Auditoria A Una Farmacia

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS
AUDITORA ADMINISTRATIVA EN EL REA DE OPERACIONES DE UNA

EMPRESA DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACUTICOS
Tesis
Presenta a la Junta Directiva de la

Facultad de Ciencias Econmicas
Por
EDILBERTO GEOVANNY MORALES BERRIOS
Previo a conferrsele el ttulo de
CONTADOR PBLICO Y AUDITOR
En el Grado Acadmico de
LICENCIADO
Guatemala, enero de 2006
MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA DE LA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS
DECANO
Lic. Eduardo Antonio Velsquez Carrera
SECRETARIO
Lic. Oscar Rolando Zetina Guerra
VOCAL 1.
Lic. Canton Lee Villela
VOCAL 2.
Lic. Albaro Joel Girn Barahona
VOCAL 3.
Lic. Juan Antonio Gmez Monterroso
VOCAL 4.
P.C. Efrn Arturo Rosales Alvarez
VOCAL 5.
P.C. Jos Abraham Gonzlez Lemus
PROFESIONALES QUE REALIZARON LOS EXAMENES DE REAS

PRCTICAS.
AUDITORA
Lic. Mario Danilo Espinoza Aquino
CONTABILIDAD
Lic. Jos Rolando Ortega Barreda
MATEMTICA-ESTADSTICA
Lic. Csar Augusto Schumann Daz
PROFESIONALES QUE REALIZARON EL EXEMEN PRIVADO DE TESIS.
Presidente
Lic. Rubn Eduardo Del guila Rafael
Examinador
Lic. Ademar Cruz Cruz
Examinador
Lic. Juan Jos Rosales
Guatemala, 30 de septiembre de 2005
Licenciado
Eduardo Antonio Velsquez Carrera
Decano de la Facultad de Ciencias Econmicas
Universidad de San Carlos de Guatemala
Su Despacho
Seor Decano:
En atencin a la designacin de esa Decanatura, he procedido a realizar la
asesora correspondiente en la elaboracin del trabajo de tesis
denominadoAUDITORA ADMINISTRATIVA EN EL REA DE OPERACIONES
DE UNA EMPRESA DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACETICOS,
presentada por el estudiante EDILBERTO GEOVANNY MORALES BERRIOS,
previo a optar el ttulo de Contador Pblico y Auditor en el grado acadmico de
Licenciado.
En mi opinin, la tesis desarrollada por el estudiante Morales Berrios, rene las
condiciones y requisitos que exigen las normas universitarias sobre la materia,
para ser aceptada y discutida en su examen privado de tesis.
Sin otro particular aprovecho la oportunidad para suscribirme del seor Decano.
Atentamente,
ID Y ENSEAD A TODOS
Lic. Marco Antonio Ruano

Contador Pblico y Auditor
Colegiado No. 6259
DEDICATORIA
A DIOS
Dador de vida y toda sabidura, por su

amor entregado a travs de Nuestro
Seor Jesucristo
A MIS PADRES:
Alberto Morales y Dulciria Berrios

Mi gratitud eterna por sus bendiciones y
sacrificios
A MI ESPOSA:
Brizeida Julieta
Por su amor y apoyo incondicional
A MI HIJA:
Joselyn Andrea
Por ser una bendicin en nuestro hogar
A MIS HERMANAS:
Bertila, Aida, Sonia Lorena y Belisa

Con mucho amor y con el deseo que sus
vidas estn cada da ms cerca de Dios.
A TODA MI FAMILIA:
Con especial cario
A MIS AMIGOS:
Porque de una u otra forma contribuyeron

a la culminacin de mi carrera.
AGRADECIMIENTO ESPECIAL A:
La Universidad de San Carlos de

Guatemala y a la Facultad de Ciencias
Econmicas.
INDICE
CAPTULO I
PGINA
1.1 CONCEPTOS GENERALES
1.1.1 Definicin
1.1.2 Generalidades del negocio
1.1.3 Estructura organizacional
1.2 ACTIVIDADES QUE REALIZA
1.2.1 Internas
1.2.2 Externas
1.3 PRODUCTOS QUE DISTRIBUYE
1.3.1 Locales
1.3.2 Importados
1.4 TERMINOLOGA FARMACUTICA
1.4.1 Medicamento o producto farmacutico
1.4.2 Productos farmacuticos o psicotrpicos
1.4.3 Producto farmacutico prohibido
1.4.4 Producto farmacutico no aprobado
CAPTULO II
AUDITORA ADMINISTRATIVA
2.1
CONCEPTOS GENERALES
2.1.1 Definicin
2.1.2 Objetivos
2.1.3 Importancia
PGINA
2.2
2.3
2.4
2.5
2.1.4 Ventajas
10
PLANEACIN
10
2.2.1 Objetivo
11
2.2.2 Factores a revisar
11
2.2.3 Fuentes de Estudio
11
2.2.4 Investigacin preliminar
12
2.2.5 Diagnstico preliminar
13
2.2.6 Preparacin del proyecto de auditora
13
INSTRUMENTACIN
14
2.3.1 Recopilacin de informacin
14
2.3.2 Tcnicas de recoleccin
14
2.3.3 Medicin
14
2.3.4 Papeles de trabajo
15
2.3.5 Evidencia
15
2.3.6 Supervisin del Trabajo
15
EXAMEN
15
2.4.1 Propsito
16
2.4.2 Procedimientos
16
2.4.3 Tcnicas de anlisis administrativo
16
2.4.4 Formulacin del diagnstico administrativo
17
INFORME
17
2.5.1 Aspectos operativos
17
2.5.2 Lineamientos generales para su supervisin
17
2.5.3 Tipos de informe
18
PGINA
2.5.4 Presentacin del informe
19
2.6
19
BASE TCNICA DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA
CAPTULO III
AUDITORA INTERNA
3.1
CONCEPTOS GENERALES
20
3.1.1 Definicin
21
3.1.2 Objetivos
21
3.1.3 Importancia
22
FUNCIONES
23
3.2.1 Campos de accin
23
3.2.2 Alcance
24
3.2.3 Plan de Trabajo
24
LOS PAPELES DE TRABAJO
25
3.3.1 Definicin
25
3.3.2 Objetivos
26
3.3.3 Contenido
26
3.4
PROGRAMA DE TRABAJO
27
3.5
PRUEBAS SUSTANTIVAS
27
3.6
PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
28
3.7
DIFERENCIA ENTRE AUDITORA ADMINISTRATIVA Y AUDITORA
3.2
3.3
INTERNA.
29
CAPTULO IV
DIVISIN DE OPERACIONES
PGINA
4.1
CONCEPTOS GENERALES
30
4.1.1 Definicin
30
4.1.2 Objetivos
30
4.1.3 Importancia
31
ORGANIZACIN
31
4.2.1 Departamento de facturacin
31
4.2.2 Departamento de crditos
32
4.2.3 Departamento de bodega
33
4.2.4 Departamento de distribucin
35
4.3
POLTICAS CONTABLES ADMINISTRATIVAS ACTUALES
37
4.4
CAUSAS POR LAS QUE ES NECESARIO REALIZAR UNA
4.2
AUDITORA ADMINISTRATIVA EN EL REA DE OPERACIONES.
38
4.4.1 Falta de capacidad y negligencia para reconocer, analizar y dar

soluciones a problemas de importancia
38
4.4.2 Tiempo de trabajo insuficiente, para coordinar actividades
39
4.4.3 No supervisar al personal en forma adecuada
39
4.4.4 Falta de delegacin de autoridad y responsabilidad
39
CAPTULO V
CASO PRCTICO
AUDITORA ADMINISTRATIVA EN EL REA DE OPERACIONES DE UNA
EMPRESA DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACUTICOS.
PGINA
5.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
40
5.2 ENTREVISTA PRELIMINAR
40
5.2.1 Datos generales de El Producto Farmacutico, S. A.
41
5.2.2 Datos generales de la Divisin de Operaciones.
43
5.3 MEMORNDUM DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIN
46
5.4 PLAN DE AUDITORA ADMINISTRATIVA
47
5.5 EVALUACIN DE LAS POLTICAS Y PROCEDIMEIENTOS
49
49
57
65
73
5.6 INFORME DE AUDITORA INTERNA
81
CONCLUSIONES
89
RECOMENDACIONES
90
BIBLIOGRAFA
91
ANEXOS
Anexo No. 1: Organigrama de la compaa El Producto Farmacutico, S. A.
Anexo No. 2: Organigrama de la Divisin de Operaciones.
Anexo No. 3: Atribuciones y responsabilidades de los puestos.
Anexo No. 4: Descripcin de los requisitos para optar a los puestos.
Anexo No. 5: Flujograma de la facturacin, autorizacin, preparacin y
distribucin de los pedidos.
Anexo No. 6: Flujograma del otorgamiento de crditos por primera vez a los
clientes.
INTRODUCCIN
Las empresas Distribuidoras
de Productos Farmacuticos juegan un papel
importante en la sociedad guatemalteca, a travs de ellas se obtienen grandes

beneficios como la adquisicin de bienes para sanar
enfermedades de una
poblacin en general.
En toda entidad, la administracin tiene la responsabilidad de implementar

controles adecuados y la Auditora Administrativa, los evala con el objeto de
descubrir su eficiencia y presentar las conclusiones a travs del informe de
auditora.
El motivo del
trabajo, fue descubrir las causas desde el punto vista de una
Auditora Administrativa, por las que se hace necesario que la Auditora Interna
realice
una evaluacin del cumplimiento de las
polticas,
procedimientos y
controles existentes, para evitar la prdida de mercadera e inconformidad en el

despacho de pedidos con los clientes.
Para llevar a cabo la presente investigacin, preliminarmente se realiz un

anlisis de la institucin, en la cual se determinaron sus principales actividades y
caractersticas esenciales de la rama econmica en la cual se desenvuelve.
Seguidamente se realizaron entrevistas con los jefes de las reas que fueron
objeto de estudio, aqu realizamos un cuestionario de Auditora Administrativa a
cada uno de ellos, para evaluar las polticas y procedimientos de sus
departamentos, toda la informacin se obtuvo a travs de las tcnicas de
observacin, consultas, indagaciones y confirmaciones. Se concluy con toda la
informacin para luego elaborar el informe respectivo, el cual se ha dividido en
cinco captulos relacionados a una Auditora Administrativa.
El captulo I presenta la definicin, las generalidades del negocio, la estructura

organizacional, las actividades internas y externas, los productos que distribuyen
stas empresas y la terminologa farmacutica ms importante utilizada en
nuestro pas.
El captulo II contiene la metodologa, la definicin, los objetivos, la importancia,

las ventajas, la planeacin, la instrumentacin, el examen y el informe de
Auditora
Administrativa
en
una
empresa
Distribuidora
de
Productos
Farmacuticos.
En el captulo III se presentan aspectos especficamente relacionados a la

Auditora Interna, como lo es su definicin, objetivos, importancia, funciones, los
papeles y programas de trabajo, as como pruebas sustantivas y de
cumplimiento.
El captulo IV contiene la definicin, los objetivos, la importancia y la organizacin

del rea de Operaciones de una empresa Distribuidora de Productos
Farmacuticos y las causas suficientes para realizar una Auditora Administrativa
en esta clase de empresas.
En el captulo V se presenta el caso prctico de una Auditora Administrativa,

enfocada a
Divisin
de
evaluar las polticas, procedimientos y controles existentes en la

Operaciones
de
una
empresa
Distribuidora
de
Productos
Farmacuticos.
Tambin se dan a conocer las Conclusiones, Recomendaciones y la Bibliografa

que fue consultada para llevar a cabo el trabajo de investigacin.
CAPTULO I
En la poca de los negocios pequeos, las transacciones mercantiles de ventas,
compras y distribucin de productos
se llevaban a cabo directamente del
fabricante al consumidor final, pero a medida que la sociedad se ha desarrollado,

estas actividades tambin demuestran un crecimiento acelerado, impulsadas por
una avanzada y moderna tecnologa industrial, con utilizacin de sofisticados
equipos de maquinaria.
Es as, como nacen las empresas Distribuidoras de Productos Farmacuticos
con un alto grado de especializacin y divisin del trabajo, abasteciendo los
mercados y las regiones con cantidad y variedad de productos, y originndose
la
necesidad de trasladar
esos bienes a caseros, aldeas, poblaciones y
ciudades en general.
1.1
CONCEPTOS GENERALES
Al realizar una Auditora Administrativa en una empresa Distribuidora de
Productos Farmacuticos, es necesario que el Auditor Interno conozca la
definicin, las generalidades y la estructura organizacional del negocio,
previo a desarrollar el trabajo.
1.1.1 Definicin
Empresa Distribuidora de Productos Farmacuticos, es el establecimiento
farmacutico destinado a la importacin, distribucin y venta de productos
farmacuticos de venta libre, productos afines, material de curacin,

equipo mdico quirrgico e instrumental y reactivos de laboratorio para uso
diagnstico (1:06).
1.1.2 Generalidades del negocio
Se refiere a identificar claramente el tipo de transacciones que realizan las
empresas Distribuidoras de Productos Farmacuticos.
La forma de obtener esta informacin, es a travs de la lectura de la
patente de comercio y la escritura de constitucin. Estos documentos
contienen el objeto y las actividades principales que legalmente debe
realizar la entidad. Otra forma es a travs de la observacin directa de las
operaciones que efecta.
Comnmente las transacciones generales que realizan las empresas

Distribuidoras de Productos Farmacuticos son: Importacin, exportacin,
distribucin y compra venta de mercadera en general, incluyendo toda
clase de productos qumicos, medicinales, farmacuticos, veterinarios, y la
ejecucin de cualquier otra clase de operaciones que se relacionen con la
industria y comercio.
1.1.3 Estructura organizacional

Toda organizacin formal se conoce como una estructura de funciones o
un agrupamiento de actividades, las cuales son necesarias para lograr los
objetivos o metas de la institucin, la mejor forma de conocerla

grficamente es a travs de los organigramas.
Una entidad bien organizada le es fcil planificar y definir claramente

el
ambiente interno y externo donde desarrollar
sus actividades, de
manera que cada persona dentro de la empresa conozca cual es su

trabajo a realizar y
quin debe tomar las decisiones en el momento
oportuno para asumir la responsabilidad de los resultados.
El proceso de organizacin debe ser continuo en cuanto a las actividades.

