UNIVERSIDAD VERACRUZANA

Direccin General de Administracin Escolar

Manual de la Calidad
AE-GE-M-02

UNIVERSIDAD VERACRUZANA
Direccin General de Administracin Escolar

SIS II.I\IA DI. (,I.S I ION DI I A CAl ID \I)

CONTENII)O

O. Introduccin

1. Alcance

I . I Procesos Externos

2. Exclusiones

3. Misin, Visin y Valores Instituc ionales

4. Politica de la Ca li dad

5. Interaccin de Procesos

6. Estructura Organizacional

6. 1 Responsabilidad y Autoridad

7. Rea lizac in de l Prod ucto/Serv icio

7. 1 Comunicacin con el cliente

7.2 Diseo y Desarro llo

7.3 Identificac in y Trazab ilidad

7.4 Propiedad del cl iente

10

7.5 Preservac in del producto

10

7.6 Control de los Di spos iti vos de Seguim iento y Medici n

10

8. Referencias

10

9. Defi niciones y Term inologa

10. Histrico de Rev isiones

11. Fi rmas de Autorizacin

II

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UNIVERSIDAD VERACRUZANA
Direccin General de Administracin Escolar
Manual de la Calidad
AE-GE-M-02

O. Introduccin

La Direccin General de Administracin Esco lar (DGAE) surge en 1995 y es en el Estatuto

General vigente, ttulo V captu lo IV artcu lo 178 donde se indican sus responsabilidades;
adems en el art culo 179 se menc ionan las atribuciones del Director General de
Administracin

Escolar,

disponibles

para

su

consulta

en

http://www.uv.mxllegislacion/fi les/20 12/ 12/Estatuto-General.pdf

En el ao 200 1, la Uni versidad Veracruzana inici los trabajos correspondi entes al desarrollo
e implantacin de Sistemas de Gestin de la Calidad (SGC) para la cert ificacin de procesos
estratgicos ad mini strativos, bajo la

onna ISO 900 1, logrando en ese mi smo ao la

certificacin de l proceso de Ingreso Esco lar a la Universidad Veracruzana.

En 2005, se ampla el alcance de la certificacin adicionando los procesos de Permanenc ia y

Egreso.

AClllalmente, des pus de una reingeniera de procesos, se iniCian las actividades para
implementar el servic io de Ingreso Escolar por Examen a nivel Licenc iatura y Tcnico
Superior Universitario; se define el alcance y se documentan innovaciones tecnol gicas com o
el Registro en Lnea de Asp irantes a la UV y el Registro, Eva luacin y Seleccin en Lnea de
Ap li cadores y Asistentes.
Aunado a lo anteri or, se desarrolla el presente manu all , en el cual se establecen: el alcance,
la justificaci n de las excl usiones, los procesos y su interacc in, as como la referencia a los
procedimientos docum entados estab lecidos para el Sistema de Gesti n de la Calidad (SGC).

El SGC de la DGA E se fundamenta en los requisitos de la norma intern acional ISO 900 I :2008
y su equivalente mexicana

MX -CC-900 1-I MNC-2008, por lo que adopta el modelo basado

El presente documento es propiedad de la Direccin General de Administracin Escolar.

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en procesos, con un enfoque sistmico, que permite la sati sfacc in del demandante del
servicio, as como la mej ora continua, como una estrategia de la Uni vers idad , para asegurarse
que los programas educat ivos y servici os que ofrece a los aspirantes, organ izac iones y
soc iedad veracru zana en general, sean de calidad y se efectan apegados a la Legislacin
Uni versitaria vigente y en cumplimi ento a lo estab lecido en el Plan General de Desarrollo de
la UV 2025 yen el Programa de Trabajo Estratg ico 20 13-2017 "Trad ic in e Innovacin".

1.

Alcance

El SGC de la DGA E tiene como alcance al servicio de Ingreso Esco lar por Examen, a nivel
Licenciatura y Tcnico Superior

niversitari o, en las cinco regiones univers itari as.

