REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA

EDUCACIN UNIVERSITARIA
UNIVERSIDAD
POLITCNICA TERRITORIAL
DEL
ESTADO PORTUGUESA JUAN DE JESS MONTILLA
UPTP
UNIDAD DE PROYECTO FORMATIVO UPF.

PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIN EN ADMINISTRACIN

PROPUESTA DE UN MANUAL DE FUNCIONES DIRIGIDO A LA

DIRECCION ADMINISTRATIVA DE LA HIDROLOGICA SOCIALISTA DEL
ESTADO PORTUGUESA HIDROSPORTUGUESA S.A.

Tutor Asesor:
Prof. Melida Ramos
Tutor Externo:
Lcda. Nelly Ulacio
Participantes:
Cordero Kilbert
Duno Ana
Garca Kisbel
Montilla Anahely
Uzcategui Digmar

Guanare, Junio 2015

I PARTE

DIAGNSTICO SITUACIONAL

IDENTIFICACION DE LA EMPRESA
Hidrolgica Socialista del Estado Portuguesa HIDROSPORTUGUESA S.A.

LOCALIZACIN GEOGRFICA
La sede principal se encuentra ubicada en la Avenida Juan Fernndez de Len
entrada Barrio Sucre, municipio Guanare, parroquia Guanare, estado Portuguesa
HISTORIA DE VIDA DE LA ORGANIZACIN
Desde 1943 el Instituto Nacional de Obras Sanitarias (INOS) prest los
servicios de abastecimiento de agua potable y de recoleccin, tratamiento y
disposicin de aguas servidas a un gran porcentaje de la poblacin venezolana. A
partir de 1989, por razones de ndole poltica, financiera, econmica y social,
condujeron al Ejecutivo Nacional a impulsar un proceso de modernizacin del Estado
venezolano, con el apoyo de organismos internacionales de financiamiento. En este
proceso de reestructuracin del sector abastecimiento de agua y saneamiento se fij
un plan, el cual consta de dos etapas: de transicin y final. En la primera, el sector se
organiz mediante la creacin de la empresa C.A. Hidrolgica Venezolana
(HIDROVEN), constituida el 24/5/90 y de diez empresas hidrolgicas regionales, las
cuales comenzaron a funcionar en 1991. Para los estados Portuguesa, Lara y Yaracuy
se cre la empresa C.A. Hidroccidental (Hidrolgica de Occidente). Debido al
proceso de descentralizacin del servicio de agua potable y saneamiento, el
08/02/1999 se crea Aguas de Portuguesa, C.A., existi hasta el 31/12/2010. Los
accionistas de esta empresa eran la Gobernacin (51% de las acciones) y las
Alcaldas. Debido a la reestructuracin de los diferentes organismos del Gobierno

Regional, para adaptarlos al modelo socialista del siglo 21, el 01/01/2011 comienza
sus labores la Empresa Socialista de Infraestructuras y Servicios del estado
Portuguesa (ESINSEP).
A finales del 2013 se divide ESINSEP y se crea la empresa Hidrolgica
Socialista de Portuguesa HIDROSPORTUGUESA S.A, creada segn Decreto N
1210 - A, publicado en la Gaceta Oficial del Estado Portuguesa N 259-A
Extraordinario de fecha 09 de Septiembre de 2013, debidamente inscrita por ante el
Registro Mercantil Primero de la Circunscripcin Judicial del Estado Portuguesa,
bajo el N 23, Tomo 38-A de fecha 18/12/2013, publicada en Gaceta Oficial del
estado Portuguesa N 278-A Extraordinario, de fecha 26 de Diciembre de 2013, y
posterior modificacin mediante Asamblea Extraordinaria de Accionistas inscrita por
ante el Registro Mercantil Primero del Estado Portuguesa, bajo el N 41, Tomo 4-A
de fecha 14/02/2014, nombrado mediante Decreto N 1242-H, de fecha 01/01/2014,
Publicado en Gaceta Oficial del estado Portuguesa N 279-B Extraordinario, de fecha
01/01/2014.
Misin
Proveer y garantizar la operatividad de las obras pblicas y privadas de hidrologa, el
tratamiento de aguas servidas en condiciones de ptima calidad, mediante un modelo
de gestin efectivo y sustentable, asegurando el libre acceso de agua potable para la
totalidad de la poblacin portuguesea, fundamentada en la valoracin del recurso
hdrico.
Visin
Ser reconocida como empresa de produccin social modelo en el estado Portuguesa
en materia de servicio de agua potable y tratamiento de aguas servidas, con la
articulacin de planes, programas y proyectos de infraestructura y servicios, en
coordinacin con organismos pblicos y privados a nivel internacional, nacional,
estadal, municipal, comunidad organizada, colectividad en general, adaptada a la
nueva geopoltica del poder popular.

