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MONOGRAFA

ADMINISTRADORES,
CARACTERSTICAS,
FUNCIONES GERENCIALES

Curso

Proceso de Gestin

Ciclo

IV

Tutor

Enrique Laos Lpez

Alumno

Alejandro Tenorio Pinchez

Carrera

Ingeniera de Sistemas

Fecha

30 de Mayo del 2014

Administrativa

NDICE
INTRODUCCIN...........................................................................................................................4
Dedicatoria y Agradecimientos....................................................................................................6
Conceptos de la Administracin.....................................................................................................7

Elementos de la Administracin.....................................................................................................7

Eficiencia...................................................................................................................................8
Eficacia....... ...............................................................................................................................8
Productividad.............................................................................................................................9
Coordinacion de Recursos.........................................................................................................9
Grupo Social............................................................................................................................10
Objetivo...................................................................................................................................10

Caracteristicas de la Administracion.............................................................................................11

Responsabilidades de los Administradores...................................................................................13

Organismos de la Administracion.................................................................................................14

Tipos de Responsabilidades de un Administrador........................................................................15

Los Administradores y La Administracion...................................................................................15


Procesos Gerenciales................................................................................................................15
Perfil Gerencial.........................................................................................................................22
Funciones..................................................................................................................................27
Habilidades Administrativas...................................................................................................31

Tipos de Administradores..............................................................................................................37
Gerentes de Primera Linea........................................................................................................37
Gerentes de Nivel Medio..........................................................................................................38
Gerentes de Nivel Alto..............................................................................................................39

Proceso Administrativo .................................................................................................................40


Planeacion.................................................................................................................................41
Organizacin.............................................................................................................................42
Direccion...................................................................................................................................43
Control......................................................................................................................................43

CONCLUSIONES.........................................................................................................................45

FUENTES BIBLIOGRAFIA.........................................................................................................47

ANEXO..........................................................................................................................................49
Habilidades Generales que todo administrador debe tener y desarrollar................................49

INTRODUCCIN
La administracin viene a ser una ciencia que estudia a cualquier organismo que es
administrado por personas responsables, y que delegan un conjunto de individuos
comprometidos alcanzar un objetivo en comn en beneficio de la organizacin en que
se encuentren. Por ende es el grupo social de personas quienes dan forma a la
organizacin, como un comentario dice: Un empresario fabricante de discos viene a
comprar discos a otra empresa, visita la fbrica y observa que los materiales que se
aplican son los mismos a la de su empresa, y hace la pregunta Cmo hace para
obtener discos de calidad? Grande fue la sorpresa cuando le respondieron, tal calidad
de discos se debe gracias a nuestra gente.
Sin embargo no existe un modelo seguro a seguir, ms bien son el punto de partida de
cmo se puede implementar mejoras, saber organizar, delegar, planificar y por ende el
control, que son los cuatro procesos administrativos actuales que no han podido ser
modificado, sencillamente han sido agrupados para un mejor rendimiento a partir de
sus autores clsicos. En la actualidad las aportaciones a la administracin son muy
escasas por administradores en s, son los profesionales de otras carreras, como la
ingeniera, contabilidad u otros quienes aportan mejores al desarrollo de la
administracin.
La administracin es algo que todos desarrollamos de diferentes formas, por ejemplo
en el ejrcito, se aplica una direccin jerrquica, en las ligas de deportes se aplican un
modelo democrtico, porque todos colaboran para alcanzar el objetivo que es ganar la
copa. En este apartado se hablan con mayor amplitud los diferentes estilos de
administradores, su influencia, sus funciones y caractersticas, en un formato
simplificado para ser ms entendible.

En este apartado se publica un contenido valioso, que es una herramienta universal y


simplifica los procesos para su correcta direccin y optimizacin. Es la administracin,
muy utilizada por gerentes, directores y todos aquellos que delegan desde alguna
organizacin. Pero no tiene por qu limitarse solo a administradores, si no tambin uno
individualmente puede utilizar los procesos de administrar para evaluar su desempeo
u de cualquier otro medio que hay que administrar. Las personas en general no pueden
seguir una vida, sino no tienen objetivos, organizacin, todos tienen planes al futuro,
estudian el pasado, aplican en el presente y ven el futuro como fuente de
oportunidades, por ello cada uno de nosotros somos arquitectos de nuestro propio
destino. Si analizamos el proceso administrativo veremos que es universal porque
sencillamente se pueden aplicar donde existan personas que trabajan para alcanzar
objetivos comunes.
Los administradores y la administracin, pues es clasificable para su correcta
interpretacin, pero cada tipo de administrador posee lineamientos para aprovechar
mejor la informacin, los recursos, mejorar el bienestar social y mejorar las relaciones
humanas y generar empleos. Es por ello se ha analizado con algunos detalles los
distintos tipos de gestin de los administradores, as como sus funciones,
responsabilidades y elementos que componen la administracin y los administradores.
Este apartado pretende hacer entendible de cmo es la administracin y quines son
los indicados para dirigir una organizacin, de qu forma realizarlo y los principios a
seguir que recomiendan los grandes hombres de la administracin. Aunque el tema no
ha sido realizado por un licenciado en administracin, se pretende aportar algunas
consideraciones ms para que puedan ser de utilidad para todos los profesionales y las
personas en general.

Dedicatoria y Agradecimientos

A Dios, por la oportunidad de sentir que nunca dejamos de aprender, sobre todo en
estos tiempos, podemos empezar de nuevo para ser el ejemplo de nuestros hijos.

A mis hijos y familia por su apoyo, tiempo y comprensin.

A nuestros docentes, por ser nuestros guas en el desarrollo de este trabajo.

Conceptos de la Administracin:

La administracin nace desde la aparicin del hombre sobre la tierra, aunque en un


principio no se ejerca, ms bien era un acto administrativo, como por ejemplo racionar
la comida para que alcance para la manada (prehistoria).
Bien este proceso ha ido evolucionando hasta ser aplicado en el comercio, poltica u
otro tipo de empresa sea privada u publica de aquellos tiempos que conocemos en la
historia, por ejemplo en el imperio romano.

Un administrador es el que ejerce poder sobre otros, por ello es el que administra
bienes ajenos u tambin los suyos, es el encargado de llevar a cabo la planeacin,
organizacin, direccin y control del rumbo del organismo que este al mando.
Definicin: Es una ciencia social que persigue la satisfaccin de los objetivos
institucionales por medio de un mecanismo de operacin y a travs de un proceso
administrativo (Fernndez Arenas).
La administracin facilita el logro de objetivos y metas propuestas por la empresa u otro
organismo sea pblico o privado, uno de los objetivos principales de la administracin
es lograr ser altamente productivos con mnimos recursos.

Elementos de la Administracin:

EFICIENCIA:

Es la capacidad para reducir al mnimo el uso de recursos e insumos, es decir alcanzar


un objetivo con la mnima cantidad de recursos (humanos y materiales). La eficiencia
se denota por hacer las cosas mejor con la misma cantidad de recursos. Por lo tanto
podemos deducir lo siguiente:

Mantener los recursos obteniendo una mejor cantidad de productos.


Mantenemos la cantidad de productos disminuyendo el uso de recursos.

Por ejemplo en una empresa se sabe que se produce 20 automviles al mes con un
costo de 10 mil dlares. El gerente eficiente lograr producir ms automviles con el
mismo precio invertido. Por lo tanto la eficiencia es muy importante que el Gerente

deba poseer, pero esto no es suficiente para alcanzar los objetivos propuestos, se
requiere tambin que el Gerente sea eficaz.