Apl ica al Director Genera l de Administracin Esco lar, Coordinador de In greso Escolar, y
persona l que participa en los procedi mientos: Registro en Lnea de Asp irantes UV (AE-IE-P03), Regi stro, Eval uaci n y Seleccin en Lnea de Aplicadores y As isten tes (AE-I E-P-04),
Aplicacin del Examen de In greso (AE-I E-P-OI ) y Asignacin de Lugares para el In greso
Esco lar (AE-I E-P-02), di sponibl es en: http://www.uv.mx!orgmet/procedimientosl

1. t Procesos Externos
La planeacin de los recursos se rea li za con la Elaboracin del Programa Operativo Anual
(POA), apl icando los lineamientos emitidos por la Secretara de Administracin y Finanzas,
que se encuentran documentados en el Manu al de Procedimientos Administrativos (UOMGE-M-02), consultar en: http://www.uv.mx!orgmetlmpad/. as como tambin en los
procedimientos operativos del Subsistema de Ad mini stracin Universitari a correspondientes
a la Administrac in de Recursos Hum anos, Adm ini stracin de Bienes y Servicios y
Admi ni straci n de Recursos Financieros, d isponibles en http://www.uv.mx/saf/sgc-sau/ .

Dentro de la Adm ini straci n de Recursos Humanos, es importante sealar que la Direccin
General de Recursos Humanos, a travs de l De partamento de Eva luacin y Desarrollo de
Personal , es quien elabora los perfiles de puesto y competencia requeridos por esta Direccin
General. As mi smo, se encarga de gesti onar las acciones de capacitaci n para desarrollar la
competenc ia necesaria para el persona l.

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La infraestructura necesaria, en cuanto a edificios y espacios de trabajo, es funcin de la

Direccin de Proyectos, Construcciones y Mantenimiento, quien tiene el compromi so de
mantener y crear insta laciones adecuadas para el desarrollo de las actividades .

Por otra parte, la Direccin General de Tecnologa de la In fo rmac in, provee la

in fraestructura, correspondiente a equipos para los procesos (hardware-software, antivirus),
servicio de telefona, serv icio de red (cableado est ructurado, red ina lmbrica) y servicio web.

Institucionalmente, se tienen elaborados los procedimientos requeridos por la norma

internaciona l ISO 900 I :2008 y su equ ivalente mexicana NMX-CC-900 1-IMNC-2008, los
cua les son emitidos por la Direccin de Planeacin In stituci onal: Control de Documentos
(SGCUV-G E-P-OI), Control de Registros (SGCUV-GE-P-02), Aud ito ra Interna (SGCU VGE-P-03), Control del Producto o Servicio no Conforme (SGCU V-G E-P-04), Accio/1 es
Correctivas

Preventivas

(SGCUV -GE-P-05), d isponibles

para

su

consulta

en:

http ://www.uv.mx/orgmet/mpad/ .

Cabe mencionar, que e l Sistem a de Ingreso a la Universidad Veracruzana (SI UV), as como
la in fo rmacin que se genera del mi smo, es alojada y almacenada a travs del servicio Clou d
Site que ofrece la compa a RackS pace, en virtud de una seri e de considerac iones que
garantizan la integridad de los datos y la seguridad en la informacin.

Por otra parte, el instrumento (examen) de evaluacin de conocim ientos y habilidades,

a pli cado a los aspirantes a ingresar a la Universidad Veracruzana, as como los pu ntajes de
quienes son evaluados, son proporcionados por el Centro

ac ional de Eva luacin para la

Educacin Superior (CENEVAL), con el cua l se establecen los requisitos por medio de una
solicitud de a plicaci n (documento externo).

Con respecto a la entrega del material a utili zarse en la ap licac in del examen (Cuadernillo
y Hojas de Respuesta), se gesti ona la contratacin de una empresa de segu ridad que
proporciona el servicio de traslado.

