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COMPRAS
SANKHYA GESTO
DE
NEGCIOS
MGE/MITRA
ESTE ELETRNICO, MECNICO, DE FOTOCPIA, DE GRAVAO, OU OUTROS, SEM PRVIA AUTORIZAO, POR
APOIO A COMPRAS
Introduo..................................................................................................................................................3
Como Utilizar o Mdulo................................................................................................................................3
Levantamento da necessidade de Compra....................................................................................................3
Cotao...................................................................................................................................................3
Pedido Eletrnico......................................................................................................................................3
Viso Geral do processo de compras............................................................................................................4
Parametrizao...........................................................................................................................................4
Rotinas........................................................................................................................................................5
Central de Atendimento ao Fornecedor...........................................................................................................5
Lanamento de Pedidos de Compra................................................................................................................5
Consulta de Preos e Estoque <CTRL+P>.......................................................................................................6
Seleo e Faturamento do Pedido de Compra..................................................................................................7
Devoluo...................................................................................................................................................9
Compensao de Devoluo.......................................................................................................................9
Financeiro de Nota Confirmada..................................................................................................................10
Conceitos Utilizados..................................................................................................................................10
Lanamento de Financeiro relativo ao valor outros.......................................................................................10
Para impresso de Nota de Expedio........................................................................................................10
Para impresso de Nota Adicional..............................................................................................................11
Integrao com o Controle Oramentrio e Metas........................................................................................11
Atualizao de Custo e Preo de Venda.....................................................................................................11
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APOIO A COMPRAS
INTRODUO
O Mdulo Apoio a Compras integra todas as facilidades prticas indispensveis cadeia de suprimentos
(atualizao automtica de custos, gerao de etiquetas, etc., aliadas s mais modernas ferramentas
gerenciais para gesto de compras, como anlises de giro, anlises de ciclo financeiro, deteco de
sazonalidades, etc). Veremos agora os recursos que o MGE/Mitra disponibiliza aos usurios para facilitar o
trabalho das compras, reduzindo as margens de erro e agilizando os processos.
Para determinar o que comprar, o MGE possui os mdulos que descreveremos a seguir.
COTAO1
Esta uma prtica que tende a minimizar custos, aumentar a qualidade dos produtos e vrios outros
critrios, otimizando as informaes fundamentais para uma deciso do Gerente de Compras.
O Mdulo de Cotao normalmente utilizado para a aquisio de: material de consumo, imobilizado
e equipamentos. Esta ferramenta poder tambm ser utilizada para comprar matria-prima e
material de revenda, mas nestes casos recomendamos utilizar o Pedido Eletrnico. Este mdulo ser
explicado na apostila Cotao.
PEDIDO ELETRNICO2
Sistema inteligente para deteco de necessidade de compra, em funo do estoque e do giro de
produtos.
O pedido eletrnico um acordo realizado entre a empresa e fornecedores na compra de produtos
para revenda e matriaprima. uma forma de trabalhar com o mnimo de estoque possvel com a
comodidade de ser um processo automtico. Este mdulo ser explicado na apostila Pedido
Eletrnico.
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APOIO A COMPRAS
LEGENDA:
A- NECESSIDADE DE COMPRA
B- PEDIDO ELETRNICO OU COTAO
C-GERAO DE PEDIDOS
D-FATURAMENTO DE PEDIDOS
E-ATUALIZA ESTOQUE, FINANCEIRO E
CUSTO/PREO
F-PAGAMENTO
G-DEVOLUO DE COMPRA
H- ANULAO DA RECEITA X DESPESA
PARAMETRIZAO
Tem produto na Central do Fornecedor?, Tem servio na Central do Fornecedor? e Tem matria-prima
na Central do Fornecedor?: as abas Produtos, Servios e / ou Matria Prima podero estar visveis ou
invisveis na Central de acordo com estes parmetros (utilizado somente para compra de servios com
controle de estoque). IMPORTANTE: os dados apresentados na aba Matrias Primas so apenas
informativos, no sendo possvel a sua alterao.
Minimiza Central e Ctrl+P no lugar de fech-las?, em Avanado/ Preferncias/ Diversas, aba Padres.
Este parmetro bloqueia, se estiver Sim, o fechamento das Centrais de Atendimento e Consulta de
Produtos e Estoque (Ctrl+P) que s ser permitido fechar o sistema pelo menu Arquivos/ Sair e pelo
boto Sair da barra de atalhos.
Aceita valor 0, Avanado/ Preferncias/ Sadas, aba Itens. Se este parmetro estiver Sim, o sistema
aceitar o lanamento de produtos com valor 0; se No, o sistema no aceitar lanamentos com valor
0, mesmo se o produto for considerado como brinde.