Objetivo General
Desarrollar planes, programas y proyectos de infraestructura hidrulica (agua
potable, acueductos) y agua servidas, para dotar y equipar de servicios bsicos a
toda la poblacin del estado Portuguesa.
Objetivos Especficos
.-

Suscribir contratos administrativos con entes pblicos y privados nacionales,

estadales, municipales y comunales para la prestacin del servicio pblico de agua

potable y aguas servidas.
.Suscribir compromisos de gestin con la Repblica, los Estados, los Municipios
y Consejos Comunales, o sus entes descentralizados a fin de la colaboracin y
obtencin de determinados resultados en sus respectivos mbitos de competencia;
.Ejecutar en materia del servicio pblico de agua potable y saneamiento, lo
establecido en el Plan Operativo Anual (POA) de la Secretara de Infraestructura y
Servicios (SINSE) de la Gobernacin del estado Portuguesa.
.Realizar
actividades de construccin civil, hidrolgicas, acueductos,
alcantarillado; diseo, trazado, construccin, mantenimiento, administracin y
reparacin de acueductos, tratamiento de aguas, cloacas, y saneamiento ambiental,
construccin de la infraestructura para el servicio pblico de agua potable y aguas
servidas, y dems obras de inters estadal. Sistemas de aduccin, drenajes, muros de
contencin, diques y represas. Trazado e instalacin de tuberas. Importacin,
exportacin, diseo, ensamblaje, construccin, reparacin, mantenimiento, transporte
y enajenacin de materiales, equipos, maquinarias y herramientas propias para el
servicio pblico de agua potable y aguas servidas.
.Presentar oferta social en los procesos de contrataciones pblicas, concerniente
al servicio pblico de agua potable y saneamiento, concepto basado en la necesidad
de realizar obras, prestar servicios y/o proveer bienes, para atender necesidades de las
comunidades, de manera de asegurar su desarrollo armnico y sustentable.
.Desarrollar conforme a las disposiciones generales establecidas por la Ley
Orgnica para la Prestacin de los Servicios de Agua Potable y de Saneamiento, as
como por los lineamientos fijados mediante resoluciones y dems actos
administrativos del Ministerio para el poder Popular del Ambiente (MPPA) y de la

Hidrolgica de Venezuela, C.A (HIDROVEN), las polticas de recaudacin o

comercializacin del servicio de agua potable y saneamiento, para la reinversin de
estos recursos financieros en el fortalecimiento del servicio pblico vital de todos los
habitantes del Estado Portuguesa.
.Fomentar la transferencia de competencias al poder popular, para la prestacin
del servicio pblico de agua potable y saneamiento, a travs de la articulacin de
empresas de propiedad social, como fuentes generadoras de trabajo liberador y de
condiciones para el vivir bien, que permitan aportar las herramientas necesarias en la
formacin, insumos y acompaamiento tcnico, garantizando as el fortalecimiento
del Sistema Econmico Comunal.
.-

A los fines de garantizar el principio de corresponsabilidad pblica, en la

gestin de los gobiernos locales y estadales junto al Pueblo, en la prestacin del

servicio de agua potable y saneamiento, HIDROSPORTUGUESA tendr como
prioridad, integrar al poder popular en los procesos autogestionarios y cogestionarios
para la administracin y control de los recursos.
Marco Jurdico
Norma
Gaceta Oficial
Constitucin de la Repblica Gaceta Oficial de la Repblica
Bolivariana de Venezuela Bolivariana de Venezuela N
(Art. 164)
36.880
Constitucin
del
Estado Gaceta
Oficial
del
Estado
Portuguesa (Art. 56)
Portuguesa Extraordinaria N 80
Ley Orgnica de la Contralora Gaceta Oficial de la Repblica
General Repblica Bolivariana Bolivariana de Venezuela N
de Venezuela. (Art. 37)
37.347
Ley
Orgnica
de
la Gaceta Oficial de la Repblica
Administracin Pblica. (Art. Bolivariana de Venezuela N
19)
37.305
Ley Orgnica del Trabajo, los Gaceta Oficial de la Repblica
Trabajadores
y Bolivariana de Venezuela N
Trabajadoras(LOTTT)
39.916
Ley Orgnica para la Prestacin
Gaceta Oficial Extraordinaria N
de los Servicios de Agua
5.568
Potable. (Art. 62)
Ley Orgnica de Procedimiento Gaceta
Oficial
N
2.818.