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La DGAE controla sus procesos externos a travs de las especificaciones detall adas en
solicitudes, oficios, contratos y correos electrnicos, contra el servic io propo rc ionado.

2.

Exclusiones

7.4.1 Compras. La admi ni stracin de la DGAE, fun ge como gestor para tramitar los recursos
que req ui ere la DGAE y es la Secretara de Admin istracin y Fi nanzas, qu ien a travs de la
Direccin de Rec ursos Humanos, Direccin de Recursos Materiales y Di reccin de Recursos
Financieros, quienes proporcionan y autorizan los recursos, adems de reali zar la evaluacin
y seleccin de proveedores, de acuerdo a los procedim ientos y polticas institucionales

establec idos.

Por otra parte, existen serv icios que son adqu iridos con proveedores nicos, siendo stos los
ms a prop iados a las necesidades operativas, puesto que cumplen con los requ erimi eI1tos
so lici tados para mantener la conformidad de los req uis itos .

7.5.2 Validaci n de los procesos de la produccin y de la prestacin d el servicio.

No aplica porque se realizan act ividades de medicin y segu imiento durante el desarro ll o del
servicio.

7.6 Control de los eq uipos de seg uimiento y de medicin.

No aplica porque no se utilizan equipos para dar seguimiento y medic in al serv icio .

3.

Misin, Visin y Valores Institucionales

El personal de la DGA E se identifica con la Mis in , Visin y Valores Instituc ionales,

estipu lados en el Programa de Trabajo Estratgico 20 13-2017 "Tradicin e Innovacin",
consu Itar en: http://www.uv .mx/programa-trabajo/Programa-de-T raba jo-Estrategico-versionpara-pantalla.pdf

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4.

Poltica de la Caldad

"El compromiso de! personal que integra la DGAE es realizar con transparencia,
oportunidad y confiabilidad. el proceso de Ingreso Escolar por Examen a nivel Licenciatura
y Tcnico Superior Universitario, con estricto apego a la Legislacin Universitaria vigente,

a travs de un Sistema de Gestin de Calidad que promueve la mejora continua ".

AE-GE-OT-OI

Esta poltica establece el marco para la determinacin de los objetivos de la calidad, y es

comunicada por medio de este manual.

Por otra parte, los objetivos de la calidad se encuentran establecidos en la Matriz de Objetivos
e Indicadores, Id. AE-IE-OT-05.

S. Interaccin de procesos
El Sistema de Gestin de la Ca lidad de la DGAE, est basado en los procesos que se muestran
en el Diagrama de Interaccin de Procesos (A nexo 1), dentro del cual se incluyen los vnculos
entre: la Responsabilidad de la Direccin, la Provisin de los Recursos, la Realizacin del
Servicio y la Medicin, el Anlisis y la Mejora.

El proceso de Responsabilidad de la Direccin, realiza la planificacin del SGC, evala su

desempeo a travs de la Revisin por la direccin (por lo menos una revisin al ao al
concluir el proceso de realizacin del servicio), prop icia la comunicacin y gestiona los
recursos necesarios, a partir de los cuales se lleva a cabo el proceso de realizac in del servicio:
ingreso escolar por examen a nivel Licenciatura y Tcnico Superior Univers itario en las cinco
regiones universitarias.

Aunado a lo anterior, en el proceso de Medicin , Anlisis y Mejora se realizan activ idades de

seguimiento para mantener y mejorar el SGC, a travs de las auditoras internas de la calidad,
acciones correctivas, acciones preventivas, acciones de mejora, control de los documentos del
SGC y recopilacin de informacin de satisfaccin del cliente.

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En el anexo 1, se mencIOna a los clientes, por tener una participacin primordial en la

definici n de los requi sitos como elementos de entrada y retroalimentacin del servicio.

6.