EFICACIA:

Es un modo de alcanzar los objetivos apropiados, es decir cuando se consiguen las


metas que se haban propuesto, sin importa el costo o tiempo empleado.
Por lo tanto la eficacia y la eficiencia deben ir de la mano en todo buen administrador
para el buen desempeo organizacional y el desempeo debe centrarse en ser
eficaces de la forma ms eficiente posible.
Un ejemplo seria que el Gerente cumple con el trabajo propuesto esto es correcto, pero
no del todo apropiado, tambin se debe en cuenta de cmo hacerlo mejor, para
aprovechar mejor los recursos, permitiendo llegar ms lejos como organizacin.

PRODUCTIVIDAD:

Es la consideracin de obtener buenos resultados (salida) en relacin con los insumos


(entradas). Por lo tanto implica el buen funcionamiento de un proceso teniendo en
cuenta a la calidad. Por ello est implicada la eficacia y eficiencia que todo
administrador debe poseer para alcanzar una excelente productividad competente en el
mercado, involucrando a la organizacin y a los dems integrantes. Se puede
considerar algunos puntos de una buena productividad:
Aumentar la produccin con los mismos insumos (humano, material y capital).
Mantener la produccin disminuyendo los insumos.
Aumentar la produccin y disminuyendo los insumos para alcanzar la razn de
un modo favorable.
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COORDINACIN DE RECURSOS:

Dentro de una organizacin existen 3 tipos de recursos, en la que el administrador


debe dirigir con eficiencia y eficacia:
Recursos Materiales: Comprende a todo lo material que posee la empresa,
entre ellos podemos nombrar: los productos inmuebles, muebles, materias
primas, etc...
Recursos Tcnicos: En este rubro se especifican los procedimientos,
organigramas, planes, sistemas, etc...
Recursos Humanos: Son los integrantes involucrados en la organizacin, ellos
aportan el esfuerzo, apoyo y las modalidades de: conocimientos, experiencias,
aptitudes, actitudes, etc...
De los tres recursos los ms complejos son los recursos humanos, requieren de un
estudio amplio, ya que de ellos permiten el correcto funcionamiento de la organizacin.
En la organizacin requieren de estos 3 recursos para lograr los objetivos propuestos.

GRUPO SOCIAL:

Est enfocado a las personas que comparten los mismos objetivos dentro de la
organizacin, alcanzar metas propuestas a travs de un equipo de personas trabajando
conjuntamente. Sin embargo tambin podemos definirlo a un grupo de empresas,
instituciones, entre otros donde se aprecia un conjunto de personas dispuestas a
alcanzar una meta.

OBJETIVO:
11

Toda organizacin sea privara o pblica tiene metas propuestas, ah involucra a los
administradores quienes son los que tiene que establecer estas metas, utilizando los
recursos disponibles convenientemente en beneficios de la organizacin, siendo este el
ejecuta los planes a su disposicin elaborados por ellos mismo u entregados de los
altos directivos, con el fin de que se haga realidad.

CARACTERSTICAS DE LA ADMINISTRACIN

1.

Universalidad: La administracin se da donde quiera que existe un organismo


social (estado, ejrcito, empresas, iglesias, familia, etc.), porque en l tiene

2.

siempre que existir coordinacin sistemtica de medios.


Especificidad: La administracin tiene sus propias caractersticas las cuales
son inconfundibles con otras ciencias, aunque va acompaada siempre de ellas
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(funciones econmicas, contables, productivas, mecnicas, jurdicas, etc.), son


3.

completamente distintas.
Unidad Temporal: Aunque se distingan etapas, fases y elementos del proceso
administrativo, ste es nico y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una
empresa se estn dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los

elementos administrativos.
4. Unidad Jerrquica: Todos cuantos tienen carcter de jefes en un organismo
social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma administracin.
As, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente
general, hasta el ltimo mayordomo". Respetndose siempre los niveles de
5.

autoridad que estn establecidos dentro de la organizacin.


Valor Instrumental: La administracin es un instrumento para llegar a un fin,
ya que su finalidad es eminentemente prctica y mediante sta se busca obtener

resultados determinados previamente establecidos.


6. Flexibilidad: La administracin se adapta a las necesidades particulares de
cada organizacin.
7. Amplitud de Ejercicio: Esta se aplica en todos los niveles jerrquicos de una
organizacin.

Tambin podramos mencionar otras caractersticas como:


a) Es un medio para ejercer impacto en la vida humana. Es decir, la administracin
influye en su medio ambiente.
b) Se logra mediante los esfuerzos. Para participar en la administracin se requiere
dejar la tendencia a ejecutar todo por uno mismo y hacer que las tareas se
cumplan mediante los esfuerzos de otros.
c) Es una actividad, no una persona o grupo de ellas. La administracin no es
gente, es una actividad; las personas que administran pueden ser designadas
como Directores, gerentes de reas, etc...
d) La efectividad administrativa requiere el uso de ciertos conocimientos, aptitudes
y prctica. La habilidad tcnica es importante para cumplir con un trabajo
asignado.
e) La administracin es intangible. Su presencia queda evidenciada por el resultado
de los esfuerzos.
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f)

Los que la practican no son necesariamente los propietarios; es decir que el


administrador y el propietario no son necesariamente la misma persona.

RESPONSABILIDAD DE LOS ADMINISTRADORES:

Un administrador es una persona con visin, que es capaz de aplicar y desarrollar


todos los conocimientos acerca de la planeacin, organizacin, direccin y control
empresarial, donde sus objetivos estn en la misma direccin de las metas y propsitos
de la empresa o institucin.
Un administrador debe tener la capacidad de tomar decisiones que orienten
efectivamente a las empresas y que utilicen eficazmente los recursos que posea la
empresa para alcanzar unos objetivos primordiales como son la innovacin, la
competitividad y la generacin de valor econmico y social tanto para el cliente como
para sus partes relacionados.
El xito de un administrador en una organizacin no est solo relacionado con sus
conocimientos acadmicos, aunque sea este un aspecto muy importante. El
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administrador tambin debe tener caractersticas de personalidad y de conocimiento


tecnolgico, para llevar a cabo una eficiente administracin, tambin debe tener en
cuenta tres tipos de habilidades que son fundamentales a la hora de administrar las
cuales son: Habilidad tcnica, humana y conceptual.
La habilidad tcnica trata de utilizar todos los conocimientos y tcnicas adecuadas que
adquiri por su educacin y experiencia para realizar las tareas especficas del
administrador.
La habilidad humana consiste en la capacidad de trabajar con personas, de trabajar en
equipo y ser buen lder, motivador siempre de su equipo de trabajo y encaminada
siempre a los objetivos estratgicos de la organizacin.
La capacidad conceptual trata de poder entender y comprender los problemas que se
pueden presentar en la organizacin global, con el fin de conceptualizarlos,
gestionarlos y evitar as que se presenten en el futuro.
El administrador tiene un campo de accin amplio ya que puede desarrollarse en
diferentes reas como: organizacin y mtodos, produccin, planeamiento, finanzas,
mercadeo, supervisin, ventas, capacitacin, seleccin de personal.
Puede desempearse tambin como administrador financiero y contable, administrador
de operaciones, administrador de recursos humanos, administrador de compras y
ventas, administrador pblico, docencia universitaria, auditoria gerencial, consultora
empresarial, entre otros.