Deben estar simultneamente bajo consideracin a todos los niveles para
poder mantener a la compaa dentro de un nivel de competitividad,
especialmente cuando crece aceleradamente.
La terminologa departamental que se acostumbra usar en las empresas,

indica relaciones jerrquicas entre divisiones, reas, departamentos,
secciones y unidades, entre otros.
La departamentalizacin funcional, es la base ms utilizada por la mayor

parte de empresas y sirve para organizar las actividades dentro de las
mismas.
1.2 ACTIVIDADES QUE REALIZAN

Para lograr sus objetivos, las actividades estn enmarcadas por las
funciones que realizan las reas operacionales, tanto internas como
externas; por ser muy extensas, slo se mencionan las bsicas.
1.2.1
Internas
Son aquellas que se llevan a cabo dentro de sus instalaciones, entre las
ms comunes estn: Depreciaciones, amortizaciones, elaboracin y pago
de planillas por sueldos a sus trabajadores, clculo y pago de impuestos,
pagos a proveedores, cobros a clientes, retencin de cuotas laborales,
control de la cartera de clientes,
control de sus activos, recepcin de
devoluciones sobre ventas, pagos generales y registro contable de todas

las transacciones comerciales y financieras.
1.2.2 Externas
Son las que se realizan fuera de las instalaciones de la entidad, tales
como: Ventas, compras locales e importaciones, cobros a clientes, pagos a
proveedores locales y extranjeros, pagos de cuotas laborales y patronales,
pagos de impuestos y devoluciones sobre compras.
1.3
PRODUCTOS QUE DISTRIBUYE

Existe una variedad de productos que ofrecen las empresas Distribuidoras
de Productos Farmacuticos en el mercado guatemalteco, unos son de
produccin local y otros importados.
1.3.1 Locales
Normalmente
son frmacos utilizados para seres humanos; tambin
comercializan productos de higiene personal, de belleza, cosmticos entre

otros, y se ofrecen a farmacias, almacenes y supermercados para ser
adquiridos por el consumidor final.
1.3.2 Importados
La mayor parte de productos farmacuticos, hospitalarios y todo lo
conformado por equipo mdico provienen de otros pases, y se utilizan
generalmente en clnicas mdicas, sanatorios privados y hospitales
nacionales entre otros.
En relacin a los frmacos es importante mencionar que la mayora de

laboratorios producen los mismos; sin embargo, a cada uno le asignan su
nombre comercial,
para diferenciarlos en el mercado;
pero en s, al
identificarlos por su nombre genrico tienen la misma funcin. En todo

pas para comercializar medicamentos para seres humanos, previamente
deben ser autorizados por una entidad reguladora normalmente estatal.
En Guatemala, le corresponde al Ministerio de Salud Pblica y Asistencia
Social.
1.4
TERMINOLOGA FARMACUTICA
Al realizar una Auditora Administrativa en una empresa Distribuidora de
Productos Farmacuticos, el Auditor Interno se encuentra con definiciones
propias a esa rama, por lo que se considera necesario mencionar las ms

importantes.
1.4.1
Medicamento o producto farmacutico

Producto
empleado para la prevencin, diagnstico o tratamiento de
una enfermedad, estado patolgico o para modificar sistemas fisiolgicos

en beneficio de la persona a quin le fue administrado (3:141).
La finalidad de todo medicamento es aliviar enfermedades en seres

humanos, as como tambin en cualquier otro ser vivo.
1.4.2
Producto farmacutico psicotrpico

Son los productos controlados por la autoridad nacional competente por
tener en algunos casos efectos secundarios en la persona que le fue
administrado y que para su venta se requiere de una receta mdica
(3:180).
La comercializacin de estos productos es restringida y estrictamente

controlada por las autoridades de Salud Pblica y Asistencia Social, por los
graves daos que pueden causar si se administran a pacientes
inadecuadamente.
1.4.3
Producto farmacutico prohibido

Producto retirado del consumo, venta o ambos en uno o varios pases
por orden de la autoridad nacional competente, a causa de la poca
seguridad que ofrece en la aplicacin a que se destina (3:180).
Todos los productos fabricados y distribuidos tienen la supervisin del

Ministerio de Salud Pblica y Asistencia Social,
entidad encargada de
autorizar su comercializacin y uso para brindar una mayor seguridad a la

poblacin.
1.4.4
Producto farmacutico no aprobado

Producto oficialmente por el fabricante para su registro ante la autoridad
nacional competente y que ha sido rechazado por no satisfacer los
requerimientos establecidos. Por ejemplo, por razones de seguridad, por
falta de efectividad entre otros (3:180).
Estos productos son rechazados por la autoridad encargada, por no

presentar seguridad en su elaboracin y contener ciertas deficiencias, lo
cual ocasiona riesgos importantes en la salud de la poblacin.
CAPTULO II
Actualmente, la Auditora Administrativa se ha convertido en un campo comn
para el Contador Pblico y Auditor, a travs de ella se evala el funcionamiento
de una organizacin. Tambin aporta soluciones a la Direccin para lograr una
administracin
eficiente y eficaz. Se entiende como Direccin al conjunto de
ejecutivos que tienen a su cargo dirigir la entidad.
Proporciona una informacin til que no puede encontrarse nicamente en las

transacciones contables, hoy en da inversionistas, accionistas, entidades de
gobierno y pblico en general, realizan investigaciones con el fin de establecer la
calidad de la gestin administrativa.
2.1
CONCEPTOS GENERALES
Para realizar una Auditora Administrativa en una empresa Distribuidora de
definicin, los objetivos, la importancia y las ventajas de la misma, como
parte de la profesin de la contadura pblica y auditora.
2.1.1 Definicin
Una Auditora Administrativa es el examen integral o parcial de una
organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y
oportunidades de mejora (7:141).
2.1.2
Objetivos
Los principales objetivos de una Auditora Administrativa en una compaa

Distribuidora de Productos Farmacuticos son:
Conocer el grado de cumplimiento de las polticas, procedimientos y

controles existentes.
Asesorar a la administracin en la direccin efectiva de sus actividades.
Revelar los hallazgos encontrados y determinar las causas y efectos

que inciden en la toma de decisiones.
Evaluar los controles internos para establecer su efectividad.
Recomendar los mejores mtodos y procedimientos administrativos y

tratar de mantenerlos en un alto nivel de rendimiento.
Ayudar a maximizar las utilidades y mejorar los servicios.
Determinar reas donde puedan efectuarse economas sustanciales.
Encontrar debilidades en los manuales de polticas y procedimientos

administrativos.
Sugerir para economizar el esfuerzo humano a travs de la

simplificacin de tareas.
2.1.3 Importancia
A travs de la Auditora Administrativa se conoce el
cumplimiento de
objetivos, polticas, procedimientos y controles de la entidad, tambin
proporciona una evaluacin del desempeo del trabajo desarrollado por las
distintas reas de la institucin.
2.1.4 Ventajas
Las ms comunes que se obtienen entre otras, en las empresas
Distribuidoras de Productos Farmacuticos son:
Proporciona soluciones especficas a los problemas que afronta la

administracin en el desarrollo de su gestin.
Es una herramienta importante para evaluar el funcionamiento y

desarrollo administrativo de la institucin o parte de ella.
Funciona como un control preventivo que ayuda a la administracin de

la compaa para verificar el correcto
cumplimiento de
polticas,
normas y procedimientos del proceso administrativo.
2.2
PLANEACIN
La planeacin de auditora es el proceso de identificar
lo
que se
debe hacer por quin y cundo. Aun cuando la planeacin debe

completarse antes de iniciar el trabajo de campo, el auditor debe estar
preparado para modificar los planes originales si durante la aplicacin de
los procedimientos de auditora se encuentra ante las circunstancias no
previstas o elementos no conocidos previamente. Las razones de los
cambios significativos deben ser documentados (8:11 Tomo 1)
2.2.1 Objetivo
Definir las acciones a seguir y los recursos a utilizar en el desarrollo de las
diferentes fases del trabajo, tomando en consideracin las circunstancias a
enfrentar para alcanzar los propsitos del trabajo.
2.2.2 Factores a revisar

Son
todos aquellos
elementos
fundamentales
considerados
por el
Auditor para llevar acabo el estudio; por ejemplo organizacin, procesos,

funciones, sistemas, recursos, proyectos, productos y servicios que presta
y adquiere la entidad. Todo lo cual proporciona una visin en conjunto de
la forma que se interrelacionan cada uno de ellos, respecto a sus
atribuciones y cumplimiento de objetivos esenciales de la compaa.
Adems
debe
complementan
considerar
el
los
elementos
especficos
que
proceso administrativo y que se asocian con los
atributos fundamentales que enmarcan su objetivo y funcin. Ello permitir

verificar la contribucin particular de los elementos relacionados al proceso
y funcionamiento de la gestin administrativa, tales como: visin, misin,
objetivos, metas, estrategias, polticas, procedimientos y programas.
2.2.3 Fuentes de estudio

Lugares o documentos internos y externos, en los cuales el Auditor
solicita informacin importante para fundamentar el estudio y sustentar los

juicios o criterios.
A saber, los siguientes:
Internas:
Gerencia,
Auditora
Interna,
jefes
de
departamentos,
trabajadores claves, manuales, estatutos, escritura de constitucin y otros

documentos, por ejemplo: libro de actas, estados financieros, libros
contables y dems documentacin y correspondencia mercantil.
Externas: rganos de gobierno relacionados con la entidad con respecto

a comercio, industria, servicios, tributos y licencias que tienen que ver con
el negocio; organizaciones similares a la empresa, sindicatos, socios,
organizaciones nacionales e internacionales.
2.2.4 Investigacin preliminar

Es la fase en la cual el Auditor Administrativo obtiene conocimiento de los
aspectos generales de la naturaleza del negocio, con el propsito de tener
elementos de juicio necesarios para planificar el trabajo de campo, entre
los ms importantes estn: polticas administrativas y financieras,
procedimientos, sistemas y mtodos de control
implementados por la
administracin, para mantener eficiencia en el proceso administrativo.
2.2.5 Diagnstico preliminar

Se refiere a identificar la problemtica, las posibles soluciones que se
desean alcanzar de los factores a examinar, las tcnicas y mtodos a
emplear y la programacin a utilizar en el proceso de auditora.
2.2.6 Preparacin del proyecto de auditora

En esta fase se selecciona la informacin necesaria para instrumentar la
auditora. Incluye la propuesta tcnica y programa de trabajo.
Propuesta tcnica: Contiene un breve resumen de los objetivos que el

cliente desea
y presenta parte de la
entrevista preliminar, tales como:
informacin recopilada en la
naturaleza del negocio, reas
crticas, alcance de su aplicacin, resumen de auditoras anteriores, lo

que se desea obtener a travs del examen, actividades indispensables
para ejecutar el
trabajo, recursos necesarios con sus costos
especficos y los beneficios que se esperan alcanzar con la auditora.
Programa de trabajo: Debe contener nombre del estudio, los

responsables de su realizacin, identificacin de las reas, actividades
especficas a examinar, fases, calendario, procedimientos y tcnicas a
utilizar.
2.3
INSTRUMENTACIN
Consiste en seleccionar las herramientas necesarias para recolectar
la informacin, las cuales deben estar ntimamente relacionadas con el
cumplimiento de los objetivos del trabajo. Los ms comunes aplicables en
nuestro medio son: narrativos, cuestionarios y flujogramas.
2.3.1 Recopilacin de informacin

Es la
fase en la cual se registran todas las evidencias y hallazgos
encontrados, los cuales servirn de base para realizar las conclusiones y

recomendaciones del proyecto de la auditora.
2.3.2 Tcnicas de recoleccin

Son los diferentes instrumentos utilizados por el Auditor para recabar la
informacin necesaria, entre las cuales se pueden mencionar: Observacin
directa, inspeccin fsica, entrevista, consulta, indagacin, recuento y
confirmacin entre otras.
2.3.3 Medicin
Es la actividad de evaluar el avance de la investigacin a determinadas
fechas, con el objeto de garantizar la confiabilidad y validez de la
informacin que se registra en los papeles de trabajo.
2.3.4
Papeles de trabajo
Legajo de registros en los cuales se describen las tcnicas y pruebas
realizadas para recolectar la informacin;
contienen las conclusiones a
que se lleg durante el desarrollo del examen, de acuerdo con Normas de

Auditora Generalmente Aceptadas. Constituyen las evidencias obtenidas
durante el proceso del estudio, las cuales servirn de base para emitir el
informe de auditora.
2.3.5 Evidencia
Documentacin
suficiente y competente contenida en los papeles de
trabajo, que sustenta los hallazgos encontrados durante el desarrollo de la

auditora; representa el elemento importante para emitir las conclusiones y
recomendaciones que se expresan como resultado del trabajo.
2.3.6 Supervisin del trabajo
Todo trabajo de auditora debe ser supervisado por personas con

capacidad tcnica y legal para garantizar su
ejecucin adecuada, de
acuerdo a Normas de Auditora Generalmente Aceptadas.
2.4
EXAMEN
Desde el punto de vista de la Auditora Administrativa, es la evaluacin
realizada a determinadas funciones y operaciones de una institucin, con
el objeto de identificar los posibles problemas y causas por las cuales hay
desviaciones en el desarrollo de las mismas, en relacin a lo planeado.
2.4.1 Propsito
Una
entidad se examina
con el objeto
de identificar cualquier
dificultad que est obstaculizando directamente el desarrollo de sus

actividades para sugerir las recomendaciones y cambios necesarios.
2.4.2 Procedimientos
Son los planes ms concretos que norman el criterio y la accin que debe
seguir apoyada en los objetivos y polticas. Los procedimientos indican
claramente cmo y cundo se han de realizar o ejecutar las actividades
(2:77).
2.4.3 Tcnicas de anlisis administrativo

Para realizar un proyecto de auditora, es importante que el Auditor
conozca algunas tcnicas de anlisis administrativo, tales como:
Examinar los resultados en determinadas reas de una organizacin.
Revisar las circunstancias que inciden en las consecuencias.
Verificar los niveles de efectividad de los controles y
Conocer el uso de los recursos.
2.4.4 Formulacin del diagnstico administrativo

Es una parte esencial de la Auditora Administrativa, se formula de acuerdo
a hechos y acontecimientos de investigacin concretos, capz de evaluar
la informacin de una institucin.
2.5
INFORME
Es el documento final de una auditora efectuada en el cual se describen
las principales reas que requieren mejoras, los hallazgos encontrados, el
alcance, los resultados, las recomendaciones y las conclusiones.
La estructura del informe como mnimo debe contener fecha, destinatario,

introduccin, resumen de aspectos principales, prrafo final y firma.
2.5.1 Aspectos operativos

Se refiere a realizar un anlisis de los aspectos ms importantes que
contiene el informe, entre los cuales estn: Objetivos de la auditora,
justificacin,
alcance,
metodologa,
resultados,
conclusiones
recomendaciones.
2.5.2 Lineamientos generales para su supervisin

Al concluir el examen se presenta el informe que contiene los
resultados obtenidos durante el desarrollo del trabajo; para obtener una

adecuada revisin en el mismo debe tomarse en cuenta lo siguiente:
El Auditor Interno debe emitir un reporte por escrito y firmado, cada vez
que se concluya un examen. Durante el proceso podr transmitirse
entre sus asistentes informacin verbal y por escrito.
Antes de emitir el informe final deben discutirse los hallazgos

encontrados,
las
conclusiones
recomendaciones
con
la
administracin de la Compaa.
Verificar que el informe sea
objetivo, claro, conciso, constructivo y
oportuno.
El jefe de Auditora Interna o la persona responsable, deber revisar y

aprobar el informe final antes de su emisin y decidir a quien le
distribuir copias para su conocimiento.
2.5.3 Tipos de informe

La variedad de eleccin para presentar los informes depende del destino,
propsito establecido y el impacto que se pretende con su presentacin, si
se atienden estos aspectos los ms comunes son:
Informe general: Contiene todos los hallazgos encontrados durante el

desarrollo del examen, los cuales se fundamentan con las evidencias
encontradas y se presenta a las personas que solicitaron la auditora.
Informe ejecutivo: Es el solicitado por una persona importante de la

compaa y contiene nicamente quien lo prepar, perodo de revisin,
objetivos, alcance, metodologa, sntesis y conclusiones.
Informe de aspectos relevantes: Documento emitido y presentado

para revelar exclusivamente lo ms importante encontrado durante el
proceso del examen en la organizacin.
2.5.4 Presentacin del informe

Una vez concluido el examen de auditora, terminado estructuralmente y
discutido el informe final, se procede a presentarlo a las personas que
dirigen la entidad o a quien contrat al Auditor para realizar el trabajo.
2.6
BASE TCNICA DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA.

