Ao de la Consolidacin Econmica y Social del Per

ESPECIALIDAD DE SECRETARIADO
EJECUTIVO

EL SER EXCELENTE, EL PERFIL

PERSONAL Y LABORAL DE UNA
SECRETARIA
CATEDRA: TCNICA SECRETARIAL
CATEDRATICO: Prof. Mara del Rosario CRDOVA LPEZ
INTEGRANTES:

CURI RAMOS, Zara.

GALA LIZANA, Patricia.
MARTINEZ UNOCC, Anal.
PARI GONZALES, Emma.
TORRES QUINTEROS, Rocio Mabela.
TRAVEZAO DE LA CRUZ, Nadia.
Huancavelica - Per
2010

Tcnica Secretarial

Ser Excelente,
Perfil Personal y Laboral de una Secretaria

DEDICATORIA
A nuestros padres, por todo el
apoyo que nos brindan da a da
para seguir cumpliendo nuestras
metas.

Ser Excelente,
Perfil Personal y Laboral de una Secretaria

Tcnica Secretarial

INTRODUCCIN
El mundo de las instituciones pblicas, privadas y las empresas hoy en da
est experimentado un profundo cambio. La globalizacin ha significa que si una
entidad no est rindiendo como se requiere, alguien, en alguna parte del mundo la
va a reemplazar. Adems el trabajador de antes est siendo desplazado, por un
nuevo tipo de empleado, que es ms educado, ms independiente y ms
exigente.
En este nuevo entorno donde se presenta desafos sin precedentes para
las entidades, se debe

considerar el capital humano como el recurso ms

importante para conseguir el crecimiento y desarrollo de un pas. Es en la

persona donde radica la posibilidad de acumular el conocimiento, de dar saltos en
la innovacin y de movilizar las voluntades de las personas que componen una
organizacin.
Sin embargo, los cambios al interior de las entidades, especialmente en el
rea de relaciones laborales, son particularmente difciles porque tienen que ver
con las personas, sus valores, actitudes y formas de comportamiento, todo lo cual
est enraizado en su modo de ser, el no ser excelente. Por ello es comn
observar que los trabajadores no se percaten de la necesidad del cambio o se
resistan a l, debido al impacto que tiene ste en sus vidas.
Por ello debemos realizar cambios en nuestra manera de pensar y actuar
para lograr ser un ser excelente ya que serlo es adaptarse rpidamente a los
cambios constantes sin miedos, ser competitivo en las reas de desarrollo,
aprender cada vez de nuestros errores (madurar y cambiar) y de asumir
rpidamente nuevos desafos, traspasar la era del "Yo" e ingresar en la dimensin
del "Nosotros" (trabajo en equipo).
La secretaria de hoy cumple una funcin esencial en cualquier tipo de
actividad empresarial, tanto en el mundo de los negocios como en la industria o
en las profesiones liberales. La secretaria contribuye al eficaz funcionamiento de
una empresa mediante su trabajo discreto, ordenado y metdico.

Tcnica Secretarial

Ser Excelente,
Perfil Personal y Laboral de una Secretaria

En los ltimos tiempos el concepto de secretaria ha cambiado

notablemente: ahora ha pasado a ser la asistente perfecta de su jefe, hasta el
punto de ser capaz incluso de asumir responsabilidades de ste con credibilidad.
El perfil personal y laboral de la secretaria son los factores ms importantes
en el logro de las metas deseadas. Es la combinacin balanceada de la salud
fsica, emocional y espiritual de los siguientes elementos: conocimientos, valores,
modales, personalidad, tacto, humildad y sencillez.
Al ver la importancia de estos temas, el presente trabajo da conocer que es
un ser excelente, como lograrlo para cambiar nuestra manera de ser y pensar,
as mismo, da a conocer cul debe ser el perfil personal y laboral de una
secretaria hoy en da.

Las alumnas

Ser Excelente,
Perfil Personal y Laboral de una Secretaria

Tcnica Secretarial

INDICE
INTRODUCCIN
I. EL SER EXCELENTE

1.1. Excelencia

1.2. Ser Excelente

1.3. Para qu Sirve ser Excelente?

1.4. Caractersticas o Elementos que Caracterizan a la Excelencia

1.5. Importancia de la Excelencia en una Organizacin

1.6. Consecuencias de Cautivar la Excelencia en una Organizacin

10

II. PERFIL PERSONAL DE LA SECRETARIA

10

2.1. Cualidades Personales

11

2.2. Buena Presencia

12

2.2.1. Cuidados del Aspecto Personal

12

2.2.2. Vestimenta Profesional

13

2.2.3. Caminar

14

2.2.4. El Sentarse

15

2.3. El Lenguaje como Soporte de la Comunicacin

III. PERFIL LABORAL DE LA SECRETARIA
3.1. Materias Esenciales que Debe Conocer una Secretaria
IV. CONSEJOS PRCTICOS

16
17
18
19

Los "Siete Pecados en Cuanto al Servicio

19

Cinco Pasos para Causar una Buena Imagen

20

El Arte de Escuchar

21

Presentaciones y Saludos

21

Reglas de Cortesa y de Saber estar de una Secretaria

21

CONCLUSIONES
SUGERENCIAS
ANEXO

Ser Excelente,
Perfil Personal y Laboral de una Secretaria

Tcnica Secretarial

I. EL SER EXCELENTE
1.1. EXCELENCIA
La excelencia es una condicin de calidad superior; una forma de
pensar o actuar considerada ptima en virtud de sus resultados
orientados hacia los clientes externos e internos de la organizacin.
Excelencia significa

