HERRAMIENTAS DE GESTIN

En un documento en Word defina las herramientas de gestin de las

Instituciones pblicas modernas. Enva tu archivo a travs de este medio.

SOLUCION
Dentro del manejo de la gestin pblica Institucional, es comn hacer referencia a
la utilizacin de herramientas de gestin, en todo caso lo importante es definir y
puntualizar en que momento de la gestin se debe tomar en cuenta estas
herramientas.
En una entidad del Estado para mejorar su gestin, es necesario diferenciar y
armonizar los citados instrumentos, este orden va a permitir tener una mejor visin
del funcionamiento de la Institucin, que va incidir positivamente en la toma de
decisiones.
Es posible establecer que existen Herramientas para el nivel de Organizacin,
que incluye instrumentos que en la prctica, tienen que ser elaboradas en forma
obligatoria y otras herramientas para el nivel de gestin, que desde un punto de
vista de direccin se elaboran como producto de las acciones de gestin que se
realizan.
Toda Institucin Publica debe estar conformada a travs de niveles de
organizacin, gestin y direccin (statu normativo).
En este caso nos ubicamos inicialmente en el primer nivel de organizacin,
donde las herramientas de gestin son de carcter obligatoria, orientadas a
instaurar su estructura organizacional y funcional, en el marco de su visin y
misin institucional.
Como herramientas para el nivel de Organizacin, podemos ubicar principalmente:
-

La Ley de Creacin o Estatuto

El Reglamento de Organizacin y Funciones ROF

El Manual de Organizacin y Funciones MOF

El cuadro para asignacin de personal CAP

El Manual de Procedimientos - MAPRO

El presupuesto Analtico de Personal PAP

El texto nico de Procedimientos Administrativos TUPA

Cdigo de tica

Cuando me refiero a las herramientas para el nivel de Gestin, se seala:

-

El Plan Estratgico

El Presupuesto Institucional

El Plan Operativo Institucional - POI

Los Estados Financieros y presupuestarios.

Informes sobre evaluaciones del presupuesto y del POI.

Informes peridicos de gestin.

Con respecto a las herramientas para el nivel de direccin o normativo, se

mencionan a:
-

Normas generales dictadas por los organismos sectoriales y/o rectores

(externas).

Normas especficas dictadas por la propia Institucin (internas).

En este ltimo caso, se estima que las normas van dirigidas principalmente
para el funcionamiento de los Sistemas Administrativos (Presupuesto,
Contabilidad, Tesorera, Abastecimiento, Personal e Informtica) y funcionales
operativos (Unidades orgnicas conformadas teniendo en cuenta la naturaleza
de la creacin de la entidad: Misin) . Ejemplo: reas de obras pblicas, rea
de gestin ambiental, rea de Salud (Ministerios), rea de Catastro
(Municipios), etc.
DESCRIPCION DE LAS HERRAMIENTAS DE GESTION:
A) A NIVEL ORGANIZACIONAL.HERRAMIENTA

DEFINICION

El Reglamento de Organizacin y Es el documento tcnico de gestin

Funciones - ROF
institucional
que
formaliza
la
estructura orgnica de la Entidad,
orientada al esfuerzo institucional y
al logro de su misin, visin y

objetivos. Contiene las funciones

generales de la Entidad y las
funciones especficas de los rganos
y unidades orgnicas, estableciendo
sus relaciones y responsabilidades.
El Manual de Organizacin
Funciones - MOF

y El Manual de Organizacin y
funciones
es
un
documento
normativo que describe las funciones
especficas a nivel de cargo o puesto
de trabajo desarrollndolas a partir
de la estructura orgnica y funciones
generales
establecidas
en
el
Reglamento de Organizacin y
Funciones ROF, as como en base
a los requerimientos de cargos
considerados en el cuadro de
Asignacin de Personal.

El Cuadro para Asignacin de El CAP es un documento de gestin

Personal-CAP
que contiene los cargos clasificados
en base a la estructura orgnica
prevista en su reglamento de
Organizacin y Funciones (ROF) y a
los objetivos y metas establecidos en
su plan estratgico.
El Manual
MAPRO

El

de

Presupuesto

Procedimientos El Manual de Procedimientos es un

documento
descriptivo
y
de
sistematizacin normativa, teniendo
tambin un carcter instructivo e
informativo. Contiene en forma
detallada las acciones que se siguen
en la ejecucin de los procesos
generados para el cumplimiento de
las funciones y deber guardar
coherencia con los respectivos
dispositivos
legales
y/o
administrativos, que regulan el
funcionamiento de la entidad.
Analtico

de Documento

de

gestin

que

Personal-PAP

considera
las
plazas
y
el
presupuesto para los servicios
especficos del personal permanente
y eventual en funcin de la
disponibilidad presupuestal.
Refleja la provisin remunerativa de
cada uno de los cargos definidos en
el CAP.