En virtud que el Instituto de Guatemalteco de Contadores Pblicos y
Auditores no ha emitido boletines y normas especficamente relacionadas
a la auditora Administrativa, para llevarla a cabo se debe observar la
Norma nmero 3, que es la planeacin y supervisin de toda auditora y
tambin la gua de Auditora Interna nmero 3, la cual se refiere a la
metodologa de la auditora interna, los dos documentos emitidos por el
Instituto Guatemalteco de Contadores Pblicos y Auditores.
CAPTULO III
AUDITORA INTERNA
Es obligacin de la administracin de toda institucin, mantener controles
internos adecuados y efectivos,
con el fin de evitar desviaciones
en su
funcionamiento, aunque el propsito de esta rama no es hacer cumplir, sino

investigar, informar y sugerir. Esto le otorga una categora profesional de
independencia dentro de la entidad, debiendo desarrollar y mantener su
capacidad en quien debe confiar la gerencia para conocer los resultados sobre el
funcionamiento de la misma.
Por lo tanto, es necesario que las Empresas Distribuidoras de
Productos
Farmacuticos, tengan un departamento de Auditora Interna, para evaluar el

funcionamiento y
capacidad de
dirigir, organizar, planificar y controlar
las
distintas actividades que desarrollan internamente, para cumplir sus objetivos.
3.1
CONCEPTOS GENERALES
Para realizar una Auditora Administrativa en una Empresa Distribuidora de
definicin, los objetivos y la importancia de la Auditora Interna, los cuales
sern una herramienta importante en el desarrollo del examen.
3.1.1 Definicin
La Auditora Interna forma parte de la estructura organizativa de la
empresa y debe estar ubicada a un nivel jerrquico que le permita cumplir
con los objetivos asignados por la institucin.
Es una funcin independiente de control preventivo y de servicio dentro de

una organizacin, para examinar y evaluar sus actividades, as como
ayudar y asistir al personal para cumplir sus funciones y atribuciones por
medio de la realizacin de anlisis, valoraciones y recomendaciones, sobre
lo actuado.
3.1.2 Objetivos
Garantizar informacin financiera confiable y oportuna, salvaguardar los
activos de la empresa, promover la eficiencia operativa de la entidad y
velar por el cumplimiento de objetivos, polticas, planes, procedimientos,
leyes y reglamentos dentro de la institucin.
Garantizar
informacin
financiera
confiable
y oportuna: Es
responsabilidad de la Auditora Interna velar por el cumplimiento de los

controles internos en relacin a todas las operaciones financieras de la
entidad, para presentar y garantizarle a la administracin una
informacin financiera eficiente y efectiva.
Salvaguardar los activos: Es necesario que toda empresa tenga sus

activos protegidos contra cualquier riesgo. Corresponde al Auditor
Interno establecer la propiedad, la veracidad, la existencia fsica
evaluar el cumplimiento de las polticas y controles adecuados.
Promover
la
eficiencia
operativa
de
la
entidad: Es
importante medir la eficiencia con que se manejan los recursos de la

entidad, as tambin establecer el cumplimiento de objetivos y controles
en todas las reas operacionales de la organizacin.
Cumplimiento de objetivos, polticas, planes, procedimientos,

leyes y reglamentos: Es responsabilidad del departamento de
Auditora Interna, evaluar constantemente los sistemas establecidos
por la administracin de la institucin, con el objeto de establecer su
cumplimiento e informar de cualquier impacto significativo encontrado.
3.1.3 Importancia
Anteriormente la Auditora Interna se enfocaba nicamente a las
operaciones financieras y contables de las compaas, pero debido a que
es un instrumento de apoyo a la Direccin, debe tener independencia con
los dems rganos de la entidad; entre sus atribuciones ms importantes
estn la de asesorar a Directivos, a la Gerencia, evaluar constantemente
la estructura del control interno en todas las reas
y los sistemas
administrativos y operativos de la institucin.
3.2
FUNCIONES.
La Auditora Interna es el rgano asesor y consultor de la Junta Directiva;
tiene como funciones principales, apoyar a los directores en el desempeo
de sus responsabilidades; autenticar el proceso operativo de la entidad;
evaluar la validez y eficiencia de los sistemas
y comprobar su
cumplimiento, de acuerdo a leyes, normas reglamentos, acuerdos, planes

polticas y procedimientos emitidos por la institucin para lograr los
objetivos.
El apoyo a los directores de la entidad en el desempeo de sus

responsabilidades, se refiere a promover confiabilidad y control de todas
las transacciones, salvaguardar
los activos, analizar y evaluar
los
sistemas y controles existentes.
3.2.1 Campos de accin

El Auditor Interno debe tener libertad para revisar y valuar mtodos, planes
y procedimientos, establecidos por la administracin en todas las unidades
administrativas, esta facultad es aislada a las responsabilidades que tiene
cada persona para realizar sus actividades con capacidad y eficiencia.
3.2.2 Alcance
El tamao de una organizacin definir el alcance de las funciones de un
departamento de Auditora Interna en particular; en toda empresa las ms
comunes son las siguientes:
Revisar la confiabilidad e integridad de la informacin.
Evaluar el cumplimiento de polticas, planes, procedimientos, leyes y

reglamentaciones que tengan impacto significativo en las operaciones.
Verificar la existencia fsica de los activos de la empresa.
Evaluar el uso econmico y eficiente de los recursos de la

organizacin.
Examinar el cumplimiento de objetivos y metas establecidas, a travs

de la revisin de operaciones y programas.
3.2.3 Plan de trabajo

Es conveniente que el Auditor Interno prepare al final de cada ao las
actividades que desarrollar en el siguiente perodo, el cual debe contener
principalmente las reas a revisar y con la frecuencia necesaria. A esta
planeacin de actividades se le llama plan de trabajo de Auditora Interna;
debe ser aprobado por la autoridad a la que reporta dentro de la
organizacin, generalmente es la Junta Directiva. Es importante mencionar
que la planeacin no es rgida.
Si en el transcurso del ao resaltan
problemas importantes dentro de la entidad se les debe poner atencin y

dedicarles el tiempo necesario.
Se debe preparar cuidadosamente para evitar en lo posible la interferencia

con otros trabajos operativos. Al realizar la planificacin anual se
efectuarn una serie de operaciones, entre las ms comunes estn:
Trabajos no efectuados segn el plan del ao anterior.
ltimo informe de sugerencias de los auditores externos.
Puntos dbiles sealados en los diferentes informes que present el

propio departamento de Auditora Interna, dentro del ao anterior.
Peticiones efectuadas por diferentes departamentos o secciones dentro

de la empresa.
3.3
Otras actividades solicitadas por la administracin de la compaa.
LOS PAPELES DE TRABAJO

Todo trabajo del Auditor debe quedar debidamente documentado, sea de
carcter interno o externo. Con el objeto de dar a conocer sus aspectos
ms importantes, a continuacin se menciona una definicin, objetivos y
contenido bsico:
3.3.1 Definicin
Los papeles de trabajo, son los registros llevados por el auditor sobre
los procedimientos seguidos, las pruebas realizadas, la informacin

obtenida y las conclusiones a que ha llegado durante el desarrollo de su
examen, de acuerdo con las guas para la prctica profesional de la
Auditora Interna (8:07 Tomo 1).
3.3.2 Objetivos
Proporcionar evidencia del trabajo realizado sobre el cual se ha ejercido
diligencia profesional en el desarrollo de la auditora.
Dentro de los objetivos especficos se incluyen:
Proporcionar evidencia del trabajo realizado, construyendo el soporte

del dictamen del Auditor.
Servir de gua y fuente de informacin en auditoras subsecuentes.
Proporcionar evaluacin y anlisis.
Mantener un adecuado control de la auditora en el proceso.
Proporcionar confianza en el informe.
3.3.3 Contenido
Depende del tipo de auditora realizada y de la organizacin donde fue
efectuada. Generalmente un juego de papeles de trabajo incluye:
Copia de los manuales de procedimientos y descripcin de puestos.
Memorndum y cartas relacionadas con la auditora.
Copia de los informes financieros utilizados por la Gerencia.
Planificacin y documentacin de la evaluacin.
Descripcin
de
los
procesos,
diagramas
de
flujo,
narrativas,
cuestionarios, cdulas analticas, de evaluacin y terminacin de la

auditora.
3.4
Copia del informe presentado.
PROGRAMA DE TRABAJO
Es la representacin escrita de los objetivos de auditora que se persiguen
y los procedimientos a desarrollar segn las circunstancias especficas de
la entidad a auditar.
Los programas de trabajo de auditora, deben contener como mnimo lo siguiente:
3.5
Objetivos.
Procedimientos a aplicar.
Nombre de quien realiza el trabajo.
Fecha de realizacin.
Referencia a papeles de trabajo.
PRUEBAS SUSTANTIVAS
Son los procedimientos analticos utilizados para verificar la validez,
exactitud e integridad de las operaciones realizadas, las cuales garantizan
que la informacin generada por la administracin es confiable.
No es necesario comprobar todas las transacciones, el alcance estimado

definir la realizacin de las pruebas, las cuales indicarn la materialidad
de las operaciones realizadas y la naturaleza con que fueron efectuadas.
El propsito de las pruebas sustantivas es establecer si la ausencia de un

control interno significa que debe abandonarse la confiabilidad planeada
sobre otros controles administrativos, relacionados a esa observacin.
3.6
PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
Son los procedimientos utilizados para verificar la existencia y efectividad
de las polticas y procedimientos establecidos por la administracin de la
entidad.
Su propsito es obtener seguridad razonable sobre el control interno de la

empresa, el cual debe funcionar en forma eficiente. Deben disearse para
proporcionar evidencia en cuanto a la existencia y funcionamiento de los
controles.
El Auditor Interno debe comprobar el cumplimiento y efectividad de las

polticas y procedimientos, los resultados encontrados sern el grado de
confiabilidad y validez otorgado a los sistemas implementados por la
administracin.
3.7 DIFERENCIA ENTRE AUDITORA ADMINISTRATIVA Y AUDITORA

INTERNA.
AUDITORA INTERNA
Forma parte de la estructura
No forma parte de la empresa.
La puede efectuar el Auditor
administrativa de la empresa.
Se
realiza
nicamente
en
relacin de dependencia.
Interno
y tambin las firmas
de Auditora Externa.
Se aplica a toda la empresa.
Puede aplicarse a toda la

empresa
en
reas
especficas.
Es peridica.
Es eventual.
Para su informe, normalmente
Para su informe, normalmente
no es necesario dictamen.
si es necesario dictamen.
CAPTULO IV
Toda Empresa Distribuidora de Productos Farmacuticos, tiene su propia
estructura y
actividades especficas. El Producto Farmacutico, Sociedad
Annima como unidad de anlisis cuenta con la Divisin de Operaciones, la cual

tiene como
funciones principales: autorizacin de crditos, facturacin de
pedidos, control de la cartera, almacenamiento y resguardo de los inventarios, y

la distribucin de pedidos a clientes a nivel nacional.
4.1
CONCEPTOS GENERALES
Para realizar una Auditora Administrativa en la Divisin de Operaciones
de compaas Distribuidoras de Productos Farmacuticos, es necesario
que se conozca la definicin, los objetivos y la importancia de la misma.
4.1.1 Definicin
Es un rea especfica de las empresas Distribuidoras de Productos
Farmacuticos,
en la cual se implementan y controlan los procesos
operativos para facturar, autorizar, preparar y distribuir los pedidos por

ventas.
4.1.2 Objetivos
Apoyar y complementar la labor de las distintas divisiones internas,
proporcionar un servicio eficiente a los clientes; que la institucin sea la
primera opcin de compra
en el mercado a nivel nacional y con un
compromiso constante en la optimizacin al mximo de los recursos

asignados por la direccin.
4.1.3 Importancia
Proporciona un total apoyo a las dems reas de la compaa, la cual
tiene como responsabilidad
realizar las diferentes actividades que van
desde procesar eficientemente los pedidos por ventas, hasta hacer llegar
con prontitud y calidad los productos a los clientes, tanto locales como de
los departamentos.
4.2
ORGANIZACIN
Est formada por una gerencia y una secretaria, reporta directamente a
Gerencia General y con el propsito de dar a conocer su estructura y sus
principales funciones, a continuacin se mencionan las que corresponden
a cada uno de sus departamentos.

Cuenta con una jefatura, un asistente, diez personas para facturar los
pedidos, reporta directamente a Gerencia de Operaciones y entre sus
principales atribuciones estn:
Facturar los pedidos por ventas al crdito y al contado.
Tramitar en el departamento de crditos la autorizacin de pedidos.
Realizar anulaciones de facturas por diferentes conceptos.
Efectuar notas de crdito por devoluciones sobre ventas.
Atender a clientes personalmente y va telfono.
Tramitar en las dems reas internas la autorizacin de precios,

descuentos y bonificaciones de productos para su facturacin.
Reportar a
Gerencia de Informtica cualquier desperfecto en el
sistema electrnico de datos.

Cuenta con una jefatura, un subjefe, dos asistentes, una secretaria y seis
auxiliares; entre otras, sus atribuciones ms importantes son las
siguientes:
Autorizar manualmente los pedidos por ventas al crdito.
Cargar nuevamente a la cuenta corriente, los cheques rechazados

por los bancos.
Autorizar descuentos a clientes, sobre saldos pagados por

anticipado.
Proporcionar informacin a clientes en relacin a sus saldos.
Emitir estados de cuenta a solicitud de los clientes.
Realizar depsitos en los bancos del sistema por cobros a clientes.
Revisar notas de crdito y dbito, para cuadrar la cuenta corriente.
Entregar la documentacin necesaria a los Asesores Comerciales

para que realicen los cobros a clientes.
No autorizar pedidos a clientes con saldos morosos.
Realizar cobros a determinados clientes especficamente.
Revisar y conciliar la cuenta corriente.
Investigar y dar trmite a nuevas solicitudes de crditos.