que cualquier persona dentro de una

organizacin pueda lograr, alcanzar u obtener lo mejor dentro de lo

posible, una solucin ante un problema dado, en un momento y un
determinado lugar.
Lo excelente es aquello que nos regocija, nos hace sentir
autorealizados, que nos sublima, nos fortalece profesionalmente, que nos
produce satisfaccin pues carece de fallas, errores o manchas ya que
trabajamos con un alto nivel de motivacin

y compromiso con la

organizacin en que nos desenvolvemos.

1.2. SER EXCELENTE

Ser Excelente es hacer las cosas, no buscar razones para demostrar

que no se pueden hacer: El fracaso tiene mil excusas, el xito no
requiere explicacin. Cada vez que no logramos algo siempre
tenemos una magnfica disculpa; el mediocre busca instintivamente
una justificacin para su fracaso y, por supuesto, siempre juega el
papel de vctima culpando a los dems de su fracaso. El triunfador es
siempre una parte de la respuesta y dice: Puedo hacerlo; el perdedor
es siempre una parte del problema cuando dice: Ese no es mi
problema.
Los problemas vienen a representar los retos de la
Excelencia. Por medio de soluciones los seres humanos nos hacemos
indispensables en las diversas actividades humanas demostrando
capacidad para encontrarlas. El lder muestra su verdadera calidad en
la medida en que propicie soluciones efectivas a sus seguidores. El
lder de Excelencia es aquel que se adapta a todas las circunstancias
y logra lo que desea, sin importarle las adversidades. El sello de los
6

Ser Excelente,
Perfil Personal y Laboral de una Secretaria

Tcnica Secretarial

triunfadores consiste, no en esperar que las cosas mejoren para salir

adelante, sino que con lo poco que tienen logran realizar sus sueos.

Ser Excelente es comprender que la vida no es algo que se nos da

hecho, sino que tenemos que producir las oportunidades para
alcanzar el xito: La buena suerte se da cuando coinciden la
oportunidad con la preparacin.
En la biblia encontramos que el que busca encuentra; as,
hemos de salir al encuentro de la buena suerte y quien insiste en
lograr algo, produce las circunstancias buscadas. Quien mantiene una
actitud mental positiva, es seguro que hallar lo que busca. Para
aprovechar la buena suerte hay que estar preparado. Cuntas
oportunidades se nos han escapado de las manos por falta de
audacia, de conocimientos, de recursos. Lo importante es estar alerta
y dispuestos a aprovecharlas. Hay personas que esperan que las
cosas sucedan y hay personas que hacen que las cosas sucedan.
La mejor forma de iniciar un da es con la firme conviccin de
aprovechar todas las oportunidades que se nos ofrezcan. Para ello es
necesario tener todos nuestros sentidos alerta de modo que hasta en
las adversidades encontraremos una opcin para sacar ventaja. En
todas las dificultades y adversidades que encontramos en nuestro
camino existe una leccin, una alternativa para obtener de las mismas
una oportunidad de beneficio. Aproveche los problemas y convirtalos
en oportunidades; ah radica la gran diferencia entre quien se deja
abatir por la adversidad y quien obtiene de toda dificultad una
posibilidad para mejorar. Inicie su da con una actitud mental positiva
porque ah radica el secreto de sacar lo mejor de cada da.

Ser Excelente es comprender que, con una frrea disciplina es factible

forjar un carcter triunfador. La inconsistencia es el peor enemigo de la
Excelencia. Sea consistente y rtese cada da a s mismo para llegar a
ser mejor.

Ser Excelente es trazarse un plan y lograr los objetivos deseados a

pesar de todas las circunstancias, y, tambin, es saber decir me

Tcnica Secretarial

Ser Excelente,
Perfil Personal y Laboral de una Secretaria

equivoqu y proponerse no cometer el mismo error aprendiendo de s

mismo, tanto cuando se tiene xito como cuando se fracasa.

Ser Excelente es levantarse cada vez que se fracasa con un espritu

de aprendizaje y superacin. No se detenga, siga adelante; el
crecimiento es permanente y el poder destacar solo est permitido a
aquellos que siempre estn intentando algo (los que no lo hacen, por
supuesto, nunca fracasan porque nunca hacen nada), los que tienen la
osada de buscar su superacin da a da.