Janela para pesquisar produtos, em Avanado/ Preferncias/ Sadas. Utilizado para permitir utilizar a
Consulta de Preos e Estoque na central de atendimento.
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APOIO A COMPRAS
ROTINAS
CENTRAL DE ATENDIMENTO AO FORNECEDOR
A Central de Atendimento ao Fornecedor controla: pedido de compras, faturamento, devoluo de
mercadorias compradas e consulta ficha de parceiros. Ela visa proporcionar ao usurio acesso simples e
fcil a todas informaes necessrias realizao de transaes com fornecedores.
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1
Cabealho
Itens da nota
Totais da nota
Legenda:
1) Os campos podero ser personalizados de acordo com a preferncia do usurio, conforme visto
na apostila de Configuraes Iniciais.
2) O Rateio da despesa gerada pela nota de compra poder ser realizado pela tela de compras.
Veja maiores detalhes na Apostila de Gerncia Financeira.
3) O Reclculo de Custos poder ser efetuado a partir deste boto, ou seja, o usurio poder
selecionar a nota desejada e efetuar o clculo de custo segundo os valores de produtos contidos
nesta nota. Veja maiores detalhes no tpico: Atualizao de Custos nesta apostila de
compras.
Ateno: Na central de atendimento ao fornecedor sugerimos que, ao digitar o valor do
item na nota de entrada, para evitar diferena de arredondamento no valor total da nota,
que seja digitado o valor total de cada item.
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APOIO A COMPRAS
Se pressionarmos em cima de
qualquer um dessas opes, ser
apresentada somente a tela de
lanamento de cada opo.
3) Clique no boto
4) Aps a digitao do cabealho do pedido, deve-se inserir os produtos da compra, utilizando o boto.
5) Para inserir um novo produto deve-se digitar o cdigo nesse campo. Caso no saiba o cdigo clique
em (...) ou tecle <CTRL + P> ou ainda tecle <ALT + SETA ABAIXO> para procurar o produto desejado.
6) Aps o cadastro de todos os campos necessrios, deve-se confirmar o pedido utilizando o boto
. O sistema no aceitar quantidade 0 para nenhum produto. Caso o usurio tente inserir um
produto com quantidade 0, ser apresentada a mensagem Campo Quantidade deve ter um valor.
Assim, para que a mensagem no volte a aparecer, deve-se incluir um valor neste campo.
Se a empresa estiver inativa, no aparecer na pesquisa e nem ser possvel fazer lanamentos
utilizando-a.
No Rodap da Central, rea de totais da nota, existe a possibilidade de calcular o troco. Basta o usurio
informar no campo Total Recebido o valor recebido, que o Troco ser calculado. Estes dois campos
so apenas informativos, no ficam gravados.
APOIO A COMPRAS
Preo de Tabela
Localiza a coluna ordenada
Posio de estoque do
produto selecionado
Teclando (Ctrl +P) com a tela de Consulta aberta, ser apresentada uma tela para que o usurio
escolha uma tabela de preos. A utilizao desta tela como a tela de pesquisa.
Acessando o boto direito do mouse, existe a opo EXIBIR FILTROS RPIDOS que permite ao usurio
uma consulta rpida e precisa.
Ao habilitar esta opo, surgir na tela de consultas um painel conforme abaixo:
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APOIO A COMPRAS
Auxilia na
procura
de
pedidos
pendentes
2) Outra exigncia para o faturamento de pedidos que ele esteja pendente 4, ou seja, tenha
produtos que no foram faturados, pois um pedido deixa de estar pendente quando o mesmo
faturado.
3) Utilize a opo de seleo para filtrar o pedido a ser faturado. Veja os filtros que podem ser
utilizados:
Utilize o boto
de filtros se
necessrio
Selecione um perodo
Pela data de Negociao
ou Movimento
No exemplo acima, aps clicarmos em Aplicar, ou teclarmos <ALT + P>, seriam listados todos os
pedidos lanados em 25/07/2002, que esto pendentes.
Nesta tela existe a opo de Copiar os dados de um pedido/nota para outro, podendo ser na mesma
central ou entre as centrais de atendimento. Para isso, basta selecionar o pedido, clicando com o mouse
sobre o mesmo, e com o boto direito do mouse escolher a opo Copiar ou teclar <Ctrl + C>. Logo
aps, entre na tela de seleo para a qual se vo copiar os dados do pedido/nota e com o boto direito
do mouse selecione Colar ou tecle <Ctrl + V>.
4) Para faturar, selecione o pedido e clique no boto Faturar (F2).