EXISTEN DOS ORGANISMOS DE ADMINISTRACIN QUE SON:

La junta directiva que es un rgano de gestin que tiene el deber de fijar polticas,
directrices y es la autorizada para celebrar contratos, esta su vez puede crear comits
de juntas conformadas por miembros de la junta directiva por ejemplo comit de
auditora, comit de nuevos negocios, comit de direccionamiento estratgico, etc. Con
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el fin de que estos comits puedan analizar con profundidad temas de importancia para
la compaa.
El otro organismo seria el representante legal quin es el responsable de representar la
sociedad judicial frente a los socios y terceros.
Los dueos o socios de la empresa estn en el derecho de pedirle al administrador
cotizaciones, debido a que por medio de estos pueden maximizar las utilidades de la
empresa y contribuir con el alcance de los objetivos de la misma.
Es importante que en las empresas se cree un consejo administrativo debido a que
este hace el papel de intermediario entre socios y administrador; dicho consejo tiene
como funcin supervisar y comparar presupuestos as como tambin podrn evaluar el
desempeo del administrador con respecto a sus responsabilidades.

TIPOS DE RESPONSABILIDADES DE UN ADMINISTRADOR:

Responsabilidad Civil: Respondern solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que


por dolo o culpa ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros (ante juez).
Obviamente no estn sujetos a esta responsabilidad quienes no hayan participado de
la accin o no haya tenido ningn conocimiento. Cuando se presente el incumplimiento
o extralimitacin, o se viole la ley o los establecidos estatus la culpa ser del
administrador. Si el administrador es persona jurdica quin tomar la responsabilidad
ser ella misma y el representante legal.
Responsabilidad Administrativa: Por violacin de la ley o los estatus (ante la
superintendencia de las sociedades).
La naturaleza de la responsabilidad del administrador es personal, ilimitada, solidaria y
patrimonial segn la superintendencia de las sociedades.

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La responsabilidad solidaria es nica y exclusivamente para los administradores que


hayan participado en el hecho culposo, quienes no se hayan enterado del dao quedan
excluidos de esta responsabilidad.
Otra razn por la cual pueden quedar excluidos los administradores de esta
responsabilidad es por las decisiones de la junta directiva, que no hayan votado por tal
decisin que causara dao a la empresa siempre y cuando no hayan participado para
la ejecucin de la misma.

LOS ADMINISTRADORES Y LA ADMINISTRACIN:

a) Procesos Gerenciales: El proceso gerencial vara segn cada rea de la


organizacin, por ejemplo el de finanzas realiza actividades muy diferentes al de
recursos humanos y as podemos nombras muchos ejemplos, pero todas estas
actividades poseen un proceso en comn lo cual estn integrados en ests
cuatro etapas: Planificacin, Organizacin, Direccin y Control.
1. PLANIFICACIN:
Es la etapa inicial, se determina los objetivos y eleccin de los cursos de accin
para lograrlos, con base a la investigacin y elaboracin de un esquema
detallado que habr de realizarse en el futuro. Esto incluye:
El Objetivo: Es la razn de la empresa, es los que se propone alcanzar y por
ello debe afectar a todos los integrantes de la empresa en hacerlo realidad
conjuntamente como equipo de trabajo y la gua de un lder capacitado.
Los programas: Son los planes que se deben elaborar en un tiempo
determinado para alcanzarlos en el futuro, los responsables o administradores
encargados de elaborarlos, deben estar comprometidos con los objetivos de la
empresa, involucrando incluso al equipo de trabajo que formara parte del
desarrollo y aplicacin del programa.
Las polticas: Son las normas en las cuales deben estar encuadradas las
actividades para que se cumplan los objetivos. Los planes a desarrollar son para
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la empresa y por lo tanto se debe conocer las polticas que se rigen, as como su
conveniencia

desventajas

que

pueda

originarse

si

se

presentan

inconveniencias en el desarrollo de los planes organizacionales.


Los procedimientos: Son las guas o formas de accin que nos dicen la forma
en que se deben realizar las actividades. Implica el conocimiento y la habilidad
que se tiene en el desarrollo de los planes de la empresa, la preparacin y
experiencia puesta en marcha en la accin deben estar tambin planificadas
para que los procedimientos sean entendibles por todos los integrantes de la
organizacin.
Por lo tanto la planeacin es la forma de cmo podemos tener ms probabilidad
de triunfar frente el fracaso en un plan de accin de la empresa u otras
actividades propuestas, es til ya que permite:
Pensar en el futuro, porque evita la dispersin de los integrantes en la cual
muchos de ellos se dejan guiar por sus creencias, ya sean religiosas o la suerte.
La perspectiva en el futuro permite el conocimiento de cada integrante el rumbo
a seguir, anticiparse a los problemas y trabajar colaborativamente para alcanzar
las metas propuestas.
Promueve la coordinacin,

nuevas

ideas

de

acuerdo

los

planes

organizacionales, ms optimismo cuando se conoce que se va hacer y cmo


lograrlo.
Las posibilidades de alcanzar el xito propuesto tiene ms oportunidades con la
estructura positiva que todos los integrantes conocen, as como sus
responsabilidades y tareas. En la mayora de los fracasos organizacionales se
dan por la carencia de planificar sus actividades, las cosas no pueden estar
echadas a la suerte, deben tener un plan elaborado a seguir.
2. ORGANIZACIN:
Es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematizacin racional
de los recursos, mediante la determinacin de recursos, mediante la
determinacin

de

jerarquas,

disposicin,

correlacin

agrupacin

de

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actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo
social. Existen varias razones para organizar:
La cantidad de actividades por realizar no pueden realizarse por una sola
persona, por ello es mejor dividir las actividades en un conjunto de integrantes
delegando autoridades, funciones, responsabilidades y tareas, de tal manera
poder optimizar mejor los procesos.
La divisin de trabajo tiene muchos beneficios, como dice aquel dicho divide y
vencers, esto puede ser aplicado en la organizacin, las personas harn mejor
su trabajo en su actividad con mayor eficacia, que uno solo realizando todo
estas actividades. Claro estos deben seguir un mismo objetivo que todos deben
conocen y estar comprometidos con el logro de las mismas.
Este proceso de organizar nos permite conocer que hacen cada persona,
departamento u organismo, describiendo sus deberes, responsabilidades, tareas
con respecto al grupo que este a su cargo del administrador.
3. DIRECCIN:
Es la ejecucin de los planes de acuerdo con la estructura organizacional,
mediante la gua de los esfuerzos del grupo social a travs de la motivacin, la
comunicacin y la supervisin son la tarea de la direccin. Las caractersticas
que debe poseer el que ejecuta la actividad, es conveniente que sea el de un
buen instructor las cuales pueden ser:

Razonable: La delegacin de las actividades debe estar acorde a las


habilidades y experiencia de los integrantes, no se puede dar

responsabilidades si este sobrepasa los lmites de la persona.


Completa: Al dar la informacin a las personas, estn deben ser
especficos en cuanto a la cantidad y calidad que deben dar. Como
ejemplo tenemos la compra de manzanas, puede ser esta de calidad de

primera, segunda, tercera, cuarta o quinta.


Clara y Entendible: Las rdenes que se dan deben ser entendibles para
el personal, es decir el administrador se debe ponerse en lugar del
subordinado y considerar lo que este quiere que lo diga. Como ejemplo el
19

doctor a los enfermos, el doctor debe traducir las rdenes a un lenguaje


comn que la enfermera pueda entender. Si esto no es as existen riesgos
a correr, por ejemplo que la enfermera administre el medicamento
equivocado al paciente.
Los gerentes tienen la responsabilidad de asignar actividades a los integrantes
de la organizacin, es muy importante que ya este escrito o elaborado las tareas
que deben cumplir sus subordinados, para evitar errores en el momento de
asignar responsabilidades, para alcanzar mayor eficiencia en la administracin.