Ser Excelente es reclamarnos a nosotros mismos el desarrollo pleno

de nuestras potencialidades buscando incansablemente la realizacin.
El nico camino para buscar la excelencia es tener el valor y el coraje
de extraer lo mejor de nosotros mismos.

Ser Excelente es entender que por medio del privilegio diario de

nuestro trabajo podemos alcanzar la realizacin asumiendo que el
tiempo perdido es irrecuperable.

Ser excelente es crear algo: un sistema, un puesto, una empresa, un

hogar, una vida. La creatividad juega un papel preponderante y
consiste en que cuando se presentan problemas cuyas soluciones
naturalmente no se conocen al principio, se resuelven trabajando
apasionadamente para encontrarlas.

Ser Excelente es ejercer nuestra libertad y ser responsable de cada

una de nuestras acciones. La libertad se ejerce participando,
comprometindonos con aquello que amamos y va acompaada
invariablemente de la responsabilidad.

Ser Excelente es sentirse ofendido y lanzarse a la accin en contra de

la pobreza, la calumnia y la injusticia. El ser excelente est
profundamente incorporado a su comunidad, se cree parte de ella y
entiende que los males que la aquejan son responsabilidad de todos
sus miembros.

Ser Excelente es levantar los ojos de la tierra, elevar el espritu y

soar con lograr lo imposible; es trascender a nuestro tiempo legando
a las generaciones futuras un mundo mejor. Para lograr construir una
8

Tcnica Secretarial

Ser Excelente,
Perfil Personal y Laboral de una Secretaria

sociedad superior, se requieren seres que no se limiten solamente a

criticar lo que est mal, sino seres que encaucen el logro de ideales
proponindose ser siempre optimistas y dueos de una poderosa
mentalidad positiva.
1.3. PARA QUE SIRVE SER EXCELENTE?
La excelencia sirve para:

Adaptarse rpidamente a los cambios constantes sin miedos.

Ser competitivo en las reas de desarrollo.

Aprender cada vez de sus errores (madurar y cambiar) y de asumir

rpidamente nuevos desafos.

Reorientar la gestin del recurso humano hacia los objetivos de la

institucin.

Traspasar la era del "Yo" e ingresar en la dimensin del "Nosotros"

(trabajo en equipo).

Lograr la armona, a travs de la cooperacin y el entendimiento de

cada uno de los integrantes, que favorece lograr el camino del xito.

1.4. CARACTERSTICAS O ELEMENTOS QUE CARACTERIZAN A LA

EXCELENCIA
La excelencia se caracteriza por poseer:

Conocimiento (cimiento y fundamento de la excelencia).

Calidad (en todos los sentidos).

Compromisos Serios (con su persona y con quien comparte).

Actitud a la autorrealizacin.

Visin de Futuro.

1.5. IMPORTANCIA DE LA EXCELENCIA EN UNA ORGANIZACIN

La excelencia implica priorizar el desarrollo de la organizacin
orientndola hacia el cliente, entregndole un producto consistente y
diferenciado.

Ser Excelente,
Perfil Personal y Laboral de una Secretaria

Tcnica Secretarial

La excelencia es el fortalecimiento de las facultades intelectuales,

actitudinales y reflexivas del recurso humano, con la finalidad de crecer,
madurar a niveles superiores y desempearse de manera eficiente;
fijando objetivos mtodos, responsabilidades y condiciones que cada
cargo requiere.
1.6. CONSECUENCIAS

DE

CAUTIVAR

LA

EXCELENCIA

EN

UNA

ORGANIZACIN
Las consecuencias de cautivar este estilo de direccin son beneficiosas
para la organizacin y pasaremos a enumerar algunas:

Conduce a la Renovacin Permanente.

Aceptacin del Cambio, con la consecuencia de que el primero en

cambiar debe ser uno mismo.

Crear sinergia y cohesin grulla para alcanzar metas colectivas.

Desarrollo de pensamientos crticos y creativos.

II. PERFIL PERSONAL DE LA SECRETARIA

Una secretaria debe ser una persona en la que se tenga plena
confianza, y debe poseer el siguiente perfil:

Buena presencia.

Persona de buen trato, amable, corts y seria.

Personalidad equilibrada y proactiva.

Autoestima positiva.

Capacidad de adaptacin a los cambios.

Habilidades comunicativas y escucha activa.

Capacidad de crear, innovar e implementar.

Aptitudes para la Organizacin.

Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades.

Disposicin para trabajar en equipo.

Capacidad de observacin, concentracin y amplitud de memoria.

Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas.

10

Tcnica Secretarial

Espritu de superacin.

Flexibilidad

Sentido de humor.

Resistencia fsica y nerviosa.

Agudeza visual.

Ser Excelente,
Perfil Personal y Laboral de una Secretaria

2.1 CUALIDADES PERSONALES

Toda secretaria eficiente debe poseer cualidades personales, que
conjuntamente con las destrezas y conocimientos le permitirn desarrollar
su trabajo de la manera ms ptima y adems le ayudarn a trabajar con
otras personas como miembros de un equipo. Dentro de las cualidades
personales ms importantes que una secretaria debe poseer son las
siguientes:

Discrecin: Es vital para toda secretaria, puesto que ocupa un cargo

de confianza y tiene acceso a material considerado reservado, deber
tener los documentos alejados de miradas indiscretas, adems de
mantener la prudencia respecto a la informacin que conoce.