El texto nico de Procedimientos Es el documento unificado de cada

Administrativos-TUPA
entidad de la Administracin Publica
que contiene toda la informacin
relativa a la tramitacin de los
procedimientos administrativos que
se realicen ante las distintas
dependencias.
Cdigo de tica

La aplicacin y observancia de las

disposiciones del Cdigo de tica de
la funcin pblica contribuyen a
fortalecer la confianza en la
Administracin Publica y la buena
imagen de aquellos que la integran.
El reglamento de la Ley del Cdigo
de tica de la funcin pblica,
coadyuva a la transferencia en el
ejercicio de la funcin pblica as
como a la mejora de la gestin y de
la relacin con los usuarios de los
servicios.

Como se aprecia, se toma imperativo la necesidad que dichas normas,

aparte de las otras aprobadas y que se estiman herramientas de gestin,
actan en forma correlacionada, tratando de establecer una estructura
idnea desde el punto de vista organizacional y funcional.
Necesidad de que se aprueben los mecanismos que obligue a las
entidades del Estado contar con un Manual de Procedimientos.

Analizando los antecedentes acerca de las razones por las cuales no existe
la obligacin de que las entidades del Estado, cuenten con un manual de
procedimientos, se puede apreciar lo siguiente:
1. Mediante Resolucin Jefatural N 059-77-INAP/DNR de 12 de Mayo
de 1977, se aprob la Directiva N 002-77-INAP/DNR sobre las
Normas para la formulacin de Manuales de Procedimientos, cuyo
objetivo era normar el contenido y el proceso de formulacin de los
Manuales de Procedimientos en la Administracin Publica.
2. Segn Resolucin Jefatural N 109-95-INAP/DNR de 19 de Junio de
1995, se aprob la Directiva N 002-95-INAP/DNR sobre los
lineamientos tcnicos para formular los documentos de gestin en
un marco de modernizacin administrativa, estableciendo como
objetivo, entre otros: Una mejor aplicacin de la normatividad
vigente en materia de racionalizacin en forma clara, simple y
sencilla, a la luz del proceso de transformacin que ocurre en el pas
y que requiere de entidades eficientes.
En este contexto, dentro de este dispositivo se establece que en
materia de racionalizacin, las entidades de la Administracin
Publica, adems de elaborar el Plan Operativo Institucional (POI), se
tenan que formular el Reglamento de Organizacin y FuncionesROF y el Cuadro para Asignacin de Personal CAP. Asimismo el
Manual de Organizacin y Funciones-MOF y en el texto nico de
Procedimientos Administrativos-TUPA
3. Posteriormente por Ley N26507 de 19 de Julio de 1995, se declara
en disolucin el Instituto Nacional de Administracin Publica-INAP,
determinando en este sentido, que las funciones que correspondan
a dicha entidad serian transferidos a la Presidencia de Consejo de
Ministros, a fin de que posteriormente, puedan ser asumidas por los
organismos pblicos competentes designados para tales efectos.
4. Con la finalidad de regular la citada Ley con D.S N74-95-PCM de 30
de Diciembre de 1995, se concreta la transferencia de funciones del
Instituto Nacional de Administracin Publica-INAP a la presidencia de
Consejo de Ministros, estableciendo adems que la obligacin de
aprobar los instrumentos de gestin como: CAP, ROF,MOF y PAP,
seria de responsabilidad exclusiva de cada entidad del sector
pblico, as como la fiscalizacin y cumplimiento de las normas de
simplificacin administrativa. Como se ve en el anterior prrafo

tampoco se incluy en esta disposicin la elaboracin de un Manual

de Procedimientos.
5. Consecuentemente, podemos afirmar por los hechos mencionados,
que por estas omisiones, muchas de las entidades del Estado a la
fecha no cuentan con este documento importante, el cual es
considerado necesario para cualquier gestin, toda vez que dentro
de una organizacin, los procedimientos representan el como
cumplir con las funciones encomendadas a los trabajadores,
estipuladas en el Manual de Organizacin y Funciones-MOF.
6. Entendemos asimismo, que esta situacin viene ocasionando en
muchas entidades del Estado, un desorden que conlleva
generalmente a la ineficacia e ineficiencia de las operaciones que
realizan, por lo que sera pertinente, que los organismos del Estado
responsables de este asunto, adopten las acciones del caso para
disponer como obligacin, que las instituciones pblicas, formulen,
aprueben y apliquen el Manual de Procedimientos, como parte de su
gestin, conjuntamente con los otros instrumentos mencionados
anteriormente.
7. La Directiva N 002-77-INAP/DNR Normas para la formulacin de
los Manuales de Procedimientos, aprobado mediante Resolucin
Jefatural N 059-77-INAP/DNR de 12 de Mayo de 1977, es la que
actualmente se encuentra vigente (aunque no aprobada su
aplicacin), puede servir de marco elaborar dicho instrumento de
gestin, sin perjuicio de su actualizacin.
B) A NIVEL DE GESTION.HERRAMIENTA
PLAN ESTRATEGICO

EL
INSTITUCIONAL

DEFINICION
Es el instrumento orientador de la
gestin
institucional,
formulado
desde una perspectiva temporal
mayor al corto plazo, que enuncia la
Misin, la Visin, los objetivos
estratgicos, los indicadores de
desempeo y las metas de una
entidad.