Estructura Organizacional

El Organ igrama de la DGAE para fines del Sistema de Gestin de la Ca lidad se presenta en
el Anexo 2.

6.1 Responsabilidad y Autoridad

La responsabilidad y autoridad a nivel mando medio se encuentra definida en la Legislacin

Universi taria y en el Manual de Organizacin de la Direccin General de Administracin
Esco lar (AE-GE-M-O 1), este ltimo se encuentra di sponible para su consu lta en:
http ://www.uv.mx/orgmet/ae-ge-m-Ol /.

Con respecto a la respon sabilidad y autoridad del personal de ni vel operat ivo, est definida en

la Descripcin y Perfil de Puesto, documentos elaborados po r el personal del Departamento

de Evaluacin y Desarrollo de Personal adscrito a la Direccin General de Recursos Humanos.

Finalmente, con lo que respecta al personal sindica lizado (personal SETSUV), se encuentran
documentadas sus fu nci ones y responsabilidad en el Catlogo de Puestos del Personal
Administrativo, Tcnico y Manual http://www.uv.mx/orgmet/cat-pues/.

Por otra parte, la Alta Direccin est re presentada por el Director General de Administraci n
Esco lar, quien asume el compromiso con la implementacin y mejora continua del SGC. Para
ello, se elabora, autoriza y da a conocer el programa de trabajo y la planificaci n de actividades
con respecto al SGc.

Tambin corresponde a la Alta Direcc in, la designacin de su Representante para efectos de

la ca lidad , quien asume la responsab ilidad y autoridad para asegurar que se estab lecen,
implementan y mantienen los procesos necesari os para el SGC, manteniendo informada a la
Alta Direccin sobre el desempeo del mi smo, por medio del informe de Revi sin por la
Direccin.

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7. Realizacin del Servicio

Para la rea lizacin del servicio. el responsable del proceso coordina las acti vidades que le
competen y a su vez elabora los documentos necesarios (procedimientos, guas e instru cti vos)
para reali zar su ejecuci n.

Para lo anterior, se elabora un plan de calidad (AE-GE-PP-OI) y en caso de requerirse, se

di sean cronogramas de trabajo.

En la sigu ien te tabla se pueden identificar los productos/serv ici os.

Tabla 1. Productos y Servicios del Proceso de Ingreso Escolar por Examen a Nivel Licenciatura y
TSU
Proceso

I'rUllucto/Sen ico

( Iienle

Se rvicios:
Reg istro en Lnea de Aspirantes a travs del SIU V
Registro. Evaluacin y Seleccin en Linea de Aplicadores y AsislCntes
Aplicacin del Examen de Ingreso
Publicacin de Resultados

Productos:
Base de datos aspirantes regi strados (B DAR)
Ingreso Esco lar
por Examen a

nivel Licenciat ura

y Tcnico
Superior

Univers itari o
en las cinc o
regiones

uni versitarias

Base de datos de aspirantes con derecho a examen (BD-ADE)

Base de datos de aspirantes que pagaron (BD-AP)
Base de datos de aspirantes UV I condonados (BD-AUV IC)

Base de datos de aspirantes condonados (BD-AC)

Base de Datos de Aspirantes que no presentaron examen (inas istenci as) (BD-

Aspirantes a
Ingresar a la
UV- Nivel
Licenciatura )'
TSU

INANSISTE C IAS)
Base de Datos con puntajes de los aspirantes (BO-PUNTAlES)
Folio UV
Credencial para examen. SIUV RLA D03 y SI UVRLAD04
Solicitud capacitacin SIUV-RESLAA -D-OI
Nmi na UV (S IUYAEIF-OI)
N mina externo SIUV-A EI-F-02
Lista de Resultados por carrera (Primera Li sta)S IUV-ALlE-R-Ol
Ficha de Inscripcin (Primera Lista) SIUV-ALl E- D-OI
Ficha de In scripcin (Corrimiento) SIUV-ALlE-D-02
Ficha de In scri pcin (Yacante) SIUV ALl E D03
Solicitud de Ap licacin (Externo)
Cuadernillos de Examen (Documento Ex terno)
Hoias de respuesta (Documento Externo

En la Leg islacin Universitaria se encuentran algun os de los requisitos establecidos para ll evar
a cabo la realizacin de los productos/servicios. Sin embargo, tambin se defi nen y comunican
por medio de convocatorias y documentos que se publican dentro de l portal de la Universidad
Veracruzana.

