CARACTERSTICAS DE PROYECTOS

Cul cree usted que es la diferencia entre un proceso de direccin de proyectos y

el ciclo de vida de un proyecto?. Utiliza este medio para desarrollar tu actividad.
Procesos de Direccin de Proyectos
Se puede definir un proceso como el conjunto de recursos y actividades
interrelacionados que transforman elementos de entrada en elementos de salida. Los
recursos pueden incluir servicios, personal, instalaciones y equipos, habilidades y
metodologas de gestin, recursos financieros. Los procesos pueden ser tanto
procesos relacionados con el producto del proyecto como con la gestin del
proyecto.

Los procesos de producto son los que crean y especifican el proyecto. Estn
ntimamente relacionados con el ciclo de vida y varan segn el sector
industrial.

Los procesos de gestin o direccin de proyecto. Son aquellos que organizan,

describen y permiten gestionar el trabajo del proyecto. A diferencia de los
anteriores son aplicables a la mayora de los proyectos aunque con diferente
nivel de relevancia.

La marcha de ambos tipos de procesos puede ser analizada mediante la evaluacin

de las salidas de los procesos en momentos adecuados a lo largo del ciclo de vida
del proyecto, de acuerdo a criterios predefinidos.
La direccin de proyectos puede entenderse como un conjunto de procesos
interdependientes que, si son desarrollados y ejecutados de manera integrada y
coordinada, permiten alcanzar los objetivos planteados.
De acuerdo con el estndar PMI, los procesos de direccin de proyectos pueden ser
organizados en los cinco grupos siguientes, constando cada uno de ellos de uno o
varios procesos:

Procesos de iniciacin, para autorizar el comienzo del proyecto o de

cualquiera de sus fases.

Procesos de planificacin, para definir y refinar objetivos, seleccin de la

mejor alternativa o enfoque de proyecto para alcanzar los objetivos

propuestos para el proyecto.

Procesos de ejecucin, para coordinar todo tipo de recursos necesarios para

llevar a cabo el plan desarrollado en los procesos de planificacin.

Procesos de control, para asegurar que se alcanzan los objetivos

planteados mediante la supervisin y medicin del rendimiento que permita
tomar las acciones correctivas necesarias.

Procesos de cierre, para aceptar el proyecto o una de sus fases y proceder

adems al cierre ordenado del mismo.

Estos grupos de procesos estn relacionados, de manera que las salidas de algunos
de ellos constituyen las entradas de otros. En muchas ocasiones los procesos son
iterados. Por ejemplo, aunque la planificacin preceda a la ejecucin, una vez
realizada sta el plan de proyecto es actualizado o revisado. Otro ejemplo podra ser
cuando es preciso realizar sucesivas iteraciones o anlisis de compromiso de
diferentes procesos de planificacin (planificacin de tiempos, calidad, alcance, etc.)
para poder llegar a la planificacin definitiva reflejada en la versin final del plan de
proyecto que permita cumplir con las restricciones u objetivos del proyecto.
Los grupos de procesos intrafase no actan de manera secuencial, sino que se
superponen, siendo el esfuerzo necesario - medido segn la cantidad de recursos
empleados por grupo de procesos- diferente para los distintos grupos en cada fase
del proyecto. Es importante destacar asimismo que estos 5 grupos de procesos se
repiten en cada fase del proyecto. Esta repeticin de procesos permite mantener al
proyecto enfocado en su plan de negocio, de manera que slo se continuar con el
proyecto si la reevaluacin del plan de negocio realizada durante el proceso de
iniciacin de cada fase- es positiva. Es lo que se conoce como aseguramiento de

proyecto (Project Assurance), conjunto de actividades que permiten asegurar que el