Adaptabilidad: Se requiere que toda secretaria tenga la capacidad

para poder adaptarse a los cambios de ambiente, de funciones y de
normas dentro de su trabajo. Esto significa que debe tener disposicin
favorable ante cambios bruscos en su rutina de trabajo.

Iniciativa y capacidad de trabajo: se entiende por iniciativa a la

capacidad que tiene toda persona para emprender una accin, sin la
necesidad de que otras se lo indiquen. Una secretaria con iniciativa
debe anticiparse a las necesidades de su jefe con precaucin y criterio.

Puntualidad: Es una manifestacin de seriedad y formalidad. Toda

secretaria debe ser puntal en el cumplimiento de su horario de trabajo
como en el desarrollo de las labores encomendadas.

Responsabilidad: Implica que la secretaria debe ser capaz de realizar

su trabajo de manera ptima sin necesidad de supervisin.

11

Ser Excelente,
Perfil Personal y Laboral de una Secretaria

Tcnica Secretarial

Limpieza y orden: Una secretaria siempre debe ser ordenada, tener su

oficina, archivos, armarios y estanteras en orden y limpios.

Paciencia: La secretaria debe mantener la tranquilidad en todo

momento, incluso cuando las cosas no marchen como lo espera.

Cooperacin: El trabajo administrativo constantemente requiere de

trabajo en equipo, por lo tanto la secretaria debe ser capaz de trabajar y
de cooperar con los dems compaeros de trabajo.

Buen criterio: Poseer un buen juicio significa tener la habilidad de

recopilar informacin sobre un tema, estudiarlo cuidadosamente y
decidir la accin que sea ms apropiada, en beneficio a los intereses de
la empresa.

Buena voluntad: Toda organizacin requiere en algunas oportunidades

de un esfuerzo adicional de sus colaboradores, para ello la secretaria
debe tener la voluntad de ofrecer sus servicios cuando se lo requieran y
calidad.

Dedicacin: Durante el tiempo que la secretaria permanezca en la

oficina debe mostrar dedicacin en su trabajo, sin emplear su tiempo en
actividades que no se relacionen con sus quehaceres habituales.

Pulcritud: Todo trabajo encomendado a la secretaria debe realizarse

con esmero y su presentacin debe ser impecable.

Previsin: Significa saber anticiparse a las necesidades que pudieran

suscitarse en la organizacin.

Sinceridad: La relacin jefe secretaria tiene que sustentarse en la

confianza. Por lo tanto la secretaria debe transmitir informacin correcta
y verdadera a su jefe cuando este la solicite.

Buena educacin: Es indispensable demostrarla en el trato con el jefe,

compaeros de trabajo, personal de la empresa, clientes y visitas.

2.2 BUENA PRESENCIA

2.2.1 CUIDADOS DEL ASPECTO PERSONAL.
Para la secretaria es esencial mantener una buena presencia.
No se olvide que la imagen que ofrece es lo primero que los dems
12

Ser Excelente,
Perfil Personal y Laboral de una Secretaria

Tcnica Secretarial

ven de ella, mucho antes de comprobar su profesionalidad. No est

de ms que dos o tres veces al da escape brevemente al tocador
para comprobar su buen aspecto, retocar su maquillaje o arreglar su
peinado.
La imagen no se puede descuidar en ningn momento. Esto
no quiere decir que para ser secretaria se debe ser ms o menos
atractiva fsicamente, sino que esa persona debe tratar de adaptar
su estilo a su trabajo y mantener el mejor aspecto ante todos. Esto,
unido al trato corts, cordial e inteligente, dar el mejor resultado.
El maquillaje ha de disimular los defectos y realzar las
cualidades, evitando todo exceso. El peinado, acorde a la fisonoma,
discreto y natural. El perfume debe ser discreto, suave y agradable a
la vez.
Se impone vestir con naturalidad y cierta elegancia, sin
exageraciones,

ni

estridencias.

Es

obligado

evitar

las

excentricidades de la moda: ni faldas excesivamente cortas, ni

escotes provocativos. La ropa debe estar siempre limpia y planchada
los zapatos limpios, sin rastros de polvo.
Cuidar el aspecto de las manos tambin es esencial pues son
lo primero que mostramos al escribir. Las uas deben estar
correctamente limadas y arregladas.
En el aspecto personal tambin se incluyen los modales: la
manera de caminar, de sentarse, de cruzar las piernas, de sostener
el telfono, de escribir, de apoyar los codos en la mesa, de dirigirse a
los dems, de utilizar unos u otros gestos, deben ser objeto de
especial atencin, ya que segn como lo haga, as ser la imagen
que los dems se formen de ella.
2.2.2 VESTIMENTA PROFESIONAL
Todo profesional de oficina debe vestir adecuadamente y
acorde con el ambiente laboral en donde trabaja. Generalmente la
vestimenta

debe

ser

sencilla,

elegante

que

proyecte

13

Ser Excelente,
Perfil Personal y Laboral de una Secretaria

Tcnica Secretarial

profesionalismo. En las Organizaciones en donde no tienen reglas o

cdigo de vestimenta, se debe evitar utilizar en la oficina:

Ropas de brillo.