Fecha
30-12-99
21-03-02
17-12-01
17-10-01
07/05/2012
31-12-01
01-07-81

Administrativo. (Art. 30)

Extraordinaria

Ley
Orgnica
de
Administracin Financiera del
Sector Pblico. (Art.6)

Gaceta Oficial de la Repblica

Bolivariana de Venezuela N
36920

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
Presidencia: Lcdo. Renny Montilla
Vicepresidente Ejecutivo: Lcdo. Luis Prez
Consultora Jurdica: Dra. Amirys Robino
Consejo de Trabajadores Argimiro Gabaldon: Ibrahim A. Delgado Prez
Direccin Administracin y Finanzas: Lcda. Nelly Ulacio
Direccin de Comerciales: Lcdo. Jos Luis Puerta
Direccin de Operaciones y Mantenimiento: Ing. Eduardo Mena
Direccin de Hidrografa: Ing. Yhonder Pieruzzini
Direccin de RRHH: Lcda. Thays Garcia
Direccin de Gestin Comunitaria: TSU Anahely Montilla
Direccin de Planificacin y Proyectos: Ing. Marcos Alburjas
Direccin de Informtica: Ing. Ely Noel Snchez
Direccin de Servicios Generales: Pedro Orellana
Direccin de Logstica y Transporte: Ernesto Sols

28-03-00

IDENTIFICACION DE LAS NECESIDADES DE LA ORGANIZACIN

En la visita realizada a la Hidrolgica Socialista del Estado Portuguesa
HIDROSPORTUGUESA S.A. ubicada en la Avenida Juan Fernndez

de Len

entrada Barrio Sucre parroquia Guanare, municipio Guanare, estado Portuguesa, se

hizo el abordaje a la Directora de Administracin y Finanzas el cual fue realizado por
los participantes del Programa Nacional de Formacin en Administracin (PNFA), la
informacin fue aportada por la Lcda. Nelly Ulacio, y en donde se pudo observar la
necesidad de organizacin que en estos momentos le falta a la empresa por ser
relativamente nueva, eso aunado a los constantes cambios que se vienen presentando
en la gestin pblica. Tambin se constat que esto trae consecuencias negativas
como retraso en la funcionabilidad del rea.
Se conoci con exactitud la ubicacin geogrfica, historia de vida, as como
tambin, la estructura organizativa, entre otros. Seguidamente fueron aplicadas las
tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos, estas se basaron en la entrevista no
estructurada y la observacin.

Todo en correspondencia con el problema, los

objetivos y el diseo del proyecto.

En este mismo orden de ideas, despus de recopilar y organizar la informacin
aportada por la directora, se observ que se incurre en una debilidad en los procesos
administrativos internos, ya que estos se hacen desorganizadamente, no existe un
manual con la descripcin de las actividades y/o funciones que desempea cada uno
de los trabajadores para as tener un mejor funcionabilidad y operatividad dentro del
rea, tambin se visualiz que hacen falta equipos tecnolgicos y un atraso en los
procedimientos debido a que la gestin pblica cambia constantemente la manera de
cmo estos deben llevarse a cabo.
Jerarquizacin de las necesidades de la organizacin.
Una vez recolectada toda la informacin se procedi a sistematizarla
atendiendo a los distintos aspectos revelados en el diagnstico, para ello se tom
como herramienta la matriz de priorizacin de problemas o necesidades, donde se
especifica la magnitud, gravedad, capacidad y beneficio a travs de las siguientes

interrogantes Cuntos miembros son afectados por el problema? Cunto dao

ocasiona? Qu posibilidades de solucin tenemos? Cunto nos beneficia su
solucin?;

los indicadores para la primera interrogante se expresan en porcentaje,

para la segunda muy grave, grave, medianamente grave y para el resto alto, medio y
bajo.
MAGNITUD
Cuntos
miembros son
afectados por el
problema?