Para su funcionamiento est formado por una jefatura, un asistente y un
encargado para cada seccin, el resto de personal es auxiliar de bodega,
haciendo un total de treinta y nueve personas; con el propsito de dar a
conocer sus funciones principales, a continuacin se describen las de cada
una de sus reas.
rea de recepcin y chequeo
Recibir y revisar toda mercadera por compras.
Almacenar y ordenar por fecha de vencimiento los productos.
Proporcionar contraseas de pago por facturas a proveedores.
Realizar reclamos a proveedores por productos daados.
Proporcionar los medicamentos almacenados al rea de etiquetado.
No entregar contraseas de pago por facturas con productos

daados.
Conservar el rea de trabajo limpia y ordenada.
rea de etiquetado
Etiquetar todo producto vendido.
Mantener los estantes completos de productos etiquetados.
Preparar los productos por volumen conforme a facturas.
Solicitar los productos almacenados al rea de recepcin y

chequeo.
Almacenar y controlar todas las etiquetas por utilizar.
Recibir y revisar la mercadera por devoluciones sobre ventas.
Colocar todo producto etiquetado en los estantes.
rea de preparado
Clasificar y ordenar toda
factura recibida del departamento de
facturacin.
Requerir la mercadera etiquetada al rea respectiva.
Preparar los medicamentos conforme a lo solicitado en las facturas.
Trasladar ordenadamente los productos preparados al rea de

verificado.
Solicitar precios de productos al rea de etiquetado.
Preparar todo medicamento en buen estado.

Con el propsito de lograr sus objetivos, cuenta con cuarenta y cinco
personas en total, entre ellas un jefe para el departamento y un encargado
para cada seccin, el resto del personal son empacadores y repartidores;
entre sus atribuciones ms importantes de cada una de sus reas, estn:
rea de verificado
Revisar fsicamente los productos preparados contra su factura.
Ubicar los pedidos preparados en sus rutas correspondientes.
Clasificar los pedidos de la ciudad y de los departamentos.
Ordenar y recibir las facturas originales del rea de preparado.
Enviar las facturas con sus fotocopias respectivas a clientes

preferentes.
Solicitar los pedidos urgentes al rea de preparado.
rea de empaque
Empacar los productos facturados para los departamentos.
Realizar
la
documentacin
necesaria
de
los
pedidos
correspondientes.
Llamar a las empresas de transporte y entregarles la carga para su

destino.
Registrar en el sistema electrnico de datos,
las facturas
despachadas a clientes de los departamentos del pas.
Clasificar y ordenar los pedidos de acuerdo a las compaas de

transporte.
Proporcionar informacin a los clientes va telfono en relacin a

sus pedidos.
Recibir los pedidos rechazados por los clientes.
Asignarles empresa de transporte a los pedidos cuando no lo

tienen.
rea de despacho
Distribuir los pedidos a clientes de la ciudad y sus municipios.
Registrar en el sistema electrnico de datos
las facturas
entregadas a los repartidores.
Asignar y proporcionarles ruta a cada repartidor.
Recibir y darle solucin a los reclamos realizados por los clientes.
Proporcionar informacin a los clientes va telfono en relacin a

sus pedidos.
Darle prioridad a los pedidos urgentes.
Entregar los pedidos empacados para los departamentos, en las

oficinas de las empresas de transporte en la ciudad.
Auxiliar a los repartidores cuando tienen desperfectos los vehculos.
4.3 POLTICAS CONTABLES ADMINISTRATIVAS ACTUALES.

1. Los descuentos sobre ventas nicamente se otorgarn al momento de
emitir la factura.
2. Los productos en promocin no tienen devolucin.
3. Todas las facturas emitidas deben de tener su pedido archivado y
autorizado correspondiente.
4. En las devoluciones sobre ventas, nicamente se realizarn cambios de
medicamentos, no as de efectivo.
5. La facturacin por ventas al crdito nicamente ser de 30, 45, 60 y 90
das.
6. En el Departamento de Crditos, nicamente el Jefe y Subjefe son las
personas autorizadas para firmar los pedidos por ventas al crdito.
7. Los clientes que tengan cheques rechazados por falta de fondos, no se les
facturarn ms ventas.
8. En sus compras todos los empleados de la empresa tendrn el 5% de
descuento.
9. Los inventarios se evaluarn a travs del mtodo del costo promedio.
10. Los medicamentos por vencimiento deben retirarse del inventario con 30
das anticipadamente.
11. En las devoluciones sobre ventas no se recibirn productos daados.
12. nicamente de 3 a 5 facturas por ruta se les entregarn a los repartidores.

13. Los reclamos de los clientes deben ser resueltos por cada uno de los jefes
de los departamentos.
14. El tiempo promedio para despachar los pedidos de los clientes de la
ciudad, ser de 2 a 3 horas por pedido.
15. Los productos daados por el personal, su valor ser descontado de su
incentivo mensualmente.
4.4
CAUSAS POR LAS QUE ES NECESARIO REALIZAR UNA

AUDITORA ADMINISTRATIVA EN EL REA DE OPERACIONES.
Entre otras, la falta de capacidad y negligencia para conocer, analizar y

dar soluciones a problemas de importancia, tiempo de trabajo insuficiente
para coordinar actividades, la incapacidad para supervisar al personal en
forma adecuada y la falta de delegacin de autoridad y responsabilidad,
son causas importantes y necesarias para realizar una Auditora
Administrativa en la Empresa El Producto Farmacutico, S. A.
4.4.1 Falta de capacidad y negligencia para reconocer, analizar y

solucionar problemas de importancia
La incapacidad y falta de voluntad para enmendar problemas internos por
los jefes de departamentos, trae como consecuencia que las actividades
realizadas por el personal sean efectuadas en forma ineficiente, y por lo
tanto, afecte el proceso administrativo de la empresa.
4.4.2 Tiempo de trabajo insuficiente para coordinar actividades

En toda empresa Distribuidora de Productos Farmacuticos, una de las
reas ms grandes dentro de su organizacin es la Divisin de
Operaciones, en la cual se desarrollan todos los procesos operativos. Es
por esta razn que en las actividades asignadas a
los jefes de
departamentos se deben establecer parmetros de tiempo para evaluar el

trabajo desarrollado por cada persona, con el propsito de cumplir los
objetivos deseados por la administracin.
4.4.3 Falta de capacidad para supervisar al personal en forma adecuada

La incapacidad por los jefes de departamentos y encargados de reas,
para
supervisar
al
personal
en
forma
adecuada,
perjudica
el
funcionamiento del proceso administrativo en el rea de Operaciones de la

Empresa El Producto Farmacutico, S. A. Para nombrar a una persona en
el puesto de jefe se deben tomar en cuenta aspectos importantes, como
sus cualidades, estudios y sobre todo la experiencia que tenga para el
cargo propuesto.
4.4.4 Falta de delegacin de autoridad y responsabilidad

En toda empresa debe existir delegacin de autoridad y responsabilidad,
caso contrario, su funcionamiento no es efectivo. Se debe proporcionar
confianza,
autoridad
responsabilidad
determinadas
calificadas para obtener los objetivos deseados en la Institucin.
personas
CAPTULO V
CASO PRCTICO
AUDITORA ADMINISTRATIVA EN EL REA DE OPERACIONES
DE UNA EMPRESA DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS
FARMACUTICOS.
Lo que se pretende con este caso prctico es hacer una evaluacin del
cumplimiento de polticas y procedimientos existentes, para demostrar la
necesidad que el departamento de Auditora Interna de la Empresa El Producto
Farmacutico, Sociedad Annima, realice una Auditora Administrativa en la
Divisin de Operaciones, debido a las diferencias en los inventarios e
inconformidad con sus clientes en el despacho de pedidos.
5.1
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Cules son las causas desde el punto de vista de una Auditora
Administrativa, por las que se hace necesario que el departamento de
Auditora Interna, realice en el rea de Operaciones que comprende los
Departamentos de: Facturacin, Crditos, Bodega y Distribucin,
una
evaluacin del cumplimiento de las polticas y procedimientos existentes,

que eviten la prdida de mercadera e inconformidad en el despacho de
pedidos con los clientes,
en la Empresa El Producto Farmacutico,
Sociedad Annima, en el ao 2004?.

5.2
ENTREVISTA PRELIMINAR
En esta fase se recolect la informacin necesaria para conocer los datos
generales de la entidad y aspectos esenciales que servirn de base para
planificar el trabajo a realizar en la Divisin de Operaciones, rea en la

cual est enfocado el problema principal de esta tesis.
5.2.1 Datos generales de la compaa El Producto Farmacutico, S. A.
Resumen de la escritura de constitucin y sus modificaciones: La

compaa El Producto Farmacutico Sociedad Annima, fue constituida
el 30 de mayo de 1985, con un capital autorizado y pagado de Q.
1,200.000.00 dividido en 12,000 acciones ordinarias a Q.100.00 cada
una. Est registrada en la Superintendencia de Administracin
Tributaria con el Nmero de NIT. 253111-5 y su perodo fiscal es del 1
de enero al 31 de diciembre.
Organizacin estructural: Cuenta con diversas reas
de trabajo,
incluyendo la Divisin de Operaciones, que es el rea objeto de estudio

de esta tesis, y para una mejor ilustracin se presenta su organigrama
general en el anexo nmero 1.
Actividad principal: Se dedica especficamente a la Importacin,

exportacin, compra, venta y distribucin de productos y mercadera en
general, incluyendo toda clase de productos qumicos, medicinales,
farmacuticos, alimenticios, de tocador y sus similares.
Ubicacin geogrfica: Est situada en la 5. Avenida 12-04 zona 13,

ciudad de Guatemala, dispone de un amplio parqueo para sus
vehculos de reparto y
su ubicacin se considera una zona
estratgicamente bien definida para atender al mercado que tiene a

nivel nacional.
Funcionarios y personal clave: La Direccin y Administracin cuenta

con personal clave, a continuacin se mencionan algunos puestos
importantes, Gerente General Lic. Alfredo Lpez Melgar; Gerente
Divisin de Operaciones Ing. Carlos Mendoza y Jefe de Auditora
Interna, Lic. Geovanny Morales.
Manuales de polticas, procedimientos y controles existentes: Se

solicitaron los manuales a la Gerencia de Operaciones para su examen
y anlisis respectivo, de acuerdo las caractersticas de cada rea.
Entidades
fiscalizadoras:
La
organizacin
cuenta
con
un
departamento de Auditora Interna, quien fiscaliza las actividades y

operaciones internamente, adems segn comentario del Gerente
General la Superintendencia de Administracin Tributaria, ha revisado
recientemente algunos rubros importantes de los estados financieros.
Forma de dar instrucciones: Se estableci que normalmente se dan

verbalmente y por
escrito, para estas ltimas se utilizan los
memorndum y los correos electrnicos entre las reas internas de la

institucin.
5.2.2 Datos generales de la Divisin de Operaciones

Reporta directamente a Gerencia General y est formada por una
secretara y una gerencia, quien es la mxima autoridad de la Divisin,
adems tiene una jefatura para cada departamento que la conforman y
para una mejor ilustracin se presentan los anexos 2, 3, 4, 5 y 6 al final de
sta tesis.
Funcionarios y personal clave: Para obtener la informacin necesaria

se entrevist directamente al Gerente de la Divisin de Operaciones y a
los jefes de los departamentos de Facturacin, Crditos, Bodega y
Distribucin.
Sistemas
de
trabajo:
La
facturacin,
control
de
la
cartera,
almacenamiento de inventarios y la distribucin de pedidos se registra

a travs del sistema electrnico de datos.
Informacin que se elabora y distribuye: La informacin generada a

travs de la facturacin, autorizacin de crditos, control de inventarios
y despacho de pedidos, se distribuye entre las dems reas internas

de la entidad.
Problemtica que afronta actualmente: El problema principal en

relacin a la presente investigacin es la prdida de
inconformidad de clientes en el despacho de pedidos.
mercadera e
INDICE DE PAPELES DE TRABAJO
El Producto Farmacutico, S. A.
Auditora Interna
Auditora Administrativa en el
rea de Operaciones
Perodo: Ao 2004
PT No.: ndice General

Hecho por: egm
Fecha: 30-03-05
Revisado por: dem
Fecha: 30-03-05
DESCRIPCIN
Memorndum del Consejo de Administracin
Plan de auditora Administrativa
Referencia
Memo
Plan AA
Pgina
46
47
EVALUACIN DE LAS POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS

DEPARTAMENTO DE FACTURACIN
Programa de auditora
Cuestionario de Auditora Administrativa
Verificacin de las polticas y procedimientos
Conclusin de las pruebas realizadas
DF-Prog.
DF-CI 1/1
DF-VER.1/5
DF-VER.6/6
49
50
51
56
DEPARTAMENTO DE CRDITOS
DC-Prog.
DC-CI 1/1
DC-VER.1/5
DC-VER.6/6
57
58
59
64
DEPARTAMENTO DE BODEGA
DB-Prog.
DB-CI 1/1
DB-VER.1/5
DB-VER.6/6
65
66
67
72
DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCIN
DD-Prog.
DD-CI 1/1
DD-VER.1/5
DD-VER.6/6
73
74
75
80
5.3 MEMORNDUM DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIN

Consejo de Administracin
Guatemala, C. A.
PT No.: Memo
Hecho por: egm
Fecha: 30-03-05
Revisado por:
Fecha:
Memorndum
Guatemala, febrero 8 de 2005
A: Lic. Geovanny Morales, Jefe de Auditora Interna
De: Consejo de Administracin
Ref.: Diferencias en inventarios e inconformidad de clientes en el despacho de
pedidos.
Debido a las diferencias en los inventarios y las inconformidades de los clientes

en el despacho de pedidos que se han presentado ltimamente, el Consejo de
Administracin de la empresa, ha considerado que son causas fundamentales
para realizar una Auditora Administrativa en la Divisin de Operaciones, que
comprende los departamentos de Facturacin, Crditos, Bodega y Distribucin.
En consecuencia se le solicita lo antes posible, proceda a efectuarla y presentar

a este Consejo su informe correspondiente.
Atentamente,
Lic. Vctor Manuel Montes

Presidente
5.4 PLAN DE AUDITORA ADMINISTRATIVA

Auditora Interna
Auditora Administrativa
en el rea de Operaciones
Perodo: Ao 2004
PT No.: Plan AA 1/2

Hecho por: egm
Fecha: 16-03-05
Revisado por: bdm
Fecha: 16-03-05
Plan de Auditora Administrativa
La unidad de anlisis ser la Divisin de Operaciones de la Empresa El Producto

Farmacutico, Sociedad Annima, la cual comprende cuatro departamentos.
Departamentos a examinar: Facturacin, Crditos, Bodega y Distribucin.
Campo de aplicacin: Determinar el cumplimiento de las polticas y
procedimientos existentes, implementados por la administracin.
Objetivos: Determinar las causas desde el punto de vista de una Auditora
Administrativa, por las que se hace necesario que el departamento de Auditora
Interna, realice en el rea de Operaciones, una evaluacin del cumplimiento de
las polticas y procedimientos existentes, debido a las diferencias en los
inventarios e inconformidad con los clientes en el despacho de pedidos.
Alcance: Evaluar las polticas y procedimientos existentes, en los diferentes
departamentos anteriormente descritos.
Control interno: Se evaluar a travs de cuestionarios de Auditora
Administrativa los cuales estn adoptados a las caractersticas y cualidades de
cada uno de los departamentos a examinar.
Perodo a revisar: Ao 2004
Tcnicas para recabar informacin: Observacin, entrevista, consulta,
indagacin, confirmacin y recuento.
Mtodo a utilizar en la evaluacin: Los cuestionarios.
Auditora Interna
en el rea de Operaciones
Perodo: Ao 2004
PT No.: Plan AA 2/2

