FACULDADE DE ODONTOLOGIA DA UNIVERSIDADE DE SO PAULO

SERVIO DE DOCUMENTAO ODONTOLGICA

POLTICAS DO SDO: DESENVOLVIMENTO,

PRESERVAO/CONSERVAO E PROTEO DO
ACERVO

So Paulo
2013

Universidade de So Paulo
Reitor: Prof. Dr. Joo Grandino Rodas
Vice-Reitor: Prof. Dr. Hlio Nogueira da Cruz
Faculdade de Odontologia
Diretor: Prof. Dr. Rodney Garcia Rocha
Vice-Diretor: Prof. Dr. Rubens Crte Real de Carvalho
Comisso de Biblioteca
Presidente: Prof. Dr. Cludio Luiz Sendik
Servio de Documentao Odontolgica
Chefe Tcnica de Servio: Lcia Maria Sebastiana Vernica Costa Ramos- CRB8/3674
Servio de Tratamento da Informao
Supervisor: Solange Alves Otto Franco- CRB8/3356
Servio de Informao Documentria
Supervisor: Vnia Martins Bueno de Oliveira Funaro- CRB8/3503
Servio de Assistncia e Divulgao Tcnico-Cientfico
Supervisor: Fbio Jastwebski- CRB8/5280
ISBN 978-85-7040-006-2

O contedo publicado nessa edio da inteira responsabilidade de seus autores. permitida

a reproduo, desde que citada a fonte e para fins no comerciais.

Catalogao da Publicao
Servio de Documentao Odontolgica
Faculdade de Odontologia da Universidade de So Paulo

Faculdade de Odontologia da USP. Servio de Documentao Odontolgica

Polticas do SDO: desenvolvimento, preservao/ conservao e proteo do acervo/,
Solange Alves Otto Franco, Rubenildo Oliveira da Costa, Carlos Augusto Conceio So
Paulo : SDO, 2013. 31p.
ISBN 978-85-7040-006-2
I. Desenvolvimento de colees. II. Preservao e conservao de acervos. III.
Bibliotecas- Emergncias. Ttulo. IV. Franco, Solange Alves Otto. VI.Costa, Rubenildo
Oliveira da. VII. Conceio, Carlos Augusto.

Autores
Solange Alves Otto Franco (bibliotecria- solotto@usp.br)
Rubenildo Oliveira da Costa (bibliotecrio- rubenildo@usp.br)
Carlos Augusto Conceio (bibliotecrio- carlosac@usp.br)

APRESENTAO
A organizao das atividades que contemplam a misso e a viso de uma biblioteca no far
sentido se no for criada uma poltica onde os servios se conversem e as atividades sejam
baseadas em resultados positivos comprovados.
Trs pilares no desenvolvimento de uma biblioteca merecem ateno especial: so o
crescimento equilibrado de seu acervo, a preservao/conservao e a segurana tanto das
pessoas como do acervo.
As Polticas ora apresentadas esto fundamentadas nas Portarias do Reitor em 1997 sobre
desenvolvimento e conservao de colees das bibliotecas da Universidade de So Paulo e em
boas prticas de instituies renomadas em preservao e segurana como por exemplo o
Northeast Document Conservation Center, a Library of Congress e a Fundao Biblioteca
Nacional, do Rio de Janeiro. O texto que ser apresentado uma verso atualizada, revisada e
ampliada do documento publicado em formato eletrnico, do Servio de Documentao
Odontolgica de 2007 "Polticas de desenvolvimento, conservao e preservao de materiais
informacionais do SDO".
A biblioteca da Faculdade de Odontologia teve sua origem na antiga Escola de Pharmcia,
Odontologia e Obstetrcia, que foi anexada Universidade de So Paulo, quando de sua
fundao em 1934, com o nome de Faculdade de Farmcia e Odontologia. A partir de 1962, com
o desmembramento das duas Faculdades, a biblioteca recebeu o nome de Seo de
Documentao Odontolgica. Por manter recursos tcnicos e bibliogrficos considerados
essenciais dentro da literatura odontolgica, estendeu seus servios s demais bibliotecas
brasileiras na especialidade, constituindo-se automaticamente num Centro Nacional de
Informao em Odontologia. A partir de 1985, passou a designar-se Servio de Documentao
Odontolgica.
Tem como misso "Promover o acesso e incentivar o uso e a gerao da informao,
contribuindo para a qualidade do ensino, pesquisa e extenso, na rea de Odontologia, com
utilizao eficaz dos recursos pblicos".
O objetivo desse texto trazer luz procedimentos a serem seguidos com vistas a preservar,
com segurana, o acervo de documentos bibliogrficos, usurios e funcionrios, alm de
discorrer sobre a "Poltica de Desenvolvimento do Acervo do SDO/FOUSP", "Poltica de
Conservao e Preservao do Acervo do SDO/FOUSP" e "Proteo contra Emergncias com
gua, Fogo e perdas de itens do Acervo do SDO/FOUSP".
Com certeza as informaes constantes desse documento podero ser aplicadas em outras
bibliotecas
comprometidas
com
a
questo
de
segurana,
manuteno,
preservao/conservao do patrimnio documental sob sua responsabilidade.

Lcia Maria Sebastiana Vernica Costa Ramos

Chefe Tcnica de Servio
Servio de Documentao Odontolgica
Faculdade de Odontologia
Universidade de So Paulo

LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS

ABER

Associao Brasileira de Encadernao e Restauro

BBO

Bibliografia Brasileira de Odontologia

BIREME

Biblioteca Regional de Medicina

CIPA

Comisso Interna de Preveno de Acidentes

FOUSP

Faculdade de Odontologia da Universidade de So Paulo

FUNDECTO

Fundao para o Desenvolvimento Cientfico e Tecnolgico da Odontologia

HEPA

High Efficiency Particulate Air

ICOM-CCI

International Council of Museum - Comittees

LILACS

Literatura Latino-Americana e do Caribe em Cincias da Sade

MEDLINE

Medical Literature Analysis and Retrieval System Online

OMS

Organizao Mundial da Sade

OPAS

Organizao Pan-Americana da Sade

PFF2-P2

Peas Faciais Filtrantes, classificao P2

RUSP

Reitoria da Universidade de So Paulo

SDO

Servio de Documentao Odontolgica

SeCS

Seriados em Cincias da Sade

SIBi/USP

Sistema Integrado de Bibliotecas da Universidade de So Paulo

Temperatura

UR

Umidade Relativa do Ar

SUMRIO

1 POLTICA DE DESENVOLVIMENTO DO ACERVO DO SDO/FOUSP ................................... 9

1.1 Introduo ........................................................................................................................ 9