CRITERIOS

Problema 1
Desorganizacin
en los procesos
administrativos
internos
Problema 2
Falta de un
manual de
funciones
Problema 3
Falta de equipos
tecnolgicos
Problema 4
Atraso en los
procedimientos
administrativos

GRAVEDAD
CAPACIDAD
BENEFICIO
Cunto dao Qu posibilidades Cunto nos
ocasiona?
de solucin
beneficia su
tenemos?
solucin?

Tiene que ver con

Registra la
la cantidad de
intensidad del
personas afectadas
dao que
por el problema.
ocasiona el
problema

Capacidad de Indica el nivel de

intervencin
provecho o
Indica la
utilidad que
posibilidad de dar
aporta la
la solucin al
solucin del
problema
problema

Hasta el 100%

Grave

Alto

Alto

Hasta el 100%

Muy grave

Alto

alto

Hasta el 40%

Medianamente
grave

Baja

Medio

Hasta el 100%

Grave

medio

Alto

De acuerdo a la matriz de priorizacin de necesidades aplicada, la jerarquizacin de

los problemas queda de la siguiente manera:

 Falta de un manual de funciones que describa las actividades que cada

trabajador

debe

cumplir,

lo

que

trae

como

consecuencia

atraso,

disfuncionalidad entre otros.

Desorganizacin en los procesos administrativos internos estos se deriva de que
no existe una norma establecida que permita deslindar la responsabilidad de
quien o quienes deben realizarlos.
Atraso por la modificacin constante en los procedimientos en el rea
administrativa derivados de los cambios en la gestin pblica, esto trae como
consecuencia un desfase en la presentacin de la informacin a la hora de una
auditoria.
Falta de equipos tecnolgicos, esto como consecuencia a la falta de insumos a
nivel nacional.
Seleccin del Problema o Necesidad y Posible Solucin
Luego de la jerarquizacin de las necesidades se obtuvo como resultado que la
necesidad ms apremiante que tiene en estos momentos la direccin administrativa
de la Empresa Hidrolgica Socialista del estado Portuguesa HIDROSPORTUGUESA
S.A. es la falta de un manual de funciones que describa las actividades que cada
trabajador debe cumplir y que a su vez permita alcanzar objetivos y presentar una
visin de conjunto de la gestin administrativa, precisar las funciones encomendadas
para deslindar responsabilidades, evitar duplicidades y detectar omisiones, coadyuvar
a la ejecucin correcta de las tareas asignadas a cada trabajador y proporcionar la
uniformidad en el trabajo.
De esta manera se tom el problema seleccionado y se aplic una matriz foda
que permita hacer el cruce de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas
del rea en la bsqueda de una alternativa de solucin.

FORTALEZA
El personal de

DEBILIDADES
la * El personal conoce sus

MATRIZ FODA

ADESTUNIDOPOR

* Existen un grupo de
estudiantes
de
la
Universidad
Politcnica
Territorial del Estado
Portuguesa
(UPTP)
interesados
en
la
Elaboracin de un Manual.

direccin est dispuesto a

suministrar Informacin
para
la
Elaboracin
de
un
Manual.
*Existen dentro de la
direccin herramientas y
materiales
para
la
elaboracin del Manual
* Aprovechar al mximo
la
disponibilidad
del
recurso humano para
recabar
toda
la
informacin necesaria.

* Exigencia de la Ley para * Disponer de todo el

contar con un Manual de recurso material (Equipos)
funciones.
para la elaboracin del
Manual,
aprovechando
que la ley lo exige.
* Buscar asesoramiento
legal para estar al da con
las normas y evitar
sanciones

* La empresa esta
propensa a que por un
error de un trabajador en
sus funciones sea multado
o demandado

* Sincerar las funciones de

cada uno los empleados y
la forma en que debe
realizar
los
procedimientos para as
evitar errores.

AMENAZAS

* La contralora puede en
cualquier
momento
Auditar el rea y notar la
no existencia de Manuales.

actividades en forma
Emprica ya que no
existe un Manual de
funciones.
* Por ser la direccin
administrativa debera
haber una norma escrita.
* Utilizar la disposicin
de los estudiantes y el
conocimiento
del
personal para elaborar el
Manual de funciones

*
por ser un rea
importante
de
la
empresa debe tener una
norma escrita dentro de
las leyes y que sea de
provecho
para
los
empleados
* Proponer un
Manual de funciones
para que as la
direccin este al da
con las normas que
establecen las Leyes y
los trabajadores
cuenten con una
norma escrita donde se
exprese cmo realizar
sus funciones.