Hecho por: egm
Fecha: 16-03-05
Revisado por: bdm
Fecha: 16-03-05
Miembros del equipo de auditora: Estar a cargo del Auditor Interno quien es
Contador Pblico y Auditor colegiado y un asistente.
Lugar y fecha: La auditora se realizar en las instalaciones de El Producto
Farmacutico, Sociedad Annima y la fecha de ejecucin ser del 16 al 30 de
marzo de 2005.
Recursos a utilizar: La administracin, proporcionar una computadora, dos
escritorios, papelera y tiles y otros que sean necesarios.
Responsabilidad de la auditora: El Auditor Interno de la entidad estar a
cargo de la auditora y tendr la autoridad necesaria para ejecutar el trabajo
programado.
Con el propsito de obtener toda la colaboracin necesaria por parte del
personal de las reas objeto del examen, se les ha informado que se efectuar
una Auditora Administrativa en las fechas programadas.
Horario de trabajo: El equipo de auditora trabajar de lunes a viernes de 8:00 a
17:00 horas con una hora de almuerzo.
Fecha de clausura: El trabajo se finalizar el 30 de marzo de 2005.
Presentacin del informe: Se presentar al Consejo de Administracin de la
Empresa El Producto Farmacutico, Sociedad Annima, con copia a Gerencia
General, el da 31 de marzo de 2005 a las 15:00 Horas en el auditrium de las
instalaciones de la entidad.
5.5
EVALUACIN DE LAS POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS.
Auditora Interna
en el Departamento de Facturacin
Perodo: Ao 2004
PT No.: DF-Prog.
Hecho por: egm
Fecha: 17-03-05
Revisado Por: bdm
Fecha: 18-03-05
No.
REFERENCIA
HECHO
POR
FECHA
DF-CI 1/1
egm
21/03/2005
Seleccione un mes, tabule todas

las facturas emitidas durante este
perodo y realice las cdulas
analticas necesarias para verificar
las polticas y procedimientos en la
facturacin de los pedidos.
DF-VER.1/6
egm
21/03/2005
Realice una conclusin de las

pruebas realizadas al verificar las
polticas y procedimientos.
DF-VER.6/6
egm
21/03/2005
OBJETIVOS
Evaluar
las
polticas
y
procedimientos ms importantes
en la facturacin de los pedidos.
PROCEDIMIENTOS A REALIZAR
Realice
un
cuestionario
de
Auditora
Administrativa
para
evaluar
las
polticas
y
procedimientos.
Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
PT No.: DF-CI 1/1

Hecho por: egm
Fecha: 20-03-05
Revisado Por: bdm
Fecha: 21-03-05

Polticas y procedimientos
No.
1
PREGUNTA
Se tienen incorporados los
descuentos y bonificaciones en el
sistema electrnico de datos?
Se facturan las promociones
existentes?
Los descuentos y bonificaciones

se facturan automticamente?
Cuando se otorgan precios

especiales en productos, stos
estn autorizados?
Han existido cambios en las
polticas?
Se
tienen
numerados
y
archivados todos los pedidos
facturados?
Se facturan todos los productos
solicitados por los clientes.
Se tienen registrados todos los
clientes en el sistema electrnico
de datos?
5
6
7
8
Jefe Departamento
SI
NO OBSERVACIONES
No
se
tienen
incorporados.
X
En oportunidades no se
facturan por olvido de la
X persona responsable.
Se
facturan
X manualmente, lo cual da
lugar a equivocacin.
X
X
X
Se tienen facturas que

no cuentan con su
pedido correspondiente.
Auditora Interna
Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
PT No. DF-VER 1/6

Hecho por: egm
Fecha: 21-03-05
Revisado por: bdm
Fecha:22-03-05
Cdula analtica de verificacin de polticas y procedimientos

FACTURA
Cliente
Farmacia Oasis
No.
9585
Fecha
01/7/04
Valor Q
25,000
Farmacia rbol
9586
01/7/04
25,000
Farmacia Medin
9587
02/7/04
10,900
Farmacia Lpez
9588
02/7/04
Farmacia Len
9589
Farmacia Juana
POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS EN LA FACTURACIN DE PEDIDOS.

Pedido
Descuentos Bonificaciones
Precios
Productos
facturados
facturadas
especiales
facturados
Autorizado
Archivado
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
18,000
N/A
N/A
03/7/04
11,000
N/A
N/A
9590
03/7/04
14,000
N/A
Farmacia Julin
9591
05/7/04
21,500
N/A
N/A
Farmacia Luis
9592
05/7/04
25,000
N/A
N/A
Farmacia Julia
9593
06/7/04
31,000
N/A
N/A
N/A
Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
PT No. DF-VER 2/6

Hecho por: egm
Fecha: 21-03-05
Revisado por: bdm
Fecha:22-03-05

FACTURA

Precios
Productos
Pedido
facturados
facturadas
especiales
facturados
Autorizado
Archivado
N/A
Cliente
Farmacia Ahorro
No.
9594
Fecha
06/7/04
Valor Q
35,000
Farmacia Elena
9595
07/7/04
20,000
N/A
N/A
N/A
Farmacia Sol
9596
08/7/04
37,000
N/A
N/A
N/A
Farmacia Juan
9597
08/7/04
51,000
N/A
N/A
Farmacia Karen
9598
09/7/04
30,000
N/A
N/A
N/A
Farmacia Amalia
9599
10/7/04
18,000
N/A
Farmacia Mares 9600
10/7/04
42,000
N/A
N/A
Farmacia Moza
9601
12/7/04
45,000
Farmacia Karla
9602
12/7/04
75,000
N/A
N/A
N/A
N/A
Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
PT No. DF-VER 3/6

Hecho por: egm
Fecha: 21-03-05
Revisado por: bdm
Fecha:22-03-05
FACTURA

Pedido
Precios
Productos
facturados
facturadas
especiales Autorizado Archivado facturados
N/A
N/A
Cliente
Farmacia Eliseo
No.
9603
Fecha
13/7/04
Valor Q
28,000
Farmacia Glvez
9604
13/7/04
56,000
N/A
N/A
N/A
Farmacia Vilma
9605
14/7/04
14,000
N/A
N/A
N/A
Farmacia Carol
9606
14/7/04
37,800
Farmacia Csar
9607
15/7/04
12,400
Farmacia Jos
9608
16/7/04
86,000
N/A
Farmacia Sols
9609
17/7/04
13,000
N/A
Farmacia Valds
9610
19/7/04
68,000
Farmacia Rosa
9611
19/7/04
10,500
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
PT No. DF-VER 4/6

Hecho por: egm
Fecha: 21-03-05
Revisado por: bdm
Fecha:22-03-05

FACTU RA

Pedido
Precios
Productos
facturados
facturadas
especiales Autorizado Archivado facturados
N/A
N/A
N/A
Cliente
Farmacia Dora
No.
9612
Fecha
20/7/04
Valor Q
29,000
Farmacia Nancy
9613
20/7/04
13,800
Farmacia Loyola
9614
20/7/04
24,600
Farmacia Daniel
9615
21/7/04
43,000
Farmacia Ruth
9616
22/7/04
59,000
N/A
Farmacia Silvia
9617
22/7/04
10,000
N/A
Farmacia Felipe
9618
23/7/04
19,900
N/A
Farmacia Paris
9619
23/7/04
36,000
Farmacia Sara
9620
24/7/04
24,000
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
PT No. DF-VER 5/6

Hecho por: egm
Fecha: 21-03-05
Revisado por: bdm
Fecha:22-03-05

FACTURA
Cliente
Farmacia Ana
No.
9621
Fecha
26/7/04
Valor Q
15,300
Farmacia Chuy
9622
26/7/04
26,000
Farmacia Aura
9623
27/7/04
81,100
Farmacia Garza
9624
28/7/04
36,000
Farmacia Corzo
9625
29/7/04
Farmacia Jess
9626
Farmacia Elda

Pedido
Precios
Productos
facturados
facturadas
especiales
facturados
Autorizado
Archivado
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
18,000
N/A
N/A
30/7/04
76,000
N/A
9627
31/7/04
53,000
N/A
N/A
Farmacia Telma
9628
31/7/04
52,600
N/A
N/A
Farmacia Rudy
9629
31/7/04
28,000
N/A
N/A
N/A
Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
PT No. DF-VER 6/6

Hecho por: egm
Fecha: 21-03-05
Revisado por: bdm
Fecha:22-03-05

FACTURA

Pedido
Precios
Productos
facturados
facturadas
especiales
facturados
Autorizado
Archivado
N/A
N/A
Cliente
Farmacia Reyes
No.
9630
Fecha
31/7/04
Valor Q
23,000
Farmacia Zulma
9631
31/7/04
46,000
N/A
Farmacia David
9632
31/7/04
14,900
N/A
N/A
N/A
Farmacia Oscar
9633
31/7/04
98,000
N/A
N/A
N/A
Farmacia Alma
9634
31/7/04
26,000
N/A
N/A
= Se cumple
N/A
= No se cumple
CONCLUSIN: De conformidad a las pruebas realizadas a las facturas anteriormente detalladas para verificar el cumplimiento de
las polticas y procedimientos establecidos por la Gerencia de Operaciones en el departamento de Facturacin, concluimos que
stas son satisfactorias.
5.5.2 Departamento de Crditos
Auditora Interna
en el Departamento de Crditos
Perodo: Ao 2004
PT No.: DC- Prog.

Hecho por: egm
Fecha: 18-03-05
Revisado Por: bdm
Fecha: 19-03-05
No.
REFERENCIA
HECHO
POR
FECHA
DC-CI 1/1
egm
22/03/2005
Con la muestra seleccionada,

realice las cdulas analticas
necesarias
y
verifique
el
cumplimiento de las polticas y
procedimientos en la autorizacin
de los crditos.
DC-VER.1/6
egm
22/03/2005

DC-VER.6/6
egm
22/03/2005
OBJETIVOS
Evaluar
las
polticas
y
en la autorizacin de los crditos.
Realice
un
cuestionario
de
Auditora
Administrativa
para
evaluar
las
polticas
y
procedimientos.
Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
PT No.: DC-CI 1/1

Hecho por: egm
Fecha: 21-03-05
Revisado Por: bdm
Fecha: 22-03-05

No.
1
2
4
5
PREGUNTA
Se tienen establecidos los plazos
para otorgar ventas al crdito?
Cundo los clientes tienen saldos
vencidos, se les autorizan ms
ventas.
Se cobran las facturas en las
fechas de vencimiento?
Se otorgan descuentos por

pronto pago?
Las ventas al crdito son
autorizadas nicamente por el Jefe
y Subjefe del departamento?
Se tienen registrados todos los

clientes en el sistema electrnico
de datos?
Se tienen ordenados todos los
documentos que amparan la
cuenta corriente de cada cliente?
Se cobran intereses a los clientes
por saldos morosos?
Jefe Departamento
SI
NO
OBSERVACIONES
X
Se comprob que si
se autorizan.
X
X
En oportunidades los
clientes
cancelan
hasta dos y tres
meses despus que
se han vencido las
facturas.
Se comprob que los

asistentes
tambin
firman pedidos y
ellos
no
estn
autorizados.
Se comprob que no
se cobran intereses
por saldos morosos.
Auditora Interna
PT No. DC-VER 1/6

Hecho por: egm
Fecha: 22-03-05
Revisado por: bdm
Fecha:23-03-05
Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
FACTURA
POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS EN LA AUTORIZACIN DE LOS CRDITOS.

Das de
Crdito
Tiempo del
Meses de
Autorizado
crdito
crdito
morosidad
por
Vencimiento Cancelado
N/A
Jefe depto.
30
01/08/04
02/08/04
Cliente
Farmacia Oasis
No.
9585
Fecha
01/7/04
Valor Q
25,000
Farmacia rbol
9586
01/7/04
25,000
30
01/08/04
05/08/04
N/A
Subjefe
Farmacia Medin
9587
02/7/04
10,900
60
02/09/04
02/09/04
N/A
Jefe depto.
Farmacia Lpez 9588
02/7/04
18,000
30
02/08/04
03/10/04
2.0
Jefe depto.
Farmacia Len
9589
03/7/04
11,000
60
03/09/04
18/11/04
N/A
Subjefe
Farmacia Juana
9590
03/7/04
14,000
30
03/09/04
05/09/04
N/A
Jefe depto.
Farmacia Julin
9591
05/7/04
21,500
30
05/08/04
10/08/04
N/A
Subjefe
Farmacia Luis
9592
05/7/04
25,000
30
05/08/04
01/08/04
N/A
Asistentes
Farmacia Julia
9593
06/7/04
31,000
30
06/08/04
05/08/04
N/A
Jefe depto.
PT No. DC-VER 2/6

Hecho por: egm
Fecha: 22-03-05
Revisado por: bdm
Fecha:23-03-05
Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
FACTURA

Das de
Crdito
Tiempo del
Meses de
Autorizado
crdito
crdito
morosidad
por
N/A
Jefe depto.
30
06/08/04
10/08/04
Cliente
Farmacia Ahorro
No.
9594
Fecha
06/7/04
Valor Q
35,000
Farmacia Elena
9595
07/7/04
20,000
30
07/08/04
08/08/04
N/A
Asistentes
Farmacia Sol
9596
08/7/04
37,000
60
08/09/04
03/09/04
N/A
Subjefe
Farmacia Juan
9597
08/7/04
51,000
30
08/08/04
09/11/04
Farmacia Karen
9598
09/7/04
30,000
60
09/09/04
05/09/04
N/A
Jefe depto.
Farmacia Amalia
9599
10/7/04
18,000
60
10/09/04
25/10/04
N/A
Jefe depto.
Farmacia Mares
9600
10/7/04
42,000
30
10/08/04
10/09/04
N/A
Subjefe
Farmacia Moza
9601
12/7/04
45,000
30
12/08/04
15/08/04
N/A
Subjefe
Farmacia Karla
9602
12/7/04
75,000
30
12/08/04
10/08/04
N/A
Jefe depto.
3.0
Jefe depto.
PT No. DC-VER 3/6

Hecho por: egm
Fecha: 22-03-05
Revisado por: bdm
Fecha:23-03-05
Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
FACTURA

Das de
Crdito
Tiempo del
Meses de
Autorizado
crdito Vencimiento Cancelado
crdito
morosidad
por
N/A
Subjefe
30
13/08/04
14/10/04
Cliente
Farmacia Eliseo
No.
9603
Fecha
13/7/04
Valor Q
28,000
Farmacia Glvez
9604
13/7/04
56,000
30
13/08/04
08/08/04
N/A
Asistentes
Farmacia Vilma
9605
14/7/04
14,000
60
14/09/04
03/09/04
N/A
Subjefe
Farmacia Carol
9606
14/7/04
37,800
30
14/08/04
15/08/04
N/A
Jefe depto.
Farmacia Csar
9607
15/7/04
12,400
60
15/09/04
14/09/04
N/A
Asistentes
Farmacia Jos
9608
16/7/04
86,000
60
16/09/04
16/11/04
2.0
Jefe depto.
Farmacia Sols
9609
17/7/04
13,000
30
17/08/04
19/08/04
N/A
Subjefe
Farmacia Valds
9610
19/7/04
68,000
30
19/08/04
26/08/04
N/A
Jefe Depto.
Farmacia Rosa
9611
19/7/04
10,500
30
19/08/04
20/08/04
N/A
Subjefe
Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
PT No. DC-VER 4/6