1.2 Formao do acervo ........................................................................................................ 9
1.3 Importncia local, regional e nacional ................................................................... 10
1.4 Avaliao de colees ........................................................................................... 10
1.5 Seleo.................................................................................................................. 11
1.5.1 Critrios bsicos de seleo ................................................................................ 11
1.5.2 Seleo qualitativa ............................................................................................. 11
1.5.3 Seleo quantitativa ........................................................................................... 12
1.6 Aquisio de material informacional ..................................................................... 12
1.6.1 Compra .............................................................................................................. 13
1.6.2 Doao ............................................................................................................... 13
1.6.3 Permuta ............................................................................................................. 14
1.7 Desbaste ............................................................................................................... 14
1.8 Descarte ................................................................................................................ 15
1.9 Duplicatas ............................................................................................................. 15
1.10 Registro do acervo e inventrio ........................................................................... 15
1.11 Recursos oramentrios ...................................................................................... 16
2 POLTICA DE CONSERVAO E PRESERVAO DO ACERVO
DO SDO/FOUSP ......................................................................................................... 17

2.1 Introduo ............................................................................................................ 17

2.2 Procedimentos gerais ............................................................................................ 18
2.3 Procedimentos especficos .................................................................................... 19
2.3.1 Ordem e limpeza ................................................................................................ 19
2.3.2 Controle ambiental nas salas de acervo .............................................................. 19
2.3.3 Controle da biodeteriorao............................................................................... 20
2.3.4 Obras recebidas por doao ............................................................................... 20
2.3.5 Armazenamento e manuseio .............................................................................. 20
2.3.6 Documentos digitais ........................................................................................... 21
2.3.7 Acesso ao material bibliogrfico ......................................................................... 21
2.3.8 Segurana do acervo .......................................................................................... 22
2.3.9 Reprografia ........................................................................................................ 22
2.3.10 Seleo do material informacional danificado
para conservao ........................................................................................................ 22
2.3.11 Encadernao contratada................................................................................. 23
2.3.12 Restaurao contratada ................................................................................... 23
2.3.13 Oficina de conservao do SDO ........................................................................ 23
2.3.14 Recursos oramentrios ................................................................................... 24
3 PROTEO CONTRA EMERGNCIAS COM GUA, FOGO
E PERDAS DE ITENS DO ACERVO DO SDO/FOUSP ....................................................... 26
3.1 Introduo ............................................................................................................ 26
3.2 Nvel de segurana necessrio ............................................................................... 26
3.3 Medidas de proteo ............................................................................................ 27
7

3.3.1 Medidas de proteo contra emergncias com gua .......................................... 27

3.3.2 Medidas de proteo contra incndio ................................................................ 27
3.3.3 Medidas de proteo contra perdas de itens do acervo por roubo,
vandalismo e manuseio incorreto .............................................................................. 28
3.4 Kit para emergncias com gua ............................................................................. 28
3.5 Instrues rpidas frente a acidentes .................................................................... 28
3.6 Plano para emergncia para fogo e gua............................................................... 29
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA ...................................................................................... 30

1 POLTICA DE DESENVOLVIMENTO DO ACERVO DO SDO/FOUSP

1.1 Introduo
A implantao da poltica de aquisio baseada na Portaria GR 3090 de 6 de novembro
de 1997, que estabelece as diretrizes para o desenvolvimento de acervos das bibliotecas
do Sistema Integrado de Bibliotecas (SIBi/USP) e pela Portaria GR 3088 de 31 de outubro
de 1997 que dispe sobre a ampliao dos acervos nas modalidades: compra, permuta
e doao.
O objetivo desse captulo refinar o contedo e o significado do acervo, mantendo sua
integridade, equilbrio na formao das colees, melhorar a organizao e otimizao
das atividades.
O Servio de Documentao Odontolgica (SDO) o responsvel pelo controle, guarda,
manuteno, conservao e integridade do seu acervo e, exerce o papel de mediador
entre o usurio e a informao, visando a busca e recuperao do material bibliogrfico
na rea de Odontologia e cincias afins, promovendo o acesso e incentivo no uso e
gerao da informao cientfica e cultural.

1.2 Formao do acervo

O acervo do Servio de Documentao Odontolgica (SDO) foi formado pelo
desmembramento das unidades, Escola de Pharmcia, Odontologia e Obstetrcia de
1934 a 1985 quando se firmou como uma biblioteca especializada em Odontologia.
Alm do acervo constitudo tambm somos responsveis pelo gerenciamento, guarda e
conservao dos documentos produzidos pelo SDO e produo cientfica da Faculdade
de Odontologia da Universidade de So Paulo (FOUSP).
O nosso acervo deve conter todo o tipo de material informativo, em todos os suportes
que sirvam de apoio s atividades de ensino, pesquisa e extenso da comunidade
odontolgica. Devero ser selecionados por sugesto do corpo docente, discente e
funcionrios segundo a demanda das disciplinas de graduao, ps-graduao,
especializao, pesquisa e extenso, de acordo com as seguintes categorias:
Obras de Referncia: dicionrios, enciclopdias, guias, bibliografias, ndices, normas,
abstracts com atualizao constante.
Bibliografia Bsica: ttulos indicados em cada disciplina e linhas de pesquisa da FOUSP
apresentadas no banco de dados USP Jpiter, Sistema atualizado anualmente.
Lastro: obras consideradas clssicas ou consagradas dentro da rea odontolgica.