4. CONTROL:
El control se refiere a los mecanismos utilizados para garantizar que conductas y
desempeo se cumplan con las reglas y procedimientos de la empresa. En
verificar si las actividades sean como se planifico al principio, encontrar fallas
oportunas y adems si resulta eficaz el uso de recursos. Al proceso de control lo
podemos dividir en:

Establecimiento de patrones de comparacin en puntos estratgicos


Medicin de lo realizado
Comparacin de lo que se ha realizado con lo que se ha planeado
Correccin de fallas encontradas

Para integrar adecuadamente estas 4 etapas, el administrador debe poseer


ciertas cualidades en la que se encuentran:
Aceptarse con un sentido tico y responsable: Es una cualidad
humana y Fsica del administrador, aceptar sus acciones como
administrador

estar

al

frente

de

la

responsabilidades de las acciones realizadas.


Atender el desarrollo integral: Es una
administrador

atiende

en

mejorar

sus

situacin,
cualidad

recursos

aceptando
humana,

humanos,

el

tener

subordinados comprometidos, motivados y colaborativos con el desarrollo


de las actividades de la organizacin.

20

Generar

ideas

creativas

desarrollndolas

constantemente:

El

administrador debe ser creativo e innovador, buscar nuevas soluciones a


problemas, dirigir implica conocimiento de su profesin, por ende el
administrador no debe limitarse con lo que sabe, sino aprender nuevas
cosas, como nuevos idiomas, negocios globales, obtener maestras o
doctorados.
Ser emprendedor para desarrollar organizaciones: No quedarse con lo
que somos, la empresa no puede depender de pocas actividades que
realiza, sino buscar nuevas oportunidades en negocios que pueden ser
fuente de ingreso para la empresa. Por ejemplo una empresa que
produce jugos de manzana, tambin debe optar por otros sabores, de tal
forma que ampla su influencia en el mercado.
Innovar sistemas administrativos: La estructura de la empresa debe
ser optimizado para ser ms flexible y la informacin fluya rpidamente
entre los integrantes de la empresa, el administrador debe mejorar e
innovar los procesos que abarca la administracin.
Ser crticos positivos: A nadie le gusta que le critiquen sin que le digan
cmo mejorar, es por ello que en las organizaciones las emociones de los
integrantes no pueden ser objeto de juego, estas personas influirn mejor
en el desarrollo de la organizacin segn la motivacin que tengan, el
administrador debe apoyar en la psicologa de sus subordinados
ayudndoles a superar sus debilidades u errores.
Tener valor para aceptar responsabilidades: Algunas veces es bueno
correr riesgos, claro el administrador tiene que ser un lder visionario que
es capaz de ver cmo alcanzar los objetivos. Los cambios para el
mejoramiento de

la

organizacin son importantes, por ello los

administradores deben aceptar los cambios que se puedan realizar


asumiendo

responsabilidades.

no

obstruyendo

el

desarrollo

oponindose a los cambios, de ser as la organizacin se expone al


peligro de desaparecer.
Trabajar en equipo: No solo formar hay que formar un equipo de trabajo,
sino tambin fomentar el trabajo en equipo, en la que los integrantes se

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sientan parte de la organizacin, el administrador debe formar parte del


trabajo en equipo, como in lder debe guiar a sus compaeros de trabajo
alcanzar las metas propuestas.
Ser comunicativo con todos sus compaeros de trabajo, esto

implica incluso a los de nivel operario: La comunicacin es la fuente


bsica para trabajar eficientemente en la organizacin, los integrantes se
mantienen unidos por la comunicacin, ya que permite intercambiar
informacin que son de gran utilidad para el funcionamiento de las
actividades, es por ello que el administrador debe mantener una
comunicacin participativa con los subordinados, romper el hielo, miedos
o apatas para la libre cooperacin entre los integrantes de la empresa.

b) Perfil Gerencial: Cada administrador debe tener un conjunto de habilidades,


aptitudes, destrezas, experiencia y actitudes en el desempeo de la profesin y
la formacin terica y prctica de la realidad. Segn Fayol son las siguientes:
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Cualidades Fsicas
Cualidades Morales
Cualidades Intelectuales
Conocimientos Generales
Conocimientos especficos
Experiencia

Dado que un administrador debe estar preparado para dirigir algn organismo sea
privada o pblica en donde este al mando como gerente, por lo cual debe responder
circunstancialmente a situaciones que se le presenten, en una forma flexible o
dependiendo de la situacin que se le presente. Estos tienen diferentes caractersticas
del modo en que logran la eficiencia de la productividad, y se le conocen como estilos
gerenciales.
Estilo de Gerente Separado:
El Gerente separado se orienta hacia los procedimientos, mtodos y sistemas. Muchos
gerentes muy inteligentes y efectivos tienen un perfil bsico y separado. A menudo se
le encuentran en Finanzas, Contabilidad, procesamiento electrnico de datos,
investigacin y desarrollo, en el gobierno y en los departamentos de control de oficinas
de alto nivel.
Estilo del Gerente Desertor:
Es un Gerente separado de la situacin inapropiada. Se le ve como alguien que a
menudo muestra su falta de inters tanto en las tareas como en las relaciones. Es
menos efectivo, no solo a la causa de falta de inters, sino tambin debido al efecto en
la moral de sus subordinados. Se evade sus deberes, a la vez que impide la actuacin
de otros interviniendo reteniendo la informacin. En su forma refinada y en las
organizaciones modernas la descripcin probablemente se manifieste en la resistencia
al cambio o en la aceptacin de ste para despus hacerlo inoperante a escondidas.
Estilo del Gerente Burcrata:
El Gerente Burcrata es simplemente el estilo separado utilizado en forma apropiada.
El gerente burcrata emplea fundamentalmente la conducta separada en una situacin
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separada. El burcrata no se interesa excesivamente por la tarea ni por las relaciones,


sin embargo, es efectivo mientras su puesto o situacin no requieran este tipo de
inters.
Tiene xito porque obedece las reglas de la compaa, mantiene un aire de inters y se
mezcla menos personalmente con los problemas de los dems. El gerente burcrata es
eficiente, usa los canales correctos, cuida mucho el detalle y sigue las rdenes
exactamente. Su orientacin es aplicar las reglas del juego.
Estilo del Gerente Relacionado:
El Gerente relacionado se encuentra orientado bsicamente hacia la otra gente. Los
gerentes efectivos con un estilo bsico relacionado se encuentran a menudo en la
direccin personal, capacitacin o investigacin y a veces en la direccin de personal,
capacitacin o investigacin y a veces en la direccin de grandes oficinas
administrativas.
El gerente relacionado puede producir una atmsfera de trabajo segura y aceptada, los
subordinados entonces se sentirn libres para contribuir a participar en una serie de
tareas an en las que no los afecten directamente.
El gerente relacionado se identifica con sus subordinados y a travs de estos se
implementan sus propias necesidades.
Estilo del Gerente Misionero:
El Gerente Misionero utiliza el estilo relacionado en una situacin en la que es
inapropiada. Es fundamentalmente un alma caritativa que pone las relaciones amables
por encima de las dems consideraciones.
Es ineficaz porque su deseo de verse a s mismo y de ser visto como una buena
persona le impide arriesgar siquiera un disentimiento mnimo para mejorar la
produccin.
El gerente misionero cree que las personas felices producen ms, intenta dirigir como
si fuera un club social porque cree que la produccin es menos importante que el
compaerismo.
24

Estilo del gerente Promotor:


El gerente promotor surge cuando el estilo relacionado se emplea en forma apropiada,
el gerente promotor confa implcitamente en la gente, es la versin efectiva del estilo
relacionado. La diferencia principal entre el misionero y el promotor es que el ltimo es
efectivo al motivar y trabajar con personas en una situacin que as lo requiere.
Considera que su funcin consiste en primer lugar en desarrollar los talentos de los
dems y en promover una atmsfera de trabajo que conduzca a que los subordinados
se comprometan con su trabajo.
Estilo del Gerente Dedicado: El Gerente dedicado es ms til cuando debe mucho en
poco tiempo y cuando es necesario un cambio profundo de cualquier tipo, toma
decisiones rpidas, sabe mucho sobre su funcin.
El gerente dedicado dirige bsicamente el trabajo de los dems. Los gerentes efectivos
con un estilo bsico dedicado se encuentran a menudo en trabajos de produccin en la
cima de empresas construidas por ellos mismos y en cargos operativos.
Los gerentes que tiene mayor probabilidad de produccin son dedicados, la orientacin
general es la tarea primero, las personas despus.
Estilo Gerencial Autcrata:
El Gerente autcrata surge cuando se utiliza la conducta dedicada en forma no
apropiada. El gerente autcrata generalmente antepone la tarea inmediata por encima
de las dems consideraciones, es ineficaz en el sentido de que hace evidente el hecho
de que no le preocupa las relaciones ni tiene confianza en la gente. Muchos le temen y
no le tiene simpata y as se ven motivados a trabajar slo cuando aplica presin
directa. El gerente autcrata no puede entender porque tanta gente no coopera.
Estilo del Gerente Autcrata benvolo:
El Gerente Autcrata benvolo es percibido por lo general como alguien que confa
explcitamente en s mismo y en su modo de hacer las cosas, le preocupa en lograr
elevada produccin a corto y largo plazo. Su destreza principal consiste en lograr que
los dems hagan lo que quiere que se haga sin crear resentimientos indebidos. Este
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estilo es popular en la industria en la actualidad. A menudo caracteriza a gerentes que


has subido de ascensos en la empresa y han intentado mejorar sus capacidades
aprendiendo de sus errores.
Estilo del Gerente Integrado:
El Gerente Integrado utiliza siempre tanto la orientacin a la tarea como la orientacin a
las relaciones. Casi siempre esta conducta implica tcnicas motivacionales o la fijacin
de objetivos e ideales globales. Los gerentes efectivos integrados a menudo se
encuentran supervisando a otros gerentes que deben interactuar para la toma de
decisiones. El gerente integrado quiere estructurar las cosas de tal modo que exista un
enfoque altamente cooperativo del logro de los objetivos de la organizacin. Desarrolla
destrezas en lo que esencialmente son tcnicas personales de motivacin. Emplea un
mximo de orientacin hacia la tarea y de orientacin hacia las relaciones para producir
efectividad. El gerente integrado implica una serie de tcnicas participativas por medio
de las cuales trata de reducir el diferencial de poder entre l y sus subordinados, hacer
que su autoridad sea menos personal y obtener de sus subordinados un compromiso
pleno con las decisiones y cambios.
Estilo del Gerente de Transaccin:
El Gerente de Transaccin se ve como fundamentalmente ventajoso orientarse tanto
hacia la tarea como hacia las relaciones, pero se encuentra en un cargo en el que se
necesita solamente orientacin hacia una de las dos o hacia ninguna y es incapaz o
reacio a la integracin de estas ideas y a la toma de decisiones cabales. Sus recursos
son la ambivalencia y preferencia por las medias tintas. Lo que influye ms sobre su
proceso de toma de decisin tiende a ser la presin ms reciente o la ms poderosa.
Trata de minimizar los problemas inmediatos, en lugar de aumentar la produccin a
largo plazo.
Estilo del Gerente Ejecutivo:
El Gerente ejecutivo se refleja generalmente en la conducta del gerente que ve sus
tareas en trminos de maximizar efectivamente el esfuerzo de los dems, tanto en las
tareas a corto y largo plazo.
26

Fija normas elevadas de desempeo y produccin, pero reconoce que a causa de las
diferencias individuales tendr que tratar a cada uno de un modo de algo diferente.
Es efectivo en el sentido que su dedicacin tanto a la tarea como a las relaciones es
evidente para todos y acta como fuerza motivadora poderosa.
De manera general podemos mencionar algunas actitudes que deben promover y llevar
todo administrador.

Actitud emprendedora (iniciativa y audacia).


Empata con los dems empleados.
Solidaridad con su personal y sus superiores.
Aprendizaje permanente.
Seguridad en s mismo.
Participacin en el proceso enseanza-aprendizaje.
Prospectiva de la vida (xito).
tica (profesional y personal).
Superacin permanente.
Apertura al cambio.
Valor y cordura para la toma de decisiones.
Servicio a los dems.
Compromiso y responsabilidad.
Orgullo por la profesin y la nacin.
Responsabilidad por el bienestar social.

Las actitudes que todo administrador son muchas, por lo tanto todo buen administrador
con el tiempo y la madurez adquirir las caractersticas de un buen perfil Gerencial que
exige todo organizacin.

c) Funciones: El objetivo del administrador es administra eficazmente los recursos


de la organizacin, pero tambin tiene funciones bsicas:

Logros de metas y objetivos


Hacer altamente productiva a la empresa
Fortalecer los valores ticos, personales y profesionales
Generar y promover modelos propios
Fomentar el compromiso con la calidad
27

Competir en el mercado de trabajo


Mantener buenas relaciones entre profesionistas, entre competidores
y en general con la sociedad
La organizacin est formado por una estructura formal e informal, la estructura formal
vienen hacer el esqueleto de la organizacin, como algunos de ellos son la jerarqua,
sistema operativo, sistema administrativo entre otros ms. Mientras que la estructura
informal est formado por las relaciones interpersonales que surgen entre los
integrantes de la organizacin, as como la cultura organizacional, las expectativas,
intereses, conflictos que surgen espontneamente en el grupo y las relaciones de
poder y autoridad as en lo informal y formal.
La organizacin est dirigida por un conjunto de hombres, pueden ser el Presidente de
la Compaa, Gerentes Generales, otros gerentes, Jefes, etc. Pero todos ellos tienen
un comn una cosa ADMINISTRAR, por ello tienen tareas o funciones que realizar en
lo que veremos algunas tareas principales:

Representar:
Es un claro principio de un modelo formal, el administrador actuar como vocero
representando a la organizacin, es quin representa a los integrantes de la
organizacin y por ende es una responsabilidad que debe llevar los administradores.
Liderazgo:
El administrador en si posee autoridad formal, en la que debe guiar al grupo de trabajo
en la consecucin de objetivos propuestos en la organizacin y por lo tanto estar al
frente de los dems. Pero adems se debe involucrar en la autoridad informal
concedido por el grupo de trabajo. Es decir el administrador adems de estar al mando
debe ser un lder visionario, aqu se lograra el 100% de eficacia de un administrador,
Jefe + Liderazgo. El poder se le otorga del grupo Formal y el poder que se desprende
del liderazgo del grupo social.
Planificador:
28

El administrador debe tener la capacidad para llevar a cabo esta funcin, requiere de
una buena preparacin y del ms alto nivel para lograrlo. Es la base consecutiva de
cualquier actividad decisiva, involucra a los recursos de la organizacin (humanos,
intangibles, materiales, actuales y futuros). El administrador debe tener conocimiento
de los procesos, conocer las limitaciones y lo que la organizacin pueda realizar,
implica utilizar estrategias y operaciones aplicables a la planificacin de los recursos de
la empresa.
Comunicacin:
El administrador debe ser comunicativo, esto incluye unificar a los integrantes
cooperativamente, coordinar operaciones para mantener fluidamente las relaciones
interpersonales dentro de la empresa y mantener contacto con el exterior de manera
que haya procesos aislados.