proyecto sigue teniendo justificacin y satisfar las necesidades del cliente (actuales
o futuras) que son su razn de ser.
Adems, existe interrelacin entre los grupos de procesos de las diferentes fases del
proyecto de manera que las salidas o entregables de los grupos de procesos de una
fase constituyen las entradas de los grupos de procesos de la fase siguiente. As por
ejemplo, la salida de la fase de diseo es un entregable que define el diseo del
producto que constituye una entrada de la fase de fabricacin siguiente. Esta
interrelacin no siempre es secuencial siendo frecuente que exista cierto solape
entre alguna de las fases de manera que pueda comenzar una fase sin que haya
terminado totalmente la anterior.
Los procesos de gestin de proyectos son aplicables a la mayor parte de los
proyectos en la mayora de las ocasiones. Sin embargo, es preciso realizar un
anlisis en cada proyecto para determinar el grado de formalidad que debe tener
cada proceso, eliminando o dando un grado de formalidad menor a aquellos
procesos que tan slo proporcionen beneficios marginales. Por ejemplo, en un
proyecto pequeo o con un grado de complejidad bajo puede no ser necesario
elaborar un plan de comunicacin (aunque esto no significa que el jefe de proyecto
no deba prestar atencin a los aspectos comunicativos del proyecto). De igual
manera es preciso identificar aquellos procesos cruciales para el xito del proyecto.
Por ejemplo, en un proyecto grande o de complejidad alta, el grado de formalidad de
los procesos relacionados con el riesgo debera ser alto.
En otros proyectos, la salida de algunos procesos esta predeterminada como una
restriccin, sin que surja del proceso de planificacin. Por ejemplo, en un proyecto
bajo contrato de precio fijo el coste mximo y el plazo de entrega puede estar fijado
en el contrato. En este caso otros procesos de planificacin estarn afectados por
esta restriccin. Tambin hay ocasiones en las que el orden de realizacin de los
diferentes procesos no es el estndar. Por ejemplo, en proyectos que precisan de
recursos nicos (por ejemplo un experto nico en un proyecto de I+D) es necesario
definir la organizacin del proyecto (roles y responsabilidades de los miembros del
equipo de proyecto) antes de definir el alcance.

Las reas De Conocimiento

El director de proyecto debe dominar diversas reas de conocimiento necesarias
para una gestin adecuada del proyecto. Las reas de conocimiento son disciplinas
de gestin que son aplicables a cualquier campo de la gestin empresarial y que en

el caso de la direccin de proyectos son adaptadas a la naturaleza y caractersticas

de stos. Las reas de conocimiento que veremos en de direccin de proyectos
son:

Gestin de alcance.

Gestin del tiempo.

Gestin de costes.

Gestin de riesgos.

Sin embargo, el director de proyecto se manifiesta como tal cuando es capaz de

gestionar todas ellas de manera integrada. El director de proyecto debe tomar
continuamente decisiones que implican decisiones de compromiso que pueden
afectar a varios objetivos de proyecto y que requieren por tanto de un conocimiento
adecuado de todas las reas de conocimiento. Adems, existen procesos de la
direccin de proyectos que trascienden e integran las reas de conocimiento
anteriores. La gestin adecuada de estos procesos es lo que distingue al director de
proyecto de un especialista en un rea de conocimiento especfica. Estos procesos
son:

Elaboracin del plan de negocio.

Elaboracin del acta de proyecto.

Elaboracin del plan de proyecto.

Direccin de la ejecucin de proyecto.

Control y seguimiento de proyecto.

Gestin integrada de los cambios del proyecto.

Cierre del proyecto.

CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

Los ciclos de vida del proyecto generalmente definen:

 Qu trabajo tcnico se debe realizar en cada fase (por ejemplo, en qu fase se

debe realizar el trabajo del arquitecto?).
Cundo se deben generar los productos entregables en cada fase y cmo se
revisa, verifica y valida cada producto entregable.
Quin est involucrado en cada fase (por ejemplo, la ingeniera concurrente
requiere que los implementadores estn involucrados en las fases de requisitos y
de diseo).
Cmo controlar y aprobar cada fase.
Las principales caractersticas de un proyecto son las siguientes:
Tiene un comienzo y un fin claramente identificable.
Tiene un objetivo u objetivos especficos.
Es nico.
Es responsabilidad de una persona, el jefe del proyecto.
Hay una interdependencia en las tareas que lo constituyen.
Implica tiempo, recursos, costes y tambin puede considerarse la calidad.
Es un instrumento de cambio.

No todas estas caractersticas son obvias cuando se empieza un

proyecto. La mayora de los proyectos presentan una serie de etapas comunes
desde el comienzo hasta la finalizacin. Este modelo se denomina ciclo de vida
del proyecto. Cualquiera que haya observado el proyecto de construccin de un
edificio comprender que el inicio de un proyecto suele ser lento, va seguido de
una etapa en la que se avanza rpidamente y finaliza con una ltima fase tambin
lenta. En buena medida este modelo es el resultado del nivel de recursos o
esfuerzo utilizado en cada fase del proyecto. Este esfuerzo representa la cantidad
de recursos utilizados por unidad de tiempo o el nmero de personas que trabajan
en el proyecto. El esfuerzo mnimo se sita al principio, cuando se desarrollan las
fases iniciales. Sin embargo, la experiencia demuestra que aumentar el esfuerzo

en las etapas iniciales aumenta las posibilidades de xito del proyecto.