Literatura corrente: coleo de livros, trabalhos acadmicos, peridicos e outros

materiais que atualizem a coleo.
Histrico: materiais relevantes que relatam a histria e o desenvolvimento da Unidade,
publicados ou no por ela.
Obras do corpo docente da FOUSP: obras em qualquer suporte.
Tese e dissertao externa FOUSP: apenas obras de interesse rea de Odontologia,
Cincia da Informao e Biblioteconomia.
Material de trabalho: obras para atender ao desenvolvimento das atividades dos
profissionais responsveis pelos servios tcnico/administrativos.
Colees especiais: obras no consideradas raras do ano de 1800 at 1920.
Obras raras: impresses dos sculos XV ao XVIII da rea de Odontologia; obras da rea
editadas no Brasil at 1900.
Obras digitais: preferir obras que permitam acesso simultneo pelos usurios,
assinatura com acesso contnuo que conceda, inclusive, acesso a verses arquivadas e
que tenham uso e propriedade ilimitados.
O SDO pode, excepcionalmente, receber um acervo que esteja em estado de
conservao comprometido, desde que o doador se responsabilize pelo tratamento de
conservao e/ou restaurao desses materiais. Esse tipo de aquisio deve possuir
documentao justificando sua importncia para a comunidade odontolgica.

1.3 Importncia local, regional e nacional

O SDO estendeu seus servios s demais bibliotecas brasileiras congneres,
constituindo-se num Centro Nacional de Informao em Odontologia. A partir de 1990
passou a ser o Centro Cooperante a nvel nacional na rea de Cincia da Sade da Rede
Latino-americana e do Caribe de Informao em Cincias da Sade/BIREME/OPAS/OMS.
Em 1991, incrementou suas atividades garantindo atendimento mais gil aos
pesquisadores da rea de cincias da sade oral, principalmente em relao
autorizao dos servios e intercmbio com as bibliotecas de Odontologia do pas.

1.4 Avaliao de colees

A coleo de peridicos dever ser avaliada periodicamente, detectando lacunas,
possibilidades de substituio, duplicaes, obsolescncia, com a finalidade de se
manter atualizada de acordo com as necessidades da comunidade acadmica. Para a
10

coleo de outros materiais no peridicos os estudos sero necessrios para

atualizao do acervo, insero de novos assuntos, desbaste e descarte. Em ambas
situaes sero empregados mtodos quantitativos e qualitativos para a tomada de
deciso.

1.5 Seleo
A seleo, desenvolvimento e manuteno da coleo de responsabilidade do
bibliotecrio encarregado pela Seo de Aquisio juntamente com a equipe de
bibliotecrios do Servio de Atendimento ao Usurio da rea de Odontologia. So
atribuies dos responsveis, definir o programa anual de aquisio para uso dos
recursos recebidos do SIBi/USP e programas de instituies externas, bem como
coordenar estudos de desenvolvimento do acervo e sua avaliao peridica.

1.5.1 Critrios bsicos de seleo

Os critrios de seleo devem ser utilizados para todos os materiais informacionais
constantes do acervo:
Importncia do assunto e adequao ao currculo e linhas de pesquisa.
Autoridade do autor e/ou editor.
Atualizao do material informacional.
Nvel tcnico.
Quantidade (excesso/escassez) de exemplares necessrios.
Custo justificado.
Acessibilidade do idioma.
Nmero de usurios potenciais que podero utilizar o material.
Formato e compatibilidade com equipamentos tecnolgicos disponveis.
Estado de conservao.
No caso de peridicos impressos, verificar a disponibilidade on-line.

1.5.2 Seleo qualitativa

As bibliografias recomendadas nas disciplinas dos cursos de graduao e psgraduao atualizadas anualmente pelos professores dos departamentos e
publicadas no Sistema Jpiter da USP.
Sugestes de material a ser adquirido, feitas pelo corpo docente, pesquisadores,
discentes e equipe do SDO.

11

Renovao de assinaturas de peridicos que j faam parte da lista bsica, conforme

indicaes dos docentes e que possuam uso estatisticamente relevante e que
atendam s deliberaes de aquisio do SIBi/USP.
Basear-se tambm no fator de impacto do peridico, conforme o Journal Citation
Report e priorizar os ttulos da rea indexados nas principais bases de dados
(MEDLINE, LILACS E BBO).

1.5.3 Seleo quantitativa

Quantidade de exemplares por tipo de publicao
Tipo de material

N. mnimo de
exemplares por
ttulo
01

N. mximo de
exemplares por
ttulo
01

Bibliografia bsica

02

20

Lastro

01

01

Tese e dissertao
FOUSP

01

01

Tese e dissertao
externa USP

01

01

Monografia de
especializao

01

01

Peridico corrente

01

01

Independente do suporte fsico, uma

assinatura anual para cada ttulo.

Multimeios

01

02

Material de trabalho

01

Evitar a duplicao, exceto nos casos

em que haja necessidade justificada.
De acordo com a necessidade por setor
do SDO.
De acordo com a anlise do estado de
conservao das obras.

Obras de Referncia

Obras raras e/ou

especiais
Quadro 1-Quantidade de exemplares por tipo de publicao

Observaes

Evitar a duplicao, exceto nos casos

em que haja demanda ou necessidade
justificada.
Manter um exemplar para consulta
local.
Evitar a duplicao.
1 exemplar na biblioteca, 1 arquivado
no Depto. de Ps-Graduao e 1 cpia
no Portal de Teses e Dissertaes da
USP.
Apenas em formato digital e de
interesse rea de Odontologia e
Cincia da Informao
Manter apenas monografias impressas,
enviadas pelos professores da
FUNDECTO. Para as demais adquirir em
formato eletrnico.

1.6 Aquisio de material informacional

A aquisio deve ser baseada na misso do SDO e considerar no somente a importncia
do ttulo, formato ou assunto, mas tambm a possibilidade de preservao do suporte
da informao. O espao de armazenamento deve acompanhar o crescimento da
coleo e o processo de aquisio deve respeitar as instrues normativas da
Universidade de So Paulo.
12

1.6.1 Compra
LIVROS- Ser adquirida a quantidade de exemplares indicadas no quadro 1, de acordo
com a bibliografia recomendada pelas disciplinas e divulgadas no banco de dados da
USP Jupiterweb. A substituio de exemplares perdidos ou danificados ser efetuada no
caso de existirem edies para aquisio no mercado editorial ou substitudo por outros
ttulos de acordo com o Regulamento do SDO1.
PERIDICOS- A poltica interna de desenvolvimento do acervo de peridicos, deve estar
de acordo com as especificidades da rea odontolgica e tambm, com a Poltica de
Aquisio de Peridicos da USP institudo em 2012 pelo SIBi/USP que prioriza a
assinatura de revistas on-line quando so publicadas tambm em papel. A aquisio de
novos ttulos, somente dever ser efetuada, na substituio de outra assinatura do
acervo aps a aprovao do Conselho Supervisor do SIBi/USP.