Capacitarse:
No solo involucra capacitarse, tambin implica aprender muchas otras cosas que
pueden ser de mucha utilidad en su formacin como un mejor administrador. Ya que el
administrador es el centro donde se tomarn las decisiones para obtener los objetivos
de la empresa, la informacin es el requisito principal para lograr que la gestin cumpla
bien su objetivo. Depender de la cantidad, calidad y oportunidad el xito de la misma.
Distribucin de Informacin:
El administrador no debe quedarse con la informacin y el conocimiento que posee
exclusivamente para su uso. Dicho conocimiento es invalorable cuando se distribuye
segn las tareas asignadas a los individuos, considerando para ello las particularidades
de cada sector e individuo y tambin la funcin que los mismos deben cumplir dentro
del plan maestro. El administrador debe compartir la informacin en forma directa o
indirectamente con sus colaboradores, nadie mejor que l tiene la capacidad para

29

capturar los datos del entorno u de la problemtica exterior e interpretarlo de una


manera estratgica.
Vocero:
El administrador es una persona conocida en la organizacin, tiene ciertas
caractersticas de personalidad que lo hacen mejor, pero lo ms importante es quin
representa, es la voz de la organizacin, en otras palabras es alguien con quien
dialogar, acordar, tramitar, negociar. Su voz ser escuchada dentro de la organizacin u
externamente, es una forma de comunicacin del administrador en la organizacin.
Emprendedor:
El administrador es alguien que no se deja guiar por el conformismo, ni por las palabras
de otros: no se puede, el mercado no es rentable. Es alguien que suea en poder
alcanzar los objetivos, y por ende involucra a la organizacin en el deseo de alcanzar
las metas propuestas, motiva a poner en funcionamiento el proceso y los anima al
esfuerzo en equipo.

Administrador de Conflictos:
La organizacin est en constante cambio, puede ser positiva o negativa, la cuestin es
que el administrador por ms capacitado que sea no puede adelantarse a todos los
procesos antes que ocurra. El funcionamiento de los procesos de la organizacin es
compleja y por ende requiere de personas capacitadas para dirigir adecuadamente, por
tanto el administrador invierte una gran parte de su tiempo resolviendo conflictos. De no
ser as expondra a la organizacin en un ambiente de caos, en donde el cumplimiento
de los objetivos se paralizara.
Facilitador de Recursos:
Tambin es importante que el administrador tenga presente de como asignar recursos,
tenemos dos modos: la primera es de asignar recursos para cada unidad, la segunda
es de estar atento en cada funcin en donde pueda necesitar ms recursos para
cumplir su misin. Es importante que la asignacin de recursos sea el correcto de
30

manera que la organizacin avance. De no ser as vendra el desequilibrio y se expone


al fracaso organizacional.
Negociador:
El administrador es quin negociar convenientemente para la empresa, es el que
llevar a cabo una buena gestin administrativa de toda la empresa, es quin ser
responsable del estado de la empresa y adems velar para que se cumplan los
objetivos propuestos en la misin y por ende seguir la visin de la empresa.
Motivador:
En toda organizacin abierta es ms fcil estar motivado en hacer el trabajo, se hacen
siempre algo diferente y por ende motivado a lo que podamos aprender nuevas cosas.
En cambio en una organizacin con trabajos repetitivos, donde siempre se hace el
mismo trabajo, puede llegar a causar aburrimiento y el rendimiento de los integrantes
puede disminuir. Desde las dos perspectivas la motivacin siempre influir
positivamente en el trabajador. Pero en el caso de trabajo repetitivo debe haber ms
comunicacin, involucrar un valor social al trabajo que realizan, como ejemplo los
bomberos, la polica trabajan pensando en un bien social, por ello es importante crear
este sentimiento entre los integrantes de la empresa.
Estas son algunas funciones que todo administrador cumple en la organizacin, los
usos de mtodos y estrategias vara de acuerdo al entorno en que el administrador se
encuentre.

31

d) Habilidades Administrativas: El hombre posee ciertas caractersticas desde


que es pequeo, demuestra sus habilidades, ya sea de liderazgo, dirigir, o algn
conocimiento en especial. Pero simplemente segn van creciendo desarrollan
sus habilidades y muchos de ellos adquieren nuevas habilidades. Como un caso
puede ser en los colegios, universidades, experiencia laboral, u otro medio por la
cual se nutre de nuevas informaciones que simplemente pueden ser aplicados a
las circunstancias de entorno que el administrador se encuentra. Un buen
administrador de este siglo debe poseer ciertas cualidades que debe desarrollar
constantemente de tal manera ser excelente en lo que se hace.

32

Veamos cada habilidad administrativa que le componen al cuadro del grfico, segn los
niveles de la organizacin.
Habilidades Tcnicas:
Poseer conocimientos y destrezas en actividades, que implica poder aplicarlos
en mtodos, procesos y procedimientos. El uso de herramientas y tcnicas es
aplicado, como ejemplo en la construccin de un camino, los supervisores o
Ingenieros deben tener la capacidad de ensear a los operarios el uso de
equipos de medicin y los planes de cmo se har el camino para continuar el
proyecto hasta terminar. Entre los ejemplos de habilidades para un administrador
son: Conocimiento en computacin, Comercializacin y ventas, Produccin, etc.
Habilidades Humanas:
Capacidad para trabajar con los individuos, esfuerzo cooperativo, trabajo en
equipo, la creacin de condiciones donde las personas se sientan protegidas y
libres de expresar sus opiniones. Un claro ejemplo es el liderazgo que todo
administrador debe desarrollar.
Habilidades de Conceptualizacin:
Capacidad para percibir el panorama general, distinguir los elementos ms
significativos de una situacin y comprender las relaciones entre ellos. A menudo
lo llamamos destrezas cognoscitivas o complejidad cognoscitivas, destacan en
esta habilidad: el razonamiento lgico, el criterio y las capacidades analticas. Un
ejemplo podra ser la capacidad de generar varias soluciones para un mismo
problema. Entre las habilidades de conceptualizacin que pueden poseer los
administradores tenemos: Formulacin de estrategias, Transmisin de un
marcado sentido de visin, Planeacin de la sucesin administrativa,
conocimientos de economas y poltica internacionales.
Habilidades de Diseo:
Es la capacidad para resolver problemas en beneficio de la empresa. Adems de
ser capaces de advertir un problema u generar soluciones, tambin debe ser
capaz de disear el plan de accin de acuerdo a la realidad que enfrenta la
organizacin.

33

Todas estas habilidades son un claro ejemplo de los administradores en la


organizacin, pero para incorporar conjuntamente estas habilidades se requiere de la
comunicacin, que es el canal principal para desarrollar la informacin en la
organizacin, por ello la comunicacin tambin es una habilidad administrativa.

Habilidades de Comunicacin:
Se refiere a la capacidad para enviar, elaborar, recibir y emitir informacin, ideas,
opiniones y actitudes de primera calidad y orientados hacia los objetivos
personales y organizacionales. Para llevar adecuadamente sus actividades, los
administradores deben poseer al menos las habilidades bsicas de la
comunicacin oral, escrita y no verbal, relacionadas con: La comunicacin con los
clientes, la comunicacin con sus subalternos, la comunicacin con sus
superiores, con los medios, la sensibilidad a diferencias culturales entre otras.

Influencia de la Comunicacin en los roles administrativos propuestas por


MINTZBERG

34

Y por ltimo los administradores deben poseer la habilidad de razonamiento crtico que
se tratar a continuacin.

