Actividades de Reflexin inicial

Dato: Representacin simblica de un atributo o variable cuantitativa. Los

datos describen hechos empricos, sucesos y entidades.
Informacin: La informacin est constituida por un grupo de datos ya
supervisados y ordenados, que sirven para construir un mensaje basado en un
cierto fenmeno o ente. La informacin permite resolver problemas y tomar
decisiones, ya que su aprovechamiento racional es la base del conocimiento.
Documento: Todo objeto que ofrece informacin. Es toda expresin en lenguaje
natural o convencional y cualquier otra expresin grfica, sonora o en imagen,
recogida en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes
informticos.
Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos
necesarios para el aprendizaje

LEY 594 DE 2000: Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

El Acuerdo 027 de 2006: Glosario archivstico
Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y
Teorizacin)
La empresa que se toma es una oficina de recursos humanos, con lo que
corresponde en el manejo del personal que labora, al manejo de todo tipo de
documentos por lo tanto se tiene que tener un archivo con todos los datos y
documentos de dicha rea.
Funciones:
Las funciones documentales buscan que el proceso administrativo
sea coordinado, de tal manera que el documento apoye la comunicacin
empresarial y permita la fluidez de la informacin de principio a fin, hasta
llegar al archivo. Las funciones que se destacan Son:

Control: Realizar el control de la produccin documental en lo

relacionado a: La Elaboracin de nuevos formatos de usos dentro de la
empresa y del rea. La seleccin de los tipos de papeles a usar segn la
conservacin documental, la definicin de la Informacin contenida en
los formatos y su uso. La disposicin final del documento. La definicin
de uso, manejo y cantidad de copias generadas por documento. El
establecimiento de vigencias administrativas y valores documentales.
Mantenimiento: Cuando en la administracin documental se habla de
mantenimiento, puede ser entendido como el cuidado, la actualizacin
del documento en fsico o del medio electrnico en el cual ha sido
guardada la informacin y el lugar en el cual se conserva la
informacin documental. Es decir, que no slo se refiere a la asistencia
que se realiza del documento como tal, sino tambin las condiciones que
hace que ste se preserve. Segn la clase de documentos pueden tener

cierto tiempo segn las reglas de cada empresa en este caso el

consultorio maneja libros, copias, hojas de vida, vacaciones, primas.
Personal de nmina, personal de contrato y la informacin en medios
magntico.
Almacenamiento de documentos: Esta funcin consiste en recopilar los
documentos, debidamente clasificados y organizados por contenidos o
temas especficos, y ubicarlos en un lugar adecuado segn unas
condiciones tcnicas, con el fin de que sus caractersticas no se pierdan
o se deterioren; adems de facilitar su consulta en la gestin
administrativa, e incluso llegar a apoyar investigaciones de tipo social,
jurdico, poltico, histrico y cultural dependiendo el tipo de empresa que
se maneje. En la empresa se maneja informacin muy valiosa donde
clientes internos presenta su hoja de vida con toda su informacin que
esto debe ser reservado y se tiene una tica como profesional con
respeto y algo confidencial.
Descarte de documentos (comit) En algn momento dado, todo archivo
desiste de ciertos documentos que pierden su valor y utilidad con el
paso de los aos, ya que empiezan a perder sus condiciones fsicas y su
importancia textual. Los documentos que se identifican como obsoletos
o inservibles frente a un proceso, deben ser desalojados del lugar en el
cual se haban archivado y conservado, pero no se puede proceder por
slo insinuacin de la persona encargada sino que debe sujetarse a la
normatividad, segn el tiempo que lleven en el lugar y la revisin de sus
tablas de retencin. Segn el acuerdo 006 de 1996, el comit
archivstico asignado por el Archivo General de la Nacin, interviene y
toma la decisin de descarte de documentos, soportndola con actas
que justifiquen la actuacin. Sin embargo, hay que tener en cuenta el
tiempo estipulado, que regularmente son cinco aos, pero dependiendo
su funcionalidad pueden durar en un archivo hasta diez aos.