1.6.2 Doao
Solicitada pela biblioteca - Deve ser incentivada sempre que possvel a editoras e
principalmente para publicaes no comercializadas e as governamentais.
Oferecidas biblioteca - O material oferecido por doao dever ser avaliado pelo
bibliotecrio responsvel do Servio de Tratamento da Informao ou por uma comisso
instituda caso seja necessrio para aceite ou rejeio. As colees de departamentos
da FOUSP sero avaliadas no local com prvio agendamento.
Deve-se levar em conta, ao aceitar uma doao, o custo de preservao e jamais colocar
o acervo j existente em risco.
Doadores espontneos devero enviar antecipadamente, pelo e-mail institucional,
bibfo@usp.br, uma listagem com a identificao da publicao (autor, ttulo e ano para
monografias, e ttulo, ano, volume e fascculo para publicaes peridicas). As doaes
aceitas devero ser entregues na biblioteca ao bibliotecrio responsvel, mediante a
assinatura de um Termo de Doao, elaborado pela biblioteca, de segunda sexta-feira,
no horrio das 10 s 16horas.

Critrios para incorporao de doaes ao acervo do SDO:

http://143.107.23.244/sdo/regulamentos/

13


Verificar a pertinncia do assunto na rea odontolgica ou rea mdica de
acordo com a grade curricular.

Avaliar seu valor cultural e histrico para a Odontologia.

Realizar a seleo qualitativa e quantitativa do material bibliogrfico a ser doado,

podendo incorporar ao acervo, permutar, doar para outras instituies ou descartar.

Aceitar somente obras em bom estado de conservao, sem fungos e/ou

contaminao por insetos.

As obras sero para completar falhas de coleo ou substituir exemplares

extraviados, danificados e/ou desatualizados.

Preferir obras editadas em portugus, ingls e espanhol.

No receber edies desatualizadas de livro didtico, exceto em caso de

reposio de obra extraviada e/ou danificada.

Para obras consideradas raras, especiais ou de valor histrico para a instituio,

receber sem restrio.

Para teses e dissertaes defendidas na FOUSP e as monografias apresentadas

nos cursos de especializao da FUNDECTO, aconselha-se receber apenas um exemplar.

Aceitar as teses e dissertaes no defendidas na FOUSP no formato digital.

Para aceitar conjuntos notrios relevantes na rea de Odontologia, a Comisso

de Acervos Notrios da USP dever ser notificada para acompanhamento do processo,
segundo a Portaria GR 3088 de 31 de outubro de 1997.

1.6.3 Permuta
Deve ser incentivada, com publicaes selecionadas para doao, objetivando a
aquisio de material de interesse para a biblioteca disponvel ou no no mercado para
compra.

1.7 Desbaste
O servio de desbaste de livros e a sala de armazenamento foram criados, no SDO, em
1 de dezembro de 2010. As obras para desbaste so selecionadas por uma equipe de
bibliotecrios, visando retirar do acervo, ttulos ou partes da coleo com finalidade
especfica para a obteno de maior espao fsico para a coleo em uso e para manter
a qualidade do acervo. O material desbastado poder retornar ao acervo de origem ou
ser descartado.

14

1.8 Descarte
O descarte definitivo de material bibliogrfico uma atividade prevista no processo de
desenvolvimento de acervos. Deve ser uma deciso administrativa interna, e de acordo
com as formalidades da USP (Port. Codage 1.233 de 21-12-2011 e Manual de
Administrao Patrimonial).
Justifica-se o descarte de obras do acervo considerando-se:

Obras com excesso de duplicatas e falta de espao fsico para armazenamento.

Obras que apresentarem perigo para a sade.

Ttulos duplicados de peridicos existentes em outras bibliotecas da USP.

Peridicos de divulgao e de interesse temporrio.

Colees de peridicos no correntes e que no apresentam demanda e com

falhas na coleo.

Jornais dirios que no possuam carter cientfico.

A inteno de descartar obras do acervo deve ser decidida aps rigorosa anlise. O
material eleito dever ser oferecido primeiro s unidades da USP, depois para
Faculdades particulares. O SDO dever registrar em documento a justificativa pela
deciso e quem receber o documento.

1.9 Duplicatas
O SDO mantm um arquivo de duplicatas dos principais ttulos de peridicos correntes
nacionais e internacionais, de seu acervo, com o objetivo de completar falhas, trocar os
fascculo danificados ou perdidos.
Critrios para seleo de ttulos:

Priorizar ttulos de carter cientfico e correntes.

No duplicar boletins informativos, obras de referncia e ttulos de peridicos

cujo contedo se resuma a propaganda de material odontolgico.

Armazenar um exemplar de cada fascculo.

1.10 Registro do acervo e inventrio

O registro das unidades do acervo do SDO devem ser feitos no Banco de Dados
Bibliogrficos da USP, o DEDALUS, de acordo com as instrues do SIBi/USP e os
peridicos tambm indexados nas bases LILACS, MEDLINE e SeCS.

15

O inventrio deve ser feito anualmente, com sistema automatizado desenvolvido pelo
SIBi/USP. Os resultados devem ser analisados e se necessrio, medidas preventivas
institudas.

1.11 Recursos oramentrios

Os recursos disponveis para compra do material informacional so provenientes da
Reitoria da USP (RUSP), constitudos pelos Programa de livros e outros materiais no
peridicos e pelo Programa de assinaturas de peridicos.