Hecho por: egm
Fecha: 22-03-05
Revisado por: bdm
Fecha:23-03-05
FACTU RA

Crdito
Das de
Tiempo del
Meses de
Autorizado
crdito
crdito
morosidad
por
N/A
Jefe Depto.
30
20/08/04
20/08/04
Cliente
Farmacia Dora
No.
9612
Fecha
20/7/04
Valor Q
29,000
Farmacia Nancy
9613
20/7/04
13,800
30
20/08/04
22/08/04
N/A
Subjefe
Farmacia Loyola
9614
20/7/04
24,600
60
20/09/04
22/09/04
N/A
Jefe depto.
Farmacia Daniel
9615
21/7/04
43,000
30
21/08/04
21/808/04
N/A
Subjefe
Farmacia Ruth
9616
22/7/04
59,000
60
22/09/04
23/12/04
3.0
Jefe depto.
Farmacia Silvia
9617
22/7/04
10,000
60
03/09/04
05/09/04
N/A
Jefe depto.
Farmacia Felipe
9618
23/7/04
19,900
30
23/08/04
26/08/04
N/A
Subjefe
Farmacia Paris
9619
23/7/04
36,000
30
23/08/04
24/08/04
N/A
Asistentes
Farmacia Sara
9620
24/7/04
24,000
30
24/08/04
05/10/04
N/A
Subjefe
Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
PT No. DC-VER 5/6

Hecho por: egm
Fecha: 22-03-05
Revisado por: bdm
Fecha:23-03-05
FACTURA

Crdito
Das de
Tiempo del
Meses de
Autorizado
crdito
crdito
morosidad
por
N/A
Jefe depto.
30
06/08/04
29/08/04
Cliente
Farmacia Ana
No.
9621
Fecha
26/7/04
Valor Q
15,300
Farmacia Chuy
9622
26/7/04
26,000
30
26/08/04
28/08/04
N/A
Jefe Depto.
Farmacia Aura
9623
27/7/04
81,100
60
27/09/04
30/09/04
N/A
Subjete
Farmacia Garza
9624
28/7/04
36,000
30
28/08/04
26/08/04
N/A
Jefe depto.
Farmacia Corzo
9625
29/7/04
18,000
60
29/09/04
30/09/04
N/A
Jefe Depto.
Farmacia Jess 9626
30/7/04
76,000
60
30/09/04
02/10/04
N/A
Asistentes
Farmacia Elda
9627
31/7/04
53,000
30
31/08/04
31/08/04
N/A
Subjefe
Farmacia Telma 9628
31/7/04
52,600
30
31/08/04
01/09/04
N/A
Asistentes
Farmacia Rudy
31/7/04
28,000
30
31/08/04
15/11/04
N/A
Subjefe
9629
Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
PT No. DC-VER 6/6
Hecho por: egm

Fecha: 22-03-05
Revisado por: bdm
Fecha:23-03-05
FACTURA

Crdito
Das de
Tiempo del
Meses de
Autorizado
crdito Vencimiento Cancelado
crdito
morosidad
por
60
30/09/04
25/09/04
N/A
Jefe depto.
Cliente
Farmacia Reyes
No.
9630
Fecha
31/7/04
Valor Q
23,000
Farmacia Zulma
9631
31/7/04
46,000
30
31/08/04
30/08/04
N/A
Asistentes
Farmacia David
9632
31/7/04
14,900
60
30/09/04
29/09/04
N/A
Subjefe
Farmacia Oscar
9633
31/7/04
98,000
30
31/08/04
01/09/04
N/A
Subjefe
Farmacia Alma
9634
31/7/04
26,000
30
31/08/04
15/10/04
1.5
Jefe depto.
= Se cumple
= No se cumple
las polticas y procedimientos establecidos por la Gerencia de Operaciones en el departamento de crditos, concluimos que stas
son satisfactorias.
5.5.3 Departamento de Bodega

PT No.: DB- Prog.
Hecho por: egm
Fecha: 19-03-05
Revisado Por: bdm
Fecha: 20-03-05
Auditora Interna
en el Departamento de Bodega
Perodo: Ao 2004
No.
REFERENCIA
HECHO
POR
FECHA
DB-CI 1/1
egm
23/03/2005

necesarias
y
verifique
el
procedimientos en el manejo de
los medicamentos.
DB-VER.1/6
egm
23/03/2005

DB-VER.6/6
egm
23/03/2005
OBJETIVOS
Evaluar
las
polticas
y
en
el
manejo
de
los
medicamentos.
Realice
un
cuestionario
de
Auditora
Administrativa
para
evaluar
las
polticas
y
procedimientos.
Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
PT No.: DB-CI 1/1

Hecho por: egm
Fecha: 22-03-05
Revisado Por: bdm
Fecha: 23-03-05

No.
1
7
8
PREGUNTA
Se envan productos vencidos a
los clientes.
SI
Se retiran del inventario, los

productos prximos a vencer con
un mes de anticipacin?
Se tiene una poltica para retirar
del inventario los productos
obsoletos?
Se realizan inventarios en forma
constante?
Se investigan las variaciones
entre los registros contables y los
recuentos fsicos?
Se etiquetan los productos
adecuadamente?
Se despachan los productos X

completamente?
Se verifica la cantidad de
productos contra factura?
Jefe Departamento
NO
X
OBSERVACIONES
Se comprob que los
clientes
devuelven
productos por que les
faltan nicamente dos
y tres das para su
vencimiento.
En oportunidades se
retiran de los estantes
hasta
que
estn
vencidos.
X
X
Los
clientes
devuelven
los
productos por mal
etiquetados.
Auditora Interna
Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
PT No. DB-VER 1/6

Hecho por: egm
Fecha: 23-03-05
Revisado por: bdm
Fecha:24-03-05
FACTURA
POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS EN EL MANEJO DE LOS MEDICAMENTOS.

Nota de devolucin
Productos
Productos
Bien
Productos
no vencidos
completos
etiquetados no daados
Nmero
Valor Q
825
2,500
Cliente
Farmacia Oasis
No.
9585
Fecha
01/7/04
Valor Q
25,000
Farmacia rbol
9586
01/7/04
25,000
N/A
N/A
Farmacia Medin
9587
02/7/04
10,900
N/A
N/A
Farmacia Lpez
9588
02/7/04
18,000
N/A
N/A
Farmacia Len
9589
03/7/04
11,000
N/A
N/A
Farmacia Juana
9590
03/7/04
14,000
N/A
N/A
Farmacia Julin
9591
05/7/04
21,500
866
1,500
Farmacia Luis
9592
05/7/04
25,000
N/A
N/A
Farmacia Julia
9593
06/7/04
31,000
N/A
N/A
Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
PT No. DB-VER 2/6

Hecho por: egm
Fecha: 23-03-05
Revisado por: bdm
Fecha:24-03-05
FACTURA

Nota de devolucin
Productos
Productos
Bien
Productos
no vencidos
completos
Nmero
Valor Q
N/A
N/A
Cliente
Farmacia Ahorro
No.
9594
Fecha
06/7/04
Valor Q
35,000
Farmacia Elena
9595
07/7/04
20,000
N/A
N/A
Farmacia Sol
9596
08/7/04
37,000
N/A
N/A
Farmacia Juan
9597
08/7/04
51,000
N/A
N/A
Farmacia Karen
9598
09/7/04
30,000
N/A
N/A
Farmacia Amalia
9599
10/7/04
18,000
N/A
N/A
Farmacia Mares
9600
10/7/04
42,000
N/A
N/A
Farmacia Moza
9601
12/7/04
45,000
N/A
N/A
Farmacia Karla
9602
12/7/04
75,000
871
6,800
PT No. DB-VER 3/6

Hecho por: egm
Fecha: 23-03-05
Revisado por: bdm
Fecha:24-03-05
Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
FACTURA

Productos
Productos
Bien
Productos
Nota de devolucin
no vencidos
completos
Nmero
Valor Q.
N/A
N/A
Cliente
Farmacia Eliseo
No.
9603
Fecha
13/7/04
Valor Q
28,000
Farmacia Glvez
9604
13/7/04
56,000
N/A
N/A
Farmacia Vilma
9605
14/7/04
14,000
N/A
N/A
Farmacia Carol
9606
14/7/04
37,800
N/A
N/A
Farmacia Csar
9607
15/7/04
12,400
876
3,000
Farmacia Jos
9608
16/7/04
86,000
N/A
N/A
Farmacia Sols
9609
17/7/04
13,000
N/A
N/A
Farmacia Valds
9610
19/7/04
68,000
831
3,100
Farmacia Rosa
9611
19/7/04
10,500
N/A
N/A
PT No. DB-VER 4/6

Hecho por: egm
Fecha: 23-03-05
Revisado por: bdm
Fecha:24-03-05
Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
FACTU RA

Productos
Productos
Bien
Productos
Nota de devolucin
no vencidos
completos
Nmero
Valor Q.
N/A
N/A
Cliente
Farmacia Dora
No.
Fecha
9612 20/7/04
Valor Q
29,000
Farmacia Nancy
9613 20/7/04
13,800
N/A
N/A
Farmacia Loyola
9614 20/7/04
24,600
836
2,000
Farmacia Daniel
9615 21/7/04
43,000
N/A
N/A
Farmacia Ruth
9616 22/7/04
59,000
N/A
N/A
Farmacia Silvia
9617 22/7/04
10,000
N/A
N/A
Farmacia Felipe
9618 23/7/04
19,900
N/A
N/A
Farmacia Paris
9619 23/7/04
36,000
N/A
N/A
Farmacia Sara
9620 24/7/04
24,000
N/A
N/A
PT No. DB-VER 5/6

Hecho por: egm
Fecha: 23-03-05
Revisado por: bdm
Fecha:24-03-05
Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
FACTURA

Productos
Productos
Bien
Productos
Nota de devolucin
no vencidos
completos
Nmero
Valor Q.
N/A
N/A
Cliente
Farmacia Ana
No.
9621
Fecha
26/7/04
Valor Q
15,300
Farmacia Chuy
9622
26/7/04
26,000
883
3,200
Farmacia Aura
9623
27/7/04
81,100
N/A
N/A
Farmacia Garza
9624
28/7/04
36,000
N/A
N/A
Farmacia Corzo
9625
29/7/04
18,000
N/A
N/A
Farmacia Jess
9626
30/7/04
76,000
N/A
N/A
Farmacia Elda
9627
31/7/04
53,000
846
5,600
Farmacia Telma
9628
31/7/04
52,600
N/A
N/A
Farmacia Rudy
9629
31/7/04
28,000
N/A
N/A
PT No. DB-VER 6/6

Hecho por: egm
Fecha: 23-03-05
Revisado por: bdm
Fecha:24-03-05
Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
FACTURA

Productos
Productos
Bien
Productos
Nota de devolucin
no vencidos
completos
Nmero
Valor Q.
N/A
N/A
Cliente
Farmacia Reyes
No.
9630
Fecha
31/7/04
Valor Q
23,000
Farmacia Zulma
9631
31/7/04
46,000
N/A
N/A
Farmacia David
9632
31/7/04
14,900
890
1800
Farmacia Oscar
9633
31/7/04
98,000
N/A
N/A
Farmacia Alma
9634
31/7/04
26,000
851
1,200
= Se cumple
= No se cumple
las polticas y procedimientos establecidos por la Gerencia de Operaciones en el Departamento de Bodega, concluimos que stas
son satisfactorias.
5.5.4 Departamento de Distribucin

PT No.: DD- Prog.
Hecho por: egm
Fecha: 20-03-05
Revisado Por: bdm
Fecha: 21-03-05
Auditora Interna
en el Departamento de Distribucin
Perodo: Ao 2004
No.
REFERENCIA
HECHO
POR
FECHA
DD-CI 1/1
egm
24/03/2005

necesarias
y
verifique
el
procedimientos en el despacho de
los pedidos.
DD-VER.1/6
egm
24/03/2005

DD-VER.6/6
egm
24/03/2005
OBJETIVOS
Evaluar
las
polticas
y
en el despacho de los pedidos.
Realice
un
cuestionario
de
Auditora
Administrativa
para
evaluar
las
polticas
y
procedimientos.
Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
PT No.: DD-CI 1/1

Hecho por: egm
Fecha: 22-03-05
Revisado Por: bdm
Fecha: 23-03-05

No.
1
PREGUNTA
Las polticas y procedimientos
son aprobados por Gerencia de
Operaciones?
Los cambios en las polticas y
procedimientos se transmiten por
escrito al personal?
Se despachan los pedidos en
empaques adecuados?
Los
pedidos
urgentes
se
despachan en el tiempo ofrecido?
SI
Jefe Departamento
OBSERVACIONES
X
X
productos
se
derraman por haberse
realizado
mal
el
empaque.
Los
pedidos
normales
se
despachan en el tiempo promedio,
el cual es de dos a tres horas por
pedido?
Se reciben los pedidos en tiempo
promedio del Departamento de
Bodega?
NO
pedidos son anulados
por
haberse
despachado hasta el
siguiente da.
Auditora Interna
PT No. DD-VER 1/6

Hecho por: egm
Fecha: 24-03-05
Revisado por: bdm
Fecha:25-03-05
Auditora Interna
Perodo: Ao 2004

FACTURA
Cliente
Farmacia Oasis
No.
9585
Fecha
01/7/04
Valor Q
25,000
Farmacia rbol
9586
01/7/04
25,000
Farmacia Medin
9587
02/7/04
10,900
Farmacia Lpez
9588
02/7/04
18,000
Farmacia Len
9589
03/7/04
11,000
Farmacia Juana
9590
03/7/04
14,000
Farmacia Julin
9591
05/7/04
21,500
Farmacia Luis
9592
05/7/04
25,000
Farmacia Julia
9593
06/7/04
31,000
POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS EN EL DESPACHO DE LOS PEDIDOS.

