places sont possibles : Soit avant le corps


de la note, Soit en fin de note, en bas, gauche. On ne se contente pas
daligner les destinataires et leurs fonctions. Il convient de faire prcder
les noms ou fonctions des formules suivantes, au choix :
Pour information
Pour excution
Pour attribution
Pour affichage
Pour vrification
Pour entretien verbal
Pour classement
Il est possible dadditionner plusieurs formules si ncessaire.

Lobjet : Celui-ci peut figurer sous la forme dun titre ou apparatre, comme
dans une lettre, aprs la mention Objet .

La formule dappel ou la formule de politesse : Attention ! Les notes ne


comportent ni lune, ni lautre.

Le corps de la note : Le corps mme de la note nappelle aucun prambule.


Seule compte lefficacit maximale. On peut toutefois conseiller quelques
formules pour entamer le premier paragraphe :
Il parat indispensable de
Jattache de lintrt
Je crois utile de
Il est rappel que

La signature : La note doit absolument tre signe. Si le nom du signataire


est prsent dans len-tte, il nest alors pas ncessaire de le reprciser
avant la signature. Si le nom nest pas mentionn dans len-tte, il
convient alors de la faire figurer avant la signature.

Les pices jointes : Une mention Pices jointes est porte sur la note si
celle-ci est accompagne de documents divers. Elle peut prciser le titre
de ces documents ou leur nombre total.

La diffusion de la note peut tre effectue de diverses faons : par distribution


individuelle, par affichage, par circulation dans les services avec margement,
par courrier.

La rdaction et la prsentation dune note


1. La note (dfinition et rdaction)
Une note est un message crit interne lorganisation qui tablit une communication le
plus souvent descendante (de la hirarchie vers les chelons subalternes).

2. Les types de note


Il existe essentiellement deux types de notes : la note dinformation et la note de service
(ou note dinstruction).

2.1 La note dinformation


Comme son nom lindique, la note dinformation transmet une ou plusieurs personnes une
information relative la vie de lentreprise ou dun service, un renseignement ou un
message qui na pas de caractre obligatoire.
Le style de la note doit tre clair, concis et impersonnel. On ne doit pas sadresser
directement aux destinataires (exemples : la prsence de chacun est souhaitable , il est
rappel aux reprsentants que , etc.) ; la forme passive est en gnral utilise.

2.2 La note de service (note dinstruction)


La note de service donne ou rappelle des consignes, dcrit un processus, une procdure.
Lmetteur est un suprieur hirarchique, le rcepteur est tout ou une partie du personnel. Le
message est normalement suivi dune mise en excution (caractre obligatoire
dapplication).
Le ton est direct, injonctif, personnel. Lmetteur parle souvent en son nom, le pronom je
est donc souvent utilis.
Quelle soit dinformation ou dinstruction, la note doit tre concise (se limite lessentiel du
message transmettre) mais complte. Le message doit tre clair (vocabulaire prcis).

3. Les mentions de la note


Une note comporte toujours :
len-tte simplifi de lentreprise ;
la mention Note dinformation ou Note de service (titre), suivie dun numro
dordre ;
les coordonnes de lmetteur (nom, service, fonction, etc.) ;
les coordonnes du ou des destinataires (nom, service, etc.), suivies de la mention Pour
information ou Pour excution selon les cas ;
le lieu et la date dmission ;
la dsignation de lobjet ;
la qualit du signataire, prnom (ou initiale) et nom du signataire.

4. La prsentation de la note
La prsentation dune note de service ou dune note dinformation est libre. Elle prvoit
lemplacement des diffrentes mentions :

5. La diffusion de la note
La diffusion se fait sur support papier, par courrier lectronique ou encore par affichage
sur des panneaux prvus cet effet.

Lexique
Note : document interne lorganisation par lequel on transmet des informations (note
dinformation) ou des ordres (note de service).

EXERCICE

Vous tes employe au sein de la socit SETRAM.


Jamila, secrtaire du directeur des ressources humaines, vous demande de rdiger une note de
service en tenant
compte des consignes laisses par Melle Asma (DRH)
La dernire note de service portait le numro 54.
Consigne :
Merci de bien vouloir rdiger une note de service partir des notes que jai prises rapidement.
Il sagit dlaborer le planning des congs dt. Lensemble du personnel doit transmettre ses
souhaits la
Direction des ressources humaines avant le lundi 10 mars N.
Dure des congs : 3 semaines minimum.
prendre par semaine complte (du dimanche au samedi).
Si la demande nest pas faite dans les dlais, ou si elle nest pas complte, elle ne sera pas
accepte.
Il faut expliquer tout cela dans la note de service que Melle Asma signera. Elle concerne
lensemble du
personnel.
La priode des congs dt est du 1er mai au 30 Decembre, mais lentreprise ne fermera pas.
Merci.
Jamila.
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