16

2 POLTICA DE CONSERVAO E PRESERVAO DO ACERVO DO SDO/FOUSP

2.1 Introduo
A Poltica de Conservao e Preservao do acervo do Servio de Documentao
Odontolgica (SDO) foi instituda em 2007. Agora, com essa nova edio, procuramos
abordar todos os itens que fazem parte da conservao e preservao de um acervo to
diverso como do SDO/FOUSP e orientar os funcionrios em atividades comuns muito
importantes na preservao do acervo.
A Portaria do Reitor 3.075 de 23 de julho de 1997, que regulamenta as diretrizes para
preservao e conservao preventiva dos acervos bibliogrficos da USP, nos induz a
criar uma Poltica de Preservao em nossas instituies.
Segundo resoluo adotada no ICOM-CC , no 15o Triennial Conference, New Delhi, 2226 September 2008, a conservao um termo que inclui a conservao preventiva, a
curativa e a restaurao. Para uma boa conservao, deve-se considerar um cdigo de
tica, fases de tratamento e uma oficina para tratamento das obras. O SDO segue o
Cdigo de tica da ABER2, que possui um protocolo para tratamento das obras com
mnima interveno na sua Oficina de Conservao.
Por que preservar e conservar? A conservao preventiva no s inclui o controle
ambiental, mas tambm a forma de armazenamento, o manuseio, o desenvolvimento
de guias e procedimentos para proteger as colees, a conscientizao e a capacitao
de todo o pessoal da biblioteca. Deve-se considerar que cada atividade desenvolvida
pode ter repercusses no restante do patrimnio, sendo protagonistas dessas aes
todos os funcionrios do SDO e os usurios. Projetos devero ser elaborados e parcerias
com outras instituies firmadas sempre que necessrio.
O acervo do SDO antigo e possui muitos itens com processo de envelhecimento
acelerado, obras com papis acidificados e pontos de mofo porm sem contaminao
por insetos. Mantendo um controle preciso, na temperatura e umidade relativa,
considerando as alteraes sazonais, as colees sofrero pequeno dano mecnico.
O equipamento de climatizao, uma instalao que necessita investir recursos anuais
para sua correta manuteno. A falta de manuteno acarreta flutuao na temperatura
ambiental, mantm filtro e dutos de ar condicionado sujos o que contribui para a
contaminao do acervo e do ar no ambiente.
O clima de So Paulo considerado subtropical com diminuio de chuvas no inverno e
temperatura mdia anual de 19 o a 25oC. O inverno brando e subseco e o vero

Associao Brasileira de Encadernao e Restauro. Cdigo de tica do conservador-restaurador [citado

07 nov. 2012]. Disponvel em: URL: http://www.aber.org.br/.

17

quente e chuvoso com temperaturas altas e aumentadas pelo efeito da intensa

poluio.
Por isso, precisamos ter um equipamento de climatizao funcionando muito bem para
se ter um ambiente saudvel para as pessoas que circulam nas salas, e para o prprio
acervo que um patrimnio da Universidade de So Paulo.
A Poltica de Conservao e Preservao normatiza as aes de ordem e limpeza,
controle ambiental, iluminao, controle de biodeteriorao, acesso, recebimento de
obras, armazenamento, manuseio, documentos digitais, acesso, segurana, reprografia,
seleo de materiais danificados e contratao de servios.
As atitudes preventivas devem ser integradas entre diretoria, corpo tcnico,
administrao, servios gerais e manuteno onde todos so responsveis para que as
metas definidas possam ser atingidas com sucesso.

2.2 Procedimentos gerais

A preservao do acervo deve ser compartilhada com todos os funcionrios do SDO

e seus usurios.
Definir protocolo para carimbar e etiquetar as obras do acervo (etiqueta com cdigo
de barras e de lombada).
A limpeza nos espaos de armazenamento das obras deve ser peridica.
O SDO deve receber somente obras que no coloquem em risco o seu acervo.
O funcionrio na tarefa de higienizao do acervo deve possuir habilidade,
dedicao, conhecimento sobre contaminao e as pragas mais comuns em
bibliotecas, ter conhecimento tcnico de higienizao para vrios tipos de materiais
de revestimento;
vedado consertar, pelos funcionrios, volumes danificados com fitas adesivas ou
material similar.
A superviso das instalaes hidrulicas, eltricas, persianas e janelas nas
dependncias do SDO devem ser peridicas;
Devem ser controlados periodicamente, a manuteno do ar condicionado, a
Temperatura e Umidade Relativa.
A manuteno do porto antifurto deve ser peridica.
A limpeza do entorno do edifcio deve ser requisitado sempre que necessrio.
O aspirador usado na biblioteca deve ter filtro HEPA.
vetada a presena de plantas naturais dentro das salas de acervo.

18

2.3 Procedimentos especficos

2.3.1 Ordem e limpeza
LIMPEZA DO PISO NAS SALAS DE ACERVO

Evitar o uso de ceras ou outros produtos qumicos, usar apenas pano mido. Caso o
piso precise ser lavado, usar o mnimo de gua e no usar enceradeira eltrica. Secar
bem o piso e controlar a Umidade Relativa com desumidificador e ventilador caso
seja necessrio.
Para limpar o piso, usar aspirador de p com filtro HEPA e no vassoura.

LIMPEZA DE ARMRIOS, GAVETAS E ARQUIVOS DE TODOS OS AMBIENTES DO SDO

Uma vez ao ano, retirar todo o material das pastas, gavetas e armrios para
verificao de infestao e retirada do p.

HIGIENIZAO DO ACERVO

O servio de higienizao dever ser monitorado por um coordenador de equipe.

Utilizar a tcnica da higienizao seco, com pincel, tecido macio e aspirador de p
e nas encadernaes em couro, alm do aspirador de p para reforar a limpeza,
usar tecido branco seco.
Estabelecer escala anual com horrio para a equipe de higienizao.
Utilizar o documento Mapeamento das Estantes para registro de infestao e/ou
contaminao por mofo, se houver, no ato da higienizao.
Utilizar carrinho para transporte dos volumes.
Usar mesa de higienizao para limpeza das obras.
Utilizar equipamento de proteo individual: luvas descartveis, mscara PFF2-P2,
culos de segurana, avental e touca, conforme o grau de sujidade ou a
contaminao do acervo.
Empregar tcnica de higienizao diferenciada para cada tipo de revestimento das
capas dos volumes.
Usar aspirador de p com filtro HEPA.
Nas estantes usar pano umedecido com lcool 70% (lcool 70o INPM).
Manter registro atualizado do servio de higienizao por tipo de documento para
estatstica anual.