Recuperacin de la Informacin
Es un proceso que se lleva a cabo a partir de la exploracin de bases de
datos, palabras claves, actas, registros, guas, catlogos, ndices o indicios
de lo que se desea hallar. Pero para que sea efectiva la recuperacin de la
informacin se acude a la bsqueda detallada de informacin en los medios
fsicos o electrnicos que pueden ser claves en la indagacin. No obstante,
se pueden encontrar dos resultados:

El Ruido Documental: Se produce cuando nos encontramos con un gran nmero

de datos genricos que no son relevantes frente a lo que deseamos
encontrar.
Silencio Documental: Se puede definir como la falta de informacin o
hallazgos mnimos respecto a lo que se esperaba encontrar porque
posiblemente no tuvieron un proceso adecuado en el momento de
guardarlos o se desconoce la palabra clave con la que pueden ser
encontrados.

Clasificacin de los archivos

Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de
las etapas que presentan la tabla de retencin documental, es decir, archivo de
gestin, central y la disposicin final.
Segn la Organizacin
De acuerdo a la jerarquizacin y composicin de la entidad.
Archivo centralizado: Es cuando una sola dependencia controla toda la
documentacin de la organizacin.
Archivo descentralizado: Es aquel que lleva cada una de las dependencias
de la organizacin. Es decir, es independiente de todo proceso archivstico.
Archivo descentralizado con control descentralizado:
Este depsito de informacin lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es
del jefe de cada oficina
Segn su Uso
El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una
de las etapas documentales, segn a los requerimientos de la organizacin:
Archivo activo:
Este archivo est compuesto por documentos del ao actual o aos anteriores
que se encuentren en proceso de tramitacin como: historias laborales,
resoluciones, contratos y dems documentos que se encuentren en el proceso
de consulta. Por tanto, es el que satisface las necesidades de conservacin y
consulta permanente.
Archivo semi activo
Son los documentos que varan en su periodo de conservacin y su consulta es
menor.
Archivo inactivo
Son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de
conservacin, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o
histricas. Segn su uso en el rea de urgencias se maneja los archivos activos
ya que los dems documentos los maneja en archivo central.
Segn su Ciclo Vital
El archivo se clasifica de acuerdo al tiempo que se le asigne a cada una de sus
etapas, las cuales se explicarn a continuacin:
Archivo de gestin: Es toda la documentacin que se encuentra depositada
y est sujeta a consulta administrativa por toda la organizacin.
Archivo central: Es la agrupacin de documentos que han sido transferidos
por diferentes archivos de gestin de cada dependencia respectiva; su consulta
no estn frecuente, pero siguen en vigencia.
Archivo histrico:

Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al

archivo de conservacin permanente.
Segn su Naturaleza:
Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que se le realice el proceso de
archivo.
Archivo pblico:
Es todo documento que pertenece a las entidades pblicas.
Archivo privado de inters pblico
Son aquellos documentos que por su valor histrico, investigativo, cientfico o
cultural son de inters pblico.
Archivo privado:
Son los documentos que pertenecen a personas naturales o jurdicas.
Diagrama de Flujo basado en la dependencia de recursos humanos
Asistencia de Gerencia
Produccin Documental
Inicio

Elabora el Documento

Conoce la normatividad
que aplica este proceso?

Remitirse a:
No

Si
La asistente de Gerencia procede a
elaborar los documentos y a
conservarlos

Los expedientes se sealizan y/o se

elabora un rtulo, segn el soporte

Fin

Ley 594 de 2000

Recepcin de documentos
Inicio

La asistencia de Gerencia, recepciona los documentos que

llegan para el Gerente General

La secretaria registra y radica en una plantilla

de control de correspondencia, todos los
Fin

Consulta de documentos
Inicio

La secretaria se remite al Archivo Central para

corroborar informacin y solicita los documentos por
medio electrnico
El archivo central verifica la informacin
y procede a realizar la bsqueda de la
informacin

El archivo central responde la solicitud y

procede a prestar la informacin solicitada

Fin