Habilidades de Razonamiento Crtico:


Es la consideracin minuciosa de las implicaciones de todos los elementos
conocidos de un problema, es decir que se debe utilizar la mente para resolver un
problema y no hacerlo en forma prescriptiva y predeterminada.
Los administradores en la actualidad tienen la obligacin de utilizar el
razonamiento crtico para hallar la solucin a problemas cada vez ms difciles y
complejos.

35

Viendo de un modo general podemos que todo gerente u administrador de


cualquier organizacin sea privada o pblica deben poseer las habilidades
necesarias para ejecutar tareas y podemos decir las siguientes:
Desarrollar una visin integral sobre la misin y las estrategias de las
organizaciones.
Conducir grupos y lograr objetivos en un ambiente de mutua confianza
(liderazgo).
Participar en equipos multidisciplinarios que logren los objetivos
institucionales en un ambiente de cooperacin y apoyo recprocos
Resolver conflictos interpersonales que pueden afectar a la organizacin.
Negociar para promover acciones que signifiquen beneficios para la
organizacin.
Promover un ambiente de excelencia y calidad.
Adaptarse a los avances tecnolgicos y a los cambios econmicos,
polticos y sociales a nivel mundial.
36

Aplicar con creatividad los conocimientos adquiridos en su desarrollo


profesional.
Manejar sistemas de cmputo y comunicacin para el procesamiento de
la informacin, que son muy tiles en la toma de decisiones.
Tomar decisiones sin recibir instrucciones precisas.
Comunicarse adecuadamente en forma verbal y escrita, en espaol y en
idiomas comerciales.
Ejercer y delegar autoridad.
Diagnosticar y evidenciar desviaciones administrativas de naturaleza
preventiva y correctiva.
Promover el cambio y el desarrollo organizacional-social.
Aprender y emprender.

TIPOS DE ADMINISTRADORES

Gerentes de Primera Lnea:

Son los responsables de que se cumplan los trabajos de los dems, es el nivel ms
bajo de la organizacin y son llamados gerentes de primera lnea o primer nivel. Los
gerentes de primera lnea dirigen a empleados que no son Gerentes, por lo tanto est a
cargo de personas de nivel operario encargado de producir bienes y servicios. Y por
37

ende son conocidos tambin como supervisores, quienes trabajan como un empleado
ms, pero adems tiene asignaciones de control y el manejo del grupo de empleados
que dependen del administrador de primer nivel. Adems de mantener el trabajo en
equipo, el orden la calidad. Como ejemplos tenemos al director de un colegio,
Supervisor de produccin de una planta textil, etc.

Por lo tanto las caractersticas de un gerente de nivel bsico son:

Son llamados Gerentes Operarios.


Supervisan las operaciones de la organizacin.
Se involucran directamente con los empleados.
Implementan los planes especficos desarrollados por los Gerentes

medios.
Son el enlace con el personal administrativo.

Gerentes de Nivel Medio:

Los Gerentes de niveles medios dirigen las actividades de los gerentes de niveles ms
bajos, en ocasiones a los empleados operarios. La responsabilidad general de la
gerencia media es de poner en prctica las diversas polticas de la organizacin y
equilibrar las demandas de sus gerentes las capacidades de sus superiores. Los
gerentes de nivel medio incentivan cada da a los empleados que estn a su cargo,
adems tocan temas administrativos y gerenciales. Para nombrar un ejemplo tenemos
38

a varios supermercados de la misma empresa en una ciudad, por lo tanto un Gerente


se encarga de coordinar y administrar los recursos del lugar.

Por lo tanto un Gerente de Nivel medio posee las siguientes caractersticas:


A veces se les llama Gerentes tcticos.
Son los responsables de traducir los objetivos, metas y planes generales
en objetivos, metas y actividades ms especficas.
Controlar y asesorar el desarrollo de los subordinados.
Garantizar que los subordinados mantengan el equilibrio entre los
objetivos operativos a corto plazo y los estratgicos a largo plazo.

Gerente de Nivel Alto:

La alta Gerencia est compuesta por un grupo reducido de personas y es la


responsable de administrar toda la organizacin. Son llamados ejecutivos y son
quienes establecen las polticas de las operaciones y dirigen la interaccin de la
organizacin con su entorno, adems de establecer estrategias y metas que la
39

compaa quiere lograr, por lo cual podemos decir los gerente de nivel alto es la cabeza
de la organizacin, el gerente medio es el torso o cuerpo y los gerentes de primer nivel
son las extremidades que trabajan conjuntamente con los empleados. Ejemplos de los
Gerentes ms conocidos son: Director general, director ejecutivo, subdirector, etc.

Por lo tanto las caractersticas de un Gerente de nivel Alto son:


Son los ejecutivos Snior, y los responsables de la administracin
general.
Se les conoce como gerentes estratgicos.
Se concentran en aspectos de largo plazo: supervivencia, crecimiento y
eficacia.
Interactan con organizaciones y personas externas.
Los lderes de alto nivel tratan a las personas como miembros valiosos de
la organizacin.

Proceso Administrativo

Fases
Mecnica

Elementos
Planeacin

Descripcin
Qu se quiere hacer?
Qu se va hacer?
40

Dinmica

Organizacin

Cmo se va hacer?

Direccin

Ver que se haga

Control

Cmo se ha realizado

La mecnica administrativa, compuesta por 3 elementos:


a)

Previsin: Responde a la pregunta Qu puede hacerse? Consiste en


determinar tcnicamente lo que se desea lograr por medio de un organismo

social.
b) Planeacin: Corresponde a la pregunta Qu se va hacer? Es determinar el
c)

curso concreto de la accin que se habr de seguir.


Organizar: Responde a la pregunta Cmo se va hacer? Se refiere a la
estructuracin tcnica de las relaciones que deben darse entre las jerarquas
funciones y obligaciones individuales, necesarias en un organismo social para
mayor eficiencia.

La dinmica administrativa, se divide en:


a)

Integracin: Responde a la pregunta Con qu y con quin se va hacer?


Consiste en los procedimientos para dotar al organismo social de los medios,
que

b)

la

mecnica

administrativa

seala

como

necesarios

para

eficaz

funcionamiento.
Direccin: Responde al problema ver que se haga. Es impulsar, coordinar y
vigilar las actuaciones de cada miembro y grupo de un organismo social con el

c)

fin de que en conjunto realice de modo ms eficaz los planes sealados.


Control: Investiga en concreto Cmo se ha hecho? Consiste en el
establecimiento de sistemas que nos permitan medir los resultados actuales y
pasados, en relacin con los esperados, con el fin de saber si se ha obtenido lo
que se esperaba, corregir, mejorar y formular nuevos planes.

41

Segn se ha visto y en el aporte de mucho autores actualmente se han dividido en 4


procesos, que abarca tanto de la fase mecnica como la dinmica: Planeacin,
Organizacin, Direccin y Control.

Planeacin:

Esta primera etapa del proceso administrativo consiste en determinar las acciones que
se realizaran por medio de objetivos, polticas y procedimientos. Con esta etapa se
resolvern las interrogantes Qu quiere hacerse?, Qu se va hacer?
Las actividades ms importantes dentro de la planeacin son:
Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.
Pronosticar.
Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se har el
trabajo.
Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.
Establecer un plan general de logros, enfatizando la creatividad para
encontrar nuevos y mejores para el desempeo del trabajo.
Establecer polticas, procedimientos y mtodos de desempeo.
Modificar los planes de los resultados del control.