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La revisin de los requisitos del producto/servicio, se realiza a travs de la validac in de los

documentos a part ir de los cuales se difunden , verificando que estos se apeguen a los
lineamientos establecidos por la Co mi sin Tcnico Acadmica de Ingreso y Esco laridad y la
Legislacin Vigente.

7.1 Comunicacin con el cliente

La comunicacin con el cliente se lleva a cabo a travs de diferentes medios, como son: correo
electrnico, envo de correos masivos, llamadas por telfono, Facebook, twiller y chal.
Adic ional a lo anterior, se documentan la guia para la atencin de quejas de c li entes y las
polticas de uso de las redes soc iales Facebook y twitler.

7.2 Diseo y Desarrollo

La Coordinacin de Ingreso Escolar planifica el diseo y desarrol lo del proceso de ingreso
por examen a licenciatura y tcn ico superior un iversitario, med iante los cronogramas de
actividades (AE- IE-OT-03 y AE- IE-OT-06), definidos con base a las fechas establecidas en
la Convocatoria de Ingreso (AE-I E-OT-OI ).

Una vez definidas las fechas de trabajo, el Coordinador de Ingreso Esco lar se encarga de
asignarlas, utilizando Trello, el cual es una herramienta de control de actividades va web y
est basado en el mtodo de trabajo denominado Kanban 2

Lo anterior significa, que se representan de forma visual las actividades, med iante un table ro
(Board), permitiendo el seguimiento y control de las tareas a travs del uso de estalUS:
Pendiente, En curso, Corregir, Probar y Finalizada, adems se establecen fechas limite para
su ejecucin.

Con respecto a los di seos prevIOs del porta l de la Convocatoria, estos se respaldan y
posteriormente se consultan a travs del DropBox, el cual es un servici o de almacenamiento
gratuito en la nube que permite compartir los archivos de trabajo.

, http://es.wikipedia.org/wiki/ Kanba,,_(desarroll o)

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Con respecto a los elementos de entrada para el S IUV, los requisitos funcionales del sistema
tales como especificaciones tcnicas, condic ion es de seguridad y mantenimiento del servidor
y respaldo de la base de datos, se encuentran definidos en el Manual de Insta laci n del SIUV,
en la Declaracin de privacidad de Rackspace, y en los Trminos de serv ici o en la nube. Por
otra parte, los requi sitos legales y reglamentarios esta definidos en la Convocatoria de Ingreso
Escolar (AE-I E-OT-O1) aprobada por la Comi sin Tcnico Acadmi ca de Ingreso y
Escolaridad (CTAIE), la cual es publicada en e l portal para el ingreso escolar a la UV
(Licenciatura

TSU),

contenido

dentro

del

sitio

we b

institucional ,

http://www.uv.mx/aspirantes/.