Sandalias demasiadas altas.

Faldas cortas y muy ajustadas.

Ropas transparentes.

Escotes.

Zapatos dorados o plateados.

Maquillaje recargado.

Accesorios grandes y muy llamativos.

El xito del buen vestir depender de los siguientes factores:

Cdigo de vestimenta corporativa.

Combinacin de piezas cmodas de vestir, tales como: trajes,

chaquetas, pantaln, blusa y falda.

Telas lavables, suaves y sin arrugas.

Combinacin de zapatos y carteras.

Colores bsicos.

Coordinacin de accesorios.

La combinacin y coordinacin de los elementos de la vestimenta es

un arte y debe reflejar profesionalismo, cultura corporativa y
compromiso con el cliente (anexo: imagen 01).
2.2.3 CAMINAR
La postura y la forma de caminar nos dan elegancia y salud.
Una buena postura nos ayudara a mantener la espalda sana y
prevenir dolores.
Se dice que la forma de caminar y la postura en general son
un reflejo de nuestra autoestima. En modelaje gran parte del
entrenamiento consiste en caminar correctamente. Pero no se
necesita ser modelo para caminar con estilo, por ello mencionamos

14

Ser Excelente,
Perfil Personal y Laboral de una Secretaria

Tcnica Secretarial

algunos consejos prcticos para caminar correctamente y con

gracia.

La cabeza debe de estar erecta pero sin poner estrs en la nuca,

sin rigidez.

La mirada hacia el frente no hacia el piso.

Los hombros hacia abajo, el cuello extendido.

La espalda recta pero sin rigidez.

El estomago ligeramente contrado (esto sucede naturalmente si

estas recta).

Al caminar las caderas deben de dar el liderazgo no el estomago

o la cabeza.

Camina con pasos largos y sintete como flotas con gracia. No

corras, camina a ritmo moderado. Deja que te admiren.

Si no tienes nada en los brazos estos deben de estar a los lados

de tu cuerpo y moverse naturalmente. No los cruces frente a tu
pecho o pongas las manos en los bolsillos (anexo: imagen 02).

2.2.4 EL SENTARSE
Debido a nuestro trabajo nos pasamos gran parte del tiempo
sentadas. Mientras estamos sentadas lo ms cmodo es enrollarnos
en la silla pero estas posiciones causan dao a nuestra espalda y
nos dan una postura pobre aun cuando nos paramos
Al estar sentada nuestras piernas deben de estar paralelas al
piso. Las rodillas deben de estar un poco ms abajo o al mismo nivel
de la cadera pero no ms alto. Las rodillas no deben de tocar el
asiento idealmente deben de tener mas o menos 3 dedos de
separacin. Si esto no es posible se puede ajustar usando un cojn,
pero la espalda necesita tener apoyo. Si haces el cuerpo hacia
delante ten cuidado con la espalda.
Una mala postura al sentarnos tambin nos puede causar
dolores, cansancio y hasta estrs. Para mejorar la postura mientras

15

Ser Excelente,
Perfil Personal y Laboral de una Secretaria

Tcnica Secretarial

estamos sentados mencionamos unos consejos muy sencillos pero

efectivos:

No te quedes sentada todo el tiempo. Prate cada vez que

puedas para mejorar tu circulacin y postura. Si no puedes
pararte trata de mover las piernas y brazos.

Cuando

te

sorprendas

con

mala

postura

corrgela

inmediatamente. Puedes hacerlo de la siguiente forma:

La espalda debe estar recta,
Los hombros deben de estar hacia atrs y hacia abajo
La cabeza en alto pero recta no extendida hacia el frente ni
hacia arriba.
El estomago ligeramente contrado
Las nalgas (pompis) ligeramente contrados

Un consejo para una mejor postura sentada o parada es siempre

tener la cabeza y espalada alineada. Si la cabeza esta hacia el
frente la nuca esta forzada y causa estrs y dolor a largo plazo y
claro esta no se ve bien.

No caigas en la tentacin de cruzar las piernas porque el peso

del cuerpo no est uniformemente distribuido en la cadera y esto
causara problemas de alineacin, cansancio y dolores (anexo:
imagen 03).

2.3 EL LENGUAJE COMO SOPORTE DE LA COMUNICACIN

Alguna vez experimentaste la imposibilidad de expresar con
palabras algunos sentimientos o ideas que necesitabas que tus padres, un
amigo, etc; supieran y comprendieran? Esa sensacin de no encontrar las
palabras adecuadas para expresar lo que queras que ellos supiesen?
O tambin callaste deliberadamente y deseaste en t interior que,
sin hablar t, ellos se dieran cuenta de lo que necesitabas o pensabas y
quizs ese momento nunca lleg?