2.3.2 Controle ambiental nas salas de acervo

O equipamento central de ar condicionado deve ser calibrado entre 21-23oC, com

manuteno peridica, incluindo limpeza e/ou troca do filtro.

19

Os desumidificadores refrigerantes devem ser calibrados em 55% e esvaziar o

reservatrio de gua do aparelho 2 vezes ao dia.
Manter o termohigrmetro em cada sala para leitura peridica da T e UR.
Quando houver falha no funcionamento do ar condicionado, proceder a ventilao
das salas de acervo com ventilador e abertura das janelas.
Controlar a iluminao natural com persianas, mant-las limpas e sempre com as
lminas fechadas bloqueando a luz.

2.3.3 Controle da biodeteriorao

Manter a Temperatura e Umidade Relativa equilibradas (T de 21-23oC e UR de 2555%). Sem o ar condicionado, usar o sistema de ventilao passiva.
Para tratar o material contaminado por fungos ou infestados por insetos, preferir
mtodos seguros e limpos testados cientificamente, como a radiao para os 2 casos
ou usar o mtodo de atmosfera anxia para a infestao de insetos.
Proceder a limpeza da biblioteca regularmente, mantendo os ralos sempre
tampados e removendo o lixo da copa diariamente antes do horrio noturno.
vedado deixar caixas de papelo com materiais no cho ou encostadas parede.
Retirar da estante para observao e anlise todo o material suspeito de
contaminao ou que apresente algum tipo de p ou manchas.
Evitar guardar doces em gavetas nas estaes de trabalho do SDO.
Utilizar a copa para o consumo de alimentos pelos funcionrios.

2.3.4 Obras recebidas por doao

Higienizar as obras antes de qualquer atividade.

As obras recebidas por doao devem passar por uma inspeo visual para anlise
de seu estado de conservao. Se a obra estiver contaminada, analisar o seu grau de
importncia para envi-la para tratamento ou descarte.
Obras suspeitas devem ficar em quarentena, separadas do acervo para observao

2.3.5 Armazenamento e manuseio

O mobilirio para armazenamento deve ser inerte, no combustvel e no corrosivo.

Compete aos funcionrios colaborar em manter o material do acervo organizado nas

estantes.
Apoiar os volumes com bibliocantos nas prateleiras sempre que necessrio,
mantendo os volumes na vertical. Para volumes de grande dimenso ou volumosos
armazen-los na posio horizontal.

20

No deixar os volumes e/ou fascculos apertados nas prateleiras, manter 10 cm de

prateleira vazia.
Os fascculos de peridicos no encadernados sero armazenados em porta revistas
adequados a sua altura.
Obra fragilizada ou danificada, deve ser armazenada com invlucro de proteo
como acondicionamento secundrio. O invlucro pode ser feito tanto na Oficina de
Conservao do SDO ou por servio contratado.
Compete aos funcionrios orientar os usurios sobre a forma correta de retirar os
volumes das prateleiras evitando retir-los pela lombada.
Apresentar folder para a educao dos usurios pelo menos uma vez ao ano.
Obras de 1800 1920 sero armazenadas separadamente do acervo geral como
obras especiais.

2.3.6 Documentos digitais

Todo CD-ROM e DVD que acompanhar algum livro e/ou peridico, ser armazenado
separadamente. Na pgina do livro onde consta a etiqueta com o cdigo de barras,
ter a indicao da localizao do disco, que ser catalogado como material adicional
da obra.
Inspecionar todos os discos antes do emprstimo e no ato da devoluo.
Armazenar o disco em posio vertical acondicionado em caixa de acrlico especfica.
Usar capa padronizada pelo SDO caso no possua a original.
Retornar o disco para a embalagem imediatamente aps o uso.
Limpar se for absolutamente necessrio. Remover o p, impresses digitais,
manchas e outras sujidades sobre o disco, com algodo seco sempre em linha reta,
do centro do disco para as bordas.

2.3.7 Acesso ao material bibliogrfico

As obras do acervo so de livre acesso.

As obras separadas para tratamento (conservao e/ou restauro) devero ser
solicitadas, para consulta, no Servio de Tratamento da Informao.
Para consulta de obras raras dever ser agendada uma visita por e-mail
(bibfo@usp.br) com pelo menos um dia de antecedncia.
Estimular os usurios a consultarem os peridicos online quando o ttulo possuir a
obra tambm em papel.

2.3.8 Segurana do acervo

21

Compete aos funcionrios do SDO zelar pelo patrimnio e preservao de todos os

materiais do acervo.
O funcionrio que deparar com atos de vandalismo contra o acervo deve comunicar
imediatamente ao seu supervisor.
No ato da devoluo do material informacional, o funcionrio dever vistoriar as
condies do material, caso encontre danos que no existiam no ato do emprstimo
tais como umidade, falta de capas, de encartes ou caixa-luva, seguir procedimentos
determinados pelo servio de emprstimo/devoluo estabelecidos pelo Servio de
Informao Documentria e Circulao.
O porto antifurto dever receber manuteno peridica e ficar ligado durante o
perodo de funcionamento da biblioteca. Caso apresente problemas tcnicos,
comunicar imediatamente chefia.
Caso o porto antifurto apresentar o sinal sonoro, seguir os procedimentos
determinados pelo Servio de Informao Documentria e Circulao.

2.3.9 Reprografia

Os funcionrios que operam mquinas tipo scanner e copiadora devero ser

orientados sobre a manipulao correta dos volumes pelos seus supervisores.
Obras que apresentem problemas na abertura, envi-las Oficina de Conservao
do SDO para uma soluo adequada.

2.3.10 Seleo do material informacional danificado para conservao

Prioridades para tratamento:

o obras com lombada solta;
o obras com pgina solta;
o obras com capa solta;
o obras com costura rompida;
o obras com suspeita de infestao e/ou contaminao.
Separar o material informacional sem condies de uso e envi-lo ao Servio de
Tratamento da Informao para registro de sua localizao e preenchimento de uma
ficha de diagnstico.
A obra danificada ser encaminhada Oficina de Conservao do SDO que far a
seleo dos materiais a serem tratados na biblioteca.
Fascculos de peridicos danificados sero substitudos por duplicata quando for
possvel.