Con respecto al diseo del portal para el ingreso escolar a la UV (L icenciatura y TSU), los
elementos de entrada para su adecuacin, se definen en el procedimiento Registro en lnea, de
aspirantes UV (AE-I E-P-03). Cabe mencionar que se consideran di seos previos para su
validacin por el Director General de Admini stracin Escolar y se hacen los ajustes
necesarios, incluyendo la revisi n de la informacin sobre la prestacin del servicio y sus
criterios de aceptacin, quedando incluidos en el portal:
http ://www.uv.mx/escolar/ licenciatura20 14/

El resultado del diseo y desarrollo del sistema SIUV y el portal UV, antes de su liberacin,
es aprobada por el Director Genera l de Administracin Escolar. Previo a esta a probac in, si
se identifica cualqu ier problema se pro ponen las acciones correctivas y preventivas en apego
al procedimiento institucional: Acciones Correctivas y Preventivas (SGCUV-GE-P-05).Se
documentan y conservan los regi stros de los cambios del diseo y desarrollo incluyendo las
revisiones, verificaciones y validaciones y aprobarse nuevamente.

7.3 Identificacin y Trazabilidad

El estado de los productos es identi ficable, a travs de los registros, bases de datos, y
documentos impresos. La clave asignada depende del proceso en el cual se originan, ver la
Tabla l.

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7.4 Propiedad del cliente

Los datos que se solicitan a los aspirantes a ingresar a la UV, como requisitos para realizar el
registro en lnea, se tratan en base a la Declarativa de Privacidad , disponible para su consulta
en: hnp://www.uv.mx/escolar/licenciatura2014/privac idad/index.html

7.5 Preservacin del producto

Los productos se preservan en carpetas, cajas, cds, servidor, segn sea el caso ; y se identifican
de acuerdo al nombre o clave asignada.

7.6 Control de los dispositivos de seguimiento y medicin

Para el caso de

la realizacin del

producto/servicio, no se cuenta con ningn

d ispositivo/equipo fsico , que deba calibrarse o verificarse, ajustarse o reajustarse o estar

identificado para poder determinar su grado de calibracin; sin embargo se revisa la capacidad
del sistema que se desarrolla para garantizar las actividades de seguim iento, antes de que se
libere para su uso.

8.

Referencias

Las referencias normativas aplicables son la norma ISO 900 1:2008, Sistemas de Gestin de
la Calidad - Requisitos. Adems, en relacin a los procesos de la DGA E en la Universidad
Veracruzana, la normatividad universitari a es la siguiente:

Ley Orgnica de la Universidad Veracruzana.

Estatuto General de la Universidad Veracruzana.
Estatuto de los Alumnos.
Estatuto de los Alumnos 2008.
Reglamento de Ingresos y Egresos.
Reglamento de Planeacin.
Contrato Colectivo de Trabajo del Personal Administrativo, Tcnico y Manual (SETSUV).
Manual de Procedimientos Administrativos
Manual de Organizacin Institucional

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9.

Definiciones y Terminologa

Se consideran los trminos y definiciones de la norma internacional ISO 9000:2005 Principios

y Vocabulario o su equivalente mexicana 1M C-NMX-CC-ISO 9000:2005, as como los

definidos en el Glosari o In stituci onal de Trmi nos (UOM-G E-G L-O1) di sponible para su
consulta en: http://www. uv. mx/orgm etlg losari o/

10. Histrico de Revisiones

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DI

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No Ap lica

Juli o 20 14

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No Ap lica
Se

incluye

la

Direccin

de

Proyectos,

construccin y mantenim iento, Direccin General

4 pg.

5 pg.
2

Diciembre 2014

8 pg.

de Tecnologa de la Infon113cin y Direccin

General de Recursos Humanos, co mo proveedores
de procesos externos.
Se describen las exclus iones a la Norma ISO
900 I :2008, correspo ndientes a los pu nt os 7.41
Proceso de Compras, 7.5 .2 Validacin de los
Procesos de la Prod ucci n y de la Prestacin del
Servicio y 7.6 Control de los equ ipos de
seguimiento y de medicin .
Se desc ribe la interaccin de los procesos del SGc.
Punto 7.1, se hace referencia la guia para la atenci n
de quejas y a las politicas de uso del Facebook y
Twiner.

Punto 7.2, se documenta el uso de Trello y

Dropbox, en el diseo y desa rrollo del servicio.

11. Firmas de Autorizacin

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