Entregado en
Recibido por Productos en
Empacados
Productos
tiempo promedio
el cliente
buen estado adecuadamente
completos
PT No. DD-VER 2/6

Hecho por: egm
Fecha: 24-03-05
Revisado por: bdm
Fecha:25-03-05
Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
FACTURA
Cliente
Farmacia Ahorro
No.
9594
Fecha
06/7/04
Valor Q
35,000
Farmacia Elena
9595
07/7/04
20,000
Farmacia Sol
9596
08/7/04
37,000
Farmacia Juan
9597
08/7/04
51,000
Farmacia Karen
9598
09/7/04
30,000
Farmacia Amalia
9599
10/7/04
18,000
Farmacia Mares
9600
10/7/04
42,000
Farmacia Moza
9601
12/7/04
45,000
Farmacia Karla
9602
12/7/04
75,000

Entregado en
Empacados
Productos
tiempo promedio
el cliente
completos
PT No. DD-VER 3/6

Hecho por: egm
Fecha: 24-03-05
Revisado por: bdm
Fecha:25-03-05
Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
FACTURA
Cliente
Farmacia Eliseo
No.
9603
Fecha
13/7/04
Valor Q
28,000
Farmacia Glvez
9604
13/7/04
56,000
Farmacia Vilma
9605
14/7/04
14,000
Farmacia Carol
9606
14/7/04
37,800
Farmacia Csar
9607
15/7/04
12,400
Farmacia Jos
9608
16/7/04
86,000
Farmacia Sols
9609
17/7/04
13,000
Farmacia Valds
9610
19/7/04
68,000
Farmacia Rosa
9611
19/7/04
10,500

Entregado en
Empacados
Productos
tiempo promedio
el cliente
completos
PT No. DD-VER 4/6

Hecho por: egm
Fecha: 24-03-05
Revisado por: bdm
Fecha:25-03-05
Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
FACTU RA
Cliente
Farmacia Dora
No.
9612
Fecha
20/7/04
Valor Q
29,000
Farmacia Nancy
9613
20/7/04
13,800
Farmacia Loyola
9614
20/7/04
24,600
Farmacia Daniel
9615
21/7/04
43,000
Farmacia Ruth
9616
22/7/04
59,000
Farmacia Silvia
9617
22/7/04
10,000
Farmacia Felipe
9618
23/7/04
19,900
Farmacia Paris
9619
23/7/04
36,000
Farmacia Sara
9620
24/7/04
24,000

Entregado en
Empacados
Productos
tiempo promedio
el cliente
completos
PT No. DD-VER 5/6

Hecho por: egm
Fecha: 24-03-05
Revisado por: bdm
Fecha:25-03-05
Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
FACTURA
Cliente
Farmacia Ana
No.
9621
Fecha
26/7/04
Valor Q
15,300
Farmacia Chuy
9622
26/7/04
26,000
Farmacia Aura
9623
27/7/04
81,100
Farmacia Garza
9624
28/7/04
36,000
Farmacia Corzo
9625
29/7/04
18,000
Farmacia Jess
9626
30/7/04
76,000
Farmacia Elda
9627
31/7/04
53,000
Farmacia Telma
9628
31/7/04
52,600
Farmacia Rudy
9629
31/7/04
28,000

Entregado en
Empacados
Productos
tiempo promedio
el cliente
completos
Auditora Interna
Perodo: Ao 2004
PT No. DD-VER 6/6

Hecho por: egm
Fecha: 24-03-05
Revisado por: bdm
Fecha:25-03-05

FACTURA
Cliente
Farmacia Reyes
No.
9630
Fecha
31/7/04
Valor Q
23,000
Farmacia Zulma
9631
31/7/04
46,000
Farmacia David
9632
31/7/04
14,900
Farmacia Oscar
9633
31/7/04
98,000
Farmacia Alma
9634
31/7/04
26,000

Entregado en
Empacados
Productos
tiempo promedio
el cliente
completos
= Se cumple
= No se cumple
CONCLUSIN: De conformidad a las pruebas realizadas a las facturas anteriormente detalladas para verificar el cumplimiento de las
polticas y procedimientos establecidos por la Gerencia de Operaciones en el Departamento de Distribucin, concluimos que stas
son satisfactorias.
5.6 INFORME DE AUDITORIA INTERNA

Auditora Interna.
Guatemala, C. A.
Informe de Auditora Administrativa
Guatemala, 30 de marzo de 2005
Licenciado
Vctor Manuel Montes
Presente
Licenciado Montes:
En atencin a su memorndum de fecha 8 de febrero del presente ao, hemos

procedido a efectuar una Auditora Administrativa en la Divisin de Operaciones
que comprende los departamentos de Facturacin, Crditos, Bodega y
Distribucin de la Empresa El Producto Farmacutico, Sociedad Annima.
El objetivo consisti bsicamente en evaluar las polticas y procedimientos que

se tienen implementados actualmente en las diferentes reas anteriormente
descritas. El perodo revisado comprende el ao 2004.
Al realizar la investigacin y evaluar la actuacin de los cuatro departamentos

que pertenecen a la Divisin de Operaciones, se utilizaron los procedimientos de
Auditora Administrativa y estndares disponibles que fueron necesarios y
adecuados a las circunstancias. De manera especfica, se aplic un cuestionario
de Auditora Administrativa para evaluar la eficiencia administrativa de las

Basados en los resultados obtenidos, surgieron algunas deficiencias y

recomendaciones que las manifestamos ms adelante; en mi opinin, las
polticas y procedimientos examinados en la Divisin de Operaciones no han sido
administrados con eficiencia razonable hasta el 31 de diciembre del 2004,
juzgando esto a la luz de los resultados y bajo las circunstancias en que oper la
Divisin de Operaciones.
Cualquier aclaracin o ampliacin sobre el contenido del presente informe

gustosamente la atenderemos.
Atentamente,
Lic. Geovanny Morales

Jefe de Auditora Interna
1. DEPARTAMENTO DE FACTURACIN
1.1 DEFICIENCIA:
Los clientes devuelven los productos por no facturarse los descuentos.
Los clientes devuelven los productos por no facturarse las promociones
existentes, en nuestra revisin encontramos
que se tienen productos con
descuentos y no se aplican, por realizarse manualmente en el sistema electrnico

de datos, ejemplo:
Cliente
Farmacia rbol
Farmacia Mares
Farmacia Valds
Farmacia Loyola
Farmacia Daniel
Farmacia Aura
Factura Nmero
9586
9600
9610
9614
9615
9623
Fecha
01/7/04
10/7/04
19/7/04
20/7/04
21/7/04
27/7/04
Total ventas anuladas Q.
Valor Q
25,000
42,000
68,000
24,600
43,000
81,100
283,700
Recomendacin
Que Gerencia General le d instrucciones a Gerencia de informtica de
incorporar estos descuentos en el sistema electrnico de datos, para que la
aplicacin de estos descuentos se realice automticamente y de esta forma evitar
la anulacin de ms ventas significativas.
1.2 DEFICIENCIA
Facturas emitidas que no tienen su pedido autorizado.
Las facturas emitidas deben tener su pedido autorizado correspondiente. Sin embargo, en
nuestro examen encontramos facturas que no tienen su pedido respectivo, ejemplo:
Cliente
Farmacia Julia
Farmacia Juan
Farmacia Glvez
Farmacia Paris
Farmacia Jess
Factura nmero
Fecha
9593
06/7/04
9597
08/7/04
9604
13/7/04
9619
23/7/04
9626
30/7/04
Total facturacin no autorizada
Valor Q.
31,000
51,000
56,000
36,000
76,000
Q. 250,000
Recomendacin
Que el Jefe del Departamento supervise las actividades constantemente y le d
instrucciones a su personal para que las facturas emitidas tengan su pedido
autorizado debidamente numerado, con el objeto de evitar facturaciones que no
estn autorizadas.
2. DEPARTAMENTO DE CRDITOS
2.1 DEFICIENCIA
Se tienen facturas con saldos vencidos.
En oportunidades los clientes cancelan sus facturas hasta con dos y tres meses
de morosidad. Sin embargo, se les contina autorizando ms ventas al crdito y
no se cobra ningn inters por el tiempo que permanecen dichos documentos en
morosidad, ejemplo:
Cliente
Factura
Fecha
Valor Q.
Farmacia Lpez
9588
02/7/04
18,000
Farmacia Juan
9597
08/7/04
51,000
Farmacia Jos
9608
16/7/04
86,000
Farmacia Ruth
9616
22/7/04
59,000
Farmacia Alma
9634
31/7/04
26,000
Total facturas con saldos vencidos Q. 240,000
Tiempo morosidad
2.0 meses
3.0 meses
2.0 meses
3.0 meses
1.5 meses
Recomendacin
Que el Gerente de Operaciones le ordene por escrito al Jefe del Departamento
que no se autoricen ms ventas a clientes con saldos vencidos y se cobre un
inters del 2 % mensual por saldos morosos, con el objeto de obligar a los
clientes que cancelen sus saldos en el plazo establecido.
2.2 DEFICIENCIA
Crditos autorizados por los asistentes
Los pedidos por ventas al crdito nicamente deben ser autorizados por el Jefe y
Subjefe del Departamento. Sin embargo, en nuestro examen encontramos
pedidos autorizados por los asistentes, ejemplo:
Cliente
Farmacia Luis
Farmacia Elena
Farmacia Glvez
Farmacia Paris
Farmacia Jess
Farmacia Telma
Factura nmero
Fecha
Valor Q.
9592
05/7/04
25,000
9595
07/7/04
20,000
9604
13/7/04
56,000
9619
23/7/04
36,000
9626
30/7/04
76,000
9628
31/7/04
52,600
Total crditos autorizados por los asistentes Q. 265,600
Recomendacin
Que el Jefe del Departamento establezca un estricto control en las actividades de
su personal y d instrucciones por escrito que nicamente el Jefe y Subjefe del
Departamento estn autorizados para firmar los pedidos por ventas al crdito,
con el objeto de tener un mejor control en este procedimiento.
3. DEPARTAMENTO DE BODEGA
3.1 DEFICIENCIA
Devolucin de medicamentos por vencimiento.
Los medicamentos prximos a vencer se deben retirar del inventario con un mes
de anticipacin a su vencimiento. Sin embargo, se observ que los clientes
devuelven productos por haberles llegado faltndoles nicamente dos y tres das
para su vencimiento, ejemplo:
Cliente
Farmacia Oasis
Farmacia Valds
Farmacia Loyola
Farmacia Elda
Farmacia Alma
Factura
Nmero
Fecha
9585
01/7/04
9610
19/7/04
9614
20/7/04
9627
31/7/04
9634
31/7/04
Total ventas Q.
Nota de devolucin
Valor Q.
Nmero
Valor Q.
25,000
825
2,500
68,000
831
3,100
24,600
836
2,000
53,000
846
5,600
26,000
851
1,200
196,600 devoluciones Q. 14,400
Recomendacin
Que
Gerencia
de
Operaciones, informe
semanalmente a
Gerencia
Administrativa, sobre las cantidades en unidades y valores de productos prximos

a vencer, para que se retiren del inventario antes de su vencimiento y as evitar el
despacho de productos vencidos.
3.2 DEFICIENCIA
Devolucin de medicamentos mal etiquetados.
Los medicamentos se despachan con una etiqueta conteniendo sus precios de
venta, los cuales deben ser iguales a los precios que estn
facturados. Sin
embargo, encontramos devoluciones realizadas por los clientes, por no coincidir

los precios facturados y la etiqueta que llevan puesta los productos, ejemplo:
Cliente
Farmacia Julin
Farmacia Karla
Farmacia Csar
Farmacia Chuy
Farmacia David
Factura
Nota de devolucin
Nmero
Fecha
Valor Q.
Nmero
Valor Q.
9591
05/7/04
21,500
866
1,500
9602
12/7/04
75,000
871
6,800
9607
15/7/04
12,400
876
3,000
9622
26/7/04
26,000
883
3,200
9632
31/7/04
14,900
890
1,800
Total ventas Q. 149,800 devoluciones Q. 16,300
Recomendacin
Que el Gerente de Operaciones le d instrucciones por escrito al Jefe del
Departamento que supervise constantemente el proceso de etiquetado, con el
objeto de evitar las devoluciones de productos por mal etiquetados.
4. DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCIN
4.1 DEFICIENCIA
Pedidos anulados por despacharse hasta el siguiente da.
Los pedidos de los clientes de la ciudad capital deben despacharse con un
promedio de 2 a 3 horas, este tiempo se cuenta a partir de su recepcin en este
departamento. Sin embargo, encontramos pedidos anulados por los clientes por
haberse despachado hasta el siguiente da, ejemplo:
Farmacia Julin
Farmacia Sol
Farmacia Karen
Farmacia Glvez
Farmacia Ruth
Farmacia Aura
Farmacia Zulma
Factura nmero
9591
9596
9598
9604
9616
9623
9631
Fecha
Valor Q.
05/7/04
21,500
08/7/04
37,000
09/7/04
30,000
13/7/04
56,000
22/7/04
59,000
27/7/04
81,100
31/7/04
46,000
Total devoluciones Q. 330,600
Recomendacin
Que el Gerente de Operaciones le d instrucciones por escrito al Jefe del
Departamento para que se cumpla con el tiempo promedio en el despacho de
pedidos y as evitar anulaciones de ventas significativas.
4.2 DEFICIENCIA
Productos no empacados adecuadamente.
Los medicamentos jarabes y ampollas
enviados a los clientes de los
departamentos se deben empacar en cajas especiales. Sin embargo, se observ

que los clientes devuelven
productos por recibirlos en mal estado, por no
haberse realizado el empaque adecuadamente, ejemplo:
Farmacia Julia
Farmacia Moza
Farmacia Jos
Farmacia Valds
Farmacia Loyola
Farmacia Jess
Factura nmero
9593
9601
9608
9610
9614
9626
Fecha
Valor Q.
06/7/04
31,000
12/7/04
45,000
16/7/04
86,000
19/7/04
68,000
20/7/04
24,600
30/7/04
76,000
Total devoluciones Q. 330,600
Recomendacin
Que el Jefe del Departamento le d instrucciones al encargado del rea de
Empaque, para que supervise constantemente a su personal, a efecto se realice
adecuadamente el empaque de los productos y as evitar que sean derramados y
devueltos por los clientes.
CONCLUSIONES
1. La Auditora
Administrativa es el examen integral o parcial
de una
organizacin, con el propsito de precisar su nivel de desempeo y

oportunidades de mejora.
2. A travs de una Auditora Administrativa se conoce el grado de

cumplimiento y eficiencia de las polticas y procedimientos en el rea de
Operaciones de una Empresa Distribuidora de Productos farmacuticos.
3. La Auditora Interna juega un papel importante en la empresa analizada El

Producto Farmacutico, S. A., a travs de los informes que rinde, se
obtiene
informacin financiera confiable y oportuna, se resguardan los
activos,
se promueve la eficiencia operativa y se conoce el grado de
cumplimiento de las polticas y procedimientos de la empresa.
4. Se confirma la hiptesis formulada en el plan de investigacin, la cual

indicaba que las causas desde el punto de vista de una Auditora
Administrativa, por las que se hace necesario que el departamento de
Auditora Interna, realice en el rea de Operaciones de la Empresa El
Producto Farmacutico, S. A., son: falta de capacidad y negligencia para
reconocer, analizar y dar soluciones a problemas de importancia, falta de
capacidad para supervisar al personal en forma adecuada, la inexistencia
de delegacin de autoridad y responsabilidad, por los jefes de
los
departamento que conforman la Divisin de Operaciones y la inexistencia

de manuales de polticas y procedimientos actualizados.
5. Se concluye que, las polticas y procedimientos examinados en la Divisin
de Operaciones de la Empresa El Producto Farmacutico, Sociedad
Annima, no han sido administrados con eficiencia razonable al 31 de
diciembre de 2004.
RECOMENDACIONES
1. Que la Administracin de la Empresa el Producto El Producto

Farmacutico, Sociedad Annima, le d la importancia a la Auditora
administrativa, toda vez que su propsito es precisar su nivel de
desempeo y oportunidades de mejora en cualquier rea de la institucin.
2. Que la Empresa El Producto Farmacutico, Sociedad Annima, a travs

de su Departamento de Auditora Interna, realice auditoras administrativas
peridicas en reas diferentes de la entidad, con el objeto de conocer el
cumplimiento de sus polticas y procedimientos.
3. Se recomienda a la Administracin de la Empresa El Producto
Farmacutico, Sociedad Annima, unidad objeto de anlisis, le d la
importancia correspondiente al Departamento de Auditora Interna, pues a
travs de sus informes, obtendr informacin financiera confiable y
oportuna, resguardo de sus activos, eficiencia operativa y el cumplimiento
de los objetivos, polticas y procedimientos.
4. Se recomienda a la Gerencia de Operaciones de la empresa El Producto

Farmacutico, Sociedad Annima, actualizar los manuales de polticas y
procedimientos; capacitar a su personal, especialmente a los jefes de los
Departamentos de Facturacin, Crditos, Bodega y Distribucin, con el
objeto de eliminar:
La incapacidad para supervisar al personal en forma adecuada.
La inexistencia de delegacin de autoridad y responsabilidad.
La negligencia para reconocer, analizar y dar soluciones a

problemas de importancia, y
El incumplimiento de sus polticas y procedimientos actuales.
BIBLIOGRAFA
1. Acuerdo Gubernativo Nmero 712-99, Reglamento para el control sanitario de
los medicamentos y productos afines, Guatemala, 1999
2. Anaya Snchez, Carlos Enrique, Auditora Administrativa, Evaluacin de la

Empresa, Ediciones Contables y Administrativas, Mxico DF. 1986.
3. Arias D. Toms. Glosario de Medicamentos, Desarrollo Evolucin y Uso.