2.3.11 Encadernao contratada

22

Qualquer interferncia para conservao dos livros e/ou peridicos com servio
contatado pelo SDO, dever seguir critrios de conservao reconhecidos
internacionalmente e definidos pela equipe de conservao da biblioteca.
obrigatria a visita tcnica do encadernador, para avaliao do material a ser
tratado.
prioritrio exigir materiais de preservao, evitando produtos que ponham em
risco a integridade da obra.
As tcnicas empregadas para reparo dos livros devero ser as de conservao,
reconhecidas internacionalmente.
Todas as obras tratadas sero avaliadas. O no cumprimento das especificaes
tcnicas apresentadas justificar a interrupo do contrato de servio, sendo
anexado ao documento uma ficha de avaliao do servio de encadernao, de
acordo com a legislao vigente.

2.3.12 Restaurao contratada

A inteno de se restaurar uma obra da biblioteca dever ser analisada levando-se em
conta seu limite histrico, aspectos bibliogrficos, valor cultural, pesquisa bibliogrfica
e caractersticas do exemplar, pois o servio de restauro executado por profissionais
especializados por categoria de servio.

Solicitar a visita do restaurador biblioteca para executar o laudo do estado de

conservao e posterior proposta de tratamento da obra.

Verificar se o tratamento proposto tem carter reversvel e risco de

descaracterizao da obra.

Se contratado o profissional, solicitar relatrio de todas as intervenes, tcnicas

empregadas, seus efeitos e resultados. A documentao fotogrfica dever acompanhar
os passos mais expressivos do tratamento e registrar o efeito final da obra no trmino
do trabalho.

Alteraes no custo de um servio contratado, bem como modificaes no

tratamento previsto, s podero ser feitas com o conhecimento e aquiescncia do
responsvel pela contratao.

2.3.13 Oficina de conservao do SDO

A Oficina de Conservao um lugar de suma importncia no desenvolvimento de
atividades complexas de preservao e conservao dos itens do acervo. A segurana

23

da sala deve ser considerada por conter materiais e equipamentos importantes. A forma
de uso da Oficina deve ser respeitada por todos os funcionrios que nela atuam.

A sala, os materiais e os equipamentos, aps as atividades, devero ficar limpos

e guardados.

O material e equipamentos existentes na Oficina de uso exclusivo para

execuo dos consertos dos livros do SDO, exceto quando autorizada pela diretoria do
SDO, no uso em atividades fora da Unidade.

Recomenda-se que duas pessoas de cada vez executem os servios de

conservao, considerando que em dupla h um maior rendimento e possibilidade de
troca de ideias.

A sala dever ser trancada quando no estiver em uso, assim como as janelas e
persianas abaixadas. A chave ficar sob a guarda do coordenador dos servios e uma
cpia no Servio de Apoio Administrativo (SAA). A chave dever ser devolvida aps a
execuo dos servios.

A solicitao do material de consumo dever ser feita com antecedncia ao SAA

utilizando ou no os recursos oramentrios oferecidos pelo SIBi/USP.

O funcionrio atuante na Oficina dever possuir um curso bsico de

encadernao e ser capacitado para elaborar os servios propostos de conservao.

Todo material bibliogrfico sobre encadernao selecionado ser de leitura

obrigatria pelos funcionrios que exercem funo na Oficina.

A escala de servio ser elaborada mensalmente e autorizada pelo chefe

imediato.

Para cada obra retirada do acervo para tratamento, ser preenchida uma ficha
de diagnstico e proposta de tratamento, troca do status no Banco de Dados DEDALUS
e/ou listagem.

Priorizar os volumes que necessitem consertos rpidos como pgina rasgada ou

reforo de lombo. Considerar tambm as obras com grande nmero de consulta.

Durante a execuo dos servios, se a obra no ficar pronta no mesmo dia, deixar
o material de conservao a ser usado separado e identificado. Ao concluir o trabalho,
encaminhar a obra ao coordenador da Oficina para avaliao do servio executado. Ser
avaliado o capricho, colagem e tcnica. Se houver necessidade, o servio ser refeito.

Registrar mensalmente os servios executados por categoria. Os dados sero

usados no relatrio anual do SDO.

2.3.14 Recursos oramentrios

Os recursos distribudos anualmente para compra de materiais e equipamentos e
contrato para restaurao e servios de encadernao, so provenientes do Programa
de Preservao e Conservao de Materiais Bibliogrficos do SIBi/USP. Quando esses
recursos forem insuficientes, a FOUSP dever ser requisitada.
24

25

3 PROTEO CONTRA EMERGNCIAS COM GUA, FOGO E PERDAS DE ITENS DO

ACERVO DO SDO/FOUSP
3.1 Introduo
A preveno em vrios nveis de aes na biblioteca da FOUSP a melhor forma de
proteger as pessoas e o acervo. O SDO possui dois andares com uma porta para acesso
ao piso superior e outra no piso inferior que tambm pode ser considerada sada de
emergncia. E toda a rea do piso inferior cercada por janelas com grades fixas.
Possumos um rico acervo de Odontologia com obras raras, especiais e atuais, alm de
equipamentos eletrnicos que possibilitam o acesso informao, 27 funcionrios,
circulao, em mdia, de 25.937 usurios/ano, 97.882 itens no acervo e uma rea total
de 1.505m2. O acervo distribudo em duas salas em pavimentos diferentes com
metragens de 164,33m2 e 204,25m2 e constitui-se em um Centro Nacional de
Informao em Odontologia.
J tivemos dois acidentes no acervo com gua e pouca perda de peridicos por causa da
agilidade no salvamento, e pelo conhecimento em conservao que os funcionrios da
biblioteca possuem. Pensando em melhorar as atitudes frente a outros acidentes, um
programa de preveno contra emergncias com gua, fogo e perdas de itens do acervo,
foi institudo.
O incndio um dos piores desastres que podem afetar uma biblioteca. A gravidade dos
danos produzidos pelo fogo, fumaa, pelos extintores e pela gua podem ser
irreversveis nos materiais bibliogrficos. Salvar o acervo no justifica colocar em perigo
a vida das pessoas por isso inclumos as aes preventivas no programa.
Em termos institucionais, o programa envolve todos os nveis e setores da FOUSP,
buscando a cooperao para evitar esses tipos de acidentes na biblioteca. Entendemos
que a administrao, em parceria com o SDO, percebendo a importncia na preveno
de acidentes assegure os recursos econmicos necessrios para o desenvolvimento das
aes deste programa.
A atitude proativa dos funcionrios muito importante para que o gerenciamento de
riscos seja cumprido e o plano bem sucedido.
Esse programa dever sofrer ajustes sempre que necessrio com atualizao anual e
enviado a diretoria da FOUSP para que possa ser integrado ao plano diretor da
Faculdade.