16

Tcnica Secretarial

Ser Excelente,
Perfil Personal y Laboral de una Secretaria

Si alguna vez te ha pasado eso, habrs podido notar que importante

es la palabra; que significacin trascendental tiene a la hora de informar,
transferir, anunciar, persuadir, cambiar actitudes, aclarar, etc.
El medio de comunicacin que materializa las relaciones con
nuestros semejantes es el lenguaje. Todos los hombres estamos
vinculados por el lenguaje. Es por medio de su utilizacin que podemos
exteriorizar nuestra actitud, los cambios que hagamos de misma, as como
tambin los propsitos que tengamos de persuadir a los dems sobre
determinadas cuestiones.
El lenguaje se convierte de esta manera en una herramienta vital
para las relaciones interpersonales y fundamentales para el trabajo de
todas las personas. Para este ltimo, es el instrumento ms til con que
cuenta para conocer la conducta de los otros y realizar todo tipo de
actividades.
La suprema de la palabra hablada sobre la escrita, es indiscutible.
Actualmente el 90% de las comunicaciones se verifica a travs de la
palabra hablada.
El xito de las relaciones sociales y laborales depende de la
habilidad que se tenga para manejar el lenguaje, De igual manera la
impresin causada en los dems est muy influida por el impacto de la voz.
La palabra es el vehculo del pensamiento. Hay una estrecha
relacin entre el desarrollo del lenguaje y su madurez y la expresin verbal.
Cuanto ms vocabulario incorporamos al idioma que manejamos, mejor es
nuestra capacidad de expresar ideas y sentimientos.
La palabra hablada es acompaada y enriquecida de significacin a
travs del timbre y tono de la voz, sus inflexiones y, tambin, por los
gestos, expresiones del rostro, gesticulacin y movimientos del cuerpo, que
llenan de vida el contenido de la comunicacin y nos permiten establecer
relaciones con otras personas.
El lenguaje deber ser utilizado convenientemente para lograr una
buena comunicacin en nuestras relaciones tanto personales como
grupales. El empleo de expresiones verbales inadecuadas suelen conducir

17

Tcnica Secretarial

Ser Excelente,
Perfil Personal y Laboral de una Secretaria

a falsas interpretaciones y crear bloqueos en el proceso de comunicacin,

dificultando de esta manera las posibilidades de relacin.
III. PERFIL LABORAL DE LA SECRETARIA
La secretaria debe ser la persona ms comedida y estar pendiente de
todo lo necesario, para ello es necesario:

Ser puntual en todas sus actividades de funciones

Excelente redaccin y ortografa.

Facilidad de expresin verbal y escrita.

Estar preparada para brindar apoyo a otros departamentos en casos de

emergencias.

Desempearse eficientemente en su rea.

Mantener discrecin sobre todo lo que respecta a la empresa.

Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o

departamentos dentro de la empresa.

Obedecer y realizar instrucciones que te sean asignadas por t jefe.

Mejorar su aprendizaje continuo.

As mismo la secretaria para poder alcanzar la mxima eficacia en su

trabajo y desempear sus funciones de forma correcta, ha de dominar a la

perfeccin una serie de conocimientos tcnicos apropiados para el cargo que
desarrollar, tales como son:

Tcnicas de archivo.

Tcnicas de oficina

Digitacin o mecanografa.

Dominio de Windows, Microsoft Office, Internet

Uso apropiado del telfono

Manejo y organizacin de la agenda

Redaccin de correspondencia general, comercial y administrativa.

Manejo adecuado de documentos.

Conocimiento y dominio del idioma del pas.

18

Ser Excelente,
Perfil Personal y Laboral de una Secretaria

Tcnica Secretarial

3.1 MATERIAS ESENCIALES QUE DEBE CONOCER UNA SECRETARIA

La secretaria debe conocer sobre ciertas materias que le permitirn
desempear sus funciones con la debida eficacia profesional:

Mecanografa: El dominio de la mecanografa es bsico para toda

secretaria, puesto que en la realizacin de sus labores diarias tendr
que mecanografiar diversos documentos con pulcritud, a una velocidad
adecuada y sin errores ni faltas ortogrficas.

Ofimtica: El avance vertiginoso de la informtica, hace que la

computadora sea la herramienta bsica en el trabajo de oficina, por lo
tanto toda secretaria debe saber hacer uso de los programas de
procesamiento

de

textos,

hojas

de

clculo,

elaboracin

de

presentaciones, diseo, entre otros.

Ortografa

gramtica:

Los

conocimientos

gramaticales

son

imprescindibles a nivel de redaccin, se espera que toda secretaria

sepa expresarse correctamente por escrito con claridad y condicin.
As mismo, debe estar capacitada para redactar distintas clases de
documentos administrativos y comerciales.