PRESUPUESTO Es un instrumento de gestin

econmica y financiera, elaborado

para un periodo econmico, en el

cual se estiman, los ingresos que
deben obtenerse y los gastos que
deben ejecutarse.
EL
PLAN
INSTITUCIONAL-POI

OPERATIVO Es un instrumento de gestin que

contiene la informacin relacionada
al anlisis y diagnstico institucional,
objetivos generales, las actividades
programadas, las metas de cada
programa y el presupuesto para
cada una de ellas.

LOS ESTADOS FINANCIEROS

LOS
PRESUPUESTADOS

Productos del proceso contable, que

en
cumplimiento
de
fines
financieros, econmicos y sociales,
estn orientados a revelar la
situacin, actividad y flujos de
recursos, fsicos y monetarios de
una entidad pblica, a una fecha y
periodo determinado.

ESTADOS Los
estados
presupuestados,
contemplan los ingresos y egresos
que
determinan
el
resultado
presupuestario del ejercicio, as
como su aplicacin en las cuentas
del balance.

INFORMES
SOBRE Corresponde a la medicin de los
EVALUACIONES
DEL resultados obtenidos y el anlisis de
PRESUPUESTO Y DEL POI
las variaciones fsicas y financieras
observadas, en relacin a lo
aprobado en los presupuestos del
Sector Publico.
INFORMES
GESTION

PERIODICOS

DE Son los reportes que se emiten

como resultado de una actividad de
gestin realizada.

C) A NIVEL DE DIRECCION O NORMATIVO.-

HERRAMIENTA

DEFINICION

EXTERNAS
Normas generales dictadas por los
organismos sectoriales y/o rectores.

Son las normas aprobadas por los

organismos
sectoriales
como:
Ministerios y/u Organismos rectores
como: la Contralora General de la
Republica, Superintendencia, entre
otras.

INTERNAS
Normas especficas dictadas por la Directivas internas dictadas por las
propia institucin interna).
reas responsables de la entidad, que
regulan las normas generales y que van
dirigidas
principalmente
para
le
funcionamiento
de
los
sistemas
administrativos y operativos.

OTRAS HERRAMIENTAS DE GESTION:

Al margen de lo sealado anteriormente, se pueden incluir como herramientas de
gestin a los indicadores, que son instrumentos de la gerencia publica moderna,
que permitan hacer seguimiento y evaluacin, del desempeo de la Institucin, en
este sentido evala el impacto logrado por la entidad, como resultado de las
operaciones realizadas y buscando si se lograron los efectos.
TIPOS DE INDICADORES:
Al respecto tomando en cuenta las directivas aprobadas por el Ministerio de
Economa y Finanzas se definen los siguientes tipos de indicadores:
INDICADORES PARA LA MEDICION DEL DESEMPEO:
Indicador de Insumo.- Especifica los recursos utilizados en el desarrollo de las
acciones de las entidades.
Indicador de producto.- Especifica los bienes y servicios propios por las
entidades como resultado de la combinacin y uso de los recursos.

Indicador de Resultado.- Es una medida del cumplimiento de los objetivos de la

entidad y de su misin.
INDICADORES PARA LA EVALUACION DEL DESEMPEO:
Indicador de Economa.- Evala el nivel de ahorro.
Indicador de Eficiencia.- Evala la relacin entre la utilizacin de recursos y
bienes y servicios previstos.
Indicador de Eficacia.- Evala el nivel de cumplimiento de los objetivos y
resultados trazados en el Plan Estratgico Institucional.
Indicador de Calidad.- Evala la manera en que se proveen los bienes y/o
servicios por parte de la entidad. Se mide en trminos de rapidez y oportunidad del
servicio, accesibilidad, precisin de la distribucin, comodidad o cortesa reflejada
a travs del nivel de satisfaccin del usuario.
En conclusin, considerando lo expuesto, es importante insistir en la necesidad de
que las entidades del estado se estructuren inicialmente guardando un orden en
su organizacin y de ah, se formulen las herramientas de gestin, que se
pueden definir obligatoria y otras derivadas de su propia gestin, posteriormente
amparado en ese marco regulatorio, establecer principalmente el funcionamiento
de sus sistemas administrativos y funcionales (operativos), a travs de la
aprobacin de normas generales por parte de los organismos rectores y los
correspondientes normas especficas de responsabilidad de entidades.