Para isso, a TOP de Pedido de Compra deve ser configurada com a opo Nota fica como pendente.
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APOIO A COMPRAS
Neste momento uma tela ser apresentada para informar a TOP, Srie (caso tenha este controle) 5 e
Data de Entrada.
5) Clique no Boto OK, neste momento ser gerada uma nota Fiscal espelhada no pedido.
6) Verifique os dados da nota, comparando os valores e impostos 6 com a nota emitida pelo
Fornecedor, informe o nmero7 da nota e confirme-a.
Importante: na Central de Atendimento ao Fornecedor tambm efetuado o clculo de ISS. As
configuraes para o clculo so as mesmas para vendas, na Central de Atendimento ao Cliente (veja o
manual de configuraes fiscais).
OBS: Se o parmetro "Data base p/ clculo do Vencimento no faturamento" (DTCALCVENC) estiver
igual a 'Faturamento' e a data de faturamento for informada no pedido de compra, ao faturar este
pedido, aparecer uma caixa de dilogo onde o usurio dever informar a nova data de faturamento.
Se a data for maior que a indicada no pedido ou vazia, o sistema ir recalcular o vencimento do
financeiro de acordo com esta data, sendo que quando estiver vazia, o sistema usar para data de
faturamento a data atual.
DEVOLUO
Nesta opo sero realizadas as devolues das notas de compra a fornecedores da empresa. As
devolues podem ser realizadas nesta opo ou na tela de Seleo de Notas clicando no boto
Devolver (esta a forma ideal de realizar a devoluo, a partir da nota de origem).
Na devoluo de entradas, quando o estoque de algum item for menor que a quantidade da nota de
entrada, o sistema emitir a mensagem Estamos ajustando a quantidade da devoluo para a
quantidade em estoque e ajusta a quantidade.
1) Verificar em Avanado/ Preferncias/ Especiais/ Compensar devoluo, se as TOPs de receitas e
despesas esto configuradas;
2) Selecionar a nota fiscal;
3) Indicar a TOP de devoluo, a srie (caso exista) e a data;
4) A Nota Fiscal ser aberta na opo de devoluo para que seja confirmada;
5) Ser gerada uma despesa no financeiro para nota de entrada, para baixar as pendncias, clique
com boto direito do mouse e escolha a opo Compensa devoluo;
6) A despesa gerada no financeiro ser baixada automaticamente.
COMPENSAO DE DEVOLUO
Para realizar a Compensao de Devoluo, selecione a Nota de devoluo e entre na tela de
Lanamento. No cabealho da tela, clique com o boto direito do mouse e selecione a opo:
Compensa Devoluo.
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APOIO A COMPRAS
CONCEITOS UTILIZADOS
Para efetuar o Faturamento parcial basta alterar a quantidade dos produtos antes de confirmar a nota
e confirmar, neste momento ser gerado uma nota com a quantidade alterada e o restante ficar
pendente no pedido.
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APOIO A COMPRAS
Financeiro de Fretes: se o tipo de valor do frete for extra-nota, o sistema habilitar a opo Financeiro
de Fretes, acessada pelo boto direito do mouse para que seja lanada uma despesa no financeiro
referente ao frete. Ao confirmar a nota, a tela de Financeiro de Fretes ser apresentada para o
lanamento da despesa. Quando o vencimento do frete extra-nota no for informado, o sistema no
abrir a tela de Financeiro de Fretes. Preencha os campos e confirme a operao. Quando o parmetro
"Substituio Tributria Embutida no Preo Produto (STEMBUT)" estiver desligado e a nota j estiver
confirmada, possvel consultar o frete pela opo do boto direito do mouse "Financeiro de Fretes". O
nmero da nota que originou o frete fica gravado no campo "Nmero da Duplicata".
Se em uma nota j confirmada o usurio tentar alterar o financeiro, ao confirmar o sistema valida, emite
a mensagem Valor do Financeiro no confere com o valor da Nota Fiscal e no permite a confirmao.
LANAMENTO DE FINANCEIRO RELATIVO AO VALOR OUTROS
Existe na Central de atendimento ao Fornecedor a opo de lanar vrias despesas no financeiro
relativas ao valor outros da nota.
O funcionamento se d da seguinte forma: no lanamento de uma nota, informamos um valor no
campo "Outros". Na confirmao da nota, ser aberta a tela do financeiro que permitir criar vrios
lanamentos cuja somatria dever corresponder ao valor informado em "Outros". Nestes
lanamentos possvel alterar o parceiro, vencimento, TOP, natureza, etc. Estes vrios financeiros
estaro ligados com a nota. Esta opo no estar mais disponvel aps a confirmao da nota.
APOIO A COMPRAS
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