Caligrafa: Una buena caligrafa, es decir una letra legible en la

escritura de palabras y nmeros, evitar confusiones y errores.

Archivo: Es tambin importante que la secretaria tenga conocimientos

sobre los sistemas de organizacin de archivos, para que pueda
almacenar la informacin adecuadamente y as poder localizarla
rpidamente.

Idiomas extranjeros: Es imprescindible el conocimiento de ingls tanto

a nivel escrito como hablado, puesto que cada da se incrementan las
relaciones internacionales.

Matemtica

financiera:

El

trabajo

administrativo

requiere

el

conocimiento de la matemtica financiera, que consiste en el clculo de

operaciones sencillas como los porcentajes, intereses, tasas, etc.

Contabilidad: Es importante conocer los elementos bsicos de la

contabilidad, para poder interpretar la estructura y transacciones
financieras de un negocio.
19

Tcnica Secretarial

Ser Excelente,
Perfil Personal y Laboral de una Secretaria

IV. CONSEJOS PRCTICOS

LOS "SIETE PECADOS EN CUANTO AL SERVICIO

La apata: cuando la persona piensa que cumplir con su trabajo

significa simplemente estar all.

El desaire: no corresponde a mi departamento.

El desinters: cuando las acciones y las actitudes parecen decirle al

cliente "Usted es una molestia, retrese"

La condescendencia: emplear palabras halageas y tratar al cliente

como si fuera un nio.

La actitud autmata: aquellos que exclaman Gracias! Pase usted un

buen da El siguiente? Todo en el mismo tono sin voz y/o rostro de
sinceridad.

Los reglamentos: cuando un empleado utiliza las reglas de la

Organizacin como una excusa para no proporcionarle satisfaccin al
cliente.

El pretexto: una clebre estrategia para librarse de los clientes "no es

algo que podemos solucionar aqu. Tendr que ver a alguien ms".

CINCO PASOS PARA CAUSAR UNA BUENA IMAGEN:

Paso 1: La entrada. Haga una buena entrada. Unos momentos antes

de entrar rehaga su postura. Eleve sus hombros, ponga la espalda recta
y una sonrisa en su cara. Cuesta bien poco hacerlo y todo suma. Al
entrar mire la sala con un semblante confiado y feliz.

Paso 2 : Saludar. Asegrese que da un buen saludo de manos, clido y

firme (sin apretar en exceso). Mientras saluda mire a los ojos a la
persona que lo hace y recuerde sonrerle en ese momento.

Paso 3: Postura. Ensaya sentado delante de un espejo con el traje que

llevar puesto para comprobar lo que funciona y lo que no en funcin de
la gente que va a conocer. Sintate bien en silln y esto le har parecer
ms seguro. Descanse los codos en el brazo del silln y quizs cruce
sus piernas, si ello le hace sentirse cmodo y bien.
20

Tcnica Secretarial

Ser Excelente,
Perfil Personal y Laboral de una Secretaria

Paso 4: Gestos. Asegrese que no usa barreras, tales como plegar sus
brazos, que le hagan parecer demasiado "cerrado". Emplee gestos
abiertos y amables, buenos gestos empticos cuando habla, y
asegrese que mantiene sus manos por debajo de la altura de los
hombros.

Paso 5: Tcnicas de imitacin. Utilizar tcnicas de imitacin. Esto se

consigue emulando ligeramente el lenguaje corporal del entrevistador lo
que te har aparecer una persona ms prxima y accesible.

EL ARTE DE ESCUCHAR
Preste atencin no slo a las palabras de la otra persona, sino
tambin al sentimiento que las acompaan el tono de voz y los ademanes.
Tenga suficiente paciencia para esperar que la otra persona termine
de hablar. Algunos piensan que pueden intervenir y completar verbalmente
la idea o pensamiento de otros. Esto lo que indica que lo que usted tiene
que decir es ms importante.
Piense en escuchar como parte de un proceso de activo. El
escuchar exige esfuerzo y concentracin, significa absorber, procesar y
pensar
PRESENTACIONES Y SALUDOS
Saber presentar y saludar correctamente es ms importante de lo
que parece. Un fallo en esta materia puede producir una mala primera
impresin, difcil de borrar posteriormente.

Forma correcta de saludar: Hoy en da, el beso es la forma normal de

saludar. Pero hay ocasiones en que no es lo ms apropiado. No vamos
a besar a una persona extranjera, o al Jefe de nuestro cnyuge.
Hay que aprender a dar la mano.
El apretn de manos debe ser firme y correcto. Ni apretn de
quebrantahuesos, ni una mano blando y fofa.
Debe mirarse a los ojos amistosa y francamente y sonrer. Nunca se
debe mirar a otro sitio mientras se saluda.

21

Ser Excelente,
Perfil Personal y Laboral de una Secretaria

Tcnica Secretarial

No se saluda sentado: Debemos levantarnos al entrar un visitante.

