Introduccin a MS Project N1

1. Qu es MS Project?
MS Project es un software de Gestin de Proyectos.
Permite planificar, organizar y administrar proyectos.

2. Qu es un Proyecto?
Un proyecto es una secuencia bien definida de eventos (tareas) con un inicio y
fin, dirigidos a alcanzar un objetivo claro, y realizados por personas dentro de
unos parmetros establecidos, tales como tiempo, costos, recursos.
Un proyecto es algo diferente de lo que hacemos todos los das, porque el
objetivo del proyecto requiere alguna planificacin. La cantidad de planificacin
que se necesita depende de la complejidad del proyecto.

3. Introduccin a la Administracin de Proyectos

La Administracin de Proyectos
La administracin de proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar
tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con
delimitaciones de tiempo, recursos o costo.
Un plan de proyecto puede ser sencillo, por ejemplo, una lista de tareas y sus
fechas de comienzo y fin escritas en un bloc de notas.
O puede ser complejo, por ejemplo, miles de tareas y recursos, y un presupuesto
del proyecto de millones de pesos.
La mayora de los proyectos comparten actividades comunes, como la divisin
del proyecto en tareas de fcil manejo, la programacin de las tareas, la
comunicacin entre los miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a
medida que progresa el trabajo.
Triangulo de un Proyecto
Los tres factores que conforman cada proyecto son:
mbito: los objetivos y las tareas del proyecto, as como el trabajo necesario
para realizarlos (Trabajo=Duracin*Unidades)
Dinero: el presupuesto del proyecto, que se basa en el costo de los recursos;
personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas.
Tiempo: el tiempo para completar el proyecto, que se refleja en la
programacin (tiempo y secuencia de las tareas) del mismo.

Administracin de Proyectos (5 Fases)

Todos los proyectos constan de cinco fases principales:
1.
2.
3.
4.

Crear un Proyecto.
Definicin del proyecto.
Creacin del plan de proyecto (planificacin, plan previsto).
Seguimiento y administracin del plan de proyecto (desarrollar el proyecto,
introducir los datos reales y observar como marcha el plan, evaluar el plan
previsto v/s plan real).
5. Cierre del proyecto (termino).
Crear un Proyecto (1)
Cuando se encuentre a punto de crear un proyecto, empiece los preparativos
con la determinacin del objetivo del proyecto. Lo recomendable es ser tan
especfico como se pueda.
Mientras los objetivos sean ms especficos, estos clarifican el alcance o
extensin del proyecto, la gente o grupos afectados y el marco temporal.
Definicin del proyecto (2)
Definir el mbito del proyecto.Que objetivos desea cumplir ?.Cuales son
las tareas mas importantes y cuantas son necesarias para cumplir los
objetivos?.
Determinar los recursos.Que recursos, concretamente personas y equipos,
se encuentran disponibles para ayudar a alcanzar los objetivos del proyecto?.
Determinar los limites de la programacin.Cuanto tiempo tiene para
finalizar el proyecto?.Cuales son los hitos y las fechas limites del proyecto?.
Creacin del Plan de Proyecto (3)
Identificar todas las tareas del proyecto, as como que o quien (recursos) las
va a realizar.
Realizar una estimacin del trabajo y del tiempo, en funcin de los recursos
implicados en dichas tareas.
Determinar las dependencias entre tareas.
Indicar las delimitaciones de tareas y proyectos.
Seguimiento y administracin del plan (4)
Realizar un seguimiento del progreso del proyecto, comparando los datos
reales con las estimaciones originales.
Revisar los factores relativos a los recursos, el mbito y la programacin
para equilibrar las prioridades.
Identificar los problemas que pueden desviar el proyecto de la programacin.
Analizar las necesidades de los recursos a lo largo del proyecto, por ejemplo,
los recursos sobreasignados.
Realizar cambios que ayuden a alcanzar antes los objetivos del proyecto.

Cierre del Proyecto (5)

Comparar el plan original con el progreso real de los acontecimientos del
proyecto.
Analizar los problemas e identificar reas para futuras mejoras.
Almacenar el archivo del proyecto.

4. Un proyecto tpico se compone de las siguientes partes o bloques

Tareas
Hitos
Recursos
Tareas
Los pasos requeridos para completar un proyecto reciben el nombre de
tareas.
Las tareas se llevan a cabo en una secuencia determinada por la naturaleza
del proyecto.
Algunas tareas ocurren secuencialmente, mientras otras se pueden llevar a
cabo en forma paralela.
Hitos
Un hito representa un evento o condicin que marca la finalizacin de un
grupo de tareas relacionadas o la finalizacin de una fase del proyecto.
Los hitos ayudan a organizar las tareas en grupos lgicos o secuencia.
Tambin ayudan a seguir el progreso del proyecto. Al completar un grupo de
tareas, alcanza un hito del proyecto.
Un hito es una tarea de duracin cero.
Recursos
La mayora de las tareas requieren que un recurso realice el trabajo.
Un recurso puede ser una persona, un equipo, un edificio o cualquier
elemento fsico necesario para completar una tarea. Tambin existen los
recursos de costos.

5. Se debe tener presente para el xito del Proyecto

Cul es el objetivo del proyecto?

Qu pasos son necesarios para alcanzar ese objetivo?
Qu o a quin se necesita para alcanzar ese objetivo?
Cunto costar?
Qu ajustes se pueden hacer para la ejecucin del plan?
Cmo se puede presentar un informe sobre el progreso del proyecto a los
dems?
Cmo afectarn los cambios del plan?

MDM/2015