3.2 Nvel de segurana necessrio

Formar uma equipe de emergncia para execuo das medidas preventivas.

26

Formar uma equipe para atualizao do Plano de emergncias para gua e fogo.
Nomear duas pessoas para iniciar as aes em caso de emergncia.
Nomear um funcionrio responsvel por manter o kit de emergncia em ordem e
com os produtos dentro do prazo de validade.
Treinar os funcionrios para aplicao do Plano de Emergncias.
Determinar reas para etapas de salvamento de documentos molhados.
Solicitar manuteno peridica do sistema de climatizao do SDO.
Instalar nos andares do SDO a "Roda de salvamento e resposta ante emergncia".
Instalar em cada andar as "Instrues rpidas para princpio de incndio e acidentes
com gua".
Sinalizar as sadas.
Elaborar uma lista com prioridade de resgate.

3.3 MEDIDAS DE PROTEO

3.3.1 Medidas de proteo contra emergncias com gua

Manter um kit de emergncia atualizado.

Manter um plano de emergncia em caso de acidentes com gua.
Solicitar reviso peridica do telhado do edifcio e rede hidrulica.
Verificar se h pontos de umidade nos tetos e paredes para comunicar o Setor de
Manuteno.

3.3.2 Medidas de proteo contra incndio

Instalar um sistema de combate a incndio dentro das normas brasileiras e com
manuteno.
Instalar um sistema de deteco e alarme eletrnicos de incndio.
Instalar sistema de iluminao de emergncia nos andares do SDO.
Solicitar reviso peridica da rede eltrica e tomadas.
Ter cuidado redobrado com instalaes, pelos usurios, de equipamentos no
auditrio do SDO.
Treinar os funcionrios no manuseio dos sistema de combate a incndio manual
(extintores, mangueiras e acessrios).
Proibir o uso do adaptador Benjamin em qualquer ambiente do SDO.
Proibir o uso de extenses fora da norma de segurana.
Instalar o aviso de proibido fumar em todos os ambientes do SDO.
Acompanhar as datas de vistoria dos hidrantes e extintores pela CIPA.
Solicitar limpeza semanal do entorno da casa de mquinas do equipamento de ar
condicionado central.
Manter um plano preventivo.
27

Manter um plano de emergncia em caso de princpio de incndio.

3.3.3 Medidas de proteo contra perdas de itens do acervo por roubo, vandalismo e
manuseio incorreto

Fazer manuteno peridica do porto eletrnico antifurto.

Mapear obras mais importantes e equipamentos do SDO.
Fazer manuteno das portas de entrada/sada do SDO.
Efetivar rondas noturnas ou monitoramento com cmeras de circuito fechado de TV
(CFTV).
Elaborar campanhas educativas para manuseio correto dos itens do acervo.
Elaborar protocolo de aes frente ao sinal sonoro do porto eletrnico antifurto.
Fotografar todos os ambientes do SDO para percia.
Inventariar o acervo.
Inspecionar o claviculrio periodicamente.

3.4 Kit para emergncias com gua

O kit dever ficar em local de fcil acesso e ser de conhecimento de todos os
funcionrios.
Composio do kit de emergncia: luvas de borracha e descartveis, papel mata-borro,
toalha de papel absorvente, sacos plstico com fecho ziploc, etiquetas autocolantes,
toalha felpuda de algodo, toalha superabsorvente pequena, aventais, papel de pH
neutro, rolo de plstico de construo transparente, fio de nylon, fita adesiva tipo crepe,
barbante, rodo absorvente de cabo retrtil, lpis e caneta, baldes, caderno, lanterna e
pilhas, galocha, culos de segurana, pina metlica, tesoura pequena, saco de lixo
tamanho grande, cotonetes, lcool 70%, jornais, caixas resistentes dobrveis, chave de
fenda de vrios tamanhos, caixa plstica grande com tampa, mapa da biblioteca,
localizao do hidrante e extintores, instrues rpidas de salvamento e lista de
fornecedores de materiais.

3.5 Instrues rpidas frente a acidentes

As instrues rpidas servem para os funcionrios agirem nos primeiros momentos,
durante as primeiras 48h durante os acidentes com aes decisivas. Todos os
funcionrios devero ter cpia desses documentos.

28

As aes devero ser documentadas com fotografias e/ou filmagens e fazer relatrio da
situao com anotaes dirias. importante nomear um funcionrio para essas
atividades.

3.6 Plano para emergncia para fogo e gua

O Plano para emergncias deve ser uma ferramenta til de trabalho que permita prever
os riscos, corrigir as deficincias e atuar com eficcia. nesse documento que se definem
os objetivos, os riscos especficos e quem sero os responsveis.
Composio do plano de emergncia

Membros da equipe a serem chamados em caso de emergncia.

Servios necessrios em casos de emergncia.
Equipamentos, instalaes e materiais internos de emergncia (com planta
baixa e indicao de localizao).
Fornecedores de equipamentos e materiais de emergncia.
Definio da rea de assistncia e salvamento.
Prioridade de resgate.
Recuperao do material bibliogrfico danificado.
Documentos da equipe de emergncia.
Lista detalhada dos procedimentos a serem seguidos em caso de emergncia.
Treinamento de funcionrios.

29

BIBLIOGRAFIA CONSULTADA3

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ALA, 2005.
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31