Profesor Universidad de Panam, Primera Edicin 1999.
4. Camey Prez, Robidio Armando. Tesis: Auditora Administrativa en una

empresa financiadora privada, Facultad de Ciencias Econmicas, Universidad
de San Carlos de Guatemala, octubre, de 2001.
5. Congreso de la Repblica. Cdigo de Salud y sus reformas, Decreto Nmero

90-97, Guatemala, 2004.
6. Fernndez Arena, Jos Antonio. La Auditora Administrativa, Tercera Edicin,

Editorial Diana, Mxico 1973.
7. Franklin F., Enrique Benjamn.

Primera Edicin, Mxico, 2001
Auditora Administrativa,
McGRAW-HILL,
8. Instituto Guatemalteco de Contadores Pblicos y Auditores,
Normas de
Auditora Generalmente Aceptadas, Guatemala, 1996.
9. Instituto Guatemalteco de Contadores
Pblico y Auditores,
Guas de
Auditora Interna, Guatemala, 1999.
10. Lpez H. Silvia L. Auditora Interna preventiva en una empresa comercial de

productos farmacuticos, Facultad de Ciencias Econmicas, Universidad de
San Carlos de Guatemala, septiembre de 1997.
11. Rodrguez Valencia,
Joaqun,
Sinopsis de la Auditoria Administrativa,
Editorial Trillas, Mxico DF. 1986.
12. Thierauf, Robert J. Auditora Administrativa con cuestionarios de trabajo.

Editorial Trillas Mxico, 1981.
ANEXOS
Anexo No. 1: Organigrama de la Empresa El Producto Farmacutico S. A
Anexo No. 2: Organigrama de la Divisin de Operaciones.
Anexo No. 3: Atribuciones y responsabilidades de los puestos de la Divisin

de Operaciones
Anexo No. 4: Descripcin de los requisitos para optar a los puestos de la

Divisin de Operaciones.
Anexo No. 5: Flujograma de la facturacin, autorizacin, preparacin

Anexo No. 6: Flujograma del otorgamiento de crditos por primera vez a los
clientes.
Anexo No. 1
Organigrama Compaa El Producto Farmacutico S. A.
Consejo de
Administracin
Auditora Interna
Gerencia General
Divisiones de Ventas
Divisiones de Apoyo
Farmacutica
Consumo
Administracin
Operaciones
Mdica
Detallistas
Informatica
Mantenimiento
Belleza
Entidades
Recursos Humanos
Financiera
Anexo No. 2
Organigrama Divisin de Operaciones
Gerente
Secretaria
Depto. de Facturacin
Depto. de Crditos
Depto. de Bodega
Depto. de
Distribucin
rea de Recepcion y
Chequeo
rea de Verificado
rea de Preparado
rea de Empaque
rea de Etiquetado
rea de Despacho
ANEXO NMERO 3
ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS PUESTOS DE LA
La Divisin de Operaciones es la encargada de implementar y controlar los

distintos procesos para facturar los pedidos, autorizar los crditos, preparar los
medicamentos y distribuir los pedidos por ventas. Para su funcionamiento est
integrada por un Gerente, una secretara y por los siguientes departamentos:
Facturacin, Crditos, Bodega y Distribucin.
Atribuciones y responsabilidades del Gerente:

Es la persona encargada de implementar y controlar los distintos procesos para
facturar, autorizar, preparar y distribuir los pedidos por ventas.
Implementar y supervisar el cumplimiento de las nuevas polticas y

procedimientos en relacin a la facturacin, autorizacin, preparacin y
Controlar y ejecutar el presupuesto asignado anualmente.
Supervisar las actividades realizadas por los jefes de los departamentos

que pertenecen a la Divisin de Operaciones.
Comunicar los problemas ms importantes a Gerencia General.
Sostener reuniones con los jefes de los departamentos peridicamente.
Darle solucin a los reclamos realizados por los clientes, por diferentes
motivos.
Mantener una constante comunicacin con los dems Gerentes de la

Institucin en relacin al desarrollo de sus actividades.
Asistir a las reuniones gerenciales.
Atribuciones y responsabilidades del Jefe del Departamento de Facturacin:

Es la persona encargada del departamento, de las actividades que realiza su
personal subalterno y dentro de sus atribuciones ms importantes estn:
Coordinar y supervisar la facturacin de todos los pedidos por ventas.
Coordinar el cierre de las operaciones diariamente.
Supervisar las actividades realizadas por el personal subalterno.
Cumplir las polticas y procedimientos implementados por el Gerente de

Operaciones, en relacin a la facturacin de los pedidos..
Proporcionarles una adecuada atencin a los clientes.
Comunicarle los problemas ms importantes a su jefe inmediato.
Reportar cualquier problema en el sistema de cmputo a la Gerencia de

Informtica.
Sostener reuniones con su Jefe inmediato y con los jefes de los dems
departamentos de la Divisin de Operaciones.
Atribuciones y responsabilidades del Jefe del Departamento de Crditos:

Analizar todas las solicitudes de los crditos requeridos.
Autorizar todos los pedidos por ventas al crdito.
Revisar los reportes de cuenta corriente.
Planificar y supervisar las giras departamentales de cobros.
Gestionar los cobros de la ciudad capital, a travs de los Asesores

comerciales.
Supervisar las actividades realizadas por el personal subalterno.

Operaciones, en relacin al otorgamiento de crditos.
Comunicar los problemas ms importantes a su jefe inmediato.
Comunicar los pedidos no autorizados por ventas significativas a los

Gerentes de ventas.
Atribuciones y responsabilidades del Jefe del Departamento de Bodega:

Supervisar y coordinar la recepcin por compras, almacenamiento,

etiquetado y preparacin de todos los medicamentos.
Supervisar la recepcin de los medicamentos por devoluciones sobre

ventas.
Atender directamente a los clientes por reclamos, en relacin a productos

daados y faltantes.
Supervisar las actividades realizadas por los encargados de las reas que
pertenecen al Departamento de Bodega.

Operaciones, en relacin al manejo de los medicamentos.
Atribuciones
responsabilidades
del
Jefe
del
Departamento
de
Distribucin:
Supervisar y coordinar la distribucin de todos los pedidos de la ciudad

capital y de los departamentos del pas.
Atender directamente los reclamos de los clientes.
Implementar nuevas polticas y procedimientos para minimizar el tiempo en

la distribucin de los pedidos.
Supervisar las actividades realizadas por los encargados de las reas que
pertenecen al Departamento de Distribucin.

Operaciones, en relacin al manejo de los medicamentos.
ANEXO NMERO 4
DESCRIPCIN DE LOS REQUISITOS PARA OPTAR AL CARGO DE
GERENTE DE OPERACIONES.
rea:
Divisin de Operaciones
Jefe Inmediato:
Gerente General
Requisitos para el puesto:
Grado Acadmico:
Ingeniero industrial graduado, colegiado activo.
Experiencia:
Tres
aos
de
experiencia
como
Gerente
de
Operaciones o puesto similar.
Aptitudes:
Habilidad numrica y manual, organizado, serio, corts,

responsable, memoria asociativa de nombres y datos,
con iniciativa propia, sentido de colaboracin, don de
mando y con amplios conocimientos de computacin.
Atribuciones:
(Ver anexo nmero 3)
DESCRIPCIN DE LOS REQUISITOS PARA OPTAR AL CARGO DE JEFE

DEL DEPARTAMENTO DE FACTURACIN.
rea:
Departamento:
Facturacin
Jefe Inmediato:
Gerente de Operaciones
Grado Acadmico:
Perito Contador, estudiante del tercer ao de la carrera

de Administracin de Empresas o Contadura Pblica y
Auditora.
Experiencia:
Tres
aos
de
experiencia
como
Jefe
de
un
Departamento de Facturacin o puesto similar.
Aptitudes:
Habilidad numrica, organizado, responsable,
con
iniciativa propia, sentido de colaboracin, don de mando

y con conocimientos de computacin.
Atribuciones:
(Ver anexo nmero 3)

DEL DEPARTAMENTO DE CRDITOS.
rea:
Departamento:
Crditos
Jefe Inmediato:
Grado Acadmico:
Perito Contador, estudiante de los ltimos aos de la

carrera de Administracin de Empresas o Contadura
Pblica y Auditora.
Experiencia:
Tres
aos
de
experiencia,
como
Jefe
de
un
Departamento de Crditos o en puesto similar.
Aptitudes:
con

Atribuciones:
(Ver anexo nmero 3)

DEL DEPARTAMENTO DE BODEGA.
rea:
Departamento:
Bodega
Jefe Inmediato:
Grado Acadmico:
Perito Contador, estudiante de los ltimos aos de la

carrera de Administracin de Empresas o Contadura
Pblica y Auditora.
Experiencia:
Tres
aos
de
experiencia
como
Jefe
de
un
Departamento de Bodega o puesto similar.
Aptitudes:
con

Atribuciones:
(Ver anexo nmero 3)

DEL DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCIN.
rea:
Departamento:
Distribucin
Jefe Inmediato:
Grado Acadmico:
Estudiante de los ltimos aos de la carrera de

ingeniera industrial.
Experiencia:
Tres
aos
de
experiencia
como
Jefe
de
un
Departamento de Distribucin o puesto similar.
Aptitudes:
Habilidad numrica y manual, organizado, serio, corts,

responsable, memoria asociativa de nombres y datos,
con iniciativa propia, sentido de colaboracin, don de
mando y con amplios conocimientos de computacin.
Atribuciones:
(Ver anexo nmero 3)
ANEXO NUMERO 5
FLUJOGRAMA DE LA FACTURACIN , AUTORIZACIN, PREPARACIN Y DISTRIBUCIN DE LOS PEDIDOS
Departamento de
Departamento de
Facturacin
Crdito
Departamento de
Bodega
Revisa
factura
Inicio
Departamento
de Distribucin
Revisa los
productos
Cliente llama
por telfono
Prepara los
productos
Se
clasifican
por ruta
Traslada los
productos
Se entregan
a repartidor
Operador
contesta
llamada
Revisa
cuenta
del
cliente
Realiza
pedido
Autoriza o
razona el
pedido
Pedido no
autorizado
Repartidor
los entrega
al cliente
Cliente
revisa
Pedido
autorizado
Cliente
firma
factura
Archivo
Se emite
factura
Archivo
Fuente: Investigacin
Fin
ANEXO NUEMRO 6
FLUJOGRAMA DEL OTORGAMIENTO POR PRIMERA VEZ A LOS CLIENTES
DIVISION DE VENTAS
DEPARTAMENTO
DE CRDITOS
COMIT DE CRDITOS
Inicio
Cliente
solicita
apertura de
crdito
Vendedor
entrega
documentaci
Vendedor
lo visita
Investiga
referencias
Le entrega
solicitud y
requisitos
Asigna
cdigo a
cliente
Revisa
cantidad
solicitada
Devuelve
documentacin
a vendedor
Menor a
Q10.000
Crdito
autorizado
Mayor a
Q.10.000
Revisa
cantidad
solicitad
Crdito
autorizado
Se notifica
al cliente
Fuente: Investigacin
Archivo
Fin
Crdito
denegado

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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

AUDITORA ADMINISTRATIVA EN EL REA DE OPERACIONES DE UNA

Presenta a la Junta Directiva de la

EDILBERTO GEOVANNY MORALES BERRIOS

Previo a conferrsele el ttulo de

CONTADOR PBLICO Y AUDITOR

Guatemala, enero de 2006

MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA DE LA

Lic. Eduardo Antonio Velsquez Carrera

Lic. Oscar Rolando Zetina Guerra

Lic. Canton Lee Villela

Lic. Albaro Joel Girn Barahona

Lic. Juan Antonio Gmez Monterroso

P.C. Efrn Arturo Rosales Alvarez

P.C. Jos Abraham Gonzlez Lemus

PROFESIONALES QUE REALIZARON LOS EXAMENES DE REAS

Lic. Mario Danilo Espinoza Aquino

Lic. Jos Rolando Ortega Barreda

Lic. Csar Augusto Schumann Daz

PROFESIONALES QUE REALIZARON EL EXEMEN PRIVADO DE TESIS.

Lic. Rubn Eduardo Del guila Rafael

Lic. Ademar Cruz Cruz

Lic. Juan Jos Rosales

Guatemala, 30 de septiembre de 2005

Lic. Marco Antonio Ruano

Dador de vida y toda sabidura, por su

Alberto Morales y Dulciria Berrios

Bertila, Aida, Sonia Lorena y Belisa

Con especial cario

Porque de una u otra forma contribuyeron

La Universidad de San Carlos de

1.1.2 Generalidades del negocio

1.1.3 Estructura organizacional

1.2 ACTIVIDADES QUE REALIZA

1.3 PRODUCTOS QUE DISTRIBUYE

1.4 TERMINOLOGA FARMACUTICA

1.4.1 Medicamento o producto farmacutico

1.4.2 Productos farmacuticos o psicotrpicos

1.4.3 Producto farmacutico prohibido

1.4.4 Producto farmacutico no aprobado

2.2.2 Factores a revisar

2.2.3 Fuentes de Estudio

2.2.4 Investigacin preliminar

2.2.5 Diagnstico preliminar

2.2.6 Preparacin del proyecto de auditora

2.3.1 Recopilacin de informacin

2.3.2 Tcnicas de recoleccin

2.3.4 Papeles de trabajo

2.3.6 Supervisin del Trabajo

2.4.3 Tcnicas de anlisis administrativo

2.4.4 Formulacin del diagnstico administrativo

2.5.1 Aspectos operativos

2.5.2 Lineamientos generales para su supervisin

2.5.3 Tipos de informe

BASE TCNICA DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA

3.2.1 Campos de accin

3.2.3 Plan de Trabajo

LOS PAPELES DE TRABAJO

DIFERENCIA ENTRE AUDITORA ADMINISTRATIVA Y AUDITORA

4.2.1 Departamento de facturacin

4.2.2 Departamento de crditos

4.2.3 Departamento de bodega