Cuando llega uno de los jefes tambin tenemos que levantarnos, y no
es correcto contestar sentado a las preguntas que se nos hagan.

REGLAS DE CORTESA Y DE SABER ESTAR DE UNA SECRETARIA

La secretaria es con frecuencia la primera persona de una empresa
u oficina pblica con la que se establece un contacto. Las cualidades que
convienen a una secretaria son el buen carcter, la simpata, la eficacia, la
laboriosidad.

Eficacia y cortesa de la secretaria: Debe establecer lo ms claramente

posible con su jefe los lmites claros de su autonoma y de sus
responsabilidades. Sabr decir que no con amabilidad y firmeza.
Conocer perfectamente el protocolo de las llamadas telefnicas y
sabr escuchar atenta y pacientemente. Debe llevar la agenda de su
jefe rigurosamente, advirtindole con la suficiente antelacin de los
compromisos pendientes.

La secretaria y el caf: Si hay una visita esperando, debe ser la

secretaria quien se ocupe de ofrecerle caf, revistas, etctera. El caf
jams se llevar servido, sino que se servir directamente de la
cafetera. Deber usar un juego de caf de buena porcelana, con su
cafetera y una bandeja elegante. Para una secretaria no debe ser
humillante servirle un caf a su jefe.

La secretaria y la imagen del despacho: Una secretaria se debe ocupar

de que las plantas o flores que adornen el despacho estn siempre bien
cuidadas. Tambin de que los ceniceros estn convenientemente vacos
y limpios.
No se debe comer un sandwich en la oficina, ya que se corre el
riesgo de que sta huela a comida. Tampoco, desde luego, deber
mascar chicle.

22

Ser Excelente,
Perfil Personal y Laboral de una Secretaria

Tcnica Secretarial

SUGERENCIAS

Los padres deben guiar a sus hijos en el camino de su porvenir, prepararlos

para que se enfrenten a la sociedad y se desenvuelvan en ella. Formarlos con
valores, fortalecer sus cualidades y ampliar sus conocimientos.

Las Instituciones Educativas superiores deben contribuir en la formacin tica,

moral y profesional de cada persona inculcndolos a la lectura ya que es la
nica manera de ampliar conocimientos.

Las futuras secretarias deben tratar de mejorar su perfil personal y laboral para
desenvolverse eficazmente en su trabajo sacando en alto su institucin, su
ciudad y su pas.

23

Ser Excelente,
Perfil Personal y Laboral de una Secretaria

Tcnica Secretarial

CONCLUSIN

Toda persona necesita sentirse regocijado, autorealizado y satisfecho con uno

mismo, por ello es necesario tratar de superarnos da a da, corregir nuestros
errores y vernos en el espejo de nuestra verdadera realidad, y as llegar a ser
un ser excelente.

El perfil personal de una secretaria

determina su

imagen en todos los

aspectos fsicos y en cualidades que posee y que ha adquirido, as mismo en

el deseo de superacin.

El perfil laboral de una secretaria va determinar el grado de educacin que

tenga, la manera de efectuar sus tareas y funciones especficas para lograr
una mayor eficacia en la entidad que labora.

24

Ser Excelente,
Perfil Personal y Laboral de una Secretaria

Tcnica Secretarial

BIBLIOGRAFIA

Cornejo, Miguel A. 1990. El ser excelente. Editorial grijalbo, Mxico.

Enciclopedia de la secretaria. 1997. editorial grupo ocano s.a. tomo I.

Barcelona

BUSCADORES
www.google.com

PGINAS DE CONSULTA
www.monografias.com
www.elrincondelvago.com

PGINAS VISITADAS
Lindsima
http://www.lindisima.com/estilo/caminar.htm
Hablar se Aprende Hablando
http://www.scribd.com/doc/236913/A-HABLAR-SE-APRENDE-HABLANDO
Secretaria Ejecutiva: Funciones
http://www.mailxmail.com/curso-secretaria-ejecutiva/mision-perfilfuncionessecretaria
Ser Excelente
http://www.angelfire.com/la/salvadormm/serexcel.html
Desarrollar el Capital Humano
http://www.mailxmail.com/curso-desarrollar-capital-humano/consecuenciascautivar-excelencia
25

Ser Excelente,
Perfil Personal y Laboral de una Secretaria

Tcnica Secretarial

El Protocolo de una Empresa

http://www.mailxmail.com/curso-protocolo-empresa/puntualidad
La Secretaria Perfecta
http://empresa.euroresidentes.com/2007/07/la-secretaria-perfecta.html
Como Causar una Buena Impresin
http://empresa.euroresidentes.com/2007/12/cmo-causar-una-buenaimpresin.html

ANEXO
26

Tcnica Secretarial

Ser Excelente,
Perfil Personal y Laboral de una Secretaria

Imagen 01. Manera de Vestir

Imagen 02: Manera de Caminar

27

Tcnica Secretarial

Ser Excelente,
Perfil Personal y Laboral de una Secretaria

Imagen 03. Manera de sentarse

28