Organizacin:

En esta segunda etapa se distribuyen las actividades entre los miembros del grupo de
tal forma que se logren un mnimo de gastos y una mxima satisfaccin de empleados
y de todos los trabajadores en general. Con ella se resuelve la interrogante Cmo se
va hacer? Se considera el punto de enlace entre los aspectos tericos que tambin se
conoce como mecnica administrativa y los aspectos prcticos que se denominan
dinmica administrativa, entre lo que debe ser y lo que es.
42

Las actividades ms importantes dentro de la organizacin son:

Subdividir el trabajo en unidades operativas


Agrupar las obligaciones operativas en puestos operativos
Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionados
Aclarar los requisitos del puesto
Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado
Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la

organizacin
Proporcionar facilidades personales y otros recursos
Ajustar la organizacin a la luz de los resultados del control

Direccin:

Esta etapa tiene una participacin importante dentro del proceso administrativo, dado
que en ella se encuentra el cmo poder llegar fsicamente al logro de los objetivos a
travs de inducir, motivar y conducir al personal. De esta parte depende el xito o
fracaso en la administracin de los recursos humanos a su cargo.
Las actividades ms importantes de la direccin son:
Poner en prctica la filosofa de participacin por todos los afectados por

la decisin o acto
Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo
Motivar a los miembros
Comunicar con efectividad
Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial
Recompensar con reconocimientos y buena paga por un trabajo bien

hecho
Satisfacer las necesidades de los empleados a travs de esfuerzos en el
trabajo
Revisar los esfuerzos de la direccin a la luz del control

43

Control:

Esta ltima etapa del proceso administrativo y es primordial en la administracin, pues


aunque la empresa con magnficos planes, una estructura organizacional y una
direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la
organizacin, si no existiese un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van
de acuerdo con los objetivos.

Las actividades ms importantes del control son:

Comparar los resultados con los planes en general


Evaluar los resultados contra los estndares del desempeo
Sugerir las acciones correctivas, cuando sean necesarias
Informar a los miembros responsables de las interpretaciones
Ajustar el control a la luz de los resultados del mismo control.

El control y la planeacin estn relacionados a tal grado, que en muchas ocasiones


difcilmente pueden delimitarse.

44

CONCLUSIONES

Cada individuo es capaz de ejercer la administracin, depender mucho de sus


habilidades, aptitudes, destrezas para llevar a cabo una visin, como la de una
empresa que requiere de mucho estudio y anlisis de cada proceso que lo componen,
as como tambin de administrar, y aplicar los procesos administrativos que parte como
referencia de todo administrador profesional y debe saber aplicarlo con eficacia y
eficiencia para el logro de objetivos de toda la organizacin. Pero las cualidades para
administrar tienen ciertas caractersticas que lo hacen nico, como el liderazgo, la
motivacin, el trabajo en equipo, son ciertas habilidades que todo individuo al mando

45

debe poder disimilar, para darle valor cooperativo al esfuerzo de los integrantes, que
tambin comparten la misma meta dentro de la organizacin.
Solo el tiempo y la experiencia pueden poner a prueba los resultados que se pretenden
alcanzar, depender mucho de quin dirige a la estructura organizativa, de cmo se
elaboran los objetivos, por ello el administrador debe poseer habilidades tcnicas,
humanas, conceptuales, de diseo, razonamiento crtico que conjuntamente forman la
base para que el administrador de hoy, y sea capaz de solucionar problemas nuevos,
constantes, prevenir e innovar nuevos procesos en beneficio para la organizacin.
En conclusin un administrador debe ser:

Maestro
Reclutador
Lder del grupo

Comunicador
Psiclogo
Motivador
Pronosticador
rbitro
Desarrollador y
soporte de
personal
Innovador

Capacitador
Estimulador de ideas y
creatividad
Seguidor y realizador de
polticas, planes y
programas
Catalizador
Analista
Evaluador
Director de esfuerzos
hacia el logro de metas
Juez
Ejecutador

Creador

Visionario
Consejero
Tomador de decisiones

Planeador
Estratega
Organizador
Compaero de equipo
Amigo
Colaborador

Valioso adversario

Dada varias caractersticas de todo buen administrador que debe poseer y ser capaces
de utilizar correctamente sus habilidades, destrezas y otros aspectos que acompaan a
todo administrador excelente, para hacer realidad las metas en la organizacin, debe
involucrar a los integrantes a participar en alcanzar los objetivos y vencer cada
problema que se pueda presentar en la trayectoria.

46

FUENTES BIBLIOGRAFICAS

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-y-funciones-del-administrador.html
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http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/full
docs/ger1/caradministra.htm
http://www.emprendices.co/elementos-de-laadministracion-habilidades-administrativas/
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%BFque-tipo-de-administrador-eres/
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http://www.gerencia.us/empresarial/servicios/ventas/
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http://www.arqhys.com/general/gerente-alto-ungerente-medio-y-un-gerente-de-primera-linea.html
47

http://pyme.lavoztx.com/cules-son-los-tres-nivelesde-jerarqua-de-los-gerentes-6250.html
http://www.emprendices.co/elementos-de-laadministracion-habilidades-administrativas/
http://www.deperu.com/abc/gramatica/2223/diferenci
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https://jcvalda.wordpress.com/2010/09/23/pymeselementos-de-la-administracion/
http://www.managershelp.com/Elementos-deadministracion.htm
http://aministracioncbtis1.blogspot.com/2011/02/ele
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http://lapeadom.infoportales.com/categoria.asp?
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http://www.azc.uam.mx/publicaciones/gestion/num8/
doc7.htm
http://temasdeadministraciondeempresas.blogspot.c
om/2009/04/que-hacen-los-administradoresfunciones.html

48

ANEXO

Habilidades Generales que todo administrador debe tener y desarrollar

Se listarn de manera general las habilidades de un administrador, basado en todo lo


que ha visto en el apartado.

Comprender las tendencias econmicas y polticas del entorno y su impacto en


la administracin pblica y en la estrategia de la organizacin.
Poseer capacidad para formular estrategias.
Identificar los factores clave para la implementacin

de

cambios

organizacionales.
Fomentar una cultura de servicio al cliente interno y externo de la institucin o
empresa.
Redisear procesos, implementar el aprendizaje organizacional, tener una
mayor apertura al enfoque del empowerment (dar poder).
Poseer habilidades gerenciales para la negociacin, el trabajo en equipo, la
toma de decisiones y otras funciones esenciales en la gestin pblica de alto
nivel.
Saber autoevaluarse para conocer el impacto de sus estilos gerenciales y la
identificacin de metas personales para mejorar la calidad de su contribucin a
su institucin o empresa pblica.
Tener capacidad para establecer y desarrollar relaciones con otras personas.
Saber adaptarse al cambio y tener una visin estratgica para innovar o para
desarrollar nuevas oportunidades de negocio.
Tener un espritu emprendedor, es decir adoptar un punto de vista empresarial, y
no puramente administrativo.
Poseer capacidad para operar y conducirse en entornos multiculturales y de all
surge la necesidad y casi la obligacin de que el gerente domine ms de un
idioma. Es necesario dominar, como mnimo, dos idiomas correctamente.
Respetar la idiosincrasia de los clientes o socios de diferentes culturas.

49

Tener sensibilizacin hacia los problemas ticos, tanto internos como externos a
la empresa.
Motivar y generar confianza, apertura hacia la innovacin, capacidad para

comunicar eficazmente.
Poseer visin estratgica para emprender cambios.
Tener preparacin universitaria.
Poseer una buena formacin y mucha iniciativa personal.
Tener experiencia profesional.
Poseer conocimientos en informtica.
Tener un conocimiento profundo de los modelos de negocio, tanto de las

empresas como de los pequeos comercios.


Saber escuchar.
Sentir pasin por el negocio del que forma parte.

50